EVENEMENTENCHARTER. 3. De organisator engageert zich om de omgeving rond de locatie op te ruimen na het evenement

EVENEMENTENCHARTER Doel Het gemeentebestuur wil werk maken van een vriendelijk klimaat voor fuiven, festivals, feesten en andere evenementen in de gemeente. Dit zowel voor de organisator, de bezoekers als de omwonenden. Door het ondertekenen van dit charter engageren het gemeentebestuur, de politie en de organisator zich om via overleg, communicatie en samenwerking een optimaal verloop van het evenement na te streven.

10 afspraken 1. De organisator engageert zich om alle benodigde informatie over het evenement mee te delen aan de politie en het gemeentebestuur min. 2 maand voor het evenement via het meldingsformulier. 2. De politie engageert zich om voor het evenement contact op te nemen met de organisatie om afspraken te maken en informatie te verstrekken. 3. De organisator engageert zich om de omgeving rond de locatie op te ruimen na het evenement. 4. De organisator respecteert alle regels inzake het plaatsen van aankondigings- en bewegwijzeringsborden en het plakken van affiches. 5. De organisator engageert zich om bij openluchtactiviteiten en grote evenementen de omwonenden in een straal van 100 m rond de locatie 1 week vooraf op de hoogte te brengen. 6. De organisator engageert zich om de wettelijk verplichte verzekeringen af te sluiten. 7. De organisator engageert zich om te voldoen aan de wettelijke bepalingen inzake het inzetten van een bewakingsdienst op een evenement. 8. De organisator engageert zich om te voldoen aan de wettelijke normen inzake elektronische versterkte muziek en de nodige inspanningen te leveren om de overlast rond de locatie te beperken. 9. De organisator engageert zich om geen alcohol te schenken aan -16 jarigen en geen sterke drank aan -18 jarigen en staat geen druggebruik of het dealen ervan toe. 10.De organisator engageert zich om de nodige vergunningen aan te vragen zoals Sabam, Billijke vergoeding en te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die noodzakelijk zijn om het evenement te organiseren. De organisator waakt er tevens over dat de capaciteit van de inrichting niet overschreden wordt. Het naleven van deze afspraken zal de slaagkansen van je evenement verhogen en snel een oplossing bieden bij eventuele onregelmatigheden. Voor akkoord, De lokale politie (naam en handtekening)

De organisator (naam en handtekening)

Het gemeentebestuur,

André Reuse gemeentesecretaris

Herman Vijt burgemeester

Evenementencharter - meldingsformulier | Gemeentebestuur Hamme | Marktplein 1, 9220 Hamme

MELDINGSFORMULIER EVENEMENTEN 1. Informatie over het evenement Naam evenement : .............................................................................................................................. Plaats evenement : ............................................................................................................................. Aanvang opbouw evenement : ….…. / ….…. / ….…. om ….…. u ….…. Begin evenement : …….. / ….…. / ….…. om ….…. u ….…. Einde evenement : …….. / …….. / …….. om ….…. u ….…. Korte omschrijving : ............................................................................................................................ .............................................................................................................................................................. Organisator (particulier, vereniging, vennootschap, …) : ................................................................... Naam (verantwoordelijke van bovenstaande) : ................................................................................. Adres : ................................................................................................................................................. Geboortedatum (min. 18) : …….. / …….. / …….. Tel/gsm : ………….………. E-mail : ............................. Verantwoordelijke 1 aanwezig op evenement: Naam : ................................................................................................................................................. Adres : ................................................................................................................................................. Geboortedatum : …….. / …….. / …….. Gsm : ………………………………… E-mail : .................................. Verantwoordelijke 2 aanwezig op evenement: Naam : ................................................................................................................................................. Adres : ................................................................................................................................................. Geboortedatum : …….. / …….. / …….. Gsm : ………………………………… E-mail : ..................................

2. Contactgegevens lokale politie De lokale politie engageert zich om voor het evenement contact op te nemen met de organisatie om een aantal afspraken te maken of info te verstrekken. De organisatie kan contact opnemen met de politie : - Politiekantoor - Meulenbroekstraat 22, 9220 Hamme - tel. 052/25.71.01. (alle dagen van 8.00 tot 20.00 uur)

- Voor dringende zaken en incidenten (op de avond zelf): tel. 101 of 112 (Europees noodnummer)


3. Opruimen van de omgeving rond de locatie na het evenement In te vullen door het gemeentebestuur : De organisator verbindt zich ertoe het terrein en de omgeving en omgeving in zijn originele staat af te leveren vóór …….. / …….. / ……..

