Etika kérdése. A Borealis etikai irányelve

Etika kérdése A Borealis etikai irányelve

2

Etika kérdése

Bevezetés magatartásforma, amelyet – függetlenül attól, hogy hol végzi munkáját, vagy hogy milyen háttérrel rendelkezik –, valamennyi alkalmazottunk követ napi munkája során. Ezt az irányelvet vállalati keretrendszerünk szerves részévé kell tennünk, Ön pedig felelős azért, hogy elolvassa és megismerje annak tartalmát. Részt kell vennie az ezzel kapcsolatos szakmai képzéseken, ahol jobban megismerheti az irányelvet és annak alkalmazási területeit. A Borealishoz csatlakozó valamennyi új alkalmazott részesül ilyen képzésben, a már régebb óta velünk dolgozó alkalmazottaink pedig folyamatosan vesznek részt képzéseken. Így mindannyian felkészülhetünk arra, hogy minden lépésünk az etikus magatartás jegyében történjen, és e tekintetben felelősséggel is tartozunk.

“There is no right way to do the wrong thing.” Mark Garrett, Chief Executive

A Borealis etikai irányelve az etikus üzletvitel iránti szilárd elkötelezettségünket tükrözi – azon elkötelezettségünkét, amely múltunkból ered, és a mai napig minden lépésünket átszövi. Ez az etikai irányelv szorosan kapcsolódik vállalatunk értékeihez: – Felelősség – Tisztelet – Kiváló teljesítmény – Nimblicity™ (gyorsaság) Bizonyára emlékeznek arra, hogy a felelősség többek között azt is jelenti, hogy „üzletvitelünket szigorú etikai normák szerint folytatjuk”. Ezen irányelv célja, hogy segítséget nyújtson ebben az Ön számára. Előfordulhat, hogy lesznek olyan helyzetek, amikor az etikus magatartás érdekében le kell mondanunk egy-egy üzleti lehetőségről. Az is lehet, hogy mindez ellentétesnek tűnhet a Borealis rövid távú érdekével, hosszú távon azonban mindannyiunk előnyére válik, ha döntéseinket etikus módon hozzuk meg.

Összességében, üzletvitelünk során négy alapvető lépésben biztosíthatjuk a szigorú etikai normák betartását: – Ismerje meg etikai irányelvünket – Alkalmazza azt a mindennapi helyzetekben – Mindig igyekezzék helyesen cselekedni – Ha nem tudja, mit tegyen, kérdezzen Nincs helyes módja a helytelen cselekedeteknek. Jó hírnevünk és további sikereink szempontjából elengedhetetlenül fontos az etikus üzletvitel. Mindannyian olyan vállalatnál szeretnénk dolgozni, amelyre büszkék lehetünk.

Mark Garrett vezérigazgató 2013

Ha értékeinkkel összhangban végezzük munkánkat, biztosíthatjuk, hogy a Borealis etikai irányelve nem csupán papírra vetett szavak összessége, hanem olyan 3

4

Etika kérdése

Tartalomjegyzék 06

1. A Borealis etikai irányelvének rövid ismertetése

08

2.

Értékeink gyakorlati alkalmazása

09 3.  Az etikus döntések meghozatalához alkalmazott keretrendszer 10

4.

Döntéshozatali folyamatábra

11

5.

Az etikai irányelv alkalmazása



5.1

Tudatosság és képzés



5.2 Az ajándékok és vendéglátás nyilvántartása



5.3

A jogszabályok megismerése



5.4

Kultúrák és jogszabályok ellentmondása



5.5

Az etikátlan magatartás jelentése



5.6 Tanúsítvány



5.7

Kivizsgálás és fegyelmi eljárás



5.8 Retorzió



5.9

13

6. A legfontosabb etikai kérdésekre vonatkozó útmutató



6.1

Ahogy mi versenyzünk



6.2

Vesztegetés és korrupció



6.3

Ajándékok és vendéglátás



6.4

Érdekellentétek



6.5

A vállalati vagyon használata



6.6

A fontos adatok védelme



6.7

Politikai érintettség és hozzájárulások



6.8 Az emberi jogokra vonatkozó normák alkalmazása üzletvitelünk során



6.9 A környezetvédelemmel kapcsolatos felelősségünk

A QuestionLine ügyfélszolgálat

Egyéb kérdések



6.10



6.10.1 Megbízottak, képviselők, tanácsadók, konzulensek és a Borealis képviseletében eljáró más külső felek



6.10.2 Az értékpapírok kibocsátására vonatkozó szabályok betartása



6.10.3 Részvényekkel és egyéb értékpapírokkal való kereskedés



6.10.4 Az exportra vonatkozó korlátozások



6.10.5 Kormányzati alkalmazottak vagy kormánytisztviselők alkalmazása – Tiltott



6.10.6 Kormányzati alkalmazottak vagy kormánytisztviselők alkalmazása – Megengedett

26

7.

Kérdések és válaszok 5

1. A Borealis etikai irányelvének rövid ismertetése A keretrendszer

Az irányelvvel kapcsolatos kérdések

– Az etikai irányelv valamennyi Borealis alkalmazottra, illetve vállalatunk képviseletében eljáró valamennyi személyre vonatkozik

A vonatkozó jogszabályok betartása

– Ez az etikai irányelv szorosan kapcsolódik értékeinkhez: Felelősség; Tisztelet; Kiváló teljesítmény és Nimblicity™ (gyorsaság) – Valamennyi alkalmazottunk felé elvárás, hogy tisztában legyen az etikai irányelvvel és mindennapi munkája során alkalmazza azt. – Ha bármely Borealis alkalmazott nem tartja be az etikai irányelvet, az fegyelmi intézkedéshez, többek között akár elbocsátáshoz is vezethet. – Az etikai irányelv betartására vonatkozó kötelezettségnek a külső felekkel létrejövő szerződésekben is szerepelnie kell. – Az alkalmazottakat arra ösztönözzük, hogy az etikátlan magatartást mind felettesük, mind pedig a jogi osztály felé jelentsék. – Ha útmutatásra van szüksége, vagy jelentést szeretne tenni, hívhatja a QuestionLine ügyfélszolgálatot a +32 1547 9090 számon, vagy küldhet e-mailt az [email protected] címre, illetve a www.borealisgroup.com/about/sustainability/ethics/ ethics-contacts weboldalon. A kapott útmutatásra és a jelentéstételre a helyi jogszabályok korlátozásai vonatkozhatnak. – Minden szabályszegés bejelentést bizalmasan kezelünk. – A Borealis nem tolerálja azon alkalmazottak elleni retorziót, akik jóhiszeműen tettek jelentést szabályszegés vagy egy, az etikai irányelv gyanított megsértése kapcsán.

6

Etika kérdése

– Bárhol is végezzük munkánkat, minden törvényt és rendeletet betartunk. Amennyiben úgy véljük, hogy ezen jogszabályok nem elégségesek vagy ellentmondásosak, célunk, hogy a vonatkozó jogszabályokban előírt alapvető kötelezettségeknél is szigorúbb etikai normákat tűzzünk magunk elé. Ahogy mi versenyzünk – A Borealis elkötelezett az élénk, ugyanakkor jogszerű, ­tisztességes és etikus verseny mellett. Biztosítjuk, hogy üzleti gyakorlataink teljes mértékben megfeleljenek a versenytörvények előírásainak, bárhol is végezzük munkánkat. – Nem létesítünk olyan kapcsolatot versenytársainkkal, amely során árak, piacok vagy ügyfelek kerülnek megvitatásra. – Kizárólag termékeink és szolgáltatásaink kiválósága alapján folytatunk versenyt, és biztosítjuk, hogy az értékesítés során felhasznált anyagok, hirdetések és az egyéb kommunikációs eszközök pontosan és hűen tükrözzék termékeinket és szolgáltatásainkat. Vesztegetés – Soha, semmilyen formában nem ajánlhat fel, adhat át, vehet át illetve fogadhat el vesztegetést. További útmutatásért arra vonatkozóan, hogy miként ismerheti fel az esetlegesen vesztegetésnek minősülő vagy annak látszatát keltő dolgokat, tekintse át az etikai irányelv Vesztegetés című fejezetében a figyelmeztető jeleket felsoroló keretes rész tartalmát. Ajándékok és vendéglátás – Feltéve, hogy egy alkalmazott helyes értékítéletet és mértékletességet tanúsít, valamint, hogy az alkalmazott objektivitását semmi nem befolyásolja, a névleges értéket képviselő vagy mértékletes ajándékok, valamint egy üzleti kapcsolat érdekében történő, indokolt mértékű vendéglátás általában elfogadott.

– Feltéve, hogy az ajándékot kapó fél nem érzi magát elkötelezve, és az ajándéknak nem célja, hogy a megajándékozott elkötelezve érezze magát, olyan ajándék, amely önmagában vagy egy tizenkét hónapos időszak alatt összességében nem haladja meg a 100 EUR összeget, felajánlható vagy elfogadható. Ezen rendelkezés érdekében, az egy vállalatnál dolgozó személyektől kapott ajándékok értékét összevonva kell számítani. A személyenként 100 EUR értéket meghaladó ajándékok, vendéglátás és szórakoztatás esetén alelnök vagy vezető alelnök jóváhagyása szükséges, továbbá, pontosan és megfelelő módon be kell jegyezni az ajándékokra és vendéglátásra vonatkozó nyilvántartásba. – Vendéglátás felajánlására vagy elfogadására kizárólag a megszokott formában történő üzletvitel részeként kerülhet sor, feltéve, hogy az indokolt mértékű és mértékletes, valamint nem befolyásolja a vendégül látott fél objektivitását, és nem tűnhet a vendégül látott fél elkötelezése eszközének. Ha kétségei merülnek fel arra vonatkozóan, hogy a vendéglátás indokolt és mértékletes-e, kérjen előzetes jóváhagyást az Ön munkakörét felügyelő vezető alelnöktől. – Az ajándékokra és vendéglátásra, többek között a legfontosabb kérdésekre, az indokolt mértékű vagy túlzott vendéglátásra, valamint a figyelmeztető jelekre vonatkozó további útmutatásért tekintse át az etikai irányelv Ajándékok és vendéglátás című fejezetét. Érdekellentétek – Kerülnünk kell az esetleges érdekellentéteket, illetve, amennyiben elkerülhetetlenek, körültekintően kell kezelnünk ezeket. Minden esetben értesítenie kell felettesét, és nyíltan, megfelelő időben és őszintén meg kell beszélniük, továbbá írásban kell dokumentálnia ezeket. – A Borealis alkalmazottaknak először minden esetben meg kell beszélniük a felettük álló vezető alelnökkel egy másik vállalat igazgatótanácsában vállalt esetleges részvételt, és az érdekellentétek elkerüléséhez bármely ilyen pozíció elfogadását megelőzően írásbeli jóváhagyást kell kérni a vezérigazgatótól. – A Borealis alkalmazottaknak továbbá előre közölniük kell minden olyan külső felkérést, amely az alkalmazottnak a Borealisnál meglévő pozíciójával kapcsolatos lehet, és amelyre esetlegesen munkaideje alatt időt kell szánnia, és amely kapcsán az alkalmazott juttatást kaphat az őt felkérő szervezettől. A vállalati vagyon használata – A vállalati vagyon használatának elsődleges célja a legitim vállalati üzletvitel. Az alkalmazottak nem használhatják fel a vállalat vagyonát személyes előny vagy cél érdekében, illetve nem adhatnak engedélyt nem a Borealis által alkalmazott, illetve felhatalmazott személy számára ennek használatára.

