Jurnal Ekonomi MODERNISASI Fakultas Ekonomi – Universitas Kanjuruhan Malang http://ejournal.ukanjuruhan.ac.id
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN AGUNAN PADA PERUM PEGADAIAN Rita Indah Mustikowati Abstrak : Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis guna mengetahui pengendalian intern yang efektif untuk diterapkan pada Perum Pegadaian. Penelitian dilakukan di Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang, Jalan Bondowoso No. 31 Malang yang mempunyai prospek yang baik untuk kemajuan dan perkembangan Perum Pegadaian. Sumberdata terdiri dari data kualitatif dan kuantitatif. Teknik pengumpulan data wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik Analisa data, Dalam menganalisis data, digunakan metode diskriptif analisis. Hasil dari penelitian ini adalah Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang dalam menjalankan aktivitas menghadapi masalah yaitu pengendalian intern atas penerimaan dan penyimpanan agunan belum efektif. Penyebab masalahnya adalah adanya perangkapan tugas di bagian penaksir dan formulir yang berhubungan dengan penyimpanan agunan atau barang jaminan belum lengkap. Pemecahan yang diusulkan meliputi memperbaiki struktur organisasi melalui pemisahan tugas dan tanggung jawab secara jelas agar nantinya tidak terjadi kesalahan atau kecurangan sehingga penerimaan dan penyimpanan agunan dapat berjalan dengan baik dan efektif, serta melengkapi formulir yang berhubungan dengan penyimpanan agunan. Kata Kunci: Sistem Pengendalian Intern, Penerimaan dan Penyimpanan Agunan
Perusahaan umum pegadaian merupakan suatu lembaga pemerintah yang bergerak di bidang jasa penyaluran uang pinjaman kepada masyarakat. Perusahaan umum pegadaian mempunyai peranan penting dalam memberikan pelayanan atau jasa kredit dalam menyalurkan uang pinjaman atas dasar hukum gadai dengan cara yang mudah, cepat dan aman. Pegadaian sejak dini harus dapat mempersiapkan diri dengan mengambil langkah yang tepat dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat dengan lembaga atau badan usaha lain seperti BPR dan Koperasi yang juga memberikan pelayanan yang sejenis, yaitu dengan cara antisipasi. Banyak cara yang dilakukan perusahaan untuk melakukan antisipasi antara lain melalui peningkatan terhadap sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern Rita Indah Mustikowati, Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Kanjuruhan Malang
106
107 MODERNISASI, Volume 5, Nomor 2, Juni 2009 memegang peranan sangat penting dalam mengkoordinasikan, merencanakan dan mengontrol berbagai aktivitas yang dilaksanakan dalam suatu organisasi atau perusahaan dengan tujuan untuk mendorong efisiensi di dalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan perusahaan. Kelangsungan hidup perusahaan salah satunya tergantung dari pengelolaan manajemen yang baik. Faktor pimpinan dalam manajemen merupakan elemen yang sangat penting dalam pengelolaan dan pengambilan keputusan yang tepat melalui sistem pengendalian intern. Untuk dapat terlaksananya suatu pengendalian intern yang memuaskan harus meliputi struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat, adanya sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik sehingga dapat dilakukan pengamanan yang cukup terhadap harta, utang, pendapatan dan biaya. Pentingnya pengendalian intern bagi suatu perusahaan adalah untuk menjaga dan mencegah terjadinya kecurangan serta mengurangi kemungkinan kesalahan yang terjadi selama menjalankan aktivitas. Salah satu langkah antisipasi yang dilakukan oleh Perum Pegadaian dalam meningkatkan sistem pengendalian intern serta meningkatkan pelayanan sebagai wujud tanggung jawab kepada nasabah adalah peningkatan kualitas penerapan pengendalian intern atas penerimaan dan penyimpanan agunan. Hal ini bertujuan untuk menjaga dan mencegah terjadinya kecurangan dalam penyimpanan agunan karena begitu banyak jumlah dan jenisnya. Oleh karena itu perlu diketahui sejauhmana usaha yang dilakukan Perum Pegadaian dalam menerapkan pengendalian atas penerimaan dan penyimpanan agunan. Hal ini sangat diperlukan untuk mencegah terjadinya pegadaian gelap, riba, praktik ijon serta pinjaman yang tak wajar lainnya yang kemungkinan besar kurang memperhatikan hal-hal yang berkaitan dengan masalah tersebut. Dengan demikian perum pegadaian berusaha semaksimal mungkin untuk menciptakan eksistensi dan memberikan suatu kesan yang baik kepada pelanggan antara lain dengan cara memberikan pelayanan yang baik, merawat barang agunan serta bertanggung jawab terhadap keutuhan barang agunan sehingga segala kegiatan yang dilakukan oleh Perum Pegadaian semakin mendapat kepercayaan dari masyarakat. Berdasarkan latar belakang masalah tersebut di atas, maka permasalahan yang dikemukakan dalam penelitian ini adalah : bagaimana penerapan pengendalian intern atas penerimaan dan penyimpanan agunan pada Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang.
