Evaluatie Rombout Verhulst, fase 1

Evaluatie Rombout Verhulst, fase 1 Definitieve versie Maart 2013 Stichting Pioneering

Voor vragen over deze evaluatie kunt u contact opnemen met: Robin de Graaf Universiteit Twente Postbus 217 7500 AE Enschede 053-4894883 [email protected]

1

Evelien Klasens Stichting Pioneering M.H. Tromplaan 28 7513 AB Enschede 053-4871775 [email protected]

1.

Inleiding ........................................................................................................................................... 3

2.

Kenmerken project .......................................................................................................................... 4

3.

Evaluatiecriteria............................................................................................................................... 5 Criteria volgend uit systems engineering ............................................................................................ 5 Criteria volgend uit projectmanagement beheersaspecten ............................................................... 6

4.

Resultaten van de evaluatie ............................................................................................................ 7 Systems engineering aspecten ............................................................................................................ 7 Eisenanalyse .................................................................................................................................... 7 Functionele analyse en allocatie ..................................................................................................... 7 Ontwerpen ...................................................................................................................................... 8 Verificatie ........................................................................................................................................ 8 Projectbeheersingsaspecten ............................................................................................................... 8 Beheersaspect “Geld” ..................................................................................................................... 8 Beheersaspect “Organisatie” .......................................................................................................... 8 Beheersaspect “Tijd” ..................................................................................................................... 10 Beheersaspect “Informatie” .......................................................................................................... 11 Beheersaspect “Kwaliteit” ............................................................................................................. 11

5.

Eindconclusie ................................................................................................................................. 11

2

1. Inleiding Voor het eerst is Systems Engineering (SE) in de Nederlandse woningbouw toegepast. In februari 2012 leverde woningcorporatie Beter Wonen Almelo het project Rombout Verhulstlaan op, een appartementencomplex voor 73 seniorenwoningen (fase 1) in Almelo. In dit document wordt het SE ontwikkelingsproces geëvalueerd. In hoofdstuk twee staat een omschrijving van de kenmerken van het project. In hoofdstuk drie wordt de methodiek beschreven en worden op basis van deze methodiek de evaluatiecriteria bepaald. Het document eindigt met een conclusie en aanbevelingen.

3

2. Kenmerken project Het project betreft de ontwikkeling van appartementencomplexen voor de doelgroep senioren. De kenmerken van het project staan hieronder: • • • • • • • • • •

Opdrachtgever: Beter Wonen, Almelo. Bouwer: Dura Vermeer Bouw Hengelo BV. Architect: De Witte van der Heijden Architecten, Enschede. Installateur: Unica, Hengelo. Constructeur: Bartels Ingenieurs voor Bouw & Infra, Enschede. De locatie vormt de overgang van buitengebied en de stad; veel ruimte, groen en de beek de Aa. Project bestaat uit 73 appartementen verdeeld over 2 blokken met in elk blok een atrium. De doelgroep is senioren. De kale huurprijs bedraagt 600 euro per maand; negen appartementen zitten boven de huurtoeslaggrens. Eind 2011 is het eerste blok opgeleverd, het tweede blok in februari 2012.

4

3. Evaluatiecriteria In het project is gebruik gemaakt van de principes van de methodiek systems engineering. Niet alle aspecten zijn volledig conform de SE theorie toegepast. Er kan dan ook gezegd worden dat er sprake is geweest van een lichte SE variant: SE-light. In dit hoofdstuk wordt de methodiek SE toegelicht en op basis daarvan worden evaluatiecriteria geformuleerd. Daarnaast is het project ook geëvalueerd aan de hand van de zogenaamde GOTIK beheersaspecten uit projectmanagement. Ook deze aspecten worden in de hoofdstuk toegelicht.

Criteria volgend uit systems engineering SE is een gestructureerde en geïntegreerde methodiek om het ontwikkelproces te stroomlijnen over de hele levenscyclus van een gebouw, van het prille idee tot en met beheer en onderhoud en uiteindelijk de sloop. De methodiek stamt uit de Verenigde Staten en wordt daar veel gebruikt. Sinds de jaren negentig is SE overgewaaid naar Nederland. Grote opdrachtgevers in de infrastructuur (Rijkwaterstaat en ProRail) stellen de methodiek al jaren verplicht voor al hun projecten. Hierdoor heeft de kennisontwikkeling over SE een forse impuls gekregen en beginnen opdrachtgevers in de woningbouw en de utiliteitbouw ook de mogelijkheden van deze methodiek te zien. De kern van SE is dat alle stappen in het ontwikkelingsproces zo transparant mogelijk worden gemaakt zodat het gehele proces beter bestuurbaar, beheersbaar en controleerbaar wordt. Die transparantie vraagt om een teaminspanning waarbij gebruik gemaakt wordt van elkaars kennis en kunde. Hierdoor worden risico’s blootgelegd en wordt de basis van goede samenwerking – vertrouwen – gecreëerd. De kern van SE is een iteratief model waarbij in een vaste volgorde naar een ontwerp wordt toegewerkt. Dit model staat hieronder toegelicht. De componenten uit dit model zijn gehanteerd als evaluatiecriteria.

