EVOLUT RENDSZER HATÉKONY ÉS HELYES HASZNÁLATA e-book
2012 © Contorg Kft
1
TARTALOMJEGYZÉK
Bevezetés ............................................................................................................................................... 3
A kezelés filozófiája ............................................................................................... 3 Az adatbevitel elmélete......................................................................................... 3 Az adatbevitel eszközei ........................................................................................ 4 A billentyűzet ........................................................................................................ 4 Billentyűk használata ............................................................................................ 4 Kurzor billentyűk ................................................................................................... 5 Az egér ................................................................................................................. 6 Az adatbeviteli megoldások .................................................................................. 7 A menük kezelése ................................................................................................ 7 Az adatbevitel konkrét billentyűzése ..................................................................... 7 Előrelépés............................................................................................................. 8 Visszalépés .......................................................................................................... 8 Legördülő ablak - választás .................................................................................. 8 Checkbox használata ........................................................................................... 8 Nyomógomb / Rádiógomb használata .................................................................. 9 Legördült menülistából menüpont választása ....................................................... 9 Menüpontok közötti közlekedés ............................................................................ 9 Adatrögzítés ....................................................................................................... 10 Adatbeviteli típusok............................................................................................. 10 Könyvelési tétel fejléc bevitelének technikája ..................................................... 11 Könyvelési tétel bevitelének technikája .............................................................. 12
2
Bevezetés Az Evolut Pénzügyi és Számviteli rendszer kezelésének egyszerűségére, hatékonyságára nagy figyelmet fordítunk. A rendszer fejlesztésének története régre nyúlik vissza, mi is még a DOS-os világban kezdtük programjainkat készíteni. Akkor egyszerű volt a kezelés, nem volt akkora kérdés az egyszerűsége, mint manapság, bár már akkor is nagyon fontosnak tartottuk, hogy egyszerűen, kevés billentyűvel, lehessen a programunkban dolgozni. Akkor ez olyannyira sikerült, hogy partnereink ma is ehhez viszonyítanak, és alaptalanul mondják azt, a DOS-os Contorg programok kezelése annyira egyszerű volt, hogy a Windows alapú rendszereink ezt meg sem közelítik. Ezt nem tartjuk igaznak! E tévhiedelemnek a kialakulására mi is okot szolgáltattunk azzal, hogy az Evolut programok adatbeviteli módszerét még soha nem mutattuk be kiemelve, nem emeltük ki az egyes adatmezők kitöltésének módját. Erre azonban felfigyeltünk, legutóbb amikor egy új program betanítása miatt elmegyünk felhasználóinkhoz, és látjuk, hogyan igyekeznek a programot – saját elképzelésük után – használni. Rácsodálkoztunk arra, hogy mennyire nincsenek tisztában a kezelési lehetőségekkel, és hogy mennyire nehezen, a hatékony adatrögzítéstől távol álló módon gondolják a programot használni. E tapasztalataink nyomán hosszasan kísérleteztünk azzal, hogy milyen leírást készítsünk az adatrögzítés és kezelés hatékony módjának elsajátításához. Az alábbiakban található ismertetőt első kísérletként állítottuk össze, s csak remélni merjük, hogy segíteni tudunk a könnyű, egyszerű, embert kímélő megoldás elsajátításában e tájékoztatónkkal.
A kezelés filozófiája Az Evolut program a Microsoft Corporations Windows technológiájára épülő, kiterjedt területeket magába foglaló, analitika alapú rendszer. Minden kezeléstechnikai megoldás a Windows technológiából ered, ennek alapján azt lehetne mondani, hogy szerte a világon, bárhol használni lehetne. Azonban mi ezt felülírva, több ponton, a DOS-os rendszereken nevelkedett magyar könyvelők igényeit különböző, külön komponensek beépítésével próbáljuk kielégíteni, ezért több helyen sajátos kezelési megoldásokat kínálunk fel. Jellemző, hogy a program többféle használati lehetőségeket biztosít, a könnyű, kényelmes és gyors kezeléstől, a kényelmetlen, lassú adatrögzítésig bezárólag. Ahol a régen megszokott módszerekhez ragaszkodva elkészítettük az adatbeviteleket, ott még a MS technológia kezelési adottságai is megmaradtak. Ez a magyarázata annak, hogy többféle módon lehet kezelni a programot. Például a dátum-kezelés négyféleképpen lehetséges. A kérdés e bevezető után már csak az, hogyan tudja egy kényelmet, gyorsaságot igénylő könyvelő elsajátítani a legjobb célra vezető eljárást, kezelési technikát? Elsősorban mi, a rendszer fejlesztői ajánljuk ehhez ezt a kis dolgozatot, melyet tapasztalataink nyomán időről időre finomítani szándékozunk.
