EVALUASI PROSES BISNIS GROUND HANDLING, PAX ON BOARD DAN HOTEL CREW PADA PT.GARUDA INDONESIA

EVALUASI PROSES BISNIS GROUND HANDLING, PAX ON BOARD DAN HOTEL CREW PADA PT.GARUDA INDONESIA Deni Mariana, Stefie Cuhadi, Sanny Khosasi, Noerlina N Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27 Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530, 021-53696969, [email protected], [email protected], [email protected]

Abstrak Penelitian ini menjelaskan mengenai masalah - masalah yang terdapat dalam proses bisnis sistem aplikasi G.P.H (Ground Handling, Pax on Board dan Hotel Crew) modul Material Management pada PT.Garuda Indonesia. Masalah-masalah yang ada dalam perusahaan di identifikasi dengan menggunakan Fit/Gap Analysis dan Risk Analysis. Data penelitian terdiri dari data kualitatif yang dihasilkan dari pengumpulan informasi secara internship, wawancara, observasi dan evaluasi. Hasil dari Fit/Gap Analysis menunjukkan sebagian besar user requierement adalah fit dan hasil Risk Analysis menunjukkan sebagian besar resiko yang muncul di kategorikan pada level High High. Dapat disimpulkan bahwa masalah – masalah yang telah ditemukan dapat ditangani dengan melakukan reengineering terhadap proses bisnis, memberikan training kepada user yang terlibat dan melakukan evaluasi secara berkala. Kata Kunci : Evaluasi, Sistem Informasi, Material Management, Fit/Gap Analysis, Risk Analysis.

Abstract This research aims to explain more about problems that was in G.P.H (Ground Handling, Pax on Board and Hotel Crew) application system of Materials Management in PT Garuda Indonesia. Problems that was found in the respective company will be analysed through Fit/Gap Analysis as well as Risk Analysis. Research data will be processed through qualitative data which came from internship programme, interview, observation and evaluation. Result from Fit/Gap Analysis showed that majority of risk that occured could be categorized in High High level. Thus, it could be concluded that problems which had been found could be resolved by having reengineering the business process, provide training to the users involved and conduct periodic evaluations. . Keywords: Evaluation, System Information, Material Management, Fit/Gap Analysis, Risk Analysis.

Pendahuluan Pada era globalisasi sekarang ini, teknologi informasi banyak digunakan pada berbagai bidang. Teknologi informasi akan terus berkembang seiring meningkatnya kebutuhan dan kompleksitas proses bisnis. Semakin besar perusahaan, semakin dibutuhkan suatu teknologi informasi untuk membantu menyelesaikan permasalahan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja serta menyediakan dan mempermudah pemrosesan informasi yang real time dan akurat mulai dari mendukung proses pengambilan keputusan, peningkatan produktivitas sampai dengan keberhasilan dan kemajuan perusahaan. Investasi dalam teknologi informasi merupakan salah satu investasi terbesar yang dilakukan oleh perusahaan dengan tujuan meningkatkan performansi, efisiensi, efektivitas serta daya saing perusahaan (Govindaraju & Gondodiwirjo, 2008). PT. Garuda Indonesia merupakan salah satu penyedia jasa penerbangan terbaik Indonesia yang telah beroperasi sejak tahun 1949. Untuk mempermudah kegiatan bisnisnya, PT. Garuda Indonesia menggunakan teknologi informasi berbasis sistem SAP/ERP dimana menurut Saputro, Handayani, Nizar, Budi (2010 : 141-142) dalam rangka penyederhanaan, pengintegrasian dan pengotomatisasian proses bisnis suatu perusahaan membutuhkan sistem ERP yang merupakan packaged business software system untuk otomatisasi dan integrasi sebagian besar proses bisnis, penyebaran data dalam satu basis data, serta memproduksi dan mengakses informasi pada lingkungan yang real time. PT. Garuda Indonesia mengimplementasikan SAP/ERP pada beberapa modul diantaranya modul Material Management, Human Resources dan Financial Accounting. Modul material management di PT. Garuda Indonesia mencakup pengaturan,

pengadaan serta pendistribusian material. Modul material management di PT. Garuda Indonesia digunakan juga untuk mengembangkan sistem aplikasi G.P.H untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis perusahaan. Adapun sistem aplikasi G.P.H terdiri dari Ground Handling , Pax on Board dan Hotel Crew yang mengatur tentang kebutuhan pesawat dan crew serta total biaya yang harus dibayarkan oleh PT. Garuda Indonesia untuk setiap satu kali penerbangan dimulai dari sebelum take off hingga landing di tempat tujuan. Agar tujuan penerapan sistem aplikasi G.P.H dalam membantu proses bisnis perusahaan dapat tercapai, mka kami tim penulis melakukan penyusunan skripsi dengan judul “EVALUASI PROSES BISNIS GROUND HANDLING, PAX ON BOARD DAN HOTEL CREW PADA PT.GARUDA INDONESIA”

