SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN TATA NASKAH FORMAT LAPORAN SUBBAGTAKAH NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN WAKTU
JUMLAH
1
2
3
4
5
1
Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri/a.n. Kapolri ( 1-3 halaman)
< 15 menit
Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri ( hingga 20 halaman)
< 2 Jam
Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri/a.n. Kapolri ( lebih dari 20 halaman)
< 8 Jam
Jumlah konsep Naskah Dinas yang selesai diparaf oleh Kasetum
< 20 menit
Jumlah bimbingan teknis langsung kepada operator pengonsep Naskah Dinas
< 10 menit
2
3
4
5
6
Jumlah Naskah Dinas yang telah diperbaiki dan masih terdapat kesalahan tambahan
7
Jumlah Naskah Dinas yang diproses dengan tata naskah selesai kurang dari 1 jam
> 15 menit
> 2 Jam
> 8 Jam
> 20 menit
> 10 menit
< 1 Jam > 1 Jam
8
Jumlah Naskah Dinas yang keliru proses tata naskahnya
9
Jumlah penomoran Naskah dinas keluar yang diregistrasi
< 6 menit
Jumlah penyerahan Naskah Dinas kepada pemohon yang terlaksana
< 10 menit
Jumlah Arsip penomoran Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri yang ditata/disimpan sementara
< 5 menit
10
11
> 6 menit
> 10 menit
> 5 menit
12. Jumlah…..
2
NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN WAKTU
JUMLAH
1
2
3
4
5
12
Jumlah arsip penomoran Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri yang disimpan sementara tahun 2014 diserahkan ke Pusat Arsip Polri
13
Jumlah Naskah Dinas yang dialamatkan kepada Kapolri dan Wakapolri yang dipilah
< 20 menit
Jumlah Naskah Dinas umum yang ditujukan/dialamatkan kepada Kapolri/Wakapolri yang diregistrasi
< 5 menit
Jumlah Naskah Dinas pengaduan masyarakat yang ditujukan kepada Kapolri/Wakapolri yang diregistrasi
< 15 menit
Jumlah surat yang dialamatkan kepada Kapolri dan Wakapolri yang diterima langsung dari Instansi/masyarakat dapat dilayani
< 15 menit
Jumlah surat yang dialamatkan kepada Kapolri dan Wakapolri yang dicek langsung oleh instansi/masyarakat dapat terakomodir /terlayani
< 25 menit
14
15
16
17
> 20 menit
> 5 menit
> 15 menit
> 15 menit
> 25 menit
Jakarta,
Januari 2015
KEPALA SUBBAGIAN TATA NASKAH
ttd SUMARNI AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 60050325
SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN PEMBINAAN KESEKRETARIATAN CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAG BINSET NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN WAKTU
JUMLAH
1
2
3
4
5
1
Penyusunan Perkap SOP pengamanan Surat/Paket
6 Bln ( Mei S.d. Oktober 2015)
2
Penyusunan perubahan Perkap Nomor 15 tahun 2007 tentang Naskah Dinas di lingkungan Polri
6 Bln ( Januari s.d. Juni 2015)
3
Sosialisasi Perkap SOP Pengamanan Surat/Paket (melalui Video Conference)
2kali (Agustus dan Desember 2015)
4
Pengumpulan Data dan Informasi yang digunakan untuk menganalisa dan evaluasi dibidang kesekretariatan
2 Kali ( Juni dan Desember 2015 )
5
Jumlah personel yang telah mengikuti Diklat arsiparis yang ditugaskan dibidang arsip
Jumlah yg ikut diklat
6
Evaluasi peningkatan kemampuan personel Setum Polri dalam mengetik cepat teknik 10 jari
Jumlah yang di evaluasi
7
Pendataan dan evaluasi peningkatan kuantitas SDM Setum Polri yang mampu mengetik cepat teknik 10 jari
8
Evaluasi peningkatan SDM Setum Polri yang mampu mengoperasikan komputer
9
Evaluasi peningkatan kualitas SDM Setum Polri dalam mengoperasikan komputer
Yang ditempatkan di arsip
.....%
Jumlah yang meningkat puan
.....%
4 Bln (Maret,Juni, September, Desember) Jumlah yang di evaluasi
Jumlah yang meningkat puan 1 Tahun ( Tw I, Tw II, Tw III, Tw IV )
Jakarta, Januari 2015 KEPALA SUBBAGIAN PEMBINAAN KESEKRETARIATAN
