ETR Adminisztrációs modul

ETR Adminisztrációs modul

ETR Adminisztrációs modul

Verzió: 3.0 Azonosító: ETR-ADMIN Készítette: DEXTER Kft. Kiadva: 2002. május 1.

DEXTER

ETR Adminisztrációs modul Verzió: 3.0

Copyright jegyzék

Copyright jegyzék

 A Microsoft, a Windows, a Windows NT, a Windows NT Workstation a Microsoft Corporation bejegyzett védjegye vagy védjegyei az Egyesült Államokban és/vagy más országokban, és tulajdonosaik tulajdonát képezi. Minden jog fenntartva.

DEXTER


Tartalomjegyzék

Copyright jegyzék ................................................................................................ 2 0

Bevezetés..................................................................................................... 4

1

A program használata ................................................................................... 5 1.1

Készletek .............................................................................................. 6

1.1.1

Általános készletek............................................................................. 6

1.1.2

Intézményi hierarchia......................................................................... 7

1.1.3

Ciklusok, ciklusrendek ........................................................................ 9

1.1.4

Kezelési körök – Ciklusok...................................................................11

1.1.5

Aktuális ciklus ...................................................................................11

1.1.6

Tanügyi készletek .............................................................................12

1.1.7

Szakok definiálása.............................................................................12

1.1.8

Témafa ............................................................................................13

1.1.9

Képzési programok ...........................................................................14

1.1.10

Képzési programok, virtuális képzési programok..............................15

1.2

Hirdetőtábla – hirdetések kezelése.........................................................17

1.3

Dolgozók adatai....................................................................................19

1.4

Hallgatók adatai ...................................................................................25

1.5

Duplikáció megszüntetése .....................................................................34

1.6

Rendszer..............................................................................................36

1.6.1

Saját jelszó megváltoztatása..............................................................36

1.6.2

Egyéb rendszerfunkciók.....................................................................37

DEXTER


0

Bevezetés

Bevezetés Tisztelt Felhasználó! Ön az ETR adminisztrációs moduljának (röviden: ETR Admin) dokumentációját

tartja a kezében. Ebben a modulban hallgatók és dolgozók adminisztrációjával kapcsolatos feladatokat végezhet el, valamint ez egyéb ETR modulokban (és magában az Adminban is) használt készlettáblák némelyikét töltheti fel tartalommal, vagy módosíthatja meglévő adataikat. Ez utóbbiról annyit érdemes tudni, hogy azok a készlet jellegű adattáblák, melyek tartalmából az egyes modulokban legördülő listákból lehet választani, az ETR-ben alapvetően kétfélék. Az egyik csoportba azok a globális készletek tartoznak, amelyeket nem szükséges intézményenként külön-külön specifikálni, ilyen például a tagozatok készlete, melybe az érvényes jogszabályok alapján négy tagozat tartozhat: nappali, esti, levelező és távoktatás. Egy másik csoport esetében az intézményi sajátosságoktól függ az, hogy a készletek milyen tartalommal tölthetők fel. Ide tartozik például a ciklusrendek készlete, mivel intézményenként más és más az, hogy az egyes tanulmányi ciklusokat egy adott tanéven belül hányszor és milyen ütemezéssel valósítják meg. Egy speciális készlet a kezelési köröké, mely nem globális ugyan, de – mivel a teljes rendszert alapvetően határozza meg – nem célszerű engedélyezni a módosítását. Ezt a készletet a rendszer telepítésekor definiáljuk. A globális készleteket egyetlen modulban sem lehet módosítani, szemben az intézmény-specifikus készletekkel. Ez utóbbiak nagy része az Admin modulban tölthető fel tartalommal. A készletek fenti bemutatása azért történt szokatlan módon itt a Bevezetőben, mert

hasonlóan

a

másik,

átfogó

adminisztrációt

szolgáló

modulhoz,

a

Munkaasztalhoz, itt is kimarad a háttérinformációkat tartalmazó fejezet. Ahol az adatok jellege nem egyértelmű vagy nem szólunk róla más dokumentációs anyagban, ott a konkrét funkció bemutatása kapcsán tesszük meg ezt. Reméljük az ETR Admin hasznos programnak bizonyul az Ön ETR adminisztrációs munkája során. Jó munkát kívánunk!

DEXTER


1

A program használata

A program használata Indítsa el az ETR Indítópultot. Az Admin ikonjára kattintva, mely az alábbi ábrán

az ETR Admin nevet viseli, belép a programba:

1. ábra: ETR Admin indítóikon A program rövid gondolkodási idő után a következő ablakkal jelentkezik be:

2. ábra: Admin induló ablak Az első menüben, a Készletekben a rendszerben használt készletek nagy részének tartalmát kezelheti, a Hirdetőtábla webes hirdetések feladására szolgál, a Dolgozók és Hallgatók menükben az intézmény dolgozóinak és hallgatóinak adatait módosíthatja, illetve vihet fel új tételeket. A Duplikáció véletlenül különböző helyeken számon tartott hallgató adatainak összevonására szolgál. A Rendszer menünek több egymástól független pontja van: megváltoztathatja ETR jelszavát, végrehajthatja

a

ciklusemelést,

illetve

foglalkozhat

egyes

ETR

modulok

paraméterezésével és a rendszerüzenetek kezelésével. A következőben az egyes menük tartalmát, funkcióit ismertetjük.

DEXTER


1.1

Készletek

Készletek

Az Admin modul egyik legfontosabb funkciója azoknak a készleteknek a feltöltése, amelyek az ETR különböző moduljaiban használatosak, többek között éppen itt, az Adminban. Kattintson a

ikonra. A legördülő menüben a készlet jellegű táblákkal

kapcsolatos alapvető parancsok találhatók.