A fontos adatok védelme – Valamennyi alkalmazottnak meg kell tennie a megfelelő lépéseket az adatvédelem, valamint más személyek bizalmas adatainak védelme érdekében. Politikai érintettség és hozzájárulások – Vállalatunk nem politikai szervezet. Nem teszünk felajánlásokat, sem készpénzben, sem egyéb más formában egyetlen politikai jelölt, politikai párt vagy olyan szervezet számára sem, amely politikai pártok vagy politikai ideológiák érdekeit hivatott szolgálni. Az emberi jogokra vonatkozó normák alkalmazása – Mindent megteszünk annak érdekében, hogy vállalatunkon belül globális szinten felhívjuk a figyelmet az emberi jogokkal kapcsolatos kérdésekre. Minden olyan állítást komolyan veszünk, amely az emberi jogoknak hatáskörünkön belül történő nem megfelelő védelmével kapcsolatosak, illetve olyan esetekben, amelyekben e tekintetben felmerülhet felelősségünk. A környezetvédelemmel kapcsolatos felelősségünk – A vállalat kiemelt figyelmet fordít valamennyi alkalmazottjának egészségére, biztonságára és védelmére, valamint a környezetvédelemre. – A Responsible Care® (körültekintés és felelősség) alapelv iránti elkötelezettségünk részeként célul tűztük ki, hogy e tekintetben vezető pozíciót mondhassunk magunkénak vállalati működésünk és termékeink környezetre gyakorolt hatását illetően azok teljes időtartama vagy életciklusa alatt. A környezetre hatást gyakorló folyamatokban érintett minden alkalmazottnak irányelveinkkel, normáinkkal, útmutatásainkkal és eljárásainkkal összhangban kell végeznie munkáját. – Valamennyi Borealis alkalmazottat arra ösztönzünk, hogy tegye meg a szükséges lépéseket, akár közvetlenül, akár a vezetőség felé történő jelentés útján, amennyiben úgy véli, hogy a környezetvédelmi irányelvet, jogszabályokat vagy rendeleteket megsértik.

Egyéb kérdések – Amennyiben egy vállalat, szervezet vagy személy a Borealis képviseletében jár el, illetve indokoltan úgy tűnhet, hogy a Borealis képviseletében jár el, az adott vállalattól, szervezettől vagy személytől elvárjuk, hogy etikai irányelvünkkel összhangban végezze üzleti munkáját.

7

2. Értékeink gyakorlati alkalmazása

Értékeink – a felelősség, a tisztelet, a kiváló teljesítmény és a Nimblicity™ (gyorsaság) – vezérlik minden lépésünket és üzletvitelünket. Ebből kifolyólag etikai irányelvünk szerves részét képezik. A felelősség azt jelenti, hogy minden egyes személy felel tetteiért. Mindez magától értetődik valamennyi üzleti döntésünk meghozatalakor és tevékenységeink során. A szigorú etikai normák szerint tanúsított magatartás alapja a „felelősség” – vagyis felelősségteljes polgárként járunk el azokban a közösségekben, amelyekben üzleti tevékenységet folytatunk. Az alkalmazottak felelősek azért, hogy ismerjék a munkaköri feladataikra vonatkozó jogszabályokat. Az etikai irányelv útmutatást nyújt a vállalat, az alkalmazottak, valamint a nevünkben eljáró valamennyi külső fél felelősségeit illetően. A tisztelet e tekintetben azt jelenti, hogy az etikai irányelv valamennyi alkalmazottra, valamint a nevünkben eljáró külső félre vonatkozik. Tiszteletben tartjuk a szigorú etikai normák betartásának fontosságát, végezzük bárhol munkánkat. Tiszteletben tartjuk az alapvető emberi jogokat, valamint alkalmazottaink, ügyfeleink és beszállítóink, illetve azon közösségek sokszínűségét, amelyekben üzleti tevékenységet folytatunk. A kiváló teljesítmény azt jelenti, hogy amennyiben úgy véljük, hogy ezen jogszabályok nem elégségesek vagy ellentmondásosak, célunk, hogy a törvényben előírt alapvető kötelezettségeknél is szigorúbb etikai normákat tűzzünk magunk elé. A Nimblicity™ (gyorsaság) szellemében minden lehetőséget megragadunk, hogy növeljük az etikai irányelvvel kapcsolatos tudatosságot, így az napi üzleti döntéseink és intézkedéseink részévé válhat. A Nimblicity™ fogalmával kapcsolatos értékünket vállalatunk másik három értékével összhangban 8

Etika kérdése

együtt kell alkalmaznunk a megfelelő lépések meghatározása során, különös tekintettel a felelősségre és a tiszteletre. Ezen irányelv kidolgozásához fontos segítséget nyújtottak a Borealis emberekre vonatkozó irányelvei is, amelyek célja a vállalat hosszú távú igényeinek történő megfelelés. A Borealis emberekre vonatkozó irányelvei olyan munkaviszonyt teremtenek, amely gondoskodik a vállalat és alkalmazottaink közötti kölcsönös elkötelezettségek egyensúlyáról.

A Borealis emberekre vonatkozó első alapelve A Borealis ígéretet tesz az alábbiak biztosítására: – Biztonságos, egészséges és professzionális munkahely, amely lehetőséget biztosít a sokszínűség kibontakozásához Ez a következőket jelenti: – Egészségre és biztonságra vonatkozó normáink, etikai és minőségre vonatkozó irányelveink iránti elkötelezettség nemzetközi vállalati környezetünkön belül, amelyben nagyra értékeljük a gondolkodás sokszínűségét Ennek köszönhetően valamennyi alkalmazott: – Odafigyel az egészséggel, biztonsággal és környezetvédelemmel (Health, Safety and Environment, HSE) kapcsolatos kérdésekre, illetve zéró toleranciát tanúsít ezek megsértése kapcsán, valamint ezen, etikára és minőségre vonatkozó eljárások szerint jár el, és tiszteletet tanúsít az eltérő nézőpontok iránt

3. Az etikus döntések meghozatalához alkalmazott keretrendszer Olyan esetekben, amelyekben egy kérdés vagy helyzet a „nem egyértelmű” kategóriába sorolható, használja az alábbi keretrendszert döntéshozatala során:

Először is fel kell ismernie, hogy egy etikai problémával áll szemben – Olyan dologra kérik, amelyről úgy gondolja, hogy esetleg nem helyénvaló? – Egy kolléga, ügyfél vagy beszállító részéről történő esetlegesen jogszerűtlen vagy etikátlan magatartásról szerez tudomást? Mielőtt bármi tenne, gondolja át a dolgot – Összegezze a problémát, amellyel Ön szerint szembesült. Egyértelmű? – Tegye fel magának a kérdést, hogy Ön szerint miért jelent ez problémát? – Vegye számba a lehetőségeit. – Gondoljon végig minden fontos tényezőt és megfontolást. – Érinthet más személyeket is? – Beszéljen másokkal is, amennyiben az fontos lehet – kérjen útmutatást a jogi osztálytól. Határozza meg, milyen lépéseket fog tenni – Olvassa át újra az etikai irányelvet. – Beszéljen az etikai irányelv többi fejezetében említett személyekkel is. – Felmerül bármilyen jogi vagy pénzügyi megfontolás? – Mérje fel a kockázatokat, illetve, hogy miként csökkentheti vagy küszöbölheti ki azokat.

Ha már meghozta döntését: Tesztelje döntését – Alkalmazza a Borealis értékeit döntéseire vonatkozóan – összhangban állnak egymással? – Beszéljen másokkal is – keresse fel őket újra, és beszéljék át még egyszer, utoljára a dolgokat. Folytassa tovább – Ismertesse döntését, és támassza alá megfelelő érvekkel. Gondoskodjon róla, hogy amennyiben szükséges, módosításra kerüljenek a standard működési eljárások is. 9

4. Döntéshozatali folyamatábra A döntéshozatali folyamatábra segítségével eldöntheti, hogy egy adott intézkedés helyes-e, amennyiben a Borealis etikai irányelvében nem találja a választ kérdésére: Tegye fel magának az alábbi kérdéseket:

Jogszerű?

Igen Ha

igen: tegye fel magának az alábbi kérdést

Nem/Nem vagyok biztos benne Állj

ha nem/nem biztos benne: ne tegye meg az adott lépést, és forduljon a jogi osztályhoz további tanácsért és útmutatásért.

Összhangban áll az értékekkel, az emberekre vonatkozó alapelvekkel és az etikai irányelvvel? Ha

igen: tegye fel magának az alábbi kérdést

Állj

ha nem/nem biztos benne: ne tegye meg az adott lépést; ha szükséges, kérjen tanácsot és útmutatást.

Nyugodt szívvel, szégyenkezés nélkül mesélném el a kollégáimnak, a családomnak és a barátaimnak, amit tettem? Ha

igen: tegye fel magának az alábbi kérdést

Állj

ha nem/nem biztos benne: ne tegye meg az adott lépést; ha szükséges, kérjen tanácsot és útmutatást.

Nem okozna kellemetlenséget a Borealisnak, ha megjelenne az újságokban? Ha

igen: tegye fel magának az alábbi kérdést

Állj

ha nem/nem biztos benne: ne tegye meg az adott lépést; ha szükséges, kérjen tanácsot és útmutatást.

Ez a „helyes” lépés? Egy nemzetközi vállalat alkalmazottjaként, tegye fel magának a kérdést, hogy miként tűnne a dolog globális kontextusban – vagyis ebben az esetben is ugyanezeket a válaszokat adná? Ha

igen: tegye fel magának az alábbi kérdést

Állj

igen valamennyi fenti kérdésre: hajtsa végre az adott lépést 10

Etika kérdése

ha nem/nem biztos benne: ne tegye meg az adott lépést; ha szükséges, kérjen tanácsot és útmutatást.

5. Az etikai irányelv alkalmazása

Ez az irányelv valamennyi Borealis alkalmazottra, illetve a vállalatunk képviseletében eljáró valamennyi személyre vonatkozik. A Borealis nevében eljáró valamennyi fél számára át kell adni az etikai irányelv egy példányát, és elvárjuk tőlük, hogy betartsák azt. Amennyiben az lehetséges, az etikai irányelv betartására vonatkozó kötelezettségnek a külső felekkel létrejövő szerződésekben is szerepelnie kell.

5.1 Tudatosság és képzés – Az etikai irányelvet vállalat-szerte megszervezett szakmai képzések alkalmával ismertetjük meg a már meglévő alkalmazottakkal, az új alkalmazottak számára pedig az alapprogram részeként tartunk etikai képzést. Az etikával kapcsolatos tudatosságot rendszeres szakmai továbbképzések és workshop foglalkozások segítségével növeljük és tartjuk szinten. Ezek alkalmával megbeszéljük a fontos kérdéseket. Ezen képzéseket és a megbeszéléseket megfelelő szakmai tudással rendelkező etikai nagyköveteink tartják.

– A vezetők szintén közvetítik az etikai irányelvet beosztott csoportjaik felé. – Megerősítjük azon kultúránkat, amely arra ösztönzi alkalmazottainkat, hogy megfelelő módon cselekedjenek, és bátran adjanak hangot indokoltan felmerülő aggályaiknak az etikai irányelvvel nem összhangban álló magatartás vagy döntések kapcsán. Ezen kettős célunk érdekében hoztuk létre a QuestionLine ügyfélszolgálatot. Ezen keresztül az alkalmazottak szükség esetén tanácsot és útmutatást kérhetnek, amint pedig azt az alábbiakban ismertetjük, az alkalmazottak ezen keresztül felhívhatják a vállalat figyelmét az etikai irányelvvel nem összhangban álló magatartásra. A Borealis szilárd etikai alapokkal rendelkezik. Valamennyi alkalmazott hozzájárul az általunk kitűzött szigorú normák fenntartásához. – Ha nem biztos abban, hogy egy adott helyzetben mit tegyen, először beszéljen felettesével. Megbeszélheti a dolgot a jogi osztály, a belső ellenőrzési osztály vagy a humánerőforrás osztály munkatársaival, a felsővezetés bármely tagjával, illetve felhívhatja a QuestionLine ügyfélszolgálatot is. 11

– A belső ellenőrzési osztály és a jogi osztály egy, a felügyeleti és végrehajtó tanács számára évente leadott etikai jelentésben összegzi az etikai irányelv alkalmazásának előrehaladását, valamint a jelentősebb, felvetődő problémákat.

5.2 Az ajándékok és vendéglátás nyilvántartása – Valamennyi alkalmazott köteles pontosan feljegyezni az ajándékokat és a vendéglátást az ajándékokra és vendéglátásra vonatkozó nyilvántartásban

5.3 A jogszabályok megismerése – Valamennyi Borealis alkalmazottnak ismernie kell a munkaköri feladataira vonatkozó alapvető jogi követelményeket. A Borealis mindehhez megfelelő forrást biztosít, többek között jogi továbbképzést és workshop foglalkozásokat, amelyek segítségével az alkalmazottak megismerhetik a munkájukra vonatkozó jogi követelményeket.

