Felhasználói kézikönyv a DEPO Library 4 Programhoz

Felhasználói kézikönyv a DEPO Library 4 Programhoz

Copyright © 2016 Lomart Kiadó Minden jog fenntartva www.lomart.hu

Tartalom ÁLTALÁNOS BEVEZETÉS......................................................................................................................... 7 BEVEZETŐ KÖNYVTÁROSOK SZÁMÁRA .......................................................................................................... 7 BEVEZETŐ KUTATÓK SZÁMÁRA .................................................................................................................... 7 A PROGRAM INDÍTÁSA............................................................................................................................. 9 ADATFELVÉTEL ........................................................................................................................................ 9 AZ ELSŐ ADAT FELVÉTELE ELŐTT FONTOS BEÁLLÍTÁSOK ................................................................................. 9 ÚJ ADAT FELVÉTELÉNEK KEZDÉSE......................................................................................................10 EGY TELJES ADAT FELVITELE ..............................................................................................................10 ADATBEVITELI ŰRLAP FELÉPÍTÉSE................................................................................................................11 AZONOSÍTÁS, KIADÁS ÉS CÍM OLDAL ..................................................................................................11 PUBLIKÁCIÓ ÉS ADATHORDOZÓ FOGALMAK ..................................................................................................11 LISTAELEMEK MEGTEKINTÉSE .....................................................................................................................12 LISTAELEMEK FRISSÍTÉSE...........................................................................................................................12 NAVIGÁLÁS AZ ADATBEVITELI ŰRLAPON ........................................................................................................12 ADATMENTÉS ADATFELVÉTEL KÖZBEN .........................................................................................................12 ZÁRÁS HASZNÁLATA ..................................................................................................................................12 AZ ADAT LÉTREHOZÁSÁNAK, MÓDOSÍTÁSÁNAK DÁTUMA .................................................................................13 UGRÁS A KÖVETKEZŐ OLDALRA ..................................................................................................................13 SOROZAT OLDAL .......................................................................................................................................13 SZERZŐK OLDAL .......................................................................................................................................13 ESEMÉNY OLDAL .......................................................................................................................................13 AZONOSÍTÁS / ADATHORDOZÓ OLDAL ..........................................................................................................13 LELTÁROZÁS - „LELTÁROZÁS / ADATHORDOZÓ” ADATLAP ........................................................................14 KAPCSOLÓDÓ PUBLIKÁCIÓK ........................................................................................................................14 ADATHORDOZÓ ADAT MÁSOLÁSA. ................................................................................................................14 VISSZATÉRÉS AZ „AZONOSÍTÁS / ADATHORDOZÓ” OLDALRA..........................................................................15 T ERJEDELEM OLDAL ..................................................................................................................................15 MÉDIA OLDAL ............................................................................................................................................15 T ÁRGYSZÓ / ETO OLDAL ...........................................................................................................................16 JEGYZETELÉS - JEGYZET OLDAL ............................................................................................................16 MÉDIA OLDAL ............................................................................................................................................17 KAPCSOLÓDÓ JEGYZETEK OLDAL ................................................................................................................17 T ÁRGYSZÓ OLDAL .....................................................................................................................................17 ÚJABB JEGYZET ADAT FELVÉTELE ...............................................................................................................17 ANALITIKA - PUBLIKÁCIÓ RÉSZLETEZÉSE (ANALITIKA) ADATLAP ..................................................................17 ÚJABB ANALITIKA (RÉSZLET) ADAT FELVÉTELE .............................................................................................18 AZ ADATOK LEKÉRDEZÉSE....................................................................................................................19 EGYSZERŰ LEKÉRDEZÉS....................................................................................................................19 Egyszerű lekérdezés választása, kategóriák, lekérdezés .....................................................................19 Lekérdezés egyes mezőkre, feltételek megadása ................................................................................19 Lekérdezés leltári szám alapján ...........................................................................................................19 A lekérdezés rendezése: csökkenő, növekvő sorrend ..........................................................................19 A „Feltétel” lista üressé tétele...............................................................................................................19 „Csonkolásos” lekérdezés: lekérdezés szórészletekre ..........................................................................20 Lekérdezés több mezőre, összetett lekérdezés ....................................................................................20 Előzmények lekérdezése .....................................................................................................................20 Mentett szűrők használata ...................................................................................................................20 Adat megnyitása lekérdezésből............................................................................................................20 A lekérdezések beállításainak mentése................................................................................................21 Nyomtatás ...........................................................................................................................................21 A mező szélességének módosítása lekérdezésben..............................................................................21 A lekérdezett adatok hivatkozásainak frissítése ...................................................................................21 Képnézegető indítása ..........................................................................................................................21 3

Adatok exportálása ..............................................................................................................................21 ÖSSZETETT LEKÉRDEZÉS..................................................................................................................22 Az „Összetett lekérdezés szerkesztése” ablak......................................................................................22 ÉS és VAGY feltételek megadása........................................................................................................22 Mezők rendezésének megadása az összetett lekérdezésben...............................................................22 Szűrés végrehajtása összetett lekérdezés szerkesztése ablakból.........................................................23 Összetett lekérdezés után egyszerű lekérdezés ...................................................................................23 ADATFELVÉTELI STRATÉGIÁK ..............................................................................................................24 EGY PUBLIKÁCIÓ TÖBB KÜLÖNFÉLE ADATHORDOZÓN......................................................................................24 T ANULMÁNYKÖTET ÉS ANNAK RÉSZEI ..........................................................................................................24 EGY ADATHORDOZÓN TÖBB, KÜLÖNBÖZŐ ZENEMŰ FELVÉTELE ........................................................................24 T ÖBB KÖTETES KÖNYV ...............................................................................................................................24 FOLYÓIRATOK, PERIODIKÁK FELVÉTELE .......................................................................................................25 JEGYZETELÉS SZAKKÖNYVBŐL (KUTATÓK SZÁMÁRA FONTOS) ........................................................................25 JEGYZETELÉS TANULMÁNYBÓL, CIKKBŐL (KUTATÓK SZÁMÁRA FONTOS)..........................................................25 SAJÁT, NEM SZAKIRODALOMBÓL SZÁRMAZÓ JEGYZET (KUTATÓK SZÁMÁRA FONTOS)........................................25 HIVATKOZÁSOK .......................................................................................................................................26 A HIVATKOZÁSRA VONATKOZÓ BEÁLLÍTÁSOK ................................................................................................26 HIVATKOZÁSI FORMÁTUM SZERKESZTÉSE ABLAK MEGNYITÁSA .......................................................................26 KÖLCSÖNZÉS...........................................................................................................................................27 A kölcsönzés megnyitása.....................................................................................................................27 Az űrlap elemei....................................................................................................................................27 OLVASÓK listája ............................................................................................................................................27 KÖLCSÖNZÉSEK lista ...................................................................................................................................27

Olvasó adatainak felvétele...................................................................................................................27 Kölcsönzési idő, késedelmi díj alapértékek beállítása ..........................................................................27 Késedelmi díj befizetése ......................................................................................................................28 Kölcsönzés ..........................................................................................................................................28 Olvasó keresése .............................................................................................................................................28 Dokumentum keresése aszerint, hogy melyik olvasó kölcsönözte....................................................................28 Visszavétel .....................................................................................................................................................28 Kölcsönzésből adathordozó adat megnyitása ..................................................................................................28 Hosszabbítás ..................................................................................................................................................28

Még nem leltározott dokumentum azonnali rögzítése...........................................................................29 Nyomtatás ...........................................................................................................................................29 ADATFELVÉTELI ŰRLAPOK RÉSZLETES LEÍRÁSA ..............................................................................30 PUBLIKÁLÁS ADATOK ADATLAP....................................................................................................................30 Az űrlap oldalainak, adattartalmának használata az alábbi fejezetek alapján sajátítható el: .................30 Az űrlap megnyitása ...........................................................................................................................30 Felső kapcsoló sor ...............................................................................................................................30 Adat lezárás / feloldás..........................................................................................................................30 Varázsló ..............................................................................................................................................30 Listák választója ..................................................................................................................................30 Hivatkozás mező és másolása.............................................................................................................31 Adat létrehozásának dátuma és a legutolsó módosítás dátuma............................................................31 Alsó kapcsoló sor.................................................................................................................................31 PUBLIKÁCIÓ RÉSZLETEZÉS (ANALITIKA) ADATLAP..........................................................................................31 Az űrlap oldalainak, adattartalmának használata az alábbi fejezetek alapján sajátítható el: .................31 Az űrlap megnyitása ...........................................................................................................................31 Felső kapcsoló sor ...............................................................................................................................32 Adat lezárás / feloldás..........................................................................................................................32 Varázsló ..............................................................................................................................................32 Listák választója ..................................................................................................................................32 Hivatkozás mező és másolása.............................................................................................................32 Adat létrehozásának dátuma és a legutolsó módosítás dátuma............................................................33 Alsó kapcsoló sor.................................................................................................................................33 JEGYZET ADATLAP.....................................................................................................................................33 Az űrlap oldalainak, adattartalmának használata az alábbi fejezetek alapján sajátítható el: .................33 Az űrlap megnyitása ...........................................................................................................................33 4

Felső kapcsoló sor ...............................................................................................................................33 Adat lezárás / feloldás..........................................................................................................................34 Varázsló ..............................................................................................................................................34 Listák választója ..................................................................................................................................34 Adat létrehozásának dátuma és a legutolsó módosítás dátuma............................................................34 Alsó kapcsoló sor.................................................................................................................................34 LELTÁROZÁS / ADATHORDOZÓ ADATLAP.......................................................................................................35 Az űrlap oldalainak, adattartalmának használata az alábbi fejezetek alapján sajátítható el: .................35 Az űrlap megnyitása ...........................................................................................................................35 Felső kapcsoló sor ...............................................................................................................................35 Adat lezárás / feloldás..........................................................................................................................35 Listák választója ..................................................................................................................................35 Adat létrehozásának dátuma és a legutolsó módosítás dátuma............................................................35 Alsó kapcsoló sor.................................................................................................................................36 CÍMLISTA ADATBÁZIS .................................................................................................................................36 A Címlista adatbázis megnyitása .........................................................................................................36 Címlista adat felvétele .........................................................................................................................36 Intézmény-munkatárs kapcsolatok .......................................................................................................36 Kategória hozzárendelése személyekhez és intézményekhez..............................................................37 Lépegetés a címlista adatok között, keresés ........................................................................................37 Felső kapcsoló sor ...............................................................................................................................37 Adat lezárás / feloldás..........................................................................................................................37 Kategória lista megnyitása ...................................................................................................................37 Adat létrehozásának dátuma és a legutolsó módosítás dátuma............................................................38 Alsó kapcsoló sor.................................................................................................................................38 HIVATKOZÁS FORMÁTUM SZERKESZTÉSE ŰRLAP ...........................................................................................38 Hivatkozási formátum oldal..................................................................................................................38 Hivatkozás formátum nevek ................................................................................................................39 Szerzők / szerkesztők oldal..................................................................................................................39 Terjedelem oldal ..................................................................................................................................39 Kiadó rövidítése oldal ..........................................................................................................................39 Cím rövidítése oldal.............................................................................................................................39 Kiadvány típusok oldal .........................................................................................................................39 PÁRBESZÉD ABLAKOK RÉSZLETES LEÍRÁSA .....................................................................................40 KORÁBBAN LELTÁROZOTT ADATHORDOZÓ ADAT PUBLIKÁCIÓHOZ RENDELÉSE ...................................................40 ADATOK NYOMTATÁSA ...............................................................................................................................40 ADATBÁZIS FÁJLOK CSATOLÁSA, KARBANTARTÁSA ...................................................................................40 HIVATKOZÁSOK AKTUALIZÁLÁSA .................................................................................................................41 LEKÉRDEZETT ADAT ŰRLAPJÁNAK MEGNYITÁSA ............................................................................................41 BETŰMÉRET BEÁLLÍTÁSA A KIVÁLASZTOTT ŰRLAPHOZ ...................................................................................42 CÍMLISTA: ADAT HOZZÁRENDELÉS ...............................................................................................................42 CÍMLISTA: ADAT MÓDOSÍTÁS .......................................................................................................................42 CÍMLISTA: KATEGÓRIA HOZZÁRENDELÉS ......................................................................................................43 KÖLCSÖNZÉS: HOSSZABBÍTÁS ....................................................................................................................43 KÖLCSÖNZÉS: OLVASÓ ADATAI, OLVASÓJEGY ..............................................................................................43 SZOFTVER BEÁLLÍTÁSOK / DEPO LIBRARY BEÁLLÍTÁSOK..............................................................................44 MEGVÁLTOZOTT FÁJL ÚTVONALAK CSERÉJE .................................................................................................46 ÚJ ADAT LÉTREHOZÁSA ŰRLAP, ŰRLAP MEGNYITÁSA .....................................................................................46 "LISTAELEMEK - FŐ RENDSZERAZONOSÍTÓK" ŰRLAP HASZNÁLATA .................................................................46 "Listaelemek - Fő rendszerazonosítók" űrlap használata: .....................................................................47 ÖSSZETETT LEKÉRDEZÉSBEN ÚJ SZŰRŐ KÉSZÍTÉSE ......................................................................................47 FONTOS TUDNIVALÓK – HASZNOS FUNKCIÓK....................................................................................48 A MEZŐ SZÉLESSÉGÉNEK MÓDOSÍTÁSA LEKÉRDEZÉSBEN...............................................................................48 ADAT LÉTREHOZÁSÁNAK DÁTUMA ÉS A LEGUTOLSÓ MÓDOSÍTÁS DÁTUMA .........................................................48 ADATBEVITELI STÍLUS, VARÁZSLÓ ...............................................................................................................48 Adatbeviteli stílus.................................................................................................................................48 Stílusbeállítás és a beállítás mentése az adatbeviteli lapon .................................................................48 Stílusbeállítás alkalmazása adatbeviteli lapon .....................................................................................48 Választható adatbeviteli stílusok ..........................................................................................................48 ADATMENTÉS ADATFELVÉTEL KÖZBEN .........................................................................................................49 5

ADATOK EXPORTÁLÁSA ..............................................................................................................................49 BIZTONSÁGI MÁSOLAT KÉSZÍTÉSE ...............................................................................................................49 BIZTONSÁGI MENTÉS..................................................................................................................................50 Másolatot KELL készíteni az adatállományokról:..................................................................................50 Archiválási stratégia:............................................................................................................................50 DÁTUM ÉS IDŐ BEÍRÁSA ..............................................................................................................................51 EGY ADAT FELVÉTELE UTÁN ÚJABB ADAT FELVÉTELE - ADAT MÁSOLÁSA ..........................................................51 FUNKCIÓBILLENTYŰK .................................................................................................................................51 KATALÓGUS CÉDULA NYOMTATÁSA .............................................................................................................52 KÉPERNYŐ FELBONTÁSA ............................................................................................................................52 KÉPNÉZEGETŐ ..........................................................................................................................................52 KÖTELEZŐEN KITÖLTENDŐ MEZŐK...............................................................................................................53 LELTÁRKÖNYV NYOMTATÁSA ......................................................................................................................53 LISTAELEMEK MEGTEKINTÉSE .....................................................................................................................53 LISTÁS MEZŐK TÍPUSAI, HASZNÁLATUK ........................................................................................................53 MEGJELENÍTHETŐ KÉPFORMÁTUMOK ...........................................................................................................54 NAVIGÁLÁS A PROGRAMBAN .......................................................................................................................54 PUBLIKÁCIÓ ÉS ADATHORDOZÓ FOGALMAK ..................................................................................................54 SEGÉDŰRLAPOK HASZNÁLATA.....................................................................................................................55 SEGÍTSÉG SZERZÉS MÓDJAI........................................................................................................................55 SZÁMOK BEÍRÁSÁNÁL FONTOS ....................................................................................................................55 UGRÁS A KÖVETKEZŐ OLDALRA ..................................................................................................................56 HIBAÜZENETEK........................................................................................................................................57 MINDEN KÖTELEZŐ MEZŐT KI KELL TÖLTENI MENTÉS ELŐTT! ..........................................................................57 A … MEZŐT KÖTELEZŐ KITÖLTENI! .............................................................................................................57 A BEÍRT SZÖVEG NEM SZEREPEL A LISTÁBAN!...............................................................................................57 A MÓDOSÍTÁST NEM LEHETETT VÉGREHAJTANI, MERT TÖBB AZONOS ÉRTÉKET HOZNA LÉTRE INDEXBEN, ELSŐDLEGES KULCSBAN VAGY KAPCSOLATBAN… .........................................................................................57 A MEZŐHÖZ MEGADOTT ÉRTÉK ÉRVÉNYTELEN! .............................................................................................57 TELEPÍTÉSI ÚTMUTATÓ..........................................................................................................................58 DEPO LIBRARY 4 PROGRAM TELEPÍTÉSE ....................................................................................................58 TELEPÍTÉS CD/DVD-RŐL: .................................................................................................................58 TELEPÍTÉS LETÖLTÖTT ZIP FÁJLBÓL: ............................................................................................58 Előforduló hibaüzenet: .........................................................................................................................58 ÁLLÍTSA BE A KOMBATIBILITÁST .....................................................................................................58 WINDOWS BEÁLLÍTÁSOK: ................................................................................................................59 A SZOFTVER INDÍTÁSA:....................................................................................................................59 SEGÉDLET A SZOFTVER HASZNÁLATÁHOZ: ..................................................................................59 A PROGRAM VERZIÓSZÁMA.........................................................................................................................59 A PROGRAM FŐ KOMPONENSEI ....................................................................................................................60 MUNKA HÁLÓZATBAN, ADATFÁJL MEGOSZTÁSA.............................................................................................60 MUNKACSOPORT FÁJL ................................................................................................................................61 SZOFTVER HOZZÁFÉRÉS BEÁLLÍTÁSA...........................................................................................................61 Hibalehetőségek: .................................................................................................................................61 Munkacsoport nevek:...........................................................................................................................62 Jelszó megadása .................................................................................................................................62 Munka hálózatban................................................................................................................................62 ELŐFORDULÓ HIBAÜZENETEK ......................................................................................................................62 Ha megváltozott az adatfájl elérési útja: ..............................................................................................62 Hiányzik a munkacsoport fájl: ..............................................................................................................62 Ha nincs engedélye a program futtatásához:........................................................................................63 DEPO LIBRARY 4 PROGRAM ELTÁVOLÍTÁSA ................................................................................................63 A PROGRAM ÚJRATELEPÍTÉSE / ÁTTELEPÍTÉSE .............................................................................................63 KOMPATIBILITÁS BEÁLLÍTÁSA ÉS WINDOWS BEÁLLÍTÁSOK ..............................................................................64 A KOMPATIBILITÁST ÍGY TUDJA BEÁLLÍTANI: ................................................................................64 WINDOWS BEÁLLÍTÁSOK: ................................................................................................................64

6

Általános bevezetés A kézikönyv általában foglalkozik a DEPO Library program kezelésével és logikájának ismertetésével. Mező szintű leírást nem tartalmaz, mert célja a program használatának gyors és egyszerű bemutatása. Az egyes mezőkbe beírandó mezőtartalmakat az adatbeviteli ablak alsó státusz sorában látható kis szövegek fejtik ki. Ezek attól függően változnak, hogy melyik mezőben állunk éppen. A program három fő komponensből áll: a szűkebb értelemben vett könyvtári adatbázisból, egy jegyzetelő adatbázisból és egy címlista adatbázisból. A könyvtári adatbázisban a publikáció (könyv, folyóirat vagy annak része, CD, fotó, térkép stb.) adatait vehetjük fel. A jegyzetelő részben készíthetünk szakirodalomhoz kapcsolódó vagy saját jegyzeteket. A címlista egyrészt a könyvtár szoftver elengedhetetlen része, hiszen ide vesszük fel az olvasók adatait, másrészt a kutatók saját ismerőseik elérhetőségének tárolására használhatják. E három komponens nem különül el élesen egymástól, a program használata közben szinte észrevétlenül jutunk át egyikből a másikba. Mivel a program felhasználói között könyvtárak, kutatók és diákok (akik a szakirodalomból jegyzetelnek saját kutatási szempontjaik szerint) is lehetnek, jelen segédlet több szemszögből igyekszik bemutatni, lehetőleg minél egyszerűbben a program használatát. Célszerű „Egy teljes adat felvitele” fejezet alapján az első adatot felvenni lépésről lépésre, az útmutatásokat betartva, mert ennek folyamatában minden fontos adatbeviteli „trükk” és az adatbevitel logikája le van írva. A továbbiakban annak megfelelően, hogy mit szeretnénk tenni, például kölcsönözni, nézzük meg a megfelelő fejezetet! Az adatbeviteli stratégiák fejezet az eltérő logika szerinti adatbeviteli folyamatokat mutatja be. A fontos tudnivalók részben gyors segítséget kaphatunk, ha a program kezelésével kapcsolatos problémák merülnek fel. Ha az adatfelvétel során hibaüzenet érkezne (ez elsősorban helytelen adatbevitel következménye), akkor e kézikönyvben a Hibaüzenetek fejezetben az adott üzenethez leírtak szerint kell eljárni.

BEVEZETŐ KÖNYVTÁROSOK SZÁMÁRA A DEPO Library program teljes értékű könyvtári alkalmazás, amellyel könyvek, folyóiratok, időszaki kiadványok több kötetes könyvek, audio-vizuális anyagok is feldolgozhatóak, analitikus feltárással is. A program kölcsönzés modult is tartalmaz, ahol beállítható a kölcsönzés időtartama, a késedelmi díj; a lekérdező felületen pedig könnyen és egyszerűen lekérdezhetőek a felvett és beleltározott adatok. A katalógus cédula a felvett adatok alapján kinyomtatható. A másolási funkcióknak köszönhetően villámgyorsan hozhatóak létre az adatok, ha például húsz darab egyforma könyvet leltározunk, amelyek csak a leltári számban különböznek. Mivel azonban a DEPO Library nem csupán könyvtári alkalmazás, hanem jegyzetelő komponenst is tartalmazó kutatói adatbázis is, a terminológia némileg eltér a könyvtári szoftverekben használt terminusoktól. Éppen ezért igyekeztünk nagy hangsúlyt fektetni az alapvető fogalmak, adatfelvételi stratégiák és a program logikájának megismertetésére. Ezért program – bár nem csupán könyvtári alkalmazás – könnyen kezelhető és átlátható maradt, jól elkülönülnek a könyvtári és kutatói komponensek, így nem kell felesleges ablakokat kerülgetniük sem a könyvtárosoknak, sem pedig a kutatóknak. A kézikönyvben külön felhívjuk a figyelmet arra, ha kutatóknak szóló fejezetrész következik. Reméljük, hogy Ön és Könyvtára is elégedett lesz a DEPO Library programmal.

BEVEZETŐ KUTATÓK SZÁMÁRA A DEPO Library program a szakirodalmi adatok és szakirodalomból származó jegyzetek korszerű, könnyen kezelhető adatbázisa. Segítségével kiváltható a hagyományos „cetlizős” adatfeldolgozás: nem kell tartani attól, hogy elvész a cetlik egy része, és sorba rendezésük, a bennük való keresés is egyszerűbb az 7

elektronikus formának köszönhetően. Hogy a jegyzetelő adatbázis miért egy könyvtári alkalmazás egyik komponenseként valósult meg, arra az a magyarázat, hogy korrekt szakirodalmi hivatkozásokat nem lehet készíteni könyvtári szempontok és szabványok nélkül, a jegyzetek pedig nem sokat érnek, ha nem tudjuk oldalszámra pontosan, hogy honnan is származnak, és hogy tartalmi kivonatok vagy szó szerinti idézetek-e. Van azonban még egy előnye annak, hogy a jegyzetelő adatbázis egy könyvtári szoftverrel együtt valósult meg: sok kutatónak problémát okoz, hogy egyes, nehezen hozzáférhető könyvek vagy cikkek hol “találhatóak”: melyik könyvtárban, milyen jelzeten, vagy melyik kolléga privát könyvtárában fénymásolat vagy különnyomat formájában. Mivel a DEPO Library programban tetszőleges számú könyvtár létrehozható, felvehetjük bármelyiket, még a kollegánk privát könyvtárát is, és ahhoz vehetjük fel a szakirodalmat, így bármikor visszakereshetjük annak lelőhelyét. A Hivatkozás készítés, a tetszőleges hivatkozási forma elkészítése és elmenthetősége nagy mértékben segíti a felhasznált irodalom lista megfelelő formába öntését, és mivel az így elkészített lista átmásolható szövegszerkesztőbe, nem kell az egyes kiadók egyedi igényei szerint hosszú időt tölteni e listák gyártásával. A ránézésre erőteljesen könyvtári program könnyen, egyszerűen kezelhető kutatók számára is, a kifejezetten könyvtári modulokkal (például kölcsönzés) nem is kell találkoznia a kutatónak (ha csak nem akarja nyilvántartani, hogy melyik tanítványa vitte el a könyveit vagy melyik barátja a CD-it, és mennyi késedelmi díjat számoljon fel értük). Jelen segédletben elsősorban a Jegyzetelő adatbázis fejezet és az Adatfelvételi stratégiák néhány fejezete lesz fontos az Ön számára. Reméljük, hogy programunkkal hozzájárultunk tudományos kutatásainak eredményességéhez, és elégedett lesz a DEPO Library 3 programmal.

8

A program indítása Kattintson a Windows tálcán a START gombra. Válassza a PROGRAMOK menüből a DEPO Library 4 listaelemet, azon belül pedig kattintson a DEPO Library 4 parancsra. Ekkor elindul a program, és megjelenik a lekérdező felület. A „Kategória” listában a lekérdezés típusok közül a „Dokumentumok” lesz kiválasztva, azon belül pedig például az „Összes mező alapján. Kiadvány és részlet adatok egy listában. (lassú)” lekérdezés. A program, indulásakor nem kérdezi le az adatokat, ehhez a Szűrés kapcsolóra kell kattintani. (Amíg nem kattintunk a Szűrés kapcsolóra, addig az „Szűrés / keresés eredménye lista felső sorában a “Szűrés után a lekérdezett adatok itt jelennek meg” üzenet olvasható.) Üres adatbázis esetén (az adatfelvétel kezdetekor) természetesen nem jelennek meg adatok.

Adatfelvétel AZ ELSŐ ADAT FELVÉTELE ELŐTT FONTOS BEÁLLÍTÁSOK Az első adat felvétele előtt néhány beállítást el kell végeznünk. A lekérdező felület címsora és a menü alatti felső, szürke színű sorában kattintsunk a „Beállítások” feliratra, vagy az űrlap Eszközök menüjének „DEPO Library beállítások…” parancsára. Ekkor megjelenik a Szoftver beállítások ablak, ahol az Intézmény nevét kell beírnunk, amely a szoftvert használja, majd a Tulajdonos nevét, amely kisebb intézmények esetében ugyanaz, mint az Intézmény, egyéb esetben a felhasználó (XY) neve, aki az adott gépen a szoftvert használja. Ezek az információk az adatbázis táblázatait azonosítják, ha a későbbiekben több adatbázist egyesítenének egy nagyobb adatbázisba. Ha az Intézmény és a Tulajdonos nevét beírtuk, kattintsunk az Automatikus kitöltés / Stílus / Szerkesztés oldalra, ahol beírhatjuk az adatfájlunkon belül az egyes adatokat azonosító adatbázisok nevek közül annak a nevét, amelyet alapértelmezésben szeretnénk használni, ugyanígy az alapértelmezett Könyvtár nevét. FONTOS, hogy az Adatbázis illetve Könyvtár mezők melletti kis, fektetett téglalap alakú kapcsoló arra utal, hogy a mezőbe nem lehet szabadon beírni, hanem előbb definiálni kell a listaelemet. Ehhez kattintsunk a kis, fektetett téglalap alakú kapcsolóra, és a megjelenő ablakban vegyük fel az új listaelemet. Az Adatbázis esetében a Database ID egy szám, ami tetszőleges (de egyedi kell hogy legyen, tehát a 3-as nem szerepelhet két külön adatbázis azonosítójaként), a felhasználó szempontjából nem lényeges, rendszerazonosító. Az Adatbázis megnevezése mezőbe kell beírni az adatbázis tulajdonosának nevét. Az első adat esetében a programmal szállított <saját> listaelemet kell lecserélni: kattintsunk a <saját> listaelemre, és a lista feletti sorban írjuk át a <saját>-ot a megfelelő adatra, (pl.: [SAJÁT NEVŰ] Városi Könyvtár Adatbázisa), majd a Csere kapcsolóra kell kattintani, az érkező üzenetre Igen-t kell ütni; ekkor a <saját> listaelem kicserélődik a megfelelőre. Az OK (kilépés) gombra kattintva zárhatjuk be az ablakot. FONTOS, hogy ha a későbbiekben új adatbázis nevet akarunk létrehozni, akkor a megfelelő adatbázis nevének beírása után ne a csere, hanem az Új kapcsolóra kattintsunk (hiszen ezúttal nem cserélni akarunk, hanem újat létrehozni)! Visszatérve a „Szoftver beállítások” ablakhoz, a listából kiválaszthatjuk az imént felvett listaelemet úgy, hogy a kis fekete háromszög alakú kapcsolóra kattintunk, majd a megfelelő listaelemre kattintunk. Az első adat esetében nem kell külön kiválasztani az új listaelemet, hiszen lecseréltük. Ha a mezőben nem frissül az információ, akkor frissíteni kell a listát: a listákat az F9 funkció billentyű megnyomása, vagy az űrlap felső, szürke sorában lévő „Mentés/Frissítés” kapcsolóra kattintással frissíthetjük. Ha nem lenne a listában az újonnan felvett listaelem, annak két oka lehet: 1.) még nem frissült a lista, frissítsünk a fent leírt módon, majd nézzük meg újra a listát; 2.) a listaelem beírása után elfelejtettünk a „Csere” vagy „Új” kapcsolóra kattintani, ezért az új listaelem nem került be a listába, vagyis ezért újra vissza kell térni a listaelem felvételéhez.

9

A Könyvtár nevét ugyanúgy kell felvenni, mint az adatbázis nevét (lásd feljebb), tehát a mező melletti kis, fektetett téglalap alakú mezőre kattintva definiálni kell az új listaelemet, a „Könyvtár ID” itt is egy azonosító, de ez esetben lehet betűkombináció is (pl.: a [SAJÁT NEVŰ] Városi Könyvtár esetében SVK). Itt is cseréljük le a programmal szállított <saját> listaelemet, az adatbázis nevénél leírtak szerint. A további teendők is megegyeznek az Adatbázis megnevezése mezőnél leírtakkal. Ha a program használója nem könyvtár, hanem kutató, akkor az adatbázis tulajdonosa értelemszerűen XY, a könyvtár pedig XY könyvtára, és mindazon könyvtárak külön-külön, amelyek lelőhelyei azoknak a könyveknek, amelyekről adatokat gyűjtött. Ez azért praktikus, mert ily módon az is eltárolható, hogy egy bizonyos könyv milyen leltári számon és jelzeten szerepel az OSZK-ban vagy a tanszéki könyvtárban, így ha legközelebb szükség lesz rá, csak meg kell keresni az adatbázisban a jelzetet vagy leltári számot, és a könyvtár azonosító egyértelműen elkülöníti az egyes lelőhelyeket. Ha kitöltöttük a mezőket a „Szoftver beállítások” ablak „Rendszer és Automatikus kitöltés…” oldalán, kattintsunk az Alkalmaz kapcsolóra, majd az OK (kilépés) kapcsolóval zárjuk az ablakot! Ha kis teljesítményű számítógépen dolgozunk, célszerű a munka megkezdése előtt kikapcsolni az automatikus hivatkozás készítést a „Hivatkozás / Leltári szám” oldalon. Azért szükséges a munka megkezdése előtt ezeket a beállításokat elvégezni, mert a program különböző adatlapokon ezeket az alapértelmezett listaelemeket fogja automatikusan beírni. Az összes beállítással kapcsolatban lásd még: „Szoftver beállítások / DEPO Library beállítások” űrlap részletes leírását.

