ELSZÁMOLÓH
Z
Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet
Számviteli politika
Hatályos: 2014. április 1.
1
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. A Számviteli politika célja A számviteli politika kialakításának elsődleges célja olyan számviteli rendszer létrehozása, amely a Pécs Városi Költségvetési Központi Szervezet (intézményegységeivel1 együtt: Elszámolóház), valamint a hozzárendelt intézmények sajátosságaihoz, feladataihoz, adottságaihoz igazodva biztosítja a megbízható és valós adatokat az éves beszámoló összeállításához, valamint megfelelő információt szolgáltat a vezetői döntések meghozatalához. A Számviteli politika kialakításánál az alábbi jogszabályok kerültek figyelembe vételre: • A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Számv. tv.), • Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.), • 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (a továbbiakban: Ávr.) • Pécs Meggyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlésének 11/2012. (II.24.) önkormányzati rendelete az Önkormányzat vagyonával kapcsolatos tulajdonosi jogok gyakorlásának szabályairól (a továbbiakban: vagyonrendelet). • 38/2013. (IX. 19.) NGM rendelet – az államháztartásban felmerülő egyes gazdasági események kötelező elszámolási módjáról • 4/2013. (I. 11.) Kormányrendelet – az államháztartás számviteléről (a továbbiakban: Áhsz.) 2. A Számviteli politika elkészítéséért, tartalmáért, módosításáért felelős személyek A Számviteli politika főbb irányainak meghatározásáért, elkészítéséért, és az elkészült számviteli politika jóváhagyásáért, valamint annak végrehajtásáért az Elszámolóház igazgatója felelős. A Számviteli politika tervezetének elkészítéséért, tartalmáért, a változtatásra vonatkozó javaslattételért, aktualizálásáért az Elszámolóház gazdasági vezetője a felelős. A Számviteli politika módosítására akkor van szükség, ha azt a Számv. tv. és az Áhsz. előírásai azt indokolják, vagy ha a szabályzat elfogadásakor fennálló körülményekben változás következik be, amely a változtatást szükségessé teszi. A módosítást a módosítási igény felmerülésekor azonnali hatállyal, de legalább a jogszabályban előírt határidővel kell végrehajtani. 3. A számviteli politika hatálya A gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv, úgy rendelkezik a jelen számviteli politikában, hogy, hogy annak rendelkezéseit és a kapcsolódó 1
A Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet intézményegységeit a 3. számú melléklet tartalmazza. 2
szabályzatok hatályát kiterjeszti, és kötelező érvényűvé teszi a hozzárendelt költségvetési szervek részére a velük kötött Munkamegosztási megállapodásban foglaltak alapján. A Számviteli politikában rögzített szabályokat, alapelveket, előírásokat, értékelési módszereket és eljárásokat alkalmazni kell az intézmények költségvetéséhez kapcsolódó könyvvezetés és beszámoló készítés során is. A Számviteli politika célja: • Megteremtse a szabályozott egységes számviteli rendszerhez illeszkedő saját számviteli elszámolási rend kiépítésének feltételeit, amely a pénzügyiszámviteli folyamatok elszámolását, értékelését, ellenőrzését, és a vagyon védelmét egységes számviteli renddel szolgálja, kielégítve az államháztartás és az irányító szerv információs igényét. • Megalapozza a sajátosságokhoz, adottságokhoz igazodó megfelelő számviteli rendszer (könyvvezetési és az azt alátámasztó bizonylati rend) kialakítását, működését. • Megteremtse a kereteket ahhoz, hogy a számviteli rendszerből nyerhető információk megbízható és valós képet, tájékoztatást adjanak az Elszámolóház és az intézmények vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről és azok alakulásáról. • Megfogalmazza mindazon számviteli elveket, általános szabályokat, értékelési módokat, gyakorlati eljárásokat, amelyeket a beszámoló összeállítása és a könyvvezetés során az Intézménynél alkalmazni kell. • Kijelölje a belső szabályozás elvi alapját és kereteit. • A könyvvezetés az éves beszámoló elkészítését megfelelően alátámassza. • A könyvvezetés során a számviteli alapelvek érvényesítése. • Biztosítja, az Elszámolóház pénzügyi-számviteli szakemberei számára a szabályszerű könyvvezetést. • Átláthatóvá tegye az ellenőrzés, külső személy részére az Elszámolóház és az intézmények pénzügyi-számviteli rendszerét. A számviteli politika keretein belül (a számlarenden túl) az Elszámolóház az alábbi szabályzatokat készíti el: • Eszközök és források értékelési szabályzata • Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata • Pénzkezelési szabályzat • •
Önköltség számítási szabályzat Felesleges vagyontárgyak hasznosítási és selejtezési szabályzata
Az intézmények az Elszámolóház által kialakított Leltározási és leltárkészítési szabályzatot, a Felesleges vagyontárgyak hasznosítási és selejtezési szabályzatát, a Pénzkezelési szabályzatot keretszabályzatként kell, hogy alkalmazzák. A keretszabályok előírásain belül, azzal összhangban az intézményi sajátosságoknak megfelelően külön – a szabályzat kézhezvételét követő 30 napon belül - kialakítják az adott Intézményre vonatkozó részletesebb előírásokat úgy, hogy az Elszámolóház szabályzataiban foglalt előírásoktól eltérő, ellentétes rendelkezést az intézményre vonatkozóan nem tartalmazhat. Az intézmények esetében a fenti szabályzatok elkészítéséért, jóváhagyásáért az intézményvezetője a felelős, azzal, hogy az 3
intézmény saját szabályzata elválaszthatatlan részét képezi az Elszámolóház szabályzatának. Fentiek betartását az Elszámolóház ellenőrzi. A Számviteli politika tartalmazza: A számviteli törvényben megfogalmazott alapelvek és azok érvényesülése a gazdálkodásban Az Elszámolóház könyvvezetési kötelezettségének szabályozása Lényeges információk körének meghatározása a számviteli elszámolás és értékelés szempontjából Devizaárfolyam különbözet elszámolása Értékcsökkenés elszámolása A beszerzett, illetve előállított immateriális jószág, tárgyi eszköz üzembe helyezése dokumentálásának szabályai Eszközök és Források besorolása, átminősítése, A nettó 200 ezer forint egyedi beszerzési érték alatti (kis értékű) tárgyi eszközök és szellemi termékek elszámolási módjának meghatározása Mérlegben értékkel nem szereplő eszközök és források bemutatása Értékvesztés elszámolása Értékhelyesbítés elszámolása Az adós, a vevő által el nem ismert követelés rendezésének módja A költségvetési beszámoló készítése Egyéb beszámolási, adatszolgáltatási kötelezettség A beszámolók ellenőrzése Az Elszámolóház bemutatása Az Elszámolóház gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv.. A gazdasági szervezet a költségvetési szerv, illetve a hozzárendelt gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervek működéséért, a gazdálkodás megszervezéséért és irányításáért felelős szervezeti egység. Az Elszámolóház a köznevelési intézményegységek tekintetében működtetési feladatokat lát el. Az Elszámolóház alapvetően más – gazdasági szervezettel nem rendelkező – költségvetési szervek ellátására létrehozott helyi önkormányzati költségvetési szerv, mely biztosítja a jogszabályban a „gazdasági szervezet” részére meghatározott feladatokat, így elsősorban a pénzügyi-számviteli tevékenységeket, melyek különösen az előirányzat-gazdálkodás, kötelezettségvállalások és előirányzatok nyilvántartása, likviditás menedzselés, könyvvezetés, adatszolgáltatás, ellenjegyzés, kifizetések teljesítése. Azonosító adatok: Intézmény neve: Rövid név: Székhelye, címe: Alapítója: Jogállása: Előirányzat feletti rendelkezési jogosultság:
Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Elszámolóház 7621 Pécs, Bercsényi u. 3. Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv teljes jogkörrel rendelkező költségvetési szerv 4
Törzsszáma: Statisztikai számjele: Adóhatósági azonosító száma: A számlát vezető pénzintézet megnevezése:
479228 15479226-8411-322-02 15479226-2-02 OTP Bank Nyrt. Dél-dunántúli Régió, 7621 Pécs, Rákóczi út 44.
