EVALUTIEVERSLAG 3 FM SERIOUS REQUEST EINDHOVEN 18 tot en met 24 december 2010
1 Inleiding Van zaterdag 18 tot en met 24 december 2010 heeft 3FM Serious Request in Eindhoven plaatsgevonden. Naast de reguliere dagen met het Glazen Huis op de Markt, heeft er op de 24 december 2010 een Eindshow op het 18 Septemberplein plaatsgevonden. Rondom het Glazen Huis op de Markt zijn er tientallen (geldwervings)acties door particulieren, studenten en organisaties georganiseerd. De sfeer tijdens deze week was formidabel. Zowel 3FM, initiatiefnemers van ludieke acties, burgers van Eindhoven als bezoekers waren zeer te spreken over de organisatie van het evenement als de ambiance. Op zaterdagochtend 18 december 2010 heeft er in de buurt van de Markt een schietpartij plaatsgevonden waarbij twee gewonden zijn gevallen. Dit incident stond los van 3FM Serious Request en heeft verder geen nadelige gevolgen gehad voor het evenement. Aangezien na toekenning op 12 mei 2010 als gaststad , de gemeente in directe samenwerking met Stichting Citydynamiek (SCDE), middels een projectorganisatie de voorbereidingen grondig heeft aangepakt, constateren we dat alle doelstellingen ruimschoots zijn behaald. Hiermee wordt bedoelt dat het evenement uitstekend is gefaciliteerd en een soepel verloop kende. Daarnaast zijn de stad en regio maatschappelijk geactiveerd en hebben particulieren en diverse organisaties een groot aantal ludieke acties tot stand gebracht en er is (zonder verdubbelaar van de rijksoverheid!!) een recordbedrag van € 7.135.707,ingezameld voor het goede doel. Bovendien is de veiligheid geborgd geweest en is de economische spin-off conform de verwachtingen. De behaalde resultaten zijn mede door de goede afstemming en samenwerking met overige partners zoals de hulpdiensten, lokale afdeling Rode Kruis, lokale bedrijfsleven, studenten etc. tot stand gekomen. Verantwoording en leeswijzer Deze evaluatie bestaat uit de volgende onderdelen: b Voorbereidingen b Reflectie doelstelling - behaald resultaat b Kosten b Conclusie De evaluatie is tot stand gekomen middels een mondelinge evaluatieronde onder hulpdiensten, 3FM en betrokkenen binnen de gemeente Eindhoven. Daarnaast is een aantal bevindingen onderbouwd aan de hand van twee onderzoeken: ‘Effectmeting van het Glazen Huis’ (uitgevoerd door Fontys Hogescholen) en ‘Bezoekersstromen Glazen Huis’ (uitgevoerd door C&CB Analyzer).
2 Voorbereidingen 2.1 Projectorganisatie Om alles in goede (en veilige) banen te leiden is er per 1 september 2010 een projectorganisatie ingesteld, waarbij gemeente en SCDE gezamenlijk het projectmanagement hebben uitgevoerd. De projectorganisatie bestond uit het projectmanagement met daaronder 4 werkgroepen. Aan de verschillende werkgroepen is waar nodig vanuit hulpdiensten, interne sectoren (EC, R&B, GBO, Communicatie en VTH), CityDynamiek Eindhoven en 3FM deelgenomen. Binnen de projectorganisatie is een aantal belangrijke thema’s benoemd waar de verschillende werkgroepen zich op hebben gericht. Hierin hebben specialisten zitting genomen om een optimaal verloop van het evenement te garanderen. Veiligheid heeft hierbij voor zowel de gemeente, haar ketenpartners en 3FM de hoogste prioriteit gehad. (Ludieke) Acties met betrekking tot geldinzameling zijn daarom eerst getoetst op veiligheid en voor zover mogelijk middels een melding afgedaan. 2.2 Communicatie De werkgroep communicatie heeft zich in de aanloop en tijdens Serious Request met name beziggehouden met: pers, representatie, binnenstadcommunicatie en interne communicatie. De informatievoorziening aan binnenstad, inwoners en bezoekers heeft in belangrijke mate bij gedragen aan het soepel verlopen van het evenement. Verslaglegging via media b We zijn tevreden over de lokale/regionale verslaglegging van bijv. ED en Studio 040 (veel en positief) en andere partijen. b Er waren verder weinig persvragen. Afspraken met 3FM, Rode Kruis, City Dynamiek over omgaan met de pers waren duidelijk. b De actiewebsite waarop Eindhovense acties gemeld konden worden (3fm.nl/eindhoveninactie), had zijn beperkingen. Dat betekende bijvoorbeeld dat het ED veel meer acties op de site had staan en daarmee veel meer bezoekers naar de ED-website trok. Binnenstadcommunicatie b Er is een info-avond gehouden voor de binnenstad (horeca, ondernemers, bewoners). b Er is een wijkinfo verstuurd en er is gepubliceerd in Groot Eindhoven en op de website. b Er zijn bijna geen telefoontjes binnengekomen bij KCC. Alleen achteraf hebben bewoners van de Lichttoren geklaagd over overlast bij het eindfeest (de woningen stond te trillen bij het gestamp van ‘Hello’). 