Flexi – uživatelská příručka verze 2.0 10. června 2010
OBSAH
ÚVOD........................................................................................................................................... 2 ZÁKLADNÍ POPIS A FUNKCIONALITA..................................................................................... 2 ROZDĚLENÍ OBRAZOVKY ........................................................................................................ 2 SPRÁVCE AGENDY ................................................................................................................... 4 PRÁCE S PÍSEMNOSTMI ......................................................................................................... 11 Zápis přijaté písemnosti............................................................................................................. 11 Dokument...........................................................................................................................12 Odesílatel........................................................................................................................... 12 Vyřizuje.............................................................................................................................. 21 Spis / Složka.......................................................................................................................21 Vyřízení.............................................................................................................................. 26 Přílohy................................................................................................................................27
Zápis vlastní písemnosti.............................................................................................................28 Práce s písemností z datové schránky..................................................................................... 28
POPIS SEZNAMŮ A TLAČÍTEK NAD JEDNOTLIVÝMI SEZNAMY ........................................ 30 ČÍSELNÍKY................................................................................................................................ 35 VYHLEDÁVÁNÍ ......................................................................................................................... 40 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ZŠ VERÁČKOV ...................................................................... 41
1
1
Úvod Účelem tohoto dokumentu je seznámit uživatele se spisovou službou Flexi a základními pracovními postupy.
Základní popis a funkcionalita Aplikace SSL Flexi slouží k evidenci přijatého dokumentu v listinné i elektronické podobě např. z datové schránky, uživatel může vytvořit odpověď na přijatý dokument, zpracovat nový z vlastního podnětu, pracovat s přílohami. Dále je možno použít obvyklým způsobem spisy, určit pořadí ve spisu, nastavit platnost. Je zde možná realizace hromadného podání, tisku podacího deníku. Data jsou dostupná ihned a z jednoho místa. Veškeré prováděné úkony jsou v souladu s legislativou. Adresář subjektů urychluje práci při opakované komunikaci.
Rozdělení obrazovky V pravém horním rohu aplikace, se nachází informace o přihlášeném uživateli a úřadu. Nachází se zde i tyto ikonky . Po kliknutí na první ikonku s otazníkem se Vám od příští verze aplikace zobrazí odkaz na stáhnutí příručky. Druhá ikonka s obrázkem písmena “i“ v sobě nese informace o aplikaci:
Kliknutím na třetí ikonku s ozubenými kolečky se zobrazí uživatelská nastavení aplikace - můžete si zde změnit své heslo nebo barevné schéma aplikace
Kliknutím na poslední ikonku s obrázkem dveří se odhlásíte z aplikace. V centrální části, označené fialově, jsou k dispozici jednotlivé seznamy (výsledky vyhledávání).
Růžově označená část zobrazuje detail vybraného dokumentu. Vlevo nahoře (modré pole), jsou k dispozici seznamy dle stavu dokumentů včetně kompletního přehledu v podacím deníku. Nad každým seznamem jsou funkční klávesy pro Příjem, Detail, Datovou schránku, Přidělení, Nový dokument(vlastní) a Zruš. Pod poštou úřadu se nachází číselníky (Subjekty, Spisy, Spisové znaky, PSČ). Číselníky Spisových znaků a PSČ lze naplnit jak ručně, tak i importem dat ze souboru. Číselníky Subjektů a Spisů lze naplnit pouze ručně. U číselníků Spisových znaků lze použít hromadnou funkci pro zrušení platnosti znaku.
K dispozici jsou dvě varianty použití: A) Jedna osoba za celý úřad provádí veškeré kroky od příjmu dokumentu, přes jeho zpracování až po vypravení. B)Jedna osoba např. na podatelně zaeviduje přijatou poštu, zajistí distribuci na pověřené pracovníky. Zodpovědní pracovníci vyřídí dokument, zpracují odpověď a uloží dokument. Po uložení má podatelna dokumentu k dispozici a může jej odeslat a archivovat.
3
Správce agendy Správce agendy zodpovídá za: -
založení uživatelů do jednotné správy uživatelů (JSU) nastavení oprávnění nastavení základní konfigurace podsystému naplnění základních číselníků
Nastavení -
Vytvořit novou jednotku (OJ) Zadat administrátora jednotky s právem k OJ a agendě Zadat ostatní uživatele s právem k agendě
Po přihlášení do administrátorské sekce zvolte vrcholovou organizační jednotku, se kterou budete pracovat.
Po přihlášení a zvolení VOJ se zobrazí v levé části menu Administrace pro jednotlivá nastavení:
4
V sekci “Nastavení“ se nastavuje připojení k databázi: Příklad nastavení
V sekci “Nastavení DS“ se nastavuje připojení ke konektoru WDS: Příklad nastavení
V sekci “Změna hesla“ si můžete změnit své staré heslo na nové.
5
Sekce “Nahrání dat“ umožňuje importování číselníků - Způsobů doručení, Spisových znaků a PSČ
Po kliknutí na zvolený číselník se zobrazí protokol o nahrání číselníku
Sekce “Výběr VOJ“ umožňuje přepínání mezi jednotlivými VOJ, se kterými chceme pracovat:
Sekce “Oprávnění“ umožňuje nastavit jednotlivým uživatelům oprávnění přístupu do agendy.
6
V sekci “Nastavení ČJ“ se nastavuje číslo a rok, kterým chcete začít číslovat dokumenty v případě, že nechcete začínat číselnou řadu od 1. Nastaveno je automatické číslování od čísla 1, přechod na další rok je číslován automaticky od čísla 1 na příslušný rok.
Sekce “Licence“ umožňuje nahrání licencí, pokud vyprší jejich platnost či při prvotním nastavení agendy.
Sekce “Tiskové šablony“ - standardní šablona se založí sama automaticky při prvním vstupu do nastavení tiskových šablon. Pokud tedy administrátor vstoupí jednou do nastavení, šablona se sama automaticky načte. Automatické “samonačtení“ šablony platí i při výmazu šablony.
Při kliknutí na šablonu se zaktivní “číselník umístění tiskové šablony“, tzn. zvolím si místo v agendě odkud chci šablonu tisknout
7
Po dvojkliku na druhý sloupeček “Šablona“ se zobrazí přehled jak distribučních, tak i uživatelských šablon, které si můžete do programu naimportovat. Uživatelské šablony je možné vytvořit na základě objednávky u Projekt managera.
Po vybrání šablony pro import, zadáním jejího názvu a po výběru typu šablony, se šablona načte do přehledu tiskových šablon. Typ tiskových šablon je buď XSL-TEXT (tisk HTML stránky) nebo XSL-FO (tisk v PDF).
8
Sekce “Export dat“ umožňuje přenos obsahu číselníku spis. znaků mezi jednotlivými organizacemi. Po volbě “Spisové znaky“ se provede export, který se pošle jako soubor ke stažení do internetového prohlížeče. Následně si soubor můžete uložit na Vámi zvolené místo.