5.4 Kultúrák és jogszabályok ellentmondása – A Borealis világszerte több országban folytat üzleti tevékenységet; a különböző kultúrák, jogszabályok és a politikai környezetek azonban jelentős mértékben eltérhetnek. Előfordulhat, hogy az etikai irányelv és a jogi követelmények ellentétesek egy adott ország helyi jogszabályaival vagy szokásaival. Amennyiben a helyi jogszabályok az etikai irányelvnél vagy az európai jogszabályoknál szigorúbb normákat szabnak meg, a helyi jogszabályokat kell alkalmazni. Ha a helyi jogszabályok vagy szokások egyéb módon kerülnek ellentmondásba az európai jogszabályokkal vagy az irányelvvel, forduljon a jogi osztályhoz. Ne feledje, pusztán azért, mert versenytársaink bizonyos helyen, bizonyos módon tesznek valamit, attól még a módszer nem válik jogszerűvé vagy etikai szempontból helyessé.

– Lehetnek olyan helyzetek, amikor esetleg kellemetlennek érzi, hogy az ügyet felettesével beszélje meg. Ebben az esetben hívhatja a jogi osztályt, vagy küldhet e-mailt a QuestionLine ügyfélszolgálatnak az 5.9 fejezetben, alább ismertetett módokon. Minden jelentést bizalmasan kezelünk.

5.6 Tanúsítvány – A 12-es vagy magasabb szinten dolgozó valamennyi alkalmazottnak, illetve a vezérigazgató döntése alapján más személyeknek is minden évben tanúsítvánnyal kell igazolniuk, hogy nincs tudomásuk az etikai irányelv előírásainak olyan megsértéséről, amelyet az etikai irányelv alapján még nem fedett fel, valamint, hogy elolvasták és tudomásul vették az etikai irányelvet. Amennyiben ezen tanúsítási folyamat ellentétes a helyi jogszabályokkal, a folyamatot ezen helyi jogszabályoknak megfelelően kell módosítani.

5.7 Kivizsgálás és fegyelmi eljárás – Amennyiben az etikai irányelv megsértésének gyanúja merül fel, egy kijelölt csoport megfelelő módon kivizsgálja azt. Szükség esetén további funkciókat és külső segítséget is igénybe vesznek. – Ha bármely Borealis alkalmazott nem tartja be az etikai irányelvet, az fegyelmi intézkedéshez, többek között akár elbocsátáshoz is vezethet. A külső felekkel megkötött szerződéseket felmondhatjuk.

5.8 Retorzió – A Borealis nem tolerálja azon alkalmazottak elleni retorziót, akik jóhiszeműen tettek jelentést szabályszegés vagy egy, az etikai irányelv gyanított megsértése kapcsán.

5.9 QuestionLine ügyfélszolgálat 5.5 Az etikátlan magatartás jelentése – Fontos, hogy valamennyien felelősséget vállaljunk annak biztosítása iránt, hogy az etikai irányelvben lefektetett normák betartásával az integritás többet jelentsen számunkra egyszerű szavaknál, és ezt a gyakorlatban is alkalmazzuk. Mindez azt jelenti, hogy amennyiben tudomást szerezne egy szabály megsértéséről, kifejezetten arra kérjük, hogy tegyen lépéseket, hiszen a dolgok figyelmen kívül hagyása egy etikátlan helyzet kialakulásához vezethet. Éppen ezért tehát valamennyien felelősek vagyunk az etikátlan magatartás jelentéséért. Az alkalmazottak felettesük vagy a jogi osztály felé egyaránt jelenthetik az ügyet. 12

Etika kérdése

– A Borealis QuestionLine ügyfélszolgálata olyan forrást biztosít, ahol útmutatást kérhet, illetve ahol jelenthet az etikai irányelv megsértésével kapcsolatos bármely tényállást. Ezen útmutatások és a jelentéstétel hatásköre a helyi jogszabályoktól függően eltérő lehet.

QuestionLine +32 1547 9090 [email protected] www.borealisgroup.com/about/sustainability/ethics

6. A legfontosabb etikai kérdésekre vonatkozó útmutató

Bárhol is végezzük munkánkat, minden törvényt és rendeletet betartunk. Amennyiben ezek nem elegendőek vagy ellentmondásosak, célunk, hogy a vonatkozó jogszabályok alapvető követelményeinél is szigorúbb etikai normákat tűzzünk ki magunk elé.

bizonyos, hogy ezek közül valamennyi olyan országban, ahol a Borealis üzletvitelt folytat. Ezen jogszabályok megsértésének következményei lehetnek: a vállalatra, valamint, egyes esetekben az érintett személyekre kiszabott jelentős összegű pénzbírság. Útmutatás:

6.1 Ahogy mi versenyzünk Helyzet: Mintegy száz országban vannak érvényben versenyés trösztellenes törvények szerte a világon, és szinte

A Borealis elkötelezett az élénk, ugyanakkor jogszerű, tisztességes és etikus verseny mellett. Irányelvünk részeként biztosítjuk, hogy üzleti gyakorlataink teljes mértékben megfeleljenek a versenytörvények előírásainak, bárhol is végezzük munkánkat. 13

A szabályszegések következményei A versenytörvények megsértése, a Borealist, valamint egyes esetekben annak alkalmazottait az alábbiaknak teszi ki: – Súlyos polgári és büntetőjogi következmények, többek között az érintett személyre kiszabott bírság, egyes országokban pedig akár börtönbüntetés; – Az ügyfél vagy a törvénytelen magatartás miatt károsult más személyek által indított kártérítési per kockázata; és – Negatív közvélemény és jó hírünkön esett csorba. – Mindezek miatt ezen jogszabályok szándékos megsértését nem toleráljuk, a szabályok megsértése pedig fegyelmi intézkedést von maga után.

A versenytörvényekkel kapcsolatos további információért kérjük, tekintse át a Borena/Jogi osztály weboldalán található, a versenytörvények betartására vonatkozó kézikönyvet. Ha kétségei lennének arra vonatkozóan, hogy egy helyzet vagy magatartás sértheti-e a versenytörvényeket, kérjen útmutatást a jogi osztálytól. Ügyfeleink: – Minden ügyfelünkkel méltányos módon, függetlenségüket tiszteletben tartva bánunk. – Mindent megteszünk annak érdekében, hogy ügyfeleink az igényeiknek megfelelő legjobb termékeket és szolgáltatási színvonalat kapják. – Nem próbáljuk megakadályozni, hogy ügyfeleink a Borealis termékeit az EU bármely területén értékesítsék. – Nem korlátozzuk forgalmazóink kiskereskedelmi árainak meghatározásához való szabad jogát. Termékeink: – Kizárólag termékeink és szolgáltatásaink kiválósága alapján folytatunk versenyt, és biztosítjuk, hogy az értékesítés során felhasznált anyagok, hirdetések és az egyéb kommunikációs eszközök pontosan és hűen tükrözzék termékeinket és szolgáltatásainkat. Versenytársaink: – Nem létesítünk olyan kapcsolatot versenytársainkkal, amely során ár, piacok vagy ügyfelek kerülnek megvitatásra. – Gondoskodunk arról, hogy a versenytársakkal való megbeszélések jogszerű célt szolgáljanak, például szakszervezeti események vagy teljesítményértékelés esetében, amelyek a jogi útmutatásoknak megfelelően kerültek megszervezésre. 14

Etika kérdése

– Törvényes eszközökkel figyeljük a piacot, kereskedelmi stratégiánkat pedig függetlenül, ezen piackutatási adatok tükrében határozzuk meg. Előfordulhat, hogy átadunk, illetve átveszünk olyan aggregált ipari adatokat, amelyek nem tartalmaznak vállalat-specifikus információkat, amennyiben ezeket az adatokat az adatvédelem biztosítása érdekében egy független külső fél állította össze. Nem veszünk át piaci információkat versenytársainktól. – Alkalmanként előfordulhat, hogy sor kerül ezek megvásárlására egy versenytárstól vagy eladására egy versenytársnak, ám az ilyen esetekben történő információcsere szigorúan a lebonyolítandó tranzakcióhoz szükséges körülményekre korlátozódik. A versenytársakkal való kapcsolataink kialakítása és fenntartása, például egy vegyesvállalati megegyezés alapján, a jogi útmutatásoknak megfelelően történik.

6.2 Vesztegetés és korrupció Új korrupcióellenes rendelkezések az osztrák büntetőtörvénykönyvben: Az új rendelet új meghatározást tartalmaz a „köztisztviselő” fogalmára („Amtsträger”). 2013. január 1-től a „köztisztviselő” nem csak olyan személyt jelent, aki egy állami kormányzat vagy önkormányzat, hatóság, nemzetközi szervezet vagy parlamenti tagok nevében vagy képviseletében végzi munkáját, hanem az 50%-ban vagy ennél nagyobb hányadban állami tulajdonú (Ausztria vagy egyéb országok tulajdonában álló) vállalatnál dolgozó személyt is. Mivel az IPIC a Borealis több mint 50%-ának tulajdonosa, 2013-tól a Borealis alkalmazottjai az osztrák büntetőtörvénykönyv korrupcióellenes rendelkezései szerint köztisztviselőnek számítanak. Kérjük, ne tévessze ezt szem elől, amikor olyan ajándékot vagy vendéglátást ajánlanak fel Önnek, amely nem az etikai irányelvvel összhangban álló, szokásos üzleti ebéd- vagy vacsorameghívást foglalja magában. Álláspont: A Borealis nem befolyásolható tisztességtelen módon üzleti kapcsolatai során, ezen kapcsolatokat pedig független és pártatlan, a szakmai elvárásoknak megfelelően, méltányos és tisztességes módon tartja fenn. Nem engedjük, hogy befolyást gyakoroljanak ránk, illetve mi sem próbáljuk pénzösszegek vagy bármely egyéb, értéket képviselő dolog – többek között vállalati vendéglátás és ajándékok – útján befolyásolni üzleti partnereinket. A Borealis vállalat elvárja, hogy üzleti tevékenységünk során valamennyi vonatkozó vesztegetés- és korrupcióellenes jogszabályt betartsunk. A szabályok betartását nem csak a Borealis alkalmazottaitól, hanem a nevünkben vagy képviseletünkben eljáró külső felek, többek között megbízottjaink, forgalmazóink, alvállalkozóink, konzulenseink stb. részéről is elvárjuk.

A vesztegetés a korrupció egyik formája. Meghatározás szerint bármilyen értéket képviselő dolog (általában pénzösszeg, egy ajándék, kölcsön, jutalom, szívesség vagy egyéb megfontolás) átadását vagy elfogadását jelenti, akár közvetlen, akár közvetett módon egy nem helyénvaló kereskedelmi, szerződéses, szabályozói vagy személyes előny megszerzésének ösztönzésére, illetve a becsületesség és a tisztességesség alapelveivel ellentétes befolyás gyakorlása céljából. Vesztegetés bármikor előfordulhat, azonban mind a magán- (kereskedelmi vállalatok között), mind pedig a közszférában (köztisztviselő megvesztegetése) törvénytelen magatartásnak minősül.

A vesztegetés tárgya bármilyen értéket képviselő dolog lehet, például:

!

Ügymenetkönnyítő juttatások: Egyes országokban „ügymenetkönnyítő juttatást” várnak el bizonyos „rutin kormányzati eljárások” során tett intézkedésekért cserébe. Ezek az ügymenetkönnyítő juttatások általában kis összegű, köztisztviselők számára nem hivatalosan kifizetett díjak mindennaposnak számító kormányzati eljárások elvégzésének vagy felgyorsításának biztosítása érdekében. A Borealis nem ad és nem fogad el ügymenetkönnyítő juttatást.

Ha ügymenetkönnyítő juttatás kifizetésére kérik:

– Pénzösszeg/kölcsön/jutalom – Ajándékok – Vendéglátás – Utazási és szállásköltségek kifizetése/megtérítése – Jótékonysági adományok/társadalmi jellegű hozzájárulások – Munkaviszony/ösztöndíj felajánlása – Bármilyen egyéb szívesség

Mit jelent a „tisztességtelen előny”?

