FIR. Felhasználói dokumentáció verzió 3.0. Budapest, 2010

FIR Felhasználói dokumentáció verzió 3.0.

Budapest, 2010.

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN FIR

Változáskezelés Verzió Dátum

Kiadás: 2010.02.28.

Pont

Változás Cím

Verzió: 3.0.

Oldal

Oldalszám: 2 / 106


NEPTUN FIR

Tartalomjegyzék ................................ ....................................................5 1. Bevezetés ................................................................................................ 2. FIR szerveroldali telepítése ................................................................ ........................................................5 2.1. E-aláírás aláírás kliens oldali telepítése ................................................................ ..................................................... 5 3. Válaszkonténerek ................................................................................................ ................................ .......................................5 4. Képzésterítések ................................................................................................ ................................ ..........................................9 4.1. Képzésterítés ................................................................................................ ................................ ............................................. 10 5. Akkreditált intézményi képzések................................................................ képzések ..............................................10 6. Paraméter beállítások ................................................................ ...............................................................................................11 7. Képzés feladáshoz szükséges adatok ................................................................ .......................................11 7.1. Telephely ................................................................................................ ................................ ................................................... 11 7.2. Szervezeti egység telephelyei ................................................................ ...................................................... 12 7.3. Szervezeti egység megfeleltetése ................................................................ ................................................ 13 7.4. Képzésadatok................................................................................................ ................................ ............................................. 15 8. FIR Státuszok................................................................................................ ................................ ............................................17 8.1. FIR státuszok változása a feladások és válaszok tükrében ............................................. ................................ 19 8.2. Hallgató státuszainak megfelelése FIR státuszokkal ...................................................... ................................ 20 9. FIR hallgatói üzenetek feladásához kötelezı köte adatok .............................................. ................................ 22 9.1. Hallgató személyes adatainak megadása ................................................................ ..................................... 22 9.2. Hallgató képzésénél telephely megadása ................................................................ ..................................... 26 9.3. Törzskönyvi szám ................................................................................................ ................................ ....................................... 26 9.4. Oktatási azonosító (OM kód) ................................................................ ....................................................... 27 9.4.1. Elıképzettségi adatok feladása ................................................................ ............................................. 28 9.4.2. Fogyatékossági adatok atok-hátrányosságra hátrányosságra vonatkozó adatok feladása ......................... 29 10. Hallgatói jogviszony és képzés jogviszony................................ jogviszony.............................................................31 10.1. Hallgatói jogviszony ................................................................ .................................................................................................. 31 10.1.1. A hallgatói jogviszony adat keletkezése-képzés keletkezése jogviszony .................................... ................................ 33 11. Hallgatói feladások üzenettípusai ................................................................ ..........................................35 11.1. FIR Üzenetek létrehozása ................................................................ ......................................................... 36 11.1.1. HJVL üzenetek létrehozása ................................................................ ................................................. 36 11.1.1.1. Képzésen létrehozható HJVL üzenet .............................................................. ................................ 36 11.1.1.2. Féléven létrehozható HJVL üzenet ................................................................. ................................ 38 12. Szakos FIR üzenetek készítése, kezelése............................................................... ................................ 42 12.1.1.1. Kollégiumi HJVL készítése ................................................................ ............................................. 46 12.1.2. HSZE, HJVD és HJVK üzenetek ................................................................ ............................................ 48 12.1.3. HJVM üzenetek generálása és létrehozása ........................................................... ................................ 50 12.1.3.1. HJVM üzenet létrehozása kézzel ................................................................ .................................... 52 12.1.4. HSTR üzenetek létrehozása................................................................ ................................................. 52

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.

Oldalszám: 3 / 106


NEPTUN FIR

13. FIR üzenetek megtekintése, kezelése, feladása .................................................... ................................ 58 13.1. FIR üzenetek kezelése ................................................................ .............................................................. 59 13.2. FIR üzenetekhez konténer készítése ................................................................ .......................................... 60 13.3. FIR üzenetek konténerbe helyezése................................................................ ........................................... 62 13.4. Konténer lezárása, feladása, újraküldése ................................................................... ................................ 63 13.4.1.1. Konténer lezárásakor gyakrabban elıforduló hibaüzenetek ............................. 64 13.4.1.2. Konténer feladásakor gyakrabban elıforduló hibaüzenetetek .......................... 66 14. Válaszkonténerek megtekintése és válasz lekérés ................................................ ................................ 67 14.1. FIR által küldött válaszok megtekintése ................................................................ ..................................... 70 15. Adatlekérdezés - adatlekérdezı konténer készítése, feladása ..............................72 16. Alkalmazottakról FIR feladás ................................................................ .................................................75 16.1. Alkalmazott személyes adatainak ellenırzése ............................................................. ................................ 75 16.2. Alkalmazotti jogviszony kezelése ................................................................ ............................................... 83 16.3. Alkalmazotthoz - Szervezeti egység hozzárendelése .................................................... ................................ 84 16.3.1. Nyilatkozatok megadása ................................................................ ..................................................... 86 16.3.2. Alkalmazotti jogviszonyok-vezetıi jogviszonyok megbízások rögzítése ....................................... ................................ 87 16.4. Alkalmazott feladásához paraméter beállítás .............................................................. ................................ 88 16.5. Alkalmazotti FIR üzenetek ................................................................ ......................................................... 88 16.6. FIR státuszok megjelenítése alkalmazottnál................................................................ ................................ 89 17. Alkalmazottakról OJVL üzenetek készítése ............................................................ ................................ 90 18. Alkalmazottakról OSTR üzenetek készítése ........................................................... ................................ 92 19. Alkalmazottakról OJVM üzenetek készítése ........................................................... ................................ 94 20. Alkalmazottakról OJVK, OJVD, OSZE üzenetek készítése készíté ...................................... ................................ 94 20.1. Elkészített alkalmazotti üzenetek megtekintése .......................................................... ................................ 94 20.2. Elkészített üzenetek adatainak megtekintése .............................................................. ................................ 94 20.3. Alkalmazottak feladásához konténer készítése, üzenetek feladása ............................. 102 20.4. Alkalmazotti üzenetekre érkezett válaszok megtekintése ........................................... ................................ 102 21. Archiválás................................ ................................................................................................ ..............................................104 22. Kódtételek................................................................................................ ................................ .............................................106

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.

Oldalszám: 4 / 106


NEPTUN FIR

1. Bevezetés A jogszabályban elıírtak szerint az intézmények kötelesek lejelenteni hallgatóik, hallgatóik és a náluk dolgozó alkalmazottak meghatározott adatait. Jelen dokumentáció ezen adatok megadásának helyét és módját tárgyalja, továbbá bemutatja a FIR adatszolgáltatás menetét a Neptun rendszeren belül.

2. FIR szerveroldali telepítése A FIR telepítési lépések sek leírása és segédanyag megtalálható meg az ftp://fir:[email protected] címen.

2.1. E-aláírás aláírás kliens oldali telepítése Az OFIK felé csak elektronikus aláírással rendelkezı felhasználó jelentheti le az adatokat. Elektronikus aláírást az Educatio Kht.-tól tól lehet igényelni. Az elektronikus aláíráshoz kártya, billentyőzet, kártyaolvasó szükséges. Az elektronikus aláírással kapcsolatos csolatos telepítési útmutató a www.neptun.org.hu honlapon található Neptun Üzemeltetésii dokumentáció 2.2.7. pontjában.

3. Válaszkonténerek Elsı lépésként a „Válasz-lekérés” lekérés” gombbal az adatterítés történik meg. Ekkor a „Válasz típusa” oszlopban a T bető látható, mely terítést jelent. Az OFIK háromfajta adatterítést definiált: 1) Képzésterítés 2) Egyénterítés 3) Szótárterítés 4) Intézményterítés A feladott konténerekre érkezett válaszokat megtekinthetjük a „FIR adatszolgáltatás (14450)”/ „Válaszkonténerek (14100)” felületen. Képzés terítés minden olyan esetben kerül kiadásra, amikor új képzés kerül bevezetésre az intézményben. Ebben az esetben az újonnan kapott képzésterítésben kell megkeresni és elfogadni a képzést.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.

Oldalszám: 5 / 106


NEPTUN FIR

Válaszkonténerek - Képzésterítés

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.

Oldalszám: 6 / 106


NEPTUN FIR

Válaszkonténerek – Szótárterítés

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.

Oldalszám: 7 / 106


NEPTUN FIR

Válaszkonténerek - Intézményi terítés

Az intézményi terítést és szótárterítés a Neptunban verziókiadáskor kerül frissítésre, az intézmény nem tudja módosítani.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.

Oldalszám: 8 / 106


NEPTUN FIR

Képzésterítés

4. Képzésterítések A „FIR adatszolgáltatás (14450)”/ „Képzésterítések (15900)” menüpont alatt a „Válasz-lekérés” („Válaszkonténerek (14100)” felület) után az OFIK-tól OFIK érkezı hatályos és akkreditált képzések jelennek meg. A felsı listában a saját intézményt kell kiválasztani, majd a felület alsó részén található listából a saját képzések kijelölése után a „Képzés Képzés elfogadás” e gombbal kell elfogadni fogadni a képzéseket, képzéseket hogy ezután majd a Neptunban lévı képzésekkel meg tudjuk feleltetni a FIR képzés tábla elemeit (Megfeleltetés:„Képzések” ( felület/ „Képzésspecifikus adatok 2” fül/ „FIR képzésmegfeleltetés”, „FIR képzésmegfeleltetés 2” mezık). Azz ott megjelenı táblázat azokat a képzéseket képzéseket tartalmazza, amelyek elfogadásra kerültek. kerül A „Képzés elfogadás” gombra kattintással az adott képzés mellett található „Elfogadva” jelölınégyzetbe pipa kerül, illetve az „Feldolgozás dátuma” oszlop is töltıdik. Az összes elfogadott képzés a „FIR adatszolgáltatás (14450)”// „Akkreditált intézményi képzések (15850)” felületen található. Amennyiben tévesen fogadtunk el egy adott képzést, úgy a kijelölése után a „Képzés „ elutasítás” gombbal tudjuk azt visszavonni. Ekkor az „Elfogadva” jelölınégyzetbıl kikerül erül a pipa, de a „Feldolgozás dátuma” mezı nem törlıdik. Így nyomon követhetı, követhetı, hogy mely képzésekkel foglalkozott már az intézmény. Az elutasítással az adott képzés kikerül a FIR képzéstáblából, azaz eltőnik a „FIR adatszolgáltatás (14450)”/ (14450 „Akkreditált intézményi képzések (15850)” felületrıl, és a késıbbi képzésmegfeleltetésnél sem jelenik majd meg a feljövı táblában.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.

Oldalszám: 9 / 106


NEPTUN FIR

Képzésterítések

4.1. Képzésterítés A „Válaszkonténerek (14100)”/ „Képzésterítés (15750)” menüpont funkcionalitása megegyezik a „FIR adatszolgáltatás zolgáltatás (14450)”/ „Képzésterítések (15900)” felületével (Képzésterítések Képzésterítések fejezet), ezért ezt a továbbiakban nem részletezzük.

