F FAKTOR R – FAKT TOR YAN NG MEM MPENGAR RUHI KEGAG GALAN DAN D KEB BERHAS SILAN DA ALAM PE ENERAP PAN SISTEM M INFOR RMASI PA ADA PER RUSAHA AAN Diajukaan untuk meemenuhi tuggas Ujian Teengah Mataa Kuliah Sisstem Inform masi Manajem men
Oleh : Siti Nurkomariiyah
(NR RP. P0561333652.52E)
K Kelas E.52 Jakarta Dosen : Irr. Arif Imam m Suroso, M. M Sc
PROG GRAM STU UDI MANA AJEMEN DAN D BISNIIS SEK KOLAH PA ASCASAR RJANAINST TITUT PE ERTANIAN N BOGOR 2015 5
0
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum.wr.wb. Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Alloh SWT penulis dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “ Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kegagalan dan Keberhasilan dalam Penerapan Sistem Informasi “ dengan lancar. Makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Makalah disusun berdasarkan data dan informasi dari berbagai sumber baik buku dan internet. Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada Bapak Ir. Arif Imama Suroso, M. Sc selaku dosen pengajar dan semua pihak yang membantu kami dalam penyusunan makalah ini. Kami menyadari sepenuhnya bahwa ada kekurangan baik dari segi penyusun bahasanya maupun informasi yang disampaikan. Oleh karena itu, kami mohon kritik dan saran dari para pembaca sebagai perbaikan bagi kami. Akhir kata, besar harapan kami maklah ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pembaca serta kemanjuan industri kakao nasional.
Wassalamualaikum.wr.wb. Jakarta, Januari 2015
Penyusun
1
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ....................................................................................................... 1 DAFTAR ISI ................................................................................................................... 2 1.
PENDAHULUAN ............................................................................................... 3 1.1 LATAR BELAKANG ...................................................................................................... 3 1.2 PERUMUSAN MASALAH ............................................................................................ 5 1.3 TUJUAN PENULISAN .................................................................................................. 5
2.
TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................................... 6 2.1 SISTEM INFORMASI ................................................................................................... 6 2.2 PENERAPAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS..................................................... 10
3.
PEMBAHASAN ................................................................................................ 14 3.1 PERMASALAHAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI ................................................ 14 3.2 KINERJA SISTEM INFORMASI DAN EVALUASINYA .................................................. 17 3.3 KATEGORI KEGAGALAN SISTEM INFORMASI ........................................................... 18
IV. PENUTUP ............................................................................................................. 24 4.1 KESIMPULAN........................................................................................................... 24 4.2 SARAN ..................................................................................................................... 24 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................ 26
2
1. PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Keputusan atas investasi sistem informasi menjadi bagian yang sangat penting pada sebuah organisasi bisnis. Peran IT (Information technology) dalam menjalankan tugas dan fungsi di suatu perusahaan / lembaga dewasa ini telah mendominasi. Segala hal terkait pengumpulan, pengolahan dan penyimapanan data dalam segala aspek pekerjaan tidak
terlepas dari peranan IT yang terwujud dalam implementasi Sistem
Informasi didalam perusahaan / Lembaga tersebut. Tujuan utama dari penggunaaan sistem informasi adalah efisiensi dan efektifitas kinerja. Sehingga diharapkan dengan menggunakan Sistem Informasi kinerja menjadi lebih cepat dan menghasilkan output yang lebih akurat. Selain berpengaruh pada kinerja dan hasil kerja, sistem informasi juga mempermudah proses yang sebelumnya dilakukan manual dapat dilakukan dengan bantuan sistem, sehingga penyimpanan dan pengolahan data menjadi lebih mudah. Efek lain yang diperoleh dari pemanfaatan sistem informasi, kinerja organisasi menjadi lebih baik yang berujung pada kepuasan pelanggan, dengan demikian profit yang diperoleh perusahaan lebih besar. Implementasi sistem informasi disuatu perusahaan bukan tanpa resiko dan konsekuensi. Konsekuensi biaya investasi Sistem Informasi merupakan hal mutlak yang harus dilakukan, sehingga implementasi sistem informasi merupakan investasi jangka panjang namun effek yang diberikan bisa seketika dirasakan atau sering populer dengan istilah“ short effect but long term value”. Investasi dibidang sistem informasi bukan dalam jumlah yang kecil, sehingga perlu
