Evaluatie Rotterdam laat Open vrijdag 27 juni 2014 Juli 2014 Door Minke van Wingerden OFRC

Evaluatie Rotterdam laat Open vrijdag 27 juni 2014

Juli 2014 Door Minke van Wingerden OFRC

Evaluatie Rotterdam Laat Open 2014

Pagina 1

Vrijdag 27 juni 2014 vond de achtste editie plaats van Rotterdam Laat Open. In tegenstelling tot voorgaande edities, gaf het publiek nu aan dat ze het gevoel hadden dat er echt een event in de stad was. Dit kwam omdat er op een aantal plaatsen in het centrum gedurende de hele avond activiteiten waren met grote impact. Ondanks het feit dat er nauwelijks budget was voor communicatie is er met behulp van free publicity en social media veel aandacht gegenereerd. Het idee van vorig jaar om er een meerdaags evenement van te maken dat landelijk aandacht zou kunnen krijgen is helaas losgelaten. Misschien met behulp van het succes van de Kookgoot toch weer op te pakken voor een volgende editie? Het weer zat zeker mee deze editie. Helaas had Den Haag ook haar ’Late night shopping’ naar dezelfde avond verschoven. Het is moeilijk te meten of dit effect op onze bezoekers aantallen heeft gehad. Gelukkig was het een rustavond in het WK voetbal. Doelstellingen van de avond Meer bezoekers naar de binnenstad van Rotterdam trekken en Rotterdam als shop-stad promoten, om uiteindelijk de omzet voor de winkels en horeca te vergroten tijdens een extra lange koopavond. Hoe? Door het samenbrengen van ondernemers proberen activiteiten in het centrum te laten plaatsvinden met impact. Daarnaast aanmoedigen van ondernemers en filiaalmanagers om speciale acties en evenementen in de winkels/horeca te organiseren om meer bezoekers naar de winkels/horeca te trekken. Er moet een juiste balans ontstaan tussen activiteiten in de winkels en activiteiten op straat. Evaluatie Rotterdam Laat Open 2014

Pagina 2

Met behulp van de juiste communicatiemix zoveel mogelijk bezoekers weten te bereiken die verleid worden om naar het centrum komen. Zoeken naar de juiste samenwerkingspartners (win-win) die kunnen bijdragen aan de events maar ook de boodschap mee uit dragen.

Voorbereidingen en organisatie In april heeft OFRC een bijeenkomst georganiseerd met een aantal ondernemers en grootwinkelbedrijven om te inventariseren wat de wensen en mogelijkheden waren voor Laat Open 2014. Na deze eerste bijeenkomst zijn er werkgroepen gemaakt die elk een thema uit gingen werken, te weten: fashion, food, art en music & dance. Uitgangspunt was dat er geen budget beschikbaar was. Na een aantal bijeenkomsten bleek het idee voor de Kookgoot redelijk kansrijk te zijn. Er is gezocht naar funding om het geheel te realiseren en gelobbyd om uiteindelijk een vergunning te krijgen. Dit event is een prachtige showcase voor Rotterdam centrum. Ook voor het Binnenwegplein ontstonden als snel kansrijke concepten en ideeën, geheel gebaseerd op geen budget. Hiervoor werden vrij snel goede samenwerkingspartners gevonden. Realisatie werd een feit! De Korte Hoogstraat meldde zich aan met een lang terras. Op het laatste moment deed zich de kans voor een F1 Cityracing wagen op de Lijnbaan te plaatsen. Dit genereerde nog de nodige last minute publiciteit. Coordinatie en realisatie van Rotterdam Laat Open ligt bij de OFRC. Per project/activiteit was er een uitvoeringsverantwoordelijke. In het geval van de Kookgoot was dit Vivre productions. Het pop-up event op het Binnenwegplein werd hoofdzakelijk gerealiseerd door Nien Yu, winkeleigenaresse op het Binnenwegplein. De F1 wagen was een last minute actie die de OFRC kon realiseren in samenwerking met de VKV-groep. Zowel op de Korte Hoogstraat, winkels rondom WTC als op de Karel Doormanstraat hebben de ondernemers met elkaar gezorgd voor activiteiten in de straat. Acties van individuele detailhandel en horeca werden vermeld op de website en indien tijdig aangemeld ook op de flyer.


