Esettanulmány egy civil szervezet intézményének infrastrukturális fejlesztésérıl
1 A projekttel kapcsolatos alapinformációk összefoglalása
1.1 A projekt fıbb ismérvei Pályázó: autistákat ellátó és foglalkoztató intézmény. A projekt keretében tervezett tevékenységek: 239 700 000 Ft értékő infrastrukturális beruházás, amelynek megvalósulása esetén egy négy épületbıl álló, 35 fı ellátására alkalmas autista majorság jön létre Havaspusztán.
1.2 A pályázó bemutatása Esetünkben egy egyházi fenntartású, a közép-magyarországi régióban található, speciális típusú fogyatékkal élıket ellátó intézményrıl van szó. Az 1999-ben alapított Szervezet célja az volt, hogy olyan komplex intézményt hozzon létre, mely az autizmussal élık egész életen át történı ellátására képes. A Szervezet jelenleg négy intézményi alegységgel mőködik. A Gyermekotthon, az Általános Iskola, illetve az Átmeneti Otthon képes ellátni a fiatalkorú fogyatékosokat. A Pályázó által mőködtetett 4. intézményi egység, a Nappali Foglalkoztató kapacitása azonban már nem képes az egyre növekvı igények kielégítésére. Az iskoláskoron túli fogyatékosok ellátása, fejlesztése nemcsak regionális, hanem országos szinten is nagy problémát okoz. Nem létezik jelenleg olyan intézmény Magyarországon, mely fiatal autistákat foglalkoztatna. A Pályázó kiemelt céljának tekinti, hogy megoldást találjon arra, hogy az autizmussal élı fiatalok is megfelelı ellátásban részesülhessenek.
738
A fentiekben felsorolt tények következtében fogalmazódott meg az autista majorság felépítésének ötlete, melyhez szükség volt pályázati úton elnyerhetı forrás bevonására is.
1.3 Háttér-információk A hazai szociális intézményrendszer jelenleg nincs felkészülve az országban valószínősített mintegy 25 ezer autizmussal élı gondozására. A legmegoldatlanabb az oktatási rendszerbıl kikerülı fiatalok helyzete. Számukra a fejlıdéshez feltétlenül szükséges különbözı felkészítı foglalkozások megtartása, melyek célja, hogy a fogyatékkal élı gyermek alkalmassá váljon az iskola utáni életre. Nemzetközi kutatások is azt igazolják, hogy az autiszmussal élı emberek számára a legalkalmasabb megoldás az autista majorság, mely az autisták számára legmegfelelıbb foglalkoztatási módokban (kézmőves munka, gazdálkodás stb.) biztosít munkalehetıséget.
1.4 A pályázó célja, a konkrét projekt illeszkedése a pályázó fejlesztési stratégiájába A Pályázó fejlesztési stratégiájának legfontosabb pontja az autizmussal élı felnıttek élethosszig tartó ellátása. A pályázat keretében történı fejlesztés éppen e cél elérését kívánja szolgálni, a projekt teljes mértékben illeszkedik a fejlesztési stratégiához. A projekt keretében a Pályázó Magyarország elsı autista majorságát tervezi felépíteni, s ezzel modellértékő fejlesztést valósít meg. A felépítendı új intézményi alegység feladata, hogy megteremtse a jelenleg mőködı intézményi egységek kimenetét, nappali ellátást, foglalkoztatást biztosítva az iskolarendszerbıl kikerülı fiataloknak. A Pályázó rövid távú célja, hogy hozzájáruljon az autista felnıttek foglalkoztatásának, társadalmi reintegrációjának elısegítéséhez. A Pályázó hosszú távú célja, hogy • hozzájáruljon az autizmussal élı emberek számára egy átjárható és ıket megtartani képes szociális háló mőködtetéséhez; 739
• a szolgáltatások körének bıvítésével a más típusú fogyatékkal élık számára is segítséget nyújtson.
1.5 A projekt várható eredményei A projekt keretében tervezett fejlesztés eredményeképpen létrejön egy 35 autizmussal élı felnıtt személy nappali ellátására, foglalkoztatására, fejlesztésére alkalmas autista majorság. A projekt modellértékősége miatt várhatóan jelentıs pozitív hatást gyakorol majd az autistákat ellátó, jelenleg rendkívül hiányos szociális rendszerre regionális és országos szinten egyaránt. A pályázatban a projekt eredményei több pontban is bemutatásra kerülnek. • „A projekt tartalma, tevékenységei” címő pontban bemutatásra kerülnek a konkrét tervezett tevékenységek. Itt megtudhatjuk, hogy a fejlesztés keretében 4, egyenként 300-400 m2-es épület épül fel. Az épületek nappali foglalkoztatóként, közösségi épületként, illetve fejlesztı és foglalkoztató helyiségként szolgálnak majd. • Ennél konkrétabb eredményeket találhatunk a formanyomtatvány 5.9-es „A projekt megvalósításának számszerősíthetı eredményei” pontjában. Ennél a pontnál a pályázati formanyomtatvány azt kéri, hogy bizonyos kötelezıen meghatározott, illetve általunk alkalmasnak talált indikátor-mutatókkal mutassuk be projektünk számszerősíthetı eredményeit (pl. infrastrukturális beruházás esetén: a felépített épületek száma, a létrehozott férıhely-kapacitás, a munkához vagy más pozitív eredményhez jutott személyek száma).
