EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI DAN PENERIMAAN KAS PADA PERUSAHAAN MANUFAKTUR PT. GRACIA KREASI ROTAN RENDY HILMAWAN JURUSAN AKUNTANSI UNIVERSITAS GUNADARMA ABSTRAK Tujuan penulisan ilmiah ini adalah untuk mengetahui system informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas yang diterapkan pada PT. Gracia Kreasi Rotan, apa kendalanya dan masalah yang dihadapi. Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah deskriptif. PT. Gracia Kreasi Rotan sebagai ibjek dalam penelitian ini. Data primer diperoleh dari dokumen yang terdapat pada PT. Gracia Kreasi Rotan. Penilaian dilakukan melalui pendekatan kualitatif, yaitu dengan menganalisis system informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas dengan menggunakan lowchart. Hal ini membuktikan bahwa PT. Gracia Kreasi Rotan memiliki sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian intern yang cukup baik. Sehingga dapat mengatasi masalah kekosongan barang jadi dan masalah lainnya. Hasil evaluasi sistem dan prosedur akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas yang dijalankan perusahaan sudah memadai hal itu dikarenakan adanya pemisahan fungsi, adanya otorisasi persetujuan, adanya penambahan fungsi, terdapat struktur pengendalian intern. Kata kunci : sistem informasi akuntansi, penjualan tunai, penerimaan kas. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di era globalisasi dimana akan terjadi perdagangan bebas, informasi menjadi sumber daya yang berharga bagi perusahaan. Informasi merupakan hal yang penting bagi setiap perusahaan pimpinan dan manajer membutuhkan informasi yang relevan, cepat, tepat waktu, dan akurat yang mencerminkan kondisi fisik perusahaan untuk membantu merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan operasional perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan manufaktur di Indonesia semakin menjamur, walaupun tidak semuanya dikenal oleh seluruh masyarakat Indonesia paling tidak mereka dikenal di daerah asalnya. Semakin banyaknya perusahaan manufaktur maka persaingan yang ada semakin ketat. Untuk itu perusahaan membutuhkan sejumlah informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dan dasar operasional perusahaan. Informasi merupakan data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi (Riasetiawan,2004:2). Salah satu perusahaan manufaktur yang sekarang ini berkembang dengan pesat adalah perusahaan manufaktur PT. Gracia. PT. Gracia berdiri pada tahun 1994 bergerak dibidang
manufaktur yang memproduksi berbagai macam furniture seperti meja,kursi, tempat tidur, tempat lampu dan lain-lainnya yang berbahan dasar rotan. PT. Gracia ini telah mengekspor produk jadinya ini ke mancanegara seperti Amerika, Jerman, dan negara-negara lainnya. 1.2 Rumusan Masalah Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai, penerimaan kas pada perusahaan manufaktur PT. Gracia? Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai mengenai pengontrolan barang jadi pada masa ramai oleh perusahaan manufaktur PT. Gracia ? 1.3 Batasan Masalah Penulis membatasi masalah hanya membahas tentang sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas PT. Gracia, dan tentang prosedur dan sistem informasi akuntansi penjualan tunai mengenai pengontrolan barang jadi pada masa ramai. Penulis juga membatasi hanya pada penjualan kursi dan meja pada bulan Januari, Februari, Maret, Oktober tahun 2008. 1.4 Tujuan Penelitian Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi yang diterapkan perusahaan dalam kegiatan penjualan tunai. Untuk mengevaluasi apakah sistem dan prosedur akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas yang dijalankan dalam perusahaan ini sudah memadai atau belum. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. “ (Jogiyanto, 2005 : 1). 2.2 Pengertian Informasi “Informasi adalah data yang berguna untuk diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.” (Bodnar dan Hopwood, 2001). 2.3 Pengertian Akuntansi “Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Akuntansi menyediakan cara untuk menyajikan dan meringkas kejadian – kejadian bisnis dalam bentuk informasi keuangan kepada para pemakainya.” ( Suwardjono, 2002). 2.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi “Sistem Informasi Akuntansi adalah serangkaian dari satu atau lebih komponen yang saling berelasi dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi informasi.” (Romney, 2001).
