Federale Overheidsdienst FINANCIEN

Federale Overheidsdienst FINANCIEN

Algemene offerteaanvraag

Bestek nr : S&L/AO/227/2009 Opening van de offertes : 10 september 2009 om 14u30

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR HET VERTALEN VAN DOCUMENTEN DIE WORDEN OPGESTELD DOOR VERSCHILLENDE DIENSTEN VAN DE FOD FINANCIEN.

INHOUDSTAFEL.

A. ALGEMENE BEPALINGEN. ............................................................................................. 3 1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT........................................................................... 3 2. DUUR VAN HET CONTRACT................................................................................................ 5 3. AANBESTEDENDE OVERHEID - BIJKOMENDE INFORMATIE. .................................................. 5 4. INFORMATIESESSIE .......................................................................................................... 5 5. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTES. .......................................................................... 5 6. LEIDENDE DIENST - LEIDEND AMBTENAAR. ......................................................................... 7 7. BESCHRIJVING VAN DE TE PRESTEREN DIENSTEN. .............................................................. 7 8. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT. ........................................................... 7 8.1. Wetgeving. .............................................................................................................. 7 8.2. Documenten betreffende de opdracht ..................................................................... 7 9. OFFERTES....................................................................................................................... 8 9.1. In de offerte te vermelden gegevens. ...................................................................... 8 9.2. Structuur van de offerte ........................................................................................... 9 9.3. Geldigheidsduur van de offerte...............................................................................10 10. PRIJZEN. ......................................................................................................................10 10.1. Prijzen. .................................................................................................................10 10.2. Prijsherziening......................................................................................................11 11. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER. .............................................................11 12. SELECTIECRITERIA - REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES - GUNNINGSCRITERIA...............11 12.1.Selectiecriteria.......................................................................................................11 12.1.1. Uitsluitingscriteria...........................................................................................11 12.1.2. Selectiecriteria m.b.t de capaciteit van de inschrijver. ....................................14 12.2. Regelmatigheid van de offertes. ...........................................................................14 12.3. Gunningscriteria. ..................................................................................................15 12.3.1. Lijst van de gunningscriteria...........................................................................15 12.3.2. Methode ter bepaling van de meest voordelige offerte ...................................15 12.3.3. Eindscore.......................................................................................................16 13. BORGTOCHT.................................................................................................................17 14. LEVERING VAN DE GEPRESTEERDE DIENSTEN. ................................................................18 14.1 Termijnen voor de levering van de vertaling ..........................................................18 14.2 Bezorgen van de documenten...............................................................................19 14.3. Vraag om aanvullende inlichtingen en de plicht tot samenwerking .......................19 14.4. Auteursrechten .....................................................................................................20 14.5. Vertrouwelijkheid ..................................................................................................20 15. UITVOERING VAN DE DIENSTEN. .....................................................................................20 15.1. Kwaliteit van de vertaling ......................................................................................20 15.2. Kwaliteitscontrole .................................................................................................21 16. INFORMATIE OVER HET VERANTWOORDELIJKE PERSONEEL, OVER DE VERTALERS EN DE ONDERAANNEMERS.............................................................................................................21 17. FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN. .................................................................22 18. GESCHILLEN.................................................................................................................23 19. BOETEN EN STRAFFEN. .................................................................................................23 19.1. Boete voor het niet-respecteren van de termijn ....................................................23 19.2 Straffen..................................................................................................................23 19.3. Bijkomende kosten ten gevolge van onvoldoende kwaliteit...................................23 B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ..................................................................................24 1. VOORSTELLING ..............................................................................................................24 2. ALGEMENE BESCHRIJVING VAN DE TE LEVEREN DIENST .....................................................24 BIJLAGE 1 : OFFERTEFORMULIER ...................................................................................26

2/28

Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Secretariaat en Logistiek Dienst Aankopen - Overheidsopdrachten North Galaxy – Toren B – 2e verd. Koning Albert II laan 33 – bus 961 1030 Brussel

BESTEK nr. S&L/AO/227/2009 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR HET VERTALEN VAN DOCUMENTEN DIE WORDEN OPGESTELD DOOR VERSCHILLENDE DIENSTEN VAN DE FOD FINANCIEN.

A. ALGEMENE BEPALINGEN. In toepassing van artikel 3, paragraaf 1, van het KB van 26 september 1996, wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van artikels 20 en 75 van de bijlage aan het KB van 26 september 1996 betreffende de boeten omwille van het belang dat de Federale Overheidsdienst Financiën toekent aan de kwaliteit van de vertaling van zijn documenten alsook omwille van de noodzaak erover te beschikken binnen de gewenste termijnen.

1. Voorwerp en aard van de opdracht. Deze opdracht heeft in hoofdzaak betrekking op het vertalen van documenten die worden opgesteld door verschillende diensten van de FOD Financiën. Deze documenten hebben hoofdzakelijk betrekking op overheidsopdrachten (bestekken, evaluatieverslagen, enz.) welke moeten worden vertaald uit het Frans in het Nederlands of uit het Nederlands in het Frans. Het betreft voornamelijk de vertaling van de technische, administratieve en juridische gedeelten van deze verschillende documenten. De behandelde onderwerpen kunnen sterk verschillen: opdrachten voor aanneming van leveringen en diensten (informatica, schoonmaak, meubilair, verhuizing, enz.). De klemtoon ligt evenwel op documenten van de Stafdienst ICT. Het is eveneens mogelijk dat er andere documenten moeten worden vertaald (presentaties, artikels, werkdocumenten, enz.). Deze documenten kunnen deels in het Frans en deels in het Nederlands zijn gesteld en respectievelijk in het Nederlands en het Frans moeten worden vertaald. Aanvullend heeft deze opdracht betrekking op: •

• •

het nazien van documenten, d.w.z. de herlezing en, in voorkomend geval, de omwerking van een reeds vertaalde tekst teneinde te garanderen dat de vertaling het origineel goed weergeeft; de wijziging van documenten, d.w.z. de vertaling en de invoeging van wijzigingen in een reeds vertaalde tekst; het herschrijven van documenten, d.w.z. de correctie en/of verbetering van een tekst, die opgesteld is in de gespecificeerde doeltaal.

