ETR Pénzügyi adminisztrációs

ETR Pénzügyi adminisztrációs modul


Verzió: 1.0 Azonosító: ETR-PADM Készítette: DEXTER Kft. Kiadva: 2001. május 1.

DEXTER


Copyright jegyzék Verzió: 1.0

Copyright jegyzék

 A Microsoft, a Windows, a Windows NT, a Windows NT Workstation a Microsoft Corporation bejegyzett védjegye vagy védjegyei az Egyesült Államokban és/vagy más országokban, és tulajdonosaik tulajdonát képezi. Minden jog fenntartva.

DEXTER Informatikai Kft.

1. oldal Készült: 2001. április 20.


Tartalomjegyzék Verzió: 1.0

Tartalomjegyzék Copyright jegyzék ............................................................................................................ 1 Tartalomjegyzék .............................................................................................................. 2 I. Bevezetés .................................................................................................................... 4 I.1. A képernyő felület .................................................................................................. 4 II. A program indítása ...................................................................................................... 5 III. A program használata ................................................................................................ 7 III.1. Készletek menü ................................................................................................... 7 III.1.1. Készletek karbantartása ................................................................................. 7 III.1.2. Befizetési jogcímek – munkaszámok összerendelése ...................................... 19 III.1.3. Kifizetési jogcímek – munkaszámok összerendelése ....................................... 21 III.2. Kifizetési listák feldolgozása................................................................................ 22 III.3. Befizetési listák feldolgozása............................................................................... 26 III.4. Számfejtés ........................................................................................................ 30 III.5. Sztornó menü .................................................................................................... 37 III.5.1. Várakozó kifizetések egyéni sztornózása........................................................ 37 III.5.2. Várakozó kifizetések csoportos sztornózása ................................................... 46 III.5.3. Kivetések egyéni sztornózása ....................................................................... 48 III.5.4. Kivetések csoportos sztornózása ................................................................... 49 III.5.5. Kifizetett tételek egyéni sztornózása ............................................................. 51 III.5.6. Teljesített kivetések egyéni sztornózása ........................................................ 52 III.5.7. Számla/csekk sztornózása (szem_id alapján) ................................................. 54 III.5.8. Számla/csekk sztornózása (sorszám alapján) ................................................. 55 III.5.9. Összevont számla sztornózása ...................................................................... 56 III.5.10. Részkiegyenlítés sztornózása ...................................................................... 57 III.6. Visszautalandó pénzek kezelése .......................................................................... 58 III.7. Kivetések technikai teljesítése............................................................................. 59 III.8. Nyilatkozatok kezelése ....................................................................................... 60 III.9. Jelentés TB – felé .............................................................................................. 63 III.10. Listák .............................................................................................................. 63 III.10.1. Kurzusnévsor............................................................................................. 64 III.10.2. Kurzust hallgatók listája.............................................................................. 65 III.10.3. Kifizetések jogcímkódokra adott intervallumban ........................................... 66 DEXTER Informatikai Kft.



Tartalomjegyzék Verzió: 1.0

III.10.4. Sztornózott kifizetések adott intervallumra................................................... 66 III.10.5. Várakozó kifizetések................................................................................... 67




Bevezetés Verzió: 1.0

I. Bevezetés Tisztelt Felhasználó! Tisztelettel üdvözlöm abból az alkalomból, hogy az Egységes Tanulmányi Rendszer – a továbbiakban ETR – „Pénzügyi adminisztrációs modul” felhasználója lett. Ebben a bevezetőben összefoglalom azokat a kezelési alapelveket, amelyeknek elsajátítása és megjegyzése kényelmesebbé teszik az Ön és munkatársainak munkáját. A modul Microsoft



Windows



95/98/2000 illetve Windows NT



. NT Workstation



operációs rendszer alatt fut, kihasználva annak minden előnyét – tetszetős grafikai felület, színek és árnyékok, „magyaros” ékezetes betűk stb. A modul felületét „felhasználó baráttá” alakítottuk ki, általában nagyméretű mezőket, menüket, és – úgynevezett – gombokat talál majd a képernyőn, ezek segítségével kezelheti a programot.

I.1. A képernyő felület A program az alkalmazott „Windows-os” grafikus felületet kihasználva kommunikál Önnel. Minden fontos adat, lehetőség, segítség, mező, táblázat és nyomógomb ezen a felületen látható. A képernyő jól tagolt és a főbb funkciók – amelyeket el kell, vagy lehet végeznie – külön nagyméretű nyomógombokkal indíthatóak, ezzel segítik az Ön munkáját. A munkája során Önnek információkat kell bejuttatnia a rendszerbe a számítógép segítségével. Az információk bevitelének több módja fordul elő a programban. •

Választható lehetőségek – ezek olyan beviteli eszközök, amelyek egy felsorolást jelenítenek meg a képernyő felületen.

•

Kitölthető mező – általában fehér hátterű (aktív állapotban, azaz mikor benne álla a kurzor, akkor sárga) mező, amelybe a billentyűzet segítségével írhat be információt.




A program indítása Verzió: 1.0

II. A program indítása Feltételezem, hogy Ön már tisztában van a számítógép és az operációs rendszer elindításával és az ehhez kapcsolódó alapvető funkciókkal. A modul a Windows grafikus felületén elhelyezett jellemző grafikájú ikonjára való kettős kattintással indítható el.

Ha a jelzett programot a Windows felületéről elindítja, akkor a program rövid „gondolkodási időt” követően megjelenik a képernyőn. Amennyiben a program nem indul el, abban az esetben kérje a rendszergazda segítségét, mert valószínű, hogy az Ön számítógépének valamilyen beállítása nem megfelelő a program futtatásához, vagy a számítógép és a hálózat közötti kapcsolatban keletkezett olyan hiba, amit csak a szakember képes helyreállítani. Amennyiben sikeres a program indítása, az alábbi képernyő felülettel jelentkezik be: Számfejtés menü

Stornó menü Visszautalás menü

BEFLI feldolgozás menü

Technikai Teljesítés menü

Készletek menü Kilépés

KIFLI feldolgozás menü

Listák menü

TB jelentés menü

Nyilatkozatok menü

A munka elkezdéséhez nem kell már újból bejelentkeznünk, ugyanis a program induláskor az alapján a felhasználónevünk és jelszavunk alapján azonosít minket, amellyel bejelentkeztünk a hálózatba. DEXTER Informatikai Kft.



A program indítása Verzió: 1.0

A sikeres belépés feltételei az alábbiak: •

Középrétegen futó Com+ objektumok hálózaton keresztüli elérhetősége

•

Működőképes IP kapcsolat a szerverrel

•

Az adatbázis szerver üzemképessége

•

Megfelelő felhasználói jogosultság

Bármelyik fenti feltétel hiánya esetén, a bejelentkezési kísérlet az adatbázis szerverre meghiúsul. Ebben az esetben ellenőrizze a beállításokat, vagy értesítse a rendszergazdát. Figyelem! A hálózati jelszavát kezelje bizalmasan, mert ennek birtokában bárki hozzáfér az adatbázishoz, és az Ön nevében kárt tud okozni! Ha a jelszava kitudódott, ismertté vált, akkor kérem, hogy azt haladéktalanul változtassa meg!




A program használata Verzió: 1.0

III. A program használata A modul általános feladata a hallgatói ki- és befizetések adminisztrációja, az ezekkel kapcsolatos adminisztratív tevékenységek ellátása, készlet jellegű táblák karbantartása, frissítése, kiegészítése, a számfejtés, valamint ki- és befizetések szükség szerinti stornózása vagy vissza sztornózása, el nem utalt pénzek újraküldése, illetve pénzügyi iratminták létrehozása és hallgatói nyilatkozatok kezelése. A program – mint azt fentebb már leírtam – menürendszerbe szervezett, egérrel – mutatóeszközzel – aktivizálható gombokkal, legördülő menükkel vezérlehető, kezelhető. A könnyű áttekinthetőség kedvéért célszerűnek látom, hogy a program használatát valamilyen jól követhető váz, struktúra mentén mutassam be. A struktúrát – a program vázát – legalaposabban a menüszerkezet fedi le, ezért a bemutatást a menürendszer pontjai mentén végzem el.

III.1. Készletek menü Az első legördülő menüpontban a készlet jellegű táblákkal kapcsolatos alapvető parancsok és alapvető beállítási lehetőségek találhatók.

III.1.1. Készletek karbantartása Ebben a menüpontban adhatók meg illetve módosíthatók az intézményben használatos befizetési és kifizetési jogcímek, munkaszámok, illetve a befizetési és lokkolási típusok. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:





Készletek listája

A készlet listáját lenyitva kiválasztható a kezelni kívánt készlet.