2.4.1 Fungsi Utama Sistem Informasi Akuntansi 1. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan. 2. Memproses data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan yang memungkinkan bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan. 3. Menyediakan kontrol yang cukup untuk menjaga asset dari organisasi termasuk data. Kontrol ini memastikan bahwa data akan tersedia ketika dibutuhkan dan data tersebut akurat serta dapat dipercaya. 2.5 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 1. Pengertian Penjualan Menurut Soemarso : Pada saat perusahaan menjual barang dagangannya, maka diperoleh pendapatan. Jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagang yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan. (Soemarso, 2001: 274) 2. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam SAK yaitu : Penjualan barang meliputi barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual dan barang yang dibeli untuk dijual kembali, seperti barang dagang yang dibeli pengecer atau tanah dan property lain yang dibeli untuk dijual kembali. 2.5.1 Prosedur – Prosedur Penjualan Tunai 1. Prosedur Order Penjualan 2. Prosedur Penerimaan Kas 3. Prosedur Penyerahan barang 4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai 5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank 6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas 7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan 2.5.2 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai 1. Faktur Penjualan Tunai (FPT) 2. Pita Register Kas (PRK) 3. Credit Card Sales Slip 4. Bill Of Lading 5. Faktur Penjualan COD 6. Bukti Setor Bank 7. Rekap Harga Pokok Penjualan
2.5.3 Fungsi – fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai 1. Fungsi Bagian Order penjualan 2. Fungsi Kas 3. Fungsi Bagian Gudang 4. Fungsi bagian Pengiriman Barang 5. Fungsi bagian Akuntansi
2.6 Sistem Akuntansi Penerimaan Kas 1. Pengertian Penerimaan Kas Menurut PSAK No.9, definisi kas adalah : Yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. 3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian Perusahaan ini bernama PT. Gracia Kreasi Rotan didirikan pada tanggal 10 Juli 1994, berkedudukan di Desa Lurah, Blok Kenir, Kec. Plumbon, Kab. Cirebon. Perusahaan ini bergerak di bidang manufaktur. Kegiatan usahanya antara lain : penjualan furniture yang berbahan dasar rotan, seperti : kursi, meja, tempat lampu dan hiasan lainnya. Perusahaan ini juga sudah banyak melakukan ekspor ke berbagai negara seperti Jerman, Jepang, Cina, Australia, Amerika dan negara berkembang lainnya. 3.2 Data/variable yang digunakan 1. Invoice 2. Purchase Order 3. Sales Report 4. Permintaan Reservasi 5. Bukti Transfer DP 6. Bukti Transfer Pelunasan 7. Balance Payment Cafom 8. Bukti Penerimaan Kas 3.3.Metode Pengumpulan Data 1. Wawancara ( Interview) 2. Pengamatan (Observasi) 3. Pengumpulan berbagai dokumen, catatan dan laporan yang relevan dengan objek skripsi. 3.4 Teknik Analisis Yang Digunakan 1. Simbol Dasar Simbol ini berfungsi untuk pemrosesan data dasar dan selalu digunakan untuk mewakili fungsi-fungsi dasar. Nama
Terminal
Simbol
Arti
Menunjukan sumber dan tempat tiba data
Process
Pelaksanaan tugas atau fungsi
Pemberi Tempat member komentar komentar Aliran Data
Saluran komunikasi Tabel 3.1. Simbol dasar dalam flowchart
2. Simbol Masuk / Keluar Khusus Adalah simbol yang berfungsi mewakili fungsi input atau output (I/O) dan menunjukkan dimana informasi dicatat atau pola pengolahan informasi, atau keduanya. Jika tidak ada simbol khusus, digunakan simbol I/O dasar.
Nama
Simbol
Nama
Kartu Punched
Dokumen
Penyimpanan online
Masukan manual
Pita magnetic
Tampilan
Pita punched Hubungan komunikasi
Disk magnetik
Penyimpanan off-line
Tabel 3.2 Simbol I/O Khusus
Simbol
3.