Figuur 1 Het SE procesmodel

-

Eisenanalyse: in deze stap wordt de informatie uit de proces input stap vertaald in concrete eisen en wordt het programma van eisen gemaakt. Dus uit de grote hoeveelheid informatie volgt een gestructureerd programma van eisen. 5

-

Functionele analyse & allocatie: in deze stap wordt op een iets hoger abstractieniveau naar het project gekeken en staat vooral de functionaliteit centraal. Er wordt bepaald wat het systeem moet doen (functionaliteit) en hoe goed het dat moet doen (prestaties). Belangrijk in deze stap is dat oplossingsvrij wordt gedacht om de ontwerpruimte zo groot mogelijk te houden.

-

Maken ontwerp: in deze stap worden verschillende ontwerpvarianten bedacht, afgewogen en wordt er een keuze gemaakt voor een ontwerpvariant. Deze ontwerpvariant wordt in vervolgfasen verder uitgewerkt.

-

Verificatie/validatie: de gekozen ontwerpvariant wordt gecontroleerd of deze daadwerkelijk voldoet aan alle eisen (verificatie). Tevens wordt gecontroleerd of de gekozen variant nog aansluit op de verwachtingen van de stakeholders (validatie).

De onderdelen van dit model zijn als evaluatiecriteria gebruikt. Dus de eisenanalyse is geëvalueerd, de functionele analyse, etc.

Criteria volgend uit projectmanagement beheersaspecten Behalve op de systems engineering aspecten is het project ook geëvalueerd aan de hand van de beheersaspecten van projecten, de zogenaamde GOTIK aspecten. Dit staat voor:     

Geld: het beheersen van het budget Organisatie: het organiseren van het project zoals gekozen organisatievorm en contract Tijd: het verloop van het project in de tijd Informatie: de manier waarop informatie is uitgewisseld Kwaliteit: de kwaliteit van het bouwwerk

6

4. Resultaten van de evaluatie Het project is geëvalueerd op basis van de systems engineering aspecten en op basis van de projectmanagement beheersaspecten.

Systems engineering aspecten Eisenanalyse  In dit project is helemaal aan het begin uitgebreid geïnventariseerd welke beelden de afdelingen Vastgoed en Wonen/Klant/Markt binnen Beter Wonen hadden over het project. Hiervoor zijn interviews gehouden en is er een workshop geweest (georganiseerd en uitgevoerd door Pioneering). Ondanks dat het doel van het project, het ontwikkelen van senioren woningen, duidelijk was, bleek toch dat iedere afdeling behoorlijk verschillende ideeën had wat een seniorenwoning nu precies is. Het is goed geweest om dit vroegtijdig in kaart te brengen en af te stemmen. De verschillende afdelingen konden daarna met dezelfde verwachtingen aan het project beginnen. Als deze vroegtijdige inventarisatie er niet was geweest, had het risico bestaan dat halverwege het ontwerp traject pas zou blijken dat afdelingen sterk verschillende verwachtingen hadden. Dit had het ontwerp traject kunnen vertragen. Dus hoewel het inventariseren van de verwachtingen van de afdelingen wel enige tijd kost, verkleint dit het risico op vertraging verderop in het proces.  Eisen moeten beter beheerd worden. Tijdens vergaderingen kwamen nieuwe eisen naar voren. Deze werden op de tekeningen bijgeschreven i.p.v. in het document van het PvE. Het advies is dan ook om de eisen gestructureerd te blijven verwerken in één programma van eisen. Aan te raden is om één persoon verantwoordelijk te maken voor het pve (een chefpve), bij voorkeur vanuit de afdeling Wonen. Op deze manier worden alle eisen verwerkt en staan ze allemaal op één logische plek.  Beter Wonen heeft een eigen technisch bestek. Dit bestek is het resultaat van jarenlange ervaring en hierin zijn producten en details weergegeven. Suggestie is om het bestek, daar waar mogelijk, functioneel te gaan beschrijven. Hierdoor kan wellicht beter de kracht uit de markt worden gehaald (er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden). Functionele analyse en allocatie  In het project is zoveel mogelijk vanuit de functionaliteit gekeken. Voor iedere eis werd bijvoorbeeld gekeken naar de functie van een eis. Er werd bijvoorbeeld niet in eisen vastgelegd dat er een berging moest komen van xm2, maar de functionaliteit werd omschreven. Er werd dus vastgelegd dat de berging twee fietsen en een werkbank moest kunnen stallen.  Op enkele punten kan van tevoren de functionaliteit nog beter bekeken worden. Bijvoorbeeld in de eerste concepttekeningen van de architect was een atrium getekend. Dat atrium is uiteindelijk ook gerealiseerd, maar een echte functie is nooit gedefinieerd van tevoren. Beide atria doen nu dienst als bijeenkomstruimten voor de bewoners. Het advies is om bij ontwerpbeslissingen ook goed na te denken over de functionaliteit.  Het is goed om de eisen te koppelen aan objecten, bijvoorbeeld alle eisen m.b.t. toilet koppelen aan het object “toiletruimte”. Dit levert structuur. Aanvullend is het goed om deze objecten kritisch te analyseren om te voorkomen dat eisen vergeten worden.