Továbbá, ha nem tartja be a szabályokat, az fegyelmi intézkedéshez, többek között szükség esetén akár elbocsájtáshoz is vezethet.

– Magyarázza el, hogy az Ön számára jogi és vállalati szabályok tiltják ilyen jellegű díjak kifizetését – Kérje, hogy beszélhessen a felettessel vagy egy másik felelős személlyel – Kérjen hivatalos nyugtát minden teljesített kifizetésről – Ne teljesítsen kifizetést

?

Minden olyan dolog, amely a Borealist, és ezen belül a Borealis alkalmazottait, valamint a nevünkben és képviseletünkben eljáró harmadik feleket nem illeti meg egyértelműen. Ez lehet áremelésre vonatkozó engedély, termékeink megvásárlásáról szóló döntés, egy szerződés, egy engedély megadásának, termékhasználat jóváhagyásának, kedvező bírósági döntés vagy vitarendezés stb. nem helyénvaló módon történő befolyásolása.

Bizonyos, vészhelyzetnek számító szituációkban lehetnek olyan ritka kivételek, amikor egy személy biztonsága vagy szabadsága forog kockán. Ha lehetséges, kérjen útmutatás a jogi osztály munkatársaitól ilyen jellegű pénzösszeg kifizetése előtt. Egyéb esetben, amennyiben nem tud útmutatást kérni az intézkedés meghozatala előtt, közvetlenül utána jelentse az ügyet a felettesének és a jogi osztálynak. Ezzel biztosíthatja, hogy pontosan és megfelelő módon nyilvántartásba vegyük az esetet, és döntést hozhassunk a további szükséges lépéseket illetően, például jelenthetjük az esetet a helyi hatóságoknak.

A vesztegetés- és korrupcióellenes jogszabályok alapján köztisztviselőnek számít többek között: Útmutatás: Soha nem tehet ígéretet, nem ajánlhat fel, adhat át, kérhet, fogadhat el vagy vehet át, sem közvetlen, sem közvetett módon pénzügyi jellegű vagy egyéb előnyt kedvező elbánásmód ellenében egy üzlet kimenetelének vagy bármilyen üzleti előny megszerzésének befolyásolása érdekében. Mindenkor be kell tartania az Önre és a vállalatra vonatkozó, valamennyi vesztegetés- és korrupcióellenes jogszabályt. Amennyiben nem így tesz, előfordulhat, hogy mind Önnek, mind a Borealisnak polgári és büntetőjogi következményekkel kell szembenéznie, amelyek jelentős összegű pénzbüntetéshez, börtönbüntetéshez, valamint a közjogi szerződéskötéstől való eltiltáshoz vezethetnek. Ha nem tartja be a szabályokat, azzal saját magát és a Borealist is kockázatnak teszi ki.

!

!

– Kormányzat vagy önkormányzat, illetve ezek bármely osztályának, hatóságának vagy szervének tisztviselői és alkalmazottai – Állami tulajdonban lévő vagy állami irányítás alatt álló (≥ 50%) vállalatok alkalmazottjai – Nemzetközi szervezetek tisztviselői vagy alkalmazottjai – Egy kormányzat vagy kormányzati személy, illetve egy nemzetközi szervezet nevében vagy képviseletében hivatalos minőségben eljáró személy – Bármely politikai párt, párttisztviselő vagy politikai posztok várományosai – Bírók vagy egyéb bírósági tisztviselők – Döntőbírók – A fentiek közvetlen családtagjai 15

Figyelmeztető jelek korrupt tevékenység esetén Lehetnek bizonyos tevékenységek, amelyek felvethetik a gyanú lehetőségét egy olyan személy kapcsán, akivel a Borealis üzleti kapcsolatban állt, illetve üzleti kapcsolatba kíván lépni. Ezen kategóriák meghatározása közül néhány: – Az adott személy által megadott hiányos, hamis vagy nem egyértelmű információk

– Olyan tranzakciók amelyek fiktív társaságokon keresztül történnek, különös tekintettel az adóparadicsomnak számító országokban lévő társaságokra

– Kézpénzes tranzakciók vagy az adott személy üzleti tevékenységével nem összhangban álló kérések

– Több olyan személyt és vállalatot érintő tranzakciók, amelyek között nincs egyértelmű kapcsolat

– Olyan banki átutalások, amelyek nem állnak összhangban az adott személy üzleti tevékenységével

– Olyan tranzakciók, amelyek során a pénzösszeg vagy vagyontárgyak konzulensen vagy képviselőn keresztül kerülnek átadásra egy köztisztviselő számára bizonyos kormányzati lépések érdekében

– Egy tranzakció oly módon történő módosítására vonatkozó kérés, amely befolyásolja a megszokott nyilvántartási rendet és/vagy jelentési kötelezettséget, illetve oly módon történő átstrukturálása, amelyet látszólag nem támaszt alá legitim üzleti cél – Olyan szokatlan átutalás, illetve erre vonatkozó kérés, amely olyan országból vagy országban történik, amelyben szigorú banktitokra vonatkozó jogszabályok vagy gyenge pénzmosás elleni kontrollok vannak érvényben, illetve ahol elterjedt a bűnözés és/vagy a korrupció – Az érintett személy nem hajlandó együttműködni a kért, személyazonosságot igazoló megfelelő dokumentumok rendelkezésre bocsájtásában – Olyan személy, aki több bankszámlát nyit egy vagy több név alatt, és azt kéri, hogy a kifizetések teljesítése ezen számlákra elosztva vagy kis részletekben történjen – Olyan külső félen (nem bankon) keresztül történő kifizetés, amely nem áll szerződéses viszonyban a Borealisszal

– Olyan konzulensek vagy képviselők munkájának igénybe vétele, akik szoros kapcsolatban állnak azon ország kormányzatával vagy valamely politikai pártjával, amelyben a Borealis üzleti tevékenységet folytat – Kormánytisztviselők, politikai pártok tisztviselői, politikai posztok várományosai, ügyfelek vagy családjaik számára átadott ajándékok vagy egyéb jutalmak – Kormánytisztviselők, vezető párttagok, ügyfelek vagy ezek családjai számára nyújtott fényűző vendéglátás – Ügyfelek, kormánytisztviselők vagy ezek családjai számára kifizetett közvetett díjak – A Borealis (vagy a Borealis képviselői) létesítményeinek legitim cél hiányában történő használata kormánytisztviselők/ügyfelek által – Szokatlanul magas összegű megbízási díjak, megbízási szerződések vagy egyéb díjak iránti kérelem

– Nagyobb összegek pénzesutalvány vagy csekk útján, illetve készpénzben történő kifizetése

– Szokatlan kifizetési módra vagy egy harmadik országba történő kifizetésre irányuló kérés egy megbízott vagy képviselő részéről

– Amikor bizonyos jelek arra utalnak, hogy a személy nem saját nevében jár el, hanem a valós kedvezményezett személyazonosságát próbálja elfedni

– Nem állandó, megbízási díj ellenében alkalmazott képviselő megbízása egy beszerzéssel kapcsolatos döntés előtt

Indokolt vagy túlzott mértékű vendéglátás Az üzleti partnerek mértékletes és ésszerű keretek között történő vendéglátása a megszokott üzleti kapcsolatok részeként – beleértve az indokolt mértékű költségekkel járó, alkalmankénti ebédeket is – általában elfogadható. Aranyszabály, hogy a vendéglátás nem minősül mértékletesnek és indokoltnak, ha az az elkötelezettség látszatát vagy érzetét, illetve a vendégül látott fél részéről az elköteleződés érzetét kelti. A mindennapos sporteseményeken, színházlátogatáson és egyéb kulturális vagy társadalmi eseményeken való részvétel elfogadható, feltéve, hogy az adott esemény: 16

– Nem ismert lakcímmel, levelezési címmel rendelkező, illetve hiányos vagy hamis adatokat megadó személyekkel történő tranzakciók

Etika kérdése

– Értékét tekintve mértékletes és indokolt, egyszeri eseménynek vagy egy egyéves időtartam alatt számított teljes értéknek minősül – Nem tekinthető megvesztegetésnek vagy jutalomnak – Nem ellentétes a helyi jogszabályokkal vagy etikai normákkal, beleértve a vendégül látott fél vállalatának etikai irányelveit is, amennyiben ezek az irányelvek szigorúbb szabályokat írnak elő, mint vállalatunk etikai irányelve – Az üzlet vonatkozásában mellékesnek mondható, egyéb releváns üzleti indokkal történik, illetve „tömeges eseménynek” számít; és

– Nem teremtene kellemetlen helyzetet sem a vállalat sem az alkalmazott számára, ha a vendéglátás ténye nyilvánosságra kerülne. Valamennyi költséget indokolt mértékű részletességgel, megfelelő módon nyilvántartásba kell venni, oly módon, hogy az pontosan tükrözze az adott költség valós jellegét és összegét.

6.3 Ajándékok és vendéglátás Téma: Ajándékok és vendéglátás nyújtása vagy elfogadása a mindennapos üzletvitel során elmélyítheti és bővítheti az üzleti kapcsolatokat, ám ugyanakkor érdekellentétet okozhat a személyes érdekek és a szakmai kötelességek között. Emellett pedig az ajándékok és a vendéglátás önmagukban is kimeríthetik a vesztegetés fogalmát. Felhasználhatóak egy szélesebb körű korrupciós tevékenység kapcsán, illetve az is előfordulhat, hogy egyszerűen azt a látszatot keltik, hogy vállalatunk tolerálja a megvesztegetést. Továbbá, az ajándékok és a vendéglátás megrengetheti mások bizalmát az Ön üzleti döntéseit illetően, aláássák a vezetőségbe és vállalatunkba vetett bizalmat, illetve méltánytalannak tűnhetnek más érdekelt felek szemében. Útmutatás: Alapelvként kijelenthető, hogy a nagyrabecsülés jeleként, névleges értékű ajándék elfogadása vagy átadása, illetve a Borealisról alkotott jobb benyomás érdekében termékeink és szolgáltatásaink vonzóbb megjelenítése, valamint fontos üzleti kapcsolatok létrehozása érdekében az ésszerű keretek között történő vendéglátás elfogadása vagy biztosítása nem helyteleníthető. Annak meghatározásához, hogy mi elfogadható és mi nem elfogadható, minden alkalmazottnak helyes értékítéletet és mértékletességet kell tanúsítania. Egy ajándék vagy vendéglátás elfogadása vagy felajánlása – értéktől függetlenül – amely a megajándékozott vagy vendégül látott félben az elköteleződés érzetét kelti, illetve úgy tűnhet, hogy egy üzleti kapcsolat elindítása vagy folytatása érdekében az elköteleződés érzetét kívánja kelteni a megajándékozott vagy vendégül látott félben, elfogadhatatlan, és mindenkor sérti etikai irányelvünket. A promóciós célú, névleges értékű dolgok átadása és átvétele elfogadható. Figyelembe véve ezen fejezetben ismertetett további útmutatást is, az ajándékok vagy vendéglátás nyújtásával vagy elfogadásával kapcsolatban a következő lépéseket kell követnie:

Az alkalmazottak felajánlhatnak vagy elfogadhatnak olyan ajándékot vagy vendéglátást, amely önmagában vagy egy tizenkét hónapos időszak alatt összességében nem haladja meg a 100 EUR összeget. Ilyen esetekben nem köteles nyilvántartásba venni az ajándékot az ajándékokra és vendéglátásra vonatkozó nyilvántartásban. Ezen rendelkezés érdekében az egy vállalatnál dolgozó személyektől kapott ajándékok értékét összevonva kell számítani. Például, ha egy alkalmazott három alkalommal kap ajándékot vagy vendéglátást 50 EUR értékben ugyanazon ügyfél különböző alkalmazottaitól egy tizenkét hónapos időszak alatt, az 50 EUR-val meghaladja a határösszeget. Ilyen esetekben a megajándékozott félnek mindhárom ajándékot be kell jegyeznie az ajándékokra és vendéglátásra vonatkozó nyilvántartásba, mivel az összevonva számított teljes érték meghaladja a 100 EUR összeget egy tizenkét hónapos időszak alatt. Ezen irányelv szellemiségét sértheti a külső felektől, például beszállítótól vagy ügyféltől több alkalommal kapott ajándék vagy vendéglátás, hiszen az ilyen típusú ajándékozás vagy vendéglátás a Borealis részéről üzleti kapcsolat kialakítására vagy folytatására való elköteleződésének benyomását keltheti. – A személyenként 100 EUR értéket meghaladó ajándékok, üzleti ebédek és vacsorák, valamint vendéglátás esetén egy alelnök vagy vezető alelnök jóváhagyása szükséges, továbbá, pontosan és megfelelő módon be kell jegyezni az ajándékokra és vendéglátásra vonatkozó nyilvántartásba. Vendéglátás esetén kérjük, csatolja a meghívó, a válaszlevél és az üzleti menetrend másolatát. – A vendéglátás elfogadására kizárólag a megszokott üzletvitel részeként kerülhet sor, és feltéve, hogy az indokolt és mértékletes. Ha kétségei merülnek fel arra vonatkozóan, hogy a vendéglátás indokolt és mértékletes-e, kérjen előzetes jóváhagyást az Ön munkakörét felügyelő vezető alelnöktől. – Minden olyan vendéglátáshoz, amely nem megszokott üzleti ebédnek vagy vacsorának minősül, megfelelő üzleti menetrend szükséges. – Amikor vendéglátási eseményt – például üzleti értekezletet – szervez, gondoskodjon arról, hogy a helyszínt megfelelő és ésszerű érvek alapján választja ki (vagyis kerülje a tipikusan „üdülőhelynek” számító helyszíneket, hacsak nem merül fel logikus érv az adott földrajzi helyszínt illetően). – A vendéglátási események során ne fizesse ki a vendégek utazási és szállásköltségeit. Ha Ön kap meghívást, győződjön meg róla, hogy a Borealis fizeti az Ön utazási és szállásköltségeit. – Köztisztviselők számára nem ajánlható fel, illetve részükről nem fogadható el ajándék és vendéglátás az etikai felelős előzetes írásos engedélye nélkül.

17

– Ajándékok átadása vagy meghívás elküldése során mindig a fogadó fél vállalatának címét használja, ne pedig az adott alkalmazottét. Bízza a fogadó fél vállalatára annak eldöntését, hogy ki kapja az ajándékot, illetve vegye igénybe a vendéglátást. – Minden ajándék és meghívás esetén hangsúlyozza ki, hogy bízik abban, hogy az ajándékot vagy vendéglátást a fogadó fél vállalata kizárólag abban az esetben fogadja

el, ha az összhangban áll az ajándékokra és vendéglátásra vonatkozó irányelveivel. – Az ajándékokat és a vendéglátást csak a Borealis nevében ajánlhatja fel, saját nevében nem. – Az ajándékok és vendéglátás felajánlására nyíltan, ne pedig titokban vagy olyan módon kerüljön sor, amely a tisztességtelen szándék látszatát kelti.

?

Mi számít elfogadhatónak? Ön (vagy az Ön nevében eljáró személy) soha nem: – Fogadhat el semmilyen értéket képviselő ajándékra vonatkozó ajánlatot (még vendéglátás formájában sem) olyan vállalattól, amely egy, a Borealis-al való szerződéskötéssel kapcsolatos tárgyalási időszakban, illetve pályázati időszakban van. – Adhat, ígérhet, illetve ajánlhat fel kifizetést, ajándékot, vendéglátást vagy előnyt egy üzleti előny biztosításával vagy megszerzésével kapcsolatos szándékkal vagy elvárással.

– Adhat, ígérhet, illetve ajánlhat fel kifizetést, ajándékot vagy vendéglátást közhivatalnok számára egy rutin intézkedés megtétele vagy felgyorsítása céljából. – Fogadhat el vagy kérhet, sem közvetlen, sem közvetett módon olyan külső fél részéről történő kifizetést vagy előnyt, amelyről tudja, illetve gyanítja, hogy tisztességtelen előny reményében került felajánlásra. – Fogadhat el vagy kérhet, sem közvetlen, sem közvetett módon olyan külső fél részéről ajándékot vagy vendéglátást, amelyről tudja, illetve gyanítja, hogy a Borealis részéről várt tisztességtelen előny reményében kerül viszonzásképpen felajánlásra.

Egy tisztviselő megajándékozása vagy vendéglátása esetén: – Megengedett az etikai irányelvvel összhangban álló, szokásos üzleti ebéd- vagy vacsorameghívás. – Egyéb esetben, köztisztviselő meghívásakor a Borealisnak igazolnia kell, hogy vagy „tömeges eseményről” van szó (azaz olyan kritériumoknak megfelelő meghívásról, amely nem köztisztviselőkkel – vagyis a 150 legnagyobb ügyféllel/az adott régió összes ügyfelével – kapcsolatos), vagy amennyiben a köztisztviselő részt vesz az eseményen, azzal a Borealis promóciós célokat ér el külső felek irányában. – Amennyiben köztisztviselőt hív meg a Borealis-al való (üzleti) kapcsolat elmélyítése vagy kialakítása érdekében, illetve a Borealis népszerűsítése érdekében a köztisztviselő előtt, az vesztegetésnek minősül. – Továbbá, az üzleti eseménnyel (vagyis prezentációkkal, üzemlátogatással) egybekötött „VIP” meghívások (vagyis

18

Etika kérdése

!

esti szórakoztató programok vagy városnézés) kizárólag akkor ajánlhatók fel köztisztviselők számára, ha a meghívás szórakoztatást célzó része egyértelműen mellékesnek minősül az üzleti esemény vonatkozásában. Soha ne hívjon meg köztisztviselőt olyan „VIP” eseményre, amely nem rendelkezik egyértelmű üzleti vonatkozással. – Amennyiben köztisztviselőt, és más vendégeket hív meg, valamennyi vendéggel egyformán bánjon, és gondoskodjon arról, hogy a köztisztviselőt nem részesíti különleges bánásmódban. – Mindig szerezze be az etikai felelős előzetes írásbeli engedélyét, valamint minden egyéb szükséges vállalati engedélyt. – A vendéglátással kapcsolatos részleteket, valamint a köztisztviselő meghívásának indokát minden esetben gondosan dokumentálja.

Fontos kérdések Egy ajándék vagy vendéglátás kapcsán mindig gondolja át az alábbi kérdéseket: – Az adott ajándék vagy vendéglátás befolyásolhatja-e, illetve látszólag befolyásolhatja-e személyes objektivitásomat vagy annak a személynek az objektivitását, akit megajándékozok vagy vendégül látok? – Befolyásolná-e személyes pártatlanságomat vagy annak a személynek a pártatlanságát, akit megajándékozok vagy vendégül látok, illetve keltheti-e ennek látszatát mások szemében? – A vendéglátás magánjellegű célokból történik-e üzleti célok helyett? Például sor kerül-e majd üzleti dolgok megvitatására az eseményen, illetve csak nagyon korlátozott mértékben?

– Az ajándék vagy vendéglátás egyedinek vagy különlegesnek minősülhet? – Problémát okozhat-e illetve kellemetlen helyzetbe hozná-e Önt, ha más alkalmazottak vagy külső felek előtt fel kellene fednie az ajándékot vagy a vendéglátást? – Meghaladja-e az ajándék értéke a 100 EUR értéket személyenként és vállalatonként bármely tizenkét hónapos időszak során? Amennyiben a fenti kérdések bármelyikére azt válaszolta, hogy „igen” vagy „talán”, illetve külső felek úgy érezhetik, hogy „igen” vagy „talán”, akkor az adott ajándék vagy vendéglátás elfogadásával vagy felajánlásával minden bizonnyal megsérti etikai irányelvünket. Ha nem biztos benne, kérjen útmutatást felettesétől.

Figyelmeztető jelek ajándékok és vendéglátás esetén Nem ajánlható fel, adható vagy vehető át/igénybe ajándék, vendéglátás vagy bármely értéket képviselő dolog, ha az:

(még abban az esetben is, ha az ajándék kis értékű vagy 100 EUR összegnél kevesebb)

– Bármilyen törvényt vagy rendeletet sért

– Szexuális indíttatású, illetve egyéb módon sérti a Borealis kölcsönös tisztelet iránti elkötelezettségét

– Készpénz vagy készpénznek megfelelő dolog (például ajándékutalvány, kölcsön, részvény vagy részvényopciók)

– Sérti irányelveinket vagy a fogadó fél vállalatának irányelveit

– „Valamit valamiért”, vagyis egy egyezmény olyan része, amely az ajándékért cserébe elvár valamit

– Nem kerül megfelelő módon nyilvántartásba a Borealis számviteli nyilvántartásában (amely már önmagában is egyéb jogi és etikai kérdéseket vethet fel).

6.4 Érdekellentétek Szakszervezetek, munkaügyi szervezetek és szakmai szervezetek: A szakszervezetek, munkaügyi szervezetek és szakmai szervezetek többnyire olyan konstruktív és legitim célokat szolgálnak, amelyeket a vállalat mindenkor támogat. Bizonyos esetekben azonban ezen szervezetekben való részvétel érdekellentétet szülhet, illetve akár jogi kérdéseket – például a versenytörvénnyel kapcsolatos problémákat – is felvethet. Amennyiben az ilyen szervezetekben való érintettség érdekellentétet vet fel, azonnal beszélje meg a helyzetet felettesével és/vagy a jogtanácsossal.

Téma: Érdekellentét akkor merül fel, amikor Ön olyan helyzetbe kerül, amelyben két vagy több egymással szemben álló

érdek összeütközésbe kerül, és befolyásolja az objektív, elfogulatlan vagy független döntései meghozatalára való képességét. Üzleti környezetben érdekellentét jellemzően akkor fordul elő, ha egy alkalmazott vagy annak közvetlen családtagjai személyes tevékenysége ellentétes a vállalat üzleti céljával, kétségbe vonja a meghozott üzleti döntések minőségét, valamint az ezen döntéseket meghozó személy integritását. Érdekellentétnek számíthat az is, ha Ön külső felkérések miatt felhasználja a vállalat idejét/erőforrásait (kivéve azokat a feladatokat, amelyekre a Borealis kérte fel Önt), akár bizonyos események előkészítésével vagy azokon való részvétellel kapcsolatos munka, nem kizárólagosan beleértve az egyéb szakmai szervezetekben történő munkát (alkalmazotti egyesületek, ipari társulások stb.), iskolákban és egyetemeken történő előadások vagy külső szemináriumokon való prezentációk.