5. Akkreditált intézményi képzések A „FIR adatszolgáltatás (14450)”/ „Képzésterítések (15900)” menüpont alatt elfogadott akkreditált képzések jelennek meg a „FIR adatszolgáltatás (14450)”/. (14450)”/ „Akkreditált intézményi képzések (15850)” felületen. Ha a FIR képzéstáblából törölni szeretnénk egy-egy egy egy képzést, akkor jelöljük ki a felsı listában, majd kattintsunk a „Töröl” gombra. Ekkor a kijelölt képzés eltőnik a felületrıl, és a „Képzésterítések (15900)” felületen is látható, hogy az „Elfogadva” „Elfogad jelölınégyzetbıl négyzetbıl kikerül a pipa, de a „Feldolgozás ideje” mezı értéke a nyomon követhetıség érdekében továbbra is megmarad. Tehát a felület törlés funkciója megegyezik a „Képzésterítések (15900)”-nél (15900)” található „Képzés elutasítás” gomb funkciójával.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.

Oldalszám: 10 / 106


NEPTUN FIR

Akkreditált intézményi képzések

6. Paraméter beállítások Fontos, hogy az „Adminisztráció (95400)”/ „Paraméterek (95800)” felületen található FIRHALLGATO és a FIROKTATO paraméterek értékét I-e I e állítsuk, amennyiben azt szeretnénk, hogy az elsı áttöltés után a törzsadatok tok automatikusan kerüljenek át a FIR táblába. A FIRALAIRAS paraméterrel szabályozható a konténerek aláírásának engedélyezése vagy letiltása. Értelemszerően éles üzem módban I-n kell állnia.

7. Képzés feladáshoz szükséges adatok • • • •

Szervezeti egységnél telephely telephe Szervezeti egység FIR megfeleltetése Képzési adatok megadása Képzés FIR megfeleltetése

7.1. Telephely Telephely felviteléhez lépjünk a „Telephelyek (55800)” felületre. A „Hozzáad” gombra kattintással új telephelyet vehetünk fel, melyet a „Mentés” gombbal tárolhatunk. A telephely kódjának és rövid nevének

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

megadása nem kötelezı, de ajánlott a késıbbi könnyebb átláthatóság érdekében. Érdemes beszédes elnevezéseket és kódokat letárolni. Szükséges megadni, hogy az adott telephely melyik településhez tartozik. Ehhez kattintsunk a „Település” mezı melletti három pontos gombra és a feljövı táblázatból a megfelelı kiválasztása után az „OK” gombbal rendeljük az adott telephelyhez. A telephelyhez a „Címek” fülön adhatjuk meg az elérhetıségeket, illetve az „Alkalmazottak” fülön a „Szerkeszt”, majd a „Alkalmazott hozzáadása” gombbal vihetjük fel a telephelyen dolgozó munkatársakat. (Amennyiben tévesen rendeltünk alkalmazottat a telephelyhez, úgy a „Szerkeszt” gomb megnyomása után jelöljük ki a tévesen telephelyhez telephelyhez rendelt alkalmazottat, majd kattintsunk az „Alkalmazott törlése” gombra.) Telephely módosítására a „Szerkeszt” gomb megnyomása után van lehetıség. Egy-egy Egy telephely törlése pedig a kijelölése utáni „Töröl” gombra kattintással lehetséges. Ez utóbbi csak abban az esetben, amennyiben az adatnak még nincsenek kapcsolódásai. Telephely kötelezı adat, több telephelyet akkor szükséges felvinni ha az intézményben több telephelyen, képzési helyen történik a képzés.

Telephely felvitele

7.2. Szervezeti egység telephelyei A telephelyek az intézmény különbözı egységeihez kapcsolódnak. Az egyes egységekhez a „Szervezeti egységek (28000)”/ „Szervezeti egység telephelyei (28200)” menüpont alatt rendelhetjük a hozzá tartozó telephelyeket. A „Hozzáad” gombra kattintva kattintva a feljövı táblából válasszuk ki a megfelelı sort, és az „OK”

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

gombbal rendeljük hozzá a kiválasztott szervezeti egységhez. (A feljövı táblában azon telephelyek jelennek meg, melyek a „Telephelyek (55800)” felületen szerepelnek.) Ezen a felületen a telephely ly adatainak módosítása nem lehetséges. (Erre a funkcióra a „Telephelyek (55800)” fımenüpont szolgál.) Itt csupán az összerendelések és az azok megszüntetése („Töröl” ( gombbal) lehetséges. Minden egyes „Kar” típusú szervezeti egységhez megadható megad telephely, ha több képzési helyen folyik az oktatás különbözı telephelyeket rendelhetünk a szervezethez. A szervezeti egység telephelye a hallgató képzése menüpontban rendelhetı hozzá a hallgatóhoz. A telephely a hallgató képzésének telephelyét jelenti.

Telephely szervezeti egységhez rendelése

7.3. Szervezeti egység megfeleltetése Ahhoz, hogy a FIR feladás megtörténhessen, a „Szervezeti egységek (28000)” felület „Egyéb információk” fülén a „FIR szervezeti egység” mezıt is szükséges kitölteni. Alapvetıen a (fı) szervezeti szervez egységhez kell csak beállítani a FIR intézményi adatterítés táblának megfelelı szervezetet, de természetesen meg lehet feleltetni az alatta lévı szervezetek is, a karokat, tanszékeket stb. A fı szervezet megfeleltetése azonban kötelezı, ezért válasszuk ki a felsı listában, majd kattintsunk a „FIR szervezeti egység” mezı melletti három pontos gombra. A megjelenı táblából válasszuk ki a megfelelı szervezetet, és hozzárendeléshez nyomjuk meg az „OK” gombot. A „Mentés” gombbal rögzítsük az adatot. Ezzel a fıszervezetet megfeleltettük a FIR intézményi adatterítés táblában lévı megfelelıjével. Amennyiben az intézmény doktori adatokat is felad akkor a doktori iskolákat is meg kell feleltetni. Valamint a kollégiumi adatok feladásához a kollégiumnál is meg kell adni adni a hozzá tartozó FIR szervezeti egységet. Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Gyökér szervezeti egység megfeleltetése

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

7.4. Képzésadatok Képzés adatoknál a kötelezı mezık melyek feladásra kerülnek: • Képzési szint • Tagozat • Idıszak típusa • Félévszám • Képzés nyelve

Képzés alapadatainak ellenırzése A „Képzési szint” legördülı menübıl a FIR szótárnak megfelelıen mostantól tíz kódtétel választható. Minden esetben, ahol az a FIR szótárral egyeztetni tudtuk a már rendszerben lévı adatokat, ott ezt megtettük. Ahol a megfeleltetés nem volt lehetséges, ott a „Nincs megadva” érték szerepel. Ezért nagyon fontos az adatok leellenırzése, és pontos megadása. A „Képzési szint” legördülı menü lehetséges értékei: - Alapképzés (BA/BSc) - Doktori képzés (PhD) - Doktorjelölti jogviszony - Egyetemi képzés - Egységes, osztatlan képzés (osztatlan) - Felsıfokú szakképzés - Fıiskolai képzés - Mesterképzés (MA/MSc)

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



-

NEPTUN FIR

Nincs megadva Szakirányú továbbképzés

(A „Képzési szint” gördítı menü tartalma többnyire megegyezik a „Programtípus” legördülı menü tételeivel, de a „Képzési szint” a FIR adatszolgáltatáshoz szükséges, míg a „Programtípus” mezıt a Diákhitel figyeli.)

Képzésspecifikus adatok ellenırzése A „Képzésspecifikus adatok 2” fülre felkerültek a „FIR képzésmegfeleltetés” és a „FIR képzésmegfeleltetés 2” új mezık, melyeknek töltése szintén kötelezı. Mindkét mezıt a többszakos képzések esetén szükséges tölteni. Több szakos képzés esetén is akkor, ha a képzés úgy lett létrehozva, hogy két szakos, de valójában egy szak van és a képzés neve mutatja a két szakot. A képzésmegfeleltetéshez hez kattintsunk a mezı mellett található három pontos gombra, és a megjelenı táblából tábláb válasszuk ki az adott képzés FIR szótárnak megfelelı képzését. Választásunkat nyugtázzuk az „OK” gombbal, majd az adat(ok) rögzítéséhez kattintsunk a „Mentés” gombra. Tehát itt lehet kiválasztani, hogy mely Neptun-beli képzés, mely FIR-beli FIR képzésnek felel meg. A feljövı listában megjelenı képzések megegyeznek a „FIR adatszolgáltatás (14450)”/ „Akkreditált intézményi képzések (15850)” felületen található képzésekkel. Azt, hogy az intézmény a FIR képzéstáblából mely képzéseket fogadja el (azaz akkreditálja), a „FIR adatszolgáltatás (14450)”/ „Képzésterítések (15900)” felületen szabályozhatja.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

FIR képzésmegfeleltetés

8. FIR Státuszok A hallgatónál három féle FIR státuszt különböztetünk meg. 1. Hallgatói jogviszony FIR státusz 2. Képzés jogviszony FIR státusz 3. Hallgató llgató féléves adataira vonatkozó FIR státusz

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Hallgatói jogviszony FIR státusz

Képzésen FIR státusz

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Félévre vonatkozó FIR státusz

8.1. FIR státuszok változása a feladások és válaszok tükrében A programban használt FIR státuszok: • • • • • • •

JVL létrehozva JVL feladva -HJVL HJVL üzenet feladása után kerül beállításra JVL elfogadva -HJVL HJVL üzenet, Sikeres kérés feldolgozással történı visszaérkezése után kerül beállításra JVM létrehozva JVM feladva -HJVM HJVM üzenet feladása után kerül beállításra JVM elfogadva -HJVM HJVM üzenet, Sikeres kérés feldolgozással történı visszaérkezése után kerül beállításra Nem volt FIR jelentés - alapbeállítás ameddig nem kerül feladásra FIR üzenet, addig szerepel a hallgató FIR státuszainál. HSTR feladása után, az üzenet Sikeres kérés feldolgozással történı visszaérkezése után kerül beállításra.

