EXCEL XP

: www.pszfsalgo.hu, : [email protected], : 30/644-5111

EXCEL XP

Tartalomjegyzék 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38.

Bevezetés ..................................................................................................................................................... 163 A táblázatkezelık fıbb funkciói, alkalmazási területeik.............................................................................. 164 A képernyı felépítése .................................................................................................................................. 164 Cellába való beírás, javítás .......................................................................................................................... 167 Táblázatban való mozgás és kijelölés .......................................................................................................... 170 Függvények használata ................................................................................................................................ 171 Relatív, abszolút és vegyes hivatkozás (címzés) .......................................................................................... 175 Mozgatás, másolás, beillesztés és irányított beillesztés ............................................................................... 177 Képletek másolása, a kitöltés egyéb lehetıségei.......................................................................................... 178 Formázási lehetıségek egy táblázat elkészítése során ................................................................................. 180 Javítási lehetıségek egy táblázat elkészítése során ...................................................................................... 182 A mentés ...................................................................................................................................................... 183 Visszatöltés (megnyitás), fájlok importálása ............................................................................................... 184 A nyomtatás ................................................................................................................................................. 185 Nagy mérető táblázatok kezelési lehetıségei ............................................................................................... 186 Látvány és eset............................................................................................................................................. 187 Munkalapok, munkafüzetek, munkaterület használata................................................................................. 188 Internet (Intranet) lehetıségei Excel-ben ..................................................................................................... 189 Adattábla ..................................................................................................................................................... 190 Célérték-keresés, solver ............................................................................................................................... 191 Őrlapok eszköztár az Excelben.................................................................................................................... 192 Rajzolás eszköztár az Excelben ................................................................................................................... 194 Diagramvarázsló használata ........................................................................................................................ 195 Elkészített diagramok formázása ................................................................................................................. 196 Diagramtípusok ........................................................................................................................................... 199 Térkép használata a diagramkészítésben ..................................................................................................... 200 Adatok statisztikai elemzése az Excelben .................................................................................................... 203 Tömbképlet és tömbállandó ......................................................................................................................... 204 Adatnyilvántartás (adattábla használat) alapjai............................................................................................ 205 Autoszőrı .................................................................................................................................................... 206 Irányított szőrés ........................................................................................................................................... 207 Sorba rendezés ............................................................................................................................................. 209 Részösszegek készítése ................................................................................................................................ 210 Kimutatás vagy kimutatás-diagram készítése .............................................................................................. 211 Beírás érvényessége ..................................................................................................................................... 218 Testreszabási lehetıségek az Excelben........................................................................................................ 220 A makrózás alapelvei................................................................................................................................... 220 Néhány gyakorló feladat .............................................................................................................................. 221

1.

Bevezetés

Az integrált táblázatkezelı szoftverek az utóbbi néhány évtized termékei. Az általános célú alkalmazói szoftverek közül elıször a szövegszerkesztı programokat fejlesztették ki. Szövegszerkesztésre szinte mindenhol szükség van, az egyszerőbb programírástól a bonyolultabb kiadványszerkesztésig. Késıbb azonban igény merült fel valamilyen általános célú számoló szoftver kifejlesztésére is. Ezek eleinte a zsebszámológépet és a kockás papírt helyettesítı egyszerőbb programok voltak. A felhasználói igény azonban gyorsan növelte e szoftverek tudását és így integráltságát is. Számos cég fejlesztette ki egyre többet tudó táblázatkezelıjét. Ezek közül a fontosabbak: LOTUS 1-2-3 (az elsı komolyabb, szabványt teremtı táblázatkezelı), QUATTRO (az elsı komolyabb magyarított szoftver), SYMPHONY (szövegszerkesztési, adatbázis-kezelıi funkciókkal is bıvítették), Excel (jelenleg a legelterjedtebb, számos verziója használatos). A könyv ezen részében igyekszünk a táblázatkezelés általános ismereteit megmutatni, de ahol a specialitások megkívánják, ott az Excel XP (Excel 2002 néven is használják) táblázatkezelıjén keresztül tesszük ezt. Jelenleg ez a legfrissebb verzió, amely az Microsoft Office XP szoftvercsomag része. A szoftverek fejlıdése igen gyors, így várhatóan újabb táblázatkezelık is megjelennek idıvel. A táblázatkezelés alapjait ez azonban nem érinti. Az újabb változatok az alapokat már nem változtatják, és a bıvítés is legtöbbször a kevésbé lényeges pontokat érinti. Az Excelnek is számos verziója született már meg eddig is: 2.1, 3, 4, 5, 95, 97, 2000 és a 2002-es (XP) verzióval jelzettek. A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Rádi György adjunktus készítette.

163


EXCEL XP

A könyv ezen részének fejezeteit jól használhatjuk a legkülönfélébb (OKJ, ECDL, stb.) vizsgák szóbeli vizsgakérdéseként is! A fejezetek végén az OKJ-s írásbeli vizsga legjellemzıbb kérdései találhatók, amivel felkészültségünket lemérhetjük. Az Excel rész végén néhány gyakorlati feladat található, amelyekhez hasonlók a gyakorlati vizsgákon fordulhatnak elı. Néhány fejezet (amelyeknek kisebb a gyakorlat jelentısége, pl. 16, 19, 20, 21, 27, 28, 36, 37) egyes vizsgákon elhagyható.

2.

A táblázatkezelık fıbb funkciói, alkalmazási területeik

A táblázatkezelık legfontosabb funkciója a különbözı számítások végzése. Ehhez kötıdik az alkalmazási területük is, azaz ott és akkor célszerő alkalmazni ıket, ahol és amikor számításokat kell végeznünk, pl. matematikai, mérnöki, pénzügyi számítások esetén. Számításokat végezhetünk az egyszerőtıl a legösszetettebbig, számos beépített függvényt használhatunk. Több táblázat adataival is dolgozhatunk egyszerre. Számításainkat szépen megformázható táblázatokba rendezhetjük. Számításainkat elemezhetjük, több változatban is megvizsgálhatjuk, látványokat hozhatunk létre. Speciális statisztikai és matematikai funkciókhoz ad kész módszereket (regressziószámítás, statisztikai próbák, lineáris, nem lineáris és egész értékő programozás, stb.). Az adatbevitelt ellenırzött formában is megoldhatjuk, logikai feltételek cellákhoz rendelésével. Őrlapmezıket használhatunk a beírás megkönnyítése érdekében. Többen is dolgozhatunk ugyanazon a munkafüzeten. Nagy mérető táblázatok kezelését egyszerőbben megoldhatjuk a táblázatkezelı szoftverekkel, mint a szövegszerkesztık táblázatkezelési funkciójával. A szövegszerkesztık azonban elınyösebbek lehetnek kis mérető, számítások nélküli táblázatoknál (esetleg egyszerő számítások esetén). Adatainkat diagramok sokféleségén keresztül is bemutathatjuk, térkép alapú diagramokat is készíthetünk. Rajzokat, objektumokat helyezhetünk el a táblázatban. Adatnyilvántartásokat hozhatunk létre, lekérdezhetjük, sorba rendezhetjük, részösszegeket, kimutatást készíthetünk belıle. A táblázatkezelık nagy hátránya az adatbázis-kezelıkkel szemben, hogy csak egy adattáblát tudnak kezelni. Az adattábla mérete is erısen korlátozott, csak annyi sora lehet, amennyi egy munkalap sorainak a száma. Ha e korlátokat átlépi a nyilvántartásunk, akkor már adatbázis-kezelıt kell alkalmaznunk. Más rendszerekkel (táblázatkezelık, adatbázis-kezelık, szövegszerkesztık) kapcsolatot, adattranszfert biztosít. Ennek legegyszerőbb módja, ha a mentésnél, vagy a megnyitásnál a fájl típusát átállítjuk. Az Office XP minden komponensét felkészítették az Internet használatára. Hiperhivatkozásokat használhatunk a táblázatban, HTML formában menthetjük le táblázatainkat. Web helyekrıl tölthetünk le fájlokat, web címeket, illetve oda menthetjük fájljainkat, akár HTML formában is. Könnyő és jól paraméterezhetı nyomtatást tesz lehetıvé. Bıséges testreszabási lehetıséget kínál. Makrókat és Visual Basic programokat hozhatunk létre. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3.

3.

Soroljon fel legalább hat alkalmazási területet a táblázatkezelıknél? Mi a korlátja a szövegszerkesztık táblázatkezelési funkciójának? Mi a korlátja a táblázatkezelık adatbázis-kezelési funkciójának?

A képernyı felépítése

A képernyı kinézete, szerkezete igen hasonlít a Word szövegszerkesztı ablakához. Itt is egy ablak az ablakban rendszerrel találkozunk. A külsı ablak (alkalmazás ablak) az Excel fı ablaka. A belsı ablakba (dokumentum ablakba) a munkafüzet kerül. A belsı ablak csak a külsı ablakon belül mozgatható, méretezhetı. A külsı ablak a képernyı egészét is használhatja. A belsı ablak címsora egybeolvad a külsı ablak címsorával, ha a belsı ablak méretét teljes méretőre állítjuk. Ezt látjuk lejjebb a mintaképen is. A belsı ablakból több is lehet, annyi amennyi munkafüzetet megnyitottunk. Címsor: A legelsı sora az ablaknak, melyben a következı elemek találhatók: vezérlı menü (rendszermenü) gombja, Microsoft Excel felirat és a munkafüzet neve (letszam.xls), kis méret (tálcagombbá alakít), elızı (eredeti) méret vagy teljes képernyıméret váltás gombja, ablak bezárás gombja. Ha a második sorban lévı elızı méret gombbal a belsı ablakot közbensı méretőre állítjuk, akkor két címsor lesz. Ilyenkor a belsı ablak neve a munkafüzet neve, a külsı ablak neve a Microsoft Excel felirat. Az Excel munkafüzet ablaka (belsı ablak) így tetszılegesen méretezhetı, mozgatható. Több munkafüzet ablak is használható, amelyek elrendezése az ABLAK menüponton keresztül szabályozható.

164

A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Rádi György adjunktus készítette.


Menüsor: A címsor alatt található a menüsor, amely a belsı ablak vezérlı menü nüt áttekinthetjük az alábbi táblázatban: Fájl Új dokumentum Megnyitás Bezárás Mindent bezár (Shift) Mentés Mentés másként Mentés weblapként Munkaterület mentése Keresés Megtekintés weblapként Oldalbeállítás Nyomtatási terület Nyomtatási kép Nyomtatás Küldés Adatlap 1., 2., 3., … 9. állománynév Kilépés

Szerkesztés Visszavonás/Nem vonható vissza Ismétlés/Nem ismételhetı Kivágás Másolás Kép másolása (Shift) Office vágólap Beillesztés Kép beillesztése (Shift) Irányított beillesztés Csatolt kép beillesztése (Shift) Beillesztés hiperhivatkozásként Kitöltés Tartalom törlése Törlés Lap törlése Lap áthelyezése vagy másolása Keresés Csere Ugrás Csatolások Objektum


EXCEL XP

gombjával kezdıdik A meNézet Normál Oldaltörés megtekintése Munkaablak Eszköztárak Szerkesztıléc Állapotsor Élıfej és élıláb Megjegyzések Egyéni megjelenítések Teljes képernyı Nagyítás

165


EXCEL XP Beszúrás Cellák Sorok Oszlopok Munkalap Diagram Szimbólum Oldaltörés/Oldaltörés eltávolítása Függvény Név Megjegyzés Kép Szerkezeti diagram Objektum Hiperhivatkozás

Adatok Sorba rendezés Szőrı Őrlap Részösszegek Érvényesítés Adattábla Szövegbıl oszlopok Összesítés Tagolás és részletek Kimutatás vagy kimutatás diagram Külsı adatok importálása Adatfrissítés

Formátum Cellák Sor Oszlop Lap Automatikus formázás Feltételes formázás Stílus

Eszközök Helyesírás Hibaellenırzés Közös használat Változások követése Munkafüzetek összehasonlítása és egyesítése Védelem [Euro Conversion] Online közös munka [Solver] Célértékkeresés Esetvizsgáló Képletvizsgálat Eszközök a weben Makró Bıvítménykezelı Automatikus javítási beállítások Testreszabás Beállítások [Varázsló] [Adatelemzés]

Ablak Új ablak Elrendezés Elrejtés Felfedés Felosztás/Felosztás megszüntetése Ablaktábla rögzítése/Ablaktábla feloldása [1., 2., 3., … ablak]

Súgó Microsoft Excel súgója Az Office segéd megjelenítése Mi ez? Office a weben A termék aktiválása Hibakeresés és javítás Microsoft Excel névjegye

Annál a menüpontnál, ahol a (Shift) jelzés megtalálható, a menüpont csak a Shift gomb lenyomása esetén (a fımenü egy menüpontjának meghívásakor kell lenyomni) jelenik meg a felette lévı menüpont helyett. A szögletes zárójelben lévık nem mindig látszanak. (Ezeket az ESZKÖZÖK menü BİVÍTMÉNYKEZELİ menüpontjával lehet telepíteni vagy eltüntetni!) A perjellel felsoroltak közül csak az egyik jelenik meg. Létezik ún. HELYI (más nevei: RÖVID, GYORS) menü is, amely az egér jobb oldali gombjával hívható meg. A helyi menük használata igen praktikus, különösen a kezdıknek. Eszközsorok: A menüsor alatt szokott elhelyezkedni, de máshová is helyezhetı. Több sort is elfoglalhat, de lehet, hogy nem is jelenik meg. A legfontosabb funkciók gombjait (ikonjait) tartalmazza, amelyeket így gyorsabban meghívhatunk, mint menüpontokon keresztül. A mintaképen az elsı eszközsor a szokásos , alatta a formázás eszközsora látszik. A NÉZET menü ESZKÖZTÁRAK menüpontján lehet az eszköztárak megjelenítését szabadon ki-be kapcsolni. A menüpont TESTRESZABÁS almenüjével meghívott TESTRESZABÁS panel segítségével lehetıségünk van az eszközsorok öszszetételét változtatni. A TESTRESZABÁS panelen az ESZKÖZTÁRAK fülön be kell kattintani a szükséges eszköztárakat. Ezek meg is jelennek a képernyın, amelyek között tetszılegesen húzogathatjuk a gombokat (ikonokat). Szerencsére a panel alaphelyzet gombjával ez visszaállítható az eredeti összetételre. Új eszköztárat is létrehozhatunk a létrehozás gombbal. Saját eszköztárunk nevét az átnevezés gombbal lehet megváltoztatni. Saját (felhasználói) eszköztárunkat a törlés gombbal ki is törölhetjük. A rendszerrel szállítottakat nem nevezhetjük át és nem is törölhetjük ki! Az eszköztár a képernyın bárhová helyezhetı (az eszköztár elejét, vagy két gomb közötti függıleges vonalat kell megfogni és húzható az eszköztár). Sok funkció az eszközsor végén lévı Eszköztár beállításai nevő gombbal is szabályozható. A TESTRESZABÁS panelen a BEÁLLÍTÁSOK fülön állíthatjuk a „Mindig a teljes menü megjelenítése” választókapcsolót, amivel megszüntethetjük a menü örökösen változó megjelenését.

166



EXCEL XP

Szerkesztıléc: Feladata többrétő, de elsısorban a cellákba történı beírás és javítás a szerepe. Az eleje az aktuális cellacím megjelenítésének (az ábrán F3 a tartalma), a névvel ellátott cellák névlistájának, illetve névmegadásának területe. A „Név mezı” nevet viseli, ha rávezetjük az egeret. Egymásba ágyazott függvényeket is itt lehet kiválasztani képletszerkesztés közben. Csak szerkesztési üzemmódban látható a beírás visszavonásának (piros X), és érvényesítésének (zöld pipa) jele . Az gomb a függvény beszúrásának gombja. A szerkesztıléc jobb oldali hosszabb része a beírási (szerkesztési) terület. Munkaterület: A képernyı nagyobbik része a munkaterület. A munkaterület oszlopcímeket (256 db, A-tól IVig), sorcímeket (65536), munkalapokat (255 db, Munka1-tıl Munka255-ig) és cellákat (sor és oszlop keresztezıdése, 32767 karaktert lehet bele írni, és 255 karakter széles lehet) tartalmaz. A munkaterület jobb szélén a függıleges görgetısáv található. A munkaterület alján találhatók még a munkalapok közti mozgást segítı gördítı nyíl gombok, a munkalapok nevei és a vízszintes görgetısáv. A vízszintes görgetısáv bal szélén ) vezetve az egeret (az egérkurzor alakja ilyenkor 2 lévı kis függıleges szürke sávra (be van karikázva: függıleges vonalon jobbra-balra nyíl: ), megváltoztathatjuk a görgetısáv méretét, ha itt lenyomjuk a bal egérgombot és mozgatjuk az egeret a megfelelı irányba. Állapotsor: Az Excel mőködésérıl, állapotáról jelez vissza információkat. A bal oldali részén a pillanatnyi mővelet-végrehajtásról ad segítı információkat. Pl.: kész, beírás, szerkesztés, hivatkozás, körkörös hivatkozás (ami akkor lép fel, ha egy képletben hivatkozunk arra a cellára, esetleg áttételesen is, amelybe a képletet írtuk). A középsı részén gyors statisztikát ad, amelyben a kijelölt területen lévı számok összegét kiírja (az állapotsor helyi menüjén keresztül a statisztika típusa megváltoztatható: nincs, átlag, darabszám, darabszámok, maximum, minimum, összeg). A jobb oldali részén a billentyőzet kapcsolók beállításait (pl.: Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock) és néhány állapotjelet mutat (pl. a „VÉGE” szöveget, ha az End billentyőt leütöttük egyszer, vagy az „ÁTÍR” feliratot szerkesztési üzemmódban, ha az Insert billentyővel bekapcsoltuk azt). Munkaablak: A képernyı jobb oldalán látható segédablak. Az ablak a jobb szélén lévı bezárás gombbal bezárható: A bezárás gomb bal oldalán lévı lefelé mutató háromszöggel megválaszthatjuk, hogy mi legyen a munkaablak tartalma: ÚJ MUNKAFÜZET, VÁGÓLAP, KERESÉS, CLIPART BESZÚRÁSA. A munkaablak belseje ezekben a témákban kínál segítséget, mintha egy helyi menü lenne. A képernyı kinézetét a NÉZET menün keresztül állíthatjuk be. Az elsı menüpontja a NORMÁL nézet az alapértelmezésbeli nézet. Ezt használjuk a táblázattal való legtöbb munkánk esetén. Az OLDALTÖRÉS MEGTEKINTÉSE menüponttal egyfajta nyomtatási nézetet látunk, ami elsısorban az oldaltörések megfelelı eligazítására alkalmas. A MUNKAABLAK menüponttal a munkaablakot lehet ki-be kapcsolni. Az ESZKÖZTÁRAK menüpontot már fent ismertettük. A SZERKESZTİLÉC és az ÁLLAPOTSOR menüpontok segítségével a szerkesztıléc, illetve az állapotsor ki-be kapcsolhatók, mely állapotot egy pipával is jelez a menüpont elıtt. Az ÉLİFEJ ÉS ÉLİLÁB menüponttal a FÁJL menü OLDALBEÁLLÍTÁS menüpontjának ÉLİFEJ ÉS ÉLİLÁB panelje hívódik meg, amin a fejléc és lábléc tartalmát lehet megadni. A MEGJEGYZÉSEK menüpont segítségével a korrektúra eszköztárat kapcsolhatjuk be, amin keresztül könnyen rendelhetünk megjegyzéseket egyes cellákhoz. Az EGYÉNI MEGJELENÍTÉSEK menüpont segítségével látványokat hozhatunk létre (lásd ott). A TELJES KÉPERNYİ menüpont segítségével a munkaterületünket tudjuk teljes képernyıre kinagyítani (eltőnik a címsor, eszközsorok, szerkesztıléc, állapotsor), illetve visszaállítani az eredetire. A NAGYÍTÁS menüponttal a munkaterületünket tudjuk nagyítani, kicsinyíteni. A „Kijelölésnyi” választókapcsolóval a kijelölt terület tölti ki vízszintesen, vagy függılegesen az ablak méretét A képernyı kinézetét még a szokásos ablakkezelési funkciókkal, valamint az ABLAK menün keresztül szabályozhatjuk, amit a nagy mérető táblázatok kezelése fejezetnél ismertetünk. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4. 5.

4.

Mi a cella? Mi a gyorsmenü? Hány sora és oszlopa van egy munkalapnak? Milyen széles lehet egy cella? Hány karakter írható egy cellába?

Cellába való beírás, javítás

A táblázatkezelık többsége mindössze kétféle végeredményt különböztet meg egy beírás során: szöveg vagy szám. Az Excel a logikai igaz, illetve hamis érteket is ismeri. A beírás végeredménye szintén két módon kerülhet egy cellába: konstansként vagy kifejezésként. A konstans szöveg vagy szám beírása a konstans karaktereinek A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Rádi György adjunktus készítette.

167

EXCEL XP


egyszerő begépelésével történhet. A kifejezés mindig egyenlıségjellel (=) kezdıdik (bár a beírását kezdhetjük + esetleg – jellel is) és utána „értelmes” képlet következik. Ha a képlet beírása során hibáztunk, akkor valamilyen hibaüzenetet kapunk. Lásd a fejezet végén. Az adatokat beírásuk után még számos formátumban jelentethetjük meg, de ezzel majd a formázásnál ismerkedünk meg. A táblázatkezelık mindig az aktuális cellába írnak. Egy munkalapon csak egy aktuális cella van. Egy cellát a legegyszerőbben úgy tehetünk aktuálissá, ha rákattintunk egyet az egér bal gombjával. Az aktuális cella címe a szerkesztıléc elején is leolvasható. Az aktuális cella tartalma a szerkesztıléc jobb oldalán látható (képlet esetén a képlet látszik a szerkesztılécen, a képlet eredménye a cellában). Az aktuális cellába való beírás során a begépelés a cellában és a szerkesztıléc jobb oldalán is megjelenik. A bevitelt a szerkesztıléc zöld pipájára kattintva fogadtathatjuk el. A beírást az Enter billentyő leütésével is befejezhetjük. Ilyenkor az alatta lévı cella lesz az aktuális cella. (Feltételezi, hogy oda írjuk a következı adatot.) Az Enterhez hasonlóan a beírást bármelyik kurzorbillentyővel is befejezhetjük. Ekkor az aktuális cella a kurzorbillentyő szerint más és más lesz. Pl. a fel nyíllal befejezve a begépelést, a beírás feletti cella lesz az aktuális cella. A téves bevitelt (ha még nem fejeztük be, pl. Enterrel) a piros X-re kattintva, vagy az Esc billentyőt leütve hatástalaníthatjuk. A szöveges adatokat, vagy ezeket eredményül adó képleteket alapértelmezés szerint (normál vízszintes igazításnál) balra rendezi a cellán belül. A számokat, dátumokat, vagy ezeket eredményül adó képleteket jobbra igazítja. A logikai értékeket, vagy ezeket eredményül adó képleteket középre igazítja. Természetesen ez az igazítás késıbb átformázható, de beíráskor ez ellenırzésre jól használható. Ha a beírt szám túl sok számjegybıl áll (11-tıl több), akkor a számot átalakítja tudományos formátumra. Például, ha begépeljük egy cellába a következı számot: 12345678901234, akkor ezt a következıképpen írja vissza: 1,23457E+13. Az E (exponens) után beírt szám jelzi, hogy a 10 hányadik hatványával kell beszorozni az E elıtt álló számot. Ez a tudományos, vagy exponenciális számforma. Ha a cellában a beírt szám a számára elıírt formátumban nem fér el, akkor helyette ######## jelenik meg. Ez nem hiba, csak jelzi, hogy szélesítsük meg az oszlopot, vagy esetleg a formátumot vegyük rövidebbre. Az Excel XP változata, ha még nem változtattuk meg az oszlop szélességét, automatikusan megszélesíti az oszlopot ilyen esetben. A 97-nél régebbi változatok ezt nem tették meg. Az Excel 15 számjegy pontossággal dolgozik. A legnagyobb kitevı a tudományos formátumnál a 308. Egy oszlopon belül, az egymás alá történı beírás során, a beírt kezdıbetők alapján a felette beírt cellákból értéket kínál fel (helyi menü VÁLASZTÉKLISTÁJÁT is használhatjuk erre a célra). Ez igen megkönnyíti a többször, de rendszertelenül elıforduló adatok bevitelét. Automatikus javítást kérhetünk (ESZKÖZÖK menü AUTOMATIKUS JAVÍTÁSI BEÁLLÍTÁSOK). Speciális sorozatokat hozhatunk létre gyorsan a kitöltınégyzet segítségével (lásd a kitöltésnél). A függvényeket és cellacímeket begépeléssel, kiválasztással és kijelöléssel is bevihetjük. A képleteket egyenlıségjellel (vagy + esetleg – jellel) kell kezdeni, lehet zárójelezni. Képletekben különbözı mőveleti jeleket használhatunk. Összehasonlító mőveleti jelek: = < > <= >= <>, összefőzés mőveleti jele: &, aritmetikai (matematikai) mőveleti jelek: + - * / ^ % (a mőveleti jelek hierarchia sorrend szerint vannak felsorolva). Nézzünk egy példát képletek beírására: =3*A1-(5+a2)^2/4 A képletet a következıképpen célszerő beírni: aktuálissá tesszük azt a cellát, ahová a képletet be akarjuk írni. Ha a B1-es cellába akarjuk írni, akkor rákattintunk a B1-es cellára. Beírjuk az egyenlıség jelet. A 3-ast és a csillagot begépelhetjük. Az A1-es cellára egérrel rá lehet kattintani, amire beíródik a cella címe a szerkesztılécre. A –(5+ jeleket begépelhetjük. Az A2-es cellára kattintsunk az egérrel. A )^2/4 jeleket begépelhetjük. A beírást a zöld pipára való kattintással fejezhetjük be. Természetesen a képletet más módon is beírhatjuk, de ez a legbiztonságosabb módja. A képlet beírása során a kis és nagy betőknek nincs jelentısége. Ha egy képletben szereplı cella tartalma megváltozik, akkor a képlet automatikusan újraszámolódik, aminek hatására mindig a helyes végeredményt látjuk a képlet cellájában! A gyakorlatban minden beírás után átszámolódik az egész táblázat. A táblázat ezen rugalmas viselkedését dinamikus táblázat névvel is szokták illetni. Körkörös hivatkozás hibaüzenetet kapunk az állapotsoron, ha egy képletben hivatkozunk arra a cellára, esetleg áttételesen is, amelybe a képletet írtuk. (Pl. az A1 cellába beírjuk, hogy =3*A2, az A2-be pedig: =4*A1.) A dátumokat egyszerő sorszámokként kezeli az Excel. Elsı napnak 1900.01.01-et tekinti. A 10. nap 1900.01.10, a 36248. nap 1999.03.29. Az ESZKÖZÖK menü BEÁLLÍTÁSOK menüpontjának számolás lapjának „1904 típusú dátum” jelölınégyzetének bekapcsolásakor a bázis dátum 1904.01.01, amit 0. sorszámnak tekint! Ezt ritkán szoktuk használni, inkább az 1900-ast használjuk. Egy szám és dátum csak a formátumában tér el. Bármelyik alak szerint beírható, illetve átalakítható a formátuma a FORMÁTUM menü CELLÁK menüpontjának 168



EXCEL XP

szám lapján lévı formátum minták szerint (itt jól áttekinthetık a dátum és idı formátum kategóriák formátum mintái is). Az idıt is számként kezeli az Excel, csak törtszámként. 1 a teljes nap. 0,5 akkor 12 óra, 0,75 pedig 18 óra. Néhány példa dátumok és idıpontok beírására: 94.5.24 2002/5/25 98-08-18 9.2 márc.94 jún.5 20:45 12:32:15 A 9.2 vagy a jún.5 beírás mindig kiegészül az aktuális év évszámával. A márc.94 pedig elsejére fog vonatkozni. Mőveletvégzés dátum konstanssal: ="2002.12.31"-"2002.3.15". A dátum konstanst és az idıpont konstanst is mindig dupla idézıjelek között kell felírni egy képletben. Egy cellába írt dátummal ugyanúgy számolunk, mint egy számmal, pl., ha az A1 és A2 cellában is dátum van beírva, és a különbségét akarjuk kiszámolni: =A1-A2. Cellákat vagy cella tartományokat névvel is elláthatunk a BESZÚRÁS menü NÉV menüpontjának NÉV MEGADÁSA párbeszédpanelen. A szerkesztıléc elsı részébe kattintva is begépelhetjük a nevet. Ezeket a neveket késıbb bárhol, ahol az adott cellára, területre hivatkozni akarunk, használhatjuk (pl. képletben: =500*ÁFA, ha az ÁFA kulcsot tartalmazó cellát ÁFA névvel láttuk el.). Ha elfelejtettük a nevet, akkor a BESZÚRÁS menü NÉV menüpontjának BEILLESZTÉS utasításával (az F3-as billentyővel is meghívhatjuk) is beszúrhatjuk (pl. képletbe). A BESZÚRÁS menü NÉV menüpontjának még egyéb szolgáltatásai is vannak a névhasználattal, megadással kapcsolatban. Az adatbevitellel kapcsolatos a beírás érvényességének vizsgálata. Errıl külön fejezet szól, lásd ott. Sajnos gyakran rákényszerülünk, hogy egy cellába már beírt adatot javítanunk kell. Javítani lehet a cellában (kétszer kattintva) vagy a szerkesztılécen is. Javítani a szerkesztılécen a legegyszerőbb, ha az aktuális cella a javítandó cella. Egérrel kell a szerkesztıléc azon helyére kattintani, ahol a javítandó szöveg elhelyezkedik. Az F2 billentyő leütése után a cellában javíthatunk. Alapvetı javítási lehetıségek: átírás, beszúrás, törlés. Lehetséges a teljes cella átírása is. Itt is használhatók a SZERKESZTÉS menü vágólap kezelı mőveletei. Képlet javítása esetén különbözı színekkel megmutatja a képletben használt cellacímeket (a cellában vagy a szerkesztılécen) és a cellákat is (a táblázatban). Képletek beírása során elıforduló hibajelek és azok oka (további információt kaphatunk róluk, ha a súgó keresés ablakába beírjuk a hibaüzet nevét): •

####### A szám túl széles a cella méretéhez képest.