METODE PENELITIAN Penelitian ini merupakan penelitian survey untuk membantu Perum Pegadaian dalam pembuatan keputusan-keputusan bisnis dalam menerapkan pengendalian intern atas penerimaan dan penyimpanan agunan. Penelitian dilakukan di Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang, Jalan Bondowoso No. 31 Malang yang mempunyai prospek yang baik untuk kemajuan
Rita Indah Mustikowati, Evaluasi Sistem Pengendalian Intern ….. 108
dan perkembangan Perum Pegadaian. Sumberdata terdiri dari Data kualitatif dan Data kuantitatif. Teknik pengumpulan data wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik Analisa data, Dalam menganalisis data, digunakan metode diskriptif analisis. Diskriptif yaitu cara mengungkapkan masalah-masalah atau peristiwa sebagaimana adanya, sehingga bersifat untuk mengungkapkan fakta agar memperoleh gambaran yang sejelas-jelasnya dan selengkap mungkin.
HASIL DAN PEMBAHASAN Masalah yang ada pada Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang adalah kurang efektifnya pengendalian intern atas penerimaan dan penyimpanan agunan. Adapun penyebab dari timbulnya permasalahan di atas adalah : a. Struktur organisasi yang ada masih terdapat tumpang tindih dalam pembagian tugas. Antara jumlah karyawan dengan tanggung jawab yang diberikan tidak seimbang sehingga terjadi perangkapan tugas. Perangkapan tugas ini terjadi pada bagian penaksir yang mempunyai tugas menerima barang jaminan, menetapkan nilai taksiran dan besarnya uang pinjaman, menerbitkan surat bukti kredit dan melakukan pencatatan pada buku penerimaan barang jaminan. b. Formulir yang berhubungan dengan penyimpanan barang jaminan yakni Formulir Permintaan Kredit (FPK) masih belum lengkap. Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang terjadi perangkapan tugas yaitu bahwa pada bagian penaksir hanya dilakukan oleh satu orang saja yang bertugas menerima barang jaminan, menetapkan nilai taksiran, menerbitkan surat bukti kredit dan melakukan pencatatan pada buku penerimaan barang jaminan. Sedangkan untuk formulir yang berhubungan dengan penyimpanan barang jaminan belum mencantumkan tempat penyimpanan barang jaminan secara tepat sehingga dibutuhkan waktu yang lama pada saat pengambilan barang jaminan. Adapun contoh formulir permintaan kredit (FPK) Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang dapat dilihat pada gambar.
109 MODERNISASI, Volume 5, Nomor 2, Juni 2009 Gambar 1 Formulir Permintaan Kredit Untuk Diri Sendiri / Kuasa Orang Lain*)
Cabang : ........................................
Nama Alamat
: : :
Pekerjaan (diberi tanda X )
:
No. Kode : ................