Metode Penelitian 1. Studi kepustakaan Pembahasan topik ini dilakukan dengan cara mencari, mencatat, membaca dan mengumpulkan buku - buku, kutipan, jurnal, literatur, internet, studi kasus dan referensi dari sumber-sumber lain yang berhubungan dengan pemecahan masalah yang akan diteliti.

2. Penelitian lapangan Mengadakan penelitian untuk memperoleh data langsung dari objek penelitian untuk dapat memahami dan melihat keadaan yang sebenarnya terjadi pada PT. Garuda Indonesia. Penelitian ini akan dilakukan dengan cara: a. Observasi Melakukan pengamatan atau observasi secara langsung terhadap kegiatan perusahaan dan peninjauan terhadap teknologi informasi perusahaan. b. Wawancara Melakukan tanya jawab secara lisan kepada pihak-pihak yang terlibat dalam perusahaan sehingga memperoleh informasi yang terkait secara akurat dan jelas. c. Studi Dokumentasi Mempelajari dokumen- dokuman yang berkaitan dengan proses bisnis sistem aplikasi G.P.H pada PT. Garuda Indonesia. 3. Metode evaluasi Melakukan analisis dan evaluasi terhadap proses bisnis sistem aplikasi G.P.H pada PT. Garuda Indonesia dengan menggunakan Fit/Gap Analysis dan Risk Analysis.

Hasil dan Bahasan 1. Fit/Gap analysis proses bisnis sistem aplikasi G.P.H Setelah mengumpulkan dan menganalisis data dari hasil pengamatan, wawancara dan uji coba di PT. Garuda Indonesia, evaluasi terhadap sistem aplikasi GPH yang berjalan akan dilakukan dengan menggunakan metode Fit/Gap Analysis. Dengan metode ini, akan dilakukan identifikasi terhadap komponen-komponen yang telah sesuai (fit) didalam proses bisnis dan gap yang membutuhkan solusi dan perbaikan. Dalam penelitian ini, Fit/Gap Analysis dapat mengidentifikasi dan menganalisis apakah fungsi-fungsi dalam sistem aplikasi GPH yang digunakan oleh PT. Garuda Indonesia sudah memenuhi kebutuhan user dan mendukung proses bisnis perusahaan khususnya kebutuhan untuk pemesanan kamar hotel untuk crew, pemesanan paket makanan untuk satu penerbangan dan penanganan terhadap handling pesawat sebelum dan sesudah tinggal landas. Tabel 1.1 Fit/Gap Analysis Ground Handling No 1.

Company Requirement Menggambarkan setiap pembagian tugas dan proses bisnis dalam Ground Handling dengan menggunakan flowchart.

Rank H

Degree of Fit P

Comment

Alternatives

Notasi flowchart yang digunakan untuk menggambarkan pembagian tugas bagi tiap unit yang bertanggung jawab dan proses bisnis dalam Ground Handling kurang tepat.

Melakukan perbaikan terhadap notasi flowchart pada sistem aplikasi Ground Handling sehingga proses bisnis, pembagian tugas dan tanggung jawab menjadi lebih jelas dan mudah dimengerti.

Tabel 1.1 Fit/Gap Analysis Ground Handling No 2.

3.

Company Requirement Menggunakan SOP (Standard Operational Procedures) sebagai acuan dalam melaksanakan proses bisnis dan pembagian tugas pada masingmasing unit yang terkait dalam Ground Handling.

Rank H

Degree of Fit P

Menginformasikan kepada vendor untuk setiap pembayaran yang telah dilakukan oleh PT. Garuda Indonesia.

L

G

Comment

Alternatives

Pada sistem aplikasi Ground Handling sudah ada SOP (Standard Operational Procedures) yang digunakan sebagai acuan dalam menjalankan proses bisnis dan panduan bagi setiap unit dalam menjalankan kewajiban masing-masing hanya saja SOP (Standard Operational Procedures) tersebut kurang lengkap dan tidak detail.

Melengkapi dan membuat SOP (Standard Operational Procedures) yang lebih detail agar menjadi lebih jelas dan mudah dimengerti.

Hal ini dilakukan untuk meningkat hubungan kerjasama yang baik antara PT. Garuda Indonesia dengan vendor.