2.3 Kanttekeningen tijdens de voorbereiding Tijdens de voorbereiding is uitvoerig naar de mogelijkheden gekeken die de Markt c.q. het 18 Septemberplein biedt voor het Glazen Huis en het eindfeest. De afmetingen van de Markt c.q. het 18 Septemberplein en de benodigde ruimte voor podium e.d. (bijv. het backstage-gedeelte) bracht namelijk een aantal (letterlijke) knelpunten met zich mee. Na het analyseren van de diverse mogelijkheden, kwam naar voren dat elke opstelling een aantal betrokkenen zou teleurstellen. In de afweging om tot een definitieve keuze te komen, is het collectieve belang van de stad afgezet tegen de verschillende individuele belangen. Dit heeft ertoe geleid dat twee ondernemers hun ongenoegen hebben geuit over de gekozen opstelling. Het ging met name om het verslechterde zicht op de desbetreffende etalages. Dit ongenoegen heeft overigens niet geleid tot het indienen van formele bezwaren.
3 Reflectie doelstelling- behaald resultaat De gemeente Eindhoven heeft zich tot doel gesteld om als gedegen gastheer uitstekende faciliteiten en ondersteuning te bieden aan het Glazen Huis van 3FM. Een soepel verloop van een evenement impliceert dat alle betrokken partners, met name 3FM en het Rode Kruis zich 100% kunnen concentreren op hun kerntaken namelijk: radio maken c.q. geldwerven en aandacht genereren voor de stille ramp. Het recordbedrag van € 7.135.707,- dat is ingezameld, heeft aangetoond dat de juiste insteek is gekozen. Er is in de aanloop van het evenement bewust gekozen geen expliciete citymarketingcampagne op te zetten om de focus op de hoofddoelstelling zuiver te houden. Naast bovengenoemde doelstelling, was voor de stad Eindhoven het beoogde resultaat: - Profilering van Eindhoven; - Bewustwording bij lokale bevolking en bezoekers; - Maatschappelijke activering; - De lokale economie een ‘boost’ geven. 3.1 Profilering van Eindhoven De slogan ‘creating a caring society’ is door de gemeente en SCDE gebruikt in het gezamenlijke bidbook en sloot naadloos aan bij het thema van Serious Request 2010. De slogan paste daarnaast prima bij de sfeeraspecten modern, gastvrij en vriendelijk van Eindhoven (bron: ‘Toeristisch imago-onderzoek 2010’) en gemeentelijke speerpunten als duurzaamheid en innovatie. Deze aspecten zijn mede uitgedragen doordat Eindhoven in staat is gebleken een goede gastheer te zijn en op innovatieve en duurzame wijze nieuwe verbindingen tot stand te brengen. Zoals de doelstelling aangeeft is expliciet gekozen om geen citymarketingcampagne op te zetten en Eindhoven juist te profileren door de unieke organisatie- en verbindende kracht van burgers, verenigingen en organisaties (profit en non-profit) uit Eindhovense regio wel expliciet te tonen. Hoe kan een stad deze competenties beter aantonen dan door de stad stampvol met ludieke acties in te richten en een recordbedrag in te zamelen? De nieuwe verbindingen zijn onder andere bewerkstelligd door partijen aan elkaar te verbinden en uit te dagen ludieke acties te bedenken. Een concrete nieuwe verbinding die is ontstaan: ROC, bedrijven en daklozen (Stichting Neos) samen in actie voor het goede doel. Om Eindhoven die bekend staat om de sfeeraspecten modern, gastvrij en vriendelijk ook als zodanig te profileren, is ervoor gekozen om zowel de bezoekers als het media-publiek een levendige Markt te presenteren. Omdat het evenement in de winterperiode plaatsvindt, heeft het van gastheerschap getuigd om de bezoekers ook in de nachtelijke uren faciliteiten te bieden ten behoeve van warmte, rustgelegenheid, eten en drinken. Dit is gedaan door de horeca op de Markt een verruiming van sluitingstijden toe te staan. Gegevens mediabereik 3FM Serious Request 2010: Eindhoven heeft via televisie, radio en Internet van 18 tot en met 24 december 2010 in het middelpunt van de aandacht gestaan. Uit onderzoek blijkt dat 3FM Serious Request 2010 een recordaantal van 11,3 miljoen Nederlanders van 10 jaar en ouder via radio, tv en internet bereikte. Dit is 79% van alle Nederlanders. In 2009 was dit 75%. De bekendheid van de crossmediale inzamelingsactie is in 2010 naar 87% gestegen. Dat is 5% meer ten opzichte van 2009. De bekendheid in de leeftijdscategorie 10 tot 34 jaar is maar liefst 96%.