4. Aankondigen, bewegwijzering en aanplakkingen Promotie maken voor je evenement kan ondermeer via volgende kanalen : - aanplakken van affiches op gemeentelijke aanplakborden >

7 exemplaren te bezorgen op de Dienst Cultuur - Kaaiplein 34, 9220 Hamme - tel. 052/48.09.48 [email protected]

- plaatsen van max. 15 eigen aankondigingsborden langs wegen die onder bevoegdheid van het gemeentebestuur vallen >

aanvraagformulier : gemeentelijke jeugddienst - Markplein 1, 9220 Hamme - tel. 052/47.55.25 [email protected]

- elektronische informatieborden (Biezestraat en Ardoystraat) >

aanvraagformulier : gemeentelijke jeugddienst - Markplein 1, 9220 Hamme - tel. 052/47.55.25 [email protected]

Algemene reglementering te bekomen bij de jeugddienst.

5. Informeren van de omwonenden Bepaalde evenementen kunnen hinderlijk zijn voor de buurt: vb. door de muziek of door aan- en afrijdende bezoekers. Voor openluchtevenementen en grotere evenementen is het raadzaam om de omwonenden te informeren. Dit kan via een briefje in de bus (met contactpersoon en gsmnummer) of door persoonlijk langs te gaan. Je vermijdt op die manier vaak dat mensen onmiddellijk de politie bellen. Het informeren van de buren is geen vrijgeleide om lawaai te mogen maken.

6. Verzekeringen De organisator of de eigenaar/uitbater van de locatie heeft volgende verzekeringen afgesloten: - Burgerlijke aansprakelijkheid (BA) >

Verzekeren schade door jouw organisatie aan anderen of hun materiaal

- Objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing >



Extra verzekeren van geleend of toevertrouwd materiaal, schade tengevolge het niet naleven van een contract

- Alle risico’s >



Verzekeren van zaal en/of inboedel tegen brand, ontploffing, waterschade, …

- Contractuele aansprakelijkheid (CA) >



Verzekeren van ongevallen van jezelf of helpers aan je organisatie

- Brandverzekering >



Verzekeren van lichamelijke en stoffelijke schade bij brand en ontploffing

- Lichamelijke ongevallen (LO) >





Extra verzekeren tegen diefstal en vandalisme, eigen materiaal of gehuurd

- Andere ………………………………………………



Verzekeringen zijn een complexe materie. Vraag na bij je makelaar welke verzekeringen je best afsluit. De mate waarin je je verzekert gaat samen met de grootte en het risico van je organisatie.


7. Bewakingsdienst/security Bekijk in ieder geval wat het zaalreglement of je overeenkomst met de zaaluitbater daarover zegt. Voor het garanderen van de veiligheid is het in vele gevallen raadzaam om een securityteam in te schakelen. Je kan daarbij beroep doen op een erkende bewakingsfirma of op eigen vrijwilligers (een interne bewakingsdienst). Welke personen deze taak mogen uitvoeren, wat hun bevoegdheden zijn en onder welke voorwaarden is wettelijk bepaald. In beide gevallen dienen de contactgegevens van de firma of de lijst met in te zetten personen ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de burgemeester (via dit formulier). Let wel: toezicht op de openbare weg of openbare plaatsen blijft een bevoegdheid van de politie. Indien je een erkende bewakingsonderneming inschakelt : Naam firma : ....................................................................................................................................... Adres : ................................................................................................................................................. Tel/gsm firma : …………………………………. Gsm verantwoordelijke ter plaatse : ................................... Fax : ………………………………….. E-mail : ................................................................................................ Indien je vrijwilligers inschakelt : Naam verantwoordelijke bewaking : .................................................................................................. Adres : ................................................................................................................................................. Geboortedatum : …….. / …….. / ……. (min. 18 jaar) Nationaliteit : .................................................... Tel/gsm : …………………………… E-mail : …………………………………….. Beroep : ....................................... Voeg een lijst toe van de mensen die ingezet worden voor de interne bewakingsdienst of vul hun gegevens hieronder in. Let wel: vermelde personen dienen min. 18 jaar te zijn: Naam : .......................................................... Adres : ....................................................................... Geboortedatum : …….. / …….. / …….. Tel/gsm : .......................... Beroep : ..................................... Nummer identiteitskaart (vooraan onder nationaliteit ) : .................................................................. Naam : .......................................................... Adres : ....................................................................... Geboortedatum : …….. / …….. / …….. Tel/gsm : .......................... Beroep : ..................................... Nummer identiteitskaart (vooraan onder nationaliteit ) : .................................................................. Naam : .......................................................... Adres : ....................................................................... Geboortedatum : …….. / …….. / …….. Tel/gsm : .......................... Beroep : ..................................... Nummer identiteitskaart (vooraan onder nationaliteit ) : ..................................................................