Amennyiben a hallgatónak HJVM üzenet kerül feladásra az üzenet elfogadása után a hallgató minden FIR státusza -aa hallgatói jogviszonynál, képzés jogviszonynál, összes féléves jogviszony -JVM elfogadva státuszra változik. A státuszok állítása automatikus az üzenetek visszaérkezésekor.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

8.2. Hallgató státuszainak megfelelése FIR státuszokkal Az intézmények a TVSz. alapján különbözı kifejezéseket használnak a tanulmányi státuszok és pénzügyi státuszok meghatározására. ra. Ezek a státuszok jelennek meg a státusz1 és a pénzügyi státusz1 mezıkben. Az intézmény a státusz1 és pénzügyi státusz1 értékét nem állíthatja (az az értékhalmazt nem tudja állítani, csak a hallgatónál tudja változtatni a státuszokat), státuszokat a státusz2 és pénzügyi zügyi státusz2 értékét a program, a kiválasztott státusz1 és pénzügyi státusz1 értékének megfelelıen automatikusan állítja. Az alábbi táblázat tartalmazza, hogy az intézmény által beállított státusz1 és pénzügyi státusz1 értéke mely FIR által megadott státusznak átusznak felel meg. Gyakrabban használt státuszok és azok értelmezése: Státusz2mezı értékeértéke FIR által Státusz1 mezı értéke: meghatározott érték Abszolvált Nincs jogviszony Aktív Aktív Aktív vendéghallgató Aktív Diplomát szerzett Nincs jogviszony Áthallgató Nincs jogviszony Elbocsátott Nincs jogviszony Elhunyt Nincs jogviszony Felvett Nincs jogviszony Passzív Passzív Törölt Nincs jogviszony Állf.passzív Passzív Passzív vendéghallgató Passzív Rendezetlen Nincs jogviszony Záróvizsgát tett (NYV hiányzik) Nincs jogviszony Államvizsgázott Nincs jogviszony Állf.túlcsúszó Aktív Még nem meghatározott Nincs jogviszony Záróvizsgát tett Nincs jogviszony Szakirányon diplomát szerzett Nincs jogviszony Hallgató FIR szerinti pénzügyi státusza lehet, államilag támogatott, vagy költségtérítéses. költségtérítéses Az ettıl eltérı státuszokat a FIR a tartózkodásba kezeli jelenleg. jelenleg Ez a két státusz stá a leggyakoribb, de ez minden intézménnyel egyeztetésre ésre került, került és amelyik intézménynek nem volt megfelelı az általunk adott összerendelés, akkor az igényeiknek megfelelıen módosítás módosí történt:: Pénzügyi státusz2 mezı értéke-FIR értéke Pénzügyi státusz1 által meghatározott érték Költségtérítéses Költségtérítéses Levelezõ, áll. fin. Államilag támogatott Normatív támogatással A3 HTM Államilag támogatott PhD egyéni Költségtérítéses PhD államilag finanszírozott Államilag támogatott Tandíjas (képzési idõn túli) Költségtérítéses A1 kategóriás külf. öszt. Államilag támogatott Fin.törvény szerint Államilag támogatott Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

A2 kategóriás külf. öszt. Államilag támogatott C kategóriás külf. öszt. Költségtérítéses Költségtérítés mentes (GYES...) Költségtérítéses C2 kategóriás külf. öszt. Költségtérítéses Államilag finanszírozott (képzési idõn túli) Költségtérítéses Államilag finanszírozott (Máshol) Költségtérítéses Egyéb ösztöndíjas Költségtérítéses NR párhuzamos Költségtérítéses Államilag finanszírozott Államilag támogatott Még nem meghatározott Nincs jogviszony Külföldi költségtérítéses Költségtérítéses Másoddiplomás (költségtérítéses) Költségtérítéses PhD költségtérítéses Költségtérítéses Párhuzamos (tandíjas) Költségtérítéses Költségtérítéses (képzési idõn túli) Költségtérítéses B külf. külsõ tám. öszt. Költségtérítéses D kat. külf. hallgató Költségtérítéses E kat. külf.hallgató Költségtérítéses F felvételivel külf. hallg. Költségtérítéses A3R Részképzõs HTM normatív támogatással Államilag támogatott

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

9. FIR hallgatói üzenetek feladásához kötelezı adatok • • • •

Hallgató személyes adatai Hallgató képzésének telephelye Törzskönyvi szám OM azonosító

9.1. Hallgató személyes adatainak megadása A hallgatói adatok helyességének ellenırzése szintén nagyon fontos. A „Személyes adatok” fülre a személyneveket neveket tartalmazó mezık mellett található jelölınégyzetek funkciója a FIR adatszolgáltatással van kapcsolatban: ha a név magyarul van megadva, úgy a jelölınégyzetbe pipát kell tenni, de külföldi hallgatók esetén, ha a fordított sorrendben rögzítették az adatokat adatokat (Susan Smith), akkor a jelölınégyzeteket feltétlen üresen kell hagyni. Kivéve akkor, ha a külföldi hallgató neve a magyar nyelvnek megfelelıen van berögzítve (Pl.: Smith Susan). A „Születés dátuma” mezıt kiegészítendı a „Pontosság” legördülı menü, melynek segítségével a megadott születési dátum helyességét szükséges rögzíteni. A következık közül lehetséges választani: „Pontos”, „Pontatlan”, „Hónaphelyes”, „Hónaphelyes” „Évhelyes”. Az adatok rögzítésekor alapértelmezetten pontos érték kerül kitöltésre, ha ez nem felel f meg az adatoknak, átállítható.

Hallgató személyes adatainak ellenırzése

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Továbbá a „Hivatalos adatok” fülön az „Állampolgárságok” mezı kitöltése is fontos a kötelezı adatok feladásához (Természetesen az állampolgárság mezık közül csak akkor szükséges szükség mindkettıt kitölteni, amennyiben az adott hallgató kettıs állampolgár.) Amennyiben a mezı értéke „Nincs megadva”, úgy a már meglévı adatot nem lehetett a FIR szótárral megfeleltetni, és ez esetben az adat javítása szükséges ahhoz, hogy a hallgatót a késıbbiekben ıbbiekben le lehessen jelenteni.

Hivatalos adatok Külföldi hallgató esetén a tartózkodási engedéllyel kapcsolatos adatok helyes kitöltésére is különösen oda kell figyelni. A „Tartózkodási eng. száma”, száma” és a „Tart. eng. érvényessége” rvényessége” mezıkön kívül bekerült a „Tartózkodási eng. típusa”,, melynek elemei a következık: - A/1-évi évi 12 havi ellátásban részesülı, vagy részképzésben részt vevı Európán kívüli hallgatók - A/2-évi évi 10 havi ellátásban részesülı, vagy részképzésben részt vevı európai hallgatók - A/3-évi 10 havi, illetve 12 havi ellátásban részesülı, vagy részképzésben részt vevı határon túli magyar hallgatók nemzetközi megállapodás alapján a küldı fél ösztöndíjával tanulmányokat folytató hallgatók - B-nemzetközi - C-nemzetközi nemzetközi megállapodás alapján külföldi államok kiküldötteinek kiküldötteinek gyermekeiként tanulmányokat folytatók - D-aa felsooktatási intézménnyel kötött megállapodás alapján költségtérítéses képzésben részt vevı hallgató nemzetközi megállapodás alapján, illetıleg nemzetközi megállapodás alapján nem magyar - E-nemzetközi ösztöndíjjal tanulmányokat lmányokat folytató hallgatók - F-aa fenti kategóriák egyikébe sem tartozó, államilag finanszírozott képzésben részt vevı hallgatók, akik az Európai Gazdasági Térséghez tartozó országok állampolgárai - Letelepedési engedély Az adatok megadása nem kötelezı, de a különbözı özı statisztikák miatt célszerő kitölteni, valamint itt található az külföldi hallgatók nyilvántartásához szükséges pénzügyi státuszok ok is. Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Hallgató hivatalos adatainak ellenırzése - Tartózkodási dási engedély típusának kiválasztása tıségeivel kapcsolatban kapcsolat a FIR-es es feladáshoz szükséges, hogy a hallgatónak pontosan A hallgató elérhetıségeivel rögzített állandó lakcímee legyen a rendszerben. Állandó lakcím típusból csak egy létezhet a hallgatónak és mindig az érvényes látható a felületen. A további cím típusoknál megadható, egadható, hogy az elkészített üzenetbe bekerüljön-e vagy sem. A felületen található FIR-be felad jelölınégyzet segítségével tségével megjelölhetı, hogy a generált FIR üzenet tartalmazza--e vagy sem a címet. Állandó lakcím nélkül a FIR üzenet feladása nem lehetséges! A következı adatok feladása nem n kötelezı, de feladásra kerülnek, amennyiben a FIR-be FIR felad pipa bejelölésre kerül. Az intézmény dönthet úgy, hogy nem adja fel ezeket az adatokat. (79-es kormány rendelet). Telefonszámok, és emailcímek felvitelénél formátumellenırzés tumellenırzés történik. Vagyis a telefonszámokat és az emailcímeket ezentúl csak FIR formátumnak megfelelıen engedi meg bevinni a rendszer. Az emailcímeknél, és a telefonszámoknál található „FIRbe felad” jelölınégyzet. jelölınégyzet Ezzel szabályozható, hogy az adott telefonszám, lefonszám, illetve emailcím bekerüljön-e bekerüljön e a FIR feladásba. Alapértelmezetten nem kerül kitöltésre a jelölınégyzet.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Hallgató lakcímének ellenırzése

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

9.2. Hallgató képzésénél telephely megadása A FIR üzenetben kötelezı adat a Telephely. A Hallgatók (5400)/Hallgató képzései (6000) menüpontban a Telephely mezı mellett található összerendelı gombbal kell kiválasztani a hallgató képzésének szervezeti egységéhez tartozó telephelyet. Csoportosan telephelyet a Képzések/Hallgatók Képzések/H menüpontokban lehet rögzíteni. i.

Hallgatónál telephely rögzítése

9.3. Törzskönyvi szám A FIR feladáshoz kötelezı a hallgató törzskönyvi számának megadása. Törzskönyvi számot a Hallgatók (5400)/Hallgató képzései (6000) menüpontban hallgatónként rögzíthetünk. Csoportosan törzskönyvi számot mot a Képzések/hallgatók menüpontban lehet rögzíteni, rögzíteni vagy a T00000/FITESZT módon.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Törzskönyvi szám rögzítése

9.4. Oktatási azonosító (OM kód) FIR jelentésekor az OM kód kötelezı adat. Kivételt képez, az elsı üzenet feladása. A hallgatók oktatási azonosítója több módon kerülhet a programba: 1. felvételkor a Gólya rendszerbıl konvertálással 2. az elsı üzenet feladása után, az üzenet elfogadásakor, a Sikeres kérés feldolgozással visszaérkezı válasszal egyidejőleg kap a hallgató OM azonosítót. A FIR által visszaküldött visszaküldöt OM azonosító a visszaérkezett üzenettel a programban rögzítésre kerül.

Figyelem! • Amennyiben a hallgató már rendelkezik OM azonosítóval, és a FIR feladás után visszaérkezı OM azonosító nem egyezik meg a feladáskori OM azonosítóval, azt a program felülírja! •

Ebben az esetben ajánlott a FIR-felé FIR felé jelezni az OM azonosító eltérést.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

9.4.1. Elıképzettségi adatok feladása Elıképzettségre vonatkozó adatok a Hallgatók (5400) menüpontban az Elıképzettségek tabulátor fülön kerülnek rögzítésre. Az elıképzettség feladása, nem kötelezı, a hallgatónál nem a teljes elıképzettség hanem csak a bizonyítványok kerülnek feladásra.

