Over mobiliteit en de kantoorvakhandel
Flexibel in spelen op ver anderingen Een gemêleerd gezelschap kwam onlangs bijeen om te discussiëren over het kantoor van de toekomst en de groeiende rol van de thuiswerkplek. Dit aan de hand van tien stellingen. door Jan van Holten
D
e plaats van handeling van de Ronde Tafel Discussie was de presentatieruimte van Jurriaans Lindenbaum Grafimedia in Amsterdam Zuidoost. Deze onderneming verzorgt de vormgeving en druk van KantoorVak Trends & Design. De discussiegroep bestond uit: Casper Haspels (AccountView in Amsterdam), Mimi Lodewijks (Emtek Ergonomics in Grootebroek), Jeroen de Wit (Fellowes Benelux in Breda), Wijnand Engelen (Fujitsu Services in Maarssen), Steef Stumpel (Stumpel Office Filing in Zwaag), Eric Buscher (Thuiskantoor in Beuningen) en Lieven De Meester (Toshiba Information Systems Benelux in Rotterdam). Voorzitter was Jan van Holten, journalist van een aantal vaktijdschriften op het gebied van de kantoorbranche en de grafische industrie. Stelling 1 | Het kantoor van de toekomst kent geen vaste werk
Jeroen de Wit, Fellowes Benelux.
8
plekken en wordt multifunctioneel ingericht. Wijnand Engelen doet de aftrap. Hij is verantwoordelijk voor business development bij Fujitsu Services. Zijn portfolio richt zich op het outsourcen van IT van Nederlandse bedrijven (systeembeheer en vaak ook de bijbehorende werkplekken). “De trend is dat het kantoor multifunctioneel wordt en het archief en de aanschaf van supplies worden uitbesteed. Bij de werkplek in de toekomst gaat het steeds meer over toegang tot ‘jouw informatie’. Niet alleen bedrijfsinformatie, maar ook privé-informatie.” Steef Stumpel constateert dat kantoren nog niet kleiner worden. Stumpel is algemeen directeur van Stumpel Office Filing en tevens voorzitter van de branchevereniging Novaka, een be langenvereniging voor ondernemers in de kantoorvakhandel. “Wel vinden veel veranderingen plaats in het werken op kantoor. Zo wordt steeds meer gedigitaliseerd. Persoonlijke archieven zijn vaak toegankelijk via het web, maar er zijn zaken die de komende tien jaar een vaste plaats houden, zoals de bedrijfsadministratie. Wij spelen hierop in door het assortiment aan te passen aan de eisen van mobiele en efficiënte werkplekken.” Casper Haspels, commercieel directeur van AccountView stelt: “De individuele werkplek verdwijnt. Mensen hebben niet meer allemaal een eigen bureau. Ze gaan ergens op kantoor zitten met eigen laptop en mobiel.”