1.6 Szinergia (tervezett egyéb projektek, kapcsolódó pályázatok) A pályázati formanyomtatvány 5.11-es pontja külön kitér a szinergiára. Itt kell bebizonyítanunk, hogy a projektünk kapcsolódik további általunk, vagy egyéb szervezetek által benyújtott pályázatokhoz, tervezett vagy már megvalósított projektekhez. Ennél a
740
pontnál a legfontosabb, hogy bizonyítsuk azt, hogy a projektek erısítik egymást, elısegítik a közös célok megvalósítását. A projekt több ponton is kapcsolódott az Intézmény által korábban benyújtott egyéb pályázatokhoz. • A Pályázó Szervezet a vizsgálat tárgyát képezı pályázattal egy idıben egy HEFOP 2.2-es pályázatot is kidolgozott. A pályázat keretében a szociálisszakember-képzés kerülhet támogatásra azzal a céllal, hogy a HEFOP 2.2-es pályázatban megítélt támogatásból a felépülı autista majorság igényeit kielégítı szakembergárdát tudjon kiképezni. • Az Intézmény egy hazai szervezethez benyújtható pályázatban igényelt támogatást egy külföldi szakemberek által megtartandó – a nemzetközi tapasztalatok átvételét segítı – képzéssorozat lebonyolításához. • Az Intézmény hazai pályázati forrásból kíván pénzügyi forrást szerezni védımunkahelyek létrehozásához. A beruházás célja, hogy az autista majorságban sikeresen rehabilitált fogyatékosoknak számukra megfelelı – védıkörnyezetben található – munkalehetıséget tudjon biztosítani. • Szintén magyar szerv által meghirdetett pályázatra került benyújtásra az a projekt, melynek keretében a Pályázó egy rossz állapotban lévı – szintén Havaspusztán található – önkormányzati tulajdonú épületet tervez átalakítani nappali foglalkoztató intézménnyé.
Amennyiben a pályázónk nem rendelkezik egyéb benyújtott, vagy késıbb benyújtásra kerülı pályázattal, érdemes érdeklıdnünk az önkormányzatnál vagy hasonló területen tevékenykedı intézményeknél, hogy terveznek-e olyan fejlesztést, mely a pályázó intézmény céljainak megvalósítását elısegítheti, kiegészítheti.
2 A pályázatra történı felkészülés folyamata, lépései Jelen esetben egy Pályázat Elıkészítı Alapból (továbbiakban: PEA) finanszírozott pályázatról volt szó, ezért a pályázati lehetıségek feltérképezése, a projekt pályázati
741
feltételeknek történı megfeleltetése speciális – központilag koordinált – keretek között zajlott.
2.1 Projektötletek kiválasztása A Pályázók által 2003. május 1-jéig – egy központi szervhez – beadott projektötletekbıl egy bizottság kiválasztotta azokat, amelyeket megvalósíthatónak ítélt. Ezt követıen pályáztatás útján kiválasztották azt a szakértı cégekbıl álló konzorciumot, melynek feladata az volt, hogy a PEA projektötleteket részletesen kidolgozza, a megfelelı pályázati felhívás feltételeinek megfeleltesse, és a hiánytalan pályázati dokumentációt összeállítsa.
Az általunk bemutatott szervezet fennállásának kezdete óta rendkívül aktív pályázó. Egy kijelölt személy munkakörének része a pályázatok figyelése. Amennyiben ı az intézmény részére megfelelı pályázati felhívást talál, az intézmény vezetıje – az igényelt szaktudástól, képességektıl függıen – kijelöli a teamet, melynek feladata lesz a konkrét pályázat kidolgozása. A csapat rendkívül jól összeszokott, a pályázatok kidolgozása az elızetesen egyeztetett munkaterv szerint, gördülékenyen zajlik. A pályázat kidolgozását az intézmény vezetıje az esetek többségében személyesen koordinálja, a munkában aktívan részt vesz. A civil szervezetek bevételeinek jelentıs része származik pályázati forrásból, ezért jellemzı rájuk a pályázási aktivitás. Ezeknél a szervezeteknél korábban nem volt jellemzı külsıs tanácsadók alkalmazása, mivel ezt anyagi helyzetük nem engedi meg, illetve feltételezzük, hogy „házon belül” rendelkezésre áll. A pályázatok kidolgozását a belsıs munkatársak egyéb, szokásos feladataikkal párhuzamosan végzik el. A Strukturális Alapokhoz kapcsolódó pályázatok azonban változtatni látszanak ezen a gyakorlaton. A pályázatok bonyolultsága, az elnyerhetı támogatási összeg nagysága már „kifizetıdıvé” teszi, hogy a forrás biztosabb elnyerésének érdekében a pályázat kidolgozása profi tanácsadók bevonásával történjen.
742
3
A kiválasztott projektek pályázati szempontú ex-ante értékelése
3.1 A PEA eljárásrendbıl adódó nehézségek Alapvetı problémát okozott az a tény, hogy a PEA projektötletek akkor kerültek megfogalmazásra (2003), amikor a végleges pályázati feltételek még nem voltak ismertek. A tanácsadó team elsı és legfontosabb feladata az volt, hogy a 2003-ban vázolt projektötletet megfeleltesse a 2004-ben megjelent pályázati feltételeknek. Jelen projekt esetében (a HEFOP 4.2-es pályázat felhívásra vonatkozóan) a 2003-ban rendelkezésre álló információk szerint a 2004. év végén benyújtásra kerülı pályázatok keretében éjszakai ellátást is biztosító intézményt lehetett volna fejleszteni, a tervek szerint az igényelhetı támogatás is magasabb volt eredetileg. A pályázat kidolgozó team elsı és legfontosabb feladata az volt, hogy a 2003-as információk alapján kidolgozott koncepciót megfeleltesse a – 2004-ben megjelent – HEFOP 4.2-es pályázati dokumentációban meghatározott feltételeknek.