Elıképzettségre vonatkozó adatok A felületen jobb oldalt lent található a FIRbe felad jelölınégyzet. Ha a jelölınégyzetben nincs bent a pipa, vagyis értéke hamis, akkor az elıképzettség adat nem kerül bele a FIR üzenetekbe. Jelenleg az elıképzettség nem adható fel a FIR felé, ezért készült egy felület ahol csoportosan kiszedhetı a pipa a jelölınégyzetbıl. A felület a Szervezeti egységek (28000)/Elıképzettségek (34250), és az Adminisztráció (95400)/Elıképzettségek (34300) menüpontban érhetı el.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Elıképzettségek – FIRbe felad pipa értékének állítása csoportosan

9.4.2. Fogyatékossági adatok-hátrányosságra adatok ányosságra vonatkozó adatok feladása Hallgatók (5400)/ menüpontban az Egyéb státuszok tabulátor fül alatt amennyiben kitöltésre kerülnek a Fogyatékossági adatok és a Hátrányos helyzet helyz adatai akkor azoki is feladásra kerülnek a létrejött üzenet típusban, amennyiben az adat a HJVL HJVL feladását követıen kerül rögzítésre, akkor, akkor HSZE üzenet készül.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Fogyatékosságra - Hátrányos helyzetre vonatkozó adatok

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

10. Hallgatói jogviszony és képzés jogviszony 10.1. Hallgatói jogviszony A hallgatói jogviszony a FIR feladás szempontjából a legfontosabb adat! Egy intézményben, egy hallgatónak, egy idıben, egy hallgatói jogviszonya lehet! A hallgatói jogviszonyhoz viszont több képzés jogviszony is tartozhat! A hallgatói jogviszony a Hallgatók (5400) Jogviszony adatok tabulátor látor fülön tekinthetı meg.

Jogviszony adatok

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

A felület felsı részén a hallgatói jogviszony sorát látjuk.

Hallgatói jogviszony megjelenítése A hallgatói jogviszony panel alatt a Jogviszony mezıben a Hallgatói jogviszony kezdete és végdátuma jelenik meg. A hallgatói jogviszony kezdete a FIR –nél nél az azonosító adat, adat nem módosítható! Amennyiben mégis szükséges HSTR üzenetet kell feladni! feladni! A FIR státusz mezıben láthatjuk, a FIR jelentés állapotát. A felületen megjelenik a hallgatói jogviszony keletkezés indoka és a hallgatói jogviszony megszőnés indoka is. A Képzések panelban pedig látható, hogy a hallgatói jogviszonyhoz mely képzések, mely képzésjogviszonyok tartoznak.

Hallgatói jogviszonyhoz jogviszonyhoz tartozó képzések, képzésjogviszonyok

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

10.1.1. A hallgatói jogviszony adat keletkezése-képzés keletkezése képzés jogviszony Amikor a hallgató felvételre kerül, akkor a Gólya programból bekerül bekerül a Neptunba. A hallgatói jogviszony panel üres.

Hallgatói jogviszony még nem keletkezett beiratkozáskor ill. tárgyfelvételkor jön létre a hallgatói jogviszony, jogviszony valamint Az elsı képzésre történı beiratkozáskor, attól is függ, hogy az intézmény hogyan hogy kezeli a regisztrációt. Ekkor kerül kitöltésre a Hallgató (5400)/Hallgató képzései (6000) menüpontban menüp a Jogviszony kezdete dátum, mely egyben a hallgatói jogviszony kezdete is lesz. Azz elsı képzésre történı regisztrációkor (beiratkozáskor) a regisztráció dátuma lesz automatikusan a képzés és a hallgatói jogviszony kezdı dátuma. Amennyiben már van nyitott hallgatói jogviszonya jogviszony a hallgatónak, akkor következı képzéshez a nyitott hallgatói jogviszony automatikusan hozzárendelıdik.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Képzés és jogviszony és hallgatói jogviszony megegyezik Vagyis ha a hallgató hallgatói jogviszonyának megszakítása nélkül, további képzéseken is folytat tanulmányokat az intézményben, akkor a következı képzésekhez képzésekhez ugyanaz a hallgatói jogviszony fog tartozni, amely a legelsı képzésre történı beiratkozáskor létrejött. Ebben az esetben egy hallgatói jogviszonyhoz nyhoz tartozik az összes olyan képzés, képzés amelynek kezdete idıben a hallgatói jogviszony kezdete után jött létre. A hallgatói jogviszony akkor kerül megszüntetésre, ha az idıben legutolsó képzésen rögzítésre kerül a képzés vége dátum. Ekkor a hallgatói jogviszony jogvis is lezárásra kerül. Több hallgatói jogviszonnyal is rendelkezhet rend a hallgató az intézményben, (de csak mindig egy lehet az érvényes) ekkor létezik egy vagy több hallgatói jogviszony amelynél a hallgatói jogviszony vége is megjelenik. Ilyenkor, minden hallgatói hallgat jogviszonyhoz tartozik vagy tartoznak képzések, amelyek már lezárásra kerültek. Ezután ha a hallgató újra felvételre kerül az intézménybe, akkor új hallgatói jogviszony kerül létrehozásra, létrehozásra amelyhez az új képzés tartozik. Figyelem! • Minden esetben a képzésnél kell az adatokat változtatni, hogy szinkronizálódjon a hallgatói hallg jogviszonyba is! Abban az esetben haa képzésen rögzítésre kerül a képzés vége dátum és a képzés megszőnés oka, ha van még érvényes képzése a hallgatónak akkor az adott képzésen képzésen történik a képzés jogviszony kijelentése, - ha nincs a hallgatói jogviszonyhoz hoz tartozó több érvényes képzése a hallgatónak hallgatónak akkor a hallgatói jogviszony ny kerül megszüntetésre. A képzésen a hallgató jogviszony oka, kódtételbıl választható, a FIR jelentésben jelentésben azonban minden esetben a jogviszony megszőnése nése kódtétel érték kerül.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Képzés jogviszony és hallgatói jogviszony eltér

11. Hallgatói feladások üzenettípusai Az intézmény a FIR felé különbözı üzenettípusokat ad fel. A következı üzenettípusok léteznek: Hallgató -

-

Kiadás: 2010.02.28.

HJVL hallgatói jogviszony létrehozás HJVLo Hallgatói o Vendéghallgatói o Kollégiumi o Doktori HJVM hallgatói jogviszony,, képzés jogviszony megszüntetés HJVMHJVK képzési adatok változások karbantartása HJVKHSTR hallgatói jogviszony létrehozás visszavonása HSTRHJVD hallgatói jogviszony dátumainak módosulása HJVDHSZE – hallgatói törzsadatok,, személyes adatok módosulása

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

11.1. FIR Üzenetek létrehozása Az üzenettípusoknál megkülönbözetünk kézzel létrehozott üzeneteket és automatikusan generálódott üzeneteket. Kézzel létrehozott üzenetek: • HJVL és (kivétel a kollégiumi HJVL, amely a rendszer paramétertıl beállításától függ) • HSTR üzenetek Automatikusan képzıdı üzenetek: • • •

HJVD HJVK HJVM

Amennyiben létrehozásra kerül a hallgatónak egy bármilyen típusú üzenet, akkor addig, amíg nem kerül konténerbe és a konténer nem kerül lezárásra, addig a létrehozott üzenetek üzenet frissülnek az idıközben létrehozott ugynaolyan típusú üzenetek adataival. Nem készül ugyanolyan típussal több üzenet a hallgatónak! Pl. létrehozásra kerül egy HJVL üzenet, de még nem került lezárása a konténer melyben szerepel, akkor ha új HJVL üzenetet készítünk az, az,üzenet frissül mely még a nem lezárt konténerben van. Amikor konténerbe kerül az üzenet, és lezárásra kerül a konténer akkor FIR üzenet generálásakor új üzenet keletkezik a hallgatónál.

11.1.1. HJVL üzenetek létrehozása HJVL üzenet típusai lehetnek: • Képzés jogviszony lejelentés • Féléves jogviszony lejelentés • Kollégiumi jogviszony lejelentés (külön fejezetben részletezve)

11.1.1.1. Képzésen pzésen létrehozható HJVL üzenet Képzésen létrehozható hozható HJVL üzenet a Képzések/Hallgatók menüpontban a HJVL gomb alkalmazásával. A felületen hallgatónként, vagy több hallgatót kijelölve csoportosan készíthetı HJVL üzenet.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Képzésen HJVL üzenet létrehozása A képzésen létrehozott FIR üzenet tartalmazza a Hallgatói jogviszonnyal és a képzéssel kapcsolatos adatokat. Ez a típusú üzenet arra szolgál, hogy a FIR felé bejelentésre kerüljön a hallgató intézménnyel létesített jogviszonya. Figyelem: A képzésen készített HJVL üzenet nem tartalmaz félévre vonatkozó vonatkozó adatokat! Ennél az üzenet típusnál üres res érték van a Finanszírozás és képzési év mezıben. mezıben

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Képzésen készül HJVL üzenet

11.1.1.2. Féléven léven létrehozható HJVL üzenet Féléven létrehozható HJVL üzenet a Szervezeti egységek (28000)/Féléves adatok (30900) és az Adminisztráció(95400)/Féléves adatok(11500) menüpontokban ban a HJVL gomb alkalmazásával. A felületeken hallgatónként vagy több hallgatót kijelölve csoportosan készíthetı HJVL üzenet.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Féléves HJVL üzenet létrehozása

t a Hallgatói jogviszonyra, a képzésre épzésre és a félévre vonatkozó A féléven létrehozott FIR üzenet tartalmazza adatokat. Ez a típusú üzenet arra szolgál, hogy a FIR felé bejelentésre kerüljön a hallgató intézménnyel inté létesített jogviszonya, kibıvítve a féléves jelentéssel. Ennél az üzenet típusnál a Finanszírozás és képzési év mezı is kitöltésre kerül.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Féléven készült HJVL üzenet

után a program megkérdezi, hogy „Biztosan „B le akar Mindkét felületen a HJVL gomb megnyomása után jelenteni új képzés jogviszonyt a kiválasztott hallgatónak?” hallgatónak

Amennyiben a YES gombra kattint létrejön a HJVL üzenet, melyrıl a program tájékoztató üzenetet ad.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Üzenet generálása után visszajelzı üzenet

Az elkészült üzenet vagy üzenetek a programban két helyen jelennek meg. • •

Hallgató (5400)/FIR feladás (15050) menüpontban a kiválasztott hallgatóra elkészített és feladott összes üzenet megjelenik. FIR adatszolgáltatás (14450)/Hallgatói törzsadatok (14650) menüpontban pedig az összes elkészült és feladott üzenet megtekinthetı.