Az Elszámolóház által használt pénzforgalmi számlaszámokat a Pénzkezelési Szabályzat melléklete tartalmazza tételesen. Az általános forgalmi adó elszámolása az általános szabályok szerint történik. A lakóingatlannak nem minősülő ingatlan(rész) bérbeadása, haszonbérbeadása tevékenységre az adómentesség helyett az általános szabályok szerinti adókötelességet választotta. Az Elszámolóház és a hozzárendelt intézmények adóalanyiságát – általános forgalmi adó szempontjából – az 1. sz. melléklet tartalmazza. Az Elszámolóház alaptevékenységének kormányzati funkciók szerinti besorolása: 013350 013360 041231 041233 081071 091220 091250 092120 092260 092270 096010 096020 096030 098022 107051
Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok Más szerv részére végzett pénzügyi-gazdálkodási, üzemeltetési, egyéb szolgáltatások Rövid időtartamú közfoglalkoztatás Hosszabb időtartamú közfoglalkoztatás Üdülői szálláshely-szolgáltatás és étkeztetés Köznevelési intézmény 1-4. évfolyamán tanulók nevelésével, oktatásával összefüggő működtetési feladatok Alapfokú művészetoktatással összefüggő működtetési feladatok Köznevelési intézmény 5-8. évfolyamán tanulók nevelésével, oktatásával összefüggő működtetési feladatok Gimnázium és szakképző iskola tanulóinak közismereti és szakmai elméleti oktatásával összefüggő működtetési feladatok Szakképző iskolai tanulók szakmai gyakorlati oktatásával összefüggő működtetési feladatok Óvodai intézményi étkeztetés Iskolai intézményi étkeztetés Köznevelési intézményben tanulók lakhatásának biztosítása Pedagógiai szakszolgáltató tevékenység működtetési feladatai Szociális étkeztetés
Az Elszámolóház vállalkozási tevékenységet nem folytat. Az Elszámolóház működését különösen az alábbi jogszabályok határozzák meg: • 2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról (továbbiakban Áht.), • 2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről (továbbiakban Mt.), • 1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról (továbbiakban Kjt.), • 1959. évi IV. törvény a Polgári Törvénykönyvről (továbbiakban Ptk.), • 2000. évi C. törvény a számvitelről (továbbiakban Számv t.), • 2011. évi CVIII. törvény a közbeszerzésekről (továbbiakban Kbt.), 5
• • •
• • •
2010. évi XC. törvény egyes gazdasági és pénzügyi tárgyú törvények megalkotásáról, illetve módosításáról, 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (továbbiakban Ávr.), 77/1993. (V. 12.) Korm. rendelet a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a helyi önkormányzatok által fenntartott szolgáltató feladatokat ellátó egyes költségvetési intézményeknél (továbbiakban Vhr.), 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről (továbbiakban Ber.) 38/2013. (IX. 19.) NGM rendelet – az államháztartásban felmerülő egyes gazdasági események kötelező elszámolási módjáról 4/2013. (I. 11.) Kormányrendelet – az államháztartás számviteléről (a továbbiakban: Áhsz.)
II. RÉSZLETES ELŐÍRÁSOK 1. A számviteli törvényben megfogalmazott alapelvek és azok érvényesülése a gazdálkodásban A költségvetési számvitelben és a pénzügyi számvitelben az Számv. tv.-ben meghatározott alapelveket a 4. § (2)-(8) bekezdésben meghatározott sajátosságokkal kell érvényesíteni. A számviteli alapelveken túl a könyvvezetés és az éves költségvetési beszámoló elkészítése során az Szt. rendelkezéseit csak akkor lehet alkalmazni, ha azt az Áhsz. kifejezetten elrendeli. A sajátosságok érvényesülése az alábbiak szerint történik: Az Áhsz.-ben megfogalmazott számviteli alapelvek: • A vállalkozás folytatásának elve • A teljesség elve • Az összemérés elve • Az óvatosság elve • Az egyedi értékelés elve • Az időbeli elhatárolás elve • A költséghaszon összevetésének elve Az alapelvek adaptációja, a sajátosságok érvényre juttatása a költségvetési gazdálkodás során: 1.1 A vállalkozás folytatásának elve Az elemi költségvetési beszámoló elkészítésekor és a könyvvezetés során abból kell kiindulni, hogy a gazdálkodó szervezet a belátható jövőben is fenn tudja tartani működését, folytatni tudja tevékenységét, nem várható a működés beszüntetése vagy bármilyen okból történő jelentős csökkenése. A vállalkozás folytatásának az elve a gazdálkodásban úgy érvényesül, hogy a költségvetési beszámoló elkészítésénél figyelembe kell venni a költségvetési évben 6
bekövetkezett szervezeti és feladatváltozásokat (szerkezeti változásokat) is. A feladatok végrehajtásáról készített elemi költségvetési beszámolónak meg kell alapozni a következő év, évek költségvetési tervezését. Az elv teljesítése perspektivikus gondolkodást, körültekintő tervezést, a tartalékok és a szükséges (többlet) források feltárását, adekvát munkaszervezet kialakítását és megfelelő munkaszervezést igényel a költségvetési szerv vezetésétől. 1.2 A teljesség elve A gazdálkodás során könyvelnie kell mindazon gazdasági eseményeket, amelyeknek az eszközökre és a forrásokra, illetve a tárgyévi eredményre gyakorolt hatását az elemi költségvetési beszámolóban ki kell mutatni, ideértve azokat a gazdasági eseményeket is, amelyek az adott költségvetési évre vonatkoznak. A teljesség elvének érvényesítésénél figyelembe kell venni, hogy a költségvetés naptári évre készül. Az elv alkalmazása értelmében: a) a gazdálkodás során • adott év során minden gazdasági eseményt fel kell jegyezni, vagyonnal kapcsolatos változásokat is, • adott évben nyilvántartásokat kell vezetni, • a gazdasági események könyvelésének alapját képező, a költségvetési évre vonatkozó bizonylatoknak hiánytalanul, hézagmentesen feldolgozottaknak kell lenniük; b) a költségvetés során • a költségvetést naptári évre kell készíteni, (melynek tartalmaznia kell minden előrelátható bevételi összeget, és a bevételi főösszeg alapján kell meghatározni az adott tervévre vonatkozó kiadásokat); c) a beszámolás során • a beszámolóban szerepeltetni kell valamennyi bevételt és kiadást, ami a költségvetési évben (január 1. és december 31. között) keletkezett. 1.3 Az összemérés elve Az adott időszak eredményének meghatározásakor a tevékenységek adott időszaki teljesítéseinek elismert bevételeit és a bevételeknek megfelelő költségeit (ráfordításait) kell számításba venni, függetlenül a pénzügyi teljesítéstől. A bevételeknek és a költségeknek ahhoz az időszakhoz kell kapcsolódniuk, amikor azok gazdaságilag felmerültek. Az összemérés elvét az általános szabályok szerint nem lehet alkalmazni, mivel ezen a területen a módosított teljesítés szemlélet érvényesül, a tárgyévre csak az abban az időszakban ténylegesen befolyt bevételeket és ugyanabban az évben teljesített kiadásokat lehet elszámolni. Az eredmény (a pénzmaradvány, vállalkozási maradvány) a tényleges bevételek és kiadások különbözeteként állapítható meg.