Simbol Proses Khusus Adalah simbol yang mewakili fungsi pemrosesan dan sebagai tambahan mengidentifikasikan jenis operasi khusus yang harus dilaksanakan terhadap informasi. Nama keputusan
Simbol
Nama Operasi Auxillary (Pembantu)
Proses Terdifinisi
Arsip Tetap
Persiapan
Arsip Sementara
Operasi Manual
Sortir
Pembanding
Tabel 3.3 Simbol Proses Khusus
Simbol
4.
Simbol Tambahan Adalah simbol yang digunakan untuk memperjelas bagan alir atau untuk membuat bagan aliran proses menjadi lebih baik. Nama
Simbol
Pita Transmittal
Terminal
Penghubung
Penghubung Lain Halaman
Mode Paralel
Tabel 3.4 Simbol Tambahan 4. PEMBAHASAN 4.1 Bagian-bagian yang terkait dalam penjualan tunai pada PT. Gracia Kreasi Rotan 1. Bagian Pramuniaga 2. Bagian Kasir 3. Bagian Pengambilan Barang 4. Bagian Keuangan 5. Bagian Akuntansi
Hubungan bagian-bagian yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan tunai ditunjukkan gambar 4.2 Diagram Konteks.
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai
4.2 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Tunai pada PT. Gracia Kreasi
Rotan 1. Faktur penjualan tunai 2. Pita register kas 3. Bukti setor bank 4.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai Pada PT. Gracia Kreasi Rotan 1. Jurnal Penjualan 2. Jurnal Penerimaan Kas 3. Jurnal Umum 4. Kartu Persediaan 5. Kartu Gudang 4.4 Prosedur Penjualan pada PT. Gracia Kreasi Rotan 1. Pembeli memilih barang kemudian setelah memperoleh barang yang diinginkan maka pembeli memesan barang tersebut kepada pramuniaga. 2. Setelah menerima pesanan dari pembeli kemudian bagian pramuniaga membuat faktur penjualan tunai sebanyak 2 lembar yaitu : • Lembar 1 ke bagian kasir melalui pembeli. • lembar 2 bersama barang oleh bagian pramuniaga diserahkan ke bagian pengambilan barang. 3. Setelah kasir menerima FPT lembar 1 dari pramuniaga melalui pembeli, kemudian kasir mengoperasikan mesin register. 4. Kemudian kasir menerima pembayaran dari pembeli lalu mencetak PRK 2 lembar dan mencap “LUNAS” pada FPT. 5. Lalu kasir menyerahkan FPT lembar 1 dan PRK lembar 1 ke bagian pengambilan barang via pembeli, dan kasir menyerahkan PRK lembar 2 ke bagian keuangan bersama uang. 6. Lalu bagian pengambilan barang menerima FPT lembar 2 bersama barang dari pramuniaga, dan menerima FPT lembar 1 dan PRK lembar 1 dari kasir melalui pembeli. 7. Lalu bagian pengambilan barang mencocokan FPT lembar 2, FPT lembar 1, PRK 1 dan barang.
8. Setelah itu menyerahkan FPT 2 dan PRK 1 beserta barang kepada pembeli, sedangkan FPT 1 diserahkan ke bagian keuangan. 9. Bagian keuangan menerima PRK 2 dari kasir beserta uang dan menerima FPT lembar 1 dari bagian pengambilan barang, kemudian mencocokannya apakah uang yang diterima sesuai dengan PRK 2 dan FPT 1. 10. Setelah itu menyerahkan PRK 2 ke bagian akuntansi dan mengarsip tetap FPT 1. 11. Kemudian bagian keuangan menyetorkan uang ke bank setiap hari dan menyerahkan bukti setor dari bank ke bagian akuntansi. 12. Bagian Akuntansi Menerima PRK 2 dan bukti setor dari bagian keuangan, kemudian mencocokannya. Kemudian mencatat dalam jurnal dan mengarsip tetap PRK 2 dan BS.