3. ábra: Készletek menü

1.1.1 Általános készletek Ebben a menüpontban adhatók meg illetve módosíthatók az intézményben használatos általános készletek. Ezeknek leírására most nem térünk ki egyenként, a készletekről szóló általános tudnivalókat a Bevezető tartalmazza. Két készletben a defsql és a DEFSQLFORM nevűekben informatikai szakértelemmel a rendszerben használt készletek és megjelenésük bizonyos paraméterei szabályozhatók. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:

4. ábra: Általános készletek

DEXTER


Készletek

A legördülő menüből válassza ki a módosítani kívánt készletet. Ezután az ablak némileg megváltozik:

5. ábra: Készlet módosítása Az egyes készleteken belül a Keresés mező használatához először kattintson arra az oszlopra, amelyben keresni szeretne, majd kezdje el kiírni a keresett értéket (a keresőmezőre már nem kell újra rákattintani). Ekkor a program automatikusan a beírt értéknek megfelelő első elemre ugrik a listában. Új elem felviteléhez kattintson a Beszúr feliratú gombra, egy már rögzített elem módosításához – miután a kurzorral kijelölte a módosítani kívánt elemet – a Javít feliratú gombra, míg egy-egy elem törlését a Töröl gombbal végezheti el. Új elem rögzítésének, vagy elem módosításának elmentéséhez kattintson a Jóváhagy gombra, míg a Mégsem gomb lenyomásával a változtatások nem lesznek rögzítve.

1.1.2 Intézményi hierarchia Az Intézmények menüpontban válik lehetővé az intézményi hierarchia kialakítása, a hierarchiarendszer karbantartása. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:

DEXTER


Készletek

6. ábra: Intézményi hierarchia Itt állítható össze az intézményi hierarchia lista. Az egyes egységeknél megadható a fölérendelt egység, az egység vezetőjének adatai, a kezelési kör, amelyikhez az egység tartozik, címadatok, és még számos, az intézményi egységre jellemző adat. Vannak olyan intézményi egységek, melyek nem tartoznak kizárólag egy kezelési körhöz. Ezeknél a További kezelési körök gombbal lehet újabb kezelési köröket rögzíteni. A gomb megnyomása újabb ablakot nyit:

7. ábra: További kezelési körök megadása

A

gombbal tud új kezelési kört hozzáadni a listához, a

(miután megerősítette szándékát), a rögzített rekordot, végül a

DEXTER

és

-szal tud törölni

gombbal szerkeszteni tudja valamelyik gombokkal tudja rögzíteni, illetve elvetni a


Készletek

változtatásokat. Ha a lista valamelyik tételére állva megnyomja az Alap Kkör gombot, akkor a kiválasztott kezelési kör lesz alap kezelési körként látható az Intézmények ablakban. A Tanszék (szakgazda) opció elfogadása azt jelenti, hogy a képzési programok definiálása során az illető intézményi egység megadható gazda tanszékként. Új egység hozzárendeléséhez álljon a kurzorral a fölérendelt egységre, majd nyomja le a Beszúr feliratú gombot. Ekkor az adatok kitöltése után a Jóváhagy megnyomásával mentheti el az új egységet, míg az Elvet feliratú gombbal az adatok elmentése nélkül léphet ki. A Javít feliratú gombbal egy már rögzített intézményi egység adatait módosíthatja, a Töröl feliratúval értelemszerűen törölni tudja az adott egységet Csak akkor törölhet egy objektumot, ha annak már nincs egyetlen alárendelt egysége sem, először tehát azokat kell törölni Felvitelekor, vagy javításkor bizonyos mezők szabadon kitölthetők, másoknál (pl. egység típusa vagy kezelési kör) lenyitható listából kell választania, ez utóbbiak közül néhányat éppen az Admin modulban tud adatokkal feltölteni. A Dolgozók feliratú gombbal az adott egységhez rendelt dolgozók kérdezhetők le. A gombra kattintva a következő ablak jelenik meg:

8. ábra: Kiválasztott intézményi egységhez rendelt dolgozók Új dolgozót felvinni a megfelelő intézményi egységhez vagy törölni a listából a Dolgozók menüben lehet (ld. alább).

1.1.3 Ciklusok, ciklusrendek Ebben a menüpontban az egyes egységeken belüli képzések ciklusrendje adható meg.

DEXTER


Készletek

A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:

9. ábra: Ciklusok, ciklusrendek beállítása Új ciklus rögzítéséhez kattintson az Új feliratú gombra. Ekkor az adott ciklusrenden belül új ciklus adatainak megadása után a Jóváhagy megnyomásával mentheti el az új ciklust, míg az Elvet feliratú gombbal az adatok elmentése nélkül léphet ki. A ciklus adatai között megadhatja napra pontosan a ciklushoz tartozó fontosabb dátumokat. A dátumokat naptárból választhatja:

10. ábra: Dátum választása naptárból A Javít feliratú gombbal egy már rögzített ciklus adatain tud változtatni, míg a töröl feliratú gombbal törölheti az adott ciklust. A ciklusrendek készletét az Általános készletek menüben állíthatja be. Egy-egy ciklus adott kezelési körhöz rendelését a Kezelési körhöz feliratú gombbal tudja elvégezni (ez esetben ahhoz a kezelési körhöz rendeli hozzá, amelyikben éppen dolgozik), valamint a Kezelési körök – Ciklusok menüpontnál teheti meg ugyanezt.

DEXTER


Készletek

1.1.4 Kezelési körök – Ciklusok Ebben a menüpontban tudja elvégezni a kezelési körök, ciklusok és egységek összerendelését. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:

11. ábra: Kezelési körök – ciklusok Az ablak bal oldalán a kezelési körök felsorolásában egy-egy kezelési körre rákattintva az ablak jobb oldalán megjelenik az adott kezelési kör neve, a kezelési körhöz kapcsolódó intézmény, valamint az adott kezelési körhöz tartozó ciklusrend. Egy-egy kezelési körre duplán kattintva tudja módosítani a hozzá beállított ciklusrendet. Az adatok elmentéséhez a Jóváhagy, míg a módosítások elvetéséhez az Elvet feliratú gombra kattintson!

1.1.5 Aktuális ciklus Ebben a menüpontban állíthatja be a megadott kezelési körhöz az aktuális ciklust, azaz azt a ciklust, amelyik alapértelmezettként meg fog jelenni az egyes modulok indulásakor (ezt értelemszerűen érdemes arra a ciklusra állítani, amelyikben éppen az oktatás folyik). A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:

12. ábra: Aktuális ciklus beállítása

DEXTER


Készletek

A Módosít feliratú gomb lenyomásával tudja az adatokat megváltoztatni. Ekkor aktívvá válik a ciklusok lenyitható listája (ahová a Ciklusok – ciklusrendek menüpontban megadott adatok kerülnek), ahonnan ki tudja választani a kívánt ciklust: A ciklus beállítása után az OK feliratú gombbal tudja elmenteni az adatokat.

