EVALUASI PROSEDUR PENJUALAN EKSPOR PADA PT. DAN LIRIS

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

EVALUASI PROSEDUR PENJUALAN EKSPOR PADA PT. DAN LIRIS

TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Disusun Oleh : AJENG TRIANI KUSUMADEWI F3309010

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2012


digilib.uns.ac.id

commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

”Trying is part of failing, if you are afraid to fail then you’re afraid to.” (Mencoba adalah bagian dari kegagalan, dan jika anda takut gagal, maka anda takut untuk mencoba) -Mrs. Cunningham“Percayalah akan kemampuan dirimu sendiri, itu akan menghindarkanmu dari orang-orang yang ingin mematahkan semangatmu.” -Mario Teguh“Hidup tidak menghadiahkan sesuatu yang berharga kepada manusia tanpa bekerja keras” “Sabar dalam menghadapi kesulitan dan bertindak bijaksana dalam mengatasinya adalah sesuatu yang utama.”

Penulis persembahkan kepada : 1. Allah SWT yang selalu memberikan jalan terbaik untukku. 2. Ibunda tercinta 3. Ketiga kakakku yang kusayang 4. Teman-teman dan sahabatku 5. Teman-teman D3 Akuntansi 6. Almamaterku

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Alhamdulilah, Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segala rahmat dan hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “Evaluasi Prosedur Penjualan Ekspor pada PT. Dan Liris dengan baik. Tugas Akhir yang penulis susun ini merupakan persyaratan untuk mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. Terlepas dari kekurangan yang ada, penyusun Tugas Akhir ini tidak akan berjalan dengan baik tanpa bimbingan, pengarahan, dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan setulus hati penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada: 1. Allah SWT, yang selalu memberikan kemudahan bagi penulis sehingga mampu menyelesaikan laporan magang dan tugas akhir tersebut. 2.

Prof. Dr, Bambang Sutopo, Mcom, Ak. selaku Dekan Fakultas Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Agus Budiatmanto, SE, Msi, Ak. selaku ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Keuangan Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Anas Wibawa, SE, Msi, Ak. selaku pembimbing akademik. 5. Arif Lukman Santoso, SE, Ak. selaku dosen pembimbing lapangan. 6. Ibu Dian Koernia selaku Kepala Bagian Sekretariat PT. Dan Liris, Sukoharjo. 7. Ibu Dra. Ani Sofianah selaku pembimbing instansi magang di PT. Dan Liris, Sukoharjo. 8. Mbak Naning, Mbak Wedha, Mbak Titik, Mbak Murdi, Mas Nunung yang commit to user membantu dan membimbing penulis di PT. Dan Liris, Sukoharjo. v


digilib.uns.ac.id

9. Segenap pimpinan dan karyawan PT. Dan Liris yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu atas bantuan dan kerja samanya selama ini. Terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan sehingga penulis dapat melakukan magang kerja dan penelitian pada PT. Dan Liris, Sukoharjo. 10. Para dosen pengajar di Fakultas Ekonomi yang telah mengajarkan banyak ilmu selama berada di bangku kuliah. 11. Ibunda tercinta yang selalu memberikan semangat dan doa. 12. Ketiga kakakku, Mbak Kiki, Erit, Mbak Yetti, dan adikku, Aya, Handry yang selalu memberikan dukungan. 13. Rohmat Nur Cahyo, seseorang yang spesial dalam hidupku, terima kasih yang selalu menemaniku dalam keadaan suka maupun duka. 14. Kiki, Yudit, Rizki Mutiara Devi, Bayu, Cahyo, Bintara, Boy, Agita, Ancilla, Sinta, Sueb, Pipin, dan semua teman terbaikku di kampus yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Terima kasih atas kebersamaan, dukungan, saran, kerjasama kita selama di bangku kuliah sampai saat ini. Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan tugas akhir ini, untuk itu penulis mengharap kritik dan saran yang membangun dari pembaca yang budiman. Namun karya sederhana ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Surakarta, Penulis

commit to user

vi

Juli 2012


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL....................................................................................

i

ABSTRACT .................................................................................................

ii

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..........................................

iii

HALAMAN PENGESAHAN......................................................................

iv

HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN..........................................

v

KATA PENGANTAR .................................................................................

vi

DAFTAR ISI ................................................................................................

viii

DAFTAR TABEL ........................................................................................

x

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................

xi

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................

xiii

BAB I

BAB II

PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Perusahaan ..............................................

1

B. Latar Belakang Masalah.......................................................

17

C. Perumusan Masalah .............................................................

20

D. Tujuan Penelitian ................................................................

20

E. Manfaat Penelitian ...............................................................

21

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Landasan Teori .....................................................................

23

B. Sistem Penjualan Ekspor pada PT. DAN LIRIS .................. commit to user

44

vii


digilib.uns.ac.id

C. Evaluasi Prosedur Penjualan Ekspor PT. DAN LIRIS ....... BAB III

82

TEMUAN A. Kelebihan-kelebihan Prosedur Penjualan Ekspor pada PT. Dan Liris ..............................................................................

88

B. Kelemahan-kelemahan Prosedur Penjualan Ekspor pada PT. Dan Liris ........................................................................ BAB IV

90

PENUTUP A. Kesimpulan ..........................................................................

91

B. Saran.....................................................................................

92

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user

viii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Halaman 1. Tabel 1.1 Jabatan dan Golongan Karyawan PT. DAN LIRIS ...................

8

2. Tabel 2.1 Evaluasi Fungsi Yang Terkait Dalam Prosedur Penjualan Ekspor PT. Dan Liris .................................................................................

82

3. Tabel 2.2 Evaluasi Dokumen Yang Digunakan Dalam Prosedur Penjualan Ekspor PT. Dan Liris .................................................................

83

4. Tabel 2.3 Evaluasi SOP dengan Penerapan Pelaksanaan Prosedur di PT. Dan Liris ..................................................................................................

commit to user

ix

84


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Halaman 1. Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Dan Liris.........................................

11

2. Gambar 2.1 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Penjualan) Menurut SOP ......................................

58

3. Gambar 2.2 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Penjualan) Menurut SOP (lanjutan)......................

59

4. Gambar 2.3 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Penjualan) Menurut SOP ........................................

60

5. Gambar 2.4 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Produksi) Menurut SOP .........................................

61

6. Gambar 2.5 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Pengiriman) Menurut SOP .....................................

62

7. Gambar 2.6 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Pengiriman) Menurut SOP (lanjutan).....................

63

8. Gambar 2.7 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Keuangan) Menurut SOP .......................................

64

9. Gambar 2.8 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Akuntansi) Menurut SOP .......................................

65

10. Gambar 2.9 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Penjualan) sesuai dengan Penerapan ...................... commit to user

x

72


digilib.uns.ac.id

11. Gambar 2.10 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Penjualan) sesuai dengan Penerapan (lanjutan) .....

73

12. Gambar 2.11 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Produksi) sesuai dengan Penerapan (lanjutan) .......

74

13. Gambar 2.12 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Pengiriman) sesuai dengan Penerapan ...................

75

14. Gambar 2.13 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Pengiriman) sesuai dengan Penerapan (lanjutan) ...

76

15. Gambar 2.14 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Keuangan) sesuai dengan Penerapan......................

77

16. Gambar 2.15 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Fungsi Keuangan) sesuai dengan Penerapan......................

78

17. Gambar 2.16 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (Order tidak disetujui)..........................................................

commit to user

xi

81


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN 1.

Surat Pernyataan

2.

Surat Keterangan Magang

3.

Purchase Order

4.

Surat Permintaan Pembuatan Sample

5.

Realisasi Order

6.

Budget Export Garment

7.

Sales Contract

8.

Delivery Order

9.

Draft L/C

10.

Pemberitahuan Ekspor Barang

11.

Nota Pelayanan Ekspor

12.

Beneficiary’s Certificate

13.

Bill of Lading

14.

Certificate of Origin

15.

Inspection Certificate

16.

Packing List

17.

Invoice

18.

Aplikasi Dokumen Wesel

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id ABSTRACT

EVALUATION PROCEDURES FOR EXPORT SALES IN PT. DAN LIRIS AJENG TRIANI KUSUMADEWI F3309010

PT. Dan Liris is a company engaged in the textile field. In the production process, the company is treating the yarn into cloth. In accordance with the purpose of its establishment, PT. Dan Liris emphasis to supply the needs of internal production, which is orders of PT. Batik Keris which is the parent of this company. In accordance with the Statutes and the household, the purpose of export-oriented companies, among others. Goals to be achieved from this research are: How to export sales of procedures are applied in PT. Dan Liris, and what are the strength and weakness of the procedures in export sales of PT. Dan Liris. PT. Dan liris implement its export sales is sufficient for the separation of the functions involved in export sales, giving rise to cross-check between related functions. Accounting records based on documents that have been authorized by the parties concerned, so that records can be accounted for. Keyword: export sales procedures.

commit to user


digilib.uns.ac.id ABSTRAK

EVALUASI PROSEDUR PENJUALAN EKSPOR PADA PT. DAN LIRIS AJENG TRIANI KUSUMADEWI F3309010

PT. Dan Liris adalah perusahaan yang bergerak di bidang tekstil. Dalam proses produksi, perusahaan memproduksi benang menjadi kain. Tujuan berdirinya PT. Dan Liris adalah untuk memasok kebutuhan internal produksi, yang menjadi penyedia bahan baku PT. Batik Keris, dimana Batik Keris ini merupakan induk dari PT. Dan Liris. Tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini adalah: Bagaimana prosedur penjualan ekspor di PT. Dan Liris apakah telah sesuai dengan standard operasional prosedur (SOP) atau belum, dan apa saja kelebihan dan kekurangan pelaksanaan prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris. PT. Dan liris telah melakukan pemisahan fungsi yang tegas antara fungsi-fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris, sehingga menimbulkan pengecekan silang antara fungsi-fungsi terkait. Dalam setiap prosedur penjualan ekspor yang diterapkan oleh PT. Dan Liris pun telah mendapatkan otorisasi dari setiap pihak yang bersangkutan, sehingga apabila terjadi kecurangan, dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak-pihak yang terkait.

Kata kunci: prosedur penjualan ekspor.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Berdirinya PT. Dan Liris – Sukoharjo PT. Dan Liris berdiri sesuai dengan Akta Notaris, tanggal 25 April 1974, dengan SK Kehakiman No. YA.5/313/23 tertanggal 23 Agustus 1974. Sedangkan

Surat

Ijin

Usaha

Perdagangan

(SIUP)

No.

182/11.35/PB/VII/1991/P.I dengan Tanda Daftar Perusahaan No. 113511700008. Pada mulanya PT. Dan Liris merupakan perusahaan khusus pertenunan yang sebagian digunakan untuk industri batik (Batik Keris, sebagai cikal bakal). Nama Dan Liris sendiri berasal dari kata Udan Liris, merupakan suatu jenis motif batik yang secara filosofis mempunya arti : udan = hujan, liris = rintik-rintik (dan terus menerus), sehingga diharapkan agar kelangsungan hidup (atau rejeki) yang didapat perusahaan ini bisa berjalan stabil dan terus menerus. Udan Liris juga merupakan desain unggulan dari produk Keris Group. Pada akhirnya kata Udan Liris disingkat menjadi Dan Liris yang selanjutnya dijadikan nama PT. Dan Liris. Latar belakang berdirinya PT. Dan Liris, dimulai pada tahun 1920 sebagai home industry batik. Kemudian pada tahun 1940 mulai diberi nama “Keris”. Pada tahun 1966 Pemerintah membuka kesempatan yang seluas-luasnya bagi investor untuk menanamkan modalnya di Indonesia, commit to user

2 digilib.uns.ac.id


baik berasal dari Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) dan Penanaman Modal Asing (PMA). Dengan adanya kebijakan tersebut, maka perusahaan home industry batik menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT. Batik Keris pada tahun 1971. Sejak saat itu PT. Batik Keris menerima permintaan produk yang terus meningkat dari waktu ke waktu dari para konsumen. Selanjutnya PT. Batik Keris mengambil langkah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan untuk mengantisipasi agar tidak terganggu aktivitas produksi PT. Batik Keris apabila suatu saat perusahaan mengalami kesulitan karena terjadi fluktuasi harga bahan baku di pasaran, maka didirikanlah perusahaan pensuplai bahan baku tekstil dan batik yaitu PT. Dan Liris. Kegiatan usaha PT. Dan Liris dimulai hanya dengan satu bidang saja, yaitu pertenunan (weaving). Lokasi pabrik tenun pada mulanya berada di Jl. Adi Sucipto, Desa Blulukan, Kecamatan Colomadu, Kabupaten Karanganyar.