Új adat felvételének kezdése A program indítása után a lekérdező felületen kattintsunk az „Új adat létrehozása...” kapcsolóra. Megjelenik egy űrlap, amelyen kiválaszthatjuk, hogy milyen adatot szeretnénk felvenni. Erre azért van szükség, mert ha audiovizuális anyagot, CD ROM-ot vagy fotót akarunk felvenni, akkor is ugyanazt az űrlapot kapjuk, de bizonyos mezők inaktívvá válnak, tehát nem kell feleslegesen kerülgetni olyan mezőket, amelyek csak a könyv és folyóirat adatoknál érdekesek. Az első adat felvételekor válasszuk tehát a „könyv / folyóirat (összes mező)” lehetőséget, és kattintsunk az OK gombra.

Egy teljes adat felvitele Az első adat felvétele során elkezdjük rögzíteni a „Publikálás adatok” adatlapon a kiadvány cím, szerző, sorozat adatait, majd beleltározzuk a „Leltározás / adathordozó” adatlapon keresztül. A fontos könyvtári alapadatok rögzítése után, amennyiben szükséges, jegyzeteket és analitikát is készíthetünk. Az „Új adat létrehozása” űrlap elhagyása után megjelenik a „Publikálás adatok adatlap”, és egy üzenet, amely arról tájékoztat, hogy a program létrehozta az új adatot. Ez azt jelenti, hogy az új adat mentése megtörtént, tehát akkor is megmarad, ha az üzenetre Ok-t ütünk, de utána a Mégsem kapcsolóra kattintunk. Ezt az adatot már csak a „Törlés” kapcsolóval törölhetjük az adatbázisból. Üssünk tehát OK-t az üzenetre, és máris kezdődhet az adatfelvétel! Ekkor megjelenik az adatbeviteli űrlap, amelyen oldalakra tagolva jelennek meg a kitöltendő mezők. Az ablak megjelenésekor automatikusan az első, „Azonosítás, kiadás és cím” oldalra lép. Az előzőleg már megadott adatot (Adatbázis neve) a program beírta a megfelelő mezőbe. Csak a kék mezőnevű mezőket kötelező kitölteni, a többi mező kitöltését tetszés szerint el is hagyhatjuk.

10

ADATBEVITELI ŰRLAP FELÉPÍTÉSE Az egyes oldalakat a oldal tetején, sorban kiválasztható neveket jelzik, pl. „Cím”, „Sorozat”, „Terjedelem” stb. Az oldal felső szürke sávjában található a SÚGÓ ikonja (piros körben sárga S betű), az listák frissítését és az adatok mentését végrehajtó „Mentés/Frissítés” kapcsoló, valamint a listák és a beállítások űrlapok kapcsolója. Az űrlap bal felső sarkában található az adat zárolásának állapotát jelző felirat: Szerkesztés / Adat lezárva. Az űrlap jobb felső sarkából nyitható meg az „Előzmények” listája és a „További lehetőségek” kapcsolóra kattintva megjelenik az űrlap speciális beállításainak listája, amelyből kiválasztható például a „Betűméret beállítása” funkció, amellyel a beviteli mezők és listák méretét 8-20 pont között lehet beállítani. A képernyő jobb oldalán található a „Varázsló”, amellyel beállíthatjuk, hogy az Előző és a Következő kapcsolókra kattintás során mely oldalakra lépjen, és melyeket hagyja ki a program. Az űrlap alján találhatóak a kapcsolók, amelyek minden adatfelvételi űrlapon azonos helyen találhatóak, pl.: Zárás/Feloldás (állapottól függően), Új adat, OK, Mégsem.

AZONOSÍTÁS, KIADÁS ÉS CÍM OLDAL A „Azonosítás, kiadás és cím” oldalon már csak a „Publikáció megnevezése” mezőt kell kitölteni. Válasszunk a listából egy megfelelő listaelemet, pl.: Könyv: kézikönyv. Úgy tudunk listaelemet kiválasztani, hogy a mező melletti kis, négyzet alakú kapcsolóra kattintunk, amelyen kis fekete háromszög látható, majd miután legördült a lista, egérrel rákattintunk a megfelelő listaelemre. Ha nem szerepel a listában olyan listaelem, amely megfelelő lenne, akkor a mező melletti kis, fektetett téglalap alakú kapcsolóra kattintva vehetünk fel újabb listaelemet ugyanúgy, mint ahogy az adatbázis nevét felvettük a „Beállítások” űrlapon. A szoftver lehetőséget ad arra is, hogy automatikusan felvegye a mezőbe begépelt szöveget a listába. Ha olyan szöveget írunk a mezőbe, amely nem szerepel a listában, a megjelenő kérdésre adott IGEN válasz után a szoftver rögzíti az új listaelemet.

PUBLIKÁCIÓ ÉS ADATHORDOZÓ FOGALMAK A program használatának sikeres elsajátításához meg kell ismerkedni két fogalommal, mert ez elengedhetetlenül szükséges a program logikájának megértéséhez. Publikáció adatnak egy dokumentum „szellemi”, azaz változatlan (mondhatni örök) tulajdonságait nevezzük összefoglaló névvel, például szerző, cím, kiadási adatok. Ezek ugyanis változatlanok akkor is, ha az adott publikáció könyv vagy fénymásolat formában van, vagy mikrofilmen. Adathordozónak nevezzük azt a fizikai formát, ahogyan az adott dokumentum megjelenik, ez lehet könyv forma, vagy fénymásolat, vagy mikrofilm, és a fizikai jellemzők közé tartozik a leltári szám is. Tehát ha egy mű háromféle formában van egy könyvtár tulajdonában: eredeti könyv formában, fénymásolatban és mikrofilmen, akkor közösek a “szellemi” tulajdonságaik, hiszen mindháromnak ugyanaz a szerzője és a címe is. Három eltérő adathordozó formában jelennek viszont meg, és ennek megfelelően három különböző leltári számmal. A Publikálás adatok adatlapon (ahol most tartunk) tehát a dokumentum szellemi, azaz változatlan tulajdonságát fogjuk rögzíteni különböző oldalakon és különböző mezőkben. Ehhez a publikáció (vagyis szellemi, változatlan) részhez kapcsolunk aztán adathordozó adatokat (vagyis konkrét leltári számmal ellátott, fizikai valójukban megjelenő tárgyakat, pl.: könyveket, fénymásolatokat, mikrofilmeket). Ha a publikáció és adathordozó fogalmak világosak, és érthetőek, akkor már csak a program használatának technikai jellegű részét (mikor hova kell kattintani és hogyan lehet listaelemet felvenni, hogyan lehet kölcsönözni) kell elsajátítani. Visszatérve a „Publikáció megnevezése” mezőre, a publikáció és adathordozó fogalmak ismeretének fényében nyilvánvaló, hogy a publikáció megnevezése nem lehet egyszerűen “könyv”, mert a könyv az egy megjelenési forma, tehát fizikai jellemző, ezért az adathordozónál kell felvenni. A publikáció megnevezése csak könyv: lexikon, vagy könyv: kézikönyv lehet, mert ez utal arra a szellemi tartalomra, hogy milyen könyvről van szó. Kezdjük el kitölteni értelemszerűen az ablak mezőit. Bármely mezőben állva kaphatunk egy gyors segítséget arra vonatkozóan, hogy mit kell az adott mezőbe írni: a képernyő legalján, a státusz sorban, bal oldalon egy kis szöveget látunk, ami változik, ha egy másik mezőbe lépünk be.

11

LISTAELEMEK MEGTEKINTÉSE A mezők többségének a végén egy kis négyzet alakú kapcsolót látunk, benne kis fekete háromszöggel: ha rákattintunk, megnézhetjük, hogy milyen listaelemek vannak a listában. A listából úgy választhatjuk ki a megfelelő listaelemet, hogy rákattintunk. A listaelemeket úgy is megnézhetjük, ha a mezőben állva az F4 billentyűt lenyomjuk. A le-föl nyilakat ábrázoló billentyűkkel kiválaszthatjuk a megfelelő listaelemet, és ha ENTER-t ütünk rá, akkor beíródik a mezőbe. A listák egy része üres az adatfelvétel kezdetén.

LISTAELEMEK FRISSÍTÉSE A legtöbb listás mező úgy működik, hogy ha egyszer beleírunk valamit, az automatikusan bekerül a listába és legközelebb már csak ki kel választani a listaelemet Az ilyen listák használata egyszerű, és nem igényel egyéb ismereteket. A mezők egy részének listái nem automatikusan töltődnek azáltal, hogy beleírunk a mezőkbe, hanem először definiálnunk kell az új listaelemeket, és csak azután tudjuk alkalmazni őket. Előre kell definiálni a mező listaelemeit, ha a mező mellett egy kis, fektetett téglalap alakú kapcsoló látható, vagy üzenet érkezik a listában nem szereplő szöveg begépelése után. A megfelelő mezőben állva (vagy ha belekattintottunk) az F10 billentyű megnyomásával hozhatjuk be az új listaelem definiálására szolgáló ablakot, vagy úgy, ha a mező mellett egy kis, fektetett téglalap alakú kapcsoló van, akkor erre is rákattinthatunk. A megjelenő ablakban az üres sorba írjuk be a kívánt listaelemet, majd kattintsunk az Új kapcsolóra. Ha ezt elmulasztjuk, akkor a program nem menti el az újonnan felvett listaelemet. Az Ok kapcsolóval zárjuk be az ablakot. Visszatérve a mező listájában már szerepelnie kell az újonnan felvett listaelemnek. Ha mégsem szerepel, frissítsük a listát az F9 billentyű lenyomásával. Ha ekkor sem szerepel a felvett listaelem a listában, akkor ellenőrizzük, hogy valóban helyesen vettük-e fel. A szoftver lehetőséget ad arra is, hogy automatikusan felvegye a mezőbe begépelt szöveget a listába. Ha olyan szöveget írunk a mezőbe, amely nem szerepel a listában, a megjelenő kérdésre adott IGEN válasz után a szoftver rögzíti az új listaelemet.

NAVIGÁLÁS AZ ADATBEVITELI ŰRLAPON A mezők között a TAB vagy az ENTER gombokkal lehet előre haladni, vagy úgy, hogy a megfelelő mezőbe belekattintunk az egérrel. A mezők között visszafelé a SHIFT és a TAB billentyűk együttes lenyomásával lehet lépkedni. Az oldalak között a Következő lépés és az Előző lépés kapcsolókkal vagy az oldalak nevére való kattintással lehet navigálni. Minden kapcsolón van egy aláhúzott betű, ami az ALT gombbal együtt leütve ugyanazt eredményezi, mintha egérrel kattintanánk rá. Táblázatos oldalakon (segédűrlapon) a CTRL és a TAB billentyűk együttes lenyomására lehet kilépni (ezekben a mezőkben ugyanis a sor végén TAB billentyű megnyomására egy újabb sort nyitunk).

ADATMENTÉS ADATFELVÉTEL KÖZBEN Az adatbevitel során nem kell külön menteni a felvett adatot, mert az adatbevitel folyamatában (segédűrlapokra való rálépéskor vagy bármely lista frissítésekor) vagy az adatbeviteli ablak zárásakor a program automatikusan ment. Figyelem! Ez azt jelenti, hogy ha nézegetés céljából megnyitunk egy adatot, akkor nem szabad figyelmetlenül kattintgatni, mert ha véletlenül átírjuk az adatot, akkor a módosítás elmentődhet nézegetés közben akkor is, ha a Mégsem kapcsolóval lépünk ki.

ZÁRÁS HASZNÁLATA Ha „Beállítások”-ban az "Adatok közötti lépegetésre, adat nyitásakor adat legyen lezárva, feloldás kattintással" funkciót bekapcsoltuk, akkor űrlapok megnyitásakor nem lehet módosítani az adatot, a szerkesztéshez az űrlap alján lévő "Feloldás" kapcsolóra kell kattintani, vagy az űrlap bal felső sarkán lévő "Adat lezárva" feliratra kétszer kell kattintani. Új adat létrehozásakor a szoftver automatikusan a „Szerkesztés” feliratot jeleníti meg az oldal bal felső sarkában és az adat szerkeszthető egészen addig, amíg le nem zárjuk.

12

AZ ADAT LÉTREHOZÁSÁNAK, MÓDOSÍTÁSÁNAK DÁTUMA Az ablak alján két dátum szerepel, az első az adat létrehozásának dátuma, a második pedig az adatrögzítés, vagy a legutolsó módosítás dátuma.

UGRÁS A KÖVETKEZŐ OLDALRA Ha a Kiadás és Cím kartonfölön minden olyan mezőt kitöltöttünk, amit ki akartunk tölteni, akkor a Következő lépés kapcsolóra kattintva megkapjuk a következő oldalt.

SOROZAT OLDAL A Sorozat adatot egy segédűrlapra írhatjuk be (táblázatos, egymás alá több sort is létrehozhatunk, hiszen előfordulhat, hogy egy könyv több sorozatba is tartozik). A mezőket egymás után sorban töltsük ki, a mezők között a TAB billentyűvel vagy az egérrel mozoghatunk. Az ISSN mezőbe nem csak a számot kell beírni, hanem az ISSN-t is, mert a katalóguscédula nyomtatásakor a mezőtartalom kerül nyomtatásra: “ISSN 1788-4918” Ha a sor végére értünk, a TAB billentyű lenyomásával újabb sort kezdhetünk (ha több sorozatnak is tagja az adott könyv). Ha mégsem akarunk kitölteni egy már megkezdett sort, akkor az ESC billentyű egyszeri vagy többszöri megnyomásával törölhetjük. Korábban létrehozott sort úgy törölhetünk, hogy kijelöljük az egész sort (a sor bal oldalán látható kis téglalapra kattintva), és a Del billentyűt lenyomjuk.

SZERZŐK OLDAL A harmadik oldalon vehetjük fel a szerzők adatait. A program rugalmas: ha egy tanulmánykötetnek harminc szerkesztője és ötven szerzője van, akkor akár mind a nyolcvanat felvehetjük egymás alatti sorokba. A szerzői minőség mezőben adhatjuk meg, hogy az illető írta szerkesztette vagy egyéb módon közreműködött a mű létrehozásában. A szerzői minőség mező listaelemeit előre kell definiálni. Ha nem találunk a listában számunkra megfelelő listaelemet, akkor kétszer kell a mezőbe kattintani vagy az F10 gombot megnyomni a billentyűzeten ahhoz, hogy új listaelemet hozhassunk létre. A Szerző/szerkesztő mezőben azt adhatjuk meg, hogy a hivatkozás készítésnél és a katalóguscédulán szeretnénk-e az illetőt látni a hivatkozásban (amennyiben nem írta vagy szerkesztő áll a szerzői minőségnél, mert ezek automatikusan bekerülnek a hivatkozásba és a katalóguscédulára), és ha igen, akkor szerkesztőként vagy szerzőként jelenjenek-e meg. Például egy zenemű esetében a karmesterhez a szerzői minőség mezőbe a „vezényelte” kerül, és a szerző/szerkesztő mezőben megadjuk, hogy ő szerzőnek minősül, tehát szerepelni fog a hivatkozásban és a katalóguscédulán is szerzőként.

ESEMÉNY OLDAL Ha könyv/folyóirat adatot hoztunk létre, akkor a Következő lépés kapcsolóra kattintva az adatfelvétel folyamatában átugorjuk ezt az oldalt, mert többnyire nincs rá szükség. CD, DVD vagy fotó adat felvételekor fontos, ha a mű valamely eseményhez köthető (pl.: koncertfelvétel). Ilyen esetben az esemény (pl.: koncert) adatait rögzíthetjük. Ha több különböző koncertfelvétel van a CD-n, akkor egymás alá vehetjük fel a különböző eseményeket.

AZONOSÍTÁS / ADATHORDOZÓ OLDAL Az oldal felső részén a kiadvány azonosítóit vehetjük fel, Az ISBN/ISSN és az ISBN összkiadás mezőbe nem csak a számot kell beírni, hanem a megfelelő betűkombinációt is (mert a katalóguscédula nyomtatásakor a mezőtartalom kerül nyomtatásra): “ISBN 978-963-9632-02-8” A Könyvtári azonosítás részen a dokumentum fizikai jellemzőit, tehát az adathordozó adatot vehetjük fel. Ha az első adatot vesszük fel, akkor az „Új leltári szám adat”-ot kell választani, majd az Új leltári szám hozzárendelés kapcsolóra kell kattintani. A tájékoztató jellegű üzenetre IGEN-t ütünk, majd megjelenik egy másolásra vonatkozó ablak.

13

Az első adat felvételekor ennek még nincs jelentősége, de a későbbiekben nagy mértékben lerövidíti az adatfelvétel idejét, ha ugyanabból a dokumentumból egymás után 15 db-ot akarunk leltározni. Ez esetben ugyanis ehhez az ablakhoz érve „Az adat másolása az összes kapcsolódó adattal” opciót választjuk, és a „Legutoljára rögzített adat”-ot, és utána már nincs más dolgunk, mint a leltári számot beírni, és már készen is van az újabb beleltározott adathordozó adat. Az első adat felvételekor nem érkezik másolással kapcsolatos ablak, de a második adattól kezdve lehet másolni az adatot, ha akarjuk. A tájékoztató jellegű üzenetre üssünk Igen-t, és azt tapasztaljuk, hogy az adatbázis és a könyvtár neve mezőkbe automatikusan beíródtak a megfelelő adatok.

LELTÁROZÁS - „LELTÁROZÁS / ADATHORDOZÓ” ADATLAP Az adathordozó típusnál válasszunk egy megfelelő listaelemet (ne feledjük: a dokumentum fizikai megjelenése a döntő ebben a mezőben, tehát ha egy olyan dokumentumról van szó, ami eredetileg könyv, de nekünk csak fénymásolatban van meg, és ezt a fénymásolatot akarjuk beleltározni, akkor a fénymásolat listaelemet kell választani. Ha gyorsítani akarjuk az adatfelvételt, akkor kiválaszthatjuk, hogy a program milyen rendszer szerint növelje a leltári számot, a gép által növelt leltári szám azonban csak ajánlás, tehát felülírható. A leltári számot három tagban, három külön mezőbe kell beírni, és a program automatikusan állítja össze a három tagból. Az első tag egy megkülönböztető kód (többnyire betűkből, pl. CD-k megkülönböztetésére). A második tag maga a leltári szám (csak szám lehet). A harmadik mező az alszám, pl.: köteté, de lehet betűjel is. A leltári szám első és harmadik tagja listán alapul, tehát előre kell definiálni a mezők melletti kis, fektetett téglalap alakú kapcsoló segítségével. Ha beírtuk e leltári számot, akkor a harmadik tag alatti mezőben láthatjuk a program által elkészített leltári számot. Ha azt szeretnénk, hogy az egyes tagok között elválasztó karakterek jelenjenek meg, akkor azt a tagok után be kell írni, például: CD.124.1 esetében az első tagba “CD.”, a másodikba “124”, a harmadikba “.1” kerüljön (a középső mezőbe csak számot lehet beírni). A oldal többi mezőjét értelemszerűen töltsük ki. Az állandó elhelyezés rovatban azt adhatjuk meg, hogy a dokumentumnak mi az állandó elhelyezési helye. A következő, táblázatos segédűrlapon („Elhelyezés pl. időszaki kiállításon”) azt adhatjuk meg, hogy ha a dokumentum (ami pl.: egy könyvritkaság) átmeneti jelleggel kiállításra kerül egy másik intézményben, egy konkrét időszakban. A „Státusz / revízió” segédűrlapon megadhatjuk a dokumentum státuszát. A „Státusz” mező listaelemeit előre definiálni kell. A többi mezőben a státuszra vonatkozó egyéb adatokat tárolhatjuk. Egymás alatti sorokba vehetjük fel az időben egymás után következő revíziókat, zárolásokat. Tetszőleges számú sort hozhatunk létre, ezáltal a dokumentum teljes sorsa áttekinthető.

KAPCSOLÓDÓ PUBLIKÁCIÓK Itt az adathordozó adathoz tartozó publikáció adatot, és ha van, akkor analitika adatokat láthatjuk a listákban, egymás alatti sorokban. Ha kiválasztunk egy sort, akkor a Megnyitás kapcsolóra kattintva meg is nézhetjük a kapcsolódó adatokat. Ez azonban csak akkor lehetséges, ha nem a Publikálás adatok adatlap Azonosítás/Adathordozó oldaláról jöttünk a Publikáció Adathordozó adatlapra, hiszen ha onnan jöttünk, akkor az adathordozó adatlap mögött látjuk, hogy nyitva van a Publikálás adatok adatlap, tehát ha kíváncsiak vagyunk a publikáció adatra, akkor egyszerűen bezárjuk a „Leltározás / Adathordozó” adatlapot (az Ok gombbal), és már látjuk is a publikáció adatot. Vagyis csak akkor látunk adatokat a listákban, ha tartozik hozzájuk adat (ha a leltározott tárgy hozzá van rendelve a publikációhoz), és ha nem a Publikálás adatok adatlapról, hanem pl.: lekérdezésből nyitottuk meg a Publikáció Adathordozó adatlapot. Újabb adathordozó adat felvétele vagy a „Leltározás / Adathordozó” adatlap zárása.

ADATHORDOZÓ ADAT MÁSOLÁSA. Ha minden általunk kitölteni kívánt mezőt kitöltöttünk a „Leltározás / Adathordozó” adatlapon, amelyet ki akartunk tölteni, akkor két lehetőségünk van: 1.) újabb adathordozó adatot hozunk létre ugyanazon 14

publikáció adathoz (ha egy könyvből több példány is a könyvtár birtokában van, akár könyv, akár fénymásolat vagy egyéb formában, pl. mikrofilmen); 2.) nem akarunk több adathordozó adatot felvenni (csak ez az egy példányunk van belőle). Az 1.) esetben az Új adat kapcsolóra kattintva létrehozunk egy új adathordozó adatot ugyanahhoz a publikáció adathoz, amelyikhez az előzőt létrehoztuk. A feljövő ablakban kérhetünk másolást, ha az adathordozó az előző adathordozó adathoz sok szempontból hasonló (pl.: ugyanaz a könyv több példányban, eredeti könyv formában van, tehát csak a leltári szám különbözik). A másolás nagymértékben növeli az adatbevitel sebességét, mert szerencsés esetben csak a leltári számot kell beírni, a többi mező másolható! Ha felvettük az újabb adathordozó adatot, akkor megint dönthetünk, hogy újabbat veszünk-e fel vagy nem. A 2.) esetben zárjuk be az adatlapot az OK gombbal!

VISSZATÉRÉS AZ „AZONOSÍTÁS / ADATHORDOZÓ” OLDALRA Visszatérve a Publikálás adatok adatlapra a Leltározott tárgyak listájában megjelenik egy vagy több sor, annak megfelelően, hogy hány dokumentumot leltároztunk be. Ha valamelyik adathordozó adatot utólag módosítani akarjuk, akkor kattintsunk a megfelelő sorra, majd a sorok fölötti választási lehetőségek közül válasszuk a Módosítás-t, és kattintsunk az Adathordozó adat módosítása kapcsolóra. A módosítások elvégzése után zárjuk az ablakot az OK gombbal. Ha egy, már meglévő adathordozó adatot (beleltározott dokumentumot) akarunk a publikációhoz rendelni, akkor válasszuk a „Már létező leltári szám hozzárendelés”-t, és kattintsunk a Meglévő leltári szám hozzárendelés kapcsolóra. A feljövő ablakban válasszuk ki a megfelelő könyvtár nevét, és jelöljük be a könyvtár neve alatti kis jelölőnégyzetet, majd ha szükséges, válasszunk adathordozó típust, és nevét, és jelöljük be az adathordozó típus neve alatti kis jelölőnégyzetet. Az űrlap szürke legfelső sorának Mentés/Frissítés kapcsolójára kattintva megjelennek a beállított könyvtárban található adathordozó adatok, amelyek közül a megfelelőre rá kell kattintani, és az ily módon kijelölt adathordozó adatot az OK (végrehajtás) kapcsolóval lehet a publikáció adathoz hozzárendelni.

TERJEDELEM OLDAL A „Szín/hang” rovatban eltárolhatjuk, hogy a publikáció színes-e, film esetében, hogy hangos vagy némafilm-e, és hogy mennyi a hangcsatornák száma. A „Publikáció terjedelem” rovatban (segédűrlapon) egymás alatti sorokban rögzíthetjük az egy publikáción belüli terjedelem típusokat (pl.: számozott oldal, táblázat, kép), és hogy azok hányadiktól hányadik oldalon, táblán stb. (lásd „terjedelem egysége”) szerepelnek. Ha római számmal vannak jelőlve pl.: a táblázatok, akkor jelöljük be a „Római” jelölőnégyzetet. Annyi sort hozzunk létre, ahány eltérő terjedelmi egység szerepel a publikációban. Ha pl.: van 200 számozott oldal és 20 kép valamint 15 táblázat, akkor összesen károm sort kell létrehozni. Az „Audio-video adathordozón” rovatot abban az esetben kell kitölteni, ha a publikáció például CD-n, videokazettán van. Mivel egy CD-n vagy egy kazettán több publikáció (több különböző zenemű vagy több különböző kisfilm) van, akkor megadhatjuk, hogy a publikáció mely leltári számon rögzített adathordozón mely indexen helyezkedik el. Abban az esetben, ha ugyanaz a publikáció több leltározott adathordozón (netalán más-más indexen) is szerepel, tehát több példány van belőle, akkor ebből a rovatból többet kell létrehoznunk: annyit, ahány példány van. Újabb rovatot úgy hozhatunk létre, ha a rovat alján a rekord szó melletti kis kapcsolók közül a jobb oldali legszélsőt választjuk, azt, amelyiken egy jobbra mutató nyíl és egy csillag is van. A kis fehér mezőben látjuk, hogy hány “rekordunk” vagyis hány rovatunk van, és a kis fekete háromszög alakú nyilakkal lépegethetünk közöttük előre-hátra.

MÉDIA OLDAL Ezen az oldalon képet illetve egyéb (digitális) média adtokat (pl.: animáció, digitális hangfelvétel) lehet az adathoz csatolni. Mivel erre viszonylag ritkán van szüksége egy könyvtárosnak, ezért többnyire nem is találkozik vele, hiszen könyv/folyóirat adat felvételekor ha a Következő lépés kapcsolóval haladunk előre az oldalak között, a program automatikusan átugorja ezt az oldalt. Kutatóknak fontos lehet, ha például egy térképet vagy bármilyen, a publikációban található vagy azzal kapcsolatos képi információt akarnak eltárolni. Tetszőleges számú képet lehet az adathoz csatolni, és mivel a program semmilyen mintaképet nem tárol a képekről, csak elérési útvonalat, ezért a becsatolt képek mérete nem növeli az adatbázis méretét. 15

A becsatolt állományok lehetnek a gépen, de akár CD-n vagy DVD-n is, ez esetben azonban fontos, hogy az egyes CD-knek egyedi könyvtárstruktúrájuk és az állományoknak egyedi fájlnevük legyen, mert így elkerülhető, hogy tévedésből egy másik CD másik állományát hívjuk be. Az útvonal sorba beírhatjuk a pontos elérési útvonalat két “#” jel között megadva (pl.: #c:\windows\buborek.bmp#), vagy a sor melletti „...” jelű tallózó kapcsolóra kattintva a tallózó ablakban megkereshetjük a megjeleníteni kívánt képet, majd kattintsunk a Megnyitás kapcsolóra. A „Változat” mezőben tetszőlegesen írhatunk olyan szöveges azonosítást, ami szövegesen azonosítja és a többitől megkülönbözteti ezt a képet, pl.: fekete-fehér, nem elég éles stb... A Kép megjelenítése itt kapcsolóra kattintva megjeleníthető a kép. Több képet is becsatolhatunk egy-egy adathoz. A képek helye mezőbe beírhatjuk, hogy általában hol tároljuk a képeinket, ez abban segít, hogy amely könyvtárat itt megnevezünk, azt a könyvtárat fogja a program alapesetben megnyitni új kép becsatolásakor. Ha a kép elérési útvonala megváltozik (pl.: a meghajtó nevének megváltozása miatt), akkor a képet nem lehet megnyitni, Ilyen esetben a tallózó kapcsolóra kattintva feljön egy párbeszédablak, ahol több lehetőség közül választhatunk. Ha az első rádiógombot választjuk, és OK kapcsolóra kattintunk, akkor a feljövő „Kép hozzárendelése” ablakban megkereshetjük a fájlt. Ha csak a lemez betűjele változott meg, akkor a négy lehetőség közül értelemszerűen ki kell választani valamelyiket, majd az „Új” mezőbe be kell írni az új meghajtónevet, és az OK kapcsolóra kattintva újra megjeleníthető(ek) lesz(nek) a kép(ek).

TÁRGYSZÓ / ETO OLDAL Tárgyszót és azon belül alcsoportot rendelhetünk az adathoz. A „Tárgyszó” mezőt kötelező kitölteni, az alcsoportot nem. Egy adathoz tetszőleges számú tárgyszó rendelhető. A tárgyszót a listából kell kiválasztani, ha a listában nem szerepel, akkor az F10 billentyűvel felhozott ablakban kell új listaelemet definiálni. A tárgyszavakat lehet strukturáltan csoportosítani, így többféleképpen lehet majd keresni rájuk, pl.: Közgazdaságtudomány: „Politikai gazdaságtan”, vagy: „Tudomány: művészettörténet: építészet”. Az ETO rovatban a már felvett ETO számokat és szöveges információt lehet tárolni. Új ETO-t úgy hozhatunk létre, ha az ETO mezőben állva az F10 billentyűt leütjük, és a megjelenő ablakban újabb sort veszünk fel.