•

#ÉRTÉK! Hibás tipusú értéket adtunk meg (pl. szám helyett szöveget).

•

#ZÉRÓOSZTÓ! 0-val osztunk.

•

#NÉV? Hibás nevet használtunk (nem érvényes cellacímet vagy nevet).

•

#HIÁNYZIK! Nem ér el az Excel egy értéket.

•

#HIV! Érvénytelen cellára hivatkozunk (mert kitöröltük).

•

#SZÁM! Egy függvényben szereplı szám paraméter nem értelmezhetı ezzel az értékkel.

•

#NULLA! Két olyan tartomány metszetét adtuk meg, amelyek nem metszik egymást.

A hibák kezelésében az Excel XP egy további segítséget is ad. A képernyı felépítése fejezetben látható képernyın vegyük észre a következı sort: . Az aktív cella és az alatta lévı 5 cella bal felsı sarkában egy kis zöld háromszög látható: . Ezzel a jellel figyelmeztet az Excel XP változata, hogy a cellába beírt képlet hibás lehet. Most ugyan nem hibás, de a figyelmeztetése azon alapul, hogy a cellába beírt képlet, a SZUM(C3:E3) nem hivatkozik a B2-es cellára is, azaz nem így néz ki: SZUM(B2:E3). Ugyanis szerinte a B2-es cellában lévı 1992, egy szám, és azt is hozzá kellene adni. Ez jelen esetben nem igaz, de más esetben elıfordulhat, hogy tévedésbıl egy cellával rövidebb területet adtunk meg. Az aktív cella bal oldalán látható egy négyzetbe foglalt felkiáltójel: . Ezt intelligens címkének is nevezik. Ha rávezetjük az egérkurzort, akkor mellette egy legördítı háromszög jelenik meg , és kiírja a feltételezett hiba okát: . A legördítı háromszöget legördítve, a javasolt hibaelhárítási, tájékozódási lehetıség menüpontjait sorolja fel. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4. 5.

Hány aktív cella lehet egyszerre egy munkalapon belül? Hogyan állapítható meg, hogy egy cellába számérték, vagy egy számértéket adó képlet van beírva? A kinyomtatott táblázatról eldönthetı ez? Miért? Mi a hiba a következı képlet beírásánál, ha a cellában a következı beírást látható: 4*A1? Milyen típusú (jellegő) beírások lehetnek egy cellában? Adjon meg ötöt! Normál vízszintes igazításnál (a cella alapformátuma esetén) a cellába beírt szám illetve szöveg hogyan helyezkedik el a cellában?


169

EXCEL XP 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

5.


Nagyságrendileg mi a legkisebb, legnagyobb beírható pozitív és negatív szám egy cellába? Hogyan kezeli a dátumot a táblázatkezelık többsége? Az 1900-as dátumrendszerben milyen dátumnak felel meg a 20-as szám? Az 1904-es dátumrendszerben milyen dátumnak felel meg a 20-as szám? Milyen számértéknek felel meg az 1900.1.5 beírás? Adjon meg 8 féle dátumbeírási módot! Hogyan kezeli az idıt a táblázatkezelık többsége? Milyen idıpontnak felel meg a 0,5 beírás? Mit jelez a táblázatkezelı azzal, ha a cellába a beírt szám helyett ###### jelek jelennek meg? Mit jelent a #NÉV? hibaérték egy cellában? Mi a körkörös hivatkozás? Milyen hibaüzenet jelenik meg az állapotsoron, ha az A1-es cellába a következı képlet kerül: =3*(A2A1)/A3? Mi az automatikus újraszámolás? Mit jelent a dinamikus tábla kifejezés? Hogyan számítható ki az A1 cellában tárolt dátum óta a mai napig eltelt napok száma? Mi lesz az eredménye a következı képletnek: =(A1-A2)^A3, ha az A1=6, A2=4, A3=2. Hogyan lehet elnevezni egy cellát, vagy egy tartományt? Mikor célszerő ezen neveket használni? Az A1 cella tartalma: BIRS. Az A2 tartalma: 8. Az A3 tartalma: =A1&A2. Mi látszik az A3-as cellában?

Táblázatban való mozgás és kijelölés

Mozgás: A táblázatban vagy a kurzorpadon lévı billentyőkkel, vagy egérrel (görgetısáv használattal is) lehet a legkönnyebben mozogni. Direkt ugrással lehet egy cellára lépni a SZERKESZTÉS menü UGRÁS utasításával, ami az F5 gombbal is meghívható. Néhány fontosabb kurzorbillentyő szerepe: Nyilak egy-egy cellával lép a nyíl szerinti irányba PgUp egy ablaknyit lép felfelé PgDn egy ablaknyit lép lefelé Alt+PgUp egy ablaknyit lép balra (az Alt billentyőt folyamatosan nyomni kell) Alt+PgDn egy ablaknyit lép jobbra (az Alt billentyőt folyamatosan nyomni kell) Ctrl+nyil a homogénen kitöltött rész szélére ugrik, üres táblánál a táblázat peremére, a nyíl szerinti irányba (a Ctrl billentyőt folyamatosan nyomni kell) End+nyil a homogénen kitöltött rész szélére ugrik, üres táblánál a táblázat peremére, a nyíl szerinti irányba (az End billentyőt csak egyszer kell leütni, amire az állapotsorban visszajelzi a „VÉGE” üzemmódot, majd utána a nyíl billentyőt). Funkciójában megegyezik a Ctrl+nyíl funkcióval. Tab megegyezik a jobbra nyíllal Shift+Tab megegyezik a balra nyíllal (a Shift billentyőt folyamatosan nyomni kell) Home a sor elsı cellájára ugrik Ctrl+Home az A1-es cellára ugrik (a Ctrl billentyőt folyamatosan nyomni kell) A görgetısáv használata megegyezik a többi Windows alapú rendszerben megszokottal. Vízszintes és függıleges görgetısáv is használható. Soronként vagy oszloponként görgethetjük az ablakot a görgetısáv szélein lévı háromszögre kattintva. A csúszkát megfogva az adatterületen (a kitöltött területet veszi csak figyelembe) lehet arányosan mozogni. Az arányt a csúszka mérete és helyzete mutatja a görgetısávon belül. Ha közben a Shift gombot nyomva tartjuk, akkor a teljes táblázatban mutatja az arányt. A csúszka elé vagy után kattintva egy ablakméretnyi területtel gördül tovább a táblázat. Ha folyamatosan nyomva tartjuk az egeret a háromszögön, vagy a csuszka elıtt vagy után, akkor folyamatos mozgást érhetünk el a táblázatban. A görgetısávon elıidézett táblázatmozgás nem változtatja meg az aktuális cella helyét! Kijelölés: A kijelölt területet tartománynak (blokknak), vagy cellatartománynak szoktuk nevezni. A tartomány egy téglalap alakú terület, amelyben egy vagy több cella helyezkedhet el. Az Excelben, ha nem is jelöltünk ki szántszándékkal valamit, akkor is ki van jelölve az aktuális cella. A kijelölés célja, hogy a kijelölt cellákkal akarunk valamit tenni, pl.: másolni, mozgatni, kitörölni, megformázni, stb. Hivatkozni a két átellenes sarokpont megadással lehet rá, pl.: A2:A6, vagy C2:E6. Megadása a legegyszerőbb egérrel. Ehhez a tartomány egyik sarok cellájának közepére kell kattintani (pl. bal felsı cellára, amikor az egérkurzor alakja fehér kereszt alakú: ), majd nyomva tartva az egér bal gombját elhúzzuk a szemközti sarok cellába. A kijelölt terület a régebbi Excelekben fekete színő, az XP-ben lila lesz, kivéve a legelsı celláját, lásd az ábrán az A2-es cellát. Ekkor felengedhetı az egér bal gombja. 170



EXCEL XP

Több tartomány is kijelölhetı egyidejőleg, ha a Ctrl gombot is nyomjuk a további kijelöléseknél! Ha nem használjuk a Ctrl gombot, akkor mindig új terület kijelölésébe kezd. Oszlop vagy sor címén kattintva, vagy itt lenyomott egérgombbal ( ) mozogva, teljes oszlop- vagy sortartományokat jelöl ki! A mellékelt ábrán több tartomány van kijelölve, köztük teljes sorok (8:11) és teljes oszlop (G:G) is. Az aktuális cella (A2) az utoljára kijelölt területen lesz mindig. A teljes tábla is kijelölhetı, ha a munkaterület bal felsı sarkára (az A oszlop bal oldalán, illetve az 1. sor felett lévı üres szürke részre) kattintunk. A kijelölést a kurzorpad segítségével is megtehetjük, bár ezt a módszert leggyakrabban a rosszul kijelölt területek korrigálására használjuk. Ekkor a Shift gombot kell nyomva tartanunk, és közben a kurzorpad valamelyik billentyőjét kell leütnünk, aminek a hatására a kurzorbillentyő irányába változik a kijelölés. A Shift gomb nyomva tartása helyettesíthetı az F8 elızetes leütésével. Egy képletben pontosvesszıvel elválasztva több tartományt, cellát egyesíthetünk, pl.: =SZUM(A1:A5;C1:C5). Szóközzel elválasztva több tartomány, cella közös metszetét hozhatjuk létre, pl.: =SZUM(A1:C5 B1:B15) függvény a B1:B5 terület adatait adja össze! Teljes oszlopot az oszlop koordinátájával (=SZUM(G:G)) is megadhatunk, ugyanezt sorra is megtehetjük: =SZUM(8:11). Kijelölt tartományokba egyszerőbb lehet az adatbevitel! Enterrel lefelé, Shift Enterrel felfelé, Tabbal jobbra, Shift Tabbal balra haladhatunk a kijelölt területen belül! Ctrl+Enterrel ugyanazt az adatot írja az össze kijelölt cellába! Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4. 5.

6.

Mi a tartomány? Hogyan adható meg egérrel és egér nélkül? Kijelölhetı-e több tartomány is? Hogyan? Miért kell a legtöbb parancs kiadása elıtt kijelölni az érintett cellákat, objektumokat? Hogyan lehet mozogni egy kijelölt tartományban anélkül, hogy a kijelölés megszőnne? Adjon példát képletben történı tartomány kijelölésére: egy cellára, tartományra (blokkra), egy sorra, egy oszlopra, több sorra, több oszlopra!

Függvények használata

A függvények egy, vagy ritkán több értéket adnak eredményül. A függvényeknek ehhez gyakran, de nem mindig, bemeneti (paraméter, argumentum) adatokra van szükségük. A függvényeknek egyedi nevük van. A függvényeket közvetlenül is beírhatjuk a cellába, de a legcélszerőbb a függvény beszúrása (régebbi változatokban függvényvarázsló a neve) gombot (fx) használni a szerkesztılécrıl. Az fx gomb helyett használhatjuk a Shift F3 leütést, vagy a BESZÚRÁS menü FÜGGVÉNY menüpontot is. Az Excel XP változatánál az „AutoSzum” gomb jobb oldalán lévı legördítı háromszöggel is elérhetjük a függvénybeszúrást. Minden esetben a „FÜGGVÉNY BESZÚRÁSA” panel jelenik meg. A felsı részén a függvény kategóriákból választhatunk. Az alsó részén a kategóriába tartozó függvények közül válogathatunk. Ha a listába kattintunk, és ott egy karaktert bebillentyőzünk, akkor a listán, az azzal a karakterrel kezdıdı sorra lép, ha van ilyen. Ha rákattintunk az egyik függvény nevére, akkor a panel alján egy rövid leírást ad errıl. A függvény nevére kettıt kattintva, vagy egyet kattintva, és utána az OK gombra még egyet kattintva, átlép a kiválasztott függvény argumentumának (paraméterének, bemeneti adatainak) megadási ablakába. A kötelezıen megadandó paraméterek nevét mindig sötétebb színnel írja ki, mint a többit. Az elsı paraméterre az Excel gyakran egy ajánlott területet kínál fel, ami vagy az aktuális cella feletti vagy a bal oldalán lévı, számokkal kitöltött terület. Ez átjelölhetı, ha nem felel meg nekünk. Néhány függvény esetében (pl. ÁTLAG, SZUM) induláskor csak az elsı két paramétert látjuk, de ha belekattintunk az utolsó paraméter beviteli mezıjébe, akkor adja a soron következı paramétert. Ha már az 5. paramétert kell megadnunk, akkor gördítısávval együtt jeleníti meg az 5. paramétert. A statisztikai függvények zömének, és a SZUM függvénynek is, igen változatos lehet egy-egy paramétere: konstans, cellacím, névvel ellátott tartomány neve, kifejezés, cellatartomány. Az ablak legalján a formázott végeredményt (az aktuális cella szerinti formátumban), míg közvetlen a legutolsó paraméter utáni sorban a formázás nélküli eredményt láthatjuk. A beírt paramétereket is kiértékeli, és kiírja a paraméterek jobb oldalára. Az egyes paraméterek beviteli mezıjébe kattintva, a panel alján az ehhez a paraméterhez tartozó rövid leírást adja. Bıvebb segítséget a panel bal alján lévı „Súgó a függvényrıl” szövegre kattintva kérhetünk.


171

EXCEL XP


Beírás közben a szerkesztıléc elején lévı „Név mezı” területen a legördíthetı listából (piros X bal oldalán lévı legördítı háromszöggel gördíthetı le) könnyebben is választhatunk az utoljára használt függvények közül. Ez a lehetıség a függvények egymásba ágyazására is használható. Ha a külsı függvény egy másik paraméterének is függvényt akarunk használni, akkor a szerkesztıléc szerkesztési részén a külsı függvény nevére kell kattintani, amire visszajön a külsı függvény paraméter megadási ablaka! Nézzük az alábbi képeken lévı példát a függvények egymásba ágyazására!

A SZUM függvény mindhárom paramétere függvény. Ha ezen függvényeket is a FÜGGVÉNY BESZÚRÁSA panel segítségével szeretnénk megadni, akkor ehhez a szerkesztıléc elejét kell használnunk. A SZUM függvényt elindíthatjuk az fx gombbal (lásd az 1. ábrát fent). A szám1 paraméterét, az ÁTLAG függvényt, viszont már így nem adhatjuk meg. Ehhez a szám1 beviteli mezıbıl (ott kell villognia a kurzornak) le kell gördíteni a szerkesztıléc elején lévı legördítı háromszöggel az utoljára használt függvények listáját (lásd a 2. ábrát fent). Ebben gyakran nincs benne a szükséges függvényünk. Ilyenkor a legutolsó elemét, a „További függvények…” sort kell választanunk. Ekkor elindul a FÜGGVÉNY BESZÚRÁSA panel, ahonnan kikereshetjük a szükséges függvényt. Az ÁTLAG függvény paramétereit így már megadhatjuk a szokásos módon. A SZUM függvény szám2 paraméterének megadása ismét gondot jelent, különösen azoknak, akik a régebbi Excel változatokat már használták. Fontos, hogy az ÁTLAG függvény paramétereinek megadása után nem szabad a „Kész” gombbal azt befejezni, mert erre a teljes beírást, a SZUM függvényét is, befejezi. Ha az ÁTLAG függvény beviteli paneljérıl a SZUM függvény beviteli paneljére szeretnénk visszatérni, hogy megadjuk a szám2 mezıt, akkor a szerkesztıléc jobb oldalán a szerkesztési területen a SZUM függvény nevére kell kattintanunk. Ezután már belekattinthatunk a SZUM függvény szám2 beviteli mezıjébe. Innen meghívhatjuk az elıbb ismertetett módon (a szerkesztıléc elején lévı listát használva) a PI függvényt. Utána ismét vissza kell térni a SZUM függvényre a fent leírt módon (rákattintunk a szerkesztılécen a SZUM feliratra). A SZUM függvény szám3 mezıjébe kattinthatunk, ahová a MAX függvényt szerkeszthetjük be az elızıekhez hasonlóan. Ez a módszer igen elınyös a többszörösen és változatosan egymásba ágyazott függvények kezelésére, hiszen a szerkesztıléc jobb oldalán bármikor rákattinthatunk az éppen szerkesztendı függvény nevére, és így annak paramétereit adhatjuk meg. Ha a függvény egyik paramétereként cellát vagy cellák tartományát kell megadni, akkor elınyösen használható a paraméter beviteli mezı jobb oldalán lévı gomb , amely minimalizálja a függvénybeszúrás ablakméretét (ilyenkor az egérrel könnyebben kijelölhetı a kívánt cella vagy cellatartomány), illetve visszaállítja az eredeti ablakméretet, ha még egyszer rákattintunk. Sok esetben az ablakot elegendı elmozgatni a paraméter egérrel történı kijelöléséhez. A panel elmozgatásához a panel szürke részét vagy az ablak címsorát kell megfogni valahol. A minimalizált ablakot a címsoránál lehet mozgatni. A minimalizálást egy terület kijelölése során automatikusan is megteszi az Excel, ha a területkijelölés útjába esik az ablak. Az ESZKÖZÖK menü KÉPLETVIZSGÁLAT menüpontjával könnyebben áttekinthetjük képleteink, függvényeink hivatkozását más cellákra. Egy függvény általános alakja: függvénynév([paraméter1[;paraméter2[;...]]]) A fenti leírás azt mondja, hogy a függvénynek neve van, és zárójelek között akár több paramétere is lehet, de lehet, hogy egy sincs. Nézzünk néhány függvényt függvénykategóriánként! A könnyebb megértés miatt egy-egy konkrét példán mutatjuk be az egyes függvények használatát. Néhány függvénynél a rokon függvényekre is felhívjuk a figyelmet. 172



EXCEL XP

Pénzügyi függvények. RÉSZLET(30%;15;200000) Kiszámolja, hogy 200000 Ft kölcsönt felvéve 15 éves futamidıre, 30%/év kamatlábra, mennyi lesz az éves törlesztırészletünk. BMR(A1:A10) Az A1:A10 területen felsorolt hozamadatokra (bevétel-kiadás) kiszámolja a belsı megtérülési rátát. Beruházások (pénzáramlási számsor, azaz cash flow) megtérülésének elemzésére alkalmas, összevetve a banki betéti kamatlábbal. Dátum és idı függvények. HÉT.NAPJA("1995.10.25";2) Megadja, hogy az 1995.10.25.-i dátum a hét hányadik napjára esik. A 2. paraméterként megadott 2-es azt jelenti, hogy a hét elsı napja a hétfı (egyébként a vasárnap lenne az elsı nap). MA() Az aznapi dátumot írja ki. Segítségével könnyen kiszámolhatjuk, hogy hány napot éltünk a mindenkori mai napig: =MA()-”1957.3.5” (1957.3.5 helyett mindenki a saját születési dátumát írhatja be.) Matematikai és trigonometriai függvények. CSONK(2000/3,2) A 2000/3 kifejezés eredményét csonkolja 2 tizedesjegyre. Az eredmény 666,66 lesz. VÉL() 0 és 1 közötti véletlen számot ad. Segítségével könnyen állíthatunk elı lottószámot: =CSONK(VÉL()*90)+1 SZUM(A1:A10;6*2;C3) Összeadja az A1-tıl A10-ig terjedı 10 cella adatát, amihez hozzáadja a 6*2 kifejezés eredményét, majd a C3-as cella tartalmát. Az autoszum (Σ) gomb a SZUM függvény kényelmesebb használatát teszi lehetıvé (pl.: kijelölt üres terület feletti adatterületet összegzi, kijelölt adatterület alatt összegez, kijelölt adatterület és üres sor és/vagy oszlop esetén az üres sorban és/vagy oszlopban összegez). Az autoszum gomb jobb oldalán lévı legördítı háromszöggel az „Összeg” funkció cserélhetı: Átlag, Darabszám, Maximum, Minimum funkciókra. SZUMHA(A2:A100;"egyetem";B2:B100) Tételezzük fel, hogy az A2:A100 cellákban végzettségek vannak felsorolva. A B2:B100 cellákban pedig fizetések. Ez lehet egy adatbázis része. A függvény a B2:B100 cellákból összeadja azokat a fizetéseket, amely sorokban az A2:A100 cellában a végzettség egyetem. A 2. paraméter a feltétel, amely nem egyezıség reláció esetén így is kinézhetne: ”>egyetem”. Ekkor az ABC-ben az egyetem utáni végzettségeket veszi figyelembe. Statisztikai függvények. ÁTLAG(A1:A10) Az A1:A10 területen szereplı számadatok átlagát számolja ki. Az ÁTLAGA függvény a logikai igazat 1-nek értékeli, a szöveges adatokat és a logikai hamist 0-nak. DARABTELI(B2:B100;"<50000") A SZUMHA függvénynél leírt példát vegyük alapul. Ez alapján megszámlálja, hogy hány olyan fizetés van a B2:B100 területen, amely kisebb 50000-nél. Jól használható ez a függvény egy osztálystatisztikánál, ahol meg kell számlálni, hogy hány ötös, négyes, hármas, stb. jegy született tantárgyanként. Erre látunk példát a könyv végén. MIN(A1:A10) Az A1:A10 területen beírt számok közül kiválasztja a legkisebbet. A MIN2 függvény az ÁTLAGA függvénnyel megegyezı módon figyelembe veszi a logikai értékeket is és a szövegeket is. A MAX és MAX2 függvény a legnagyobb elemet választja ki. KICSI(A1:A10;2) Az A1:A10 területrıl kiválasztja a 2. (ez változtatható) legkisebb értéket. A NAGY függvény hasonlóan mőködik, csak a valahányadik legnagyobb értéket adja vissza. Mátrix függvények. VKERES(A4,A1:C3;2) A vízszintesen keresı függvény egy táblázat (mátrix) elsı sorában megkeresi az elsı paraméter értékét még ép-


173

EXCEL XP


pen meg nem haladó értéket. Az FKERES függvény a függılegesen keresı függvény, amely ehhez hasonlóan mőködik, csak az elsı oszlopban keres. A példában az A4 cella értékét keresi az A1:C1 cellákban. Közelítı keresést folytat, azaz nem követeli meg a megtalált elem pontos egyezıségét. Az A1:C1 területen monoton növekvı sorrendben kell lennie a számoknak. Ezek közül azt az értéket fogja megtalálni, ami vagy megegyezik az A4-el, vagy az A4-hez legközelebbi kisebb értéket. A harmadik paraméter azt adja meg, hogy a megtalált oszlop hányadik sorából adja vissza az értéket. A 4. paramétert nem kötelezı megadni. Ha „Hamis” logikai érteket adunk meg a 4. paraméternek, akkor az elsı paramétert pontos egyezıséggel keresi a 2. paraméterrel megadott terület elsı sorában! Személyi jövedelemadó számításra is jól használható. A lenti példában a VKERES(A4,A1:C3;1) a B1es cellában lévı 400000-t, a VKERES(A4,A1:C3;2) a B2-es cellában lévı 0,3-t, a VKERES(A4,A1:C3;3) a B3es cellában lévı 80000-t adja eredményül. A KUTAT függvény is alkalmazható bizonyos esetekben helyette.

KUTAT(”banán”;B1:D1;B3:D3) A banán kedvezményét (5%, ami 0,05) keresi ki. A függvénynél a legelsı argumentumlistát kell választani, amikor ezt megkérdezi. Csak emelkedı sorrendő keresési területen (B1:D1) mőködik helyesen! HOL.VAN("banán";B1:D1;0) Az elızı példa szerinti adatokból a 2 értéket adja vissza, mert a banán szöveg a B1:D1 területen a 2. elem. A 3. paraméter a 0, amivel azt írtuk elı, hogy pontos egyezıség alapján keressen, illetve ilyenkor nem szükséges hogy rendezett legyen a keresési terület (B1:D1)! OFSZET(A1;0;2) Egy táblázatban (mátrixban) megkeresi a valahányadik sorban és valahányadik oszlopban lévı elemet. A konkrét paramétereket az elızı személyi jövedelemadó példájára értelmezve, az A1-es bázis cellától 0 db sorral megy lejjebb (marad az 1. sorban) és 2 oszloppal jobbra. Így a C1-es cellában lévı 1000000-t adja eredményül. Ha a 2. és 3. paraméter negatív szám, akkor az ellenkezı irányba csúsztatja a sort és az oszlopot a bázishoz képest. Az INDEX függvénnyel is megoldhatjuk ugyanezt: =INDEX(A1:C3;1;3) Adatbázis függvények. A legtöbb adatbázis függvénynek ugyanaz a 3 paramétere van (adatbázis, mezı, kritérium). A paramétereket vagy névvel, vagy tartománnyal adhatjuk meg (a 2. paraméternél számmal). A lenti két példa mindkét esetet megmutatja. AB.DARAB(A1:E100;2;F1:F2) Megszámlálja az A1:E100 területen elhelyezkedı adatbázis F1:F2 területen lévı kritériumnak megfelelı rekordjai közül a 2. mezıben lévı számadatokat. Az AB.DARAB2 függvény hasonlóan dolgozik, de nem csak a számadatokat számolja össze, hanem minden beírást. Alapul vehetjük a SZUMHA függvénynél megadott példát. Tételezzük még fel, hogy az A1 cellában szerepel a „Végzettség”, a B1 cellában pedig az „Összeg” felirat. A C1, D1 és E1 cellákban további mezınevek szerepelnek. A kritérium legyen az, hogy az 50000-tól többet keresıket akarjuk megszámlálni. Az F1 cella tartalma: „Összeg”, az F2 cella tartalma: „>50000”. AB.MAX(A1:E100;"Összeg";Kritériumok) Az A1.E100 adatbázisban a „Kritériumok” alapján az „Összeg” mezı elemeibıl kikeresi a legnagyobbat. A „Kritériumok” nevet csak akkor használhatjuk, ha vagy mi magunk neveztük el így a megfelelı területet, vagy végrehajtottunk a megadott adatbázisban legutóbb egy irányított szőrést. Az irányított szőrés során a „Kritériumok” elnevezésen kívül még a kigyőjtési területet nevezi el „Kigyőjtés”-nek. Ezeket a neveket egy irányított szőrés után a szerkesztıléc elején lévı legördítı háromszög segítségével meg is nézhetjük. Ha a legördülı listán rákattintunk valamelyik névre, akkor azt a területet kijelöli az Excel. Szöveg függvények. BAL(A1,2) Az A1 cellában lévı beírás elsı két karakterét adja eredményül. Hasonlóan mőködik a JOBB és a KÖZÉP nevő függvény, csak más irányból emel ki karaktereket.

174



EXCEL XP

HOSSZ(A1) Az A1 cellában lévı beírás karaktereinek számát adja vissza. Logikai függvények. ÉS(a1>5;b1<=3;c1="kedd") A paraméterekként (30 db is lehet) megadott logikai értékek közt végez logikai és mőveletet. Az eredmény csak akkor lesz igaz, ha minden paramétere igaz. A VAGY függvény a paraméterek közt logikai vagy mőveletet végez, azaz akkor igaz, ha akármelyik paramétere igaz. A NEM függvény tagadja (ellenkezıjére fordítja) a paraméterének logikai értékét. A NEM függvénynek csak egy paramétere van. HA(A1>5;10;9) Feltételes értékadásnak szoktuk nevezni. Ha igaz az elsı paraméter, akkor a 2. paramétert adja eredményül, egyébként a 3.-at. Információ függvények. CELLA("széles";A1) Az A1 cellát tartalmazó oszlop szélességét adja eredményül karakterekben. A súgóját érdemes megnézni. Így a cellákra vonatkozóan számos információt kérhetünk még. INFO("szabadmemória") A rendelkezésünkre álló szabad memóriát adja meg. A súgóját érdemes megnézni. Így az operációs rendszerre és a munkakörnyezetünkre vonatkozóan számos információt kérhetünk még. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8. 9.

7.

Ismertessen 7 függvényt legalább 4 függvénykategóriából összeválogatva! Az A1:A100 területen adatok vannak. Hogyan lehet kiszámolni ezen adatok átlagát, összegét, maximum elemét, minimum elemét, az adatok darabszámát? Adja meg a függvény pontos alakját mindegyikhez! Az A1 cella tartalma 10. Az A2 tartalma 20. Az A3 tartalma: =A1=A2;A3;A1=10). Az A5 tartalma: =VAGY(A3;A4;A1>A2). Mi lesz látható az A3, A4, A5 cellákban? Az A1 cella tartalma Salgótarján. Az A2 tartalma =BAL(A1;5). Az A3 tartalma: =JOBB(A1;6). Az A4 tartalma: =KÖZÉP(A1;4;3). Mi lesz látható az A2, A3, A4 cellákban? Az A1 cella tartalma -5. Az A2 tartalma 3. Az A3 tartalma: =HA(A1<0;-A1*6;A2*6). Mi lesz látható az A3 cellában? Mit jelent a függvények egymásba ágyazása? Hogyan adható meg egy cellában az aznapi dátum úgy, hogy az minden napon jó legyen? Hogyan adhatók össze egy függvénnyel az A1:A10 és a B2:B99 területen lévı számok? Hogyan mőködnek a VKERES és a KUTAT függvények?