Ttd SUPRIYONO, S.H., M.Si. AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 61120280
SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN UMUM CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAG UM NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN WAKTU
JUMLAH
1
2
3
4
5
1
Jumlah penyusunan risalah yang selesai dan diketik setelah kegiatan rapat
< 2 hari
Jumlah konsep risalah yang dikoreksi kasetum/wakasetum Polri
< 3 kali
Jumlah konsep pengantar risalah yang dikoreksi Subbagtakah
< 2 kali
Jumlah reproduksi risalah yang terlaksana
< 30 menit
2
3
4
> 2 hari
> 3 kali
> 2 kali
> 30 menit 5
Jumlah distribusi risalah yang keliru alamat pengirimannya
6
Jumlah konsep undangan yang selesai
< 20 menit > 20 menit
7
8
9
Jumlah konsep undangan yang dikoreksi Subbagtakah
< 2 kali
Jumlah reproduksi undangan yang terlaksana kurang dari 20 menit
< 20 menit
> 2 kali
> 20 menit
Jumlah distribusi undangan yang keliru alamat pengirimannya
Jakarta,
Januari 2015
KEPALA SUBBAGIAN UMUM
ttd SUPRIYANTO AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 59080715
SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN TATA KEARSIPAN CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAG ARSIP
NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN WAKTU
JUMLAH
1
2
3
4
5
1
Jumlah arsip Kapolri yang telah diperiksa dan diberi KKA dengan tepat
Banyaknya yang diberi KKA
2
Jumlah arsip Kapolri yang dipelihara dan disimpan dengan benar
Banyaknya arsip
3
Jumlah arsip Polri yang bernilai guna pertanggungjawaban Nasional yang disimpan di Setum Polri
Banyaknya arsipyang disimpan
4
Jumlah Peminjaman arsip yang dilayani secara cepat
< 1 Jam
5
> 1 Jam
Jumlah arsip Kapolri yang dimusnahkan sesuai dengan JRA
Jakarta,
Januari 2015
KEPALA SUBBAGIAN ARSIP
ttd ASTINA R. PASARIBU, A.Md. AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 73080763
SEKRETARIAT UMUM POLRI KANTOR POS CONTOH FORMAT LAPORAN KANTOR POS
NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN WAKTU
JUMLAH
1
2
3
4
5
1
2
3
Jumlah penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan surat/paket masuk
< 3 menit
Jumlah penyortiran surat/paket sesuai alamat yang dituju untuk kemudian dimasukkan kedalam loker surat
< 3 menit
Jumlah mencatat, mencap dan memasukkan surat dinas ke dalam amplop Polri untuk didistribusikan keseluruh Polda
< 3 menit
4
Jumlah surat yang hilang dalam proses penerimaan dan pendistribusian
5
Jumlah surat/paket yang membahayakan personel dan Markas Polri
> 3 menit
> 3 menit
> 3 menit
Jakarta,
Januari 2015
KEPALA KANTOR POS SETUM POLRI
ttd NING SRI HASTUTI, S.H. KOMISARIS POLISI NRP 61110035
SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGRENMIN CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAGRENMIN
NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN
JUMLAH
1
2
3
4
5
1
Penyusunan dokumen perencanaan tepat pada waktunya: - Renstra Setum Polri 2015 – 2019 bulan April 2015 - Rancangan Renja T.A. 2016 - Renja T.A. 2016 - RKA-KL dan DIPA T.A.2016 - LAKIP
2
Perencanaan anggaran yang tepat sesuai kebutuhan
3
Perencanaan anggaran yang tepat sesuai kegiatan yang dilaksanakan
4
Berapa penyerapan anggaran pada bulan tersebut
5
Berapajumlah pesonel yang berhak atas: - Kenaikan Gaji Berkala - Kenaikan Pangkat ( Polri) - Kenaikan Pangkat ( PNS) - Rikkes Personel - Tes Kesamaptaan Jasmani Personel - Tanda Jasa - KTA, ID-Card, KPI/KPS, Karsu/Karis, Kartu BPJS
6
Berapa kebutuhan ATK yang dapat dipenuhi
7
Berapa jumlah kendaraan bermotor roda 4 dan roda 2 yang rusak dan mendapat perbaikan
2
1 8
2
3
4
5
