MANUAL PROSEDUR PENGELOLAAN DOKUMEN/BERKAS LABORATORIUM TEKNIK TEGANGAN TINGGI Jurusan Teknik Elektro
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2012
MANUAL PROSEDUR PENGELOLAAN DOKUMEN/BERKAS LABORATORIUM TEKNIK TEGANGAN TINGGI Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Kode Dokumen
:
MP.TT.002
Revisi
:
0
Tanggal
:
02 Agustus 2012
Diajukan oleh
:
Ketua Laboratorium Teknik Tegangan Tinggi Ttd Drs. Ir. Moch. Dhofir, MT
Dikendalikan oleh
:
Sekretaris Jurusan Teknik Elektro Ttd Muh. Azis Muslim, ST, MT, Ph.D
Disetujui oleh
:
Ketua Jurusan Teknik Elektro Ttd Dr. Ir. Sholeh Hadi Pramono, MS
Laboratorium Teknik Tegangan Tinggi
Page 2
Tujuan a. Menjaga ketertiban penyimpanan dokumen/berkas sebagai jejak rekam segala aktivitas di laboratorium Teknik Tegangan Tinggi b. Memudahkan pencarian kembali dokumen/berkas (jika diperlukan) di laboratorium Teknik Tegangan TInggi
Ruang Lingkup Kegiatan pengelolaan dokumen/berkas yang dijelaskan dalam prosedur ini meliputi penyiapan/penerimaan, penerapan/penggunaan sampai dengan penyimpanan dokumen/ berkas yang terkait dengan segala aktivitas laboratorium Teknik Tegangan Tinggi.
Definisi 1. Manual Porsedur (MP) adalah metode langkah demi langkah secara pasti yang mengatur berbagai aktivitas dalam organisasi berdasar kesepakatan, standar serta ketentuan peraturan perundangan yang berlaku
2. Sistem pengelolaan dokumen/berkas laboratorium
adalah suatu kegiatan mulai dari
penyiapan, penggunaan sampai dengan penyimpanan semua dokumen/berkas kegiatan operasioanl laboratorium, sebagai bagian dari jejak rekam laboratorium bersangkutan, karena itu perlu dibuat manual Prosedur yang mengikat bagi semua pihak terkait.
Referensi -
Peraturan Perundangan Terkait
-
Buku Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya
-
Buku Pedoman Pendidikan Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
Laboratorium Teknik Tegangan Tinggi
Page 3
Garis Besar Prosedur a. Dokumen/Berkas yang masuk ke Lab 1. Laboran mencatat dokumen/berkas yang masuk ke dalam agenda berkas masuk 2. Laboran menulis kartu kendali dan menempelkannya pada dokumen/berkas tersebut 3. Laboran meletakkan dokumen/berkas tersebut di meja Kalab 4. Kalab memberikan disposisi kepada bidang yang terkait atau langsung mendiskusikan dengan bidang terkait 5. Laboran mengambil kembali dari meja Kalab dan menyerahkannya kepada koordinator bidang yang tersebut dalam disposisi 6. Koordinator bidang terkait melaksanakan sesuai disposisi dan menuliskan hasilnya pada lembar disposisi atau lembar tersendiri 7. Laboran menyimpan dokumen/berkas tersebut lengkap dengan lembar disposisi dan lembar tambahan terkait, dengan memperhatikan urutan waktu kejadiannya
b. Dokumen/Berkas yang dikeluarkan Lab 1. Koordinator bidang membuat/menyusun dokumen/berkas untuk disampaikan pada pihak ketiga (setiap dokumen/berkas yang dibuat harus melebihkan satu eksemplar untuk disimpan sebagai arsip) 2. Koordinator bidang menyampaikan dokumen/berkas tersebut kepada Kalab 3. Kalab menandatangani dokumen/berkas tersebut sebagai persetujuan/legalitas 4. Laboran memberi nomor dokumen/berkas tersebut sesuai urutannya dan mencatatnya dalam agenda berkas keluar 5. Laboran menyampaikan dokumen/berkas tersebut kepada kurir jurusan untuk disampaikan kepada pihak ketiga (sebelum dokumen/berkas dikirimkan ke pihak ketiga pastikan sudah disisakan satu eksemplar untuk arsip)
c. Dokumen/Berkas internal Lab 1. Koordinator bidang membuat/menyusun dokumen/berkas untuk menunjang aktivitas laboratorium (setiap dokumen/berkas yang dibuat harus melebihkan satu eksemplar untuk disimpan sebagai arsip) 2. Koordinator bidang meminta pertimbangan atau persetujuan Kalab 3. Kalab menandatangani dokumen/berkas tersebut sebagai persetujuan/legalitas 4. Laboran mencatat dokumen/berkas tersebut ke dalam buku catatan dokumentasi laboratorium sesuai urutan kejadiannya dan mengarsipkan satu salinannya 5. Laboran meletakkan dokumen/berkas tersebut di tempat yang sesuai