Relatív, abszolút és vegyes hivatkozás (címzés)

A címzési módok a képletek különbözı másolhatósága miatt szükségesek. Sok esetben az a jó, ha a másolás során a képletekben lévı hivatkozások változnak, míg más esetben ez káros. A mozgatásnál nem változnak a hivatkozások! Az alapértelmezés a relatív címzés. Jellemzıje, hogy a címben nem szerepel a dollár ($) jele. Az ilyen címet tartalmazó képletet másolva, a képlet úgy változik meg, ahogy az a táblázatos mőveletek esetében kívánatos, azaz annyival és olyan irányban címzıdik át a képletben lévı relatív cím, amennyivel és amilyen irányban a képletet másoltuk. Pl. az A1 cellában szereplı =3*A2 képletet a B1 cellába másolva =3*B2, a C4 cellába másolva =3*C5 lesz belıle. A képen a relatív címzés és az abszolút címzés használatára is látunk példát. Csak a B8, B9, E3 és F3 cellákba írtuk be a képletet. A többit másolással (kitöltéssel) hoztuk létre! Ezt a képet úgy kaphatjuk meg, ha az ESZKÖZÖK menü BEÁLLÍTÁSOK menüpontjában a MEGJELENÍTÉS fülön bekattintjuk a képletek jelölınégyzetet.


175

EXCEL XP


Az abszolút és a vegyes cím jellemzıje, hogy $ jelet tartalmaz. Pl.: =3*$A$1. A $ jel a sor és/vagy az oszlop neve elıtt állhat. Amelyik elıtt áll, az a koordináta nem változik a másolás során. Vegyes címzésnél csak a sor, vagy csak az oszlop elıtt áll $ jel. Abszolút címzési módot kell alkalmaznunk, ha a másolandó képletben konstans értékként szerepel egy cella. Ilyenkor a sor és az oszlop elıtt is áll $ jel. Oszlop vagy sornevekkel történı hivatkozás relatív címzésnek minısül. Lásd az alábbi elsı ábrán, ahol a C2-es cellába írt képletet másoltuk a C3:C9 tartományba. A beírás csak akkor mőködik, ha az ESZKÖZÖK menü, BEÁLLÍTÁSOK menüpontjának, SZÁMOLÁS paneljén be van kattintva a „Képletekben címkék is használhatók” választónégyzet! A névvel ellátott cellára, névvel történı hivatkozás, abszolút címzésnek minısül. Lásd az alábbi ábrák közül a jobb szélsı hármat. Az A3-as cellába írt képletet az B3:E3 cellákba másoltuk.

Az alábbi kép a ritkábban használt vegyes címzésre mutat egy példát. A képletek közül itt is csak egyet írtunk be, a B3-ba. A többit másolással (kitöltéssel) hoztuk létre!

Képletek beírásánál a cellacím megadása (beírással vagy egérkijelöléssel) után az F4 billentyőt használhatjuk a relatív és abszolút címzési módok közötti váltásra! Mozgatási mőveletnél nem mőködik a relatív címzés, azaz változatlanul mozgathatók át a képletek! Relatív és abszolút hivatkozásokat is megadhatunk egy másfajta hivatkozási stílussal az S1O1 stílussal. Ez az ESZKÖZÖK menü BEÁLLÍTÁSOK menüpontjának ÁLTALÁNOS paneljén állítható be. Az S1O1 hivatkozási stílus lényege, hogy az S bető után azt a számot adjuk meg, amely sorral dolgozni akarunk a táblázatban, míg az O bető után a kívánt oszlop sorszámát írjuk. Így abszolút hivatkozásról beszélünk. Ha a számot szögletes zárójelbe tesszük, akkor relatív hivatkozásról van szó! Pl.: S[-2]O ugyanabban az oszlopban két sorral feljebb lévı cella; S[2]O[2] két sorral lejjebb és két oszloppal jobbra lévı cella; S[-1] az aktuális cella feletti teljes sor; O az aktuális oszlop. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4. 5.

176

Mi a különbség az abszolút és a relatív cellahivatkozás között? Egy adott képlet végeredményének kiszámításánál van-e különbség aközött, hogy a képletben egy cellára abszolút, vagy relatív címzéssel hivatkozunk? Az A1-es cellában a következı képlet szerepel: =A5+A6. A képletet átmásolva a C5 cellába mi lesz a C5 cellában? A képletet átmozgatva a C5 cellába mi jelenik meg ott? Az A1-es cellában a következı képlet van: =$A$5+$A$6. A képletet átmásolva a C5 cellába mi lesz a C5 cellában? A képletet átmozgatva a C5 cellába mi jelenik meg ott? Az A1-es cellában a következı képlet van: =A$5+$A6. A képletet átmásolva a C4 cellába mi lesz a C4 cellában? A képletet átmozgatva a C4 cellába mi jelenik meg ott?



8.

EXCEL XP

Mozgatás, másolás, beillesztés és irányított beillesztés

A mozgatás, másolás, beillesztés és irányított beillesztés Excelen belüli lehetıségei nagyjából ugyanazok, mint bármilyen Windows alapú rendszernél. A mozgatással cellát, cellákat, objektumot helyezhetünk át máshová. A másolás megegyezik a mozgatással, csak az eredeti helyén is és a célterületen is ott lesz a másolt elem. A Windows ezt a látszólag egy lépésbıl álló mőveletet két lépésre bontja, és egy úgynevezett vágólapot használ ezen mőveletek során. A vágólap mintegy puffer (átmeneti tároló) terület mőködik. A régebbi Office változatoknál csak egy dolgot rakhattunk rá, ami szinte bármi lehet (kép, szám, bető, hang, stb.). Az Office XP verziónál a szerkesztés menüben található egy OFFICE VÁGÓLAP menüpont, amellyel 24 elemet is tárolhatunk, kezelhetünk a jobb oldalon megjelenı munkaablak segítségével! A SZERKESZTÉS menü MÁSOLÁS és KIVÁGÁS (mozgatás funkció alapja) parancsával lehet a vágólapra másolni a kijelölt területet, cellát, objektumot, stb. A SZERKESZTÉS menü BEILLESZTÉS parancsával a vágólap tartalmát az aktuális cellához, mint célterülethez igazítva, beilleszthetjük. A MÁSOLÁS paranccsal vágólapra helyezett vágólap tartalmat többször is beilleszthetjük, más alkalmazásokba is. Az IRÁNYÍTOTT BEILLESZTÉST az Excelben igen alaposan kibıvítették. Szerepe, hogy valamilyen speciális beillesztést (csatolást, mőveletet, stb.) érjünk el. Mozgatni és másolni egérrel a legegyszerőbb. Ki kell jelölni a mozgatandó vagy másolandó területet. Megfogjuk a kijelölt terület szélét, majd az egér bal gombját nyomva (az egérmutató ilyenkor fehér nyíl: ) bárhová elmozgathatjuk a területet az egér mozgatásával. Ha a mozgatás során a Ctrl gombot is lenyomjuk, akkor másolás történik (ilyenkor az egérmutató mellett egy kis + jel jelenik meg: ). Más munkalapra másolásnál, mozgatásnál az Alt billentyőt kell lenyomva tartani, és a munkalapnévre kell húzni, majd a munkalapváltás után az Alt-ot el lehet engedni, és a munkalapon elhelyezhetjük a húzott területet. Több munkafüzet esetén is használható ez a technika, csak a munkafüzeteket kell a képernyın egymás mellé rendezni az ABLAK menü ELRENDEZÉS parancsával. Ha az egér jobb gombját nyomjuk le a bal helyett, akkor a mozgatás végén az elengedés pillanatában megjelenik egy helyi menü, aminek segítségével eldönthetjük, hogy mi történjék: áthelyezés, másolás, értékmásolás, formátummásolás, csatolás, hivatkozás készítés, lefelé tol és másol, jobbra tol és másol, lefelé tol és áthelyez, jobbra tol és áthelyez. Ugyanez a SZERKESZTÉS menün keresztül (a cellák helyi menüje is jó), vagy a szokásos eszközsor kivág, másol, beilleszt gombjaival is megvalósítható. Itt is elıször ki kell jelölni a mozgatandó területet. Ezután a vágólap segítségével történnek a mőveletek. Mozgatásnál a SZERKESZTÉS menü KIVÁGÁS parancsával, míg másolásnál a MÁSOLÁS parancsával a vágólapra helyezzük a kijelölt terület tartalmát. Ezután el kell menni a célterület bal felsı sarkára. Itt a SZERKESZTÉS menü BEILLESZTÉS parancsával a vágólap tartalmát egyszerően beillesztjük. A MÁSOLÁS paranccsal vágólapra helyezett cellák beillesztése után az Excel XP változata egy ikont kínál fel a másolt terület mellett: . Az ikont a beillesztés beállításának intelligens címkéjének is nevezi az Excel. Ha rávezetjük az egérkurzort, akkor egy legördítı háromszög jelenik meg az ikon jobb oldalán: . Ezt legördítve a mellékelt ábrán látható menüpontokat kínálja fel, hogy hogyan végezze el a beillesztést. Ha a vágólapra raktunk valamit akár a másolás, akár a kivágás paranccsal, akkor az Excel ezt a területet szaggatott vonallal jelzi. Így mindig látjuk, hogy mely cellák kerültek a vágólapra. Ezért a kivágás esetén csak a beillesztés után törlıdik a forrásterület! A célterület nem csak egy cella lehet. Ha egy cellát helyeztünk a vágólapra, akkor azt bármilyen nagy területre beilleszthetjük. Ha a forrás több cella, akkor a célterület ennek egész számú többszöröse lehet mind vízszintesen, mind függılegesen. Az Excel sajátos másolási lehetısége, hogy a célterületen elég az Entert leütni a beillesztés kéréséhez (elıtte a forrást a vágólapra kell helyezni másolással vagy kivágással). A másolás ilyenkor nem ismételhetı meg többször, tehát a vágólap tartalma ilyenkor kiürül. Cellákat (akár kitöltött cellákat) szúrhatunk be egérrel, ha a mozgatás során a Shift billentyőt nyomjuk. A technika megegyezik a mozgatás módszerével. Ha a Ctrl-t is használjuk akkor másolás történik. A célhelyen jelzi, hogy a beszúrt területrıl a cellákat jobbra , vagy lefelé tolja mányát C6:E6 is kiírja egy sárga színő területen.

el. A cél cella címét C6 vagy tarto-


177

EXCEL XP


A SZERKESZTÉS menü IRÁNYÍTOTT BEILLESZTÉS parancsát kell választanunk, ha nem egyszerő beillesztést akarunk. Az irányított beillesztés parancs csak a másolással vágólapra vitt cellákra használható. Ilyenkor a képen látható panelablakban dönthetünk a beillesztés tartalmáról, az elvégzendı mőveletrıl (a vágólap tartalma és a célterület egymásra fekvı cellái között), a csatolásról, a transzponálásról (táblázat elforgatására is alkalmas) és arról, hogy a vágólapon üres cellákat átugorja-e vagy az üres cellával végezze el a kijelölt mőveletet. Az Excel XP változatánál a beillesztés gomb jobb oldalán lévı legördítı háromszöggel is kérhetünk irányított beillesztést: képletet, értéket, nincs szegély, transzponálás, csatolás, irányított beillesztés. A csatolásnak fontos szerepe lehet, ha egy nagy mérető objektumot több helyre is szeretnénk beilleszteni. Ennek két elınye is van. Az egyik, hogy a csatolt helyen nem helyezi el valójában az objektumot, hanem annak csak a címét, így sokkal kevesebb helyet foglal le. Ezért lényeges, hogy a csatolt objektumot tartalmazó dokumentumunkat elıbb mentsük le, mint azt, amibe csatoltuk. A másik elınye, hogy az objektum frissítését elegendı az eredeti helyén megtenni. A csatolt helyeken ez megtörténik, gyakran automatikusan, vagy kérésre. Ha a csatolt objektumunk mentési helye, neve megváltozott, akkor azt a SZERKESZTÉS menü CSATOLÁSOK parancsával lehet szinkronba hozni a csatolt helyen. Itt lehet a frissítés módját is megadni. Az Excel a több táblázattal, munkafüzettel, munkalappal való munkát is csatolás segítségével oldja meg. Lásd ott a részleteket. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4.

9.

Hogyan másolható, mozgatható, törölhetı egy cella, egy tartomány? Hogyan másolható, mozgatható át egy cella, egy tartomány más munkalapra, más munkafüzetbe? Hogyan másolható át egy képlet értéke? Mi a csatolás lényege?

Képletek másolása, a kitöltés egyéb lehetıségei

Ha egy táblázatban, pl. oszlopösszegeket kell képeznünk, akkor nem szükséges minden oszlopba egyenként beírni az adott oszlopra vonatkozó képletet. Elég az elsıt beírni. A többit úgy kaphatjuk meg, hogy a képletet tartalmazó cella jobb alsó sarkát, a kitöltınégyzetet (kockát, fület), kell az egérrel megfogni, amely ilyenkor fekete kereszt alakú:

Az aktuális cella képe ilyenkor:

Az egér bal gombját nyomvatartva kije-

lölhetünk egy szomszédos területet (pl. az oszlopösszegek celláit), amelybe bemásolja a képletet, amelyet a relatív címzés szabályai szerint ír be az egyes cellákba. Ugyanez történik akkor, ha a kitöltı négyzeten kétszer kattintunk (ilyenkor az aktuális cellától a baloldali szomszédos feltöltött tartomány szerinti celláig történik a feltöltés, de csak lefelé mőködik). A kitöltés végén az Excel XP változatnál egy intelligens címke gombot kínál fel: , amelyre kattintva választhatunk a kitöltést illetıen: cellák másolása, csak formátum másolása, formátum nélküli másolás. A feltöltés a SZERKESZTÉS menü MÁSOLÁS és BEILLESZTÉS parancsával is megoldható. Ha a kitöltınégyzetet véletlenül tovább húztuk a szükségesnél, akkor ugyanúgy visszafelé is húzhatjuk, aminek a hatására „visszatörli” a fölösleget. Ha a kitöltınégyzet húzása közben a Shift billentyőt nyomva tartjuk, akkor üres cellákat szúr be a húzás területére, vagy cellákat töröl ki, ha visszafelé húzzuk. Az egérkurzor alakja ilyenkor: Ha a kitöltınégyzet cellájában csak egy szám vagy szöveg szerepel, akkor azt másolja a többibe. (Ugyanez a hatása, ha egy kijelölt tartományba a beírást a Ctrl+Enterrel fejezzük be.) Ha egy számot tartalmazó cella kitöltınégyzetét egérrel megfogva húzzuk, miközben a Ctrl billentyőt nyomjuk, akkor egyesével növekvı sorozatot hoz létre. A kitöltés bizonyos esetekben speciális módon történik. Nézzünk erre néhány példát! Az elsı képen olyan kitöltéseket, sorozatokat látunk, ahol elég a sorozat elsı elemét megadni. Ez ki is van jelölve. A kijelölés (A1:K1) kitöltı kockáját húzva egyszerre megkaphatjuk minden oszlopban a sorozatot. Ha csak az A1 cellát másolnánk az A2:A14 területre, akkor mindenhol 5 lenne!

178



EXCEL XP

A következı példákon a sorozat elsı két elemét kellett kijelölni. A kitöltés az elızıhöz hasonlóan egy lépésben is megoldható.

Ha a kitöltés során a cellákban konstans van (szám vagy szöveg, de nem képlet), akkor a kitöltés során az éppen kitöltendı kockába kerülı értéket egy sárga alapú négyzetben megadja. Az ábrán 8-as kerül a 3. cellába. A kitöltést az egér jobb gombjának lenyomásával is elvégezhetjük. Ekkor a kitöltés végén az egérgomb felengedésekor egy helyi menüt ad. A dátumegységekkel való kitöltést dátumok esetén ajánlja fel. Az itt lévı lineáris és exponenciális trend jobban használható, mint a SZERKESZTÉS menü KITÖLTÉS menüpontjában lévı, mert nem írja át az eredeti adatokat. A SOROZATOK menüpont azonos a SZERKESZTÉS menü KITÖLT menüpontjának SOROZATOK nevő parancsával. Lásd a következı bekezdésben.

Sorozatokat hozhatunk létre a SZERKESZTÉS menü KITÖLT menüpontjának SOROZATOK nevő parancsával is. Elıtte ki kell jelölni a sorozat celláit, ahol az elsı egy, két, vagy több (trend esetén) cellájába a sorozat elejét beírjuk. Megadhatjuk a sorozat elhelyezkedését, típusát („AutoKitöltés” lehet pl. hónap, vagy nap neveknél), a lépésközt és a végértéket. Dátum típusnál még választható, hogy naponként, hétköznaponként, havonként vagy évenként növekedjen a sorozat. A trend kocka bekattintásával a kijelölt területen lévı adatokból trendet képezhetünk, ami szerint átírja az eredeti adatokat is, míg az üres cellákat feltölti a kijelölt területen a trend szerint.


179


EXCEL XP Speciális sorozatokra is megtanítható az Excel az ESZKÖZÖK menü BEÁLLÍTÁSOK menüpontjának EGYÉNI LISTÁK paneljével. Ilyenkor a listaelemek területre az elemeket egymás után beírjuk, Enterrel elválasztva. A lista utolsó elemének bevitele után az OK gombra kell még kattintani. A hozzáadás gombbal egymás után több sorozat is felvehetı. Ezek a sorozatok kitöltésre és sorba rendezésre is felhasználhatók!

Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3.

Hogyan sorszámozhatóak be 1-tıl 100-ig az A1:A100 terület cellái? Mi a kitöltés? Milyen sorozatok hozhatók létre kitöltéssel?

10. Formázási lehetıségek egy táblázat elkészítése során Táblázatot legegyszerőbb formázni a FORMÁTUM menü AUTOMATIKUS FORMÁZÁS parancsával, ahol 17 elıre elkészített táblázatformátumból lehet választani. A formázandó táblázatot elıtte ki kell jelölni. Az egyebek gombbal még ezen belül megadhatjuk, hogy a felsorolt formátumelemekbıl (alsó két sor) melyek kerüljenek felhasználásra. A FORMÁTUM menü STÍLUS parancsával saját magunk készíthetünk egyedi formátum beállítást, amelyet egy stílusnévvel láthatunk el, és a felvesz gombbal vehetünk fel a munkafüzet stílusai közé. Ezt a stílust késıbb tetszıleges kijelölt területre érvényesíthetjük ugyanezen panelablak OK gombjával. Ha a stílust késıbb változtatjuk, akkor mindenhol változik a formátum, ahol a stílust alkalmaztuk! Más munkafüzetbe az egyesít gombjával lehet átvinni a stílust (a munkafüzeteket elıtte meg kell nyitni). A formázás eszköztár is sok lehetıséget kínál fel, kényelmes és gyors eléréssel. Ha a formátum eszköztár lehetıségei már kevésnek bizonyulnak, akkor a FORMÁTUM menü CELLÁK menüpontját érdemes használni. Az egyes formázási lépéseket, pár kivételtıl eltekintve, nem mutatjuk be külön-külön, mivel igen sokféle lehetıség van. Inkább a könyv olvasójára bíznánk a formátumok próbálgatását. Megértésük, használatuk nem nehéz, hiszen az eredmény rögtön látszik. A sikertelen próbálkozást visszavonhatjuk a SZERKESZTÉS menü VISSZAVONÁS parancsával, vagy a könnyebben elérhetı visszavonás gombbal: . A visszavonás gomb jobb oldalán lévı legördítı háromszöggel a legördített listából egyszerre több lépést is visszavonhatunk. A téves visszavonást a mégis gombbal vonhatjuk vissza, melynek mőködése megegyezik a visszavonáséval. Csak néhány fontosabb formázási fogásra hívjuk fel a figyelmet a következıkben: •

A Windows START menüjének BEÁLLÍTÁSOK menüpontjának VEZÉRLİPULT parancsában a TERÜLETI gombbal meghívott panelen állíthatjuk az alapértelmezésbeli szám, pénznem, dátum és idı formátumot. Az egyéni számformátum kategóriánál saját ízlésünkre alakíthatunk ki számformátumokat, ha a formátumkód beviteli mezıbe azt beírjuk. Ehhez érdemes a súgójában leírt számformátum kódokat, vagy a felkínált számformátumokat tanulmányozni. Igen gyakran szoktuk ezt a lehetıséget dimenziók feltüntetésére használni. Például a 0” kg” formátum hatására a számokat egész számokként írja ki, és a szám után beírja a kg szöveget. Pl.: 20 kg (nekünk csak a 20-at kell beírni, a kg-ot a formátum rakja hozzá). Ha egy szám több tizedesjegyet tartalmaz, mint amennyit meg akarunk jeleníteni, akkor a megjelenítésnél kerekít. 5-tıl felfelé, 4-tıl pedig lefelé. Pl.: 3,14-et 3,1-ként írja ki, ha csak egy tizedesjegy kiírását kértük. A cella tartalma persze nem változik, abban továbbra is a 3,14 szerepel. A formázva beírt szám formátumát felveszi a cella, mint cellaformátumot. Pl.: 25,6% beírása a cella formátumát százalék formátumra állítja. Ha képletben használjuk a formátumozott számot, akkor ez nincs így. Ekkor csak egyszerő számként kezeli. Pl.: =5*20%+ ”8 Ft” végeredménye: 9. BEÁLLÍTÁSOK

•

• •

180


: www.pszfsalgo.hu, : [email protected], : 30/644-5111 • • •

• • •

•

EXCEL XP

Ha az eszközsorról használjuk az ezres csoport és a pénznem gombokat, akkor a cellák tartalmát nem lehet balra, középre, vagy jobbra zárni. Helyette a FORMÁTUM menü CELLÁK menüpontját használhatjuk. A pénznem gomb használatakor az elıjelet mindig a cella bal elejére írja. Ez több formátumot (pl. az áthúzást) csúnyává tesz. A cellaegyesítés gombbal ügyesen tudjuk a táblázatunk címét középre igazítani. Lényeges, hogy a táblázat címe csak egy cellát foglaljon el. A táblázat cím sorában annyi cellát kell kijelölni, amennyiben a címet középre szeretnék helyezni. Pl., ha a táblázatunk 5 oszlopos és az elsı oszlopa az A oszlop, akkor a címet az A1 cellába célszerő beírni. Nem lényeges, ha túllóg a cellán. Az elsı sor többi cellájában nem szabad írni gombra kell kattintani. semmit. Ki kell jelölni az A1:E1 területet, majd a Cellák egyesítésével változatos kinézető táblázatokat alakíthatunk ki. Az egyesítés során összevont cellák közül csak az egyikben szerepelhet beírás! A SZEGÉLY fülön jóval több lehetıségünk van keretezésre, mint a szegélyek gombbal. Több cellát érdemes kijelölni és így kipróbálni ezeket. Egyes celláinkat írásvédetté tehetjük. Ehhez elıbb ki kell jelölni azokat a cellákat, amibe megengedjük az írást (alapértelmezésben minden cella írásvédett). Ezekrıl a VÉDELEM fülön levesszük a zárolást. Utána az ESZKÖZÖK menü VÉDELEM menüpontjának LAPVÉDELEM parancsával aktiváljuk az írásvédelmet, ahol a védelem szintjét külön is szabályozhatjuk. Jelszót is adhatunk meg (kétszer kell megadni), hogy illetéktelenek ne tudják az írásvédelmet feloldani. Csak ezek után mőködik helyesen az írásvédelem. Hasonlóan mőködik a rejtetté tétel is. A rejtetté tett cellák képletét nem tudjuk megnézni, még a szerkesztılécen sem. Egy cellán belül több betőtípust is alkalmazhatunk. Ehhez a cellába beírt adatok megfelelı részét kell kijelölnünk. Ezt a legegyszerőbben a szerkesztılécen tehetjük meg, de a cellába való kétszeri kattintás után a cellában is megoldhatjuk. Utána alkalmazhatjuk a betőformázást.

A FORMÁTUM menü SOR, OSZLOP és LAP menüpontjaival a megfelelı objektumokat formázhatjuk. Sor és oszlop ELREJTÉSE annak 0 magasságúra, illetve 0 szélességőre való állítását jelenti. A sor magasságát képpontban (0409, alapérték:12,75), az oszlop szélességét karakterben adjuk meg (0-255, alapérték 8,43). A LEGSZÉLESEBB KIJELÖLT menüpont az oszlopot a bele írt legszélesebb adat szélességére állítja be. A munkalap HÁTTERÉNEK valamilyen képet is megadhatunk, de ez gyakran zavarja a beírt adatok olvashatóságát. A munkalapfül színét is változtathatjuk. Oszlopok és sorok mérete egérrel is állítható a koordináta területen. Oszlopnál, például az A oszlop szélessége az A és B oszlopjel között állítható, amikor az egérkurzor alakja jobbra-balra mutató nyílként jelenik meg. Ilyenkor kétszer kattintva, az oszlop szélessége az oszlopba beírt legszélesebb adat szélességéhez igazodik! Sornál, például az 1. sor magassága az 1. és 2. sorjel között állítható, amikor az egérkurzor alakja fel-le mutató nyílként jelenik meg. Ha a FORMÁTUM menü CELLÁK menüpontjának IGAZÍTÁS fülén bekattintjuk a „Sortöréssel több sorba” jelölınégyzetet egy cellára, akkor annak sorában, ha kétszer kattintunk a jelen (sor magasságának állítása), akkor a sor magasságát úgy állítja be, hogy a sortöréssel formázott cellákba írt szöveg éppen elférjen a cellába az oszlopszélesség megtartása mellett! Több sort vagy oszlopot kijelölve, mindegyiknél változik a méret, ha akármelyikét megváltoztatjuk a kijelöltek közül. A FORMÁTUM menü FELTÉTELES FORMÁZÁS menüpontján keresztül egy cellához, különbözı feltételek megléte esetén, legfeljebb 3 eltérı formátumot rendelhetünk. A példában, a cellában lévı értéktıl függıen különbözı betőtípus formátumot rendeltünk hozzá. Az egyes feltételekhez a formátum gomb segítségével rendelhetjük a formátumot. A 2., 3. feltételt a bıvítés gombbal lehet létrehozni. A cella értéke helyett a képlet értéke választható még a feltétel elején. Ekkor egy logikai képletet adhatunk meg a jobb oldalán megjelenı beviteli mezıben, amely összetettebb feltételeket is tartalmazhat, mint a cella értéke esetén kiválasztható feltételek. A logikai értéktıl függ, hogy végrehajtja-e a megadott formázást vagy nem.


181

EXCEL XP


A formátum másolása gombbal (ecset van rajta: ) már meglévı formázást vihetünk át könnyen más cellákra. Kétszer rákattintva többször is „festhetünk” vele (Esc-el, vagy még egyszer a gombra kattintva megszüntethetı ez az állapot.) A laptördelést a BESZÚR menü OLDALTÖRÉS, OLDALTÖRÉS ELTÁVOLÍTÁSA parancsával lehet szabályozni. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Az alapértelmezésbeli pénznem, dátumforma és tizedesjel beállítást honnan veszi a táblázatkezelı? Hogyan lehet védeni egy cellát átírás és törlés ellen? Egy cellába 0,25 érték került. Hogyan íródik ki százalék formában két tizedesjeggyel megjelenítve? Hogyan jelenik meg idı formában? Hogyan íródik ki tudományos formában két tizedesjeggyel megjelenítve? Hogyan jelenik meg pénznem formában két tizedesjeggyel megjelenítve? Hogyan íródik ki egy tizedesjeggyel megjelenítve? Mi lesz a =20*10%+”1900.1.1”+”3 Ft” képlet végeredménye egy normál cellában? Milyen számértéknek felel meg a 150,55% beírás? Milyen számértéknek felel meg az 1900.1.3 beírás? Mutasson be 7 számformázási kategóriát, típust az 1234,567 példán keresztül! Hogyan készíthetı élenként eltérı vonaltípusú keret egy tartomány köré? Egy cellán belül alkalmazhatók-e különbözı betőtípusok? Hogyan? Ismertessen legalább 7 formai beállítási lehetıséget egy cellára! Ismertessen 6 igazítási lehetıséget! Ismertessen 6 betőtípus formázási lehetıséget! Hogyan lehet egy oszlopot elrejteni, és mikor lehet erre szükség? Hogyan lehet egy, illetve több oszlop (sor) szélességét (magasságát) állítani? Hogyan mőködik a BESZÚR menü OLDALTÖRÉS menüpontja? Hogyan lehet megszüntetni a hatását? Hogyan használható a formátum másolása gomb (formátum festı ecset)? Egy cella tévesen beírt számformátuma (pl.: 5.6 lett beírva az 5,6 helyett) hogyan állítható vissza az eredetire, ha csak formázási mőveletet lehet használni?

11. Javítási lehetıségek egy táblázat elkészítése során A javítási lehetıségek többsége a SZERKESZTÉS menübıl, a BESZÚR menübıl, vagy egy cella helyi menüjébıl érhetı el. A cella átírását, javítását már ismertettük a „Cellába való beírás, javítás” fejezetnél. Kijelölt terület tartalmának másolását, mozgatását, irányított beillesztését a „Mozgatás, másolás, beillesztés és irányított beillesztés” fejezetnél ismertettük. A “Képletek másolása, a kitöltés egyéb lehetıségei” fejezetnél is sok hasznos dologot írtunk le, ami a javítás során jól használható. A táblázat kijelölt területére a BESZÚRÁS menü CELLÁK menüpontjával szúrhatunk be üres cellákat, sorokat, oszlopokat. Sort és oszlopot a BESZÚRÁS menü SOROK és OSZLOPOK parancsával is beszúrhatunk. A táblázatból a kijelölt területrıl a SZERKESZTÉS menüpont TÖRLÉS menüpontjával törölhetünk cellákat, sorokat vagy oszlopokat. A TARTALOM TÖRLÉSének lehetıségeit a SZERKESZTÉS menübıl hívhatjuk meg. Egy mintatáblán érdemes kipróbálnunk a fenti lehetıségeket, külön figyelmet szentelve az érintett képletek változásának! Vegyük észre, hogy legtöbbször a képletek a másoláshoz hasonló jelleggel átcímzıdnek! Az új oszlop a formátum elemeket is átveszi. Ez igen megkönnyíti a dolgunkat. Ha olyan oszlopot, sort vagy cellát törlünk, amelyre hivatkozik egy képlet, akkor a képlet helyén #HIV! hibaüzenet jelenik meg! Ha olyan cellát mozgatunk át, amelyre képlet hivatkozik, akkor a képletben a hivatkozás megváltozik, az áthelyezett helyre fog hivatkozni. Jól használható a SZERKESZTÉS menü KERESÉS, CSERE ÉS UGRÁS parancsa is bizonyos javítások esetén. Az ugrás parancs az F5 billentyő leütésével is meghívható. Az IRÁNYÍTOTT KIJELÖLÉS panel az UGRÁS panel „Irányított…” gombjával hívható meg. Az UGRÁS panel hivatkozás mezıjébe írhatunk egy cellacímet, vagy a hova részbıl választhatunk aszerint, hogy hová akarunk ugrani. A „Hova:” részen tartomány neveket (ezeket korábban már elneveztünk), vagy az elızı ugrások során érintett cella címeket találhatunk (ezeket győjti, és itt sorolja fel ıket). Az OK gomb lenyomására a kiválasztott helyre ugrik, az lesz kijelölve.

