FÕNÖK -TITKÁRI RENDSZEREK
Alcatel 4400
FÕNÖK-TITKÁRI RENDSZEREK (HÍVÁSSZÛRÉS) Alcatel 4400
HASZNÁLATI
1
ÚTMUTATÓ
A leírásban használt jelölések: Egy nyomógomb megnyomását
A fõnök-titkári rendszer egy különleges, legalább két többvonalas, multiline készülékbõl álló konfiguráció. A többletszolgáltatások a speciálisan programozott nyomógombok segítségével érhetõk el.
jelzi.
A kijelzõhöz tartozó, ún. dinamikus nyomógombok jelölése:
.
A fõnök-tikári rendszer használatához szükséges nyomógombok jelölése , melyeket az üzembehelyezést végzõ szakember programoz be.
A fönök-titkári rendszer több fõnöki és több titkári készülékbõl is állhat, beleértve a kisegítõ titkári készüléket is. Megjegyzés: az ismertett szolgáltatások csak fõnök-tikári rendszer esetén használhatók. Az Alcatel 4400 egyéb szolgáltatásairól a készülék használati útmutatója tájékoztat. Az ebben az útmutatóban leírt egyes lehetõségek függnek a rendszer verziójától, illetve a beállításoktól. Kérdéseivel forduljon a rendszergazdához.
2
3
TARTALOM AZ ÖN HÍVÁSAI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 FÕNÖKI KÉSZÜLÉK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 A titkárnõ hívása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 Válaszadás a titkárnõ üzenetére . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 TITKÁRI KÉSZÜLÉK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 A fõnök hívása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 A szûrés ellenõrzése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 A szûrés vezérlése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 Szöveges üzenet küldése a fõnöki készülékre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 Hívás tartásba helyezése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 Azonnali átirányítás beállítása a fõnöki készülékre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 Diszkrét befigyelés törlése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 KISEGÍTÕ TITKÁRI KÉSZÜLÉK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
KÉNYELMI SZOLGÁLTATÁSOK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Hívásszûrés bekapcsolása . . . . ISDN szûrés bekapcsolása . . . . Szûrt hívás felvétele . . . . . . . . . Diszkrét befigyelés szûrt hívásba
... ... ... ...
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . . . . . . .14 . . . . . . . . .16 . . . . . . . . .16 . . . . . . . . .16
TITKÁRI KÉSZÜLÉK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 A fõnöki készülék állapotának ellenõrzése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 KISEGÍTÕ TITKÁRI KÉSZÜLÉK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 A fõnöki készülék állapotának ellenõrzése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
AZ ÖN TÁVOLLÉTÉBEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 TITKÁRI KÉSZÜLÉK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 A távollét jelzése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 KISEGÍTÕ TITKÁRI KÉSZÜLÉK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 SZÓTÁR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
FÕNÖKI KÉSZÜLÉK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 A titkári készülék állapotának ellenõrzése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 4
. . . .
5
H Í V Á S O K
AZ ÖN HÍVÁSAI
6
7
•
2perc
: 2 percet kérek
A titkárnõ hívása
•
Vissza
: tegye, amit jónak lát
A titkárnõ hívásához, vagy az õ hívásának megválaszolásához . Megjegyzés: Ha több titkárnõ is van, mindegyikük hívása külön gombbal történik.
Válaszadás a titkárnõ üzenetére * A készülék alapállapotában, ill. hívás közben is válaszolhat a titkárnõ üzenetére. A kijelzõn a lehetséges 11 válaszból 5 jelenik meg. Nyomja meg a kívánt válaszhoz tartozó dinamikus gombot. A 11 válaszlehetõség a következõ: • • • • • • • • •
Foglalt Várjon Távol Jöhet Visszahív Hívjon Kérem Jövök Töröl
: : : : : : : : :
foglalt vagyok 2 percet kérek nem vagyok itt kísérje be visszahívom hívjon vissza beszélek vele jövök törölje, kérem 8
H Í V Á S O K
FÕNÖKI KÉSZÜLÉK
*az üzenetszolgáltatás csak két Alcatel Advanced/4034 készülék között mûködik.
TITKÁRI KÉSZÜLÉK A fõnök hívása A fõnök hívásához, vagy az õ hívásának megválaszolásához
.
Megjegyzés: Ha több fõnök is van, mindegyikük hívása külön gombbal történik.
A szûrés ellenõrzése A fõnöki készülék szûrõgombjainak állapota a titkári készüléken figyelemmel kísérhetõ. Minden fõnöki szûrõgombhoz egy felügyeleti gomb tartozik a titkári készüléken. A felügyeleti gombokhoz tartozó jelek a kijelzõn: A kijelzõ üres :
a szûrõgomb nincs bekapcsolva
:
a szûrõgomb be van kapcsolva, a hívások az Ön készülékére
:
érkeznek a szûrõgomb be van kapcsolva, a hívások egy másik titkári készülékre érkeznek 9
Hívás tartásba helyezése
Ha ki akarja kapcsolni a fõnöki készülék hívásszûrését függetlenül attól, hogy Ön fogadja-e a hívásokat, vagy sem , nyomja meg az adott szûrés felügyeleti gombját. Ha be akarja kapcsolni a fõnöki készülék hívásszûrését úgy, hogy Ön fogadja-e a hívásokat , nyomja meg az adott szûrés felügyeleti gombját.