Dit bestek legt de algemene voorwaarden vast, die van toepassing zijn op het plaatsen van bestellingen betreffende specifieke vertaalopdrachten. Deze opdrachten zullen worden uitgevoerd na ontvangst van bestelbonnen, die geregeld worden door de clausules van dit bestek. 3/28

Voor deze overheidsopdracht wordt gewerkt met bestelbonnen omdat er onzekerheid is over de hoeveelheid te vertalen documenten en over het tempo waarin aan de globale behoefte moet worden voldaan. Elk werk dat wordt aangeboden in het kader van deze opdracht, zal het voorwerp uitmaken van een specifieke bestelbon, uitgeschreven door de FOD Financiën. Deze bestelbon zal het uit te voeren werkvolume, de termijn waarbinnen dit dient uitgevoerd te worden en de vergoeding die hiervoor verschuldigd is, verder preciseren. De bestelbon zal eveneens alle specifieke instructies betreffende het formaat en de levering van het werk bevatten. Hiervoor wordt gekozen voor de procedure van de algemene offerteaanvraag. Dit is een opdracht volgens prijslijst (eenheidsprijs per te vertalen standaardpagina van 1.500 karakters, spaties niet inbegrepen (K.B. 8 januari 1996, art. 86). Varianten zijn niet toegestaan. Belangrijk Deze opdracht bestaat uit twee percelen. De FOD FINANCIEN wil, op basis van deze overheidsopdracht, zijn vertalingsverzoeken kunnen richten aan twee ondernemingen. De eerste onderneming wordt in de eerste plaats door de FOD FINANCIEN geraadpleegd. Als deze onderneming de documenten voorgelegd door de FOD FINANCIEN niet kan vertalen binnen de door deze laatste gewenste termijn, dan wordt het verzoek gericht aan een tweede vertaalfirma. Perceel 1 heeft als onderwerp de aanwijzing van de eerste onderneming, dat wil zeggen de onderneming die als eerste door de FOD FINANCIEN wordt geraadpleegd. Perceel 2 heeft als onderwerp de aanwijzing van de tweede onderneming, dat wil zeggen deze waarop de FOD FINANCIEN in de tweede plaats een beroep zal doen. De toewijzing van één van de twee percelen geeft de dienstverlener echter geen enkel recht op een monopolie. De FOD FINANCIEN behoudt het recht om zich tot andere ondernemingen te richten voor vertalingen. Rekening houdend met zijn ervaring gedurende de vorige jaren, schat de aanbestedende overheid het aantal te vertalen pagina’s op ongeveer 3000 pagina’s per jaar. Dit aantal bladzijden vormt geen verbintenis voor de FOD FINANCIEN. De FOD FINANCIEN verbindt zich ertoe om aan de dienstverlener van perceel 1 de vertaling te vragen van een minimum van 750 bladzijden per jaar. De aanbestedende overheid kan het aantal te vertalen bladzijden niet bepalen die aan de dienstverlener van perceel 2 zal worden gevraagd. Hij verbindt zich er echter toe, om minstens de vertaling van 250 bladzijden te vragen per jaar. De inschrijvers kunnen een offerte indienen voor de twee percelen of voor één van de twee percelen. De dienstverlener van perceel 1 zal niet de dienstverlener van perceel 2 kunnen zijn, dit om aan de FOD FINANCIEN de mogelijkheid te garanderen om zich in de tweede plaats tot een andere onderneming te richten dan deze die eerst geraadpleegd wordt. Aldus zal de offerte van de dienstverlener van perceel 1 als niet-ontvankelijk worden beschouwd voor perceel 2. De aanbestedende overheid behoudt zich eveneens het recht voor om slechts één perceel toe te kennen of geen enkel perceel, en om eventueel te beslissen dat het andere perceel het voorwerp zal uitmaken van een nieuwe opdracht, desnoods door een andere procedure te volgen. 4/28

2. Duur van het contract. Het contract zal aanvangen op de eerste dag die volgt op de datum van de notificatie ervan en wordt afgesloten voor de duur van drie jaar. Elke partij kan nochtans een einde stellen aan het contract aan het einde van het eerste of het tweede jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekend schrijven gebeurt: -

minstens (3) drie maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de aanbestedende overheid het contract verbreekt,

-

minstens (6) zes maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de dienstverlener het contract verbreekt.

In dit geval kan de partij die het opzeggen van het contract moet ondergaan, uit hoofde van deze opzegging geen schadevergoeding eisen.

3. Aanbestedende overheid - Bijkomende informatie. De aanbestedende overheid is de Belgische staat vertegenwoordigd door de Minister van Financiën. Bijkomende inlichtingen kunnen verkregen worden bij de Dienst AankopenOverheidsopdrachten, NORTH GALAXY, Toren B 02, Koning Albert II-laan, nr. 33, Bus 961, 1030 BRUSSEL, -

VAN OVERWAELLE Wendy OPDECAM Christine HOEBEECK Els LACROIX Isabelle

0257/68347 0257/63482 0257/92726 0257/63023

4. Informatiesessie Er is geen informatiesessie voorzien.

5. Indienen en openen van de offertes. De offertes worden door de inschrijver of zijn vertegenwoordiger ingediend: -

door ze op de openingszitting te overhandigen aan de voorzitter alvorens hij de zitting opent; door ze te overhandigen aan een ambtenaar van de dienst Aankopen-Overheidsopdrachten, ten laatste op de laatste werkdag vóór de opening van de offertes; via de post.

Elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, spoedbestelling, enz.) geschiedt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver. De offertes worden aanvaard voor zover de openingszitting van de offertes niet voor geopend verklaard is. Een te laat aangekomen offerte wordt echter wel in overweging genomen voor zover: -

de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet genotificeerd heeft aan de dienstverlener, 5/28

-

en dat de offerte per aangetekend schrijven neergelegd werd ten laatste vier kalenderdagen voorafgaand aan de vastgestelde datum voor ontvangst van de offertes.

De offerte wordt in drie exemplaren ingediend waarvan één origineel. Ze wordt in een gesloten omslag gestoken, voorzien van volgende twee vermeldingen: -

het besteknummer: S&L/AO/227/2009 de datum en het uur van de opening van de offertes: 10 september 2009 om 14u30

Deze omslag wordt in een tweede omslag gestoken met de volgende vermeldingen: -

in de linker bovenhoek: o o o

het woord « OFFERTE » ; het besteknummer: S&L/AO/227/2009 indien men de offerte per drager bezorgt de vermelding van de volgende gegevens van contactpersonen die instaan voor het in ontvangst nemen van de offertes:





-

VAN OVERWAELLE Wendy OPDECAM Christine HOEBEECK Els LACROIX Isabelle

0257/68347 0257/63482 0257/92726 0257/63023

op de voorziene plaats, het adres van de bestemmeling;

Wie zijn offerte per drager bezorgt, dient er rekening mee te houden dat het North Galaxy complex enkel toegankelijk is via de bezoekersingang op het gelijkvloers, aan de Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL en dit uitsluitend tijdens de kantooruren van 9u – 11u 45 en van 14u tot 16u. Indien de offerte per drager afgegeven wordt, zal er bij uitdrukkelijk verzoek, een ontvangstbewijs afgeleverd worden. Het is belangrijk te weten dat alleen dit ontvangstbewijs kan dienen als afgiftebewijs van de offerte. De inschrijver draagt de volledige verantwoordelijkheid omtrent de wijze van toezending en de ontvangst van zijn offerte binnen de gestelde termijnen. De offertes dienen verstuurd of neergelegd te worden op volgend adres: Federale Overheidsdienst FINANCIEN Stafdienst Secretariaat en Logistiek Dienst Aankopen-Overheidsopdrachten T.a.v. de heer Jean-Pierre DELANNOY, Directeur North Galaxy Toren B – 2e verdieping Koning Albert II laan 33, Bus 961 1030 BRUSSEL

Op 10 september 2009 om 14u30, zal in één van de vergaderzalen van het North Galaxy complex, toegankelijk via de bezoekersingang, Koning Albert II laan 33, te 1030 Brussel, in openbare zitting overgegaan worden tot de opening van de offertes ingediend voor deze opdracht (zonder mededeling van de prijzen).

