Financiële richtlijnen: activiteitensubsidie gezondheidspromotie

Financiële richtlijnen: activiteitensubsidie gezondheidspromotie Het invullen van het financieel plan (aanvraagformulier) 

Op het aanvraagformulier vindt u een financieel plan. In dit plan vult u de verwachte uitgaven en inkomsten van uw activiteit of activiteitenreeks in.



Vul het financieel plan zo realistisch mogelijk in. De redelijkheid, transparantie en volledigheid van de verwachte uitgaven zijn belangrijke argumenten bij de beoordeling. Uitgaven

Verplichte toelichting

Kostprijs

(A) totaal uitgaven Inkomsten

Verplichte toelichting

Kostprijs

(B) totaal inkomsten (A) – (B) = Totaal aangevraagd subsidiebedrag (max. 750 euro) Tabel van de uitgaven  Vermeld alle uitgaven voor uw activiteit of activiteitenreeks in de eerste kolom.  Licht elke uitgave toe in de tweede kolom (bv. rubriek publiciteit: druk 200 flyers).  Schrijf de totale kostprijs van de uitgave in de derde kolom.  Tel alle uitgaven op en schrijf onderaan het totaal van de uitgaven (A). Tabel van de inkomsten  Vermeld alle inkomsten voor uw activiteit of activiteitenreeks in de eerste kolom.  Licht elke inkomst toe in de tweede kolom (bv. inkomgeld, eigen bijdragen, andere subsidies, …).  Schrijf het totale bedrag van de inkomst in de derde kolom.  Tel alle inkomsten op en schrijf onderaan het totaal van de inkomsten (B) In de laatste rij schrijft u het totaal aangevraagd subsidiebedrag = (A) - (B). Dit bedrag mag maximaal 750 euro bedragen.

1/5

03 338 65 99 [email protected]

Het invullen van de afrekening (verslagformulier) 

U moet een inhoudelijk en financieel verslag van uw activiteit of activiteitenreeks maken.



U moet deze verslagen ten laatste twee maanden na de activiteit aan de dienst gezondheid bezorgen.



U kan een formulier met afrekeningstabel gebruiken. In afrekeningstabel vermeldt u alle uitgaven die u met de subsidie heeft betaald. U mag rijen toevoegen in de tabel.

Belangrijk: 

Verantwoord alle uitgaven met geldige bewijsstukken zoals facturen, kastickets of ontvangstbewijzen.



Kleef kleine bewijsstukken op een papier en nummer de bewijsstukken zoals de nummers van de overzichtstabel. Nr. bewijsstuk Verplichte toelichting 1 2 3 4 5 6 7 Totaal verantwoorde uitgaven

Bedrag euro euro euro euro euro euro euro euro



Gebruik per uitgave een lijn in de overzichtstabel.



Nummer de bewijsstukken in de eerste kolom. De nummers op de bewijsstukken moeten overeenstemmen met het nummer van de afrekeningstabel.



Licht de producten of diensten waar u voor betaalde toe in de tweede kolom.



Vermeld het bedrag dat u betaalde in de derde kolom.



Voeg de genummerde bewijsstukken toe als bijlage.



Kastickets en facturen bevatten minstens:  de naam, adres en btw-nummer van de winkel  een beschrijving van de aangekochte producten of diensten  de datum van de aankoop.



Voorbeelden van onkostennota’s voor onder andere transport en telefoonkosten vindt u op www.antwerpen.be (zoek op ‘ subsidies gezondheid’).

2/5

03 338 65 99 [email protected]

Extra richtlijnen 

U kan enkel kosten inbrengen die rechtstreeks betrekking hebben op de activiteit of activiteitenreeks en die overeenstemmen met de goedgekeurde begroting.



De ingediende kosten mogen niet dubbel gesubsidieerd worden.



U kan na het indienen van het afrekeningsdossier geen nieuwe bewijsstukken meer indienen, tenzij anders is afgesproken met de dienst gezondheid.



U moet alle originele administratieve en boekhoudkundige bewijsstukken 10 jaar op de zetel van uw vzw bewaren.



De dienst gezondheid aanvaardt alleen uitgaven waarvoor een schriftelijk bewijsstuk in het Nederlands wordt voorgelegd.



Deze kosten kan u niet betalen met de subsidie: personeels- en investeringskosten, boetes, financiële sancties, schulden, waarborgen en gerechtskosten.



Voor uitgaven boven de 25 euro is een factuur op naam van de vereniging wenselijk.

3/5

03 338 65 99 [email protected]

Voorbeelden van uitgaven en bewijsstukken Uitgaverubriek

Toelichting

Bewijsstuk

Publiciteit activiteit

Kosten voor het ontwerpen, kopiëren of drukken van folders of affiches. Advertentiekosten.

 

Factuur Kasticket

Aankoop klein materiaal

Klein bureaumateriaal, demonstratiemateriaal en decoratiemateriaal.

 

Factuur Kasticket

Huur lokaal activiteit

Huur en nutsvoorzieningen.

 

Factuur Kasticket

Huur materiaal

Geluidsinstallatie, projectiemateriaal, podium, tafels en stoelen.

 

Factuur Kasticket

Eten en drinken Maximale subsidie 150 euro.

Ingrediënten, drank, snacks en kosten cateringbedrijf.

 

Factuur Kasticket

Vervoer

Verplaatsingskosten gezamenlijke uitstap, vervoer materiaal en vervoer medewerkers.

 

Factuur Ontvangstbewijs met naam, route, reden van verplaatsing, datum en kostprijs met tickets openbaar vervoer of kilometervergoeding met de auto.

Inkomtickets deelnemers Maximale subsidie 5 euro per persoon.

Inkomtickets van musea, parken en podiumkunsten

ϰ/5

Kosten van openbaar vervoer kunnen volledig ingebracht worden. Voor vervoer met de auto geldt het fiscale maximum.  Factuur  Betalingsbewijs van de reservatie. Als dit niet mogelijk is gelden de inkomtickets samen met een deelnemerslijst met handtekeningen. 03 338 65 99 [email protected]

Uitgaverubriek

Toelichting

Bewijsstuk

Verzekeringen

Verzekering voor deelnemers, vrijwilligers, derden of infrastructuur.



Factuur

SABAM

Wanneer muziek of voorstellingen worden gespeeld van artiesten met auteursrechten. Niet nodig als het enkel achtergrondmuziek is. Telefoongesprekken in het kader van de activiteit.



Factuur



Factuur van het telefoonbedrijf op naam van de vereniging met toelichting bij de ingebrachte kosten.

Telefoonkosten

Verzendingskosten Fotokopies

Portkosten brieven, uitnodigingen… Brieven, info- of werkbladen voor deelnemers, verslagen en andere documenten.

Vergoeding externe deskundigen

Spreker, lesgever of gids.

Artiesten

Muzikanten, acteurs of beeldende kunstenaars.

5/5

Voor telefoonkosten van vrijwilligers gebruikt u een ontvangstbewijs met vermelding van de naam en reden van de telefoongesprekken en de betreffende herlaadkaarten of facturen.  Kasticket postkantoor  Factuur  Kasticket  

Factuur Ontvangstbewijs

Beide moeten volgende info bevatten:  Geleverde prestatie  Datum  Start en einde  Naam en adres van de ontvanger  Naam en adres van de uitvoerder  Naam en adres van uw vereniging  Datum en handtekening voor ontvangst

03 338 65 99 [email protected]