EPK. Elektronická podpisová Kniha

EPK Elektronická podpisová Kniha

*Uživatelský manuál* 11/2011 v. 1.0

© 2011 FPO s.r.o.

Obsah 1.

ÚVOD............................................................................................................................. 3

2.

ČINNOST REFERENTA................................................................................................. 4

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 4.

PŘÍPRAVA DOKUMENTU DO EPK .................................................................................... 4 VYTVOŘENÍ ŽÁDOSTI ..................................................................................................... 4 PŘEHLED ŽÁDOSTÍ ........................................................................................................ 6 ZRUŠENÍ ŽÁDOSTI.......................................................................................................... 6 VYŘÍZENÉ ŽÁDOSTI ........................................................................................................ 7 ŽÁDOSTI VRÁCENÉ K PŘEPRACOVÁNÍ ............................................................................. 7 ČINNOST ZPRACOVATELE POŽADAVKŮ .................................................................. 8 ZPRACOVÁNÍ POŽADAVKŮ.............................................................................................. 8 VRÁCENÉ POŽADAVKY ..................................................................................................10 SCHVÁLENÉ POŽADAVKY ..............................................................................................11 ZÁPIS DO HISTORIE DOKUMENTŮ............................................................................12

2 / 12

EPK Uživatelská přiručka - MUBO

1. Úvod Elektronická podpisová kniha (EPK) není vedena jako samostatný modul, ale je součástí modulu USU, přidává do hlavního navigačního menu další rozšíření. Principem EPK je možnost referenta o zaslání žádosti svému nadřízenému o podpis a schválení elektronického dokumentu. To vše bez nutnosti převedení vlastnictví dokumentu, ať formou předání nebo přidělení. Nadřízený vedoucí má tedy právo provést podepsání el. dokumentu a jeho schválení bez nutnosti převzetí dokumentu. Toto právo podepsání a schválení funguje i pro neveřejné dokumenty. Celá příručka je rozdělena na dvě části. Na část pro referenta, který zadává požadavky na podepsání a schválení a část pro vedoucí pracovníky, kteří tyto požadavky zpracovávají, tj. podepisují a schvalují elektronické dokumenty.

Princip modulu EPK nejlépe vysvětluje následující obrázek

Schválení / Vrácení k přepracování Vedoucí

Předání schváleného dokumentů k dalšímu vyřízení

Předání dokumentů ke schválení a podpisu

Příprava ke schválení el. dokumentu v PDF

E-podpis, včetně časového razítka

Referent

3 / 12


2. Činnost referenta Modul USU je pro práci referenta rozšířen o nové menu v navigačním stromu. • • •

2.1.

Vložené žádosti – přehled čekajících nevyřízených žádostí o podpis nebo schválení. Zpracované, tj. vyřízené nebo zamítnuté žádosti z tohoto seznamu mizí. Vrácené k přepracování – přehled žádostí, které byly zamítnuty schvalovatelem a vráceny referentovi na přepracování. Vyřízené žádosti – přehled vyřízených žádostí.

Příprava dokumentu do EPK

Do Elektronické podpisové (EPK) knihy se vkládají dokumenty evidované v modulu USU, které obsahují elektronické dokumenty, a to el. obraz případně i el. přílohy. Vytvořením žádosti v EPK zasílá referent požadavek pověřené osobě o elektronický podpis dokumentu a jeho schválení. Je doporučeno při vytvoření žádosti v EPK mít již el. dokumenty ve formátu PDF.

2.2.

Vytvoření žádosti

► V modulu USU otevřete dokument s el. obrazem ve formátu PDF, který chcete zaslat pověřenému

pracovníkovi na el. podpis a schválení

4 / 12


► A v liště vyberte ikonku Vložit do podpisové knihy nebo pomocí menu

Činnosti\Vložit do podpisové knihy

► V následujícím okně si vyberu činnost, kterou požaduji (Podepsat, schválit, Podepsat a schválit) a

vedoucího, kterému požadavek na danou činnost zašlu. Výběr potvrdím stiskem tl. OK.

5 / 12


► Detail dokumentu lze zavřít.

2.3.

Přehled žádostí

► V menu USU vyberte Elektronická podpisová kniha\Vložené žádosti, nastavte

datumové rozmezí a stiskněte tl. Načíst

► V zobrazeném přehledu jsou všechny nevyřízené žádosti. ► Po vyřízení nebo zamítnutí žádosti vyřizující osobou řádek žádosti z tohoto seznamu zmizí a

přesune se do přehledu Vrácených žádostí k přepracování nebo Vyřízených žádostí.

2.4.

Zrušení žádosti

► Pokud nastane případ, že chcete již zaslanou žádost o podpis nebo schválení zrušit, vyberte menu

Elektronická podpisová kniha\Vložené žádosti a na řádku žádosti ke zrušení v místní nabídce vyberte řádek Zrušit žádost. Podmínkou je samozřejmě, že daná žádost ještě není provedena.