Sekce “Nastavení SMTP“
9
Sekce “Nastavení logu“
10
Práce s písemnostmi Zápis přijaté písemnosti Seznam pošty “Doručené dokumenty nové“ -> tlačítko “Příjem“
Po kliknutí na tlačítko “Příjem“ se otevře formulář pro zápis písemnosti s automatickým předvyplněním “Přijato“, “Datumu přijetí“,“Času“, “Počet listů a příloh“
11
Formulář pro přijatý dokument je rozdělen do 6 částí: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Dokument Odesílatel Vyřizuje Spis / Složka Vyřízení Přílohy
1. Dokument
V této části si zkontrolujete předvyplněné údaje, popřípadě je upravíte a dopíšete do kolonky “Věc“ popis, čeho se přijatá písemnost týká. Kolonka s názvem “Přijato“ v sobě obsahuje číselník s možnostmi přijetí písemnosti.
2. Odesílatel V této části zapisujete odesílatele.
12
Pomocí tlačítka “Vyhledat“ si můžete načíst do formuláře již dříve uložené odesílatele z číselníku.
Pokud se v číselníku nachází požadovaný odesílatel, stačí na něj kliknout tak, aby se řádek označil žlutě a kliknout na tlačítko “OK“. Poté se požadovaný subjekt přenese do formuláře písemnosti bez nutnosti zápisu.
13
Pokud jste požadovaného odesílatele nenalezli v číselníku a chcete si jej natrvalo zapsat z důvodu časté komunikace, klikněte na tlačítko “Nový“ pro jeho uložení.
Otevře se formulář pro zápis odesílatele a jeho následné uložení do číselníku.
Pro uložení daného subjektu vyberte z číselníku “Typ subjektu“, vyplňte adresu TP a popřípadě ID datové schránky. Po zápisu ID datové schránky subjektu a po kliknutí na tlačítko “Ověřit DS“ je možné ověřit existenci DS. Podmínkou tohoto ověření je aktivní přihlášení do datové schránky.
14
Pokud je zapsaná DS platná, zobrazí se Vám výpis existující DS. Pokud řádek s vypsanými údaji o DS označíte žlutě (kliknete na něj) a následně kliknete na tlačítko “Potvrdit DS“ uloží se Vám k tomuto odesílateli příznak v podobě zelené fajfky, že tuto DS máte ověřenou.
Pokud nevyplníte ID datové schránky ve formuláři zápisu odesílatele a kliknete na tlačítko “Ověřit DS“, tak program po přihlášení do DS vyhledává DS odesílatele podle jména, příjmení a datumu narození. Pokud k tomuto jménu není žádná schránka vedena, program Vám zobrazí tuto hlášku:
Po potvrzení tlačítka “OK“ můžete znovu zkusit vyhledat DS subjektu (opravíte zapsané údaje) a po kliknutí na tlačítko “Vyhledat datovou schránku“ program spustí vyhledávání podle zadaných parametrů.
15
Pokud jste zadali do kolonky ID datové schránky špatné znaky, které neodpovídají žádné DS, systém Vám vypíše hlášku o chybné struktuře ID DS.
Pomocí tlačítka “Odesílatel (é)“ zapisujete do formuláře písemnosti odesílatele. Jsou umožněny 3 varianty zápisu: - buď si zapíšete odesílatele, jeho údaje přenesete do formuláře písemnosti a neukládáte ho do číselníku A to tak, že si zapíšete údaje o odesílateli, kliknete na tlačítko “Uložit“.
Zapsaný odesílatel se zobrazí pod tímto tlačítkem. Pokud ho kliknutím na něj označíte žlutě a následně kliknete na tlačítko “OK“, údaje se přenesou na formulář. U odpovědi je umožněno stejným postupem zapsat hromadně více adresátů k jedné písemnosti. Každému adresátovi zvlášť musíme určit způsob a typ doručení. Po každém určení způsobu a typu klikněte na tlačítko “Uložit“, aby se údaje promítly k adresátovi.
16
Na formuláři se zobrazí pouze první v seznamu, že se jedná o více adresátů značí příznak pro hromadné odesílání. Pokud je písemnost odesílána hromadně s různými typy doručení, vytvoří se právě tolik č.j. v seznamech “K vypravení“ kolik je adresátů. Po odeslání zůstane v podacím deníku pouze jedno č.j..
- nebo si zapíšete odesílatele, jeho údaje přenesete do formuláře písemnosti a zároveň si ho uložíte do číselníku
17
Otevře se formulář pro zápis odesílatele a jeho následné uložení do číselníku.
Po uložení záznamu do číselníku ho označte kliknutím na něj žlutě a potvrďte tlačítkem “OK“, poté se údaje přenesou na kartu odesílatele. Následně řádek označte, potvrďte tlačítkem “OK“ a dojde k přenesení údajů na formulář písemnosti.
18
Pokud má odesílatel ověřenou datovou schránku, příznak tohoto ověření se objeví na formuláři dokumentu takto:
- nebo si spustíte číselník subjektů, daného odesílatele vyberete a jeho údaje přenesete na formulář písemnosti
19
Klikněte na tlačítko “Vyhledat“.
Vyberte si z číselníku požadovaného odesílatele a potvrďte tlačítkem “OK“, poté se údaje přenesou na kartu odesílatele.
Následně řádek označte, potvrďte tlačítkem “OK“ a dojde k přenesení údajů na formulář písemnosti.
20
3. Vyřizuje Tato část je určena pro vyplnění osoby, která bude s písemností pracovat. Pokud vyberete z číselníku osobu, dojde po uložení k přidělení čísla jednacího a písemnost bude přesunuta do seznamu “Ke zpracování“ k vybrané osobě.
4. Spis / Složka V této části se písemnost zařazuje do spisu či složky.
Po kliknutí na tlačítko “Založit do...“ se Vám zobrazí číselník s přehledem všech založených nebo neimportovaných spisů či složek. Složka je značena ikonkou žluté složky a spis je značen modrou ikonkou.
21
Pokud kliknete v tomto číselníku na tlačítko “Nový spis / složka“ nebo “Oprava“ zobrazí se formulář pro založení nového spisu/složky či opravu stávajících. Tento formulář je pro obě činnosti stejný. Stačí jej vyplnit, popřípadě opravit a uložit. Nový či opravený spis/složka se promítne do číselníku.
Pokud při vyplňování nového spisu/složky kliknete u spisového a skartačního znaku na tlačítko “Vyhledat“ otevře se číselník spisových znaků, které si buď založíte sami, nebo budou naimportovány.
22
Pokud kliknete v číselníku spisových znaků na tlačítko “Nový či Oprava“ otevře se formulář, kde buď vyplníte potřebné údaje nebo opravíte již údaje založené - podle typu činnosti, kterou jste si vybrali.