7
1.4 Az óvatosság elve Az óvatosság elvét is sajátosan kell kezelni. A módosított teljesítés szemléletéből adódóan nem fordulhat elő, hogy elszámolt eredmény (pénzmaradvány, vállalkozási maradvány) pénzügyileg ne realizálódjon, mivel csak a ténylegesen befolyt bevételt lehet bevételként elszámolni. A készletek, a követelések, a részvények, más értékpapírok és befektetések árfolyamcsökkenését, értékvesztését itt is el kell számolni, az elemi költségvetési beszámolóban a tényleges vagyoni értéket kell szerepeltetni. Az óvatosság elve abban nyilvánul meg, hogy a vásárolt eszközök a beszerzési értéknél, a saját előállítású eszközök az előállítási értéknél magasabb értéken nem tüntethetők fel a mérlegben. Céltartalék képzésre vonatkozó szabályok nem alkalmazhatóak. 1.5 Az egyedi értékelés elve Az eszközöket és a kötelezettségeket a könyvvezetés és a beszámoló elkészítése során egyedileg kell rögzíteni és értékelni. A számviteli politikában ez az alapelv az értékelési szabályzatban megfogalmazott eljárási szabályokon keresztül jelenik meg. Az eszközöket és kötelezettségeket egyedileg kell értékelni, úgy a könyvelés során, mint az éves beszámoló készítésekor. Ennek megfelelően a nyilvántartás is egyedileg történik. Az elv azt jelenti, hogy - az egyedi értékelést folyamatosan, a beszámoló alátámasztására leltárral kell végezni, illetve az értékelést nagy körültekintéssel kell végezni, - az egyedi értékelés elvének dominálnia kell a könyvvezetésben, illetve a beszámoló készítésekor. 1.6 Az időbeli elhatárolás elve A költségvetési számvitelben az időbeli elhatárolás elve nem alkalmazható. 1.7 A költség–haszon összevetésének elve A beszámolóban nyilvánosságra hozott információk hasznosíthatósága (hasznossága) álljon arányban az információk előállításának költségeivel. A költséghaszon elvének alkalmazásánál be kell tartani azt, hogy - nem lehet olyan információt kérni, melynek megszerzése több ráfordítással jár, mint a megszerzett többletinformáció, - az információ haszon és költség viszonyai folyamatosan, rendszeresen vizsgálatra kerülnek.
8
Az elv alól kivétel azon információk előállításának költség kiadásainak és hasznának mérlegelése, amelyeknek szolgáltatását törvény, kormányrendelet, illetve egyéb jogszabály írja elő. 2. Az Elszámolóház könyvvezetési kötelezettségének szabályozása A költségvetési könyvvezetés keretében a bevételi és kiadási előirányzatok alakulására, a követelések, kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek, valamint ezek teljesítésére kiható gazdasági eseményekről a valóságnak megfelelő, folyamatos, zárt rendszerű, áttekinthető nyilvántartást kell vezetni és azt a költségvetési év végével lezárni. A költségvetési könyvvezetés a számviteli alapelvek e rendeletben meghatározott sajátosságai figyelembevételével, magyar nyelven, az egységes számlakeret 0-ás számlaosztályán belül a 00. és 03-09. számlacsoportban vezetett nyilvántartási számlák használatával, a kettős könyvvitel szabályai szerint, forintban történik. A pénzügyi könyvvezetés keretében a tevékenység során előforduló, az eszközökre és forrásokra, azok változására és az eredmény alakulására ható gazdasági eseményekről a valóságnak megfelelő, folyamatos, zárt rendszerű, áttekinthető nyilvántartást kell vezetni és azt a költségvetési év végével lezárni. A pénzügyi könyvvezetés a számviteli alapelvek figyelembevételével, magyar nyelven, az egységes számlakeret 1-9. számlaosztályán belül vezetett számlák (a továbbiakban: könyvviteli számlák) használatával, a kettős könyvvitel szabályai szerint, forintban történik. Az Elszámolóház a saját és az intézmények gazdasági eseményeiről költségvetési és a pénzügyi számviteli nyilvántartást köteles vezetni az alábbiak szerint: A könyvvezetés kialakításánál figyelembe kell venni: az Irányító szerv részére készítendő, magyar nyelven kiállított, magyar pénznemben és ezer forintban bemutatott beszámoló elkészíthetőségének és összehasonlíthatóságának követelményét, belső vezetői szintű információs igény kielégítésének követelményét. Az Elszámolóház minden gazdasági eseményt, minden gazdasági műveletet a könyvviteli számlák meghatározott rendszerében pénzértékben rögzít. A kettős könyvvitel folyamata úgy érvényesül, hogy a pénzbevételek és pénzkiadások, mint előirányzat teljesítések könyvelése mellett az eszközökben és forrásokban bekövetkező változásokat is folyamatosan rögzítik, továbbá rögzítik a teljesíthető jóváhagyott kiadások és a teljesítendő várható bevételek előirányzatát és azok változását a kettős könyvvitel zárt rendszerében. Általános szabály, hogy minden gazdasági eseményről, műveletről, amely az eszközök, illetve a források állományát, összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani, és a szabályszerűen kiállított bizonylatok adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. Az Elszámolóház számviteli nyilvántartásának vezetése a FORRÁS SQL program alkalmazásával történik, a számlarend tartalmazza a tételes főkönyvi és analitikus nyilvántartási feladatokat. 9
A FORRÁS SQL programban az intézmények azonosítására az Elszámolóház az „ELSZÁMOLÁSI EGYSÉG CSOPORT” elnevezésű megkülönböztető jelzést alkalmazza. Az intézmények telephelyeinek elkülönítése az „ELSZÁMOLÁSI EGYSÉG” elnevezésű jelző alkalmazásával valósul meg. Az intézményi bevételek és kiadások közül a felügyeleti szerv előírásai szerint kiemelten kezelendő – kiemelt üzemeltetési - kiadások és bevételek az Elszámolóházhoz vannak rendelve a nevelési és szociális intézményeket érintően. Az intézmények közötti megbontásuk ennek megfelelően az elszámolási egység csoport/elszámolási egység alkalmazásával nem lehetséges. Ehhez a program egy másik azonosító; a „ÜGYLETKÓD” alkalmazását is igényli. Ezen azonosítók segítségével valamennyi intézmény gazdálkodására vonatkozó információ (költségvetés, negyedéves költségvetési, illetve mérlegjelentés, éves költségvetési beszámoló) mind a kiemelt bevételek és kiadások figyelembevételével, mind anélkül - akár telephelyi bontásban is - a könyvviteli programmal lekérdezhető és nyomtatott formában dokumentálható. 3. Minden esetben jelentős összegűnek kell tekinteni a különbözetet, ha:
Áhsz. 1. § (3) jelentős összegű hiba: ha a hiba megállapításának évében, az ellenőrzések során ugyanazon költségvetési évet érintően megállapított hibák, hibahatások együttes (előjeltől független) összege eléri, vagy meghaladja a költségvetési év mérlegfőösszegének 2%-át, vagy - ha a mérlegfőösszeg 2%a meghaladja a százmillió forintot - a százmillió forintot, Áhsz. 9.§ (2) A mérlegben minden tételnél fel kell tüntetni az előző mérleg megfelelő adatát. Ha az ellenőrzés az előző éves költségvetési beszámoló(k)ban elkövetett jelentős összegű hibá(ka)t állapított meg, a mérlegkészítés időpontjáig megismert és nem vitatott, nem fellebbezett, illetve a jogerőssé vált megállapítások miatti - módosításokat a mérleg minden tételénél az előző adatok mellett be kell mutatni. Ilyen esetben a mérlegben külön-külön oszlopban szerepelnek az előző mérleg adatai, a módosítások, valamint a 7. § szerinti időszak adatai. A megállapított jelentős összegű hibá(k) összegével az előző mérleg adatai nem módosíthatók, Áhsz 15. § (1) A bekerülési érték részét képező tételek elszámolásának időpontjára az Szt. 47. § (9) bekezdését kell alkalmazni azzal, hogy az eszköz értékének utólagos módosítása során akkor kell a különbözet összegét jelentősnek tekinteni, ha az meghaladja az eredetileg elszámolt bekerülési érték 1%-át, de legalább a százezer forintot, Áhsz. 18. § (2) A nemzeti vagyonba tartozó befektetett eszközök és forgóeszközök között kimutatott részesedések, értékpapírok, a készletek és a követelések értékvesztésének elszámolása során akkor kell a különbözetet jelentős összegűnek tekinteni, ha az értékvesztés összege meghaladja a bekerülési érték 10%-át, de legalább a százezer - tulajdonosi joggyakorló szervezeteknél a részesedések, értékpapírok esetén a tízmillió - forintot. 19. § (1) Az eszközök terven felüli értékcsökkenésének és értékvesztésének visszaírására az Szt. 57. § (2) bekezdését és 58. § (2) és (3) bekezdését kell alkalmazni azzal, hogy egyéb bevételek alatt az egyéb eredményszemléletű bevételeket kell érteni, és jelentősnek akkor kell tekinteni az eltérést, ha a piaci érték 10%-kal, de legalább százezer forinttal meghaladja a könyv szerinti értéket.