6/28

6. Leidende dienst - leidend ambtenaar. De leidende dienst in de zin van artikelen 1 en 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden is de aanbestedende overheid. Enkel de leidende dienst is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. Leidende ambtenaar: Jeannine Kempeneers Tel.: 0257/67521 E-mail: [email protected]

7. Beschrijving van de te presteren diensten. De te presteren diensten zijn vermeld onder rubriek B “Technische voorschriften” van dit bestek.

8. Documenten van toepassing op de opdracht. 8.1. Wetgeving. -

-

-

-

-

-

De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S. van 22 januari 1994); Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken (B.S. van 26 januari 1996); Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage : algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (B.S. van 18 oktober 1996); Het koninklijk besluit van 14 oktober 1996 betreffende het voorafgaand toezicht en de overdracht van bevoegdheid inzake de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en inzake de toekenning van concessies voor openbare werken op federaal niveau (B.S. van 24 oktober 1996); Het koninklijk besluit van 29 januari 1997 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van sommige bepalingen van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en hun uitvoeringsmaatregelen (B.S. van 13 februari 1997); De algemene reglementering voor de arbeidsbescherming (ARAB); Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; De reglementering van de Europese Unie met betrekking tot overheidsopdrachten voor diensten welke in voege is op de dag van de opening van de offertes; de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn der werknemers bij de uitvoering van hun werk en de Codex over het welzijn op het werk.

8.2. Documenten betreffende de opdracht -

De in het Bulletin der Aanbestedingen of het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de overheidsopdrachten in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze overheidsopdracht, maken integraal deel uit van dit bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben. 7/28

-

Onderhavig bestek nr. S&L/AO/227 /2009. De door de dienstverlener goedgekeurde offerte.

9. Offertes. 9.1. In de offerte te vermelden gegevens. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver is verplicht het bij dit bestek gevoegde offerteformulier alsook de prijsinventarissen en de samenvattingen te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de conformiteit met het bij dit bestek gevoegde modellen te attesteren (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en het offerteformulier met inbegrip van de prijsinventaris worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver duidt de taal aan die hij kiest voor de interpretatie van het contract. Doet hij dit niet, dan wordt hij verondersteld hiervoor de taal waarin zijn offerte werd opgesteld te hebben gekozen. De inschrijvers moeten elk blad van hun offerte nummeren en paraferen. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte : -

-

De eenheidsprijs per te vertalen standaardpagina van 1500 karakters, spaties niet inbegrepen) (excl. BTW); het bedrag van de BTW; de eenheidsprijs per te vertalen standaardpagina van 1500 karakters, spaties niet inbegrepen (incl. BTW); de handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor Belgische inschrijvers); het registratienummer bij de RSZ; het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Postcheque of bij enige andere financiële instelling geopend heeft; de naam, de voornamen, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; alle elementen en documenten nodig voor de evaluatie van de offertes. BELANGRIJK

Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een authentieke akte of zijn handtekening toe (of een kopie van die akte), die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De gevolmachtigde kan eveneens het nummer van de bijlage aan het Belgisch Staatsblad waarin zijn volmacht is gepubliceerd, vermelden. 8/28

9.2. Structuur van de offerte De offerte van de inschrijver bestaat verplicht uit vijf afzonderlijke delen: Gedeelte A : “ Administratief gedeelte’’ Dit gedeelte bestaat uit de volgende elementen: I. Offerteformulier De inschrijver stelt in dit hoofdstuk de volgende stukken voor in de opgelegde volgorde: 1. Het offerteformulier; 2. Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een authentieke akte of zijn handtekening toe (of een kopie van die akte), die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De gevolmachtigde kan eveneens het nummer van de bijlage aan het Belgisch Staatsblad waarin zijn volmacht is gepubliceerd, vermelden. II. Documenten betreffende de selectiecriteria (Zie punt 12.1.2) De inschrijver stelt in dit hoofdstuk de volgende stukken voor in de opgelegde volgorde: 1. Documenten betreffende de selectiecriteria die toelaten de financiële en economische capaciteit van de inschrijver te evalueren. De verklaring omtrent de omzet betreffende de diensten waarnaar de opdracht verwijst, gerealiseerd in de loop van de drie laatste jaren. 2. Documenten betreffende de selectiecriteria die toelaten de technische capaciteit van de inschrijver te evalueren. (Zie punt 12.1.2.) 1. De lijst van de belangrijkste klanten; 2. De vermelding van diens dagelijkse vertaalcapaciteit; 3. De vermelding van het gemiddelde jaarlijkse personeelsbestand gedurende de laatste drie jaren; 4. Alle relevante inlichtingen betreffende de communicatiemiddelen. Gedeelte B : “ Financieel gedeelte’’ Dit deel omvat het prijsvoorstel van de inschrijver. Gedeelte C : “ Technisch gedeelte’’ Dit deel bevat in het bijzonder het dossier met de beschrijving van de werkmethode welke door de inschrijver wordt voorgesteld, rekening houdend met de verplichtingen die voortvloeien uit de technische voorschriften van het bestek, alsook modaliteiten van de samenwerking tussen de dienstverlener en de FOD Financiën in het kader van deze opdracht. Gedeelte D : “Test” Dit deel bevat de vertaalde documenten in het kader van de door de aanbestedende overheid opgelegde test.

9/28

Gedeelte E : Bijlagen In dit gedeelte voegt de inschrijver alle nuttige bijlagen en documenten toe die niet in de voorgaande delen werden vereist. 9.3. Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, ingaande de dag volgend op de datum van opening van de offertes.

