EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TUNAI BERBASIS WEBSITE PADA PT. INDOSAT MEGA MEDIA (STUDI KASUS I-PAY) Monita Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan penelitian, ialah untuk mengevaluasi sistem penjualan tunai pada PT. Indosat Mega Media (IM2) dengan menggunakan pedoman CobIT 4.1. Untuk itu, penulis melakukan pemeriksaan, pengumpulan, preview dan pendokumentasian buktibukti yang mendukung jalannya sistem informasi penjualan tunai tersebut sehingga dapat menemukan masalah yang terjadi. Metodologi penelitian yang digunakan yaitu studi kepustakaan, studi lapangan. Metode studi kepustakaan dilakukan dengan mempelajari buku-buku maupun bahan-bahan tertulis lainnya yang terkait penulisan skrispsi. Metode studi lapangan meliputi wawancara, observasi, dan checklist. Hasil evaluasi yang dicapai dari audit sistem informasi penjualan tunai berupa hasil analisa data yang disajikan dalam bentuk temuan masalah,potensi resiko, dan rekomendasi sebagai tindakan perbaikan. Simpulan hasil evaluasi yang telah dilakukan, teridentifikasi beberapa indikasi kelemahan pada prosedur yang berlaku sistem dan infrastruktur teknologi informasi PT. Indosat Mega Media (IM2) i-Pay dan rekomendasi bagi perusahaan dalam pencapaian sistem informasi proses bisnis yang lebih efektif dan efisien. Kata kunci : evaluasi, pengendalian, sistem informasi, penjualan tunai e-commerce, i-Pay.
1
2
1. Pendahuluan Kemajuan sistem informasi yang sangat pesat serta diiringi oleh perkembangan teknologi digital yang maju memperluasnya pemanfaatan komputer dalam kehidupan manusia. Komputer adalah alat yang digunakan untuk membantu manusia yang dewasa ini mempunyai peranan penting dalam berbagai aspek kehidupan manusia seperti teknologi, ekonomi dan pendidikan. Aktivitas perusahaan atau organisasi sekarang suadah sangat bergantung pada perkembangan Teknologi Informasi. Teknologi Informasi termasuk komponen yang penting dari sistem informasi selain informasi atau data dan sumber daya manusia. Implementasi Teknologi Informasi dalam suatu perusahaan sangat berperan untuk membantu perusahaan mengembangkan strategi proses bisnis untuk mencapai tujuan dari perusahaan, seperti dikemukakan oleh S.N (2006) “inovasi yang diterapkan pada implementasi Teknologi Informasi (TI) terhadap sejumlah pendekatan bisnis, dapat dikolaborasikan untuk memulai langkah dalam mengambil keputusan penting dan strategi”. Pada suatu perusahaan atau organisasi, penjualan merupakan salah satu proses proses bisnis yang menjadi penentu terhadap besar atau tingkat pendapatan yang diterima oleh suatu perusahaan. Pendapatan merupakan sumber daya modal penting yang dapat menentukan apakah suatu perusahaan dapat terus berjalan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Penerapan sistem informasi penjualan pada suatu perusahaan yang tidak efektif dapat menimbulkan permasalahan dan beban baru bagi perusahaan,seperti beban pengeluaran yang
3 tidak sesuai dengan harapan dan tujuan perusahaan dan tidak efisiennya pemanfaat sumber daya mengambarkan perusahaan tidak menjaga kualitas kinerjanya,seperti pelayanan terhadap pelanggan yang kurang baik, terbatasnya persediaan informasi bagi pelanggan, proses pengambilan keputusan yang tidak tepat dan akurat yang mengakibatkan lambatnya aktivitas proses bisnis. Oleh karena itu perlunya perencanaan dalam membangun suatu sistem informasi penjualan, selain dari faktor kemampuan sumber daya manusia dan penerapan pengendalian internal yang baik serta penerapan evaluasi secara berkala yang sesuai dengan kebutuhan untuk dapat mencapai tujuan dari pengelolaan sistem informasi penjualan perusahaan. Dibalik dari penerapan sistem informasi penjualan masih terdapat resiko yang mungkin muncul dan menggangu proses bisnis yang berjalan diperusahaan seperti pada PT. Indosat Mega Media (IM2), adapun resiko yang muncul merupakan