7

Ontwerpen  In het begin van het project is (SO niveau), in lijn met de principes van SE, begonnen met verschillende alternatieve ontwerpen op SO niveau. Vervolgens heeft Beter Wonen aan de hand van een multi-criteria-analyse het beste ontwerp geselecteerd. Dit is volledig in lijn met SE: alternatieven genereren en deze gestructureerd afwegen en een keuze maken. Voor opvolgende fasen (VO/DO) is dat niet gebeurd. Daar wijkt het project dus af van de SE principes. Besloten is om één alternatief verder uit te werken. De VO-fase is hierop geoptimaliseerd naar een DO. In de DO-fase stond het ontwerp vast.  In dit project, en dan vooral in het begin, is het ontwikkelteam te veel uitgegaan van de concepten van de architect. De schetsen van de architect waren behoorlijk sturend. Het concept van de aannemer is later meer ingepast en leverde winst in bouwbaarheid (detail, bouwsnelheid, financiën) op. Verificatie Verificatie komt voor in twee categorieën. De eerste is ontwerpverificatie. Dit is het aantonen met bewijs dat het ontwerp exact in lijn is met het programma van eisen. De ontwerper toont bijvoorbeeld met berekeningen aan dat het gebouw voldoet aan energielabel A. De tweede categorie is de uitvoeringsverificatie. Hiermee wordt bedoeld dat getoetst wordt of het gerealiseerde product voldoet aan a) het programma van eisen en b) aan het ontwerp. T.a.v. de uitvoeringsverificatie heeft Beter Wonen in overleg met de bouwer een keurplan opgemaakt voor het verifiëren van eisen.

Projectbeheersingsaspecten Behalve op SE aspecten is het project ook geëvalueerd op de project beheersingsaspecten: Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit (GOTIK). Deze worden hieronder besproken. Beheersaspect “Geld” Het project is binnen budget opgeleverd. Daarbij was het budget gemaximaliseerd omdat het in dit project om sociale woningbouw gaat. Dit stelt eisen aan de maximaal te stellen huurprijs en daarmee dus aan de maximale investeringskosten. Toch is het project binnen budget gebleven zonder dat dit ten koste is gegaan van de kwaliteit. De bewoners hebben ook aangegeven naar tevredenheid te wonen in het complex. Conclusie: Vanuit het oogpunt van budgetbeheersing en besteding van middelen is dit project succesvol te noemen. Beheersaspect “Organisatie” Interne organisatie Binnen Beter Wonen is het team Wonen als intern opdrachtgever opgetreden. Deze afdeling is daarbij vanaf het prille begin en tijdens projectvergaderingen betrokken geweest in het project. Deze afdeling had tevens contact met de klankbordgroep (zie verderop in deze evaluatie). Het betrekken van het team Wonen heeft geleid tot een beter (verhuurbaar) product. Hierdoor wordt ook het programma van eisen completer. Ook is een marktanalyse uitgevoerd van tevoren. Hieruit bleek een bepaalde behoefte aan doelgroep en woningtype. Er is gebouwd naar behoefte. Doordat de afdeling Wonen in een nieuwe rol zat als opdrachtgever, kwamen er ook nieuwe activiteiten voor hen naar 8

voren; bijvoorbeeld het opstellen van een pve. Gedurende de uitvoering kwamen nog nieuwe eisen naar voren. Het is van belang dat alle eisen op voorhand helder zijn van alle belanghebbenden, naarmate een project vordert, worden de mogelijkheden om grote aanpassingen te doen kleiner. Conclusies: 



