Formulieren, email en exportbestanden op basis van groepen Versie 0.1
INHOUD INHOUD ........................................................................................................................................................... 2 1
Overzicht nieuwe functionaliteit .............................................................................................................. 3
2
Formulieren op basis van groepen............................................................................................................ 4
3
Email/SMS voor het versturen van een email/sms naar groepen ............................................................. 6
4
Exportbestanden (per groep).................................................................................................................... 8
Formulieren – Email/SMS – exportbestanden – op basis van groepen Versie 0.1
2
1 Overzicht nieuwe functionaliteit In AllUnited is een nieuwe functionaliteit beschikbaar. Dit is de functionaliteit die het mogelijk maakt om formulieren, emails/sms en exportbestanden aan te maken op basis van groepen. Hiervoor is ook de autorisatie gewijzigd. Het kan zijn dat bepaalde functionarissen geen toegang hebben tot deze nieuwe functionaliteit. In dat geval kunt u een helpdeskticket aanmaken. Wij zullen er dan voor zorgen dat de autorisatie aangepast wordt. Onder het menu diversen zijn een aantal veranderingen aangebracht: • Afdrukformulieren: op basis van een selectie ⇒ Met deze functionaliteit kunt u een formulier als pdf naar één of meerdere personen sturen. Met name de functionaliteit “afdrukformulier op basis van groepen” is bijzonder krachtig. Hier heeft u bijvoorbeeld de mogelijkheid om presentielijsten naar alle trainers te sturen of een etiketten aan te maken voor alle deelnemers ⇒ Het maken van formulieren bijvoorbeeld een presentielijst wordt beschreven in de handleiding “Instructies afdrukformulieren V03” Ook kunt u altijd naar het demosysteem van AllUnited gaan om te kijken naar voorbeelden, die u kunt kopiëren. • Email/SMS: voor het versturen van email/sms naar groepen ⇒ Hier kunt u email/sms naar groepen sturen bijvoorbeeld een mail naar alle leden van een team als een training of wedstrijd uitvalt. Het versturen van SMS berichten kan alleen indien de vereniging akkoord gaat met de SMS kosten (bij publicatie van dit document EUR 0,11 (excl. BTW)). De penningmeester kan via een email zijn akkoord geven. • Exportbestanden ⇒ Dit zijn rapportages die geëxporteerd worden en naar uw mailadres worden gestuurd. Ook hier heeft u de mogelijkheid alle gegevens van een groep te ontvangen.
Formulieren – Email/SMS – exportbestanden – op basis van groepen Versie 0.1
3
2 Formulieren op basis van groepen Afdrukformulier op basis van groepen (teams en cursussen) Via het menupad Diversen -- afdrukformulieren Via deze keuze kunnen formulieren via post of E-mail naar groepen verstuurd worden. Deze functionaliteit is nieuw en zeer krachtig. Bijvoorbeeld een formulier naar de leider van een team of naar de deelnemers aan een bepaalde les. Een voorbeeld is de presentielijst voor teams of lessen. Bij ontvangers wordt dan per groep aangeklikt, zodat de presentielijst alleen naar de eerste begeleider van een team of les gaat en niet naar de individuele begeleiders of deelnemers. Als afdrukformulier wordt de presentielijst gekozen. Zie voor het aanmaken van dit formulier de handleiding “Instructies afdrukformulieren V03” voor de velden die hier beschikbaar zijn. Ook kunt u in het demosysteem van AllUnited een voorbeeld vinden. Onder instellingen – afdrukformulieren – presentielijst – weergeven. U kunt de onderdelen van dit formulier naar uw eigen systeem kopiëren. Het is belangrijk dat bij dit formulier het formuliertype Groepen wordt gekozen.
Het formulier kan als PDF gemaild worden naar de gekozen groep(en). Als bij ontvangers gekozen wordt voor “per groep, dan gaat het formulier naar de eerste docent/trainer/begeleider opgegeven bij het team of les. Er wordt in bovenstaand voorbeeld dan een email met de presentielijst als PDF naar de docent/trainer/begeleider verstuurd. Als de keuze is per relatie, dan gaat het naar iedereen in een bepaald team of les. In het formulier moeten dan ook de onderdelen die de email aansturen ingericht zijn. Dit is het onderste blok in het formulier. Als er nu op de button afdruktonen wordt gedrukt dan verschijnt onderstaande presentielijst zoals deze met het formulier is ingericht.
Formulieren – Email/SMS – exportbestanden – op basis van groepen Versie 0.1
4
Formulieren – Email/SMS – exportbestanden – op basis van groepen Versie 0.1
5
3 Email/SMS voor het versturen van een email/sms naar groepen In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe een email/sms naar groepen kan worden gestuurd. Het versturen van SMS berichten is alleen mogelijk als dit in het contract met AllUnited is opgenomen. Zie inleiding. Via het menupad Diversen – Email/SMS komt u in deze transactie terecht. U kunt hier kiezen of u een email naar alleen de begeleiders van één of meerdere groepen wilt mailen en/of alle leden van een groep. U heeft hier de keuze voor teams of lessen. In onderstaand keuzescherm willen we een email versturen naar het volledige team van dames 1. Daarvoor vinken we zowel de “begeleiders toevoegen” als “leden toevoegen” aan. We maken de keuze voor teams en we vullen de activiteit en/of de categorie en/of het team in en drukken op de button E-mail. In dit geval geven we bij team D1 in.
Er volgt nu een scherm waarin de E-mail kan worden geschreven en daaronder worden de relaties getoond aan wie de mail wordt gestuurd. In dit geval dames 1 en ook aan de trainer van dames 1. Op deze manier is goed te controleren dat de email naar de juiste personen gaat. De afzender van de email is de gebruiker van AllUnited die de email maakt. Daarvan wordt ook het emailadres als afzender meegenomen. In de onderwerpregel dient het onderwerp van de mail gezet te worden. Voeg aanhef toe (Beste …, …, Als dit veld is aangevinkt dan wordt de aanhef in de mail meegenomen als Beste “voornaam”. Dus een mail aan Ruud Blanken wordt Beste Ruud, Als het veld niet wordt aangevinkt komt er geen aanhef in de mail. Er kan ook een link naar een bestand op de website meegegeven worden. Indien u in het contract met AllUnited ook de mogelijkheden voor SMS heeft gecontracteerd, kunt u ook een SMS naar de geselecteerde contacten versturen.
Formulieren – Email/SMS – exportbestanden – op basis van groepen Versie 0.1
6
Formulieren – Email/SMS – exportbestanden – op basis van groepen Versie 0.1
7
4 Exportbestanden (per groep) Met deze functionaliteit kan een lijst gedownload worden die gebaseerd is op een selectie naar groepen. Bijvoorbeeld één of meer teams. Via het menupad Diversen – Exportbestanden – Exportbestanden op basis van groepen (teams en cursussen) komt u in onderstaand scherm.
De eerste keuze is of u de begeleiders, de leden of beiden wilt downloaden. Daarna kunt u kiezen of u een MS Excel bestand of een MS Word bestand wilt ontvangen. Vervolgens maakt u de selectie tussen Teams of lessen. Binnen de lessen kunt u kiezen voor lessen of workshops. U maakt de selectie compleet en drukt op exportbestand. Het bestand op basis van de selectie wordt nu naar uw mail adres gestuurd.
Formulieren – Email/SMS – exportbestanden – op basis van groepen Versie 0.1
8