Po kliknutí na tlačítko “Obsah spisu“ se zobrazí přehled všech písemností, které jsou do spisu či složky zařazeny.
Po kliknutí na tlačítko “Detail“ Pokud je písemnost zařazena do spisu, tak se zobrazí detail přiděleného spisu.
23
Pokud je písemnost zařazena do spisu, tak se zobrazí detail přiděleného spisu.
Po kliknutí na tlačítko “Vyjmout“ Tlačítko slouží k vyjmutí písemnosti ze spisu či složky a z formuláře je vymazána spisová značka.
Po kliknutí na tlačítko “Uzavřít spis“ Tlačítko slouží k uzavření daného spisu, po kliknutí na toto tlačítko dojde k přidělení aktuálního datumu k položce “Uzavření spisu“ a do spisu nejde dále vkládat písemnosti.
Pokud chcete spis či složku znovu zaktivnit, musíte jít přes číselníky v levé časti aplikace, najít požadovaný spis či složku a přes opravu smazat datum uzavření spisu. Poté dojde ke zaktivnění.
24
Po kliknutí na tlačítko “Obsah“
Tlačítko složí k zobrazení přehledu všech písemností, které spis či složka obsahuje.
25
5. Vyřízení V této části si můžete vyplnit položku “Termín“, která Vám bude v seznamu označovat, do kdy máte písemnost vyřídit. Položku “Vyřízeno“, která se vyplňuje v případě ukončení práce s písemností. Tlačítko “Na vědomí a Odpověď“ umožňují další práci s písemností, tzn. buď přijatou písemnost pouze přečtete a nebudete na ni nijak reagovat. V tom případě vyplníte formulář a kliknete na tlačítko “Na vědomí“, které automaticky doplní datum, kdy jste vzali písemnost na vědomí a tato písemnost rovnou spadne do seznamu “Podací deník“.
Po kliknutí na tlačítko “Na vědomí“ zmizí tlačítko pro vytvoření odpovědi a do kolonky “Vyřízeno“ se dá aktuální datum.
Tlačítko “Odpověď slouží pro vytvoření odpovědi na danou písemnost. Po kliknutí na toto tlačítko se Vám vytvoří nová záložka s názvem“ Odpověď“, která obsahuje stejné údaje jako formulář pro založení písemnosti a pracuje se s ní na stejné bázi. Nová záložka má předvyplněny údaje převzaté z formuláře pro přijatou písemnost. J epotřeba zkontrolovat, jestli sedí počty příloh a listů, vyplnit způsob doručení adresáta (tzn. jakou formou odesíláte odpověď), zkontrolovat spis či složku a přiložit přílohu. Po uložení písemnost putuje dle zvoleného způsobu doručení buď do seznamu “K vypravení“ , pokud jste zvolili způsob doručení přes Českou poštu, nebo do seznamu “K vypravení“ způsob doručení pomocí datové schránky.
, pokud jste zvolili
26
6. Přílohy
Přílohu připojíte pomocí tlačítka “Procházet“, po kliknutí na toto tlačítko se otevře dialogové okno, kde je nutné zvolit soubor, který chcete připojit.
Po kliknutí na tlačítko “Otevřít“ se cesta k souboru přenese do aplikace před tlačítko “Procházet“
Poté zvolte tlačítko “Připojit“ a soubor se přidá do aplikace jako příloha. Zadat lze i větší počet příloh akceptovaných datovou schránkou. Velikostní limit zprávy je 10 MB. Velikost připojených příloh se sčítá.
27
Zápis vlastní písemnosti Seznam pošty “Doručené dokumenty nové“ -> tlačítko “Nový dokument (vlastní)“
Kliknutím na tlačítko “ Nový dokument (vlastní)“ , se otevře formulář pro zápis nové písemnosti s předvyplněnými údaji datum vzniku, počet listů a příloh, vyřizuje. Následná práce s formulářem je naprosto stejná jako u přijaté písemnosti (viz. popis výše).
Práce s písemností z datové schránky Nejprve klikneme na tlačítko “Datová schránka“ a zadáme přihlašovací údaje.
Zobrazí se seznam písemností v datové schránce, které po označení fajfkou a následném potvrzení přeneseme do aplikace.
28
V aplikaci se tyto přenesené písemnosti zobrazí takto:
S písemností dále pracujete přes tlačítko “Detail“ , kdy se otevře formulář pro zápis nové písemnosti s předvyplněnými údaji z DS. Následná práce s formulářem je naprosto stejná jako u přijaté písemnosti (viz. popis výše).
29
Popis seznamů a tlačítek nad jednotlivými seznamy 1. Seznam “Doručené dokumenty nové“ Obsahuje přehled všech přijatých písemností, ať už stažených z datové schránky nebo zapsaných ručně. Tyto písemnosti nemají přiděleného řešitele a pracuje s nimi pracovník, který má přiděleno právo “Podatelna“. Pokud je písemnosti přidělen řešitel, okamžitě po uložení spadá do seznamu “Ke zpracování“, kde s nimi dále pracuje přidělený pracovník.
Tlačítka nad seznamem “Doručené dokumenty nové“: Příjem - pod tímto tlačítkem je ukryt formulář pro zápis nové písemnosti, na kterou může vytvořit odpověď, popřípadě ji vzít pouze na vědomí. Detail - tímto tlačítkem se zobrazí detail označené písemnosti. Datová schránka - toto tlačítko umožňuje přihlášení do datové schránky. Pokud se do datové schránky přihlásíte, drží toto přihlášení po celou dobu práce s aplikací, tzn. nemusíte se pokaždé, když chcete odeslat písemnost datovou schránkou přihlašovat vícekrát. Toto přihlášení je zrušeno po odhlášení z aplikace. Přidělení - toto tlačítko slouží pro přidělení zpracovatele hromadně několika písemnostem najednou. Tzn. v seznamu si označíte fajfkou písemnosti, které chcete přiřadit jednomu zpracovateli, kliknete na tlačítko “Přidělení“, vyberete zpracovatele a potvrdíte. Všem označeným se přidělí vybraný zpracovatel a písemnosti se přeřadí do seznamu “Ke zpracování“. Nový dokument (vlastní) - pod tímto tlačítkem je ukryt formulář pro zápis nové písemnosti, kterou vytváříte z vlastního podnětu. Zruš - pokud označíte písemnost v seznamu žlutě a kliknete na toto tlačítko, program se zeptá, jestli opravdu chcete tuto písemnost zrušit (stornovat). Pokud zvolíte “NE“ nic se nestane, pokud zvolíte “ANO“, písemnost ze seznamu “Doručené dokumenty nové“ zmizí a přesune se do seznamu “Podací deník“, kde bude ve stavu zrušeno, zašedlým písmem a kurzívou.
2. Seznam “Ke zpracování“ Obsahuje přehled písemností, kterým byl přidělen zpracovatel. Pokud máte právo “Podatelna“, uvidíte přehled písemností od všech zpracovatelů. Pokud toto právo nemáte, budou zobrazeny pouze Vaše písemnosti.