3
dilakukan analisa dan planning yang baik untuk menghindari resiko kegagalan dalam inplementasi sistem informasi di suatu perusahaan. Sistem informasi yang dibangun dengan teknologi canggih dan program terbaik tidaklah menjamin keberhasilan implementasi sistem informasi tersebut. Kesesuaian kebutuhan (user requirement) dengan pemenuhan yang terwujud dalam spesifikasi sistem merupakan salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem informasi didalam suatu perusahaan / organisasi. Tugas lain yang dihadapi oleh CEO dalam menjamin keberhasilan sistem informasi adalah proses tranformasi / perubahan dari sistem lama menuju sistem baru. Proses perubahan ini harus dilakukan dengan baik. Kesiapan sistem informasi baru yang akan digunakan dan kesiapan SDM diperusahaan tersebut dapat dipersiapkan dengan matang. Selain itu berbagai aspek yang terkait dengan perubahan sistem lama ke sistem informasi baru yang akan diimplementasikan harus diakomodir dan disiapkan solusi perubahannya. Saat ini penerapan sistem informasi diperusahaan sudah dipandang sebagai keharusan. Kemajuan teknologi informasi membawa harapan besar bagi CEO perusahaan dalam mencapai efektitifitas dan efisiensi kinerja karyawan. Pada akhirnya penerapan sistem informasi disuatu perusahaan diharapkan dapat membatu perusahaan dalam mencapai profit yang sebesar – besar nya. Namun sisi resiko kegagalan penerapan sistem informasi masih kurang difahami, sehingga implementasi sistem informasi disuatu perusahaan sering kali tidak dibarengi dengan proses dan langkah – langkah yang benar dalam penerapannya. Paper ini akan mengulas “Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Kegagalan dan Keberhasilan
dalam Penerapan Sistem Informasi Pada
Perusahaan”. Paper ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada program Pasca Sarjana Manajemen Bisnis Institut Pertanian Bogor.
4
1.2 PERUMUSAN MASALAH Dengan latar belakang persoalan diatas, maka penulis mencoba untuk menjawab beberapa permasalahan sebagai berikut : 1. Apa yang dimaksud dengan Sistem Informasi dan faktor faktor apa saja yang ada didalamnya? 2. Apa fungsi sistem informasi di suatu perusahaan? 3.
Tahapan apa saja yang harus ditempuh dalam penerapan sistem informasi disuatu perusahaan?
4.
Faktor – faktor apa saja yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan?
5.
Apa dampak yang ditimbulkan dari penerapan sistem informasi di suatu perusahaan terhadap struktur dan kinerja organisasi?
1.3 TUJUAN PENULISAN Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan paper ini adalah sebagai berikut : 1. Mengkaji sistem informasi dan fungsi nya. 2. Indentifikasi tujuan implementasi sistem informasi di suatu perusahaan. 3.
Tahapan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan / organisasidan faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem informasi.
4.
Memberkan masukan kepada CEO perusahaan dalam mengambil kebijakan penerapan sistem informasi yang sesuai, untuk meminimalisir kegagalan penerapan sistem informasi diperusahaan tersebut.
5
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 SISTEM INFORMASI Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pengertian lain dari sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan (L.James havery). Suatu sistem terdiri dari : 1. komponen-komponen dalam sistem tersebut, mencakup - perangkat keras/hardware, - perangkat lunak/software, - prosedur-prosedur/procedure, - perangkat manusia/brainware, dan - informasi/information itu sendiri;
2. serta fungsi-fungsi teknologi di dalamnya yaitu: - input, - proses/process, - output, - penyimpanan/storage dan - komunikasi/communication. Informasi adalah fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi seseorang untuk keperluan/pekerjaan tertentu.
6
Sistem Informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Sedangkan, Sistem Informasi Manajemen (SIM) memiliki arti sebagai bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. Syarat – syarat Sistem adalah : •
Harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah
•
Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan
•
Adanya hubungan diantara elemen sistem
•
Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.