Berapa Jumlah Sarpras/alsintor yang rusak dan mendapat perbaikan: Mesin photokopi Mesin Risograph Mesin GTO Komputer AC Printer Meubelair Mesin Pencacah Lampu/penerangan
9
Berapa jumlah sarpras yang harus dimusnahkan: Roda 2 Roda 4 Komputer AC Printer Meubelair Mesin Pencacah
10
Berapa penurunan jumlah penggunaan ATK setelah pelaksannaan paperless System
11
Penerimaan dan distribusi surat yang terselenggara
< 10 menit
Pembuatan naskah dinas yang akan ditandatangani oleh Kasetum Polri (pengukuran hingga di paraf Wakasetum)
< 3 Jam
12
13
Berapa Pembiayaan kegiatan yang selesai dibayarkan
14
Berapa waktu yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pembukuan, akuntansi dan penyusunan Laporan SAI
> 10 menit
> 3 Jam
15. Berapa…
3
NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN WAKTU
JUMLAH
1
2
3
4
5
15
Berapa jumlah dokumen perwabku yang lengkap dan benar
16
Berapa jumlah kesalahan input data/Kode akun/mata anggaran
17
Berapa penghitungan gaji yang keliru
18
Berapa penghitungan remunerasi yang keliru
Jakarta,
Januari 2015
KEPALA SUBBAGIANRENMIN
ttd DASEP SURYADINATA, S.H., MSI. AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 65060140
SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN TATA NASKAH CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAGTAKAH NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN WAKTU
JUMLAH
1
2
3
4
5
1
Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri/a.n. Kapolri ( 1-3 halaman)
< 15 menit
Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri ( hingga 20 halaman)
< 2 Jam
Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri/a.n. Kapolri ( lebih dari 20 halaman)
< 8 Jam
Jumlah konsep Naskah Dinas yang selesai diparaf oleh Kasetum
< 20 menit
Jumlah bimbingan teknis langsung kepada operator pengonsep Naskah Dinas
< 10 menit
2
3
4
5
6
Jumlah Naskah Dinas yang telah diperbaiki dan masih terdapat kesalahan tambahan
7
Jumlah Naskah Dinas yang diproses dengan tata naskah selesai kurang dari 1 jam
> 15 menit
> 2 Jam
> 8 Jam
> 20 menit
> 10 menit
< 1 Jam > 1 Jam
8
Jumlah Naskah Dinas yang keliru proses tata naskahnya
9
Jumlah penomoran Naskah dinas keluar yang diregistrasi
< 6 menit
Jumlah penyerahan Naskah Dinas kepada pemohon yang terlaksana
< 10 menit
Jumlah Arsip penomoran Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri yang ditata/disimpan sementara
< 5 menit
10
11
> 6 menit
> 10 menit
> 5 menit
12. Jumlah…..
2
NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN WAKTU
JUMLAH
1
2
3
4
5
12
Jumlah arsip penomoran Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri yang disimpan sementara tahun 2014 diserahkan ke Pusat Arsip Polri
13
Jumlah Naskah Dinas yang dialamatkan kepada Kapolri dan Wakapolri yang dipilah
< 20 menit
Jumlah Naskah Dinas umum yang ditujukan/dialamatkan kepada Kapolri/Wakapolri yang diregistrasi
< 5 menit
Jumlah Naskah Dinas pengaduan masyarakat yang ditujukan kepada Kapolri/Wakapolri yang diregistrasi
< 15 menit
Jumlah surat yang dialamatkan kepada Kapolri dan Wakapolri yang diterima langsung dari Instansi/masyarakat dapat dilayani
< 15 menit
Jumlah surat yang dialamatkan kepada Kapolri dan Wakapolri yang dicek langsung oleh instansi/masyarakat dapat terakomodir /terlayani
< 25 menit
14
15
16
17
> 20 menit
> 5 menit
> 15 menit
> 15 menit
> 25 menit
Jakarta,
Januari 2015
KEPALA SUBBAGIAN TATA NASKAH
ttd
SUMARNI AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 60050325
SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN PEMBINAAN KESEKRETARIATAN CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAG BINSET NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN WAKTU
JUMLAH