Pagina 3

Activiteiten in de Binnenstad Deze editie hebben we op een aantal plaatsen in het centrum gedurende de gehele avond activiteiten kunnen realiseren die echt impact hadden. Dit zorgde bij bezoekers voor een gevoel dat er echt iets gaande was in de stad. Ook kwam er nog een spontaan optreden langs van R’Unlimited dat niet was ingepland maar zeer gewaardeerd.  Koopgoot - Kookgoot  Binnenwegplein – pop-up podium voor Rotterdams talent, painting & expositie  Lijnbaan – F1 wagen met pittbabes  Rondom Bijenkorf – diverse tastings & modeshow  Rondom V&D – La Place en kookdemonstraties  Lijnbaan in leegstaand pand (79b) Willem de Kooning academie met modeproject Oude Westen  Door de stad pop-up optredens van R’Unlimited( onaangekondigd maar erg leuk), LijnB. Evaluatie Rotterdam Laat Open 2014

Pagina 4

     

Winkels WTC – optreden van muzikaal quartet Karel Doormanstraat – muziek en activiteiten op straat Venetië passage – outdoor presentatie Plaza – braderie Rotterdam.Info – optredens, goodiebags en shoproutes Afterparty en –borrel georganiseerd door Sfeerhoreca

Communicatiemix/in de media In tegenstelling tot voorgaande jaren was er dit jaar geen budget voor advertenties (metro, AD, Havenloods). Daarom was het nog belangrijker om free publicity te genereren en optimaal gebruik te maken van social media. De reguliere middelen zoals posters, deurhanger, flyer en website kon wel worden ingezet. Opvallend was dat er weinig posters in de etalages hingen. Deurhangers werden meer gebruikt. Een aantal winkels/horeca maakte zelf aankondigingen van acties en activiteiten en gebruikte hiervoor het bekende logo van Rotterdam Laat Open.      

  

Posters en deurhanger voor in de winkel en etalage Banner voor op de website OFRC had Laat Open in de handtekening gezet van mailberichten Flyers gemaakt voor in de winkels/horeca (deze keer niet eerder uitgedeeld bij stations en winkelstraten) Op de verkeersborden van aan en afvoerwegen rond Rotterdam tekst ‘winkels centrum tot 23.00 uur open’ Social media twitter en facebook Laat Open maar ook social media van de Lijnbaan en Koopgoot erbij betrokken en bureau binnenstad. Zeker mede dankzij de Kookgoot en Pop-up podium weer nieuwe publieksgroepen aangeboord. Website van ELLE magazine, Verkeersbureaus website. Website Rotterdam Laat Open werd voortdurend bijgewerkt met nieuwe acties en aanbiedingen. Foto’s waren niet altijd up tot date. Website is ook moeilijk leesbaar op telefoon; verbeterpunt! Free publicity print Uit-agenda, AD (3x) , Metro dankzij samenwerking met Sfeerhoreca, Stadskrant, Wegener huis-aan-huis bladen. RTV Rijnmond zowel radio als TV aandacht, interview Phoenix radio


Pagina 5

Reacties van ondernemers Bijna alle reacties van ondernemers zijn positief. Het valt op dat degene die een actie of activiteit hebben gepubliceerd extra goede omzetten scoren. Schoolvoorbeelden hiervan zijn Cos, De Bijenkorf en Monki. Monki merkt nog op dat de bekendheid van het event steeds beter wordt. Een aantal winkels geeft aan beter te hebben verkocht dan de collega’s in Den Haag met ook een late night shopping op dezelfde avond. Van Lier op de hoek van Coolsingel en Meent had een erg goede avond; kopend publiek tot 22.15 uur. UPC op de Lijnbaan en Mac Donalds op de Hoogstraat waren niet tevreden ze hadden een omzet lager dan vorig jaar. In de Hoogstraat waren ook geen activiteiten georganiseerd. Sabon had een goede avond maar zou erg graag een editie in december hebben omdat de maand is waarop het meest wordt gekocht. Kees van As (eigenaar van diverse winkels in het centrum) mopperde omdat het te druk was en de stad daardoor niet meer bereikbaar. Er stonden inderdaad files op de Karel Doormanstraat en Meent. Bestseller merkte op dat het in de stad erg druk en feestelijk was maar dat het uiteindelijke resultaat wat tegenviel. Bijenkorf en Hema hebben geplust t.o.v. vorig jaar. Evaluatie Rotterdam Laat Open 2014

Pagina 6

Het hek met ‘welkom in de Kookgoot’ banier kan de indruk hebben gewekt dat de Koopgoot niet toegankelijk zou zijn. Volgend jaar anders oplossen. Unilever is als externe partner en sponsor tevreden. Dit geldt ook voor de andere externe partners van De Bijenkorf die buiten gezamenlijk een ‘tasting’ hadden georganiseerd. De Bijenkorf merkt op dat de afdeling marketing (Bijenkorf) meer uit het event had kunnen halen. V&D Geeft aan dat klanten goed op de hoogte waren en het lekker druk was tot 23.00 uur.


Pagina 7

Partners Unilever, Hema, De Bijenkorf, OV Beursplein, Sfeer horeca, Mise en place, Hoge School Rotterdam, Rotterdam Partners, Rotterdam festivals, Gemeente Rotterdam, en diverse ondernemers waren partner in de totale organisatie. Om partners en sponsoren kennis te laten maken met de Kookgoot waren ze persoonlijk uitgenodigd een kijkje te komen nemen en een aantal muntjes voor de Kookgoot te komen afhalen bij de kassa.