•
Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen
Adapun fungsi umum Sistem Informasi Manajemen, yaitu : •
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
•
Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
•
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
•
Menyediakan informasi yang efektif dan efisien terkait hal-hal yang bisa membantu percepatan tanpa meninggalkan keakuratan, sehingga bisa
7
meningkatkan nilai jual perusahaan dan memenangkan persaingan di pasar. Dari fungsi diatas terlihat bahwa fungsi utama yang ingin diraih adalah efektifitas dan efisiensi kinerja serta membantu manajemen dalam mengambil keputusan secara tepat dan akurat. Hal tersebut dikarenakan didukung oleh ketersediaan data dukung pengambilan keputusan yang lengkap dan akurat serta tersedia dengan cepat dan tepat. Secara umum Sistem Informasi Manejemen merupakan kumpulan dari sistem informasi yang terdiri dari: •
Sistem
informasi
akuntansi
(accounting
information
systems),
menyediakan informasi dan transaksi keuangan. •
Sistem informasi akademik (academic information systems), menyediakan informasi tentang proses pendidikan yang sedang berjalan di suatu akademi/sekolah/perguruan.
•
Sistem
informasi
pemasaran
(marketing
information
systems),
menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatankegiatan
pemasaran,
kegiatan-kegiatan
penelitian
pasar
dan
lain
sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran. •
Sistem
informasi
manajemen
persediaan
(inventory
management
information systems). •
Sistem informasi personalia (personal information systems).
•
Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
•
Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
•
Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
•
Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
•
Sistem
informasi
penelitian
dan
pengembangan
(research
and
development information systems). •
Sistem informasi analisis software
•
Sistem informasi teknik (engineering information systems).
•
Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).
8
Sistem Informasi secara umum SI memiliki tiga unsur utama yaitu : •
Menerima data sebagai masukan (input).
•
Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.
•
Memperoleh informasi sebagai keluaran (output). (Ismail, 2004)
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Menurut O’brien (2007) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti: •
Perangkat keras (hardware): mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.
•
Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
•
Prosedur:
sekumpulan
aturan
yang
dipakai
untuk
mewujudkan
pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehedaki.
9
•
Orang: semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.
•
Basis data (database): sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
•
Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sesumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
Pada prakteknya tidak semua sistem informasi mencakup seluruh komponen – komponen tersebut
diatas. Komponen yang dilibatkan dalam suatu sistem
informasi disesuaikan dengan kebutuhan spesifikasi sistem informasi yang akan dibangun. 2.2 PENERAPAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS Sistem informasi ialah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan dan melalui rantai siklus yang disebut siklus sistem informasi. Siklus tersebut terdiri dari input, process, dan output (IPO). Siklus IPO menggambarkan bagaimana sistem memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output. Output yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi: • Data yang mendukung informasi • Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi • Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis, yaitu : •
Mendukung proses bisnis dan operasional.
•
Mendukung pengambilan keputusan.
•
Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif. Kebutuhan informasi dalam suatu perusahaan ditemtukan oleh posisi,
tupoksi dan level manajerial yang diduduki. Semakin keatas level manajemen ,
10
kebutuhan informasi yangdiperlukan biasanya semakin bersifat global dan mendukung pengambilan keputusan atau kebijakan. Sedangkan di level staff / pelaksana kebutuhan informasi yangdiperlukan bersifat detil dan mendukung kegiatan operasional. Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 level manajemen, yaitu : 1. Manajemen Tingkat Atas (Manajemen Strategis), merupakan manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan. 2. Manajemen
Tingkat
Menengah
(Manajemen
Taktis),
merupakan
keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. 3. Manajemen Tingkat Bawah (Manajemen Operasional), merupakan manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. 4. Pegawai Non-Manajemen, merupakan semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen. Dalam pengembangan sistem informasi ada beberapa tahapan yang harus ditempuh. Tahapan tersebut merupakan kronologis lahirnya sistem informasi yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tahapan pengembangan sistem informasi antara lain : 1. Analisa Sistem
Merupakan
kegiatan
menganalisa
dan
mendefinisikan
masalah
dan
kemungkinan solusinya. Ada beberapa alasan penting dalam menganalisa sistem, sehingga diharapkan hasil keluaran dari sistem merupakan analisa masalah yang tepat dan penyelesaian masalah yang tepat. Alasan tersebut antara lain :
11
9 Sistem lama tidak berfungsi sesuai kebutuhan 9 Adanya kebutuhan baru dalam organisasi sehingga diperlukan modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi. 9 Mengimplementasikan ide atau teknologi baru 9 Meningkatkan perfomansi sistem secara keseluruhan. Batasan analaisa sistem adalah analisa sistem harus dapat menjawab : 9 Permasalahan apa yang memerlukan solusi ? 9 Sistem baru apa yang akan dibangun sebagai solusi permasalahan ?