3.2 A 2004-ben átalakított projektötlet Az igényelhetı támogatás összegének és a támogatható tevékenységek körének változása következtében módosított projekt a következı tevékenységeket foglalta magában a módosítás után: • 5 épületbıl álló (3 mőhelyépület, 1 állatgondozási épület, 1 közösségi épület) autista majorság felépítése Havaspusztán egy jelenleg üresen álló telken, és az épületek berendezése, felszerelése a szükséges eszközökkel. • Havaspusztán az egykor oktatási funkciójú, 5 százalékban felújított épület átalakításának befejezése, az épületben nappali foglalkoztató kialakítása, az épület berendezése, felszerelése a szükséges eszközökkel.
743
A projektötlet a módosítások következtében már megfelelt a pályázati feltételeknek, a tanácsadó team megállapította, hogy a projekt a HEFOP 4.2-es pályázati felhívás 2/b komponensébıl finanszírozható.
3.3 A pályázati felhívás bemutatása (HEFOP 4.2/2b komponens) Támogatható tevékenységek: Fogyatékosokat ellátó intézmények infrastrukturális beruházása (ingatlanvásárlás, új épületek felépítése, meglévı épületek felújítása, bıvítése stb.), eszközbeszerzése. Igényelhetı maximális támogatási összeg, önrész: 239 700 000 Ft, a szükséges önrész mértéke a projekt összes elszámolható költségének 5%-a vagy azonos értékő természetbeni hozzájárulás. Fontos kiemelni, hogy (az Európai Uniós pályázatok általános gyakorlatától eltérı módon) az önrész teljes mértékben biztosítható természetben (ingatlan, eszköz vagy társadalmi munka révén).
3.4 A kritikus megfelelési pontok ellenırzése, a projektötlet módosítása A Pályázóval kapcsolatban jogosultsági problémák nem merültek fel, a fejlesztés keretében megvalósítani kívánt tevékenységek is harmonizáltak
a pályázatban
megfogalmazott feltételekkel. Különbözı – alábbiakban részletezésre kerülı – problémák merültek azonban fel a fejlesztés helyszínéül szolgáló ingatlan státuszát, illetve a fejlesztés költségvonzatát illetıen. Kérdések az ingatlan státuszát illetıen: • A fejlesztés helyszínéül szolgáló ingatlan az önkormányzati rendezési terv szerint 48 kisebb telekbıl állt. Az építési engedély megszerzéséhez szükséges volt a különálló telkek egyesítése. • Az ingatlan a tulajdoni lap szerint szántó besorolású volt. Az építési engedély kiadásának feltétele az is, hogy az ingatlan belterület besorolású legyen. 744
Esetünkben az ingatlannal kapcsolatos problémák a pályázat beadhatóságát nem fenyegették, mivel az elvi építési engedély kiadásának nem feltétele az ingatlan státuszával kapcsolatos kérdések rendezése. A projekt megvalósítására azonban maximum 36 hónap állt rendelkezésre, az eljárásokat még a pályázat beadása elıtt el kellett indítani, az eljárások idıigényét a megvalósítási ütemtervben figyelembe kellett venni.
Egy másik pályázó esetében a pályázat határidıre történı benyújtása került veszélybe az ingatlannal kapcsolatos tulajdonjogi kérdésekben kialakult vita következtében. Ebben az esetben egy – a Pályázó által több mint egy évtizede – bérelt ingatlanról volt szó. A Pályázó a projekt keretében több mint 150 millió Ft értékő fejlesztés végrehajtását tervezte, valamint szeretette volna a pályázati forrásból az ingatlant megvásárolni. Az ingatlan tulajdonosa ehhez – különbözı, nem logikus okokra hivatkozva – az önkormányzat közbenjárására sem volt hajlandó hozzájárulni. A Pályázó – a tanácsadó team javaslatát követve – a problémát úgy oldotta meg, hogy a Bérbeadóval a bérleti szerzıdést a projekt lezárását követı 5 évre meghosszabbította. Ezen túlmenıen a bérleti szerzıdés mellékleteként a Bérbeadó nyilatkozatban vállalt kötelezettséget arra, hogy a bérleti szerzıdés felmondása esetén a Pályázónak az ingatlanba befektetett összeget megtéríti.
Az önrész kérdése: a Pályázó a szükséges önrészt természetben kívánta nyújtani. Önrészként a fejlesztés helyszínéül szolgáló ingatlant ajánlotta fel a Szervezet. Az ingatlan értékét független értékbecslı által készített – a pályázati anyaghoz csatolt – értékbecsléssel kellett igazolni. Az ingatlan értéke a valóságban meghaladta a szükséges önrész mértékét, az elkészült értékbecslés azonban jóval kevesebb összegrıl szólt. Az értékbecslıvel folytatott konzultáció során kiderült, hogy az ingatlan értékét jelentısen csökkenti a tény, hogy az szántó besorolású. A tanácsadó team a Közremőködı Szervezet állásfoglalását kérte a probléma megoldását illetıen. A Közremőködı Szervezet javaslata alapján az értékbecslı a munkájához egy záradékot csatolt, melyben kijelentette, hogy amennyiben az ingatlant belterületté nyilvánítják, annak értéke meghaladja a szükséges önrész mértékét.
745
Egy másik pályázó esetében a pályázat határidıre történı benyújtása került veszélybe, mert az önrész biztosításával merültek fel nehézségek. A Pályázó anyagi helyzete nem tette lehetıvé, hogy a teljes önrészt pénzbeli saját forrásként biztosítsa. A fejlesztés helyszínéül szolgáló ingatlan nem az ı tulajdonát képezte, ezért az önkormányzathoz fordult segítségért. Az önkormányzat ígéretet tett, hogy megvizsgálja a segítségnyújtás lehetıségeit, ennek ellenére hosszú ideig nem érkezett egyértelmő állásfoglalás részükrıl. Az üggyel kapcsolatban az önkormányzat és a különbözı fogyatékos szervezetek között régen feszülı érdekellentétek kerültek felszínre. Mivel a Pályázó veszélyben látta a pályázat határidıre történı beadhatóságát, úgy döntött, hogy más módon oldja meg az önrész biztosításának kérdését. A pályázati útmutató szerint társadalmi munkát is el lehet számolni természetbeli önrészként, ezért a projektmenedzser úgy döntött, hogy saját munkájának értékét ajánlja fel a pályázat önrészeként.