Az adatbevitel elmélete A könyvelés-szerkesztés során, az egyes naplókon szükséges adatok bevitelére különböző lehetőségeket teremtettünk. Ezeket a rendelkezésünkre álló technológiai lehetőségek határozzák meg, ezért ahol lehetett ott a minél egyszerűbb, úgymond magától értetődő beviteli módot engedjük meg, még külön komponensek használatának árán is. Néhány szót, az alkalmazott módszer hátteréről. A könyvelői adatbeviteli munka folyamatát a munkaszervezésben már régóta ismert 3M eljáráshoz hasonlító módon próbáltuk elemezni. A 3M olyan eljárás, amely az emberi mozgásfolyamatokat alapmozdulatokra bontja, és minden egyes alapmozdulathoz előre meghatározható időérték lehet rendelni, amelynek nagysága a befolyásoló tényezők eseti 3
sajátosságaitól függ. E módszer mellett szól a viszonylagos elsajátíthatósága és – nem utolsósorban – az alkalmazásával járó gazdasági előnyök. A könyvelőknél az eseti sajátosságok igen nagy jelentőséggel bírnak, ezért a normázást, az időegységeket nem lehet egzakt módon meghatározni. Ezért csak az elmélethez hasonló módszereket alkalmaztunk az adatbeviteli munka támogatása érdekében. A könyvelői mozdulattanulmányozás módszerei a következők: az adatbeviteli munkát a lehető legkisebb elemeire bontjuk fel, majd azokat három csoportba (3M) soroljuk: 1. munkavégzés elemei 2. munkavégzést késleltető elemek 3. munkavégzést nem jelentő elemek Ez akár folyamatábrán is bemutatható, jó erről tudni, mint valamilyen megszokás alapján ítéletet mondani arról, amiről csak aprólékos mozdulattanulmányozás árán lehet. Ez alapján akár normázni is lehetne a könyvelői adatbeviteli munkát, ha a téma sajátosságai ezt lehetővé tennék, de nem teszik. A könyvelői munkanorma egyik lehetséges területe az adatbeviteli munkafolyamat, mely munkaművelet előírt minőségi elvégzéséhez szükséges időmennyiség (időnorma) meghatározását jelenti, amelynek során az egységnyi idő alatt kellő minőségben bevitt könyvelési tételek száma adja a teljesítménynormát. Ennek az elméletnek az Evolut programon belül nincs összehasonlító relevanciája, csak más szoftverekkel való összehasonlítás esetében alkalmazható!
Az adatbevitel eszközei A billentyűzet Csak a kifogástalanul működő billentyűzettel lehet jól dolgozni. Akadozó, szoruló billentyűzet alkalmatlan a gyors, minőségi munkavégzésre. Funkcióbillentyűk.
Szövegbeíró billentyűk.
Kurzor és ellenőrző billentyűk
Numerikus tízes számbillentyűzet.
Billentyűk használata Szövegbíró billentyűk használata két kézzel, a bal kéz mutató ujja az F billentyűn, a jobb kéz mutató ujja pedig a J billentyűn, mint alapbillentyűn áll. A Kurzor és ellenőrző billentyűk használata jobb kézzel 4
A Numerikus tízes billentyűzet használata kizárólag jobb kézzel, oly módon, hogy az 5-ös billentyű az alapbillentyű, ami a középső ujjunk alatt van. A Funkcióbillentyűk használata általában bal kézzel történik. A könyveléshez a billentyűzeten a kezeink alapállása a következő: bal kéz mutató ujja az F billentyűn, hüvelyk ujj a szóköz billentyűn áll, míg a jobb kéz a numerikus tízes billentyűzeten úgy helyezkedik el, hogy a jobb kéz mutató ujja a 4-es, középső ujja az 5ös, míg a jobb kéz gyűrűs ujja a 6-os billentyűzeten áll. A beírás hatékonyságát a 10 ujjas gépelés biztosítja. A könyvelési tétel beírásához a billentyűzeten a kezeink alapállása a következő: Jobb kéz mutató ujja a J billentyűn, hüvelyk ujj a szóköz billentyűn áll. Bal kéz mutató ujja az F billentyűn, hüvelyk ujj a szóköz billentyűn áll.
A program a jobb kéz öt ujjára numerikus tízes billentyűzetekre épít.
a
A könyveléshez a jobb kéz a numerikus tízes billentyűzeten alapállásban úgy helyezkedik el, hogy a jobb kezünk mutató ujja a 4-es, középső ujja az 5-ös, míg a jobb kéz gyűrűs ujja a 6-os billentyűzeten áll. Az alapálláshoz képest mozdulnak az ujjak az alattuk és felettük lévő többi gombra.