Tlačítka nad seznamem “Ke zpracování“: Příjem - pod tímto tlačítkem je ukryt formulář pro zápis nové písemnosti, na kterou může vytvořit odpověď, popřípadě ji vzít pouze na vědomí. Detail - tímto tlačítkem se zobrazí detail označené písemnosti. Datová schránka - toto tlačítko umožňuje přihlášení do datové schránky. Pokud se do datové schránky přihlásíte, drží toto přihlášení po celou dobu práce s aplikací, tzn. nemusíte se pokaždé, když chcete odeslat písemnost datovou schránkou přihlašovat vícekrát. Toto přihlášení je zrušeno po odhlášení z aplikace.
30
Spis / Složka - toto tlačítko umožňuje zařadit do spisu či složky více písemností najednou. Na vědomí - toto tlačítko přidělí písemnosti aktuální datum do položky “Vyřízeno“ a písemnost se přesune do seznamu “Podací deník“ se stavem “Na vědomí“. Odpověď - tímto tlačítkem nad označenou písemností vytvoříte formulář pro zápis odpovědi. Nový dokument (vlastní) - pod tímto tlačítkem je ukryt formulář pro zápis nové písemnosti, kterou vytváříte z vlastního podnětu. Vyřízeno - umožňuje hromadně přiřadit datum do položky “Vyřízeno“, pokud písemnost splňuje podmínku, že je vyplněn “Adresát“ a “Způsob doručení“. Zruš - pokud označíte písemnost v seznamu žlutě a kliknete na toto tlačítko, program se zeptá, jestli opravdu chcete tuto písemnost zrušit (stornovat). Pokud zvolíte “NE“ nic se nestane, pokud zvolíte “ANO“, písemnost ze seznamu “Doručené dokumenty nové“ zmizí a přesune se do seznamu “Podací deník“, kde bude ve stavu zrušeno, zašedlým písmem a kurzívou. Vybrat vše - označení i odznačení všech písemností v seznam
3. Seznam “K vypravení
“
Obsahuje přehled písemností, které mají vyplněno ve “Způsobu doručení“ Českou poštu.
Tlačítka nad seznamem “K vypravení
“:
Příjem - pod tímto tlačítkem je ukryt formulář pro zápis nové písemnosti, na kterou může vytvořit odpověď, popřípadě ji vzít pouze na vědomí. Detail - tímto tlačítkem se zobrazí detail označené písemnosti. Datová schránka - toto tlačítko umožňuje přihlášení do datové schránky. Pokud se do datové schránky přihlásíte, drží toto přihlášení po celou dobu práce s aplikací, tzn. nemusíte se pokaždé, když chcete odeslat písemnost datovou schránkou přihlašovat vícekrát. Toto přihlášení je zrušeno po odhlášení z aplikace. Nový dokument (vlastní) - pod tímto tlačítkem je ukryt formulář pro zápis nové písemnosti, kterou vytváříte z vlastního podnětu. Odesláno - umožňuje hromadné vyplnění datumu, kdy byla písemnost odeslána prostřednictvím České pošty. Po označení písemností, vybrání příslušného datumu a následného potvrzení se tyto písemnosti přesunou do seznamu “Podací deník“ a budou ve stavu “Odpověď vypravena“. Zruš - pokud označíte písemnost v seznamu žlutě a kliknete na toto tlačítko, program se zeptá, jestli opravdu chcete tuto písemnost zrušit (stornovat). Pokud zvolíte “NE“ nic se nestane, pokud zvolíte “ANO“, písemnost ze seznamu “Doručené dokumenty nové“ zmizí a přesune se do seznamu “Podací deník“, kde bude ve stavu zrušeno, zašedlým písmem a kurzívou.
31
4. Seznam “K vypravení
“
Obsahuje přehled písemností, které mají vyplněno ve “Způsobu doručení“ datovou schránku.
Tlačítka nad seznamem “K vypravení
“:
Příjem - pod tímto tlačítkem je ukryt formulář pro zápis nové písemnosti, na kterou může vytvořit odpověď, popřípadě ji vzít pouze na vědomí. Detail - tímto tlačítkem se zobrazí detail označené písemnosti. Datová schránka - toto tlačítko umožňuje přihlášení do datové schránky. Pokud se do datové schránky přihlásíte, drží toto přihlášení po celou dobu práce s aplikací, tzn. nemusíte se pokaždé, když chcete odeslat písemnost datovou schránkou přihlašovat vícekrát. Toto přihlášení je zrušeno po odhlášení z aplikace. DS - vypravení - umožňuje hromadné odeslání písemností prostřednictvím datové schránky. Podmínkou je aktivní přihlášení k DS. Po označení písemností a kliknutím na toto tlačítko, se tyto písemnosti odešlou DS a přesunou se do seznamu “Podací deník“ a budou ve stavu “Odpověď vypravena“. Nový dokument (vlastní) - pod tímto tlačítkem je ukryt formulář pro zápis nové písemnosti, kterou vytváříte z vlastního podnětu. Zruš - pokud označíte písemnost v seznamu žlutě a kliknete na toto tlačítko, program se zeptá, jestli opravdu chcete tuto písemnost zrušit (stornovat). Pokud zvolíte “NE“ nic se nestane, pokud zvolíte “ANO“, písemnost ze seznamu “Doručené dokumenty nové“ zmizí a přesune se do seznamu “Podací deník“, kde bude ve stavu zrušeno, zašedlým písmem a kurzívou.
5. Seznam “Podací deník“ Obsahuje přehled všech písemností v jakémkoliv stavu, tzn. přehled všech písemností z předchozích čtyřech seznamů. Jsou zde zobrazeny pouze písemnosti z aktuálního roku.
Tlačítka nad seznamem “Podací deník“ : Příjem - pod tímto tlačítkem je ukryt formulář pro zápis nové písemnosti, na kterou může vytvořit odpověď, popřípadě ji vzít pouze na vědomí.
32
Detail - tímto tlačítkem se zobrazí detail označené písemnosti. Datová schránka - toto tlačítko umožňuje přihlášení do datové schránky. Pokud se do datové schránky přihlásíte, drží toto přihlášení po celou dobu práce s aplikací, tzn. nemusíte se pokaždé, když chcete odeslat písemnost datovou schránkou přihlašovat vícekrát. Toto přihlášení je zrušeno po odhlášení z aplikace. Nový dokument (vlastní) - pod tímto tlačítkem je ukryt formulář pro zápis nové písemnosti, kterou vytváříte z vlastního podnětu. Tisk - pokud si označíte fajfkou vybrané písemnosti a kliknete na tlačítko “Tisk“, otevře se okno pro výběr šablony. V současné době si můžete vytisknout podací deník, poštovní arch. Zruš - pokud označíte písemnost v seznamu žlutě a kliknete na toto tlačítko, program se zeptá, jestli opravdu chcete tuto písemnost zrušit (stornovat). Pokud zvolíte “NE“ nic se nestane, pokud zvolíte “ANO“, písemnost ze seznamu “Doručené dokumenty nové“ zmizí a přesune se do seznamu “Podací deník“, kde bude ve stavu zrušeno, zašedlým písmem a kurzívou.