1
2
3
4
5
1
Pelaksanaan Diklat Arsiparis Tingkat Ahli
6 Bln ( maret s.d. Agustus 2015)
2
Penyusunan Perkap SOP pengamanan Surat/Paket
6 Bln ( Mei S.d. Oktober 2015)
3
Penyusunan perubahan Perkap Nomor 15 tahun 2007 tentang Naskah Dinas di lingkungan Polri
6 Bln ( Januari s.d. Juni 2015)
4
Sosialisasi Perkap Nomor 15 tahun 2007 (melalui Video Conference)
Bulan Agustus 2015
5
Sosialisasi Perkap SOP Pengamanan Surat/Paket (melalui Video Conference)
Bulan Desember 2015
6
Pengumpulan Data dan Informasi yang digunakan untuk menganalisa dan evaluasi dibidang kesekretariatan
2 Kali ( Juni dan Desember 2015 )
7
Jumlah personel yang telah mengikuti Diklat arsiparis yang ditugaskan dibidang arsip
Jumlah yg ikut diklat
8
Evaluasi peningkatan kemampuan personel Setum Polri dalam mengetik cepat teknik 10 jari
Jumlah yang di evaluasi
9
Pendataan dan evaluasi peningkatan kuantitas SDM Setum Polri yang mampu mengetik cepat teknik 10 jari
10
Evaluasi peningkatan SDM Setum Polri yang mampu mengoperasikan komputer
11
Evaluasi peningkatan kualitas SDM Setum Polri dalam mengoperasikan komputer
Yang ditempatkan di arsip
.....%
Jumlah yang meningkat puan
.....%
4 Bln (Maret,Juni, September, Desember) Jumlah yang di evaluasi
Jumlah yang meningkat puan 1 Tahun ( Tw I, Tw II, Tw III, Tw IV )
Jakarta, Januari 2015 KEPALA SUBBAGIAN PEMBINAAN KESEKRETARIATAN ttd SUPRIYONO, S.H., M.Si. AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 61120280
SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN UMUM CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAG UM NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN WAKTU
JUMLAH
1
2
3
4
5
1
Jumlah penyusunan risalah yang selesai dan diketik setelah kegiatan rapat
< 2 hari
Jumlah konsep risalah yang dikoreksi kasetum/wakasetum Polri
< 3 kali
Jumlah konsep pengantar risalah yang dikoreksi Subbagtakah
< 2 kali
Jumlah reproduksi risalah yang terlaksana
< 30 menit
2
3
4
> 2 hari
> 3 kali
> 2 kali
> 30 menit 5
Jumlah distribusi risalah yang keliru alamat pengirimannya
6
Jumlah konsep undangan yang selesai
< 20 menit > 20 menit
7
8
9
Jumlah konsep undangan yang dikoreksi Subbagtakah
< 2 kali
Jumlah reproduksi undangan yang terlaksana kurang dari 20 menit
< 20 menit
> 2 kali
> 20 menit
Jumlah distribusi undangan yang keliru alamat pengirimannya
Jakarta,
Januari 2015
KEPALA SUBBAGIAN UMUM
ttd SUPRIYANTO AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 59080715
SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN TATA KEARSIPAN CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAG ARSIP
NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN WAKTU
JUMLAH
1
2
3
4
5
1
Jumlah arsip Kapolri yang telah diperiksa dan diberi KKA dengan tepat
2
Jumlah pengetikan data arsip Kapolri yang telah diperiksa dan diberi KKA
3
Jumlah arsip Kapolri yang dialihmediakan (scanning, indexing dan importing
4
Jumlah arsip Kapolri yang ditata ke dalam amplop dan kotak arsip
5
Jumlah arsip Kapolri yang dipelihara dan disimpan dengan benar dalam lemari arsip
6
Jumlah Peminjaman arsip yang dilayani secara cepat: a. Fotokopi dan autentikasi arsip; b. Burning Softcopy (CD);
< 1 Jam > 2 Jam
7
Jumlah pembuatan konsep Surat Pengantar permohonan peminjaman arsip
< 1 Jam
8
Jumlah pembuatan anev laporan arsip Vital dari Setum Polda
< 3 Jam
9
Jumlah pembuatan naskah dinas yang akan ditandatangani oleh Kasetum Polri ( Pengukuran hingga diparaf Wakasetum);
< 3 Jam
10
Jumlah Pembuatan Naskah dinas dari Kasubbag kepada Kasetum Polri
< 1 Jam
11
Jumlah arsip Kapolri yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional yang disimpan di Setum Polri