Az elızıekben leírtak alapján tehát a FIR felé a hallgató feladása történhet: • képzés adatokkal, • és képzés és féléves adatokkal Javasoljuk, hogy olyan FIR üzenetet, üzenetet amely csak a képzés adatokat tartalmazza, tartalmazza azoknak a hallgatóknak adjanak fel, akik a hallgatói jogviszony létesítettek, de rögtön gtön az elsı félév megkezdésekor passzív félévet kértek. Így az OEP jelentés is rendben lesz. lesz Illetve ha az intézményben a regisztráció hosszabb ideig tart és elıbb a jogviszonyt szeretnék létrehozni és utána a státuszt jelenteni. jelenteni Azoknak a hallgatóknak, akiknek létrejött a hallgatói jogviszonya és aktív az elsı féléve, elegendı csak féléves HJVL feladás, hiszen ez az üzenet tartalmazza a képzés és a féléves adatokat is. Természetesen az intézmény megteheti, hogy minden hallgatót lejelent képzésen, majd pedig p féléven is. Miután megtörtént a hallgató jelentése a képzésen azután már elegendı a féléves bejelentkezések után a féléves jelentéseket feladni a hallgatóról.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

12. Szakos FIR üzenetek készítése, kezelése Egyes intézményekben, ahol több szakos képzés létezik, nem képzésen, hanem szakon kell a hallgatókat jelenteni. A szakon létrehozandó FIR üzenetnél a Képzésen nem szabad FIR megfeleltetést megadni, csak a szakon! Vagyis a Szakok menüpontban a Specifikus adatok2 tabulátor fülön kell a Neptunos szakhoz a FIR-es képzés megfeleltetését hozzárendelni. hozzárendelni

Neptun szak megfeleltetése - FIR szakkal

Figyelem! • A szak megfeleltetésnél csak akkor jelenik meg a szak az összerendelı táblában, amennyiben a Képzésterítések (15900) menüpontban elfogadásra került.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Szakirány elfogadása-képzésterítésnél A szakos HJVL üzenet létrehozása az Adminisztráció (95400) Hallgatók szakos féléves adatai (32850) menüpontban lehetséges.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Szakos FIR üzenet készítése

A képen látható hallgatónak szakos jelentést készítettünk. Ennek Ennek megfelelıen a Hallgatók szakos féléves adatai menüpontban (32850) generáltuk az üzenetet. Ennek megfelelıen a HJVL üzenet a szak adatait tartalmazza.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Hallgató szakos jelentése - Vegyész szakon

Szakos HJVL üzenet

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Amennyiben a képzés Szakirányán Szakirányá is megtörténik a FIR megfeleltetés akkor a hallgató szakirányai feladásra kerülnek. HJVM üzenetet ha kézzel szeretnénk készíteni, szakon jelentett hallgatónak akkor a Képzések/Hallgatók/Féléves adatok/Szakok adatai menüpontban kell kiválasztani a szakot majd maj a HJVM gombot megnyomni. Ennek feltétele, hogy a Hallgatók/Hallgató képzései menüpontban a modulok adatai tab fülön kitöltésre kerüljenek az adatok melyek a megszüntetésre vonatkoznak.

12.1.1.1. Kollégiumi HJVL készítése Kollégiumi HJVL készítésekor elsı feladat a paraméter beállítása. A paraméter neve: FIRKollegiumi_jogviszony_generalas. FIRKollegiumi_jogviszony_generalas. A paraméter leírása: Kollégiumi jogviszonyok (HJVL) kézi vagy automatikus generálása : K / A A paraméter szabályozza, hogy a kollégiumi hallgatói jogviszonyra automatikusan a beköltöztetéssel be készüljön HJVL üzenet vagy kézzel kerül létrehozásra. A paraméter „A” beállítás esetén a beköltöztetéssel egyidejőleg létrejön a kollégiumi jogviszonyra szóló HJVL üzenet. A paraméter K beállítása esetén a Kollégiumok (1800)/Kollégiumi ciklusok ciklusok (16100) menüpontban kell a „HJVL” gomb segítségével HJVL üzenetet generálni.

Kollégiumi jogviszony létrehozása

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Figyelem: • Kollégiumi HJVL üzenet létrehozásakor figyelni kell arra, hogy a beköltözés dátuma idıben a hallgatói jogviszonyt követı dátum legyen. Ellenkezı esetben a feladott HJVL üzenetre a FIR a következı választ adja: Hiba: A kérelemben megadott kollégiumi jogviszony nem rögzíthetı, rögzíthetı, mert nincs bejelentve a kollégiumi jogviszonyra feljogosító jogviszony [Kollégiumi adatok ellenırzése - új hallgatói jogviszony] Vagyis célszerő a kollégiumi HJVL elıtt feladni a hallgatói jogviszonyra vonatkozó HJVL üzenetet, és ha visszaérkezett sikeres sikeres kérés elfogadással, akkor feladható a kollégiumi HJVL: A Kollégiumok (1800)/Kollégiumi ciklusok (16100) menüpontban lehet a HSTR gomb segítségével HSTR üzenetet generálni, már lejelentett és elfogadott kollégiumi HJVL üzenetre. Figyelem: • HSTR üzenetben tben mindig az elfogadott adatokkal kell a stornó üzenetet feladni. A visszaérkezett és elfogadott stornó üzenet után lehet újra HJVL üzenetet feladni.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

12.1.2. HSZE, HJVD és HJVK üzenetek A HSZE, HJVD és HJVK üzenetek tartalma az elkészült FIR üzenetben az Egyéb jogviszonyok tabulátor fülön tekinthetı meg. HSZE üzenet keletkezik a programban, ha a hallgató személyes adatai változnak: • Személyes adatok • Cím • Elérhetıség • Fogyatékossági adatok • Hátrányos helyzetre vonatkozó adatok • Tartózkodási adatok • Bizonyítvány • Okmányokra vonatkozó adatok változása Cím változásakor keletkezı HSZE üzenet.

HSZE üzenet HJVD JVD üzenet keletkezik, ha dátummódosítás dátum történik: • Hallgatói jogviszonnyal kapcsolatos, • Képzés jogviszonnyal kapcsolatos dátumok változása (kezdı és végdátum)

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

A HJVD VD üzenetben megtekinthetı, hogy mi került módosításra. A FIR üzenetben az egyéb jogviszonyok tabulátor fülön a HJVD üzenetre kattinva oszloposzerkesztéssel tegyük ki a mezıket. Pl. • JogvUjkezdDat • JogvUjkezdDat • KpzUjkezdDat • KpzUjkezdDat

Dátum módosítás módo - Képzés végdátum került módosításra

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

HJVK üzenet generálódik, ha a képzéssel kapcsolatos kapcsolatos adatok kerülnek módosításra: • Törzslap adatok-törzskönyvi törzskönyvi szám változása • Képzés - Idıszak típus változása • Képzésen- Félévszám változása • Képzési szint változása • Képzés nyelvének változása A képen látható üzenetben a hallgató képzésen a félévszám került módosításra.

Figyelem! • A képzés adatok megadásakor kitöltésre kerül a képzésre vonatkozó félév szám. Ez a félév szám kerül be a hallgatóhoz amikor a képzés hozzárendelésre kerül. A feladásra kerülı HJVL üzenetek tartalmazzák ezt az adatot. Ezután azonban ha a képzésnél módosításra kerül a félévek száma, akkor az már nem kerül át a hallgató képzéseihez. A hallgató FIR üzeneteiben a Hallgató képzései menüponton a félévszám mezıben megadott adat jelenik meg. • Amennyiben a képzésen változik a félévek száma, akkor azt nem a Képzésnél, hanem a Hallgató/Hallgató képzései menüpontban változtassuk meg! Így keletkezik HJVK üzenet.

12.1.3. HJVM üzenetek generálása és létrehozása HJVM üzenet keletkezik, ha a hallgatónak a képzésen rögzítésre kerül a képzés végdátuma és a jogviszony megszőnés oka.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

A HJVM üzenet létrehozásakor program figyel arra, hogy a hallgatónak az adott képzésen kívül (amelyen beírása került a végdátum), a képzéshez tartozó hallgatói jogviszonyon, létezik-e létezik másik képzése, amelynél még nem szerepel képzés vég dátum. Vagyis ha a hallgatónak nincs több még le nem zárt képzése, akkor a képzés végdátum beírásakor egyidejőleg készül egy olyan HJVM üzenet, üzenet amely nem csak a képzés jogviszonyt szünteti meg, hanem a hallgatói jogviszonyt is valamint kitöltıdik a hallgatói jogviszony végdátum is. Amennyiben a képzéshez olyan hallgatói jogviszony tartozik, amelyen több képzés is szerepel, melyek még nem kerültek lezárásra, akkor olyan HJVM üzenet generálódik, amely csak az adott képzésen szünteti meg a jogviszonyt, és a hallgatói jogviszony pedig nem kerül megszüntetésre.

HJVM üzenet megtekintése-hallgatói megtekintése hallgatói jogviszony és képzés jogviszony egyszerre szőnt meg

Figyelem! dát • HJVM üzenet generálódásakor egyidejőleg HJVD üzenet is készül, hiszen dátummódosítás történik. Mivel a HJVM üzenet tartalmazza a képzésen a jogviszony és vagy a hallgatói jogviszony megszőnés dátumát is, ezért a HJVD feladása nem szükséges. A FIR rendszerében, a feladott üzeneteket nem minden esetben, idırendben kerülnek feldolgozásra, így elıfordulhat, hogy a HJVM üzenet kerül elıbb feldolgozásra és elfogadásra, azután, pedig ha feldolgozásra kerül a HJVD akkor a válasz hibaüzenet lesz: lesz „Hiba: A képzés végdátuma nem szerepel az adatbázisban, karbantartani csak nem null végdátumot lehet. [HJVD] • Ezért ajánlott azokat a HJVD üzeneteket törölni, amelyek egyszerre, ugyanazzal a dátummal keletkeznek.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

12.1.3.1. HJVM üzenet létrehozása kézzel Bizonyos esetekben elıfordulhat, lıfordulhat, hogy nem generálódik HJVM üzenet, ekkor kézzel kell készíteni, készíteni pl. ha már akkor ki van töltve a vég dátum, amikor a jogviszonyt létrehozzák a hallgatónál. hallgatónál HJVM üzenet a Szervezeti egységek (28000)/Képzések(20000)/Hallgatók(204500) (28000) (204500) menüponton, vagy a Képzések(115600)/Hallgatók(120100) menüpontban a HJVM gomb segítségével készíthetı.

HJVM üzenet generálása Figyelem! • HJVM üzenet csak akkor készíthetı, készíthetı ha volt a hallgatónak gatónak elfogadott HJVL üzenete!

12.1.4. HSTR üzenetek létrehozása HSTR üzenet létrehozására és feladására akkor lehet szükség, ha a hallgatónak feladásra és elfogadásra került a HJVL üzenet, de utólag kiderült, hogy nem a helyes adatokkal. Ekkor HSTR üzenetet kell feladni, (a már elfogadott adatokkal) majd amikor visszaérkezik az elfogadott elfogadott HSTR üzenet akkor lehet a hallgatónak a javított adatokkal feladni a HJVL üzeneteket. Figyelem! • HSTR üzenetben a feladott adatok (hallgatói jogviszony, képzés jogviszony, stb.) meg kell felelniük az elfogadott HJVL üzenetben szereplı adatokkal. A stornó üzenetben tehát csak azt lehet stornózni, ami már elfogadásra került.

HSTR üzenetet lehet készíteni:

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



• • •

NEPTUN FIR

Teljes hallgatói jogviszonyra Képzés jogviszonyra Félévre

Teljes hallgatói jogviszonyra HSTR üzenetet a Hallgatók (5400) menüpontban a HSTR gombbal lehet készíteni. A Hallgatók (5400) menüpontban generált HSTR üzenet a hallgató minden képzését, minden félévét stornózza.