ro n d e ta f e l Volgens Mimi Lodewijks, die namens Emtek Ergonomics optreedt, speelt haar bedrijf daar juist op in. “Een goed voorbeeld is de gemeente ‘s-Hertogenbosch. Daar houden werknemers een ‘clean desk’ aan. Men haalt de eigen op maat gemaakte stoel (met gegraveerd naamplaatje) van een Emtek - stoelenparkeerplaats.” Jeroen de Wit, Trade Marketing Manager Benelux bij Fellowes Benelux merkt op: “Wij spelen op de f lexibele werkplek in met het thema ‘Krimpt uw werkplek?’ Een voorbeeld is een speciale map voor het meenemen van een persoonlijk archief.” Naar de mening van Eric Buscher, Manager Thuiskantoor verantwoordelijk voor de winkelformule van Thuiskantoor in Nederland en België, zijn er dagen dat iedereen op kantoor is en een werkplek nodig heeft. “Men moet flexibel omgaan met werkplekken. Medewerkers van de buitendienst moeten op kantoor over een tijdelijke werkplek kunnen beschikken voor momenten dat iedereen moet worden geïnformeerd.” Lieven De Meester is bij Toshiba Information Systems Benelux verantwoordelijk voor de communicatie over notebooks voor de Benelux. “Bedrijven kunnen veel besparen door digitalisering. Een onlangs gehouden Europese studie over kantoren in de 21ste eeuw toont aan dat slechts dertig procent van de kantoorruimte efficiënt wordt gebruikt. Het kantoorpand is na personeel de grootste kostenpost van een bedrijf. Het helpt om op elke
Fujitsu Services Fujitsu Services is het Europese onderdeel van de Fujitsu Groep: met een omzet van 32,5 miljard euro per jaar de op twee na grootste leverancier van ITsystemen en -services ter wereld. Fujitsu Services ontwerpt, bouwt en beheert IT-infrastructuren voor bedrijven en instellingen. Doel is om de prestaties van organisaties te verbeteren, waardoor zij in staat zijn hun klanten sneller en efficiënter te bedienen. Mobility speelt hierbij een cruciale rol. Het snel en veilig ‘op afstand’ ter beschikking stellen van informatie aan medewerkers, zodat werkzaamheden onderweg of thuis kunnen worden uitgevoerd, is essentieel. Fujitsu pakt deze verantwoordelijkheid graag voor bedrijven op. Zie www.fujitsu.com/nl/
werkplek minstens toegang tot e-mail te bieden, maar het beste is als mensen overal toegang krijgen tot kritische bedrijfsdata. Met die redenering verantwoorden wij het gebruik van een mobiele computer.” Stelling 2 | De laptop/notebook verdringt
de PC. Daarnaast wordt randapparatuur steeds belangrijker. Lieven De Meester: “Op de één miljoen verkochte computers in Nederland waren circa 850.000 stuks notebooks.” Over het tweede deel van stelling zegt Casper Haspels: “Consultants registreerden hun uren vroeger op de laptop, maar gebruiken nu een smartphone. Dat is een revolutie.” Jeroen de Wit ziet dat bedrijven liever investeren in mobiel werken. “Wij spelen met ons assortiment hierop in.
Herman Wildschut, bedrijfsleider bij Jurriaans Lindenbaum Grafimedia legt uit.
Vroeger maakte wij monitorverhogers vooral voor pc’s en nu voor laptops. Ook mensen met een vaste werkplek schaffen vaak een laptop aan. Die is gemakkelijk mee te nemen.” Lieven De Meester: “Draadloos werken geeft een grote stijging van productiviteit. Beveiliging is daarbij zeer belangrijk.” Wijnand Engelen denkt dat scholen een belangrijke rol spelen bij mobiel en draadloos computergebruik. “Maar studenten zien de laptop als hun eigendom. Privé en zakelijk gebruik lopen daarbij door elkaar. Wij zoeken nu naar een manier om de toegang tot bepaalde applicaties, zoals MSN te beveiligen Stelling 3 | Alles wordt webgebaseerd.
Steef Stumpel krijgt de helft van zijn omzet al via het web binnen, maar wil het woord ‘alles’ vervangen door ‘veel’. Daar is iedereen het over eens met uitzondering van Mimi Lodewijks. Zij ziet niet in hoe EMTEK via het web kan verkopen. ”Wij merken dat klanten ons vrij snel en gemakkelijk via websites kunnen Kantoorvak Trends & Design
vinden, maar het komt aan op de persoonlijke uitleg van de meerwaarde van een stoel op maat. Het web is in onze situatie verkoopondersteunend, maar niet vervangend.” Eric Buscher stelt tegenover de vergaand gespecialiseerde producten de kant-en-klare producten. “Daar speelt het web een grote rol. Het gevaar daarvan is dat de kantoorvakhandel wordt uitgehold. De klant weet al wat hij wil hebben als hij binnenkomt en daardoor wordt de kennis van vakhandelaren minder belangrijk.” Casper Haspels ervaart dat klanten allerlei offertes aanvragen, waarna op het web wordt gekeken waar het gekozen product het goedkoopst kan worden aangeschaft. Lieven De Meester: “Wij constateren dat webwinkels met een te bezoeken vestiging succesvoller zijn dan die zonder vestiging.”
