Financiële richtlijnen 2014 – 2016 Gebaseerd op richtlijnen Gids voor besteding, verantwoording en controle van subsidies, op de Financiële normen en administratieve bepalingen van de programma’s voor gesplitste kredieten, op de opmerkingen van de voorbije controles door DGD en op de budgettabellen voor de programma-aanvraag 2014 – 2016.
1 Algemeen Een format zoals dat van het vorige MJP zal worden aangeleverd. Let erop alle werkbladen zorgvuldig in te vullen. We zullen elk jaar ook zorgen voor twee reeksen van logement en per diem vergoedingen, nl van 1 januari tot 31 maart, en van 1 april tot 31 december. Dit om misverstanden te vermijden bij zendingen die tijdens de eerste drie maanden plaats vinden. Het jaarverslag wordt in 2015 op 30 april verwacht bij DGD. Dit betekent dat jullie verslag ten laatste op 15 februari op VVSG moet zijn. Probeer dus zo kort mogelijk op de bal te spelen met de opvolging van jullie plan en het opvragen van facturen. Wacht niet tot januari 2015, maar maak een maandelijkse tussenstand met toegezonden facturen. Indien de partner geen analytische boekhouding heeft, dan moeten financiële dagboeken worden bijgehouden voor het beheer van het programma. Zorg voor coherentie tussen de uitgaven, de planning en het narratief verslag. Als activiteit 1.1.4 spreekt over een vorming voor jeugdwerkers en bij de uitgaven staat de plaatsing van een afsluiting bij deze activiteit, dan moet je aantonen welke de link is tussen deze uitgave en de activiteit. Als in het narratief verslag bij een activiteit staat dat deze niet werd uitgevoerd, maar er zijn toch uitgaven voor, dan klopt er iets niet.
2 Chronogram Duid aan tijdens welke maanden je met bepaalde activiteiten bezig was (x) en waar van toepassing wanneer ze werden voltooid (v). Voor activiteiten die niet werden uitgevoerd geef je voldoende motivatie in je narratief verslag.
3 Budget per activiteit: specifieke doelstelling – tussentijds resultaat – activiteit Budgetverschuiving van maximaal 15% (tot 10.000€) van de oorspronkelijk goedgekeurde begroting kan zonder toestemming van DGD tussen verschillende tussentijdse resultaten. We hadden een uitzondering verkregen in het vorige programma om dit op een hoger niveau (specifieke doelstelling) te doen, maar voorlopig is het voor dit programma nog niet
7 mei 2014 - 1/8
toegestaan. Dit werkblad zal aan de hand van formules verbonden worden met het werkblad bewijsstukken en automatisch worden ingevuld. Indien men meer dan 15% of meer dan 10.000€ wil verschuiven, heeft men de toestemming nodig van DGD en dient men een officiële aanvraag tot budgetwijziging in. Hiervoor zullen formats ter beschikking zijn. Na 30 september worden geen verschuivingen meer toegestaan.
4 Budget per soort: Investering – Werking – Personeel Ook dit werkblad zal automatisch worden ingevuld aan de hand van formules gelinkt aan het werkblad ‘bewijsstukken’. Er zullen bij soorten kosten slechts 3 rubrieken zijn: Investeringen, Werking en Personeel. Werking zal verder worden onderverdeeld in operationele kost, zending en vorming. De overdracht van budget kan voor 15% tot maximaal 10.000€ - van de oorspronkelijk goedgekeurde begroting - tussen de 3 hoofdrubrieken. Binnen werking kan men vrij verschuiven tussen operationele kost, zending en vorming. Overdracht van budget moet altijd gemotiveerd worden in het narratief verslag. Indien men meer dan 15% of meer dan 10.000€ wil verschuiven, heeft men de toestemming nodig van DGD en dient men een officiële aanvraag tot budgetwijziging in. Hiervoor zullen formats ter beschikking zijn. Na 30 september worden geen verschuivingen meer toegestaan. Grote facturen mogen niet opgesplitst worden in kleinere facturen om een marktbevraging te omzeilen. Dit is doorzichtig. Kostensoorten:
Investeringen: duurzame goederen met een levensduur van meer dan één jaar EN een eenheidswaarde hoger dan 300€ (excl BTW) o
Elke investering moet officieel worden overgedragen aan de partner via een contract van overdracht/overname van eigendom. Dit document wordt als bijlage toegevoegd aan het jaarverslag. VVSG heeft hiervoor een format ter beschikking.