JEGYZETELÉS - JEGYZET OLDAL Kutatók számára kifejlesztett oldal, bár annál több: egy olyan programrész, amely lehetővé teszi a szakirodalomból jegyzetelt információk illetve saját ötletek, jegyzetek hierarchikus struktúrában való eltárolását, visszakereshetőségét. Kutatók számára ez a program leghasznosabb része, számukra a program könyvtári része csak azért szükséges, hogy a szakirodalmat, amelyből jegyzetelnek, egzakt módon fel tudják venni, és megfelelő hivatkozásokat, felhasznált irodalom jegyzéket készíthessenek segítségével. A jegyzetelő adatbázis a hagyományos “cetlizős” jegyzetelés (amikor egy kis cetlin meghatározott helyekre meghatározott információt írunk és az információ feldolgozásakor a cetlik egy csoportját alapul véve dolgozunk) korszerű, könnyebben kezelhető utódja. Lehetőség van bármely irodalmi adathoz jegyzetet készíteni. Lehetőség van digitalizált képek, animációk, filmek, hangok eltárolására, jegyzetenként tetszőleges számú média adat csatolható! A lekérdezett adatokat utólag egy-több saját szempontok alapján összeállított hivatkozás kíséretében szövegszerkesztőbe exportálhatjuk és továbbdolgozhatjuk. A program rendkívül hatékony és gyors visszakeresési funkciókkal, hatalmas adatmennyiséget képes tárolni, emiatt a legjobb megoldás forrás szövegek eltárolására. A „Publikálás adatok” adatlapon vegyünk fel egy amelyek a szakirodalmi hivatkozás szempontjából szakirodalom adatait vegyük fel, ha saját jegyzetet legyen. Ne törekedjünk könyvtári szintű adatfelvétele, az hagyhatjuk

adatot, töltsük ki a megfelelő mezőket (csak azokat, fontosak). Ha szakirodalomból jegyzetelünk, akkor a készítünk, akkor a publikáció megnevezése „Jegyzet” Azonosítás/Adathordozó oldalt például teljesen ki is

A „Jegyzet” oldalon válasszuk az „Összes/Új jegyzet adat” lehetőséget, és kattintsunk az Összes/Új jegyzet adat megnyitása kapcsolóra. A megjelenő jegyzet adatlap, és annak oldalai képezik a jegyzetelő adatbázist. A jegyzet adat létrehozásakor az adatbázis és a publikáció mezők automatikusan kitöltődnek annak megfelelően, hogy mely publikációhoz hoztuk létre az adatot (amely publikáció adat jegyzet oldaláról 16

érkeztünk erre az adatlapra, ahhoz a publikáció adathoz rendeltük a jegyzetet). Ha mégsem a beíródott publikációhoz akarjuk a jegyzetet rendelni, akkor válasszunk valami mást a listából. A Cetlinek adhatunk számot, (ez lehet jegyzetelési sorrend vagy egyéb, saját magunk számára definiált azonosító), és témát. A téma lehet strukturált is, pl.: görög vázák: fekete alakos vázák. A kapcsolódó jegyzetek oldalon az azonos témájú jegyzetek fognak látszani, ezért fontos, hogy a témákat saját fogalmi struktúránkon belül a célnak megfelelően adjuk meg. A cím a témánál szűkebb fogalom, példánknál maradva a cím lehet egy fekete alakos vázákat készítő konkrét mester neve. A „Jegyzet” mezőbe 64 ezer karakter fér bele. Ez maga a szöveg, a jegyzet. A „Terjedelem típus”, „tól-ig” és „Terjedelem egység” mezőkben azt adhatjuk meg, hogy ha szakirodalomból készült a jegyzet, akkor a szakirodalomban milyen terjedelem típus hányadik és milyen egységei alapján készült a jegyzet, pl.: terjedelem típus: számozott oldal, 33-tól 36-ig, terjedelem egysége: oldal. Vagyis a megadott szakirodalom (a publikáció adat, amelyhez ez a jegyzet tartozik) 33-36. számozott oldala lett kijegyzetelve. A „Típus” mezőben a jegyzet típusát adhatjuk meg, pl.: szakirodalmi jegyzet vagy előadás alapján stb. A „Kivonat” mező azért fontos, mert itt adhatjuk meg, hogy a jegyzet mezőben szereplő szöveg szó szerinti idézet vagy csak saját kivonat-e.

MÉDIA OLDAL A Média oldalon képeket és egyéb digitális média adatokat rendelhetünk a jegyzethez, erről lásd: Publikálás Adatok adatlap / Média oldal.

KAPCSOLÓDÓ JEGYZETEK OLDAL A „Kapcsolódó jegyzetek” oldalon azok a jegyzetek láthatóak, amelyek témájukban megegyeznek azzal, amin éppen állunk.

TÁRGYSZÓ OLDAL A Tárgyszó oldal használatához lásd a „Publikálás adatok” adatlap: Tárgyszó / ETO oldalát. A tárgyszavak esetében itt nem kell mereven ragaszkodni a könyvtári szabványokhoz, a tárgyszavak és azon belül az alcsoportok lehetnek teljesen személyre és kutatási témára szabottak. Tulajdonképpen arra jók, hogy a jegyzeteinkre olyan címkéket aggassunk, amelyekre majd később keresni akarunk. Minél több és jobban kitalált (strukturált) címkét aggatunk rájuk, annál könnyebb lesz a cetlik bizonyos csoportjaira lekérdezni.

ÚJABB JEGYZET ADAT FELVÉTELE A jegyzetelő adatbázisban egy jegyzet adat felvétele után újabbat az Új adat kapcsolóra kattintással hozhatunk létre. Az új jegyzet ugyanahhoz a publikációhoz fog kapcsolódni, amelyhez az előzőt felvettük. Ha másik publikációhoz akarjuk rendelni az új jegyzetet, akkor keressük ki a megfelelő listaelemet a Publikáció mezőben, ha ilyen nincs, akkor Mégsem-el zárjuk az ablakot, és a „Publikálás adatok adatlap”-ra visszatérve az Új adat kapcsolóra kattintva hozzuk létre az új publikáció adatot, és a jegyzet oldalon vegyünk fel hozzá egy új jegyzet adatot.

ANALITIKA - PUBLIKÁCIÓ RÉSZLETEZÉSE (ANALITIKA) ADATLAP Ha egy publikáció részletét (pl.: tanulmánykötet egy vagy összes tanulmányát; egy folyóirat cikkeit) fel akarjuk venni, akkor a publikáció adat (a tanulmánykötet vagy folyóirat) felvétele után (a Publikálás adatok adatlap összes, számunkra fontos oldalának kitöltése után) kattintsunk az Összes / Új analitika kapcsolóra. Az analitika adat ahhoz a publikáció adathoz rendelődik hozzá, amely publikáció adaton állva (amely adatot látjuk éppen) a kapcsolóra kattintottunk. „Publikáció részletezése (Analitika) adatlap” összes mezője már csak a részletre (a tanulmányra és nem a tanulmánykötetre) vonatkozik. A publikáció megnevezése tehát nem tanulmánykötet, hanem tanulmány, a cím nem a kötet címe, hanem a tanulmány címe lesz. Ez vonatkozik az adatlap egészére: minden oldal minden mezője a részletre és nem az egészre vonatkozik (hiszen az egész adatait a publikálás adatok adatlapon már felvettük). 17

A Részlet terjedelme tehát 35-75. számozott oldal lesz, ha a tanulmány a 35-75. oldalon van, nem pedig 155 számozott oldal!

ÚJABB ANALITIKA (RÉSZLET) ADAT FELVÉTELE Ha a részlet adat összes oldalán az összes számunkra fontos mezőt kitöltöttük, akkor két lehetőségünk van: 1.) újabb részlet adatot veszünk fel ugyanahhoz az egészhez, 2.) újabb részlet adatot veszünk fel, de egy másik publikációhoz, vagy nem veszünk fel újabb részlet adatot. 1.) Az új adat kapcsolóra kattintva újabb részlet adatot vehetünk fel ugyanahhoz az egészhez, amelyhez az előbb is felvettünk egyet (vagyis ugyanazon tanulmánykötethez még egy tanulmányt felveszünk). Ha felvettük az újabb adatot, akkor ismét választhatunk: még egy részletet felveszünk ugyanahhoz az egészhez vagy nem. Ezt addig folytathatjuk, míg a tanulmánykötet összes tanulmányát fel nem vettük. Hasonlóképpen kell eljárni olyan zeneművek esetében, ahol egy CD-n különböző koncertfelvételek vannak, és minden felvételnek más adatai vannak, pl.: más vezényelte más szerezte, más zenekar játszotta stb. Ebben az esetben a CD egészére vonatkozó (pl.: kiadói) adatok a publikálás adatok adatlapra kerülnek, az egyes zeneművek (amelyeknek eltérő adatai vannak) pedig részlet adatként kerülnek felvételre. 2.) Ha másik publikációhoz akarunk részlet adatot felvenni, akkor az OK kapcsolóval zárjuk be a részlet adatlapot, OK kapcsolóval zárjuk be a Publikálás adatok adatlapot, majd a lekérdezésben keressük meg azt a publikáció adatot, amelyhez részletet akarunk felvenni, nyissuk meg, azon állva (annak az adatait látva a publikálás adatok adatlapon) kattintsunk a Összes / Új analitika kapcsolóra. Ha nem akarunk újabb részlet adatot felvenni, zárjuk az ablakot az OK kapcsolóval.

18

Az adatok lekérdezése EGYSZERŰ LEKÉRDEZÉS Egyszerű lekérdezés választása, kategóriák, lekérdezés Az űrlap bal felső sarkában lévő előválasztón állítsuk be az Egyszerű lekérdezés opciót. A lekérdező felület bal oldalán, a „Kategóriák” listában lehet lekérdezés típust választani, pl.: Dokumentumok, Jegyzetek, Kölcsönzés stb. A következő, „Lekérdezés” mezőben lehet a lekérdezés típuson belül konkrét lekérdezést választani, pl: Összes mező alapján. Kiadvány és részlet adatok egy listában. (lassú). Ha egyéb feltételt nem akarunk megadni, akkor kattintsunk az Összes lekérdezése kapcsolóra. Ebben az esetben a szoftver lekérdezi az összes adatot, amely a lekérdezés típus alapján lekérdezhető, a képernyő bal alsó sarkában kiíródik, hogy Összesen mennyi adatot talált. Ez azt jelenti, hogy ennyi adatot kérdezhetünk le maximálisan ezzel a konkrét lekérdezéssel.

Lekérdezés egyes mezőkre, feltételek megadása Amennyiben egyéb feltételt akarunk megadni, válasszunk egy lekérdezés típust a „Kategóriák” listából, majd egy konkrét lekérdezést a „Lekérdezés” mezőben. A „Mező” nevű listában kiválaszthatunk egy mezőt, amelyre vonatkozólag feltételt adhatunk meg: először egy Operátort, mint pl: =; <; >; üres, nem üres; majd a „Feltétel” listából kiválaszthatunk egy, a kiválasztott mező tartalmának megfelelő listaelemet. Ha például a lexikonokra keresünk akkor a „Mező” listából a „Publikáció megnevezése” listaelemet kell választani, az operátorok közül az “=” jelet, a „Feltétel listából” pedig a „Könyv: lexikon” listaelemet. A Szűrés kapcsolóra kattintva a program elvégzi a lekérdezést, és megjelennek a lekérdezett adatok. Ha például arra vagyunk kíváncsiak, hogy hány esetben lett kitöltve a „Párhuzamos cím”, akkor a „Mező” listából a „Párhuzamos cím”-et kell kiválasztani, az operátorok közül a „Nem üres” listaelemet kell választani. A feltétel lista inaktívvá válik, hiszen ha a nem üres elemeket keressük, akkor már értelmetlen lenne további feltételt megadni. Már csak a Szűrés kapcsolóra kell kattintani, és a program elvégzi a lekérdezést, megjelennek a lekérdezett adatok. Dátum mezőre lekérdezés: ha arra vagyunk kíváncsiak, hogy mely adatok lettek 2000.01.01 0 óra 0 perc óta létrehozva, akkor a „Mező”-ben a „Létrehozás dátumát”, az operátorok közül a “>” jelet kell választani, a feltételbe írjuk be: “2000.01.01 00:00:00” Ne felejtsünk el a Szűrés kapcsolóra kattintani! Lekérdezés leltári szám alapján Ha konkrét leltári számra keresünk, akkor a „Kategóriák” közül a „Leltározott dokumentumok” elemet kell kiválasztani, majd a „Lekérdezés” listából például az „Összes mező alapján. Leltározott dokumentumok adatai” konkrét lekérdezést. Ezután a „Mező” listában a leltári szám-ok valamelyikét kell választani, az operátorok közül az “=” jelet, a feltételbe pedig a leltári szám megfelelő tagját kell beírni, vagy kiválasztani a listából. A Szűrés kapcsolóra kell kattintani, a program elvégzi a lekérdezést, megjelenik a lekérdezett adat. Ha a leltári szám egészére (a három tagra együtt) keresünk, akkor a „Leltári szám (összevonva)” mező nevet válasszuk a mező listából. A lekérdezés rendezése: csökkenő, növekvő sorrend Bármely lekérdezés esetén megadhatjuk, hogy mely mező alapján akarjuk növekvő vagy csökkenő sorrendben látni az adatokat: a „Rendezés” lista elemei közül azt a mezőnevet válasszuk, amely szerint rendezni akarjuk az adatokat. A program alapesetben növekvő sorrendet hoz létre; ha csökkenőt szeretnénk, jelöljük be a „Csökkenő” jelölőnégyzetet, majd kattintsunk a Szűrés kapcsolóra. A „Feltétel” lista üressé tétele Amennyiben a programot kisebb teljesítményű gépen futtatjuk, és a lekérdezések lassúak, a képernyő alján látható „Feltétel lista üres jelölőnégyzet” bejelölésével elérhetjük, hogy a feltétel listában ne jelenjenek meg listaelemek, és ezáltal gyorsabbá váljon a az űrlap használata. Ebben az esetben azonban pontosan tudni kell azt a feltételt, amit le akarunk kérdezni, mert ha a feltétel mezőbe nem pontosan azt írjuk, ami az adatnál a megfelelő mezőben szerepel (mert elütjük vagy rosszul emlékszünk) akkor egyetlen adatot sem fog találni a program, amely megfelelne a megadott feltételnek.

19

„Csonkolásos” lekérdezés: lekérdezés szórészletekre Ha több hasonló kezdetű vagy végű szóra keresünk, esetleg nem vagyunk biztosak a feltételnek megadandó szó végződésében, kereshetünk „csonkolással” is: a feltétel mezőbe írjuk be, pl.: Ká* , ekkor a program lekérdez minden olyan mezőtartalmat, ami úgy kezdődik, hogy: Ká. Pl.: Károly, Kálmán, Kálvin stb. Ha a keresendő szónak csak a közepében vagyunk biztosak, akkor így keressünk: *ár*, a találatok között szerepelni fog: Károly, Sára, Klára stb. Ezt a módszert bármely mezőre való lekérdezésnél használhatjuk, kivéve a dátum mezőket, mert ott a konkrét mezőre operátorokkal és feltétel megadással kell lekérdezni. Például ha arra vagyunk kíváncsiak, hogy mely adatok lettek 2000.01.01 0 óra 0 perc óta létrehozva, akkor a „Mező”-ben a „Létrehozás dátumát”, az operátorok közül a “>” jelet kell választani, a feltételbe írjuk be: “2000.01.01 00:00:00” Ne felejtsünk el a Szűrés kapcsolóra kattintani! Használhatjuk még a “*” mellett (ekkor bármely hosszúságú karakterláncot keresünk, vagyis a megadott helyen több betű, szám is előfordulhat) a kérdőjelet “?” is, ebben az esetben a beírt helyen csak egyetlen ismeretlen karaktert keres a szoftver. Lekérdezés több mezőre, összetett lekérdezés Ha bonyolult összefüggésekre, több mezőre, az adatok közötti “és” és “vagy” kapcsolatokra akarunk lekérdezni, akkor kattintsunk az Összetett lekérdezés szerkesztése kapcsolóra, és az ezután megjelenő összetett lekérdezések űrlapon szerkeszthetünk bonyolultabb feltételeket. Előzmények lekérdezése Az űrlap bal felső sarkában lévő előválasztón az Előzmények-re kattintás után vagy az űrlap felső sávjának jobb felső sarkában lévő Előzmények kapcsolóra (kék alapon fehér betűkkel) kattintás után a listában az adatlapok megnyitásának előzményei láthatóak időrendben, a beállításokban megadott szempontok alapján. Első kattintásra a felső, jobboldali kapcsolóra kattintva az összes előzmény jelenik meg, de a „Kategóriák” listában kiválaszthatjuk az űrlap típusát is (ha több típus adatai is megjelennek a listában), és ekkor űrlaponként láthatjuk az előzményeket, pl. Adathordozó, Címlista, Publikáció űrlap. Az összes típus ismételt megjelenítéséhez kattintsunk ismét az űrlap felső sávjának jobb felső sarkában lévő Előzmények kapcsolóra Mentett szűrők használata Az űrlap bal felső sarkában lévő előválasztón a Mentett szűrök-re kattintás után az összetett lekérdezések űrlapon korábban szerkesztett és elmentett szűrük közül lehet választani a „Kategóriák” lista és a „Lekérdezés” lista beállításával. Az elmentett szűrőket a „Lekérdezés” listából lehet kiválasztani és a Szűrés kapcsolóra kattintva lehet az összetett szűrést indítani. Ebben az esetben az egyszerű lekérdezés feltételeinek megadására használt mezők inaktívak lesznek. Adat megnyitása lekérdezésből Ha a lekérdezésből egy vagy több adatot meg akarunk nyitni módosítás vagy ellenőrzés céljából, akkor kérdezzük le a megfelelő adato(ka)t, majd a lekérdezésben kattintsunk a megfelelő adatra, több adat megnyitása esetén arra, amelyiket először akarjuk látni. Kattintsunk A listában kiválasztott adat nyitása kapcsolóra. Egyes lekérdezések esetében azonnal megjelenik az az űrlap, amely az adatok tartalmazza, de összetett információkat tartalmazó lekérdezés esetében megjelenik egy ablak, ahol kiválaszthatjuk, hogy az adat mely részével akarunk foglalkozni, tehát melyik adatlapot akarjuk megnyitni. A megfelelő űrlap kiválasztása és OK kapcsolóra kattintás után megjelenik az adatbeviteli űrlap, ahol módosíthatjuk vagy megnézhetjük az adato(ka)t. Ha a lekérdezésben szereplő összes adatot meg akarjuk nyitni, akkor jelöljük be a képernyő bal alsó sarkában látható „Összes adat nyitása” jelölőnégyzetet. Több adat nyitása esetén azt az adatot látjuk először, amelyiket a lekérdezésben kijelöltük, és az adat létrehozásának dátuma alatti mezőben látszik, hogy összesen hány adatot nyitottunk meg, és hányadikon állunk. A megjelenő adatfelvételi űrlap bal oldalán, a „Feloldás” kapcsoló bal oldalán megjelenő piros nyilakkal tudunk lépkedni az adatok között. Ez a funkció csak abban esetben működik, ha a lekérdezett adat egésze és a megnyitott űrlap közötti kapcsolat ezt lehetővé teszi. Abban az esetben, ha ez a funkció nem használható, akkor a kiegészítő lapozó kapcsolók nem jelennek meg az űrlapon, hanem csak az alapértelmezett lapozók (az űrlap alján, a

20

„Rekord:” felirat mellett), amelyek a megnyitott adat és az ÚJ adat létrehozása után növekvő rekordszám esetén az előző és új adat közötti lapozást teszi lehetővé. A lekérdezett adatok közötti lapozás működésére példa:  Válasszuk ki a „Kategóriák” közül a „Dokumentumok” kategóriát.  Válasszuk ki a „Lekérdezés”-ek közül a „Összes mező alapján. Kiadvány és részlet adatok egy listában. (lassú)” lekérdezést.  Kattintsunk az Összes lekérdezése kapcsolóra  Kattintsunk egy sorra, majd a megjelenő űrlap listájából válasszuk ki a „Nyilvános katalógus” elemet és kattintsunk az OK kapcsolóra.  A megjelenő „Nyilvános katalógus” bal alsó sarkán megjelennek a lapozó gombok, amelyekre kattintva lehet előre-hátra lapozni a lekérdezett adatok között. A lekérdezések beállításainak mentése A program eltárolja, hogy melyik lekérdezést futtattuk, azon belül mely mezőnévre kérdeztünk le. Ha legközelebb belépünk a programba, ugyanezeket a beállításokat fogjuk látni. Nyomtatás Nem csak az űrlapokról közvetlenül, hanem egyes nyomtatványok, pl. leltárkönyv, a lekérdezésekből is nyomtathatóak. A lekérdezés lefuttatása után jelöljünk ki egy sort a lekérdezésből, majd kattintsunk a Nyomtatás kapcsolóra. Abban az esetben, ha a lekérdezéshez kapcsolódóan nincs nyomtatvány, vagy a lekérdezésekből nem lehet nyomtatványt nyomtatni közvetlenül, hanem csak az adatfelvételi űrlapról, akkor a nyomtatás gomb inaktív marad a sor kijelölése után is. A feljövő párbeszédablakban választhatunk, hogy például leltárkönyvet vagy leírókartont akarunk-e nyomtatni, valamint azt, hogy egy adatot vagy a lekérdezés összes adatát akarjuk-e nyomtatni, majd elindíthatjuk a nyomtatást. Ha a közvetlen nyomtatást választjuk, akkor nem látjuk a nyomtatási képet, hanem rögtön kinyomtatjuk az információt. A mező szélességének módosítása lekérdezésben Előfordulhat, hogy a lekérdezésben nem látjuk a mező teljes tartalmát, mert túlnyúlik a mező szélességén. A mező szélességének módosítása úgy történik, hogy az ESZKÖZÖK menüből a Mező szélesség módosítása parancsot kell kiválasztani, és a feljövő ablakban a megfelelő mező mm-ben megadott értékét növelni kell. Ha valamelyik mezőt egyáltalán nem szeretnénk látni a lekérdezésben, akkor úgy rejthetjük el, hogy értékét 0-ra állítjuk. A beállítás során az Alkalmaz kapcsolóra kattintva nézhetjük meg a beállítás eredményét az űrlapról való kilépés nélkül. A lekérdezett adatok hivatkozásainak frissítése A lekérdezések ablak ESZKÖZÖK menüjének Hivatkozások almenüjének Hivatkozás aktualizálása… parancsának kiválasztása után, a megjelenő ablakban választhatunk, hogy az összes hivatkozást szeretnénk-e frissíteni, vagy csak a listában lekérdezett adatok hivatkozásait, vagy csak egy kiválasztott adat hivatkozását. Ha frissítettük a hivatkozásokat, akkor rögtön meg is nézhetjük őket a lekérdezés megfelelő oszlopában (ha nem frissül a lekérdezés, akkor kattintsunk az ablak felső, szürke sorának Mentés/Frissítés kapcsolójára vagy kérdezzük le újra az adatokat. Képnézegető indítása A lekérdezés lefuttatása után jelöljünk ki egy sort a lekérdezésből, majd kattintsunk a Képnézegető kapcsolóra. Abban az esetben, ha a lekérdezés adatai nem tartalmaznak média adatokat, akkor a Képnézegető gomb inaktív marad a sor kijelölése után is. Adatok exportálása A lekérdezés eredményét kiexportálhatjuk különböző fájltípusokba, ha az ESZTKÖZÖK menü Lista exportálása parancsát választjuk. 21

A párbeszéd ablakban választhatunk fájltípust. Ha szövegszerkesztőben akarjuk megnyitni a kiexportált lekérdezést, akkor Rich Text Formátum-ban kell elmenteni.

ÖSSZETETT LEKÉRDEZÉS Ha bonyolult összefüggésekre, “és” és “vagy” kapcsolatokra akarunk lekérdezni, akkor az egyszerű, egy mezőre való feltétel megadás nem elegendő, új szűrőket definiálhatunk a saját szempontjaink szerint, amelyeket azután el is menthetünk, így bármikor újra használhatjuk őket. Ha például azokat az adatokat akarjuk lekérdezni, amelyek vagy könyvek vagy folyóiratok, ez esetben beszélünk vagy kapcsolatról, ami azt jelenti, hogy a lekérdezett adatok között szerepelni fognak azok is, amelyek könyvek, és azok is, amelyek folyóiratok. Ha viszont arra vagyunk kíváncsiak, hogy melyek azok a dokumentumok, amelyek könyvek, és 1986-ban jelentek meg, akkor és kapcsolatról beszélünk, ami azt jelenti, hogy a lekérdezett adatok között csak azok lesznek, amelyek könyvek és 1986-ban jelentek meg (tehát olyan adatok nem lesznek a lekérdezettek között, amelyek könyvek, de nem 1986-ban jelentek meg). Ha egyszerre több és és vagy kapcsolatot alkalmazunk a lekérdezésben, akkor egyedi, bonyolult összefüggéseket is feltárhatunk, amely a feldolgozás, az adatok elemzésének elengedhetetlen eszköze. A lekérdező felületen kattintsunk az Összetett lekérdezés szerkesztése kapcsolóra, és az ezután megjelenő összetett lekérdezések űrlapon szerkeszthetünk bonyolultabb feltételeket. Az „Összetett lekérdezés szerkesztése” ablak Az „Összetett lekérdezés szerkesztése” ablakban úgy hozhatunk létre új szűrőt, hogy az Új szűrő kapcsolóra kattintunk, majd kiválasztunk egy lekérdezés típust a „Kategória” listából, és egy konkrét lekérdezést, amelyen az új lekérdezés alapulni fog, és megadjuk az új szűrő nevét is. Ha ezután az Új kapcsolóra kattintunk, ezzel létrehoztunk egy új szűrőt. Ha egyelőre nem akarunk több új szűrőt létrehozni, akkor kattintsunk a Mégsem (Kilépés) kapcsolóra. Visszalépve a az „Összetett lekérdezés szerkesztése” űrlapra a „Lementett szűrők” listában az új szűrő kerül kijelölésre. A „Lekérdezés, amelyen alapszik” mezőben annak a lekérdezésnek a nevét látjuk, amelyen az új lekérdezés alapul. Ha bekapcsoljuk a „Szűrő lista a lekérdezésekre” jelölőnégyzetet, akkor a lementett szűrők listában a szűrők mindegyikének neve mellett látjuk annak a lekérdezésnek a nevét, amelyen alapul. ÉS és VAGY feltételek megadása A „Feltétel megadása. Mezők egymás alatt: ÉS feltétel, a csúszkával VAGY feltétel...” segédűrlapon egymás alatti sorokban és kapcsolatokat definiálhatunk a mezőnév, operátor és keresett adat listákkal. Ha vagy kapcsolatot is meg akarunk adni, akkor az ablak alatti “csúszka” (ami mellett a Keres szó szerepel) jobb oldalára kattintva egy újabb üres táblázatot kapunk, ide írhatjuk az újabb feltételeket, amelyek egymás alá írva egymáshoz és kapcsolatban állnak, az előző táblázathoz képest pedig vagy kapcsolatként definiálódnak. Ha a mezőnév listában látni akarjuk, hogy az adott mező mely oldalon szerepelt az adatbeviteli űrlapon, akkor bal oldalon, a „Mezők megjelenítése” részben az oldalanként rádiógombot jelöljük meg, az „Oldalak listája” listában listázódnak ki azok az oldalak nevei. A „Feltétel lista üres” jelölőnégyzet bejelölésével azt érhetjük el, hogy a „Feltétel: a keresett adat” lista üres lesz, ez gyorsíthatja a program futását, de így nekünk kell pontosan emlékeznünk a megfelelő kereső kifejezésre, rosszul megadott feltétel esetében egyetlen adatot sem eredményezhet a lekérdezés. A mezőnév, operátor és feltétel megadása az egyszerű keresés mezőihez hasonlóan történik, azzal a különbséggel, hogy egymás alatti sorokban több feltételt is megadhatunk. Mezők rendezésének megadása az összetett lekérdezésben Ha azt is szabályozni akarjuk, hogy a lekérdezésben a sorba rendezés milyen mező alapján történjen, és azon belül mely mező legyen a sorba rendezés alapja, akkor a „Rendezései sorrend megadása...” oldal nevére kattintva válasszuk ki a mezőlistából egyenként a megjeleníteni kívánt mezőket, majd a Hozzáad kapcsolóval rendeljük hozzá a lekérdezéshez. Ha már minden olyan mező az ablakban szerepel, ami alapján sorrendet akarunk felállítani akkor a megfelelő sort kiválasztva az ablak melletti kis kék nyilakkal feljebb és lejjebb tehetjük őket, egészen addig, amíg az általunk kívánatos sorrend előáll. Ha több szűrőt is szeretnénk készíteni eltérő feltételekkel, akkor használhatjuk a Mentés mint kapcsolót a szűrő más néven történő mentésére, majd tovább szerkeszthetjük az új szűrőt. A szűrőket a Név csere kapcsolóval nevezhetjük át, a Törlés kapcsolóra kattintva törölhetjük a szűrőket a megjelenő listából kiválasztva. 22

Szűrés végrehajtása összetett lekérdezés szerkesztése ablakból Ha befejeztük az összetett lekérdezés feltételeinek megadását, akkor az OK (Szűrés) kapcsolóra kattintva az ablak eltűnik és visszatérve a lekérdező felületre, a „A szűrés / keresés eredménye” listában megjelenik a szűrés eredménye. Összetett lekérdezés után egyszerű lekérdezés Összetett szűrés végrehajtása után az űrlap bal felső sarkában lévő előválasztón a beállítás „Mentett szűrők”-re vált, és a „Lekérdezés” mező listájából lehet kiválasztani az elmentett szűrőket. Ha az összetett lekérdezés után újra egyszerű lekérdezést akarunk alkalmazni, akkor az űrlap bal felső sarkában lévő előválasztón állítsuk be az Egyszerű lekérdezés opciót.

23

Adatfelvételi stratégiák Mivel a program több lehetőséget kínál arra vonatkozólag, hogy egy-egy adatot hogyan vegyünk fel, illetve bizonyos adattípusokat speciálisan kell felvenni, ún. adatfelvételi stratégiákkal kívánjuk segíteni az adatok gyors, egyszerű és sikeres feldolgozását.

EGY PUBLIKÁCIÓ TÖBB KÜLÖNFÉLE ADATHORDOZÓN Első példánkban egy regény eredeti könyv és fénymásolat formájában is a könyvtár tulajdonában van, fel szeretnénk venni a publikáció adatot, és mind a két dokumentumot (könyv illetve fénymásolat) be akarjuk leltározni. A lekérdező felületen kattintsunk az Új adat létrehozása kapcsolóra és válasszuk a „könyv/folyóirat” lehetőséget, majd kattintsunk az OK kapcsolóra. Töltsük ki az adatlapot az „Egy teljes adat felvitele” című fejezet szerint. Az „Azonosítás/Adathordozó” odalra érve a kiadvány azonosítóit töltsük ki, majd a „Könyvtári azonosítás” részen válasszuk az Új leltári szám adat-ot és kattintsunk az Új leltári szám hozzárendelés kapcsolóra. Válasszuk az „Új adat másolás nélkül” opciót, majd töltsük ki az adathordozó adatlapot a „LELTÁROZÁS "Leltározás / adathordozó" adatlap” című fejezetben leírtak szerint, ez lesz a leltározott könyv. Ezzel felvettük az első adathordozó adatot. Az Új adat kapcsolóra kattintva rögzítsük a következő adathordozó adatot, másolást ne kérjünk, ez lesz a fénymásolat adata, ennek megfelelően töltsük ki a mezőket, majd az OK kapcsolóval zárjuk az adathordozó adatlapot. A „Publikálás adatok” adatlapra visszatérve a „Leltározott dokumentumok” listában két sort látunk egymás alatt: az egyik a könyv, a másik a fénymásolat. A „Publikálás adatok” adatlap további oldalait töltsük ki a megfelelő fejezetek alapján.

TANULMÁNYKÖTET ÉS ANNAK RÉSZEI Vegyük fel a tanulmánykötet adatait a „Publikálás adatok” adatlapon. Vegyük fel a publikáció és az adathordozó adatot is. Ehhez lásd: „Egy teljes adat felvitele” című fejezetet. Ha a „Publikálás adatok” adatlapon az összes számunkra fontos oldalt kitöltöttük, kattintsunk a Összes / Új analitika kapcsolóra, és annyi részlet adatot vegyünk fel, ahány tanulmány van a tanulmánykötetben. Ehhez lásd: „Egy teljes adat felvitele” című fejezeten belül az „ANALITIKA - Publikáció részletezése (Analitika) adatlap című alfejezetet és az „Újabb analitika (részlet) adat felvétele” alfejezetet.