182



EXCEL XP

Az irányított kijelöléssel könnyen jelölhetünk ki azonos jellegő cellákat. A jelleget választjuk ki a panelen (pl. a képleteket tartalmazó cellákat akarjuk kijelölni). A munkalapjainkkal is végezhetünk mőveleteket. Legegyszerőbb a helyi menüjét meghívni. Vele munkalapot szúrhatunk be, törölhetünk, nevezhetünk át, helyezhetünk vagy másolhatunk át, jelölhetünk ki, a fül színét változtathatjuk meg vagy Visual Basic kódlapot kérhetünk. Munkalap törlését a SZERKESZTÉS menü LAP TÖRLÉSE menüponttal is elvégezhetjük. Munkalapot beszúrni a BESZÚRÁS menü MUNKALAP vagy DIAGRAM pontjával lehet még. MUNKALAP ÁTHELYEZÉSE VAGY MÁSOLÁSA a SZERKESZTÉS menü hasonló nevő menüpontjával is lehetséges. Munkalap átnevezése, elrejtése, felfedése a FORMÁTUM menü LAP menüpontjában végezhetı el még. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4.

Adjon meg öt mőveletet (formázás is lehet), amit egy teljes sorral, vagy oszloppal megtehet? Hogyan tud 3 sort beszúrni az 1. sor elé? Hogyan tudja a B és C oszlopokat kitörölni? Mi a különbség a SZERKESZTÉS menü TARTALOM TÖRLÉS és TÖRLÉS menüpontja között? Mit lehet velük tenni? 5. Hogyan mőködik és mire használható a SZERKESZTÉS menü TÖRLÉS és a BESZÚRÁS menü CELLÁK parancsa? 6. A C1 cella tartalma: =3*A1. Mi lesz ebben a cellában, ha kitörlik az A oszlopot? Mi lesz ebben a cellában, ha kitörlik a B oszlopot? Mi lesz ebben a cellában, ha beszúrnak egy oszlopot az A oszlop elé? Mi lesz ebben a cellában, ha beszúrnak egy oszlopot a B oszlop elé? 7. A C1 cella tartalma: =3*$A$1. Mi lesz ebben a cellában, ha kitörölik az A oszlopot? Mi lesz ebben a cellában, ha kitörlik a B oszlopot? Mi lesz ebben a cellában, ha beszúrnak egy oszlopot az A oszlop elé? Mi lesz ebben a cellában, ha beszúrnak egy oszlopot az B oszlop elé? 8. A C10 cella tartalma: =SZUM(C2:C9). Mi lesz ebben a cellában, ha kitörlik az 1. sort? Mi lesz ebben a cellában, ha kitörlik a 2. sort? Mi lesz ebben a cellában, ha kitörlik a 3. sort? Mi lesz ebben a cellában, ha beszúrnak egy sort az 1. sor helyére? Mi lesz ebben a cellában, ha beszúrnak egy sort a 2. sor helyére? Mi lesz ebben a cellában, ha beszúrnak egy sort a 3. sor helyére? Mi lesz ebben a cellában, ha beszúrnak egy sort a 10. sor helyére? 9. A C5 cella tartalma: =C2+C3+C4. Mi lesz ebben a cellában, ha kitörlik az 1. sort? Mi lesz ebben a cellában, ha kitörlik a 2. sort? Mi lesz ebben a cellában, ha kitörlik a 3. sort? Mi lesz ebben a cellában, ha beszúrnak egy sort az 1. sor helyére? Mi lesz ebben a cellában, ha beszúrnak egy sort a 2. sor helyére? Mi lesz ebben a cellában, ha beszúrnak egy sort a 3. sor helyére? Mi lesz ebben a cellában, ha beszúrnak egy sort az 5. sor helyére? 10. Hogyan lehet megkeresni egy adatot a táblázatban?

12. A mentés Munkánk kimentését a FÁJL menün keresztül tudjuk megoldani. Az Excel elindulásakor rögtön ad egy munkafüzetet, amiben már dolgozhatunk is. Kimentésekor alapvetıen két lehetıség közül választhatunk: mentés vagy mentés másként. Az elsı kimentéskor mindegy melyiket választjuk, mert a mentés másként parancsot hajtja végre mindig, amíg nem adtunk a munkafüzetünknek nevet. A MENTÉS MÁSKÉNT menüvel lehet a munkafüzetet más néven, más módon kimenteni, mint ahogy eddig volt. Megadhatjuk a fájl típusát (legtöbbször munkafüzet, de lehet más is, ha azt valami indokolja), helyét (háttértárolót, mappát) és nevét (pontot és kiterjesztést ne írjunk be, csak rendkívüli indok esetén). Munkafüzet mentésekor az állomány kiterjesztése automatikusan XLS lesz. A „Hely:” beviteli mezı szerepe a mentés eszközének (háttértárának) és könyvtárának (mappájának) kiválasztása. Az alatta lévı gombok (Elızmények, Dokumentumok, Asztal, Kedvencek, Webmappák) segítségével a gyakrabban szükséges helyeket gyorsabban is elérhetjük. Ezen „Helyek” megjelenítési módja a helyi menüjén keresztül állítható. Bıvítése a panelen lévı gomb HAZZÁADÁS A „HELYEK”-HEZ menüponttal történhet. A „Hely:” mezı jobb oldalán lévı gombok szerepe sorrendben: 1. Elızmények: Az elızıleg kiválasztott mappák, könyvtárak listáját kínálja fel, amelyben egyenként visszafelé léphetünk, vagy a legördítı háromszöge segítségével a listából bármelyikre léphetünk. 2. Egy szinttel feljebb: egy szinttel feljebb lép a mappák közt. 3.

Keresés a Weben: A http://lg.msn.com/intl/hu/access/allinone.asp Web lapot tölti be, amely segítségével különbözı keresıprogramokat használhatunk a Weben.


183

EXCEL XP


4. 5. 6.

Törlés: A kiválasztott fájt törölhetjük vele. Új mappa létrehozása: Új mappát (könyvtárat) hozhatunk létre vele. Nézetek: A fájlok listázásának módját lehet állítani vele: nagy ikon, kis ikon, lista, részletek, tulajdonságok, minta, miniatőrök, Webnézet. 7. Eszközök: A következı menüpontokat kínálja fel: Törlés, Átnevezés, Nyomtatás, Hozzáadás a Kedvencekhez, Hozzáadás a „Helyek”-hez, Hálózati meghajtó hozzárendelése, Adatlap, Webes beállítások, Beállítások, Kép tömörítése. Az Eszközök gomb BEÁLLÍTÁSOK menüpontjával biztonsági másolatot készíttethetünk az elızı állapotról BAK kiterjesztéssel, illetve jelszavazhatjuk a betekintési és módosítási jogot. Írásvédelem bekapcsolása esetén célszerő kérni a figyelmeztetést is erre. A Speciális gombbal a titkosítás típusát választhatjuk ki egy listából, illetve annak paramétereit állíthatjuk be. A mentés gomb lenyomására még bekéri a munkafüzet tulajdonságai ablakban a munkafüzet adatlapját, legtöbbször az ADATLAP fülön (ha be van állítva az ESZKÖZÖK menü BEÁLLÍTÁSOK menüpontjában az ÁLTALÁNOS fülön az „Adatlap kitöltését felajánlja” ellenırzı doboz). Itt sok hasznos, iktatókönyvben elıforduló adatot adhatunk meg. Érdemes az alján lévı „Mintakép mentése” jelölınégyzetet bekattintani, ha megnyitáskor szeretnénk a munkafüzet mintaképét megnézni (lásd a megnyitásnál is). Az EGYÉNI fülön sok egyéb szempontot választhatunk még ki és adhatunk neki értéket (pl.: cél, csoport, ellenırizte, forrás, gépíró, szerkesztı, téma, ügyfél, stb.). Az ÁLTALÁNOS, STATISZTIKA és TARTALOM fülön egyéb információkat olvashatunk le (pl.: fájl adatok, dátum adatok, munkalapok nevei). Sok állomány esetén, vagy hosszabb idı eltelte után e lapok kitöltése segíti a munkafüzet visszakeresését. A FÁJL menü ADATLAP parancsával is elérhetjük közvetlenül ezt a panelt, így késıbb is pontosíthatjuk adatait, ami egyfajta iktatókönyvként funkcionálhat. A MENTÉS parancs az elızı néven és az utoljára megadott módon elmenti a munkafüzetet. A szokásos eszköztár mentés gombját elınyösen használhatjuk munkánk gyakori, biztonsági okokból történı mentésére. A MUNKATERÜLET MENTÉSE paranccsal az összes addig megnyitott munkafüzetünket elmenti egy néven, de munkafüzetenként külön fájlba, a mentés másként parancshoz hasonlóan. A kiterjesztése XLW lesz. Ezt akkor érdemes használni, ha rendszeresen ugyanazon munkafüzetekkel együtt (több munkafüzettel) dolgozunk. Megnyitásakor a munkaterület összes munkafüzetét megnyitja. A MENTÉS WEBLAPKÉNT paranccsal HTML formában menthetünk. A mentési formát a MEGTEKINTÉS WEBLAPKÉNT menüponttal is megnézhetjük, amit általában az Explorer programmal mutat meg. A BEZÁRÁS paranccsal megszüntethetjük aktív munkafüzetünket, nem menti a változásokat, bár elıtte egy biztonsági kérdést feltesz, arra vonatkozóan, hogy tényleg mentés nélkül akarjuk-e bezárni. Az automatikus helyreállítás adatainak mentését az ESZKÖZÖK menü BEÁLLÍTÁSOK menüpontjának MENTÉS fülén szabályozhatjuk. Ha munkafüzetünket a Program Files\Microsoft Offce\Office10\XLStart mappába mentjük, akkor azt az Excel a következı elindulásakor automatikusan betölti! Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Egy munkafüzet illetéktelen személy által történı megnyitása hogyan védhetı ki? Hogyan menthetı le egy munkafüzet az A: egységre? Hogyan menthetı le egy munkafüzet más néven, mint amilyen néven eddig szerepelt? Mi az automatikus helyreállítás? Mi történik, ha mentés nélkül akar kilépni a táblázatkezelıbıl? Mi a kiterjesztése a mentett állománynak Excel esetében? Hogyan hozható létre biztonsági másolat a munkafüzet elızı állapotáról?

13. Visszatöltés (megnyitás), fájlok importálása Munkánk késıbbi visszatöltését a FÁJL menü MEGNYITÁS nevő parancsával tudjuk megoldani. A MENTÉS MÁSKÉNT menüponthoz hasonló lehetıségeket kapunk. A megegyezıket itt már nem ismertetjük.

184



EXCEL XP

A fájlnév beviteli mezıbe * és ? is használható, több fájlnév is megadható pontosvesszıvel elválasztva, hogy szőkítsük a listázandó fájlok körét. Ha tovább akarjuk szőkíteni a listázott fájlok körét, akkor az „Eszközök” gomb KERESÉS menüpontját hívhatjuk meg. A „Keresett szöveg” mezıbe szöveget adhatunk meg. Csak azokat a fájlokat fogja felsorolni, amelyekben (nevében, tartalmában, adatlapján) a megadott szöveg elıfordul. A keresés helyét és fájltípusát is pontosan megadhatjuk a panel alsó részén. A SPECIÁLIS fül segítségével logikai feltételeket adhatunk meg sok szempontra, amelyek egy részét a fájl adatlapján adhattunk meg a mentéskor: pl. szerzı, tárgy, oldalszám, dátumok, stb. Az „Eszközök” gomb menüszerkezete némileg változott: Keresés, Törlés, Átnevezés, Nyomtatás, Hozzáadás a Kedvencekhez, Hozzáadás a „Helyek”-hez, Hálózati meghajtó hozzárendelése, Adatlap. A „Megnyitás” gombról egy legördítı háromszög segítségével a következı menüpontok hívhatók meg: Megnyitás, Csak olvasására, Másolat megnyitása, Megnyitás böngészıben, Megnyitás és javítás. A FÁJL menü ÚJ DOKUMENTUM parancsával automatikusan meghívódik az „Új munkafüzet” nevő munkaablak, amit a „A képernyı felépítése” fejezetben már részben ismertettünk, illetve a kinézete ott megtekinthetı. Új munkafüzetet itt kérhetünk a megfelelı elem kiválasztásával. Új dokumentumot (munkafüzetet) sablon alapján is kérhetünk a munkaablakban: számla, költségelszámolás, jelenléti ív, stb. Sablonokat mi is létrehozhatunk, ha sablonként mentünk le egy munkafüzetet. A sablonokat a Program Files\Microsoft Office\Office10\XLStart mappába kell menteni. A fájltípusnak sablont kell választani. Ha a sablont a Program Files\Microsoft Office\Sablonok\Mintatáblázatok mappába mentettük, akkor a „Sablonok” panel OFFICE 97 SABLONOK fülén találjuk meg (egyébként az ÁLTALÁNOS fülön). Fájlok importálására is lehetıséget biztosít az Excel az ADATOK menü KÜLSİ ADATOK IMPORTÁLÁSA menüpont ADATOK BEOLVASÁSA almenüpontban. Ilyenkor az ADATFORRÁS KIJELÖLÉSE ablakot kapjuk, ami lényegében a már elıbb ismertetett MEGNYITÁS ablaknak felel meg. A fájltípustól függıen illeszthetünk be fájltartalmat a munkalapunk megadott helyére, vagy új munkalapra. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3.

Hogyan olvasható be egy munkafüzet az A: egységrıl? Milyen fájlkeresési lehetıségek találhatók a MEGNYITÁS panelen? Mire alkalmas a MEGNYITÁS panel fájltípus mezıje?

14. A nyomtatás A nyomtatás utasításai a FÁJL menüben találhatók. Nyomtatásra az aktuális munkalap kitöltött része kerül, ha errıl másképpen nem döntünk. A nyomtatási területet a legegyszerőbb úgy megváltoztatni, hogy kijelöljük a nyomtatni kívánt területet, és a FÁJL menü NYOMTATÁSI TERÜLET menüpontjában ezt megadjuk. Ugyanitt meg is szüntethetjük a megadását. A megadott nyomtatási terület bejegyzıdik a FÁJL menü OLDALBEÁLLÍTÁS menüpontjának LAP fülén, a „Nyomtatási terület” beviteli mezıbe. A FÁJL menüben az OLDALBEÁLLÍTÁS, a NYOMTATÁSI KÉP illetve a NYOMTATÁS menüpontok szolgálnak a nyomtatásra. A három menüpont azonban egymás panelablakaiból is meghívható. Papírtakarékossági okból a NYOMTATÁSI KÉP menüt célszerő elıször használni. Itt megnézhetı, hogyan fog kinézni a nyomtatandó táblázatunk a jelenlegi beállításokkal. Lapozhatunk a lapok között a következı illetve elızı gombok segítségével. A nagyítás gombbal kinagyíthatjuk olvashatóra a lapot, vagy visszaválthatunk az eredeti méretre (egy lap megmutatására). A nyomtat gomb megegyezik a FÁJL menü NYOMTAT menüpontjával, míg a beállít gomb a FÁJL menü OLDALBEÁLLÍTÁS menüpontjával. A margók gomb megnyomása után a margókat és az oszlopszélességeket állíthatjuk az egérrel (az egérmutató alakja: vagy ) látványos módon, ha egérrel megfogjuk és mozgatjuk a nyomtatási képen megjelent vonalakat (margók, élıláb, élıfej helye), fekete téglalapokat a lap szélén (elızık és az oszlopszélesség állítás). Az oldaltörés megtekintése gomb lenyomása után az oldaltörések helyét szaggatott vonallal megjelöli, amit egérrel tovább módosíthatunk, áthelyezhetünk. Ez a funkció a NÉZET menü OLDALTÖRÉS MEGTEKINTÉSE menüponttal is meghívható. A megjelenítési mód a NÉZET menü NORMÁL menüpontjával megszüntethetı. Az OLDALBEÁLLÍTÁS menüpont 4 párbeszédpanelen tesz lehetıvé beállításokat. Oldal: írásirány, méretezés, papírméret, minıség, elsı oldal száma. Margók: felsı, alsó, bal, jobb, élıfej (fejléc) helye, élıláb (lábléc) helye, nyomtatási terület vízszintes vagy függıleges középre igazítása. Élıfej és Élıláb: készek közül is választhatunk, vagy az egyéni élıfej, egyéni élıláb gombbal tetszılegeset megadhatunk. Lap: nyomtatandó terület behatárolása, minden lapra nyomtatandó címterületek megadása, cellarácsokkal, fekete-fehérben, próbanyomatként, sor- és oszlopazonosítókkal, jegyzetek, cellahibák esetén, lapsorrend. A jegyzetet a PSZF-SALGÓ Kft. megbízásából Rádi György adjunktus készítette.

185


EXCEL XP

A NYOMTATÁS menüpontban megadhatjuk a nyomtatandó oldalakat, példányszámot, valamint azt, hogy mi kerüljön nyomtatásra (kijelölt terület, kijelölt munkafüzet lapok - diagramnál a diagram -, teljes munkafüzet). A nyomtató rész név listapanelbıl választhatjuk ki a nyomtatót a telepített nyomtatók közül, amire nyomtatni akarunk. A nyomtatót célszerő még a táblázatunk megszerkesztése elıtt kijelölni (ha még nem volt kijelölve), mert ettıl függ a nyomtatás képe. A nyomtató számos paraméterét beállíthatjuk a tulajdonságok gombbal, vagy az OLDALBEÁLLÍTÁS panelen az egyebek gombbal. Mivel ez nyomtatófüggı, a részletekbe nem mélyedünk bele, csak a leggyakrabban elıforduló elemeket adjuk itt meg: felbontás, papírméret, papírforrás, memória, papír tájolása, többpéldányos papír példányszáma, font kazetták, nyomtatás intenzitása, árnyalása, stb. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4. 5.

Milyen lehetıségek vannak az élıláb (lábléc) kialakításában? Hogyan nyomtatható ki a táblázat egy részlete? Hogyan nyomtatható ki egy nagy táblázat 5. és 6. oldala? Ismertessen 7 oldalbeállítási (lapbeállítási) mőveletet! Mire jó a FÁJL menü NYOMTATÁSI KÉP menüpontja?

15. Nagy mérető táblázatok kezelési lehetıségei Az Excel több lehetıséget is kínál erre. Ha nem túl nagy a táblázat, akkor segíthet a NÉZET menü SZERKESZTİmenüje, amivel ezek ki-be kapcsolhatók. Így több hely marad a képernyın a táblázatunk számára. Egyszerőbb és hatékonyabb a NÉZET menü TELJES KÉPERNYİ parancsa, amivel a teljes képernyın szerkeszthetjük a táblázatunkat. Jól használható még a NÉZET menü NAGYÍTÁS parancsa is, amivel kicsinyíthetjük, nagyíthatjuk a képernyın táblázatunkat.

LÉC, ÁLLAPOTSOR, ESZKÖZTÁRAK

Igazi megoldást azonban az ABLAK menü lehetıségei adnak. Legjobbat az ABLAKTÁBLA RÖGZÍTÉSE menüpont ad. Célja, hogy nagy táblázatoknál a táblázat tetején és bal oldalán lévı megnevezés területek mindig láthatóak legyenek. A parancs meghívása elıtt azon a cellán kell állni, ami fölött, illetve amitıl balra helyezkednek el a táblázatunk megnevezés területei. Az ABLAK menü MEGOSZT parancsa a képernyıt 2, vagy 4 részre vágja, amiben a táblázat különbözı területei megtekinthetık (ekkor a görgetısávok megosztódnak, kettéválnak). A parancs meghívása elıtt azon a cellán kell állni, ami fölött, illetve amitıl balra kívánjuk kettéosztani a táblázatunkat. Hasonló célt szolgál a görgetısávok tetején , illetve jobb szélén lévı osztósáv (vékony fekete sáv), amivel vízszintesen vagy függılegesen lehet kettévágni a képernyın lévı táblázatot. Egérrel kell megfogni (az egérkurzor alakja a vízszintes görgetısávon: , még a függıleges görgetısávon: ) és elhúzni az osztás helyére. A létrehozott vágó élek vonalát a táblázatban is meg lehet fogni (hasonlóan az osztósávéhoz), és változtatni lehet a helyét. Ritkábban használatos az ABLAK menü ELRENDEZÉS menüje, ami akkor használható igazán jól, ha elıtte az ABmenü ÚJ ABLAK parancsával még egy vagy több ablakot nyitunk a munkafüzetünk számára. Így is elérhetjük, hogy a nagy táblázatunk különbözı részeit egyidejőleg láthatjuk a képernyın. Ez több munkafüzet kezelésére is alkalmas. LAK

Nyomtatásnál az ABLAK menü ABLAKTÁBLA RÖGZÍTÉSE menüpontjához hasonlót old meg a FÁJL menü OLDALBEÁLLÍTÁS menüpontjának LAP nevő párbeszédpaneljének címként nyomtatandó területének megadása: „Fent ismétlıdı sorok”, „Balra ismétlıdı oszlopok”. Az itt megadott területek minden lapon kinyomtatódnak (megfelelı lapra a megfelelı terület). Nyomtatásnál a NÉZET menü NAGYÍTÁS menüpontjához hasonlót old meg a FÁJL menü OLDALBEÁLLÍTÁS menüpontjának OLDAL nevő párbeszédpaneljének nagyítás nevő része. A „Legyen az eredeti méret” nevő beviteli mezıben 10-400% közé lehet beállítani a kicsinyítés-nagyítás mértékét. A „Legyen valahány oldal széles és valahány oldal magas” beviteli mezıkben a kinyomtatott oldalak számát határozhatjuk meg, de csak kicsinyítés irányban mőködik! Igen kellemes szolgáltatás, érdemes használni. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4.

186

Hogyan rendezhetık egy képernyıoldalra a táblázat különbözı részeibıl való adatok? Hogyan lehet megoldani egy nagy táblázatnál, hogy minden oldalra kinyomtassa az oszlopok és sorok megnevezését? Milyen ablakelrendezési formákat ismer? Több munkafüzet van megnyitva. Hogyan lehet elérni, hogy mindegyiket lássuk a képernyın?



EXCEL XP

16. Látvány és eset Egy látványt a NÉZET menü EGYÉNI MEGJELENÍTÉSEK menüpontjával hozhatunk létre. A LÁTVÁNYKEZELİ panelen a hozzáadás gombbal kell felvenni a látványt, ahol a nevét kell megadni. A látványt törölni és megjeleníteni is lehet. Néhány ötlet látható látványok létrehozatalára a látványok név alatt az elsı ábrán.

A látvány arra szolgál, hogy ugyanarról a táblázatunkról több megjelenítési és nyomtatási beállítást is készíthessünk. A megjelenítési beállítások az ESZKÖZÖK menü BEÁLLÍTÁSOK menüpontjának MEGJELENÍTÉS párbeszédpaneljén, illetve sorok, oszlopok elrejtésével állíthatók. A nyomtatási beállításokat a FÁJL menü OLDALBEÁLLÍTÁS menüpontjában tehetjük meg. Lásd a nyomtatás fejezetnél. Eseteket az ESZKÖZÖK menü ESETVIZSGÁLÓ menüpontjával hozhatunk létre.

Az esetvizsgáló abban segíti munkánkat, hogy egy számítás során ugyanazzal a képlettel (képletsorozattal) több bemenı adatsorozatra (esetre) ki tudjuk számítani táblázatunkat anélkül, hogy azt átmásolnánk valahová. Az eseteket lehet törölni, szerkeszteni (módosítani) és megnézni (a táblázatban mutatja a bemenı adatokkal a végeredményt). Az egyesít gombbal más munkalapok eseteit (bemenı adatértékeit és neveit) lehet áthozni az aktív munkalapra. Az esetvizsgálón a felvesz gombbal lehet új esetet felvenni. Elıször az eset nevét és a változó cellákat (amelyek a bemenı értékeket tartalmazzák) kell megadni, majd az OK gomb után megadhatjuk a változó cellák egy adatsorát.

A beírt adatokat az OK gombbal fogadtathatjuk el. Ezután az ESETVIZSGÁLÓ panelre lép vissza, ahol már látszik a felvett eset neve. A felvesz gombbal újabb esetet vehetünk fel, anélkül, hogy visszalépnénk az ESETVIZSGÁLÓ panelre.


187


EXCEL XP

Látványos és hasznos szolgáltatást nyújt az ESETVIZSGÁLÓ panel jelentés gombja, amely az esetekrıl összefoglaló jelentést, vagy esetkimutatást tud készíteni. Ehhez meg kell adnunk az eredmény cellákat. Mindkettı külön munkalapra készül el. A kimutatás használatát, értelmezését lásd a kimutatás készítés fejezetnél.

A jelentésben esetenként (oszlopokban) mutatja a bemenı (módosuló cellák) és az eredmény cellák értékeit. A gombokkal az adott hierarchia szinten lévı összes elemet bezárja. A gombbal az jelentés peremén lévı adott elemet kinyitja, míg a gomb az adott elemet bezárja. Ezt részletesebben a „részösszegek készítése” fejezetnél ismertetjük. A gombok mőködése hasonlítható a Windows Intézıjében lévı mappák kinyitása, bezárása funkcióhoz is. Ellenırzı kérdések: 1. 2.

Mikor célszerő látványt használni? Mikor célszerő esetet használni?

17. Munkalapok, munkafüzetek, munkaterület használata Az Excel 5.0-s verziójától kezdve eleve több munkalappal dolgozik. Munkafüzetet hoz létre, tölt be és ment. A munkafüzetnek több munkalapja lehet (maximum 255, alapértelmezésben 3). Munkafüzetünkbe új munkalapot szúrhatunk be a BESZÚRÁS menü MUNKALAP menüpontjával (ha egy vagy több munkalapfület kijelölünk elıtte, akkor annyit és oda szúr be), munkalapot törölhetünk a SZERKESZTÉS menü LAP TÖRLÉSE menüponttal, munkalapot nevezhetünk át a munkalapfülre való kettı kattintással (vagy a formátum menü lap menüpontjának átnevezés parancsával), munkalapot elrejthetünk, felfedhetünk, hátteret adhatunk a FORMÁTUM menü LAP menüpontjának megfelelı utasításával. A munkalapok sorrendjét megváltoztathatjuk, ha egérrel megfogjuk a fület, és átmozgatjuk a kívánt helyre (akár másik munkafüzetbe is). Munkalapot duplázhatunk, ha a másolás közben a Ctrl gombot nyomva tartjuk. Mindezek a mőveletek a munkalapfülek helyi menüjével is elérhetık (a fül területen az egér jobb gombjával hívhatjuk a helyi menüt). A HELYI menü BESZÚRÁS menüpontja választási lehetıséget kínál a beszúrandó lapunk típusának megválasztására is: munkalap, diagram, MS Excel 4.0 makró, nemzetközi makrólap, MS Excel 5.0 párbeszédpanel. A munkalapok között úgy válthatunk, ha a megfelelı munkalapfülre kattintunk. Ha nem látszik a munkalap neve, akkor az alábbi ábra elején látható háromszögekkel mozoghatunk a munkalapnevek közt. Az ábrán a Munka4 munkalapot választottuk ki az egérrel.