Naam : .......................................................... Adres : ....................................................................... Geboortedatum : …….. / …….. / …….. Tel/gsm : .......................... Beroep : ..................................... Nummer identiteitskaart (vooraan onder nationaliteit ) : .................................................................. Naam : .......................................................... Adres : ....................................................................... Geboortedatum : …….. / …….. / …….. Tel/gsm : .......................... Beroep : ..................................... Nummer identiteitskaart (vooraan onder nationaliteit ) : .................................................................. Naam : .......................................................... Adres : ....................................................................... Geboortedatum : …….. / …….. / …….. Tel/gsm : .......................... Beroep : ..................................... Nummer identiteitskaart (vooraan onder nationaliteit ) : .................................................................. Naam : .......................................................... Adres : ....................................................................... Geboortedatum : …….. / …….. / …….. Tel/gsm : .......................... Beroep : ..................................... Nummer identiteitskaart (vooraan onder nationaliteit ) : .................................................................. Naam : .......................................................... Adres : ....................................................................... Geboortedatum : …….. / …….. / …….. Tel/gsm : .......................... Beroep : ..................................... Nummer identiteitskaart (vooraan onder nationaliteit ) : .................................................................. Naam : .......................................................... Adres : ....................................................................... Geboortedatum : …….. / …….. / …….. Tel/gsm : .......................... Beroep : ..................................... Nummer identiteitskaart (vooraan onder nationaliteit ) : .................................................................. Indien nog meerdere personen instaan voor de bewaking, voeg dan een lijst toe.

8. Geluidshinder en overlast Voor het geluidsniveau voortgebracht door muziek maken we een onderscheid tussen: - Zalen waar regelmatig fuiven of andere evenementen worden georganiseerd > De zogenaamde ‘ingedeelde inrichtingen’ vallen onder de VLAREM-wetgeving > Frequentie van het aantal evenementen is niet vastgelegd > De normen zijn vastgelegd in de milieuvergunning - Zalen/locaties waar occasioneel fuiven of andere evenementen worden georganiseerd (openluchtfuiven, fuiven in tenten, muziekfestivals, kermissen, carnavals, …) > De zogenaamde ‘niet-ingedeelde inrichtingen’ vallen niet onder de VLAREM-wetgeving > Max. 12 per jaar en max. 2 per maand (som max. 24 kalenderdagen per jaar) > Het KB van 24/02/77 is van toepassing. In de zaal mag het geluidsniveau voortgebracht door muziek niet meer dan 90 dB zijn. Ook voor het geluidsniveau in de buurt van de locatie gelden normen. Een afwijking kan gevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen.


Tips om geluidshinder te beperken: -

Spreiding van het geluid: kies voor meerdere kleinere geluidsbronnen ipv 2 grote Plaats luidsprekers niet op de grond om trillingen te vermijden Plaats luidsprekers in een cirkel/vierkant naar elkaar toe Voorzie een geluidsbegrenzer in de discobar Vermijd zware bassen na 1 uur of snij bepaalde frequentie af Maak goede afspraken met de DJ Bouw af met meer rustige muziek naar het einde toe Sluit ramen en deuren tijdens het evenement Voorzie een sluitingsuur: ten laatste 5 uur is gebruikelijk

Naast geluidsoverlast door muziek, kan de buurt hinder ondervinden door aan- en afrijdende bezoekers: voertuigen, roepen op straat, … Tracht ook dit te beperken: vermijd luidruchtige samenscholingen en maan bezoekers aan tot kalmte via enkele stewards of informatieborden.