............................................................ ................................................................................. ................................................................................. P Petani/peternak D Dagang
N Nelayan
I Industri kecil (B/J)
Karyawan/ABRI/
K Pekerja
L Lain-lain
Besarnya kredit yang diminta : Rp. ................................................. Akan digunakan untuk : ................................................................................................ Saat ini masih mempunyai pinjaman dari pegadaian : ya/tidak Golongan
No. SBK
Petugas Penerima BJ
Yang mengajukan/kuasa
.................................. Nama terang
................................ Nama terang
Keterangan Mengenai Barang Jaminan
Taksiran Uang Pinjaman Taks : Rp. ......................... UP : Rp. ......................... Tgl. Penaksir / KPK
Sumber : Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang. Dengan adanya bukti masalah tersebut maka perlu dilakukan perbaikan terhadap Sistem Pengendalian Intern yang efektif melalui pemisahan wewenang dan tanggung jawab yang jelas serta melengkapi formulir yang berhubungan dengan penyimpanan barang jaminan. Dengan adanya perangkapan tugas dapat menimbulkan kekeliruan atau kesalahan penomeran terhadap barang jaminan sehingga mengakibatkan tertukarnya barang jaminan yang menyangkut jenis dan jumlah barang jaminan. Selain itu dengan adanya formulir yang berhubungan dengan penyimpanan agunan belum lengkap dapat mengakibatkan kesulitan pada waktu pengambilan
Rita Indah Mustikowati, Evaluasi Sistem Pengendalian Intern ….. 110
barang jaminan sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk mencarinya. Sehubungan dengan permasalahan pada Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang, maka diusulkan pemecahan masalah dengan langkah-langkah sebagai berikut : a. Pemisahan wewenang dan tanggung jawab yang jelas Untuk mengatasi masalah perangkapan tugas dibagian penaksir, maka peneliti memberikan usulan perbaikan agar dalam struktur organisasi pada Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang perlu diadakan proses pemisahan, dimana perlu dibentuk adanya penaksir I dan penaksir II. Dalam hal ini penaksir I melaksanakan tugasnya yaitu menerima barang jaminan dan menentukan besarnya uang pinjaman. Sedangkan penaksir II bertugas menerbitkan SBK dan melakukan pencatatan pada buku penerimaan barang jaminan (BPBJ). Dengan adanya struktur organisasi yang telah memisahkan tanggung jawab fungsional dengan jelas diharapkan dapat mencegah terjadinya kecurangan dan mengurangi kesalahan yang terjadi, sehingga penerimaan dan penyimpanan agunan akan berjalan dengan baik dan efektif. Adapun contoh struktur organisasi yang diusulkan oleh peneliti adalah sebagai berikut : Gambar 2 Struktur Organisasi Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang
Manager Cabang
Penaksir
Penaksir I
Kasir
Pemegang Gudang
Penyimpan Barang Jaminan
Penaksir II
Sumber : Usulan peneliti Dengan adanya proses pemisahan bagian penaksir maka akan berdampak pula terhadap bagan alir penerimaan agunan, dengan begitu perlu di adakan perbaikan terhadap bagan alir penerimaan agunan. Adapun usulan perbaikan bagan alir tersebut adalah sebagai berikut :
111 MODERNISASI, Volume 5, Nomor 2, Juni 2009 Gambar 3 Bagan Alir Penerimaan Agunan di Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang N a sa b a h
P en a k sir I
S ta rt
P e n a k sir II
F o t o co p y K T P id entitas lain
F o to co p y K T P /id entitas lain
M e na k sir B J d a n m ene ntu k a n U P
2
B e rsam a d eng an B J U P d ise tu ju i
B e sarnya U P
B ersa m a d e ng an B J
F o to co p y K T P id e ntit as lain
B e rsam a d e ng an B J
1 B e sa rnya U P U P tid ak d ise tu ju i M enyetu ju i U P
no
M e m berik an FP K
ye s
U P t id a k d isetu ju i
U P d ise tu ju i
1
2
M eng em balik a n fo to co p y K T P / id ent ita s la in d an B J