o
Bij aanvang van het MJP wordt reeds voorzien welke investeringen zullen worden verkregen bij de uitvoering van het MJP
o
Bij aankoop van motorvoertuigen moet het chassisnummer worden meegegeven.
o
Bij aankoop computers dient het serienummer vermeld te worden. Dit om
bij controle ter plaatse de aankopen te kunnen identificeren. Werking: kosten voor de normale werking van de investeringen of voor de aankoop van consumptiegoederen voor gangbaar gebruik. Deze goederen hebben een levensduur van minder dan één jaar OF een eenheidswaarde van minder dan 300€ (excl BTW) o
Werkingskosten zijn ten gunste van de partner en worden in partnerland uitgegeven. Uitzonderingen worden fatsoenlijk verduidelijkt en gerechtvaardigd in MJP en JV
7 mei 2014 - 2/8
o
Alle uitgaven worden gerechtvaardigd door een factuur of uitgaven bon die duidelijk weergeven wie de aankoop doet, wie de leverancier is, het bedrag, de datum, en een duidelijke omschrijving van de goederen/diensten, een btw-nummer, een factuurnummer. Wanneer dit niet kan, moet dit duidelijk gemotiveerd worden, maar in principe worden geen uitzonderingen toegestaan.
o
Vormingen: alle uitgaven dienen gestaafd te worden door facturen of rechtvaardigingsstukken. Aanwezigheidslijsten getekend door de deelnemers zijn noodzakelijk. Vormingen worden voldoende toegelicht en gedocumenteerd in het narratief verslag.
o
Zendingen: omvatten verplaatsingen, verblijf, per diem en andere gerelateerde kosten zoals inentingen en visum. Per diem wordt toegekend voor elke volledige zendingsdag met inbegrip van de dag van vertrek. De dag van terugkeer in België wordt niet meegeteld.
Wanneer een per diem wordt uitbetaald, wordt dit bedrag verminderd met: 15% indien ontbijt inbegrepen is in de prijs van het hotel
35% indien middagmaal inbegrepen is in de prijs van het hotel
45% indien het avondmaal is inbegrepen in de prijs van het hotel
5% indien kleine kosten zijn inbegrepen in de prijs van het hotel
Dit geldt ook wanneer die dag catering werd voorzien en als kost werd ingebracht. (vb bij een vorming waarop de persoon ook aanwezig was)
Indien het per diem gebaseerd is op de werkelijke uitgaven, dan maakt u een nota met daarop de bedragen van de dagelijkse uitgaven – zonder de bewijsstukken toe te voegen – en u deelt het totaal door het aantal dagen en het aantal personen. Maak hierbij ook een lijst van de namen en functies van deze personen en zorg dat we deze namen kunnen terugvinden op facturen van vliegtickets en hotels. Deze afrekening wordt ondertekend door de NZ-ambtenaar.
Bij vliegtuigtickets moet de factuur en de al of niet elektronische instapkaart van de heen- en terugvlucht(en) voorgelegd kunnen worden als bewijs van uitgaven. De namen van de passagiers moeten op de factuur staan.
Ook op de hotelfactuur moeten de namen staan van de personen die er overnacht hebben, en over hoeveel nachten het precies gaat. Indien het ontbijt is inbegrepen, denk dan aan de vermindering van het per diem (zie boven).
7 mei 2014 - 3/8
Men maakt zoveel mogelijk gebruik van het openbaar vervoer.
Er zijn duidelijke referentietermen nodig bij elke zending. Voeg ook een zendingsverslag toe.
Personeel: kosten inzake verloning van personen die door een overeenkomst of contract gebonden zijn aan de partner in het Zuiden. Het bedrag kan niet hoger liggen dan de geldende barema’s in het partnerland. Bij uitbetalingen van lonen is een overzicht nodig met de volgende gegevens: maand – naam – functie – loon eventuele opmerking – handtekening voor ontvangst (bij voorkeur)
5 Indicatoren
Vul jaarlijks in hoever het staat met de indicatoren. ‘matig’ of ‘20%’ is niet voldoende. Gebruik volzinnen.
6 Inventaris
Alle investeringen worden hier samen gezet. Verwijs ook naar het nummer van de bewijsstukken, zodat de totaalkost traceerbaar is.
7 Bewijsstukken
Vul het werkblad zorgvuldig in. Zorg ervoor dat je het bedrag alsook de datum van de factuur nauwgezet overneemt. Voor alle duidelijkheid orden je zo dat uitgaven die bij elkaar horen, onder elkaar staan. Liefst zoveel mogelijk chronologisch. Voorbeeld: bij een zending zet je aankoop tickets (met daaraan de boarding passes gehecht), logement, kosten inentingen, visum, per diem, vervoer onder elkaar. Bij een vorming horen vb vervoer, drank, maaltijd, lesgever, benodigdheden, etc.