1.1.6 Tanügyi készletek Ebben a menüpontban tudja elvégezni a tanügyi készletek karbantartását. A menüpontra kattintva az általános készletek kezelésével teljesen megegyező ablak jön elő. A tanügyi készletek kezelésének módja megegyezik az általános készletek kezelési módjával (ld. fent).

1.1.7 Szakok definiálása Ebben a menüpontban végezhető el a szakok definiálása. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:

13. ábra: Szakok definiálása

DEXTER


Készletek

Az ablak bal oldalán felsorolva láthatja a már definiált szakokat. Egy-egy szakra ráállva a kurzorral az ablak jobb oldalán található mezőkben megjelennek az adott szakhoz tartozó adatok. Ezen adatok módosításához kattintson a Módosítás feliratú gombra vagy új szak definiálása esetén az Új szak feliratúra. Ekkor a bal oldali ablakrész inaktívvá válik, a jobb oldali mezők pedig aktívvá. Az adatok módosítása után a Jóváhagy feliratú gombbal tudja elmenteni a változtatásokat, az Elvet gomb lenyomásával pedig a változtatások elmentése nélkül tud kilépni a módosításból. Azoknál a mezőknél, melyek adattartalma készlet jellegű táblákból származik, legördülő listák segítik a mező pontos kitöltését. Ezeknek a készleteknek egy részét (szakokra vonatkozó adatokat) éppen ezen a helyen adhatja meg, a képzési programokat szintén ebben a modulban a Készletek menü Képzési programok pontjánál definiálhatja (ld. alább). Amennyiben tévesen kijelölt egy adatot, úgy a mezőt a Kiürít feliratú gomb lenyomásával tudja ismét az eredeti – üres – állapotúra visszaállítani. A megfelelő mezők kitöltése után a Jóváhagy feliratú gombbal tudja elmenteni az új szakot, az Elvet gomb lenyomásával pedig a változtatások elmentése nélkül tud kilépni a szak definiálásából.

1.1.8 Témafa Ebben a menüpontban állítható össze és kezelhető a témafa, azaz a tudományterületek hierarchikus osztályozása. Célja az, hogy a tematikákat (más néven

mintaegység

(ld.

ETR

Tantervező,

Tanügyi

szervező,

Szervező

dokumentációja)) az itt megadott osztályokba be lehessen sorolni, s ezzel meg lehessen teremteni a kurzusoknak az adott besorolási rendszer szerinti listázását.

DEXTER


Készletek

14. ábra: Témafa A Beszúr feliratú gombra kattintva tud új témát/altémát beszúrni a rendszerbe. Mindig az a téma lesz a szülő téma, amelyen éppen a kurzor állt, mikor kiadta a Beszúr parancsot. A téma nevének megadása után a Jóváhagy feliratú gombra kattintva tudja elmenteni az adott témát/altémát, míg az Elvet feliratú gombbal a változtatások elmentése nélkül tud kilépni a felvitelből. A

Javít

feliratú

gombra

kattintva

tudja

egy-egy

téma/altéma

nevét

megváltoztatni.

1.1.9 Képzési programok Ebben a menüpontban tud képzési programokat definiálni, illetve már definiált képzési programok tulajdonságain változtatni. A képzési program általában egy-egy szakhoz kapcsolódik, mégis a szakoknál tágabb fogalmat jelöl. Vannak ugyanis olyan képzési programok, amelyek több szakhoz is kapcsolódnak egyszerre, mint például a tanárképzés, vagy nem ad egy oklevél kiadással (vagy bejegyzéssel) záruló képesítést. Ez utóbbiakat virtuális képzési programoknak hívjuk (ld. Tantervező dokumentációját). A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg:

DEXTER


Készletek

15. ábra: Képzési programok definiálása Az ablak bal oldalán a már rögzített képzési programok felsorolása található. Jobb oldalon annak a képzési programnak az adati jelennek meg, amelyen a bal oldali listában áll. Ezen adatok módosításához nyomja le a Módosítás feliratú gombot vagy új képzési program rögzítéséhez az Új felvitel gombot. Ekkor a bal oldali ablakrész inaktívvá válik, és módosíthatja az adott képzési program adatait. Ezután a Jóváhagy feliratú gombbal tudja elmenteni a változtatásokat, az Elvet gomb lenyomásával pedig a változtatások elmentése nélkül tud kilépni a módosításból. Azoknál a mezőknél, melyek adattartalma készlet jellegű táblákból származik, legördülő listák segítik a mező pontos kitöltését.

1.1.10 Képzési programok, virtuális képzési programok A virtuális képzési program azt jelenti, hogy nem egy klasszikus bemeneti és kimeneti oldallal rendelkező képzési programról van szó, amire a hallgatónak ciklusról ciklusra

be

kell

iratkoznia,

hanem

olyan

követelményrendszerről,

melynek

teljesítettségét csak egyszer, egy másik képzési program befejezésekor kell ellenőrizni. Erre jó példát jelentenek a műveltségi kurzusok a bölcsészképzésben. Ezek nem jelentenek önálló, független képzést, hanem abba képzési programba integrálódnak, melyen a hallgató oklevelet szerez. Mire képzésének végére ér, meghatározott kreditszámot a műveltségi stúdiumok közül is teljesítenie kell.

DEXTER


Készletek

A fentiekből az is kiderül tehát, hogy virtuális képzési programokat csak valamely másik képzéshez kapcsolódva lehet vagy kell elvégezni. A képzési programok és a hozzájuk

tartozó

virtuális

képzési

programok

összerendelése

a

tanulmányi

adminisztrációt könnyíti, mivel nem kell minden egyes hallgató esetében külön-külön a képzését és a hozzá kapcsolódó virtuális képzési programokat rögzíteni, hanem előbbi rögzítése automatikusan magával vonja az utóbbiak felvitelét is. Ezt az összerendelést tudja ebben a menüpontban elvégezni.