6. Seznam “Archiv“ Obsahuje přehled všech písemností v jakémkoliv stavu. Jsou zde zobrazeny písemnosti, které nespadají do aktuálního roku.
Tlačítka nad seznamem “Archiv“ : Příjem - pod tímto tlačítkem je ukryt formulář pro zápis nové písemnosti, na kterou může vytvořit odpověď, popřípadě ji vzít pouze na vědomí. Detail - tímto tlačítkem se zobrazí detail označené písemnosti. Datová schránka - toto tlačítko umožňuje přihlášení do datové schránky. Pokud se do datové schránky přihlásíte, drží toto přihlášení po celou dobu práce s aplikací, tzn. nemusíte se pokaždé, když chcete odeslat písemnost datovou schránkou přihlašovat vícekrát. Toto přihlášení je zrušeno po odhlášení z aplikace. Nový dokument (vlastní) - pod tímto tlačítkem je ukryt formulář pro zápis nové písemnosti, kterou vytváříte z vlastního podnětu.
33
Tisk -
pokud si označíte fajfkou vybrané písemnosti a kliknete na tlačítko “Tisk“, otevře se okno pro výběr šablony. V současné době si můžete vytisknout podací deník, poštovní arch. Zruš - pokud označíte písemnost v seznamu žlutě a kliknete na toto tlačítko, program se zeptá, jestli opravdu chcete tuto písemnost zrušit (stornovat). Pokud zvolíte “NE“ nic se nestane, pokud zvolíte “ANO“, písemnost ze seznamu “Doručené dokumenty nové“ zmizí a přesune se do seznamu “Podací deník“, kde bude ve stavu zrušeno, zašedlým písmem a kurzívou.
34
Číselníky
Subjekty - tento číselník je seznam všech založených subjektů, se kterými pracujete často, a kteří se budou přednabízet při zadávání subjektu u zápisu písemnosti.
Nad seznamem můžete buď založit nový subjekt, nebo opravit stávající.
35
Jak pro založení, tak i opravu se zobrazí stejný formulář.
Spisy / Složky - tento číselník je seznam všech založených spisů či složek, se kterými pracujete často, a které se přednabízejí při zakládání písemnosti do spisu či složky u zápisu písemnosti. Nad seznamem můžete buď založit nový spis / složku, opravit stávající nebo si zobrazit obsah již založených spisů a složek..
36
Jak pro založení, tak i opravu se zobrazí stejný formulář.
Při kliknutí na tlačítko “Obsah spisu / složky“ se zobrazí přehled všech písemností, které jsou do daného spisu či složky zařazeny.
Spisové znaky - tento číselník je seznam spisových znaků, které si buď založíte sami, nebo si je necháte naimportovat a z těchto nahrátých spisových znaků si vyselektujete jen ty, se kterými budete pracovat. Nad seznamem můžete zakládat nové nebo opravovat již stávající spis. znaky, můžete ukončovat jejich platnost. Tímto ukončením platnosti spisový znak bude v seznamu skrytý.
37
Jak pro založení, tak i opravu se zobrazí stejný formulář.
Při ukončování platnosti znaků, si fajfkou označíte ty, které chcete skrýt (nebudete je používat) , kliknete na tlačítko “Ukončení platnosti“, vyberete datum a po uložení se tyto znaky skryjí.
38
PSČ - číselník obsahující poštovní směrovací čísla. Nad seznamem můžete zakládat nové PSČ nebo opravovat stávající.
Jak pro založení, tak i opravu se zobrazí stejný formulář.
39
Vyhledávání Nad každým seznamem je možnost vyhledávání podle určitých kritérií.
Nad seznamy “Doručené dokumenty nové“, “Ke zpracování“, “K vypravení vyhledávat podle těchto položek (viz. obrázek).
“ a “K vypravení
“ je možnost
Nad seznamem “Podací deník“ můžete vyhledávat podle těchto položek (viz. obrázek).
Nad seznamem “Archiv“ můžete vyhledávat podle těchto položek (viz. obrázek).
40
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ZÁKLADNÍ ŠKOLA VERÁČKOV
41
Úvodní ustanovení
Spisový a skartační řád je souhrn předpisů, který upravuje vedení spisové služby, určující pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky. Nedílnou součástí spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů rozdělených do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Tento řád je platným předpisem pro ZŠ Veráčkov, Školní 33, Veráčkov a je závazný pro všechny její zaměstnance.
Legislativní ustanovení Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 2 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně dalších zákonů, vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhlášky č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. Dále dle zákona č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 300/2008 Sb. O elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, vyhlášky č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhlášky č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, vyhlášky č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek. Dále zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění, vyhláškou č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách a povinnou dokumentací škol a školských zařízení.
Základní pojmy spisovou službou se rozumí vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení, které obnáší zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti základní školy, popřípadě z činnosti jejích právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností číslo jednací obsahuje zkratku označení školy a vyhotovitele, jedinečné pořadové číslo v rámci roku (tvorba automaticky v elektronické službě FLEXi), rok jeho vzniku. dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který je do ZŠ doručován nebo vzniká z její činnosti. ISDS informační systém datových schránek zřízený za účelem provádění úkonů mezi orgány veřejné moci a dalšími subjekty. Zřizuje a spravuje ministerstvo vnitra. V rámci tohoto systému má škola k dispozici místo pro příjem a manipulaci s datovými zprávami – datovou schránku. datová schránka je elektronické uložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Zřizuje a spravuje ji ministerstvo vnitra. FLEXi - počítačová aplikace pořízená za účelem správy a vedení spisové služby v elektronické podobě. Zajišťuje dle platné legislativy evidenci dokumentů přijatých různými způsoby přijetí do ZŠ i vyhotovených v rámci ZŠ, manipulaci a uchování dokumentů. Zajišťuje jednoznačnost čísla jednacího. Spolupracuje s dalšími systémy jako je ISDS a datová schránka školy ZŠ Veráčkov.
42
spisový znak je označení, vyjadřující věcné zařazení dokumentu do skupin. Přehled spisových znaků je uveden v příloze spisovém a skartačním plánu školy. spisovna je vyčleněný prostor, kam se ukládají vyřízené dokumenty ZŠ do doby uplynutí jejich skartačních lhůt, jde o místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu školy a k provádění skartačního řízení. skartační lhůta je doba, po kterou musí být dokument uložen ve spisovně školy skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu v Hradci Králové. Skartační znak „S“ (skartace) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“. skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami. skartační řízení je postup, při němž se z vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost školy a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií. Skartační návrh obsahuje seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení, dobu jejich vzniku a návrh termínu provedení skartačního řízení. Skartační protokol obsahuje soupis dokumentů nebo souboru dokumentů, které byly vybrány za archiválie, zařazení archiválie do příslušné kategorie, určení, kde budou archiválie uloženy a soupis dokumentů, které lze zničit Archiválie je takový dokument, který byl vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Ukládacím archivem je Český oblastní archiv ve Veráčkově, Státní okresní archiv se sídlem ve Veráčkově.