Hallgatói jogviszonyra HSTR üzenet készítése

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

HSTR üzenet

Képzésen HSTR üzenet létrehozható a Képzések/Hallgatók menüpontban. menüpontban. Az képzés menüpontban létrehozott HSTR üzenet az adott képzést stornózza le.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Képzésen HSTR üzenet készítése

Félévre vonatkozó HSTR üzenet készíthetı a Szervezeti egységek (28000)/Féléves adatok (30900) és az Adminisztráció (95400)/Féléves adatok adat (11500) menüpontokban a HSTR gomb alkalmazásával. alkalmazásával

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Félévre HSTR üzenet készítése

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Féléves HSTR üzenet

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

13. FIR üzenetek megtekintése, kezelése, feladása Az automatikusan generált, és a létrehozott FIR üzeneteket két menüpontban tekinthetjük meg: • Hallgatónként a Hallgatók (5400)/FIR feladás (1550), • Csoportosan az összes üzenetet, a FIR adatszolgáltatás (14450)/Hallgatói törzsadatok (14650) menüpontban.

Hallgatónként FIR üzenetek megtekintése

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Összes generált FIR üzenet megtekintése

13.1. FIR üzenetek kezelése Az elkészített FIR üzeneteknél a Neptun a generálás során ellenırzést végez, a FIR által kötelezı adatokra. Amennyiben az adott FIR üzenetbıl hiányzik valamely, a feladáshoz kötelezı adat, akkor az üzenet pirossal jelenik meg. Ezeknél az üzeneteknél knél a FIR üzenetnél az Ellenırzés tabulátor fülön megjelenik, hogy mely kötelezı adat hiányzik. A csatolt képen pl. a hallgató születési országa, állampolgársága, állandó lakcíme hiányzik.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Hiányos-hibás FIR üzenet A hibás üzenetek javítása úgy lehetséges, hogy az Ellenırzés eredménye tabulátor fülön megjelenített hibák javításra, pótlásra kerülnek a hallgatónál. A pótlás, javítás után visszatérve a hibás FIR üzenethez, azt kijelölve nyomjuk meg az „Adatfrissítés Adatfrissítés” gombot.

Figyelem! • Hibás adat konténerbe onténerbe helyezését nem engedélyezi a program.

13.2. FIR üzenetekhez konténer készítése Az elkészített üzeneteket a FIR feladáshoz konténerbe kell helyezni. Konténert készíteni, a FIR adatszolgáltatás (14450)/Konténer (14500) menüpontban az a alapadatok tabulátor fülön a „Hozzáad” gombbal lehet. Ezután létrejön egy konténer melyet el is nevez a program. A név a létrehozó neptunkódja, és a dátum. A „Szerkeszt” „ gombra kattintás után a konténer neve átírható. A konténer létrehozáskor alapértelmezetten telmezetten hallgatói adatok adatok feladására használható konténer készül, vagyis a Hallgatói jelölınégyzetben bent van a pipa. Ha alkalmazottat szeretnénk feladni, akkor a konténer elkészítésekor vegyük ki a jelölınégyzetbıl a pipát. Javasoljuk a konténernek beszédes nevet adni, mely után után a konténer könnyen visszakereshetı.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Konténer elkészítése

A FIR adatszolgáltatás (14450)/Konténer (14500) menüpontban azz XML tabulátor fülön XML formátumban tekinthetjük meg a konténer adatait. A FIR adatszolgáltatás (14450)/Konténer (14500) menüpontban a Válaszkonténerek tabulátor fülön láthatjuk azokat a válaszkonténereket, amelyek a feladott konténerre, a konténerben feladott üzenetekre érkezett. A válaszkonténereket a program automatikusan párosítja a feladott konténerekkel, a válaszok visszaérkezésével egyidejőleg. Figyelem! • Egy feladott konténerre a konténerben feladott üzenetekre a válaszok legtöbb esetben nem egy konténerben, hanem folyamatosan több konténerben érkeznek vissza.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Feladott konténerre érkezett válaszkonténerek

13.3. FIR üzenetek konténerbe helyezése Az elkészített FIR üzenetek a FIR adatszolgáltatás (14450)/Hallgatói törzsadatok (14650) menüpontban jelennek meg. A feladásra kerülı üzeneteket jelöljük ki, és kattintsunk a „Konténerbe „ rak” gombra, ekkor megjelennek a még le nem zárt konténerek. A konténert kiválasztva majd az OK gombra kattintva, az üzenet/üzenetek bekerülnek a konténerbe. Ekkor a Hallgatói törzsadatok felületen már nem jelenik meg az üzenet. A felületen oszlopszerkesztésben megtekinthetı, hogy mennyi rekordot rekordot tartalmaz a konténer.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

FIR üzenet konténerbe helyezése

A felületen található Minden adat jelölınégyzet alapesetben nincs kijelölve, ekkor azok az üzenetek jelennek meg, amelyek még nincsenek konténerben. Minden adat jelölınégyzet bepipálásával az összes adat megjelenik, azok is, amelyek már konténerben vannak, de ebben az esetben a „Konténerbe „ rak” gomb nem aktív.

13.4. Konténer lezárása, feladása, újraküldése Az elkészített konténert fel kell adni a FIR felé. Feladáskor a program generál egy eg Tranzakciós ID-t (azonosítót), amelyre a késıbbiekben hivatkozhatunk. A konténert feladás elıtt le kell zárni és alá kell írni. A FIR adatszolgáltatás ()/Konténerek () menüpontban. menüpontban A lezárás és az aláírás elkülönül egymástól, lezárni akkor kell, kell ha már több töb üzenetet nem szeretnénk a konténerbe helyezni. Az „Aláírás” gombbal kell aláírni a már lezárt konténert, az intézményben az arra jogosult személynek. Az aláírás beállítás a 2.1 pontban került részletezésre. A konténer lezárása és az aláírása lehet l egymástól független folyamat.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

13.4.1.1. Konténer lezárásakor gyakrabban elıforduló hibaüzenetek

A képen látható hibaüzenet akkor fordul elı, ha a konténerben lévı üzenetek valamelyikénél vala a születési névnél nincs megadva érték szerepel. Javítás: meg kell keresnii melyik hallgatói üzenet hibás és javítani a születési nevet, majd adatfrissítéssel bekerül az üzenetbe a helyes adat.

A képen látható hibaüzenet akkor fordul elı, ha a konténerben lévı üzenetek valamelyikénél az állandó vagy az értesítési cím típus nem em került kitöltésre.

Javítás:: Be kell írni a cím típus kódját. Állandó lakcím: A Értesítési: E Ideiglenes: T A felületen található „Küldés” gombbal kell feladni a konténert. A konténer feladásának sikerességérıl a program, tájékoztató üzenetet küld.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Konténer feladása sikertelen - nincs FIR kapcsolat

Újraküldés” gomb, ezt akkor kell használni, ha feladásra került a konténer, de A felületen található az „Újraküldés valamilyen ok miatt a FIR –hez hez mégsem jutott el. Ekkor az „Újraküldés Újraküldés” gomb alkalmazásával, új tranzakciós ID-t generál a program és ezzel kerül feladásra. A felületen található Diagnosztika gomb a FIR kapcsolat ellenırzésére szolgál.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

FIR - kapcsolat-útvonal ellenırzés

13.4.1.2. Konténer feladásakor gyakrabban elıforduló hibaüzenetetek

A fenti hibaüzenet akkor jelentkezik, ha olyan hallgatói üzenetek vannak a konténerben, amelyekhez már nem tartozik képzés. Vagyis a hallgatónak elkészítették az üzenetet, de idıközben a képzést törölték.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Javítás: support@sdakft pport@sdakft címre kérjük jelezni, mert a hibás üzeneteket ki kell venni a konténerbıl, ezt viszont az intézmény nem teheti meg.

14. Válaszkonténerek nerek megtekintése és válasz lekérés A feladott konténerekre a válaszokat a FIR adatszolgáltatás (14450)/Válaszkonténerek (14450)/Válaszkont (14100) menüpontban tekinthetjük meg. A válaszkonténerek, nem kerülnek automatikusan a rendszerbe azokat a „Válasz „Válasz-lekérés” gombbal kell lekérni.

Ebben az esetben elindul a konténerek feldolgozása

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

A válaszlekérés gomb alkalmazására több válasz érkezhet. Sikeres feldolgozás

Részben sikeres feldolgozás

Letöltésre kerültek a konténerek, de nem történt meg minden konténernek a feldolgozása. Ebben az esetben azt meg kell keresni, hogy mely konténer vagy konténerek nem kerültek került feldolgozásra(a feldolgozás eredménye oszlopszerkesztéssel megjeleníthetı) és a Válaszkonténerek (14100) menüpontban az „Újrafeldolgozás” gomb alkalmazásával a konténerek ismételten feldolgozhatóak. feldolgozhatóak

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Konténerek újrafeldolgozása Sikertelen válasz lekérés

Nincs válaszkonténer a FIR csatornában

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Nincs FIR kapcsolat beállítva

14.1. FIR által küldött válaszok megtekintése A FIR adatszolgáltatás (14450)/Válaszkonténerek (14100) Hallgató válaszok tabulátor fül alatt a konténerben elküldött hallgatói üzenetekre a FIR által visszaküldött a válaszok jelennek meg.

Válaszkonténerek Válaszkonténerek-válaszüzenetek megtekintése

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

A válaszok a beérkezéssel egyszerre bekerülnek a programba, a feladott FIR üzenetnél a Válaszok tabulátor fül alá. A válaszok megtekintésére, további felületek is használhatóak ak: • Hallgatók (5400)/FIR feladás (15050) • FIR adatszolgáltatás (14450)/Konténer (14500)/az adott konténer kiválasztása, /Hallgatói törzsadatok (14450) menüpont • FIR adatszolgáltatás (14450)/ Hallgatói törzsadatok (14650) (14 50) menüpont

Válasz megtekintése - Hallgatónként A visszaérkezett válasznál keressük ki a Válaszkód oszlopot. A válaszkód oszlop tartalmazza a FIR-tıl FIR érkezett választ. Figyelem! • A FIR által elfogadott válasz csak a Sikeres kérés feldolgozással visszaérkezı üzenet! üzenet • Amennyiben valamilyen hibával, hibaüzenettel érkezik vissza a feladott üzenet, akkor az üzenet nem kerül be a FIR rendszerébe! A hibás üzeneteket a hiba javítása után újra fel kell adni. • Amennyiben hibával érkezik vissza az üzenet, akkor a további feladások felad is mind sikertelenek lesznek! Gyakrabban elıforduló lıforduló hibák, és javításuk jelen dokumentum, Hallgatói hibaüzenetek és javításuk címő mellékletében részletezésre kerülnek. kerül

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

15. Adatlekérdezés - adatlekérdezı konténer készítése, feladása A programban lehetıség ég van Adatlekérdezı konténert feladni. feladni. Az adatlekérdezı konténer hallgatónként készül el. Az adatlekérdezés akkor lehet szükséges, ha a visszaérkezı válaszok alapján nem eldönthetı, hogy a FIR milyen adatokat tart nyílván a hallgatóról. Adatlekérdezı konténer a Hallgatók (5400) menüpontban az „ADLE”” gomb megnyomásával hozható létre.

Adatlekérdezı konténer létrehozása

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Az adatlekérdezı konténert a FIR adatszolgáltatás(14500)/Konténer (14500) menüpontban jelenik meg. Az adatlekérdezı konténer nevében megjelölésre megjelölésre kerül, hogy adatlekérés valamint a hallgató neptunkódja és a konténer létrehozási ideje.

