FLOWER OF LIFE, CANNABIS SOCIAL CLUB NIJMEGEN (CSCN) Huishoudelijk Reglement Begripsbepalingen Artikel I In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder: de vereniging: Flower of Life, Cannabis Social Club Nijmegen, de club (CSCN), gevestigd te Nijmegen; de statuten: de statuten van de vereniging, vastgesteld bij notariële akte; het bestuur: het bestuur van de vereniging; de ALV : de Algemene Leden Vergadering van de vereniging. Beleid Artikel II De vereniging heeft als doel om cannabisconsumenten in een veilige omgeving biologisch gekweekte, vrij van pesticiden, bestrijdingsmiddelen, zware metalen en/of andere vervuilingen, cannabis voor consumptieve doeleinden tegen kostprijs aan te bieden. Onder kostprijs worden alle kosten van de vereniging verstaan (administratiekosten, huurkosten etcetera). De vereniging organiseert de teelt van cannabis waarvan de oogst uitsluitend is bestemd voor de persoonlijke consumptie van de leden. Het nastreven van (sociale) veiligheid, transparantie in de keten van kweek tot consumptie en bescherming van de volksgezondheid zijn bij de uitwerking hiervan fundamentele uitgangspunten. De productiecapaciteit is gebaseerd op de ingeschatte maandelijkse consumptie van de leden, vermeerderd met een redelijke buffer om het risico van mislukte dan wel tegenvallende oogsten te dekken en om voor een ’noodvoorraad’ te zorgen voor leden die cannabis consumeren om medicinale redenen. Voordat een kandidaat lid wordt van de vereniging moet hij/ zij verklaren dat hij/zij reeds cannabis consumeert, ofwel een medisch rapport overleggen waaruit blijkt dat bij betrokkene een ziekte is geconstateerd waarvoor het gebruik van cannabis een aangewezen remedie is, in overeenstemming met de lijsten van de International Association for Cannabinoid Medicines (IACM). Bij inschrijving wordt aan nieuwe leden uitleg gegeven over hun rechten en plichten, een indicatie gemaakt van hun geschatte maandelijkse gebruik en vindt een privégesprek plaats over de geschiedenis van hun gebruik. Dit maakt het de club mogelijk om eventueel problematisch gebruik te herkennen en hierop adequaat te reageren. De vereniging voert een actief beleid rond beperking van met cannabisgebruik gepaarde gezondheidsrisico’s in brede zin. Het promoten en faciliteren van het consumeren van cannabis door bijvoorbeeld verdamping in plaats van verbranding en het verbieden van tabaksgebruik in de verenigingsruimte zijn hier voorbeelden van. De vereniging houdt een uitgebreid register bij van de consumptie van de gemeenschappelijke oogst. In dit register zijn minstens een lidnummer, de ontvangen hoeveelheden, genetica van de planten en datum van ontvangst opgenomen. In dit register worden persoonlijke gegevens van de leden bij voorkeur opgeslagen middels encryptie. Er is een maximum aan de hoeveelheden die de leden kunnen ontvangen, met het oog op het uitsluiten van de mogelijkheid dat gebruik van derden wordt onderhouden. De vereniging houdt een uitgebreid register bij van de productie, waarin de data en cyclus van de teelt, de gebruikte teeltmethodes, genetica van de planten en de geoogste voor consumptie geschikte hoeveelheden zijn opgenomen. Vertegenwoordigers van de vereniging voeren regelmatig inspectie uit om de kweeklocatie, getroffen veiligheidsmaatregelen, kweekmethoden en geschatte productiehoeveelheid te verifiëren. De kweekmethoden zijn conform biologische kweekstandaarden, met inbegrip van het duurzaam gebruik van natuurlijke hulpmiddelen. Zodra de oogst is gecontroleerd en de uiteindelijke hoeveelheid is vastgesteld, wordt de oogst door een vertegenwoordiger van de vereniging getransporteerd naar de verenigingsruimte waar gecontroleerde distributie plaatsvindt. De vereniging is transparant, democratisch en streeft geen winstbejag na. Zij geeft complete openheid in financiële zaken aan haar leden. De vereniging organiseert minstens één ALV per jaar, waar onder andere het jaarverslag wordt besproken en goedgekeurd. Het jaarverslag bevat een complete balans van inkomsten en uitgaven in het afgelopen kalenderjaar, en is opgesteld conform toepasselijke wet- en regelgeving. De vereniging is bereid om een dialoog aan te gaan met de overheid en instanties om inzicht te geven in haar doelstellingen en werkmethoden, zonder afbreuk te doen aan de privacy van haar leden. De vereniging stelt zich op het standpunt dat hiertoe nadere wet- en