kesalahan keamanan informasi sistem yang disebabkan oleh manusia maupun dengan sistem tersebut. Resiko tersebut mempengaruhi pada sistem informasi penjualan pada PT. Indosat Mega Media (IM2) yang berbasis website dimana penjualan dilakukan secara online yang memungkin terjadinya kesalahan dalam proses sistem informasi penjualan. Oleh karena itu dengan adanya masalah yang muncul, perlu dilakukannya evaluasi sistem pengendalian dimana evaluasi dilakukan untuk memastikan penerapan sistem informasi penjualan tunai sudah sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan perusahaan, sehingga dapat menunjang kinerja perusahaan dalam beroperasi. Atas dasar tersebut, maka kami memilih judul “Evaluasi Pengendalian Sistem Informasi
4 Penjualan Tunai Berbasis Website pada PT. Indosat Mega Media (Studi Kasus iPay)”
2. Metodologi Metodelogi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Studi Kepustakaan (Library Research) Dilakukan dengan cara membaca buku-buku untuk mendapatkan teori-teori dan referensi yang relevan dan berkaitan erat dengan pembahasan yang dilakukan. 2. Studi Lapangan (Field Research) Dalam hal ini penulis memperoleh data dan informasi melalui : a. Observasi Dengan mengadakan pengamatan secara langsung terhadap sistem informasi penjualan tunai di dalam perusahaan. b. Wawancara Penulis
melakukan
wawancara
langsung
dengan
karyawan
perusahaan yang bertanggung jawab pada sistem informasi penjualan tunai. c. Checklist Dilakukan
dengan
daftar pertanyaan
yang
digunakan
untuk
mengevaluasi sistem penjualan tunai yang ada pada PT. Indosat Mega Media (IM2) berdasarkan CobIT 4.1
5
3. Simpulan Berikut ini adalah hasil kesimpulan yang didapat penulis dari hasil analisis pada PT. Indosat Mega Media : 1.
Pengendalian
keamanan pada PT.Indosat Mega Media sudah cukup baik
dalam penggunaan aset sistem informasi, namun masih perlu ditingkatkan dalam hal disaster recovery plan untuk meningkatkan keamanan terhadap aset perusahaan 2.
Pengendalian batasan pada PT. Indosat Mega Media sudah cukup baik, perlu ditingkatkan dalam hal evaluasi pengelolaan pemilik
hak akses untuk
menjaga keamanan data rahasia perusahaan. 3.
Pengendalian operasional sudah cukup baik, namun perlu ditingkatkan dalam hal perawatan hardware secara rutin, sehingga kualitas aset perusahaan tetap terjaga dengan baik.
4.
Pengendalian input pada PT. Indosat Mega Media sudah cukup baik, karena adanya dokumentasi yang dilakukan setiap hari sehingga semua kegiatan dan pendapatan perusahaan setiap harinya terdokumentasi dengan baik.
5.
Pengendalian output pada PT. Indosat Mega Media sudah cukup baik, karena laporan yang dihasilkan sudah sesuai dengan kebutuhan dan standar perusahaan.
6
4. Daftar Pustaka Abdurachman, Edi. (2007 ). Audit Sistem Informasi: Studi Kasus Di Departemen Pertanian. Jurnal Piranti Warta Vol 10. No 2. 148-164 Arens, A. Loebbecke, J.K. (2003). Auditing Pendekatan Terpadu buku satu, Edisi Indonesia. Terjemahan Jusuf, Amir A. Salemba Empat, Jakarta. Ed, Alwi. (2001). Kamus Besar Bahasa Indonesia, Buku ke-2 Edisi ke-3. Balai Pustaka, Jakarta. Gelinas, Ulric J., and Dull, Richard B. (2006). Accounting Information Sistem, 7th Edition. Thomson South-Western, Canada. Gondodiyoto, Sanyoto. (2007), Audit Sistem Informasi lanjutan + Standar, Panduan, prosedur Audit SI dari ISACA. Edisi pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta. Gondodiyoto, Sanyoto dan Henny Hendarti. (2007), Audit Sistem Informasi + Pendekatan CoBit, Edisi Revisi. Mitra Wacana Media, Jakarta Gondodoyoto. (2009). Pengendalian Fungsi Audit Sistem Informasi + Contoh Audit Charter. Edisi 2. Mitra Wancana Media, Indonesia. Hall, J.A. (2001), Accounting Information System. 3rd Edition. Prentice Hall, New York. Hall, J.A. Alih bahasa oleh Fitriasari & Kwar, D.A. (2007). Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4. Salemba Empat, Jakarta.