10
Áhsz. 23. § (2) Az eredménykimutatásban minden tételnél fel kell tüntetni az előző eredménykimutatás megfelelő adatát. Ha az ellenőrzés az előző éves költségvetési beszámoló(k)ban elkövetett jelentős összegű hibá(ka)t állapított meg, a - mérlegkészítés időpontjáig megismert és nem vitatott, nem fellebbezett, illetve a jogerőssé vált megállapítások miatti - módosításokat az eredménykimutatás minden tételénél az előző adatok mellett be kell mutatni. Ilyen esetben az eredménykimutatásban külön-külön oszlopban szerepelnek az előző eredménykimutatás adatai, a módosítások, valamint a 7. § szerinti időszak adatai. A megállapított jelentős összegű hibá(k) összegével az előző eredménykimutatás adatai nem módosíthatók.
4. Devizaárfolyam különbözet elszámolása Az Elszámolóház és az intézmények valutában, devizában kimutatott eszközök és források forint értékét az MNB árfolyamát figyelembe véve kell meghatározni. A valuta pénztár és deviza számlán a pénzeszköz csökkenést átlagárfolyamon kell elszámolni. A valutapénztárban lévő valuta, a devizaszámlán lévő deviza, külföldi pénzértékre szóló követelés, befektetett pénzügyi eszközök, értékpapírok, illetve kötelezettségeket a mérleg fordulónapján érvényes, MNB devizaárfolyamon átszámított forintértékét meg kell állapítani. Ha az így megállapított Forint érték és az értékelés előtti könyv szerinti értéke közötti különbözet jelentős összegű, akkor a különbözetet el kell számolni. Minden esetben jelentős összegűnek kell tekinteni az eltérést, ha a külföldi pénzértékre szóló követelés, befektetett pénzügyi eszköz, értékpapír, illetve kötelezettség mérleg fordulónapi értékelésekor a költségvetési év mérleg fordulónapjára vonatkozó devizaárfolyamon átszámított forintértéke és az értékelés előtti könyv szerinti értéke közötti különbözetek összege meghaladja az értékelés előtti könyv szerinti érték 20%–át vagy a 100 000 forintot. Az év végi értékelés munkamenete a következő: a külföldi pénzértékre szóló eszközök és kötelezettségek könyv szerinti értékének megállapítása; a fordulónapi érték meghatározása valamennyi külföldi pénzértékre szóló tételnél (előlegek, kölcsönök, részesedések, követelések, valuta, deviza, kötelezettség) külön– külön az MNB mérleg fordulónapi árfolyamon; az árfolyam-különbözetek megállapítása valamennyi külföldi pénzértékre szóló tételre külön–külön összegeként az összevont árfolyam-különbözet nagyságának ezek meghatározása, majd minősítése; amennyiben jelentős összegű az év végi összevont nem realizált árfolyamkülönbözet, ezt a főkönyvi könyvelésben is rögzíteni kell egyenként minden külföldi pénzértékre szóló tételnél. A valuta– és devizaszámlák esetében az árfolyam-különbözeteket – jellegüknek megfelelően – bevételként vagy kiadásként kell elszámolni. Ha a nyilvántartásban lévő külföldi pénzértékre szóló eszközök és kötelezettségek könyv szerinti értéke és a fordulónapi árfolyamon számított értéke közötti különbözetek összege a jelentős összeget nem éri el, akkor nem kell módosítani a külföldi pénzértékre szóló eszközök és kötelezettségek könyv szerinti értékét.
11
A devizás értékelések során elvégzett számítások és az év végi értékelés dokumentációját képezik. 5. Értékcsökkenés elszámolása 5.1 Terv szerinti értékcsökkenés elszámolása Az értékcsökkenést negyedévenként kell elszámolni. Nem számolható el értékcsökkenés a földterület, a telek (bányaművelésre, veszélyes hulladék tárolására igénybe vett földterület, telek kivételével), az erdő, az üzembe nem helyezett beruházásnál és a már teljesen leírt immateriális javaknál, tárgyi eszközöknél. Nem szabad továbbá terv szerinti értékcsökkenést elszámolni a képzőművészeti alkotásoknál, az állami készleteknél, tartalékoknál, illetve az olyan egyéb eszköznél (régészeti leletnél, kép- és hangarchívumnál, műemléki védettségű épületnél, egyéb gyűjteménynél), amely értékéből a használat során sem veszít, illetve amelynek értéke – különleges helyzetéből, egyedi mivoltából adódóan – évről évre nő. A tenyészállatok értékcsökkenésének meghatározása egyedenként, a tenyészidő, a tartási idő figyelembevételével történik. Az értékcsökkenést negyedévente- az alábbi éves leírási kulcsok alapján, a tényleges használatnak megfelelően, időarányosan kell elszámolni, valamint a 2014.01.01-e előtt beszerzett eszközökre is a TAO szerint kell elszámolni terv szerinti értékcsökkenést. Az értékcsökkenést a bekerülési (beszerzési, előállítási) érték alapján számítva a következők szerint kell megállapítani: 16% vagyoni értékű jogok 33% szellemi termékek 2% épületek és kapcsolódó vagyoni értékű jogok 3% építmények és kapcsolódó vagyoni értékű jogok 10% ültetvények gépek, berendezések és felszerelések, kivéve számítástechnikai eszközöket és ügyvitel–technikai eszközöket 14,5% 33% számítástechnikai és ügyvitel–technikai eszközök 20% járművek 100% nettó 200.000 forint alatti azonnali A terv szerinti értékcsökkenés leírását az üzembe helyezés napjától kell megkezdeni, és az elszámolást a használatban lévő immateriális javak, tárgyi eszközök után addig kell elszámolni, amíg azokat rendeltetésüknek megfelelően használják, és az értékcsökkenés összege nem éri el a bruttó értéket, vagy kivezetéskor a kivezetés napjáig. Az épületekhez, építményekhez nem tartozó vagyoni értékű jogok értékcsökkenésének elszámolása a vagyoni értékű jogok leírási kulcsa alapján történik.