Ha egyszerre több munkalapon ugyanazt a mőveletet akarjuk elvégezni, akkor csoportba kell foglalni azokat. A beírás, formázás, törlés, stb. ilyenkor minden csoportba foglalt munkalapon megtörténik! A csoportba foglalás tulajdonképpen a munkalapok kijelölését jelenti. Több munkalapot kijelölni úgy lehet, hogy a Ctrl gombot nyomva tartva az egérrel a megfelelı fülekre kattintunk. Ha a Shift gombot nyomva tartjuk, és úgy kattintunk egy munkalapfülre, akkor az aktuális munkalap, a kiválasztott munkalap, valamint a közöttük lévı munkalapok lesznek kijelölve: A csoportkijelölés megszüntethetı, ha bármelyik (a kijelölteken kívüli) munkalapfülre kattintunk (fenti példánál a Munka1-re). A munkalap helyi menüjén keresztül is megszüntethetı a csoportba foglalás. Ha kijelölt munkalapfülre kattintunk, akkor az lesz az aktív munkalap, de marad a csoportban. Ha a Ctrl gombot nyomva tartjuk, és úgy kattintunk egy kijelölt munkalapfülre, akkor ezt a munkalapot kiveszi a csoportból! 188



EXCEL XP

Egy munkalapon tetszıleges munkafüzet tetszıleges munkalapjának tetszıleges cellájára, objektumára hivatkozhatunk. Ha egyszerre látszanak a képernyın (ABLAK menü ablakok ELRENDEZÉSE menüponttal megoldható), vagy egy munkafüzetben vannak (ilyenkor a megfelelı munkalapfülre kell kattintani a cella megadása elıtt), akkor elég a szokásos módon rákattintással kijelölni (pl. egy képlet beírásánál a képletben szereplı cellára). Az alábbi képen lévı képletet a következıképpen kaphatjuk meg a legegyszerőbben: − a két munkafüzetet megnyitjuk − az ABLAK menü ELRENDEZÉS menüpontjában az egymás alatti elrendezést választjuk − az szja99 ablakban a munka5 munkalapra állunk úgy, hogy látható legyen az A2-es cellája is − az apeh98 ablakban a munka2 munkalapra állunk, azon belül az A1 cellát tesszük aktuálissá − beírjuk az =5 és * karaktereket − egérrel rákattintunk az alatta lévı ablak (szja99) A2-es cellájára − a szerkesztıléc zöld pipájára kattintunk a beírás befejezése miatt. Ha nem látszik a képernyın a kívánt munkafüzet a képlet beírásánál (amikor a szükséges cellacím beírásához érünk), akkor az ABLAK menü alsó részén kiválasztható a megfelelı ablak (a munkafüzetet elıtte persze meg kellett nyitni a FÁJL menü MEGNYITÁS parancsával). A megnyíló munkafüzet ablakában már rákattintással kiválasztható a kívánt cellacím! Lehetséges a képletbe bebillentyőzni a másik munkafüzet cellacímét a fenti példa szerint: =5*[szja99.xls]Munka5!$A$2. Ez a beírás azt írja elı, hogy vegyük az ötszörösét az szja99.xls nevő munkafüzet Munka5 nevő munkalap A2-es cellájának. A beírás során mindegy a kis- és nagybetők volta, lényeges viszont a [ ] ! jelek használata. Fontos, hogy azt a munkafüzet, amelyre hivatkozunk (szja99), elıbb mentsük le (különösen, ha a mentés másként paranccsal mentjük) mint azt, amelyikben használjuk a hivatkozást (apeh98)! Egy másik munkafüzet (vagy tetszıleges alkalmazás) objektumát, celláját a SZERKESZTÉS menü IRÁNYÍTOTT BEILLESZTÉS menüpontjának csatolás gombjával is beilleszthetjük, ha elıtte a másolás paranccsal a vágólapra helyeztük! A csatolás részleteit a „Mozgatás, másolás, beillesztés és irányított beillesztés” fejezetnél nézhetjük meg. Egy hivatkozás csatolt cellára: =[szja99.xls]Munka3!$B$2. Látjuk, hogy a formája megegyezik a fentiekben már megismert alakkal. Munkaterületnek az összes megnyitott munkafüzetet értjük. A FÁJL menü MUNKATERÜLET MENTÉSE menüponttal egyszerre lehet menteni az összes munkafüzetet. A mentett állomány kiterjesztése XLW lesz (munkafüzet mentésénél a kiterjesztés XLS). Az XLW kiterjesztéső állomány megnyitása az összes érintett munkafüzetünket egyszerre megnyitja. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4.

Hogyan használható egyidejőleg több táblázat? Hogyan hozható létre egy új munkalap, illetve egy új munkafüzet? Hogyan számolhat másik munkafüzet cellájával? Munkafüzetek esetén mi a csatolás?

18. Internet (Intranet) lehetıségei Excel-ben Az Office XP minden alkalmazása, így az Excel is képes az Internet nyújtotta elınyöket kiaknázni. Az Intranet egy szervezet belsı hálózata, amely Internet szabványok szerint mőködik. Az Internet szolgáltatásai közül a legismertebb a WWW (Word Wide Web), amely szövegek, képek, hangok és digitális filmek győjteménye. Mindezek hiperhivatkozások révén könnyen elérhetık. A hiperhivatkozások szövege (kép is lehet) rendszerint kék színő és aláhúzott. A szín rendszerint lilára vált, ha már egyszer rákattintottunk. Ha rákattintunk egy hiperhivatkozásra, akkor átugrunk egy másik helyre, ami lehet ebben a dokumentumban (munkafüzetben), más dokumentumban vagy az Internet tetszıleges pontján. A BEILLESZTÉS menü HIPERHIVATKOZÁS menüpontjával számos típusú hiperhivatkozást illeszthetünk be.


189

EXCEL XP


Késıbb a hiperhivatkozás helyi menüjén keresztül szerkeszthetjük a hivatkozást, a cellába írt szöveget a szerkesztılécen módosíthatjuk. Ügyesen alkalmazva és elhelyezve a hiperhivatkozásokat nagyon megkönnyíthetjük a felhasználó dolgát, egyfajta „élı tartalomjegyzéket” készíthetünk munkánk elejére, ahonnan bárhová léphetünk. Onnan érdemes a visszalépést hasonló módon megoldani. Kényelmes lehetıséget biztosít erre a WEB eszköztár is. Az Excel által készített objektumainkat (táblázatok, grafikonok, stb.) HTML (Hypertext Markup Language) formában menthetjük a FÁJL menü MENTÉS WEBLAPKÉNT paranccsal. Az Excel Web szerverekrıl is képes fájlokat megnyitni a FÁJL menü MEGNYITÁS menüpont segítségével. Ekkor a Webmappák helyen válasszuk a Webmappa hozzáadása sort. Az így megadott Web helyeket ugyanúgy használhatjuk, mint a helyi háttértároló egyik mappáját. Ellenırzı kérdések: 1. 2.

Mi a hiperhivatkozás? Milyen hiperhivatkozások használhatók egy táblázatkezelıben?

19. Adattábla Az egy- és kétváltozós adattábla egy vagy több képlet különbözı adatokkal való kiszámítását és könnyő módosítását teszi lehetıvé. A parancsot az ADATOK menü ADATTÁBLA menüpontjával hívhatjuk meg, értelemszerően akkor, ha már az adattáblát elıkészítettük és kijelöltük. Az egyváltozós adattábla elsı sorában (az elsı oszlopot kivéve) több egyváltozós képlet helyezkedhet el. A lenti elsı ábrán az 5. sor ez. A beírt képletek a 2. sorban képlet formában is megtekinthetık. A 3. és 4. sor csak tájékoztató feliratot tartalmaz. Az egyváltozós képlet azt jelenti, hogy a képletben csak egy cellacím szerepel változóként. A példában az A5. Az esetleges többi cellacím csak konstans értékeket tartalmazhat. Ha több képletet is írunk az elsı sorba, akkor minden képletben ugyanannak a cellacímnek kell a váltózó cellának lennie! Az adattábla elsı oszlopában (az elsı sort kivéve) helyezkednek el azok a számértékek, amit felvesz a képlet változó cellája, azaz ezekre az értékekre számolódnak ki az elsı sor képletei. Ha a menüpontot meghívjuk (elıtte ki kell jelölni az adattáblát: A5:E12), akkor a TÁBLÁZAT nevő panelt kapjuk, ahol az oszlopértékek bemeneti cellájának kell megadni a képletben használt változó cella címét (A5). A változó cella címének az adattáblán kívül kell elhelyezkednie, de lehet az adattábla bal felsı cellája is (a példán ez az A5). A sorok és oszlopok szerepe felcserélhetı!

190



EXCEL XP

A kétváltozós adattábla csak egy képletet tartalmaz (a fenti példán: =G3^G6), az adattábla bal felsı sarkába (A2-be) beírva. A képletben két változó cellának kell szerepelnie. A többi cellacím csak konstanst tartalmazhat. A változó cellák címe az adattáblán kívül (a fenti példában a G3 és G6) helyezkedhet el. Az adattábla elsı sora az egyik változó által felveendı számértékeket tartalmazza (a legelsıt kivéve, ahol a képlet van). Az adattábla elsı oszlopa a másik változó által felveendı számértékeket tartalmazza (a legelsıt kivéve, ahol a képlet van). Ha a menüpontot meghívjuk (elıtte ki kell jelölni az adattáblát: A2:E8), akkor a TÁBLÁZAT panel sorértékek bemeneti cellájának azt a változó cella címét kell megadni, amely az elsı sorban szereplı számok értékével fog behelyettesítıdni (G6). Az oszlopértékek bemeneti cellája a másik változó lesz, ez veszi fel az elsı oszlop számértékeit (G3). Az adattáblában késıbb módosíthatjuk a képletet (de más változó cellát nem adhatunk meg), vagy a számértékeket, amire az adattábla automatikusan átszámítódik (ha nincs letiltva, ilyenkor az F9-re számolódik át). Elınye az adattáblának, az egyszerőbbnek tőnı képletek másolásával szemben, hogy a képlet módosítása esetén nem kell azokat ismételten átmásolni. Második elınye, hogy az adattáblát az Excel tömbképletként kezeli (lásd a belsı cellákra kattintva a szerkesztılécen: {=TÁBLA(;A5)}, illetve {=TÁBLA(G6;G3)}), ami takarékosabb memória helyfoglalást jelent. A tömbképletekrıl lásd a tömbképletek fejezetet is. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3.

Mire alkalmas az egyváltozós adattábla? Mire alkalmas a kétváltozós adattábla? Miért célszerőbb adattáblát használni egyszerő képletek helyett?

20. Célérték-keresés, solver Mindkét menüpont az ESZKÖZÖK menüben található. A célérték-keresés lényege az, hogy egy képletnél a képlet értékét adjuk meg, és kíváncsiak vagyunk arra, hogy ezt a változó cella milyen értékénél éri el, tehát visszafelé számolunk (inverz számítás)! A CÉLÉRTÉK KERESÉSE panelen a célcella rovatban kell megadni a képlet helyét, a célértéknél a képlet értékét, a módosuló cella rovatban pedig a képletben szereplı változó cella címét. A CÉLÉRTÉK ÁLLAPOTA panelen megadja a végeredményt, ha van. Az OK gombbal ezt elfogadva, a keresett érték a táblázatban tekinthetı meg a változó cellánál. Az alábbi példán az A2-es cellában még nem ez a végeredmény látszik, hanem egy elızı célérték-keresés végeredménye.


191


EXCEL XP

Egyenlet megoldására is felhasználható a célérték keresése. Például a 2x^3-4x-8=0 egyenletet a következıképpen oldhatjuk meg. Az A1 cellába kell a következı képletet írni: =2*A2^3-4*A2-8. A célérték keresésnél a célcella az A1, a célérték 0, a módosuló cella: A2. Az eredményt az A2-es cellából olvashatjuk le, ami 2 lesz. A SOLVER menüpont segítségével célérték-keresést (több változóra), lineáris, nem lineáris, egész értékő és bináris értékő (0/1) programozási feladatokat oldhatunk meg igen egyszerő technikával. Elıtte a táblázatunkat megfelelıen ki kell töltenünk a szükséges adatokkal és képletekkel. Lásd az alábbi példát, ahol optimális terméköszszetételt szeretnénk meghatározni. A példában nyereségre maximalizálunk. Korlátozó feltétel van a termelés alsó, felsı határára, illetve a felhasználható maximális költségre. A legfontosabb a változó cellák meghatározása (a példán a B2:D2). Ide célszerő találomra beírni a feltételezett végeredményt. A második legfontosabb lépés a célképlet megszerkesztése (a példán a B13, mely tartalma: =SZUM(B9:D9)). A céleredmény kiszámítása több cellán keresztül, több lépésben is történhet (a példán a B7:D9), de a végeredmény szerepeljen egy cellában is (pl. az összes nyereség)! Ha valamire feltételt akarunk állítani, akkor azokat a cellákat is érdemes kitölteni (lehetıleg táblázat formájában), amire a feltételt majd vonatkoztatni akarjuk, pl. az összes költség értéke, felsı, alsó korlátok (a példán a B3:D3, B4:D4, B11:B12).

Ezek után meghívhatjuk az ESZKÖZ menü SOLVER menüpontját. A SOLVER PARAMÉTEREK panelen célcellának jelöljük ki a célképletünket tartalmazó cellát (a példán a B13). Meghatározhatjuk, hogy a célcella képlete maximum, minimum legyen, vagy egy konkrét értéket vegyen majd fel. Módosuló cellának a változó cellákat jelöljük ki (gyakran elfogadható az ajánlat gombbal felkínált terület is). A korlátozó feltételek részben a hozzáadás gombbal egyenként felvehetjük a korlátokat. A korlátot a korlátozó feltételek felvétele panelen adhatjuk meg. A korlát mindig egy cellára vagy cella tartományra vonatkozik (bal oldali rubrika). A korlát lehet <=, =, >=, egész érték vagy bináris érték. A jobb oldali rubrikába kell írni a korlát szám szerinti értékét, vagy ha cellában ez szerepel, akkor azt. A korlátokat szerkeszthetjük és törölhetjük is. A SOLVER PARAMÉTEREK panel beállítások gombjával a számítás módját szabályozhatjuk. Csak hozzáértıknek javasoljuk az állítását, ezért erre nem is térünk ki. A SOLVER PARAMÉTEREK panel megoldás gombjával elindíthatjuk a számításokat. A számítások végén 3 féle jelentést is kérhetünk a SOLVER EREDMÉNYEK panelen: eredmény, érzékenység és határok jelentés. Ezeket külön munkalapokon hozza létre. A végeredményt a táblázatban is leolvashatjuk. B13=2936,842. Több mintapéldát találunk a Program Files\Microsoft Office\Office10\Samples\solvsamp.xls munkafüzetben, amit érdemes betölteni és tanulmányozni. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3.

Mire alkalmas a célérték-keresés? Mire használható a solver? Milyen adatokat kér a solver?

21. Őrlapok eszköztár az Excelben Az őrlapok eszköztárt az eszköztárak helyi menüjén, vagy a NÉZET menü ESZKÖZTÁRAK menüpontján keresztül lehet bekapcsolni. Őrlap objektumok segítségével könnyebbé és látványosabbá tehetjük adatbeviteli munkánkat. Csak azokat a párbeszédpanel elemeket vesszük, amelyek programozási ismeretek nélkül is használhatók.

192



EXCEL XP

Néhány egyszerő mintát látunk az alábbi képen az őrlapmezık használatával kapcsolatban. A VEZÉRLİ FORMÁZÁSA panel (a mezı helyi menüjébıl hívható meg) a görgetısáv mezıre vonatkozik. Ez az egyik legtöbb paraméterrel rendelkezı mezı. A többi ettıl egyszerőbb.

Az őrlapok eszköztár programozási ismeretek nélkül is használható gombjai: Felirat: celláktól függetlenül helyezhetı el vele szöveg. Csoportpanel: több választókapcsolót foghatunk össze egy csoportba (ha már több létrehozott választókapcsolót akarunk kijelölni, akkor a Ctrl-t használjuk a kijelöléshez). A csoport bármelyik választókapcsolójának helyi menüjébıl kiválasztva a vezérlıelem formázást, a vezérlés panelen a cellacsatolás beviteli mezıben egy cellához rendelhetjük a csoport minden választókapcsolóját. A cellacsatolás cellájában egy sorszámot kapunk, attól függıen, hogy a csoport hányadik választókapcsolóját választottuk ki. Ha ebbe a cellába beírunk egy számot, akkor az, az adott sorszámú választókapcsolót kiválasztja. Több csoportpanelt is létre lehet hozni. Gomb: gombhoz makrót rendelhetünk (a helyi menüjén keresztül is). Jelölınégyzet: helyi menüjébıl kiválaszthatjuk a vezérlıelem formázást, és ott a vezérlés panelen a cellacsatolás beviteli mezıben egy cellához rendelhetjük. A cellacsatolás cellájában egy logikai értéket kapunk, attól függıen, hogy bejelöltük vagy nem a jelölınégyzetet. Ha ebbe a cellába beírunk egy logikai értéket (vagy számot, a 0 a hamis és minden más igaz), akkor az a jelölınégyzetet megfelelıen beállítja. Választókapcsoló: helyi menüjébıl kiválaszthatjuk a vezérlıelem formázást, és ott a vezérlés panelen a cellacsatolás beviteli mezıben egy cellához rendelhetjük. Ezzel minden választókapcsoló ehhez a cellához lesz csatolva. Ha ez nem jó nekünk, akkor a csoportpanel gombbal csoportokat kell képezni. A cellacsatolás cellájában egy sorszámot kapunk, attól függıen, hogy hányadik választókapcsolót választottuk ki. Ha csak egy választókapcsolót használnánk, akkor a csatolt cellában mindig 1 lenne. Ha ebbe a cellába beírunk egy számot, akkor az, az adott sorszámú választókapcsolót választja ki. Listapanel: helyi menüjébıl kiválaszthatjuk a vezérlıelem formázást, és ott a vezérlés panelen a cellacsatolás beviteli mezıben egy cellához rendelhetjük. Meg kell még adni ugyanitt a bemeneti tartományt, amelyben a lista elemei vannak felsorolva. Ez a táblázat egy tartománya. A cellacsatolás cellájában egy sorszámot kapunk, attól


193

EXCEL XP


függıen, hogy hányadik elemet választottuk ki a listából. Ha ebbe a cellába beírunk egy számot, akkor az, az adott sorszámú listaelemet választja ki a listából. Kombi panel: a listapanelhez hasonló a mőködése, csak kevésbé helyigényes. A lista csak akkor gördül le, ha a lefelé mutató háromszögre kattintunk. Görgetısáv: helyi menüjébıl kiválaszthatjuk a vezérlıelem formázást, és ott a vezérlés panelen a cellacsatolás beviteli mezıben egy cellához rendelhetjük. Megadható még itt a minimális érték, maximális érték, léptetési távolság, ugrási távolság és az aktuális érték. A cellacsatolás cellájában egy számot kapunk, amelyet a görgetısávval változtathatunk. Ha ebbe a cellába beírunk egy számot, akkor az a görgetısáv csúszkáját megfelelıen beállítja. Léptetı: Ugyanaz, mint a görgetısáv, de nincs meg a görgetısáv csúszka területe, csak a sáv alján és tetején a léptetı háromszög. Programkód szerkesztése: kijelölt őrlap objektum esetén megnézhetjük a Visual Basic programkódját és változtathatunk rajta. Rácsvonal be/ki: a táblázat rácsvonalait kapcsolja be-ki. (ESZKÖZÖK menü BEÁLLÍTÁSOK menüpont MEGJELENÍpanel cellarácsok jelölınégyzetének felel meg.)

TÉS

Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4.

Milyen őrlap objektumok használhatók a táblázatkezelıkben? Mi a használatbeli különbség a csoportpanel és a jelölınégyzet közt? Mi a formai különbség a listapanel és a kombi panel közt? Mire jó a görgetısáv, mi a léptetı?

22. Rajzolás eszköztár az Excelben A rajzolás eszköztárt az eszköztárak helyi menüjén, vagy a NÉZET menü ESZKÖZTÁRAK menüpontján keresztül, vagy a rajz gombbal lehet bekapcsolni. Ugyanezt a rajzolás eszköztárt használhatjuk az Office többi alkalmazásában is. Rajzolás segítségével a celláktól független rajzokat hozhatunk létre, amelyek objektumként formázhatók, mozgathatók, méretezhetık. Mozgásuk és méretezésük köthetı cellákhoz is a HELYI menü vagy a FORMÁTUM menü ALAKZAT menüpontjában a JELLEMZİK panelen. A rajz eszköztár gombjai: •

• • • • • • • • • •

Rajz: Több (Shift segítségével) kijelölt rajzobjektumot csoportba foglalhatunk, illetve megszüntethetjük a csoportot. Meghatározhatjuk az objektumok takarási sorrendjét (elırehozás, hátraküldés, elıbbre hozás, hátrébb küldés). Rácspontokhoz köthetjük elhelyezkedését (rácshoz, alakhoz). Mozgathatjuk (fel, le, balra, jobbra). Több elem egymáshoz való elhelyezkedését állíthatjuk be (balra, középre, jobbra, fent, középen, lent, vízszintes eloszlás, függıleges eloszlás). Forgathatjuk (tetszıleges forgatás, balra, jobbra), tükrözhetjük (függıleges, vízszintes). Az összekötı vonalakat átirányíthatjuk (az alakzatok gomb összekötık elemével létrehozott összekötéseket rövidíti le). Csomópontokat szerkeszthetünk vonalaknál, nyilaknál (végpontokat mozgathatunk, új törési pontokat rakhatunk le, meglévıket távolíthatunk el a Ctrl gomb segítségével). Átalakíthatjuk alakzatunkat (egyszerő alakzatok, nyilak, folyamatábra, csillagok és szalagok, képfeliratok). Megadhatjuk az alapértelmezett alakzatot (ezzel a formai beállítással szerkeszti meg az újonnan beszúrandó alakzatot). Objektum kijelölés: több objektumot is kijelölhetünk, ha egérrel körbekerítjük az érintett elemeket. Alakzatok: sokféle kész alakzatot kínál fel. Vonal: egyszerő vonal húzható vele. (Shift lenyomásával 15 fokonként lehet a dılést beállítani.) Nyíl: egyszerő nyíl húzható vele. (Shift lenyomásával 15 fokonként lehet a dılést beállítani.) Téglalap: egyszerő téglalap rajzolható vele. (Shift lenyomásával szabályos négyzet.) Ellipszis: egyszerő ellipszis rajzolható vele. (Shift lenyomásával szabályos kör.) Szövegdoboz: celláktól függetlenül helyezhetı el vele szöveg. WordArt beszúrása: különleges elrendezéső szöveg helyezhetı el vele. A megadott szövegre rákattintva a WordArt eszköztára is megjelenik: Beszúrható még: Diagram vagy szervezeti diagram, ClipArt, Kép fájlból. Beállítható még a kitöltési szín, vonal színe, bető színe, vonal vastagság, szaggatott vonal típus, nyíl stílusok, vetett árnyék és a térhatás.

A következı ábra néhány egyszerő lehetıséget mutat be az eszköztárral készíthetı objektumokról.

194



EXCEL XP


Milyen rajzelemek helyezhetık el egy táblázatban? Mi a WordArt szöveg? Milyen kész alakzatokat kínál fel az Excel? Hogyan lehet kört rajzolni?

23. Diagramvarázsló használata Diagram szerkesztése igen egyszerő feladat a diagramvarázsló segítségével. A diagram megszerkesztése elıtt azonban a táblázatunkba be kell írni az alapadatokat. Ezt célszerő táblázat formájában megtenni. Az elsı oszlopban lehetnek az adatpontok nevei (kategóriák, amelyek az X tengelyre kerülnek), az elsı sorban az adatsorok nevei (egy függvény neve, amely a jelmagyarázathoz kerül), még a keresztezıdésekben a tényleges adatok. Praktikus, ha azonos nagyságrendő adatokból készítünk diagramot. A túlságosan nagy eltérést mutató adatok eltorzítják a diagramot. A sorok és oszlopok szerepe felcserélhetı. A beírt adatoknak sem kell feltétlen egy zárt táblázatot alkotni, de így egyszerőbb a varázsló használata. Az ábrán láthatunk egy olyan célszerő adatelrendezést, amibıl könnyen tudunk diagramokat szerkeszteni a diagram varázsló segítségével. Az elsı sorban lévı címre nincs szükség a diagram készítése során. Csak a kijelölt (A2:F5) adatok szükségesek. Célszerő kijelölnünk a diagram adatait (A2:F5), majd a szokásos eszközsor diagram varázsló gombjára kell kattintani, vagy a BESZÚRÁS menü DIAGRAM menüpontjára. A diagramvarázsló 4 lépésben vezet végig a diagramkészítésen. A tovább gombbal lehet mindig a következı lépésre lépni. Munkánkat könnyíti, hogy az aktuális diagram képe rögtön látható, és a vissza gombbal visszaléphetünk az elızı lépésre. A kész gombbal a diagram készítés végét jelezhetjük, akár az elsı lépésnél is! A bal alsó sarokban lévı kérdıjellel segítséget kérhetünk a varázsló mőködésérıl. Az 1. lépésben 14 alap diagram típusból, illetve 20 beépített felhasználói típusból választhatunk. A felhasználói típusokhoz késıbb mi is elhelyezhetünk diagramokat, ha valamelyik elkészített diagramunk formátumát késıbb is szeretnénk használni. Az egyes diagramtípusok alkalmazásáról a varázsló leírást ad, illetve meg is mutatja a diagram képét. A „Minta megtekintéséhez tartsa lenyomva” nevő gombot lenyomva a diagram képe a mi adatainkkal rajzolódik ki.


195

EXCEL XP


A 2. lépésben az adattartományunkat adhatjuk meg, ha rosszul jelöltük volna ki a legelején. Itt adhatjuk meg, hogy egy függvény pontjai (adatsora) oszlopban vagy sorban találhatók. Ha úgy vittük fel az adatokat, ahogy a bevezetıben le van írva, akkor az oszlopokat célszerő választani. Hogy mikor melyiket választjuk, az a feladattól és az ízlésünktıl függ. Szükség esetén az adattartományt adatsoronként is megadhatjuk az ADATSOR fülön. Külön az adatsor nevét, értékeit és az X tengely feliratának a helyét. Erre akkor lehet szükség, ha nem összefüggı területen lennének az adataink, vagy több sorban és oszlopban lennének a megnevezések, amelyben számok szerepelnek, és így azt adatértéknek vette az Excel. A hozzáadás gombbal új adatsort is felvehetünk. Ilyenkor az adatsor nevét a név beviteli mezıbe lehet megadni (cellakijelöléssel, vagy egyszerően beírva a nevet). Az adatsor értékeit is vagy cellakijelöléssel lehet megadni, vagy tömbállandóként (lásd a megfelelı fejezetnél) beírva. Pl.: ={111;120; 130;140;140} Egy adatsort az eltávolítás gombbal törölhetünk ki. A 3. lépésben sok mindent megadhatunk. Címet adhatunk a diagramnak, nevet a tengelyeknek. Dönthetünk a tengelyek megrajzolásáról, rácsvonalak elhelyezésérıl, a jelmagyarázat helyérıl. Feliratot, értéket, százalékot vagy buborékméretet rendelhetünk az adatpontokhoz. Az adattáblánkat kiírathatjuk a diagram alá. A 4. lépésben megadhatjuk, hogy erre a munkalapra, vagy egy önálló diagramlapra készítse el a diagramot. Más munkalapot is kiválaszthatunk a legördítı háromszög segítségével. Az elkészült diagramot objektum módjára méretezhetjük, mozgathatjuk, másolhatjuk. Ha a diagramot kijelöltük, akkor a diagramvarázslót újra elindíthatjuk, és minden lépésénél módosíthatunk a diagram beállításain. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Lehet-e ugyanazokról az adatokról több diagramot készíteni? Lehet-e tisztán numerikus adatokból diagramot készíteni? Lehet-e tisztán szöveges adatokból normális diagramot készíteni? Mutassa meg egy diagramon a tengelyeket, a rácsvonalakat, a címeket, az adatsorokat és a jelmagyarázatot! Hogyan lehet megadni, hogy hány sorból (oszlopból) vegye a jelmagyarázat, vagy a kategóriatengely feliratait? Hogyan adhatjuk meg, hogy az adatsorok oszlopokban vagy sorokban helyezkednek el?