Kurzor billentyűk A kurzor billentyűk az írógép billentyűzet és a numerikus tízes billentyűzet között helyezkedik el. A program kezelése során, ha kurzorral kell választani, akkor általában a jobb kezünket hozzuk át a numerikus tízes billentyűkről, de át lehet nyúlni a jobb kéz hüvelykujjával is a kurzor billentyűk valamelyikére.
Az Evolut programban a kurzorral általában listából, vagy több művelet (rögzítés, mégsem, további adatbevitel gombok) közül lehet választani. Részleteket később tárgyaljuk.
5
Az egér A jó egér nem golyós, hanem az optikai egér. Ez utóbbi könnyebb, pontosabb, gyorsabb, ezért célszerű ennek használata. Ezen túl, még az egérnek görgető gombbal kell rendelkeznie, hiszen az alkalmazott technológia erre is érzékeny, ezt az eszközt is lehet jól használni. Görgető gomb
A jó egér görgetővel rendelkezik
Az egérmutató látható jele a képernyőn
6
Az adatbeviteli megoldások
A menük kezelése A program úgy van elkészítve, hogy egér mellett billentyűről is kezelhető. A program menüje egérrel és billentyűvel működik Egérrel:
Funkcióbillentyűkkel Vannak helyzetek, amikor egyszerűbb az egérrel kezelés, de az adatbevitel minden esetben billentyűzetről kényelmes.
Az adatbevitel konkrét billentyűzése Az Evolut rendszerekben az adatbevitel - (a könyvelési tétel szövege, a bizonylatszámok és a könyvelendő összegek) a szöveg- és a számok beírásán túl, alapvetően négy (4) billentyűvel vezérelhető. Ezek nevezetesen az Enter, a Tab, a Szóköz, a Kurzor billentyűkkel. Az egyes vezérlő billentyűk kombináltan is használhatók.
Szövegbeírás
például:
7
Előrelépés
vagy Adatmezőről a következőre előre lépés
Visszalépés
lenyomva tart
+
Adatmezőről az előzőre visszalépés
és hozzá a TAB
Legördülő ablak - választás szóközbillentyűvel Legördülő ablakból választás például itt Space-re lenyílik:
Checkbox használata szóközbillentyűvel Check box kitöltése (bepipálás) például itt Space-re bekerül a pipa:
8
Nyomógomb / Rádiógomb használata szóközbillentyűvel Nyomógomb (benyomása) például itt Space-re benyomódik:
Legördült menülistából menüpont választása
Legördült ablakból választás kurzorral vagy
egér görgetővel például itt Space-re nyílik: vagy itt
Menüpontok közötti közlekedés
Menüpontok között választás
Az ilyen műveleti gombok közül jobbra-balra kurzorral lehet választani
9
Adatrögzítés Adatrögzítési parancs vagy
Választás a két lehetőség között
Rögzít, vagy nem rögzít
vagy ha nem rögzítjük: Mégsem gomb az elvetése (Mégsem, visszalép)
Adatbeviteli típusok A program 5 féle adatbeviteli típus van. Ezek az alábbiak, és a hozzájuk tartozó kitöltési útmutató ad eligazítást helyes használatukhoz. A könyvelési tételek bevitelénél a következő adatbeviteli lehetőségekkel találkozunk: Az adatbeviteli pont megjelenése
Az adatbeviteli típus elnevezése Check box (Csekk boksz) Nyomógomb
Az alkalmazott jelölés
szabályt jelöl
alkalmazást jelöl
Lenyíló menü /lenyíló ablak Combo
Meglévő (törzs) adatokból választ
Értékmező
Beírható összeg Könyvelési tétel szövege-beírható
Minden egyes adatbeviteli képernyőn, az adatmezők sorrendje egyedileg programozott, a sorrend meghatározott, úgynevezett bejárási útvonalra van programozva. Előre az Enterrel vagy a Tabbal lehet lépni, ha vissza kell menni egy már elhagyott adatmezőre, akkor azt a legegyszerűbben Egérmutatóval tehetjük meg, vagy adatmezőnként Shift + Tab billentyűkombinációval.