3.5 Nyerési esélyek A tanácsadó team és a Pályázó úgy gondolták, hogy – az útmutatóban megfogalmazott értékelési szempontok alapján – a projektnek meglehetısen jók az esélyei a támogatás elnyerésére. Ezt a várakozást az alábbi tények támasztják alá: • A projekt maximálisan illeszkedik az Operatív Programban, illetve a konkrét pályázati felhívásban meghatározott célokhoz. • Jelenleg Magyarországon az iskolarendszerbıl kikerülı, autizmussal élı személyek ellátása megoldatlan. • Az
autista
majorság
modellértékő
megoldás,
jelenleg
ilyen
intézmény
Magyarországon nem mőködik. • A Szervezet szakmai programját neves, jelentıs nemzetközi tapasztalattal rendelkezı szakemberek dolgozták ki. • Az Intézmény mőködésének pénzügyi fenntarthatósága részletes számításokkal került alátámasztásra, a számok 2012-ig az összes bevételt és kiadást tartalmazzák. • A Pályázó egyéb pályázati forrásokra benyújtott projektjeinek szinergikus hatása jelentıs, az esettanulmányban bemutatott projekt céljainak megvalósulását elısegítik, erısítik.
746
4
A pályázat elkészítésével kapcsolatos elıkészítı lépések
4.1 Külsı vagy belsı szakértı készítse a pályázatot? A vizsgálatunk tárgyát képezı pályázat esetében a kidolgozó team külsı tanácsadókból, illetve a Pályázó szervezetnél dolgozó munkatársakból állt össze. A team 3 csoportra oszlott: • a Pályázó Intézmény(ek) szakemberei; • a pályázatot készítı külsı tanácsadók; • a pályázat mellékletét képezı építészeti dokumentációt (felmérések, tervek, költségbecslés stb.) készítı mérnök team. A PEA eljárásrendbıl adódó sajátosság, hogy a kidolgozó teambe bekapcsoltak a munka minıségellenırzését végzı szakértıket is.
A HEFOP 4.2-es pályázati felhívásra történı pályázatok kidolgozásánál általában elmondható, hogy a Pályázók külsı tanácsadó bevonása mellett döntöttek. Ennek okai: − A fogyatékos intézmények fejlesztésében általában partnerként vesznek részt az önkormányzatok is, ennek következtében elıfordulhat a különbözı érdekek, szándékok ütközése. A felszínre kerülı érdekkülönbségek veszélyeztethetik a projekt sorsát. Ilyen kényes helyzetben mindenképpen elıny egy külsı tanácsadó jelenléte. Ebben az esetben a tanácsadó feladata a mediátori szerep betöltése, a felek közti konfliktusok, érdekkülönbségek kiegyensúlyozása, a vita „csitítása”. − A külsı tanácsadók jelentıs pályázati tapasztalattal rendelkeznek, garanciát biztosítva arra, hogy a jelentıs humánerıforrás-ráfordítással elkészült pályázat formailag megfelelı legyen. − Általánosan megállapítható, hogy a civil szervezetek ma Magyarországon rendkívül nehéz anyagi helyzetben vannak. Munkatársaikat nem tudják megfizetni, ezért ık társadalmi munkában dolgoznak, rendkívül sok feladatot ellátva párhuzamosan. A legtöbb civil szervezetnél sem a kapacitás, sem a szaktudás nem áll rendelkezésre egy teljes pályázati dokumentáció kidolgozásához.
747
4.2 A mőszaki tervezı, illetve a pályázatíró kiválasztása Esetünkben a helyzet ezen a téren is speciális volt, mert a pályázatot az a konzorcium dolgozta ki, amely közbeszerzés útján ezt a megbízást elnyerte. A mérnök és tanácsadó cégekbıl összeálló konzorcium mindkét szakterületen jelentıs szakmai tapasztalattal rendelkezett. A pályázókkal történı elsı kapcsolatfelvétel 3 hónappal a beadási határidı elıtt történt. A pályázat beadásának a feltétele volt az elvi építési engedély megszerzése az infrastrukturális beruházásra vonatkozóan. A viszonylag rövid határidı miatt rendkívül fontos volt, hogy a konzorcium mérnök tagjai feltétlenül vonjanak be a munkába olyan szakértıket, akik ismerik a helyi viszonyokat. A bemutatott eset ebbıl a szempontból is szerencsés volt, mert a Pályázó évek óta egy ismerıs helyi tervezı házaspárral dolgoztatott, ebben az esetben is ık kerültek bevonásra.
