MANUAL PROSEDUR PENGELOLAAN DOKUMEN/BERKAS LABORATORIUM ELEKTRONIKA DAYA Jurusan Teknik Elektro
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2012
MANUAL PROSEDUR PENGELOLAAN DOKUMEN/BERKAS LABORATORIUM ELEKTRONIKA DAYA Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Kode Dokumen
:
00000 00002
Revisi
:
0
Tanggal
:
23 Juli 2012
Diajukan oleh
:
Kepala Laboratorium Elektronika Daya Ttd Ir. Hari Santoso, MS
Dikendalikan oleh
:
Sekretaris Jurusan Teknik Elektro Ttd Muhammad Azis Muslim, ST., MT., Ph.D
Disetujui oleh
:
Ketua Jurusan Teknik Elektro Ttd Dr. Ir. Sholeh Hadi Pramono, MS.
Laboratorium Elektronika Daya
Page 2
Tujuan a. Menjaga ketertiban penyimpanan dokumen/berkas sebagai jejak rekam segala aktivitas di Laboratorium Elektronika Daya. b. Memudahkan pencarian kembali dokumen/berkas (jika diperlukan) di Laboratorium Elektronika Daya.
Ruang Lingkup Kegiatan pengelolaan dokumen/berkas yang dijelaskan dalam prosedur ini meliputi penyiapan/penerimaan, penerapan/penggunaan sampai dengan penyimpanan dokumen/ berkas yang terkait dengan segala aktivitas di Laboratorium Laboratorium Elektronika Daya.
Definisi 1. Manual
Porsedur
(MP)
adalah metode langkah demi langkah secara pasti yang
mengatur berbagai aktivitas dalam organisasi berdasar kesepakatan, standar serta ketentuan peraturan perundangan yang berlaku
2. Sistem pengelolaan dokumen/berkas Laboratorium adalah suatu kegiatan mulai dari penyiapan, penggunaan sampai dengan penyimpanan semua dokumen/berkas kegiatan operasional Laboratorium, sebagai bagian dari jejak rekam Laboratorium bersangkutan, Karena itu perlu dibuat manual Prosedur yang mengikat bagi semua pihak terkait.
Referensi -
Peraturan Perundangan Terkait
-
Buku Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya
-
Buku Pedoman Pendidikan Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
Laboratorium Elektronika Daya
Page 3
Garis Besar Prosedur a. Dokumen/Berkas yang masuk ke Laboratorium 1. Pranata Laboratorium Pendidikan (PLP) mencatat dokumen/berkas yang masuk ke dalam agenda berkas masuk. 2. Pranata Laboratorium Pendidikan menulis kartu kendali dan menempelkannya pada dokumen/berkas tersebut. 3. Pranata Laboratorium Pendidikan meletakkan dokumen/berkas tersebut di meja Kepala Laboratorium. 4. Kepala
Laboratorium
memberikan
disposisi
kepada
Pranata
Laboratorium
Pendidikan atau langsung mendiskusikan dengan Pranata Laboratorium Pendidikan. 5. Pranata Laboratorium Pendidikan mengambil kembali dari meja Kepala Laboratorium dan menuliskan hasilnya pada lembar disposisi atau lembar tersendiri. 6. Pranata Laboratorium Pendidikan menyimpan dokumen/berkas tersebut lengkap dengan lembar disposisi dan lembar tambahan terkait, dengan memperhatikan urutan waktu kejadiannya.
b. Dokumen/Berkas yang dikeluarkan Laboratorium 1. Pranata Laboratorium Pendidikan membuat/menyusun dokumen/berkas untuk disampaikan pada pihak ketiga (setiap dokumen/berkas yang dibuat harus melebihkan satu eksemplar untuk disimpan sebagai arsip). 2. Pranata Laboratorium Pendidikan menyampaikan dokumen/berkas tersebut kepada Kepala Laboratorium. 3. Kepala
Laboratorium
menandatangani
dokumen/berkas
tersebut
sebagai
persetujuan/legalitas. 4. Pranata Laboratorium Pendidikan memberi nomor dokumen/berkas tersebut sesuai urutannya dan mencatatnya dalam agenda berkas keluar. 5. Pranata Laboratorium Pendidikan menyampaikan dokumen/berkas tersebut kepada kurir jurusan untuk disampaikan kepada pihak ketiga (sebelum dokumen/berkas dikirimkan ke pihak ketiga pastikan sudah disisakan satu eksemplar untuk arsip).
c. Dokumen/Berkas Internal Laboratorium 1. Pranata Laboratorium Pendidikan membuat/menyusun dokumen/berkas untuk menunjang aktivitas Laboratorium (setiap dokumen/berkas yang dibuat harus melebihkan satu eksemplar untuk disimpan sebagai arsip). 2. Pranata Laboratorium Pendidikan meminta pertimbangan atau persetujuan Kepala Laboratorium. Laboratorium Elektronika Daya
Page 4
3. Kepala
Laboratorium
menandatangani
dokumen/berkas
tersebut
sebagai
persetujuan/legalitas. 4. Pranata Laboratorium Pendidikan mencatat buku
catatan
dokumentasi
Laboratorium
dokumen/berkas tersebut ke dalam sesuai
urutan
kejadiannya
dan
mengarsipkan satu salinannya. 5. Pranata Laboratorium Pendidikan meletakkan dokumen/berkas tersebut di tempat yang sesuai.
Diagram Alir Diagram alir dokumen/berkas yang masuk ke Laboratorium, dokumen/berkas yang keluar dari Laboratorium, dan dokumen/berkas internal Laboratorium, adalah sebagai berikut:
a. Dokumen/Berkas Yang Masuk ke Laboratorium
Laboratorium Elektronika Daya
Page 5
b. Dokumen/Berkas Yang Keluar dari Laboratorium
c. Dokumen/Berkas Internal Laboratorium
Laboratorium Elektronika Daya
Page 6
Contoh Formulir 1. Kartu Kendali (LDEP-00003)
KARTU KENDALI Indeks:
Kode:
No urut:
M / K
Tanggal: Perihal
:
Lampiran
:
Dari/Kepada : Tanggal
:
No Surat:
Pengolah
Paraf
Catatan Kalab:
Catatan Pranata Laboratorium Pendidikan:
2. Agenda Berkas Masuk (LDEP-00004)
No
Tanggal Masuk
Berkas Masuk Nomor Tanggal
1.
07/03/2012
0277
2.
08/06/2012
0684
Laboratorium Elektronika Daya
Dari
Perihal
07/03/2012
Jurusan Elektro FT UB
Pinjam Alat
08/06/2012
Jurusan Elektro FT UB
Pinjam Alat
Ket
Page 7
3. Agenda Berkas Keluar (LDP-00005) No
Tanggal Keluar
Berkas Keluar Nomor
Laboratorium Elektronika Daya
Kepada
Perihal
Ket
Tanggal
Page 8