24. Elkészített diagramok formázása Általában kijelenthetjük, hogy a diagram mérete jelentısen befolyásolja a diagram kinézetét. A formázás megkezdése elıtt ezért célszerő a kívánatos diagram nagyságot beállítani. Minél nagyobb egy diagram, annál könnyebb a kívánatos formát elérni. A diagram méretének változtatása a rajta lévı feliratok betőnagyságát is változtatja. Ez sok kellemetlenséget okoz. A diagram méretének beállítása után szinte mindig érdemes a feliratok betőnagyságát beállítani. Ezt a legegyszerőbb a diagramterület formázásával beállítani a BETŐTÍPUS fülön. Gyakran szükséges a rajzterület, jelmagyarázat méretének, illetve a feliratok elhelyezkedésének állítása is. A részleteket lásd késıbb. A formázás lehetıségei igen nagyok és változatosak, ugyanakkor elég egyszerőek, és rögtön látszik az eredményük. Így részletes ismertetésükre nem kerül sor. Csak néhány fontosabb, vagy nehezebben érthetı részre hívjuk fel a figyelmet a következıkben. Itt is javasoljuk, hogy próbálgatással ismerjük meg ezeket a látványos formázási mőveleteket. A diagram formázásakor mindig kattintsunk egyet a diagramra, hogy objektumként ki legyen jelölve. Utána több lehetıség közül választhatunk. Meghívható újra a diagramvarázsló, amivel átformázhatjuk a diagramunkat. Jól használható a helyi menü is (pl. trendvonalat így lehet felvenni egy adatsorhoz a legegyszerőbben). Bekapcsolható a NÉZET menü ESZKÖZTÁRAK menüpontjában a diagram eszköztár is. Megváltozik a fımenü szerkezet is, létrejön egy DIAGRAM menüpont és megváltozik a FORMÁTUM menü összetétele. A többi menüpont nem tartalmaz a táblázatkészítéshez képest újabb lehetıséget, sıt kevesebb a meghívható menüpontok száma. Diagramot formázni azonban úgy a legegyszerőbb, ha egy-egy diagram elemen (objektumon) kettıt kattintunk. A kiválasztott elemrıl megjelenik egy beállító ablak, amin szinte mindig állíthatjuk a mintázatot és a betőtípusokat (font), de ezeken kívül az elemtıl függıen egyéb dolgokat is. Ahhoz, hogy valamely diagramelemet kijelöljünk, esetleg az elemre kettıt kattintsuk, vagy az elem helyi menüjét hívjuk meg, ismernünk kell ezen elemeket. A diagram elemei (diagram objektumai): adattábla, diagramcím, diagramterület, értéktengely (Y), értéktengely fı vezetırácsai, értéktengely segéd vezetırácsai, értéktengely-cím, jelmagyarázat, kategóriatengely (X), kategóriatengely fı vezetırácsai, kategóriatengely segéd vezetırácsai, kate-

196



EXCEL XP

góriatengely-cím, rajzterület, trendvonal, trendvonal egyenlete, hibasávok, adatsor és adatfelirat adatsoronként. 3 dimenziós diagramnál még a következık lehetnek: adatsor tengely (3. tengely), fal, padlószint, sarkok. A diagramobjektum nevét az Excel kiírja, ha az egérkurzort valamelyik objektumra helyezzük. Az egeret ilyenkor nem kell mozgatni, nem kell a gombját sem lenyomni. A diagram eszköztár gombjainak funkciói: • Diagramelemek kijelölésében segít a diagramobjektum gomb. Legördíthetı listájából kiválaszthatjuk a megfelelı elemet, amire kijelöli azt. Az elemet úgy is kijelölhetjük, ha az elemre kattintunk egyet. Utána a formátum menü elsı menüpontjával, vagy a diagram eszköztár 2. gombjával (a neve mindig a kiválasztott objektumé) lehet formázni a kiválasztott elemet. (Egyszerőbb kétszeri rákattintással formázni.) • A minták gombbal a fontosabb diagram típusok közül választhatunk. Ha csak egy adatsort jelöltünk ki elıtte, akkor a típusváltás csak erre az adatsorra érvényes, azaz kombinált diagramot hozhatunk így létre. Az adatsor HELYI menüjének MINTÁK menüpontján keresztül is válthatunk típust, és így többféle lehetıségbıl választhatunk (a varázsló elsı lépése szerint). • A jelmagyarázat gombbal a jelmagyarázat megjelenítését kapcsolhatjuk ki-be. • Az adattábla gombbal az adattáblát rakhatjuk fel a diagramra, vagy vehetjük le róla. • A soronként, illetve az oszloponként gombbal az adatsorunk elhelyezkedését adjuk meg. Megegyezik a varázsló 2. lépésében felkínált sorokban, oszlopokban választókapcsoló lehetıségével. • A forgatás az óramutató szerint gombbal az elızıleg kijelölt szöveget (pl. diagramcímet) 45 fokban elforgatja úgy, hogy a jobb széle süllyed le 45 fokkal. Még egyszer lenyomva visszaáll a szöveg vízszintes helyzetbe. • A forgatás az óramutatóval ellentétesen gombbal az elızıleg kijelölt szöveget (pl. tengelycímet) 45 fokban elforgatja úgy, hogy a jobb széle emelkedik fel 45 fokkal. Még egyszer lenyomva visszaáll a szöveg vízszintes helyzetbe. Ha a diagramot kijelöltük és a fımenü DIAGRAM menüjét meghívjuk, akkor ebbıl már számos menüpontot ismerısnek találunk. A „MINTÁK”, „FORRÁSADAT”, „DIAGRAM BEÁLLÍTÁSAI” és a „HELY” menüpontok megegyeznek a diagramvarázsló ezen lépéseivel. Ha egy diagramelem helyi menüjét megnézzük, akkor abban is számos ismerıs, vagy közérthetı pontot találunk. A „TARTALOM TÖRLÉSE” menüpont az elemet törli. A „FALAK FORMÁZÁSA”, „PADLÓ FORMÁZÁSA” és a „TÉRHATÁS” csak térhatású (háromdimenziós) diagramoknál létezik. „TRENDVONAL FELVÉTELE” viszont csak kétdimenziós diagrammoknál lehetséges. A „MAKRÓHOZZÁRENDELÉS” menüponttal makró indítását rendelhetjük a diagramra való rákattintáshoz (lásd ott a leírást). A „DIAGRAMABLAK” menüponttal a diagram egy önálló ablakba kerül. A régebbi Excel változatokban ez automatikusan is megtörténik, ha a diagram már nem fér el a képernyın. Az „ADATSOR HOZZÁADÁSA” menüponttal egy újabb adatsort adhatunk meg, a területkijelölését kéri be. A „KIVÁGÁS”, „MÁSOLÁS” és „BEILLESZTÉS” menüpontokkal a diagramunkat tudjuk a vágólapra rakni, illetve máshová beilleszteni a vágólapról. Az „ELİREHOZÁS”, „HÁTRAKÜLDÉS” menüpontokkal az egymást átfedı objektumok (diagramok, képek, stb.) takarását tudjuk megadni. Csak akkor látszik a parancs hatása, ha az érintett objektumok egyike sincs kijelölve, mert egyébként a kijelölt látszik mindig az elıtérben. Nézzünk meg néhány diagramelem formázási lehetıségét! Próbáljuk ki ezeket saját diagramjainkon! A szöveges jellegő elemeket (diagramcím, tengely címek, adatpontok feliratai) mozgathatjuk, átírhatjuk és formázhatjuk. Egyszer rákattintva és megfogva ezeket mozgathatjuk az egérrel. Ha kétszer kattintunk rájuk, akkor formázhatjuk ıket. A formázó panelen a MINTÁZAT, BETŐTÍPUS és IGAZÍTÁS füleket kapjuk. A szövegtartalom átírásához elıször egyet kattintunk az elemre, majd kis idı múlva még egyet, a javítandó szöveg helyére. Ha a kattintásokat elvétettük (lassabban vagy gyorsabban kattintottunk a kelleténél, vagy nem annyit, amennyit kellett volna), akkor az esetlegesen meghívott panelt be kell zárni, és utána célszerő a diagram területre kikattintani, hogy ne legyen az elemünk kijelölve. Ezután újra próbálkozhatunk a kattintással. A jelmagyarázatot nem írhatjuk át, csak mozgathatjuk, méretezhetjük és formázhatjuk. Külön kijelölhetı egy jelmagyarázat elem jelmagyarázat szövege, vagy jelmagyarázat jele. Ezeket csak formázni lehet. A szövegnél a betőtípus beállításait változtathatjuk meg, a jelnél a mintázatát adhatjuk meg. Ez a MINTÁZAT fül ugyanaz, mint az adatsor formázásánál található MINTÁZAT fül (lásd ott). Gyakran szükség lehet a tengelyek formázására. A két tengely formázása csak a SKÁLA fülön tér el. A háromdimenziós diagrammoknál a függıleges tengelyt Z tengelynek nevezik (ez a kétdimenziósnál az Y), formázása az Y tengelyével megegyezik. A háromdimenziós diagram másik két tengelyének formázása a kétdimenziós diagram X tengelyének formázásához hasonló. A pont (XY) diagramtípusnál az X tengely is az Y tengelyével megegyezı módon formázható, mivel ennél a diagramnál az X tengelyen is a számegyenes helyezkedik el, akár az Y tenge-


197

EXCEL XP


lyen. Minden más diagramnál az X tengelyen nem a számegyenes helyezkedik el, hanem egyszerő szövegek, amit kategóriáknak nevez. A MINTÁZAT fülön a tengely kinézetét állíthatjuk be. Ritkán szoktunk rajta változatni, de érdemes kipróbálgatni a lehetıségeit. A SKÁLA fülön, ha be van kattintva (pipa van benne) az automatikus jelölınégyzet, akkor a beviteli mezıjébe beírt adatot nem veszi figyelembe, hanem azt ı számolja ki. Egyszerre csak egy értéket célszerő változtatni, majd másodjára meghívva a panelt megnézhetjük, hogy az általa kiszámolt többi értéken kell-e még egyáltalán változtatnunk. A minimum és maximum értéket gyakran kell beállítanunk. Az adatsort (függvényt) is formázhatjuk. Egy adatsor formázási lehetıségei igen eltérıek is lehetnek, amit az adatsor diagram típusa határoz meg. A MINTÁZAT fülön lévı „Kitöltési effektusok” gomb elég sok látványos lehetıséget kínál fel különbözı területek színezésére, mintázására. A TENGELY fülön lévı második Y tengelyhez nevő kapcsolót eltérı nagyságrendő, vagy eltérı mértékegységő adatsorok ábrázolása esetén célszerő használni. Az Y HIBASÁVOK fülön adatsorunkhoz hibasáv rajzolását kérhetjük, amely alkalmas a mért értékeink hibahatárának, tőrési értékének megjelenítésére. A hiba mértékét többféle módon megadhatjuk. A FELIRATOK fülön lévı választókapcsolók segítségével rendelhetjük az adatpontok értékeinek kiírását az adatsor pontjaihoz. A feliratok kapcsoló az X tengelyre kiírt kategória neveket írja az adatpontok mellé. Százalékos megoszlást ábrázolni tudó diagramtípusoknál (pl. kör, perec) a százalékos értékeket is kiírathatjuk. Buborékdiagramnál a buborék méretének értékét írathatjuk ki. A SORREND fülön az adatsorok ábrázolási sorrendjét változtathatjuk meg. A BEÁLLÍTÁSOK fülön a diagram típusától függıen egyéb megjelenítési beállításokat állíthatunk be. Ha csak egy adatpontot jelöltünk ki (elıször egyet kattintottunk a kívánt adatsorra, majd utána még egyet a kívánt adatpontjára), akkor az adatpont formázásánál (ha ezután kétszer kattintunk rá) csak a MINTÁZAT, FELIRATOK és BEÁLLÍTÁSOK füleket kapjuk. A FELIRATOK fülön ilyenkor egyetlen adatponthoz is rendelhetünk értéket vagy feliratot. Veszélyes, hogy a kijelölt adatpontot a diagramon mozgatni lehet (a táblázatban változik a hozzátartozó cella értéke). A felvitt feliratok, értékek ezek után önálló életre kelnek. Ki lehet ıket egyenként is jelölni (elıször egyet kattintottunk a kívánt adatsor tetszıleges feliratára, majd utána még egyet a kívánt adatpont feliratára) és mozgatni, átírni vagy formázni is lehet ıket, ugyanúgy, ahogy a diagram címet is. Ennek segítségével tetszıleges feliratokat helyezhetünk el a diagramon. Ehhez hasonló feladatot old meg a rajz eszköztár szövegdoboz gombja is. Szövegdobozt azonban egyszerőbben is elhelyezhetünk a diagramon. A diagramnak kijelölve kell lennie. Ezután bármit beírhatunk a szerkesztılécre. Beírás után a szöveg a diagram közepére kerül egy szövegdobozba, amit bárhová elmozgathatunk. Egy adatsor HELYI menüjébıl meghívhatjuk a TRENDVONAL FELVÉTELE menüpontot, amin keresztül 6 féle (lineáris, logaritmikus, polinomiális, hatvány, exponenciális, mozgóátlag) trendet illeszthetünk az adatsorunkra. Az EGYEBEK fülön az illesztett egyenlet és az R-négyzet kiírását is kérhetjük néhány egyéb szolgáltatás mellett. Háromdimenziós diagramoknál szabályozhatjuk a térhatást a HELYI menü TÉRHATÁS utasításával. Látványosabb azonban, ha az egyik sarokpontot megfogjuk egérrel és mozgatjuk Az egyes adatsorok típusát egyenként is beállíthatjuk (ha elıtte kijelöltük az adatsort) a HELYI menü MINTÁK menüpontjával, vagy a diagram eszköztár minták gombjával! Így majdnem tetszıleges kombinált diagramok hozhatók létre (a 2 és 3 dimenziós diagramok egymással nem kombinálhatók). Számos formázási lépésben (területek formázásánál) kínálja fel az Excel a „Kitöltési effektusok” gombot. Igen látványos területmintázatot állíthatunk be segítségével. A KÉP füllel egyedi képeket rendelhetünk egy területhez (diagram területhez, rajz területhez, körcikk területhez, oszlop területhez, stb.). Egy szépen megszerkesztett diagram formáját felhasználói diagramként menthetjük le a DIAGRAM menü (kijelöltnek kell lenni a diagramnak) MINTÁK menüpontja FELHASZNÁLÓI TÍPUSOK paneljén, ha ott kiválasztjuk a „Felhasználó által készített” választógombot, majd a megjelenı hozzáadás gombra kattintunk.

198



EXCEL XP

Új függvényt a diagramban úgy is létrehozhatunk, hogy a kijelölt adatterületet a pereménél megfogva a diagramterületre ráhúzzuk. Ha a jobb egérgombbal történik a húzás, akkor több lehetıséget kínál még fel. Gondoljuk át az „Irányított beillesztés” paneljének lehetıségeit! Ezzel a módszerrel eltérı pontszámú adatsorokat is ábrázolhatunk egy diagramban. Ilyenkor a „Kategóriák (X értékek) az elsı oszlopban” kapcsolót be kell kattintani! Alkalmazására lásd az alábbi példát.

Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Milyen formázási módszereket ismer egy elkészített diagram esetén? Soroljon fel öt változtatási, formázási lehetıséget egy oszlopdiagram adatsorával kapcsolatban! Soroljon fel öt változtatási, formázási lehetıséget a diagram címével kapcsolatban! Soroljon fel öt változtatási, formázási lehetıséget a diagram jelmagyarázatával kapcsolatban! Hogyan lehet a diagramcímet átírni? Hogyan állíthatjuk be a tengely minimális, maximális értékét és a fıléptéket? Mi az adatfelirat (adatcímke)? Milyen formázási, szerkesztési mőveleteket lehet vele tenni? Mikor célszerő második Y tengelyt alkalmazni?

25. Diagramtípusok Számos diagram fajtát tudunk készíteni, amelyeket az Excel 14 típusba sorol (oszlop, sáv, grafikon, kör, pont (XY), terület, perec, sugár, 3D felület, buborék, árfolyam, henger, kúp, piramis és számos (20 féle) még általunk bıvíthetı felhasználói típust is felkínál. Mindegyik típuson belül még további 2-7 altípust találunk, így összesen mintegy 100 féle diagram közül válogathatunk. A kombinált diagram segítségével tovább emelhetı ez a szám, mivel akár minden adatsornak más-más diagram típust adhatunk (a két és háromdimenziós típusok egymással nem kombinálhatók)! A diagramokat két fı csoportra szokták felosztani: kétdimenziós vagy háromdimenziós. A diagram típusát legegyszerőbben a diagramvarázsló elsı lépésében adhatjuk meg. Jól használható a diagram eszköztár minták gombja is, ami legördítve, mutatja a 18 leggyakrabban alkalmazott diagramtípust. A varázsló az egymás mellé rakott oszlop diagramot csoportosított oszlop diagramnak, az egymásra helyezett oszlop diagramot halmozott diagramnak, még az egymásra helyezett oszlopdiagram százalékos megoszlásban diagramot 100%-ig halmozott oszlop diagramnak nevezi. Az adatsoroknak ez a három fajta elrendezése több diagramtípusnál is megfigyelhetı (gyakran csak részlegesen). Ezt a három altípust az oszlopdiagram altípusaihoz hasonlóan három oszlopba szokta rendezni a varázsló. Lásd a diagramvarázsló 1. lépését az oszlopdiagram


199


EXCEL XP

típusnál. Jellemzı még, hogy a varázsló gyakran az elsı sorban szerepelteti a kétdimenziós diagramokat, a második sorban a térhatású diagramokat, míg a harmadik sorban a háromdimenziós elrendezést adja meg. A kör diagram csak egy adatsor megjelenítésére alkalmas. Több kijelölt adatsor esetén csak az elsıt veszi figyelembe. Jól használható megoszlási arányok szemléltetésére. Külön figyelmet érdemel a pont (XY) diagramtípus, mivel ennél a diagramnál az X tengelyen a számegyenes (numerikus adattengely) helyezkedik el. A többi diagramnál az X tengelyen lényegében szövegek vannak (kategóriák). Egyedül az XY diagram képes rendezetlen adatokból az X tengelyen nagyság szerint sorba rendezni az értékeket (adatpontokat), és úgy ábrázolni ıket! A többi diagram egyszerően a felsorolás sorrendjében ábrázolja ezeket az X tengelyen. Érdemes kipróbálni eddigi ismereteinket. Szerkesszünk különbözı diagramokat. A legtöbb diagram (de különösen a háromdimenziós diagramok) méretét célszerő megnövelni, míg a betőméreteket csökkenteni kell a varázsló elsı próbálkozásához képest! Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4.

Mutasson be 5 diagramtípust! Mikor célszerő kördiagramot használni? Mikor célszerő XY (pont) diagramot használni? Az oszlopdiagramnak milyen altípusai vannak? Mik ezek jellemzıi?

26. Térkép használata a diagramkészítésben Az Office XP lehetıséget kínál diagramok térképen való elkészítéséhez a BESZÚRÁS menü OBJEKTUM menüpontjával az ÚJ LÉTREHOZÁSA fülön a „Microsoft Map” sor kiválasztásával. A térkép alkalmazásának feltétele, hogy a kategóriatengely (X tengely) adatainak a Magyar nyelv szabályai szerint érvényes ország névnek, vagy a magyar Excelben megye névnek, angol Excelben USA szövetségi államnévnek kell lenniük. Az ország vagy megye nevek mellett egy vagy több adatsort szerepeltethetünk. Több adatsort csak a kördiagram és az oszlopdiagram képes használni. A térképkészítés elıtt ki kell jelölni az ábrázolandó adatok területét. Elindítás után két térképet kínál fel, „A világ országai” és „Európa” térkép (ez késıbb bıvíthetı a térkép HELYI menüjébıl a TÉRKÉPSABLON MENTÉSE menüponttal), amibıl egyet kell kiválasztanunk. Megyenevek esetén rögtön Magyarország térképét adja, ha nem rontottuk el a megye nevének beírását. A kiválasztás után megrajzolja a térképet és megjelenik a Map-vezérlı. Az alábbi ábra ezt az állapotot mutatja. Adatterületnek az A1:C5 terület volt kijelölve. A térkép méretezhetı, mozgatható. A Map-vezérlı mozgatható.

200



EXCEL XP

Ha nem aktív a térkép, akkor a Map-vezérlı nem látszik. Ilyenkor a térképen kettıt kattintva elıhívhatjuk azt. Ha aktív a térkép és mégsem látszik a vezérlı, akkor a Map-vezérlı mutatása/elrejtése lyozhatjuk a vezérlı megjelenését/elrejtését.

gombbal szabá-

Ha ennek ellenére sem jelenik meg a Map-vezérlı, akkor valamelyik ország nevét elírtuk az adatterületen! Ezt jelzi is a „TÖBB TÉRKÉP ÉRHETİ EL” panel helyett megjelenı „NEM LEHET TÉRKÉPET KÉSZÍTENI” panelen. Lásd az üzenı szöveget is a panel felsı részén. Igazából ilyenkor már nem érdemes továbbmenni, mert csak az üres térkép jelenik meg, amire diagramot már nem tudunk elhelyezni! A Map-vezérlın megadhatjuk, hogy milyen adatot milyen formában ábrázoljon. A vezérlı felsı részén vannak felsorolva az oszlopnevek (adatsor nevek). A jobb alsó terület oszlop névvel jelzett részébe több sorba is húzhatunk ezekbıl. Ezzel adjuk meg, hogy melyik adatsort ábrázoljuk. A vezérlı bal alsó részén diagramformákat találunk. Ezeket is a jobb alsó részbe lehet húzni több sorba is a formátum névvel jelzett részbe. Az elsı 4 formátum csak egy adatsort képes ábrázolni, a formátumnak megfelelıen, pl. beszínezi a térképen az országot. A gombok jele, neve és feladatuk sorban a következı: értéktónus: szürke színskálát alkalmaz az adatok térképen történı ábrázolására, tartományokra bontva az értékeket (lásd a fenti mintán, az Európa térképen) kategóriatónus: színes színskálát alkalmaz a szürke színek helyett pontsőrőség: pontok sőrőségével érzékelteti az értékeket (lásd a lenti példán) fokozatjel: jel nagysággal dolgozik (általában egy kör nagyságával szemlélteti az értékeket) A kördiagramot és az oszlopdiagramot belerajzolja az ország vagy megye területére. Ezeknél egy sorba több adatsor nevet is húzhatunk. Lásd az alábbi példán.

A térkép eszköztáron még sok mindent beállíthatunk.


201

EXCEL XP


Az objektum kiválasztása gombbal a térképen objektumot (jelmagyarázatot, címet, feliratot, szöveget) jelölhetünk ki áthelyezés, méretezés, törlés céljából. A markoló gombbal mozgathatjuk a térképet az ablakon belül, ha az egeret mozgatjuk lenyomott bal egérgombbal a térképen. A térkép középpontja gombbal a térkép középpontját változtathatjuk meg. A térképfeliratok gombbal a mellékelt ablakot kapjuk. Ha a „Térképelem nevébıl” választókapcsolót kattintjuk be rajta, akkor ország (megye) neveket írathatunk a térképre. Az „értékeibıl” választókapcsoló esetén az adatértéket írja a térképre. Az értéket vagy nevet, arra az országra írja be és oda, ahová ezután kattintunk!

A térkép helyi menüjének menüpontjaiból még több lehetıség közül választhatunk, hogy a térképen elhelyezzünk valamit. Az elsı kép a HELYI menüt, a második a TÉRKÉPELEMEK lehetıségeit mutatja.

A térképelemeket bıvíthetjük a HELYI menü „TÉRKÉPELEM FELVÉTELE” menüponttal, vagy a „TÉRKÉPELEMEK” ablak felvesz gombjával.

A szöveg felvétele gombbal tetszıleges szöveget helyezhetünk el a térképen. A felhasználói tőzıtérkép gombbal kitőzıket helyezhetünk el, és el is nevezhetjük az így elkészített térképet. A nevét a megjelenı „Felhasználói tőzıtérkép” ablak felsı felén adhatjuk meg. A már létezı tőzıtérképek közül az alsó felén választhatunk. A tőzıtérképek kezelésében segít a fımenü TÉRKÉP menüpontja is. Az elhelyezett kitőzıkhöz, ha az objektum kiválasztása gombot lenyomtuk elıtte és rákattintunk egy kitőzıre, szöveget (megnevezést) is írhatunk. A teljes megjelenítés gomb az eredeti térkép elhelyezkedést és méretet állítja vissza. A térkép újrarajzolása gombbal megszüntethetjük a markolóval elmozgatott térkép torzítását. A térkép torzítása abból adódik, hogy a térkép síkban ábrázolja a gömbölyő Föld felszínét. A térkép frissítése gombbal frissíthetjük a térképet, ha a táblázatban megváltoztattuk a térkép alapadatait.

202



EXCEL XP

A Map-vezérlı mutatása/elrejtése gomb elrejti vagy mutatja a vezérlıt. A nagyítás/kicsinyítés gombbal a térképet nagyíthatjuk, kicsinyíthetjük. A fımenü TÉRKÉP menüjének utolsó menüpontja tartalmazza a kiválasztott diagramtípus formázási, beállítási lehetıségeit. Érdemes még átnézni a térkép helyi menüjének és megváltozott fımenüjének lehetıségeit is, bár ezeket zömében már megismertük. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3.

Milyen diagramtípusok használhatók térképen? Mik a térképhasználat feltételei? Mit helyezhetünk még el a térképen, a diagramon kívül?

27. Adatok statisztikai elemzése az Excelben Az Excel igen bıséges eszköztárat kínál fel az adatok statisztikai elemzésére. Egyik lehetıség használatukra az ESZKÖZÖK menü ADATELEMZÉS parancsa. Ha nem jelenik meg a menüpont, akkor az ESZKÖZÖK menü BİVÍTMÉNYKEZELİ menüpontjának Analysis ToolPak jelölınégyzetét be kell kapcsolni. Az ADATELEMZÉS menüpont szolgáltatásai a következı két képen tekinthetık meg.

Az egyes funkciókat nincs mód részletesen tárgyalni, mivel megértésükhöz inkább matematikai ismeretekre van szükség. Ha ez az ismeret rendelkezésünkre áll, akkor az ADATELEMZÉS menüpont megjelenı panelablakait könynyen kitölthetjük. Szükség esetén segítséget kérhetünk a súgó gombbal. A fent megnevezett funkciók jó része a BESZÚRÁS menü FÜGGVÉNYEK menüpontjában is megtalálható, mint függvény. Függvényt a szerkesztıléc jelő gombjával is beszúrhatunk. A statisztikai függvények neveit látjuk az alábbi képen. Néhány függvényt közülük a függvények használata fejezetben ismertettünk.

Trend jellegő feladatokat másként is kezel az Excel. Pár alapadat segítségével lineáris és exponenciális trendadatokkal tölthetünk fel egy kijelölt területet (a terület elején kell lennie az alapadatoknak) az automatikus kitöltés helyi menüjével (a jobb egérgombbal kell a kitöltıkockát megfogni), vagy a SZERKESZTÉS menü KITÖLTÉS menüpontjának SOROZATTAL paranccsal. A kitöltésrıl a „Képletek másolása, a kitöltés egyéb lehetıségei” fejezetben is olvashatunk.


203


EXCEL XP A képen az A1:A6 területen vannak az alapadatok, amelyre lineáris trendet akarunk létrehozni. A létrehozott trendadatokat láthatjuk a B oszlopban az alapadatokkal együtt. A C oszlopban a létrehozás menetét lehet megnézni. Ki volt jelölve a C1:C6 terület az alapadatokkal. A kitöltıkockáját a jobb egérgombbal megfogva lefelé húzzuk a C11 celláig. Minden cellánál, amelyen áthúzzuk, kis sárga alapú négyzetbe kiírja az oda kerülı értéket. Az ábrán a C11 cellába kerülı érték látható éppen. Az egérgombot eleresztve jelenik meg a kitöltés HELYI menüje, amelybıl most a LINEÁRIS TREND menüpontot választottuk

Diagramokban (sáv, oszlop, pont vagy grafikon típushoz) is létrehozhatunk trendvonalakat. Elıtte ki kell jelölni a megfelelı adatsor pontjait a diagramon (egyet kell az adatsor bármelyik pontjára kattintani). Ezután az adatsor HELYI menüjébıl a TRENDVONAL FELVÉTELE menüponttal 6 féle (lineáris, logaritmikus, polinomiális, hatvány, exponenciális, mozgóátlag) trendvonalat illeszthetünk az adatsorra. Elıírhatjuk az R-négyzet és a regressziós egyenlet kiírását is a diagramra. Megadhatjuk az X=0 pontban a trendvonal Y tengellyel történı metszési értékét. Prognosztizálást is kérhetünk adott pontszámig elıre vagy vissza. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4.

Milyen statisztikai módszerek használhatók a táblázatkezelıkben? Milyen statisztikai függvények használhatók a táblázatkezelıkben? Milyen módon kérhetünk trendszámítást az Excelben? Mi a trendvonal?

28. Tömbképlet és tömbállandó Tömbképletrıl akkor beszélünk, ha egy számításnak nemcsak egy eredménye van, hanem több. Ilyenkor a számítást csak úgy lehet elvégezni, ha a számítás megkezdése elıtt egy akkora területet jelölünk ki, amekkora szükséges a végeredmény megjelenítéséhez. Fontos még, hogy a beírásunkat a végén a Ctrl+Shift+Enter együttes leütésével fejezzük be! A kijelölt területen minden cellába ugyanaz a beírás került {} jelek között. Az egyes cellák a hagyományos módon nem javíthatók. Bármely cellája javítható, de a Ctrl+Shift+Enter-rel kell befejezni a javítást. Törölni csak az egész területet egyszerre lehet. Sok beépített függvény használható így. Pl. a LIN.ILL, amely lineáris regresszió számítására alkalmas. A kétváltozós lineáris regresszió számítás eredményterülete 2 oszlopra és 5 sorra terjed ki. Többváltozós lineáris regreszsziónál az eredményterület oszlopainak száma azonos a változók számával (Y és X változók összes számával). Tömbképletet alkalmaz az Excel az adattáblák kezelésénél is. Lásd az „Adattábla” fejezetnél. Egyszerő számításoknál is segíthet a tömbképlet. Legyen az A oszlop elsı 10 sorában a termékek egységára, míg a B oszlopban az eladott darabszám. A C oszlopban egy tömbképlettel kiszámíthatjuk a termékek eladási értékeit. Jelöljük ki a C oszlop elsı 10 celláját. Írjuk be az = jelet, egérrel jelöljük ki az A1:A10 területet, írjuk be a * jelet, egérrel jelöljük ki az B1:B10 területet és végül üssük le a Ctrl+Shift+Enter-t. Beírással is bevihetjük a képletet: =A1:A10*B1:B10, de itt is a Ctrl+Shift+Enter-rel kell befejezni. Ha csak a mindösszesen értékre lenne szükségünk, akkor egy üres cellába a következı képletet kellene bevinni: =SZUM(A1:A10*B1:B10). Egy függvény paramétereként is hasonlóan jelöljük ki az A1:A10 és B1:B10 területeket, mint ahogy azt feljebb már ismertettük. Itt is a Ctrl+Shift+Enter-rel kell befejezni a bevitelt.

204



EXCEL XP

A tömbképletek alkalmazása memóriatakarékos eljárás, hiszen egy nagy területen egyetlen képlet van és nem több tucat. Tömbállandóról akkor beszélünk, ha vektorokkal, mátrixokkal akarunk dolgozni, de az adatokat nem írjuk külön-külön cellákba. Legyen az elızı példa, de ne legyen beírva az adat az A és B oszlopokba. A feladat az összesen érték kiszámítása legyen. A beírandó képlet: =SZUM({10.20.30.40.50.60.70.80.90.100}*{200.190.180.170.160.150.140.130.120.110}) Tehát csak annyi történt, hogy a cellatartomány helyett {} jelek között felsoroltuk a számokat ponttal elválasztva. Ha a pontot tizedespontként használjuk a Windowsban, akkor vesszıt vagy vektor esetén pontosvesszıt is használhatunk helyette. A példában megadott ponttal elválasztott számsorozatot egy sorvektornak tekinti az Excel. Ha a számokat pontosvesszıvel választjuk el, akkor oszlopvektorként kezeli. Mátrixot a következıként adhatunk meg ezek szerint: {1.2.3;4.5.6}. Ennek két sora és három oszlopa van. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3.

Mi a tömbképlet? Mi a tömbképletek használatának elınye? Mi a tömbállandó?