19

Útmutatás: Általános szabályként kerülnünk kell az esetleges érdekellentéteket, illetve, amennyiben elkerülhetetlenek, körültekintően kell kezelnünk ezeket. Minden esetben értesítenie kell felettesét, és nyíltan, megfelelő időben és őszintén meg kell beszélni, és írásban kell dokumentálni ezeket a későbbi áttekinthetőség céljából. Minden alkalmazottól elvárjuk, hogy körültekintően járjanak el a vállalati munkájuk során, valamint, hogy nyíltak és őszinték legyenek, amennyiben egy esetleges érdekellentét merül fel. A rokonokkal történő üzleti kapcsolat (beleértve a munkaerő-felvételt is), külső munkaviszony vagy tevékenységek, befektetések és a beszállítókkal történő, magánjellegű megállapodások érdekellentétet szülhetnek. Az alábbi fejezet olyan fontos kérdéseket fogalmaz meg, amelyek segítséget nyújthatnak annak megítélésében, hogy egy helyzet érdekellentétet jelent-e. Továbbá ismertetjük azon alkalmazottakra vonatkozó szabályokat, akik bármely más vállalat vagy szervezet igazgatótanácsában tevékenykednek, illetve erre felkérést kapnak. Fontos kérdések Annak megítéléséhez, hogy egy adott helyzet érdekellentétet jelenhet-e, tegye fel magának az alábbi fontos kérdéseket: – Más Borealis alkalmazottak vagy egy külső szemlélő úgy gondolhatja-e, hogy az adott helyzet esetlegesen befolyásolja a vállalat számára végzett munkámat? – Számomra vagy a családom számára kilátásban van-e bármilyen előny a Borealis-al üzleti kapcsolatban álló külső féllel való üzleti együttműködésemből kifolyólag, illetve fordítva? – Befolyásolhatja-e a Borealisnál esetlegesen meghozandó bármely döntésemet? – Kellemetlennek érezném-e, ha a Borealison belül bárki tudomást szerezne a helyzetről? – Milyen látszatot keltene nem Borealis alkalmazottak, például egy másik Borealis ügyfél vagy beszállító előtt; felmerülhetne-e esetleg bennük a kérdés, hogy ők méltányos bánásmódban részesültek-e? Amennyiben a fenti kérdések bármelyikére azt válaszolta, hogy „igen” vagy „talán” illetve külső felek úgy érezhetik, hogy „igen” vagy „talán”, abban az esetben Ön érdekellentétben érintett. Egy másik vállalat igazgatótanácsában vállalt tevékenység A Borealis alkalmazottait esetenként arra kérhetik, hogy vállaljanak egy másik vállalat igazgatótanácsában való részvételt, amely érdekes fejlődési lehetőséget nyújthat az adott személy számára. Ugyanakkor ezen pozíciók bizonyos esetekben felvethetik az érdekellentét kérdését, 20

Etika kérdése

jogi problémákat okozhatnak vagy befolyásolhatják az alkalmazott teljesítményét a Borealisnál vállalt munkaköri kötelezettségei kapcsán. Éppen ezért egy másik vállalat igazgatótanácsában való esetleges részvétel lehetőségét minden esetben beszélje meg a vezető alelnökkel, és kérjen engedélyt a Borealis vezérigazgatójától, mielőtt elfogadná a pozíciót. Az elvárt elkötelezettségek, valamint a kapott juttatások olyan tényezők lehetnek, amelyeket figyelembe vesznek az engedély megadásakor. Az alkalmazottak igazgatótanácsi tagságáról szóló nyilvántartást az etikai felelős őrzi. Ha az engedély kiadásra kerül, az alkalmazott megtarthatja igazgatói díját és/vagy az ennek kapcsán felmerülő költségei megtérítésére kapott összeget, ezen összegeket azonban minden évben az etikai felelős tudomására kell hoznia. Egy másik, olyan vállalat igazgatótanácsában való tagsági pozíció elfogadása, amely versenyben áll a Borealis-al, súlyos érdekellentétet vethet fel, ebből kifolyólag tilos. Ha a Borealis vállalaton kívüli tevékenységekben vesz részt, minden esetben gondoskodnia kell arról, hogy ezen külső tevékenységekre szánt ideje nem befolyásolja vagy rontja a Borealisnál betöltött munkaköri kötelezettségeinek ellátására való képességét. A külső igazgatótanácsban való részvétel vagy egyéb tevékenységek során nem használhatja fel a Borealis vagyonát és erőforrásait, illetve nem használhatja fel a Borealisnál végzett munkája során külső vállalatok érdekében begyűjtött, tulajdonjoghoz kötött információkat. Külső felkérések Csak úgy, mint amikor egy másik vállalat igazgatótanácsában lát el feladatokat (lásd fentebb), minden esetleges külső felkérést is előre meg kell beszélnie a vezető alelnökkel. Ilyen külső felkérés lehet többek között például az oktatási és képzési tevékenység, beszédek megtartására szóló felkérés stb. Ha a külső felkérést már elfogadta, kérje a vezérigazgató jóváhagyását. Ha az engedély kiadásra kerül, az alkalmazott megtarthatja a felkérés ellenében kapott díjazását és/vagy az ennek kapcsán felmerülő költségei megtérítésére kapott összeget, ezen összegeket azonban minden évben az etikai felelős tudomására kell hoznia. Más szóval, minden esetben engedélyt kell kérnie, ha: – Egy külső felkérés a Borealisnál ellátott munkakörének követelményein túli erőfeszítést igényel Öntől, és munkaidő alatt kell előkészítenie az ezzel kapcsolatos munkát (közvetlen felettesétől kell engedélyt kérnie) – Egy külső felkérés a külső féltől kapott díjazást vagy költségtérítést is magában foglal (a vezető alelnöktől kell jóváhagyást, a vezérigazgatótól pedig végleges engedélyt kérnie)

vagyontárgyak védelméről úgy gondoskodjon, mintha azok saját értékes vagyontárgyai lennének.”

Továbbá mindkét esetben minden évben az etikai felelős tudomására kell hoznia azt.

A Borealis informatikai rendszerei

!

A Borealis informatikai rendszerei által rendelkezésre bocsátott és/vagy biztosított valamennyi (belső vagy külső forrásból származó) rendszer és alkalmazás vállalatunk fontos vagyonát képezik. Éppen ezért minden alkalmazottnak gondoskodnia kell arról, hogy a Borealis informatikai rendszerének és alkalmazásainak során betartja a Borealis csoport informatikai rendszer hozzáférésre és használatra vonatkozó irányelvét. Ez az irányelv felsorolja azokat a felelősségi köröket és feltételeket, amelyek alapján a felhasználók hozzáférhetnek a Borealis informatikai rendszeréhez, és útmutatást nyújt ezen rendszerek megfelelő használatához.

6.5 A vállalati vagyon használata Téma: A vállalat vagyonának – akár ingó akár ingatlan vagyontárgyról van szó – célja, hogy az alkalmazottak megvalósíthassák üzleti céljainkat. A megrongált, nem megfelelően használt vagy elvesztegetett vállalati vagyon mindannyiunk számára kárt okoz, és befolyásolja a Borealis üzleti és pénzügyi teljesítményét. Útmutatás: A vállalat vagyona elsősorban legitim vállalati üzletvitel céljából használható fel. Esetenként az alkalmazottak felhasználhatják személyes célra a vállalat erőforrásait, például a fénymásolót, a telefont vagy az e-mailt, feltéve, hogy az nem jelent mérhetően nagyobb költségeket, valamint az ezen erőforrások használata nem befolyásolja más alkalmazottak teljesítményét, illetve nem okoz számukra kellemetlenséget, továbbá a Borealis egyéb irányelveit (például a Borealis csoport informatikai rendszer hozzáférésre és használatra vonatkozó irányelvét) betartják. A Borealis vagyonának védelme valamennyi alkalmazott felelőssége. Valamennyi alkalmazott részéről helyes értékítélet és megfelelő körültekintés szükséges annak biztosításához, hogy vállalati vagyonunk ne tűnjön el, ne rongálódjon meg, ne használják fel azokat helytelen módon, illetve ne pazaroljuk el azokat, továbbá, hogy a vállalat vagyonát nem adják kölcsön másoknak, ne ruházzák át, adják el vagy adományozzák el azokat engedély nélkül. Ha kétségei lennének, az alábbi egyszerű szabályt kövesse: „A

Az alkalmazottak nem használhatják a vállalat vagyonát személyes előny vagy cél érdekében, illetve, nem adhatnak engedélyt nem a Borealis által alkalmazott, illetve felhatalmazott számára ennek használatára.

6.6 A fontos adatok védelme Téma: A bizalmas információk egy része elengedhetetlenül fontos a versenykörnyezetben elért üzleti sikerek szempontjából. A bizalmas információk nem helyénvaló vagy jogtalan felhasználása vagy kezelése rontja üzleti lehetőségeinket, valamint befolyásolja a vállalat üzleti és pénzügyi teljesítményét. Számos jogszabály biztosítja a bizalmas adatok védelmét a mások általi használattal szemben, valamint ezen adatok kezelését. Útmutatás: Mindannyiukat az információk megosztására és a szabad önkifejezésre bátorítjuk, ugyanakkor kiemelt figyelmet fordítunk a bizalmas adatok tiszteletére és védelmére. Valamennyi alkalmazottnak meg kell tennie a megfelelő lépéseket az adatvédelem, valamint más személyek bizalmas adatainak védelme érdekében. A bizalmas adatok védelmére vonatkozó valamennyi jogszabályt betartjuk. Ezek közé tartoznak a Nemzetközi Emberi Jogi Kódexben meghatározott, a személyes adatok védelmére és a magánélethez való jog védelmére vonatkozó szabályok. Az alábbi fejezetben ismertetjük, hogy definíció szerint mi számít bizalmas adatnak, és ismertetjük, mit kell tennie ezek védelme érdekében. Mit kell minden esetben megtennie A bizalmas adatok védelme érdekében minden esetben: – Korlátozza az adatoknak olyan személyek számára történő megadását, akiknek a Borealis érdekeit szolgáló, legitim üzleti célból kell ismernie azokat. Ezt az alapelvet a Borealis többi alkalmazottja esetén is kövesse, kivéve, ha az adatok megadására munkaköri feladataik ellátásához van szükségük. – Akadályozza meg a bizalmas adatoknak a Borealison kívüli külső felek számára történő megadását, beleértve ezek családtagjait is, kivéve, ha vállalati engedéllyel rendelkezik az adatok megadásához, a bizalmas adatokat átvevő külső fél pedig megfelelő titoktartási megállapodást írt alá.

21

Útmutatás:

– Gondoskodjon arról, hogy nem hagy bizalmas adatot olyan helyeken, ahol mások megláthatják azt. – Kerülje a bizalmas adatok megvitatását, illetve az azokkal való munkavégzést nyilvános helyeken, ahol a beszélgetést mások is meghallhatják, illetve, ahol az adatok veszélybe kerülhetnek. – Gondoskodjon arról, hogy nem ad meg korábbi munkaadójától származó bizalmas adatokat a munkaadó hozzájárulása nélkül. – További információt ezzel kapcsolatban a Borealis és külső felek tulajdonjoghoz kötött műszaki adatainak védelmére, adatbiztonságára és adatvédelmére vonatkozó megfelelő irányelvekben talál.

Mi számít bizalmas információnak?

?

Vállalatunk nem politikai szervezet. Időről-időre feltűnhetnek a vállalatunk szempontjából legitim érdekeket képviselő és jelentőséggel bíró témák a politikai színtéren. Vállalatunk érdekeinek védelme érdekében részt vehetünk a vitában. Minden hivatalos nyilatkozatot jóvá kell hagynia a vezérigazgatónak. Ezen nyilatkozatokat a Borealist képviselő alkalmazottak használhatják fel a megfelelő vitákban való részvétel során. Nem politikai szervezet vagyunk, ami azt is jelenti, hogy nem teszünk felajánlásokat, sem készpénzben, sem egyéb más formában egyetlen politikai jelölt, politikai párt vagy olyan szervezet számára, amely politikai pártok vagy politikai ideológiák érdekeit hivatott szolgálni. Alkalmazottaink személyes minőségükben szabadon részt vehetnek a közösségi és polgári ügyekben.

Bizalmas információk többek között: – A kereskedelmi titkok és know-how – Meglévő vagy esetleges szabadalmak, szerzői jogok és védjegyek – Üzleti ötletek, folyamatok, tervek és indítványok – A teljesítménnyel és a termelékenységgel kapcsolatos információk – Marketing vagy értékesítési előrejelzések és stratégiák – Ügyfélinformációk – Árlisták – Üzleti stratégiák – Építési tervek – Beszállítói adatok – Üzleti irányelvek – Műszaki, valamint kutatási és fejlesztési információk – Az alkalmazottak személyes aktái, ezek között például munkaviszonyukra, egészségügyi adatukra, tanulmányi hátterükre és képzési hátterükre vonatkozó információk

6.7 Politikai érintettség és hozzájárulások Téma: Nemzetközi vállalat lévén része vagyunk annak a társadalomnak, amelyben tevékenységüket folytatjuk. A társadalomban fontos szerepet játszik a politika mind a vállalatok, mind a személyek szempontjából. Előfordulhat, hogy a vállalat érdekeinek védelme és előtérbe helyezése érdekében szükségessé válik a vállalat számára fontos kérdésekkel kapcsolatos vitákban való részvétel.