Het is een goede keuze geweest om team Wonen expliciet als intern opdrachtgever aan te stellen en ook de invloed en betrokkenheid daar op aan te passen. De medewerkers van de afdeling Wonen kijken namelijk op een andere manier naar het project dan de medewerkers van de afdeling Vastgoed. Voor het project is het goed dat er vanuit meerdere perspectieven naar het project wordt gekeken. Dit leidt tot een beter (verhuurbaar) product. Er moet tussen de afdelingen Vastgoed en Wonen overeenstemming zijn over de momenten in het proces waarin nog (grote) aanpassingen kunnen worden gedaan. Vooral beslissingen die direct van invloed zijn op de hoofdstructuur van het gebouw en/of de omvang van het gebouw moeten vroegtijdig worden gemaakt.

Organisatie van de zakelijke projectpartijen De projectorganisatie van het project volgt uit de contractvorm. Er is gekozen voor een variant op een bouwteamconstructie. De opdrachtgever heeft hierbij contracten gesloten met de architect, de constructeur en de bouwer. De installateur is onderaannemer van de bouwer. Er is voor de ontwerpfase gebruik gemaakt van een ontwikkelovereenkomst tot en met het Definitief Ontwerp. Na deze ontwikkelovereenkomst volgde de aannemingsovereenkomst. Voor alle partijen lag de mogelijkheid om afscheid te nemen na afloop van de ontwikkelovereenkomst (afstandsverklaring). Hiervan is geen gebruik gemaakt. Op verzoek van Beter Wonen heeft de bouwer tevens de ontwerpverantwoordelijkheid op zich genomen na het DO. Daarmee was de bouwer verantwoordelijk voor eventuele fouten in het ontwerp en eventuele gevolgschade daarvan. De verschillende partijen zijn allen vanaf het prille begin betrokken geweest en hebben allen gelijke inbreng gehad in het project. Alle partijen vonden de gekozen contractvorm en organisatiestructuur goed. De projectleider van Beter Wonen vindt deze constructie prettig omdat hij inzake de opdrachtnemers één aanspreekpunt heeft. De opdrachtnemers vinden de constructie prettig omdat ze vanaf het prille begin betrokken zijn en hebben kunnen meedenken. Dit heeft geleid tot een beter uitvoerbaar en goedkoper ontwerp. Tevens vermindert het risico’s van o.a. meerkosten, vertragingen en kwaliteitsverlies. Doordat expertise van verschillende disciplines in een vroeg stadium aan tafel zitten (en ook ingebracht wordt) wordt een beter eindresultaat behaald. Conclusies:  



De in het project gekozen contract- en organisatievorm wordt door de deelnemers als positief ervaren. Bij de gekozen contract- en organisatievorm is het van belang dat de deelnemende partijen in staat zijn om ook mee te denken vanaf het begin. In dit project ging dat goed, maar niet alle partijen in de bouw zijn daartoe in staat vanwege het feit dat men nog te traditioneel denkt en werkt. Beter Wonen moet hiermee rekening houden bij de selectie van partijen. Vanuit het project geredeneerd is het goed geweest dat de opdrachtnemer na het DO de ontwerpverantwoordelijkheid op zich heeft genomen. In principe is dit namelijk de partij die 9



deze verantwoordelijkheid het beste kan dragen en de bijbehorende risico’s het beste kan inschatten. Het werken in een bouwteam heeft in dit project duidelijk voordelen gehad voor alle partijen. Het plan werd continu door alle partijen gedragen en een ieder wist dat hun expertise voldoende verwerkt was. Door inbreng van de bouwer werd het ontwerp in een vroegtijdig stadium iets aangepast waardoor repeterende delen ontstonden die de bouwer makkelijker kon realiseren.