10. Prijzen. 10.1. Prijzen. De prijsofferte moet per standaardpagina weergegeven worden zoals aangegeven in het offerteformulier dat als bijlage 1 gaat. Onder standaardpagina moet men verstaan een pagina tekst van 1500 karakters, spaties niet inbegrepen, in de brontaal. De inschrijver kan een verschillende prijs voorstellen voor de twee percelen. De prijs per pagina is dezelfde voor een vertaling uit het Nederlands in het Frans als voor een vertaling uit het Frans in het Nederlands. De prijs van de standaardpagina blijft van toepassing tot het einde van het contract. Hij dekt alle kosten die door de dienstverlener worden gemaakt voor de uitvoering van het contract, met daarbij, en op een niet-limitatieve manier, de onkosten betreffende het opnemen van de correcties die door de aanbestedende overheid worden aangebracht. Voor de vertaalwerkzaamheden uitgevoerd in het kader van deze opdracht, verbindt de aanbestedende overheid er zich toe om aan de dienstverlener het bedrag te betalen dat verkregen wordt door het aantal te vertalen standaardpagina’s van de brontekst te vermenigvuldigen met de prijs per standaardpagina die wordt voorgesteld in zijn offerte. Het aantal te vertalen standaardpagina’s wordt door de aanbestedende overheid bepaald in de bestelbon die naar de dienstverlener wordt gestuurd. Er wordt geen enkele betaling verricht voor elke pagina waarvan de aanbestedende overheid bepaalt dat zij vanwege de dienstverlener geen enkele behandeling vergt. Deze pagina’s zullen echter wel ter informatie aan de dienstverlener worden doorgegeven teneinde de goede verstaanbaarheid van het te vertalen document te verzekeren. Voor het nazien van documenten verbindt de aanbestedende overheid er zich toe om aan de dienstverlener het bedrag te betalen dat verkregen wordt door het aantal standaardpagina’s, bepaald door de aanbestedende overheid, te vermenigvuldigen met 50 % van de prijs per standaardpagina. Voor de wijzigingen verbindt de aanbestedende overheid er zich toe om aan de dienstverlener het bedrag te betalen dat verkregen wordt door het aantal standaardpagina’s gewijzigde tekst, bepaald door de aanbestedende overheid, te vermenigvuldigen met 130 % van de prijs per standaardpagina. Voor het herschrijven verbindt de aanbestedende overheid er zich toe om aan de dienstverlener het bedrag te betalen dat verkregen wordt door het aantal standaardpagina’s, bepaald door de aanbestedende overheid, te vermenigvuldigen met 50 % met de prijs per standaardpagina. 10/28

De prijs wordt uitgedrukt “alle kosten inbegrepen, exclusief BTW”. De offerte zal het BTWtarief en het bedrag aan BTW afzonderlijk vermelden. Alle prijzen zullen verplicht in euro uitgedrukt worden. 10.2. Prijsherziening. Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk.

11. Aansprakelijkheid van de dienstverlener. De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.

12. Selectiecriteria - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria. 12.1.Selectiecriteria. De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 12.3 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn. 12.1.1. Uitsluitingscriteria BELANGRIJK Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitinggevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Eerste uitsluitingscriterium. §.1.

De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1°

aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en 11/28

2°

op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 2.500 EURO moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.

Evenwel zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan 2.500 EURO, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, ten laatste daags voor de uitsterste ontvangst van de offertes op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot 8° en 10°, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 26 van die wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar zijn en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 2.500 EURO na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen. § 2.

§.3.

Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1°

voldaan hebben aan de verplichtingen inzake bet aling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.

2°

in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien h ij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.

De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.

Tweede uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de gunningsprocedure: De dienstverlener die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1°

deelname aan een criminele organisatie als be doeld in artikel 324bis van het Strafwetboek;

2°

omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Str afwetboek;

3°

fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenk omst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;

4°

witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Met het oog op de toepassing van dit uitsluitingscriterium kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een leverancier, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze terzake nodig acht.

12/28

Derde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren: 1°

in staat van faillissement of van vereffening ve rkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen;

2°

aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen.

Vierde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf dit zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder : 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet-naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 69, 4° van het KB van 8 januari 1996. De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 69 van het hierboven vermeld besluit. Zesde uitsluitingscriterium. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde BTW.

13/28

Zevende uitsluitingscriterium. De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van deze opdracht. 12.1.2. Selectiecriteria m.b.t de capaciteit van de inschrijver. Selectiecriteria m.b.t de financiële en economische capaciteit van de inschrijver. Eerste selectiecriterium met betrekking tot de financiële en economische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver dient een verklaring te bezorgen in verband met de omzet die de onderneming in de loop van de voorbije drie jaar heeft gerealiseerd inzake diensten van gelijksoortige aard als die waarop deze opdracht betrekking heeft. Selectiecriteria met betrekking tot de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijvers zijn verplicht het bewijs te leveren van hun technische en professionele bekwaamheid om de diensten welke het voorwerp zijn van dit bestek, te leveren in overeenstemming met de kwaliteitscriteria die erin zijn opgenomen. Deze bekwaamheid zal in het bijzonder worden geëvalueerd op basis van de ervaring en de knowhow van de inschrijver, alsook op basis van de doeltreffendheid en de betrouwbaarheid welke kunnen blijken uit diens offerte. Daartoe moet de inschrijver de hierna vermelde items aan de FOD Financiën mededelen: 1. De lijst van de belangrijkste klanten (en indien mogelijk hun referenties) voor wie de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar vertalingen heeft gemaakt, met aanduiding van het aantal pagina’s en de betrokken vakgebieden; 2. De vermelding van zijn dagelijkse vertaalcapaciteit uitgedrukt in standaardpagina’s (1500 karakters, spaties niet inbegrepen) voor elke combinatie van bron- en doeltaal; 3. De vermelding van het gemiddelde jaarlijkse personeelsbestand gedurende de laatste drie jaren; 4. Alle relevante inlichtingen (d.w.z. met betrekking tot de door de FOD Financiën gebruikte methode om documenten te verzenden in het kader van zijn betrekkingen met de dienstverlener, zie Deel B “Beschrijving van de opdracht” van het bestek) aangaande diens technische infrastructuur (hardware en software, e-mail en toegang tot het Internet).

12.2. Regelmatigheid van de offertes. De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. De niet-regelmatige offertes worden uitgesloten.

14/28

De inschrijver verantwoordt op een gedetailleerde, complete en adequate manier de forfaitaire eenheidsprijs. Hij maakt in zijn offerte de objectieve elementen duidelijk die deze prijs verantwoorden. Rekening houdend met de karakteristieken van de huidige opdracht, moeten de voorgestelde prijzen normaal zijn. Conform artikel 88, §2 en §3 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996; 1.

moeten de inschrijvers voor de gunning van de opdracht, alle inlichtingen verstrekken om de aanbestedende overheid in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken;

2.

behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uit te voeren, teneinde de juistheid van de verstrekte gegevens na te gaan.

Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria. 12.3. Gunningscriteria. Voor het bepalen van de meest gunstige offerte op economisch vlak zullen de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers getoetst worden aan een reeks gunningscriteria. De bekomen punten voor de verschillende criteria, zullen opgeteld worden teneinde een eindklassement te bekomen. 12.3.1. Lijst van de gunningscriteria De opdracht wordt toegekend aan de inschrijver die de voordeligste offerte heeft ingediend, rekening houdend met: 1. De kwaliteit, zoals deze geëvalueerd wordt door de aanbestedende overheid, van de vertaling van de documenten waarvan sprake in punt 12.3.2 van deel A van dit bestek. 2. De prijs per te vertalen standaardpagina van 1500 karakters (spaties niet inbegrepen); 3. De kwaliteit van de voorgestelde dienst en de mate waarin de offerte een specifiek antwoord biedt op het vlak van de opdracht; kwalificatie van het personeel dat de opdracht zal uitvoeren, de procedures inzake kwaliteitscontrole, de organisatie die wordt opgezet, enz. TOTAAL

45 punten

40 punten 15 punten

100 punten

12.3.2. Methode ter bepaling van de meest voordelige offerte De evaluatie van de gunningscriteria zal gebeuren als volgt. 1. De kwaliteit, zoals deze geëvalueerd wordt door de aanbestedende overheid, van de vertaling van de documenten. (45/100) 15/28

De inschrijvers zullen in het bijzonder worden geëvalueerd aan de hand van de kwaliteit van de vertaling van vier documenten die hun door de FOD Financiën zullen worden voorgelegd (2 documenten van twee pagina’s te vertalen uit het Frans in het Nederlands en twee documenten van twee pagina’s te vertalen uit het Nederlands in het Frans). Er zal bijzondere aandacht worden geschonken aan het gebruik van de officiële wettelijke terminologie. Het gebruik van niet-exacte juridische terminologie of opschriften van wettelijke en reglementaire documenten zal streng bestraft worden. Op 27 augustus 2009 zal de FOD Financiën op zijn website op het adres http://www.minfin.fgov.be, onder de rubriek “Overheidsopdrachten”, in de kolom “Bestek – Download”, documenten bekendmaken die door de inschrijvers moeten worden vertaald. De vertaling van de documenten moet bij de offerte gevoegd worden. 2. De prijs per te vertalen standaardpagina van 1500 karakters (spaties niet inbegrepen) (40/100); Wat betreft het prijscriterium, zal het waarderingscijfer als volgt worden berekend: 40 *(Y/Z) punten waarbij -

Y het bedrag is van de goedkoopste offerte die in alle opzichten beantwoordt aan de eisen van het bestek en

-

Z het bedrag is van de offerte die wordt beoordeeld.

3. De kwaliteit van de voorgestelde dienst en de mate waarin de offerte een specifiek antwoord biedt op het vlak van de opdracht; kwalificatie van het personeel dat de opdracht zal uitvoeren, de procedures inzake kwaliteitscontrole, de organisatie die wordt opgezet, enz. (15/100) Voor deze gunningscriteria zal de volgende evaluatie toegepast worden (het is mogelijk dat er een deel van een punt wordt toegekend): -

15 punten: zeer goed 12 punten: goed 9 punten: voldoende 6 punten: slecht 3 punten: zeer slecht 0 punten: onbestaande of onmogelijk te evalueren

Aan elk criterium wordt er een wegingscoëfficiënt toegekend waarmee de behaalde score zal worden vermenigvuldigd. Om voor de gunning van de opdracht in aanmerking te komen, moet de inschrijver een waardering van minstens 60 % behalen voor de testvertaling. Zie criterium 1 (12.3.1. Lijst van de gunningscriteria) 12.3.3. Eindscore Het eindcijfer wordt toegekend aan elke offerte door de bekomen punten voor de drie hoger vermelde criteria op te tellen.

16/28

13. Borgtocht. De borgtocht wordt bepaald op een forfaitair bedrag van 2.500 euro voor perceel 1 en 500 euro voor perceel 2. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1°

wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr 679-2004099-79) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2°

wanneer de borgtocht uit publieke fondsen besta at, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

3°

wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezam enlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4°

wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel v an een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1°

hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en C onsignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2°

hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;

3°

hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4°

hetzij de originele akte van solidaire borg, gev iseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

5°

hetzij het origineel van de verbintenisakte opge maakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

17/28

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan: Federale Overheidsdienst FINANCIEN Stafdienst Budget en Beheerscontrole Afdeling Boekhouding Secretariaat en Logistiek North Galaxy Toren B Koning Albert II-laan 33 – bus 786 1030 BRUSSEL

De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd.

14. Levering van de gepresteerde diensten. 14.1 Termijnen voor de levering van de vertaling De bestelbon geeft de datum aan tegen wanneer de afgewerkte vertalingen moeten geleverd worden. De levering moet uiterlijk tegen 16.00 uur van de aangegeven dag plaatsvinden. De dienstverlener signaleert elk voorval, waaronder ook overmacht wordt begrepen, dat van dien aard is dat het de uitvoering van de bestelling binnen de voorziene termijnen opschort of verhindert, onmiddellijk aan de aanbestedende overheid. Het is eveneens mogelijk dat er andere documenten moeten worden vertaald (presentaties, artikels, werkdocumenten, enz.). De aanbestedende overheid behoudt zich in het bijzonder het recht voor om een bestelling in zijn geheel of gedeeltelijk te annuleren; hij stelt de dienstverlener hiervan telefonisch op de hoogte en bevestigt dit ook via e-mail of per fax. De dienstverlener kan geen enkele schadevergoeding eisen voor het gedeelte van de opdracht dat werd geannuleerd en dat nog niet werd vertaald. De overeengekomen termijn wordt contractueel bindend vanaf de ontvangst van de aanvaarding van de aanvraag voor vertaling, deze aanvaarding moet uiterlijk binnen de drie uur gebeuren vanaf het versturen van de aanvraag per elektronische post, onder voorbehoud van een verlenging van de termijn door de aanbestedende overheid. Het is aan de dienstverlener om de levering in de vereiste vorm en binnen de vereiste termijn te verzekeren. De verantwoordelijkheid om het vertaalde document correct en punctueel aan de aanbestedende overheid te bezorgen, alsook de risico’s die hiermee verbonden zijn, worden gedragen door de dienstverlener.

18/28

Praktische modaliteiten van de bestelprocedure o

De dienstverlener deelt aan de aanbestedende overheid het e-mailadres mee waarnaar de te vertalen documenten moeten worden gestuurd. De aanbestedende overheid stuurt het te vertalen document per mail naar de dienstverlener met een voorstel van uitvoeringstermijn. Hierbij wordt een document van aanvaarding/nietaanvaarding gevoegd met een beknopte omschrijving van het te vertalen document (aard van het document, gewenste doeltaal, aantal bladzijden en uitvoeringstermijn). De dienstverlener wordt geacht op het bericht te antwoorden binnen de 3 uur na de verzending ervan.

o

Indien de dienstverlener de voorgestelde termijn aanvaardt en het aanvaardingsdocument met zijn handtekening per mail terugstuurt, begint de uitvoeringstermijn te lopen. Bij niet-aanvaarding stelt de dienstverlener een nieuwe termijn voor. Deze nieuwe termijn moet door de aanbestedende overheid worden aanvaard. De aanbestedende overheid kan een beroep doen op de dienstverlener van perceel 2.

o

De aanbestedende overheid maakt de bestelbon op en stuurt die per fax naar de dienstverlener. De bestelbon vermeldt de aanvaarde uitvoeringstermijn en alle andere gegevens die op de bestelling betrekking hebben. De dienstverlener ontvangt deze bestelbon later ook via de post.

o

Uiterlijk om 16 uur van de laatste dag van de uitvoeringstermijn moet de aanbestedende overheid in het bezit zijn van de afgewerkte vertaling. De dienstverlener stuurt de vertaling per mail naar het volgende mailadres: [email protected].

o

Na de afwerking van de vertaling maakt de dienstverlener de factuur op en stuurt ze naar de bevoegde dienst van de FOD Financiën die in punt 17 van dit bestek is vermeld.