Stelling 4 | Thuis staat de computer steeds
vaker in de kamer. Dit vraagt om inventivi teit van computer - en officesuppliers om ook deze producten aan te laten sluiten bij de inrichting van huizen. Volgens Casper Haspels heeft het gemiddelde huishouden binnenkort wel vijf devices zoals een laptop, gewone computers, smartphone en een ijskast met computer. “Die moeten er allemaal uitzien als design- en consumentenproducten en vanaf elke werkplek moet alles te doen zijn.” Lieven De Meester denkt dat computers een aparte plaats zullen behouden. “Hoe moet mijn vrouw TV kijken als ik die gebruik voor andere doeleinden?” In het kader van thuiswerken stelt Mimi Lodewijks dat volgens het besluit Thuiswerken de werkgever verplicht is ervoor te zorgen dat er drie dingen goed zijn, namelijk een goede stoel, goede tafel en goede verlichting. “Dit geldt ook voor mensen die niet volledig thuiswerken. Een aparte kamer is ook een goed idee. Werknemer en werkgever moeten hierover afspraken maken. Bepaalde vergoe9
EMTEK Ergonomics Is een ambachtelijk bedrijf en tevens het enige en eerste bedrijf dat is gespecialiseerd in de productie en verkoop van bureaustoelen op maat. De mijnStoel is een stoel op medische indicatie of ter preventie, voor mensen met (ernstige) zitproblemen en/of formaatklachten. Om mijn Stoel op maat te kunnen fabriceren en te laten voldoen aan de juiste specificaties, die per persoon en werksituatie verschillen, wordt een gratis en vrijblijvende passing verricht door een van de medewerkers van EMTEK. Tijdens de passing wordt ook advies gegeven over de rest van de werkplek. EMTEK werkt op verzoek van zowel bedrijven als van particulieren en heeft ook voor flex-werkplekken een goede zitoplossing op maat.
veel mist. “Microsoft brengt het apparaat RoundTable op de markt. Dat staat in het midden en geeft degenen die niet in de ruimte zijn een panoramisch zicht van de tafel. Ook zwenkt de camera naar de persoon die spreekt. Wel ben je met deze manier van vergaderen veel persoonlijk contact kwijt.” Stelling 6 | De rol van de kantoorvakhan
In het midden gespreksleider Jan van Holten.
dingen hiervoor zijn belastingvrij.” Volgens Wijnand Engelen willen bedrijven voorkomen dat medewerkers RSI krijgen. “Hier ligt veel werk. Binnen een bedrijf is hiervoor de Arbodienst. Bij controle op Arbo-eisen bij de mensen thuis kan een dienstverlening worden ontwikkeld. Die moet dan gecertificeerd worden.” Jeroen de Wit over design: “Dat is een kwestie van smaak. Wij spelen hier op in door ontwerpen steeds te vernieuwen. Apple zet de trend als het gaat om afwerking. Op dit moment is er veel zwart en chroom.” Mimi Lodewijks: “De ervaring leert dat in schrijnende gevallen het mensen niet uitmaakt wat voor kleur of maat hun stoel heeft, als hij maar goed zit.” Stelling 5 | Thuiswerken neemt toe. Dit verandert niet alleen werkpatronen, ook behoeftepatronen voor informatie en aan schaf van hulpmiddelen verschuiven. Casper Haspels ziet dat het telefonisch vergaderen een tweede golf beleeft. “Dit betekent dat mensen toch naar kantoor moeten en hier speelt de vakhandel niet op in. Bij AccountView is de trend daarom naar kantoor toe. AccountView gebruikt telefonisch vergaderen voor interna tionaal zaken doen en heeft hiervoor diverse vergaderruimtes ingericht.” Wijnand Engelen daarop inhakend: “Dit is alleen nodig als je een plaatje van je medevergaderaars wilt zien. Veel mensen hebben hier geen behoefte aan en vergaderen vanuit de auto of het vliegveld.” Maar Lieven De Meester vindt dat je dan
10
AccountView BV Sinds 1987 levert AccountView modulair opgebouwde business software aan meer dan 23.000 klanten in Nederland, Duitsland en Engeland. Deze flexibele en snel te implementeren software automatiseert en integreert meerdere bedrijfsprocessen, waaronder de financ iële administratie, handel, logistiek, projecten, uren, relatiebeheer en accountancy - al dan niet met een internetkoppeling. AccountView wordt verkocht en ondersteund door een netwerk van onafhankelijke partners die evenals AccountView de nadruk leggen op kwaliteit en langdurige relaties. AccountView maakt onderdeel uit van Visma AS, marktleider in business software in de Scandinavische landen met ruim 230.000 klanten. Naast vele MKB-bedrijven heef t AccountView ook organisaties als Intra tuin, Xenos, Koninklijk Theater Carré, SER, Humanitas, Berk Accountants en GIBO Accountants als klant. Onlangs heeft Quantore AccountView geselecteerd als leverancier voor de business software van haar leden.