Seiring

dengan

berkembangnya

perusahaan,

maka

didirikanlah pabrik perajutan dan garment di lokasi yang sama sehingga pada tahun 1982 juga didirikan pabrik pemintalan hingga menjadi industri tekstil terpadu, dengan adanya produksi cetak (printing) dan pembuatan kain bermotif batik (finishing). Karena semakin pesatnya perkembangan perusahaan, maka pada tahun 1983 lokasi pabrik dipindahkan ke Desa Banaran, Kecamatan Grogol, Kabupaten Sukoharjo hingga sekarang, dan pada akhirnya menjadi industri tekstil terpadu dengan unit usaha pemintalan (spinning), pertenunan (weaving), commit to user

3 digilib.uns.ac.id


pencelupan dan pewarnaan (dyeing), penyempurnaan (finishing), pencetakan tekstil bermotif (printing) dan konfeksi pakaian jadi (garment). Kapasitas produksi yang terpasang yaitu : a. Benang : 8.500 ball/bulan b. Kain greige : 7.500.000 meter/bulan c. Kain jadi dan printing : 5.500.000 meter/bulan d. Pakaian jadi : 950.000 pieces/bulan Sebagian besar benang tenun tersebut digunakan sendiri oleh PT. Dan Liris, sedangkan kain greige, kain jadi dan printing sebagian dijual di dalam negeri sedangkan sisanya dijual eksport (untuk kualitas A). Bahan baku benang dan tekstil yang dihasilkan terbuat dari serat katun, polyester atau campuran keduanya. Untuk menjaga kualitas produknya, PT. Dan Liris telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 (dari SGS) dan Sertifikasi dari Lloyd’s. Saat ini PT. Dan Liris dipegang oleh generasi ketiga yaitu Ibu Michelle Tjokrosaputro

(generasi

pertama

,

pendiri,

adalah

Kasoem

Tjokrosaputro). Pada tahun 2007, beliau menerapkan Corporate Culture yang baru yaitu : “Moving Together Toward Excellence” yang berarti maju bersama menjadi yang terbaik. Corporate Culture itu diturunkan dalam bentuk visi, misi dan objective/sasaran, sebagai berikut : commit to user

4 digilib.uns.ac.id


a. Visi dari PT. Dan Liris adalah menjadi perusahaan tekstil yang terintegrasi yang terkenal sebagai yang terbaik terutama oleh pemegang saham, pelanggan dan karyawan. b. Misi dari PT. Dan Liris adalah 1) Menjadi perusahaan tekstil yang terintegrasi yang dapat memuaskan pemegang saham melalui profit, dan pelanggan melalui baiknya pelayanan pelanggan, kualitas dan harga. 2) Menyediakan lingkungan kerja yang menekankan kejujuran, kehati-hatian, keamanan dan penghargaan berdasarkan hasil. c. Objective/sasaran dari PT. Dan Liris adalah 1) Membeli dan memperbaiki mesin-mesin. 2) Menerima dan melatih karyawan yang berarti di pabrik maupun di manajemen. 3) Membuat program, struktur dan target baru. 2. Lokasi PT. Dan Liris – Sukoharjo PT. Dan Liris berdiri di atas lahan seluas ± 45 hektar, dengan kantor pusat/pabrik di Kelurahan Banaran, Kecamatan Grogol, Kabupaten Sukoharjo – 57193. Lokasi PT. Dan Liris merupakan letak yang cukup strategis dan mudah dijangkau, diantaranya : a. Utara : Desa Gambiran, Jati, kota Surakarta. b. Timur : Kelurahan Tipes, Cemani, Pasar Klewer. c. Selatan : Desa Candi, Grogol, arah jalur Wonogiri. commit to user


5 digilib.uns.ac.id

d. Barat : Desa Banaran, Laweyan (merupakan wilayah home industry batik), arah jalur Yogyakarta, Semarang. Disamping itu, PT. Dan Liris juga memperhitungkan factor-faktor sebagai berikut : a. Transportasi Lokasi PT. Dan Liris yang cukup terjangkau dengan kendaraan umum dan merupakan lalu lintas antar kota sehingga memudahkan perusahaan untuk melakukan pengiriman barang. b. Bahan baku Bahan baku yang digunakan berupa kapas cotton (kapas alami) yang diimport dari berbagai Negara seperti: Afrika, Australia, Amerika, India. c. Pasar Selama ini PT. Dan Liris telah mampu menembus pasar lokal dan pasar luar negeri, dikarenakan PT. Dan Liris selalu berusaha untuk menjaga kualitas yang ada. d. Lingkungan masyarakat Masyarakat di sekitar lokasi PT. Dan Liris sangat mendukung perusahaan tersebut didirikan karena dapat membuka lapangan pekerjaan bagi penduduk di sekitar lokasi pabrik, baik pekerjaan di PT. Dan Liris sendiri atau usaha lain (warung makan, pondokan karyawan, warung yang menyediakan keperluan sehari-hari, dan lainlain). Di samping itu PT. Dan Liris juga memperhatikan aspek commit to user

6 digilib.uns.ac.id


lingkungan dengan menyediakan fasilitas pengolahan limbah, sehingga mencegah terjadinya pencemaran lingkungan, dan terutama dalam tanggung jawab sosial Perusahaan terhadap lingkungan melalui partisipasi pembangunan sarana jalan, penerangan, fasilitas umum, tempat ibadah, dan lain-lain. 3. Jabatan dan Jumlah Karyawan PT Dan Liris Sumber daya merupakan elemen yang sangat penting dalam setiap kegiatan perusahaan, sehingga dibutuhkan Sumber Daya Manusia yang profesional demi terwujudnya keefektifan dan keefisienan setiap kegiatan perusahaan. PT. Dan Liris saat ini mempunyai jumlah karyawan sejumlah 6725 orang (data per Juli 2009). PT. Dan Liris membagi status karyawan menjadi 2, yaitu : Staf dan Karyawan. Status tersebut dibedakan atas dasar sistem penggajian. Staf dibagi atas beberapa golongan, yaitu : IA, IB, IIA, IIB, IIIA, IIIB, IVA, dan IVB, sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sebagai berikut : a. Golongan IA Staf pelaksana, staf administrasi, kasubsie junior, staf yang baru diangkat dari karyawan harian/borongan. b. Golongan IB Kasubsie senior, kepala gudang, personalia bagian, staf dengan jabatan cukup penting (kasubsie senior untuk garment: 1 line = 50 karyawan jahit)

commit to user

7 digilib.uns.ac.id


c. Golongan IIA Kashift, koordinator sub seksie, merchandiser, purchaser, kepala quality control potong (8 line produksi), kepala administrasi, komputer, staf tinggi (staf dengan posisi dan pekerjaan yang sangat penting) d. Golongan IIB Kepala Seksie, kepala produksi garment s/d 4 lines (200 mesin jahit), commercial manager, kepala seksie umum, pimpinan unit. e. Golongan IIIA Wakil kepala bagian/kepala bagian junior, kepala produksi garment : 5 s/d 8 lines (250 s/d 400 mesin jahit). f. Golongan IIIB Kepala bagian/kepala produksi senior (garment) lebih dari 8 lines (lebih dari 400 mesin jahit), marketing manager, purchasing manager, wakil manager produksi garment. g. Golongan IVA Wakil kepala divisi/kepala divisi junior, manager produksi garment, wakil general manager. h. Golongan IVB Kepala divisi, general manager. Karyawan dibagi atas beberapa golongan, yaitu A, B, C, D, dan E berdasarkan bobot tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, sebagai berikut:

commit to user

8 digilib.uns.ac.id


TABEL 1.1 JABATAN DAN GOLONGAN KARYAWAN PT. DAN LIRIS

Sumber : PT. Dan Liris

4. Jam kerja Perusahaan Untuk

mempermudah

dan

memperlancar

pelaksanaan

kegiatan

operasional perusahaan setiap harinya, agar tercapai efektivitas dan efisiensi perusahaan, maka perlu adanya peraturan jam kerja. Kebijakan peraturan jam kerja di PT. Dan Liris sebagai berikut: commit to user

9 digilib.uns.ac.id


a. Kantor (day shift) Senin – Kamis

: 08.00 - 16.00 (jam istirahat : 12.00 – 13.00)

Jum’at

: 08.00 - 16.30 (jam istirahat : 11.30 – 13.00)

Sabtu

: 08.00 - 13.00 (tanpa istirahat)

b. Produksi (shift) Shift 1

: 06.00 - 14.00 (jam istirahat : 09.00 – 10.00)

Shift 2

: 14.00 - 22.00 (jam istirahat : 18.00 – 19.00)

Shift 3

: 22.00 - 06.00 (jam istirahat : 02.00 – 03.00)

5. Sistem Penggajian Sistem penggajian di PT. Dan Liris dibagi menjadi 2 yaitu : bulanan dan harian. Gaji bulanan merupakan pembayaran kepada Staf yang dilakukan setiap 1 bulan sekali (melalui kerja sama dengan pihak ketiga). Sedangkan gaji harian merupakan pembayaran kepada karyawan harian, atas dasar “no work no pay”, sedangkan sistem pembayarannya tetap sama, yaitu diberikan 1 bulan sekali. Dalam memberikan gaji kepada karyawan, PT. Dan Liris mengacu kepada standar Upah Minimum Regional (UMR) Kabupaten Sukoharjo. Sedangkan komponen gaji yang diberikan sesuai dengan UU RI tentang ketenagakerjaan no. 13 th 2003 pasal 94, dimana disebutkan komponen upah terdiri dari upah pokok dan tunjangan tetap, dalam hal ini adalah tunjangan tetap makan.

commit to user


10 digilib.uns.ac.id

6. Kesejahteraan Selain mendapat gaji (upah pokok dan tunjangan tetap makan), Perusahaan juga memberikan fasilitas berupa tunjangan-tunjangan bagi karyawan sebagai suatu bentuk komitmen PT. Dan Liris terhadap peningkatan kesejahteraan karyawan dengan tujuan untuk meningkatkan semangat dan etos kerja para karyawan. Fasilitas yang diberikan perusahaan meliputi : a. Jaminan sosial tenaga kerja, yang meliputi Jaminan Kesehatan, Jaminan Pemeliharaan Kesehatan, Jaminan Hari Tua, Jaminan Kematian. b. Tunjangan istimewa (Tunjangan Hari Besar Keagamaan/THR) c. Tunjangan kematian (dari Perusahaan) d. Tunjangan pernikahan e. Sumbangan kelahiran anak (dibatasi 2 anak) f. Upah pekerja selama sakit g. Jaminan perjalanan dinas h. Bantuan pendidikan dan kerohanian. 7. Struktur Organisasi Penyusunan struktur organisasi dilakukan sesuai dengan perkembangan perusahaan, sehingga terbantuk dengan jelas mengenai pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab agar organisasi dapat berjalan lancar untuk mencapai tujuan perusahaan. Struktur Organisasi PT. Dan Liris adalah sebagai berikut: commit to user

11

Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Dan Liris


digilib.uns.ac.id

8. Deskripsi Jabatan Adapun deskripsi dari tugas masing-masing adalah sebagai berikut: a. Dewan Komisaris 1) Mengawasi dan menertibkan pelaksanaan dan tujuan perusahaan berdasarkan kebijakan umum perusahaan yang telah ditetapkan. 2) Mengatur dan mengkoordinasi kepentingan para pemegang saham sesuai dengan Anggaran Dasar perusahaan. 3) Memberikan penilaian dan mewakili para pemegang saham atas pengesahan neraca dan perhitungan laba rugi tahunan yang disampaikan. b. Presiden Direktur (Dewan Direksi) 1) Sebagai pejabat tinggi yang memimpin perusahaan bersama dengan Kepala Divisi. 2) Menjaga kelangsungan hidup perusahaan. 3) Merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan perusahaan. 4) Mempertanggungjawabkan semua hasil kegiatan perusahaan yang telah dijalankan kepada Dewan Komisaris. c. Kepala Divisi 1) Merencanakan serta mengembangkan rencana untuk pencapaian tujuan Perusahaan termasuk kebijakan dan sasaran mutunya. 2) Menetapkan metode dan kebijakan sebagai alat untuk dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan. commit to user



3) Mengendalikan dan mengawasi Pimpinan di bawahnya (Kepala Bagian) agar dapat menjalankan tugas yang dibebankan. 4) Menampung dan atau menciptakan suasana yang memungkinkan adanya penemuan-penemuan baru untuk mencapai tujuan perusahaan secara maksimal. d. Kepala Bagian 1) Melaksanakan sasaran jangka panjang dan pendek yang ditetapkan oleh Direksi atau Pimpinan di atasnya dan menterjemahkan ke dalam pelaksanaan kerja bagian yang dipimpinnya. 2) Melaksanakan

tindakan

perbaikan/pencegahan

dari

temuan

internal/eksternal audit, komplain pelanggan dan Tinjauan Manajemen. 3) Mengelola dan mengontrol semua kegiatan sistem mutu dalam bagiannya. 4) Memberikan motivasi bawahan guna meningkatkan produktivitas kerja. 5) Merencanakan kebutuhan pelatihan. e. Kepala Seksi 1) Mengkoordinir/memberi arahan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan kerja sehari-hari kepada kelompok-kelompok kerja/subsub seksie di bawahnya agar terjamin bahwa sasaran jangka pendek dapat tercapai. commit to user



