Evry voor Diëtheek Handleiding eerste gebruik
1 Introductie Maak verbinding met het “bureaublad-op-afstand” van Diëtheek op de gebruikelijke manier. Start hier Evry met het icoon op het bureaublad. De gebruikersnaam is de achternaam in kleine letters. Het wachtwoord is standaard “evry”, zonder de quotes en alleen kleine letters. Belangrijk is om deze de eerste keer te wijzigen. Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord daarom de eerste keer in, maar klik niet op OK, maar op “wijzig wachtwoord”. Hierna kun je voortaan inloggen met de achternaam en het nieuwe wachtwoord.
Gebruikersnaam is de achternaam (kleine letters) Wachtwoord is eerste keer “evry” Wijzig de eerste maal het wachtwoord
2 Het hoofdscherm Wanneer Evry geopend wordt verschijnt altijd eerst het “Hoofdscherm”. Links staan de hoofd menu items: Home, Cliënten, Agenda en Actielijst. Rechts staat wat informatie over de versie van Evry en de gegevens die momenteel opgeslagen zijn, en enkele nieuwsberichten. Helemaal bovenin zitten nog enkele extra uitklapmenu’s: Onderdeel, Extra en Help.
Extra uitklapmenu’s
Hoofdmenu
Nieuws
3 Vooraf: Inplannen werktijden Ga naar de agenda door in het Hoofdmenu (de linker balk) op “Agenda” te klikken. Het is belangrijk om de eerste keer in te stellen op welke werktijden er waar gewerkt wordt. Klik hiervoor met de rechtermuisknop ergens op een vrij deel van de agenda. Er verschijnt een uitklapmenu om zowel vaste als eenmalige werktijden in te voeren.
Uitklapmenu voor o.a. het toevoegen van vaste en éénmalige werktijden
Een voorbeeld van het toevoegen van een vaste werktijd:
Stel: Elke dinsdag en donderdag wordt er om de week van 13:00-17:00 gewerkt in Apeldoorn op de locatie Anna Paulownalaan
Vul dan in: Soort werktijd: Interval: Vanaf datum:
Tot datum: Begintijd: Eindtijd: Dagen:
“Apeldoorn Anna Paulownalaan” (Selecteer uit de lijst) 2 (Betekent “om de week”) 01-01-2013 (De eerste datum waarop hier gewerkt wordt. Tip: druk op F12 voor vandaag of F11 voor een kalender) Leeglaten (Tenzij er een einddatum zou zijn) 13:00 17:00 Vink “Dinsdag” en “Donderdag” aan.
Druk hierna op OK om te bevestigen. De werktijd wordt als smalle balk in de agenda getoond. Controleer of deze juist is, of pas zo nodig aan. Aanpassen kan door er met de rechter muisknop op te klikken en dan te kiezen voor “wijzig vaste werktijd” of eventueel “verwijder vaste werktijd” om deze helemaal te verwijderen. Is er geen wekelijks interval patroon dan kunnen de eenmalige werktijden gebruikt worden. (Bijvoorbeeld voor een eenmalige uitzondering of patronen die per maand gaan, zoals “elke derde dinsdag van de maand”)
4 Zoeken van een cliënt Zoeken naar een cliënt is het gemakkelijkste via het “Zoeken naar” vak aan de linker zijde. Tik een stukje van bijvoorbeeld de naam, de geboortedatum, postcode of zelfs het telefoonnummer of emailadres om de overeenkomstige cliënten in het vak eronder te tonen. Selecteer de cliënt en klik bovenin op “wijzig” om het dossier van deze cliënt aan te passen of iets toe te voegen. Uitgebreid zoeken is mogelijk met de Zoek knop rechts boven in.
Wijzig de gevonden cliënt
Uitgebreid zoeken Snel zoeken
Zoekresultaten
5 Controle Op Verzekeringsrecht Door op “wijzig” te klikken na het zoeken en selecteren van de juiste cliënt, wordt het cliëntendossier getoond. Op het eerste tabblad “Overzicht” bevindt zich een knop “COV 3.0 (Vecozo)”. Hiermee kan de Controle Op Verzekeringsrecht worden uitgevoerd. Als minimaal het BSN en de geboortedatum zijn ingevuld, kan de knop “Voer COV op BSN uit” gebruikt worden om de cliënt te controleren. Gebruik hierna de knop “Zet alle gegevens over” (rechts bovenin) om de gevonden gegevens over te zetten in Evry. Druk op OK om te bevestigen.
1. Vul BSN & geboortedatum in
3. Neem gegevens over
2. Zoek
4. Bevestig met OK
6 Standaard behandelaar Let er op dat in het cliëntenscherm de standaard behandelaar (“Std. behand.”) is ingevuld. Zo niet, voeg deze toe of wijzig deze door te klikken op “Wijzg persoonsgevens” rechts bovenin.
Standaard behandelaar
Wijzigen of toevoegen
Geen “Wijzig persoonsgegevens” knop? Klik eerst bovenaan op “wijzig” om deze cliënt te wijzigen
7 Consulten declaratie bepalen Bij het invoeren van een nieuw consult is het allereerst heel belangrijk om op te letten dat het vak “Consulten van deze cliënt standaard declareren aan” goed gevuld is. Als dit in Vodisys “naar verzekeraar” (code V) was, wordt dit standaard al goed gevuld. Was het daar code O (Overig) of C (Cliënt) dan graag zetten op Cliënt of de juiste DBC. Achter de O staat de Vodisys code voor die DBC.
Gegeven in Evry. Vul dit veld altijd juist in!
Gegeven uit Vodisys Geen mogelijkheid om te wijzigen? Klik eerst bovenaan op “wijzig” om deze cliënt te wijzigen
8 Verschenen/Niet verschenen In de agenda moet achteraf aangegeven worden of iemand wel of niet verschenen is. Dit bepaalt of een consult gedeclareerd gaat worden. In de agenda wordt ook een vinkje getoond waar dit consult “goedgekeurd” is voor de declaratie. Een kruis geeft aan dat dit nog niet gebeurd is.
Dit consult gaat WEL gedeclareerd worden Dit consult gaat NIET gedeclareerd worden
Is de cliënt geweest? Vink het hier aan!
Niet verschenen? Is een cliënt niet gekomen, maar moet hiervan wel een “no show”-factuur verstuurd worden? Wijzig dan eerst het consult onderwerp naar het “no show” consult onderwerp. Zet “Declareren naar” op “Cliënt”. Tot slot zet het vinkje WEL aan bij “cliënt is verschenen” als van deze “no show” WEL een factuur moet worden verzonden!