del op het gebied van automatisering is uitgespeeld. Steef Stumpel. “Er zijn twee soorten vakhandel, namelijk bedrijven met een afdeling ICT en bedrijven die ICT niet verkopen. Wij verkopen aan een beperkte groep klanten geen ICT omdat er specialisten nodig zijn zoals die bij Toshiba. De verkoop beperkt zich tot het midden- en kleinbedrijf.” Lieven De Meester: “Een kantoorvakhandel kan zich bijvoorbeeld specialiseren in het goed laten werken van een thuiswerkplek. Het houdt op als iemand notebooks en printers verkoopt, maar niet de toegevoegde waarde levert om ze samen te laten werken.” Eric Buscher. “De kantoor vakhandel pakte die kans niet, maar het zou mooi zijn als leveranciers een werkplek kunnen leveren van bureau en stoel tot archief en communicatieaansluit ingen. Hier komt veel kennis bij kijken die een kleine vakhandelaar niet zelf heeft. Daarom zou dit vanuit het hoofdkantoor georganiseerd moeten worden via een gereedschap.” Volgens Jeroen de Wit zou het mooi zijn als de kantoorvakhandel bij mensen thuis komt om een thuiswerkplek in te richten zoals BCC of Expert een LCD-monitor niet alleen levert, maar ook komt monteren.” Casper Haspels ziet dit wel als een kans voor aanvullende dienstverlening in de business-to-business markt. “Het verkopen van uren is een lucratieve trend die de kantoorvakhandel hopelijk oppikt.” Stelling 7 | Het kantoor van de toekomst
bestaat niet. Lang leve de thuiswerkplek. Jeroen de Wit is van mening dat het kantoor van de toekomst wel bestaat. “Wel gaan privé en zakelijk in elkaar over. Mensen nemen werk mee naar huis en doen privé-zaken op het werk. Bij de introductie van het internet mocht dit
Fellowes Benelux
Vlnr. Lieven de Meester en Erik Buscher.
Stumpel De geschiedenis van de Hoornse firma Stumpel begint in 1880. Een begrip in Noord-Holland en met de vierde ge neratie aan het hoofd nog altijd een familiebedrijf. Al in de jaren vijftig en zestig werd veelvuldig aan bedrijven geleverd. In april 1981 opende Stumpel een pand op Hoorn-80, een bedrijventerrein. In 2003 verhuisde het hoofdkantoor opnieuw, nu naar De Corantijn in Zwaag. De bedrijfsmatige kant is in twintig jaar behoorlijk gegroeid. “In de jaren tachtig hebben we ervoor gekozen om de winkels volledig consumentgericht te laten worden, de ouderwetse retail dus. Daarnaast openden we panden voor business-to-business verkoop.”