2) Mendata,

megevaluasi,

mengusulkan/menetapkan

tindakan

perbaikan dan memberikan laporan kepada Kepala Bagian tentang kemajuan realisasi pekerjaan yang telah dicapai maupun kesulitan-kesulitan/hambatan-hambatan yang belum dapat diatasi. 3) Merencanakan, mengatur dan menyiapkan semua perlengkapan kerja yang diperlukan untuk kelancaran kegiatan. 4) Memberikan pelatihan kepada bawahan yang berkaitan dengan kebijaksanaan dan sasaran mutu. 5) Mengembangkan, merancang, meningkatkan sasaran kerja dan memastikan bahwa bawahan bekerja sesuai dengan sasaran kerja yang telah ditetapkan. f. Kepala Sub Seksie/Staf 1) Mengatur pelaksanaan kerja berdasarkan rencana kerja (Prosedur Pengendalian, Instruksi Kerja, Planning yang ditetapkan dan Monitoring Proses) dan tugas lain yang dibebankan pimpinan. 2) Mengkoordinir,

membina/melatih

karyawan

agar

dapat

melaksanakan pekerjaan sesuai kebijakan dan sasaran mutu perusahaan. 3) Mengontrol

semua

tahapan

kerja

agar

dapat

dicegah

penyimpangan-penyimpangan kerja yang memungkinkan dapat terjadinya ketidaksesuaian produk. 4) Memberi dorongan dan mengevaluasi serta melaporkan semua kegiatan pelaksanaan kerja. commit to user



5) Mengoptimalkan semua kegiatan kerja yang menjadi tanggung jawabnya. 9. Proses Produksi Seperti yang telah disampaikan diatas bahwa PT. Dan Liris merupakan perusahaan tekstil terpadu yang bergerak dari Spinning (pemintalan), Weaving (pertenunan), Finishing Printing (pencelupan, pewarnaan dan penyempurnaan) serta Garment (konfeksi pakaian jadi). Secara lebih detil bisa dijelaskan sebagai berikut : a. Spinning Proses spinning (pemintalan benang) merupakan proses paling awal, yang terdiri dari : 1) Blowing Bertujuan untuk membuka ball kapas, membersihkan kapas, dan juga mixing atau pencampuran berbagai jenis kapas. 2) Carding Bertujuan untuk meluruskan serat, pemisahan antara serat panjang dengan serat pendek. 3) Lap former Bertujuan untuk membuat laporan untuk proses berikutnya dan perangkapan.

commit to user



4) Drawing Bertujuan untuk perangkapan, mengurangi ketidakrataan, dan pencampuran antara kapas alami (cotton) dengan kapas sintetis (polyster). 5) Combing Bertujuan untuk pensejajaran, pemisahan serat antara panjang dengan serat pendek dan terakhir pembersihan. 6) Flyer Bertujuan untuk roving dan pemberian twist (puntiran) 7) Ring Spinning Bertujuan untuk mengumpulkan benang dan terakhir penomeran benang. 8) Winder Merupakan proses tahap akhir dari proses spinning, yang bertujuan untuk penggulungan menjadi besar, menghilangkan cacat pada benang, dan terakhir adalah digulung secara berulang-ulang jika terjadi kesalahan dalam penggulungan sebelumnya. b. Weaving Proses weaving adalah proses penenunan benang menjadi kain mentah atau kain setengah jadi, dimana bahan bakunya adalah benang pakan dan benang lusi. Pada proses ini hasil akhirnya disebut dengan kain greige. Setelah melalui proses inspecting yaitu proses inspeksi grade (kualitas), maka untuk pasar lokal biasanya yang dijual adalah kain greige dengan commit to user



grade B dan L. Khusus untuk pasar eksport biasanya pelanggan hanya membeli kain greige dengan grade A saja. Selain dijual, kain greige tersebut digunakan sendiri oleh PT. Dan Liris untuk diproses lagi menjadi kain jadi, printing dan garment. c. Finishing Printing Proses finishing adalah proses mengubah kain greige untuk diberi warna dasar sesuai dengan permintaan pembeli. Sedangkan proses printing adalah proses mengubah kain finishing menjadi kain siap pakai dengan pemberian motif dan penentuan desain sesuai dengan mode dan permintaan pembeli. d. Garment Proses garment adalah proses mengubah kain yang siap pakai menjadi pakaian siap pakai, dimana proses ini adalah proses terakhir dari kegiatan produksi di PT. Dan Liris. Pada setiap tahap proses produksi di PT. Dan Liris, telah melewati Quality Assurance sehingga terjadinya kesalahan dalam proses produksi dapat diminimalisasi.

B. LATAR BELAKANG MASALAH Pertumbuhan ekonomi yang semakin maju pesat, sehingga pada era globalisasi ini menimbulkan persaingan yang tajam diantara perusahaan didalam merebut pasaran, baik dalam negeri maupun luar commit to user



negeri. Oleh karena itu, manajemen perusahaan harus dapat bekerja secara efektif dan efisien agar laba yang diharapkan dapat tercapai. Pengelolaan perusahaan yang baik dengan dukungan pihak manajemen

yang

handal

sangat

diperlukan

dalam

menghadapi

perkembangan usaha yang semakin pesat. Untuk itu perusahaan harus melakukan perencanaan dan pelaksanaan suatu sistem informasi akuntansi yang baik, efektif dan efisien. Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi yang baik memiliki beberapa unsur diantaranya : 1. Sistem harus dapat menghasilkan informasi secara tepat waktu dan relevan untuk pengambilan keputusan. 2. Sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan dapat beroperasi secara efektif dan efisien. 3. Sistem harus fleksibel untuk menampung perubahan-perubahan. 4. Sistem harus cukup sederhana sehingga struktur dan operasinya dapat mudah dimengerti dan prosedur mudah untuk diteliti. Pentingnya sistem informasi akuntansi yang baik adalah untuk mengukur kemampuan perusahaan dalam mengumpulkan, mengelola, commit to user



dan menggunakan informasi untuk menentukan apakah suatu perusahaan tersebut mampu memenangkan persaingan bisnis atau tidak. Di salah satu unsur sistem informasi akuntansi yang baik disebutkan bahwa terdapat prosedur yang mudah untuk diteliti. Keberadaan prosedur sangat penting bagi operasional perusahaan. Sehingga dengan prosedur yang mudah diteliti, perusahaan dapat mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin terjadi dalam menjalankan bisnis perusahaan. Selain itu, prosedur yang telah ditetapkan perusahaan dapat membantu untuk memberi arah bagi staf

perusahaan

dalam

menjalankan

dan

mengetahui

lingkup

pekerjaannya. Dengan kejelasan ruang lingkup ini, maka tugas dan wewenang masing-masing staf bagian akan jelas sehingga tidak terjadi perangkapan fungsi, dan kinerja staf perusahaan akan terjaga dengan baik. Seperti halnya pada PT. Dan Liris, PT. Dan Liris adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri garment dan berorientasi pada penjualan ekspor, jenis produk yang dihasilkan adalah pakaian jadi. Barang-barang tersebut diproduksi sendiri, dari pengolahan bahan baku, barang setengah jadi atau barang jadi sampai proses finishing dan penjualan produknya dikerjakan oleh perusahaan. Dalam penjualan ekspor, perusahaan atau dalam hal ini PT. Dan Liris berhubungan langsung dengan pembeli/buyer yang berada di luar negeri. Sehingga penerimaan order baru haruslah disesuaikan dengan kemampuan to user barang agar sesuai dengan yang perusahaan dalam proses commit memproduksi



buyer inginkan. Karena dalam pelaksanaannya, seringkali terjadi permasalahan yang sering mengganggu dalam prosedur order penjualan dan prosedur produksi barang, seperti terjadinya ketidaksesuaian antara barang yang dipesan dengan barang yang telah selesai diproduksi. Apabila hal ini dibiarkan terus menerus maka dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan karena resiko barang yang tidak sesuai, maka perusahaan harus memproduksi ulang barang tersebut. Sehingga perusahaan mau tidak mau harus mengeluarkan cost lagi untuk memproduksi barang dari awal agar sesuai keinginan buyer. Berdasarkan latar belakang di atas, maka dalam penyusunan tugas akhir

ini

penulis

mengambil

judul

“EVALUASI

PROSEDUR

PENJUALAN EKSPOR PADA PT. DAN LIRIS”.

C. PERUMUSAN MASALAH Dari latar belakang masalah tersebut timbul berbagai perumusan masalah sebagai berikut: Apakah prosedur penjualan ekspor yang diterapkan di PT. Dan Liris telah sesuai dengan SOP perusahaan?

D. TUJUAN TUGAS AKHIR Tujuan penelitian dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui dan memahami apakah prosedur penjualan ekspor sudah commit to user



memadai dan sesuai dengan standar operasional prosedur yang ditetapkan.

E. MANFAAT TUGAS AKHIR Dalam penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat berbagai pihak sebagai berikut: 1. Bagi PT. Dan Liris Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan dan pertimbangan dalam evaluasi prosedur penjualan ekspor yang diterapkan di PT. Dan Liris sehingga penjualan ekspor perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien. 2. Bagi Penulis a) Hasil penelitian ini membantu meningkatkan pengetahuan penulis mengenai hubungan antara teori sistem informasi akuntansi dengan aplikasinya di dunia nyata. b) Mampu mengevaluasi prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris apakah telah sesuai dengan standard operasional prosedur perusahaan. 3. Bagi Pembaca a) Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan referensi dalam melakukan penelitian-penelitian berikutnya serta menambah wawasan dan pengetahuan. commit to user



b) Meningkatkan

pengetahuan

bagi

pembaca

mengenai

hubungan antara teori sistem informasi akuntansi dengan aplikasinya di dunia nyata.

commit to user



BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. LANDASAN TEORI 1. Pengertian sistem dan prosedur Setiap sistem akan lebih dapat dipahami jika sebagai suatu keseluruhan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan. Dengan adanya sistem maka kegiatan operasional perusahaan diharapkan dapat berjalan lancar dan terkoordinir sehingga dapat mencapai hasil yang diharapkan. Menurut Zaki Baridwan, (1992: 3) sistem adalah suatu kerangka dari prosedurprosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama suatu perusahaan. Menurut Mulyadi, (2001: 5) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Dari pengertian di atas maka maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem dibuat untuk memberikan informasi yang dapat bermanfaat bagi yang memerlukannya, baik dari pihak intern maupun pihak ekstern perusahaan. Dengan adanya sistem, operasional perusahaan diharapkan dapat terkoordinasi sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan. Pengertian prosedur menurut Zaki Baridwan (1992: 3) prosedur adalah suatu urut – urutan pekerjaan kirani (clerical) biasanya melibatkan beberapa orang atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam

to user terhadap transaksi-transaksicommit perusahaan yang sering terjadi.



Menurut Mulyadi (2001: 5) prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Dari berbagai pengertian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah dan membandingkan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar 2. Pengertian Sistem akuntansi Menurut Zaki Baridwan (1992: 4) sistem akuntansi adalah formulir catatan persediaaan yang dipergunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usaha. Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari beberapa definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. 3. Pengertian sistem penjualan

commit to user



Kegiatan penjualan adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa, baik secara tunai maupun kredit. a. Sistem penjualan tunai Dalam sistem akuntansi sistem penjualan tunai, pembeli diharuskan membayar barang sebelum barang tersebut diserahkan pada pembeli. Menurut Mulyadi (2001: 455) sistem penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan pada pembeli. 1) Fungsi yang terkait a. Fungsi penjualan Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. b. Fungsi kas Dalam transaksi penjualan tunai fungsi kas bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. c. Fungsi pengiriman Dalam transaksi penjualan tunai fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. d. Fungsi gudang

commit to user



Dalam transaksi penjualan tunai fungsi gudang bertanggung jawab untuk

menyiapkan

barang

yang

dipesan

pembeli,

serta

menyerahkan barang tersebut kepada fungsi pengiriman. e. Fungsi akuntansi Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini beertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan. 2) Dokumen yang digunakan a. Faktur penjualan tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. b. Pita register kas Dokumen

ini

dihasilkan

oleh

fungsi

kas

dengan

cara

mengoperasikan mesin register kas, pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. c. Bukti setor bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. d. Bill of lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum.

commit user e. Rekapitulasi harga pokoktopenjualan



Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan). 3) Catatan akuntansi yang digunakan a. Jurnal penjualan Jurnal penjualan adalah jurnal yang oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. b. Jurnal penerimaan kas Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.

c. Jurnal umum Dalam transaksi penjualan tunai, jurnal ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. d. Kartu persediaan Dalam transaksi penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. e. Kartu gudang Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang.

commit to usertunai 4) Jaringan prosedur sistem penjualan



a. Prosedur order penjualan b. Prosedur penerimaan kas c. Prosedur penyerahan barang d. Prosedur pencatatan penjualan tunai e. Prosedur penyetoran kas ke bank f.