Příjem dokumentů 1. Doručené dokumenty pro základní školu přijímá sekretářka školy pí jméno a příjmení, která provede rozdělení pošty a zápis do podacího deníku FLEXi. Zkontroluje, zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna doručená podání v den, kdy byla doručena do ZŠ, opatří otiskem podacího razítka. Po zaevidování je předá k vyřízení ve spisové službě FLEXi i fyzicky; v případě dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně, telefonicky, e-mailem, datovou schránkou to platí obdobně. Pokud je dokument doručen v digitální podobě, opatří jej identifikátorem elektronické podatelny (vytiskne a opatří otiskem podacího razítka) a předá k vyřízení. 2. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance, předá se mu neotevřená. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta, postupuje se obdobně. 3. Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást, je-li zásilka doručována doporučeně nebo do vlastních rukou, je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána nebo kdy byla doručena nebo je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele, není-li dokument podepsán (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele), má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např. posouzení dodržení lhůty) u stížností 4. Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty: a) došlé: - knihy, noviny, časopisy, sbírky zákonů, věstníky, normy, reklamní a nabídkové tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání), b) vlastní: - koncepty, pomocné a interní dokumenty - neschopenky, dovolenky, propustky a jiné materiály týkajíce se přítomnosti zaměstnanců, - dokumenty, u nichž je vedena samostatná evidence (tj. deník faktur, účetní, pokladní, objednávek, mzdové listy a sestavy, daňová a pojistná agenda)
Evidence dokumentů 1. Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti základní školy se evidují v elektronicky vedeném podacím deníku, který je řádně označen názvem ZŠ a rokem evidence.
43
2. Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly. Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky, je jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku. 3. Podací deník obsahuje údaje: •
číslo jednací dokumentu (O-odpověď/ V-vlastní / P- přijatý)
•
způsob předání dokumentu (Česká pošta, osobně, datová schránka, e.mal…)
•
stav vyřízení dokumentu (přijato, vyřizuje se, k vypravení, vypraveno, na vědomí, odpověď vypravení, Předáno na spisovnu)
•
jméno osoby, která vyřizuje dokument
•
datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně
•
termín – datum, který určuje do kdy by měl být dokument vyřízen
•
příloha – označení existence elektronické přílohy
•
spis – zařazení do spisu a určen spisový znak, skartační znak a skartační lhůta
•
spisová značka - číslo jednací odesílatele
•
věc – stručný popis, v jaké věci se dokument eviduje.
•
Adresa odesílatele/adresáta
Ukázka podacího deníku je přílohou č. 3. 4. Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím. 5. Podací deník je veden elektronicky v aplikaci FLEXi a jedenkrát ročně vytištěn (digitalizován) k trvalému uložení. 6. Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly. 7. Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince. 8. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. Spojování dokumentů se provádí podle zásad pro tvorbu spisu. 9. Základní škola vede samostatnou evidenci dokumentů, na které se vztahují zvláštní právní předpisy: evidenci faktur, stížností, správních rozhodnutí …
1. 2.
1. 2. 3.
4. 5. 6. 7.
Rozdělování a oběh dokumentů Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení určenému zaměstnanci. Při oběhu dokumentu musí být zabezpečeno sledování jeho předávání a přebírání.
Vyřizování dokumentů Jestliže se zjistí, že základní škola není příslušná k vyřízení dokumentu, postoupí jej příslušnému místu a odesílatele o tom vyrozumí. Vyřídí-li se dokument jinak než v listinné formě (např. telefonicky, osobním jednáním), učiní se o tom na dokumentu a v podacím deníku záznam. Vyřídí-li se dokument zasláním do datové schránky, učiní se o tom v podacím deníku záznam a připojí se vyhotovená příloha v elektronické podobě, opatřená případným elektronickým podpisem, která se do datové schránky adresáta zasílá. Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku v něm zaznamená, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení vyřízení dokumentu. Doručování dokumentu odeslaného datovou schránkou se zaznamenává prostřednictvím ISDS v elektronické spisové službě u odeslaného a doručeného dokumentu pomocí funkcí elektronické spisové služby FLEXi. Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Součástí vyřízeného spisu je vždy písemné vyhotovení vyřízení dokumentu nebo jeho stejnopis označený datem předání k odeslání.
44
8.
Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu, který tvoří přílohu č. 0.
Vyhotovování dokumentů 1. Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak „A“, se vyhotovuje na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty. 2. Dokumenty vzniklé z úřední činnosti základní školy se označují záhlavím s jejím názvem a sídlem a číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označovat i obálky dokumentů. 3. Dalšími náležitostmi dokumentu jsou: datum, počet listů dokumentu, počet listů příloh nebo počet svazků příloh a jméno, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem. Datem se rozumí den podpisu dokumentu. Podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený vnitřními předpisy základní školy. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. 2. Základní škola vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance. 3. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: ztráty jeho platnosti, jeho ztráty nebo jeho opotřebování. 4. Ztrátu úředního razítka ZŠ bezodkladně oznámí krajskému úřadu v (název města krajského úřadu). V oznámení uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá.
Odesílání dokumentů 1. Odesílání dokumentu zajišťuje sekretářka školy pí (jméno a příjmení), která zajistí vybavení odesílaného dokumentu náležitostmi k jeho odeslání. 2. Písemnosti jsou odesílány podle jejich závažnosti s využitím poskytovaných služeb České pošty nebo jiným uvedeným způsobem v elektronické spisové službě FLEXi, který musí být shodný s vypravením dokumentu dle skutečnosti. 3. Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení připojí k příslušnému spisu. 4. Vypravení dokumentů datových zpráv prostřednictvím datové schránky provádí sekretářka případně určený zástupce, který musí mít rovněž přístupová práva ke komunikace s datovou schránkou a to jednou denně v dohodnutém čase. K vypravení se používá počítačový program FLEXi, který je napojen na ISDS. Datovou schránkou odchází pouze dokument s připojenou elektronickou přílohou v odpovídajícím formátu. V případě naléhavé nutnosti odeslání datové zprávy v jiném čase než je prováděno odesílání do DS denně, smí zaměstnanec o svém požadavku sekretářku či jejího zástupce požádat osobně či telefonicky, či jiným způsobem.