3.2 Bewustwording bij lokale bevolking en bezoekers Bewustwording bij bezoekers en bevolking is, naast het binnenhalen van zoveel mogelijk geld, een belangrijk doel geweest. Het lokale Rode Kruis en ook de regionale GGD hebben diverse activiteiten opgezet om bewustwording bij verschillende doelgroepen te realiseren. De hoofdactiviteiten waar het Rode Kruis (afdeling Eindhoven) zich op gericht heeft qua voorlichting: b 38 middelbare scholen zijn betrokken bij SR2010, waar 35 presentaties (inhoud, thema en handelingsperspectief voor leerlingen) zijn gegeven voor zo'n 5500 leerlingen. Gezamenlijk hebben deze scholen met hun acties meer dan €100.000 opgehaald (!); b 4500 bedrijven zijn benaderd en geïnformeerd over het thema (SRE gebied, Tilburg en Den Bosch); b Op 3 grote zakelijke netwerkgelegenheden zijn presentaties gegeven voor zo'n 1000 ondernemers; b 3 presentaties voor groepen studenten (Fontys, universiteit en gezamenlijke studentenverenigingen). Direct bereik +/- 1000 studenten. Indirect bereik (via mailings, websites, flyers etc.) is door het Rode Kruis niet gemeten maar wordt geschat op zal enkele duizenden; b 150 sportverenigingen, 22 scoutings, 52 Brabantse vrijwilligerscentrales, 4 grote ziekenhuizen hebben de informatie en daarbij de oproep tot actie ontvangen (presentaties + promomaterialen); b Via de openbare bibliotheek en de Rabobank zijn alle basisscholen in Eindhoven e.o. benaderd: zij hebben een sponsorleesactie opgezet. Het Rode Kruis heeft de thema-info geleverd; Waar het Rode Kruis de nadruk legde op bewustwording rondom het thema ‘weeskinderen als gevolg van HIV’, was de voornaamste doelstelling voor de GGD Brabant-Zuidoost (GGD-BZO) 'bewustwording eigen seksuele gezondheid" onder met name jongeren. Deze doelstelling is behaald door diverse acties voorafgaande aan én tijdens Serious Request te organiseren: b Jongeren konden een ‘interactieve relatiegame’ doen; b Verkoop van - aan seksuele gezondheid - gerelateerde gadgets (opbrengst naar het goede doel); b Het bezoeken van studentenactiviteiten en het betrekken van VO scholen en ROC's bij dit thema/deze actieweek. Naar schatting heeft de GGD-BZO >2500 mensen direct bereikt en ongeveer 10.000 mensen indirect. 3.3 Maatschappelijke activering Ook zonder een projectmanagement worden elk jaar tientallen, zo niet honderden initiatieven door bedrijven, instellingen en particulieren bedacht om zoveel mogelijk geld in te zamelen voor Serious Request. Maar er zijn ook bedrijven, instellingen en particulieren die juist expliciet geprikkeld moeten worden om een initiatief op te zetten. Daarbij is vanuit getracht een zo breed mogelijk maatschappelijk veld te bereiken. b Vanuit projectmanagement is invulling gegeven aan maatschappelijke stageplekken van middelbare scholieren. Zij hebben o.a. winkelcentra buiten de binnenstad bezocht met donatieboxen en promotiemateriaal; b Tientallen intakegesprekken met initiatiefnemers zijn gevoerd en gefaciliteerd (waar mogelijk is men proactief met ander initiatiefnemers in verbinding gebracht); b Inspireren van de regio en stad door ludieke acties via de website ‘kom in actie’ en free publicity (blogs, interviews, krantenartikelen) onder de aandacht te brengen. 3.4 De lokale economie een ‘boost’ geven In opdracht van de gemeente Eindhoven en CityDynamiek heeft Fontys Hogeschool Marketing Management een onderzoek uitgevoerd naar het effect van het Glazen Huis op de stad Eindhoven. Dit onderzoek gaat in op de volgende vraag: ‘’Wat is het effect van het Glazen Huis op Eindhoven met betrekking tot economie, toerisme en het imago van de stad?”