Membuat dan mengirimkan Proof of Payment sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh PT. Garuda Indonesia kepada vendor.

Tabel 1.2 Fit/Gap Analysis Pax on Board No 1.

2.

Company Rank Requirement Menggambarkan setiap H pembagian tugas dan proses bisnis dalam Pax on Board dengan menggunakan flowchart.

Menggunakan SOP (Standard Operational Procedures) sebagai acuan dalam melaksanakan proses bisnis dan pembagian tugas pada masingmasing unit yang terkait dalam Pax on Board.

H

Degree of Fit P

P

Comment

Alternatives

Notasi flowchart yang digunakan untuk menggambarkan pembagian tugas bagi tiap unit yang bertanggung jawab dan proses bisnis dalam Pax on Board kurang tepat.

Melakukan perbaikan terhadap notasi flowchart pada sistem aplikasi Pax on Board sehingga proses bisnis, pembagian tugas dan tanggung jawab menjadi lebih jelas dan mudah dimengerti. Melengkapi dan membuat SOP (Standard Operational Procedures) yang lebih detail agar menjadi lebih jelas dan mudah dimengerti.

Pada sistem aplikasi Pax on Board belum ada SOP (Standard Operational Procedures) yang digunakan sebagai acuan dalam menjalankan proses bisnis dan panduan bagi setiap unit dalam menjalankan kewajiban masing-masing hanya saja SOP (Standard Operational Procedures) tersebut kurang lengkap dan tidak detail.

Tabel 1.2 Fit/Gap Analysis Pax on Board No 3.

4.

5.

6.

Company Rank Requirement Tiap unit yang terlibat H harus bertanggung jawab untuk melaksanakan kewajiban masingmasing sesuai dengan yang telah digambarkan dalam proses bisnis.

Degree of Fit P

Comment

Alternatives

Unit Inflight Service (CI) seharusnya menggunakan Logistic Invoice Verification (MIRO) dalam SAP tetapi pada kenyataannya proses Logistic Invoice Verification masih dilakukan secara manual yang memperlambat proses pencocokan invoice dari vendor.

Memberlakukan policy atau kebijakan / aturan yang mengikat agar prosedur dan sistem yang diterapkan benarbenar dijalankan oleh setiap user.

Telah menggunakan TVF (Transaction Verification Form)

TVF (Transaction Verification Form) sebaiknya dibuat oleh unit AA (Finance Manager Branch Office) karena lebih mengetahui jenis pemesanan dan transaksi yang terjadi, sehingga proses Logistic Invoice Verification (MIRO) menjadi lebih efektif.

Membuat TVF (Transaction Verification Form) sebagai dasar yang digunakan untuk melakukan pembayaran.

H

Sistem aplikasi Pax on Board mampu digunakan dan dimengerti oleh seluruh end-user dengan baik.

M

P

Beberapa user belum mengerti dan terbiasa menggunakan aplikasi yang disediakan.

Menginformasikan kepada vendor untuk setiap pembayaran yang telah dilakukan oleh PT. Garuda Indonesia.

L

G

Hal ini dilakukan untuk meningkat hubungan kerjasama yang baik antara PT. Garuda Indonesia dengan vendor.

P

sebagai salah satu dasar dalam melakukan pembayaran tetapi pada Pax on Board TVF (Transaction Verification Form) dibuat oleh unit CI (Inflight Service), menyebabkan tidak efektifnya proses pengecekan invoice karena unit CI (Inflight Service) tidak mengetahui dengan jelas pemesanan apa yang telah dilakukan oleh masing-masing BO (Branch Office). masih belum untuk sistem telah

Memberikan training agar seluruh end user dapat menggunakan sistem aplikasi Pax on Board dengan baik sehingga tujuan dari penerapan sistem aplikasi ini dapat tercapai. Membuat dan mengirimkan Proof of Payment sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh PT. Garuda Indonesia kepada vendor.

Tabel 1.3 Fit/Gap Analysis Hotel Crew No 1.

2.

Company Rank Requirement Untuk menjamin H pengendalian internal yang baik dan menghindari kecurangan yang mungkin terjadi maka sebaiknya pembuatan PO (Purchase Order) dan GR (Good Receipt) dipisahkan di 2 divisi yang berbeda. Proses bisnis Hotel H Crew tetap dapat berjalan pada kondisi irreguler seperti terjadi gangguan pada database IOCS (Integrated Operation Control System ).

Degree of Fit G

Comment

Alternatives

Pembuatan PO (Purchase Order) dan GR (Good Receipt) dilakukan pada 1 unit yang sama yaitu KK (Stasion Manager) sehingga dikhawatirkan dapat menimbulkan penyalahgunaan tanggung jawab.