29. Adatnyilvántartás (adattábla használat) alapjai Az Excel adatnyilvántartásnak (gyakori egyéb elnevezései: tábla, adattábla, lista, adatbázis) tekinti az olyan táblázatot, amelynek az elsı sora a mezık neveit tartalmazza, míg az összes többi sor a rekordokat (adatsorok). A kis- és nagybetőnek sincs jelentısége, nem tesz különbséget az Excel az adattáblák használatánál a kis és nagy betők közt, kivéve a sorba rendezésnél, de ott is csak akkor, ha kértük! Az így felépített táblázatunkat rögtön használhatjuk adat-nyilvántartási feladatok elvégzésére, ha az aktív cella a nyilvántartás területén belül van! Ekkor adattáblának tekinti az aktív cella körüli területet a legelsı üres oszlopig, illetve sorig. Ha ez nekünk nem felel meg, akkor ki kell jelölnünk a tábla területét. Néhány adattábla mővelet esetén az ismételt kijelöléstıl meg tudunk szabadulni, ha egyszer elnevezzük (BESZÚR menü NÉV menüpont NÉV MEGADÁSA paranccsal) a területet „Adatbázis” névvel! (Más adatbázis-kezelıkbıl egy táblát beolvasva, az Excel automatikusan elnevezi a területet „Adatbázis” névvel!) Táblánkat létrehozhatjuk, karbantarthatjuk cellák kitöltésével is, de gyakran egyszerőbb az ADATOK menü ŐRLAP menüpontjával. Ekkor egy adatbeviteli őrlapot kapunk, amelyben megnézhetjük rekordjainkat. A mezı módosításához a megfelelı beviteli mezıbe kell kattintani és átírhatjuk azt. Törölni a törlés gombbal lehet egy rekordot. Új rekordot az újat gombbal vihetünk fel az adattábla végére. Tévesen átírt rekord mezıit az elızı állapot gombbal állíthatjuk vissza, ha még ugyanazon a rekordon vagyunk Az őrlapon egyszerre csak 1 rekord látszik a mezınevekkel együtt. A mezık közt a Tab, Shift Tab billentyőkkel, vagy az egérrel lehet váltani. Rekordok közt mozogni a görgetısávon vagy az elızıt illetve következıt gombbal lehet. A jobb felsı sarokban az aktuális rekord sorszámát látjuk (az ábrán 2), még utána egy perjellel elválasztva az összes rekord száma látszik (az ábrán 8). A szőrı gombbal megszőrhetjük a rekordokat, de ekkor csak az elızı vagy következı gombokkal mozoghatunk a rekordok közt. A görgetısáv nem veszi figyelembe a szőrési feltételt. Szőrésnél minden mezıre megadhatunk egy feltételt. A feltételnél az adott mezınév beviteli mezıjébe a relációs jelet (= < > <= >= <>) és a reláció jobb oldalát kell beírni. Szöveges mezıknél használható a * és ? karakter. A * karakter azt jelenti, hogy a * helyén bármilyen hosszban lehetnek akármilyen karakterek. A ? karakter azt jelenti, hogy a ? helyett egy, akármilyen karakter lehet. A * és ? karaktereket többször is alkalmazhatjuk egy feltételben. Az egyenlıség relációs jel elhagyható és ilyenkor a * jelet mindig a szó végére képzeli. Ha pontosan megegyezı karaktersort keresünk, akkor az = jelet ki kell írni. A kis- és nagybetők közt nem tesz különbséget.


205

EXCEL XP


Nézzünk a név mezıben rájuk néhány példát (a többi mezı ilyenkor üres a szőrı panelen): Egyszerősített alak Teljes alak B betővel kezdıdı nevek: b =b* I betőre végzıdı nevek: =*i =*i A névben szerepel az I bető valahol: *i =*i* A névben szerepel az AN szótöredék: *an =*an* Nevének 2. betője A: ?a =?a* Nevének 2. betője A és van benne I: ?a*i =?a*i* Az egyes mezıkre megadott szőrıfeltételeket és logikai kapcsolat köti össze. A vagy kapcsolatot nem ismeri. Az őrlapra az őrlap gombbal térhetünk vissza, de ilyenkor még nem szőr, csak a szőrés elıtti rekordot mutatja. A tényleges szőrést az elızıt vagy következıt gombbal kérhetjük. A szőrılapról ezen gombokkal is átléphetünk az adatbeviteli őrlapra, amivel a szőrést is végrehajtja. Gyakran mindkét gombot használnunk kell egymás után az eredményes szőrés érdekében, mert lehet, hogy a megadott irányban nincs is a szőrésnek megfelelı rekord. Sok adatbázis-kezelı rendszer adatállományait (pl. DBF) is megnyithatjuk és kezelhetjük Excellel. Ilyenkor a MEGNYITÁS panelen a fájltípust kell megfelelıen beállítani. Mivel az Excel a mezıtípusokat és hosszakat nem kezeli olyan egzaktan, mint egy adatbázis-kezelı, ezért a módosításokat lementeni az adott adatbázis-kezelı fájltípusában kockázatos, bár megtehetı. Excelben más adatbázis-kezelık állományait csak lekérdezni, felhasználni érdemes, de karbantartani nem. Több külsı adattábla, pl. dBASE, Access, Excel, FoxPro, stb. használatát teszi lehetıvé a Microsoft Query (ADATOK menü, KÜLSİ ADATOK IMPORTÁLÁSA menüpont ÚJ ADATBÁZIS-LEKÉRDEZÉS almenüje). Mőködése az Accesshez hasonlítható, csak a végén az összeállított lekérdezést átadhatja az Excelnek. Számos adatbázis-kezelı függvényt is kínál az Excel. Lásd a „Függvények használata” fejezetnél. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3.

Milyen felépítéső egy adattábla a táblázatkezelıkben? Milyen módon adható meg szőrıfeltétel egy őrlapon? Hogyan olvasható be más táblázatkezelıkbıl, vagy adatbázis-kezelıkbıl egy tábla?

30. Autoszőrı Több rekord egyidejő kiszőrésére használható az ADATOK menü SZŐRİ menüpontja. Itt található az AUTOSZŐRİ almenüpont. A parancs meghívása után minden mezınév mellett megjelenik egy lenyitható listapanel objektum (háromszög). Még egyszer meghívva a parancsot, megszőnik az autoszőrés. A listapanelt lenyitva választhatunk a mezıtartalom elıfordulási értékeibıl, illetve a mind, helyezés, egyéni, üres, nem üres kategóriákból. Az üres vagy nem üres kategóriák csak akkor jelennek meg, ha van üresen hagyott cella abban az oszlopban a táblán belül. A tábla formázásának nincs szerepe a szőrésben, csak az áttekinthetıség miatt lett formázva a mezınév.

Ha kiválasztunk egy elıfordulási értéket a listából (pl. egyetem), akkor e szerint szőri a táblánkat a tábla területén! (Pl. csak az egyetemet végzetteket sorolja fel.) A sorok sorszáma ilyenkor más színő (általában kék). Azon mezı legördítı háromszöge is más színő (általában kék), amelyre szőrési feltételt adtunk meg. A „mind” elemet kiválasztva a listából, megszünteti a szőrést a mezıre nézve. Az egyéni kategóriát kiválasztva a listából, a szőrésnél megismert módhoz hasonlóan rögtön két feltételt is megadhatunk. Lásd a feltétel megadási lehetıségeket az ŐRLAP menüpont szerinti szőrésnél is. A két feltételt és illetve vagy logikai mőveleti jellel főzhetjük egybe. Lásd az alábbi 2 ábrán. A 2. ábra a relációkat sorolja fel, melye-

206



EXCEL XP

ket a bal oldali beviteli mezı legördülı listájából választhatunk ki. A jobb oldali beviteli mezıbe vagy beírjuk a számot, vagy a legördülı listából választhatunk, az adott oszlopban elıforduló értékek közül.

Mivel ezt minden mezıre megadhatjuk (és logikai mővelettel köti össze a mezıkre megadott feltételeket), így igen sok lekérdezési igényünket megoldhatjuk. A helyezés kategóriával az elsı (utolsó) valahány tételt (%-ban is megadható) jeleníthetjük meg. A fizetés mezıre a 3 legnagyobb tételt kérjük megjeleníteni ezen a képen. A legördített listán látható, hogy „Százalék”-ban is kérhetnénk ezt. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3.

Mire alkalmas az autoszőrı? Milyen feltételek adhatók meg az autoszőrınél? Mire alkalmas a helyezés kategória az autoszőrésnél?

31. Irányított szőrés Az ADATOK menü SZŐRÉS menüpontja tartalmazza az IRÁNYÍTOTT SZŐRİ almenüpontot. Használata elıtt azonban a lekérdezési szempontokat egy külön táblázatterületen létre kell hoznunk. Ezt szőrıtartománynak nevezzük. A szőrıtartomány legalább két cellára terjed ki, melyek egymás alatt helyezkednek el! A szőrıtartomány elsı sora a szőrendı mezık nevét tartalmazza (lehet az összes mezı is, akár szőrı feltétel nélküli is). A többi sorában a szőrı feltétel relációs jelét és a reláció jobb oldalát lehet megadni. Egy reláció bal oldala tulajdonképpen az elsı sorba írt mezınév. A relációs jel és a reláció jobb oldala kerül a mezı neve alatti cellába. Több relációt is megadhatunk egy mezıre, de ilyenkor már csak a relációs jelet és a reláció jobb oldalát kell beírni a mezınév alatti többi cellába. A sorokat vagy logikai kapcsolattal főzi össze, míg az oszlopokat és logikai kapcsolattal. Egy mezıt többször is szerepeltethetünk a szőrıtartományban. Így tetszıleges számú és illetve vagy kapcsolatot tudunk akár egy mezıre is megadni. Az = jelet, az elızı fejezetekben tanultakhoz hasonlóan, itt sem fontos kiírni. Ha nem alkalmazunk relációs jelet, akkor egyenlıség jelet tételez fel. Mivel a cellákba történı beírásnál az = jelnek más szerepe is van (képlet beírást jelent), ezért az egyenlıségjel használata esetén a szövegeket dupla idézıjelbe kell tenni, pl.: =”Varga”. Ez azt jelenti, hogy a Varga kezdető beírásokat keresi. Helyette egyszerőbb, ha csak a Varga szöveget írjuk a cellába. Szöveg esetén a pontos egyezıséghez a következıképpen kell megadni a feltételt: =”=Varga”. Ellenkezı esetben a csillaggal mindig kiegészíti a feltételt és így a Varga kezdetőeket győjtené ki. Számok esetén közömbös az = jel használata, azzal is, vagy anélkül is ugyanúgy mőködik. Az alábbi példán az A11:C13 területen van a szőrıtartomány. A szőrés feltétele szövegesen a következıképpen adható meg: keressük azokat a sorokat (rekordokat, személyeket), amelyek esetén a név B betővel kezdıdik és a végzettség egyetem, vagy azokat melyeknél a fizetés magasabb 20-nál. A feltételt logikai kifejezéssel is megadhatjuk: bal(név,1)=”b” és végzettség=”egyetem” vagy fizetés>20. Ez a kifejezés csak logikailag helyes, a gyakorlatban nem mőködik az Excelben, ennek okait lásd a fejezet végén a kifejezések alkalmazásánál.


207

EXCEL XP


A fenti példa az IRÁNYÍTOTT SZŐRÉS panelen az alábbi bal oldali ábra szerint adható meg. A panel meghívása elıtt célszerő az adattáblába helyezni az aktuális cellakijelölést. Így a listatartomány beviteli mezıjét automatikusan felkínálja. A szőrıtartomány beviteli mezıbe a szőrıtartományt kell megadni. Célszerő egérrel kijelölni a területet, miután a beviteli mezıbe kattintottunk. A mővelet végeredménye az adattáblában helyben történik a példán. Ez hasonlít az autoszőrı mőködéséhez. A „Csak az egyedi rekordokat” nevő jelölınégyzet bekattintásával kérhetjük, hogy az azonos rekordokból csak egyet mutasson meg. Egyébként mindegyiket megmutatja, ha különben a feltételeknek megfelelnek. Mivel a példánkban nincsenek azonos sorok, így e jelölınégyzet használata közömbös. A jobb oldali ábrán a „Más helyre másolja” választókapcsolót használjuk. Ekkor nem az adattáblában helyben szőri, hanem a „Hova másolja” nevő beviteli mezıben megadott helyre győjti ki a feltételeknek megfelelı sorokat. Egyetlen cella, az E11 cella lett megadva, amelynek üresnek kellett lennie! Vegyük észre, hogy egyetlen üres cella megadásával, tulajdonképpen azt kértük, hogy az eredményterületre minden mezınevet írjon ki az adattáblában lévı sorrend szerint. Még egy dolgot megtett az Excel a kigyőjtés megkezdése elıtt, bár ezt gyakran nem vesszük észre, de néha igen kellemetlen meglepetést okozhat. A kigyőjtési területet az Excel a kigyőjtés megkezdése elıtt mindig (egy esetet kivéve, lásd késıbb) kitörli a munkalap legaljáig! A „Hova másolja” nevő beviteli mezıben, egy sorban néhány cellát is megadhatunk egymás mellett. Ekkor ezen cellákban azokat a mezı neveket kell elhelyeznünk, amelyeket a kigyőjtési területen látni akarunk. Ezzel szőkíthetjük a kigyőjtési területen megjelenı mezık számát. A kigyőjtési terület alatti terület itt is törlıdik! A „Hova másolja” nevő beviteli mezıben, több sorban és több oszlopban is megadhatunk cellákat. A terület legelsı sorában az elızı bekezdés szerint mezı neveket adhatunk meg. Törölni viszont csak a többi sort fogja. Itt tehát a törlés területét korlátoztuk be, a többi az elızı szerint mőködik. Ha a kijelölt terület kevés a kigyőjtéshez, akkor megkérdezi, hogy törölheti-e a többi sort is a kijelölés alatt. Ha még ennyi sem elég lekérdezési igényünk kielégítésére, akkor kifejezéseket (másként nevezve: számított értéket, számított feltételt, képletet) kell alkalmaznunk szőrıfeltételnek. Ekkor viszont a szőrıtartomány elsı sorában lévı mezınév nem lehet érvényes mezı neve. Valamilyen más szöveget kell beírni, ami nem mezınév, vagy üresen kell hagyni. A szőrıfeltételnek ilyenkor érvényes logikai kifejezésnek (igaz vagy hamis az eredménye) kell, hogy legyen. Hivatkoznia kell valamelyik mezıre vagy a nevével (pl.: =fizetés>20 nem baj, ha #NÉV? hibajelet ad) vagy a legelsı adatrekord megfelelı oszlopában lévı cellacímmel (relatív hivatkozással, pl.: =b2>20). Mezı neve helyett praktikusabb az elsı adatrekordból a megfelelı mezı cellacímét használni. A fenti példában a fizetés mezı név helyett a B2-es cellacímet kell használni: =b2>20. Ennél a példánál még nem lett volna feltétlenül szükséges logikai kifejezést alkalmazni. A következı példánál viszont már logikai kifejezést kell használnunk (vagy az adattáblát kellene bıvíteni egy oszloppal, melybe egy célszerő kifejezést kellene megszerkeszteni). A példa legyen az, hogy azokat a rekordokat (sorokat) keressük,

208



EXCEL XP

amelyeknél az éves jövedelem nagyobb 270-nél: =B2*12+D2>270. Az alábbi ábra szerint a logikai kifejezés szőrıterülete a J1:J2 terület. Ezt kell megadni az IRÁNYÍTOTT SZŐRİ panelen. Az eredmény az L1:S4 területen látszik.

A logikai mőveleti jeleket az Excel nem ismeri, de helyettük logikai függvényeket használhatunk. Nézzünk erre is egy egyszerő példát. Legyen az elızı feladat egy kicsit módosítva: azokat a rekordokat keressük, amelyeknél az éves jövedelem nagyobb 270-nél, vagy németül beszélnek: =VAGY(B2*12+D2>270;H2=”német”). Az alábbi ábra szerint a logikai kifejezés szőrıterülete a J1:J2 terület. Ezt kell megadni az IRÁNYÍTOTT SZŐRİ panelen. Az eredmény az L1:S7 területen látszik. Lehetne a „német” szót (konstanst) változóként is használni, ha pl. a J4 cellába írnánk. Ekkor a kifejezés így nézne ki (lényeges az abszolút címzés a $J$4-nél): =VAGY(B2*12+D2>270;H2=$J$4)

Egy irányított szőrés végrehajtása után az Excel automatikusan elnevezi a kritérium (szőrıtartomány) és a kigyőjtési („Hova másolja”) területet. A szerkesztıléc elején lévı legördítı háromszöggel ez megnézhetı. Ha a legördített névlistából egyre rákattintunk, akkor azt a területet jelöli ki az Excel. Az irányított szőrés további meghívásakor az elızı irányított szőrésnél megadott területeket felkínálja. Ez kényelmessé teszi az irányított szőrés használatát, ha nem kell sokat változtatnunk a területeken. Az irányított szőrés ismerete tesz minket képessé az adatbázis függvények használatára. Lásd a leírásukat a függvények használata fejezetben. Egy példát azért itt is nézzünk meg. A feladat legyen az, hogy az egyetemet végzettek fizetését szeretnénk összegezni adatbázis függvény segítségével. Az alábbi ábrán a kritériumot az U1:U2 területre írtuk. A képlet a W1 cellában van, melynek tartalmát a szerkesztılécen láthatjuk. A képletben az 1. paraméter az adattábla területe. A 2. paraméter az összegzendı mezı sorszáma az adattáblában. A 3. paraméter a kritérium területe. Vegyük észre, hogy az adatbázis függvénynél nem volt szükségünk az irányított szőrés eredményterületére! Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4. 5.

Milyen területeket használ az irányított szőrés? Milyen felépítéső a szőrıtartomány? Milyen lehetıségeket kínál az eredményterület megadására az irányított szőrés? Mikor kell a szőrıterületen kifejezést használni? Ismertessen egy adatbázis függvényt!

32. Sorba rendezés Elınyös lehet számunkra, ha sorba tudjuk rendezni rekordjainkat. Egyszerőbb rendezésre, az aktuális oszlop szerintire, alkalmas a szokásos eszköztár rendezés csökkenı

illetve növekvı

sorrendbe gombja.

Összetettebb rendezésre szolgál az ADATOK menü SORBA RENDEZÉS menüpontja. Egy lépésben 3 mezı szerint rendezhetünk. Mindegyiknél megadhatjuk a rendezés irányát is. A „Majd” rendezettséget csak akkor van értelme


209


EXCEL XP

megadni, ha a „Rendezze” mezıjében egy-egy érték többször is elıfordul. Ilyenkor a „Majd” mezıje csak ezen belül rendez. A példán ilyen a végzettség mezı. Ugyanez mondható az „Azután” mezıjérıl, csak itt akkor van értelme ezt megadni, ha a „Rendezze” és a „Majd” mezıben is vannak egyformák. A példán ilyen a végzettség és a nem mezı, mert vannak azonos végzettségő és nemő emberek is. A három rendezési szempontot gyakran szokták elsıdleges, másodlagos és harmadlagos rendezési szempontnak nevezni. Háromnál több szempont szerint is rendezhetünk, ha egymás után, megfelelı sorrendben (a legutolsó rendezési szemponttól visszafelé haladva), többször végrehajtjuk a rendezést.

Ha nem volt a táblánk elsı sorában mezınév megadva, akkor a nincs rovatfej választókapcsolót kell bekapcsolnunk. Ekkor nem mezıneveket, hanem oszlopcímeket (pl. „Oszlop A”) kell megadni, mint rendezési szempontot. Az egyebek gombbal meghívhatjuk az elızı ábrák közül a jobb felsı ábrát. Ezen megadhatjuk a rendezés sorrendjét az „Elsı kulcs szerinti rendezés” listapanelen, a kis- és nagybetők közötti különbségtételt és a rendezés irányát: felülrıl lefelé (normál esetben), balról jobbra (elfordított táblánál). A „Normál” rendezés ABC szerinti rendezést jelent. Saját magunk is definiálhatunk sorrendet bármire az ESZmenü BEÁLLÍTÁSOK menüpontjában az EGYÉNI LISTÁK panelen. Ezek közül lehet itt választani. Lásd az elızı ábrák közül a jobb alsón. Itt az egyetem, érettségi, fıiskola ABC (normál) sorrendje helyett az egyetem, fıiskola, érettségi logikai sorrendet választjuk! Az EGYÉNI LISTÁK panelt a „Képletek másolása, a kitöltés egyéb lehetıségei” fejezetben láthatjuk. KÖZÖK


Hogyan lehet adatokat sorba rendezni? Egy lépésben hány szempont szerint lehet sorba rendezni adatokat? Mikor célszerő másodlagos rendezési szempontot (kulcsot) megadni? Hogyan adhatunk meg egyéni sorbarendezési szempontot?

33. Részösszegek készítése A RÉSZÖSSZEGEK menüpont is az ADATOK menüben található. Feladata, hogy egy adattáblában bizonyos csoportosítási szempont alapján részösszegeket képezzen. Pl. végzettségenként szeretnénk összegezni a fizetéseket. Helyes alkalmazásának elıfeltétele, hogy az adattáblát elıtte a csoportosítási szempont szerint rendezzük. Lásd a sorba rendezés fejezetnél. A megjelenı panelen a csoportosítási alapnál mindig az elsıdleges rendezettség mezıjét kell megadni. A melyik függvénnyel részen választhatjuk ki a statisztikai funkciót. Az alábbi három ábrán a beállító panelt, a statisztikai funkciókat és az eredményt láthatjuk.

210



EXCEL XP

Az összegzendı oszlopok részen jelölhetjük ki a statisztikai funkció végrehajtására szánt oszlopokat. A részöszszegek lecserélése jelölınégyzetet kikapcsolva több statisztikai mőveletet is megjeleníthetünk, ha egymásután többször végrehajtjuk a RÉSZÖSSZEGEK menüpontot. Szabályozhatjuk még az oldaltörés és az összegek elhelyezkedését is. A megjelenítés úgynevezett vázlatszint formában történik, ami lehetıvé teszi a táblázat bal oldalán lévı és jelő gombokkal az egyes rész szintek kinyitását, bezárását. Ezen rész feletti számozott gombok a szinszint lett benyomva, amely csak végtek egyidejő nyitását és zárását szabályozzák. Az alábbi elsı ábrán a zettségenként mutatja az összegzett fizetéseket. Azon belül pedig a fıiskola részszintje lett még kinyitva.

A jobbszélsı ábrán még egy statisztikát találunk. Megmutatja, hogy az egyes szinteken hány rekord található. Ehhez még egyszer meg kellett hívni a RÉSZÖSSZEGEK menüpontot. A melyik függvénnyel beviteli mezıben a „Darab” függvényt állítottuk be. A részösszegek lecserélése jelölınégyzetet kikattintottuk. A részösszegeket a RÉSZÖSSZEGEK panel mindet töröl gombjával lehet megszüntetni. Ilyen vázlatszint formát más táblázatból is képes létrehozni az Excel az ADATOK menü TAGOLÁS ÉS RÉSZLETEK menüpontjával, ha a táblázat az elızıekhez hasonló tagolásban részösszegeket tartalmaz, akár több szinten is! Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3.

Mire jó a RÉSZÖSSZEGEK menüpont? Mit lehet megadni a részösszegek készítése során? Mi a vázlatszint megjelenítés lényege? Hogyan mőködik?

34. Kimutatás vagy kimutatás-diagram készítése A kimutatás vagy kimutatás-diagram készítése szintén adattáblán alapul és az ADATOK menüben található. A kimutatás készítés célja nagyon hasonló az Access kereszttáblás lekérdezés céljához. Táblánkból egy új táblázatot (kimutatást) készíthetünk. Megadhatjuk, hogy melyik mezı szerepeljen a sorokban, melyik az oszlopokban, melyik a táblázat belsejében és melyik legyen az oldalváltás alapja. Mindezt a kimutatás varázsló segítségével


211


EXCEL XP

igen gyorsan és egyszerően megvalósíthatjuk. Az 1. lépésben megadhatjuk a forrás alapját. A lehetıségek az alábbi ábrán láthatók. A 2. lépésben, ha Excel listát választottunk, megadhatjuk az adattábla tartományát. A 3. lépésben a kimutatás helyét adhatjuk meg. Lásd az alábbi ábrákon.

A 3. lépésben hívható meg az „Elrendezés” és az „Egyebek” nyomógombbal a következı két panel:

Az elrendezés panelen egy fiktív kimutatást láthatunk, amelynek a jobb oldalán a táblánk mezınevei láthatók. Ezek a mezınevek egérrel megfoghatók, és a kimutatás kívánt helyére vontathatók. Egy-egy részhez több mezı is megadható. A beállítás panelen formai és egyéb beállítások tehetık meg. Az elkészült kimutatás, a kimutatás eszköztár és a KIMUTATÁS MEZİLISTA panelje látható az alábbi ábrán. A B1-es cellában lévı legördítı háromszög segítségével válthatunk az oldalak közt (most az üzemek közt, mert azt helyeztük az oldal területre), illetve a „mind” kategóriával az összegzett adatokat kérhetjük. A B3 és az A4 cellában lévı legördítı háromszöggel a megjelenítendı nemeket és végzettségeket választhatjuk ki. Most minden adat megjelenítése van kérve.

212



EXCEL XP

Az elkészített kimutatásban még mindig sok mindent változtathatunk. Egérrel megfoghatók a kimutatás kulcsmezıi vagy akár a részadatok is (mezıértékek a cella peremén foghatók meg), és átvontathatók máshová. Így a mezık adatainak felsorolási sorrendje is megváltoztatható. A KIMUTATÁS MEZİLISTA paneljén lévı mezık is bevonhatók az áthúzott mezık körébe, illetve ide vissza is húzhatók a kimutatásban fölösleges mezık. A KIMUTATÁS MEZİLISTA panel alján lévı „Ehhez” gombbal és a mellette lévı legördítı listával (mihez rendeljük) is hozzárendelhetjük a kimutatáshoz az elızıleg kijelölt mezıt. Az elkészült kimutatásban kettıt rákattintva a mezınévre (A1, A3, A4, B3 cellákban) a KIMUTATÁSMEZİ panelt kapjuk, amin több dolgot is beállíthatunk. Ugyanezt a panelt kapjuk, ha a varázsló 3. lépésében az „Elrendezés” nyomógombbal meghívott ELRENDEZÉS PANELEN kattintunk kétszer a kimutatásra húzott mezıre. A kimutatás eszköztár mezıbeállítások gombjával is meghívhatjuk a KIMUTATÁSMEZİ panelt. A gombra való kattintás elıtt azonban arra a mezıre kell menni a kimutatásban, amelyre a KIMUTATÁSMEZİ panelt meg akarjuk kapni. A sor és oszlop terület kimutatásmezıjének panelje egyforma. Az oldal mezı kimutatásmezı panelje megengedi még a tételek külön elrejtését is (ha kijelöljük a megfelelı elemet). A „Számforma” nyomógomb csak akkor jelenik meg, ha a mezıértékek számok, amelyeket így megenged formázni.

A panelen megváltoztathatjuk a mezı nevét, ha a név beviteli mezıben átírjuk azt. A részösszegeket csak akkor van értelme állítani, ha csoportokat készítettünk. Ezt majd lásd a csoportkészítés ismertetésénél. A „Tételek elrejtés” területen bejelölhetjük azon elemeket, amelyeket nem kívánunk látni a kimutatásban. Az „Adatok nélkül látszanak a tételek” jelölınégyzetet akkor kell bekapcsolni, ha valamely tételhez nincsenek adatok, de a tétel megnevezését azért szeretnénk látni (pl. egy sorban szereplı végzettséget, amilyen végzettségő elem a kimutatásban jelenleg nem szerepel, mert ahol szerepelne, azt az oszlopot elrejtettük). Az elrejtés gombbal a mezıt a kimutatásból ki lehet törölni. Az irányított gomb segítségével rendezhetjük a mezıértékeket, illetve megadhatjuk, hogy a mezı értékeibıl az elsı (utolsó) valahányat jelenítse csak meg. Az alábbi példán a végzettségeket emelkedı sorrendben kértük és csak az elsı két elemét.

Az adatterület kimutatásmezıjének panelje viszont sokban eltér a többitıl. Lásd a fenti jobb oldali ábrát. Az adatterület kimutatásmezıjén a leggyakrabban a mezıstatisztikát szoktuk változtatni. Az elsı kimutatásunk az „Összeg” statisztikai funkcióval készült. A számforma gombbal a cellák formázásánál (FORMÁTUM menü CEL-


213

EXCEL XP


LÁK parancs) megismert SZÁM fület kapjuk, ami a kimutatás számformáját állítja. A törlés gomb a mezıt kiveszi a kimutatásból. Az egyebek gomb lehetıségeit a fejezet végén ismertetjük.

Újból meghívható a KIMUTATÁS VAGY KIMUTATÁSDIAGRAM menüpont (a kimutatás eszköztár kimutatás gombjával meghívható menü VARÁZSLÓ menüpontja is használható), amely rögtön a kimutatás-készítés legfontosabb lépését, a harmadikat adja (az aktuális cellának elıtte a kimutatásban kell állnia). Kimutatásunk adatait sorba rendezhetjük az ADATOK menü SORBA RENDEZÉS menüpontjával, ami most kicsit más mint a tábla sorba rendezésénél. Az alábbi elsı ábrán végzettség elnevezése szerint emelkedı sorrendbe raktuk sorba a kimutatás sorait. A 2. ábrán, ami az „Egyebek” gombbal lett meghívva, beállítottuk, hogy a sorrend ne a normál ASCII (abc) sorrend legyen, hanem egy logikai. A sorrend logikai sorrendjének beállítási lehetıségét lásd a „Képletek másolása, a kitöltés egyéb lehetıségei” fejezetnél.