Ukládání dokumentů a výpůjčky ze spisovny 1. Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty základní školy jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy na místě vyhrazeném k uložení dokumentů, k vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu základní školy a k provádění skartačního řízení. 2. Dokumenty se ukládají zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle. 3. Ve spisovně se ukládají písemnosti podle věcných hledisek v označených pořadačích či balících. Na štítku se uvede název ZŠ, název písemnosti, časový rozsah, skartační znak s lhůtou. Před předáváním písemností je třeba vytřídit multiplikáty, koncepty, kopie. 4. Zaměstnanec pověřený vedením spisovny (lze vložit jméno a příjmení) přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný a uloží ho. O uložených dokumentech vede evidenci buď formou předávacích protokolů nebo v archivní knize. Ve spisovně se dokument ukládá věcně podle spisového plánu ZŠ.
45
5. O zapůjčených dokumentech vede spisovna knihu zápůjček (sešit). Do ní pověřený pracovník zaznamená vždy datum zápůjčky, číslo jednací dokumentu, obsah a jméno a příjmení příslušného zaměstnance, který zapůjčení potvrdí svým podpisem. 6. Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena. 7. Kroniky a ostatní významné dokumenty se ukládají tak, aby byly maximálně zabezpečeny před poškozením nebo zničením.
Vyřazování dokumentů 1. Vyřazování dokumentů se provádí skartačním řízením, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost základní školy a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence z důvodu ztráty platnosti nebo opotřebení. 2. Skartační řízení se provede nejdříve v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu, a to na základě skartačního návrhu. Skartační návrh zašle základní škola příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií, a to v listinné podobě ve dvojím vyhotovení. K provedení skartačního řízení sestaví skartační komisi, jejímž členem je vždy zaměstnanec zařazený do spisovny. 3. Skartační návrh (příloha č. 0 obsahuje: označení původce dokumentů, které jsou navrženy ke skartačnímu řízení; seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení; dobu jejich vzniku; jejich množství a návrh termínu provedení skartačního řízení. 4. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A“, zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“. 5. Po obdržení souhlasu se zničením dokumentů označených skartačním znakem „S“ zabezpečí základní škola jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí být dokumenty zničeny. 6. Dokumenty vybrané jako archiválie k trvalému uložení v archivu předá základní škola v dohodnutém termínu na základě protokolu příslušnému archivu. 7. Dokumenty obsahující obchodní, bankovní nebo obdobné tajemství lze předložit k vyřazení jen s předchozím souhlasem osoby, které ochrana tajemství svědčí.
Závěrečná ustanovení 1. Při reorganizaci nebo likvidaci základní školy je nutno dbát na to, aby nedocházelo ke ztrátám dokumentů a k jejich ničení. Za řádné vyřazení dokumentů likvidované základní školy je odpovědný právní nástupce základní školy nebo likvidátor. 2. Nedílnou součástí tohoto spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán a vzor skartačního návrhu, vzor podacího deníku a podacího razítka, vzor hlavičkového papíru školy.
1) Tento spisový a skartační řád ruší spisový a skartační řád z roku 2009
2) Tento spisový řád nabývá účinnosti dnem 1.1. 2010
(podpis ředitele školy a otisk razítka školy) Titul, jméno a příjmení – ředitel/ka školy Ve Veráčkově dne 1.1.2010
46
Přílohy 1. 2. 3. 4. 5.
Spisový a skartační plán Vzor skartačního návrhu Vzor podacího deníku Vzor podacího razítka Vzor výpůjčního lísku ze spisovny
Příloha č. 1 - spisový a skartační plán Spisový a skartační plán pro ZŠ VERÁČKOV Spisový znak
1.1
1.2
2.1
2.2
Typ dokumentu
Skartační znak a lhůta
1. Úsek ředitele Úsek organizační 1.1.1 Statuty, řády, směrnice, příkazy, změny, reorganizace 1.1.2 Kolektivní smlouvy 1.1.3 Zřizovací listina 1.1.4 Zřizování, rušení škol a školských zařízení 1.1.5 Rozhodnutí o zařazení do sítě škol Organizace školy 1.2.1 Normativní opatření nadřízených orgánů (krajský úřad, obec) 1.2.2 Organizace školního roku 1.2.3 Plány práce 1.2.3.1 měsíční plány práce 1.2.3.2 roční plány práce 1.2.4 Kontroly a hodnocení 1.2.5 Výroční zprávy 1.2.5.1 o činnosti 1.2.5.2 o hospodaření 1.2.6 Hlášení, zprávy a informace pro nadřízené orgány
A 10 A 10 A 10 A 10 A 10
S5 S3 S5 A 10 A 10 A 10 A 10 A5
2. Sekretariát ředitele Administrativní a spisová služba 2.1.1
Zápisy z porad, konferencí, aktivů
V5
2.1.2
Korespondence běžná
S5
2.2.1
Spisový a skartační řád a plán
A
2.2.2
Předpisy (řády, rejstříky, plány)
A 10
2.2.3
Základní pomůcky
Archivace
2.3.4
2.2.3.1
Podací deník
A 10
2.2.3.2
Kniha poštovného
S5
2.2.3.3
Archivní kniha
A 20
2.2.4.1
Skartační návrhy (protokoly)
A5
2.2.4.2
Předávací protokoly – seznamy archiválií
A 10
Skartace
47
3.1
3. Úsek pedagogický Vyučování 3.1.1
Školní řád
A5
3.1.2
Rozvrh hodin
S1
3.1.3
Záznamy z pedagogických rad
V5
3.1.4
Třídní knihy
S 10
3.1.5
Třídní výkazy
A 45
3.1.5.1
S3
3.1.6
Katalogové listy
A 45
3.1.7
Evidence o výchovně vzdělávací práci na škole
A 30
3.1.8
Písemné práce žáků
S5
3.1.9
Záznam o práci v nepovinném předmětu,
3.1.10
Protokol o komisionální zkoušce
3.1.11
Vysvědčení
3.1.12 3.2
3.3
Výpis z třídního výkazu
zájmovém útvaru
S 10 S5
3.1.11.1
ročníková
S3
3.1.11.2
nevyzvednutá
S5
Dokumentace soudobá (filmy, fotografie, zvukové záznamy, almanachy apod.)
A 10
Činnost školní družiny 3.2.1
Docházkový sešit pro ŠD pro nepravidelnou docházku žáků
S3
3.2.2
Přehled výchovně vzdělávací práce ŠD
S3
3.2.3
Rozhodnutí o osvobození od úplaty za činnost ve ŠD
S 10
Evidence žáků 3.3.1
Osobní spisy žáků
S 20
3.3.2
Rozhodnutí o přijetí k základnímu vzdělání, odkladu školní docházky
S 10
4. Úsek provozně-ekonomický 4.1 Personální
4.2
4.1.1
Pracovněprávní předpisy
A5
4.1.2
Popisy prací a funkcí
A 10
4.1.3
Osobní spisy zaměstnanců (funkční zařazení, platové dekrety, různé žádosti, rozhodnutí o přiznání důchodu, rozvázání pracovního poměru aj.) V 45
4.1.4
Korespondence ve věci zaměstnání (žádosti o přijetí, apod.)