22

Etika kérdése

6.8 Az emberi jogokra vonatkozó normák alkalmazása üzletvitelünk során Téma: Az Emberi Jogok Egyetemes Nyilatkozatára (Universal Declaration of Human Rights, „UDHR”), valamint a Polgári és Politikai Jogok Nemzetközi Egyezségokmányára (International Covenants on Economic, Social and Cultural Rights and Civil and Political Rights) együttesen az Nemzetközi Emberi Jogi Kódexeként hivatkoznak, és 1993 óta a legtöbb országban egyetemes jogokként ismerik el ezeket. Ezen, az emberekkel való bánásmódra vonatkozó normákat világszerte elismerik és elfogadják, valamint a közösségi és nemzetközi elvárások alapját képezik. Útmutatás: Mindent megteszünk annak érdekében, hogy vállalatunkon belül globális szinten felhívjuk a figyelmet az emberi jogokkal kapcsolatos kérdésekre. Minden olyan állítást komolyan veszünk, amely az emberi jogoknak hatáskörünkön belül történő nem megfelelő védelmével kapcsolatosak, illetve olyan esetekben, amelyekben e tekintetben felmerülhet felelősségünk. Alkalmazottainkkal és a vállalatunkkal kapcsolatban érdekelt felekkel való viszonyunk alapja az emberi méltóság tiszteletben tartása és a valamennyi embert megillető méltányos bánásmód. Nagyra értékeljük az emberek sokszínűségét. A sokszínűség alapelve megkívánja az egyenlő lehetőségek biztosítását mindannyiunk számára, alkalmazottaink felvétele és előléptetése során pedig nem alkalmazunk

diszkriminációt etnikai hovatartozás, vallási meggyőződés, származás, bőrszín, nem, nemi orientáció, életkor, családi állapot vagy testi fogyatékosság alapján, amelyek nem kapcsolódnak az adott munkakörhöz. Szexuális zaklatásnak minősül a munkahelyen történő, vagy a munkával kapcsolatos minden nem kívánt, szexuális jellegű közeledés, amely az érintett személy ésszerű megítélése alapján: a) egy, az adott személy munkaviszonyát vagy szakmai helyzetét érintő döntés alapjául szolgál, vagy b) kellemetlen, erőszakos, vagy megszégyenítő munkakörnyezetet teremt az adott személy számára. Szexuális zaklatásnak minősül az a magatartás, amely az alany számára nem kívánatos és kellemetlen. A zaklatás történhet burkoltan, lehet manipulatív és nem minden esetben egyértelmű. Nem vonatkozik a társadalmilag elfogadható jellegű, alkalmankénti bókokra. Olyan magatartást jelent, amely nem kívánt és erőszakos megnyilvánulást jelent az adott személyre nézve. A Borealis nem tolerálja alkalmazottjainak szexuális, fizikális vagy lelki zaklatását. Valamennyi alkalmazottunktól elvárjuk, hogy őszintén és udvariasan bánjanak egymással. Az erőszakoskodást és a lealacsonyító bánásmódot nem toleráljuk. A vállalat méltányos és igazságos javadalmazást lehetővé tevő keretrendszert tart fenn minden olyan helyszínen, ahol vállalati tevékenységet folytat. Tiltjuk a gyermekmunkát vagy a kényszermunkát minden működési területünkön, valamint partnereinket és beszállítóinkat is arra ösztönözzük, hogy hasonlóképpen tegyenek. Tiszteletben tartjuk az alkalmazottak és más érdekelt felek magánélethez való jogát. Alkalmazottaink és más érdekelt felek adatait és egyéb információit bizalmasan kezeljük, és hozzájárulásuk nélkül nem használjuk fel azokat, kivéve, ha azt jogszabály teszi lehetővé, vagy írja elő. Az érdekelt feleket tájékoztatjuk az információk megőrzésének okáról, arról, hogy miként férhetnek hozzá az információkhoz, és hogyan módosíthatják azokat, valamint, hogy az információkat kizárólag a meghatározott célokra használjuk fel. Tiszteletben tartjuk az üzemeinkben dolgozó alkalmazottak szabad gyülekezési jogát, valamint a kollektív tárgyalás szabadságához való jogát a jogszabályokkal vagy azon országok gyakorlatával összhangban, amelyekben tevékenységünket folytatjuk. A Borealis kiemelt figyelmet fordít alkalmazottai egészségére, biztonságára és védelmére. Az emberi jogokkal kapcsolatos további tájékoztatásért látogasson el a következő weboldalra: www.ohchr.org.

Környezetvédelem

!

A levegőbe, a földbe és a vizekbe kibocsátott anyagok, valamint szagok és zaj problémát jelenthet szomszédjaink és szélesebb értelemben vett környezetünk számára. A nagy mennyiségű hulladékanyag-kibocsátás rossz fényt vethet a Borealisra és negatív irányban befolyásolhatja működési engedélyeinket. A megfelelő hulladékkezelés, valamint az erőforrások és az energia körültekintő felhasználása környezetvédelmi és gazdasági szempontból is jó döntés. Éppen ezért törekednünk kell arra, hogy: – Erőforrásainkat hatékonyan használjuk – Minimalizáljuk az energia- és vízfelhasználást – Minimalizáljuk a keletkező hulladékok mennyiségét – Az elkerülhetetlen hulladékokat környezetvédelmi szempontból megfelelő módon kezeljük – Minimalizáljuk a levegőbe, a földbe és a vizekbe kibocsátott anyagok mennyiségét – Minimalizáljuk a szagokat és a zajt – Hozzájáruljunk a műanyag hulladékok megfelelő kezeléséhez a társadalomban – Minimalizáljuk a vegyi anyagok okozta környezetvédelmi és egészségügyi kockázatokat

6.9 A környezetvédelemmel kapcsolatos felelősségünk Téma: A globalizáció és a környezetre való fokozott nemzetközi figyelem következtében a vállalatoktól elvárják, hogy a megoldásban is részt vállaljanak, nem pedig pusztán a probléma kialakításában. Elkötelezettek vagyunk az iránt, hogy megfeleljünk ezen elvárásnak, és továbbra is folytatjuk üzemeink és termékeink környezetvédelmi szempontból előnyös tulajdonságainak gyarapítását szomszédjaink, alkalmazottaink, ügyfeleink, beszállítóink, üzleti partereink és végső soron a műanyag termékek végfelhasználói örömére. Útmutatás: A Responsible Care® (körültekintés és felelősség) alapelv iránti elkötelezettségünk részeként célul tűztük ki, hogy e tekintetben vezető pozíciót mondhassunk magunkénak vállalati működésünk és termékeink környezetre gyakorolt hatását illetően azok teljes időtartama vagy életciklusa alatt. Mindennek tükröződnie kell valamennyi alkalmazott tetteiben és döntéseiben.

23

Valamennyi Borealis alkalmazott köteles megtenni a szükséges lépéseket, akár közvetlenül, akár a vezetőség felé történő jelentés útján, amennyiben úgy véli, hogy a környezetvédelmi irányelvet, jogszabályokat vagy rendeleteket megsértik. Ez azt jelenti például, hogy lépnünk kell a kiömlött vagy kibocsátott hulladékok, szagok, zaj, nem megfelelő hulladékkezelés vagy nem megfelelően felhasznált energiaforrások kapcsán tett jelentések ügyében, illetve ezek megfékezése érdekében. Mivel a megfelelő környezettudatos magatartás fontos szempont, minden alkalmazottunkat arra ösztönözzük, hogy minden tevékenységük során tanúsítsanak tiszteletet a környezet iránt, akár a Borealis vállalati területén vannak, akár külső feladatot látnak el. Ezen tudatosság több területen is megnyilvánul: újrafelhasználási programok és a megmaradt élelmiszer különválogatása a vállalati büfékben, valamint, amennyiben az megoldható, minimálisra csökkentjük az utazással kapcsolatos szükségleteket és feladataink során energiatakarékos megoldásokat választunk. A környezetre hatást gyakorló folyamatokban érintett minden alkalmazottnak irányelveinkkel, normáinkkal, útmutatásainkkal és eljárásainkkal összhangban kell végeznie munkáját. A környezetvédelemmel kapcsolatos megfelelőség kapcsán érintett funkciók vállalatunk minden területén megtalálhatóak, úgy mint a kutatási és fejlesztési, a beszerzési, az értékesítési és marketing, illetve üzemeink és létesítményeink működtetéséért felelős területeken. Ide tartozik az is, hogy a termékeink fejlesztését és folyamataink kidolgozását végző munkatársaink a lehető legkevesebb nyersanyag és természeti erőforrás – például energia és víz – felhasználásával kell dolgozniuk, valamint munkájuk során figyelembe kell venniük a megújuló erőforrások alkalmazásának lehetőségét. Ez azt is jelenti, hogy a termékeink fejlesztéséért felelős munkatársak lehetőségeikhez mérten megpróbálják elkerülni az illetékes hatóságok által kijelölt anyagok használatát, hogy logisztikai területen dolgozó szakembereink minimalizálják a csomagolóanyagok felhasználását és felmérik az egyéb szállítási módok lehetőségét, hogy az illetékes alkalmazottak képviselik a Borealist az életciklusuk végén lévő (end-of-life) termékeink optimális kezelésére vonatkozó lehetőségek kidolgozását és az újrahasznosítást célzó nemzetközi kezdeményezéseken. Mindannyian felelősek vagyunk a környezetvédelmi szabályozásokban és engedélyekben foglaltak betartásáért. A környezetvédelmi kérdésekkel kapcsolatos további tájékoztatást a Borealis csoport Responsible Care® című irányelvében talál.

24

Etika kérdése

6.10 Egyéb kérdések 6.10.1 Megbízottak, képviselők, tanácsadók, konzulensek és a Borealis képviseletében eljáró más külső felek – Amennyiben egy vállalat, szervezet vagy személy a Borealis képviseletében jár el, illetve indokoltan úgy tűnhet, hogy a Borealis képviseletében jár el, az adott vállalattól, szervezettől vagy személytől elvárjuk, hogy etikai irányelvünkkel összhangban végezze üzleti munkáját. Amennyiben az lehetséges, az etikai irányelv betartására vonatkozó kötelezettségnek a külső felekkel létrejövő szerződésekben is szerepelnie kell. 6.10.2 Az értékpapírok kibocsátására vonatkozó szabályok betartása Téma: A Borealis vállalati kötvényeit a bécsi tőzsdén jegyzik, ebből kifolyólag pedig be kell tartanunk az osztrák értékpapír-kereskedésre vonatkozó jogszabályokat. Az értékpapírok kibocsátására vonatkozó megfelelőségi eljárásunk segítségével biztosítani kívánjuk valamennyi részvényesünk számára az egyenlő bánásmódot, és mindent megteszünk annak megelőzése érdekében, hogy vállalatunk munkatársai előnyt kovácsoljanak azon információkból, amelyek nem nyilvánosak. A titoktartásra vonatkozó követelmények célja, hogy vállalatcsoportunk valamennyi tagja, illetve minden olyan projekt, amely bennfentes információkat vagy egyéb érzékeny információkat érint biztosítsa, hogy ezen információk kezelése bizalmasan történik, és nem kerül sor visszaélésre. A Borealis szervezet minden illetékes tagja megfelelő képzésben részesül a bennfentes információkra és a bennfentes kereskedelemre vonatkozó jogi és Borealis vállalati rendeletek betartásának és megvitatásnak biztosítása érdekében. A szabályok betartását folyamatosan ellenőrizzük, és tájékoztatást nyújtunk a szabályok megszegése esetén várható következmények nagyságrendjét illetően. Útmutatás: A Borealisnál fennálló munkaviszonya során kapott érzékeny információkat mindenkor bizalmasan kell kezelnie.

Amennyiben a Borealis által kibocsátott kötvényeket szeretne vásárolni vagy eladni, minden esetben be kell tartania az értékpapírok kibocsátására vonatkozó megfelelőségi eljárásunkban előírt kereskedelmi korlátozásokat és rendelkezéseket.

– Amennyiben egy ügyfél vagy beszállító vállalat részvényeinek vagy egyéb értékpapírjainak megvásárlását vagy eladását tervezi, javasoljuk, hogy először forduljon személyes jogi tanácsadójához. 6.10.4 Az exportra vonatkozó korlátozások

A szabályszegések következményei: Az értékpapírok kereskedelmére vonatkozó jogszabályok megszegése az alábbi következményekkel járhat az alkalmazottra nézve: – Súlyos büntetőjogi következmények, többek között bírság és börtönbüntetés; – Az ügyfél vagy a törvénytelen magatartás miatt károsult külső fél által indított kártérítési per kockázata; és – Súlyos fegyelmi intézkedések. Továbbá, a bennfentes információkkal történő visszaélés negatív irányba befolyásolhatja a Borealisról alkotott közvéleményt, és súlyos károkat okozna jó hírnevünknek is.