14.2 Bezorgen van de documenten De te vertalen teksten worden aangeboden ofwel in elektronisch formaat ofwel op papieren drager, getypt of gedrukt. In het eerste geval worden ze via elektronische weg ter beschikking gesteld van de dienstverlener en, in het tweede geval, per post, per koerier of per fax, tenzij er andere specifieke schikkingen werden overeengekomen tussen de dienstverlener en de aanbestedende overheid. Tenzij anders vermeld op de bestelbon, moeten alle vertalingen, rechtstreeks en correct ingevoerd, via elektronische weg worden teruggezonden naar de bevoegde aanbestedende overheid, volgens de verstrekte instructies. De bestelbonnen bevatten, indien noodzakelijk, aanvullende instructies betreffende de uitvoering of de levering van de werken. 14.3. Vraag om aanvullende inlichtingen en de plicht tot samenwerking Elke vraag of verzoek om opheldering of aanvullende informatie betreffende een specifieke vertaalopdracht moet gericht worden aan de aanbestedende overheid, met name aan de persoon die vermeld staat op de bestelbon, of aan de contactpersoon die vermeld staat op het informatieblad.

19/28

Behalve bij gemotiveerde weigering, zal de FOD Financiën zo snel mogelijk alle bijstand, gegevens en informatie bezorgen die de dienstverlener noodzakelijk of nuttig acht voor de realisatie van het project. 14.4. Auteursrechten De contractant aanvaardt dat de auteur van de originele tekst de exclusieve eigendom van het vertaalde werk behoudt en dat zonder specifieke toestemming, de tekst en de andere documenten door de dienstverlener niet mogen gebruikt worden in andere omstandigheden dan deze waarvoor ze bedoeld werden. 14.5. Vertrouwelijkheid De dienstverlener verbindt er zich toe om, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, op strikte wijze de vertrouwelijkheid te respecteren van alle gegevens en informatie, van welke aard ook, die hem zullen doorgegeven worden of waarvan hij kennis zal hebben tijdens zijn opdracht. Hij verbindt er zich eveneens toe te garanderen dat zijn personeel of, in voorkomend geval, de onderaannemers waarop hij een beroep doet, gebonden zijn door dezelfde verbintenis. Hij verbindt er zich eveneens toe elke bijzondere instructie op vlak van vertrouwelijkheid die zou kunnen voorkomen op de bestelbon, te respecteren. De dienstverlener stelt zich borg dat zijn personeel en zijn eventuele onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij maakt enkel de gegevens bekend die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht en dit enkel aan zijn personeelsleden of aan de personeelsleden van zijn onderaannemers die direct betrokken zijn bij de opdracht. Alle inlichtingen die verstrekt worden aan de personeelsleden van de dienstverlener, alle documenten die hen toevertrouwd worden, alle gesprekken waaraan zij deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. In zijn offerte moet de dienstverlener uitdrukkelijk erkennen dat alle documenten die in het kader van deze opdracht door hemzelf en zijn eventuele onderaannemers opgesteld worden, de eigendom van de FOD Financiën zullen worden en als vertrouwelijk zullen beschouwd worden. Zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van een bevoegde vertegenwoordiger van de FOD Financiën, mag door de dienstverlener geen enkel bericht, perscommuniqué, informatieverslag in verband met research en/of geen enkele gelijkaardige openbare bekendmaking betreffende dit project gepubliceerd worden.

15. Uitvoering van de diensten. 15.1. Kwaliteit van de vertaling Elke opdracht wordt uitgevoerd in perfecte overeenstemming met de specifieke instructies die in de bestelbon vermeld staan en moet compleet en nauwkeurig zijn. De dienstverlener heeft de plicht om met grote zorg het geheel van het geleverde werk te verifiëren om te garanderen dat het als zodanig kan gebruikt worden zonder dat de aanbestedende overheid het moet nakijken. De dienstverlener ziet er in het bijzonder op toe dat alle verwijzingen naar de reeds gepubliceerde documenten geverifieerd en correct geciteerd zijn en dat de terminologie vanaf het begin tot het einde van de tekst op een coherente manier is gebruikt. 20/28

De FOD Financiën zal documentatie met bepaalde (wettelijke, reglementaire) terminologie bezorgen wanneer de gunning van de opdracht heeft plaatsgevonden. Indien het geleverde werk lacunes vertoont, is de dienstverlener ertoe gehouden om, op verzoek, de ontbrekende delen in te lassen. De dienstverlener kan gevraagd worden om de definitieve versie van een werk te leveren waarin de door de aanbestedende overheid aangebrachte correcties worden geïntegreerd. Dit werk moet gerealiseerd worden binnen een termijn die door de aanbestedende overheid bepaald wordt op basis van de omvang van de uit te voeren taak en geeft geen recht op een bijkomende vergoeding. 15.2. Kwaliteitscontrole De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de kwaliteit van de werken te controleren. Zij kan zich hiervoor laten bijstaan door een externe consultant.

16. Informatie over het verantwoordelijke personeel, over de vertalers en de onderaannemers De inschrijver vermeldt in zijn offerte alle noodzakelijke informatie in verband met de uitvoering van deze opdracht. Daarbij wordt vermeld, voor wat betreft de rechtspersonen, de naam van de personeelsleden die verantwoordelijk zijn voor de opvolging van het werk, de kwaliteitscontrole en de financiële zaken. Hij vermeldt eveneens de naam van de vertalers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van elk werk alsook het gedetailleerde curriculum vitae van elk van hen. De inschrijver geeft aan de FOD Financiën een gedetailleerde tabel door, waarin de personen die zullen meewerken aan de uitvoering van de door de FOD Financiën toevertrouwde vertaalopdrachten, geïdentificeerd worden met hun naam, hun opleiding, hun ervaring en hun specialisatiegebied. De inschrijver vermeldt alle noodzakelijke informatie betreffende de onderaannemers waarop hij een beroep doet. Indien de dienstverlener een gedeelte van de diensten die het voorwerp zijn van deze opdracht, toevertrouwt aan derden, moet hun naam in de offerte worden vermeld. De FOD Financiën erkent evenwel geen enkele band met hen. De dienstverlener dient aan te geven welke dienst iedere onderaannemer op zich neemt. Vooraf zal de dienstverlener een lijst van onderaannemers aan de aanbestedende overheid ter goedkeuring voorleggen. Vervolgens kunnen afwijkingen slechts aanvaard worden indien beide partijen hiermee instemmen. Het feit dat de dienstverlener zijn verplichtingen geheel of gedeeltelijk toevertrouwt aan derden, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de FOD Financiën. Deze erkent geen enkele contractuele band met deze derden. De hoofddienstverlener draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de uitvoering van alle diensten die in het kader van deze opdracht worden geleverd. De dienstverlener is verplicht om de aanbestedende overheid op de hoogte te brengen van elke wijziging die zich in de loop van de uitvoering van de opdracht voordoet in de informatie die hij in zijn offerte doorgegeven heeft. Het nieuwe lid (de nieuwe leden) van het vertaalteam moet (moeten) van een gelijkwaardig niveau zijn als degene(n) die hij vervangt