Nézzük végig ezeket a készleteket külön-külön! III.1.1.1. Befizetési jogcímek Ebben a menüpontban válik lehetővé a befizetési jogcímek készlet karbantartása. A készlet nevére kattintva a listában a következő ablak jelenik meg:

Ugrás a legelső elemre a listában Ugrás az előző elemre a listában Ugrás a következő elemre a listában

Töröl

Mégsem Jóváhagy

Ugrás az utolsó elemre a listában

Javít

Bezár

Beszúr Frissítés

Keresés

A Keresés mező használatához először kattintson arra az oszlopra, amelyben keresni szeretne, majd kezdje el kiírni a keresett értéket. Ekkor a program automatikusan a beírt értéknek megfelelő első elemre ugrik a listában. Egy-egy már rögzített elemre duplán kattintva a listában (azaz az elem javításakor), vagy új elem felvitelekor a következő ablak jelenik meg:





Az egyes mezők a következőket jelentik: Jogcím azonosító – a jogcím azonosítóját Önnek kell megadnia. Minden

befizetési

jogcímhez

tartozik

egy

belső,

adminisztratív

azonosító, ez az azonosító kerül ebbe a mezőbe. Megnevezés – a befizetési jogcím pontos megnevezése Autokivetés – ha ez a kapcsoló be van kacsolva valamely befizetési jogcímnél, akkor ez azt jelenti, hogy erre történő befizetéskor a program automatikusan a befizetett összeggel azonos összegű kivetést készít. Ezt a beállítást olyan jogcímeknél használandó, amelynél nem történik központi kivetés (pl. diákigazolvány, utóvizsga, késedelmes index leadás, stb.), hogy a hallgató egyenlege az adóigazoláson a valós adatokat tükrözze. Törölt – amennyiben ezt a kapcsolót bekapcsolja egy befizetési jogcímnél, ezzel azt a jogcímet stornózzuk. Ez azt jelenti, hogy új(!) befizetésnél erre a jogcímre már nem tud befizetést eszközölni, de a régi

befizetéseknél

ez

a

jogcím

megmarad,

azaz

nem

visszamenőlegesen érvényes a törlés. Vonható – itt lehet beállítani azt, hogy az adott jogcímen történő kivetés vonható-e automatikusan a hallgató kifizetéseiből, ha erről a hallgató külön nyilatkozik. Visszavonható – itt állítható be az, hogy az adott befizetési jogcímhez tartozó hallgatói nyilatkozat visszavonható-e. Alapösszeg – itt adható meg az adott jogcímen levonandó alapösszeg, ami az-az összeg, melyet a program automatikusan DEXTER Informatikai Kft.




felajánl a pénztárban levonásra ennek a jogcímnek a választásakor. Ez természetesen befizetéskor módosítható, nem kötelező ezt az összeget fizetni, ezt csak felajánlja a program. Főkönyv – a befizetési jogcím főkönyvi száma. ITJ – a befizetés jogcím ITJ száma. ÁFA – a befizetés jogcím ÁFA százaléka. A Jóváhagy gombbal tudja a változásokat elmenteni, míg az Elvet gomb lenyomásával a változások elmentése nélkül léphet ki az ablakból.

III.1.1.2. Befizetési munkaszám Ebben a menüpontban válik lehetővé a befizetési munkaszám készlet karbantartása. A készlet nevére kattintva a listában a következő ablak jelenik meg:

(A

gombok

funkcióit

lásd

a

III.1.1.1

Befizetési

jogcímek

fejezetben.) A Keresés mező használatához először kattintson arra az oszlopra, amelyben keresni szeretne, majd kezdje el kiírni a keresett értéket. DEXTER Informatikai Kft.




Ekkor a program automatikusan a beírt értéknek megfelelő első elemre ugrik a listában. Egy-egy már rögzített elemre duplán kattintva a listában (azaz az elem javításakor), vagy új elem felvitelekor a következő ablak jelenik meg:

Az egyes mezők a következőket jelentik: Munkaszám – a munkaszám azonosítóját Önnek kell megadnia. Minden munkaszámhoz tartozik egy belső, adminisztratív azonosító, ez az azonosító kerül ebbe a mezőbe. Megnevezés – a befizetési munkaszám pontos megnevezése. Törölt – amennyiben ezt a kapcsolót bekapcsolja egy befizetési munkaszámnál, ezzel azt a munkaszámot stornózzuk. Ez azt jelenti, hogy új(!) befizetésnél erre a munkaszámra már nem tud befizetést eszközölni, de a régi befizetéseknél ez a munkaszám megmarad, azaz nem visszamenőlegesen érvényes a törlés. ITJ – a befizetési munkaszám ITJ száma. Bankszámlaszám – itt állítható be, hogy az adott befizetési munkaszámra érkező összegek mely bankszámlaszámra érkeznek. Intézmény – itt állíthatja be, hogy mely intézményhez tartozik az adott befizetési munkaszám. Kezelési kör – itt adhatja meg, hogy mely kezelési körhöz tartozik az adott munkaszám (ez el is térhet az intézménytől).





Számla megnevezés – az itt beállított érték (megnevezés) jelenik meg az adott munkaszámra történő befizetésről kiállított számlán. A Jóváhagy gombbal tudja a változásokat elmenteni, míg az Elvet gomb lenyomásával a változások elmentése nélkül léphet ki az ablakból.

III.1.1.3. Befizetési típusok Ebben

a

menüpontban

válik

lehetővé

a

befizetési

típusok

karbantartása. Itt adhatja meg az egyes befizetés típusokat. Így az egyes befizetéseknél a későbbiekben bármikor megállapítható, hogy milyen módon került be a rendszerbe (pénztárban került befizetésre, csekken lett befizetve, esetleg a kifizetésekből lett levonva). Ez nagy segítséget nyújt a későbbi ellenőrzések során. A készlet nevére kattintva a listában a következő ablak jelenik meg:

(A

gombok

funkcióit

lásd

a

III.1.1.1

Befizetési

jogcímek

fejezetben.)





Új befizetési típus rögzítéséhez kattintson, a Beszúr feliratú gombra, egy már rögzített befizetési típus adatainak módosításához pedig – miután a kurzorral ráállt az módosítani kívánt sorra – a Javít feliratú gombra. A módosítások vagy az új rögzített elem elmentéséhez kattintson, a Jóváhagy feliratú gombra. A Mégsem gombbal a változtatások elmentése nélkül tud kilépni a szerkesztésből. Egy-egy elem törléséhez először válassza ki a kurzorral a törölni kívánt elemet, majd nyomja le a Töröl gombot. A Keresés mező használatához először kattintson arra az oszlopra, amelyben keresni szeretne, majd kezdje el kiírni a keresett értéket. Ekkor a program automatikusan a beírt értéknek megfelelő első elemre ugrik a listában.

III.1.1.4. Kifizetési jogcímek Ebben a menüpontban válik lehetővé a kifizetési jogcím készlet karbantartása. A készlet nevére kattintva a listában a következő ablak jelenik meg:




(A

gombok

funkcióit


lásd

a

III.1.1.1

Befizetési

jogcímek

fejezetben.) A Keresés mező használatához először kattintson arra az oszlopra, amelyben keresni szeretne, majd kezdje el kiírni a keresett értéket. Ekkor a program automatikusan a beírt értéknek megfelelő első elemre ugrik a listában. Egy-egy már rögzített elemre duplán kattintva a listában (azaz az elem javításakor), vagy új elem felvitelekor a következő ablak jelenik meg:

Az egyes mezők a következőket jelentik: Jogcím – a jogcím azonosítóját Önnek kell megadnia. Minden kifizetési jogcímhez tartozik egy belső, adminisztratív azonosító, ez az azonosító kerül ebbe a mezőbe. Megnevezés – a kifizetési jogcím pontos megnevezése. Törölt – amennyiben ezt a kapcsolót bekapcsolja egy kifizetési jogcímnél, ezzel azt a jogcímet stornózzuk. Ez azt jelenti, hogy új(!) kifizetésnél erre a jogcímre már nem tud befizetést eszközölni, de a régi

kifizetéseknél

ez

a

jogcím

megmarad,

azaz

nem

visszamenőlegesen érvényes a törlés. Adóigazolás – itt adható meg, hogy az adott kifizetési jogcímen kapott összeg az adóigazolás hányadik sorába tartozik. Főkönyvi szám – a kifzetési jogcím főkönyvi száma.





A Jóváhagy gombbal tudja a változásokat elmenteni, míg az Elvet gomb lenyomásával a változások elmentése nélkül léphet ki az ablakból.