EGY ADATHORDOZÓN TÖBB, KÜLÖNBÖZŐ ZENEMŰ FELVÉTELE Ha egy Cd-n vagy kazettán több, különböző koncertfelvétel vagy különböző zeneszerzők művei vannak (tehát az egyes egységeknek más-más adatai, pl: zeneszerzője, karmestere, előadói stb.), akkor két eset lehetséges: 1.) A CD-nek van önálló címe (amely cím eltér az egyes zeneművek címétől). Ekkor hasonlóképpen kell eljárni, mint a Tanulmánykötet esetében: a CD vagy kazetta zeneműveinek “közös” kiadási adatai (amelyek minden zenemű esetében ugyanazok: a CD vagy kazetta címe, kiadója és az adathordozó adat: fizikai paraméterek és leltári szám) kerülnek a „Publikálás adatok” adatlapra és az „Adathordozó”-ra, az egyes zeneművek pedig Analitika/Részlet adatként kerülnek felvételre. Annyi részlet adatot kell felvenni, ahány zenemű a CD-n vagy kazettán van. 2.) eset: bár különböző zeneművek vannak a CD-n, nincs külön címe a CD-nek. Ebben az esetben külön-külön publikáció adatokat kell felvenni, amelyeknek közös az adathordozó adatuk. Ehhez lásd fent: „Tanulmánykötet és annak részei” fejezetet, valamint a „Publikálás adatok” adatlapon „Terjedelem” oldal, „Audio-video adathordozón” oldal.

TÖBB KÖTETES KÖNYV A több kötetes könyvek esetében annyi publikáció adatot kell létrehozni, ahány kötetes a könyv. Ha nincs külön címük vagy alcímük, akkor csak a kötet száma mezőben fognak eltérni az adatok. Ha minden kötetnek van külön címe és alcíme, akkor ezeket a „Kötet címe” és „Kötet alcíme” mezőkbe vehetjük fel. Ha a kötetek egyetlen leltári számmal vannak felvéve (ez a ritkábbik eset), akkor az első kötetnél az „Azonosítás/Adathordozó” oldalon „Új leltári szám” adatot hozzunk létre, majd a második kötettől fogva 24

válasszuk a Már meglévő leltári szám hozzárendelést, és keressük meg a már felvett leltári számot minden egyes kötetnél. Ha minden kötet külön leltári számon szerepel, akkor minden publikáció adathoz új leltári szám adatot kell felvenni. Ehhez lásd: „Egy teljes adat felvitele” című fejezetet

FOLYÓIRATOK, PERIODIKÁK FELVÉTELE Ugyanúgy kell felvenni őket, mint a tanulmányköteteket: a folyóirat egésze (vagyis egy szám) a publikáció, a benne foglalt cikkek részlet adatok. Egyetlen különbség van: a „Publikálás adatok” adatlapon az „Azonosítók, kiadás és cím” oldalon a „Kiadás évfolyama” és „Kiadás száma” mezőket ki kell tölteni. Annyi publikáció adatot kell felvenni, ahány szám van, és minden számhoz annyi részletet, ahány cikk van benne. Ehhez lásd: „Tanulmánykötet és annak részei” fejezetet

JEGYZETELÉS SZAKKÖNYVBŐL (KUTATÓK SZÁMÁRA FONTOS) Vegyük fel a publikáció legfontosabb adatait, a könyvtári azonosítókkal és az adathordozóval ne foglalkozzunk. A „Publikálás adatok” adatlap „Jegyzet” oldalára kattintva hozzunk létre egy új jegyzet adatot, adjuk meg a témát és a címet, töltsük ki a többi mezőt is, és jegyzeteljük ki a kívánt oldalakat. Ehhez lásd: „Egy teljes adat felvitele” című fejezeten belül a „JEGYZETELÉS - Jegyzet oldal” című alfejezetet.

JEGYZETELÉS FONTOS)

TANULMÁNYBÓL,

CIKKBŐL

(KUTATÓK

SZÁMÁRA

Hasonló az adatfelvétel a szakkönyv esetéhez, de a publikáció adathoz a tanulmánykötet vagy szakfolyóirat adatait kell felvenni (a publikáció megnevezése tanulmánykötet, a címe a tanulmánykötet címe stb.), majd a Összes / Új analitika kapcsoló megnyomásával egy részlet adatot kell létrehozni, ami a tanulmány vagy szakcikk adatait tartalmazza (a cím a tanulmány címe, a szerző az adott tanulmány szerzője). A jegyzetet ez esetben nem a publikáció, hanem a részlet adathoz kell rendelni (a részlet adaton is van „Jegyzet” oldal, ugyanúgy működik, mint a publikáción). Megéri ezt a kis “bonyodalmat” vállalni a tanulmányok, szakcikkek esetében, mert a hivatkozások készítése csak így lesz pontos, és a jegyzetek is csak akkor használhatóak, ha egzakt módon felvettük a származási helyüket. Könnyebbség azonban, hogy a tanulmánykötethez nyilvánvalóan csak azt az egy tanulmányt kell felvenni részlet adatként, amiből jegyzetelünk, a többit fölösleges.

SAJÁT, NEM SZAKIRODALOMBÓL SZÁRMAZÓ JEGYZET (KUTATÓK SZÁMÁRA FONTOS) Ha saját jegyzetet készítünk, kutatási területünkön felmerült kérdéseink, ötleteink, minek kell még utánanéznem stb. témában, akkor a publikáció megnevezése legyen: jegyzet. Mást nem muszáj kitöltenünk, esetleg a szerzők rovatba felvehetjük a saját nevünket. A „Jegyzet” oldalon hozzunk létre egy új jegyzet adatot, és már írhatjuk is saját ötleteinket!

25

Hivatkozások A hivatkozás tulajdonképpen nem más, mint a felvett publikáció adat legfontosabb mezőinek megfelelő formába öntése (például: szerző, cím, kiadó neve, kiadás éve). A hivatkozás formája tetszőlegesen alakítható ki, és azt is megadhatjuk, hogy milyen karakter legyen az egyes tagok között (például a szerző után legyen kettőspont). Az elkészített hivatkozások saját néven elmenthetőek és bármikor alkalmazhatóak a felvett adatok egészére vagy tetszőleges részére. Mindennek két gyakorlati haszna van: 1.) a könyvtárosok a speciálisan a katalóguscédulának megfelelő hivatkozás elkészítése után nyomtathatnak katalóguscédulát a felvett adatok alapján; 2.) a kutatók szakirodalmi adataikat megfelelő formában elkészítve átmásolhatják szövegszerkesztőbe, ezáltal megfelelő formátumú felhasznált irodalom listát készíthetnek cikkeikhez.

A HIVATKOZÁSRA VONATKOZÓ BEÁLLÍTÁSOK A lekérdező felületen az Eszközök menüpontból válasszuk a DEPO Library beállítások parancsot. A Hivatkozás / Leltári szám oldalon találjuk a hivatkozásra vonatkozó beállításokat. Az „Alapértelmezett publikáció hivatkozási formátum” listában a listaelemek közül választhatunk egy hivatkozást. Az itt beállított hivatkozást fogja a program elkészíteni adatfelvétel közben az adatbeviteli lap alján. Ha saját hivatkozásokat is készítünk, és elmentjük őket, akkor azok is megjelennek ebben a listában. A Hivatkozási formátum beállítása kapcsolóra kattintva megkapjuk azt az űrlapot, ahol a hivatkozási formákat beállíthatjuk és elmenthetjük. A Hivatkozások aktualizálása kapcsolóra kattintva a kapcsoló fölötti listában kiválasztott formátum szerinti hivatkozást készíti el a program az összes felvett publikáció adatra. Amennyiben több ezer adatra kell elkészíteni a hivatkozást egy kis teljesítményű számítógépen, akkor előfordulhat, hogy ez a művelet néhány percig eltart. Ha bejelöljük az „Adatfelvétel során automatikus hivatkozáskészítés” jelölőnégyzetet, akkor a publikáció adatainak felvétele során rögtön látjuk a beállított hivatkozás formában a készülő adatot. Ha azonban kis teljesítményű gépen dolgozunk, és érezhetően lassú az adatfelvétel, akkor célszerű kikapcsolni ezt a funkciót az adatfelvétel gyorsítása érdekében. A „Katalógus cédula hivatkozása” mezőben választhatjuk ki, hogy melyik hivatkozás formátum alapján akarunk katalógus cédulát nyomtatni. Célszerű a „DEPO Library Katalógus cédula kiadvány / szerzőség adatok” alapértelmezett listaelemet választani, de lehetőség van egyedi igények alapján újabb katalógus cédula formát létrehozni és azt alkalmazni.

HIVATKOZÁSI FORMÁTUM SZERKESZTÉSE ABLAK MEGNYITÁSA A hivatkozási formátum beállítására szolgáló űrlapot többféle módon is elérhetjük: - A lekérdező felületen az Eszközök menüpontból válasszuk a Hivatkozások almenüt, majd a „Hivatkozás formátum szerkesztése…” parancsot. - A „Publikálás adatok adatlap”-ról / a „Publikáció részletezés (analitika) adatlap”-ról, az „Adathordozó” és a „Jegyzet” adatlapról az Eszközök menü „Hivatkozás formátum szerkesztése” parancsát választva vagy az űrlap jobb felső sarkában lévő További lehetőségek kapcsolóra kattintva szintén a „Hivatkozás formátum szerkesztése” parancsát választva. Ehhez lásd: A hivatkozások szerkesztése űrlap leírását a „Hivatkozási formátum űrlap és használata” fejezetben

26

Kölcsönzés A „Kölcsönzés” űrlapon olvasójegyeket regisztrálhatunk és dokumentumokat kölcsönözhetünk, a kölcsönzéssel kapcsolatos feladatokat végezhetjük el. A kölcsönzés megnyitása A lekérdező felületen a képernyő bal alsó sarkában a Kölcsönzés kapcsolóra kattintva vagy a FÁJL menőből tudjuk megnyitni a kölcsönzés űrlapját. Első alkalommal állítsuk be az általunk használt „Adatbázis” és „Könyvtár” azonosítókat az „Azonosítók” mezőiben. Az űrlap elemei

OLVASÓK listája Az űrlap felső, sárga színű listájában láthatjuk a regisztrált, olvasójeggyel rendelkező olvasókat. A lista alatti kapcsolókkal szabályozhatjuk, hogy az olvasók közel melyek legyenek kilistázva, pl.: az „Összes olvasó”, „Akik kölcsönöznek”, stb. A listától jobbra található kapcsolók segítségével tudunk új olvasót regisztrálni, módosítani az adataikat. Ugyanitt lehet megtekinteni olvasónként a kölcsönzés előzményeit. A már rögzített, listában megjelenő olvasójegy adatok esetében a listában kétszer kattintásra lehet olvasójegyet, személyi adatokat megnyitni, vagy egy sor (olvasó/olvasójegy) kijelölése után az Olvasójegy módosítása kapcsolóra egyszeri kattintással.

KÖLCSÖNZÉSEK lista Az űrlap alsó, világos kék színű listájában láthatóak a kiválasztott olvasó kölcsönzései. Az űrlap alatti kapcsolók és mezők segítségével kereshetjük vissza a könyvek azonosítói (leltári száma, címe) vagy olvasók alapján az aktuális kölcsönzést, kölcsönözhetünk és vehetjük vissza a könyveket. Olvasó adatainak felvétele A Kölcsönzés képernyő jobb oldalán az Új kapcsolóval hozhatunk létre új olvasó adatot. A megjelenő ablakban rögzíthetjük az olvasó adatait. Ügyeljünk arra, hogy az Adatbázis és Könyvtár mezőkben megfelelő listaelem legyen kiválasztva. A mezőket kötelező kitölteni (kivéve a „Vonalkód” mezőt), a mezők mellett jobbra elhelyezkedő kis, fektetett téglalap alakú kapcsolók arra utalnak, hogy abba a mezőbe nem lehet szabadon beírni, hanem a kapcsolóra rá kell kattintani és a megjelenő ablakban kell az új listaelemet felvenni. Ha az olvasó nem található a listában (korábban nem rögzítették), akkor az Olvasó adatainak megnyitása vagy új olvasó adatainak rögzítése kapcsoló megnyomása után az Új személy választása után megjelenő ablakban lehet rögzíteni az új olvasó adatait. A név megadása mellett meg kell adni az olvasó nemét, és azt, hogy magyar írásmód szerint írja-e a nevét (személyek esetében ez azt jelenti, hogy a személynév hátul van). Ha kitöltöttük az olvasó adatait, az OK kapcsolóval zárjuk be az ablakot, majd az olvasójegy űrlapon a „Név” listában keressük meg az újonnan felvett olvasó nevét, és kattintsunk rá. Ezzel az ablak jobb oldalán, a „Személyi adatok” mezőiben megjelennek az olvasó adatai. Írjuk be az olvasójegy számát és a könyvtári tagságra vonatkozó adatokat. A mai nap kapcsoló megnyomására a dátum mezőkbe az aktuális dátum kerül (ami a Windows-ban be van állítva). Ha végeztünk az ablak mezőinek kitöltésével, az OK (kilépés) kapcsolóval zárjuk be az ablakot. Kölcsönzési idő, késedelmi díj alapértékek beállítása Az űrlap Eszközök menüjéből vagy az űrlap felső sorának Beállítások kapcsolójára kattintva nyissuk meg a DEPO Library beállításait. A kölcsönzés oldalon beírhatjuk, hogy milyen hosszú idő legyen a kölcsönzés ideje, a napi késedelmi díj, a kölcsönözhető könyvek száma, és az olvasójegy érvényességének időtartama. Három jelölőnégyzet áll rendelkezésünkre, hogy igénybe vegyük a program ellenőrző funkcióit: ha bejelöljük a „Beiratkozás”-t, akkor a program nem enged kölcsönözni, amíg az olvasó be nem iratkozott, vagy lejárt az olvasójegye. A „Késedelem és késedelmi díj” bejelölésével elérhetjük, hogy ne kölcsönözhessenek az olvasók, ha késésben vannak vagy tartoznak. A „Kölcsönzött könyvek számának” bejelölése után a program figyelmeztet, ha egy olvasó többet akar kölcsönözni a megengedettnél.

27

A „Kölcsönzés működésé”-nél dönthetünk, hogy billentyűzetről vagy vonalkódolvasóról akarjuk-e használni a kölcsönzést. Az „Olvasójegy leltári szám”-nál választhatunk, hogy az olvasójegy száma milyen rendszer szerint növekedjen: ha az „Azonos a gépi azonosítóval, 'Azonosító' vagy 'Olvasó ID'-néven”-t választjuk, akkor az olvasójegy száma meg fog egyezni az „Olvasó ID”-vel (ez tulajdonképpen az Azonosító szám az olvasó adatainál), ha az olvasójegy száma melletti kis egyenlőségjelre kattintunk az új olvasó adatainak felvételénél. Ha a növelés eggyel-t választjuk, akkor a program megkeresi a legnagyobb olvasójegy számát, és hozzáad egyet, ha az új olvasó adatainak felvételekor az olvasójegy száma melletti plusz jelre kattintunk. Késedelmi díj befizetése Ha az olvasó befizette a késedelmi díjat, akkor az olvasót meg kell keresni a listában, és a Díjat befizette kapcsolóra kell kattintani a díj törléséhez. Kölcsönzés A Kölcsönzés ablakban az Olvasó listában az olvasók listáját látjuk, aszerint, hogy az olvasók rovat alatt melyik lehetőség van kiválasztva: ha a „Kölcsönöznek”, akkor azokat az olvasókat látjuk, akik valamit kölcsönöznek. Ha a „Késésben” van bejelölve, akkor azokat látjuk, akik késésben vannak a dokumentumok visszahozásával, és így tovább.

Olvasó keresése Ha konkrét olvasóra keresünk (mert ő most kölcsönözni szeretne), akkor a „Kölcsönzések”, kék színű lista alatt, az űrlap bal alsó sarkában kattintsunk a Keresés az olvasó olvasójegye vagy neve alapján kapcsolóra. Ezután a képernyő szélén jobbra kattintsunk az Olvasójegy száma vagy Név kapcsolóra, aszerint, hogy az olvasót az olvasójegy száma vagy neve alapján akarjuk-e megkeresni, majd az ettől jobbra lévő mező listájából válasszuk ki az olvasójegy számát vagy az olvasó nevét. Ha kiválasztottuk, akkor az „Olvasók” listában látjuk, hogy kijelölődött a megfelelő sor, vagyis a keresett olvasó. Ha az olvasó kölcsönöz, akkor a „Kölcsönzések” lista alatt kattintsunk a „Most kölcsönöz” kapcsolóra, majd válasszunk a jobbra, mellette lévő kapcsolók közül, hogy Leltári szám vagy Cím szerint akarjuk-e megkeresni az olvasó által választott könyvet, végül a jobbra lévő mezőből válaszuk ki / írjuk be a leltári számot vagy a könyv címét. Ekkor a „Kölcsönzés” listában megjelenik az olvasó által kölcsönzött dokumentum. Ha több dokumentumot is kölcsönöz, akkor keressük meg azokat is a mezőben cím vagy leltári szám alapján, így bekerülnek a listába. Értelemszerűen csak a már felvett olvasók kölcsönözhetnek már felvett és beleltározott dokumentumokat. A már kikölcsönzött dokumentumok kikerülnek a listából, nem lehet kétszer ugyanazt a dokumentumot kölcsönözni.

Dokumentum keresése aszerint, hogy melyik olvasó kölcsönözte Kattintsunk a „Kölcsönzések” lista alatt a Keresés valamely kikölcsönzött könyv alapján kapcsolóra, majd válasszunk a „Cím” vagy „Leltári szám” kapcsolók közül, majd a mezőben válasszuk ki a listából / írjuk be a címet vagy leltári számot, attól függően, hogy melyik lehetőséget választottuk. Az „Olvasók” listában kijelölődik az az olvasó, akinél a dokumentum van, és a „Kölcsönzések” listában megjelennek az általa kölcsönzött dokumentumok, köztük az is, amelyiket keressük.

Visszavétel A kölcsönzéshez hasonlóan kell eljárni: meg kell keresni az adott olvasót, majd a kölcsönzés helyett a Visszahozta, visszavétel kapcsolóra kell kattintani, és ettől jobbra a cím vagy leltári szám alapján a megfelelő listaelemre kattintani: a visszahozott tétel kikerül az olvasó által kölcsönzött tételek listájából. A „Kölcsönzések” listára kétszer kattintásokkal is visszavételezheti a könyveket, ha a Visszahozta, visszavétel kapcsoló van bekapcsolva a lista alatt.

Kölcsönzésből adathordozó adat megnyitása Keressük meg a kívánt dokumentumot az előző sorokban leírtak szerint, majd kattintsunk a kívánt dokumentumra, és kattintsunk a Dokumentum leltár adatai kapcsolóra.

Hosszabbítás Keressük meg az olvasót a kölcsönzésnél leírtak szerint. A kölcsönzés ablakban jelöljük ki rákattintással a hosszabbítani kívánt dokumentumot, majd a képernyő jobb alsó sarkában kattintsunk a Hosszabbítás kapcsolóra. A megjelenő ablakban beírhatjuk a hosszabbítás időtartamát. Ha több tételt is hosszabbítani kell, akkor külön-külön minden tétel esetében el kell végezni a műveletet. 28

Még nem leltározott dokumentum azonnali rögzítése Ha olyan dokumentumot kell kölcsönözni, amely nincs leltározva vagy egyáltalán nincs rögzítve, akkor azt a Fájl menü „Új publikáció adat” parancsával tehetjük meg. A dokumentum adatainak, leltári számának rögzítése után, amint visszatértünk a „Kölcsönzés” űrlapra, mielőtt a kölcsönzést megtennénk, kattintsunk a Mentés/Frissítés kapcsolóra baloldalt, az űrlap felső sávjában, hogy a kölcsönzés „Leltári szám / Cím” mezőjének listájában megjelenjen az új adat. Nyomtatás Ha a kölcsönzés ablakban a nyomtatás kapcsolóra kattintunk, akkor kinyomtathatjuk egy adott olvasó vagy az összes olvasó által kölcsönzött dokumentumok listáját. A Nyomtatás kapcsoló akkor aktív, ha legalább egy olvasó ki van jelölve az „Olvasók” listában.

29

Adatfelvételi űrlapok részletes leírása PUBLIKÁLÁS ADATOK ADATLAP Ezen az oldalon az űrlap felépítése, funkcionális elemei kerülnek ismertetésre, az egyes oldalakon található szakmai mezők leírása munka közben olvasható a mező kiválasztása után az űrlap alsó státusz sorában, illetve egyes mezők, listák, kapcsolók esetében az egeret lassan a mezők, listák, kapcsolók fölé mozdítva. Az űrlap oldalainak, adattartalmának használata az alábbi fejezetek alapján sajátítható el: Kézikönyv: „Egy teljes adat felvitele” fejezet. SÚGÓ: „A program használata, első adat és adatfelvételi stratégiák” súgó tartalomban: „Adatfelvétel: 3.) Egy teljes adat felvitele” témakör. Az űrlap megnyitása Az űrlapot a lekérdező felületről az „Új adat létrehozása...” kapcsolóra kattintás után valamely dokumentum típus kiválasztása után, illetve olyan lekérdezésben megjelenő adatra kattintás után jelenik meg, amely a kiadvány adatait tartalmazza. Az űrlap több oldalra van tagolva, amelyek között a felső kapcsoló sor alatti linkekre kattintva vagy az Előző lépés, Következő lépés kapcsolókra kattintással lehet választani. Az űrlap megnyitása után az első „Azonosítók, kiadás és cím” oldal jelenik meg. Felső kapcsoló sor Az űrlap felső funkció kapcsolói az űrlap menü sora alatti szürke sorban találhatóak. SÚGÓ kapcsolója: piros alapon, sárga „S” betűvel kapcsoló, amely megnyitja az űrlap súgóját. Mentés/Frissítés kapcsoló: funkciója a képernyőn lévő adat mentése, listaelemek frissítése. A szoftver a főoldal és az egyes segédűrlapok közötti lépegetés közben az adatot automatikusan menti, de a kapcsolóra kattintással a mentés kérhető. Ha egy listában nem jelenik meg egy elvárt listaelem (módosítás vagy új felvétele után), akkor erre a kapcsolóra való kattintással frissíthető. Listák kapcsoló: megnyitja a „Listaelemek - Fő rendszerazonosítók” űrlapot és az aktuális adatfelvételi űrlapon használt listaelemek alapján amennyire lehet, a funkcionálisan megfelelő oldal jelenik meg a listák közül. Beállítások kapcsoló: megnyitja a „Szoftver beállítások” űrlapot és az aktuális adatfelvételi űrlapon használt listaelemek alapján amennyire lehet, a funkcionálisan megfelelő oldal jelenik meg. További lehetőségek lista: a listában az oldalhoz speciálisan fejlesztett eljárásokat lehet indítani. Itt lehet kiválasztani például a betűméret beállítását az űrlaphoz. Előzmények lista: a listában a korábban megnyitott adatok előzményeit látjuk a beállítások alapján. Ha a „Szoftver beállítások” űrlapon nincs bekapcsolva az „Előzmények használata”, vagy éppen a lista megnyitása előtt törölték az előzményeket, akkor előfordulhat, hogy a lista üres. Adat lezárás / feloldás Ha „Szoftver beállítások”-ban az "Adatok közötti lépegetésre, adat nyitásakor adat legyen lezárva, feloldás kattintással" funkciót bekapcsoltuk, akkor űrlapok megnyitásakor nem lehet módosítani az adatot, a szerkesztéshez az űrlap alján lévő "Feloldás" kapcsolóra kell kattintani, vagy az űrlap bal felső sarkán lévő "Adat lezárva" feliratra kétszer kell kattintani. Új adat létrehozásakor a szoftver automatikusan a „Szerkesztés” feliratot jeleníti meg az oldal bal felső sarkában és az adat szerkeszthető egészen addig, amíg le nem zárjuk. Varázsló Az űrlap jobb szélén, függőlegesen található a varázsló, amely az oldalak közötti navigálásban segít. A varázslóban beállíthatóak „Adatbeviteli stílus”-ok, és menthető egy saját stílus. A varázsló részletes leírása: „Hasznos funkciók” kézikönyv fejezet / súgó tartalom „Adatbeviteli stílus, varázsló” kézikönyv alfejezet / súgó témakörben található. Listák választója A varázsló alatt található a „Listák” nevű lista, amelyből kiválaszthatóak azoknak a mezőknek a neve, amelyek esetében a listaelemeket külön kell rögzíteni.

30

A listában történő választás vagy a kiválasztott elemre kétszer kattintás után a program megnyitja a „Listaelemek - Fő rendszerazonosítók” űrlapot és a megfelelő oldal jelenik meg a listák közül, ahol a listaelemet szerkeszteni, létrehozni lehet. Ha olyan mezőre lépünk amelynek listáját külön kell szerkeszteni (például a „Szerzői minőség” mező esetében), akkor ebben a listában megjelenik a mező neve. Ettől az eszköztől függetlenül az ilyen típusú mezőkön állva az F10 funkcióbillentyű megnyomására is megnyílik a „Listaelemek - Fő rendszerazonosítók” űrlap, illetve a segédűrlapokon a mezőre történő kétszer kattintás után (például a „Szerzői minőség” mező esetében). Hivatkozás mező és másolása Az alsó kapcsolósor felett található az űrlap teljes szélességében a hivatkozás mező, amely a szoftver beállítástól függően folyamatosan frissülhet. A mezőben megjelenő hivatkozást a kijelölése után a CTRL+C gombok együttes lenyomásával vagy a jobboldali egérgomb megnyomása után megjelenő „MÁSOLÁS” menüponttal lehet másolni. Adat létrehozásának dátuma és a legutolsó módosítás dátuma Az űrlap bal alsó sarkában, az alsó kapcsoló sortól balra található két címke nélküli kék mező. A felső az „Adat létrehozásának dátuma” mező, amely az adat első mentésének dátumát jeleníti meg. Az alsó a „Legutolsó módosítás dátuma” mező, adatfelvételkor és minden módosítás alkalmával az aktuális időpontot rögzíti. Alsó kapcsoló sor Az alsó kapcsolók változhatnak űrlaponként, egyes kapcsolók több űrlapon is előfordulnak, azonos funkcióval mindig közel azonos helyen. Zárás / Feloldás kapcsoló: Ezzel kapcsolóval szabályozható az adat szerkeszthetősége vagy zárolása. Előző lépés / Következő lépés kapcsolók: A varázsló beállításai alapján előre-hátra mozgása az űrlap oldalai között. A kapcsolóra kattintás után mindig az oldal első mezőjére lépünk Új adat kapcsolóval új adatot lehet létrehozni. Egyes esetekben lehetőség van a megjelenő űrlapon a képernyőn lévő vagy korábban létrehozott adat másolását kérni. A Törlés kapcsolóval az adatot lehet törölni abban az esetben, ha nincs zárolva, vagy adatintegritási okok ezt nem tiltják. Egyes esetekben egy megjelenő űrlapon lehet vagy kell a törlésre kerülő adatok körét beállítani. Nyomtatás kapcsoló: ha az űrlaphoz készült nyomtatvány, akkor a kapcsoló aktív és megjeleníti a nyomtatás vezérlőt, amelyről kiválaszthatóak nyomtatásra a nyomtatványok. Ellenőrzés kapcsoló: a megjelenő párbeszéd ablakban összesíti a kapcsolódó adattartalmakat. A publikációhoz rendelt adathordozó, audió-videó adatok, jegyzetek és analitika adatok számának listázása. Összes / Új analitika kapcsoló: a képernyőn lévő publikálás adathoz részletezés (analitika) adat felvétele. Ha még nincs analitika adat, akkor létrehoz egyet, ha már van legalább egy kapcsolódó adat, akkor megnyitja a „Publikáció részletezés (analitika) adatlap”-ot. OK kapcsoló: menti az adatot és bezárja az űrlapot. Mégsem kapcsoló: kilépés mentés nélkül, a még nem mentett változtatások elvetése. Csak azok a módosítások kerülnek elvetésre, amelyek a legutolsó mentés/frissítés után történtek.

PUBLIKÁCIÓ RÉSZLETEZÉS (ANALITIKA) ADATLAP Ezen az oldalon az űrlap felépítése, funkcionális elemei kerülnek ismertetésre, az egyes oldalakon található szakmai mezők leírása munka közben olvasható a mező kiválasztása után az űrlap alsó státusz sorában, illetve egyes mezők, listák, kapcsolók esetében az egeret lassan a mezők, listák, kapcsolók fölé mozdítva. Az űrlap oldalainak, adattartalmának használata az alábbi fejezetek alapján sajátítható el: Kézikönyv: „Egy teljes adat felvitele” fejezet. SÚGÓ: „A program használata, első adat és adatfelvételi stratégiák” súgó tartalomban: „Adatfelvétel: 3.) Egy teljes adat felvitele” témakör. A leírásban az „ANALITIKA - Publikáció részletezése (Analitika) adatlap” fejezet ismerteti a kiadás, leltározás és jegyzetelés folyamata után az oldal használatát. Az űrlap megnyitása Az űrlapot a „Publikálás adatok adatlap” űrlapról lehet megnyitni az „Összes / Új analitika kapcsoló”-ra kattintással az alsó kapcsoló sorban, vagy a „Publikálás adatok adatlap” „Analitika” oldalának kapcsolóival. 31

Ha a lekérdező felületen a lekérdezett adatok között analitika adatra kattintunk, akkor a program először a kiadás adatait nyitja meg a „Publikálás adatok adatlap”-on, majd ezután megnyitja az analitika adatot. Az űrlap több oldalra van tagolva, amelyek között a felső kapcsoló sor alatti linkekre kattintva vagy az Előző lépés, Következő lépés kapcsolókra kattintással lehet választani. Az űrlap megnyitása után az első „Azonosítók, megnevezés, cím” oldal jelenik meg. Felső kapcsoló sor Az űrlap felső funkció kapcsolói az űrlap menü sora alatti szürke sorban találhatóak. SÚGÓ kapcsolója: piros alapon, sárga „S” betűvel kapcsoló, amely megnyitja az űrlap súgóját. Mentés/Frissítés kapcsoló: funkciója a képernyőn lévő adat mentése, listaelemek frissítése. A szoftver a főoldal és az egyes segédűrlapok közötti lépegetés közben az adatot automatikusan menti, de a kapcsolóra kattintással a mentés kérhető. Ha egy listában nem jelenik meg egy elvárt listaelem (módosítás vagy új felvétele után), akkor erre a kapcsolóra való kattintással frissíthető. Listák kapcsoló: megnyitja a „Listaelemek - Fő rendszerazonosítók” űrlapot és az aktuális adatfelvételi űrlapon használt listaelemek alapján amennyire lehet, a funkcionálisan megfelelő oldal jelenik meg a listák közül. Beállítások kapcsoló: megnyitja a „Szoftver beállítások” űrlapot és az aktuális adatfelvételi űrlapon használt listaelemek alapján amennyire lehet, a funkcionálisan megfelelő oldal jelenik meg. További lehetőségek lista: a listában az oldalhoz speciálisan fejlesztett eljárásokat lehet indítani. Itt lehet kiválasztani például a betűméret beállítását az űrlaphoz. Előzmények lista: ezen az űrlapon ez a kapcsoló inaktív, mert az űrlapról nem lehet az előzményeit közvetlenül megnyitni. Az analitika előzményei a lekérdező felület előzmények listájában jelennek meg és onnan nyitható meg az adat. Ha a „Szoftver beállítások” űrlapon nincs bekapcsolva az „Előzmények használata”, vagy éppen a lista megnyitása előtt törölték az előzményeket, akkor előfordulhat, hogy a lista üres. Adat lezárás / feloldás Ha „Szoftver beállítások”-ban az "Adatok közötti lépegetésre, adat nyitásakor adat legyen lezárva, feloldás kattintással" funkciót bekapcsoltuk, akkor űrlapok megnyitásakor nem lehet módosítani az adatot, a szerkesztéshez az űrlap alján lévő "Feloldás" kapcsolóra kell kattintani, vagy az űrlap bal felső sarkán lévő "Adat lezárva" feliratra kétszer kell kattintani. Új adat létrehozásakor a szoftver automatikusan a „Szerkesztés” feliratot jeleníti meg az oldal bal felső sarkában és az adat szerkeszthető egészen addig, amíg le nem zárjuk. Varázsló Az űrlap jobb szélén, függőlegesen található a varázsló, amely az oldalak közötti navigálásban segít. A varázslóban beállíthatóak „Adatbeviteli stílus”-ok, és menthető egy saját stílus. A varázsló részletes leírása: „Hasznos funkciók” kézikönyv fejezet / súgó tartalom „Adatbeviteli stílus, varázsló” kézikönyv alfejezet / súgó témakörben található. Listák választója A varázsló alatt található a „Listák” nevű lista, amelyből kiválaszthatóak azoknak a mezőknek a neve, amelyek esetében a listaelemeket külön kell rögzíteni. A listában történő választás vagy a kiválasztott elemre kétszer kattintás után a program megnyitja a „Listaelemek - Fő rendszerazonosítók” űrlapot és a megfelelő oldal jelenik meg a listák közül, ahol a listaelemet szerkeszteni, létrehozni lehet. Ha olyan mezőre lépünk amelynek listáját külön kell szerkeszteni (például a „Szerzői minőség” mező esetében), akkor ebben a listában megjelenik a mező neve. Ettől az eszköztől függetlenül az ilyen típusú mezőkön állva az F10 funkcióbillentyű megnyomására is megnyílik a „Listaelemek - Fő rendszerazonosítók” űrlap, illetve a segédűrlapokon a mezőre történő kétszer kattintás után (például a „Szerzői minőség” mező esetében). Hivatkozás mező és másolása Az alsó kapcsolósor felett található az űrlap teljes szélességében a hivatkozás mező, amely a szoftver beállítástól függően folyamatosan frissülhet. A mezőben megjelenő hivatkozást a kijelölése után a CTRL+C gombok együttes lenyomásával vagy a jobboldali egérgomb megnyomása után megjelenő „MÁSOLÁS” menüponttal lehet másolni.