regelgeving dient te worden uitgewerkt. Contributiebetaling Artikel III 1. De jaarlijkse contributie is voor 2015 vastgesteld op € 50-, geldt tot en met 31 december 2015 en moet door een lid binnen de op de factuur vermelde termijn zijn voldaan. 2. Het éénmalig verschuldigde lidmaatschapsgeld is voor 2015 vastgesteld op € 25,-- en is bij aanvang van het lidmaatschap verschuldigd. 3. Betaling van de jaarlijkse contributie en het lidmaatschapsgeld vindt plaats: door storting of overschrijving op een bank- of girorekening van de vereniging; door afgifte van een machtiging / automatische incasso; door contante betaling onder afgifte van een kwitantie. 4. Indien de contributie niet tijdig is betaald, ontvangt het lid een betalingsherinnering. Wordt vervolgens niet binnen de in de betalingsherinnering gestelde termijn betaald, dan kan het bestuur besluiten tot ontzetting van het lid. 5. Voor elk kalenderjaar stelt de Algemene Ledenvergadering het lidmaatschapsgeld contributiegeld opnieuw vast. Het Lidmaatschap Artikel IV 1. Toelating als lid vindt uitsluitend plaats na goedkeuring door het bestuur. 2. Toelating als lid vindt plaats na een intakegesprek met tenminste twee leden van het bestuur of door een lid van het bestuur en een bij de vereniging aangesloten deskundige (maatschappelijk werker, psycholoog, of arts). Het doel van dit gesprek is onder andere om eventueel problematisch gebruik op te sporen, het aspirant-lid te informeren over verantwoord cannabisgebruik en over de werkwijze van de vereniging. 3. Het aspirant-lid dient na het intakegesprek een aanmeldingsformulier te ondertekenen waarin is opgenomen een verklaring over zijn/haar maandelijkse gebruiksverwachting. 4. Wijziging van de maandelijkse gebruiksverwachting kan tussentijds door een lid worden verzocht door een schriftelijk gemotiveerd verzoek aan het bestuur. De bevoegdheid tot vaststelling en wijziging van een maandelijkse gebruiksverwachting van een lid is uitsluitend aan het bestuur. 5. Leden kunnen om solidariteitsredenen naar hun draagkracht gevraagd worden bij te dragen aan onverwachte juridische kosten van de vereniging. 6. Het lid verplicht zich om zijn gedoogrecht op maximaal 5 cannabisplanten zoals opgenomen in de Aanwijzing Opiumwet onder 3.2.1. aan de vereniging over te dragen. Dat houdt in dat leden geen cannabisplanten thuis of op een andere locatie mogen kweken. Leden die zelf wensen te kweken kunnen dit doen te behoeve van de vereniging en na het sluiten van een kweekovereenkomst met de vereniging. 7. Een lid is naast éénmalig te voldoen lidmaatschapsgeld, jaarlijkse contributie en productiekosten per maand verschuldigd. Productiekosten worden per maand bij een lid in rekening gebracht. De productiekosten per oogst worden per lid berekend aan de hand van de door een lid opgegeven geschatte maandelijkse consumptie van wiet en/of hash. 8. Een kopie van een geldig legitimatiebewijs dient door het aspirant-lid aan het bestuur overhandigd te worden. 9. Van een intakegesprek wordt een kort verslag gemaakt dat onderdeel uitmaakt van een dossier dat van elk lid bijgehouden wordt 10. Alle gegevens van de leden worden vertrouwelijk behandeld. Zonder uitdrukkelijke toestemming van een lid en ondubbelzinnige opgave door het bestuur van het doel van eventuele verstrekking van gegevens aan derden, worden gegevens van leden niet aan derden verstrekt. Interne Regels Artikel V 1. Het is streng verboden om in de ruimtes van de vereniging tabak, alcohol of harddrugs te nuttigen. 2. Uitsluitend leden hebben tijdens openingstijden toegang tot de club en de lokalen van de vereniging. 