16. ábra: Virtuális képzési programok hozzárendelése képzési programokhoz Az ablak bal felső részén jelenik meg a kezelési körhöz tartozó képzési programok listája. Ha ezek közül rákattint egyre, akkor alatta megjelennek a már hozzárendelt virtuális képzési programok, a jobb oldalon pedig a hozzárendelhető virtuális képzési programok. Ezek közül a Windows-ból ismert „fogd és vidd” technikával tudja valamelyiket a hozzárendeltek közé átvinni, vagy valamelyik fölött az egér jobb gombjával kattintva a Kiválasztott képzések hozzárendelése paranccsal.

DEXTER


1.2

Hirdetőtábla – hirdetések kezelése


Ebben a menüpontban nyílik lehetősége Önnek a hirdetőtáblák, és azon belül a hirdetések kezelésére. Ezek a hirdetőtáblák jelennek meg a Weben a megfelelő kezelési körbe tartozók számára. Az Interneten keresztül új hirdetőtáblát nem lehet létrehozni, sem a meglévőket módosítani, ezeket a feladatokat itt tudja elvégezni. A gombra kattintva a következő ablak jelenik meg:

17. ábra: Hirdetőtábla, hirdetések Új hirdetőtábla létrehozásához kattintson az Új tábla feliratú gombra. Ekkor a következő ablakot látja:

18. ábra: Hirdetőtábla létrehozás Az Intézmény feliratú gombbal meg tudja nyitni az ismert intézményi hierarchia ablakot, ahol ki tudja választani a hirdetőtáblához kapcsolódó intézményt. A megfelelő mezők kitöltése után a Kész, létrehoz feliratú gombra kattintva tudja az

DEXTER



új hirdetőtáblát elmenteni, míg az Elvet feliratú gomb lenyomásával mentés nélkül léphet ki az ablakból. Ugyanezen a felületen tudja a kész hirdetőtáblák adatait módosítani, ha kétszer kattint a megfelelő tábla sorára. Új hirdetést alapvetően a Weben tud feladni a hirdetőtáblákra. Ezen a helyen speciális hirdetéseket tud létrehozni, melyek előre meghatározott helyeken jelennek meg a többi hirdetéstől függetlenül. Mivel ezt a funkciót a későbbiekben véglegesítjük, ezért ezen a helyen a továbbiakban nem ismertetjük.

DEXTER


1.3

Dolgozók adatai

Dolgozók adatai

Ebben az ablakban módosíthatja az intézmény oktatóinak, dolgozóinak adatait, vagy rögzíthet újakat. Kattintson a Új dolgozó

ikonra. A következő ablak jelenik meg:

Jóváhagy

Módosítás

Elvet

Keresés

Bezár Személyi adatok fül Dolgozói adatok fül

Hozzáférési adatok fül

19. ábra: Dolgozók adatai ablak Ha új tételt akar felvinni, kattintson az Új dolgozó gombra. Ekkor a következő ablakban kell a kezdő adatokat megadnia:

20. ábra: Új dolgozó felvitele

DEXTER


Dolgozók adatai

Adja meg a kért adatokat, majd nyomja meg a Létrehozás gombot. Amennyiben az ön által megadott adatok hasonlítanak egy korábban rögzített dolgozó adataihoz, úgy a program ezt jelzi, és egy listában megjeleníti azokat a dolgozókat, akiknek adatival az új tétel feltűnő egyezéseket mutat. Hogy az egyezést a program milyen alapon vizsgálja, az intézményi beállítás kérdése:

21. ábra: Keresetthez hasonló személyek A fenti listából kiválaszthatja a megfelelőt, amennyiben valóban egyezést tapasztal. Ha az egyezés csak véletlen, akkor az Egyik sem gombot nyomja meg. Ez azért fontos, mert a rendszerben minden személy egyedi azonosítójával szerepel, ami független a személyes adatok egyezésétől. Két azonosítóval rendelkező személy tehát két személynek fog számítani. Ha ilyen üzenetet nem kap, akkor a Létrehozás gomb visszaviszi az előző ablakhoz, ahol a megfelelő mezőkbe beíródnak az előbbiekben megadott adatok. Mielőtt ment, a Dolgozói adatok fülre kattintva meg kell adnia néhány munkaviszonnyal kapcsolatos adatot is (ez az Intézmény és a Beosztás mezők tartalma). Ha ezt nem teszi meg, akkor a Jóváhagy gomb megnyomása után a következő üzenetet kapja:

22. ábra: Nem dolgozói adatok Ha a NO választ választja, akkor az aktuális személy nem dolgozóként kerül be a rendszerbe, és adatait a továbbiakban ezen a helyen nem tudja módosítani (csak ha mégis dolgozóra állítja). Az így felvitt személy benne lesz a személyi, de nem lesz benne sem a dolgozói, sem a hallgatói adatállományban.

DEXTER


Dolgozók adatai

A személyi adatok között van egy Másodlagos azonosító mező. Elsődleges azonosítónak minden hallgató és dolgozó esetében egyedi ETR azonosítójuk számít. Ugyanakkor elképzelhető, hogy a dolgozónak van egy ETR rendszerén kívüli azonosítója is például valamilyen korábban használt rendszerből. Ezen a helyen ezt a kódot lehet másodlagos azonosítóként rögzíteni, így később még mindig fel lehet használni az ehhez az azonosítóhoz tartozó adatokat. A dolgozói adatok a következő felületen jelennek meg: Munkaviszony

Foglalkoztató intézményi egység

Foglalkoztató tanszék

Intézményi hierarchia

Beírt tanszék törlése Munkavállalói jogviszony kezdete

Beosztás Munkavállalói jogviszony vége Dolgozó státusza

Munkaidő

Doktori fokozat

Besorolás jellege

Foglalkoztatás fajtája Hozzárendelt intézmények

23. ábra: Dolgozói adatok

Oktatói besorolás

A dolgozói adatok közül az Intézmény és a Beosztás mezőket kötelező kitölteni. Előbbit választhatja legördülő listából, vagy Kiválaszt gomb megnyomásával megjelenítheti az intézményi hierarchiát. Ez a következő ablakban jelenik meg: Ez ugyanaz a felület, amit a Készletek menüben az intézmények kapcsán már bemutattunk. A megfelelő intézményi egységet a Kiválaszt gombbal rendelheti a dolgozóhoz. A Beosztás (a Tanszék, a Munkaviszony, az Oktatói besorolás és a Doktori mezőkkel együtt) előre definiált listából választható, ezeket a listákat éppen ebben a modulban a Készletek menüben tudja feltölteni. A dolgozó státuszánál megadható adatok között az oktat és az aktív opciókról érdemes szólni. Az Aktív mező melletti pipa azt jelenti, hogy az illető az adott ciklusban éppen aktív dolgozó (ez például óraadóknál számít, akik nem tartanak