10
Könyvelési tétel fejléc bevitelének technikája Könyvelési tétel bevitelénél a program az első adatmezőre, az „Eredeti bizonylatszámra” lép. Ide beírjuk a szükséges hivatkozásokat. Innen Enterrel, vagy Tabbal lépünk tovább a „Partnerválasztás” mezőre. Itt a Szóköz (Space) billentyű segítségével nyitjuk ki a legördülő ablakot, ahol a partner nevének beírásával hozhatjuk be azt. Innen Enterrel, vagy Tabbal léphetünk a következő mezőre a „Számla típusára”. Itt Szóköz billentyűvel nyitjuk ki az ablakot, és Kurzorral választhatunk a lenyitott lehetőségek közül. Innen Tabbal léphetünk az „Elkésett” Check boxba, ahol Szóközzel pipálhatjuk be (jelölhetünk) az elkésett jelzést. Innen Tabbal, vagy Enterrel léphetünk a következő mezőre a „Fizetési módra”. Itt Szóközzel választhatjuk ki a kinyílt ablakból a megfelelőt, majd Enterrel, vagy Tabbal lépünk tovább. Innen Tabbal léphetünk a „Teljesítési időpont a fizetési határidő napján” Check boxra, ahol Szóközzel tudjuk a pipát (jelölést) beírni. Innen Tabbal vagy Enterrel lépünk tovább a „Számla kelte” mezőre. A dátumkezelés: Ez az adatmező különlegesen kezelhető. Lehet a jobbra-balra kurzorral ( | )mozogni, az év- hónap- nap értékek között, lehet (,) vesszővel, lehet a numerikus tízes billentyűk között található (/) per vonallal, lehet egérgörgetővel pozícionálni. A beírás történhet egyszerű ráírással, egérgörgetéssel, vagy egérmutatóval a dátum mögött található [] jelzésre kattintással. Ekkor egy egész naptár nyílik ki.
Amint az látható, a bizonylat fejlécen Szóköz (Space) és Enter /Tab billentyűkkel lehet végig haladni. A partnerválasztásnál nem szükséges a Szóközt lenyomni, a Partnerválasztás mezőre érve el kell kezdeni beírni a partner nevét, ennek hatására az ablak kinyílik és a kurzor a beírt betűkre lép. A legördülő ablakból a beírás hosszával egyre pontosabban ér az adott partner nevéhez a kurzor, amit Enter gomb lenyomásával fogadunk el és lépünk tovább. A legördülő ablakból kurzorral választunk, enterrel lépünk tovább. 11
Könyvelési tétel bevitelének technikája A tétel fejléc bevitelénél adott utolsó Enter hatására a képernyő vált és a könyvelési tétel beviteli ablak jön fel. Ezt látjuk itt alább:
A tétel megnevezésénél az előzőnél beírt szöveg megmarad, azt használhatjuk tovább, vagy kiegészítjük, de mivel látható, hogy kékre van színezve, ez a Windowsban szokásos kijelölést jelenti, ami azt eredményezi, hogy ha elkezdjük írni a tétel szövegét, akkor az előző törlődik. A megjelenő szöveg elé a HOME gombbal, mögé az END gombbal lehet menni, attól függően, hogy hol akarjuk a készen kapott szöveget kiegészíteni. A sor elején, vagy a végén. Ha változatlanul hagyjuk, elfogadjuk, akkor Enterrel lehet tovább lépni. A tétel szövege után léphetünk Enter vagy Tab megnyomásával a Főkönyvi számla száma mezőre. Itt lehet Szóközzel ablakot nyitni, de gyorsabb, ha azonnal elkezdjük beírni a főkönyvi számla számát. Ez azzal az előnnyel jár, hogy a számlatükör számlái úgy pontosodnak az ablakban, ahogyan beírjuk a számlaszámot, és ha éppen nincs a használni kívánt főkönyvi számla még megnyitva, akkor látjuk, hogy a főkönyvi számlatükröt ki kell egészíteni. Az új főkönyvi számla megnyitásához nem kell kilépni az adatbevitelből, mert a sor végén látszó jelzés arra utal, hogy könyvelés közben lehet törzset bővíteni. A következő adatmező a „Fordított adózás alá esik?” adatmező, ahol Szóközzel nyithatunk, de ha azonnal „I” (Igen), vagy „N” (Nem) betűt írunk, akkor a program azonnal ezt a beírt fogalmat fogja megjeleníteni. Enterrel lépve a következő adatmező a „Nettó összeg”-re érünk. Ide az alapbizonylaton lévő, áfakulcshoz kapcsolható nettó számlaösszeget kell beírni. Innen Enterrel
12
továbblépve az „Áfa választás” adatmezőhöz érünk. Ha Szóköz billentyűt nyomunk, a mező kinyílik, de ha konkrét áfakulcs-szövegrészletet írunk be, pl: 27, akkor a program azonnal a 27 %-os áfakulcsot fogja felkínálni. A Szóköz használata itt azért előnyös, mert kinyitva látjuk, az ügylethez választható áfakulcsokat, mely vizuálisan segít a helyes választásban. Enterrel továbblépve a program a „Bruttó összeg” mezőre ér, ahova a előző adatokból számított bruttó értéket már megjelenítni. Ezen nem kell változtatni, mert a kerekítési mechanizmus a tizedes értékeket le fogja rendezni.
2012. december
Contorg Kft.
13