32

Adat létrehozásának dátuma és a legutolsó módosítás dátuma Az űrlap bal alsó sarkában, az alsó kapcsoló sortól balra található két címke nélküli kék mező. A felső az „Adat létrehozásának dátuma” mező, amely az adat első mentésének dátumát jeleníti meg. Az alsó a „Legutolsó módosítás dátuma” mező, adatfelvételkor és minden módosítás alkalmával az aktuális időpontot rögzíti. Alsó kapcsoló sor Az alsó kapcsolók változhatnak űrlaponként, egyes kapcsolók több űrlapon is előfordulnak, azonos funkcióval mindig közel azonos helyen. Zárás / Feloldás kapcsoló: Ezzel kapcsolóval szabályozható az adat szerkeszthetősége vagy zárolása. Előző lépés / Következő lépés kapcsolók: A varázsló beállításai alapján előre-hátra mozgása az űrlap oldalai között. A kapcsolóra kattintás után mindig az oldal első mezőjére lépünk Új adat kapcsolóval új adatot lehet létrehozni. Egyes esetekben lehetőség van a megjelenő űrlapon a képernyőn lévő vagy korábban létrehozott adat másolását kérni. A Törlés kapcsolóval az adatot lehet törölni abban az esetben, ha nincs zárolva, vagy adatintegritási okok ezt nem tiltják. Egyes esetekben egy megjelenő űrlapon lehet vagy kell a törlésre kerülő adatok körét beállítani. Nyomtatás kapcsoló: ha az űrlaphoz készült nyomtatvány, akkor a kapcsoló aktív és megjeleníti a nyomtatás vezérlőt, amelyről kiválaszthatóak nyomtatásra a nyomtatványok. Ellenőrzés kapcsoló: a megjelenő párbeszéd ablakban összesíti a kapcsolódó adattartalmakat. Az analitika adathoz rendelt adathordozó, audió-videó adatok és jegyzetek adatok számának listázása. OK kapcsoló: menti az adatot és bezárja az űrlapot. Mégsem kapcsoló: kilépés mentés nélkül, a még nem mentett változtatások elvetése. Csak azok a módosítások kerülnek elvetésre, amelyek a legutolsó mentés/frissítés után történtek.

JEGYZET ADATLAP Ezen az oldalon az űrlap felépítése, funkcionális elemei kerülnek ismertetésre, az egyes oldalakon található szakmai mezők leírása munka közben olvasható a mező kiválasztása után az űrlap alsó státusz sorában, illetve egyes mezők, listák, kapcsolók esetében az egeret lassan a mezők, listák, kapcsolók fölé mozdítva. Az űrlap oldalainak, adattartalmának használata az alábbi fejezetek alapján sajátítható el: Kézikönyv: „Egy teljes adat felvitele” fejezet. SÚGÓ: „A program használata, első adat és adatfelvételi stratégiák” súgó tartalomban: „Adatfelvétel: 3.) Egy teljes adat felvitele” témakör. A leírásban JEGYZETELÉS - Jegyzet oldal” fejezet ismerteti a kiadás, leltározás folyamata után az oldal használatát. Az űrlap megnyitása Az űrlapot a „Publikálás adatok adatlap” vagy „Publikáció részletezés (analitika) adatlap” űrlapról lehet megnyitni az űrlap „Jegyzet” oldalának kapcsolóival. Ha a lekérdező felületen a lekérdezett adatok között jegyzet adatra kattintunk, vagy ha választható az adat megnyitása például publikálás/analitika adatsorából, akkor a program megnyitja az űrlapot. Az űrlap több oldalra van tagolva, amelyek között a felső kapcsoló sor alatti linkekre kattintva vagy az Előző lépés, Következő lépés kapcsolókra kattintással lehet választani. Az űrlap megnyitása után az első „Azonosítók, jegyzet” oldal jelenik meg. Felső kapcsoló sor Az űrlap felső funkció kapcsolói az űrlap menü sora alatti szürke sorban találhatóak. SÚGÓ kapcsolója: piros alapon, sárga „S” betűvel kapcsoló, amely megnyitja az űrlap súgóját. Mentés/Frissítés kapcsoló: funkciója a képernyőn lévő adat mentése, listaelemek frissítése. A szoftver a főoldal és az egyes segédűrlapok közötti lépegetés közben az adatot automatikusan menti, de a kapcsolóra kattintással a mentés kérhető. Ha egy listában nem jelenik meg egy elvárt listaelem (módosítás vagy új felvétele után), akkor erre a kapcsolóra való kattintással frissíthető. Listák kapcsoló: megnyitja a „Listaelemek - Fő rendszerazonosítók” űrlapot és az aktuális adatfelvételi űrlapon használt listaelemek alapján amennyire lehet, a funkcionálisan megfelelő oldal jelenik meg a listák közül. 33

Beállítások kapcsoló: megnyitja a „Szoftver beállítások” űrlapot és a jegyzet varázsló alapbeállításaihoz ugrik. További lehetőségek lista: a listában az oldalhoz speciálisan fejlesztett eljárásokat lehet indítani. Itt lehet kiválasztani például a betűméret beállítását az űrlaphoz. Előzmények lista: a listában a korábban megnyitott adatok előzményeit látjuk a beállítások alapján. Ha a "Szoftver beállítások" űrlapon nincs bekapcsolva az "Előzmények használata", vagy éppen a lista megnyitása előtt törölték az előzményeket, akkor előfordulhat, hogy a lista üres. Adat lezárás / feloldás Ha „Szoftver beállítások”-ban az "Adatok közötti lépegetésre, adat nyitásakor adat legyen lezárva, feloldás kattintással" funkciót bekapcsoltuk, akkor űrlapok megnyitásakor nem lehet módosítani az adatot, a szerkesztéshez az űrlap alján lévő "Feloldás" kapcsolóra kell kattintani, vagy az űrlap bal felső sarkán lévő "Adat lezárva" feliratra kétszer kell kattintani. Új adat létrehozásakor a szoftver automatikusan a „Szerkesztés” feliratot jeleníti meg az oldal bal felső sarkában és az adat szerkeszthető egészen addig, amíg le nem zárjuk. Varázsló Az űrlap jobb szélén, függőlegesen található a varázsló, amely az oldalak közötti navigálásban segít. A varázslóban beállíthatóak „Adatbeviteli stílus”-ok, és menthető egy saját stílus. A varázsló részletes leírása: „Hasznos funkciók” kézikönyv fejezet / súgó tartalom „Adatbeviteli stílus, varázsló” kézikönyv alfejezet / súgó témakörben található. Listák választója A varázsló alatt található a „Listák” nevű lista, amelyből kiválaszthatóak azoknak a mezőknek a neve, amelyek esetében a listaelemeket külön kell rögzíteni. A listában történő választás vagy a kiválasztott elemre kétszer kattintás után a program megnyitja a „Listaelemek - Fő rendszerazonosítók” űrlapot és a megfelelő oldal jelenik meg a listák közül, ahol a listaelemet szerkeszteni, létrehozni lehet. Ha olyan mezőre lépünk amelynek listáját külön kell szerkeszteni (például a „Jegyzet tárgyszó” mező esetében), akkor ebben a listában megjelenik a mező neve. Ettől az eszköztől függetlenül az ilyen típusú mezőkön állva az F10 funkcióbillentyű megnyomására is megnyílik a „Listaelemek - Fő rendszerazonosítók” űrlap, illetve a segédűrlapokon a mezőre történő kétszer kattintás után (például a „Jegyzet tárgyszó” mező esetében). Adat létrehozásának dátuma és a legutolsó módosítás dátuma Az űrlap bal alsó sarkában, az alsó kapcsoló sortól balra található két címke nélküli kék mező. A felső az „Adat létrehozásának dátuma” mező, amely az adat első mentésének dátumát jeleníti meg. Az alsó a „Legutolsó módosítás dátuma” mező, adatfelvételkor és minden módosítás alkalmával az aktuális időpontot rögzíti. Alsó kapcsoló sor Az alsó kapcsolók változhatnak űrlaponként, egyes kapcsolók több űrlapon is előfordulnak, azonos funkcióval mindig közel azonos helyen. Zárás / Feloldás kapcsoló: Ezzel kapcsolóval szabályozható az adat szerkeszthetősége vagy zárolása. Előző lépés / Következő lépés kapcsolók: A varázsló beállításai alapján előre-hátra mozgása az űrlap oldalai között. A kapcsolóra kattintás után mindig az oldal első mezőjére lépünk Új adat kapcsolóval új adatot lehet létrehozni. Egyes esetekben lehetőség van a megjelenő űrlapon a képernyőn lévő vagy korábban létrehozott adat másolását kérni. A Törlés kapcsolóval az adatot lehet törölni abban az esetben, ha nincs zárolva, vagy adatintegritási okok ezt nem tiltják. Egyes esetekben egy megjelenő űrlapon lehet vagy kell a törlésre kerülő adatok körét beállítani. OK kapcsoló: menti az adatot és bezárja az űrlapot. Mégsem kapcsoló: kilépés mentés nélkül, a még nem mentett változtatások elvetése. Csak azok a módosítások kerülnek elvetésre, amelyek a legutolsó mentés/frissítés után történtek.

34

LELTÁROZÁS / ADATHORDOZÓ ADATLAP Ezen az oldalon az űrlap felépítése, funkcionális elemei kerülnek ismertetésre, az egyes oldalakon található szakmai mezők leírása munka közben olvasható a mező kiválasztása után az űrlap alsó státusz sorában, illetve egyes mezők, listák, kapcsolók esetében az egeret lassan a mezők, listák, kapcsolók fölé mozdítva. Az űrlap oldalainak, adattartalmának használata az alábbi fejezetek alapján sajátítható el: Kézikönyv: „Egy teljes adat felvitele” fejezet. SÚGÓ: „A program használata, első adat és adatfelvételi stratégiák” súgó tartalomban: „Adatfelvétel: 3.) Egy teljes adat felvitele” témakör. A leírásban LELTÁROZÁS – Leltározás / adathordozó adatlap” fejezet ismerteti az oldal használatát. Az űrlap megnyitása Az űrlapot a „Publikálás adatok adatlap” vagy „Publikáció részletezés (analitika) adatlap” űrlapról lehet megnyitni az űrlap „Azonosítás/Adathordozó” oldalának kapcsolóival. Ha a lekérdező felületen a lekérdezett adatok között leltározás/adathordozó adatra kattintunk, vagy ha választható az adat megnyitása például publikálás/analitika adatsorából, akkor a program megnyitja az űrlapot. Felső kapcsoló sor Az űrlap felső funkció kapcsolói az űrlap menü sora alatti szürke sorban találhatóak. SÚGÓ kapcsolója: piros alapon, sárga „S” betűvel kapcsoló, amely megnyitja az űrlap súgóját. Mentés/Frissítés kapcsoló: funkciója a képernyőn lévő adat mentése, listaelemek frissítése. A szoftver a főoldal és az egyes segédűrlapok közötti lépegetés közben az adatot automatikusan menti, de a kapcsolóra kattintással a mentés kérhető. Ha egy listában nem jelenik meg egy elvárt listaelem (módosítás vagy új felvétele után), akkor erre a kapcsolóra való kattintással frissíthető. Listák kapcsoló: megnyitja a „Listaelemek - Fő rendszerazonosítók” űrlapot és az aktuális adatfelvételi űrlapon használt listaelemek alapján amennyire lehet, a funkcionálisan megfelelő oldal jelenik meg a listák közül. Beállítások kapcsoló: megnyitja a „Szoftver beállítások” űrlapot és a „Leltári szám” beállításaihoz ugrik. További lehetőségek lista: a listában az oldalhoz speciálisan fejlesztett eljárásokat lehet indítani. Itt lehet kiválasztani például a betűméret beállítását az űrlaphoz. Előzmények lista: a listában a korábban megnyitott adatok előzményeit látjuk a beállítások alapján. Ha a "Szoftver beállítások" űrlapon nincs bekapcsolva az "Előzmények használata", vagy éppen a lista megnyitása előtt törölték az előzményeket, akkor előfordulhat, hogy a lista üres. Adat lezárás / feloldás Ha „Szoftver beállítások”-ban az "Adatok közötti lépegetésre, adat nyitásakor adat legyen lezárva, feloldás kattintással" funkciót bekapcsoltuk, akkor űrlapok megnyitásakor nem lehet módosítani az adatot, a szerkesztéshez az űrlap alján lévő "Feloldás" kapcsolóra kell kattintani, vagy az űrlap bal felső sarkán lévő "Adat lezárva" feliratra kétszer kell kattintani. Új adat létrehozásakor a szoftver automatikusan a „Szerkesztés” feliratot jeleníti meg az oldal bal felső sarkában és az adat szerkeszthető egészen addig, amíg le nem zárjuk. Listák választója Az OK és Mégsem kapcsolók felett található a „Listák” nevű lista, amelyből kiválaszthatóak azoknak a mezőknek a neve, amelyek esetében a listaelemeket külön kell rögzíteni. A listában történő választás vagy a kiválasztott elemre kétszer kattintás után a program megnyitja a „Listaelemek - Fő rendszerazonosítók” űrlapot és a megfelelő oldal jelenik meg a listák közül, ahol a listaelemet szerkeszteni, létrehozni lehet. Ha olyan mezőre lépünk amelynek listáját külön kell szerkeszteni (például a „Státusz megnevezése” mező esetében), akkor ebben a listában megjelenik a mező neve. Ettől az eszköztől függetlenül az ilyen típusú mezőkön állva az F10 funkcióbillentyű megnyomására is megnyílik a „Listaelemek - Fő rendszerazonosítók” űrlap, illetve a segédűrlapokon a mezőre történő kétszer kattintás után (például a „Státusz megnevezése” mező esetében). Adat létrehozásának dátuma és a legutolsó módosítás dátuma Az űrlap bal alsó sarkában, az alsó kapcsoló sortól balra található két címke nélküli kék mező. A felső az „Adat létrehozásának dátuma” mező, amely az adat első mentésének dátumát jeleníti meg.

35

Az alsó a „Legutolsó módosítás dátuma” mező, adatfelvételkor és minden módosítás alkalmával az aktuális időpontot rögzíti. Alsó kapcsoló sor Az alsó kapcsolók változhatnak űrlaponként, egyes kapcsolók több űrlapon is előfordulnak, azonos funkcióval mindig közel azonos helyen. Zárás / Feloldás kapcsoló: Ezzel kapcsolóval szabályozható az adat szerkeszthetősége vagy zárolása. Dátumok beírása jelölő négyzet bekapcsolása esetén a dátum mezőkbe a szoftver automatikusan beírja az aktuális dátum adatot (év, hó nap). Hozzárendelés kapcsoló: adathordozó adat publikációhoz rendelése abban az esetben, ha az új adatot nem a publikáció vagy analitika űrlapról készítjük. Új adat kapcsolóval új adatot lehet létrehozni. Egyes esetekben lehetőség van a megjelenő űrlapon a képernyőn lévő vagy korábban létrehozott adat másolását kérni. A Törlés kapcsolóval az adatot lehet törölni abban az esetben, ha nincs zárolva, vagy adatintegritási okok ezt nem tiltják. Egyes esetekben egy megjelenő űrlapon lehet vagy kell a törlésre kerülő adatok körét beállítani. Nyomtatás kapcsoló: ha az űrlaphoz készült nyomtatvány, akkor a kapcsoló aktív és megjeleníti a nyomtatás vezérlőt, amelyről kiválaszthatóak nyomtatásra a nyomtatványok. Ellenőrzés kapcsoló: a megjelenő párbeszéd ablakban összesíti a kapcsolódó adattartalmakat. A leltározás adathoz rendelt Publikálás, analitika és audió-videó adatok számának listázása. OK kapcsoló: menti az adatot és bezárja az űrlapot. Mégsem kapcsoló: kilépés mentés nélkül, a még nem mentett változtatások elvetése. Csak azok a módosítások kerülnek elvetésre, amelyek a legutolsó mentés/frissítés után történtek.

CÍMLISTA ADATBÁZIS A program tartalmaz egy címlista adatbázist, amely személyek, és azok adatainak (elérhetőség, foglalkozás, személyi adatok) eltárolására használható. A kölcsönzéshez felvett olvasók adatai is ide kerülnek be, és innen választhatóak ki kölcsönzéskor. A címlistát azonban használhatjuk a kölcsönzéstől függetlenül is, ismerőseink elérhetőségeinek rögzítésére. A Címlista adatbázis megnyitása A lekérdező felületen a Fájl menüpontból válasszuk ki a „Címlista adatok”-at vagy kattintsunk az Új adat létrehozása… kapcsolóra és válasszuk a „Címlista adat” opciót. Ha a lekérdező felületen a címlista adatokat kérdezzük le, és lekérdezett adatok között valamely címlista adatra kattintunk, akkor a program megnyitja az űrlapot. Címlista adat felvétele A „Címlista adatok” űrlapon válasszuk ki az „Adatbázis” nevét, vagy hozzunk létre egy újabb adatbázis nevet, ha nem akarjuk, hogy személyes adataink keveredjenek az intézmény vagy más adataival. Adjuk meg az olvasó nemét, és azt, hogy magyar írásmód szerint írja-e a nevét (személyek esetében ez azt jelenti, hogy a személynév hátul van). Az elérhetőségeket értelemszerűen és a lehető legpontosabban töltsük ki. Ezen az oldalon az űrlap felépítése, funkcionális elemei kerülnek ismertetésre, a mezők leírása munka közben olvasható a mező kiválasztása után az űrlap alsó státusz sorában, illetve egyes mezők, listák, kapcsolók esetében az egeret lassan a mezők, listák, kapcsolók fölé mozdítva. Intézmény-munkatárs kapcsolatok Az Intézmény munkatársai vagy egyéb kapcsolatok rovatban felvehetjük, hogy az adott személy mely intézménynek vagy intézményeknek munkatársa. Ehhez ajánlott betartani az adatfelvételi sorrendet: 1. rögzíteni kell a személy adatait és annak elérhetőségeit. 2. rögzíteni kell az intézményt, amelyhez a személyt rendelni akarjuk. Új adatot az Új adat kapcsolóra kattintva rögzíthetünk.

36

Ha rögzítettük az intézmény adatait, akkor a Fájl menü „Adat hozzándelés” vagy a CTRL+SHIFT+8 billentyűkombinációval nyithatjuk meg azt az ablakot, ahol az intézményhez hozzárendelhetjük a személy(eke)t. Ehhez az ablak tetején a „Személy”-t kell választani, hiszen intézményhez akarunk személyt rendelni, majd a Hozzárendelés kapcsolóra kattintva hozzárendeljük a személyt az intézményhez. Több személyt is rendelhetünk ily módon az intézményhez, megadhatjuk a „Kapcsolat típusát” és a „Beosztást” is. A Következő lépés kapcsolóra kattintva beállíthatjuk, hogy az egy vagy több intézményhez is rendelt személynek melyik címe legyen a levelezési címe (az otthoni vagy valamelyik munkahelyi). A Vége, majd visszatérve a „Hozzárendelés” űrlapra az OK (kilépés) kapcsolóval zárjuk be az ablakokat, és visszatérve a címlista adatlapra, láthatjuk az intézmény listában szereplő személyeket. Kategória hozzárendelése személyekhez és intézményekhez A „Kategória” rovatban tetszőleges számú sort hozhatunk létre, tehát tetszőleges számú kategóriát rendelhetünk a személyekhez és intézményekhez úgy, hogy a listából kiválasztjuk a megfelelő listaelemet. Ha egy alkalmazni kívánt kategória nem szerepel a listában, akkor a kategória rovat jobb felső sarkában található kis, fektetett téglalap alakú kapcsoló segítségével újabbat hozhatunk létre. Úgy is rögzíthetjük a kategória adatokat, ha a Fájl menü „Kategória hozzárendelés” vagy a CTRL+SHIFT+9 billentyűkombinációval megnyitjuk a „Kategória hozzárendelés” ablakot, ahol egy listában kattintgatva vagy a Hozzárendelés kapcsolóra kattintva rendelhetjük hozzá a képernyőn lévő adathoz a kategóriákat. Lépegetés a címlista adatok között, keresés Ha az összes címlista adatot nyitottuk meg, akkor az adatok között lapozhatunk az ablak bal alsó sarkában található „Rekord” felirat melletti kis nyilakkal előre-vagy hátra. Ha egy intézmény adaton állunk, akkor a képernyő bal alsó részén a „Kapcsolódó személyek vagy mások” kapcsolóra kell kattintani ahhoz, hogy megjelenjenek az intézményhez rendelt személyek; ha pedig személyen állunk, akkor az „Intézmény lista személyhez” kapcsolóra kattintsunk. Ha a táblázatban egy hozzárendelt személyre vagy intézményre kattintunk, utána pedig az Ugrás kapcsolóra, akkor a hozzárendelt személy vagy intézmény adatára ugrunk. Általunk keresett címlista adatokra a legegyszerűbben a Keres mezőből való listaelem kiválasztásával lehet ugrani. Felső kapcsoló sor Az űrlap felső funkció kapcsolói az űrlap menü sora alatti szürke sorban találhatóak. SÚGÓ kapcsolója: piros alapon, sárga "S" betűvel kapcsoló, amely megnyitja az űrlap súgóját. Mentés/Frissítés kapcsoló: funkciója a képernyőn lévő adat mentése, listaelemek frissítése. A szoftver a főoldal és az egyes segédűrlapok közötti lépegetés közben az adatot automatikusan menti, de a kapcsolóra kattintással a mentés kérhető. Ha egy listában nem jelenik meg egy elvárt listaelem (módosítás vagy új felvétele után), akkor erre a kapcsolóra való kattintással frissíthető. Listák kapcsoló: megnyitja a "Listaelemek - Fő rendszerazonosítók" űrlapot és a „Címlista kategória” oldalra ugrik. Beállítások kapcsoló: megnyitja a "Szoftver beállítások" űrlapot és a "Címlista" beállításaihoz ugrik. További lehetőségek lista: a listában az oldalhoz speciálisan fejlesztett eljárásokat lehet indítani. Itt lehet kiválasztani például a betűméret beállítását az űrlaphoz. Előzmények lista: a listában a korábban megnyitott adatok előzményeit látjuk a beállítások alapján. Ha a "Szoftver beállítások" űrlapon nincs bekapcsolva az "Előzmények használata", vagy éppen a lista megnyitása előtt törölték az előzményeket, akkor előfordulhat, hogy a lista üres. Adat lezárás / feloldás Ha "Szoftver beállítások"-ban az "Adatok közötti lépegetésre, adat nyitásakor adat legyen lezárva, feloldás kattintással" funkciót bekapcsoltuk, akkor űrlapok megnyitásakor nem lehet módosítani az adatot, a szerkesztéshez az űrlap alján lévő "Feloldás" kapcsolóra kell kattintani, vagy az űrlap bal felső sarkán lévő "Adat lezárva" feliratra kétszer kell kattintani. Új adat létrehozásakor a szoftver automatikusan a "Szerkesztés" feliratot jeleníti meg az oldal bal felső sarkában és az adat szerkeszthető egészen addig, amíg le nem zárjuk. Kategória lista megnyitása A „Kategória” mezőn állva az F10 funkcióbillentyű megnyomására is megnyílik a "Listaelemek - Fő rendszerazonosítók" űrlap, illetve a segédűrlapon a mezőre történő kétszer kattintással.

37

Adat létrehozásának dátuma és a legutolsó módosítás dátuma Az űrlap bal alsó sarkában, az alsó kapcsoló sortól balra található két címke nélküli kék mező. A felső az "Adat létrehozásának dátuma" mező, amely az adat első mentésének dátumát jeleníti meg. Az alsó a "Legutolsó módosítás dátuma" mező, adatfelvételkor és minden módosítás alkalmával az aktuális időpontot rögzíti. Alsó kapcsoló sor Az alsó kapcsolók változhatnak űrlaponként, egyes kapcsolók több űrlapon is előfordulnak, azonos funkcióval mindig közel azonos helyen. Zárás / Feloldás kapcsoló: Ezzel kapcsolóval szabályozható az adat szerkeszthetősége vagy zárolása. Keres mezőből való listaelem kiválasztásával lehet a címlista adatokat a legegyszerűbben megkeresni, az adatra ugrani. Új adat kapcsolóval új adatot lehet létrehozni. A Törlés kapcsolóval az adatot lehet törölni abban az esetben, ha nincs zárolva, vagy adatintegritási okok ezt nem tiltják. Egyes esetekben egy megjelenő űrlapon lehet vagy kell a törlésre kerülő adatok körét beállítani. Nyomtatás kapcsoló: ha az űrlaphoz készült nyomtatvány, akkor a kapcsoló aktív és megjeleníti a nyomtatás vezérlőt, amelyről kiválaszthatóak nyomtatásra a nyomtatványok. OK kapcsoló: menti az adatot és bezárja az űrlapot. Mégsem kapcsoló: kilépés mentés nélkül, a még nem mentett változtatások elvetése. Csak azok a módosítások kerülnek elvetésre, amelyek a legutolsó mentés/frissítés után történtek. Levelezési cím kapcsoló: a kapcsolóra kattintva be lehet állítani, hogy az intézményhez vagy másik személyhez rendelt személy/intézmény esetében melyik cím legyen a levelezési cím, amelyre a program borítékot nyomtat. Ugrás kapcsoló: ha a kapcsolatok táblázatban egy hozzárendelt személyre vagy intézményre kattintunk, utána pedig az Ugrás kapcsolóra, akkor a hozzárendelt személy vagy intézmény adatára ugrunk. Módosítás kapcsoló: ha a kapcsolatok táblázatban egy hozzárendelt személyre vagy intézményre kattintunk, utána pedig a „Módosítás” kapcsolóra, akkor az aktuális adat elhagyása nélkül a hozzárendelt személy vagy intézmény adata megjelenik egy űrlapon, amelyen módosítani lehet a kapcsolódó adatot.

HIVATKOZÁS FORMÁTUM SZERKESZTÉSE ŰRLAP A hivatkozási formátum beállítására szolgáló űrlapot többféle módon is elérhetjük: - A lekérdező felületen az Eszközök menüpontból válasszuk a Hivatkozások almenüt, majd a „Hivatkozás formátum szerkesztése…” parancsot. - A „Publikálás adatok adatlap”-ról / a „Publikáció részletezés (analitika) adatlap”-ról, az „Adathordozó” és a „Jegyzet” adatlapról az Eszközök menü „Hivatkozás formátum szerkesztése” parancsát választva vagy az űrlap jobb felső sarkában lévő További lehetőségek kapcsolóra kattintva szintén a „Hivatkozás formátum szerkesztése” parancsát választva. Hivatkozási formátum oldal A „Szerkesztett formátum” listában az elmentett hivatkozási formátumok közül választhatunk, ha szerkeszteni akarjuk valamelyik névvel elmentett formátumot, akkor ebben a listában kell kiválasztani. A „Minta adat” mezőben lehet kiválasztani azt a publikáció adatot, amelyen meg akarjuk nézni, hogy milyen a kiválasztott hivatkozás formátum. A megnézéshez kattintsunk az űrlap bal alsó sarkában található „Próba HIVATKOZÁS minta alapján” kapcsolóra. A kapcsoló mellett fog megjelenni a hivatkozás a szerkesztett változat beállításai szerint. A „Formátum elemei” táblázat írja le a kiválasztott hivatkozási formát oly módon, hogy a hivatkozásban egymás után szereplő elemek a táblázatban egymás alatti sorokban találhatóak. A „Típus” oszlopban azt adhatjuk meg, hogy az a sor az adatok mely körére vonatkozzon (típusokat a „Kiadvány típusok” oldalon lehet létrehozni). Például ha azt akarjuk, hogy az adott sor az összes kiadvány típusra vonatkozzon (könyvekre, folyóiratokra és zeneművekre is), akkor az összes kiadvány listaelemet kell választanunk. Ha azonban azt akarjuk, hogy az adott sor csak a folyóiratokra vonatkozzon (például a kiadás száma, évfolyama mezők esetében), akkor a folyóiratok listaelemet válasszuk. Erre azért van szükség, mert adott esetben más hivatkozási formát szeretnénk látni a könyvek és mást a folyóiratok esetében. Elképzelhető, hogy a “Szerzők” hivatkozási elemet kétféleképpen írjuk le, az egyik esetben az összes kiadványra hajtódik végre, a másik esetben egy speciális kiadvány típusra (például folyóiratra).