Financiën Promovisique (aanpassen drukwerk, website) Drukkerij Domstad Verspreiding brieven en drukwerk Vergunning

€ 780,-€ 1245,-€ 420,-€ 205,--

Totaal

------------€ 2650,--

Kosten Kookgoot Bijdrages van OV Beursplein Gemeente Bijenkorf Hema Unilever


€ 33.747,-€ 10.000,-€ 7.000,-€ 4.132,23 € 2.500,-€ 5.000,--

Pagina 8

Aanbevelingen/ verbeterpunten voor de volgende editie Financiën  Tijdig (voor 1 september) ondersteuning aanvragen bij Rotterdam Festivals, Vivre productions gaat hiervoor een masterplan maken.  Wie is de financiële opdrachtgever van het totale event? Communicatie  Website aanpassen zodat inhoud ook beter leesbaar is op de telefoon. Speciale app maken.  Meer posters ophangen in de etalages van de winkels. Deurhangers hebben wat minder impact. In de aanloop naar het event nog beter zichtbaar zijn.  Proberen nog meer communicatiepartners te betrekken.  ‘Keuzestress’ omdat er veel wordt georganiseerd is het moeilijk 1 boodschap te zenden.  Persbericht gemaakt door Rotterdam Partners is prima opgepikt. Voor herhaling vatbaar! Event nog eerder aankondigen.  Rondje driehoek borden zou erg mooi zijn geweest.  Chapeau voor vermelding op verkeersborden bij entree Rotterdam ‘winkels centrum vanavond tot 23.00 uur open’.


Pagina 9

Organisatie  Wellicht nogmaals proberen er een meerdaags event van te maken. Kosten zitten vaak met name in het open afbouwen. Binnenwegplein zou het pop-up podium meerdere keren per jaar willen neerzetten.  Let op extra verkeersstromen, verstopping van de binnenstad voorkomen.  Nog meer partners betrekken bij event en communicatie (nu succesvol gewerkt met Willem de Kooning academie en Sfeer horeca, Unilever, Hema, Bijenkorf, Mise en Place & Koopgoot, Rotterdam Partners, Gemeente Rotterdam).  Nog meer muziek zorgt voor meer sfeer.  Onverwachte artiesten zorgden voor sfeer maar soms ook storend voor geplande programmering.  Vivre producties gaat voor 2015 een nieuw plan maken met diverse elementen voor het totale centrum. Dit wordt ingediend bij Festivals om ondersteuning te realiseren.


Pagina 10

Specifiek voor Kookgoot  Middendeel van de Koopgoot ook gezellig maken. Viel nu uit de toon.  Kookgoot het weekend laten staan! Kosten zitten meest in open afbouw.  Toegangshekken leken de Koopgoot te blokkeren. Anders oplossen.  Vip-deel Kookgoot realiseren.  Proberen het event wat eerder op gang te laten komen door bijvoorbeeld het organiseren van een borrel voor werknemers in het centrum.  Muntjesactie eerder aankondigen bij winkels zodat ze hierop in kunnen spelen/meedoen. Proberen aantal deelnemende winkels te vergroten.  Fijne restaurantjes, misschien nog aanvullen met espresso-karretje.  Verkoopmuntjes en menu’s waren niet voor alle bezoekers duidelijk, wellicht beter te communiceren met tafelkaartjes.  Bij entrees goede info plaatsen zodat iedereen snapt wat de bedoeling is en zich welkom voelt.  Wellicht nog iets drempelverlagend organiseren (rondgaan met kleine hapjes) om publiek uit te nodigen te Kookgoot te bezoeken.  Chefs die meedingen naar prijs de hele avond laten blijven om te koken. Wedstrijd genereerde persaandacht.  XXL-ipads tijdens events afgedekt daardoor was de uitleg onzichtbaar.  Meer losse afvalbakken plaatsen, vaste afvalbakken waren onbereikbaar.  Opbouwen overdag is ongezellig/onduidelijk voor bezoekers op dat moment.  Akoestische gitaar was een beetje iel t.o.v. andere muziek.

Conclusie Een zeer geslaagde editie van Rotterdam Laat Open met veel activiteiten op straat. Uiteindelijke coördinatie en realisatie van het geheel lag bij de Ondernemersfederatie Rotterdam City (OFRC). Voor deze editie speciaal dank aan Nadia Jongstra, stagiaire van Hogeschool Rotterdam.


Pagina 11


Pagina 12

Evaluatie Rotterdam laat Open vrijdag 27 juni 2014 Juli 2014 Door Minke van Wingerden OFRC

Recommend Documents