További tájékoztatásért kérjük, tekintse át az „Az értékpapír kibocsátásra vonatkozó megfelelőségi eljárásunkat”. Ha kétségei lennének arra vonatkozóan, hogy bizonyos információk bennfentes információnak számítanak-e, illetve, hogy egy bizonyos magatartás sérti-e az értékpapír kereskedelemre vonatkozó jogszabályokat és/vagy az „Értékpapírok kibocsátására vonatkozó megfelelőségi eljárásunkat” illetően, kérjük, azonnal forduljon a megfelelőségi munkatárshoz. 6.10.3 Részvényekkel és egyéb értékpapírokkal való kereskedés – Előfordulhat, hogy az alkalmazottak bizalmas, az árak szempontjából érzékeny információkhoz jutnak hozzá a velük munkakapcsolatban álló ügyfelektől vagy beszállító vállalatoktól, illetve egyéb vállalatoktól. Mindenkinek be kell tartania a bennfentes információk alapján történő kereskedelmet tiltó, vonatkozó törvényeket és rendeleteket. A bennfentes kereskedelem számos olyan joghatóságban tiltott, amelyben a Borealis működik.

– Számos ország jogszabályai tiltják egyes használati cikkek, szoftverek, technológiák és egyéb dolgoknak bizonyos országokba történő közvetlen vagy közvetett exportját (vagy akár ezeknek az ország határain keresztül történő átvitelét). Önnek gondoskodnia kell arról, – amennyiben olyan joghatóságban folytat üzleti tevékenységet, amelyet ezen törvények érinthetnek, – hogy tanácsot kérjen a jogi osztálytól annak meghatározásához, hogy a Borealis az adott szerződés teljesítésével nem sérti-e a vonatkozó jogszabályokat. 6.10.5 Kormányzati alkalmazottak vagy kormánytisztviselők alkalmazása – Tiltott – Semmilyen körülmények között sem veheti igénybe kormányzati alkalmazott vagy kormánytisztviselő olyan szolgáltatásait, amely bármilyen módon vagy mértékben ellentétes lenne az említett alkalmazott vagy tisztviselő kormányzati feladataival vagy kötelezettségeivel, továbbá az őt alkalmazó kormányszerv feladataival vagy kötelezettségeivel, illetve ezek ellátását akadályozná. 6.10.6 Kormányzati alkalmazottak vagy kormánytisztviselők alkalmazása – Megengedett – A Borealis igénybe veheti kormányzati alkalmazottak vagy kormánytisztviselők szolgáltatásait, feltéve, hogy a szóban forgó szolgáltatások legitim üzleti célt szolgálnak, jogszerűnek számítanak abban az országban, ahol a szolgáltatás elvégzésére sor kerül, és semmilyen módon vagy mértékben nem ellentétes az említett alkalmazott vagy tisztviselő kormányzati feladataival vagy kötelezettségeivel. Ez a volt kormányzati alkalmazottakra is vonatkozik, amennyiben az elvégzendő tevékenység közvetlenül kapcsolódik a szolgálati ideje alatt betöltött vagy felügyelt funkciókhoz. Mielőtt jelenlegi vagy volt kormányzati alkalmazott vagy kormánytisztviselő munkáját venné igénybe, kérjen útmutatást a jogi osztálytól.

25

Kérdések és válaszok

K1

Egyik legfontosabb ügyfelünkkel normatív jellegű jutalékra vonatkozó egyezmény van érvényben. Az ügyfél vállalatának ügyvezető igazgatója azt kéri, hogy a jutalékot külső fél számára fizessük ki. Ha úgy is ki kell fizetnünk a jutalékot, számít-e az, hogy kinek fizetjük?

V1

Igen, számít, mivel olyan külső fél számára teljesítenénk kifizetést, amely nincs közvetlen kapcsolatban a Borealis-al. Jogi szempontból az a fél, amelyik jogosult lenne a jutalékra, nem kapja meg, és bár mindez jól alátámasztható kereskedelmi indokkal is történhetne, járjunk el úgy, hogy nyugodt szívvel mondhassuk, a kifizetések teljesítése jogszerűen történik. Ennek alapján központi szervezeteknek, például egy anyavállalatnak vagy az ügyfél egyik társvállalatának teljesített kifizetések elfogadhatóak lehetnek, feltéve, hogy egyértelmű üzleti kapcsolat van az ügyfél és a jutalékösszeget kapó központi szervezet között. Minden ilyen jellegű, külső felek számára kifizetett jutalék esetében engedélyt kell kérni a vezető alelnöktől. 26

Etika kérdése

K2

Arról tájékoztattak, hogy igénybe vehetem egy konzulens munkáját egy külföldi kormányzattól beszerzendő szükséges engedélyek megszerzéséhez. A konzulens nagy összegű megbízási szerződést igényelt és közölte, hogy a pénzösszeget „az ügy gördülékeny lebonyolítására” fogja felhasználni. Kell-e aggódnunk emiatt, hiszen tulajdonképpen nem is tudjuk, hogy pontosan hová is kerül majd a pénz?

V2

Teljes mértékben. Minden esetben biztosítani kell, hogy a konzulenseknek nyújtott kifizetések a függetlenség elve alapján történnek, és indokolt mértékű díjat képviselnek az elvégzett szolgáltatásokért. Továbbá, az alkalmazottaktól elvárjuk, hogy körültekintően válasszák ki a szaktudást és tapasztalatot nyújtó konzulenseket, a megbízottakat és a nevünkben dolgozó minden személyt vagy szervezetet, és gondoskodjanak arról, hogy a felmerülő költségekről megfelelő nyugtát vesznek át.

K3

Néhány fontos ügyfelet szeretnék meghívni egy izgalmas sporteseményre. A rendezvényre Párizsban kerül sor. Valamennyi ügyfél költségét mi álljuk, beleértve az utazási- és szállásköltségeket is. Rendben van ez így?

V3

A kérdés számos megvizsgálandó problémát vet fel. Először is, minden esetben tudakozódjon az ügyfélre érvényes, vendéglátásra vonatkozó irányelvekről. Soha ne hívjon meg ügyfelet egy rendezvényre, ha az saját vállalatának vendéglátásra vonatkozó irányelveivel ellentétes. Másodszor, soha nem szervezhetünk meg olyan, utazást és szállást is magában foglaló vendéglátást ügyfelek számára, ahol minden költséget mi állunk. Egyesek szemében az „összes költség kifizetése” jutalomnak tűnhet az ügyfél irányában egy üzlet megszerzéséért. Harmadszor pedig, fontolóra kell vennie, hogy a rendezvény értékét tekintve indokolt és mértékletes-e, valamint általában gondoskodnia kell arról, hogy üzleti cél kapcsolódjék a vendéglátáshoz. Végül pedig tegye fel magának a kérdést, hogy a tervezett rendezvény megfelelő választás-e az ügyfél számára, akit meg szeretne hívni. Nyíltan beszélje meg ezt felettesével, mielőtt megszervezi az ügyfél vendéglátását.

K4

Mit tegyen egy osztály vagy vállalati egység, ha az a véleménye, hogy a beszállítóktól, szállítóktól stb. kapott névleges értékű ajándékok nehéz helyzetbe hoznának egy alkalmazottat, vagy nehéz lenne megítélni, hogy az ajándék sérti-e az etikai irányelvet?

V4

Ha az adott kontextusban akár egy 100 EUR-nál kisebb értékű ajándék is az elkötelezettség érzetét keltené az alkalmazott esetében vagy az alkalmazott elkötelezésének eszközeként tekinthető, nem szabad elfogadnia az ajándékot. Ha úgy véli, hogy ez problémát jelentene, kérjük, beszélje meg felettesével.

K5

Egy kisvároshoz közel lévő egyik üzemünk esetében az alvállalkozók vezetői sok esetben rokoni kapcsolatban állnak Borealis alkalmazottakkal. Jelenthet-e ez érdekellentétet?

V5

Igen, a szerződéseket a pályázat kikötései és feltételei alapján kell odaítélni, nem pedig kedvező bánásmód alapján. Minden valós és esetleges érdekellentétet fel kell fednie felettese előtt. Az ilyen helyzetek hatékony megoldására több lehetőség is rendelkezésünkre áll. Az alvállalkozóval rokoni kapcsolatban álló személy nem vehet részt a döntéshozatali folyamatban. Amennyiben ezt nem elkerülhető, akkor független felet kell bevonni a döntéshozatalba, így biztosítható, hogy nem merülhet fel kedvező bánásmóddal kapcsolatos vád. Minden esetben nyíltan fedje fel, beszélje meg és dokumentálja a döntéseit, amennyiben valós vagy esetleges érdekellentét áll fent. Ne

feledje, fontos, hogy nem pusztán magát az érdekellentétet, hanem annak még a látszatát is el kell kerülnünk.

K6

Egyik távoli rokonom olyan vállalkozást működtet, amely bizonyos szolgáltatásokat nyújt a Borealisnak. Részt veszek olyan döntésekben, amelyek befolyásolhatják a beszerzést, és a beszállítók kiválasztását. Aggódom amiatt, hogy távoli rokonom kedvező bánásmódot várhat el, én viszont nem szeretném, ha kivételezéssel vádolnának. Mit tegyek?

V6

Helyesen teszi, hogy végiggondolja, az adott körülmények miként befolyásolhatják üzleti kapcsolatait. Mondja el aggályait felettesének – írásban is, ha szükséges. Ha lehetséges, maradjon távol a rokonával kapcsolatos döntésektől. Amennyiben ez elkerülhetetlen, gondoskodjon arról, hogy mások is részt vegyenek a döntéshozatalban, kérjen be több pályázatot, és biztosítsa, hogy a döntés részleteit és minden szükséges háttérinformációt dokumentálni tud. Szükség esetén bizonyítania kell, hogy a szolgáltatót kizárólag érdemei alapján választotta ki.

K7

Aggódom egy olyan új munkahelyi gyakorlat miatt, amelyet elvileg a költségek csökkentése érdekében vezettek be. Az új munkahelyi gyakorlat súlyos negatív hatást gyakorolhat a környezetre. Tisztában vagyok azzal, hogy a költséghatékonyság elengedhetetlenül fontos, ez azonban túl messzire mehet.

V7

Elkötelezettek vagyunk vállalati tevékenységeink környezeti hatásainak csökkentése mellett, és nem alkalmazhatunk olyan munkahelyi gyakorlatot, amely jelentősen növelné a környezetvédelemmel kapcsolatos aggályokat. Kérjük, forduljon az egészség- és munkavédelmi szervezethez. Egészség- és munkavédelmi szervezetünk felel a környezetet érintő aggályok és panaszok kivizsgálásáért. Alapvetően fontos, hogy a vezetők és az egészség- és munkavédelmi szervezet tudjon aggályairól – ezért kérjük, adjon hangot ezeknek. Emellett bármikor felhívhatja a QuestionLine ügyfélszolgálatot is.

K8

A Borealis alkalmazottja vagyok, másodállásban pedig egy vegyesvállalat partnere. Milyen etikai irányelvek betartását várják el tőlem?

V8

A Borealis elvárja, hogy vegyesvállalati partnerei vállalatunkéhoz többé-kevésbé hasonló, saját etikai irányelvekkel rendelkezzenek. A másodállás kapcsán be kell tartania a másik vállalat etikai irányelvét. Amennyiben a Borealis etikai irányelve szigorúbb, akkor azt kell követnie. Ha nem biztos egy adott helyzetet illetően, megbeszélheti azt a Borealisnál karrierjéért felelős felettesével.

További információért vagy a legfrissebb verzió megtekintéséhez látogasson el a következő weboldalra: www.borealisgroup.com/en/company/sustainability/our-position/ethical-business/ vagy hívja a következő számot: +32 1547 9090

27

Borealis AG Wagramer Strasse 17–19 • A-1220 Vienna • Austria Tel. +43 1 22 400 300 • Fax +43 1 22 400 333 www.borealisgroup.com