7 Herawati, Evi. (2008), Audit Sistem Informasi Aplikasi Persediaan Pada PT SS, CommIT. Communication and Information Technology Journal Vol 2. 2. Herawati, Evi. (2009). Audit Sistem Informasi Aplikasi Penjualan Tunai Pada PT AJ, CommIT. Communication and Information Technology Journal. Vol 3 . 2. Husein, Umar. (2005). Evaluasi Kinerja Perusahaan : Teknik Evaluasi Bisnis dan Kinerja Perusahaan Secara Komprehensif, Kuantitatif, dan Modern. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. James O’Brien. (2008). Management Information System, Edisi 7. Mcgraw Hill, New York. McLeod, Raymond, Schell, George P. (2001). Management Information System, 8th edition. Prentice Hall . Uniteds State Of America. Mulyadi. (2001). Sistem Informasi, 3rd Edition. Salemba Empat, Jakarta. Noerlina. (2008). Model Perencanaan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi untuk bidang usaha distributor. Jurnal Ichsan Gorontalo, Vol 3. 2. O’brien, James A. (2005). Introduction to Information system. 12th Edition. McGraw-Hill, New York. Purwati, Dian. (2008). Pengertian Website atau Situs. Retrieved July 09, 2012. From http://deeyaan.blogspot.com/2008/03/pengertian-website.html Rainer, R.Kelly & Turban, Efraim. (2009). Introduction to Information Systems. Second Edition-International Student Version. John Wiley & Sons, New Jersey.
8 5. Wirawan. (2009). EVALUASI KINERJA SUMBER DAYA MANUSIA: Teori Aplikasi dan Penelitian. Salemba Empat, Jakarta.
9
EVALUATION OF CASH SELLING INFORMATION SYSTEM ON WEBSITE BASED IN PT. INDOSAT MEGA MEDIA (STUDI CASE I-PAY) Monita Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract The purpose of the study, was to evaluate the system of cash sales at PT. Indosat Mega Media (IM2) using the guidelines of COBIT 4.1. To that end, the authors performed the examination, collection, preview and documenting the evidence that supports the way the information system of cash sales so you can find problems that occur. Research methodology that is library research, field studies. Methods of literary study done by studying books and other written materials related skrispsi writing. Field study methods included interviews, observations, and checklist. Evaluation results are achieved from cash sales of information systems audit of the results of data analysis are presented in the form of finding problem, potential risks, and recommendations for remedial action. Conclusion The results of the evaluation has been done, some indications of weaknesses identified in the applicable procedures of information technology systems and infrastructure PT. Indosat Mega Media (IM2) i-Pay and recommendations for the company in achieving information systems business processes more effectively and efficiently.
Key words: evaluation, control, information systems, e-commerce cash sales, i-Pay
10
1. Preliminary. Advancement of information systems is very rapid and accompanied by the development of advanced digital technologies that expand the utilization of computers in human life. The computer is a tool used to help people who today have an important role in various aspects of human life such as technology, economics and education. Activity suadah company or organization is now very dependent on the development of Information Technology. Information technology including the essential components of information systems in addition to the information or data and human resources. Implementation of an Information Technology company plays an important role in helping companies develop strategies for business processes to achieve the objectives of the company. Innovation is applied to the implementation of Information Technology (IT) to a business approach, can be collaborated to launch a step in taking important decisions and strategies. At a company or organization, the sale is one of the business process determines to a large or the level of income received by a company. Income is an important capital resource which can determine whether a company can continue to run to achieve the expected goals. Application of information systems sales at a company that is ineffective can pose new problems and burdens for companies, such expenditure is not in accordance with the expectations and objectives of the company and inefficient users of resources to maintain the quality of a portrait of the company is not performing, such as customer service to the poor, the limited supply of information for customers, the decision making process is not precise and accurate results than the activity of the business process. Hence the need for planning in building a sales information system, apart from the factor of human resource capacity and the implementation of good
11 internal controls and periodic evaluation of the application in accordance with the requirement to be able to achieve the objectives of the management of the company's sales information system. Reversed from the application of sales information systems there are still risks that may arise and interfere with the running business processes for enterprises such as the PT. Indosat Mega Media (IM2), while the risk of appearing an information security system errors caused by humans or by the system. The risks affecting the sales information system on PT. Indosat Mega Media (IM2) based website where sales take place online that allows the occurrence of errors in the process of sales information systems. Therefore, with the problems that arise, it is necessary for evaluation of control systems in which the evaluation performed to ensure the implementation of information system of cash sales is in conformity with the standards and procedures set by the company, so as to support the company's operating performance. On this basis, then we chose the title "Evaluation of Control of Cash-Based Information System Website Sales at PT. Indosat Mega Media (i-Pay Case Study)”.