21/28

(die zij vervangen). De FOD Financiën moet zijn goedkeuring geven aan de nieuwe samenstelling van het team. De inschrijver voegt bij zijn offerte het curriculum vitae van de personen die worden ingezet voor de uitvoering van deze opdracht. De inlichtingen die in dit kader verkregen worden, zullen door de FOD Financiën uiterst vertrouwelijk behandeld worden en zullen in geen geval aan derden doorgegeven worden.

17. Facturatie en betaling van de diensten. De betaling zal enkel gebeuren na geleverde en goedgekeurde prestaties. Geen enkel voorschot, geen enkele aanbetaling is mogelijk; de betalingen zullen slechts a posteriori worden uitgevoerd voor de gepresteerde en aangenomen diensten. De dienstverlener zal voor elke bestelling een factuur opmaken. De facturen zullen in vier exemplaren aan de volgende dienst worden bezorgd: Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Budget & Beheerscontrole Afdeling Boekhouding S&L Koning Albert II-laan 33, bus 786 1030 BRUSSEL De facturen moeten de bedragen vermelden die overeenkomen met de bestelbonnen en moeten volgende gegevens bevatten: • • • • • • • • • • •

De vermelding “factuur”, vergezeld van een nummer; De referentie van de opdracht : S&L/AO/227/2009 en de identificatie van het perceel: 1 of 2 ; De volledige gegevens van de dienstverlener (naam, adres, BTW-nummer); De datum; De naam van de dienst en de persoon die het werk heeft besteld zoals vermeld op de bestelbon; Het nummer van de bestelbon; Het soort prestatie (vertalen, nakijken, wijzigen, enz.); Het aantal standaardpagina’s, de prijs per standaardpagina, en de totale prijs; Het BTW-bedrag, Het totale verschuldigde bedrag aan vergoedingen; De volledige naam en het adres van de bankinstelling met het rekeningnummer waarop de betaling dient uitgevoerd te worden.

Alle facturen en verantwoordingsstukken worden geverifieerd door ordonnanceringsdienst.

de bevoegde

De betalingen zullen worden verricht volgens de reglementering op de Rijkscomptabiliteit. De betalingstermijn is 50 dagen te rekenen vanaf de ontvangst van de correct opgestelde factuur. De interesten voor achterstallige betalingen zullen worden bepaald overeenkomstig artikel 15 § 4 van de bijlage bij het Koninklijk Besluit van 26 september 1996, namelijk de algemene

22/28

aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken.

18. Geschillen. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding voor derden in dit verband.

19. Boeten en straffen. 19.1. Boete voor het niet-respecteren van de termijn Indien de dienstverlener niet in staat is om de werken die hem toevertrouwd werden te realiseren binnen de termijnen die bepaald zijn in de bestelbon en zonder afbreuk te doen aan de werkelijke of potentiële verantwoordelijkheid die op hem rust in het kader van dit contract of aan het recht van de aanbestedende overheid om het contract te ontbinden, is de dienstverlener er rechtens toe gehouden aan de aanbestedende overheid per kalenderdag vertraging een boete van 10 % van het totale bedrag van de bestelling te betalen. De boete kan in geen geval meer bedragen dan het bedrag van de bestelling. Het bedrag van de boete wordt afgetrokken van de betalingen die moeten worden verricht ten gunste van de dienstverlener, dit onverminderd elk rechtstreeks verhaal ingeval er onvoldoende beschikbare middelen zijn. 19.2 Straffen De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de kwaliteit van de werken te controleren. Indien deze aanvullende evaluatie bevestigt dat het werk van gebrekkige kwaliteit is, en onverminderd de toepassing van andere contractuele sancties met inbegrip van het recht om het contract te ontbinden, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de voor de bestelling, of een gedeelte ervan, verschuldigde honoraria niet te betalen en een boete van 10 % van het totale bedrag van de voor de bestelling verschuldigde honoraria op te leggen. Dit tarief kan in geval van herhaling opgetrokken worden tot 20 %. 19.3. Bijkomende kosten ten gevolge van onvoldoende kwaliteit Wanneer ten gevolge van het onvermogen van de contractant om te voldoen aan de kwaliteitseisen die gesteld zijn in de specifieke bestelbon en in het bestek en, in het bijzonder, aan deze met betrekking tot de volledigheid van de tekst, schrijf- en tikfouten, de aanbestedende overheid bijkomende kosten maakt, bijvoorbeeld door teksten te doen nakijken of opnieuw te vertalen, behoudt zij zich het recht voor om de gemaakte kosten voor 100 % van het totale bedrag van de contractant terug te vorderen.

23/28

B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 1. Voorstelling De FOD Financiën moet, met het oog op het verzekeren van zijn dagelijkse werking, maar eveneens met het oog op het verwezenlijken van zijn moderniseringsplan, een groot aantal overheidsopdrachten gunnen. Deze opdrachten zijn relatief complex en hebben betrekking op zeer uiteenlopende technische gebieden zoals de informatica, enz. Gelet op het Koninklijk Besluit van 18 juli 1966 houdende coördinatie van de wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken, moeten de verschillende documenten in verband met de overheidsopdrachten die door de FOD Financiën werden opgesteld (aankondigingen van opdrachten, bestekken, enz.) zowel in het Nederlands als in het Frans worden bekendgemaakt. Het is eveneens mogelijk dat er andere documenten moeten worden vertaald (presentaties, artikels, werkdocumenten, enz.). De FOD Financiën wenst deze vertaalwerkzaamheden in de toekomst toe te vertrouwen aan een natuurlijke persoon of een rechtspersoon die beschikt over de nodige deskundigheid, vakbekwaamheid en vertaalcapaciteit. De aanbestedende overheid schat het aantal te vertalen pagina’s op ongeveer 3000 pagina’s per jaar.

2. Algemene beschrijving van de te leveren dienst De dienstverlener zal aan de FOD Financiën het volgende moeten leveren: -

de volledige en definitieve Franstalige versie van de documenten die hem in het Nederlands ter beschikking werden gesteld;

-

de volledige en definitieve Nederlandstalige versie van de documenten die hem in het Frans ter beschikking werden gesteld.