III.1.1.5. Kifizetési munkaszám Ebben a menüpontban válik lehetővé a kifizetési munkaszám készlet karbantartása. A készlet nevére kattintva a listában a következő ablak jelenik meg:

(A

gombok

funkcióit

lásd

a

III.1.1.1

Befizetési

jogcímek

fejezetben.) A Keresés mező használatához először kattintson arra az oszlopra, amelyben keresni szeretne, majd kezdje el kiírni a keresett értéket. Ekkor a program automatikusan a beírt értéknek megfelelő első elemre ugrik a listában. Egy-egy már rögzített elemre duplán kattintva a listában (azaz az elem javításakor), vagy új elem felvitelekor a következő ablak jelenik meg: DEXTER Informatikai Kft.




Az egyes mezők a következőket jelentik: Munkaszám – a munkaszám azonosítóját Önnek kell megadnia. Minden munkaszámhoz tartozik egy belső, adminisztratív azonosító, ez az azonosító kerül ebbe a mezőbe. Megnevezés – a kifizetési munkaszám pontos megnevezése. Törölt – amennyiben ezt a kapcsolót bekapcsolja egy kifizetési munkaszámnál, ezzel azt a munkaszámot stornózzuk. Ez azt jelenti, hogy új(!) kifizetésnél erre a munkaszámra már nem tud kifizetést eszközölni, de a régi kifizetéseknél ez a munkaszám megmarad, azaz nem visszamenőlegesen érvényes a törlés. Besorolás (TJ) – a kifizetési munkaszám TJ azonosítója. Intézmény – itt állíthatja be, hogy mely intézményhez tartozik az adott kifizetési munkaszám. Bankszámlaszám – itt állítható be, hogy az adott kifizetési munkaszámról történő kifizetés mely bankszámlaszámról vonódik le. Kezelési kör – itt adhatja meg, hogy mely kezelési körhöz tartozik az adott munkaszám (ez el is térhet az intézménytől). Számla megnevezés – az itt beállított érték jelenik meg az adott kifizetési munkaszámról történő kifizetésről kiállított számlán. A Jóváhagy gombbal tudja a változásokat elmenteni, míg az Elvet gomb lenyomásával a változások elmentése nélkül léphet ki az ablakból. DEXTER Informatikai Kft.




III.1.1.6. Lokkolási típusok Ebben a menüpontban válik lehetővé a lokkolási (zárolási) típus készlet karbantartása. A készlet nevére kattintva a listában a következő ablak jelenik meg:

(A

gombok

funkcióit

lásd

a

III.1.1.1

Befizetési

jogcímek

fejezetben.) A Keresés mező használatához először kattintson arra az oszlopra, amelyben keresni szeretne, majd kezdje el kiírni a keresett értéket. Ekkor a program automatikusan a beírt értéknek megfelelő első elemre ugrik a listában. Új lokkolási típus rögzítéséhez kattintson, a Beszúr feliratú gombra, egy már rögzített lokkolási típus adatainak módosításához pedig – miután a kurzorral ráállt az módosítani kívánt sorra – a Javít feliratú gombra. A módosítások vagy az új rögzített elem elmentéséhez DEXTER Informatikai Kft.




kattintson a Jóváhagy feliratú gombra. A Mégsem gombbal a változtatások elmentése nélkül tud kilépni a szerkesztésből. Egy-egy elem törléséhez először válassza ki a kurzorral a törölni kívánt elemet, majd nyomja le a Töröl gombot. A lokkolásra (zárolásra) akkor van szüksége, ha pl. egy befizetésről csekket állít ki. Ilyenkor a csekk nyomtatása után az adott kivetést kell lokkolnia, azaz zárolnia, hogy elkerülje annak a lehetőségét, hogy a kivetést más módon törlesszék (pl. pénztári befizetés útján), ugyanis ekkor két teljesítés fog jelentkezni ugyanahhoz a kivetéshez.

III.1.2. Befizetési jogcímek – munkaszámok összerendelése Ennek a menüpontnak a segítségével végezheti el a már előzetesen és a fentiek alapján rögzített befizetési munkaszámok és befizetési jogcímek összerendelését, összekapcsolását. Az alkalmazás a „több-több” típusú összerendelést engedélyezi, azaz egy munkaszámhoz több jogcím is tartozhat, és

fordítva

is

igaz,

miszerint

egy

jogcímhez

több

munkaszámot

is

hozzárendelhet. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:




Keresés


Jogcímek/munkaszámok listája

Összerendelések listája

Hozzáad

Elvesz

Összerendelés választó

Munkaszámok/jogcímek listája

A fenti példában jól látszik, hogy az Összerendelés választó gombbal meghatározhatja, hogy jogcímet akar munkaszámhoz rendelni, vagy fordítva, munkaszámot akar jogcímhez párosítani. Az összerendelés típusától függően értelemszerűen változik az ablakban a jogcímek és a munkaszámok listájának elhelyezkedése. Az ablak felső részében mindig az a lista található, amelyikhez rendel hozzá, az ablak jobb alsó részén pedig az, amelyiket hozzárendeli. Az összerendeléshez először a fenti listában álljon rá a kurzorral arra a jogcímre/munkaszámra, amelyikhez hozzárendelni szeretne, majd a lenti listában válassza ki azt a munkaszámot/jogcímet, amelyiket hozzá szeretné rendelni, majd nyomja, le a Hozzáad feliratú gombot az ablak közepén. Egy összerendelés megszüntetéséhez az összerendelések listájában álljon rá a megszüntetni kívánt összerendelésre, majd nyomja le az Elvesz feliratú gombot, s ezzel az összerendelés megszűnik. (A fenti példán jól látható a „több-több” típusú összerendelés, azaz itt egy jogcímhez – konkrétan a

Költségtérítés jogcímhez – több munkaszám is hozzá lett rendelve.)





A Keresés mező használatához először kattintson arra az oszlopra, amelyben keresni szeretne, majd kezdje el kiírni a keresett értéket. Ekkor a program automatikusan a beírt értéknek megfelelő első elemre ugrik a listában.

III.1.3. Kifizetési jogcímek – munkaszámok összerendelése Ennek a menüpontnak a segítségével végezheti el a már előzetesen és a fentiek alapján rögzített kifizetési munkaszámok és kifizetési jogcímek összerendelését, összekapcsolását. Az alkalmazás a „több-több” típusú összerendelést engedélyezi, azaz egy munkaszámhoz több jogcím is tartozhat, és

fordítva

is

igaz,

miszerint

egy

jogcímhez

több

munkaszámot

is

hozzárendelhet. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg: Keresés

Munkaszámok/jogcímek listája

Összerendelések listája

Hozzáad

Elvesz

Összerendelés választó

Jogcímek/munkaszámok listája

A fenti példában jól látszik, hogy az Összerendelés választó gombbal meghatározhatja, hogy jogcímet akar munkaszámhoz rendelni, vagy fordítva, munkaszámot akar jogcímhez párosítani. Az összerendelés típusától függően DEXTER Informatikai Kft.




értelemszerűen változik az ablakban a jogcímek és a munkaszámok listájának elhelyezkedése. Az ablak felső részében mindig az a lista található, amelyikhez rendel hozzá, az ablak jobb alsó részén pedig az, amelyiket hozzárendeli. Az összerendeléshez először a fenti listában álljon rá a kurzorral arra a munkaszámra/jogcímre, amelyikhez hozzárendelni szeretne, majd a lenti listában válassza ki azt a jogcímet/munkaszámot, amelyiket hozzá szeretné rendelni, majd nyomja le a Hozzáad feliratú gombot az ablak közepén. Egy összerendelés megszüntetéséhez az összerendelések listájában álljon rá a megszüntetni kívánt összerendelésre, majd nyomja le az Elvesz feliratú gombot, s ezzel az összerendelés megszűnik. (A fenti példán jól látható a „több-több” típusú összerendelés, azaz itt egy munkaszámhoz – konkrétan a

Külföldi hallgatók munkaszámhoz – több jogcím is hozzá lett rendelve.) A Keresés mező használatához először kattintson arra az oszlopra, amelyben keresni szeretne, majd kezdje el kiírni a keresett értéket. Ekkor a program automatikusan a beírt értéknek megfelelő első elemre ugrik a listában.