Prosedur pencatatan penerimaan kas

g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan b. Sistem penjualan kredit Menurut Mulyadi (2001: 210) sistem penjualan kredit adalah suatu sistem yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan yang pertama kepada pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. 4. Pengertian ekspor a. Definisi ekspor Menurut Rinaldy (2000: 77) ekspor dalam sistem perdagangan Indonesia diartikan perdagangan dengan cara mengeluarkan barang dari dalam keluar wilayah pabean Indonesia dengan memenuhi ketentuan yang berlaku. Setiap barang yang dikeluarkan dari daerah Indonesia untuk tujuan ekspor wajib mempergunakan PEB (Persetujuan Ekspor Barang). Ekspor adalah kegiatan mengeluarkan barang dari wilayah pabean suatu

commit to yang user dituju, menurut PPEI (2009). Negara ke wilayah pabean Negara



b. Persyaratan ekspor Ekspor dapat dilakukan oleh perusahaan (termasuk perorangan) yang telah memiliki: 1) SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan). 2) TDP (Tanda Daftar Perusahaan). 3) Izin usaha dari Departemen berdasarkan teknis/ lembaga non Departemen berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku. c.

Aturan yang berlaku dalam penjualan ekspor 1) Dinas Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag) a. Memenuhi persyaratan umum sebagai eksportir; b. Memenuhi persyaratan khusus sesuai dengan barang yang diatur c. Mendapat pengakuan sebagai Eksportir Terdaftar dari Menteri Perdagangan dalam hal ini Direktur Jenderal Perdagangan Luar Negeri. 2) Bea Cukai a. Dasar Hukum 1. Undang-undang No.17 Tahun 2006 tentang Perubahan UndangUndang No.10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan

2. Peraturan

Menteri

Keuangan

Nomor

145/PMK.04/2007

tentang Ketentuan Kepabeanan di Bidang Ekspor 3. Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor P40/BC/2008 jo. P-06/BC/2009 jo. P-30/BC/2009 jo. Pcommit to user



27/BC/2010 tentang Tata Laksana Kepabeanan di Bidang Ekspor 4. Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor P41/BC/2008 tentang Pemberitahuan Pabean Ekspor b. Prosedur kepabeanan ekspor

1. Eksportir wajib memberitahukan barang yang akan diekspor ke kantor pabean pemuatan dengan menggunakan PEB disertai Dokumen Pelengkap Pabean.

2. PEB disampaikan paling cepat 7 hari sebelum tanggal perkiraan ekspor dan paling lambat sebelum barang ekspor masuk Kawasan Pabean

3. Dokumen Pelengkap Pabean: a. Invoice dan Packing List b. Bukti Bayar PNBP c. Bukti Bayar Bea Keluar (dalam hal barang ekspor dikenai Bea Keluar) d. Dokumen dari intansi teknis terkait (dalam hal barang ekspor terkena ketentuan larangan dan/atau pembatasan)

4. Penyampaian PEB dapat dilakukan oleh eksportir atau dikuasakan kepada Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK)

5. Pada Kantor Pabean yang sudah menerapkan sistem PDE (Pertukaran Data Elektronik) kepabeanan, eksportir/PPJK wajib menyampaikan PEB dengan menggunakan sistem PDE Kepabeanan c. Sanksi

commit to user



1. Mengekspor tanpa menyerahkan pemberitahuan pabean dipidana penjara paling singkat 1 tahun paling lama 10 tahun dan pidana denda paling sedikit lima puluh juta rupiah paling banyak lima miliar rupiah.

2. Menyampaikan pemberitahuan pabean yang tidak benar, palsu atau dipalsukan dipidana penjara paling singkat 2 tahun paling lama 8 tahun dan pidana denda paling sedikit seratus juta rupiah paling banyak lima miliar rupiah.

3. Tidak menyampaikan atau terlambat menyampaikan pembatalan ekspornya dikenai sanksi administrasi berupa denda sebesar lima juta rupiah.

4. Salah memberitahukan jenis dan/atau jumlah barang dikenai sanksi administrasi berupa denda paling sedikit 100% dari pungutan negara di bidang ekspor yang kurang dibayar dan paling banyak1.000% dari pungutan negara di bidang ekspor yang kurang dibayar. d. Dasar hukum ekspor 1) Internasional Multilateral, Regional, Bilateral atau Unilateral. 2) Subyek hukum Pemerintah

dengan

Pemerintah,

Pemerintah

dengan

Pemerintah. 3) Nasional KEPPRES Nomor 58 Tahun 1971 Peraturan Mendag Nomor 17/M-DAG/PER/9/2005

commit to03/DAGLU/PER/10/2005 user Peraturan Dirjen Daglu Nomor

beberapa



Peraturan Dirjen Daglu Nomor 04/DAGLU/PER/10/2005 e. Hal – hal yang harus diperhatikan dalam ekspor 1) Barang yang diminta 2) Tata Niaga barang 3) Ketepatan pengiriman 4) Syarat pembayaran 5) Menghindari klaim dagang f.

Tata niaga barang berdasarkan SK Menteri Perindustrian dan Perdagangan SK No. 558/MPP/KEP/12/1998 SK No. 17/M-DAG/per/9/2005 SK No. 43/M-DAG/per/10/2007 1) Barang yang dilarang Adalah barang-barang yang tidak boleh diekspor, hal ini bertujuan agar komoditas tersebut dapat diproses menjadi barang setengah jadi atau barang jadi sehingga meningkatkan nilai tambah, menjaga pengadaan bahan baku, melindungi kelestarian alam, jenis tanaman dan binatang langka. Contoh: Rotan mentah, satwa langka, kayu gelondongan, nener (ikan kecil). 2) Barang yang diatur Adalah barang-barang yang dibatasi masuk ke negara importir. Contoh tekstil dan produk tekstil, kayu dan produk kayu, kopi, maniok, dan lain-lain.

3) Barang yang diawasicommit to user



Adalah barang-barang yang dalam ekspornya dalam pengawasan pemerintah atau ekspor produk tersebut hanya dapat dilakukan dengan persetujuan Menperindag dan instansi teknis lainnya. Contoh: kacang kedelai, padi dan beras, ternak hidup, tepung beras dan gandum. 4) Barang bebas Adalah barang-barang yang tidak tercakup dalam daftar barang-barang diatas atau barang yang diperbolehkan diekspor oleh semua eksportir. 5. Pengertian sistem penjualan ekspor a. Definisi sistem penjualan ekspor Menurut La Midjan (2001:170) sistem penjualan ekspor adalah sistem dilaksanakan oleh perusahaan untuk mengatur penjualan yang berhubungan pihak pembeli luar negeri yang mengimpor barang

yang dengan

tersebut.

Menurut Amir (2002: 14) Ada beberapa tahapan dalam proses terjadinya transaksi ekspor, pada umumnya ada lima tahapan yaitu: 1) Tahap promosi Pada tahap awal ini penjual atau eksportir berupaya untuk memperkenalkan komoditas yang dihasilkannya kepada calon pembeli, yang bertujuan agar menarik minat calon pembeli terhadap komoditas yang diperkenalkan. 2) Tahap Inquiry Inquiry adalah surat pernyatan minat yang dibuat oleh calon importir yang ditujukan kepada eksportir commit to useryang berisi permintaan harga dari



barang yang dipromosikan oleh eksportir. Tujuan Inquiry adalah agar calon importer mengetahui lebih lengkap mengenai mutu barang, waktu penyerahan, kuantum barang, contoh barang serta keterangan lainnya dari komoditas yang dipromosikan. 3) Tahap Offersheet Offersheet adalah pernyataan kesanggupan dari eksportir untuk memasok suatu komoditas kepada calon importir dengan syarat harga, waktu penyerahan dan pembayaran yang ditentukan oleh eksportir. 4) Tahap Ordersheet Tahap selanjutnya adalah tahap ordersheet atau penerimaan order dari importir. Ordersheet adalah surat pernyataan persetujuan (akseptasi) dari importir atas penawaran eksportir yang sifatnya mengikat secara hukum. 5) Tahap kontrak dagang ekspor Pada tahap ini terjadi kesepakatan antara eksportir dan importir untuk melakukan perdagangan barang sesuai dengan persyaratan yang disepakati bersama dan masing – masing pihak mengikat diri untuk melaksanakan semua kewajiban yang ditimbulkan. Dalam sistem penjualan ekspor sebenarnya tidak jauh berbeda dengan sistem penjualan tunai biasa, yang membedakan hanyalah pembelinya berada di luar negeri dan ada beberapa dokumen pendukung yang harus dipenuhi oleh perusahaan untuk memperlancar penjualan ekspor. b. Dokumen-dokumen yang digunakan: 1) Sales contract

commit to user



Sales contract adalah surat kesepakatan antara eksportir dan importer untuk melakukan perdagangan barang sesuai persyaratan yang disepakati bersama. 2) Commercial invoice Commercial invoice adalah merupakan nota perincian tentang keterangan barang-barang yang dijual dan harga dari barang-barang tersebut. 3) Persetujuan Ekspor Barang (PEB) PEB adalah dokumen yang digunakan untuk pemberitahuan ekspor barang yang isinya antara lain: jenis barang, identitas eksportir, identitas importir, negara tujuan ekspor dan lain-lain. 4) Packing list Packing list adalah dokumen yang berisi daftar perincian lengkap mengenai barang yang tercantum dalam invoice. Fungsinya untuk memudahkan untuk proses pemeriksaan oleh kantor Bea dan Cukai. 5) Bill of lading Bill of lading adalah bukti tanda terima barang, bukti kepemilikan, barang yang dikeluarkan oleh perusahaan palayaran (shipping company) sebagai bukti adanya perjanjian pengangkutan barang. 6) Certificate Of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal (SKA) Certificate Of Origin atau SKA adalah surat keterangan yang diterbitkan oleh Menteri Perdagangan atau pejabat yang ditunjuk. Surat ini menyatakan asal barang yang diekspor. 7) Polis asuransi

commit to user



Adalah surat bukti pertanggungan yang dikeluarkan oleh perusahaan asuransi atas permintaan eksportir maupun importir untuk menjamin keselamatan barang yang dikirim. 8) Surat pernyataan mutu (Quality Statement) Adalah surat keterangan yang menyatakan kualitas dari barang dari barang yang diekspor berdasarkan pemeriksaan Bea dan Cukai. c. Para pelaku kegiatan penjualan ekspor 1) Eksportir Eksportir adalah orang atau perusahaan yang berperan sebagai produsen yang memproduksi barang untuk dijual ke luar negeri. 2) Importir Orang atau perusahaan yang berperan sebagai pembeli di luar negeri.

3) Bank Merupakan lembaga keuangan yang dapat memberikan jasa perkreditan atau meminjamkan dana kepada eksportir maupun importir. 4) Depperindag Adalah lembaga pemerintahan yang mengatur dan menerbitkan suratsurat yang merupakan syarat kegiatan ekspor, seperti PEB dan SKA (Surat keterangan asal) atau Certificate of Origin (COO). 5) Freight Forwarder Adalah badan usaha yang bertujuan untuk memberikan jasa pelayanan atau pengurusan atas seluruh kegiatan yang diperlukan bagi

commit to user terlaksananya pengiriman.



6) Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) EMKL adalah usaha pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut melalui kapal atau pengurusan dokumen dan muatan yang berasal dari kapal. 7) Perusahaan asuransi Adalah perusahaan yang bergerak di bidang pertanggungan. Dalam kegiatan ekspor ini, perusahaan ini menanggung resiko keselamatan barang dari eksportir sampai dikirim kepada pihak importir.

8) Bea Cukai Adalah lembaga pemerintahan yang bertugas untuk memeriksa barangbarang yang melewati daerah pabean dan memungut biaya atas barang yang akan diekspor. d. Prosedur penjualan ekspor dengan L/C (Letter of Credit) 1) Eksportir mengadakan korespondensi dengan importir luar negeri (mengenai mutu, harga, Delivery, dan lain-lain). 2) Eksportir dan importir mengadakan kontrak jual beli. 3) Importir membuka atau mengirim L/C melalui bank korespondennya. 4) Bank importir meneruskan L/C kepada bank devisa. 5) Bank devisa meneruskan L/C eksportir. 6) Eksportir menyiapkan barang-barangnya. 7) Eksportir mendaftarkan PEB ke Bea Cukai.

commit to user 8) Ekspotir memesan ruang kapal.