12. Jumlah….
2
1
2
12
Jumlah arsip Kapolri yang dimusnahkan sesuai dengan JRA
13
Jumlah pembuatan lapbul Subbag
3
4
5
< 1 Jam
Jakarta,
Januari 2015
KEPALA SUBBAGIAN ARSIP ttd
ASTINA R. PASARIBU, A.Md. AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 73080763
SEKRETARIAT UMUM POLRI KANTOR POS CONTOH FORMAT LAPORAN KANTOR POS
NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN WAKTU
JUMLAH
1
2
3
4
5
1
2
3
4
Jumlah penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan surat/paket masuk
< 3 menit
Jumlah penyortiran surat/paket sesuai alamat yang dituju untuk kemudian dimasukkan kedalam loker surat
< 3 menit
Jumlah mencatat, mencap dan memasukkan surat dinas ke dalam amplop Polri untuk didistribusikan keseluruh Polda
< 3 menit
Jumlah pendistribusian, memeriksa dan menyerahkan tanda terima surat dinas Polri ke PT Pos Indonesia cabang Fatmawati
< 3 menit
5
Jumlah surat yang hilang dalam proses penerimaan dan pendistribusian
6
Jumlah surat/paket yang membahayakan personel dan Markas Polri
7
Jumlah pembuatan Naskah yang akan ditandatangani oleh Kasetum Polri (pengukuran hingga paraf Kasetum)
> 3 menit
> 3 menit
> 3 menit
> 3 menit
< 3 menit > 3 menit
Jakarta,
Januari 2015
KEPALA KANTOR POS SETUM POLRI
ttd NING SRI HASTUTI, S.H. KOMISARIS POLISI NRP 61110035
SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGRENMIN CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAGRENMIN
NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN
JUMLAH
1
2
3
4
5
1
Penyusunan dokumen perencanaan tepat pada waktunya: - Renstra Setum Polri 2015 – 2019 bulan April 2015 - Rancangan Renja T.A. 2016 - Renja T.A. 2016 - RKA-KL dan DIPA T.A.2016 - LAKIP
2
Perencanaan anggaran yang tepat sesuai kebutuhan
3
Perencanaan anggaran yang tepat sesuai kegiatan yang dilaksanakan
4
Berapa penyerapan anggaran pada bulan tersebut
5
Berapajumlah pesonel yang berhak atas: - Kenaikan Gaji Berkala - Kenaikan Pangkat ( Polri) - Kenaikan Pangkat ( PNS) - Rikkes Personel - Tes Kesamaptaan Jasmani Personel - Tanda Jasa - KTA, ID-Card, KPI/KPS, Karsu/Karis, Kartu BPJS
6
Berapa kebutuhan ATK yang dapat dipenuhi
7
Berapa jumlah kendaraan bermotor roda 4 dan roda 2 yang rusak dan mendapat perbaikan
2
1 8
2
3
4
5
Berapa Jumlah Sarpras/alsintor yang rusak dan mendapat perbaikan: Mesin photokopi Mesin Risograph Mesin GTO Komputer AC Printer Meubelair Mesin Pencacah Lampu/penerangan
9
Berapa jumlah sarpras yang harus dimusnahkan: Roda 2 Roda 4 Komputer AC Printer Meubelair Mesin Pencacah
10
Berapa penurunan jumlah penggunaan ATK setelah pelaksannaan paperless System
11
Penerimaan dan distribusi surat yang terselenggara
< 10 menit
Pembuatan naskah dinas yang akan ditandatangani oleh Kasetum Polri (pengukuran hingga di paraf Wakasetum)
< 3 Jam
12
13
Berapa Pembiayaan kegiatan yang selesai dibayarkan
14
Berapa waktu yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pembukuan, akuntansi dan penyusunan Laporan SAI
> 10 menit
> 3 Jam
15. Berapa…
3
NO
URAIAN TUGAS
JUMLAH
CAPAIAN WAKTU
JUMLAH
1
2
3
4
5
15
Berapa jumlah dokumen perwabku yang lengkap dan benar
16
Berapa jumlah kesalahan input data/Kode akun/mata anggaran
17
Berapa penghitungan gaji yang keliru
18
Berapa penghitungan remunerasi yang keliru
Jakarta,
Januari 2015
KEPALA SUBBAGIANRENMIN
ttd DASEP SURYADINATA, S.H., MSI. AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 65060140