III.2. Kifizetési listák feldolgozása

A menüpont segítségével Önnek lehetősége van a tételes kifizetési szándékokat tartalmazó *.eut fájlok feldolgozására, számfejtésre előkészítésére. A menüpont lenyomása után a következő ablak jelenik meg:




A program használata Verzió: 1.0 Tranzakció azonosítója

Feldolgozandó file beállítása

A munkája megkezdéséhez először meg kell kapnia az egyes jogosult egységektől az utalási fájlokat és a hozzájuk tartozó átutalási megbízásokat. Az átutalási megbízások átvételekor egyből végre kell hajtania a következők ellenőrzését: • jogosult egységtől érkezett-e az utalási megbízás? • jogosult személy írta-e alá az utalási megbízás(oka)t? • az a személy jogosult-e az adott terhelési keret terhére kifizetést engedélyezni? • azon a jogcímen eszközölhető-e az adott terhelési keret terhére kifizetés? Miután a fentiek jogosságáról meggyőződött, elkezdheti a tényleges munkát. Ehhez nem kell mást tennie, mint sorba venni az utalási fájlokat és a hozzájuk tartozó utalási megbízásokat. A képernyő jobb felső részén található A tranzakció azonosítója mezőbe írja be a feldolgozni kívánt utalási fájl megbízásán szereplő azonosítót. Majd az ablak jobb felső sarkában található Feldolgozandó file beállítás

gombbal


megjelenik

a

Windows

szabványos

tallózója,

amelyik




alapértelmezésben az utalási fájlokat (*.eut) mutatja. A tallózó segítségével megkeresheti a feldolgozni kívánt utalási fájlt. Ügyviteli ajánlás! Javasoljuk, hogy az egy kifizetési naphoz tartozó utalási fájlokat lehetőleg egy alkönyvtárban tárolja, ahol az alkönyvtár nevéből lehet következtetni a kifizetési napra – pl. a 2001. május 13-i kifizetéshez tartozó utalási fájlokat egy 010513 nevű alkönyvtárba tegye. Ezzel nagyban segíti a későbbi ellenőrzést vagy keresést, hisz az egy kifizetési naphoz tartozó fájlokat egy, könnyen azonosítható helyen, együtt találja. A fájlt kiválasztva a program beolvassa és megjeleníti a képernyőn a kifizetéshez tartozó összes információt (pl. kifizetési jogcím, munkaszám), amit az utalási fájl tulajdonságainál beállítottak.

Ellenőrzés

Miután megadta a feldolgozandó fájlt, meg kell nyomnia az Ellenőrzés gombot. Ekkor a program leellenőrzi, hogy az adott utalási fájlhoz tényleg az a tranzakciós azonosító tartozik-e? Amennyiben hibás számot írt be, úgy a program törli a képernyőn az Ön által beírt azonosítót az adott mezőből és egy kommunikációs ablakban figyelmeztet arra, hogy rossz azonosítót adott meg. Ekkor ellenőrizze ismét az adatok helyességét, és próbálja meg ismételten az azonosító megadását és





ellenőrzését. Amennyiben továbbra sem sikerül, adja vissza a jogosult egységnek a fájlt, javítsák ki a hibát. Amennyiben sikeres az ellenőrzés, a program továbblép a jegyzőkönyv fájl beállításának lehetőségére. Itt az Ellenőrzés gomb alatti Jegyzőkönyv file beállítás gombra kell kattintania. Ekkor ismét megjelenik a Windows szabványos tallózó ablaka, ahol megadhatja a feldolgozás közben készülő napló-fájl mentési útvonalát (alapértelmezésben a jegyzőkönyv-fájl neve megegyezik az utalási fájllal, csak *.txt. kiterjesztéssel fog végződni – pl. a berlet.eut feldolgozásakor berlet.txt készül –, de ezt természetesen átállíthatja, ha akarja). A jegyzőkönyv-fájl mentési útvonalának (és esetleg nevének) beállítása után a Feldolgozás gomb aktívvá válik, azaz a szürke felirat feketévé válik. Ekkor a gombra kattintva elindíthatja az utalási fájl feldolgozásának folyamatát. A folyamat közben a program folyamatosan információkat közöl a feldolgozás állapotáról a Feldolgozás gomb melletti nagy ablakban. Ezek az adatok megegyeznek azzal, melyet a jegyzőkönyv fájlba ír ki. Amennyiben a feldolgozási folyamat sikeresen befejeződik, akkor a következőkhöz hasonló információknak kell az ablakban szerepelniük - amelyek egyébként a jegyzőkönyv-fájlban is szerepelnek:

T R A N Z A K C I Ó S

J E G Y Z Ő K Ö N Y V

A TTK Ösztöndíj keret terhére "TOD" azaz Tanulmányi ösztöndíj jogcímen történő utalási megbízásról. Az utalási file neve és elhelyezkedése: C:\programok\utal\proba.eut

Megjegyzés:

Jegyzőkönyv file neve és elhelyezkedése: C:\programok\utal\proba.txt

A tranzakció kezdete: 12/10/2001 5:21:44 PM Fejléc OK. Tranzakciós azonosító: 000115 A kontrollösszeg megegyező. Összesen: 65000 Ft. értékben.





A felsorolt kedvezményezettek szerepelnek a nyilvántartásban. 13 tétel bejegyzésre került. A tranzakció végbement. A folyamat véget ért: 12/10/2001 5:21:46 PM

–––––––––––– feldolgozó

Amennyiben a feldolgozás során valamilyen hiba keletkezett, úgy a program a hibaüzenetet megjeleníti az ablakban (pl. nem találja a kedvezményezettet, vagy nem egyezik meg a fájlban szereplő ellenőrző összeg a valós összeggel), és értesíti a felhasználót, hogy a feldolgozás nem ment végbe. Ekkor, ha a hiba a hallgatói azonosítókkal kapcsolatos, akkor érdemes megtekintenie a jegyzőkönyv fájlt, ugyanis itt részletesen fel sorolásban megtalálhatja a felmerült azonosító-hibákat. A Feldolgozás gomb alatti Nyomtatás gombbal tudja ezt a jegyzőkönyv fájlt kinyomtatni.

Ekkor

a

program

a

fájl

tartalmát

elküldi

az

Ön

gépén

alapértelmezettnek beállított nyomtatóra. Amennyiben sikertelen a feldolgozás, akkor a program visszaállítja az eredeti állapotokat, mivel a feldolgozás egyetlen tranzakcióban valósul meg. Amennyiben sikeresen zárult a feldolgozás, a számfejtésig mód van az átutalás stornózására.

III.3. Befizetési listák feldolgozása

Az Ön munkája ezzel az alkalmazással nem más, mint hogy az erre jogosult egységektől érkező kivetési fájlokat ellenőrizze, feldolgozza, átutalásra előkészítse. A gombra kattintva a következő ablak jelenik meg:





Feldolgozandó file beállítása

Tranzakció azonosítója

A munkája megkezdéséhez először meg kell kapnia az egyes jogosult egységektől a kivetési fájlokat és a hozzájuk tartozó terhelési megbízásokat. A kivetési megbízások átvételekor egyből végre kell hajtania a következők ellenőrzését: •

jogosult egységtől érkezett-e a kivetési megbízás?

•

jogosult személy írta-e alá a kivetési megbízást, megbízásokat?

•

az a személy jogosult-e az adott jogcímen kivetést engedélyezni?

Miután a fentiek jogosságáról meggyőződött, elkezdheti a tényleges munkát. Ehhez nem kell mást tennie, mint sorba venni a kivetési fájlokat és a hozzájuk tartozó terhelési megbízásokat. A képernyő jobb felső részén található A tranzakció azonosítója mezőbe írja be a feldolgozni kívánt kivetési fájl megbízásán szereplő azonosítót. Majd az ablak jobb felső sarkában található Feldolgozandó file beállítás

gombbal

megjelenik

a

Windows

szabványos

tallózója,

amelyik

alapértelmezésben a kivetési fájlokat (*.ebf) mutatja. A tallózó segítségével megkeresheti a feldolgozni kívánt kivetési fájlt. Ügyviteli ajánlás! Javasoljuk, hogy az egy számfejtési naphoz tartozó kivetési fájlokat lehetőleg egy alkönyvtárban tárolja, ahol az alkönyvtár nevéből lehet DEXTER Informatikai Kft.




következtetni a számfejtési napra – pl. a 2001. május 13-i számfejtéshez tartozó kivetési fájlokat egy 010513 nevű alkönyvtárba tegye. Ezzel nagyban segíti a későbbi ellenőrzést vagy keresést, hisz az egy számfejtési naphoz tartozó fájlokat egy, könnyen azonosítható helyen, együtt találja. A fájlt kiválasztva a program beolvassa és megjeleníti a képernyőn a kivetéshez tartozó összes információt (pl. esedékességi dátum, terhelési jogcím, munkaszám), amit a kivetési fájl tulajdonságainál beállítottak.