9) Eksportir sendiri atau meminta bantuan EMKL untuk mengirim barang kepada importir. 10) Eksportir sendiri atau EMKL memfiat muatkan barangnya. 11) EMKL memberitahukan kepada eksportir barang telah dikirim ke kapal. 12) Mengajukan permohonan ke Dinas perindag atau Sudin Perindag untuk memperoleh SKA (Surat Keterangan Asal). 13) Eksportir melakukan pencairan uang di bank devisa. 14) Bank devisa eksportir mengirim dokumen ekspor kepada bank korespondensi importir. 15) Bank korespondensi importir mengirim dokumen ekspor kepada importir. 16) Importir mengambil barang di pelabuhan. e. Prosedur penjualan ekspor biasa atau tanpa L/C 1) Eksportir mengadakan korespondensi dengan importir. 2) Eksportir dan importir mengadakan kontrak jual beli. 3) Eksportir menyiapkan barang-barang sesuai dengan kontrak jual beli yang telah disepakati. 4) Eksportir mengurus dokumen PEB ke Bea Cukai. 5) Ekspotir mengirim barang dan memesan ruang kapal. 6) Importir membayar Down Payment (DP). 7) Eksportir sendiri atau meminta bantuan EMKL untuk mengirim barang kepada importir. 8) Eksportir sendiri atau EMKL memviatmuatkan barangnya. 9) EMKL memberitahukan kepada eksportir barang telah dikirim ke kapal.

commit to user



10) Mengajukan permohonan ke Dinas perindag atau Sudin Perindag untuk memperoleh SKA (Surat Keterangan Asal). 11) Barang dikirim kepada importir. 12) Eksportir mengirimkan dokumen-dokumen ekspor kepada importir. 13) Importir melunasi sisa pembayaran. 6. Pengertian Sistem Pengendalian Intern a. Pengertian sistem pengendalian intern Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen, Mulyadi (2001: 163) b. Tujuan sistem pengendalian intern Dari definisi tersebut pengendalian intern menekankan pada tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Tujuan dari sistem pengendalian intern adalah: 1) Menjaga kekayaan organisasi. 2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3) Mendorong efisiensi. 4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. c. Unsur-unsur sistem pengendalian intern Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:

commit to user



1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada beberapa prinsip-prinsip: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan, setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manager fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki

wewenang

untuk

mencatat

peristiwa

keuangan

perusahaan. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk mengotorisasi atas terlaksananya setiap transaksi, misal dalam penggunaan formulir harus

to user diawasi sedemikiancommit rupa guna nengawasi pelaksanaan otorisasi.



3. Praktik yang sehat untuk melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pada umumnya ada beberapa cara yang dilakukan perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat, cara-cara tersebut adalah: a. Penggunaan

formulir

bernomor

urut

tercetak

yang

penggunaannya harus dipertanggung jawabkan oleh fungsi yang berwenang. b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit), hal ini dilakukan untuk mendorong agar karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. c. Setiap transaksi tidak boleh dari awal sampai akhir dilaksanakan oleh satu orang. d. Perputaran jabatan (job rotation) dilakukan secara rutin agar dapat menjaga indepensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya. e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. f.

Secara periodik dilakukan pencocokan fisik kekayaannya dengan catatannya.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Dalam struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara untuk mendorong praktik yang sehat semua tergantung pada manusianya. Untuk itu dalam sistem pengendalian suatu perusahaan diperlukan karyawan yang kompeten dan jujur. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, ada banyak cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan seperti:

commit to user



a.

Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Disini pihak manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan.

b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan,

sesuai

dengan

tuntutan

perkembangan

pekerjaannya.

B. SISTEM PENJUALAN EKSPOR PADA PT. DAN LIRIS Sistem penjualan pada PT. Dan Liris adalah seperti penjualan tunai biasa, hanya saja dalam penjualan ekspor ini memiliki beberapa perbedaan dari penjualan tunai. Pada penjualan ekspor pembeli berada di luar negeri, membutuhkan lebih banyak dokumen dan banyak pihak-pihak yang terkait baik pihak intern maupun luar perusahaan yang terkait dalam penjualan ekspor, serta sistem pembayaran yang diterapkan pada PT. Dan Liris menggunakan sistem pembayaran L/C (Letter of Credit). 1. Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan ekspor pada PT. Dan Liris adalah : 1) Fungsi penjualan Pada PT. Dan Liris, yang menjadi fungsi penjualan adalah bagian merchandiser. Dalam prosedur penerimaan order ini, bagian merchandiser menerima order dari buyer dan membuat realisasi order kemudian

commit to user



mengirimkannya ke bagian produksi untuk melakukan proses produksi barang sesuai dengan permintaan buyer.

2) Fungsi Produksi Pada PT. Dan Liris, yang menjadi fungsi produksi adalah bagian produksi. Pada prosedur produksi barang, setelah bagian produksi menerima realisasi order dari bagian merchandiser kemudian melakukan proses produksi dari bagian cutting, sewing, packing sampai barang tersebut siap untuk dikirim. Kemudian membuat packing list yang terlebih dahulu harus diotorisasi oleh bagian merchandiser, kepala produksi baru kemudian mengirimkannya ke bagian shipping dan mengarsipkan permanen realisasi order menurut nomor. Dan juga membuat laporan hasil produksi (LHP) yang akan dikirmkan ke bagian pembukuan.

3) Fungsi Pengiriman Pada PT. Dan Liris disini yang menjadi fungsi pengiriman adalah bagian shipping. Sebelum melakukan pengiriman barang, terlebih dahulu bagian shipping harus menyiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan pada saat proses pengiriman barang. Dalam prosedur pembuatan dokumen ini, bagian shipping telebih dahulu membuat invoice dan juga shipping instruction (SI) yang bersumber dari informasi yang diberikan oleh merchandiser. Kemudian menghubungi bagian freight forwarder untuk menguruskan dokumendokumen ekspor lainnya seperti: persetujuan ekspor barang (PEB), Bill of

commit to user Lading (B/L), note pelayanan ekspor (NPE), berita acara penyegelan (BAP)



dan setelah semua dokumen ekspor lengkap, barulah bagian shipping mengirimkan dokumen ekspor ke pihak bank.

4) Fungsi Keuangan Pada PT. Dan Liris yang menjadi fungsi keuangan adalah bagian kasir. Dalam prosedur penerimaan pembayaran ini, bagian shipping menerima L/C dari advise bank dan mengirimkannya ke bagian kasir. Setelah ada pemberitahuan bahwa L/C sudah dapat dicairkan, maka bagian kasir mencairkan L/C ke bank Mandiri atau bank CIMB Niaga Surakarta. Bagian kasir menerima bukti transfer dari bank, dan langsung menyetorkan di bank pada hari yang sama, kemudian mendapatkan bukti setor bank (BSB), lalu membuat bukti kas masuk (BKM) dan mengirimkannya ke bagian pembukuan.

5) Fungsi Akuntansi Pada PT. Dan Liris yang menjadi fungsi akuntansi atau fungsi pencatatan adalah bagian pembukuan. Setelah mendapat bukti transfer dan bukti setor bank dari bagian kasir, maka bagian pembukuan melakukan pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas, dan juga mencatat laporan hasil produksi dari bagian produksi dan memasukkannya ke dalam jurnal umum.

2. Pihak-pihak luar perusahaan yang terkait dalam sistem penjualan ekspor di PT. Dan Liris 1) Advise Bank

commit to user



Merupakan lembaga keuangan yang memberikan jasa atau menjamin pembayaran ekspor, disini bank yang dipakai oleh perusahaaan adalah Bank Mandiri cabang Surakarta, CIMB Niaga Surakarta. 2) Kantor Perindustrian dan Perdagangan Surakarta Adalah lembaga pemerintahan yang mengatur dan menerbitkan suratsurat yang merupakan syarat kegiatan ekspor, seperti PEB dan Surat Keterangan Asal (SKA) atau Certificate Of Origin (COO). 3) Freight Forwarder Adalah badan usaha yang bertujuan untuk memberikan jasa pelayanan atau pengurusan atas seluruh kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman. 4) Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) EMKL adalah usaha pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut melalui kapal atau pengurusan dokumen dan muatan yang berasal dari kapal. 5) Bea Cukai Adalah lembaga pemerintahan yang bertugas untuk memeriksa barangbarang yang melewati daerah pabean dan memungut biaya atas barangbarang yang akan diekspor.

3. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor di PT. Dan Liris : 1. Sales contract

commit to user



Sales contract adalah surat kesepakatan antara eksportir dan importir untuk melakukan perdagangan barang sesuai persyaratan yang disepakati bersama. 2. Realisasi Order Realisasi order adalah dokumen yang berisi tentang spesifikasi barang yang diinginkan oleh buyer. Dokumen ini menjelaskan tentang bentuk, ukuran, warna, kuantitas dan jenis bahan yang digunakan sesuai keinginan buyer. 3. Surat permintaan pembuatan sample Surat permintaan pembuatan sample adalah formulir yang dibuat atas permintaan buyer yang berisi spesifikasi barang pesanannya. 4. Commercial invoice Commercial invoice adalah merupakan nota perincian tentang keterangan barang-barang yang dijual dan harga dari barang-barang tersebut. 5. Persetujuan Ekspor Barang (PEB) PEB adalah dokumen yang digunakan untuk pemberitahuan ekspor barang yang isinya antara lain: jenis barang, identitas eksportir, identitas importir, negara tujuan ekspor dan lain-lain. 6. Nota Pelayanan Ekspor (NPE) Nota yang diterbitkan oleh Pejabat Pemeriksa Dokumen Ekspor atau Sistem Komputer Pelayanan atas PEB yang disampaikan, untuk melindungi pemasukan barang yang akan diekspor ke kawasan pabean atau pemuatannya ke sarana pengangkut. 7. Berita Acara Penyegelan (BAP)

commit to user



Surat perintah atau surat tugas yang dikeluarkan oleh pejabat bea dan cukai yang berwenang dalam rangka penindakan, penyidikan, audit, atau penyitaan untuk mengunci, menyegel, dan atau melekatkan tanda pengaman yang diperlukan guna mengamankan hak-hak Negara 8. Packing list Packing list adalah dokumen yang berisi daftar perincian lengkap mengenai barang yang tercantum dalam invoice. Fungsinya untuk memudahkan untuk proses pemeriksaan oleh kantor Bea dan Cukai. 9. Bill of lading Bill of lading adalah bukti tanda terima barang, bukti kepemilikan, barang yang dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran (shipping company) sebagai bukti adanya perjanjian pengangkutan barang.

10. Certificate Of Origin (COO) Certificate Of Origin (COO) atau SKA (Surat Keterangan Asal) adalah surat keterangan yang diterbitkan oleh Menteri Perdagangan atau pejabat yang ditunjuk. Surat ini menyatakan asal barang yang diekspor. 11. Bukti transfer (BT) Adalah bukti pengiriman dana dari bank koresponden importir yang ditujukan ke eksportir melalui advise bank. 12. Letter Of Credit (L/C) Adalah surat perikatan/ perjanjian antara importir (applicant), bank koresponden (issuing bank) dan eksportir (beneficiary) untuk melakukan

commit to user pembayaran (jual beli) atas barang atau jasa yang diperdagangkan.



13. Bukti kirim barang/ Delivery order Adalah bukti yang diterima dari jasa pengiriman barang atau EMKL yang menyatakan bahwa barang sudah dikirim. 14. Laporan hasil produksi (LHP) Adalah catatan yang dibuat oleh bagian produksi yang berisi tentang total harga produk yang dijual atau total jumlah persediaan selama periode akuntansi tertentu. 15. Bukti Kas Masuk (BKM) Bukti atas penerimaan uang atau kas yang dilengkapi dengan bkti transaksi yang lain. 4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor menurut Standard Operasional Prosedur (SOP) di PT. Dan Liris 1) Prosedur penerimaan order 1. Bagian merchandiser menerima order dari buyer via email. 2. Berdasarkan order yang diterima via email, bagian merchandiser membuat formulir surat permintaan pembuatan sample sesuai dengan informasi order buyer dan mengirimkan formulir ini ke bagian produksi. 2) Prosedur pembuatan sample 1. Bagian produksi menerima formulir surat permintaan pembuatan sample dari bagian merchandiser. 2. Membuat sample order barang sesuai dengan informasi yang tercantum di surat permintaan pembuatan sample. 3. Mengirimkan kembali sample order barang ke bagian

commit to user beserta surat permintaan pembuatan sample.

merchandiser



3) Prosedur pengecekan sample 1. Bagian merchandiser menerima sample order barang dan surat permintaan pembuatan sample. 2. Melaporkan kepada buyer bahwa sample order barang yang diminta sudah selesai diproduksi. 3. Mengirimkan sample ke buyer. 4. Apabila contoh sample order barang telah disetujui oleh buyer, maka buyer akan menerbitkan purchase order (PO). 5. Surat permintaan pembuatan sample diarsip secara permanen menurut nomor. 4) Prosedur realisasi order 1.

Setelah menerima purchase order (PO) dari buyer, bagian merchandiser mengkonfirmasi pada kepala bagian penjualan mengenai order yang diterbitkan buyer, dengan membawa serta dokumen PO.

2.

Kepala bagian penjualan menerima laporan mengenai order yang telah disetujui disertai dengan dokumen PO.

3.

Kepala bagian penjualan menyetujui dan mengotorisasi dokumen PO, kemudian mengirimkannya kembali ke bagian merchandiser.

4.

Setelah mendapatkan persetujuan dari kepala bagian penjualan, maka bagian merchandiser membuat budget export garment, realisasi order, dan sales contract rangkap empat berdasarkan informasi yang tercantum dalam dokumen PO. Di dalam sales contract ini dijelaskan informasi yang berhubungan dengan spesifikasi barang, jumlah barang,

commit to user harga (jika diperlukan), tujuan pengiriman barang, syarat pembayaran,



tanggal kirim, dan syarat-syarat lainnya yang telah dimengerti oleh kedua belah pihak dan terdokumentasi secara jelas dan tepat. 5.