DEXTER


Dolgozók adatai

feltétlenül minden félévben órát). Az Oktat opció beállításával megadhatjuk, hogy a beosztástól függetlenül a dolgozó oktatói feladatokat lát el. Hozzárendelt intézményként azt az intézményi egységet kell megadni, amivel a dolgozónak munkavállalói kapcsolata van, és nem egyezik meg azzal az intézményi egységgel, amit felvitt az Intézmény mezőbe, mint elsődleges foglalkoztató intézményi egységet. Oktatóknál például előfordulhat, hogy nem csak a saját tanszékén tart kurzust. Ilyenkor az Intézmény mezőben kell megadni azt a tanszéket, ahová az oktató elsődlegesen tartozik, és a Hozzárendelt intézmények mezőben azokat, ahol valamilyen formában még oktatói feladatokat lát el. Ez azért fontos, mert a hozzárendelt intézmények dolgozói között is megjelenik az adott személy, és ez a keresést és egyéb, intézményi egységek dolgozóihoz rendelt alkalmazások (pl. kurzusfelvétel) végrehajtását segíti. A dolgozói adatoknál a harmadik adattípus a Hozzáférési adatok fülre kattintva jeleníthető meg. Ekkor a következő felületet látja:

24. ábra: Hozzáférési adatok Itt megadhatja a dolgozó e-mail címét, egy hozzákapcsolódó internetes web címet, illetve egy mobilszámot. Két opcióval beállíthatja, a hogy dolgozó e-mail címe publikus-e, és hogy a rendszerüzenetek automatikusan beérkezzenek-e a megadott e-mail címre. Ez utóbbi jelenleg egy fejlesztés alatt álló funkció, amely lehetővé teszi, hogy az ETR futtatásával kapcsolatos bizonyos információk felhasználók egy meghatározott köre számára e-mailen elérhetőek legyenek. Előbbi opció elfogadása esetén pedig a Weben a dolgozó adatainál az e-mail cím is megjelenik.

DEXTER


Dolgozók adatai

Ha nem új dolgozó adatait kívánja felvinni, hanem egy meglévőét módosítani, akkor először az adatbázisból keresse ki a megfelelő tételt. A Keresés gombra kattintva a következő felület jelenik:

25. ábra: Dolgozó keresése Ebben az ablakban különböző adatok alapján kereshet: hallgatót név szerint (ezt az opciót itt felesleges használnia), dolgozót név vagy ETR-beli azonosítója alapján, illetve személyt (amibe beletartozik dolgozó és hallgató is, illetve azok, akiket a dolgozók vagy hallgatók felvitele esetében

„nem dolgozóként” vagy „nem

hallgatóként” rögzített) név, azonosító, születési idő és régi azonosító (ami a másodlagos azonosítót jelenti) alapján. A Keresési érték mezőben válasszon ezek közül a szempontok közül, adja meg a keresés alapjául szolgáló értéket. A kereséshez megadhat egy teljes nevet (vagy azonosítót) vagy ezeknek egy töredékét. Alapesetben a mintaillesztés során a kereső minden olyan tételt megjelenít a listában, melynek kezdeti szakaszában megtalálható a mezőbe bevitt karaktersor. Ha a karaktersor elé a % szimbólumot írja, akkor azok a tételek lesznek a találati értékek, melyeknek bármelyik szakaszában a mezőbe bevitt karakterek megtalálhatók. A Keresés gomb megnyomása után az ablak alsó részén megjelennek azok a tételek, amelyek megfelelnek a megadott keresési szempontoknak. A megfelelő sort kijelölve a Kiválaszt gombbal olvastathatja be a dolgozó adatait. Ezután a Módosítás feliratra kell kattintania ahhoz, hogy a kívánt változtatásokat végrehajthassa.

Miután

ez

megtörtént

a

Jóváhagy

gombbal

mentheti

megváltozott adatokat, az Elvet gombbal pedig semmisé teheti a változtatásokat.

DEXTER

a


Dolgozók adatai

A dolgozót törölni a Személyi adatoknál a Törölt !! opció kiválasztásával lehet. Ez fizikailag nem törli az adatokat az adatbázisból, tehát a törlés egy módosítás során megszüntethető. A Bezár feliratra kattintva léphet vissza az induló ablakba a dolgozói adatok módosításából.

DEXTER


1.4

Hallgatók adatai

Hallgatók adatai

A

ikonra kattintva az adatbázisban szereplő hallgatók adatait módosíthatja,

vagy hozhat létre újakat. Ha ezt teszi, a következő ablak nyílik meg: Új hallgató adatainak rögzítése

Módosítások mentése

Bezár

Hallgató keresése Módosítások elvetése

Adatbázisban szereplő hallgató adatainak módosítása

Zsebben az előző

Zsebben a következő

Hallgató személyi adatai

Zseb tartalma

Hallgatói adatok

Hozzáférési adatok

Tanulmányi bokor

26. ábra: Hallgatók adatai Új hallgató létrehozása esetén ugyanúgy kell eljárnia, ahogyan azt az új dolgozó adatainak rögzítésekor bemutattuk. Az alapadatokat is ugyanazon a felületen adhatja meg. A program a dolgozóknál látott módon figyelmezteti arra, ha a megadott adatokkal már van fent hallgató a rendszerben. A Létrehozás gomb megnyomása után a program azonnal rákérdez, hogy hallgatóként kívánja-e rögzíteni az adott személyt:

27. ábra: Nem hallgatói adatok DEXTER


Hallgatók adatai

Ha a NO-t választja, akkor a megadott adatokon csak akkor tud ezen a helyen változtatni a későbbiekben, ha mégis hallgatóként rögzíti az adott személyt a rendszerben. A Személyi adatoknál a mezőket értelemszerűen kell kitölteni. A Megye és Állampolgárság mezőkbe a Készletekben megadott listákból választhat. Az Azonosító 2 mező funkciója ugyanaz, mint a dolgozók esetében a másodlagos azonosítóé. A Hallgatói adatokban látható mezők nagy része egyértelmű. Az ADMIN_OSZTALY mező egy jelenleg nem használatos funkció beállítására szolgál. A Hozzáférési adatok felület ugyanaz, mint a dolgozók esetében. Kifejezetten hallgatókra vonatkozik viszont a Tanulmányi bokor. Ha rákattint a fülre, megjelenik egy ablakban ciklusok szerint a hallgató által végzett képzési út, az egyes ciklusokhoz tartozó lezárt és megnyitott törzslapok listája és az eddig elért végzettségek felsorolása:

28. ábra: Tanulmányi bokor A hallgatói törzslapok esetében a bezárt vagy kinyitott lakat jelzi azt, hogy lezárt törzslapról van-e szó vagy nem. Ha ezek közül rákattint egy tételre, az ablak jobb oldalán megjelennek a törzslap információi.

DEXTER


Hallgatók adatai

29. ábra: Féléves törzslap adatai A Képzés befejezésének módja mezőben akkor jelenik meg valami, ha az adott ciklus a hallgató képzésében az utolsó volt (legalábbis az adott intézményben). Hasonló módon jeleníthetők meg az ablak ugyanezen helyén a képzéssel kapcsolatos adott ciklusra vonatkozó információk (itt az egyes ciklusoknál a betűjelek a hallgató ciklusbeli állapotát jelölik: leadta,

: aktív, : halasztó, : kihagyó,

: végzett,

:

: ismeretlen):

30. ábra: Adott ciklusra vonatkozó képzési információk A listát bővítheti azzal, hogy a képzéseknél minden ciklushoz megjeleníti az abban a ciklusban felvett kurzusokat Kurzusadatok is és ezután a hozzájuk kapcsolódó teljesítéseket a Kurzus teljesítési adatok is opció bekapcsolásával:

31. ábra: Tanulmányi bokor – kurzusadatok, kurzusteljesítési adatok

DEXTER


Hallgatók adatai

A tanulmányi bokorban szerepelnek még a hallgató nyelvvizsgáira és a korábban megszerzett végzettségeire vonatkozó adatok. Az ablak bal oldalán a hierarchikus struktúrába rendezett tanulmányi adatok valamelyikére kattintva egy menüsor jelenik meg, amelynek egyes funkciói attól függően aktívak, hogy éppen a struktúra mely pontján áll:

32. ábra: Tanulmányi bokornál elérhető menüsor Fontos megjegyezni, hogy az ebben a menüsorban elérhető funkciók az ETR Munkaasztalban

általában

egyszerűbben

használhatók

(ld.

ETR

Munkaasztal

dokumentációja). Az Új képzés – új törzslappal menüpont mindig aktív. Ha a hallgató azonosítóját, a képzéseket, valamelyik kurzust, szakmai gyakorlatokat, nyelvvizsgákat vagy végzettségeket tartalmazó sorokra áll, akkor csak ez lesz aktív. A többi sorra állva tudja az egyéb menüpontokat aktívvá tenni. Törzskönyvet reprezentáló sor esetében ezen kívül az Új képzés – kiválasztott törzslaphoz, az Új féléves törzslap felvétele és a Törzslap törlése pontokat; a Féléves törzslapok feliraton az Új féléves törzslap felvitele; az egyes féléves törzslapokon a Féléves törzslap törlése és a Féléves törzslap módosítása; az egyes képzéseken az Új ciklus felvitele és a Képzés törlése; az egyes ciklusokon pedig a Féléves képzés törlése és a Féléves képzés módosítása. Az Új képzés – új törzslappal menüpontra kattintva a hallgatóhoz új képzést tud rendelni. Ennek beállításait a következő felületen végezheti el:

DEXTER


Hallgatók adatai

33. ábra: Új képzés felvitele Adja meg a törzskönyv számát és az egyéb, képzéssel kapcsolatos adatokat. A Rögzít gombbal adhatja hozzá az új képzést (és az új törzskönyvet) a hallgatóhoz. Két vagy több törzskönyv általában azokhoz a hallgatókhoz tartozik, akik tanulmányaikat különböző kezelési körökhöz tartozó képzéseken folytatják, vagy két különböző időpontban tettek felvételi vizsgát. Új képzést hasonló módon egy már létező törzskönyvhöz is hozzárendelhet. Az Új képzés kiválasztott törzslaphoz menüpont választása esetén a fentiekben bemutatott ablak jelenik meg azzal a különbséggel, hogy benne a Törzsszám mezőbe beíródik a kiválasztott törzskönyv száma, és így ez a mező itt nem módosítható. A törzskönyvekbe új törzslapokat is felvihet, ha az Új féléves törzslap felvitele menüpontot választja. Az új törzslap adatait a következő felületen adhatja meg:

34. ábra: Féléves törzslap felvitele Kiválaszthatja, hogy a törzslap melyik ciklusra lesz érvényes, lezárhatja vagy nyitva hagyhatja az adott ciklust, előbbi esetben a lezárás dátumát is meg kell adnia. Az INDEX Kredit és INDEX átlag mezőkben a leckekönyv megfelelő adatit kell

DEXTER


Hallgatók adatai

rögzítenie. A Képzés befejezésének módja mezőbe listából választhatja ki a megfelelőt akkor, ha a hallgatónak az intézményben ez volt az utolsó lezárt ciklusa. A Törzskönyvi számot tartalmazó sorra állva a Törzslap törlése paranccsal törölheti a teljes törzskönyvet akkor, ha nem tartozik hozzá képzés (ezt úgy éri el, hogy először a képzést törli a megfelelő helyen (ld. alább)). Mielőtt a törlést elvégezné, a program megerősítést kér:

35. ábra: Törzskönyv törlésének megerősítése Valamelyik törzslap sorára állva az adott törzslap adatait módosíthatja vagy a törzslapot törölheti, ha a Féléves törzslap törlése vagy a Féléves törzslap módosítása menüpontokat választja. Előbbi esetben a program megerősítést kér, és csak akkor hajtja végre a törlést, ha a kiválasztott törzskönyvhöz tartozó képzésnél nem szerepel az adott ciklus. A féléves törzslap módosítására ugyanaz a felület szolgál, amit a fentiekben már bemutattunk az Új féléves törzslap felvitele menüpont kapcsán. A hallgató képzései közül valamelyiket kiválasztva az így aktivizálható menüpontok közül az Új ciklus felvitele – kiválasztott képzéshez és a Képzés törlése parancsok jelentenek újdonságot. Utóbbi művelettel teljes egészében törli a hallgatóról a kiválasztott képzést. Ezt csak akkor hajthatja végre, ha a képzéshez nem tartoznak felvett kurzusok. A program minden esetben megerősítést kér a képzés törlése előtt:

36. ábra: Megerősítés képzés törlése előtt A másik fent említett menüponttal a kiválasztott képzéshez új ciklust tud rögzíteni, akkor, ha előzetesen létrehozott egy törzslapot ugyanehhez a ciklushoz. Ezt akkor érdemes megtenni, ha az adott hallgató valamilyen okból kifolyólag kimaradt a

DEXTER


Hallgatók adatai

ciklusemelésből (ld. az Egyéb rendszerfunkciók fejezetet). A menüpontot választva a következő felület jelenik meg:

37. ábra: Új ciklus felvitele Ebben az ablakban tudja megadni azokat az adatokat, amelyek szükségesek egy adott képzésen belül adott ciklus felviteléhez. A kreditekhez és átlagokhoz tartozó mezők jelentése: Felvett kredit, Göngyölt kredit, Súlyozott átlag, Göngyölt átlag, Hagyományos átlag. Ezek közül azokat kell kitöltenie, amelyeket az Önök intézményében használnak. Egy szinttel lejjebb lépve a struktúrában az adott képzéseken belüli valamelyik ciklusokra állva, a Féléves képzés törlése és a Féléves képzés módosítása menüpontok lesznek elérhetők. Utóbbit ugyanazon a felületen teheti meg, amelyet az új ciklus felvitele esetében bemutattunk. A félév törlése akkor lehetséges, ha a kiválasztott ciklusban nincsenek a hallgatónak felvett kurzusai. Ellenkező esetben a következő üzenet jelenik meg:

38. ábra: Figyelmeztetés felvett kurzusokra Ha nincsen a félév törlésének ilyen akadálya, akkor egy megerősítés után a félév törlődik a hallgató kiválasztott képzéséből:

DEXTER


Hallgatók adatai

39. ábra: Megerősítés félév törlése előtt Miután végignéztük a tanulmányi bokorban használható menüsort, a hallgatói adatok kapcsán egyetlen dologra kell még kitérnünk. A fentiekben azt mutattuk be, hogy egy újonnan felvitt (vagy egy – a felvitelnél az adatok azonossága miatt felismert – létező) hallgató adatait hogyan módosíthatjuk. Lehetőség van természetesen arra is, hogy tudatosan válasszunk a hallgatói adatbázisból, sőt előre létrehozott listák egyes elemeivel foglalkozzunk. A hallgatói adatok módosításakor, ugyanúgy, ahogy a dolgozói adatoknál láttuk, minden felület felső részében megtaláljuk a keresés funkciót. A kereső felület ugyanaz, mint amit a dolgozói adatoknál már bemutattunk, így ennek ismertetésétől itt eltekintünk. A másik funkció a zseb, amiről már több ETR dokumentációban már szóltunk (ld. pl. Szervező, Munkaasztal). A zseb egy olyan lista, mely ETR modulokon belül és a modulok között is lehetővé teszi hallgatói adatok csoportos kezelését. A zsebfájllal különböző műveletek végezhetők, a benne szereplő tételek különböző módokon illeszthetők be a megfelelő helyre. A zsebfájlokat más modulokban hozhatja létre és mentheti el (pl. az előbbiekben említett Szervező és Munkaasztal modulokban). Egy ilyen listát most többféleképpen módosíthat. A Megnyit gombbal nyithat meg egy korábban elmentett zsebfájlt. Előtte a megnyitási módok melletti listából három módot választhat: Új tartalommal feltölt, Hozzáfűz, Egyezőket megjelöl. Az Új tartalommal feltölt opció választása esetén a zseb (ha éppen egy más megnyitott zsebbel dolgozik) aktuális tartalma teljesen törlődik, és csak azok a tételek jelennek meg benne, amelyeket az újonnan megnyitott zseb tartalmaz. A hozzáfűz választása esetén ezzel szemben az aktuális és a megnyitott fájl tartalma is megmarad. Ha ezen túl meg akarja tudni azt is, hogy mely tételek azok, amelyek mindkét listában megjelennek, akkor válassza az Egyezőket megjelöl lehetőséget. Ilyenkor a program automatikusan kijelöltté teszi az egyező tételeket. A listából egyébként kijelölni a tétel melletti kis négyzet

DEXTER


Hallgatók adatai

kipipálásával lehet, ezen kívül használhatja a Mindent kijelöl és a Kijelölés megfordítása parancsokat, ha a listára a jobb egérgombbal kattint. Ahogyan a megnyitásnál, úgy a törlésnél is különböző lehetőségek vannak. A Törlési módok felirat melletti listából választhat, hogy egyesével akar-e törölni, vagy a kiválasztott tételeket, a nem kiválasztott tételeket vagy minden tételt törölni kíván-e. Ha ezt beállította, a tényleges törlést a Töröl gomb megnyomásával végezheti el. A Választ gombbal a program beolvassa a hallgatóhoz kapcsolódó adatokat és visszatér az előző ablakhoz. A Ment gombbal elmentheti a létrehozott zsebfájlt. A Kiválaszt gomb egyesével illeszti be azokat a tételeket, amelyeken éppen áll, a Kijelölteket beilleszt az összes kijelölt tételt beilleszti az adott helyre (ez ebben a modulban nem releváns funkció, mivel csak egyesével tud foglalkozni a hallgatói adatokkal). A Történelem opció választásával nyomon követheti, hogy milyen műveleteket hajtott végre a zseben. A Az ablak

gombbal léphet ki a zsebből.

gombja jeleníti meg a legutoljára megnyitott zsebet, a

és

gombokkal pedig a zseb megjelenítése nélkül tud annak tartalmában lapozni. A hallgatói adatkezelésnek van egy speciális esete, a duplikációk megszüntetése. Ez a következő menüpont bemutatásának a tartalma.