FPK
F o t o co p y K T P / id entitas lain
B ersa m a d e ng an B J
F o t o co p y K T P / id entitas lain F P K terisi FPK B ersam a d eng a n B J S e lesai
M e m e rik sa k eleng k a p an d an k e benara n p eng isian F P K , m ena nd ata ng ani FPK
M e ng isi d an m ena nd ata ng ani FPK
F P K terisi FP K te rt and a tang a ni N M e m bu a t d an m eng isi S B K S B K (1 ) asli S B K (2 ) d w ilip a t
S B K (1 ) a sli S B K (2 ) d w ilip at
1
Lanjutan :
Bagan Alir Penerimaan Agunan di Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang
Rita Indah Mustikowati, Evaluasi Sistem Pengendalian Intern ….. 112
Nasabah
Kasir
PenaksirII
Gudang
4 SBK(1) asli ditandatangani
1
SBK(1) asli ditandatangani Kitir (2)
SBK(2) dwilipat ditandatangani
SBK(1) asli SBK(2) dwilipat
Menandatangani SBK(1) asli SBK(2) dwilipat
FPK ditandatangani
Mencoret padabagian tanggal jatuhtempo, besarnyaUPdan mencatat kebukukredit
Menyobekbagian kitir padabadan SBK(2) dwilipat
Bersama denganBJ
SBK(1) asli ditandatangani yangsudahdicoret
SBK(1) asli ditandatangani
SBK(2) dwilipat ditandatangani
diserahkan kepada kasir
SBK(1) asli ditandatangani badanSBK(2) dwilipat ditandatangani
BPBJ Kitir (2) 3
FPK ditandatangani
Bersama denganBJ Bersama dengan uang
Buku Kredit (BK)
Buku Gudang (BG) T
T SBK(1) asli ditandatangani yangsudahdicoret
Mencatat pemasukan barangkeBuku Gudang
Bersama dengan uang
3
N
T Selesai 4 Keterangan: UP =UangPinjaman BJ =BarangJaminan FPK =Formulir PermintaanKredit SBK =Surat Bukti Kredit BK =BukuKredit BG =BukuGudang BPBJ=Bukti PenerimaanBarang Jaminan
Sumber : Usulan Peneliti b. Melengkapi formulir yang berhubungan dengan penyimpanan agunan Formulir yang berhubungan dengan penyimpanan agunan atau barang jaminan (formulir permintaan kredit/FPK) harus dilengkapi yaitu pada formulir tersebut dicantumkan di gudang mana tempat barang jaminan tersebut disimpan. Dalam hal ini peneliti mengusulkan bahwa dalam FPK perlu adanya penambahan keterangan tempat penyimpanan barang jaminan yaitu G/K. Dimana G untuk penyimpanan agunan di gudang dan K untuk tempat penyimpanan agunan pada barang kantong. Adapun contoh formulir yang diusulkan adalah sebagai berikut :
113 MODERNISASI, Volume 5, Nomor 2, Juni 2009 Gambar 4 Formulir Permintaan Kredit Untuk diri sendiri/kuasa orang lain *) No. : ............... Cabang : .......................................
Nama Alamat
: : :
Pekerjaan (diberi tanda X )
:
No. Kode : ..................
............................................................ ................................................................................. ................................................................................. P Petani/peternak
K Nelayan
I Industri kecil (B/J)
D Dagang
N Karyawan/ABRI/ Pekerja
L Lain-lain
Besarnya kredit yang diminta : Rp. ................................................. Akan digunakan untuk : ................................................................................................ Saat ini masih mempunyai pinjaman dari pegadaian : ya/tidak Golongan
Petugas Penerima BJ
Yang mengajukan/kuasa
G
.................................. Nama terang
................................ Nama terang
No. SBK
K
Keterangan Mengenai Barang Jaminan
Taksiran Uang Pinjaman Taks : Rp. ........................ UP : Rp. ........................ Tgl. Penaksir / KPK
*) Coret yang tidak perlu Sumber : Usulan Peneliti Dengan melengkapi formulir yang berhubungan dengan agunan tersebut, diharapkan akan memudahkan pada saat penyimpanan maupun pengambilan barang jaminan. Hasil yang Diharapkan Dari pembahasan hasil penelitian tersebut di atas, apabila pihak perusahaan benar-benar melaksanakan pemecahan masalah seperti yang telah diajukan penulis, maka hasil yang diharapkan adalah : a. Dapat meningkatkan kepercayaan nasabah pada Perum Pegadaian serta didukung dengan kepercayaan terhadap barang yang dijaminkan agar tetap dalam keadaan utuh dan baik.