2.
Perancangan Sistem Desain dibuat untuk menjawab kebutuhan pada fase analisa. Langkah – langkah dalam proses design antara lain : 1) Mendefiniskan tujuan sistem 2) Membangun sebuah model konseptual, berupa gambaran sistem secara keseluruhan. 3) Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data. 4) Menyiapkan proposal sistem desain.
3. Pembangunan dan testing sistem Mengimplementasikan
hasil
desain
kedalam
program.
Proses
membangun sistem informasi yang dilakukan oleh engineer untuk membangun software dan hardware sesuai dengan sepsifikasi dalam perncangan.
4. Implementasi sistem Melakukan instalasi sistem dan peralihan dari sistem lama ke sistem baru.
5. Operasional dan perawatan Mendukung operasional sistem informasi dan dan melakukan perubahan yang diperlukan.
12
6. Evaluasi sistem Mengevaluasi sejauh mana sistem telah dibangun dan sistem telah dioperasikan. Pengembangan SIM yang bagus berbasis komputer memerlukan SDM yang berketerampilan dan berpengalaman lama. Namun peran itu memerlukan partisipasi aktif dari para manajer organisasi. Karena sejumlah faktor, banyak organisasi bisnis yang gagal membangun sistem informasi manajemen mereka. Penyebab kegagalan itu adalah: 1.
Organisasi yang dibangun dalam kondisi buruk, sehingga analisa kebutuhan informasi organisasi tidak dapat dilakukan dengan maksimal.
2.
Tidak adanya perencanaan yang memadai, dalam proses komunikasi para user untuk mencari user requirement tidak dilakukan dengan baik, sehingga kebutuhan riel dari sistem informasi yang akan dibangun tidak dapat ditangkap dalam proses perencanaan.
3.
Kurang personil yang handal dalam proses pembangunan sistem, sehingga proses pembangunan terhambat.
4.
Kurangnya kesiapan sumberdaya fisik dan sumberdaya manusia dalam menerima sistem informasi baru. SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan
manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. Perusahaan harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh.
13
3. PEMBAHASAN
3.1 PERMASALAHAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI Penerapan sistem informasi disuatu perusahaan bukan tanpa resiko. Ada beberapa masalah yang mungkin dihadapi dalam proses penerapan sistem informasi. Bahkan permasalahan itu dapat muncul mulai dari tahap awal perencanaan sampai dengan tahap implementasi.Banyak tahapan yang haru ditempuh dalam penerapan sistem informasi, dan kesemuanya harus dilakukan dengan baik supaya tujuan penerapan sistem informasi untuk efektifitas dan efisiensi dapat tercapai. Keberhasilan dari sistem informasi dapat diukur dari tercapai atau tidaknya tujuan penerapan sisteminformasi. Namun dibanyak hal jangan kan pencapaian tujuan, penerapan sistem informasi baru untuk mengantikan sistem informasi lama pun banyak perusahaan yang menemui kendala , sehingga pada akhirnya sistem informasi lama lah yang tetap digunakan. Kegagalan dalam penerapan sistem informasi sangat besar dikarenakan penerapan sistem informasi baru bukan hanya terkait dengan kesiapan sistem informasi baru yang telah dibangun, namun faktor kesiapan SDM, kesiapan perubahan pola kerja dan budaya kerja serta kesiapan infrastruktur juga merupakan faktor penentu keberhasilan sistem informasi. Disaat suatu perusahaan menerapkan sistem informasi yang baru, dalam teknologi IT banyak kendala teknis yang memungkinkan terjadi. Sehingga kendala teknis juga sering kali menghambat keberhasilan penerapan sistem informasi sampai dengan ditemukannya solusi terhadap kendala teknis yang dihadapi dalam penerapan sistem informasi tersebut. Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan hal – hal yang menjadi faktor keberhasilan dan kegagalan dalam penerapan sistem informasi : Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan Sistem Informasi terdiri atas kualitas sistem dan kualitas informasi, sedangkan variabel endogen terdiri