niet van de werkgever, maar in toenemende mate wordt de toegang weer verleend.” Lieven De Meester meent dat een cultuuromslag nodig is, ook bij het management. “Als al je teamleden thuis zitten, dan heb je een andere managementstijl nodig. Er moeten doelstellingen en deadlines zijn, in plaats van directe controle over het werk. Bij het ontwerpen van producten kijken wij uiteraard naar het toekomstige kantoor met name naar de vorm en functie die notebooks daarin moeten hebben.” Het valt Wijnand Engelen op dat de veranderingen ook zichtbaar zijn in andere bedrijfstakken, zoals het restaurantwezen. “Bij wegrestaurants zijn nu voor circa vijftien euro per uur vergaderplekken te huur, inclusief thee en internet. Daar wordt steeds vaker vergaderd.” Kantoorvak Trends & Design
Stelling 8 | De succesvolle kantoorvak
handel wordt een projectorganisatie. Casper Haspels: “Voor het deel van de kantoorvakhandel die deze expertise heeft is dit een gouden kans om meer toegevoegde waarde te leveren door het aanbieden van een volledige werkplek. Men zal meer geld verdienen met het verkopen van uren.” Steef Stumpel geeft aan dat hij al op deze manier werkt. “Alleen het bezorgen is gratis.” Eric Buscher ziet hier in de toekomst een rol voor het
Is een vooraanstaand leverancier van technologische accessoires voor een efficiënte, comfortabele en eigentijdse werkomgeving, en ontwikkelt haar producten na uitgebreid onderzoek onder consumenten en zakelijke gebruikers. De lijn omvat een complete, op elkaar afgestemde reeks producten voor toepassing thuis en op kantoor en stelt gebruikers in staat de werkomgeving naar eigen behoeften in te richten. Fellowes Benelux is gevestigd in Breda en is een dochteronderneming van Fellowes Inc. met hoofdkantoor in het Amerikaanse Itasca (Illinois). Fellowes levert een uitgebreid pakket producten voor de werkplek, waaronder documentenvernietigers, bind- en lamineer machines, bureauaccessoires en opberghulpmiddelen. Met vestigingen in over de hele wereld heeft Fellowes meer dan 2700 mensen in dienst. Fellowes verwacht dit jaar een omzet van ruim 700 miljoen dollar te behalen. Ga voor meer informatie naar www.fellowes.nl
Vlnr. Wijnand Engelen, Steef Stumpel en Mimi Loddewijks.
11
hoofdkantoor. “De kleine vakhandel kan dit niet zelf leveren, maar het hoofd kantoor kan die dienstverlening wel aanbieden aan de franchisehouder. Die voert het werk zelf niet uit, maar laat dit doen door een ander. Je kunt hier ook cursussen bij verkopen.“ Jeroen de Wit denkt als fabrikant tegenwoordig meer in thema’s. “Wij verkopen niet alleen artikelen, maar leggen ook relaties tussen artikelen. Bijvoorbeeld rond het thema veiligheid. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar kantoorartikelen, maar naar ‘alles in huis’. Ergonomie gaat namelijk
Leading Innovation
Toshiba Information Systems Benelux Is een dochteronderneming van de Computer Systems Division van Toshiba Europe, vooraanstaand leverancier van portable computers en toebehoren. Het moederbedrijf Toshiba Corporation is een van de grootste en toonaangevende fabrikant van informatie- en communicatiesystemen, elektronische componenten, consumentenproducten en power systems. Door deze uiteenlopende activiteiten te integreren, consolideert het bedrijf zijn positie als innovator op het gebied van geavanceerde componenten, producten en systemen. Toshiba heeft wereldwijd meer dan 191.000 medewerkers in dienst. De jaaromzet bedraagt 60 miljard US$ (2007). Meer informatie: www.computers. toshiba.nl
Erik Brasser, Offsetdrukker bij Jurriaans Lindenbaum Grafimedia geeft uitleg.