Laboratorium Teknik Tegangan Tinggi
Page 4
Bagan Alir a. Dokumen/Berkas Yang Masuk ke Lab Mulai
Laboran
Kalab
- Mencatat dok/berkas masuk - Menulis & menempel kartu kendali - Meletakannya di meja Kalab
< 1 hari setelah menerima dok/berkas
Memberikan disposisi kepada Koord Bidang
Maks. 1 hari setelah menerima dok/berkas
Laboran
Mengambil dari meja Kalab dan meletakan ke meje Koord Bidang
Koord Bidang
Melaksanakan disposi Kalab dan menuliskan hasilnya
Laboran
Menyimpan seluruh dok/berkas ke dalam lemari arsip
Maks. 3 hari setelah menerima dok/berkas
Selesai
Laboratorium Teknik Tegangan Tinggi
Page 5
b. Dokumen/Berkas Yang Keluar dari Lab Mulai
Koord Bidang
Kalab
Laboran
- Menyusun/membuat dok/berkas untuk disampaikan pihak ketiga - Menyampaikannya kepada Kalab
Memeriksa dan manandatangani
Maks. 1 hari setelah menerima dok/berkas
- Memberi nomor & membuat arsipnya - Mencatat dalam agenda berkas keluar - Menyampaikan pada kurir jurusan
Maks. 2 hari setelah menerima dok/berkas
Selesai
c. Dokumen/Berkas Internal Lab Mulai
Koord Bidang
Kalab
Laboran
- Menyusun/membuat dok/berkas untuk disampaikan pihak ketiga - Menyampaikannya kepada Kalab
Memeriksa dan manandatangani
Maks. 1 hari setelah menerima dok/berkas
- Memberi nomor & membuat arsipnya - Mencatat dalam agenda berkas keluar - Menyampaikan pada kurir jurusan
Maks. 3 hari setelah menerima dok/berkas
Selesai
Laboratorium Teknik Tegangan Tinggi
Page 6
Contoh Formulir 1. Formulir 1 : F.TT.001 Kartu Kendali
KARTU KENDALI Indeks:
Kode:
No urut: Tanggal:
M / K
Perihal: Lampiran: Dari/Kepada: Tanggal:
No Surat:
Pengolah
Paraf
Catatan Kalab:
Catatan Koord. Bidang:
Catatan Laboran:
Laboratorium Teknik Tegangan Tinggi
Page 7
2. Formulir 2 : F.TT.002 Agenda Berkas Masuk No
Tanggal Masuk
Berkas Masuk Nomor
Dari
Perihal
Ket
Perihal
Ket
Tanggal
1. 2.
3. Formulir 3 : F.TT.003 Agenda Berkas Keluar No
Tanggal Keluar
Berkas Keluar Nomor
Kepada Tanggal
1. 2.
Laboratorium Teknik Tegangan Tinggi
Page 8
4. Formulir 4 : F.TT.004 SURAT PERNYATAAN MELAKUKAN KEGIATAN PENGELOLAAN LABORATORIUM
Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama
:
......................................................................
NIP
:
......................................................................
Pangkat/golongan ruang/TMT
:
......................................................................
Jabatan
:
......................................................................
Unit kerja
:
......................................................................
Nama
:
......................................................................
NIP
:
......................................................................
Pangkat/golongan ruang/TMT
:
......................................................................
Jabatan
:
......................................................................
Unit kerja
:
......................................................................
Menyatakan bahwa:
Telah melakukan kegiatan pengelolaan laboratorium pendidikan sebagai berikut :
NO
URAIAN KEGIATAN
TANGGAL
SATUAN HASIL
JUMLAH VOLUME KEGIATAN
JUMLAH ANGKA KREDIT
KETERANGAN/ BUKTI FISIK
1 2 3 4 5 dst
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya, …………, ………… Atasan Langsung,
Nama Jelas NIP
Laboratorium Teknik Tegangan Tinggi
Page 9
Formulir 5 : F.TT.005 SURAT PERNYATAAN MELAKUKAN KEGIATAN PENGEMBANGAN PROFESI
Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama
:
......................................................................