4.5 Prosedur – prosedur penjualan pada PT. Gracia Kreasi Rotan di ilustrasikan dalam gambar 4.3 Diagram Zero
Gambar 4.3 Diagram Zero Sistem InformasiAkuntansi Penjualan Tunai
4.6 Bagian – Bagian yang Terkait dalam Sistem Penerimaan Kas dari Sistem Penjualan Tunai 1. Kasir atau Kassa 2. Kepala Kasir 3. Supervisor Operasional 4. Keuangan 5. Akuntansi 6. Store Manager
4.7 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai 1. Prosedur penerimaan kas 2. Prosedur pencatatan penjualan harian 3. Prosedur penandatanganan / validasi catatan penjualan 4. Prosedur penyetoran kas ke Bank 5. Prosedur pembuatan jurnal 6. Prosedur pembuatan laporan penjualan 4.8 Sistem Jaringan Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai pada PT. Gracia Kreasi Rotan 1. Kasir • Menerima barang-barang dari pembeli • Mengoperasikan mesin register • Menerima pembayaran dari pembeli • Kemudian mencetak pita register kas 2 lembar • Menyerahkan pita register ke-1 kepada pembeli • Menyerahkan pita register kas lembar ke-2 beserta uang kepada kepala kasir 2. Kepala kasir • Menerima pita register kas lembar ke-2 dan uang dari kasir • Mencocokan pita register kas dengan uang • Melakukan pencatatan penjualan harian • Menyerahkan uang, pita register kas lembar ke-2 dan catatan penjualan harian ke supervisor operasional. 3. Supervisor Operasional • Menerima pita register kas lembar ke-2 bersama uang dan catatan penjualan harian dari kepala kasir • Mencocokan pita register kas lembar ke-2, catatan penjualan harian dengan uang • Menandatangani pita register kas lembar ke-2, bersama uang dan catatan penjualan harian • Lalu pita register kas lembar ke-2 bersama uang dan catatan penjualan harian diserahkan ke bagian keuangan 4. Keuangan • Menerima uang, pita register kas lembar ke-2 dan catatan penjualan dari supervisor operasional • Mencocokan pita register kas lembar ke-2 dan catatan penjualan harian dengan uang • Membuat bukti setor bank 3 lembar • Menyetor uang ke bank • Lembar ke-1 disimpan oleh bank dan menerima bukti setor bank lembar ke-2 dan ke-3 dari bank • Menyerahkan bukti setor bank lembar ke-2, catatan penjualan harian dan pita register kas lembar ke-2 ke bagian akuntansi • Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke-3
5. Akuntansi • Menerima bukti setor bank lembar ke-2, pita register kas lembar ke-2 catatan penjualan harian dari bagian keuangan • Menjurnal bukti setor bank lembar ke-2 dan pita register kas lembar ke-2 ke dalam jurnal penerimaan kas • Menjurnal catatan penjualan harian ke dalam jurnal penjualan • Mengarsipkan tetap bukti setor bank lembar ke-2 dan pita register kas lembar ke-2 • Membuat laporan penjualan berdasarkan jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas kepada store manager 6. Store Manager • Menerima laporan penjualan yang berisi jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas dari bagian akuntansi 4.9 Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Kebaikannya : 1. Adanya pemisahan fungsi, tugas dan tanggungjawab yang jelas 2. Adanya penambahan fungsi dalam mengontrol barang jadi oleh bagian gudang, sehingga barang jadi tidak diserahkan langsung kepada bagian penjualan. Kelemahan : 1. Belum adanya sistem komputer untuk program aplikasi yang dapat menghubungkan jumlah persediaan barang jadi dengan bagian pramuniaga dalam melakukan penjualan, padahal dibeberapa perusahaan manufaktur lainnya yang sudah menerapkan sistem ini pada penjualan tunai terbukti dapat mengontrol penjualannya pada masa ramai dan dapat memenuhi pesanan konsumen tanpa khawatir kekurangan barang jadi. 2. Dalam pengeluaran barang jadi barang dapat keluar tanpa harus ada persetujuan manager penjualan. 