38

Az „Előtte 1” és az „Előtte 2” oszlopokban azt adhatjuk meg, hogy a hivatkozás elem előtt milyen szöveg illetve karakter szerepeljen. A „Hivatkozás elem”-ben adhatjuk meg, hogy az adott sorban (vagyis a hivatkozás megadott pozícióján) melyik mező tartalma jelenjen meg (például ha a hivatkozás elejére szeretnénk tenni a szerzőket, akkor a táblázat legfelső sorában a hivatkozás elem oszlopban a szerzők-et kell kiválasztani a listából). Az „Utána 1” és „Utána 2” oszlopokban azt adhatjuk meg, hogy a hivatkozás elem után milyen szöveg illetve karakter szerepeljen. Ha például a szerzők után kettőspontot szeretnénk látni, akkor az „Utána 1” mezőben „:”, az „Utána 2” mezőben “Szünet” kell hogy álljon. Az egymás alatti sorokban megadott hivatkozás elemekből áll össze a hivatkozás úgy, hogy a hivatkozás elemek között az előtte 1-2 és utána 1-2 oszlopokban beállított szövegek illetve karakterek jelennek meg. Ha egy sort fölfelé vagy lefelé szeretnénk mozgatni a táblázatban, akkor a sor mellett bal oldalon található kis színes téglalapra kell kattintani (a rekord kijelölőre), ezáltal kijelölődik a sor, és a táblázat jobb oldalán látható kék nyilakkal lehet őket föl-le mozgatni. Hivatkozás formátum nevek Ha saját hivatkozás formátumot akarunk létrehozni, akkor kattintsunk az Új név kapcsolóra, és hozzunk létre egy új hivatkozást. Ha át akarjuk nevezni valamelyik hivatkozást, akkor kattintsunk a Név csere kapcsolóra. Ha törölni szeretnénk valamelyik hivatkozás változatot, akkor kattintsunk a „Formátum törlése” kapcsolóra. Ha azt szeretnénk, hogy az általunk kiválasztott hivatkozás változat legyen az alapértelmezett, akkor a Változat listában válasszuk ki a megfelelő listaelemet, majd kattintsunk „A kiválasztott hivatkozás legyen az alapértelmezett hivatkozás formátum” kapcsolóra. Szerzők / szerkesztők oldal A „Szerzők/Szerkesztők” oldalon azt adhatjuk meg a táblázatban, hogy a publikáció adatnál a különféle módon felvett szerzők (pl.: fotózta, rendezte stb.) hogyan jelenjenek meg a hivatkozásban. Ha tehát azt szeretnénk, hogy a “rendezte” szerzőként jelenjen meg, akkor a szerző típusban a szerző, a szerzői minőségben a „rendezte” listaelemet kell választani. Ha az így beállított szerző típusokat látni szeretnénk a hivatkozásban, akkor jelöljük be a hivatkozás jelölőnégyzetet! Terjedelem oldal Azt adhatjuk meg a táblázatban, hogy a különböző terjedelem típusok a hivatkozásban milyen formában jelenjenek meg. Kiadó rövidítése oldal Azt adhatjuk meg a táblázatban, egymás alatti sorokban, hogy egy-egy kiadó a hivatkozásban milyen rövidítési formában jelenjen meg. Például, ha azt szeretnénk, hogy az Akadémiai Kiadó a hivatkozásban így jelenjen meg: Akad.Kiad., akkor a „Kiadó” mezőben válasszuk ki az Akadémiai Kiadó listaelemet (ezt csak akkor tehetjük meg, ha már vettünk fel olyan publikáció adatot, amelynél felvettük az Akadémiai Kiadót). A „Rövidítés” mezőben adhatjuk meg a kívánt rövidítést, pl.: Akad.Kiad. Ha szeretnénk az így beállított rövidítést látni a hivatkozásban, akkor jelöljük be a Hivatkozás jelölőnégyzetet. Cím rövidítése oldal A „Cím rövidítése” oldalon a publikáció címének rövidítését adhatjuk meg, ha a címet a hivatkozásban rövidített formában szeretnénk látni. Pl.: az Archaeológiai Értesítőt a hivatkozásban ArchÉrt-nek szeretnénk látni. A táblázat működése megegyezik a Kiadó rövidítésénél leírtakkal. Kiadvány típusok oldal A két táblázat segítségével azt adhatjuk meg, hogy az egyes kiadvány típusokba (ezek a típusok megegyeznek a hivatkozás formátum oldal „Típus” oszlopával) milyen publikáció megnevezések tartoznak. Erre azért van szükség, mert a hivatkozásnál másként kell kezelni a könyveket és a folyóiratokat (a folyóiratoknak például fontos az évfolyam és a szám adata is, a könyveknek értelemszerűen nincs ilyen), és az egyes publikáció megnevezéseket itt sorolhatjuk olyan típusokba, amelyek a hivatkozás szempontjából hasonló formában fognak megjelenni. A publikáció megnevezéseket maximum 20 különböző típusba sorolhatjuk be.

39

Párbeszéd ablakok részletes leírása KORÁBBAN LELTÁROZOTT RENDELÉSE

ADATHORDOZÓ

ADAT

PUBLIKÁCIÓHOZ

Ha egy, már meglévő adathordozó adatot (beleltározott dokumentumot) akarunk a publikációhoz rendelni, akkor válasszuk a „Már létező leltári szám hozzárendelés”-t, és kattintsunk a Meglévő leltári szám hozzárendelés kapcsolóra. Az ablakban válasszuk ki a megfelelő könyvtár nevét, és jelöljük be a könyvtár neve alatti kis jelölőnégyzetet, majd ha szükséges, válasszunk adathordozó típust, és nevét, és jelöljük be az adathordozó típus neve alatti kis jelölőnégyzetet. Az űrlap szürke legfelső sorának Mentés/Frissítés kapcsolójára kattintva megjelennek a beállított könyvtárban található adathordozó adatok, amelyek közül a megfelelőre rá kell kattintani, és az ily módon kijelölt adathordozó adatot az OK (végrehajtás) kapcsolóval lehet a publikáció adathoz hozzárendelni.

ADATOK NYOMTATÁSA Nyomtatványokat a lekérdező felületen futtatott lekérdezés egy adatsorának kijelölése után nyomtathatunk. A lekérdezés futtatása után jelöljünk ki egy sort a lekérdezésből, majd kattintsunk a Nyomtatás kapcsolóra. Az „Adatok nyomtatása” párbeszédablakban választhatunk, hogy melyik nyomtatványt kívánjuk nyomtatni. A kiválasztott nyomtatvány nyomtatási tulajdonságai alapján egyes beállítások aktívak, pl. ha képet tartalmaz, akkor választható a kép nyomtatása. Abban az esetben, ha nyomtatvány nem tartalmaz képet, akkor ez a lehetőség inaktív lesz. Ha a közvetlen nyomtatást választjuk, akkor nem látjuk a nyomtatási képet, hanem rögtön kinyomtatjuk az információt.

ADATBÁZIS FÁJLOK CSATOLÁSA, KARBANTARTÁSA Az űrlap funkciója az adatfájlok útvonalának beállítása, váltás a különböző adatbázisok között. Az űrlapot az Eszközök menü „Adatfájlok útvonala…” parancsával nyithatjuk meg. Abban esetben, ha a program induláskor nem találja valamelyik adatfájlt vagy a helyes útvonalon található megfelelő nevű fájl nem tartalmazza az összes táblázatot vagy nem megfelelő a verzió száma, akkor fájlonként megjelenik egy a csatolást elvégző ablak. Ha előfordul induláskor a fájl csatolása ilyen módon, javasoljuk indulás után ezen az űrlapon leellenőrizni a csatolások útvonalát. AKTUÁLIS adatbázis A zöld színű mezőkben látjuk az aktuálisan használt adatbázis elérési útvonalát. Abban az esetben, ha biztonsági másolatot kell készíteni a fájlokról (végleges törlés, vagy más gépre történő áttelepítés előtt), feltétlenül le kell ellenőrizni ezen a helyen, hogy a számítógépen esetleg több példányban előforduló fájlok közül melyik az aktuálisan használt. ADATBÁZIS fájlok csatolása, karbantartása A világos kék színű mezőkben manuálisan vagy a mezők és fájl nevek mellett lévő tallózó gombok segítségével beállíthatjuk, hogy mely útvonalra szeretnék átcsatolni a fájlokat. Karbantartás Ha a képernyő alján lévő „MS Access 97” és „Munkacsoport” mezőkben helyes útvonalak vannak beállítva, akkor az egyes sorok szélén lévő Karbantartás kapcsolókra kattintva egyenként elvégezhetjük a fájlok karbantartását. A karbantartás az esetleg előforduló rekord hibákat javítja ki és tömöríti a fájlokat. 40

A karbantartás elvégezhetjük a Windowsban regisztrált program csoport megfelelő parancsikonjaival is, az egyes fájlokhoz tartozó karbantartások végrehajtásával, pl: „Adatfájl karbantartása”, „Felhasználói fájl karbantartása”, stb. Csatolás A kiválasztott (másik útvonalon található) fájlok csatolását a „Csatolás: a kiválasztott adatbázis megnyitása >>” kapcsolóra kattintással végezhetjük el. A folyamat során minden egyes fájl csatolása után a program üzenetet küld. A művelet végén a felső, zöld színű „AKTUÁLIS adatbázis” mezőkben az új útvonal fog megjelenni. ÚTVONAL profilok használata Gyakran használt útvonalak esetében ebben a blokkban lehetőség van a beállított útvonalakat egy összefoglaló névvel elmenteni, a profil nevet utóbb átnevezni vagy törölni. Ha gyakran kell adatbázisok között váltani, akkor a listában elmentett profil kiválasztása után a csatolást elvégezhetjük egy kattintással a „Csatolás: a kiválasztott adatbázis megnyitása >>” kapcsolóra. MEGJEGYZÉS: Minden csatolás után ellenőrizzük le a „Szoftver beállítások” „Automatikus kitöltés” oldalán az „Adatbázis” és „Könyvtár” azonosítók alapértelmezett beállítását, mert ha nem az adatfájllal eredetileg együtt használt felhasználói fájlt csatolunk az adatbázishoz, akkor előfordulhat, hogy olyan azonosítók vannak beállítva, amelyek nincsenek az adatfájlban. Az eltérő alapértelmezett azonosító használata egyes oldalakon azt eredményezi, hogy minden alkalommal be kell állítani ezeket az azonosítókat, egyes műveletek nem végezhetőek el vagy nem jelennek meg adatok listákban.

HIVATKOZÁSOK AKTUALIZÁLÁSA A lekérdezések ablak ESZKÖZÖK menüjének Hivatkozások almenüjének Hivatkozás aktualizálása… parancsának kiválasztása után, a megjelenő ablakban választhatunk, hogy az összes hivatkozást szeretnénk-e frissíteni, vagy csak a listában lekérdezett adatok hivatkozásait, vagy csak egy kiválasztott adat hivatkozását. Ha lekérdezett adatokban frissítettük a hivatkozásokat, akkor rögtön meg is nézhetjük őket a lekérdezés megfelelő oszlopában (ha nem frissül a lekérdezés, akkor kattintsunk az ablak felső, szürke sorának Mentés/Frissítés kapcsolójára vagy kérdezzük le újra az adatokat. A hivatkozások aktualizálása az alapértelmezett hivatkozás formátum alapján történik, amelyet a „Beállítások” űrlapon lehet beállítani. A beállításhoz kattintson a „Beállítások” kapcsolóra. Ha „Beállítások” űrlapról indítjuk ezt a funkciót, akkor csak az „Összes publikáció” lehetőség aktív.

LEKÉRDEZETT ADAT ŰRLAPJÁNAK MEGNYITÁSA A „Szűrés / keresés eredménye” listában kiválasztott dokumentum adatai közül kiválaszthatja, hogy a dokumentum melyik (pl. adatfelvételi) űrlapját nyissa meg. Ha a „Publikáció / Dokumentum adatai (Kiadás, szerzőség)” kategóriát választja, akkor közvetlenül a kiadvány adatlapja nyílik meg, ahonnan meg tudja nyitni az „Adathordozó adatai”-t és a „Jegyzetek”-et is és az adatokat szerkeszteni is tudja. A „Nyilvános katalógus” a dokumentum összesített, nem módosítható adatlapját nyitja meg. Erről az űrlapról nem lehet megnyitni a részleteket is tartalmazó, és az adatokat szerkeszthető űrlapokat. A program megjegyzi a választást, a következő alkalommal a legutoljára kiválasztott űrlapot fogja felajánlani.

41

BETŰMÉRET BEÁLLÍTÁSA A KIVÁLASZTOTT ŰRLAPHOZ Ezen az űrlapon az alábbi adatfelvételi űrlapok adatbeviteli mezőinek, listáinak betű méretét lehet beállítani: -

Adatok lekérdezése Címlista Jegyzet adatlap Kölcsönzés Leltározás / Adathordozó adatlap Publikáció részletezés (analitika) adatlap Publikálás adatok adatlap

Az űrlapot az egyes adatfelvételi űrlapok „További lehetőségek” listájából választhatjuk ki, a kiválasztás után megjelenik az űrlap és beállítható a betű méret. A „Betűméret beállítása” listából lehet kiválasztani a kívánt betű méretet. Az „Alapérték alkalmazása”, legelső típus választása esetén a szoftver alapbeállításai alapján jelennek meg a mezők Az Előnézet kapcsolóra kattintva nézhetjük meg a beállítást, amelyet kiválasztottunk. Az OK / Alkalmaz kapcsolóra kattintva az űrlap bezárul és az adatfelvételi űrlap a következő beállításig a beállított betűméretben jeleníti meg az adatbeviteli mezőket és listákat. A Mégsem kapcsolóra kattintva a beállíts alkalmazása nélkül hagyjuk el az űrlapot.

CÍMLISTA: ADAT HOZZÁRENDELÉS Ezen az űrlapon lehet beállítani az egyes címlista adatok (intézmények / személyek) közötti kapcsolatokat. Attól függően, hogy kik között és „honnan” kezdjük az adatok hozzárendelését, lehet személy-személy, intézmény-személy típusú hozzárendelés is. PÉLDA: Intézmény-munkatárs kapcsolatok rögzítése: Az Intézmény munkatársai vagy egyéb kapcsolatok rovatban felvehetjük, hogy az adott személy mely intézménynek vagy intézményeknek munkatársa. Ehhez ajánlott betartani az adatfelvételi sorrendet: 1. rögzíteni kell a személy adatait és annak elérhetőségeit. 2. rögzíteni kell az intézményt, amelyhez a személyt rendelni akarjuk. Új adatot az Új adat kapcsolóra kattintva rögzíthetünk. Ha rögzítettük az intézmény adatait, akkor a Fájl menü „Adat hozzándelés” vagy a CTRL+SHIFT+8 billentyűkombinációval nyithatjuk meg azt az ablakot, ahol az intézményhez hozzárendelhetjük a személy(eke)t. Címlista: adat hozzárendelés űrlap használata Ehhez az ablak tetején a „Személy”-t kell választani, hiszen intézményhez akarunk személyt rendelni, majd a Hozzárendelés kapcsolóra kattintva hozzárendeljük a személyt az intézményhez. Több személyt is rendelhetünk ily módon az intézményhez, megadhatjuk a „Kapcsolat típusát” és a „Beosztást” is. A Következő lépés kapcsolóra kattintva beállíthatjuk, hogy az egy vagy több intézményhez is rendelt személynek melyik címe legyen a levelezési címe (az otthoni vagy valamelyik munkahelyi). A Vége, majd visszatérve a „Hozzárendelés” űrlapra az OK (kilépés) kapcsolóval zárjuk be az ablakokat, és visszatérve a címlista adatlapra, láthatjuk az intézmény listában szereplő személyeket.

CÍMLISTA: ADAT MÓDOSÍTÁS A „Címlista adatok” kapcsolat listájából vagy az „Olvasó adatai, olvasójegy” űrlapokról nyithatjuk meg az egyszerűsített címlista adatlapot. 42

Az űrlapon módosíthatjuk az összes címzés és személyes adatot, kivéve az intézményi kapcsolatokat. Adat lezárás / feloldás Ha "Szoftver beállítások"-ban az "Adatok közötti lépegetésre, adat nyitásakor adat legyen lezárva, feloldás kattintással" funkciót bekapcsoltuk, akkor űrlapok megnyitásakor nem lehet módosítani az adatot, a szerkesztéshez az űrlap alján lévő "Feloldás" kapcsolóra kell kattintani, vagy az űrlap bal felső sarkán lévő "Adat lezárva" feliratra kétszer kell kattintani. Új adat létrehozásakor a szoftver automatikusan a "Szerkesztés" feliratot jeleníti meg az oldal bal felső sarkában és az adat szerkeszthető egészen addig, amíg le nem zárjuk.

CÍMLISTA: KATEGÓRIA HOZZÁRENDELÉS Ezen az űrlapon kategóriákat lehet hozzárendelni személyekhez és intézményekhez. Az űrlapot a Fájl menü „Kategória hozzárendelés” vagy a CTRL+SHIFT+9 billentyűkombinációval nyithatjuk meg. A kategória listában kétszer kattintgatva vagy a listában történő kijelölés után a Hozzárendelés kapcsolóra kattintva rendeljük hozzá a képernyőn lévő adathoz a kategóriákat. Kattintás után a listából átkerülnek a listaelemek a lista alatti segédűrlapra, ezzel megtörtént a kategória hozzárendelés.

KÖLCSÖNZÉS: HOSSZABBÍTÁS Keressük meg az olvasót a kölcsönzésnél leírtak szerint. A kölcsönzés ablakban jelöljük ki rákattintással a hosszabbítani kívánt dokumentumot, majd a képernyő jobb alsó sarkában kattintsunk a Hosszabbítás kapcsolóra. A megjelenő ablakban beírhatjuk a hosszabbítás időtartamát. Ha több tételt is hosszabbítani kell, akkor külön-külön minden tétel esetében el kell végezni a műveletet.

KÖLCSÖNZÉS: OLVASÓ ADATAI, OLVASÓJEGY Az űrlap a „Kölcsönzés” űrlapról nyitható meg és a funkciója olvasók rögzítése, az olvasójegy érvényességének beállítása. Ha már korábban rögzített olvasó adatait nyitjuk meg, akkor a szoftver beállításoktól függően előfordulhat, hogy az adat le van zárva. Ebben az esetben a módosításhoz kattintsunk Feloldás kapcsolóra egyszer, vagy az űrlap bal felső részén lévő Adat lezárva címkére kétszer. A Kölcsönzés képernyő jobb oldalán az Új kapcsolóval hozhatunk létre új olvasó adatot. A megjelenő ablakban rögzíthetjük az olvasó adatait. Ügyeljünk arra, hogy az Adatbázis és Könyvtár mezőkben megfelelő listaelem legyen kiválasztva. A mezőket kötelező kitölteni (kivéve a „Vonalkód” mezőt), a mezők mellett jobbra elhelyezkedő kis, fektetett téglalap alakú kapcsolók arra utalnak, hogy abba a mezőbe nem lehet szabadon beírni, hanem a kapcsolóra rá kell kattintani és a megjelenő ablakban kell az új listaelemet felvenni. Ha az olvasó nem található a listában (korábban nem rögzítették), akkor az Olvasó adatainak megnyitása vagy új olvasó adatainak rögzítése kapcsoló megnyomása után az Új személy választása után megjelenő ablakban lehet rögzíteni az új olvasó adatait. A név megadása mellett meg kell adni az olvasó nemét, és azt, hogy magyar írásmód szerint írja-e a nevét (személyek esetében ez azt jelenti, hogy a személynév hátul van). Ha kitöltöttük az olvasó adatait, az OK kapcsolóval zárjuk be az ablakot, majd az olvasójegy űrlapon a „Név” listában keressük meg az újonnan felvett olvasó nevét, és kattintsunk rá. Ezzel az ablak jobb oldalán, a „Személyi adatok” mezőiben megjelennek az olvasó adatai.

43

Írjuk be az olvasójegy számát és a könyvtári tagságra vonatkozó adatokat. A mai nap kapcsoló megnyomására a dátum mezőkbe az aktuális dátum kerül (ami a Windows-ban be van állítva). Ha végeztünk az ablak mezőinek kitöltésével, az OK (kilépés) kapcsolóval zárjuk be az ablakot. A már rögzített olvasójegy esetében a „Személyi adatok” mezőire kettőt kattintva megnyithatjuk az olvasó adatlapját.

SZOFTVER BEÁLLÍTÁSOK / DEPO LIBRARY BEÁLLÍTÁSOK A DEPO Library szoftver alapértelmezett beállításait tudjuk ezen az űrlapon beállítani. Ezekkel a beállítások szabályozhatjuk a program több fontos funkciójának a működését. Az beállítások űrlap megnyitása többféleképpen is lehetséges:   

A lekérdező felület címsora és a menü alatti felső, szürke színű sorában kattintsunk a "Beállítások" feliratra. Ha az adatfelvételi űrlapnak van menüje, akkor az űrlap Eszközök menüjének "DEPO Library beállítások…" parancsára kattintsunk. Az űrlapot megnyitja a CTRL+SHIFT+F11 funkció billentyűk együttes megnyitása.

RENDSZER oldal Szoftver felhasználója / Verziószám: Itt olvashatjuk a jogszerű felhasználó nevét, a program verzió számát és az adatbázis fájl verziójának számát. A DEPO Library 4-es változatú programmal olvasható és írható is a DEPO Library 3 változatú fájl, de ehhez a 3-as változatú fájl nevét át kell írni a 4-es változat nevére. A név visszaállítása után a DEPO Library 3-as szoftverrel ismét lehet az adatokkal dolgozni. Ez a funkció DEMO programmal nem használható. Adatbázis tulajdonosa: (DEPO Library 3 adatfájl beállítása). Intézmény neve, amely a szoftvert használja (azonos a jogszerű felhasználóval), a Tulajdonos név, amely kisebb intézmények esetében ugyanaz, mint az Intézmény, egyéb esetben a felhasználó (XY) neve, aki az adott gépen, de elkülönítve a szoftvert használja. Ezek az információk az adatbázis táblázatait azonosítják, ha a későbbiekben több adatbázist egyesítenének egy nagyobb adatbázisban.

AUTOMATIKUS KITÖLTÉS / STÍLUS / SZERKESZTÉS oldal Automatikus kitöltés: Az egyes rekordok automatikusan kitöltött azonosítót kell itt megadni. Az „Adatbázis” és a „Könyvtár” azonosítóit kötelező kitölteni, az itt megadott, leggyakrabban használt azonosítókat a szoftver új adatfelvételkor beírja az adat első mentésekor, ezért azokat nem kell kitölteni. Az azonosítókat a „Listaelemek, fő rendszerazonosítók” űrlapon lehet rögzíteni, módosítani és törölni. MEGJEGYZÉS: Ha több adatbázissal dolgozunk, akkor az adatfájlok, illetve a felhasználói fájl átcsatolása után le kell ellenőrizni, hogy ezek az azonosítók helyesen legyenek beállítva, mivel ezeket az azonosítók a szoftver az adatfájlban minden egyes adathoz rögzíti, de az alapértelmezések beállításait a szoftver a felhasználói fájlban tárolja a DEPO Library 3 és 4-es változatban. Stílusbeállítás alkalmazása: A „Publikáció/Részlet adatlap nyitásakor” és a „Jegyzet adatlap nyitásakor” az adatfelvételi varázsló alapbeállítását lehet itt megadni. Az itt beállított szisztémában haladunk végig az adatfelvételi űrlap oldalain az „Előző / Következő” kapcsolók használatával. Elmentett: a varázslóban lementett oldalakra fog navigálni a szoftver. 44

Összes kartonfül: az összes lementett oldalra fog navigálni a szoftver. Adatok vizsgálata: csak azokra az oldalakra fog navigálni a szoftver, amelyeken legalább egy mezőt kitöltöttünk az előző adatfelvétel során.

Szerkesztés: „Adatok közötti lépegetésre, adat nyitásakor adat legyen lezárva, feloldás kattintással” mező: ha ezt a funkciót bekapcsoljuk, akkor űrlapok megnyitásakor nem lehet módosítani az adatot, a szerkesztéshez az űrlap alján lévő „Feloldás” kapcsolóra kell kattintani, vagy az űrlap bal felső sarkán lévő „Adat lezárva” feliratra kétszer kell kattintani. „Publikáció adat bezárásakor kérdezze meg, hogy akarunk-e adathordozó adatot menteni, ha még nincs hozzá adathordozó (leltározás) adat mentve” mező: Ha ezt a funkciót bekapcsoljuk, akkor a szoftver minden alkalommal megvizsgálja, amikor az adatot bezárjuk, hogy leltározva van-e a dokumentum. Könyvtár esetében ezt javasoljuk bekapcsolni.

HIVATKOZÁS / LELTÁRI SZÁM oldal Hivatkozási formátum: Az „Alapértelmezett publikáció hivatkozási formátum” mezőben megadhatjuk, hogy az egyes kiadványok és analitika adatok mentésekor melyik hivatkozás formátumot készítse el a szoftver automatikusan. Az „Adatfelvétel során automatikus hivatkozáskészítés” bekapcsolása esetén a szoftver az egyes űrlap oldalak között adatmódosításra és mentéskor elkészíti a hivatkozást, kikapcsolás esetén nem. Ha ez a funkció nincs bekapcsolva, akkor is el lehet végeztetni utólag a hivatkozások elkészítését a lekérdezett adatokra vagy az egész adatbázisra. A „Katalógus cédula hivatkozása” mezőben megadhatjuk, hogy a katalógus cédula melyik hivatkozást jelenítse meg nyomtatásban. A „Hivatkozási formátum beállítása” kapcsolóra kattintva a hivatkozások szerkesztése űrlap jelenik meg. A „Hivatkozások aktualizálása” kapcsolóra kattintva az egész adatbázisra el lehet készíteni a hivatkozásokat. Leltári szám: Itt lehet beállítani, hogy milyen vizsgálatokat végezzen el a szoftver a leltári szám kiadásakor.

KÖLCSÖNZÉS oldal Ezen az oldalon a könyvtári kölcsönzés alap adatait, és ellenőrzéseit állíthatjuk be. Megadhatjuk, hogy milyen hosszú idő legyen a kölcsönzés ideje, a napi késedelmi díj, a kölcsönözhető könyvek száma, és az olvasójegy érvényességének időtartama. Három jelölőnégyzet áll rendelkezésünkre, hogy igénybe vegyük a program ellenőrző funkcióit: ha bejelöljük a „Beiratkozás”-t, akkor a program nem enged kölcsönözni, amíg az olvasó be nem iratkozott, vagy lejárt az olvasójegye. A „Késedelem és késedelmi díj” bejelölésével elérhetjük, hogy ne kölcsönözhessenek az olvasók, ha késésben vannak vagy tartoznak. A „Kölcsönzött könyvek számának” bejelölése után a program figyelmeztet, ha egy olvasó többet akar kölcsönözni a megengedettnél. A „Kölcsönzés működésé”-nél dönthetünk, hogy billentyűzetről vagy vonalkódolvasóról akarjuk-e használni a kölcsönzést. Az „Olvasójegy leltári szám”-nál választhatunk, hogy az olvasójegy száma milyen rendszer szerint növekedjen: ha az „Azonos a gépi azonosítóval, 'Azonosító' vagy 'Olvasó ID'-néven”-t választjuk, akkor az olvasójegy száma meg fog egyezni az „Olvasó ID”-vel (ez tulajdonképpen az Azonosító szám az olvasó adatainál), ha az olvasójegy száma melletti kis egyenlőségjelre kattintunk az új olvasó adatainak felvételénél. Ha a növelés eggyel-t választjuk, akkor a program megkeresi a legnagyobb olvasójegy 45

számát, és hozzáad egyet, ha az új olvasó adatainak felvételekor az olvasójegy száma melletti plusz jelre kattintunk. CÍMLISTA oldal „Ez az ország név ne jelenjen meg a listában”: Az olvasók adataiban rögzített ország nevek közül az itt megadott ország név nem kerül nyomtatásra az adott olvasónak nyomtatott borítékra (például, ha a „HUNGARY” van beállítva, akkor ezt egyetlen olvasónak címzett levélre sem nyomtatja rá a szoftver). Ha a mező üres, akkor minden ország név nyomtatásra kerül. A „Saját cím” mezőben a borítékra kerülő saját címzést lehet megadni. A „Levelezési címek beállítása” kapcsolóra kattintva azt lehet beállítani, hogy a címlistában rögzített olyan olvasók esetében, akik több intézményhez is hozzá vannak rendelve, általános beállításként melyik címet tekintse a szoftver levelezési címnek boríték és egyéb postai nyomtatvány nyomtatásakor.

ELŐZMÉNYEK oldal Ezen az oldalon beállíthatjuk, hogy mentse-e a szoftver az egyes adatok megnyitásának idejét, meddig tárolja, milyen gyakoriságot jelenítsen meg a előzmények listáiban, és itt lehet törölni az összes előzmény adatot.

MEGVÁLTOZOTT FÁJL ÚTVONALAK CSERÉJE Ha az adatbázisban eltárolt fájl elérési útvonalhoz képest a fájl útvonal megváltozik, akkor az „Elérési útvonal hiba” űrlap megnyitásával lehet korrigálni hibát. Az űrlap segítségével az alábbi megoldások lehetségesek: 1.) Hiányzó fájl útvonalának keresése, tallózás Egyszerű keresés a tallózás kapcsoló segítségével, az OK kapcsolóra kattintással a program kicseréli az útvonalat és a fájlnevet is a kiválasztás után adatbázisban. A módosítás a média adat mentése után lesz végleges. 2.) Lemez betűjel változtatás az újonnan megadott betűjelre A szoftver lehetővé teszi a meghajtó betűjel cseréjét a kiválasztott adatra, vagy akár az egész adatbázisra vonatkozóan. Csak a „ :\ ” jelek előtti karakter változik. Az adat mentése automatikusan megtörténik.

ÚJ ADAT LÉTREHOZÁSA ŰRLAP, ŰRLAP MEGNYITÁSA Új publikáció dokumentum, címlista, jegyzet adat készítése: Új adatot a program FÁJL menüjének „Új adat…” menüpontját választva, vagy az „Adatok lekérdezése” indító képernyő „Új adat létrehozása…” kapcsolójára kattintva készíthet. Mindkét esetben megjelenik egy űrlap, amelyen kiválasztható a dokumentum típusa. Új adat létrehozása űrlap használata: Új adat készítéséhez válassza ki a listából a tervezet adat vagy dokumentum típust. Ha az első négy dokumentum típus közül választ, akkor a Publikáció űrlapon a dokumentum típus szerint állítja be a program az űrlap mezőit, segédűrlapjait. A program megjegyzi a választást, a következő alkalommal a legutoljára beállított típust fogja felajánlani.

"LISTAELEMEK - FŐ RENDSZERAZONOSÍTÓK" ŰRLAP HASZNÁLATA A legtöbb listás mező úgy működik, hogy ha egyszer beleírunk valamit, az automatikusan bekerül a listába és legközelebb már csak ki kel választani a listaelemet Az ilyen listák használata egyszerű, és nem igényel egyéb ismereteket.