NIP
:
......................................................................
Pangkat/golongan ruang/TMT
:
......................................................................
Jabatan
:
......................................................................
Unit kerja
:
......................................................................
Nama
:
......................................................................
NIP
:
......................................................................
Pangkat/golongan ruang/TMT
:
......................................................................
Jabatan
:
......................................................................
Unit kerja
:
......................................................................
Menyatakan bahwa:
Telah melakukan kegiatan pengembangan profesi sebagai berikut:
NO
URAIAN KEGIATAN
TANGGAL
SATUAN HASIL
JUMLAH VOLUME KEGIATAN
JUMLAH ANGKA KREDIT
KETERANGAN/ BUKTI FISIK
1 2 3 4 5 dst
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya,
…………, ………… Atasan Langsung,
Nama Jelas NIP
Laboratorium Teknik Tegangan Tinggi
Page 10
Formulir 6 : F.TT.006 SURAT PERNYATAAN MELAKUKAN KEGIATAN PENUNJANG TUGAS
Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama
:
......................................................................
NIP
:
......................................................................
Pangkat/golongan ruang/TMT
:
......................................................................
Jabatan
:
......................................................................
Unit kerja
:
......................................................................
Nama
:
......................................................................
NIP
:
......................................................................
Pangkat/golongan ruang/TMT
:
......................................................................
Jabatan
:
......................................................................
Unit kerja
:
......................................................................
Menyatakan bahwa:
Telah melakukan kegiatan penunjang tugas sebagai berikut :
NO
URAIAN KEGIATAN
TANGGAL
SATUAN HASIL
JUMLAH VOLUME KEGIATAN
JUMLAH ANGKA KREDIT
KETERANGAN/ BUKTI FISIK
1 2 3 4 5 dst
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya,
……………, ……… Atasan Langsung,
Nama Jelas NIP
Laboratorium Teknik Tegangan Tinggi
Page 11
Formulir 7 : F.TT.007 SURAT PERNYATAAN TELAH MENGIKUTI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama
:
......................................................................
NIP
:
......................................................................
Pangkat/golongan ruang/TMT
:
......................................................................
Jabatan
:
......................................................................
Unit kerja
:
......................................................................
Nama
:
......................................................................
NIP
:
......................................................................
Pangkat/golongan ruang/TMT
:
......................................................................
Jabatan
:
......................................................................
Unit kerja
:
......................................................................
Menyatakan bahwa:
Telah mengikuti pendidikan dan pelatihan sebagai berikut :
NO
URAIAN KEGIATAN
TANGGAL
SATUAN HASIL
JUMLAH VOLUME KEGIATAN
JUMLAH ANGKA KREDIT
KETERANGAN/ BUKTI FISIK
1 2 3 4 5 dst
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya,
……………, ……… Atasan Langsung,
Nama Jelas NIP
Laboratorium Teknik Tegangan Tinggi
Page 12
Formulir 8 : F.TT.008 SURAT PENUGASAN MELAKUKAN KEGIATAN PENGELOLAAN LABORATORIUM PENDIDIKAN SATU TINGKAT DI ATAS ATAU DI BAWAH JENJANG Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama
:
......................................................................
NIP
:
......................................................................
Pangkat/golongan ruang/TMT
:
......................................................................
Jabatan
:
......................................................................
Unit kerja
:
......................................................................
Nama
:
......................................................................
NIP
:
......................................................................
Pangkat/golongan ruang/TMT
:
......................................................................
Jabatan
:
......................................................................
Unit kerja
:
......................................................................
Menugaskan kepada:
Untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan laboratorium pendidikan satu tingkat di atas atau di bawah jenjang sebagai berikut :
NO
URAIAN KEGIATAN
TANGGAL
SATUAN HASIL
JUMLAH VOLUME KEGIATAN
JUMLAH ANGKA KREDIT
KETERANGAN/ BUKTI FISIK
1 2 3 4 5 dst
Demikian Surat Penugasan ini dibuat, untuk dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya,
…………, ………… Atasan Langsung,
Nama Jelas NIP
Laboratorium Teknik Tegangan Tinggi
Page 13