A civil szervezetek estében a pályázatkidolgozó team kiválasztásánál sajnálatos módon nem a szakmai tudás, tapasztalat dönt, hanem a költségtényezı. A civil szervezetek rá vannak szorulva arra, hogy a pályázatukat saját alkalmazottaikkal, ismerısökkel, illetve társadalmi munkában dolgozó vállalatokkal, személyekkel dolgoztassák ki. A tanácsadó kiválasztásánál fontos figyelembe venni azt, hogy a civil szervezetek beruházásai általában a szociális területhez kötıdnek. Az ilyen típusú pályázatokhoz a legtöbb esetben csatolni kell az igényeket alátámasztó szükségletfelmérést, illetve az intézmény szakmai programját. Ajánlott olyan tanácsadót választani, aki ilyen területen szerzett végzettséggel, szakmai tapasztalattal rendelkezik. Általánosságban megállapítható, hogy a helyi szakértık bevonása döntı fontosságú lehet egy projekt sorsát illetıen. Az infrastrukturális beruházások esetében a pályázathoz elvi vagy végleges építési engedélyt kell csatolni. A pályázóknak általában nincsenek „félkész terveik”, mert „bizonytalanra” nem áll módjukban befektetni szőkös pénzügyi forrásaikból. A tervek készíttetését a pályázók a megfelelı pályázati forrás sikeres felkutatása után kezdik meg. Az egyeztetésre és az engedélyeztetésre maradó átfutási idı ennek következtében viszonylag rövid. Az engedélyezési szempontból megfelelı tervek elékészítéséhez elengedhetetlen a helyi építésügyi hatsággal történı személyes egyeztetés, sok esetben speciális szabályok léteznek, illetve a helyi elıadónak lehetnek egyedi kérései az elıírásokon túlmenıen. Helyi
748
szakértı bevonásával – aki tisztában van a helyi építésügyi szabályokkal, esetlegesen kapcsolatokkal rendelkezik – lerövidíthetjük az egyeztetések és az engedélyezés átfutási idejét. Mérnök/mőszaki szakértık bevonásánál is elengedhetetlen az Európai Uniós pályázatok készítésében szerzett gyakorlat.
5
5.1
A pályázatkészítés szervezeti struktúrája, szereplıi
A pályázó szervezet
Esetünkben a pályázatot benyújtó Szervezet hivatalosan az egyházi rend volt, azonban a formanyomtatvány kitöltése, a szakmai anyagok elıállítása során az autistákat ellátó Intézmény (mint a projektet kidolgozó, megvalósító szervezet) dolgozóival kellett együttmőködnie a pályázatot kidolgozó szakértıknek. A Szervezet igazgatója rendkívül aktívnak bizonyult a Pályázat kidolgozása során. A tanácsadók a munka folyamán mindvégig közvetlenül az Intézmény igazgatójával kommunikáltak, a feladatok lefelé delegálása nem történt meg. Ez azzal magyarázható, hogy az adott Intézménynél az igazgató operatív pozíciót tölt be, az Intézmény történetét, szervezeti felépítését, mőködését, az elérni kívánt célokat és azok megvalósításának módját a legjobban ı tudta közvetíteni. Az ésszerőség és a gyorsaság érdekében személyes találkozások keretében folyt a munka. Az igazgató mellett dolgozó, adminisztrációs, illetve pénzügyi területen tevékenykedı munkatársak feladata volt a szükséges adatok szolgáltatása, illetve a pályázathoz csatolandó mellékletek beszerzése.
A civil szervezeteknél az emberi erıforrás hiánya miatt általános gyakorlat, hogy a vezetı személy látja el az operatív feladatokat is. Egy olyan intézménynél, ahol a vezetı nem rendelkezik operatív feladatkörrel, szakterületenként kell – a munkatervben pontosan szabályozott módon – leosztani a feladatokat.
749
5.2
Mőszaki tervezık
A mőszaki tervezı team külsı szakértıkbıl, illetve a már említett helyi tervezıkbıl állt. A szakértık tapasztalt szakemberek voltak, a helyi tervezık ismerték a Pályázó igényeit, elképzeléseit, ezért a munka zavartalanul folyt. Fontos volt a mőszaki tervezık és a pályázatíró közötti folyamatos egyeztetés, mivel a pályázati útmutató követelményeket határozott meg a tervekre és az egyéb építészeti mellékletekre vonatozóan. A helyi építésügyi hatósággal történı egyeztetés, illetve az engedélyeztetési eljárás az építésügyi elıadó rugalmatlansága miatt kezdetben nehézkesen zajlott, de késıbb – a polgármester közbenjárásának köszönhetıen – sikerült áthidalni a problémákat, s az engedély 6 nappal a pályázat beadási határideje elıtt megszületett.
5.3
A pályázatíró team
A pályázatíró team három közgazdászból, egy szociálpolitikusból és egy projektvezetıbıl állt. A tanácsadók jelentıs szakmai tapasztalattal rendelkeztek strukturális alapok típusú pályázatok kidolgozásának területén. A tanácsadó team feladata a pályázati dokumentáció összeállítása volt, melyhez a Pályázóval és a mérnök teammel folyamatos kapcsolattartásra volt szükség. A tanácsadó team feladata volt a szükséges információk beszerzésének, illetve a csatolandó mellékletek beszerzésének menedzselése is.
5.4 A
A belsı minıségellenırök PEA
eljárásrend
kötelezıvé
tette
belsı
minıségellenırök
bevonását
a
pályázatkidolgozás folyamatába. A minıségellenırök feladata volt a pályázatkészítés során folyamatosan, illetve a pályázati dokumentáció elkészülésekor egyszeri alkalommal a munka formai és tartalmi megfelelıségének ellenırzése. 750
Rendkívül fontos, hogy a pályázatkészítéskor mindig úgy kalkuláljunk az idıvel és a humán erıforrással, hogy a munka finisében a teljes dokumentációt ellenırizni tudja egy „külsı szem”. Ez azért fontos, mert a pályázatírónak – aki heteken-hónapokon át foglalkozik a pályázat kidolgozásával – az apró hibák sokszor már nem tőnnek fel a munkájában.
5.5
A Közremőködı Szervezet
Esetünkben a Közremőködı Szervezet (KSZ) – kezdetben – általános jellegő információkat nyújtott (csak a pályázati útmutató megfelelı sorait idézve). A munka elırehaladtával azonban a tanácsadó team és a KSZ munkatársa között jó kapcsolat alakult ki. A KSZ munkatársa igyekezett mindenben a kidolgozó team segítségére lenni, a feltett kérdésekre a válaszok rövid határidın belül megérkeztek.