Szöveges üzenet küldése a fõnöki készülékre * Elõre megírt vagy kiegészíthetõ szöveges üzenetet küldhet a fõnöki készülék kijelzõjére, függetlenül attól, hogy az szabad vagy foglalt. A készülék alaphelyzetében vagy hívás közben . A megfelelõ gombbal válassza ki a kívánt üzenetet. Az üzenet elküldéséhez
.
Az üzenetküldõ üzemmódból történõ kilépéshez
A legutolsónak beírt karakter törtléséhez
.
A hívó automatikusan tartásba kerül. A hívás átadásához (bekapcsolásához) , és nyomja meg a tartásban levõ híváshoz tartozó vonalgombot. A hívóhoz anélkül, hogy kapcsolnánk a megfelelõ vonalgomb megnyomásával térhetünk vissza.
Azonnali átirányítás beállítása a fõnöki készülékre
i , majd A készülék alaphelyzetében . Az átirányítás törléséhez tárcsázza a Távoli átirányítás törlése kódot, majd az átirányított állomás számát. Megjegyzés: A fõnök az Átirányítás törlése kód tárcsázásával közvetlenül is törölheti az átirányítást.
.
Az elõre megírt vagy kiegészíthetõ üzenetek közti lapozáshoz
A fõnök bekapcsolta a hívásszûrést és Önhöz befut egy szûrt hívás. Ahhoz, hogy megkérdezze a fõnököt, hogy kívánja-a fogadni a hívást, .
.
Diszkrét befigyelés törlése Szûrt hívás fogadásakor a fõnök bekapcsolja a diszkrét befigyelést, amirõl a kijelzõ tájékoztat. A diszkrét befigyelés kikapcsolásához .
* az üzenetszolgáltatás csak két Alcatel Advanced/4034 készülék között mûködik. 10
11
H Í V Á S O K
A szûrés vezérlése
KISEGÍTÕ TITKÁRI KÉSZÜLÉK
KÉNYELMI S Z O L G Á LTAT Á S O K
12
13
K É N Y E L E M
A hívási funkciók azonosak a titkári készülékével (lsd. 8. oldal). A szûrés azonban csak akkor kapcsolható, ha az elsõdleges titkári készülék távolléti üzemmódban van.
a titkári készülék szabad vagy kicseng
Mindegyik szûrõgombhoz egy táblázat tartozik, melyet az üzembehelyezést végzõ szakember programoz be. A táblázat tartalmazhat elsõbbséget élvezõ számokat, illetve szûrendõ számokat. A készüléken több szûrõgomb is lehet, de egyidejûleg elsõbbségi és szûrt számok nem aktivizálhatók. Ha az elsõbbségi számok táblázatát aktivizáljuk, a szûrt számok táblázatát kikapcsoljuk.
a titkári készülékrõl hívnak
A szûrés bekapcsolásához
A titkári készülék állapotának ellenõrzése A Nincs jelzés :
jelzés segítségével ellenõrizhetõ a titkári készülék állapota.
a titkári készülék foglalt az elsõdleges titkárnõ távol van, a kisegítõ titkárnõ jelen van az elsõdleges titkárnõ és a kisegítõ titkárnõ is távol van
, majd
• Ha elsõbbségi táblázatot használ, csak a táblázatban megadott számok hívhatják Önt közvetlenül. • Ha szûrõtáblázatot használ, csak a táblázatban megadott számok csengenek a titkárnõnél. A szûrés kikapcsolásához
, majd
Megjegyzés: Ha több titkárnõ van,
Hívásszûrés bekapcsolása A hívások átirányítása a titkári készülékre a szûrõgombbal történik. Ha a titkárnõ jelen van, ezt a szûrõgombhoz tartozó mutatja. Ha az elsõdleges titkárnõ és a kisegítõ titkárnõ is távol van, a meg és a hívások közvetlenül az Ön készülékén csengenek. 14
jelenik
.
tartozó
és
. , majd a megfelelõ titkárnõhöz
.
Megjegyzés: Ha egy vagy több magánvonala van, a beállítástól függõen a szûrés lehet szelektív (csak az elsõdleges vonalra vonatkozik) vagy nem szelektív (az elsõdleges és a magánvonalakra is vonatkozik).
15
K É N Y E L E M
FÕNÖKI KÉSZÜLÉK
ISDN szûrés bekapcsolása
TITKÁRI KÉSZÜLÉK
A szûrés adott ISDN számokra is bekapcsolható.
A fõnöki készülék állapotának ellenõrzése
, majd rögzítésre kerül, a szûrés érvényesül.