Adatlekérdezı konténer Figyelem! • Az adatlekérdezı konténert nem kell aláírni, aláírás nélkül kell feladni! Az adatlekérdezı konténerre a válasz vála a FIR adatszolgáltatás (14450)/Személyes adatlekérdezés válaszkonténerek (32050) menüponton tekinthetı meg.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Adatlekérdezı konténer-válaszkonténer A válaszkonténerben a FIR visszaküldi, hogy a hallgatóról milyen adatok szerepelnek a rendszerében. Ennek nek alapján egyeztethetjük a Neptunban szereplı adatokkal.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

16. Alkalmazottakról akról FIR feladás A FIR adatszolgáltatás szempontjából fontos az alkalmazottak személyes adatainak ellenırzése, képzettsége, tagságai és hozzájuk tartozó szervezeti egység adatok megléte és pontossága. Az intézmény döntése alapján az oktatói adatokra adatokra vonatkozó adatszolgáltatás is megtehetı a Neptun rendszerbıl, amennyiben innen történik, akkor az alábbi adatok megléte szükséges a sikeres feladáshoz.

16.1. Alkalmazott személyes adatainak ellenırzése Alkalmazotti adatok (14800) menüpontban ellenırizhetıek az alkalmazottak adatai. A „Személyes adatok” fülre a személyneveket tartalmazó mezık mellé az „Alkalmazotti adatok (14800)” felületre is bekerültek a jelölınégyzetek, melyek funkciója megegyezik hallgatóknál leírtakkal. Így tehát, ha a név magyarul van megadva, akkor pipát kell tenni a jelölınégyzetbe, de ha fordított sorrendben rögzítették a vezeték és keresztnevet, akkor a jelölınégyzeteket üresen kell hagyni. A „Születés dátuma” mezıt kiegészíti a „Pontosság” legördülı menü, melynek segítségével a megadott meg születési dátum helyességét szükséges rögzíteni. A következık közül lehetséges választani: „Pontos”, „Pontatlan”, „Hónaphelyes”, „Évhelyes”. „Évhelyes” A „Születési ország” legördülı menü értékei megfeleltetésre kerültek a FIR szótárral. szótár

Alkalmazott személyes adatainak ellenırzése A „Hivatalos adatok” fülön az „Állampolgárságok” legördülı menük kitöltésére az alkalmazottaknál egyaránt figyelni kell. Itt is csak abban az esetben szükséges mindkét mezı töltése, amennyiben az adott alkalmazott kettıs állampolgár. Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Külföldi alkalmazott esetén a tartózkodási engedéllyel kapcsolatos adatok helyes kitöltésére is különösen oda kell figyelni. A „Tartózkodási eng. száma”, száma” és a „Tart. eng. érvényessége” rvényessége” mezıkön kívül bekerült a „Tartózkodási eng. típusa”,, melynek elemei a következık: - A/1-évi évi 12 havi ellátásban részesülı, vagy részképzésben részt vevı Európán kívüli hallgatók - A/2-évi évi 10 havi ellátásban részesülı, vagy részképzésben részt vevı európai hallgatók - A/3-évi évi 10 havi, illetve 12 havi ellátásban részesülı, vagy részképzésben részképzésben részt vevı határon túli magyar hallgatók - B-nemzetközi nemzetközi megállapodás alapján a küldı fél ösztöndíjával tanulmányokat folytató hallgatók - C-nemzetközi nemzetközi megállapodás alapján külföldi államok kiküldötteinek gyermekeiként tanulmányokat folytatók - D-a felsooktatási intézménnyel kötött megállapodás alapján költségtérítéses képzésben részt vevı hallgató - E-nemzetközi nemzetközi megállapodás alapján, illetıleg nemzetközi megállapodás alapján nem magyar ösztöndíjjal tanulmányokat folytató hallgatók - F-a fenti kategóriák egyikébe sem tartozó, államilag finanszírozott képzésben részt vevı hallgatók, akik az Európai Gazdasági Térséghez tartozó országok állampolgárai

Alkalmazatott hivatalos adatainak ellenırzése - tartózkodási adatok rögzítése Az alkalmazott elérhetıségeivel kapcsolatosan a FIR-es FIR es feladáshoz szükséges, hogy az alkalmazottnak pontosan rögzített címei („Címek” „Címek” fül) legyenek megadva a rendszerben. Alkalmazottnak csak állandó lakcímet lehet feladni, ha másik típussal is szerepel cím, akkor ott a FIR-be F felad pipát üres értékre kell állítani!

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Alkalmazott címének rögzítése Telefonszámok, emailcímek felvitelénél ezen a felületen is ellenırzi a program azok formátumát. Ezen felületen, is megtalálható (mint a hallgatóknál) a „FIRbe felad” új jelölınégyzet, mellyel szabályozható, hogy az adott telefonszám, illetve emailcím bekerüljön-e bekerüljön e a FIR feladásba. A jelölınégyzet alapértelmezett értéke minden esetben indulásnál false, azaz hamis!

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Alkalmazott telefonszám rögzítése

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Alkalmazott elıképzettségével kapcsolatos adatok ellenırzése Jelenleg az elıképzettség nem adható fel a FIR felé, ezért készült egy felület ahol csoportosan kiszedhetı a pipa a jelölınégyzetbıl. A felület a Szervezeti egységek (28000)/Elıképzettségek (34250), és az Adminisztráció dminisztráció (95400)/Elıképzettségek (34300) menüpontban érhetı el. Nyelvvizsga adatok feladásakor szintén megadható jelölınégyzet segítségével, hogy feladásra kerüljön a FIR felé vagy sem. Amennyiben kitöltésre kerülnek az adatok feladható a FIR felé.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Nyelvvizsga adatok

Az „Egyéb státuszok” fülön az alkalmazott esetleges fogyatékosságaival kapcsolatos információkat lehet nyilvántartani. Ezeket az adatokat is fel kell adni a FIR felé, ezért ellenırizni kell ıket.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Alkalmazott egyéb státuszainak ellenırzése A FIR kapcsán a „Tagságok/képzettségek” fülön az alkalmazott más intézmény(ek)nél meglévı tagsági jogviszonyát és szakképzettségeit szükséges adminisztrálni. A „Szervezet” mezık melletti három pontos gombokkal lehetséges kiválasztani azt a szervezetet, szervezetet, amelyiknél az alkalmazott az adott tagsággal rendelkezik vagy, ahol az adott szakképzettséget megszerezte. (A feljövı tábla adatai a „Pénzügyek (78600)”/ „Befizetı szervezetek (12300)” felületen található szervezetekkel egyeznek meg.) A „Tagság kezdete” adatot mindenképpen szükséges megadni.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Tagságok/képzettségek adatainak ellenırzése

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Alkalmazotti adatok Az „Alkalmazotti adatok” tabulátor fülön az adatok kitöltésére és azok pontosságára pon szükséges odafigyelni. Nem kerül feladásra: • MTA tagság • Telephely a programban rögzített telephelyek közül választhatunk Feladásra kerül, ha kitöltötték. • Tudományos fokozatok FIR által megadott kódtétel kódtét értékekbıl lehet választani • Közalkalmazott máshol, Megbízott máshol, Külsı munkatárs, Nyugdíjas, jelölınégyzetek megjelölhetıek

16.2. Alkalmazotti jogviszony kezelése Az Alkalmazotti adatok(14800)/Alkalmazotti )/Alkalmazotti adatok tabulátor fülön kell az alkalmazotti jogviszonyt rögzíteni. A felületen látható Jogviszony panelban az alkalmazotti jogviszonyok soronként jelennek j meg. Egyszerre egy nyitott jogviszonya lehet az alkalmazottnak az intézményben. Új alkalmazotti jogviszony létesítésekor meg kell adni az Idıtartam mezıben az alkalmazotti jogviszony kezdetét.. Ez az a dátum, amellyel az alkalmazott az intézménnyel jogviszonyt létesít. A jogviszony vége dátum, pedig amikor az alkalmazottnak megszőnik a jogviszonya az intézménynél.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Besorolás értéke kódtételes értékbıl választható, a kódtétel értékeit a FIR határozta meg a jogszabály alapján FTv. Jogviszony értéke legördülı menüben szintén a FIR által megadott kódtételes értékekbıl választható ki. Heti munkaórák száma és OECD besorolás mezık kitöltése is kötelezı a FIR jelentés feladásához. Jogviszony végének oka,, szintén legördülı menübıl választható, értékeit a FIR határozza meg, kitöltése jogviszony megszőnés esetén kötelezı.

16.3. Alkalmazotthoz - Szervezeti egység hozzárendelése A Szervezeti egység tabulátor fülre átlépve a belsı „Hozzáad” gombbal kell a szervezeti egységet megadni. A gomb alkalmazása után a rendszerben szereplı szervezeti egységek jelennek meg.

Szervezeti egység hozzárendelése alkalmazotthoz A szervezeti egység hozzárendelése után megadható a Beosztás és a Foglalkoztatás, Foglalkoztat melyek nem kerülnek feladásra, de az intézmény kezelheti, nyilvántarthatja az adatokat. A munkakör megadásánál kutatói, oktatói, tanári munkakörökbıl választhatunk. Figyelem! • Egyszerre egy idıben minden alkalmazottnak csak egy kutatói, vagy egy oktatói, vagy egy tanári munkaköre lehet! • Minden inden jogviszonyhoz kell, hogy tartozzon munkakör. munkakör Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Munkakör megadása A munkakör idejének kitöltésekor figyeljünk arra, hogy a munkakör kezdıdátuma nem lehet kisebb, mint a Jogviszony kezdıdátuma. Jogviszony ony kezdete dátumot a mellette található összerendelı mezıbıl válasszuk ki. Az összerendelı mezıben az elızı - Alkalmazott adatok tabulátor or fülön rögzített és mentett jogviszony adatok soronként jelennek meg.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Jogviszony kezdetének kiválasztása A jogviszony mellett található X--el törölhetı a jogviszony.

16.3.1. Nyilatkozatok megadása Az alkalmazottakhoz nyilatkozat is feltölthetı mely szintén feladásra kerül a FIR üzenetben. Nyilatkozat rögzítése az Alkalmazotti adatok (14800)/Nyilatkozatok (20700) menüpontban men lehetséges.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Nyilatkozatok feltöltése

16.3.2. Alkalmazotti jogviszonyok-vezetıi jogviszonyok vezetıi megbízások rögzítése Az alkalmazottnak vezetıi megbízást is rögzíthetünk, mely szintén bekerül a feladandó FIR üzenetbe. Az Alkalmazotti adatok(14800)/Alkalmazott )/Alkalmazott jogviszonyok jogviszony (22700)) menüpontban a „Hozzáad” gomb megnyomása után, a felületen található Idıtartam, Besorolás, Jogviszony, Heti munkaórák száma, OECD mezık automatikusak matikusak kitöltésre kerülnek a rendszerben szereplı adatokkal. Vezetıi megbízást a belsı „Hozzáad”gombbal ”gombbal adhatunk meg az Idıtartam és a Típus mezı kitöltésével.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Vezetıi megbízás rögzítése

16.4. Alkalmazott feladásához paraméter beállítás A FIR üzenetek elkészítése elıtt szükséges a paraméter beállítása. FIROKTATO paraméter: Az oktatói FIRFIR feladás Neptun tun éles adatokból történik-e. történik A paraméter értéke I legyen.