6
A szereplık közti munkamegosztás megtervezése
6.1 Feladatok, felelısök A team egyes csoportjai között felosztásra kerültek a feladatok. Minden csoportban olyan felelıs kapcsolattartó került kinevezésre, aki mindig naprakész információkkal tudott szolgálni a feladatok elırehaladását illetıen.
6.2 Munkaterv, határidık A pályázatot kidolgozó team a pályázati útmutató alapján egy részletes munkatervet késztett. A munkaterv a pályázat beadásához kapcsolódó feladatokhoz felelısöket és határidıket rendelt. A munkatervet a pályázat kidolgozásában részt vevı szakértık együtt állították össze, felelısségét mindenki tudomásul vette.
751
7
A pályázati munka lépéseinek bemutatása
7.1 A projektdesign pályázati szempontú újrafogalmazása, illetve a projekt pályázati értékelési szempontrendszerhez történı illesztése A pályázat kidolgozása során a projektötletet két fontos ponton kellett módosítani: 1.
Az oktatási funkciójú épület nem kerül felújításra.
2.
A tervezett 3 helyett csak 2 mőhelyépület épül fel.
1. Az eredeti projektötletben szerepelt az 50 százalékban renovált oktatási funkciójú épület felújításának befejezése. A beruházás körülbelül 5 millió Ft értékő infrastrukturális beruházást és 5 millió Ft értékő eszközbeszerzést tartalmazott volna. A tanácsadók már korábban felhívták a Pályázó figyelmét arra, hogy nagy a kockázata annak, hogy a pályázatot értékelı bizottság ezt a beruházást megkezdett beruházásnak minısíti, és ebben az esetben a pályázat kizárásra kerülhet! A KSZ – nem túl meggyızıen – úgy nyilatkozott, hogy amennyiben az épület esetében a már elvégzett munkálatoktól egyértelmően el lehet választani a jelen projekt keretében elvégzendı munkákat, a beruházás nem minısül megkezdettnek, és támogatható. A Pályázó végül • a limitált támogatási összeg, illetve • a túl nagy kockázat miatt úgy döntött, hogy a teljes támogatási összeget az autista farm megépülésére fordítja, és az oktatási funkciójú épület felújítását más forrásból valósítja meg. 2. A Pályázó szándéka szerint az autista majorság 5 épületbıl állt volna. A tanácsadók a projekt korai fázisában figyelmeztették a Pályázót, hogy a rendelkezésre álló keretösszeg az ı elképzelésit tekintve meglehetısen szőkös. A Pályázó kérésére mégis 5 épület került megtervezésre. Amikor a részletes költségbecslés elkészült, beigazolódott, hogy 5 épület
752
felépítése nem finanszírozható a rendelkezésre álló összegbıl. Ezért a projektötlet módosítása ismét szükségessé vált. • A Pályázó döntése alapján a három mőhelyépület helyett csak kettı maradt a végleges koncepcióban. • A mérnök team – bizonyos építészeti megoldásokkal – megpróbálta az egyes épületekre jutó költségeket átlagosan 5 százalékkal csökkenteni. • A költségvetés szőkössége miatt a projektmenedzsment tagjai – a Pályázó döntése alapján – munkájukat társadalmi munkában végzik, azért bért nem kapnak. • Számos egyéb költségelemet, mint például a mőszaki ellenır, a nyilvánosság, az egyéb szakmai szolgáltatások költségét sem lehetett a költségvetésbe beépíteni, ezért ezeket a Pályázó más forrásból vagy társadalmi munkából fogja finanszírozni. • A költségvetés arányai érdekesen alakultak; a költségek 98 százalékát az építés, illetve az eszközbeszerzés költségei tették ki.
7.2 Partnerségi kérdések Jelen esetben a pályázatban partnerek nem vettek részt. A Pályázó az – autista Intézményt fenntartó – egyházi rend volt. A Pályázóra vonatkozó mellékletek az egyházi rendre vonatkozóan kerültek kitöltésre, azonban a projekthez kapcsolódó információk (tevékenység bemutatása, célok, várható eredmények stb.) az autista Intézményre vonatkozóan kerültek kitöltésre.
7.3 A projekt tevékenységének részletes kimunkálása A tevékenységek jelentıs részét a mőszaki feladatok tették ki. A tanácsadó feladata volt, hogy a Pályázóval, illetve a mérnök teammel együttmőködve a projekt megvalósulásának folyamatát, illetve a megvalósítás után következı idıszakot is megtervezze.
753
Az infrastrukturális beruházás megvalósításán túlmenıen egyéb tevékenységek is a projekt részét képezik; a Pályázó kikérte a tanácsadó team véleményét a projektmenedzsment csapat összeállítását, illetve a nyilvánossághoz kapcsolódó rendezvények megszervezését illetıen is.
7.4 Idıütemterv A megvalósítási ütemterv kidolgozásánál figyelembe vett szempontok: • A bemutatott projekt esetében a megvalósításnak 3 év alatt le kell zajlania. • Az építést és az eszközbeszerzést is közbeszereztetnie kell a Pályázónak. A közbeszerzési eljárásoknak törvényben meghatározott átfutási ideje van. • Építési beruházásról lévén szó, fontos volt figyelembe venni továbbá az idıjárási viszonyokat is.