A
; az ISDN partner számára, mely
Nincs jelzés : programozott
a készülék szabad vagy kicseng a készülékrõl hívnak a fõnöki készülék foglalt
Szûrt hívás felvétele
szûrés bekapcsolva *
A kijelzõn jelzi, ha a titkárnõ szûrt hívást fogad. Ha a titkárnõ felemeli a kézibeszélõt, foglaltságát jelzi.
* ha nincs külön szûrést felügyelõ gomb
A hívás felvételéhez a kézibeszélõ felemelése elõtt
A fõnöki készülék állapotának ellenõrzése
A hívás átvételéhez
.
.
KISEGÍTÕ TITKÁRI KÉSZÜLÉK A következõ jelzések csak a kisegítõ titkári készülékre érvényesek.
Diszkrét befigyelés szûrt hívásba
Nincs jelzés :
Ha a titkárnõ felvette a hívást
.
a kisegítõ funkció nincs bekapcsolva a kisegítõ funkció be van kapcsolva, a fõnöki készülék szabad vagy kicseng
Ezzel bekapcsolja a diszkrét befigyelést úgy, hogy az Ön mikrofonja kikapcsolva marad. A befigyelés befejezéséhez .
A fõnök hív, fõnök foglalt és a szûrés bekapcsolva állapotok jelzése azonos az elsõdleges titkári készülékével.
16
17
K É N Y E L E M
Megjegyzés: Ha a szûrés nincs bekapcsolva az nyomógombként használható.
jelzés segítségével ellenõrizhetõ a fõnöki készülék állapota.
T Á V O L L É T
A Z Ö N T Á VO L L É T É B E N
18
19
Titkári készülék
SZÓTÁR
A távollét jelzése
Diszkrét befigyelés
Távollétünket a fõnöknek a
, majd
jelezhetjük.
Ha a kisegítõ titkárnõ jelen van, ( ), az elsõdleges titkári készülék hívásai a kisegítõ titkári készüléken csengenek. Ha a kisegítõ titkárnõ nincs jelen , ( ), a szûrési funkció nem üzemel, a hívások közvetlenül a fõnöki készüléken csengenek. A távollét törléséhez
, majd
.
Kisegítõ titkári készülék
A diszkrét befigyelésrõl csak a titkárnõ szerez tudomást. A fõnöki készülék mikrofonja kikapcsolva marad, lehetõvé téve, hogy belehallgasson a titkárnõ által fogadott hívásba.
Szûrt hívószám Ez a szám automatikusan a titkári készülékre lesz átirányítva.
Szûrés ellenõrzése A nyomógomb melletti jel tájékoztathatja a titkárnõt a fõnöki hívásszûrésrõl, vagy a titkárnõ bekapcsolhatja a hívásszûrést.
ISDN
A távollét jelzése megegyezik az elsõdleges titkári készüléknél leírtakkal (lsd. 20. oldal).
Integrált Szolgáltatású Digitális Hálózat
Fõnök-titkári szûrés Egy fõnök-titkári páros által használható szolgáltatás, mely lehetõvé teszi, hogy a fõnök hívásait egy vagy több titkárnõ fogadhassa.
Fõnök-titkári készülékek Különleges szolgáltatások (szûrés, átadás) a fõnöki és egy vagy több titkári készülék között. 20
21
Elsõbbségi számok Ha a szûrés be van kapcsolva, csak az elsõbbségi számok hívhatják közvetlenül a fõnöki készüléket.
Magánvonal A fõnöki készüléken lehet egy vagy több magánvonal, melyek elkülöníthetõk az elsõdleges vonal hívásszûrésétõl.
Kisegítõ titkári készülék/elsõdleges titkári készülék Ha az elsõdleges titkári készülék távolléti üzemmódban van, a hívások a kisegítõ titkári készüléken csengenek.
22
23
Figyelmeztetések a használattal kapcsolatban: Ügyeljen arra, hogy a készülékbe ne kerüljön víz. Tisztításhoz megnedvesített törlõruha használható. Ne használjon oldószereket (hígító, aceton stb.), mert azok károsíthatják a készülék mûanyag alkatrészeit. Ne használjon tisztító spray-ket. Alkalmazás: a készülék az Alcatel 4400 telefonközponthoz csatlakozik. A SELV (Safety Extra Low Voltage = Biztonságosan Extra Alacsony Feszültségû) osztályba tartozik, és megfelel az EN 60950 szabványban foglaltaknak. A CE jelölés azt jelzi, hogy a termék megfelel az alábbi rendeletek elõírásainak: 89/336/CEE (az elektromágneses sugárzásokkal kapcsolatosan) 73/23/CEE (az elektromossággal kapcsolatos biztonsági elõírások) © Alcatel 1998 Az Alcatel fenntartja magának a jogot, hogy termékei jellemzõit külön értesítés nélkül megváltoztassa a technikai fejlesztések, illetve az újabb elõírásoknak való megfelelés érdekében.
24