S5
4.1.5
Evidence docházky
S3
4.1.6
Dovolenky
S3
4.2.1
Směrnice, tabulky k výplatě mezd
S5
4.2.2
Mzdové a platové předpisy
V5
4.2.3
Zařazení do mzdové skupiny
S5
Mzdy
48
4.3
4.4
4.5
4.2.4
Mzdové listy
S 45
4.2.5
Statistika mezd a platů
V5
4.2.6
Zúčtovací a výplatní listiny
S5
4.2.7
Výplatní lístky
S5
4.2.8
Evidence náhrady za ušlou mzdu
S5
4.2.9
Odměny 4.2.9.1
Odměny za práci (výkonnostní i smluvní)
S 10
4.2.9.2
Návrhy a podklady k odměnám
S3
Bezpečnost a ochrana zdraví při práci 4.3.1
Předpisy, pokyny bezpečnostní a hygienické
S3
4.3.2
Školení o bezpečnosti práce
S5
4.3.3
Zápisy o prověrkách bezpečnosti práce
V5
4.3.4
Evidence pracovních úrazů
A 10
4.3.5
Záznamy o školním úrazu – těžké a smrtelné
A 10
4.3.6
Záznamy o školním úrazu – ostatní
S 10
4.3.7
Kniha úrazů
A5
4.3.8
Protokoly a záznamy o provedených kontrolách
V 10
4.3.9
Protipožární normy (příkazy, sdělení, směrnice, řády)
A5
4.3.10
Hlášení, vyšetřování požárů
A5
4.3.11
Kontrola dodržování protipožárního opatření
V5
4.3.12
Protipožární školení
S5
Inventarizace 4.4.1
Řádná inventarizace
S 10
4.4.2
Mimořádná ke dni vzniku, reorganizaci, zrušení
A 10
4.4.3
Inventurní soupisy, odpisy, přírůstky, inventáře, atd.
S5
Ekonomická agenda a účetnictví 4.5.1
Směrnice o účetnictví
V5
4.5.2
Rozpočty (roční, úpravy rozpočtu)
A 10
4.5.3
Rozbory hospodaření a výsledovky 4.5.3.1
Rozbory hospodaření a výsledovky - roční
4.5.3.2
Rozbory hospodaření a výsledovky čtvrtletní
A 10 S 10
4.5.4
Projekty (žádost o dotaci, roční vypořádání projektu)
A 10
4.5.5
Statistické roční výkazy
A 10
4.5.6
Účetní závěrky a rozvahy 4.5.6.1
Účetní závěrky a rozvahy – roční
A 10
4.5.6.2
Účetní závěrky a rozvahy – měsíční
S 10
4.5.7
Revizní zprávy nadřízených orgánů
A 10
4.5.8
Hlavní kniha, pokladní deník, deník – měsíční
S 10
49
4.6
4.5.9
Účetní doklady – ostatní
S5
4.5.10
Příjmové a výdajové pokladní doklady
S5
4.5.11
Kniha faktur
S 10
4.5.12
Došlé a vydané faktury
S5
4.5.13
Výpisy z bank
S5
4.5.14
Podpisové dispoziční vzory
S 10
4.5.15
Objednávky
S5
4.5.16
Evidence cenin
S5
4.5.17
Sešit klíčů a razítek
S 10
4.6.1
Přihláška ke stravování
S3
4.6.2
Jídelní lístky
S1
4.6.3
Výdejka potravin
S5
4.6.4
Skladní karta zásob
S5
4.6.5
Protokol o zničení, ztrátě, poškození zásob
S5
4.6.6
Inventurní soupis
S 10
4.6.7
Inspekční záznam
S3
4.6.8
Přehled inventurních rozdílů
S 10
4.6.9
Přehled docházky
S3
Stravování
50
Příloha č. 2 - vzor skartačního návrhu Státní okresní archiv Veráčkov ______________ ______________
č.j.__________ vyřizuje:_____________/telefon_________ místo, datum_______________
Skartační návrh
Na základě zákona č. 499/2004 Sb. a zákona č. 190/2009 Sb o archivnictví a spisové službě a o změnách některých zákonů, podle vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu se spisovým a skartačním řádem školy, předkládáme skartační návrh na vyřazení dokumentů a žádáme o odborné posouzení. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty školy z let ....…….... s uplynulými skartačními lhůtami, které již nejsou potřebné pro další činnost. U písemností skupiny „V“ byl proveden předběžný výběr. Písemnosti jsou uloženy ve spisovně školy ZŠ Veráčkov. Školní 33, Veráčkov.
Přílohy: 2 x seznamy dokumentů Návrh na vyřazení dokumentů vyhotovila skartační komise ve složení:
……………………………..
jména a podpisy pracovníků
...............................................
razítko a podpis ředitele
51
Vzor formuláře pro skartační řízení: Označení původce Dokumenty skupiny A Roky vzniku
Skartační lhůta
Množství
Roky vzniku
Skartační lhůta
Množství
Dokumenty skupiny S Pořad. Spisový Název dokumentů číslo znak
Roky vzniku
Skartační lhůta
Množství
Dokumenty skupiny V přeřazené do A Pořad. Spisový Název dokumentů číslo znak
Roky vzniku
Skartační lhůta
Množství
Pořad. číslo
Spisový znak
Název dokumentů
Dokumenty skupiny V přeřazené do A Pořad. číslo
Spisový znak
Název dokumentů
52
Příloha č. 3 – vzor podacího deníku
53
Příloha č. 4 – vzor podacího razítka ZŠ Školní 33, Veráčkov Datum/čas Č.j. Počet listů Počet příloh/listů
Počet a druh nelist.příloh
Příloha č. 5 – vzor výpůjčního lístku Jméno, zařazení ......................... POTVRZUJI PŘEVZETÍ VYPŮJČENÉHO DOKUMENTU/SPISU Čj. ……………………………………........................................ Místo uložení……………………………..…………………...... Popis dokumentu/spisu .....................................................……... DATUM, PODPIS ____________________________________
Dokument/spis vrácen dne: _____________________________
Příloha č. 6 - vzor sběrného archu Sběrný arch k č.j.: ___________________________________________________________________ Popis dokumentu: ___________________________________________________________________ Datum doručení: ___________________________ Adresáti: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Příloha č. 7 - vzor hlavičkového dokumentu školy
® VERÁČKOV Základní škola Veráčkov Školní 33, Veráčkov Čj.:
Datum:
Zpracoval:
Tel:
Adresa adresáta: Titul, jméno a příjmení / název organizace adresa
Důtka třídního učitele Další text,….
podpis ------------------------------Jméno a příjmení
IČ: 11223344
Tel: 101202303
Fax: 101202304
www. zsverackov.cz