Proses PO (Purchase Order) tetap dilakukan oleh bagian KK, sedangkan proses GR (Good Receipt) dipindahkan ke bagian AA (Finance Manager Branch Office).

G

Penanganan pada kondisi irregular masih belum maksimal dan tidak ada pedoman atau penggambaran alur untuk prosedur yang harus dilakukan saat kondisi irregular terjadi.

Melakukan improvement pada web dengan memberikan fasilitas input manual pada saat terjadi keadaan yang tidak diinginkan seperti misalnya sistem IOCS (Integrated Operation Control System ) down atau belum di update. Pembuatan TVF (Transaction Verification Form) oleh unit AA (Finance Manager Branch Office).

3.

Membuat TVF (Transaction Verification Form) sebagai dasar yang digunakan untuk melakukan pembayaran.

H

G

Pembuatan TVF (Transaction Verification Form) belum dilakukan. Adapun TVF (Transaction Verification Form) ini dibuat dengan tujuan untuk dijadikan dasar dalam melakukan pembayaran.

4.

Menggambarkan setiap pembagian tugas dan proses bisnis dalam Hotel Crew dengan menggunakan flowchart.

H

P

Notasi flowchart yang digunakan untuk menggambarkan pembagian tugas bagi tiap unit yang bertanggung jawab dan proses bisnis dalam Hotel Crew kurang tepat.

Melakukan perbaikan terhadap notasi flowchart pada sistem aplikasi Hotel Crew sehingga proses bisnis, pembagian tugas dan tanggung jawab menjadi lebih jelas dan mudah dimengerti.

5.

Menggunakan SOP (Standard Operational Procedures) sebagai acuan dalam melaksanakan proses bisnis dan pembagian tugas pada masingmasing unit yang terkait dalam Hotel Crew.

H

P

Pada sistem aplikasi Hotel Crew belum ada SOP (Standard Operational Procedures) yang digunakan sebagai acuan dalam menjalankan proses bisnis dan panduan bagi setiap unit dalam menjalankan kewajiban masing-masing hanya saja SOP (Standard Operational Procedures) tersebut kurang lengkap dan tidak detail.

Melengkapi dan membuat SOP (Standard Operational Procedures) yang lebih detail agar menjadi lebih jelas dan mudah dimengerti.

Tabel 1.3 Fit/Gap Analysis Hotel Crew No 6.

Company Rank Requirement Menggunakan database H IOCS (Integrated Operation Control System) yang update sebagai referensi untuk membuat PO (Purchase Order).

Degree of Fit P

Comment

Alternatives

Database IOCS (Integrated Operation Control System) tidak selalu update sehingga dapat menyebabkan kesalahan dalam pembuatan PO (Purchase Order). Contohnya

Mengkomunikasikan dan bekerja sama dengan pihak OG (Line Station and Quality Control) yang bertanggung jawab untuk melakukan update terhadap IOCS (Integrated Operation Control System) sehingga data yang diambil akurat, handal dan real time.

database IOCS (Integrated Operation Control System) tidak menyediakan informasi terbaru ketika terjadi pergantian anggota crew yang bertugas dalam satu penerbangan. 7.

Tiap unit yang terlibat harus bertanggung jawab untuk melaksanakan kewajibannya masingmasing sesuai dengan yang telah digambarkan dalam proses bisnis.

H

P

Tidak semua unit melaksanakan kewajiban masing-masing sesuai dengan yang telah digambarkan dalam proses bisnis. Sebagai contoh, unit IBS (Stategic Sourcing) tidak melakukan update terhadap kondisi kontrak.

Memberlakukan policy atau kebijakan / aturan yang mengikat agar prosedur dan sistem yang diterapkan benar-benar dijalankan oleh setiap user.

8.

Sistem mampu menyediakan informasi yang detail dan akurat tentang pemesanan hotel selama terjadi RON (Remind Over Night).

M

P

Sistem mampu untuk menampilkan data-data crew yang akan melakukan RON (Remind Over Night) dalam 1 penerbangan dan dapat men-generate jumlah dan tipe kamar yang dibutuhkan tetapi sistem tidak menyediakan informasi mengenai berapa lama crew akan melakukan RON.

Mengadakan improvement terhadap web Hotel Crew yang ada menjadi lebih detail dan akurat mengenai pemesanan kamar dengan menambahkan kolom untuk meng-entry jumlah hari menginap crew di hotel tersebut.

9.