Ellenőrzés

Miután beírta a megfelelő mezőbe ezt a számot, meg kell nyomnia az Ellenőrzés gombot. Ekkor a program leellenőrzi, hogy az adott terhelési fájlhoz tényleg az a tranzakciós azonosító tartozik-e? Amennyiben hibás számot írt be, úgy a program törli a képernyőn az Ön által beírt azonosítót az adott mezőből és egy kommunikációs ablakban figyelmeztet arra, hogy rossz azonosítót adott meg. Ekkor ellenőrizze ismét az adatok helyességét, és próbálja meg ismételten az azonosító megadását és ellenőrzését. Amennyiben továbbra sem sikerül, adja vissza a jogosult egységnek a fájlt, javítsák ki a hibát. Amennyiben sikeres az ellenőrzés, a program továbblép a jegyzőkönyv fájl beállításának lehetőségére. Itt az Ellenőrzés gomb alatti Jegyzőkönyv file beállítás gombra kell kattintania. Ekkor ismét megjelenik a Windows szabványos DEXTER Informatikai Kft.




tallózó ablaka, ahol megadhatja a feldolgozás közben készülő napló-fájl mentési útvonalát (alapértelmezésben a jegyzőkönyv-fájl neve megegyezik a kivetési fájllal, csak *.txt. kiterjesztéssel fog végződni – pl. a januar.ebf feldolgozásakor januar.txt készül –, de ezt természetesen átállíthatja, ha akarja). A jegyzőkönyv-fájl mentési útvonalának (és esetleg nevének) beállítása után a Feldolgozás gomb aktívvá válik, azaz a szürke felirat feketévé válik. Ekkor a gombra kattintva elindíthatja a kivetési fájl feldolgozásának folyamatát. A folyamat közben a program folyamatosan információkat közöl a feldolgozás állapotáról a Feldolgozás gomb melletti nagy ablakban. Ezek az adatok megegyeznek azzal, melyet a jegyzőkönyv-fájlba ír ki. Amennyiben a feldolgozási folyamat sikeresen befejeződik, akkor a következőkhöz hasonló információknak kell az ablakban szerepelniük - amelyek egyébként a jegyzőkönyv-fájlban is szerepelnek:

T R A N Z A K C I Ó S

J E G Y Z Ő K Ö N Y V

A 10929 munkaszám, azaz X 10292-re „00050” azaz Költségtérítés jogcímre történő kivetési megbízásról. A kivetési file neve és elhelyezkedése: C:\programo\befiz\proba.ebf

Megjegyzés:

Jegyzőkönyv file neve és elhelyezkedése: C:\programo\befiz\proba.txt

A tranzakció kezdete: 12/10/2001 5:21:44 PM Fejléc OK. Tranzakciós azonosító: 00011589 A kontrollösszeg megegyező. Összesen: 65000 Ft. értékben. A felsorolt kedvezményezettek szerepelnek a nyilvántartásban. 13 tétel bejegyzésre került. A tranzakció végbement. A folyamat véget ért: 12/10/2001 5:21:46 PM

–––––––––––– feldolgozó





Amennyiben a feldolgozás során valamilyen hiba keletkezett, úgy a program a hibaüzenetet megjeleníti az ablakban (pl. nem találja a kedvezményezettet, vagy nem egyezik meg a fájlban szereplő ellenőrző összeg a valós összeggel), és értesíti a felhasználót, hogy a feldolgozás nem ment végbe. Ekkor, ha a hiba a hallgatói azonosítókkal kapcsolatos, akkor érdemes megtekintenie a jegyzőkönyv-fájlt, ugyanis itt részletesen fel sorolásban megtalálhatja a felmerült azonosító-hibákat. A Feldolgozás gomb alatti Nyomtatás gombbal tudja ezt a jegyzőkönyv-fájlt kinyomtatni.

Ekkor

a

program

a

fájl

tartalmát

elküldi

az

Ön

gépén

alapértelmezettnek beállított nyomtatóra. Amennyiben sikertelen a feldolgozás, akkor a program visszaállítja az eredeti állapotokat, mivel a feldolgozás egyetlen tranzakcióban valósul meg. Amennyiben sikeresen zárult a feldolgozás, a számfejtésig még mód van a kivetések stornózására.

III.4. Számfejtés

Az Ön munkája ezzel az alkalmazással – meglehetős egyszerűsítésekkel élve – az, hogy a korábbiakban feldolgozott hallgatói kivetéseket és befizetéseket számfejtsen. A gombra kattintva a következő ablak jelenik meg:





Dátum módosítása

A bejelentkezést követően az első teendője a kifizetési dátum beállítása. Ügyviteli javaslat: ilyenkor célszerű azt a napot megadni, mikor az átutalt pénzek megérkeznek a hallgatók számláira. A Dátum módosítása feliratú gombra kattintva tudja elvégezni a dátum módosítását. A kívánt kifizetési időpont megadása után a Dátum jóváhagyása gombra kattintva tudja az új időpontot bejegyeztetni.





Kifizetési dátuma

Dátum jóváhagyása

Fontos! Ez a kifizetési időpont fog szerepelni az ETR projekt más elemeiben a hallgatói kifizetések időpontjai között.





Számfejtés

Miután ezt megtette, a Számfejtés gombra kattintva tudja elindítani magát a számfejtés folyamatát. A számfejtés alatt – nagyon leegyszerűsítve fogalmazva – nem történik más, mint az előzőleg már feldolgozott utalási (*.eut) és befizetési (*.ebf) fájlok összesítésre kerülnek hallgatónként és elkészül a GIRO rendszernek küldendő fájl. Ám az egyszerű leírás mögött egy bonyolult folyamatrendszer zajlik. Maga a folyamatrendszer több részfolyamatból áll. Vegyük most ezeket sorra!

1. Levonások átírása A folyamat első lépéseként a program hallgatónként számba veszi a hallgatói levonásokat (*.ebf fájlok feldolgozásából származnak), a levonandó és levonható tételeket (levonandó = ha kivetés esedékességének dátuma megelőzi a számfejtés időpontját, vagy egyenlő azzal; levonható = a hallgató már korábban nyilatkozott az adott jogcím levonhatóságáról a kifizetéseiből) Fontos! A fentiekből következően a nem esedékes tételek nem kerülnek levonásra, ezért az ETR BEFLI moduljának használatakor nagy körültekintéssel kell eljárnia a befizetési fájlok tulajdonságainak beállításakor! DEXTER Informatikai Kft.




A hallgatók nyilatkozhatnak arról, hogy a rájuk vonatkozó kivetések levonhatóak-e a számukra számfejtett kifizetésekből, a Nyilatkozat modul segítségével rögzített adatok alapján akár jogcímenként is megadhatóak ezek a feltételek. Ezek alapján a számfejtés

során

a

program

ellenőrzi

hallgatónként,

hogy

a

követelések

teljesíthetőek-e a kifizetésekből, és ha a igen, akkor levonja azokat a hallgatónak számfejtett összegből. Fontos! Ezek a levonások úgy teljesülnek az adóigazolások szempontjából, mint ha a hallgatónak ki lett volna fizetve a teljes összeg, és abból lett volna a levonás utólag teljesítve. Ennek adózási szempontból van jelentősége, hisz így a hallgatónál az év végi adóigazoláson az összes számfejtett összeg szerepel, nem pedig csak az esetleges levonások után átutalt pénz, s így korrekt lesz az adóbevallása. A levonások átírása végén azokat a levonható tételeket a program átteszi egy átmeneti táblába. 2. TETELLOG és ESEMENY táblák módosítása A program a levonható tételeket, mint negatív összeg, visszaírja a feldolgozott tételek közé. Ha a hallgató kifizetési egyenlegét megvizsgálja az adott kifizetési napra, akkor láthatja a kifizetendő összegeket pozitív és a levont összegeket negatív előjellel. A kettő összevonásából kialakuló összeg pedig megjelenik a hallgató számláján. Másik oldalról pedig a levont összegek pozitívan megjelennek a hallgatók tartozásainak kiegyenlítéseként, hasonlóan, mint ha a hallgató a pénztárban fizette volna be az összeget. A második részfolyamat végén a program törli az 1. lépés végén létrehozott átmeneti tábla tartalmát.

3. Számlaszámok átírása Harmadik lépésként a program a hallgatói törzsadatokat tartalmazó táblából átmásolja a hallgatói számlaszámokat a pénzügyi adatokhoz.





Fontos! Ennek az a jelentősége, hogy egészen a számfejtés pillanatáig még lehet módosítani a hallgatók számlaszámain.

4. Számlaszámok ellenőrzése A program minden egyes hallgatónál leellenőrzi a következő feltételek teljesülését: •

van-e bankszámla száma?