46

A mezők egy részének listái nem automatikusan töltődnek azáltal, hogy beleírunk a mezőkbe, hanem először definiálnunk kell az új listaelemeket, és csak azután tudjuk alkalmazni őket. A CTRL+SHIFT+F10 billentyű megnyomásával hozhatjuk be az új listaelem definiálására szolgáló ablakot, vagy úgy, ha a mező mellett egy kis, fektetett téglalap alakú kapcsoló van, akkor erre is rákattinthatunk. Előre kell definiálni a mező listaelemeit, ha a mező neve alá van húzva vagy mellette egy kis, fektetett téglalap alakú kapcsoló látható vagy a szöveg beírása után üzenet jelenik meg a listaelem rögzítésével kapcsolatban.

"Listaelemek - Fő rendszerazonosítók" űrlap használata: (Listaelemek felvétele, cseréje, törlése) A megjelenő ablakban válaszuk ki a Lista/Mező neve listában a bővíteni/módosítani kívánt listát, majd Listaelem mező üres sorába írjuk be a kívánt listaelemet, majd kattintsunk az Új kapcsolóra. Ha ezt elmulasztjuk, akkor a program nem menti el az újonnan beírt listaelemet. A Csere kapcsolóval azt a listaelemet tudjuk módosítani, amely a Listaelem listában ki van jelölve. A Törlés kapcsolóval törölni tudjuk a listában kijelölt elemet. A csere művelet megváltoztatja az adatokhoz korábban a lista alapján rögzített mezőtartalmakat! FIGYELEM: A csere az adatbázisban a kiválasztott listaelemet a megadott módon cseréli. Figyelmetlen, nem várt eredménnyel záruló változtatás lényegében adatvesztést eredményezhet, ezért csak abban az esetben szabad a módosítást végrehajtani, ha az adatokról készült másolat és a változtatás bizonyosan a megfelelő értékre történik. Az Ok kapcsolóval zárjuk be az ablakot. Visszatérve az adott adatfelvételi űrlap mező listájában már szerepelnie kell az újonnan felvett listaelemnek. Ha lassú frissülés miatt mégsem szerepel, frissítsük a listát az F9 billentyű lenyomásával. Ha ekkor sem szerepel a felvett listaelem a listában, akkor ellenőrizzük, hogy valóban helyesen vettük-e fel.

MEGJEGYZÉS: A listás mezők egy részénél célszerű strukturáltan megadni a megnevezést, a nagyobb egységtől a kisebb felé haladva, a tagokat kettősponttal elválasztva, pl.: a „Publikáció megnevezése” mezőben „könyv: lexikon” vagy: „zenemű: dal”. Ez biztosítja, hogy nagyobb (pl: könyv), és kisebb (pl.: lexikon) egységek alapján is kereshetünk majd.

ÖSSZETETT LEKÉRDEZÉSBEN ÚJ SZŰRŐ KÉSZÍTÉSE Az "Összetett lekérdezés szerkesztése" ablakban úgy hozhatunk létre új szűrőt, hogy az Új szűrő kapcsolóra kattintunk, majd a megjelenő „Új szűrő létrehozása” ablakban kiválasztunk egy lekérdezés típust a "Kategória" listából, és a kategória szerint megjelenő lekérdezés listából egy konkrét lekérdezést, amelyen az új lekérdezés alapulni fog, és megadjuk az új szűrő nevét. Ha ezután az Új kapcsolóra kattintunk, ezzel létrehoztunk egy új szűrőt. Egymás után több szűrőt is menthetünk. Ha egyelőre nem akarunk több új szűrőt létrehozni vagy befejeztük, akkor kattintsunk a Mégsem (Kilépés) kapcsolóra.

47

Fontos tudnivalók – Hasznos funkciók A MEZŐ SZÉLESSÉGÉNEK MÓDOSÍTÁSA LEKÉRDEZÉSBEN Előfordulhat, hogy a lekérdezésben nem látjuk a mező teljes tartalmát, mert túlnyúlik a mező szélességén. A mező szélességének módosítása úgy történik, hogy az ESZKÖZÖK menüből a Mező szélesség módosítása parancsot kell kiválasztani, és a feljövő ablakban a megfelelő mező mm-ben megadott értékét növelni kell. Ha valamelyik mezőt egyáltalán nem szeretnénk látni a lekérdezésben, akkor úgy rejthetjük el, hogy értékét 0-ra állítjuk. A beállítás során az Alkalmaz kapcsolóra kattintva nézhetjük meg a beállítás eredményét az űrlapról való kilépés nélkül.

ADAT LÉTREHOZÁSÁNAK DÁTUMA ÉS A LEGUTOLSÓ MÓDOSÍTÁS DÁTUMA Az adatfelvételi űrlapok bal alsó sarkában, az alsó kapcsoló sortól balra található két címke nélküli kék mező. A felső az "Adat létrehozásának dátuma" mező, amely az adat első mentésének dátumát jeleníti meg. Az alsó a "Legutolsó módosítás dátuma" mező, adatfelvételkor és minden módosítás alkalmával az aktuális időpontot rögzíti.

ADATBEVITELI STÍLUS, VARÁZSLÓ Adatbeviteli stílus Ha az egyes adatbeviteli lapokon található oldalaknak csak egy részével kívánunk foglalkozni, adatbeviteli stílust hozhatunk létre (ha az előre elkészítettek nem megfelelőek). Az adatbeviteli stílus beállításával elérhetjük, hogy csak az általunk meghatározott adattípusokat (=oldalakat) kínálja fel kitöltésre a szoftver. Stílusbeállítás és a beállítás mentése az adatbeviteli lapon Az adatbeviteli űrlapok jobb oldalán, egymás alatt az űrlapon található oldalak neve látható, mellettük egyegy jelölőnégyzet. A jelölőnégyzetek bejelölésével, majd az űrlap „További lehetőségek” listájából a „Varázsló beállításainak mentése” pontot kell kiválasztani a stílusbeállítás mentésére. Stílusbeállítás alkalmazása adatbeviteli lapon A „Stílus” kapcsolók közüli kiválasztással (az adatbeviteli űrlap jobb alsó sarkában) vagy a varázsló tetején (az űrlap jobb felső sarkában) olvasható tájékoztató szövegre való lassú, egyszeri kattintásokkal lehet a stílusbeállítást alkalmazni. A szöveg színe változik a három fő típus alkalmazásakor. Az stílus kiválasztás alkalmazza a stílusbeállítást, az előválasztó kapcsolóra való kétszer kattintás ismét aktualizálja a kiválasztott stílust abban az esetben, ha a legutolsó beállítás óta valamelyik jelölőnégyzet állapotát átállítottuk volna. Választható adatbeviteli stílusok A „Stílus” választó hatféle beállítást tesz lehetővé: 1.) Elmentett: A program aktualizálja a legutoljára mentett beállítást (csak a legutolsó mentéskor jelölt négyzetek kerülnek ismét kijelölésre) 2.) Összes: A program az összes adattípust felkínálja adatfelvételre (az összes jelölőnégyzet jelölve lesz) 3.) Kitöltött adat: A program megvizsgálja, hogy az aktuális adathoz mely adattípusokhoz van adat felvéve, tehát abban az esetben, ha valamelyik oldalon, legalább egy mező ki van kitöltve, akkor az adattípusnak (oldalnak) megfelelő jelölőnégyzetet a program bejelöli. 4.) Audiovizuális: audiovizuális anyagokhoz általában szükséges oldalak 5.) CD-Rom: CD-ROM-okhoz, multimédiához általában szükséges oldalak 48

6.) Fotó-digitális kép: Fotó-digitális képekhez általában szükséges oldalak

ADATMENTÉS ADATFELVÉTEL KÖZBEN Az adatbevitel során nem kell külön menteni a felvett adatot, mert az adatbevitel folyamatában a segédűrlapokra való rálépéskor vagy bármely lista frissítésekor és legvégül az adatbeviteli ablak zárásakor a program automatikusan ment. Figyelem! Ez azt jelenti, hogy ha nézegetés céljából megnyitunk egy adatot, és az nincs lezárva, akkor nem szabad figyelmetlenül kattintgatni, listákból listaelemet kiválasztani, mert ha véletlenül átírjuk az adatot, akkor a módosítás elmentődhet nézegetés közben akkor is, ha a Mégsem kapcsolóval lépünk ki.

ADATOK EXPORTÁLÁSA A lekérdezés eredményét kiexportálhatjuk különböző fájltípusokba, ha az ESZTKÖZÖK menü Lista exportálása parancsát választjuk. A párbeszéd ablakban választhatunk fájltípust. Ha szövegszerkesztőben akarjuk megnyitni a kiexportált lekérdezést, akkor Rich Text Formátum-ban kell elmenteni.

BIZTONSÁGI MÁSOLAT KÉSZÍTÉSE A program indulásakor, bezárásakor és munka közben is lehetőség van az adatfájlokról (pl. adat fáj, felhasználó fáj) másolatot készíteni. Beállítások: Az indító képernyő alján elhelyezkedő Biztonsági másolat készítése kapcsolóra kattintva megjelenik a funkció űrlapja. Az űrlap tetején megjelenik az aktuális adatbázis fájljainak helye és neve. Beállíthatjuk a "Másolat belépéskor" mezőben, hogy a program induláskor készítsen-e másolatot a fájlokról. Ugyanígy beállítható a "Másolat kilépéskor" mezőben, hogy a program bezárásakor készüljön-e másolat, a program rákérdezzen-e vagy automatikusan végezze el a másolást. A "Cél fájl neve" mező megmutatja, hogy milyen formátumú lesz a cél fájl. Az új fájlnév tartalmazhatja a mentés dátumát, idejét, az eredeti fájlnevet és más egyedi azonosítót is. A "Másolat cél könyvtára" mezőbe egy útvonal hivatkozást kell beírni, vagy megkeresni a Cél könyvtár keresése és fájlok másolása kapcsoló segítségével. Az útvonalnak tartalmaznia kell a meghajtó jelét, valós könyvtárnevet, és a végét le kell zárni a minta szerint, pl.: "D:\depo_biztonsági_másolat\". Ha a mező nincs kitöltve, vagy érvételen könyvtárnevet tartalmaz, akkor a program nem tudja elvégezni a másolást. Célszerű olyan eszközt és könyvtárstruktúrát megadni, amely nem változik. A Cél könyvtár keresése és fájlok másolása kapcsoló segítségével munka közben másolatot készíthetünk a fájlokról és beállíthatjuk a kiválasztott könyvtárat alapértelmezett útvonalnak mentéshez. Ha a Beállítások mentése kapcsolóra kattintunk, akkor a kiválasztott könyvtár nevét és az indulási/kilépési műveletek beállításait menti a program, de az OK kapcsolóra kattintva is megkérdezi a program a beállítások mentését. Ha a pillanatnyilag kiválasztott mentési könyvtárat csak az aktuálishoz mentéshez használtuk, akkor kilépéskor ne mentsük el a beállítást. A funkció működésének sajátosságai: - Ha a munka hálózatban folyik, és minden gépen belépéskor/kilépéskor szeretnénk másolatot készíteni az adatbázisról, akkor minden gépen be kell állítani a másolás funkciót. - A program a biztonsági másolatot csak akkor tudja induláskor, munka közben, illetve a program bezárásakor elvégezni, ha csak egy felhasználó használja az adatbázist. Ha a munka hálózatban folyik folyamatosan, akkor az első belépő és az utolsó kilépő tudja a mentést elvégezni, illetve ha mindenki kilép, akkor az utolsó felhasználó munka közben is tud biztonsági másolatot készíteni. - Ha megváltozott vagy megszűnt időközben a beállított útvonal, akkor a program üzenetet küld a hibás útvonallal kapcsolatban.

49

-

A másolat fájl a nevében tartalmazza a másolás dátumát és időpontját, ezeket az adatokat a rendszeridő alapján állítja be a program, ezért fontos, hogy a gép rendszerideje helyesen legyen beállítva.

Adatbázis visszaállítása biztonsági másolatból: A másolt fájlokat nevezzük át az eredeti adatbázis névre, és másoljuk vissza a program munkakönyvtáraiba, amelyeket az "Aktuális ADATBÁZIS helye" mezőiben látunk.

BIZTONSÁGI MENTÉS Az adatokról rendszeresen, kisebb adatbázis esetén hetente, sok adat esetén naponta készítsünk biztonsági mentést a gépre, vagy külső eszközre. Kapcsoljuk be a biztonsági mentés funkciót! A korábbi biztonsági mentéseket ne írjuk fölül, mindig újat készítsünk. Így az adatokkal való meggondolatlan műveletek végzése esetén sem veszítünk adatokat. A telepített állományok közül a „DLdat400.mdb” és a „DLltf400.mdb” állomány tartalmazza a rögzített adatokat. Ezeknek az adatállományoknak az elhelyezése többféleképpen lehetséges, alapértelmezésben a „C:\Adatok\DEPOlib4” könyvtárban, vagy más könyvtárban. A program komponensei közül ezeket az állományokat kell biztonsági mentés céljából rendszeresen kimenteni a gépből. Az archiváló eszköz és archiválás költségeit bele kell építeni a gép(ek) árába és az adatfeldolgozás költségeibe, mert ugyanolyan elengedhetetlen követelmény, mint a gépen az operációs rendszer, vagy a szoftver, amellyel a munka folyik. Figyelem!  A munkának nincs értelme, ha az adatok elvesznek valamely nem várt esemény következtében.  Ilyen “nem várt” esemény lehet:  Saját hibából történő adatvesztés, mint például adatok véletlen kitörlése; olyan lekérdezés alkalmazása, amely az adatok módosításával jár és nem várt eredménnyel zárul  Az adatbázisok egyesítése során figyelmetlen beállításokból adódó, és az adatmódosítással kapcsolat műveletekből következő adatvesztés  A “Listák” figyelmetlen változtatásából adódó adatvesztés  Vírusfertőzés következtében történt adatvesztés  Internetről kezdeményezett rosszindulatú behatolás következményeként  Adatfájl meghibásodása  Hard diszk meghibásodása  NoteBook számítógép leejtése (egy mechanikailag teljesen tönkrement hard diskről az adatok helyreállításának költsége legalább egy évtizednyi folyamatos archiválás költségeivel egyenlő)  NoteBook számítógép ellopása Másolatot KELL készíteni az adatállományokról:  MINDEN újratelepítés előtt  Hálózatban folyó munka esetén naponta  Minden nagyobb mennyiségű adatfelvételi munka esetén NAPONTA  Két adatbázis egyesítése, vagy adatok más adatbázisból való beolvasása előtt  Sok adatot érintő “Keresés és csere” alkalmazása előtt  Olyan lekérdezés futtatása előtt, amely adatok módosításával vagy cseréjével jár  A “Listák” már kisebb arányú módosítása vagy törlése előtt is Archiválási stratégia:  A gépekről kerüljön le naponta, a szerverről hetente, de havonta mindenképpen külső eszközre, elvihető, csak olvasható véglegesen raktárba kerülő biztonsági másolat.  Az adatmentés soha sem legyen felülírása az előző mentésnek, hanem (számozott) újabb mentés az előző után.  Ha a munka hálózatban folyik és az adatállományok a központi szerveren vannak elhelyezve, naponta készüljön másolat a szerverre vagy külső archiváló berendezésre.  Abban az esetben, ha hálózatban folyik a munka, de az adatállományok a lokális gépen vannak, akkor is gondoskodni kell arról, hogy az adatokról meghatározott időközönként külső archiváló berendezésre 50

lementsék. Ez történhet közvetlenül a lokális gépről vagy két lépésben, először a szerver valamely könyvtárába, majd onnan külső berendezésre.  Abban az esetben, ha lokális gépen folyik a munka (asztali gép és NoteBook esetén különösen!), szintén ajánlott valamely külső archiváló berendezésre naponta másolatot készíteni.  Az adatokról készült biztonsági mentések adathordozóit lehetőleg másik helyen (épületben) célszerű tárolni, mint az adatfelvétel helye. Mivel az adathordozók könnyen deformálódó és gyúlékony anyagból készültek, ezért szállításuk közben és tárolási helyükön is fénytől óvva, hőszigetelt, elektromágneses hatástól védett, lehetőleg tűzálló tárolóeszközben kell tárolni. Megjegyzés: A biztonsági mentés költségei rendkívül alacsonyak. Bármekkora is a „hajtás”, a külső eszközre, legalább egy pendrive-ra történő manuális mentést hetente elvégezni csak pár perc időt vesz igénybe. Nagyon szomorú, amikor ennek a pár perces munkának a valódi értéke csak utólag bizonyosodik be.

DÁTUM ÉS IDŐ BEÍRÁSA Ha a Windows beállításaiban ponttal elválasztott dátumbeállítás szerepel, pl.: 2016.12.10, akkor a DEPO Library programban is ilyen formátumban kell beütni a dátumokat. Ha a Windows beállításaiban a kötőjeles forma van beállítva, pl.: 2016-12-10, akkor a programban is kötőjellel kell beírni a dátumot. Ugyanez vonatkozik az idő formátumára is.

EGY ADAT MÁSOLÁSA

FELVÉTELE

UTÁN

ÚJABB

ADAT

FELVÉTELE

-

ADAT

Ha végeztünk egy dokumentum adatainak begépelésével, akkor az adatbeviteli űrlap alján található Új adat kapcsoló megnyomásával hozunk létre új adatot. Tehát soha nem a már felvett adatot írjuk felül, mert akkor mindig csak egy adatunk lesz, és állandóan azt módosítjuk. Ténylegesen új adatot az „ÚJ ADAT” kapcsoló megnyomása után vehetünk csak fel. Az új adat létrehozásakor a program (a második adat felvételétől) felajánlja, hogy másolja-e az adatot. Alapértelmezésben mindig azt az adatot másolja a program, amelyiken állva (amelyik adatait éppen látjuk) az Új adat kapcsolóra kattintunk.

FUNKCIÓBILLENTYŰK A legfontosabb kapcsolók és mezők nevében található egy aláhúzott betű. Az ALT gomb és az aláhúzott betű együttes lenyomásának eredménye: Egy mező esetében: a kurzor belép a mezőbe Kapcsoló esetén: végrehajtja az utasítást. DEPO Library funkcióbillentyűi: Egyes funkció billentyűk vagy kombinációk nem minden Windows változatban használhatóak. Billentyűzet kombináció F3 F9 F10 CTR+1

Eredmény

Aktuális dátum beírása. Nem minden Windows változatban használható funkció. Lista frissítés / adatfelvételkor az aktuális rekord mentése is. Ha kiválasztott mező a felhasználó által módosítható listaelemeket tartalmaz, akkor a “Listák - Fő rendszerazonosítók” ablak megnyitását eredményezi a gomb megnyomása és a mezőnek megfelelő listára ugrik a kurzor. Az előző rekordról áthozza az aktuális mező tartalmát. Elsősorban segédűrlapokon használható funkció, de új adat létrehozása után akkor is

51

CTRL + SHIFT + F10 CTRL + SHIFT + F11 TAB SHIFT+TAB CTRL+TAB CTRL+SHIFT+TAB CTRL+C CTRL+X CTRL+V CTRL+Z

ESC

ALT+F4

használható bármely adatfelvételi űrlapon, ha az előző adat az aktuálisan szerkesztett rekord előtt vissza lapozható. “Listák - Fő rendszerazonosítók” ablak megnyitása. „Szoftver beállítások” ablak megnyitása. Mezők közötti mozgás: a következőre Mezők közötti mozgás: Az előzőzőre Kilépés segédűrlapról a fő adatlapra: a következő mezőre vagy egy másik segédűrlapra Kilépés segédűrlapról a fő adatlapra: az előző mezőre vagy egy másik segédűrlapra Kiválasztott szöveg másolása. Kiválasztott szöveg kivágása. Legutoljára lemásolt vagy kivágott szöveget beszúrja az aktuálisan kiválasztott helyre. Visszavonás (Undo) A visszavonás két színtű lehet, és helyzettől függ. Szöveg begépelése esetén először használva a billentyű kombinációt: legutolsó mezőbe írt szöveg visszavonása. Másodszor alkalmazva: összes módosítás visszavonása a legutoljára feldolgozott rekordban. Egyes űrlapokon, például segédűrlapokon mentés után: előző mentés vagy törlés visszavonása. VISSZAVONÁS (Undo). Adatfelvételi űrlapokon a visszavonás két színtű lehet, és helyzettől függ. Szöveg begépelése esetén először használva a billentyűt: legutolsó mezőbe írt szöveg visszavonása. Másodszor alkalmazva: összes módosítás visszavonása a legutoljára feldolgozott rekordban. MEGSZAKÍTÁS (escape, cancel). Párbeszéd ablakban, ha van olyan kapcsoló, amely ezzel a funkcióval bír. Ilyenkor az ESC gomb megnyomása után erre a funkcióra beállított kapcsolóra ugrik a kurzor, majd végrehajtja a kapcsolóhoz rendelt utasítást. A DEPO Library sok párbeszéd ablakában a MÉGSEM kapcsoló rendelkezik ilyen tulajdonsággal. Ilyenkor az ESC gomb megnyomása a legutolsó, nem mentett módosítások elvetésével és az ablak zárásával jár. Kilépés a DEPO Library-ből.

KATALÓGUS CÉDULA NYOMTATÁSA Katalógus cédulát a lekérdező felületen lekérdezett, a „Dokumentumok” és „Segédűrlapok adatai” kategóriából kiválasztott lekérdezés egy adatsorának kijelölése után nyomtathatunk. A lekérdezés futtatása után jelöljünk ki egy sort a lekérdezésből, majd kattintsunk a Nyomtatás kapcsolóra. Az „Adatok nyomtatása” párbeszédablakban választhatunk, hogy melyik nyomtatványt kívánjuk nyomtatni. Ha a közvetlen nyomtatást választjuk, akkor nem látjuk a nyomtatási képet, hanem rögtön kinyomtatjuk az információt.

KÉPERNYŐ FELBONTÁSA A DEPO Library teljes képernyős űrlapjai széles (16:9) arányúak, 1366x768 pixelre optimalizálva. Ha ennél nagyobb felbontású monitort, például FULL HD felbontású monitort használ, akkor javasoljuk, hogy állítsa be a Windows vezérlőpult KÉPERNYŐ beállításaiban az „egyéni méretezési szintet” 135% 140% közé (139%-ra is állítható). Ebben az esetben a program teljesen kitölti a képernyőt az űrlapokon ideális a betűk méretezése alapértelmezett betűméret beállítással is.

KÉPNÉZEGETŐ A „Képnézegető” megnyitásához a lekérdező felületen le kell kérdezni az adatokat, majd az egyik adatra (a lekérdezésben a megfelelő sorra) kattintás után a képnézegető kapcsolóra kell kattintani. 52

Ekkor megjelenik a képnézegető ablak, ahol négy egymás melletti bélyegképen látjuk az egy adathoz tartozó képeket. Ha egy adathoz négynél több kép tartozik, akkor a képek alatt jobb oldalon található piros nyilakkal jeleníthetjük meg a sorrendben következő négy képet. Ha egy másik adat képei akarjuk látni, akkor a képnézegető alatt, az „Adatok lekérdezése” oldal lapozóival, a lekérdezett adatok listája alatt elhelyezkedő, bal oldalon található piros nyilakkal léphetünk előre-hátra az adatok között. A lépegetés hatására a beállítások szerint frissülnek a képek. A „Beállítások” oldalon a képnézegető frissítésével illetve a megjelenítési sorrenddel kapcsolatban végezhetünk beállításokat. A beállítások megtétele után kattintsunk a Mentés/Frissítés kapcsolóra.

KÖTELEZŐEN KITÖLTENDŐ MEZŐK A programban csak a kék mezőnévvel jelölt mezőket kötelező kitölteni.

LELTÁRKÖNYV NYOMTATÁSA Leltárkönyvet a lekérdező felületen lekérdezett, a „Leltárkönyv nyomtatás” kategóriából kiválasztott lekérdezés egy adatsorának kijelölése után nyomtathatunk. A lekérdezés futtatása után jelöljünk ki egy sort a lekérdezésből, majd kattintsunk a Nyomtatás kapcsolóra. Az „Adatok nyomtatása” párbeszédablakban választhatunk, hogy melyik nyomtatványt kívánjuk nyomtatni. Ha a közvetlen nyomtatást választjuk, akkor nem látjuk a nyomtatási képet, hanem rögtön kinyomtatjuk az információt.

LISTAELEMEK MEGTEKINTÉSE A mezők többségének a végén egy kis négyzet alakú kapcsolót látunk, benne kis fekete háromszöggel: ha rákattintunk, megnézhetjük, hogy milyen listaelemek vannak a listában. A listából úgy választhatjuk ki a megfelelő listaelemet, hogy rákattintunk. A listaelemeket úgy is megnézhetjük, ha a mezőben állva az F4 billentyűt lenyomjuk. A le-föl nyilakat ábrázoló billentyűkkel kiválaszthatjuk a megfelelő listaelemet, és ha ENTER-t ütünk rá, akkor beíródik a mezőbe. A listák egy része üres az adatfelvétel kezdetén.

LISTÁS MEZŐK TÍPUSAI, HASZNÁLATUK A legtöbb listás mező úgy működik, hogy ha egyszer beleírunk valamit, az automatikusan bekerül a listába és legközelebb már csak ki kel választani a listaelemet Az ilyen listák használata egyszerű, és nem igényel egyéb ismereteket. A mezők egy részének listái nem automatikusan töltődnek azáltal, hogy beleírunk a mezőkbe, hanem először definiálnunk kell az új listaelemeket, és csak azután tudjuk alkalmazni őket. A CTRL+SHIFT+F10 billentyű megnyomásával hozhatjuk be az új listaelem definiálására szolgáló ablakot, vagy úgy, ha a mező mellett egy kis, fektetett téglalap alakú kapcsoló van, akkor erre is rákattinthatunk. Előre kell definiálni a mező listaelemeit, ha a mező neve alá van húzva vagy mellette egy kis, fektetett téglalap alakú kapcsoló látható vagy a szöveg beírása után üzenet jelenik meg a listaelem rögzítésével kapcsolatban. MEGJEGYZÉS:

53

A listás mezők egy részénél célszerű strukturáltan megadni a megnevezést, a nagyobb egységtől a kisebb felé haladva, a tagokat kettősponttal elválasztva, pl.: a „Publikáció megnevezése” mezőben „könyv: lexikon” vagy: „zenemű: dal”. Ez biztosítja, hogy nagyobb (pl: könyv), és kisebb (pl.: lexikon) egységek alapján is kereshetünk majd.

MEGJELENÍTHETŐ KÉPFORMÁTUMOK Rendezés megnevezés szerint: AutoCad 2D *.DXF Bővített metafájl *.EMF Computer Graphics Metafile *.CGM CorelDraw *.CDR Encapsulated PostScript *.EPS Eszközfüggetlen bitkép *.DIB GIF Image *.GIF Ikon *.ICO JPEG File Interchange Format *.JPG Kodak Photo CD *.PCD Macintosh PICT *.PICT Micrografx Designer/Draw *.DRW PC Paintbrush *.PCX Portable Network Graphics *.PNG Tagged Image Fájl *.TIF Targa *.TGA Windows bitkép *.BMP Windows metafájl *.WMF WordPerfect grafika *.WPG

Rendezés kiterjesztés szerint: BMP Windows bitkép CDR CorelDraw CGM Computer Graphics Metafile DIB Eszközfüggetlen bitkép DRW Micrografx Designer/Draw DXF AutoCad 2D EMF Bővített metafájl EPS Encapsulated PostScript GIF GIF Image ICO Ikon JPG JPEG File Interchange Format PCD Kodak Photo CD PCX PC Paintbrush PICT Macintosh PICT PNG Portable Network Graphics TGA Targa TIF Tagged Image Fájl WMF Windows metafájl WPG WordPerfect grafika

NAVIGÁLÁS A PROGRAMBAN A oldalak között a Következő lépés és az Előző lépés kapcsolókkal vagy az oldalak linkjeire való kattintással lehet navigálni. Minden kapcsolón van egy aláhúzott betű, ami az ALT gombbal együtt leütve ugyanazt eredményezi, mintha egérrel kattintanánk rá. A mezők között a TAB vagy az ENTER gombokkal lehet előre haladni, vagy úgy, hogy a megfelelő mezőbe belekattintunk az egérrel. A mezők között visszafelé a SHIFT és a TAB billentyűk együttes lenyomásával lehet lépkedni. Adatokat táblázatosan megjelenítő, segédűrlapokról a CTRL és a TAB billentyűk együttes lenyomására lehet kilépni (ezekben a mezőkben ugyanis a sor végén TAB billentyű megnyomására egy újabb sort nyitunk). Visszalépés: SHIFT+CTRL+TAB Ha egymás után több adatot veszünk fel, akkor a program bal alsó sarkában látszik, hogy összesen hány adatot vettünk fel egyhuzamban, és hogy hányadikon állunk. A fekete lapozó nyilakkal mozoghatunk az egyes adatok között előre-hátra. Itt nem az összes adatot látjuk, csak annyit, amennyi éppen meg van nyitva: amit egyhuzamban, az űrlapból való kilépés nélkül vettünk fel.

PUBLIKÁCIÓ ÉS ADATHORDOZÓ FOGALMAK A program használatának sikeres elsajátításához meg kell ismerkedni két fogalommal, mert ez elengedhetetlenül szükséges a program logikájának megértéséhez. Publikáció adatnak egy dokumentum „szellemi”, azaz változatlan (mondhatni örök) tulajdonságait nevezzük összefoglaló névvel, például szerző, cím, kiadási adatok. Ezek ugyanis változatlanok akkor is, ha az adott publikáció könyv vagy fénymásolat formában van, vagy mikrofilmen. Adathordozónak nevezzük azt a fizikai formát, ahogyan az adott dokumentum megjelenik, ez lehet könyv forma, vagy fénymásolat, vagy mikrofilm, és a fizikai jellemzők közé tartozik a leltári szám is. Tehát ha egy mű háromféle formában van egy könyvtár tulajdonában: eredeti könyv formában, fénymásolatban és mikrofilmen, akkor közösek a “szellemi” tulajdonságaik, hiszen mindháromnak ugyanaz a szerzője és a 54

címe is. Három eltérő adathordozó formában jelennek viszont meg, és ennek megfelelően három különböző leltári számmal. A Publikálás adatok adatlapon, tehát a dokumentum szellemi, azaz változatlan tulajdonságát fogjuk rögzíteni különböző oldalakon és különböző mezőkben. Ehhez a publikáció (vagyis szellemi, változatlan) részhez kapcsolunk aztán adathordozó adatokat (vagyis konkrét leltári számmal ellátott, fizikai valójukban megjelenő tárgyakat, pl.: könyveket, fénymásolatokat, mikrofilmeket). Ha a publikáció és adathordozó fogalmak világosak, és érthetőek, akkor már csak a program használatának technikai jellegű részét (mikor hova kell kattintani és hogyan lehet listaelemet felvenni, hogyan lehet kölcsönözni) kell elsajátítani.

SEGÉDŰRLAPOK HASZNÁLATA Néhány információt, például a sorozat vagy szerző adatokat az adatokat táblázatosan megjelenítő, segédűrlapokon írhatjuk be. Azért táblázatos, hogy egymás alá több sort is létrehozhassunk, hiszen előfordulhat, hogy egy könyv több sorozatba is tartozik vagy több szerzője van. A mezőket egymás után sorban töltsük ki, a mezők között a TAB billentyűvel vagy az egérrel mozoghatunk. Ha a sor végére értünk, a TAB billentyű lenyomásával újabb sort kezdhetünk (ha több sorozatnak is tagja az adott könyv). Ha mégsem akarunk kitölteni egy már megkezdett sort, akkor az ESC billentyű egyszeri vagy többszöri megnyomásával törölhetjük. Korábban létrehozott sort úgy törölhetünk, hogy kijelöljük az egész sort (a sor bal oldalán látható kis téglalapra kattintva), és a Del billentyűt lenyomjuk. A segédűrlapok táblázatának sajátossága, hogy a táblázat alján mindig egy üres sor áll, amelybe a következő adatot visszük fel.