Realisasi order dikirim ke bagian produksi.

6.

Budget export garment dikirim ke bagian pembukuan.

7.

Sales contract lembar pertama berwarna putih diberikan ke buyer, lembar kedua berwarna pink dijadikan arsip permanen menurut tanggal, lembar ketiga berwarna kuning diberikan ke bagian pembukuan, dan lembar keempat berwarna hijau diberikan ke bagian shipping.

8.

Mengarsip sementara purchase order (PO) menurut tanggal.

5)

Prosedur produksi barang

1. Bagian produksi menerima realisasi order. 2. Memproduksi barang sesuai dengan realisasi order. 3. Setelah barang selesai di produksi, bagian produksi membuat packing list dan laporan hasil produksi (LHP). 4. Packing list beserta sample barang jadi dikirim ke bagian merchandiser. 5. Laporan hasil produksi dikirim ke bagian pembukuan. 6. Mengarsip realisasi order menurut nomor. 6) Prosedur pengecekan barang 1. Bagian merchandiser menerima packing list beserta sample barang jadi. 2. Merchandiser mengotorisasi packing list dan mengirimkan ke kepala produksi. 3. Kepala produksi menerima packing list yang telah diotorisasi bagian merchandiser, kemudian menyetujui dan mengotorisasi dokumen

to user packing list tersebutcommit dan mengirimkannya ke bagian shipping.



7)

Prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor

1.

Bagian shipping menerima packing list yang telah diotorisasi bagian

merchandiser

dan

kepala

produksi

kemudian

mengotorisasinya. 2.

Menerima sales contract lembar keempat dari merchandiser.

3.

Berdasarkan dokumen sales contract, bagian shipping menagih payment pada buyer sesuai dengan tanggal kesepakatan pembayaran yang tertera di sales contract.

4.

Bagian shipping menerima L/C dari advise bank.

5.

Mencocokan jumlah yang tertera pada L/C dan sales contract.

6.

Dengan diterimanya L/C, bagian shipping membuat invoice serta shipping instruction (SI).

7.

Menyerahkan dokumen invoice dan shipping instruction (SI) kepada direktur ekspor untuk disetujui dan diotorisasi dengan membawa serta dokumen SC, dan L/C sekaligus menginformasikan bahwa barang siap untuk dikirim.

8.

Direktur ekspor menerima laporan dari bagian shipping bahwa barang siap untuk dikirim, dengan membawa dokumen invoice dan shipping instruction (SI) untuk diotorisasi disertai dengan dokumen SC, dan L/C.

9.

Setelah menyetujui dan mengotorisasi dokumen invoice dan SI tersebut, kemudian mengirimkan kembali dokumen invoice, SI, SC, dan L/C ke bagian shipping.

commit to user



10. Setelah mendapatkan persetujuan dari direktur ekspor, maka bagian shipping, menghubungi bagian jasa pengiriman untuk menginstruksikan pengambilan barang. 11. Menghubungi bagian freight forwarder untuk membawa dokumen invoice dan shipping instruction (SI) dalam proses pengiriman barang. 12. Setelah melakukan pengiriman barang, bagian shipping mendapat dokumen pengapalan/pengiriman barang yang berupa original Bill of Lading (B/L) dari freight forwarder, kemudian bagian shipping melakukan proses pembuatan dokumen surat keterangan asal barang (SKA) atau Certificate of Origin (COO) ke Kantor Perdagangan dan Perindustrian Surakarta. 13. Membuat bukti kirim barang atau delivery order (DO). 14. Bagian shipping memproses dokumen ekspor seperti persetujuan ekspor barang (PEB), nota pelayanan ekspor (NPE), berita acara penyegelan (BAP). 15. L/C dikirim ke bagian kasir. 16. Seluruh shipping dokumen (PEB, NPE, BAP, BL, SKA) dikim ke pihak bank. 17. Delivery order, packing list, sales contract lembar keempat diarsip secara permanen berdasarkan nomor. 8)

Prosedur penerimaan pembayaran

1.

Menerima L/C dari bagian shipping.

2.

Setelah ada pemberitahuan dari advise bank bahwa L/C sudah dapat

dicairkan, maka bagian kasir akan mencairkan L/C ke advise bank,

to user bank Mandiri, atau bankcommit CIMB Niaga Surakarta.

yaitu



3.

Menerima bukti transfer (BT) dari bank dan sekaligus menyetor dana

pencairan L/C ke bank. 4.

Menerima bukti setor bank (BSB) kemudian membuat bukti kas masuk

(BKM) dan mengotorisasinya. 5.

Bukti kas masuk dan bukti setor bank, bukti transfer dikirim ke bagian

pembukuan. 9)

Prosedur pencatatan akuntansi

1. Bagian pembukuan menerima budget export garment (BEG), dan sales contact lembar ketiga dari bagian merchandiser. 2. Bagian pembukuan menerima laporan hasil produksi (LHP) dari bagian produksi. 3. Bagian pembukuan menerima bukti transfer (BT), bukti setor bank (BSB) dan bukti kas masuk dari bagian kasir. 4. Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan sales contract lembar ketiga, bukti transfer, bukti setor bank dan bukti kas masuk, kemudian mencatatnya ke dalam jurnal penerimaan kas. 5. Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan budget export garment (BEG) dengan laporan hasil produksi, kemudian mencatatnya di dalam jurnal umum. 6. Mengarsipkan secara permanen sales contract dan bukti kas masuk menurut nomor. Mengarsipkan bukti setor bank dan bukti transfer secara permanen menurut tanggal. Mengarsipkan secara permanen budget export garment dan laporan hasil produksi berdasarkan nomor.

commit to user



Bagan alir prosedur penjualan ekspor PT. Dan Liris menurut Standard Operasional Prosedur (SOP) Di bawah ini akan dijelaskan bagan alir prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris sesuai dengan SOP perusahaan, untuk menggambarkan prosedur penjualan ekspor dan alir dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan ekspor.

commit to user



commit to user



commit to user



commit to user



FUNGSI PRODUKSI

Bagian Produksi

Bagian Produksi

Kepala Produksi

1

6

10 Yang telah diotorisasi bagian md

RO

SPPS

PL

Membuat sample order barang sesuai informasi yang tercantum dalam SPPS

Memproduksi barang sesuai RO Setelah sample barang selesai diproduksi

Mengirimkan kembali sample order barang beserta SPPS

mengotorisasi PL tsb dan mengirimkan ke bagian shipping

Membuat PL dan LHP

PL

RO LHP PL

11

SPPS

2 10

N

Beserta sample barang jadi 9

Gambar II.4 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris menurut SOP

commit to user



commit to user



commit to user



commit to user



FUNGSI AKUNTANSI

Bagian Pembukuan

Bagian Pembukuan

Bagian Pembukuan

10

8

16

LHP

SC

BSB Bukti transfer BKM

3

BEG

Telah diotorisasi bagian kasir Mencocokan SC, BKM, bukti transfer dan BSB

Mencocokan BEG dan LHP

SC 3 BSB Bukti transfer

BEG LHP

BKM

JU

JKM


BEG LHP

BKM

T N

N

SELESAI

Gambar II.8 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris menurut SOP

commit to user



5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor menurut pelaksanaan di PT. Dan Liris 1)

Prosedur penerimaan order

1. Bagian merchandiser menerima purchase order (PO) dari buyer. 2. Melaporkan kepada kepala bagian penjualan mengenai order yang diterima dengan membawa serta dokumen purchase order (PO). 3. Kepala bagian penjualan menerima laporan dari bagian merchandiser mengenai order yang diterima dari buyer, disertai dengan dokumen PO. 4. Menyetujui dan mengotorisasi PO lalu kemudian mengembalikannya ke bagian merchandiser. 2)

Prosedur realisasi order

1. Setelah PO disetujui dan diotorisasi oleh kepala bagian penjulan, maka berdasarkan informasi yang tercantum dalam PO, bagian merchandiser membuat budget export garment, realisasi order, dan sales contract rangkap empat. Di dalam sales contract ini dijelaskan informasi yang berhubungan dengan spesifikasi barang, jumlah barang, harga (jika diperlukan), tujuan pengiriman barang, syarat pembayaran, tanggal kirim, dan syarat-syarat lainnya yang telah dimengerti oleh kedua belah pihak dan terdokumentasi secara jelas dan tepat. 2. Realisasi order dikirim ke bagian produksi. 3. Budget export garment dikirim ke bagian pembukuan. 4. Sales contract lembar pertama berwarna putih diberikan ke buyer, lembar kedua berwarna pink dijadikan arsip permanen menurut tanggal, lembar

commit to user



ketiga berwarna kuning diberikan ke bagian pembukuan, dan lembar keempat berwarna hijau diberikan ke bagian shipping. 5. Mengarsip sementara purchase order (PO) menurut tanggal. 3)

Prosedur produksi barang

1. Bagian produksi menerima realisasi order dari bagian merchandiser. 2. Memproduksi barang sesuai dengan realisasi order. 3. Setelah barang selesai di produksi, bagian produksi membuat packing list dan laporan hasil produksi (LHP) berdasarkan dokumen RO. 4. Packing list beserta sample barang jadi dikirim ke bagian merchandiser. 5. Laporan hasil produksi dikirim ke bagian pembukuan. 6. Mengarsip realisasi order secara permanen menurut nomor. 4)

Prosedur pengecekan barang

1. Bagian merchandiser menerima packing list beserta sample barang jadi. 2. Berdasarkan dokumen packing list, bagian merchandiser memeriksa barang apakah sudah sesuai dengan pesanan buyer atau belum. 3. Apabila barang belum sesuai dengan pesanan, maka bagian merchandiser mengembalikan packing list beserta sample barang jadi ke bagian produksi untuk memproduksi ulang barang tersebut. 4. Bagian produksi menerima pengembalian packing list beserta sample barang jadi untuk diproduksi ulang agar sesuai dengan pesanan buyer. 5. Setelah diproduksi ulang, packing list beserta sample barang jadi dikembalikan ke bagian merchandiser untuk dicek ulang. 6. Apabila sudah sesuai dengan pesanan, merchandiser mengotorisasi packing

to user list dan mengirimkan ke commit kepala produksi.



7. Kepala produksi menerima packing list yang telah diotorisasi bagian merchandiser, lalu kemudian menyetujui dan mengotorisasi dokumen packing list tersebut dan mengirimkannya ke bagian shipping. 5)

Prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor

1. Bagian shipping menerima packing list yang telah diotorisasi bagian merchandiser dan kepala produksi lalu kemudian mengotorisasinya. 2. Menerima sales contract lembar keempat dari merchandiser. 3. Berdasarkan dokumen sales contract, bagian shipping menagih payment pada buyer sesuai dengan tanggal kesepakatan pembayaran yang tertera di sales contract. 4. Bagian shipping menerima L/C dari advise bank. 5. Mencocokan jumlah yang tertera pada L/C dan sales contract. 6. Dengan diterimanya L/C, bagian shipping membuat invoice serta shipping instruction (SI). 7. Menyerahkan dokumen invoice dan shipping instruction (SI) kepada direktur ekspor untuk disetujui dan diotorisasi, sekaligus menginformasikan bahwa barang siap untuk dikirim. 8. Direktur ekspor menerima laporan dari bagian shipping bahwa barang siap untuk dikirim, dengan membawa dokumen invoice dan shipping instruction (SI) untuk diotorisasi dilengkapi dengan dokumen SC, dan L/C. 9. Setelah menyetujui dan mengotorisasi dokumen invoice dan SI tersebut, kemudian mengirimkan kembali dokumen invoice, SI, SC, dan L/C ke bagian shipping.

commit to user



10. Setelah mendapatkan persetujuan dari direktur ekspor, maka bagian shipping, menghubungi bagian jasa pengiriman untuk menginstruksikan pengambilan barang. 11. Menghubungi bagian freight forwarder untuk membawa dokumen invoice dan shipping instruction (SI) dalam proses pengiriman barang. 12. Setelah melakukan pengiriman barang, bagian shipping mendapat dokumen pengapalan/pengiriman barang yang berupa original Bill of Lading (B/L) dari freight forwarder, kemudian bagian shipping melakukan proses pembuatan dokumen surat keterangan asal barang (SKA) atau Certificate of Origin (COO) ke Kantor Perdagangan dan Perindustrian Surakarta. 13. Membuat bukti kirim barang atau delivery order (DO). 14. Bagian shipping memproses dokumen ekspor seperti persetujuan ekspor barang (PEB), nota pelayanan ekspor (NPE), berita acara penyegelan (BAP). 15. L/C dikirim ke bagian kasir. 16. Seluruh shipping dokumen (PEB, NPE, BAP, BL, SKA) dikim ke pihak bank. 17. Delivery order, packing list, sales contract lembar keempat diarsip secara permanen berdasarkan nomor. 6)

Prosedur penerimaan pembayaran

1.