Belangrijke opmerkingen:


Op te merken valt dat er gemengde versies (waarbij er in de brontekst meerdere talen worden gebruikt) voor vertaling kunnen worden doorgegeven. In dergelijk geval, en indien de aanbestedende overheid dit vermeldt op de bestelbon, moet de dienstverlener kunnen instaan voor de vertaling in de verschillende talen die in de brontekst worden gebruikt. Bijvoorbeeld: de brontekst is een bestek met delen in het Frans en delen in het Nederlands. De doeltekst zal het overhandigde bestek zijn, vertaald in het Frans en in het Nederlands.




Het is mogelijk dat enkel delen van een brontekst moeten vertaald worden. In dit geval worden enkel deze delen vertaald, maar het doeldocument zal het volledige brondocument omvatten, waarbij uiteraard de presentatie, codes, opmaakprofielen en tags moeten worden overgenomen.

24/28

De taken die aan de dienstverlener worden toegewezen, omvatten voornamelijk: 1. 2. 3. 4.

het in ontvangst nemen van de bronteksten die hem door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld; het produceren van de doelteksten in het Frans door het vertalen van de bronteksten uit het Nederlands; het produceren van de doelteksten in het Nederlands door het vertalen van de bronteksten uit het Frans; het bezorgen van de integrale vertaalde tekst, via e-mail en per post, aan de FOD Financiën, met name aan de aangewezen personen, en binnen de vooraf door de FOD Financiën bepaalde termijnen.

Voor de punten 2. en 3. dient te worden opgemerkt dat de doeltekst moet overeenstemmen met de brontekst en dat de presentatie van het origineel alsook de codes, de opmaakprofielen en de tags van het origineel moeten worden overgenomen. Documenten in verband met de overheidsopdrachten die door de FOD Financiën werden opgesteld, zijn ter beschikking op de website van de FOD Financiën, op het adres http://www.minfin.fgov.be, onder de rubriek “Overheidsopdrachten”, waar ze als voorbeeld kunnen worden geraadpleegd. Eveneens dient te worden opgemerkt dat voor de uitvoering van dit contract, alle contacten met de diensten van de FOD Financiën zowel in het Nederlands als in het Frans moeten kunnen verlopen. Wanneer de te vertalen tekst in elektronisch formaat wordt bezorgd en hij grafische elementen bevat (tabellen, grafieken, diagrammen of kaarten) met daarin tekst die moet worden vertaald, wordt er enkel rekening gehouden met het aantal karakters van de te vertalen tekst. Wanneer de te vertalen tekst op papier wordt bezorgd en in de bestelbon wordt gepreciseerd dat alle grafische elementen van de tekst in hun geheel moeten worden overgenomen, wordt de berekening van het aantal pagina’s gebaseerd op de plaats die die elementen innemen (bijvoorbeeld: een tabel die een halve pagina beslaat, wordt voor een halve pagina tekst geteld). De opdracht bestaat uit twee percelen. De FOD FINANCIEN wil, op basis van deze overheidsopdracht, zijn vertalingsverzoeken kunnen richten aan twee ondernemingen. De eerste onderneming wordt in de eerste plaats door de FOD FINANCIEN geraadpleegd. Als deze onderneming de documenten voorgelegd door de FOD FINANCIEN niet kan vertalen binnen de door deze laatste gewenste termijn, dan wordt het verzoek gericht aan een tweede vertaalfirma. Perceel 1 heeft als onderwerp de aanwijzing van de eerste onderneming, dat wil zeggen de onderneming die als eerste door de FOD FINANCIEN wordt geraadpleegd. Perceel 2 heeft als onderwerp de aanwijzing van de tweede onderneming, dat wil zeggen deze waarop de FOD FINANCIEN in de tweede plaats een beroep zal doen. De toewijzing van één van de twee percelen geeft de dienstverlener echter geen enkel recht op een monopolie. Voor het overige wordt verwezen naar punt 1 « Voorwerp en aard van de opdracht » van luik A « Algemene bepalingen ».

25/28

BIJLAGE 1 : Offerteformulier BESTEK NR.: S&L/AO/227/2009 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR HET VERTALEN VAN DOCUMENTEN DIE WORDEN OPGESTELD DOOR VERSCHILLENDE DIENSTEN VAN DE FOD FINANCIEN Offerteformulier Het formulier moet volledig ingevuld worden . 1

De firma : met als adres :

(volledige benaming)

(straat) (postcode en gemeente) (land)

met als rekeningnr: met BTW-nummer: met RSZ-nummer: ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder 2 nummer En waarvoor Mijnheer/Mevrouw :

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres :

(straat) (postcode en gemeente) (land)

als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich 1

Voor een natuurlijke persoon vermelden : de naam, voornamen, hoedanigheid of beroep, nationaliteit. Voor de vennootschappen, aanduiden : “De firma.......................... (firmanaam of benaming, vorm, nationaliteit en zetel) vertegenwoordigd door ondergetekende......................... (naam, voornaam, hoedanigheid)” Voor de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid aanduiden : “Ondergetekenden .……............. (voor elk van hen : naam, voornamen, hoedanigheid of beroep, nationaliteit en woonplaats, immatriculatienummer bij de RSZ) in tijdelijke vereniging voor onderhavige aanneming, verbinden zich hoofdelijk......................” Bovendien, in de offerte vermelden, diegene van de inschrijvers, die belast is de vereniging te vertegenwoordigen voor de betrekkingen met de aanbestedende overheid.

2

Enkel voor Belgische inschrijvers

26/28

(...) tot de uitvoering van de opdracht beschreven in het voormelde bestek, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek, tegen de unitaire forfaitaire prijs per te vertalen standaardpagina (1500 karakters, spaties niet inbegrepen, in de brontaal) hieronder vermeld, weergegeven in letters en cijfers, in EURO, zonder BTW, van:

Perceel 1:

[in letters en in cijfers in EURO]

Waarbij de BTW dient te worden toegevoegd voor een bedrag van:

[in letters en in cijfers in EURO] Wat een globaal bedrag geeft , inclusief BTW, van:

[in letters en in cijfers in EURO]

Perceel 2:

[in letters en in cijfers in EURO]

Waarbij de BTW dient te worden toegevoegd voor een bedrag van:

[in letters en in cijfers in EURO] Wat een globaal bedrag geeft , inclusief BTW, van:

[in letters en in cijfers in EURO]

27/28

Ik verleen aan de Administratie de toelating om bij instanties of instellingen over mij alle nuttige inlichtingen, zowel van financiële als van morele aard, in te winnen.

Taal voor interpretatie van het contract (briefwisseling): Contactpersoon, Adres, telnr, faxnr voor verzending briefwisseling na afsluiting contract

Gedaan te : Datum : Naam :

Handtekening :

28/28