Geef een duidelijke omschrijving per bewijsstuk. Voorbeeld: bij tickets ook de naam van de passagiers vermelden in de lijst en de periode van de zending. In de kolom bemerkingen kan eventueel extra uitleg staan, om de uitgave beter te kaderen. Dit maakt de controle gemakkelijker. Je kan eventueel ook verwijzen naar een bepaalde bijlage waar meer uitleg staat.
Wanneer slechts een deel van een factuur wordt opgenomen, vermeld dit dan duidelijk op de factuur, en leg ook uit hoe de rest van de factuur wordt geregeld. Als een factuur wordt betaald door verschillende subsidiegevers moet dit duidelijk op de originele factuur worden geschreven, zodat het origineel later niet in zijn geheel bij een andere subsidiegever kan worden ingegeven.
Sla geen nummers over. Probeer geen rijen te wissen of te kopiëren. Dit kan de samenhang van de format in het gedrang brengen.
Als er meerdere facturen gebundeld zijn voor één activiteit, dan moet daar een overzichtsblad worden bijgevoegd. De unieke code verwijst dan naar het voorblad in plaats van naar de factuur. De facturen krijgen vervolgens ook een volgnummer vb
7 mei 2014 - 4/8
WER28.1, WER28.2… Deze nummers vermeld je ook op het voorblad, met daarnaast het
bijhorende bedrag. Zo kan achteraf nagekeken worden of alles correct werd ingevuld. Aanvaardbaarheid: een uitgave is slechts aanvaardbaar als ze in de goedgekeurde begroting van het programma voorzien is en als ze o
Gestaafd wordt met een origineel verantwoordingsstuk (geen pro formafactuur). Gevolg: het verlies van het originele verantwoordingsstuk maakt dat de uitgave niet aanvaard kan worden.
o
Identificeerbaar en controleerbaar is. Op hotelfacturen dient duidelijk de naam te staan van wie er overnacht heeft. Voor vliegreizen zijn de factuur met de namen van de passagiers alsook ALLE BOARDING PASSES verplicht.
o
Werkelijk gemaakt werd tijdens de periode voorzien in het subsidiebesluit
o
Opgenomen is in de boekhouding in Noorden en/of Zuiden
o
Niet volledig ten laste is van één of meer andere donoren
o Voldoet aan de minimale reglementaire vormvereisten. Andere fundamentele principes: o
Bij vormingen zijn ondertekende aanwezigheidslijsten vereist.
o
Bij aankoop van gemotoriseerd voertuig is een chassisnummer vereist.
o
Aankopen gebeuren bij voorkeur in het partnerland
o
Lokale expertise geniet de voorkeur
Niet subsidieerbare uitgaven: Er is een lange lijst van uitgaven die niet door de subsidiegever worden terugbetaald. Je vindt ze onder nr11
8 Wisselkoersen
Werkwijze wisselkoers berekening:
- Werkjaar 1: per geldtransfer • Bruto wat van de Belgische rekening is afgegaan in EUR (a) • Netto wat er op de lokale rekening is gekomen in lokale munt (b) • Dus bankkosten van de transfers reeds verwerkt in wisselkoersberekening • Gewogen gemiddelde wisselkoers: (Σa) / (Σb) - Werkjaar 2 en volgende: • Idem als werkjaar 1 • MAAR: het saldo in lokale munt dat nog op de lokale rekening staat mee waarderen aan gewogen gemiddelde wisselkoers van vorig werkingsjaar
Denk eraan ook de vakken in te vullen waar de munteenheid in komt.
Als bewijs van de wisselkoersen bezorg je de bankuittreksels van de overschrijving naar de partner, met daarop ook de vermelding van de bankkosten/transferkosten. Ook een bankuittreksel van de ontvangende bankrekening is nodig om te bewijzen wat de tegenwaarde van elke storting is in de lokale munt.
Zorg bij een overschrijving voor een duidelijk traceerbare mededeling: ‘FP2014 – 2016 GEMEENTENAAM’
7 mei 2014 - 5/8
Voor uitgaven met visa-kaart kan je de wisselkoers op het visa-uittreksel ingeven, mits toevoeging van dit uittreksel. Dit hoef je niet op te nemen in het werkblad ‘wisselkoersen’
Gebruik van OANDA website is niet langer toegestaan!