2. methodology Research methodology used in the preparation of this thesis is as follows: A. Library Studies (Library Research) 1. Done by reading books to get theories and references that are relevant and closely related to a discussion. 2. Field studies (Field Research) In this case the authors obtain data and information through: a. observation
12 By making direct observations of the information system of cash sales at the company. b. interview Authors conducted interviews with company employees responsible for cash sales information system. c. checklist Carried out with a list of questions used to evaluate the existing system of cash sales at PT. Indosat Mega Media (IM2) is based on COBIT 4.1
3. Conclusion The following is the concluding remarks the author of the analytical results obtained in PT. Indosat Mega Media: 1. Security controls on PT.Indosat Mega Media has been good enough in the use of information systems assets, but still needs to be improved in terms of disaster recovery plan to improve the security of company assets 2. Control limits at PT. Indosat Mega Media is pretty good, needs to be improved in terms of evaluating the management of access rights owners to maintain the security of confidential corporate data. 3. Operational control is pretty good, but needs to be improved in terms of hardware maintenance on a regular basis, so the company's asset quality remained well preserved. 4. Control input to the PT. Indosat Mega Media is good enough, because the documentation is done every day so that all activities and daily earnings is well documented.
13 5. Control output at PT. Indosat Mega Media is good enough, because the report has been produced in accordance with the requirements and company standards.
6. Bibliography Abdurachman, Edi. (2007 ). Audit Sistem Informasi: Studi Kasus Di Departemen Pertanian. Jurnal Piranti Warta Vol 10. No 2. 148-164 Arens, A. Loebbecke, J.K. (2003). Auditing Pendekatan Terpadu buku satu, Edisi Indonesia. Terjemahan Jusuf, Amir A. Salemba Empat, Jakarta. Ed, Alwi. (2001). Kamus Besar Bahasa Indonesia, Buku ke-2 Edisi ke-3. Balai Pustaka, Jakarta. Gelinas, Ulric J., and Dull, Richard B. (2006). Accounting Information Sistem, 7th Edition. Thomson South-Western, Canada. Gondodiyoto, Sanyoto. (2007), Audit Sistem Informasi lanjutan + Standar, Panduan, prosedur Audit SI dari ISACA. Edisi pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta. Gondodiyoto, Sanyoto dan Henny Hendarti. (2007), Audit Sistem Informasi + Pendekatan CoBit, Edisi Revisi. Mitra Wacana Media, Jakarta Gondodoyoto. (2009). Pengendalian Fungsi Audit Sistem Informasi + Contoh Audit Charter. Edisi 2. Mitra Wancana Media, Indonesia. Hall, J.A. (2001), Accounting Information System. 3rd Edition. Prentice Hall, New York.
14 Hall, J.A. Alih bahasa oleh Fitriasari & Kwar, D.A. (2007). Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4. Salemba Empat, Jakarta. Herawati, Evi. (2008), Audit Sistem Informasi Aplikasi Persediaan Pada PT SS, CommIT. Communication and Information Technology Journal Vol 2. 2. Herawati, Evi. (2009). Audit Sistem Informasi Aplikasi Penjualan Tunai Pada PT AJ, CommIT. Communication and Information Technology Journal. Vol 3 . 2. Husein, Umar. (2005). Evaluasi Kinerja Perusahaan : Teknik Evaluasi Bisnis dan Kinerja Perusahaan Secara Komprehensif, Kuantitatif, dan Modern. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. James O’Brien. (2008). Management Information System, Edisi 7. Mcgraw Hill, New York. McLeod, Raymond, Schell, George P. (2001). Management Information System, 8th edition. Prentice Hall . Uniteds State Of America. Mulyadi. (2001). Sistem Informasi, 3rd Edition. Salemba Empat, Jakarta. Noerlina. (2008). Model Perencanaan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi untuk bidang usaha distributor. Jurnal Ichsan Gorontalo, Vol 3. 2. O’brien, James A. (2005). Introduction to Information system. 12th Edition. McGraw-Hill, New York. Purwati, Dian. (2008). Pengertian Website atau Situs. Retrieved July 09, 2012. From http://deeyaan.blogspot.com/2008/03/pengertian-website.html
15 Rainer, R.Kelly & Turban, Efraim. (2009). Introduction to Information Systems. Second Edition-International Student Version. John Wiley & Sons, New Jersey. 7. Wirawan. (2009). EVALUASI KINERJA SUMBER DAYA MANUSIA: Teori Aplikasi dan Penelitian. Salemba Empat, Jakarta.