14
atas Kepuasan pengguna sistem informasi,individual impact, dan organizational impact. Berikut adalah definisi dan operasional variabel kesuksesan sistem informasi tersebut, yaitu : 1. Variabel Kualitas Sistem (System Quality) Kualitas sistem berarti kualitas dari kombinasi hardware dan software dalam sistem informasi. Fokusnya adalah performa dari sistem, yang merujuk pada seberapa baik kemampuan perangkat keras, perangkat lunak, kebijakan, prosedur dari sistem informasi dapat menyediakan informasi kebutuhan pengguna (DeLone dan McLean, 1992). Indikator yang digunakan adalah 4 dari 8 indikator yang digunakan oleh Hamilton dan Chervany (1981) yaitu kemudahan untuk digunakan (ease of use), kemudahan untuk diakses (system flexibility), kecepatan akses (response time), dan ketahanan dari kerusakan (reliability). Selain itu juga digunakan indikator lain yaitu keamanan sistem (security) 2. Variabel Kualitas Informasi (Information Quality) Information Quality merujuk pada output dari sistem informasi, menyangkut nilai, manfaat, relevansi, dan urgensi dari informasi yang dihasilkan (Pitt dan Watson, 1997). Variabel ini menggambarkan kualitas informasi yang dipersepsikan oleh pengguna yang diukur dengan 4 indikator yang digunakan Bailey dan Pearson (1983) yaitu keakuratan informasi (accuracy), ketepat waktuan (timeliness), kelengkapan informasi (completeness) dan penyajian informasi (format). 3. Variabel Intensistas Penggunaan Sistem Informasi Intensitas penggunaan informasi mengacu pada seberapa sering pengguna memakai sistem informasi. Dalam kaitannya dengan hal ini penting untuk membedakan apakah pemakaiannya termasuk keharusan yang tidak bisa dihindari atau sukarela. Variabel ini diukur dengan indikator McGill et al. (2003) yang hanya terdiri dari satu item yaitu frequency of use.
15
4. Variabel User Satisfaction Kepusasan Pengguna sistem (User satisfaction) merupakan respon dan umpan balik yang dimunculkan pengguna setelah memakai sistem informasi. Sikap pengguna terhadap sistem informasi merupakan kriteria subjektif mengenai seberapa suka pengguna terhadap sistem yang digunakan. Variabel ini diukur dengan indikator McGill et al. (2003) yang terdiri atas 3 item, yaitu efisiensi (efficiency)¸ keefektifan (effectiveness), dan kepuasan (satisfaction), ditambah dengan indikator lain yaitu kebanggaan menggunakan sistem (proudness). 5. Variabel Individual Impact Individual impact merupakan pengaruh keberadaan dan pemakaian sistem informasi terhadap kualitas kinerja pengguna secara individual termasuk di dalamnya produktivitas, efisiensi dan efektivitas kinerja. Kegagalan perusahaan menerapkan sistem informasi salah satunya disebabkan pemahaman yang kurang tepat tentang bagaimana sistem informasi memperlakukan dan diperlakukan dalam proses bisnis perusahaan. Beberapa perusahaan menganggap penerapan sistem informasi hanyalah sebagai gengsi untuk meningkatkan citra. Akibatnya penerapan sistem informasi tidak dikelola dengan baik, hanya sekedar otomisasi aktivitas manual dan menunjukkan kepada pihak eksternal bahwa perusahaan mereka sudah memakai sistem informasi untuk menopang bisnis (Usnodo, 2010). Majalah Warta Ekonomi dalam buku seri korporasi tentang Lead Business with IT yang ditulis dalam rangka Warta Ekonomi E-Company Award 2009, mengawali buku tersebut dengan bab yang berjudul Implementasi TI bukan Otomasi. Beberapa penyebab kegagalan penerapan SI/TI yaitu : •
Rendahnya komitmen manajemen dan kesiapan sebelum implementasi.
•
Kegagalan pelaksanaan proyek.
•
Overbudget.
•
Molornya waktu pelaksanaan.
16
•
Kualitas proyek yang tidak sesuai harapan.
•
Resistensi saat implementasi.