•

helyes-e a bankszámla szám?

•

van-e adószáma?

Amennyiben valamelyik feltétel nem teljesül, úgy a hallgató kifizetéseit nem továbbítja a GIRO rendszerbe, hanem visszautalja a következő számfejtésre előkészített tételek közé és bejegyzi, hogy a következő számfejtéskor újrautalandó az

összeg,

valamint

a

hallgató

kifizetéseinél

a

bankszámlaszámot

a

következőképpen módosítja: •

ha a bankszámlaszám vége (utolsó 8 számjegy) csupa 1, akkor formai hibás (azaz pl. kevesebb számjegy szerepel, vagy olyan karakter található benne, amely nem felel meg – pl. a 0 szám helyett „o” betű);

•

ha a bankszámlaszám vége (utolsó 8 számjegy) csupa 2, akkor CDW hibás, azaz az ellenőrző számjegyek nem helyesek;

•

ha a bankszámlaszám vége (utolsó 8 számjegy) csupa 3, akkor nincs a hallgatónak rögzítve az adószáma;

•

ha a bankszámlaszám összes számjegye 0, akkor a hallgatónak nincs rögzítve a számlaszáma a rendszerben.

A hiányok pótlása után a következő (pót)számfejtésnél nem kell ismét feldolgoztatni ezeket a kifizetéseket a Kifizetési listafeldolgozó alkalmazással, hanem ezek egyszerűen

a

várakozó

tételek

listájában

szerepelnek,

így

automatikusan

számfejtésre kerülnek, amennyiben a hiányosság pótlásra került.

5. Fájlnevek és útvonalak megadása A program a számfejtés során rákérdez bizonyos keletkezendő fájlok elérési útvonalára. Ezek a következő fájlok: DEXTER Informatikai Kft.



•


a pénztárba küldendő utalási fájl (ha a pénztári kifizetés engedélyezett az adott intézményben)

•

a GIRO rendszerbe küldendő utalási fájl

•

az összesítő fájl

Ekkor a Windows szokásos tallózó (mentési) ablaka jelenik meg. Itt tudja megadni a program hova (melyik meghajtó melyik alkönyvtárába) és milyen néven mentse el ezt a három keletkezendő fájlt.

6. Összesítő fájl készítése A program elkészíti az összesítő fájlt, amely a következő három adathalmazt tartalmazza: •

bankonkénti, jogcímenkénti, forrásonkénti összesítés

•

levonások

összesítése

jogcímenként

és

kedvezményezett

belső

számlaszámonként (munkaszámonként) •

nettó átutalandó összeg a GIRO rendszerbe

7. Átemelés a TETELLOG-ból a TETELHIS-be A program a számfejtett összegeket – mint átutalt összegek – a TETELLOG táblából átteszi a TETELHIS táblába, azaz a kifizetésre váró, már feldolgozott tételek táblájából a kifizetett tételek táblájába. Ezzel törli a TETELLOG tábla tartalmát.

A számfejtési folyamat két féle módon zárulhat: 1. Ha a számfejtés sikeresen lezajlik, akkor ezt a program a folyamat végén kiírja a képernyőre. 2. Ha a feldolgozás során hiba keletkezett, akkor megjelenik egy hibaüzenet a képernyőn, mely tartalmazza a hiba kódját. Mivel az egész folyamat egyetlen tranzakcióban valósul meg, ezért ebben az esetben visszaáll az eredeti - azaz a számfejtés elkezdése előtti - állapot. A hiba okának kiderítése végett nézze meg a program naplófájlját (ezt abban az alkönyvtárban találja, amelyiket Ön adott meg a pénztári utalási fájl mentési helyeként - lásd 5. pont)





III.5. Sztornó menü

Ezen a menün belül a következő menüpontokat találja: •

Várakozó kifizetések egyéni sztornózása

•

Várakozó kifizetések csoportos sztornózása

•

Kivetések egyéni sztornózása

•

Kivetések csoportos sztornózása

•

Kifizetett tételek egyéni sztornózása

•

Teljesített kivetések egyéni sztornózása

•

Számla/csekk sztornózása

•

Számla/csekk sztornózása (sorszám alapján)

•

Összevont számla sztornózása

•

Részkiegyenlítés stornózás

Ezekkel a menüpontokkal tud stornózást végrehajtani. Nézzük végig ezeket a pontokat külön-külön!

III.5.1. Várakozó kifizetések egyéni sztornózása Ebben a menüpontban tud egyénileg kifizetéseket sztornózni. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:




Hallgató kiválasztása


Várakozó tétel sztornózása

Bezár

Az egyéni sztornózás megkezdéséhez először ki kell választania a hallgatót, akinek a várakozó kifizetését sztornózni szeretné. Ehhez kattintson a Hallgató kiválasztása feliratú gombra. A keresés folyamatát számos szűrő kapcsoló segíti, így a találati lista jóval áttekinthetőbb és könnyebben kezelhető, mint ha csak egyszerűen név, hallgatói azonosító vagy anyja neve alapján keresnénk. A találati lista megjelenítési lehetőségei is nagyon nagy teret engednek a pontos hallgató kiválasztásnak.

Nézzük végig a kereső ablak

működését! A keresés funkció elindítása után a képernyőnkön kijelentkezik a kereső ablak. Tekintsük át részletesen az itt található gombokat, kapcsolókat!




Ezzel a gombbal tudja lenyitni a keresési értékek listáját

A program használata Verzió: 1.0 Szak kapcsoló

Tagozat kapcsoló

Akt. ciklus kapcsoló

Állapot kapcsoló

Ezzel a gombbal tudja elindítani a keresés folyamatát

Érték mező. Itt adhatja meg a keresendő szót, szótöredéket.

Ezzel a gombbal tudja lenyitni az évfolyamok listáját, miután bekapcsolta az évfolyam kapcsolót

Ezzel a gombbal tudja lenyitni az állapotok listáját, miután bekapcsolta az állapot kapcsolót Ezzel a gombbal tudja lenyitni a tagozatok listáját, miután bekapcsolta a tagozat kapcsolót

Itt jelenik meg a találatok listája

Ezzel a gombbal tudja lenyitni a szakok listáját, miután bekapcsolta a szak kapcsolót Ezzel a gombbal tudja kiválasztani a találati listából azt a hallgatót, amelyiken a kurzor áll

Ezzel a gombbal tudja bezárni az ablakot Itt kell megadni a kívánt ciklust Adóazonosító kapcsoló TAJ szám kapcsoló

Állandó lakcím kapcsoló

Személyi igazolvány szám kapcsoló

A Keresési érték mezőnél egy legördíthető menü segítségével választhatja ki, hogy a megadott/megadandó keresési érték a hallgató nevére, egyedi azonosító jár vagy esetleg az anyja nevére vonatkozik:





Ezek után adja meg a keresési értéket!

Nézzük végig, mi a különbség a név, az EHA kód és a hallgató anyja neve alapjáni keresés között: •

Keresés név szerint: ebben az esetben az érték mezőbe a keresett név töredékét írhatja be, például Ács. A program automatikusan kiválogatja azokat a hallgatókat, akiknek nevének kezdetében előfordul





az Ács szótöredék. (Lehetősége van olyan töredékre is keresni, ami bárhol előfordulhat a névben. Ebben az esetben a mintát az alábbiak szerint kell beírnia: %Ács.) Ezután a Keres gombbal indítsa el a névtöredékre történő keresést. A modul egy táblázatba rendezi a névtöredékkel egyező kezdetű hallgatók adatait. Ezek közül keresse meg a hallgatót (jobb oldalon a le-fel gördítheti a táblázat sorait). A világosabb kék színű táblázatban a sötétkék háttérszínnel kiemelt sor jelzi a kiválasztásra kerülő hallgatót (a klaviatúra kurzormozgató gombjaival mozgathatja a kiemelést). A kiválasztást a Választ nyomógomb lenyomásával vagy Enter gombbal vagy a hallgató során történő kettős kattintással aktivizálja. •

Keresés EHA kód szerint: ebben az esetben az érték mezőbe a keresett egységes hallgatói azonosító kód töredékét írhatja be. Ezután a Keres gombbal indítsa el a kódtöredékre történő keresést. A modul egy táblázatba rendezi a kódtöredékkel egyező kezdetű hallgatók adatait. Itt is lehetőségéges %-al indítani a mintát. Ezek közül keresse meg a hallgatót (jobb oldalon a le-fel gördítheti a táblázat sorait). A világosabb kék színű táblázatban a sötétkék háttérszínnel kiemelt sor jelzi a kiválasztásra kerülő hallgatót (a klaviatúra kurzormozgató gombjaival mozgathatja a kiemelést). A kiválasztást a Választ nyomógomb lenyomásával vagy Enter gombbal vagy a hallgató során történő kettős kattintással aktivizálja.