9 Overdracht saldi Dit werkblad zal automatisch worden ingevuld aan de hand van formules gelinkt aan het werkblad ‘bewijsstukken’. Het geeft je een overzicht van de gedane uitgaven, het nog beschikbare saldo en het bedrag waarover je het volgende werkjaar kan beschikken. Dit bedrag dien je te gebruiken bij je activiteitenplanning voor het volgende jaar. Doe dit nauwgezet.
10 Per diem en logementvergoeding Hier zal je voortaan twee tabellen vinden. Die van het voorbije jaar, die nog geldig is tot 31 maart en die van het lopende jaar, geldig vanaf 1 april. Let erop wanneer je een zending in het voorjaar plant.
11 Niet subsidieerbare uitgaven (NSU) zijn uitgaven die je wel mag maken maar waarvoor de subsidiegever niet tussenkomt. Het gaat om volgende uitgaven: o
Uitgaven om het juridische statuut van de organisatie (N of Z) te behouden
o
audit partner Zuiden (voor deel van het programma valt deze kost op beheerskost VVSG)
o
Representatiekosten, uitgaven voor sociale activiteiten, voor ceremonies en festiviteiten
o
Uitgaven met het oog op de beperking van de persoonlijke verantwoordelijkheid als “goede huisvader”
o
Uitgaven mbt schadeloosstelling nav schadegeval voortvloeiend uit burgerlijke aansprakelijkheid
o
Juridische diensten ingeval van rechtszaak
o
Zitpenningen
o
Certificaten
o
Uitgaven voor fondsenwerving
o
Bijdragen en giften aan andere verenigingen
o
Professionele financiële diensten om inkomsten van partners te verhogen
o
Investeringen met als doel het patrimonium te verhogen en niet om programma uit te voeren
7 mei 2014 - 6/8
o
Dubieuze schuldvorderingen (werkelijke of geschatte verliezen, ingevolge nietinvorderbare tegoeden en andere vorderingen, alsook de juridische kosten verbonden aan het terugvorderen ervan)
o
Tekorten van andere programma’s
o
Alle provisies
o
Waarborgen en borgtochten
o
Terugvorderbare BTW of andere terugvorderbare taksen
o
Tweedehands materiaal: aankoop kan wel overwogen worden mits
voorafgaande toestemming en gemotiveerde vraagstelling aan DGD,
aankoop bij professionelen van de sector, ondersteund door factuur
aan het aangekochte materiaal een garantie verbonden is,
er een marktbevraging is gebeurd in dien het bedrag van de aankoop meer dan 5.500€ bedraagt (minstens 3 vergelijkbare offertes nodig)
o
alle boekhoudkundige verrichtingen die geen betalingen inhouden
o
directe kosten mbt andere programma’s, projecten of activiteiten
o
contracten voor onderaanneming of consultancy voor essentiële taken in het programma die tot de ‘core business’ horen van de partner (N en Z)
o
Facturen van andere VZW’s voor goederen en diensten die reeds door een donor werden gesubsidieerd
o
Onderverhuring van allerlei aard aan zichzelf
o
Uitbesteding via diensten- of consultancycontracten aan eigen personeelsleden
o
Honoraria voor consultancy boven 500€ per effectief gepresteerde werkdag (exclusief BTW) (gezondheidsindex van juli vorig jaar toevoegen) (Voor 2014 is dat 121,06. 500 wordt dus 605).
o
Opdrachten en aankopen van meer dan 5.500€ (excl BTW) waarvoor geen prijsoffertes werden gevraagd
o
Maaltijden, drank, snacks, feestelijkheden…. Ten behoeve van activiteiten in het Noorden. Voor activiteiten in het Zuiden worden ze aangenomen indien ze deel uitmaken en noodzakelijk zijn voor deze activiteiten.
o
Aankoop van alcoholhoudende dranken, tabak en afgeleiden
o
Verzekering- en onderhoudskosten van voertuigen niet ingeschreven op naam van de partner
o
Gezondheidszorgen, uitgezonderd vaccinaties, niet gedekt door de specifieke ziekteverzekering
o
Verzekering gewaarborgd inkomen
o
Opzegvergoedingen
o
Kosten voor gesprekken dmv vaste of mobiele telefonie, waarvan het abonnement niet op naam staat van de partner
o
Reizen in eerste klasse of in business class en kosten verbonden aan verlenging van reizen om privéredenen.
o
Personeelsopleidingen niet bedoeld om de kennis te verbeteren over een programma of die geen betrekking hebben op OS
7 mei 2014 - 7/8
o
Taksen en belastingen
o
Aankoop/verkoop quota CO²
7 mei 2014 - 8/8