6 / 12


► Po potvrzení se na daném řádku zobrazí modrá fajka o úspěšné provedení

► A po znovunačtení seznamu se žádost již nezobrazuje

2.5.

Vyřízené žádosti

► Pokud schvalující osoba provede schválení vašeho požadavku, ať se jedná o podpis, schválení,

nebo podpis a schválení, požadavek zmizí z přehledu Vložených žádostí a zobrazí se v přehledu Vyřízených žádostí v menu Elektronická podpisová kniha\Vyřízené žádosti. ► Nastavte datumové rozmezí a stiskněte tl. Načíst

2.6.

Žádosti vrácené k přepracování

► V případě kdy Váš požadavek na podepsání/schválení byl Vámi vybranou osobou na schválení

požadavku zamítnut, Vaše zamítnutá žádost se zobrazí v menu USU Elektronická podpisová kniha\Vrácené k přepracování. Zde nastavte datumové rozmezí a stiskněte tl. Načíst. ► Důvod zamítnutí žádosti je ve sloupci Popis vyřízení, pokud schvalovatel tento důvod do zamítnutí

žádosti napsal.

7 / 12


3. Činnost zpracovatele požadavků Činnost zpracovatele požadavků, vedoucích odborů nebo pracovníci vedení MěÚ, spočívá ve zpracování žádostí od referentů, tj. jejich schválení nebo zamítnutí. Samozřejmě i tito pracovníci můžou zakládat požadavky na schválení (podepsání/schválení) a posílají tyto požadavky na své nadřízené, v našem případě na pracovníky vedení MěÚ. Proto vedoucí odborů a pracovníci vedení MěÚ mají v menu modulu USU v části Elektronické podpisové knihy menu pro schválení požadavků od referentů tak i menu stejné jako referenti, tj. pro zaslání požadavků.

Modul USU je pro práci zpracovatele požadavků rozšířen o nové menu v navigačním stromu. • • • • • •

3.1.

Vložené žádosti – přehled čekajících nevyřízených žádostí o podpis nebo schválení. Zpracované, tj. vyřízené nebo zamítnuté žádosti z tohoto seznamu mizí. Vrácené k přepracování – přehled žádostí, které byly zamítnuty schvalovatelem a vráceny na přepracování. Vyřízené žádosti – přehled vyřízených žádostí. K posouzení/schválení – přehled zaslaných žádostí od referentů na zpracování Vráceno k přepracování – přehled vrácených žádosti o podpis/schválení. Posouzeno/schváleno – přehled schválených žádostí vrácených referentovi

Zpracování požadavků

► V menu USU vyberte Elektronická podpisová kniha\K posouzení-Schválení,

nastavte datumové rozmezí a stiskněte tl. Načíst

8 / 12


► V přehledu se zobrazí všechny požadavky od referentů ► Dvojklikem na vybraný řádek požadavku se zobrazí detail dokumentu, případně v levé části

v přehledu el. dokumentů lze zobrazit pouze el. dokument. ► Činnost, kterou referent požaduje, zda podepsání el. dokumentů nebo schválení nebo obojí, se

přednastaví zaškrtnutím polí. Je doporučeno zaškrtnout i Časově orazit

► Vyřízení požadavku nebo schválení požadavku se provede pouze kliknutím na tl. Vyřídit

požadavek nebo Vrátit k přepracování. V případě zamítnutí žádosti lze do pole Důvod napsat zdůvodnění zamítnutí žádosti.

9 / 12


► Po potvrzení, nebo zamítnutí žádosti se zobrazí modrá fajka o úspěšném provedení a daný

požadavek po znovunačtení zmizí z přehledu požadavků a přesune se do přehledu Posouzeno/schváleno nebo Vráceno k přepracování.

3.2.

Vrácené požadavky

► Všechny vrácené požadavky k přepracování jsou zobrazeny v menu Elektronická podpisová

kniha\Vráceno k přepracování. Zde nastavte datumové rozmezí a stiskněte tl. Načíst.

10 / 12


► Zobrazí se všechny zamítnuté žádosti přihlášeným uživatelem a na řádku žádosti je ve sloupci

Popis vyřízení napsán i důvod zamítnutí. Pokud tento důvod byl napsán při zamítnutí žádosti.

3.3.

Schválené požadavky

► Všechny schválené požadavky od referentů jsou zobrazeny v menu Elektronická podpisová

kniha\Posouzeno-schváleno. Zde nastavte datumové rozmezí a stiskněte tl. Načíst.

11 / 12


4. Zápis do historie dokumentů Všechny činnosti v elektronické podpisové knize se zaznamenávají do historie dokumentu. Lze tedy vždy zpětně dohledat kdy, a komu byla podaná žádost a jak žádost dopadla, zda byla zpracovaná nebo zamítnuta.

12 / 12


EPK. Elektronická podpisová Kniha

Recommend Documents