3. Ongepast gebruik van de clubvoorzieningen en daardoor veroorzaakte schade wordt verhaald op de veroorzaker(s). Het bestuur kan besluiten dat het lid heeft geen recht heeft op diensten van de vereniging zolang de schade niet is hersteld. Als uiterste sanctie kan het bestuur besluiten tot ontzetting van het lid. 4. Handel in verboden middelen, gestolen goederen of indien sprake is van enig ander strafrechtelijk handelen door leden en handel in door de vereniging geproduceerde cannabis, kan met directe ontzetting van een lid worden gesanctioneerd. 5. Als bekend wordt dat een lid naast zijn door de vereniging gekweekte cannabis planten thuis of elders onderhoudt zonder de vereniging daarover voorafgaand te hebben ingelicht leidt tot directe ontzetting van het lid. 6. De hoeveelheid cannabis en/of hash die verstrekt wordt is nooit meer dan 5 gram totaal per lid per dag, met uitzondering van
medicinale consumenten met artsvoorschrift. Het bestuur behoudt zich het recht voor om een lagere hoeveelheid voor een lid te hanteren indien het bestuur om haar moverende redenen daartoe aanleiding ziet. 7. Het bestuur maakt bekend op welke dagen de club voor de leden open is. 8. De geleverde cannabis draagt altijd het lidmaatschapsnummer van het desbetreffende lid De verstrekte hoeveelheid zal in mindering gebracht worden op de totale maandelijkse hoeveelheid die het lid heeft aangegeven als eigen gebruik. Wordt door een lid minder afgenomen dan de aangegeven maandelijkse consumptie dan ontstaat geen recht op restitutie in de productiekosten. 9. Er wordt nooit meer cannabis verstrekt dan wat door het lid is aangegeven als maandelijkse consumptie. De kweek Artikel VI 1. De kweek wordt ingepland voor elke kweekperiode op basis van de te verwachten ledenconsumptie. 2. De kweker is lid en heeft een kweekovereenkomst gesloten met de vereniging en onderhoudt op regelmatige basis goede communicatie met de vereniging. 3. De kweekruimte(n) is/zijn niet toegankelijk voor leden. De kweekruimte is een afgesloten ruimte waar cannabisplanten worden geteeld. Het aantal door een kweker te kweken planten wordt in onderling overleg met de vereniging bepaald, naar gelang de grootte van de kweekruimte en kennis en expertise van de kweker. De geschatte oogst in termen van planten komt overeen met de maandelijkse hoeveelheid die door de leden is aangegeven als eigen consumptie voor elke periode. Een verklaring van eigendom per plant van een lid is aanwezig op een kweeklocatie, waarin ook de verwachte maandelijkse consumptie is aangegeven. In de op de kweeklocatie aanwezige verklaring van eigendom wordt de identiteit van een lid uitsluitend weergegeven door het lidmaatschapsnummer. 4. Aan elke verklaring van eigendom worden maximaal 5 planten gekoppeld. Mocht er meer geoogst worden dan de maandelijkse door de leden aangegeven hoeveelheid, dan komt deze meeroogst toe aan: (i) aan medicinale gebruikers met urgentie (ii) huidige leden (iii) nieuwe leden die op de wachtlijst staan. Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden Artikel VII 1. Het Bestuur: a) bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging; b) neemt bestuursbesluiten; c) kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering; d) beslist over uitgaven meer dan € 500,--; e) is bevoegd tot het aangaan van arbeidsovereenkomsten en tot het afsluiten van leningen; f) handelt binnen het kader vastgelegd in de statuten, en binnen de budgettaire ruimte; g) Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen; h) uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur; i) nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beiden op een ALV, bij voorkeur de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd; 2. De Voorzitter : a) heeft algemene leiding van de vereniging; b) vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe; c) overlegt met officiële instanties; d) geeft leiding aan het bestuur; e) is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden; f) stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op; g) leidt de bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergaderingen; h) ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement; i) stelt, in goed overleg met de vicevoorzitter, de secretaris en de penningmeester, een activiteitenplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarlijkse ledenvergadering; l) coördineert en stuurt activiteiten; m) ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt. n) ondersteunt de medebestuurders in hun werkzaamheden en neemt tijdelijk vacante bestuursfuncties over, totdat die weer vervuld worden. o) voert wervingsactiviteiten van nieuw personeel en stuurt zowel vrijwillige als beloonde werkkrachten aan. 3. De