9. Alcohol en drugs Het is verboden alcohol te schenken aan -16-jarigen en sterke dranken aan -18-jarigen. Sterke dranken bevatten meer dan 1,2 % gedistilleerde alcohol of meer dan 22 vol % (het percentage dat je terugvindt op de fles/blik). - Sterke dranken: alcoholpops (Breezer en varianten), whisky-cola, gin-tonic, campari, pisang, passoa, jenevers, … - Geen sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten, bv. porto, sherry en martini. Als organisator ben je verantwoordelijk voor het gebruik van alcohol op je evenement. Omgaan met alcohol en sterke dranken op evenementen: - Het schenken van sterke dranken wordt sterk afgeraden. - Schenk geen alcoholische dranken aan dronken personen. - Bouw drankgebruik af vb. 1 uur op voor het einde stoppen met de bonnetjesverkoop en een half uur voor het einde met de drankverkoop - Zorg dat dronken personen begeleid naar huis kunnen of voorzie een ontnuchteringsplaats.

Als je sterke dranken wil schenken heb je een sterke drank vergunning nodig. Kruis hieronder aan of je al dan niet sterke dranken wil schenken op je evenement:  Ja  Nee Het college zal een speciale machtiging verlenen voor het schenken van sterke dranken indien onderstaande maatregelen genomen worden. Als organisatie verbind je je hiertoe wanneer je dit charter gehandtekend terugkrijgt: - Enkel schenken van aangelengde sterke dranken (dus niet puur). - Verplicht werken met doseerdoppen (4 à 5 cl) voor sterke dranken. - Duidelijk de indeling van de leeftijdsklassen (-16/-18 ) aangeven met affiches. - Meer autoriteit achter de bar: sterke dranken mogen alleen maar door 18-jarigen of oudere medewerkers gegeven worden. - Bandjessysteem met onderscheid tussen de verschillende leeftijdsklassen.


Druggebruik en dealen is nog altijd strafbaar. Als op je evenement drugs getolereerd wordt, kan je aansprakelijk gesteld worden. Tracht dus alles in het werk te stellen om druggebruik of het verhandelen ervan te vermijden. Als organisator doe je best het volgende: - Affiches/folders: kondig aan dat druggebruik of het verhandelen ervan op je evenement niet getolereerd wordt. - Dealers: zet ze buiten of weiger ze. - Gebruikers: verzoek hen om te stoppen en de middelen af te geven. - Waarschuw de politie. - Controleer regelmatig verlaten of donkere plekken.

10. Vergunningen Zorg dat je in orde bent met alle vergunningen en andere wettelijke verplichtingen die nodig zijn om je evenement te mogen organiseren, zoals ondermeer Sabam en Billijke vergoeding (info, tarieven en aanvraagformulieren op www.sabam.be en www.bvergoed.be). Sterke drank vergunning > zie punt 9. Ga ook na welke bepalingen zijn opgenomen in de overeenkomst met de zaalbuitbater.

Varia - Zorg ervoor dat je bezoekers op een vlotte manier kunnen toekomen en vertrekken en voorzie voldoende parkeerplaatsen en een fietsenstalling. - Zorg dat uitgangen en nooduitgangen duidelijk zichtbaar zijn. - Voorzie een EHBO-kit en een hulppost/centraal coördinatiecentrum. - Voor grote evenementen wordt aangeraden een coördinatievergadering met de hulpdiensten aan te vragen. Meer info: gemeentelijke jeugddienst - tel. 052/47.55.25 - [email protected] Bezorg dit document min. 2 maand voor het evenement aan de gemeentelijk jeugddienst: Gemeentelijke jeugddienst Marktplein 1, 9220 Hamme Tel. 052/47.55.25 Fax 052/47.56.29 [email protected] We wensen je alvast veel succes met de organisatie van je evenement!


EVENEMENTENCHARTER. 3. De organisator engageert zich om de omgeving rond de locatie op te ruimen na het evenement

Recommend Documents