A sorrend megváltoztatására a kimutatás eszköztár kimutatás gombjával meghívható menü SORREND menüpontja is használható. Ettıl talán egyszerőbb, ha az egyes cellák szélét megfogjuk, és a kívánt helyre húzzuk. Pl. az A5ös cella egyetem sorát áthúzhatjuk az A7-be. A kimutatás további alakításában a kimutatás eszközsor is sokat segít, amivel már részben foglalkoztunk, részben a továbbiakban kerül ismertetésre. Igen hasznos a csoportba foglalás lehetısége. Segítségével a sorban vagy az oszlopban lévı mezık tételeibıl csoportokat képezhetünk. Ezzel növelhetjük kimutatásunk áttekinthetıségét, részösszegeket képezhetünk e csoportokra. A csoportképzéshez ki kell jelölnünk a csoportba foglalandó tételeket (pl. a felsıfokú végzettségeket, az egyetemet és a fıiskolát). Utána kell a kimutatás eszköztár kimutatás gombjával meghívható menü TAGOLÁS ÉS RÉSZLETEK MEGJELENÍTÉSE menüpontjából a CSOPORTBA FOGLALÁS-t kiválasztani. Ugyanez meghívható az ADATOK menü TAGOLÁS ÉS RÉSZLETEK menüpontjából is. Ekkor kapjuk meg az alábbi elsı ábrán látható kimutatást. A kimutatás statisztikáját közben a „Darab” statisztikára változtattuk. Ha kettıt kattintunk a „Csoport1” elnevezésen (A5 cellán), akkor bezárja a csoportot. Így kapjuk meg a jobb oldali ábrát. Ismét kettıt kattintva rá, kinyitja a csoportot. Több adattételnél jobban látszik a funkció hasznossága. A részletek mutatása, is válthatunk az alábbi két megjelenítés közt. A bekezdésben fent említett két menühíelrejtése gombbal vásból is elérhetık ezek a funkciók.

Ha kinyitott csoportnál is szeretnénk látni a csoportösszeget (részösszeget), akkor kell a csoport KIMUTATÁS MEZİjének paneljét meghívni. Ezen vagy az automatikus választókapcsolóval kérjük a kimutatásban már beállított statisztikai funkciót, vagy attól eltérıt is kérhetünk az egyéni kapcsolóval, amikor is a mellette lévı részrıl kiválaszthatjuk a számunkra megfelelı statisztikai funkciót.

214



EXCEL XP

A CSOPORTBONTÁS menüponttal megszüntethetjük csoportjainkat. A csoportbontáshoz arra a csoportmezı névre kell elıtte kattintani, amelyiket meg akarjuk szüntetni. Az adatfrissítés gombot akkor kell használnunk, ha az eredeti adattáblánkban megváltoztattuk valamelyik rekordot, és ennek hatását a kimutatásban is szeretnénk érvényesíteni. A kimutatás formázása gombbal

kimutatásunkat 22 elıre elkészített formasablon szerint formázhatjuk.

A kimutatás eszközsor kimutatás gombjának lenyomására egy menüt kapunk, amibıl már több elemet ismerünk. Hasznos lehet a KÉPLETEK menü SZÁMÍTOTT MEZİ menüpont, melynek segítségével az adatterületen hozhatunk létre számított mezıt. Az alábbi ábrákon egy „Éves jövedelem” nevő mezıt hoztunk létre. A képlete: =Fizetés*12+ Jutalom. Az eredménytáblát is érdemes áttanulmányoznunk.

A SZÁMÍTOTT TÉTEL menüponttal vagy oszlopba, vagy sorba tudunk elhelyezni kifejezést. Elıtte ennek megfelelıen vagy a sorba, vagy az oszlopba elhelyezett mezı valamelyik tételére kell kattintanunk. Egyébként a menüpont nem hívható meg! Az alábbi két ábrán láthatjuk a mőködését. Egy „TB kifizetés” nevő tételt hoztunk létre. A képlete: =(egyetem+fıiskola+érettségi)*0,29.

A MEGOLDÁSI SORREND menüponttal bonyolultabb, egymásra épülı számításoknál a számított tételek kiszámítási sorrendjét adhatjuk meg. A KÉPLETEK FELSOROLÁSA menüpont egy új munkalapon felsorolja az alkalmazott képleteket. Ha az adatterületen kettıt kattintunk egy értékre (pl. a B5-re), akkor az érintett rekordokat (egyetemet végzett férfiak) egy külön munkalapon kigyőjti. A mőködése hasonlítható az irányított szőrés mőködéséhez. Az adatterület KIMUTATÁS MEZİ paneljének egyebek gombjával sok adatmegjelenítési formából választhatunk. Vessük össze az ábrát a fejezet elején lévı fizetés mezı kimutatás mezıjével. Vegyük észre, hogy az alsó rész az egyebek gomb lenyomására keletkezett. A második ábrán az adatok megjelenítése legördülı lista elemeit láthatjuk. A 3. ábrán a normál megjelenítési módban keletkezett kimutatás tekinthetı meg.


215

EXCEL XP


Az eddigi kimutatások normál megjelenítési módban voltak láthatók. Nézzünk néhány más fajta megjelenítési módot is. Sok érdekes dolgot fogunk látni. Az alábbi példáknál a bal oldali ábra a kimutatás mezı alsó részét mutatja, míg a jobboldali ábra az így elkészült kimutatást.

216



EXCEL XP

A következı ábrákon még azt tanulmányozhatjuk, hogy mi lesz, ha egy-egy területre 2 mezıt helyezünk. Lehetne több mezıt is elhelyezni egy-egy területen, csak a minta adattáblánkban nincs ehhez elegendı mezı. Ennek kipróbálását az olvasóra bízzuk. Az elsı ábrán az adatterületen a fizetés és a jutalom mezı szerepel. A többi ábránál látható, hogy milyen mezı melyik területen szerepel.


217


EXCEL XP

Kimutatás-diagram készítése lényegében azt jelenti, hogy az elkészített kimutatásunkból képes diagramot is készíteni az Excel. A kimutatás varázsló elsı lépésében kérhetjük, hogy a diagramot is elkészítse. Az elkészítés további menete megegyezik a kimutatás készítésével. Az elkészítetett diagramot a diagramok készítésénél tanult módon formázhatjuk.

Üzem (mind)

Darab / Fizetés 3,5 3 2,5

Neme

2

n

1,5

f

1 0,5

Az elkészített kimutatás változtatása a diagramot is változtatja. Bizonyos dolgokat (pl. a megjelenítendı adatok körét) a diagramon is változtathatjuk.

0 egyetem

fıiskola

érettségi

Végzettség

Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Mi a kimutatás? Mi állítható egy kimutatásmezınél? Hogyan lehet csoportot képezni a kimutatásban? Mi a számított mezı? Mi a számított tétel? Ismertessen öt kimutatás megjelenítési módot! Mi a kimutatás-diagram és hogyan formázhatjuk?

35. Beírás érvényessége A legtöbb táblázatkezelı nem teszi lehetıvé, hogy beírt adatainkat ellenıriztessük. Sokszor fordul elı, hogy figyelmetlenségbıl rosszul írunk be egy értéket, pl. 3100-as irányítószám helyett csak 310-et írunk be. Az ilyen hibákat az Excel 97-es változatától kezdıdıen kiszőrhetjük. Az ADATOK menü ÉRVÉNYESÍTÉS menüpontjával meghatározhatjuk, hogy a cellába milyen típusú adatokat írhatunk be (pl.: bármilyen, egész szám, tizedes tört, listából választás, dátum, idı, szöveghossz, egyéni). Ehhez figyelmeztetı üzenetet (cellára lépéskor írja ki) és hibaüzenetet (hibás beíráskor írja ki) is rendelhetünk. Mindkét üzenetnél gondosan kell fogalmaznunk, hogy mindenki számára érthetı legyen az elkövetett hiba oka. Az alábbi ábrákon egy irányítószámra adunk meg érvényességi beállítást, figyelmeztetı üzenetet és hibaüzenetet. Az utolsó ábrán láthatjuk mőködés közben a figyelmeztetı üzenetet (akkor jelenik meg, ha aktuális a cella), illetve a hibaüzenetet, ha hibás adatot írunk bele.

218



EXCEL XP

Ha a „Megengedve” listából az „Egyéni” beállítás lehetıségét választjuk akkor csak egy képletet adhatunk meg, amelynek érvényes logikai kifejezésnek kell lennie, pl. =A1>E1. A logikai kifejezéssel adhatjuk meg egyéni szempontjainkat, hasonlóan az irányított szőréshez, amikor kifejezést alkalmazunk. Lásd az ottani logikai kifejezéseket is. Az „Üres cellák mellızése” jelölınégyzet bekattintása esetén nem kerül sor hibaüzenetre, ha a hivatkozott cella üres. A fenti példán, ha az E1-et üresen hagyjuk, akkor bármit írhatunk az A1-be! Ha a jelölınégyzet nincs bekattintva és az E1-es üres, akkor negatív érték beírása esetén hibaüzenetet kapunk. Az alábbi ábrán a lista alkalmazását tekinthetjük meg. Ha nincs bekattintva a „Cellalenyílóban” nevő jelölınégyzet, akkor nem jelenik meg a legördítı háromszög a cella jobb oldalán. A példán látható a legördítı háromszög.


Milyen érvényességi beállítások tehetık meg az Excelben? Mi a különbség a figyelmeztetı üzenet és a hibajelzés közt? Mi az egyéni feltétel megadásának módja? Mi a „lista” feltétel megadásának módja?


219


EXCEL XP

36. Testreszabási lehetıségek az Excelben Számos lehetıséget kínál erre az Excel. A leglényegesebb talán az eszközsorok ki- és bekapcsolási, illetve az eszközsorok szabad kialakítási és elhelyezési lehetısége. Az eszközsorokat a NÉZET menü ESZKÖZTÁRAK menüpontjában lehet ki- és bekapcsolni. Egy eszközsort, ha megfogunk ott, ahol nincs gomb (vagy a legelején), akkor bárhová elmozgathatjuk. A gombok elrendezését is szabályozhatjuk. Ehhez meg kell hívni a NÉZET menü ESZKÖZTÁRAK menüpontjának TESTRESZABÁS parancsát (az eszköztárak helyi menüjébıl vagy az ESZKÖZÖK menübıl is meghívható). Ekkor mozgathatóvá válnak az eszközsorokon lévı gombok, valamint a PARANCSOK fülön lévı menüpontok. A gombokat bárhová elmozgathatjuk. A panelra visszahúzva eltüntethetjük a gombot az eszközsorról. Az ESZKÖZTÁR fül kinézetét, lehetıségeit a képernyı felépítése fejezetben már ismertettük. A PARANCSOK fülön a menüszerkezetet változtathatjuk meg az eszköztárak megváltoztatásához hasonló módon, azaz a menüpont megfogásával és a kívánt menühelyre való mozgatással, vagy a menüpont panelra való visszahúzásával, ha a menüpontot meg akarjuk szüntetni. A BEÁLLÍTÁSOK fülön is állíthatunk még néhány dolgot, amik közül talán a leghasznosabb a „Mindig a teljes menü megjelenítése” választókapcsoló, amivel megszüntethetjük a menü örökösen változó megjelenését. Amíg a panel nyitva van, addig bármelyik eszköztár gombját a helyi menüjén keresztül szabályozhatjuk (gomb képe, neve, stb.). Ugyanígy egy menüpont helyi menüjén keresztül is sok mindent beállíthatunk. Ha a helyi menün keresztül nagyon elállítottunk valamit, akkor visszaállítani a HELYI menü ALAPHELYZET parancsával lehet! Makrók készítésével is bıvíthetjük lehetıségeinket (lásd ott). Bıvíthetjük menürendszerünket, függvénykészletünket az ESZKÖZÖK menü BİVÍTMÉNYKEZELİ menüpontjával. Sablont készíthetünk egy gyakran használatos munkafüzet szerkezetrıl, aminek a formáját és tartalmát késıbb bármikor betölthetjük. A sablon készítése a FÁJL menü MENTÉS MÁSKÉNT menüpontjával történik. Itt változtatnunk kell a fájl típusán, amit sablonlap típusra kell állítani (kiterjesztése automatikusan XLT). A sablon használata e sablon megnyitását jelenti egyszerő fájlként. Ilyenkor nem maga a sablon töltıdik be, hanem a másolata! Sok lehetıséget találunk még az ESZKÖZÖK menüpontban: helyesírás ellenırzés, közös használat, változások követése, munkafüzetek összehasonlítása és egyesítése, védelem (jelszavas írásvédelem a FORMÁTUM menü CELLÁK menüpont VÉDELEM lapján zároltnak jelölt celláknak, füzet szerkezetének védelme, illetve munkafüzet közössé tétele és védelme), képletvizsgálat (elıd, utód, hibás cellák mutatása, stb.). A BEÁLLÍTÁSOK menüpont lapjait érdemes egyszer áttanulmányozni. Gyakran kell ezek közül a SZÁMOLÁS lapon található „Csak kérésre” nevő választókapcsoló bekapcsolási lehetısége. Ilyenkor nem történik meg minden beírás után az automatikus táblázat újraszámolás (ami nagy táblánál már idıigényes), hanem csak az átszámol gombra vagy az F9 billentyő leütésére. Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3. 4. 5.

Az eszköztár kinézetét hogyan lehet szabályozni? Hogyan cserélhetı ki az eszköztár egy gombjának képe? Milyen módon változtatható meg a menüszerkezet? Mi a sablon? Ismertessen 10 beállítási lehetıséget az ESZKÖZÖK menü BEÁLLÍTÁSOK menüpontjából!

37. A makrózás alapelvei Az Excel programozási eszköze a Visual Basic Application (VBA) programnyelv. Azonban a Visual Basic nyelvet nem kell ismerni ahhoz, hogy egyszerőbb programokat írjunk benne, ha ismerjük a makrózás lehetıségeit. A makrózás lehetıvé teszi, hogy a menüparancsokon és billentyőzeten keresztül végrehajtható funkciókat le lehessen rögzíteni egy makróba. Aztán késıbb, ha szükség van még egyszer ugyanazt az utasítássorozatot végrehajtani, akkor elég a makrót elindítani. A makró felvételét az ESZKÖZÖK menü, MAKRÓ menüpont, ÚJ MAKRÓ RÖGZÍTÉSE parancsával lehet elindítani. A MAKRÓRÖGZÍTÉS panelen meg kell adnunk a makró nevét. Megadhatjuk még a makró helyét (ebbe a munkafüzetbe, új munkafüzetbe, egyéni makró-munkafüzetbe) és egy parancsbillentyőt, amivel elindíthatjuk a makrót. A makró leírását (tájékoztató szöveg) a panel alján lévı bevitelei mezıben tehetjük meg.

220



EXCEL XP

Ezek után kezdıdik a makró rögzítése, ami azt jelenti, hogy amit a táblázatban teszünk, azt megjegyzi egészen a makró program rögzítésének leállításáig. Leállítani az ESZKÖZÖK menü MAKRÓ menüpontjának RÖGZÍTÉS VÉGE parancsával vagy a megjelent rögzítés vége gombbal lehet. Az elkészült makrót az ESZKÖZÖK menü MAKRÓ menüpont MAKRÓ parancsával meghívható panelrıl indíthatjuk. A panelen ki kell választanunk a listából az indítani kívánt makró nevét. A makrók helye listából pontosítani lehet, hogy honnan veheti figyelembe a makrókat. Kiválasztás után az indítás gombbal indíthatjuk el a makrót. Lehet lépésenként is végrehajtatni, illetve szerkeszteni a makrót. Mindkét esetben a Visual Basic indul el. A makró felvétele elsı lépésénél eldönthetjük, hogy „Relatív hivatkozás”-sal , vagy anélkül kívánjuk rögzíteni. Ha benyomtuk a rögzítés vége nevő eszköztáron a relatív hivatkozással gombot, akkor a makró a végrehajtás során mindig az aktuális cellához képest végzi el a makrót. Egyébként mindig ugyanazokkal a cellákkal végezné el, amelyekkel rögzítettük a makrót. Az elkészített makró indítását gombhoz vagy menüponthoz is hozzárendelhetjük az ESZKÖZÖK menü TESTRESZABÁS menüpontján keresztül. Mindkét esetben a PARANCSOK panelen kell lenni. Gombhoz rendelés esetén a makró kategória egyedi gomb ikonját kell kihúzni az eszközsorra, míg menüponthoz rendelés esetén az új menü kategória új menü gombot kell a menü megfelelı pontjára húzni. Ezután az elhúzott gomb vagy menüpont HELYI menüjében MAKRÓHOZ RENDELhetjük, nevet adhatunk neki és még számos egyéb dolgot is megtehetünk. A makró indítása egy objektumhoz is hozzárendelhetı, ha az objektum HELYI menüjében a parancsot meghívjuk

MAKRÓHOZZÁRENDELÉS

Ellenırzı kérdések: 1. 2. 3.

Mi a makró? Mihez rendelhetı egy makró indítása? Hogyan lehet „relatív hivatkozású” makrót írni, és mi ennek a lényege?

38. Néhány gyakorló feladat A táblázatok elkészítésénél mindenhol képletet alkalmazzunk, ahol csak lehet és mindenhol másoljunk, ahol az lehetséges! A képletekben a cella vagy tartománymegadást egérrel végezzük el úgy, hogy a munkalapon kijelöljük a szükséges cellákat! Más formátumokkal is érdemes kísérletezni! Minden feladathoz igyekezzünk egy célszerő diagramot is készíteni. Ha diagramot készítünk, akkor a diagramok alaptáblázatát táblázatként szépen formázzuk meg, esetleg az adatait összegezzük a peremén!

Minden táblázatnál próbáljunk elvégezni az alábbi feladatok analógiájára minél több hasonlót: 1. Szúrjon be egy oszlopot, amelyben az E osztály adatait írja be, tetszés szerinti értékekkel! 2. Szúrjon be egy sort a 0. évfolyamnak, amibe írjon adatokat is! 3. Ellenırizze a képleteket, ahol kell módosítson rajtuk! 4. Törölje ki a beszúrt sort és oszlopot! 5. Cserélje ki a 3 jegyeket 2-re egy lépésben! 6. Vonja vissza a cserét! 7. Az átlag területe legyen sárga, míg a számok benne pirosak, a keret színe az átlag körül kék legyen! 8. Keresse meg a 2. legnagyobb átlagot az évfolyamátlagok közül! Megoldás: =NAGY(G5:G8;2) 9. Alkalmazzon a D13-as cellában egy olyan képletet, amely kikeresi a B13 cellába írt osztály (Pl. C) és a C13 cellába írt évfolyam (Pl. 3) eredményét (a 4-et)! Megoldás: =VKERES(B13;C4:F8;C13+1;0) 10. Alkalmazzon a B14-es cellában egy olyan képletet, amely az osztály átlagok alapján megadja a legjobb eredményt elért osztályt (a C)! Megoldás: =INDEX(C4:F4;HOL.VAN(MAX(C9:F9);C9:F9;0))


221

EXCEL XP


11. A C15-ös cellába írjon egy olyan képletet, amely megmondja, hogy az A osztályok közül hánynak volt hármasnál jobb jegye! A képletet másolja a D15:F15 területre is! Megoldás: =DARABTELI(C5:C8;">3") 12. Alkalmazzon a C16-os cellában egy olyan képletet, amely kikeresi a B16-os cellába írt évfolyam (Pl. 2.) szórását! Megoldás: =KUTAT(B16;B5:B8;H5:H8) 13. A táblázat utáni üres oszlopban alkalmazzon egy olyan képletet, amely az évfolyamokat minısíti a „jó” és „rossz” szavakkal, attól függıen, hogy az évfolyam átlaga jobb-e az iskolai átlagtól vagy nem! A képlet másolható legyen az oszlopban! Megoldás: =HA(G5>ÁTLAG($G$5:$G$8);"jó";"rossz") 14. Készítsen egy másik munkalapon másolatot az B4:F8 területrıl, hogy ott automatikusan változzon meg a megfelelı érték, ha az eredeti táblázatban azt megváltoztattuk! Megoldás: Irányított beillesztés csatolás. 15. Készítsen egy másik munkalapon másolatot az B4:F8 területrıl úgy, hogy az oszlopok és a sorok szerepe cserélıdjön fel! Megoldás: Irányított beillesztés transzponálás. 16. Nyomtassa ki a B1:H10 területet fekvı lapra, az oldal középére igazítva, rácsháló nélkül, oszlop és sorazonosítókkal együtt, olyan fejléccel, ami tartalmazza az Ön nevét és az oldalszámozást!

222



EXCEL XP

Fogyasztási arányok 1990-ben megtakarítás 5,3% egyéb 13,2%

élelmiszer 31,6% lakás 21,1%

ruházkodás 15,8%

mőszaki cikkek 13,2%

Élenjáró Kft költségei negyedévente 400 350 300

30

250

60

200

80

35

33

32

60

60

60

85

83

82

Egyéb Értékcsökkenés Bér

150 100

150

180

175

170

2. n. év

3. n. év

4. n. év

Anyag

50 0 1. n. év


223


EXCEL XP

V a lutá k ne gye dé ve s á tla gá rfolya ma Magyarországon 90 Ft 85 Ft 80 Ft Dollár árfolyama

75 Ft 70 Ft 65 Ft 60 Ft

Márka árfolyama

55 Ft 50 Ft 1. n. év

3. n. év

1. n. év

3. n. év

1991 és 1992 negyedévei

S zá mítógé pe k bruttó é rté ke Magyarországon

60 50 40 32

30

50

43

37

54

20 10

ÖSSZES számítógép 5,5

9

0 1985

14

20,5

24 MIKRO gépek

1986

1987

1988

1989

Évszám

Matematikai függvények tábláz atke z e l ıve l ábráz ol va 10 y=x^2

y=x^3

9 8 7 y=1/ x

6

y=x

5 4 3 y=x^0,5

2 1 0 0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

számegyenes

224



EXCEL XP

Készítse el a következı nyilvántartást (táblát): név Éva Zoli Bandi Erika Gábor Mariann Béla Balázs

fizetés 12 15 20 21 19 19 26 19

végzettség érettségi érettségi fıiskola egyetem érettségi fıiskola egyetem egyetem

jutalom 30 31 32 33 34 35 36 37

születés 76.03.16 73.06.27 70.10.08 68.01.19 65.05.01 62.08.12 59.11.23 57.03.05

neme N F F N F N F F

üzem 1 1 1 1 2 2 2 2

nyelvtudás angol német angol német angol német

A kigyőjtéseket mindig más területre végezze el! Minden jellemzıt írjon ki a kigyőjtési területre! A feltétel terület a kigyőjtési terület mellett legyen, és a beírt feltétel maradjon meg! 1, Győjtse ki azokat, akiknek a neve "B" betővel kezdıdik! 2, Győjtse ki azokat, akiknek a neve nem "B" betővel kezdıdik, és egyetemi végzettségük van! 3, Győjtse ki azokat, akiknek a végzettsége érettségi és a fizetése kisebb 15-nél, vagy a végzettsége fıiskola és a fizetése kisebb 20-nál, vagy a végzettsége egyetem és a fizetése kisebb 22-nél! 4, Győjtse ki azokat, akiknek a fizetése alacsonyabb 15-nél, vagy magasabb 22-nél! 5, Győjtse ki azokat, akiknek a fizetés*12+jutalom > 262! 6, Győjtse ki azokat, akiknek a fizetése alacsonyabb 20-nál, de magasabb 18-nál, vagy a fizetése éppen 21! 7, Győjtse ki a 6. pont ellentétét és számolja ki az átlagfizetésüket adatbázis függvény segítségével! 8, Készítsen kimutatást végzettségenként és nemenként a fizetésrıl, üzemenként külön lapon! 9, Készítsen részösszegeket végzettség szerint! Az elsı 7 feladat irányított szőréssel való megoldásának szőrı feltételei az alábbi ábrán láthatók. A bal oldali részen táblázatosan megadott szőrıtartomány, még a jobb oldalon ugyanazon feladat logikai kifejezéssel történı megoldása látható. A kijelölendı szőrıtartomány színezve van.

Készítse el a következı nyilvántartást (táblát): anyag cukor liszt só liszt tej só

partner Malom Bt. Malom Bt. Kı Rt. Pék Bt. Riska Kft. Tartós Bt.

mennyiség 32 45 20 21 45 9

raktár 1 1 1 2 1 2


225


EXCEL XP tejföl túró só

Riv Kft. Riv Kft. Tartós Bt.

26 19 9

1 1 2

Rendezze a táblát anyag sorrendbe, azon belül mennyiség szerint. A kigyőjtéseket mindig más területre végezze el! Minden jellemzıt írjon ki a kigyőjtési területre! A feltétel terület a kigyőjtési terület mellett legyen, és a beírt feltétel maradjon meg! 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,

Győjtse ki azokat a rekordokat, ahol a partner nevében a "k" bető megtalálható! Győjtse ki azokat a rekordokat, ahol az anyag neve nem "t" betőre végzıdik és a mennyiség egyenlı 45-el. Győjtse ki azokat a rekordokat, ahol a partner a Riv Kft és a mennyiség kisebb 20-nál, vagy a raktár 2. Győjtse ki azokat a rekordokat, ahol a mennyiség kisebb 20-nál, vagy nagyobb 30-nál, de kisebb 40-nél! Győjtse ki a 4. pont ellentétét és számolja ki az összes mennyiségüket adatbázis függvény segítségével! Készítsen kimutatást, amely anyagonként és partnerenként mutatja a mennyiséget, raktáranként külön lapon! Készítsen részösszegeket anyagonként.

Az elsı 5 feladat irányított szőréssel való megoldásának szőrı feltételei az alábbi ábrán láthatók. A bal oldali részen táblázatosan megadott szőrıtartomány, még a jobb oldalon ugyanazon feladat logikai kifejezéssel történı megoldása látható. A kijelölendı szőrıtartomány színezve van.

I. komplex feladat: 1. Készítsen táblázatot egy péküzem 1 heti termelési adatairól. Az üzemben 3 féle terméket készítenek (kifli, zsemle, kenyér). A hét öt napján dolgoznak (hétfı, kedd, szerda, csütörtök, péntek). A termelési adatokat önállóan töltse ki. Termékenként vegyen még fel egységárat is (bármilyen ár megfelel), amelyet helyezzen el célszerően a táblázatban! 2. Számolja ki az egyes napokon eladott összértéket, valamint termékenként az összeladást és összértéket. Függvényeket, illetve képleteket használjon a számításoknál. A kész képletet másolással sokszorosítsa! 3. Formázza meg (keretek, színek, igazítás, betőtípusok, stb.) a táblázatot. 4. Készítsen diagramot, amely megmutatja, hogy az egyes termékekbıl hogyan alakul a forgalom a hét egyes napjain. Lássa el feliratokkal a diagramot. 5. Mentse le a táblázatot. A táblázat neve az Ön monogramja legyen. II. komplex feladat: 1. Készítsen táblázatott a világkereskedelem alakulásáról kontinensenként és negyedévenként az 1995-ös évrıl milliárd $-ban. A kontinensek: Amerika, Afrika, Ázsia, Ausztrália, Európa. A figyelembe vett negyedévek: 1., 2., 3., 4. A táblázat belsı adatait önállóan töltse ki. 2. Összegezze a sorokat és az oszlopokat. Készítsen százalékos megoszlást a kontinensek összegzett adatairól 2 tizedesjegy megjelenítéssel! A mindösszesen adat legyen a vetítési alap. A negyedévenkénti összegzett adatokról készítsen egy a változás tendenciáját mutató lánc viszonyszámot. Az 1. negyedéves adat 100% legyen, a 2. negyedéves az 1.-höz viszonyított változás %-ban, a 3. negyedéves pedig a 2.-hoz viszonyított változás %-ban, stb. Függvényeket használjon a számításoknál, ahol lehet. A kész képletet másolással sokszorosítsa! 3. Formázza meg (keretek, színek, igazítás, betőtípusok, stb.) a táblázatot. 4. Készítsen diagramot, amely megmutatja az egyes kontinensek kereskedelmét negyedévente. Lássa el feliratokkal a diagramot. 5. Mentse le a táblázatot. A táblázat neve az Ön monogramja legyen.

226



EXCEL XP

Két nehezebb feladat: (A megoldásuk, és még néhány más feladat is, letölthetı a www.pszfsalgo.hu Internetcímrıl a „Letöltések” fölön a könyvhöz tartozó „Táblázatkezelés feladatai” sorban, valamint az „Infoprog” sorból is.)

IV. C. osztály tanulmányi eredményei 1. tanuló 2. tanuló 3. tanuló 4. tanuló 5. tanuló 6. tanuló 7. tanuló 8. tanuló 9. tanuló 10. tanuló 11. tanuló 12. tanuló 13. tanuló 14. tanuló 15. tanuló 16. tanuló 17. tanuló Átlag Je1 gyen2 kénti 3 darab4 szám 5

1. tantárgy 2. tantárgy 3. tantárgy 4. tantárgy 5. tantárgy 6. tantárgy 1 2 3 4 5 5 2 3 4 5 1 1 3 4 5 1 2 2 4 5 1 2 3 3 5 1 2 3 4 4 1 2 3 4 5 5 2 3 4 5 1 1 3 4 5 1 2 2 4 5 1 2 3 3 5 1 2 3 4 4 1 2 3 4 5 5 2 3 4 5 1 1 3 4 5 1 2 2 4 5 1 2 3 3 5 1 2 3 4 4 1 2 3 4 5 5 2 3 4 5 1 1 2,824 2,941 3,059 3,176 3,000 3,000 4 3 3 3 4 4 4 4 3 3 3 3 3 4 4 3 3 3 3 3 4 4 3 3 3 3 3 4 4 4

Jegyenkénti darabszám Átlag 3,333 2,667 2,833 3,000 3,167 3,333 2,667 2,833 3,000 3,167 3,333 2,667 2,833 3,000 3,167 3,333 2,667 3,000


1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2

2 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1 1

3 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1

4 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1

5 2 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1

227

EXCEL XP

Recommend Documents