Vicevoorzitter: a) vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid; b) vertegenwoordigt de vereniging in het buitenland en legt contacten met buitenlandse aanspreekpartners; c) voert jaarlijks voorafgaand aan de ALV een kascontrole uit; De vicevoorzitter wordt hierin gesteund door een van de bestuursleden, niet zijnde de penningmeester. Elk jaar ondersteunt een ander bestuurslid de penningmeester, bij toerbeurt. Doet waar nodig voorstellen tot correctie of verbetering van de financiële administratie voor het volgende jaar. Adviseert de ALV de penningmeester al dan niet décharge te verlenen; d) voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge; e) is klokkenluider: houdt intern toezicht op het bestuur en de bestuursleden (inclusief voorzitter) en controleert het naleven van statuten, het huishoudelijk reglement, afspraken op bestuursvergaderingen; f) evalueert. 4. De Secretaris: a) maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld staat: de datum en plaats van de vergadering; de aanwezige en afwezige bestuursleden; de verleende volmachten; de genomen besluiten; b) maakt indien gewenst een samenvatting van de vergaderverslagen voor de website; c) houdt de ledenlijst bij; d) stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op; e) ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden; f) neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie; g) archiveert alle relevante documenten; h) zorgt ervoor dat het actuele gedeelte van het archief voor alle bestuursleden digitaal beschikbaar is i) beheert de website. Hierbij kan hij zich laten ondersteunen door een webmaster; j) ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is; k) beheert de structuur van de website; l) zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is; m) voert de eindredactie van teksten op de website; n) overlegt met de voorzitter de inhoud van de site en welke teksten geplaatst kunnen worden. 5. De Penningmeester: a) voert de financiële administratie; b) waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging; c) stelt financiële overzichten op; d) maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag; e) zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag wordt opgemaakt of doen laten opmaken transparant is; f) beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen; g) beheert het consumptie- en productieregister; h) begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit; i) beslist zelfstandig over uitgaven tot € 500,--; j) beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken; k) neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen décharge te verlenen; l) onderhoudt contacten met sponsoren, subsidieverstrekkers en donateurs. 6. Besluiten Het bestuur: a) neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en de overige bestuursleden worden bij de eerste gelegenheid op de hoogte gesteld van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn; b) neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering; c) neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen; d) neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt; e) als er bij een wel of niet geagendeerd voorstel geen eenvoudige meerderheid is en een voorstel even zo veel stemmen voor en tegen krijgt dan kan de voorzitter vragen om meer onderzoek te doen naar de nut van het voorstel of neemt de voorzitter een voorlopig besluit met de bedoeling dat er op dat besluit weer op de volgend vergadering wordt gestemd; f) het bestuur kan slechts
geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht; g) het bestuur vergadert ten minste 1 maal per maand. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken; h) aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld; i) bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen. Zij stellen in goed overleg de conceptagenda op; j) de secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering; m) van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden; n) opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en bij de start van de vergadering vastgesteld; o) het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing; p) iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter. De Algemene Ledenvergadering Artikel VIII De ALV wordt één keer per kalenderjaar gehouden. Tussentijds kan het bestuur besluiten een extra vergadering of meerdere ledenvergaderingen te houden. Het bestuur roept de leden bijeen. De oproeping gebeurt schriftelijk of per e-mail. In de uitnodiging wordt vermeld: wanneer, waar en op welke tijd de vergadering plaatsvind Toegevoegd wordt: agenda van de vergadering; jaarrekening; jaarverslag; begroting komende jaar. Tijdens de jaarlijkse ALV komen de volgende zaken aan de orde: verkiezing en (her) benoeming bestuur; wijziging of samenstellen van commissies (onder meer kascommissie voor het komende jaar); het gevoerde beleid in het afgelopen jaar en het te voeren beleid in het komende jaar algemeen jaarverslag en financieel verslag (inclusief een jaarrekening, waarin de inkomsten en uitgaven staan); het verslag van de kascommissie van het afgelopen jaar. Tussentijds kunnen leden ook verzoeken tot een extra ledenvergadering, als minstens tien procent van de stemgerechtigde leden dit wil. Zij doen hiertoe een schriftelijk verzoek aan het bestuur. Het verzoek moet gemotiveerd zijn, met bijgevoegde agendapunt(en) voor de vergadering. Het bestuur is verplicht binnen vier weken deze ledenvergadering te laten plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan kunnen de leden zelf een ledenvergadering bijeen roepen. Tijdens de ALV leidt de voorzitter de vergadering en de penningmeester licht de jaarrekening toe. De kascommissie doet verslag van zijn bevindingen. De voorzitter is de persoon die het bestuur vertegenwoordigt en het woord voert namens het bestuur. Alleen tijdens specifieke punten, zoals de bespreking van de financiële stukken, neemt een van de andere bestuursleden het woord . Tijdens de ALV kunnen diverse commissies verslag doen van hun verrichtingen van het afgelopen jaar en eventuele wensen voor het komende jaar bespreekbaar maken. Commissies Artikel IX Een commissie is een groep mensen binnen de vereniging die een bepaalde taak hebben uit te voeren. De commissie wordt voor een bepaalde periode geïnstalleerd. Dit gebeurt in een bestuursvergadering. Als er nieuwe leden in de commissie komen, dient het bestuur goedkeuring te verlenen. De vereniging kent twee vaste commissies : a) de kascommissie De kascommissie geeft advies aan de ALV om de financiële verslagen goed of af te keuren. Tijdens de ALV brengt de kascommissie verslag uit over de financiën De commissie moet vaststellen dat de financiële informatie in het Jaarverslag toereikend en correct is en moet eventueel risico's signaleren. b) de technische commissie Op de jaarlijkse ALV doet de technische commissie verslag over de bij de kweekactiviteiten toegepaste technieken. In dit verslag evalueert de commissie de kwaliteit van de oogsten (voor zoveel mogelijk volgens biologische kweekstandaarden) en voert een gedetailleerde scheikundige analyse van de over het afgelopen jaar geproduceerde cannabis. Andere commissies kunnen in het leven worden geroepen indien nodig. Het bestuur kan hierover een voorstel aan de ALV
presenteren. Slotbepalingen Artikel X in gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter; alle leden ontvangen na inschrijving uit handen van de secretaris één exemplaar van de statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding; het bestuur kan ten alle tijde besluiten tot tussentijdse wijziging van het huishoudelijk reglement.