Melakukan Logistic Invoice Verification (MIRO), pengecekan terhadap invoice secara efektif.

M

P

Logistic Invoice Verification (MIRO) telah dilaksanakan hanya saja dilakukan setiap 1 bulan sekali. Dimana dikhawatirkan terjadinya penumpukkan dokumen dan transaksi sehingga akan sangat sulit untuk mencari letak kesalahan apabila terjadi selisih antara jumlah tagihan dengan jumlah PO (Purchase Order) dan GR (Good Receipt) yang ada.

Logistic Invoice Verification (MIRO) sebaiknya dilakukan setiap 2 minggu sekali sehingga dapat meminimalisir kesalahan pengecekan sebelum melakukan pembayaran.

Tabel 1.3 Fit/Gap Analysis Hotel Crew No 10.

Company Rank Requirement Menginformasikan L kepada vendor untuk setiap pembayaran yang telah dilakukan oleh PT. Garuda Indonesia.

Degree of Fit G

Comment

Alternatives

Hal ini dilakukan untuk meningkat hubungan kerjasama yang baik antara PT. Garuda Indonesia dengan vendor.

Membuat dan mengirimkan Proof of Payment sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh PT. Garuda Indonesia kepada vendor.

2. Risk analysis proses bisnis sistem aplikasi G.P.H Setelah dilakukan analisis terhadap kebutuhan dengan menggunakan Fit/Gap Analysis, selanjutnya dilakukan Risk Analysis. Risk Analysis dilakukan untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul apabila fungsi yang direkomendasikan pada tahap sebelumnya tidak digunakan. Risk Analysis ini dilakukan terhadap kebutuhan yang memiliki degree gap dan partial serta terdapat rekomendasi atas kebutuhan tersebut. Risiko-risiko yang telah dianalisis kemudian dipetakan ke dalam Risk Probability-Impact Matrix. Pemetaan ini dilakukan agar memudahkan dalam membaca hasil Risk Analysis.

Gambar 2.1 Risk Probability/Impact Matrix Ground Handling

Gambar 2.2 Risk Probability/Impact Matrix Pax on Board

Gambar 2.3 Risk Probability/Impact Matrix Hotel Crew

Simpulan dan Saran Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka dapat disimpulkan bahwa hasil dari implementasi sistem aplikasi G.P.H belum mampu untuk memenuhi kebutuhan dari PT. Garuda Indonesia secara keseluruhan. Setelah dilakukan evaluasi dengan metode Fit/Gap Analysis dan Risk Analysis, ditemukan berbagai hambatan – hambatan yang ada dalam proses bisnis dengan tingkat kepentingan yang High yang mana akan berakibat pada terganggu nya proses bisnis perusahaan serta berbagai resiko yang akan muncul apabila hambatran tersebut tidak ditangani. Dengan banyaknya hambatanhambatan yang ditemukan maka PT Garuda Indonesia diharapkan untuk menjalankan usulan – usulan yang telah direkomendasikan agar semua kebutuhan dapat dipenuhi sehingga operasi bisnis perusahaan dapat meningkat. PT Garuda Indonesia sebaiknya melakukan reengineering terhadap proses bisnis sistem aplikasi G.P.H. Selanjutnya untuk memaksimalkan kinerja sistem aplikasi G.P.H ini, perlu diberikan training kepada seluruh user yang menggunakan sistem aplikasi G.P.H ini. Setelah sistem aplikasi ini berjalan dengan baik, perlu dilakukan pula evaluasi secara berkala untuk mengetahui proses bisnis mana yang masih kurang efektif, sehingga kedepannya proses tersebut dapat diperbaiki dan dikembangkan.

Referensi Govindaru, Rajesri. Gondodiwirjo, Leksananto. (2008). Studi Mengenai ERP System Berbasis Technology Acceptance Model. Jurnal Manajemen Teknologi. 7 (1), 35-45.

Adoption

Saputro,J.W., Handayani, Putu Wuri., Nizar, Achmad., Budi, Indra. (2010). Journal of Information Systems. 6, 141-142. Schwalbe, Kathy. (2010). Information Technology Project Management. ( 6th Edition). United State of America: Course Technology, Cengage Learning,. Pol, P., Paturkar, M. (2011). Building Tomorrow Enterprise : Method of Fit Gap Analysis. India : Infosys Technologies Limited.

Riwayat Penulis Deni Mariana lahir di kota Bagan Siapi-api pada 7 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2014. Stefie Cuhadi lahir di kota Pekanbaru pada 8 Mei 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2014. Sanny Khosasi lahir di kota Sibolga pada 25 November 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2014.