Menerima L/C dari bagian shipping.

2.

Setelah ada pemberitahuan dari advise bank bahwa L/C sudah dapat dicairkan, maka bagian kasir akan mencairkan L/C ke advise bank, yaitu bank Mandiri, atau bank CIMB Niaga Surakarta.

3.

Menerima bukti transfer (BT) dari bank dan sekaligus menyetor dana pencairan L/C ke bank. commit to user



4.

Menerima bukti setor bank (BSB) kemudian membuat bukti kas masuk (BKM) dan mengotorisasinya.

5.

Bukti kas masuk dan bukti setor bank, bukti transfer dikirim ke bagian pembukuan.

7)

Prosedur pencatatan akuntansi

1.

Bagian pembukuan menerima budget export garment (BEG), dan sales contact lembar ketiga dari bagian merchandiser.

2.

Bagian pembukuan menerima laporan hasil produksi (LHP) dari bagian produksi.

3.

Bagian pembukuan menerima bukti transfer (BT), bukti setor bank (BSB) dan bukti kas masuk dari bagian kasir.

4.

Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan sales contract lembar ketiga, bukti transfer, bukti setor bank dan bukti kas masuk, kemudian mencatatnya ke dalam jurnal penerimaan kas.

5.

Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan budget export garment (BEG) dengan laporan hasil produksi, kemudian mencatatnya di dalam jurnal umum.

7. Mengarsipkan secara permanen sales contract dan bukti kas masuk menurut nomor. Mengarsipkan bukti setor bank dan bukti transfer secara permanen menurut tanggal. Mengarsipkan secara permanen budget export garment dan laporan hasil produksi berdasarkan nomor.

Bagan alir prosedur penjualan ekspor PT. Dan Liris menurut pelaksanaannya

commit to user



Dibawah ini akan dijelaskan bagan alir prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris sesuai dengan pelaksanaannya, untuk menggambarkan prosedur penjualan ekspor dan alir dokumen- dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor.

commit to user



FUNGSI PENJUALAN Bagian Merchandiser

Kabag Penjualan

Bagian Merchandiser

Mulai

1

2 yang telah diotorisasi KaBag penjualan

Dari buyer Menerima PO

Menerima laporan order yang diterima disertai dokumen PO dari bagian md

PO

PO

Berdasarkan informasi yang tercantum dalam dokumen PO, membuat BEG, RO, dan SC

PO

Melapor pada KaBag penjualan mengenai order yang diterima dengan membawa serta dokumen PO

Menyetujui dan mengotorisasi dokumen PO, dan mengembalikan ke bagian md

PO 4 3 2

PO

SC

PO

1

RO BEG

1 2 Buyer

5

T 4

T 3

Gambar II.9 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris sesuai dengan penerapan

commit to user



commit to user



FUNGSI PRODUKSI Bagian Produksi

Bagian Produksi

Kepala Produksi

3

8

10 Beserta sample barang jadi

RO

Yang telah diotorisasi bagian md

PL PL Memproduksi barang sesuai RO

Menyetujui dan mengotorisasi PL tsb dan mengirimkan ke bagian shipping

Berdasarkan dokumen PL, memproduksi ulang barang tersebut

Berdasarkan dokumen RO, membuat PL dan LHP

Setelah proses produksi selesai, mengembalikan dokumen PL beserta sample barang ke bagian md untuk dicek ulang

RO LHP PL

PL

11

PL

Beserta sample barang jadi yang telah diproduksi ulang 7

N

9

Beserta sample barang jadi 6

Gambar II.11 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (lanjutan) sesuai dengan penerapan

commit to user



FUNGSI PENGIRIMAN Bagian Shipping

Direktur Ekspor

4

SC

12 4

Melakukan penagihan pembayaran ke buyer sesuai informasi yang tercantum dalam SC

Menerima L/C

L/C SC

4

Mencocokkan jumlah yang tertera di L/C dan SC

Menerima laporan dari bagian shipping bahwa barang siap untuk dikirim disertai dengan dokumen invoice, SI, L/C dan SC INVOICE SI L/C SC 4

mengotorisasi dokumen invoice, SI, L/C dan SC kemudian mengembalikan ke bagian shipping

INVOICE SI L/C SC 4

Membuat invoice dan SI INVOICE SI L/C SC 4

13

12


commit to user



commit to user



FUNGSI KEUANGAN Bagian Kasir

15

L/C

Mendapat pemberitahuan bahwa L/C bisa dicairkan

Mencairkan L/C

Menerima BT dan langsung menyetorkan dana ke bank sehingga mendapatkan BSB BSB Bukti transfer

Membuat BKM dan mengotorisasinya


Telah diotorisasi bagian kasir 16


commit to user



FUNGSI AKUNTANSI Bagian Pembukuan

Bagian Pembukuan

Bagian Pembukuan

7

5

16

LHP

SC


3

BEG

Telah diotorisasi bagian kasir Mencocokan SC, BKM, bukti transfer dan BSB

Mencocokan BEG dan LHP


BEG LHP

BKM

JU

JKM


BEG LHP

BKM

T N

N

SELESAI


commit to user


6.


Jaringan prosedur penjualan (order tidak disetujui)

Di dalam pelaksanaan prosedur penerimaan order di PT. Dan Liris, terdapat kemungkinan terjadinya order yang yang tidak disetujui oleh kabag penjualan, dikarenakan beberapa alasan, diantaranya sebagai berikut : 1. Harga bahan baku yang dipesan oleh buyer terlalu tinggi, dengan kualitas yang tidak terlalu baik. 2. Adanya ketidakcocokan harga pada saat proses penawaran order antara buyer dengan merchandiser. Berikut ini akan dijelaskan mengenai prosedur penerimaan order yang tidak dapat disetujui oleh kabag penjualan : 1. Bagian merchandiser menerima purchase order (PO) dari buyer. 2. Melaporkan kepada kepala bagian penjualan mengenai order yang diterima dengan membawa serta dokumen purchase order (PO). Yang di dalam dokumen PO ini, dijelaskan informasi mengenai order yang diinginkan buyer, termasuk bahan baku dan bahan pendukung yang digunakan apa, size yang harus diproduksi apa saja, termasuk harga yang diinginkan oleh buyer. 3. Kepala bagian penjualan menerima laporan dari bagian merchandiser mengenai order yang diterima dari buyer, disertai dengan dokumen PO. 4. Apabila kepala bagian penjualan tidak mengotorisasi PO ini, maka kabag penjualan terlebih dahulu membuat memo yang isinya memberitahukan kepada buyer bahwa proses order tidak dapat diproduksi dikarenakan beberapa alasan seperti harga bahan baku dan bahan pendukung yang dipesan oleh buyer terlalu tinggi, adanya ketidakcocokan penawaran harga antara kedua belah pihak.

commit user 5. Kemudian PO dikembalikan ke bagiantomerchandiser beserta memo.



6. Bagian merchandiser menerima dokumen PO yang di reject oleh kabag penjualan, disertai dengan memo. 7. Bagian merchandiser memberitahukan atau menginformasikan kepada buyer sekaligus mengirimkan dokumen PO disertai memo kepada buyer yang berisi bahwa order nya tidak dapat di produksi di PT. Dan Liris.

Bagan alir prosedur penjualan ekspor PT. Dan Liris apabila order tidak disetujui. Dibawah ini akan dijelaskan bagan alir prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris apabila proses penerimaan order dari buyer tidak dapat disetujui.

commit to user



FUNGSI PENJUALAN Bagian Merchandiser

Kabag Penjualan

MULAI

2

Menerima PO

Menerima laporan order yang diterima disertai dengan dokumen PO

PO

3

MEMO PO

PO

Melapor pada kabag penjualan mengenai order yang diterima dengan membawa dokumen PO

Dokumen PO tidak dapat diotorisasi

PO

Membuat memo yang isinya pemberitahuan kepada buyer bahwa ordernya tidak dapat diproduksi

2

Bagian Merchandiser

PO dikembalikan ke bagian md beserta memo

Memberitahu kepada buyer bahwa ordernya tidak dapat diotorisasi oleh kabag penjualan sekaligus mengirimkan dokumen PO dan memo ini

MEMO PO

buyer

MEMO PO

3

Gambar II.16 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (order tidak disetujui)

commit to user



C. EVALUASI PROSEDUR PENJUALAN EKSPOR PT. DAN LIRIS Dari prosedur penjualan ekspor diatas maka dapat dievaluasi sebagai berikut: 1. Evaluasi Fungsi yang terkait Tabel 2. 1 Evaluasi Fungsi Yang Terkait Dalam Prosedur Penjualan Ekspor PT. Dan Liris

Fungsi yang terkait dengan SOP penjualan ekspor PT. Dan Liris 1. fungsi penjualan 2. fungsi keuangan 3. fungsi produksi 4. fungsi pengiriman 5. fungsi akuntansi

Fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan ekspor PT. Dan Liris 1. fungsi penjualan (bagian merchandiser, kabag penjualan) 2. fungsi keuangan (bagian kasir) 3. fungsi produksi (bagian produksi, kabag produksi) 4. fungsi pengiriman (bagian shipping, direktur ekspor) 5. fungsi akuntansi (bagian pembukuan)

Sumber: SOP PT. Dan Liris Dari tabel di atas fungsi yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor PT. Dan Liris telah sesuai dengan SOP yang ada di perusahaan. Sehingga penerapan fungsi dapat dikatakan baik karena sudah sesuai dengan SOP yang berlaku. Hal ini berdampak positif bagi perusahaan, karena perusahaan sudah melakukan pemisahan fungsi yang tegas, seperti fungsi penjualan terpisah dengan fungsi pengiriman, fungsi penjualan terpisah dengan fungsi keuangan, fungsi keuangan terpisah dengan fungsi akuntansi, dalam hal ini tidak terjadi perangkapan fungsi dalam satu bagian, sehingga setiap fungsi dapat saling melakukan cross check atau saling mengecek antara tugas dan wewenangnya masing-masing bagian. Sehingga apabila terjadi tindakan kecurangan, maka dapat dipertanggung jawabkan oleh pihak-pihak yang terkait.

commit to user



2. Evaluasi Dokumen yang digunakan Tabel 2. 2 Evaluasi Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Penjualan Ekspor PT. Dan Liris

Dokumen yang digunakan menurut SOP penjualan ekspor PT. Dan Liris Surat permintaan pembuatan sample Invoice dan packing list Realisasi order Bukti kas masuk (BKM) Bill of lading Bukti transfer Sales contract PEB (Persetujuan Ekspor Barang) COO atau SKA (Surat Keterangan Asal) NPE (Nota Pelayanan Ekspor) BAP (Berita Acara Penyegelan) Letter of credit (L/C) Bukti kirim barang atau delivery order Laporan hasil produksi (LHP)

Evaluasi dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan ekspor PT. Dan Liris Invoice dan packing list Realisasi order Bukti kas masuk (BKM) Bill of lading Bukti transfer Sales contract PEB (Persetujuan Ekspor Barang) COO atau SKA (Surat Keterangan Asal) NPE (Nota Pelayanan Ekspor) BAP (Berita Acara Penyegelan) Letter of credit (L/C) Bukti kirim barang atau delivery order Laporan hasil produksi (LHP)