Organisatie van de omgevingspartijen In het project heeft Beter Wonen veel interactie gezocht met omwonenden, toekomstige gebruikers, nutsbedrijven, brandweer, de VAC, de gemeente en andere relevante partijen. Zo was er een klankbordgroep om omwonenden, de VAC en toekomstige gebruikers te betrekken. Daarnaast zijn gemeente, nutsbedrijven en brandweer ook vroegtijdig benaderd. Doel was om de eisen en wensen, evenals kennis en ervaringen van deze partijen te inventariseren en waar mogelijk mee te nemen in het ontwerp. Daarnaast was een doel om weerstand te verminderen. Conclusie:    

de deelnemers aan de klankbordgroep hebben hun betrokkenheid als positief ervaren brandweer en gemeente waren ook tevreden over de vroegtijdige betrokkenheid de eisen en wensen van de brandweer hebben tot een aangepast en verbeterd ontwerp geleid in een vroegtijdig stadium de interactieve werkwijze heeft een positieve bijdrage gehad in dit project

Overige organisatieaspecten  Selectie van partijen in vroege fase en op basis van een SO wordt als positief ervaren door alle partijen. Als gebruik gemaakt wordt van een SO is er voldoende kader om aanbiedingen van opdrachtnemers met elkaar te vergelijken. Tevens biedt een SO nog voldoende ruimte voor inbreng van opdrachtnemers.  In het ontwikkelteam was team Wonen vertegenwoordigd om mee te denken over het project. Gezien hun contact met huurders konden zij waardevolle inbreng leveren waarmee het project beter aansluit op de wensen van toekomstige huurders. Beheersaspect “Tijd” Het project zou in februari 2012 opgeleverd worden. Deze opleverdatum is ruimschoots gehaald. Sommige appartementen waren al drie maanden eerder opgeleverd. Daarnaast is de ontwerpfase in bijzonder korte tijd afgerond. Van het eerste idee tot en met het definitieve ontwerp heeft minder dan een jaar geduurd. Conclusie  

Het gehele project is ruimschoots binnen de planning opgeleverd De ontwerpfase heeft bijzonder kort geduurd voor een project van dergelijke omvang

10

Beheersaspect “Informatie” In het project is op verschillende manieren omgegaan met informatie. Allereerst werd informatie uitgewisseld tijdens projectvergaderingen. Deze vonden eens per drie weken plaats. Deze frequentie biedt voldoende ruimte om werkzaamheden uit te voeren en zorgt er tevens voor dat er enige druk op de planning blijft. Vergaderingen waren ruim van tevoren ingepland en altijd op dezelfde dag en locatie. Tijdens de vergadering werden de projectzaken besproken en werden beslissingen genomen. Deze werkwijze werd door de deelnemers als positief ervaren. Buiten de vergaderingen om overlegden projectdeelnemers ook, maar dan ging het meer over detailzaken. Ook is met externen veel overleg gevoerd en informatie uitgewisseld; met technische partners, de gemeente, het VAC, een klankbordgroep en omwonenden. Daarnaast was het programma van eisen een belangrijk informatiedocument. Het pve is aan het begin zeer zorgvuldig opgezet. Echter, daarna is het pve onvoldoende bijgewerkt en bijgehouden en zijn terloops aanvullende eisen ontstaan. Conclusies  

Frequentie en opzet van projectvergaderingen werd als positief ervaren Programma van eisen zou continu en beter bijgewerkt moeten worden. Hiervoor zou een chef-pve voor kunnen worden aangesteld. Het beste is om deze vanuit het team Wonen aan te stellen. Zij is namelijk intern opdrachtgever en het meeste gebaat bij een goede verwerking van de eisen.

Beheersaspect “Kwaliteit” Het project heeft de krant gehaald vanwege het lage aantal opleverpunten (minder dan 2 per appartement). Van de bewoners komen ook vooral positieve reacties. Wel zou het goed zijn om de kwaliteit en de tevredenheid van de bewoners te blijven monitoren, ook over een wat langere periode. Dat wordt in de praktijk ingevuld d.m.v. periodieke overleggen met de bewonerscommissie en na een jaar zullen de bewoners benaderd worden door de VAC over hun woning en woonomgeving. Vervolgprojecten kunnen hiervan profiteren.

5. Eindconclusie Het project is niet voor 100% volgens de basisprincipes van SE uitgevoerd. Er was sprake van een lichte SE variant waarbij sommige SE principes meer en andere wat minder zijn toegepast. Dat het project binnen budget, tijd en met goede kwaliteit is opgeleverd is, is te verklaren doordat er vanaf het prille begin van het project sprake was van een goede combinatie van systems engineering principes, projectmanagement, het werken in een bouwteam en het activeren van de omgeving. De volgende punten worden aanbevolen bij nieuwe ontwikkelingen: 

actualiseren en bijhouden van het programma van eisen;



werken met klankbordgroepen;



in bouwteam werken (i.p.v. traditionele aanbestedingen);



marktanalyses uitvoeren en bouwen naar behoefte.

11