Egy másik Pályázó esetében a megvalósítási ütemterv elkészítésénél még egy fontos szempont közrejátszott. A Pályázó a projekt keretében 3 épület felújítását, bıvítését tervezte. A nehézséget az okozta, hogy az intézmény nem tudta tevékenységét a beruházás idejére felfüggeszteni, mivel ebben az esetben a fogyatékos gyermekek ellátás nélkül maradtak volna. Ezért az ütemtervet úgy kellett kialakítani, hogy az intézmény az építkezés alatt valamelyik épületben folyamatosan, zavartalanul mőködhessen. Az ütemterv kialakítását sokszor befolyásolhatják a helyi szokások, elvárások, a Pályázó kérései, szándékai is (pl. a beruházás akkorra készüljön el, amikorra a Pályázó évente egyszer megrendezett rendezvénye esik, mert akkor akarja megszervezni az átadási ünnepséget).
7.5 Logikai keretmátrix A keretmátrix elkészítésére a pályázatkészítés végsı fázisában került sor. A legfontosabb feladat az volt, hogy a formanyomtatványban szerepeltett célok, adatok, indikátorok harmonizáljanak a keretmátrixban szerepeltetettekkel.
754
A keretmátrix kitöltésekor gondot okozott az a tény, hogy Magyarországon nem készülnek hiteles felmérések az autisták helyzetére, foglalkoztatottságára vonatkozóan. A rájuk vonatkozó adatokat inkább civil szervezetektıl, intézményi statisztikából lehet beszerezni. Ennek következtében nehéz mérhetı, hiteles indikátormutatókat, illetve forrásokat meghatározni.
7.6 Horizontális kérdések • Esélyegyenlıség: Az esettanulmány tárgyát képezı projekt esetében az esélyegyenlıség bizonyítása nem okozott problémát, hiszen a pályázati kiírást a fogyatékosok társadalmi reintegrációjának, illetve foglalkoztatásának növelése érdekében írták ki. A projekt két kulcspontja éppen a fogyatékosok foglalkoztatottságának növelése, illetve a társadalmi reintegráció elısegítése. Az autista majorságban az ellátottak megfelelı fejlesztésben részesülnek, illetve munkalehetıséget kapnak. A sikeresen rehabilitált fogyatékosok késıbb önálló életre képesek, védımunkahelyen munkát vállalhatnak. • A projektünknek nem volt jelentıs környezeti hatása. A formanyomtatványban a környezetvédelmi szempontok érvényesülését az alábbi tényekkel bizonyítottuk: − A projekt tervezése és megvalósulása során a Pályázó, illetve a kivitelezı törekszik a természeti értékek megtartására, a helyi építészeti hagyományok figyelembe vételére. Az építkezés során környezetbarát anyagok felhasználását tervezik. − A felépülı majorságban az ellátottak elméleti és gyakorlati szempontból is környezettudatos szemléletmódú nevelést kapnak, mivel a majorságban ökogazdálkodást folytatnak majd.
Általánosságban elmondható, hogy a projekt környezetre, illetve esélyegyenlıségre gyakorolt hatásainak bemutatása a pályázat értékelésének szempontjából fontos, hiszen pontszerzı szerepet tölt be. A szociális területre vonatkozó pályázatok esetében a pályázatírás során gyakran találkozunk azzal a magatartással, miszerint – mivel a pályázat maga az esélyegyenlıségrıl szól – a pályázati
755
formanyomtatványnak ezen pontjának nem tulajdonítanak jelentıséget. Javaslatunk, hogy rövid, lényegre törı formában a pályázat esélyegyenlıségi szempontból legfontosabb céljait, hatásait itt is foglaljuk össze. Fontos természetesen, hogy a hivatkozott rövid és hosszú távú társadalmi kihatások, eredmények a pályázati anyagban megadottakkal teljes konzisztenciát mutassanak. A környezeti kihatás bemutatása az esetek nagy részében ugyancsak komoly problémát jelent, mivel a projektek nagy részének nincs kifejezetten környezetei hatása sem pozitív, sem negatív értelemben. A megoldást ezekben az esetekben azon „szokásos, általános panelek” alkalmazása jelenti, amelyek projekttıl függetlenül, mindenütt alkalmazhatók (pl. környezetbarát technológia alkalmazása, energiatakarékos építészeti megoldások alkalmazása, környezettudatos szemléletmódra történı nevelés stb.).
7.7 Mellékletek elkészítése A nyilatkozatok értelemszerő kitöltése, illetve a különbözı dokumentumok beszerzése nem okozott problémát. A következıkben bizonyos mellékletekkel kapcsolatos érdekességek, problémák kerülnek bemutatásra. • Költségvetés: a szöveges indoklásban 2 dologra kellett külön kitérni: 1. A projekt keretében nem történt ingatlanvásárlás, a költségvetés erre vonatkozó sorát mégis ki kellett tölteni. A KSZ állásfoglalását követve az ingatlanvásárlást a szükséges önrész mértékével azonos értéken állítottuk be a költségvetésbe. A szöveges indoklásban adtunk magyarázatot arra, hogy miért szerepel a költségvetésben az ingatlan megvásárlása, mikor valójában az a pályázat benyújtásakor a Pályázó tulajdonában volt. 2. A szöveges indoklásban a tanácsadók magyarázatot adtak arra is, hogy a mőszaki ellenır díja, a nyilvánosság biztosítása és egyéb más költségek miért nem kerültek be a költségvetése. • Felhatalmazás azonnali beszedési megbízásra: a melléklet formáját és tartalmát a pályázat kidolgozása során a Közremőködı Szervezet megváltoztatta. Az ilyen változások nyomon követése érdekében feltétlenül szükséges a KSZ honlapjának napi szintő figyelése.