SEGÍTSÉG SZERZÉS MÓDJAI RÖVID MEGJEGYZÉS (control tip text): A legegyszerűbb segítség kérés az egér mutató elhúzása és megállítása egy mező címkéje vagy egy kapcsoló felirata felett. Ebben az esetben egy bekeretezett szöveg jelenik meg az egér mutató mellett rövid tájékoztatóval a mező alkalmazásával, a kapcsoló funkciójával kapcsolatban. ÁLLAPOT SOR (status bar): Ugyanezt érjük el a mezőbe való belépéssel, vagy a kapcsoló megnyomásával úgy, hogy felengedés nélkül nyomva tartjuk, majd lassan lehúzva a kapcsoló felületéről, azon kívül elengedjük. Mindkét esetben amennyiben láthatóra van állítva, a képernyő legalsó sorában lévő állapot sorban kiírva megjelenik a rövidített segítség, amely a mezőbe beírandó adattartalmat vagy kapcsoló működését írja le. ŰRLAP SÚGÓ: A felső kapcsoló sorban, az űrlap menü sora alatti szürke sorban található az űrlap SÚGÓ kapcsolója. Piros alapon, sárga "S" betűvel kapcsoló, amely megnyitja az űrlap súgóját. Ha olyan lapon állunk, amelynek van menüje, akkor a „Súgó” menüből a „DEPO Library súgó” kiválasztása után a teljes súgó jelenik meg. KÉZIKÖNYV: Válassza ki a szoftver parancsikonjai közül a „Kézikönyv”-et. A kézikönyv legfrissebb változata letölthető innen: http://www.lomart.hu/library.html

SZÁMOK BEÍRÁSÁNÁL FONTOS Számok beírásánál fontos, hogy a nullát a nulla, és nem a nagy „O” (mint „Olga”), az egyet pedig az egyes, és nem az „l” (mint „ló”) billentyűkkel üssük. Olyan mezők esetében, amelyekbe csak számot lehet bevinni, hibaüzenet érkezik, a szöveg mezők esetében pedig a későbbiekben, a lekérdezések során a később mégis számmal történő feltétel megadás, lekérdezés nem fog találatot eredményezni. 55

UGRÁS A KÖVETKEZŐ OLDALRA Ha egy oldalon, például a „Szerzők” oldalon minden olyan mezőt kitöltöttünk, amit ki akartunk tölteni, akkor a Következő lépés kapcsolóra kattintva a következő oldal első mezőjére léphetünk.

56

Hibaüzenetek MINDEN KÖTELEZŐ MEZŐT KI KELL TÖLTENI MENTÉS ELŐTT! Ez a hibaüzenet akkor jelenik meg, ha egy vagy több kék mezőnevű mezőt nem töltöttünk ki. A kék mezőnevű mezőket kötelező kitölteni. Vagy töltsük ki őket, vagy (ha nem akarjuk felvenni az adatot) a Mégsem gombbal lépjünk ki az adatbeviteli lapból.

A … MEZŐT KÖTELEZŐ KITÖLTENI! Ez az üzenet elsősorban segédűrlapoknál szokott előfordulni. Akkor jeleneik meg, ha valamelyik mezőt nem töltöttük ki. Két lehetőség van: az ESC billentyű megnyomásával kilépünk a segédűrlap utolsó megkezdett sorából, vagy kitöltjük a már megkezdett sort. Ha már elkezdtük kitölteni az adatot, de mégsem akarjuk befejezni a sort, akkor kétszer kell az ESC gombot megnyomni.

A BEÍRT SZÖVEG NEM SZEREPEL A LISTÁBAN! Ez a hibaüzenet akkor jelenik meg, ha olyan mezőben, amelyben csak a listában szereplő elemek közül lehet választani, valami mást próbáltunk beírni. Üssünk az üzenetre OK-t. majd válasszunk valamit a listából. Ha az általunk használni kívánt elem nem szerepel a listában, akkor fel kell vennünk. Ha segédűrlapon fordul elő az üzenet, akkor előbb vagy válasszunk valami mást a listából, vagy nyomjuk meg az ESC gombot, különben nem tudunk új listaelemet felvenni. Az új listaelem felvételéhez nyomjuk meg az F10 gombot.

A MÓDOSÍTÁST NEM LEHETETT VÉGREHAJTANI, MERT TÖBB AZONOS ÉRTÉKET HOZNA LÉTRE INDEXBEN, ELSŐDLEGES KULCSBAN VAGY KAPCSOLATBAN… Ha ez a hibaüzenet jelenik meg, akkor azt a hibát követtük el segédűrlapon, hogy két sorba teljesen azonos adatot vettünk fel. Az egyik sort törölni kell. Üssünk OK-t az üzenetre, és a táblázat utolsó sorát töröljük az ESC billentyű lenyomásával!

A MEZŐHÖZ MEGADOTT ÉRTÉK ÉRVÉNYTELEN! Ez a hibaüzenet rendszerint akkor jön, ha pl.: dátum mezőbe nem megfelelő adatot (pl.: 2016.05.123) írtunk, vagy olyan mezőbe, amelybe csak számot lehetne beírni, betűt írtunk. Ha ezt az üzenetet kapjuk, üssünk rá OK-t, és írjuk át a mező tartalmát helyes formátumúra!

57

Telepítési útmutató DEPO LIBRARY 4 PROGRAM TELEPÍTÉSE A DEPO Library 4 program Windows 95/98, Windows SE/ME, Windows NT 4, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista és Windows 7-8-8.1-10 operációs rendszer alatt futtatható. A program MS Access 97 alkalmazás, de a futtatásához nem szükséges a MS Access 97 program. A program telepítője automatikusan telepíti a Microsoft Access 97 RUN TIME változatát. Újratelepítés esetén nagy figyelemmel kell eljárni és csak azokat a komponenseket szabad beállítani telepítésre, amelyek feltétlenül indokoltak, mert az adatfájlok újratelepítése esetén törlődhetnek a már használt adatfájlok és adatvesztés következhet be. FIGYELEM! Újratelepítés előtt az adatállományokról biztonsági másolatot kell készíteni! A telepítés során az adatfájlokat csak abban az esetben szabad telepíteni, ha új, üres adatbázissal kezdődik a munka. TELEPÍTÉS CD/DVD-RŐL: (A „D” meghajtójelet a megfelelő CD/DVD meghajtó betűjellel kell helyettesíteni.) A telepítés lépései: (Ha a telepítő nem indul el automatikusan) 1. Kattintson a tálca bal szélén lévő „Start” gombra. 2. Válassza ki a „Futtatás” parancsot. 3. A „Megnyitás” mezőbe gépelje be a következőt: „D:\setup.exe”, majd kattintson az „OK” kapcsolóra. 4. A megjelenő telepítő ablakában válassza az „Egyéni” kapcsolót és a program összes komponensét telepítse! TELEPÍTÉS LETÖLTÖTT ZIP FÁJLBÓL: 1. Töltse le a „DEPOlib_4-0.zip” állományt a saját számítógépre. A ZIP állomány neve változhat a verzió szám változása következtében. 2. Tömörítse ki a „DEPOlib_4-0.zip” állományból a „DEPOlib4” könyvtárat. 3. Ezután a „DEPOlib4” könyvtárból futtassa le a „setup.exe” állományt a program telepítéséhez. 4. A megjelenő telepítő ablakában válassza az „Egyéni” kapcsolót és a program összes komponensét telepítse! 5. Telepítés, a kompatibilitás beállítása, és az első szoftver indítás után lépjen ki a szoftverből. 6. Másolja a program könyvtárba az E-mailben kapott kiegészítő állományokat.

Előforduló hibaüzenet: Amennyiben az alábbi üzenet jelenik meg valamely fájllal (a példában szereplő wininet.dll helyett más fájl neve is szerepelhet) kapcsolatban a telepítés folyamán: „Setup could not write to the file ’C:\WINDOWS\SYSTEM\wininet.dll’. This file is currently being used by another application. Close any open applications.” akkor az „IGNORE” kapcsolóra kattintással folytassa a telepítést.

ÁLLÍTSA BE A KOMBATIBILITÁST A KOMPATIBILITÁST ÍGY TUDJA BEÁLLÍTANI: - kattintson a szoftver parancsikonján a jobboldali egérgombbal - kattintson a „Tulajdonságok” parancsra - válassza ki a megjelenő űrlapon a „kompatibilitás” oldalt / kartonfület WINDOWS XP - a „Kompatibilis üzemmód”-nál válasszon ki egy korábbi Windows változatot. - ha rendelkezésre áll, akkor jelölje be a „Futtatás rendszergazdai jogosultsággal” jelölőnégyzetet - mentse a módosításokat (Alkalmaz / OK) 58

WINDOWS VISTA / WINDOWS 7 használata esetén: - a „Kompatibilis üzemmód”-nál válassza ki a „Windows XP (SP2)”- vagy „Windows XP (SP3)” típust - ugyanezen az oldalon jelölje be a „Futtatás rendszergazdai jogosultsággal” jelölőnégyzetet - mentse a módosításokat (Alkalmaz / OK) WINDOWS 8 / 8.1 / 10 használata esetén: Ha a „Start menü”-ben jobboldali egérgombbal kattint a program ikonján, akkor a program parancsikonjához lehet ugrani a képernyő alján/menüben megjelenő egyik parancsikon/menüpont segítségével, és be lehet állítani a kompatibilitást az állomány adatlapján. -

a „Kompatibilis üzemmód”-nál válassza ki a „Windows XP (SP2)”- vagy „Windows XP (SP3)” típust ugyanezen az oldalon jelölje be a „Futtatás rendszergazdai jogosultsággal” jelölőnégyzetet mentse a módosításokat (Alkalmaz / OK)

WINDOWS BEÁLLÍTÁSOK: (különösen Windows 10 esetében kell pontosan így beállítani): A program helyes működéséhez a Windows „Vezérlőpult” „Területi” beállításai közül az alábbiakat így kell beállítani: 1. Nyelv: „Magyar” 2. Mértékrendszer: „Metrikus” 3. Tizedesjel: „,” (Vessző) 4. Listaelválasztó: „;” (Pontosvessző) 5. Idő formátum: „OO:pp:mm” (ne legyen üres hely a kettőspont és szám között) 6. Rövid dátumformátum: „éééé.HH.nn.” (ne legyen üres hely a pont és szám között)

A SZOFTVER INDÍTÁSA: Kattintsunk a Windows START gombra (a képernyő alján a tálcán), mutassunk a PROGRAMOK sorra, majd válasszuk a DEPO Library 4-et, azon belül pedig kattintsunk a DEPO Library 4-re.

SEGÉDLET A SZOFTVER HASZNÁLATÁHOZ: SÚGÓ: A szoftver használatához segítséget kap a program Súgó menüjének a „Súgó” menüpontjának kiválasztása vagy az egyes űrlapok bal felső sarkában lévő S betűre kattintás után megjelenő helyzet érzékeny súgója által. KÉZIKÖNYV: Válassza ki a szoftver parancsikonjai közül a „Kézikönyv”-et. A kézikönyv legfrissebb változata letölthető innen: http://www.lomart.hu/library.html

A PROGRAM VERZIÓSZÁMA A program verziószáma több részből állhat, például: DEPO Library 4.01 A 1. A tizedes pont előtt álló egész szám a program olyan jelentős módosítása esetén növekszik egy egész számmal, mint például újabb komponensek hozzáillesztése, a program működésének jelentős változtatása, arculatának változása. Ebben az esetben a program új dokumentációt kap. A program olyan mértékben módosul, hogy általában az előző változat adatait az új adattáblázatokba konvertálni kell. 2. A tizedes pont utáni tized érték kisebb módosításokat jelez, például újabb űrlapokat, lekérdezéseket, vagy jogszabály módosítás miatt kisebb változtatásokat. A program változásairól kiegészítő dokumentáció készül. A program módosítása nem biztos, hogy szükségessé teszi az adatok konvertálását. Lehetséges, hogy csak a program néhány komponensét kell felülírni. 3. A tizedes pont utáni század érték kisebb hibajavításokat jelez. A hibajavításról a súgóban, honlapon található tájékoztatás, és az előző változat dokumentációja érvényes. A program ilyen okból történő

59

módosítása nem biztos, hogy szükségessé teszi az adatok konvertálását. Lehetséges, hogy csak a program néhány komponensét kell felülírni. 4. Betű kiegészítés a program néhány kiegészítő szolgáltatására utalhat.

A PROGRAM FŐ KOMPONENSEI 1. DLdat400.mdb adatállomány, amely a rögzített adatokat, az adattáblázatokat tartalmazza, valamint a DLltf400.mdb adatállomány, amely a listákat tartalmazza és a táblázatok csatolva vannak a programfájlhoz. Az adatállományok elhelyezése többféleképpen lehetséges, alapértelmezésben az alapkönyvtárban, vagy más könyvtárban, de az utóbbi esetben a szoftver induláskor be kell állítani a csatolt adatbázis állományok helyes elérési útját. Lásd, „Ha megváltozott az adatfájl elérési útja” fejezetet. A program komponensei közül ezeket az állományokat kell biztonsági mentés céljából rendszeresen kimenteni a gépből. 2. DLini400.mdb állomány, amely a felhasználói beállításokat tartalmazza. Ennek a program állománynak célszerű a felhasználói (ügyfél oldal) gépen lenni, mert ebbe menti el a program futtatásával kapcsolatos saját beállításait. Helye alapértelmezésben az alapkönyvtárban. A program komponensei közül ezt az állományt is ajánlott biztonsági mentés céljából rendszeresen kimenteni a gépből. 3. DEPOLib4.mde állomány, amely a kódot, makrókat, jelentéseket és lekérdezéseket tartalmazza. Ennek a program állománynak célszerű a felhasználói (ügyfél oldal) gépen lenni. Helye alapértelmezésben az alapkönyvtárban. 4. DEPO4opc.mde állomány, amely a nyilvános katalógus program állománya. Helye alapértelmezésben az ügyfél gépen, az alapkönyvtárban. Ez a komponens a DEPO Library kiegészített, OPAC változatában található meg. 5. DEPO4kar.mde állomány, amellyel a nyilvános katalógus lekérdező felületének beállításait lehet menedzselni. Helye a rendszergazda által meghatározott, biztonságos könyvtárban. Ez a komponens a DEPO Library kiegészített, OPAC változatában található meg. 6. System.mdv munkacsoport fájl, amelynek használatát a következő „Munkacsoport fájl” fejezet írja le. A program munkacsoport információs beállításait tartalmazó system.mdw állomány alapértelmezésben az alapkönyvtárban található. 7. A „COMCTL32.OCX”, „COMCTL232.OCX”, „MSCAL.OCX”, „MSINET.OCX”, „RICHTX32.OCX” AktivX állományok, amelynek a Windows “System” könyvtárában kell lenniük. Az AktivX komponensek regisztrálása nélkül a program nem működik. A telepítés során ez a regisztrálás megtörténik. Az állományokról másolat a telepítő gyökér könyvtárában található.

MUNKA HÁLÓZATBAN, ADATFÁJL MEGOSZTÁSA A hálózati munkához szükséges az adatfájlt megosztani a hálózatban. A hálózati munka beállításának lépései: - Telepítsük fel a programot minden kliens gépre. - A program fő komponensei között megadott adatfájlt töröljük le minden gépen. - A program fő komponensei között az adatfájlként megadott állományt helyezzük el a szerveren. - A szervernek azt a könyvtárát, amelybe az adatfájl elhelyeztük, osszuk meg a hálózaton. Az egyes kliens gépeken a szerver megosztott könyvtárához rendeljünk hozzá egy meghajtó betűjelet, például „K:”. Az így megadott meghajtó a következő bejelentkezéskor is legyen elérhető. - Indítsuk el a programot minden gépen, és induláskor a hiányzó adatfájlt csatoljuk a beállított megosztott meghajtóról. A szerveren megosztott könyvtárhoz a felhasználóknak olvasási és írási jogot kell biztosítani a munkához. Javasoljuk szerverként olyan gépet kijelölni, amely valódi szerver funkcióval bír.

60

A program adat / felhasználói / system fájljainak útvonala a program elindítása után is módosítható az indító képernyő Eszközök menüjének „Adatfájlok útvonala” parancsával.

MUNKACSOPORT FÁJL A szoftver, mint MS Access alkalmazás az MS Access munkacsoport információs fájlban beállított jogok alapján használható, ennek megléte szükséges ahhoz, hogy az adatbázisba a felhasználó beléphessen, az adatokkal műveletet végezhessen. A program adattáblázatai, adatbeviteli űrlapjai, jelentések, makrók és kódok 5 szintű hozzáférési joggal kerültek beállításra. A programmal kapcsolatos elvégezhető műveletek függnek attól, hogy a rendszerben regisztrált felhasználók bírnak-e valamely objektum futtatásának jogával. Jogot úgy kap egy felhasználó a rendszerben való munkához, ha az 5 különböző hozzáférési szintű munkacsoport valamelyikébe a rendszergazda (Admin) besorolja. Az MS Access alapértelmezésű munkacsoport-információs fájl helyett, amely a c:\windows\system elérési úton található, a Szoftver saját információs fájllal rendelkezik, amelyet a rendszer számára regisztrálni kell. A Szoftver a saját munkacsoport információs fájlt az alapértelmezésű könyvtárba helyezi el, és automatikusan regisztrálja. Mivel a telepítő által telepített System.mdw állomány tartalmazza a program használatához szükséges munkacsoport neveket, ezért azokat nem kell beállítani. Megjegyzés: A munkacsoport nevek kódját csak a fejlesztő módosíthatja.

SZOFTVER HOZZÁFÉRÉS BEÁLLÍTÁSA 1. Ha a telepítés helyesen történt meg, akkor az alapértelmezésű rendszergazda (ADMIN) az Admin1Full csoportba került besorolásra a telepítés során, az adatbázissal a munka a programban engedélyezett legmagasabb szinten elkezdhető és ebben az esetben még nincs jelszavas védelem. 2. Az adatelérés jelszóval való védése ebben az esetben a rendszergazda (ADMIN) jelszavának megadása. Ezzel kapcsolatban lásd: „Jelszó megadása fejezetet) 3. Többfelhasználós környezetben felhasználókat kell adminisztrálni munkacsoport szintjük megadásával, és egyéni jelszavakat kell megadni. Az egyes felhasználó szintű korlátozásokat úgy lehet alkalmazni, hogy a rendszergazda szintű felhasználó az egyes névvel és személyi kóddal általa regisztrált felhasználókat besorolja a megadott csoportok egyikébe. -

-

-

Indítsuk el a programot és a „Rendszergazda” (ADMIN) névvel lépjünk be. Az „Eszközök” menü „Felhasználók és csoportok fiókjai…” parancs kiválasztása után megjelenik „Felhasználók és csoportok fiókjai” párbeszédablak. Ki kell választani a „felhasználó” listából egy nevet vagy az „Új” kapcsolóra kattintással meg kell adni egy újat. A „személyi kód”-al egy legalább 4 számból vagy betűből álló egyedi azonosítót kell megadni. A „Személyi kód” nem azonos a jelszóval. „Az elérhető csoportok” listából ki kell választani egy érvényes munkacsoport nevet, pl. „Admin1Full” és a „Hozzáadás” kapcsoló megnyomásával hozzá kell rendelni a felhasználót a csoporthoz.

Ezzel kapcsolatban lásd még: „Jelszó megadása fejezetet. Hibalehetőségek: 1. A szoftver futtatása üres, újonnan létrehozott MS Access munkacsoport fájl esetében hibaüzenettel jár, ha a programmal szállított munkacsoport fájl nem került regisztrálásra, vagy a system.mdw munkacsoport fájl törlődik. Ebben az esetben helyre kell állítani a system.mdw állományt. Ezzel kapcsolatban lásd: „Hiányzik a munkacsoport fájl fejezetet. 2. Ugyanez a helyzet áll elő abban az esetben, ha olyan munkacsoport fájllal folyik a munka, amely nem tartalmazza a szoftver munkacsoport neveit. A szoftver nem engedi belépni a felhasználót, aki ebben az esetben a rendszergazda (ADMIN). A programba való belépés előtt helyre kell állítani a Szoftver saját system.mdw állományát. Ezzel kapcsolatban lásd: „Ha nincs engedélye a program futtatásához” fejezetet.

61

3. Lehetetlenné teszi a belépést és adminisztrációt, ha a rendszergazda (ADMIN) nincs besorolva a legmagasabb munkacsoport kategóriába, az Admin1Full munkacsoportba. Ezzel kapcsolatban lásd: „Ha nincs engedélye a program futtatásához” fejezetet. Munkacsoport nevek: Munkacsoport név

Hozzáférési jogok:

Admin1Full .....................Listák hozzáadása, módosítása, törlése, és egyéb adatokkal minden művelet engedélyezve. Csatolt táblázatok rendszergazdája Admin2Add.....................Listák hozzáadása, de nem törölhet és módosíthat, egyéb adatokkal minden művelet engedélyezve WorkGroup1 ...................Listákat megnézheti, alkalmazhatja, de nem adhat újat hozzá, nem törölhet és módosíthat, egyéb adatokkal minden művelet engedélyezve WorkGroup2 ...................Listákat megnézheti, alkalmazhatja, de nem adhat újat hozzá, nem törölhet és módosíthat, egyéb adatot csak hozzáadhat, de nem törölhet és módosíthat WorkGroupGuest............Csak adat megtekintési jog.

Jelszó megadása A jelszó megadásának sajátosságai: 1. Mindig csak annak a felhasználónak lehet jelszavat adni, amelyik az aktuális felhasználó. 2. Addig nem lehet jelszavat megadni, amíg a rendszergazdának nincs jelszava. A program alapértelmezésben jelszó nélkül indul el, az érvényes felhasználó a „Rendszergazda”. Bármely más felhasználó számára a belépés jelszóval való korlátozása úgy történik, hogy: - Az „Eszközök” menüben, a „Felhasználók és csoportok fiókjai” párbeszédablak „Jelszó módosítása" kartonfülén megadjuk először a „Rendszergazda” jelszavát, majd létrehozunk egy felhasználói nevet az „Új” kapcsoló megnyomása után, - majd a program újraindítása után a létrehozott új néven lépünk be és ugyanitt megadjuk a jelszavát. Munka hálózatban A szoftver alapértelmezésben hálózati alkalmazás, így a szoftver használata közben bármikor lehetőség van az adatfájlokat több gép között megosztani.

ELŐFORDULÓ HIBAÜZENETEK Ha megváltozott az adatfájl elérési útja: Abban az esetben, ha a DLdat400.mdb vagy a DLini400.mdb.mdb adatfájl elérési útja megváltozik, a program hibaüzenettel leáll. Üzenet: „Az adatokat tartalmazó adatfájl nem található a megadott útvonalon!” Az OK kapcsoló megnyomása után, a megjelenő „Adatfájl hozzárendelés” ablakban meg lehet keresni a hiányzó DLdat400.mdb és a DLini400.mdb adatfájlt, majd a „Megnyitás” kapcsolóra való kattintás után a program csatolja az adattáblázatokat. Ezeknek az állományoknak elhelyezésére több lehetőség van, de ajánlott a DLdat400.mdb állományt a szerveren elhelyezni. Hibalehetőség: Az útvonalat csak az Admin1Full munkacsoportba sorolt felhasználó változtathatja meg. Abban az esetben, ha a felhasználó nincs besorolva az Admin1Full munkacsoportba, a program nem hajtja végre a műveletet.

Hiányzik a munkacsoport fájl: Abban az estben, ha a system.mdw munkacsoport fájl törlődik, akkor az alábbi hibaüzenet jelenik meg: Üzenet: „A(z) nem találta a következő fájlt: ’[útvonal]\system.mdw’. Ez a fájl szükséges az indításhoz.”

62

A hiányzó fájlt a szoftver telepítőjéből másoljuk be a megadott könyvtárba. A program munkacsoport információs beállításait tartalmazó eredeti system.mdw állomány a telepítő gyökérkönyvtárában található.

Ha nincs engedélye a program futtatásához: Ha a munkacsoport információs fájl nem került regisztrálása, vagy törlődött, vagy a felhasználó nincs besorolva egyik munkacsoport kategóriába sem, az alábbi hibaüzenet jelenhet meg: Üzenet: „Nincs engedélye a következő objektum használatához: ’[útvonal]\ DEPOLib4.mde’. Kérjen engedélyt a rendszergazdától vagy az objektumot létrehozó személytől.” 1. Ha a felhasználó a rendszergazda, akkor vagy nincs besorolva egyik munkacsoportba sem, vagy hiányoznak a munkacsoport bejegyzések. - A System.mdw munkacsoport információs fájlt másoljuk az alapértelmezésű könyvtárba a telepítőből. A program munkacsoport információs beállításait tartalmazó eredeti system.mdw állomány a telepítő gyökérkönyvtárában található. 2. Ha a felhasználó nem a rendszergazda, akkor a megadott névvel a felhasználó nincs besorolva egyik munkacsoportba sem, vagy nincs a felhasználó regisztrálva vagy rossz a megadott jelszó. - Indítsuk újra a programot és a „Rendszergazda” (ADMIN) névvel lépjünk be. - Az „Eszközök” menü „Felhasználók és csoportok fiókjai…” parancs kiválasztása után megjelenik „Felhasználók és csoportok fiókjai” párbeszédablak. - Ki kell választani a „felhasználó” listából egy nevet vagy az „Új” kapcsolóra kattintással meg kell adni egy újat. A „személyi kód”-al egy legalább 4 számból vagy betűből álló egyedi azonosítót kell megadni. A „Személyi kód” nem azonos a jelszóval. - „Az elérhető csoportok” listából ki kell választani egy érvényes munkacsoport nevet, pl. „Admin1Full” és a „Hozzáadás” kapcsoló megnyomásával hozzá kell rendelni a felhasználót a csoporthoz. - Ha a listában nem szerepel a szoftver egyik munkacsoport elnevezése sem, akkor az 1. pont szerint kell eljárni. Ezzel kapcsolatban lásd még: „Jelszó megadása fejezetet.

DEPO LIBRARY 4 PROGRAM ELTÁVOLÍTÁSA A szoftver törlését és komponenseinek végleges eltávolítását a Windows Vezérlőpult „Programok hozzáadása” paneljén tehetjük meg. NE TEGYE: Abban az esetben, ha csak egyszerűen törli az intéző törlés parancsával a szoftver könyvtárakban lévő állományokat, és a telepítő „Setup” könyvtárait, akkor a rendszerben változatlanul megmaradnak a szoftver regisztrációs bejegyzései és több komponense. Ezért a szoftver megfelelő eltávolítását az alábbi lépésekben hajtsa végre: 1. Indítsa el a Windows a „Vezérlőpult”-ját. 2. Nyissa meg a „Programok hozzáadása” vagy „Programok és szolgáltatások” párbeszéd ablakot. 3. Válassza ki a listából „DEPO Library 4” programot és távolítsa el a programot. FIGYELEM! Bizonyosodjon meg róla, hogy az adatfájlok valóban törölhetőek, mert a telepítő nem vizsgálja, hogy tartalmaz-e adatokat a „DLdat400.mdb” adatfájl. 4. A Windows elindítja a szoftver „Setup” programot. A megjelenő ablakban kattintson a „Remove All” kapcsolóra. A telepítő ezzel eltávolítja a szoftver program- és adatfájlokat. A művelet befejezése után indítsa újra a Windows-t.

A PROGRAM ÚJRATELEPÍTÉSE / ÁTTELEPÍTÉSE Ha újra telepítik a gépet, akkor az alábbiak szerint kell eljárni. 63

1. Ha törlik a gépet, előtte mentsék le az adatokat, ajánlott az egész program könyvtárat menteni. 2. Nézzék meg, hogy az adatfájlok az alapértelmezett helyen vannak-e vagy más helyre/meghajtóra telepítették. Így tudja ellenőrizni: Nyissa meg az ESZKÖZÖK menüből az „Adatfájlok útvonala” űrlapot. Az „Aktuális ADATBÁZIS” alatti zöld mezőkben kiírt „MDB” fájlokban vannak az adatok. Ezután a programot fel kell telepíteni a telepítő CD-ről vagy más telepítő segítségével arra a gépre, amelyen használni szeretnék, ugyanúgy, mint amikor megvásárolták és először telepítették. 1. Telepítse fel a szoftvert a telepítő CD-ről vagy töltse le a DEMO-t a Lomart Kiadó honlapjáról és telepítse fel. http://www.lomart.hu/lkszoftverekdemok.html 2. Másolják át a régi gépről a program könyvtárba *.mdb és *.mde kiterjesztésű fájlokat. Alapértelmezésben a program és az adatfájlok a „C:\adatok\ DEPOlib4” könyvtárban vannak, de más könyvtárba is telepíthették. 3. Állítsa be a kompatibilitást és az ajánlott Windows beállításokat.

KOMPATIBILITÁS BEÁLLÍTÁSA ÉS WINDOWS BEÁLLÍTÁSOK A KOMPATIBILITÁST ÍGY TUDJA BEÁLLÍTANI: - kattintson a szoftver parancsikonján a jobboldali egérgombbal - kattintson a „Tulajdonságok” parancsra - válassza ki a megjelenő űrlapon a „kompatibilitás” oldalt / kartonfület WINDOWS XP - a „Kompatibilis üzemmód”-nál válasszon ki egy korábbi Windows változatot. - ha rendelkezésre áll, akkor jelölje be a „Futtatás rendszergazdai jogosultsággal” jelölőnégyzetet - mentse a módosításokat (Alkalmaz / OK) WINDOWS VISTA / WINDOWS 7 használata esetén: - a „Kompatibilis üzemmód”-nál válassza ki a „Windows XP (SP2)”- vagy „Windows XP (SP3)” típust - ugyanezen az oldalon jelölje be a „Futtatás rendszergazdai jogosultsággal” jelölőnégyzetet - mentse a módosításokat (Alkalmaz / OK) WINDOWS 8 / 8.1 / 10 használata esetén: Ha a „Start menü”-ben jobboldali egérgombbal kattint a program ikonján, akkor a program parancsikonjához lehet ugrani a képernyő alján/menüben megjelenő egyik parancsikon/menüpont segítségével, és be lehet állítani a kompatibilitást az állomány adatlapján. -

a „Kompatibilis üzemmód”-nál válassza ki a „Windows XP (SP2)”- vagy „Windows XP (SP3)” típust ugyanezen az oldalon jelölje be a „Futtatás rendszergazdai jogosultsággal” jelölőnégyzetet mentse a módosításokat (Alkalmaz / OK)

WINDOWS BEÁLLÍTÁSOK: (különösen Windows 10 esetében kell pontosan így beállítani): A program helyes működéséhez a Windows „Vezérlőpult” „Területi” beállításai közül az alábbiakat így kell beállítani: 1. Nyelv: „Magyar” 2. Mértékrendszer: „Metrikus” 3. Tizedesjel: „,” (Vessző) 4. Listaelválasztó: „;” (Pontosvessző) 5. Idő formátum: „OO:pp:mm” (ne legyen üres hely a kettőspont és szám között) 6. Rövid dátumformátum: „éééé.HH.nn.” (ne legyen üres hely a pont és szám között)

64