12
Az értékcsökkenés összegének alap- és vállalkozási tevékenység közötti megosztása Az értékcsökkenését alap és vállalkozási tevékenységéhez kapcsolódó értékcsökkenésre kell bontani. Amennyiben mód van rá, már az eszköz beszerzésekor, létesítésekor rögzíteni kell, hogy: - kizárólag alaptevékenységhez használt eszköz - kizárólag vállalkozási tevékenységhez használt eszköz - mindkét tevékenységhez használt eszköz került az immateriális javak és tárgyi eszközök közé. Ezt az elkülönítést nemcsak az analitikában, hanem a főkönyvi könyvelésben is rögzíteni kell. A két tevékenységhez egyaránt használt eszközökre megállapított értékcsökkenés megosztási szempontja lehet: - tevékenységre elszámolt bevételek arányában, - tevékenységre elszámolt kiadások arányában, - naturális mutatószámok alapján (pl.: igénybevett terület m2-re) történő megosztás. Az Elszámolóház, illetve a hozzárendelt intézmények vállalkozási tevékenységet nem végeznek. 5.2 Terven felüli értékcsökkenés elszámolása Az Áhsz. 17. § (5) bekezdése, illetve a Szt. 53. § (1) bekezdése b) és c) pontja alapján terven felüli értékcsökkenést kell elszámolni akkor, ha az immateriális jószág, a tárgyi eszköz (ideértve a beruházást is) értéke tartósan lecsökken, mert az immateriális jószág, a tárgyi eszköz (ideértve a beruházást is) a tevékenység változása miatt feleslegessé vált, vagy megrongálódás, megsemmisülés, illetve hiány következtében rendeltetésének megfelelően nem használható, illetve használhatatlan; a vagyoni értékű jog a szerződés módosulása miatt csak korlátozottan, vagy egyáltalán nem érvényesíthető. A terven felüli értékcsökkenés elszámolását olyan mértékig kell végrehajtani, hogy az immateriális jószág, a tárgyi eszköz, a beruházás használhatóságának megfelelő, a mérlegkészítéskor érvényes (ismert) piaci értéken szerepeljen a mérlegben. Amennyiben az immateriális jószág, a tárgyi eszköz, a beruházás rendeltetésének megfelelően nem használható, illetve használhatatlan, megsemmisült vagy hiányzik, azt az immateriális javak, a tárgyi eszközök, a beruházások közül - a terven felüli értékcsökkenés elszámolása után - ki kell vezetni. Terven felüli értékcsökkenés elszámolásának bizonylataként a körülmények leírásával, az okok megnevezésével, valamint az eszközök azonosító adatainak pontos megjelölésével írásos dokumentumot (pld. feljegyzés, jegyzőkönyv) kell készíteni.
13
Nem számolható el terven felüli értékcsökkenés a már teljesen leírt immateriális jószágnál, tárgyi eszköznél. 6. A beszerzett, illetve előállított immateriális jószág, tárgyi eszköz üzembe helyezése dokumentálásának szabályai Amennyiben nem szükséges az üzembe helyezési eljárást lefolytatni, a használatbavétel dokumentálása az „Állományba vételi bizonylat” kiállításával történik. Üzembe helyezési eljárás nélkül lehet egyes gépeket, berendezéseket állományba venni, ebben az esetben a használatra történő átadás időpontjára kell kiállítani az állományba vételi bizonylatot. Ebben az esetben a bizonylaton szerepeltetni kell az üzembe helyezés időpontját és az üzembe helyezésért felelős személyt. Az üzembe helyezési bizonylatnak (üzembe helyezési jegyzőkönyv, vagy okmány) tartalmaznia kell: az üzembe helyezés időpontját, a hatósági feltételek meglétéhez szükséges engedélyek felsorolását, az adott eszköz műszaki jellemzőit, a bekerülési értékbe tartozó tételeket, a bekerülési értékbe nem tartozó tételeket, az értékcsökkenés elszámolására vonatkozó szempontokat, a használatba vételi eljárás menetét, a használatba vételi eljárásban résztvevő személyek nevét, beosztását (munkaköri megnevezés), a használatba vételt engedélyező felelős személyt. Idegen kivitelezésnél a bekerülési értéknek a következő tartalmi összetevői vannak: vételár engedményekkel és felárakkal módosított összege, üzembe helyezési kiadások, raktárba történő beszállítás költsége, amely az adott eszközhöz egyedileg hozzárendelhető, alapozási, beszerelési kiadások, közvetítői tevékenység díjai, bizományi díj, beszerzéshez kapcsolódó (fogyasztási, jövedéki) adók, vámterhek, illetékek (vagyonszerzési), jogszabályon alapuló hatósági, igazgatási szolgáltatás díjai, egyéb hatósági díjak (környezetvédelmi termékdíj, szakértői díj), vásárolt vételi opció díja, építési teleknél: a bontás, a területépítésre alkalmassá tételének kiadása. Ezt a telek értékét növelő beszerzési költségként kell elszámolni a telek bontás utáni piaci értékének megfelelő összegig. Az e fölötti részt az új épület bekerülési értékeként kell figyelembe venni, a biztonságos üzemeltetéshez tartozó tartalék alkatrészek értéke (beszerzéskor, vagy az aktiválásig történő beszerzések).
14
A bekerülési értéket csökkentő tételek: próbaüzemelés során előállított termékek értékesítési bevétele, a lekötött pénzeszköz aktiválásáig realizált kamatbevétel, a használati értéket növelő bérmunkadíj, ingatlan esetében a korábbi bérleti jog megvásárlása címén fizetett, bérleti jogként kimutatott, de még le nem írt összeg. A bekerülési értéket módosítja a beruházáshoz, vagyoni értékű joghoz közvetlenül kapcsolódó devizakötelezettségnek az eszköz üzembe helyezéséig terjedő időszakra elszámolt árfolyam–különbözete függetlenül attól, hogy az árfolyamnyereség vagy árfolyamveszteség. Saját kivitelezésnél a beruházás, felújítás állományba vétele közvetlen „önköltségi” szinten történik, ami jelenti a közvetlen kiadásokat és a természetes mutatók (pl. fűtött m3, igénybevett m2, munkaóra, mosott ruha kg, stb.) alapján az adott tevékenységre ráterhelhető kiadások együttes összegét. A bekerülési érték részét képező tételeket (ideértve a számla alapján forintban kiegyenlített importbeszerzéseket is) a gazdasági esemény megtörténte után, a pénzügyi rendezéskor kell számításba venni a számlázott, kivetett összegnek megfelelő fizetett összegben. Amennyiben az üzembe helyezés, a raktárba történő beszállítás megtörtént, de számla, a megfelelő bizonylat nem érkezett meg, a fizetendő összeget a hatóság nem állapított a meg, és ezért a pénzügyi rendezés sem teljesülhetett, akkor az adott eszköz értékét a rendelkezésre álló dokumentumok (szerződés, piaci információ, jogszabályi előírás) alapján kell meghatározni és a negyedév végén állományba venni. Az így meghatározott érték és a későbbiekben ténylegesen fizetett összeg közötti különbözettel a bekerülési értéket a végleges bizonylatok kézhezvétele időpontjában akkor kell módosítani, ha a különbözet összege az adott eszköz értékét jelentősen módosítja. 7. Eszközök és Források besorolása, átminősítése A könyvviteli mérlegben az Elszámolóház valamennyi eszközét ki kell mutatni befektetett és forgóeszközök csoportosításban. Befektetett eszköznek minősülnek azok az eszközök, amelyek az Elszámolóház, illetve az intézménynek tevékenységét - a rendeltetésszerű használat mellett legalább 1 évig szolgálják. A befektetett eszközök között kell kimutatni az immateriális javakat, tárgyi eszközöket és a befektetett pénzügyi eszközöket. Forgóeszköznek minősülnek azok az eszközök, amelyek az Elszámolóház, illetve az intézménynek tevékenységét - a rendeltetésszerű használat mellett - legfeljebb 1 évig szolgálják. A forgóeszközök között a készleteket, követeléseket, értékpapírokat, és pénzeszközöket kell kimutatni. Az eszközök készletté, vagy tárgyi eszközzé történő minősítését a vásárlással egyidejűleg, az eszközöknek a könyvviteli nyilvántartásba történő számbavétel előtt el kell végezni.