•

Keresés a hallgató anyja neve szerint: ebben az esetben az érték mezőbe a keresett hallgató édesanyja nevének töredékét írhatja be. Ezután a Keres gombbal indítsa el a névtöredékre történő keresést. Itt is lehetséges %-al kiegészíteni a mintát a fentiek szerint. A modul egy táblázatba rendezi azokat a hallgatókat, akiknél az anyjuk nevében szereple a megadott keresési minta. Ezek közül keresse meg a hallgatót (jobb oldalon a le-fel gördítheti a táblázat sorait). A világosabb kék színű táblázatban a sötétkék háttérszínnel kiemelt sor jelzi a kiválasztásra kerülő hallgatót (a klaviatúra kurzormozgató gombjaival mozgathatja a kiemelést).


A kiválasztást a Kiválaszt




nyomógomb lenyomásával vagy Enter gombbal vagy a hallgató során történő kettős kattintással aktivizálja. A keresés finomítására további lehetőségei is vannak. Szűrhet állapotra (pl. beiratkozott/aktív/, halasztó, végzett stb.):

Ehhez nem kell mást tennie, mint az Állapot kapcsoló aktiválása után lenyitja a legördíthető menüt és kiválasztja a kívánt keresési állapotot. Szűrhet tagozatra is (pl. nappali, vagy levelező):





Ehhez nem kell mást tennie, mint a Tagozat kapcsoló aktiválása után lenyitja a legördíthető menüt és kiválasztja a kívánt keresési tagozatot. Szűrhet szak alapján is:

Ehhez nem kell mást tennie, mint a Szak kapcsoló aktiválása után lenyitja a legördíthető menüt és kiválasztja a kívánt keresési szakot. Szűrhet évfolyam alapján is:





Ehhez nem kell mást tennie, mint az Évfolyam kapcsoló aktiválása után lenyitja a legördíthető menüt és kiválasztja a kívánt keresési évfolyamot. Fontos! Itt is fel kell hívnunk rá a figyelmet, hogy az évfolyam ablakban látható értékek a félévek(!) számára vonatkozik. Azaz pl. a 2 még első évfolyamot jelent, az 5 pedig a III. évfolyam első félévét jelenti. Illetve szűrhet még csoport alapján is azokban az intézményekben, ahol használják ezt a beállítást. Ehhez nem kell mást tennie, mint a Csoport kapcsoló aktiválása után megadja a Csoport mezőben a kívánt értéket. (Mivel ez az adat nem készlet jellegű táblából származik, ezért itt nincs legördíthető menü, itt Önnek kell megadni a keresett értéket.)

Szintén fontos megjegyezni, hogy a kereső ablakban a szűrési feltételeket a program „ÉS” logikai kapcsolóval kapcsolja össze, azaz ha több szűkítési feltételt is megad, akkor csak azokat a hallgatókat jeleníti meg a találati listában, amelyek az összes (!) megadott feltételnek megfelelnek. Azaz a fenti példából kiindulva beiratkozott, nappali tagozatos, első éves történelem szakos hallgatókat jeleníti meg, melyeknek a nevében előfordul az „Ács P” szótöredék. A keresés elindításához csak rá kell kattintania a Keres gombra a keresési érték mezőjétől jobbra. A keresés elindítása előtt azonban még érdemes beállítani, hogy mely mezőket jelenítse meg a program a találati listában. DEXTER Informatikai Kft.




Alapértelmezésben ez a név, EHA kód, anyja neve és a születési idő. Azonban a kereső ablak alsó szélén talál még további négy kapcsolót: Adóazonosító, TAJ szám, Személyi igazolvány száma és az Állandó lakcím. Értelemszerűen, valamely kapcsoló bekapcsolásával a találati listában a program az egyes hallgatóknál megjeleníti az adott mező adattartalmát is. Amennyiben ezekre az értékekre is (adóazonosító, TAJ szám, személyi igazolvány száma és az állandó lakcím) kíváncsi, úgy ezeket a kapcsolókat a keresés elindítása előtt(!) kell bekapcsolni, vagy a kapcsolók beállítása után ismét le kell futtatni a keresést.

A találati listából hallgatót úgy tud kiválasztani, hogy egyszerűen rákattint a nevére, majd lenyomja a Választ feliratú gombot, vagy az Entert, de ugyanezt az eredményt éri el, ha duplán kattint a hallgató nevére az egérrel. A kiválasztást követően a keresési ablak eltűnik és a hallgató adataival feltöltött mezőkkel megjelenik az egyéni sztornózás eredeti bejelentkező képe.





Várakozó tétel sztornózása

Itt egyszerűen a törölni kívánt tételre kattintva és a Várakozó tétel sztornózása feliratú gombot lenyomva törölheti a várakozó kifizetési tételt.

III.5.2. Várakozó kifizetések csoportos sztornózása Ebben a menüpontban tud csoportosan kifizetéseket sztornózni. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:





Várakozó kifizetések listája

A Várakozó kifizetések listája feliratú gombra kattintva megjelenik azon kifizetések listája, amelyek kifizetésre várakoznak.

Várakozó tételek sztornózása





Ebben a listában egy-egy tranzakció sorára ráállva a kurzorral, majd a Várakozó tételek sztornózása feliratú gombot lenyomva tudja az adott tranzakcióhoz tartozó kifizetési tételeket sztornózni. Fontos! Ha a csoportban van már olyan, amelyik a KIFIZETES_HIS-be került (számfejtve lett már) a sztornózás csak egyenként megengedett.

III.5.3. Kivetések egyéni sztornózása Ebben a menüpontban tud egyénenként kivetéseket sztornózni. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:


Az ablak fejlécében is látható, itt csak a nem zárolt és nem teljesített kivetéseket tudja sztornózni, egyénenként. A hallgató kiválasztásának leírását megtalálja a III.5.1 Várakozó kifizetések egyéni sztornózása fejezetben. A hallgató kiválasztása után az ablakban megjelennek a hallgató várakozó kivetései:





Kivetés sztornózása

A sztornózni kívánt tétel sorára ráállva a Kivetés sztornózása gomb lenyomásával tudja az adott kivetési tételt sztornózni. Fontos! A kivetés csak akkor sztornózható, ha nincs hozzá nem sztornózott részkiegyenlítés. Ha van, akkor a részkiegyenlítés sztornózása után lehet a kivetést sztornózni.

III.5.4. Kivetések csoportos sztornózása Ebben a menüpontban tud csoportosan kivetéseket sztornózni. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:





Kivetések listája

A Kivetések listája feliratú gomb lenyomásával megjelenik a várakozó kivetések listája. Itt is látható a fejlécben, hogy csak a nem zárolt és nem teljesített kivetéseket tudja itt csoportosan sztornózni.

Kivetések sztornózása

Itt egy-egy tranzakció sorára ráállva a Kivetések sztornózása feliratú gomb lenyomásával tudja az adott tranzakcióhoz tartozó kivetéseket sztornózni.





Fontos! A sztornózás csak akkor végezhető el, ha nincs a kivetésekhez egyetlen részkiegyenlítés sem.

III.5.5. Kifizetett tételek egyéni sztornózása Ebben a menüpontban tud kifizetett tételeket egyénenként sztornózni. Erre akkor lehet szüksége, ha pl. tévesen került kifizetésre valamilyen összeg egy hallgatónak, és az összeg már számfejtésre is került. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:


A hallgató kiválasztásának leírását megtalálja a III.5.1 Várakozó kifizetések egyéni sztornózása fejezetben. A hallgató kiválasztása után az ablakban megjelenik a hallgatónak kifizetett tételek listája, kifizetési dátumonkénti bontásban (egy-egy kifizetési dátumra ráállva a jobb oldalon tételesen is láthatja a juttatásokat és levonásokat az adott kifizetési napon):





Kifizetett tétel sztornózása

Itt egy-egy tételre ráállva a kurzorral a Kifizetett tétel sztornózása feliratú gomb lenyomásával tudja az adott kifizetett tételt sztornózni. A sztornózás során a levont tételek teljesítettsége megszűnik, a KIFIZETES_HIS-ben pedig sztornózásra kerül.