Rita Indah Mustikowati, Evaluasi Sistem Pengendalian Intern ….. 114
b. Dapat meningkatkan jumlah nasabah dan julmah uang pinjaman yang diberikanpun dapat meningkat. c. Perum Pegadaian lebih dapat mempertahankan dan memperluas daerah pelayanannya. d. Perum Pegadaian dapat dijadikan sebagai alternatif yang baik bagi nasabah yang membutuhkan dana dengan cara menjaminkan barang berharga atau lainnya sehingga dapat membantu memperlancar proses perekonomian masyarakat. KESIMPULAN 1. Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang dalam menjalankan aktivitas menghadapi masalah yaitu pengendalian intern atas penerimaan dan penyimpanan agunan belum efektif. 2. Penyebab masalahnya adalah adanya perangkapan tugas di bagian penaksir dan formulir yang berhubungan dengan penyimpanan agunan atau barang jaminan belum lengkap. 3. Dalam mengatasi masalah yang dihadapi oleh Perum Pegadaian Cabang Dieng Malang, maka langkah pemecahan yang diusulkan adalah: a. Memperbaiki struktur organisasi melalui pemisahan tugas dan tanggung jawab secara jelas agar nantinya tidak terjadi kesalahan atau kecurangan sehingga penerimaan dan penyimpanan agunan dapat berjalan dengan baik dan efektif. b. Melengkapi formulir yang berhubungan dengan penyimpanan agunan. 4. Dengan adanya langkah pemecahan tersebut, maka hasil yang diharapkan adalah : a. Dapat meningkatkan kepercayaan nasabah pada Perum Pegadaian serta didukung adanya kepercayaan terhadap barang yang dijaminkan tetap dalam keadaan utuh dan baik. b. Perum Pegadaian dapat meningkatkan jumlah nasabah. c. Perum Pegadaian dapat dijadikan sebagai alternatif yang baik bagi nasabah yang membutuhkan dana dengan cara menjaminkan barang berharga atau lainnya sehingga dapat membantu memperlancar proses perekonomian masyarakat. SARAN 1. Dalam meningkatkan efektivitas organsiasi, sebaiknya Perum Pegadaian melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab secara jelas agar nantinya tidak terjadi perangkapan tugas guna mencegah terjadinya kesalahan sehingga penerimaan dan penyimpanan agunan dapat berjalan dengan baik dan efektif. 2. Perum Pegadaian hendaknya perlu mengadakan peningkatan fasilitas-fasilitas yang mendukung ketepatan dan keefektifan pelayanan terhadap nasabah sehingga tidak terjadi kesulitan dalam penerimaan dan penyimpanan agunan antara lain dengan melengkapi formulir yang berhubungan dengan penyimpanan agunan. 3. Perum Pegadaian perlu membina kerjasama yang baik antara sesama bagian sehingga terjadi rasa saling memiliki dalam menjalankan tugas masing-masing.
115 MODERNISASI, Volume 5, Nomor 2, Juni 2009
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 2002. Sistem Akuntansi Penyusunan Metode dan Unsur. Edisi Kelima. Cetakan Kedelapan. BPFE. Yogyakarta. Bodnar, George H dan William S. Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Alih Bahasa Amir Abadi Jusuf dan Rudi M. Tambunan. Salemba Empat. Jakarta. Hartadi, Bambang. et. al. 2001. Auditing Suatu Pendekatan Komprehensif Perpos dan Persiklus. Edisi Pertama. Cetakan Pertama. PT. Mudaya Kompleks Kampus STIE. Yogyakarta. Hartadi, Bambang. 1990. Sistem Pengendalian Intern Dalam Hubungan Dengan Manajemen Audit. Penerbit Andi Yogyakarta. Jusuf, Amir Abadi. 2003. Auditing Pendekatan Terpadu. Edisi Indonesia. Salemba Empat. Jakarta. Keputusan Direksi Perum Pegadaian No. SM 21/1/29 Tanggal 27 Oktober 1996. 1990. Organisasi dan Tata Kerja Perum Pegadaian. Penerbit Kantor Pusat Perum Pegadaian. Jakarta. Keputusan Direksi Perum Pegadaian No. Sm. 21/1/29 tanggal 06 Nopember 1998. 1990. Pedoman Operasional Kantor Cabang Perum Pegadaian. Penerbit Kantor Pusat Perum Peagdaian. Jakarta. Mcleod, Raymond Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen. PT. Prenhallindo. Jakarta. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Cetakan Ketiga. Bagian Penerbit Salemba Empat. Jakarta. ______. 2002. Auditing. Edisi Keenam. Penerbit Salemba Empat. Jakarta. Martono, Ekonisia. 2002. Bank dan Lembaga Keuangan Lain. Kampus Fakultas Universitas Indonesia. Jakarta. Sutabri, Tata. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Yogyakarta. Tuanakotta, Theodorus M. 1992. Auditing Petunjuk Pemeriksaan Akuntansi. Edisi Ketiga. Penerbit Lembaga Penelitian Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta. Widjayanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Erlangga. Jakarta.
Rita Indah Mustikowati, Evaluasi Sistem Pengendalian Intern ….. 116
Wilkinson, Joseph E. 1995. Sistem Akunting dan Informasi. Edisi Ketiga. Binarupa Aksara. Jakarta. Yusuf, Al Haryono. 2001. Auditing (Pengauditan). Cetakan Pertama. STIE YKPN. Yogyakarta. ----------------. 2002. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur an Metode. Edisi Keempat. BPFE. Yogyakarta.