4.10 Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Kebaikan : 1. Fungsi penyimpanan terpisah dengan fungsi pencatatan. 2. Setiap penerimaan kas akan dibuatkan bukti penerimaan kas (cash receipt) dan bernomor urut tercetak. 3. Adanya pembuatan laporan penerimaan kas harian oleh bagian keuangan berdasarkan invoice lembar 2 dan hasil pembayaran dari pembeli. 4. Bagian keuangan selalu menyetorkan langsung hari itu juga atau paling lambat keesokan harinya ke bank atas uang yang diterimanya dari transaksi penjualan tunai. 5. Setiap bulan diadakan rekonsiliasi antara buku bank menurut catatan perusahaan dengan rekening Koran dari bank. Kelemahan : 1. Tidak ada batasan atas jumlah uang tunai yang dipegang atau disimpan oleh bagian keuangan dari transaksi penjualan tunai, sehingga dapat disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. 2. Belum diadakannya pengasuransian kas yang ada ditangan dan kas yang ada diperusahaan serta kas dalam perjalanan sehingga apabila terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan akan mengalami kerugian yang besar apabila jumlah kas tersebut relative besar.
5. KESIMPULAN 1. Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai yang diterapkan PT. Gracia Kreasi Rotan meliputi hal-hal sebagai berikut : • Bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai pada PT. Gracia Kreasi Rotan adalah bagian penjualan, bagian kas, bagian gudang, bagian pengiriman dan bagian akuntansi. • Dokumen yang digunakan adalah faktur penjualan tunai, pita register kas, bukti setor bank, dan catatan yang digunakan yaitu jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan dan kartu gudang. • Prosedur yang dijalankan perusahaan yaitu prosedur order penjualan, prosedur penerimaan kas prosedur penyerahan barang, prosedur penyetoran kas ke bank. • Praktek yang sehat yang diterapkan dalam pengendalian intern Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai yaitu fungsi kasir setiap akhir minggu menyetorkan hasil penjualan ke bank dan perhitungan saldo kas dilakukan pada akhir bulan. 2. Setelah penulis mengetahui dan mengevaluasi sistem dan prosedur akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas yang dijalankan dalam perusahaan tersebut, penulis menarik kesimpulan bahwa hasil evaluasi sistem dan prosedur akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas yang dijalankan perusahaan sudah memadai hal itu dikarenakan : • Adanya pemisahan fungsi, tugas dan tanggung jawab yang jelas antara fungsi operasional, fungsi pemegang dan penyimpanan barang jadi, fungsi pengawasan, dan fungsi pencatatan dalam kegiatan penjualan. • Adanya penambahan fungsi dalam mengontrol barang jadi oleh bagian gudang. • Terdapat struktur pengendalian intern dan pembagian tugas yang baik. • Setiap penerimaan kas akan dibuatkan bukti penerimaan kas (cash receipt) dan bernomor urut tercetak. • Adanya pembuatan laporan penerimaan kas harian oleh bagian keuangan berdasarkan invoice lembar 2 dan hasil pembayaran dari pembeli. • Bagian keuangan selalu menyetorkan langsung hari itu juga atau paling lambat keesokan harinya ke bank atas uang yang diterimanya dari transaksi penjualan tunai. • Setiap bulan diadakan rekonsiliasi antara buku bank menurut catatan perusahaan dengan rekening Koran dari bank. 6. SARAN 1. Agar dibuat suatu program aplikasi yang dapat menghubungkan bagian persediaan barang jadi dengan bagian penjualan mengenai jumlah persediaan barang jadi. 2. Agar diperhatikan pembuatan laporan penjualan tunai oleh bagian akuntansi jangan sampai terjadi kekurangan barang jadi. 3. Untuk pengamanan kas seharusnya ada pengasuransian kas yang ada ditangan dan kas yang ada di perusahaan serta kas dalam perjalanan.