15
Forrásként (passzívaként) az Elszámolóház vagyonának eredetét, származását mutatja ki. A mérlegben a források között kell kimutatni a saját tőkét, a kötelezettségeket, az Áhsz. 48. § (11) bekezdése szerinti egyéb sajátos forrásoldali elszámolásokat, passzív időbeli elhatárolásokat, figyelembe véve az Áhsz. 14. § ának előírásait. Minősítés: döntés az adott eszköz, befektetett eszközök illetve a forgóeszközök, azon belül az egyes eszközcsoportok közé való besorolásáról, továbbá a kötelezettségeknek a mérleg hosszú- vagy rövidlejáratú kötelezettségek közé való elhelyezéséről. Az eszközök befektetett eszközzé vagy forgóeszközzé történő minősítését kizárólag az eszköz használhatósága, rendeltetése, továbbá a tervezett használati idő alapján szabad meghatározni Az egy éven túl használatos eszközöket - a nettó 200 ezer forint egyedi beszerzési, előállítási érték alatti vagyoni értékű jogok, szellemi termékek, tárgyi eszközök kivételével, mert azok a használatbavételkor egy összegben kiadásként elszámolhatóak - befektetett, az egy évnél rövidebb ideig használandó eszközöket pedig a forgóeszközök közé kell besorolni. A minősítésnél vizsgálandó: - a tervezett használati idő, - az eszköz, eszközcsoport fizikai tulajdonságai (pl.: konyhai törékeny, fogyó eszköz, textília nem sorolható a befektetett eszközök közé, oktatási intézmény számítógépe (tartozékaival együtt), amennyiben a tervezett használata egy évnél nem hosszabb a fokozott igénybevétel miatt, akkor nem sorolható a befektetett eszközök közé). Az eszközök készletté, vagy tárgyi eszközzé történő minősítését a vásárlással egyidejűleg, az eszközöknek a könyvviteli nyilvántartásba történő számbavétele előtt el kell végezni. Az immateriális javak, tárgyi eszközök üzembe helyezését (használatbavételét) hitelt érdemlően dokumentálni kell. A dokumentálás az üzembe helyezési nyomtatvány és az állományba vételi bizonylat kiállításával, valamint a leltári nyilvántartásba vétellel történik meg az intézménynél. Komplett számítógép-konfiguráció beszerzésekor – a felhasználás körülményeit figyelembe véve – el kell dönteni, hogy azt kompletten, vagy egységenként veszi állományba az intézmény. Az állományba-vétel eldöntésére az intézménynél kijelölt szakember jogosult. A számítógéphez kapcsolódó szoftverek cseréje, a számítógép alapgép belsőegységeinek cseréje beruházásnak minősül. Ebben az esetben részleges selejtezést kell végrehajtani. A beszerzéskori minősítésre az intézménynél kijelölt szakember jogosult. Ha a készletnek besorolt eszköz tartósan szolgálja a tevékenységet, akkor tárgyi eszközzé kell átminősíteni.
16
Amennyiben az eszközök használata, rendeltetése megváltozik, mert az eszköz a tevékenységet, a működést tartósan már nem szolgálja, vagy fordítva, akkor azok besorolását meg kell változtatni, a befektetett eszközök át kell sorolni a forgóeszközzé, vagy fordítva, illetve a kötelezettségek tekintetében is el kell végezni az átsorolást amennyiben a rövid lejáratú időtartama egy éven túlivá, vagy fordítva változik. Az eszközök minősítésére az eszköz beszerzésekor, eszközök használatának, rendeltetésének megváltozásakor, és az év végi zárlati teendők kapcsán a könyvviteli mérleg készítésekor kerül sor. A beszerzéskor besorolt eszközök átminősítésére az Elszámolóház tekintetében a gazdasági vezető jogosult, illetőleg az intézmények tekintetében az intézményvezető javaslatára megtörténik az átsorolás. Az immateriális javak és tárgyi eszközök nyilvántartásba vétele az üzembe helyezési okmány alapján a FORRÁS SQL program tárgyi eszköz moduljában történő rögzítésével valósul meg. A költségvetési szervnek az egyes eszközök befektetett eszköznek, illetve forgóeszköznek minősítésénél a következő előírásokat is figyelembe kell venni: nem lehet kimutatni az eszközök (sem a befektetett, sem a forgóeszközök) között a bérbevett eszközöket. Ezeket az eszközöket vagy analitikában, a 0. nyilvántartási számlák számlaosztályban szabad nyilvántartani, nem lehet kimutatni az eszközök között a külön jogszabály alapján szakmai nyilvántartásban szereplő képzőművészeti alkotásokat, régészeti leleteket, kép– és hangarchívumokat, gyűjteményeket, egyéb eszközöket, a bérbevett vagy használatra átvett eszközökön végzett beruházási és felújítási munkák értékét a befektetett eszközök között, az adott eszköznek megfelelő csoportnál lehet kimutatni, Pl. a bérelt épületen végzett felújítási munka értékét az épületek eszközcsoporton belül lehet aktiválni és egyedileg nyilvántartani. 8. Mérlegben értékkel nem szereplő eszközök és források bemutatása Befektetett eszközök: - mennyiségi nyilvántartásban lévő eszközök, - 0-ra leírt, de használatban lévő eszközök, - bérbevett eszközök, - üzemeltetésre, kezelésre átvett eszközök. A befektetett eszközök analitikus nyilvántartása a FORRÁS SQL program eszköz moduljának, vagy a mennyiségi nyilvántartás folyamatosan biztosító más program segítségével történik. Készletek - mennyiségi nyilvántartásban lévő készletek
17
A készletek analitikus nyilvántartása a FORRÁS SQL program készlet moduljával, vagy a mennyiségi nyilvántartás folyamatosan biztosító más program segítségével történik. Követelések: - EU támogatási programokkal, pénzügyi elszámolásokkal kapcsolatos függő követelés, - biztos jövőbeni követelés, - függő követelések. Kötelezettségek: - biztos jövőbeni kötelezettség, - függő kötelezettség, - EU támogatási programokkal, pénzügyi elszámolásokkal kapcsolatos függő kötelezettség. 9. Értékvesztés elszámolása A készleteknél, a követeléseknél (ideértve a vevőkkel, adósokkal, a hitelintézetekkel, pénzügyi vállalkozásokkal szembeni követeléseket, a beruházási előlegként adott összegeket is) a megállapított értékvesztés a saját tőkét csökkenti, az értékvesztés visszaírása a saját tőkét növeli. A vevő, az adós minősítése alapján a költségvetési év mérleg fordulónapján fennálló és a mérlegkészítés időpontjáig pénzügyileg nem rendezett követeléseknél (ideértve a hitelintézetekkel, pénzügyi vállalkozásokkal szembeni követeléseket, a beruházási előlegként adott összegeket is, kivéve az aktív pénzügyi elszámolások között lévő követelésjellegű tételeket) értékvesztést kell elszámolni – a mérlegkészítés időpontjában rendelkezésre álló információk alapján – a követelések könyv szerinti értéke és a követelések várhatóan megtérülő összege közötti – veszteségjellegű – különbözet összegében, ha ez a különbözet tartósnak mutatkozik és jelentős