III.5.6. Teljesített kivetések egyéni sztornózása Ebben a menüpontban tud teljesített kivetéseket egyénileg sztornózni. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:






A hallgató kiválasztásának leírását megtalálja a III.5.1 Várakozó kifizetések egyéni sztornózása fejezetben. A hallgató kiválasztása után az ablakban megjelennek a hallgató teljesített kivetései:

Kivetés sztornózása





A listában egy-egy teljesített kivetés sorára állva a kurzorral a Kivetés sztornózása feliratú gomb lenyomásával tudja az adott teljesített kivetést sztornózni. Ezzel a kivetéshez tartozó (rész)kiegyenlítések sztornózásra kerülnek és az összeg a visszautalandóba kerül. Fontos! Ha a kivetéshez van számla vagy csekk, akkor a sztornózás csak a számla/csekk sztornózása után tehető meg.

III.5.7. Számla/csekk sztornózása (szem_id alapján) Ebben a menüpontban tud kiállított számlákat/csekkeket hallgatói azonosító alapján egyénileg sztornózni. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:



A hallgató kiválasztásának leírását megtalálja a III.5.1 Várakozó kifizetések egyéni sztornózása fejezetben. A hallgató kiválasztása után az ablakban megjelennek a hallgató számára kiállított csekkek, számlák. Egy-egy sorra ráállva a kurzorral a Számla/csekk sztornózása gomb lenyomásával tudja sztornózni az adott tételt. A számla sztornózásra kerül, a hozzá tartozó kivetések „nem teljesítettre állítódnak”, a részkiegyenlítések is (ezek sztornózásra is kerülnek), a számla és DEXTER Informatikai Kft.




kivetés összekapcsolása megszűnik. A visszautalandóba tételesen bekerülnek a befizetett tételek (a részkiegyenlítésből). A fizetve számla csak sztornózásra kerül, valamint a számlát és kivetést összerendelő bejegyzések törődnek, de nem kerül a visszautalandóba. (Típus:F)

III.5.8. Számla/csekk sztornózása (sorszám alapján) Ebben a menüpontban tud kiállított számlákat/csekkeket sorszám alapján egyénileg sztornózni. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg: Sorszám kiválasztása


A sorszám megadása után a Választ feliratú gomb lenyomásával tudja az adott sorszámú számlát/csekket kiválasztani. Ekkor megjelenik az adott csekhez/számlához tartozó összegek listája. A Számla/csekk sztornózása feliratú gombra kattintva tudja az adott számlát sztornózni. A számla sztornózásra kerül, a hozzá tartozó kivetések „nem teljesítettre” állítódnak, a részkiegyenlítések is (ezek sztornózásra is kerülnek), a számla és kivetés összekapcsolása megszűnik. A visszautalandóba tételesen bekerülnek a befizetett tételek (a részkiegyenlítésből). A fizetve számla csak sztornózásra kerül valamint a számlát és kivetést összerendelő bejegyzések törődnek, de nem kerül a visszautalandóba. (Típus:F)





III.5.9. Összevont számla sztornózása Ebben a menüpontban tud összevont számlákat sztornózni. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:


Számla/ csekk sztornózása

A sorszám megadása után a Választ feliratú gomb lenyomásával tudja az adott sorszámú számlát/csekket kiválasztani. Ekkor megjelenik az adott csekhez/számlához tartozó összegek listája. A Számla/csekk sztornózása feliratú gombra kattintva tudja az adott számlát sztornózni. A számla sztornózásra kerül, a hozzá tartozó kivetések „nem teljesítettre” állítódnak, a részkiegyenlítések is (ezek sztornózásra is kerülnek), a számla és kivetés összekapcsolása megszűnik. A visszautalandóba tételesen bekerülnek a befizetett tételek (a részkiegyenlítésből). A fizetve számla csak sztornózásra kerül valamint a számlát és kivetést összerendelő bejegyzések törődnek, de nem kerül a visszautalandóba. (Típus:F)





III.5.10. Részkiegyenlítés sztornózása Ebben a menüpontban tud részkiegyenlítéseket sztornózni. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:


Részkiegyenlítés sztornózása

A munka elkezdéséhez először ki kell választania azt a hallgatót, akinek a részkiegyenlítését sztornózni szeretné. A hallgató kiválasztásának leírását megtalálja a III.5.1 Várakozó kifizetések egyéni sztornózása fejezetben. A hallgató kiválasztása után a felső ablakban megjelennek a hallgató kivetései. Egy-egy kivetésre ráállva a kurzorral az alsó ablakban megjelennek az adott kivetéshez tartozó részkiegyenlítések. Egy-egy részkiegyenlítés sorára ráállva a kurzorral a Részkiegyenlítés sztornózása gomb lenyomásával tudja sztornózni az adott tételt. A részkiegyenlítés sztornózása során a kivetés (amihez a részkiegyenlítés tartozik) nem teljesítettre állítódik. A fenti kivetéshez tartozó összes részkiegyenlítés „nem betudvá”-ra állítódik.





A részkiegyenlítés összege nem kerül a visszautalandóba, így megtehető a teljesített kivetés sztornózása úgy is, hogy ne kerüljön az összeg a visszautalandóba. Ehhez először sztornózni kell az összes részkiegyenlítést, majd a már nem teljesített kivetés is sztornózásra kerülhet.

III.6. Visszautalandó pénzek kezelése

Ebben a menüpontban tudja adminisztrálni a visszautalandó pénzeket, melyek pl. a teljesített kivetések sztornózása során keletkeznek. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:

Hallgató kiválasztása Elintézettre állítás

Törlés

Nyomtatás

Itt kell hangsúlyoznunk, hogy az alkalmazás csak a visszautalandó pénzek adminisztrálását szolgálja, azaz az itt adminisztrált összegek nem kerülnek automatikusan visszafizetésre, ehhez az erre rendszeresített alkalmazásokat (pl. KIFLI), eljárásokat kell igénybe vennie. Ez az alkalmazás a visszautalandó összegek DEXTER Informatikai Kft.


Bezár



nyilvántartását hivatott segíteni. A munka elkezdéséhez először ki kell választania azt a hallgatót, akinek a visszautalandó pénzét szeretné kezelni. A hallgató kiválasztásának leírását megtalálja a III.5.1 Várakozó kifizetések egyéni sztornózása fejezetben. A hallgató kiválasztása után az ablakban megjelennek a hallgató számára visszautalandó összegek. Egy-egy visszautalandó összeg sorára állva azt elintézettre állíthatja az Elintézettre állítás feliratú gomb segítségével, vagy akár törölheti is a bejegyzést a Törlés feliratú gomb segítségével.

III.7. Kivetések technikai teljesítése





III.8. Nyilatkozatok kezelése

Ebben a menüpontban tudja adminisztrálni csoportosan a hallgatói nyilatkozatokat a kifizetéseikből történő levonásokra vonatkozóan. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:




Jogcím kiválasztása

Munkaszám kiválasztása


Zsebfile beolvasása

A jogcím és a munkaszám megadása után töltse be az előzőleg már összeállított zsebfájlt a programmal. A Zsebfile beolvasása feilratú gombra történő kattintás után megjelenik az operációs rendszer tallózó ablaka, ahol megadhatja a beolvastatni kívánt zsebfájlt.

A beolvasás után az ablakban megjelennek a zsebfile-be sorolt hallgatók:




A program használata Verzió: 1.0 További hallgatók hozzáadása Hallgató törlése Vonhatóság beállítása A listát feltölti a beállított vonhatósági értékkel

A beállított értékeket áttölti a LEVONNYILATKOZAT táblába

A

Hallgató

hozzáadása

illetve

a

Hallgató

törlése

gombokkal

tovább

módosíthatja a hallgató lista tartalmát. A Hallgató hozzáadása feliratú gomb lenyomásakor megjelenik az ETR projekt általános hallgatói kereső ablaka. A hallgató kiválasztásának leírását megtalálja a III.5.1 Várakozó kifizetések egyéni sztornózása fejezetben. A vonhatósági érték megadása után a Feltöltés feliratú gombbal tudja a listaelemekhez az adott értéket beállítani. A feltöltés folyamata után az adott értékeket át kell tölteni a LEVONNYILATKOZAT táblába. Ezt tudja megtenni az Áttölt a nyilatkozatokhoz feliratú gombra kattintva. Ekkor az adott hallgatóknál a kiválasztott jogcímre és munkaszámra nyilatkozat keletkezik a LEVONNYILATKOZAT táblába, ettől függően vonódik le a számfejtés során a kivetett tartozás az adott jogcímre és munkaszámra.





III.9. Jelentés TB – felé

III.10. Listák





III.10.1. Kurzusnévsor





III.10.2. Kurzust hallgatók listája





III.10.3. Kifizetések jogcímkódokra adott intervallumban

III.10.4. Sztornózott kifizetések adott intervallumra





III.10.5. Várakozó kifizetések



ETR Pénzügyi adminisztrációs

Recommend Documents