Sumber: SOP PT. Dan Liris Dari data diatas dapat dilihat bahwa penggunaan dokumen dalam penjualan ekspor PT. Dan Liris belum sesuai dengan SOP yang ada. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor pada PT. Dan Liris adalah: sales contract (berisi perjanjian jual beli dengan buyer), realisasi order (berisi tentang spesifikasi barang), invoice dan packing list (berfungsi sebagai faktur penjualan), PEB (persetujuan ekspor barang), Bill of lading, COO atau SKA (surat keterangan asal barang), bukti transfer, bukti setor bank, letter of credit (L/C), bukti kirim barang, LHP (laporan hasil produksi). Walaupun dokumen yang digunakan dalam

commit to user

pelaksanaan prosedur penjualan ekspor secara garis besar hampir sesuai dengan



SOP perusahaan, akan tetapi masih terdapat ketidaksesuaian penggunaan dokumen antara pelaksanaan dan SOP perusahaan, sehingga hal ini berdampak negatif bagi perusahaan karena fungsi dokumen-dokumen ekspor ini digunakan untuk merekam terjadinya urutan prosedur suatu sistem penjualan ekspor, sehingga apabila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan prosedur, maka buktibukti yang dimiliki perusahaan tidak lengkap, dan dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan, seperti apabila perusahaan tidak menggunakan dokumen surat permintaan pembuatan sample (SPPS) dan mengakibatkan hasil produksi barang tidak sesuai dengan keinginan buyer, maka sudah menjadi resiko perusahaan untuk memproduksi ulang barang agar sesuai dengan keinginan buyer. 3. Evaluasi jaringan prosedur yang membentuk sistem Tabel 2.3 Evaluasi SOP dengan penerapan pelaksanaan prosedur di PT. Dan Liris SOP penjualan ekspor di PT. Dan Liris Pelaksanaan prosedur penjualan Sukoharjo ekspor di PT. Dan Liris Sukoharjo Prosedur penerimaan order Belum sesuai Prosedur pembuatan sample Belum sesuai Prosedur pengecekan sample Belum sesuai Prosedur realisasi order Belum sesuai Prosedur produksi barang Belum sesuai Prosedur pengecekan barang Sudah sesuai Prosedur pengiriman barang dan Sudah sesuai pembuatan dokumen ekspor Prosedur penerimaan pembayaran Sudah sesuai Prosedur pencatatan akuntansi Sudah sesuai Sumber: SOP PT. Dan Liris Berdasarkan hasil evaluasi pada tabel 2.3 di atas, jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor pada PT. Dan Liris menurut SOP perusahaan adalah prosedur penerimaan order, prosedur pembuatan sample,

commit to userrealisasi order (termasuk di dalam prosedur pengecekan sample, prosedur



empat prosedur tersebut, terdapat prosedur otorisasi dari kepala bagian masing-masing, dalam hal ini pihak yang terkait adalah kepala bagian penjualan), prosedur produksi barang (termasuk di dalamnya terdapat otorisasi dari kepala bagian yang terkait, dalam hal ini pihak yang terkait adalah kepala produksi), prosedur pengecekan barang, prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor (termasuk di dalamnya terdapat otorisasi dari kepala bagian yang terkait, dalam hal ini pihak yang terkait adalah direktur ekspor), prosedur penerimaan pembayaran dan prosedur pencatatan akuntansi. Sedangkan prosedur yang diterapkan di PT. Dan Liris adalah prosedur penerimaan order (termasuk di dalamnya terdapat prosedur otorisasi dari pihak yang terkait, yaitu kepala bagian penjualan), prosedur produksi barang (termasuk di dalamnya terdapat prosedur otorisasi dari kepala bagian yang terkait, yaitu kepala produksi), prosedur pengecekan barang, prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor (termasuk di dalamnya terdapat prosedur otorisasi dari kepala bagian yang terkait, yaitu direktur ekspor), prosedur penerimaan pembayaran, prosedur pencatatan akuntansi. Dalam prosedur penerimaan order penjualan ini, pelaksanaan prosedur yang diterapkan perusahaan masih belum sesuai dengan SOP perusahaan yang termasuk di dalamnya prosedur penerimaan order, prosedur pengecekan sample, prosedur realisasi order, hal ini berdampak negatif bagi perusahaan, karena tidak adanya konfirmasi ulang mengenai kepastian persetujuan order yang diterima, sehingga apabila terjadi suatu kesalahan dalam proses produksi, maka sudah menjadi resiko perusahaan untuk memproduksi ulang kembali barang tersebut.

commit to user



Dalam pelaksanaan prosedur produksi barang yang diterapkan di PT. Dan Liris belum sesuai dengan SOP produksi barang, karena tidak adanya prosedur pembuatan sample seperti yang tercantum dalam SOP perusahaan. Hal ini berdampak negatif bagi perusahaan, karena dalam prosedur produksi menurut SOP perusahaan menggunakan dokumen surat permintaan pembuatan sample, sedangkan dalam pelaksanaan prosedur produksi barang, belum menggunakan dokumen surat permintaan pembuatan sample, sehingga hal ini mengakibatkan terjadinya ketidaksesuaian antara barang yang diproduksi dengan barang yang dipesan, maka hal ini dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan, karena selain mendapat komplain dari buyer karena barang yang tidak sesuai pesanan, perusahaan juga harus memproduksi ulang barang agar sesuai dengan pesanan buyer. Dalam prosedur pengecekan barang yang diterapkan di PT. Dan Liris telah sesuai dengan SOP prosedur pengecekan barang, hal ini berdampak positif bagi perusahaan, karena meminimalkan kesalahan dalam hasil proses produksi, dan juga dapat berfungsi untuk mengecek secara langsung terhadap barang yang telah selesai diproduksi apakah barang tersebut telah sesuai dengan spesifikasi, kuantitas barang yang diinginkan oleh buyer atau belum. Prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor dalam pelaksanaannya di PT. Dan Liris telah sesuai dengan SOP pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor, hal ini berdampak postif bagi perusahaan karena meminimalkan kesalahan dalam pengiriman barang beserta dokumen ekspor yang dikirim, karena dalam prosedur ini, sudah diatur bagaimana urut-urutan

commit to dokumen user pengiriman barang beserta pembuatan ekspornya.



Dalam prosedur penerimaan pembayaran di PT. Dan Liris telah sesuai dengan SOP penerimaan pembayaran, hal ini berdampak positif bagi perusahaan, karena dapat meminimalkan atau mencegah terjadinya tindakan penyelewengan pencurian kas oleh pihak yang terkait dengan fungsi keuangan. Dalam prosedur pencatatan akuntansi yang diterapkan PT. Dan Liris telah sesuai dengan SOP pencatatan akuntansi, hal ini berdampak positif bagi perusahaan, karena meminimalkan kesalahan dalam pencatatan akuntansi yang dilakukan oleh bagian pembukuan.

commit to user



BAB III TEMUAN

Dari evaluasi prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris diatas maka penulis memperoleh beberapa temuan, yaitu kelebihan dan kelemahan prosedur penjualan ekspor yang diterapkan di PT. Dan Liris. A. Kelebihan-kelebihan prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris 1. Pelaksanaan prosedur yang diterapkan di PT. Dan Liris yang telah sesuai dengan standard operating procedure (SOP) penjualan ekspor PT. Dan Liris, yaitu prosedur pengecekan barang, prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor, prosedur penerimaan pembayaran, prosedur pencatatan akuntansi. 2. Dalam pelaksanaan prosedur pengecekan barang telah sesuai dengan SOP pengecekan barang, hal ini berdampak positif bagi perusahaan, karena barang yang telah selesai diproduksi dicek ulang guna mengetahui apakah barang tersebut telah sesuai dengan spesifikasi, kuantitas barang sesuai dengan permintaan buyer atau belum. 3. Dalam pelaksanaan prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor telah sesuai dengan SOP pengiriman brang dan pembuatan dokumen ekspor, hal ini berdampak positif bagi perusahaan, yaitu dapat meminimalkan kesalahan dalam pengiriman barang beserta dokumen ekspor yang dikirim, karena dalam prosedur ini, sudah diatur bagaimana urut-urutan pengiriman barang beserta pembuatan dokumen ekspornya. commit to user



4. Dalam pelaksanaan prosedur pencatatan akuntansi yang diterapkan di PT. Dan Liris telah sesuai dengan SOP pencatatan akuntansi, hal ini berdampak positif bagi perusahaan, yaitu dapat meminimalkan kesalahan dalam pencatatan akuntansi yang dilakukan oleh bagian pembukuan. 5. Perusahaan sudah melakukan otorisasi yang memadai oleh bagian-bagian yang berwenang sebelum melakukan prosedur tertentu, misalnya dalam membuat realisasi order terlebih dahulu diotorisasi kepala bagian penjualan, sebelum melakukan proses produksi barang ada persetujuan dari kepala produksi, sebelum melakukan pengiriman barang, terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari direktur ekspor. Dengan demikian prosedur penjualan ekspor terjadi dengan otorisasi dari bagian yang berwenang sehingga setiap prosedur dapat dipertanggung jawabkan pelaksanaannya. 6. Perusahaan sudah melakukan pemisahan fungsi yang tegas, seperti fungsi penjualan terpisah dengan fungsi pengiriman, fungsi penjualan terpisah dengan fungsi keuangan, fungsi keuangan terpisah dengan fungsi akuntansi, dan tidak terjadi perangkapan fungsi dalam satu bagian, sehingga setiap fungsi dapat saling melakukan cross check atau saling mengecek antara tugas dan wewenangnya masing-masing bagian. Sehingga apabila terjadi tindakan kecurangan, maka dapat dipertanggung jawabkan oleh pihak-pihak yang terkait. B. Kelemahan-kelemahan prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris commit to user



Pelaksanaan prosedur yang diterapkan di PT. Dan Liris masih terdapat ketidaksesuaian antara penerapan prosedur di PT. Dan Liris dengan SOP perusahaan, diantaranya prosedur penerimaan order, dan prosedur produksi barang, karena apabila dibandingkan dengan prosedur yang sesuai dengan SOP perusahaan, yaitu prosedur penerimaan order, prosedur pembuatan sample, prosedur pengecekan sample, prosedur realisasi order, dan juga penggunaan dokumen yang belum sesuai dengan SOP perusahaan, yaitu belum menggunakannya dokumen surat permintaan pembuatan sample (SPPS), maka hal ini berdampak negatif bagi perusahaan, diantaranya tidak adanya konfirmasi ulang mengenai kepastian persetujuan order yang diterima, sehingga mengakibatkan adanya ketidaksesuaian antara barang yang telah selesai diproduksi dengan barang pesanan buyer, terlebih lagi apabila perusahaan belum menggunakan dokumen surat permintaan pembuatan sample ini, maka perusahaan tidak mempunyai bukti mengenai spesifikasi barang pesanan buyer. Apabila hal ini terjadi, maka perusahaan akan mendapat komplain dari buyer dan sudah menjadi resiko perusahaan untuk memproduksi ulang barang tersebut agar sesuai dengan permintaan buyer.

commit to user



BAB IV PENUTUP

A. KESIMPULAN Berdasarkan dari hasil evaluasi terhadap prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut : 1. Pelaksanaan prosedur yang diterapkan di PT. Dan Liris yang telah sesuai dengan standard operating procedure (SOP) penjualan ekspor PT. Dan Liris, yaitu prosedur pengecekan barang, prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor, prosedur penerimaan pembayaran, prosedur pencatatan akuntansi. 2. Masih terdapat ketidaksesuaian antara pelaksanaan prosedur yang diterapkan di PT. Dan Liris dengan SOP perusahaan, yaitu prosedur penerimaan order dan prosedur produksi barang, karena di dalam prosedur penerimaan order dan prosedur produksi barang, tidak menggunakan dokumen surat permintaan pembuatan sample dan juga tidak adanya pelaksanaan prosedur pembuatan sample dan pengecekan sample. 3. Jaringan prosedur yang diterapkan pada pelaksanaan di PT. Dan Liris adalah prosedur penerimaan order penjualan (yang dilakukan oleh bagian merchandiser), prosedur produksi barang (oleh bagian produksi), prosedur pengecekan barang (yang dilakukan oleh bagian commit to user



merchandiser), prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumendokumen ekspor (dilakukan oleh bagian shipping), prosedur penerimaan pembayaran (dilakukan oleh bagian kasir) dan prosedur pencatatan akuntansi (dilakukan oleh bagian pembukuan). 4. Perusahaan sudah melakukan pemisahan fungsi yang tegas, seperti fungsi penjualan terpisah dengan fungsi pengiriman, fungsi penjualan terpisah dengan fungsi keuangan, fungsi keuangan terpisah dengan fungsi akuntansi, dan tidak terjadi perangkapan fungsi dalam satu bagian, sehingga setiap fungsi dapat saling melakukan cross check atau saling mengecek antara tugas dan wewenangnya masing-masing bagian. Sehingga apabila terjadi tindakan kecurangan, maka dapat dipertanggung jawabkan oleh pihak-pihak yang terkait.

B. SARAN Berdasarkan dari hasil evaluasi prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris ditemukan beberapa kelemahan. Maka untuk pembenahan prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris, penulis memberikan sedikit masukan untuk perusahaan agar prosedur yang telah diterapkan lebih efektif dan efisien. Dalam pelaksanaan prosedur penerimaan order dan prosedur produksi barang masih terdapat ketidaksesuaian dengan SOP perusahaan, yaitu tidak adanya pelaksanaan prosedur pembuatan sample, prosedur pengecekan

sample,

dan prosedur realisasi commit to user

order,

dan

belum



menggunakannya dokumen surat permintaan pembuatan sample. Hal ini dapat mengakibatkan hasil proses produksi barang yang tidak sesuai dengan pesanan buyer. Sehingga menyebabkan kerugian bagi perusahaan, karena apabila barang yang telah selesai diproduksi tidak sesuai dengan permintaan buyer, maka perusahaan harus memproduksi ulang barang tersebut. Dengan ditemukannya kelemahan pada pelaksanaan prosedur penerimaan order dan prosedur produksi barang tersebut, maka penulis memberikan rekomendasi sebaiknya perusahaan menggunakan dokumen surat permintaan pembuatan sample, untuk mengantisipasi kesalahan atau ketidaksesuaian antara barang yang telah selesai produksi dengan barang pesanan buyer. Dan juga sebaiknya perlu dilakukan internal check saat barang telah selesai diproduksi, sehingga dapat berfungsi sebagai pengecekan final sebelum barang di packing dan siap untuk dikirim. Dengan digunakannya dokumen surat permintaan pembuatan sample dan dilakukannya internal check, diharapkan proses produksi dapat berjalan secara efektif dan efisien.

commit to user

EVALUASI PROSEDUR PENJUALAN EKSPOR PADA PT. DAN LIRIS

Recommend Documents