összegű. A vevőnként, az adósonként kisösszegű követeléseknél az értékvesztés összege, ezen követelések nyilvántartásba vételi értékének százalékában is meghatározható. Az értékvesztés elszámolását és annak visszaírását a költségvetési év mérleg fordulónapjára vonatkozó értékelés keretében kell végrehajtani. A követeléseknél az értékvesztés elszámolása nem minősül követelés elengedésnek, illetve törlésnek. Az értékvesztések elszámolásának, az elszámolt értékvesztések visszaírásának a dokumentálását az intézmény Eszközök és források értékelési szabályzata tartalmazza. A követeléseknél (vevők, adósok, egyéb követelések, kölcsönök, előlegek) az adós minősítés alapján az év végéig pénzügyileg nem rendezett követeléseknél értékvesztést kötelező elszámolni, ha a mérlegkészítés időpontjában rendelkezésre álló információk alapján a követelések könyv szerinti értéke és a követelések várhatóan megtérülő összege között veszteség jellegű különbözet keletkezik, és ez tartósnak és jelentős összegnek minősül. 18
Jelentős összegűnek tekintendő a különbözet, ha a követeléseknél (ideértve a vevőkkel, adósokkal, hitelintézetekkel, pénzügyi vállalkozásokkal szembeni követeléseket, a kölcsönként, az előlegként adott összegeket) az értékvesztés összege meghaladja a bekerülési érték (a nyilvántartásba vételi érték) 20%–át vagy 100 000 Ft–ot. Az Áhsz. I. fejezet 1. § 1. pontja szerint behajthatatlan követelésnek kell a következő követeléseket minősíteni: - amelyre az adós ellen vezetett végrehajtás során nincs fedezet, vagy amennyiben a talált fedezet a követelést csak részben fedezi, a nem fedezett rész tekintetében, - amelyre a felszámolás, az adósságrendezési eljárás befejezésekor vagyonfelosztási javaslat szerint értékben átvett eszköz nem nyújt fedezetet, - a mindenkori költségvetési törvényben meghatározott kisösszegű követelések tekintetében, amelyet eredményesen nem lehet érvényesíteni, amelynél a fizetési meghagyásos eljárással, vagy a végrehajtással kapcsolatos költségek nincsenek arányban a követelés várhatóan behajtható összegével (a fizetési meghagyásos eljárás, a végrehajtás veszteséget eredményez, vagy növeli a veszteséget), illetve amelynél az adós nem lelhető fel, mert a megadott címen nem található és a felkutatása „igazoltan” nem járt eredménnyel, - amelyet bíróság előtt érvényesíteni nem lehet, - amely a hatályos jogszabályok alapján elévült. A készleteknél abban az esetben kell az értékvesztést elszámolni, ha a könyv szerinti érték magasabb, mint a piaci (utánpótlási) érték. Forgatási célú értékpapírok: A hitelviszonyt megtestesítő, egy évnél hosszabb lejáratú értékpapírnál – függetlenül attól, hogy az a forgóeszközök, illetve a befektetett pénzügyi eszközök között szerepel – értékvesztést kell elszámolni, ha a hitelviszonyt megtestesítő értékpapír könyv szerinti értéke és – felhalmozott kamatot nem tartalmazó – piaci értéke közötti különbözet veszteségjellegű, tartósnak mutatkozik és jelentős összegű. Jelentősnek tekintendő a különbözet, ha a tulajdoni részesedést jelentő befektetéseknél, készleteknél a forgatási célú értékpapíroknál az értékvesztés összege meghaladja a bekerülési érték (nyilvántartásba vételi érték) 20%–át, vagy a 100 000 Ft–ot. Értékpapírral az Elszámolóház és a hozzárendelt intézmények nem rendelkeznek. 10. Értékhelyesbítés elszámolása Az Elszámolóház és az intézmények nem élnek az immateriális javak, tárgyi eszközök és befektetett pénzügyi eszközök piaci értéken történő értékelés lehetőségével 11. Az adós, a vevő által el nem ismert követelés rendezésének módja A vevőkkel, adósokkal szembeni követelésként csak olyan követelés mutatható ki, amelynek alapjául szolgáló teljesítés megtörtént, és amelyet az adós, vevő nem kifogásolt, annak teljesítését elismerte. 19
Amennyiben az adós, a vevő a vele szemben fennálló követelést nem ismerte el, az ilyen követelések állományát a zárlati tételek elszámolása során át kell vezetni a 0. számlaosztályba. Amennyiben a vevő, az adós a vitatott követelést a vitát követően mégis elismeri, a követelést a 0. számlaosztályból vissza kell vezetni a 35. (követelések) számlacsoport megfelelő számlájára. Az el nem ismert követeléseket a vevők, adósok által – írásban –benyújtott észrevételekkel, kifogásokkal, a hivatalból feljegyzésekkel, jegyzőkönyvekkel, stb. kell bizonylatolni. A vevők, adósok által el nem ismert követelések bizonylatolásáért az Elszámolóház tekintetében a Számviteli osztályvezető, az intézmények tekintetében az intézményvezető, valamint a főkönyvi könyvelés felé történő feladásáért az Elszámolóház számviteli osztályvezetője felelős. 12. A költségvetési beszámoló készítése Az államháztartás szervezeteinek beszámolási kötelezettsége a költségvetési előirányzatok alakulásának és azok teljesítésének, a vagyoni, a pénzügyi és létszámhelyzetének, a költségvetési feladatmutatóknak és normatívák alakulásának bemutatására, továbbá a költségvetési támogatások elszámolására terjed ki. A beszámoló a pénzügyi helyzetet, a költségvetésben meghatározott bevételi és kiadási előirányzat teljesítését tükrözi. 39. § A költségvetési könyvvezetés keretében a bevételi és kiadási előirányzatok alakulására, a követelések, kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek, valamint ezek teljesítésére kiható gazdasági eseményekről a valóságnak megfelelő, folyamatos, zárt rendszerű, áttekinthető nyilvántartást kell vezetni és azt a költségvetési év végével lezárni. A költségvetési számvitelben a költségvetési évre vonatkozó gazdasági események hatását legkésőbb a) az előirányzatok és a teljesítések tekintetében január 31-éig - az Áht. 34. § (5) bekezdése szerinti esetben az ott megjelölt időpontig -, b) a követelések, a végleges kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek, valamint az Ávr. 134. § c) pontja és 138. § (5) bekezdés c) pontja szerinti adatok tekintetében a mérlegkészítés időpontjáig lehet elszámolni. Az Elszámolóház külön-külön köteles elkészíteni saját és az önálló költségvetési szerv éves költségvetési beszámolóját. Az éves beszámolót a felügyeleti szerv által meghatározott időpontig kell a felügyeleti szervnek megküldeni. Az éves elemi költségvetési beszámoló a vonatkozó jogszabályban meghatározott előírások szerinti elkészítéséért és alátámasztásáért a gazdasági vezető felelős a Számviteli, Költségvetési és Kontrollin osztályvezető és a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály közreműködésével.