DEXTER


1.5

Duplikáció megszüntetése


Megtörténhet az, hogy bár a program új hallgató felvitele esetén ellenőrzi az azonosságot az adatbázisban már meglévőkkel, mégis kiderül, hogy ugyanahhoz a hallgatóhoz két (vagy esetleg több) azonosító tartozik. Főleg akkor történhet ilyesmi, ha a hallgató két különböző kezelési körben (pl. két karon) folytatja tanulmányait. Ez sok bonyodalmat okoz, hiszen a rendszer két entitásként kezeli ugyanazt a hallgatót, így teljesítései, pénzügyei stb. is két – egymástól független – módon lesznek számon tartva. Az ilyen problémák elhárítására szolgál az Admin modul Duplikáció menüje. Kattintson a

ikonra megnyitva a következő ablakot:

40. ábra: Duplikáció megszüntetése Az ablak két részre van osztva, az összevonni kívánt két hallgatói adatsor itt jeleníthető meg. A Keres (illetve az F9 és F10) gombokkal olvastathatja be a hallgatói adatokat a megfelelő mezőkbe. A keresési felület ismert a dolgozói és a hallgatói adatok kezelésénél elmondottakból. Az ábrán sárga színű mezőkben a hallgatói személyes adatok, az alattuk lévő fehér sávban a hallgató képzésével kapcsolatos adatok (a törzskönyvek, a hozzájuk kapcsolódó féléves törzslapok és a képzések ciklusai) jelennek meg mindkét oldalon:

DEXTER



41. ábra: Hallgatói adatok duplikáció megszüntetésénél Ha a Nagy tanügyi ablak opciót választja, akkor a személyes adatok eltűnnek, és csak a tanügyi adatok maradnak láthatók egy nagyobb felületen. Miután kiválasztotta azt a két azonosítót, melyek adatait unifikálni kívánja, eldöntheti, hogy a kettő közül melyik azonosító maradjon a rendszerben. Nyomja meg a másik azonosítóhoz tartozó Átmásol – Töröl gombot, ekkor az ide tartozó összes adat átkerül a meghagyni kívánt tételhez. Másolás előtt a következő üzenetet kapja:

42. ábra: Kezelési kör kiválasztása duplikáció megszüntetésekor Itt választhatja ki, hogy a hallgatóval kapcsolatos adminisztráció melyik kezelési körön belül történjen. A Mehet az átmásolás gombbal elindíthatja a duplikáció megszüntetését, a Bezár nem másol gomb megnyomása félbeszakítja a folyamatot. A duplikáció megszüntetésének megkezdése előtt több megerősítést nem kér a program. Éppen ezért, járjon el kellő körültekintéssel, mivel a művelet nem visszaállítható, az adatok egyesítése után azok különválasztására nincsen mód!

DEXTER


1.6

Rendszer

Rendszer

Ebben a fejezetben csak az első két menüpontot, a Saját jelszó megváltoztatása és az Egyéb rendszerfunkciók pontokat mutatjuk be, mivel a másik kettő (Programok, Rendszerüzenetek) csak szakemberek számára érdekes. 1.6.1 Saját jelszó megváltoztatása

Kattintson a

ikonra, ha a Rendszer menü alkalmazásai közül kívánja

valamelyiket használni. Itt a következő menüpontok közül választhat:

43. ábra: Rendszer menü funkciói A Saját jelszó változtatás menüponttal megváltoztathatja saját ETR-beli jelszavát.

44. ábra: Jelszó változtatás Login nevének és régi jelszavának megadása után az új jelszót kétszer kell beírnia, majd a Jelszóváltás gombot megnyomnia a jelszó megváltoztatáshoz. Figyelnie kell arra, hogy ETR jelszavának és az operációs rendszerbe való bejelentkezéskor használt jelszavának egyeznie kell, különben nem tudja az ETR programjait indítani. Ezért ha itt megváltoztatja a jelszavát, akkor az operációs rendszer esetében is meg kell ezt tennie.

DEXTER


Rendszer

1.6.2 Egyéb rendszerfunkciók Az egyéb rendszerfunkciók közül egyelőre csak egyet tud kezelni, ez a félévemelés (tartalmát

tekintve,

valójában

ciklusemelés).

Ebben

a

menüpontban

ez

a

legfontosabb funkció, melyet rendszeresen kell használnia, minden új ciklus megkezdése előtt. A ciklusemelés során minden hallgató, aki szerepelt az aktuális ciklusban (és Ön nem törli őket a listából), átkerül a következőbe, kivéve azokat, akik valamilyen okból tanulmányaikat befejezték. Az új ciklusba átkerülve minden hallgatóhoz beíródnak bizonyos default értékek, melyeket aztán a beiratkozás, vagy egyéb adminisztrációs művelet

során

a

ciklus

elején

egyenként

megváltoztathat.

A

ciklusemelés

természetesen érintetlenül hagyja például a személyes adatokat, vagy a képzés olyan adatait, melyek elvileg ciklusról ciklusra állandóak. Megváltozik azonban minden hallgató esetében a státusz, és ismeretlenre íródik át. A ciklusemelés megkezdéséhez kattintson a Félévemelés gombra:

45. ábra: Ciklusemelés A kiinduló és cél ciklus (melyek természetes esetben az aktuális ciklus és a következő

ciklus)

kiválasztása

után

nyomja

meg

az

Érintett

hallgatók

kiválasztása gombot. Ekkor az ablak alján megjelenik azoknak a hallgatóknak a listája, akikre elméletileg a ciklusemelés érvényes művelet (nem végeztek vagy fejezték be más módon a tanulmányaikat). A folyamat indítása előtt a következő üzenetet kapja:

DEXTER


Rendszer

46. ábra: Megerősítés ciklusemelés előtt Mivel a művelet rendkívül sok adatot érint, ezért futása hosszú ideig eltarthat. Csak akkor indítsa el tehát, ha lehetősége van kivárni a folyamat végét, mivel a futtatás nem szakítható meg.

DEXTER

ETR Adminisztrációs modul

Recommend Documents