Quantore Europe Is de grootste voorraadhoudende in- en verkooporganisatie van kantoorartikelen in de Benelux; met een snel groeiende omzet. Bijna vijfhonderd kantoor specialisten, gericht op de particuliere en de business-to-business markt, zijn gezamenlijk eigenaar van Quantore. Quantore kent een enorme inkoopkracht en behoort tot de sterkste spelers in de markt: ook buiten de Benelux door aansluiting bij BPGI, één van de grootste inkooporganisaties van de wereld. Daarnaast is Thuiskantoor de leukste winkel voor kantoor en thuis! Thuis kantoor is een landelijk samenwerkingsverband van kantoorspecialisten die opereren op de particuliere en kleinzakelijke markt. De aangesloten ondernemers wisselen kennis en ervaring uit en voeren gezamenlijk een uitgebreid assortiment kantoorbenodigdheden voor de (thuis)werkplek. Zij behouden hun zelfstandigheid en hebben tegelijker tijd oog voor de financiële, commerciële en logistieke voordelen van samen werken. Thuiskantoor is aangesloten bij Quantore. www.quantore.nl
®
Kantoorvak Trends & Design
ook over verlichting, werkbeleving en een schoon kantoor.” Eric Buscher is de mening toegedaan dat projectorganisatie alleen voor de grotere kantoorvakhandel is. Stelling 9 | De werkplek op kantoor wordt
Arbo-technisch verantwoord ingericht. Thuis werkt men vaak aan de keukentafel en met minder verantwoorde hulpmid delen. Mimi Lodewijks: “Dat hangt af van de reden waarom men thuis werkt. Wij komen veel mensen tegen die reïntegreren en vanwege bijvoorbeeld pijn niet de hele tijd op kantoor kunnen zijn. Als ze thuis zijn, kunnen ze het werk oppakken op het moment dat ze dat willen. Voor deze groep moet de thuiswerkplek Arbotechnisch ingericht zijn. Bovendien zitten mensen vaak zonder het te merken lang achter de computer. Arbo-regels moeten zo worden gemaakt dat ze worden opgevolgd. Er is nu eenmaal weinig controle. Bij navraag bij het ministerie kom je uiteindelijk uit bij de drie eerder door mij genoemde zaken, namelijk een goede stoel, tafel en verlichting.” Jeroen de Wit werpt ander licht op de stelling. “Mensen nemen veel werk mee naar huis. Vertrouwelijk materiaal komt bij het afval terecht. Thuiswerken is meer dan een laptop aanschaffen. Er moet bijvoorbeeld ook een papiervernietiger komen. De kantoorvakhandel kan hierop inspelen met een starterspakket voor veiligheid.”
Stelling 10 | Het paperless kantoor blijft
vooralsnog een utopie. Daarover zegt Steef Stumpel: “Onze omzet in kopieerpapier stijgt meer dan die in kantoormiddelen.” Lieven De Meester wijst erop dat alle aanwezigen de stellingen voor vandaag hebben uitgeprint, terwijl ze die ook op hun laptop hadden kunnen lezen. Casper Haspels haalt de bank aan. “Vroeger hield iedereen zijn rekeningoverzichten op papier bij, terwijl je daar nu voor moet betalen.” Jeroen de Wit merkt op dat het niet het een of het ander is. “De hele informatiecultuur verandert. Vroeger kregen een of twee personen een verslag van een vergadering, nu krijgen alle aanwezigen het. Vroeger ging er één memo naar de baas, nu krijgt iedereen een memo per e-mail en iedereen print die uit.” Hoe dan ook, door de toenemende digitalisering neemt de mobiliteit toe. Remmende factoren voor die groei, zoals een slechte infrastructuur, zullen worden weggenomen. Een voorbeeld voor het optimaliseren van de infrastructuur is de Ultra Wide Band (UWB). Daarmee wordt nu al een snelheid gerealiseerd van één gigabyte per seconde. Bovendien werkt UWB energiebesparend en is daardoor goedkoper. Mobiliteit zorgt voor veranderingen in de kantoorbranche. De kantoorvakhandel zal hier flexibel op in moeten spelen. «
13