20
Az intézményi éves elemi költségvetési beszámolót december 31-ei fordulónappal a tárgyévet követő év február 28-áig, illetve az irányító szerv által közölt időpontig kell elkészíteni a meghatározott tájékoztató és űrlapgarnitúra, továbbá az irányító szerv által kiadott körlevél szerinti formában és tartalommal. Az előző évi pénzügyi számviteli adatokat következő év február hó 10-ig lehet javítani. Az éves elemi költségvetési beszámolót a felügyeleti szerv által meghatározott időpontig kell a felügyeleti szerv részére megküldeni. A szervezetünknél a költségvetési évet követő év február hó 28. nap a mérlegkészítés időpontja. Eddig az időpontig kell elvégezni az értékelési feladatokat, a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat érintően tárgyévet követő év február 10. napjáig ismertté vált gazdasági eseményeket, adatokat, információkat kell figyelembe venni, illetve a könyvekben eddig az időpontig végezhetők helyesbítések a beszámolóval lezárt költségvetési évre vonatkozóan. A beszámoló elkészítése során a jogszabályokban, a számviteli politikában és a kapcsolódó szabályzatokban, tájékoztatókban foglalt előírásokat együttesen kell alkalmazni. A kiegészítő szöveges beszámoló szerkezete a kiadott tájékoztatóban foglaltak sorrendjében kerül bemutatásra, amelynek összeállítása során kiemelt figyelmet kell fordítani a lényegesség, a világosság és költség–haszon összevetésének elvére. 12.1 Éves elemi költségvetési beszámoló Az elemi költségvetési beszámoló részei a következők: a.) a költségvetés végrehajtásának ellenőrzését és a zárszámadás elkészítését a költségvetési számvitellel biztosító - költségvetési jelentés - maradvány kimutatás - adatszolgáltatás a személyi juttatások és a foglalkoztatottak, választott tisztségviselők összetételéről - adatszolgáltatás a társadalombiztosítás pénzügyi alapjaiból folyósított egyes ellátások és támogatások előirányzatáról és teljesítéséről - önkormányzati alrendszer sajátos gazdálkodásához kapcsolódó elszámolások b.) a vagyoni helyzet és az eredmény szemléletű bevételek, költségek, ráfordítások alakulását, valamint zárszámadás kiegészítő információinak elkészítését a pénzügyi számvitellel biztosító - mérleg - eredmény kimutatás - költségekről és megtérült költségekről szóló kimutatás - kiegészítő melléklet Az Éves elemi költségvetési beszámoló alátámasztásaként kötelező az előírt főkönyvi kivonat és analitikák, alátámasztó jegyzőkönyvek elkészítése.
21
A szöveges beszámoló készítése 2014.01.01. naptól nem kötelező. 12.2 A beszámolókat hitelesítő aláírások Az Elszámolóház éves elemi költségvetési beszámolóit az Elszámolóház vezetője és a gazdasági vezető, vagy a megfelelő képesítéssel rendelkező személy, mint a beszámoló elkészítéséért kijelölt felelős vezető köteles aláírni. A beszámoló elkészítéséért felelős személynek az aláírása mellett fel kell tüntetnie regisztrációs számát is. A beszámoló elkészítéséért kijelölt felelős személyre vonatkozó jogszabályi követelmények meglétét az Elszámolóház vezetője igazolja. Az aláírók felelősséggel tartoznak az adatokat előállító és továbbító eljárások megfelelő archiválásáért. Az éves elemi költségvetési beszámoló intézményenként elkülönítetten is elkészítésre kerül, melyet az Elszámolóház gazdasági vezetője mellett az intézmények vezetői is kötelesek aláírni. 12.3 A költségvetési beszámoló letétbe helyezése és adatainak közzététele Az Elszámolóház és az intézmények elemi költségvetési beszámolóját a Pécs Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala felülvizsgálja. Az irányító szerv az elfogadott intézményi éves és féléves elemi költségvetési beszámolót megküldi a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságához, és ezzel eleget tesz a letétbe helyezési kötelezettségnek. Az Elszámolóháznak önálló letétbe helyezési kötelezettsége nincs. 13. Egyéb beszámolási, adatszolgáltatási kötelezettség 13.1 Időközi mérlegjelentés Az eszközök és források alakulásáról negyedévenként, a főkönyvi kivonat állományi számláinak adataiból, illetve az azt alátámasztó nyilvántartásokból megfelelően összeállított mérlegjelentést kell készíteni. Az Elszámolóház (az intézmények adatait is tartalmazó) negyedéves mérlegjelentéseinek elkészítéséért a gazdasági vezető a felelős. Az időközi mérlegjelentést a tárgynegyedévet követő hónap 20. napjáig, a negyedik negyedévre vonatkozóan gyorsjelentésként a tárgynegyedévet követő negyven napon belül, az éves jelentést az éves költségvetési beszámoló benyújtásának határidejével megegyezően kell az irányító szervhez benyújtani. 13.2 Időközi költségvetési jelentés Az Elszámolóház a jogszabályban meghatározott tartalmú időközi költségvetési jelentést állít össze (kiemelt előirányzatokról és egyes esetekben annál részletesebben is a jóváhagyott előirányzatokról, a módosított előirányzatokról és a teljesítési adatokról), és azt határidőre megküldi az irányító szervnek. Az Elszámolóház az intézmények adatait is tartalmazó negyedéves időközi költségvetési jelentéseinek elkészítéséért a gazdasági vezető a felelős. 22
Az időközi költségvetési jelentést a költségvetési év első három hónapjáról április 20áig, azt követően havonta, a tárgyhót követő hónap 20-áig, a költségvetési év tizenkét hónapjáról a költségvetési évet követő év február 5-éig az Igazgatóságnak küldi meg. Az adatszolgáltatások elkészítési és irányító szerv részére történő megküldés határideje az irányító szerv által meghatározott időpont. A költségvetési szervek megszűnésével kapcsolatos előírásokat a 2. sz. melléklet tartalmazza. 14. A beszámolók ellenőrzése 14.1 Az ellenőrzések által feltárt hibák elszámolása, dokumentálása, kiegészítő mellékletben való bemutatása Amennyiben az ellenőrzés az előző költségvetési év(ek) éves elemi költségvetési beszámolójában elkövetett jelentős összegű hibá(ka)t állapított meg, az előző év(ek)re vonatkozó – a mérlegkészítés időpontjáig megismert és nem vitatott, nem fellebbezett, illetve jogerőssé vált megállapítások miatti – módosításokat a kiegészítő melléklet szöveges részében részletesen, a könyvviteli mérleg és a pénzmaradványkimutatás minden érintett tételéhez kapcsolódóan az előző év adatainak feltüntetése mellett be kell mutatni. Az előző év(ek)et érintő hibákat, függetlenül attól, hogy azok jelentős összegűek, vagy sem, a hiba megállapításának évében kell a folyó évi könyvelésben elszámolni. 14.2 Elszámolási szabályok Az előző éveket érintő hibákat és hibahatásokat a főkönyvi elszámolás szempontjából ugyanúgy kell kontírozni, mintha azok a tárgyév gazdasági eseményei lennének, azzal a különbséggel, hogy a főkönyvi számlákat tovább kell bontani, és az előző éveket érintő tételeket külön számlán kell kezelni. 14.3 Az elszámolások dokumentálása Az előző éveket érintő hibák elszámolásának dokumentálása speciális módon történik. Az ellenőrzéseket végző szervezetek az ellenőrzési megállapításaikat jelentésben rögzítik. Ezek a jelentések általában nem tartalmaznak olyan megállapításokat, amelyek közvetlenül alkalmasak lennének arra, hogy a főkönyvi elszámolások alapjául szolgáljanak. Azokban az esetekben tehát, amikor a külső jelentések a könyvekben is helyesbítendő hibát tárnak fel, azokról az önellenőrzésre vonatkozó dokumentációnak megfelelő, a jelentéssel együtt kezelt önellenőrzési jegyzőkönyvet és bizonylatokat kell készíteni. Abban az esetben, ha a feltárás évében háromnál több önellenőrzési jegyzőkönyv felvételére kerül sor, az önellenőrzéseket összesítő nyilvántartásba kell foglalni.
23
III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Jelen szabályzat 2014. év április 1. napjával lép hatályba, mellyel a 2013. április 2. naptól hatályos szabályzat hatályát veszti. A szabályzatban foglalt rendelkezéseket a 2013. évről készített beszámoló, az ezt alátámasztó könyvvezetési, nyilvántartási, egyeztetési feladatok esetében kell alkalmazni. A számviteli politikában nem szabályozott kérdésekben a Számv. tv. és az Áhsz. vonatkozó rendelkezései az irányadóak.
Pécs, 2014. március 28.
Borbás Károly igazgató
24