3.2 KINERJA SISTEM INFORMASI DAN EVALUASINYA Penerapan sistem Informasi pada perusahaan bagaikan dua sisi mata uang. Bisa berujung pada kesuksesan hingga kegagalan. Pengembangan dan pembangunan sistem informasi pada dasarnya dikembangkan dengan harapan yang tinggi namun sering berakhir dengan kegagalan. Alat ukur keberhasilan sebuah proyek umumnya menggunakan metode evaluasi proyek ekonomi standar untuk mengevaluasi keberhasilan pelaksanaan proyek sistem informasi karena kompleksitas dari proses pelaksanaan proyek sistem informasi dan dampak jangka panjang dari proyek pada organisasi. Berbagai dampak yang ditimbulkan dari penerapan sistem infromasi disuatu perusahaan antara lain : 1. Mengurangi resiko Dengan teknologi informasi beberapa resiko kesalahan manual menjadi tereliminir dan sop dapat lebih terjaga dilaksanakan sesuai dengan urutan proses sistem informasi yang dibangun. 2. Mengurangi Biaya Penerapan sistem informasi dapat mengurangi biaya beberapa prose yang sebelumnya memakan resource biaya dengan keberadaan sistem informasi dappat dilakukan dengan sistem tanpa mengeluarkan biaya perjalana, biaya pencetakan atau biaya pengiriman. 3. Eliminasi proses Beberapa porses menjadi hilang atau tidak perlu dilakukan karena sudah dilakukan oleh sistem yang otomatis. Hal ini mempercepat kinerja tanpa mengurangi kualitas hasil kerja.
17
4. Simplikasi Proses Proses yang ada menjadi lebih simpel dengan adanya sisteminformasi, segala pekerjaan dapat dilaksanakan dengan cepat dan tepat. Dengan penerapan sisteminformasi alur kerja menjadi lebih simple dan cepat. 5. Integrasi porses Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaansehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatudan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tan[a harus berkunjung ke kantor yang jauh dan memakan biaya. 6. Otomatisasi proses Proses yang tadinya dilakukan manual menjadi otomatis dengan bantuan sistem informasi. 7. Added Value / Nilai tambah Penerapan sistem informasi menjadi nilai tambah bagi perusahaan . Kinerja menjadi lebih efektif dan efisien yang berujung pada kepuasan pelanggan. Hal ini dapat menjadi nilai tambah perusahaan dalam bersaing meraih pangsa pasar. 8. Create New Realities Perkembangan teknologi informasi dengan pesatnya mampu menciptakan arena bersaing baru bagi perusahaan. Sebagai contoh perkembangan internet yang begitu pesat mencipatakan arena bersaing baru dalam dunia bisnis sepeti e-commers, e-office 3.3 KATEGORI KEGAGALAN SISTEM INFORMASI
18
Secara umum, penilaian kinerja sistem informasi berfokus pada pertimbangan dari keberhasilan dan kegagalan sistem informasi. Masalah kegagalan sistem informasi dapat dianalisis dengan mengasumsikan bahwa belajar dari kegagalan sistem informasi akan memberikan pelajaran penting untuk merumuskan strategi sukses bagi perencanaan, pengembangan, pelaksanaan, dan pengelolaan sistem informasi. Enam jenis kegagalan sistem informasi dapat diidentifikasi sebagai berikut : 1.
Kegagalan Teknis
2.
Kegagalan Proyek
3.
Kegagalan Organisasi
4.
Kegagalan Lingkungan
5.
Kegagalan Pembangunan
6.
Kegagalan Penggunaan
Tingkat keberhasilan maupun kegagalan sistem informasi dapat dikategorikan menjadi 3 tingkat tergantung kepada tingkat keberhasilannya, yaitu : 1.
Pertama adalah kegagalan total inisiatif, tidak pernah dilaksanakan atau di mana sistem baru diterapkan tetapi segera ditinggalkan.
2.
Kedua adalah kegagalan parsial dari inisiatif, di mana tujuan utama tidak tercapai atau di mana terdapat hasil yang tidak diinginkan yang signifikan. Terkait dengan kegagalan parsial adalah kegagalan keberlanjutan mana inisiatif pertama berhasil tetapi kemudian ditinggalkan setelah satu tahun atau lebih.
3.
Ketiga adalah keberhasilan dari inisiatif di mana sebagian besar pemangku kepentingan mencapai tujuan utama mereka dan tidak mengalami hasil yang tidak diinginkan.