Dit is onderzocht door middel van marktonderzoek. Voor een uitvoerige beschrijving van het onderzoek(sopzet) wordt verwezen naar het Eindrapport “Effectmeting Glazen Huis 2010” (bijlage). Tevens heeft Citydynamiek een onderzoek laten uitvoeren naar de bezoekersstromen (bijlage). Hieronder enkele resultaten die uit de onderzoeken naar voren zijn gekomen: b In totaal heeft het Glazen Huis 199.569 bezoekers op de Markt getrokken (bron: onderzoek C&CB Analyzer SR 2010 m.b.t. bezoekersstromen); b De bezoekers van het Glazen Huis hebben voor, tijdens of na hun bezoek aan het Glazen Huis in totaal € 3,5 miljoen uitgegeven aan horeca. De horecagelegenheden in de directe omgeving van het Glazen Huis zoals op de Markt en in de Vrijstraat hebben een hogere omzet gegenereerd. De horeacagelegenheden buiten de directe omgeving van het Glazen Huis (zoals Stratumseind) hebben aangegeven geen stijgende omzet te hebben gehad. b De detailhandel in de stad heeft meer drukte in de winkel ervaren, maar geen hogere omzet. In totaal is er meer dan €5,7 miljoen besteed aan detailhandel (waarvan € 3,2 miljoen door de bezoekers van het Glazen Huis met een gemiddelde van €16 per persoon); b Er is geen sprake van extra hotelbezettingen. b Van de bezoekers kwam 66% speciaal naar Eindhoven voor het Glazen Huis; b Het grootste gedeelte van de bezoekers van het Glazen Huis (70%) komt uit Noord-Brabant. 30% van de bezoekers komt uit de rest van Nederland en een klein gedeelte uit België; b De bezoekers van het Glazen Huis geven Eindhoven een ruime voldoende, namelijk een 7,8; b 32% van alle bezoekers vindt dat het beeld van Eindhoven in positieve zin is veranderd. Ter nuancering van deze onderzoeksresultaten geldt dat de gestelde conclusies van de onderzoekers zijn gebaseerd op de resultaten van een interview met drie winkeliers, drie hoteliers en drie horeca-ondernemers. Dit onderdeel van het onderzoek lijkt daarom weinig betekenisvol. Dit wordt gesterkt door navraag bij een aantal winkeliers, warenhuizen en horeca-ondernemers rond de Markt, 18 Septemberplein en Stratumseind. Hieruit blijkt een fors hogere omzet. Dit ligt ook voor de hand gelet op de bezoekersaantallen. Conclusie m.b.t. verwachte resultaten We zijn tevreden met de behaalde resultaten qua bezoekersaantallen en de bestedingen aan horeca en detailhandel. Het is opvallend dat uit kwalitatief onderzoek blijkt dat detailhandel geen hogere omzet heeft ‘ervaren’, maar uit kwantitatief onderzoek blijkt dat de bezoekers van het Glazen Huis € 3,2 miljoen aan detailhandel hebben uitgegeven. Bovendien zijn bovenstaande cijfers vrijwel niet te vergelijken met de cijfers van voorgaande edities. Dit heeft met name te maken met verschil in onderzoeksopzet en de wijze waarop conclusies getrokken worden. Als je toch cijfers vergelijkt, betekent het dat Groningen (2009) meer bezoekers heeft aangetrokken (251.000) en het aantal mensen dat Breda in 2008 heeft bezocht (200.000 ) identiek is aan het aantal dat Eindhoven heeft bezocht. Daarnaast gaven de extra bezoekers in Groningen € 7,3 miljoen: Dit is meer dan in 2010 waar de bezoekers die speciaal naar Eindhoven voor het Glazen Huis zijn gekomen in totaal € 5,7 miljoen aan horeca en detailhandel heeft uitgegeven. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat met de “extra bezoekers” die in het Groningse onderzoek worden genoemd, hetzelfde wordt bedoeld als de ‘bezoekers van het Glazen Huis op de Markt’ uit het Eindhovense onderzoek. Maar zoals eerder gezegd, is het vergelijken met eerdere edities vrijwel onmogelijk aangezien de onderzoeksopzet erg verschilt.