16.5. Alkalmazotti FIR üzenetek Alkalmazottakról azottakról készíthetı üzenetek lehetnek kézzel készítendı és automatikusan generálásra kerülı üzenetetek. Kézzel készítendı üzenetek: • •

OJVL- oktatói jogviszony létrehozás OSTR- oktatói jogviszony létrehozás visszavonása

Automatikusan generálásra kerülı üzenetek: • • • •

OJVM- oktatói jogviszony megszüntetés OJVK- oktatói jogviszony változások karbantartása OJVD- oktatói jogviszony dátumainak módosulása OSZE - oktatói törzsadatok örzsadatok módosulása Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

16.6. FIR státuszok megjelenítése alkalmazottnál Alkalmazottnál is ugyanazok a FIR státuszok jelennek meg, meg mint a hallgatóknál. (lásd:8.FIR ( státuszok) Az alkalmazott, az alkalmazotti jogviszonyra jogviszony vonatkozó FIR státusza az Alkalmazotti adatok (14800)/ Alkalmazotti adatok tabulátor fül alatt, munkakörökre vonatkozó jogviszonyok, jogviszonyok az Alkalmazotti adatok (14800)/Szervezeti egység tabulátor fül alatt jeleníthetı meg.

Alkalmazotti jogviszonyra vonatkozó FIR státuszok

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Alkalmazott munkakörére munkakörére vonatkozó FIR státuszok adatok

17. Alkalmazottakról OJVL üzenetek készítése Alkalmazottról elsı alkalommal OJVL üzenet kerül feladásra. Amennyiben az alkalmazott még nem rendelkezik OM azonosítóval akkor az OJVL üzenet elfogadásakor a FIR ad egy OM azonosítót, amely a válasz visszaérkezés után bekerül a Neptunba. OJVL üzenet készítése az adatok helyes feltöltése után az Alkalmazotti adatok adat (14800) Szervezeti egységek tabulátor fülön az „OJVL OJVL” gomb megnyomásával lehetséges.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

OJVL üzenet készítése-új készítése jogviszony bejelentése A felületen található „OJVL”” gomb az alkalmazott teljes jogviszonyát lejelenti, lejelenti vagyis minden munkakörrel együtt.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

OJVL üzenet készítése-új készítése munkakör bejelentése A felületen jobb oldalt középen található „OJVL” gomb pedig a kijelölt sorra készíti el az OJVL üzenetet. Ezt a gombot akkor ajánljuk használni, ha az alkalmazotti jelentés már megtörtént, de újabb munkakört szeretnénk bejelenteni.

18. Alkalmazottakról OSTR üzenetek készítése Amennyiben az alkalmazottról nem helyes adatok kerültek feladásra, akkor OSTR üzenetet kell feladni. OSTR üzenet készíthetı a teljes oktatói jogviszonyról, ekkor az Alkalmazotti adatok (14800) Szervezeti egységek tabulátor fülön az alsó „OSTR” „ gombot kell használni. Amennyiben az oktatói jogviszony rendben került feladásra, de tévesen került feladásra a munkakör akkor az Alkalmazotti adatok (14800) Szervezeti egységek tabulátor fülön jobb oldalt alt középen található OSTR gombbal lehet munkakört stornózni. OSTR üzenet vezetıi megbízásra is készíthetı.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Vezetıi megbízás stornózása Figyelem: • HSTR üzenetet csak azokakkal az adatokkal lehet feladni, amellyel a FIR –nél elfogadásra kerültek. Miután iután feladásra és elfogadásra került a HSTR üzenet, azután lehet új OJVL üzenetet feladni!

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

19. Alkalmazottakról OJVM üzenetek készítése OJVM üzenet automatikusan készül, ha a munkakör megszőnés dátuma és a megszőnés oka, oka vagy a vezetıi megbízás oka és vége kitöltésre került. Ha a jogviszonyhoz tartozik másik munkakör, munkakör akkor csak az adott munkakör kerül megszüntetésre, amennyiben nincs másik munkakör mely még aktív, akkor az egész alkalmazotti jogviszony kerül megszüntetésre. Munkakör megszüntetésekor az Alkalmazotti almazotti adatok (14800) Szervezeti egységek tabulátor fülön kell rögzíteni a munkakör vége dátumot, és a munkakör megszőnés okát. Alkalmazotti jogviszony megszőnése esetén az Alkalmazotti adatok (14800) Alkalmazotti adatok tabulátor fülön kell rögzíteni, a jogviszony vége dátumot és a jogviszony megszőnés okát.

Figyelem: • OJVM gomb nincs a programban, ha nem keletkezik OJVM üzenet, akkor az adatok kitörlésével, majd újra rögzítésével. • OJVM üzenet készül akkor is, ha a vezetıi megbízás vége és típusa rögzítésre rögz kerül.

20. Alkalmazottakról OJVK, OJVD, OSZE üzenetek készítése OJVK, OJVD és OSZE üzenetek automatikusan készülnek. OJVK üzenet készül, ha besorolás, heti órák száma, munkakör leírás változik. OJVD üzenetet generál a program, program amikor változik a jogviszony kezdı és vég dátum, a munkakör kezdı és végdátum, a jogviszony megszőnés típusa, vezetıi megbízás dátum. OSZE üzenet et generálódik, személyes adatok, cím, nyelvvizsga, tagság, szakképzettség, tudományos fokozat, nyilatkozatok, okmányok, bizonyítvány adatok rögzítésekor.

20.1. Elkészített alkalmazotti üzenetek megtekintése Az elkészített alkalmazotti üzeneteket megtekinthetjük • Alkalmazotti adatok (14800)/FIR feladás (15350) • FIR adatszolgáltatás (14450)/Oktatói törzsadatok (14200) menüpontokban.

20.2. Elkészített üzenetek üzenetek adatainak megtekintése Az elkészített FIR üzenet tabulátor füleken tartalmazza a feladásra kerülı adatokat. • Részletes adatok-alkalmazott alkalmazott személyes adatait tartalmazza. tartalmazza. Az OM azonosító az elsı OJVL feladása után kerül a rendszerbe.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Részletes adatok •

Címek - alkalmazott címét tartalmazza, alkalmazottnak csak állandó lakcímet lehet feladni, feladni ha másik típussal is szerepel cím, cím akkor azt ki kell venni a FIR üzenetbıl.. Az alkalmazotti adatok(14800)menüpontban adatok(14800)menüpontban a címek fülön a található a FIRbe felad jelölınégyzet, gyzet, ha kivesszük a pipát és a FIR üzenetnél , „Adatfrissítés „Adatfrissítés” gombra kattintunk, akkor az adatok frissülnek és kikerül az üzenetbıl az a a cím típus, amely nem feladható.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

FIRbe felad jelölınégyzet • •

Nyelvvizsgák/Bizonyítványok Bizonyítványok/Igazolások Tagságok/Képzettségek/Tud.fokozat

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Feladásra kerülı Nyelvvizsgák/Bizonyítványok/Igazolások megtekintése •

Jogviszony tabulátor fül alatt jelennek meg a feladásra kerülı alkalmazotti jogviszony adatok A kezdıdátum az alkalmazotti jogviszony kezdıdátuma. A munkakörök unkakörök panelban az alkalmazotti jogviszonyhoz tartozó munkakörök jelennek meg. A sor tartalmazza a munkakör megnevezését, és a munkakör kezdetét ill. ha van a végdátumot is. Egyszerre egy alkalmazotti jogviszonyhoz, egy oktatói, egy kutatói, és egy tanári taná munkakör tartozhat. Ha a munkakör panelban azt látjuk, hogy pl. több oktatói munkakör tartozik a jogviszonyhoz akkor az hibaüzenettel fog visszatérni a feladás után.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Jogviszony adatok - FIR üzenetben Vezetı megbízások panelban láthatóak a vezetıi megbízások. megbízások. Megbízásokból egyszerre egy idıben több is lehet. • Egyéb üzenetet- OJVM, OJVD, OSTR üzenetek jelennek meg a felületen.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Egyéb üzenetek OSTR

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Egyéb üzenetek - OJVM •

Ellenırzés eredménye - Neptun vizsgál a kötelezıen feladandó adatokra, adatokra ha hibát talál az üzenet piros lesz és a tabulátor fül alatt megjelenik a hiba leírása. Ebben az esetben szükséges a hiba kijavítása, majd a felületen található Adatfrissítés gombbal az adatokat frissíteni.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Hibás, hiányos OJVL üzenet •

Válaszok – FIR-tıl tıl visszaérkezett visszaérkez válaszok

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

FIR-tıl visszaérkezett válasz

20.3. Alkalmazottak feladásához konténer készítése, készítése üzenetek feladása Az alkalmazott feladásához a konténer készítése ugyanaz, mint amikor a hallgatói üzenetek feladásához készül konténer.(lásd.13. 13. FIR üzenetek megtekintése, kezelése, feladása) feladása Kivétel, hogy a konténer elkészítésekor a konténernél a Hallgatói jelölınégyzetbıl vegyük ki a pipát. Az üzeneteteket a FIR adatszolgáltatás (14450)/Oktatói törzsadatok (14200) menüpontban kell kiválasztani és konténerbe rakni. r

20.4. Alkalmazotti üzenetekre érkezett válaszok megtekintése A Válaszkonténerek(14100) menüpontban az Oktató tab fül alatt jelennek meg a feladott üzenetekre érkezett válaszok.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Válaszkonténernél Oktatói feladásokra érkezett válaszok megtekintése

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

21. Archiválás A könnyebb használat érdekében archiválhatjuk azokat a konténereket és válaszkonténereket, válaszkonténereket amelyekre már nincs szükség. Az archiválás elıtt a felsı listában ki kell jelölni azokat a rekordokat, majd az Archivál gomb segítségével archiválni. A továbbiakban biakban a felületre lépéskor az archiválásra került konténerek csak akkor jelennek meg, meg ha az Archiváltak is jelölınégyzet bejelölésre kerül. Az archiválás visszaállítható.

Válaszkonténerek archiválása A továbbiakban a felületre lépéskor az archiválásra került konténerek csak akkor jelennek meg, meg ha az Archiváltak is jelölınégyzet bejelölésre kerül. Az archiválás visszaállítható, visszaállítható, az archiváltak is jelölınégyzet bepipálásával az „Archivál” gomb felirata „Archív vissza” feliratra változik.

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

Archiválás visszaállítása

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.



NEPTUN FIR

22. Kódtételek Az „Adminisztráció (95400)”/ „Kódtételek (95600)” felületen a „FIR eredmény” kódtételnél nézhetjük meg, hogy az egyes feladásokra milyen típusú válaszok érkezhetnek az OFIKOFIK-tól. Továbbá itt találhatóak a FIR adatszolgáltatással kapcsolatosan a „FIR indoklás”, indoklás” „FIR képzés típus”, „FIR munkakör”, „FIR oktatói jogviszony”, jogviszony” „FIR státusz”, és „FIR szakképzetség” kódtételek is.

FIR eredmény

Kiadás: 2010.02.28.

Verzió: 3.0.


FIR. Felhasználói dokumentáció verzió 3.0. Budapest, 2010

Recommend Documents