Salah satu contoh keberhasilan penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan adalah Sistem informasi E-Pesan di lingkungan Kementrian Perindustrian. ¾
Perubahan sistem
19
Sistem Lama
Sistem Baru
Pesan dan pertukaran
Pesan dan pertukaran
informasi di lingkungan
informasi dilungkungan
kementrian perindustrian
kementrian perindustrian
dikirimkan dengan surat
dilakukan dengan E-pesan
tercetak ¾
Indikator Keberhasilan Sistem Lama
¾
¾
Sistem Baru
Tidak Paper less
Paper Less
Waktu pertukaran lebih
Waktu pertukaran menjadi
lama, menunggu proses
lebih cepat, tanpa proses
print dokumen
print out
Jalur pertukaran informasi
Jalur pertukaran informasi
kurang lancar
lebih cepat
Faktor yang mendukung keberhasilan sistem
Sistem yang sesuai kebutuhan user
Sistem yang mudah digunakan / user friendly
Kemudahan akses siste m yang baru
sosialisasi kepada user yang dilakukan dengan baik
Efek baik yang langsung dirasakan user
Tampilan aplikasi
Halaman muka
20
o
Halaman Kirim pesan
21
o
Menu e-pesan
Salah satu contoh penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan yang gagal adalah Sistem informasi E-Disposisi di lingkungan Kementrian Perindustrian. ¾ Perubahan sistem Sistem Lama Disposisi
yang
Sistem Baru dilakukan Disposisi dilakukan melalui
berjenjang dengan lembar E-Disposisi disposisi fisik. ¾ Indikator Keberhasilan Sistem Lama
Sistem Baru
Tidak Paper less
Paper Less
Waktu disposis lebih lama,
Waktu disposisi menjadi
menunggu proses print
lebih cepat, tanpa proses
dokumen
print out
¾ Faktor yang menyebabkan kegagalan sistem o Kurangnya training dan sosialisais o Ketidaksiapan seluruh level manajerial untuk menggunakan sistem tersebut.
22
o Kurangnya komitment seluruh level manajemen untuk menggunakan sistem . ¾ Tampilan aplikasi o
o
Halaman Muka eselon IV
Halaman muka staff
23
IV. PENUTUP 4.1 KESIMPULAN Sistem informasi merupakan bagian yang tidak terpisahan dalam perusahaan. Dalam kenyataan berbagai permasalahan yang dihadapi mulai tahap perencanaan sampai dengan tahap implementasi sistem informasi. Berbagai resiko dan keuntungan juga harus dihadapi perusahaan dalam mengimplementasikan sistem informasi sebagai langkah perbaikan bagi perusahaan. Untuk mencapai keberhasilan dalam implementasi sistem informasi perusahaan haruslah melengkapi tahapan – tahapan perencanaa, perancangan, implementasi , operasional dan meintenance serta evaluasi dari sistem informasi yang diterapkan. Efek yang secara langsung maupun tidak langsung dirasakan perusahaan dalam mengimplementasikan sistem informasi juga harus dipertimbangkan, apakah
efek
tersebut
sesuai
dengan
tujuan
organisasi
dalam
mengimplementasikan sisteminformasi. 4.2SARAN Dari paparan diatas, menimbang pada faktor – faktor keberhasilan dan kegagalan sistem informasi, tahapan penerapan sistem informasi , fungsi dan dampak sistem informasi maka disarankan : 1.
Identifikasi permasalahan yang dihadapi haruslah dilakukan dengan baik, supaya solusi yang diambil merupakan solusi yang tepat.
2.
Pandanglah pemakai dan mesinnya sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dan saling terkait antara satu dengan yang lainnya.
3.
TI merupakan alat untuk memperlancar berbagai proses bisnis. Visi bisnis yang mengkomandoi TI, bukan sebaliknya
4.
Kesuaian budget dengan sistem informasi yang akan dibangun harus disesuaikan, untuk menghindari kegagalan proyek.
5.
Sistem informasi yang dibangun disesuaikan dengan kebutuhan, tidak perlu offer budget dan menerapkan teknologi tercanggih dan terbaru.
24
6.
Mempersiapkan SDM dalam rangka perubahan dari sistem lama ke sistem yang baru
7.
Memilih SDM yang mampu, ahli dan terampil mengoperasikan TI.
25
DAFTAR PUSTAKA
Intranet.Kemenperin.go.id/E-Pesan Intranet.Kemenperin.go.id/E-Disposisi McLeod Raymond, Jr.Sistem Informasi Manajemen Jilid 1. Suroso, Arif Imam, Ir, M. Sc, dkk. Diklat Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, MB-IPB.
26