756
• Mőködési engedély: jelen projektben a Pályázó az egyházi rend, mely fenntartja az adott szervezetet, azonban a projektet szakmailag az autistákat ellátó Szervezet valósítja meg. Ezért a pályázati formanyomtatvány valójában az autista szervezetrıl szól (mőködés, célok, várt eredmények stb.). Ezért a pályázatkidolgozó team úgy döntött, hogy az egyházi rend, illetve az autista Szervezet mőködési engedélyét is becsatolja. • Alapító okirat: a fenti ponthoz hasonlóan mindkét szervezet alapító okiratát becsatoltuk. • Aláírási jogosultságot igazoló okirat: a fenti ponthoz hasonlóan mindkét szervezet okiratát becsatoltuk. Fontos, hogy az A/14-es melléklet nem azonos az aláírási címpéldánnyal (A/15-ös melléklet); ez egy olyan dokumentum, amely feljogosít egy bizonyos személyt a szervezet képviseletére. • Aláírási címpéldány: mivel a Pályázó az egyházi rend, és a pályázat mellékleteit az ı képviselıje írja alá, ennek a mellékletnek az esetében már csak az egyházi rend képviseletére jogosult személyének aláírási címpéldánya került becsatolásra. Egyéb mellékletek: • Független értékbecslıi nyilatkozat becsatolása azért volt szükséges, mert a Pályázó szükséges önrészként a fejlesztés helyszínéül szolgáló ingatlant ajánlotta fel. • Szükségletfeltárás: ez a melléklet nem szerepel a kötelezıen csatolandó mellékletek listájában. Az értékelési táblázatból derül ki a pályázatíró számára, hogy amennyiben maximum pontot szeretne kapni arra a szempontra, mely azt vizsgálja, hogy a projekt valóban indokolt, akkor feltétlenül kell szükségletfeltárást csatolnunk a benyújtott pályázathoz.
A szükségletfeltárás a pályázó, illetve a
projekt környezetét elemzi, a megoldásra váró problémák, illetve a felmerült igények alapján igyekszik igazolni, hogy a projekt megvalósulása szükséges. • Szakmai
Program:
a
projekt
szakmai
fenntarthatósága
megítélésének
szempontjából fontos, hogy az infrastrukturális beruházás szakmai programmal is legyen alátámasztva.
757
• Eszközlista: a lista részletességét illetıen a pályázati útmutatóban nem találunk útmutatást. A költségvetésben szerepeltett eszközöket itt kell pontosan megnevezve (darabszám, márkanév nélkül) feltüntetnünk. • A majorság fenntarthatóságát alátámasztó számítások: a melléklet csatolását az útmutató szintén nem kéri, de amennyiben a Pályázó rendelkezik a pénzügyi fenntarthatóságot (a pályázati formanyomtatvány meghatározott pontjánál részletesebben) bemutató anyaggal, ajánlott csatolni.
8
A formai megfelelés biztosítása, ellenırzése
A formai ellenırzés több dolgot jelent: • a pályázathoz csatolandó – a Pályázó által beszerzendı – mellékletek, egyéb dokumentumok a kidolgozás során történı folyamatos ellenırzése; • a formanyomtatvány és a tanácsadó által elkészítendı mellékletek, dokumentumok folyamatos ellenırzése; • az elkészült pályázati dokumentáció rendelkezésre állásakor a végsı formai megfelelés ellenırzése. A végsı formai ellenırzésnél rendkívül fontos a már említett „külsı szem” bekapcsolása a munkába.
9
A pályázat beadása
9.1 Sokszorosítás Jelen esetben a tanácsadó szerzıdés szerint vállalta a pályázat sokszorosítását. A tanácsadó teljesítését ebben az esetben a postai feladóvénnyel igazolja. Ezért az ı feladata volt a Pályázat sokszorosítása, köttetése és beadása is.
758
A mesterpéldány (a hiánytalan eredeti dokumentumokból álló pályázati anyag) elıállítása után kerülhet sor az anyag fénymásolására, majd sérülésmentes köttetésre.
9.2 Beadás Az anyag a megfelelı példányszám elıállítása után kerül a postára. Pályázatírói szempontból rendkívül fontos gyakorlati ismeret az éjszaka is nyitva tartó posták ismerete.
A pályázatok beadása történhet személyesen, illetve postai úton. A pályázati útmutató tartalmazza azt, hogy a beadási határidı esetében a postai feladás idıpontját vagy a beérkezés idıpontját veszi-e figyelembe. Szerzıdéskötéskor fontos tényezı, hogy a sokszorosítás, illetve a beadás a tanácsadó vagy a pályázó feladata-e, mivel ez egyrészt jelentıs költségtényezı, másrészt rendkívül nagy felelısség.
10 Hiánypótlás Jelen projekt esetében nem került sor hiánypótlásra.
11 Következtetések; az adott pályázat kritikus sikertényezıi és lehetséges buktatói Buktatók, veszélyek: • A projekt keretében tervezett tevékenységek költségbecslését a projekt kezdeti fázisában kell elvégezni. • Meglehetısen rövid volt az idı az elvi építési engedélyezési eljárás lefolytatására. Amennyiben a projekt megvalósulását az önkormányzat nem kezelte volna prioritásként, a pályázat beadási határideje veszélybe kerülhetett volna. Sikertényezık: • Operatív, naprakész, energikus és rendkívül segítıkész képviselı a Pályázó oldaláról.
759
• Rugalmas, hatékony háttércsapat a pályázó szervezet oldaláról. • A pályázatot benyújtó szervezet (egyházi rend) és a projekt szakmai megvalósítója (autista intézmény) közötti kiváló kommunikáció. • Az önkormányzat részérıl tanúsított támogató, segítıkész hozzáállás. • Jó kapcsolat kialakulása a tanácsadó team és a Pályázó között. • Megfelelı munkaterv, szervezeti struktúra kialakítása a pályázat kidolgozásában részt vevı szereplık között. • Folyamatos kapcsolattartás, egyeztetések a szereplık között.
760