4 Kosten Stichting CityDynamiek heeft in de aanloop naar het evenement de bidbook-bijdrage á € 175.000 (waarvan € 25.000 vanuit horeca en detailhandel binnenstad) beschikbaar gesteld. Daarnaast is vanuit de gemeente een faciliteringsbudget á € 75.000 beschikbaar gesteld. Dit budget was deels geraamd op de kosten waar de gemeente volgens de richtlijnen van 3FM zich aan diende te committeren. Dit kwam er grotendeels op neer dat voorzieningen zoals o.a. elektriciteit, water, aansluiting op het riool, afvalverwerking, toiletfaciliteiten publiek kosteloos beschikbaar gesteld dienen te worden. Ook kosten voor omleiding, bewegwijzering en afzettingen van het evenemententerrein waren conform de richtlijnen voor rekening van de gemeente. In het faciliteringsbudget waren ook kosten voor te nemen veiligheidsmaatregelen opgenomen. Door de overdonderende hoeveelheid acties die op alle overige pleinen hebben plaatsgevonden, is er externe capaciteit ingehuurd om het geheel te coördineren en faciliteren (o.a. door stroomfaciliteiten te leveren). Begroting faciliteringskosten gemeente Veiligheidsmaatregelen (o.a. crowdmanagement) Kosten richtlijnen 3FM Extra inzet Ergon (o.a. schoonmaak binnenstad) Diversen Totale kosten gemeente
€15.000 €50.000 €20.000 € 5.000 €90.000
De overschrijding van €15.000 (t.o.v. de geraamde 75.000,-) wordt gedekt vanuit de “meeropbrengst toeristenbelasting 2010”. Daarnaast heeft een aantal leveranciers door middel van sponsoring het totale bedrag aan kosten gedrukt. Sponsoring Afvalverwerking 3FM door Van Gansewinkel Schoonmaak door Ergon Onderzoek ‘effectmeting’ door Fontys Totale sponsoring
€10.000 € 4.500 € 3.000 €17.500
Bovendien heeft Citydynamiek vanuit haar eigen begroting (Eindhoven Winterstad) een wezenlijke bijdrage aan de realisering van het evenement beschikbaar gesteld. Dit bedrag is exclusief de bidbook-bijdrage. Extra kosten Citydynamiek Inhuur projectassistent Marketing en communicatie Extra inzet pleincoördinatie Totale kosten Citydynamiek
€ 40.000 € 20.000 € 20.000 € 80.000
Inzet ambtelijke uren Vanuit de ambtelijke organisatie is met enthousiasme en toewijding aan het evenement gewerkt. De uren t.b.v. het project zijn naast de reguliere werkzaamheden gemaakt of men heeft vanuit intrinsieke motivatie (o.a. het belang de stad) ‘een extra tandje bijgezet’. Een globale inzet van de ambtelijke uren is als volgt onderverdeeld: Projectleider 500 uur (5 maanden, gemiddeld 25 uur per week) Totaal ambtelijke inzet werkgroepen 500 uur Totale ambtelijke inzet 1000 uur ( gekapitaliseerd € 77.000)
5 Conclusie Concluderend kan gesteld worden dat doelstellingen zijn behaald. Er is een recordbedrag voor het goede doel ingezameld, het evenement is uitstekend gefaciliteerd, de stad Eindhoven heeft zich naar bezoekers en media-publiek positief geprofileerd, duizenden burgers uit onze regio zijn bewust gemaakt van het stille lijden rondom HIV/aids. De kosten voor het evenement zijn vrijwel binnen het geraamde budget gebleven. Rest ons niet anders te vermelden dat we trots zijn op de behaalde resultaten, de nieuwe verbindingen die zijn ontstaan door verschillende ludieke initiatieven aan elkaar te ‘knopen’ en hiermee op de organisatie –en verbindende kracht die Eindhoven aan de rest van Nederland heeft laten zien. Deze verbindingen hebben ook na het Glazen huis hun uitwerking. Organisaties die voorheen geen contact met elkaar hadden weten elkaar nu te vinden. Eindhoven blinkt niet alleen uit op innovatieve en duurzame technologie, maar laat dit ook zien op maatschappelijk vlak! Bijlagen: - onderzoek Serious Request Event 2010 m.b.t. bezoekersstromen; - onderzoeksrapport Effectmeting het Glazen Huis (inclusief bijagen)
