Elektronikus számla First Businesspost Kft. Jakabos Árpád ügyvezető igazgató
Bemutatkozunk A feladatunk: Bonyolult dolgokat egyszerűvé tenni
First Businesspost Kft: o magyar tulajdonú o Legnagyobb szolgáltató Magyarországon és a CE régióban o Basware partnerségen keresztül része a világ legnagyobb hálózatának o Iparágak: Autóipar, kereskedelem, utazásszervezés, bankszektor, telekommunikáció, közművek e-számla szolgáltatója o Több ezer ügyfél Szolgáltatásunk fő területei: o E-számla, elektronikus megrendelések, szállítólevelek, árkatalógusok szolgáltatásként o Küldők e-számla képessé tétele egyszerű szoftverek segítségével o Az e-számla fogadás által költséghatékony megoldást nyújtani a fogadóknak a papírprobléma tartós felszámolására
Elektronikus számlafogadás
First Businesspost előnyök
Elektronikus dokumentumok küldése/fogadása egyértelmű előnyökkel bír a papíralapú kommunikációval szemben. Nap mint nap elektronikusan kommunikálunk (pl.e-mail/chat stb.) akkor számlát miért papíron küldünk/fogadunk? Óriási hatékonyság vesztés.
Papírszámla feldolgozás Számlakészítés és könyvelés*
A papírszámlák nehézkes feldolgozása eddig magas költségekhez vezetett.
Nyomtatás + borítékolás
300 Ft
Papiertranszport/Postaköltség
380 Ft
Szkennelés + OCR
400 Ft
Kézi utómunka + tárolás Hibás számlák kezelése
450 Ft 200 Ft
Összesen
1730Ft
* A legalacsonyabb számokkal kalkulálva különböző ügyféladatokból, hatékonyság növekedés nincs kalkulálva
Nyomtatás
100%
manuális korrigálás
Szkennelés + OCR
Elektronikusan elérhető információ
Papírtranszport Információmegsemmisítés
Küldő
Információfelépítés
Fogadó
Elektronikus számla egyszerűen Számlakészítés és könyvelés*
Számlaküldés virtuális papír segítségével
Elektronikus számlaküldés
? = e-számla szolgáltató
50-80 Ft
Papiertranszport/Postaköltség
0 Ft
Szkennelés + OCR
0Ft
E-számla fogadása
60-90 Ft
Összesen
100-170Ft
* A legalacsonyabb számokkal kalkulálva különböző ügyféladatokból
? adat formátum x
100%
Nyomtatás
adat formátum y
Fájlinterfész
Elektronikusan elérhető információ Információmegsemmisítés
Küldő
Információfelépítés
Fogadó
Elektronikus számlafogadás
First Businesspost előnyök
Felmerülő kérdések a bevezetéssel kapcsolatosan: Informatikai/Pénzügyi Jogi Szállítói/Vevői Megtérülés
Informatikai/Pénzügyi kérdések
First Businesspost előnyök
Elektronikus számlaküldés Meglévő informatikai rendszerben kell fejlesztés? 1stBP e-számlával nem. Ha a vevő valami egyedi formátumot kér sok a fejlesztés. Erőforrás? 1stBP automatikusan előállítja a vevői igényt. Különböző vevők egyedi kommunikációs csatornákat kérnek. Ki fogja ezt kiépíteni és monitorozni? 1stBP szolgáltatás része. Mellékleteket hogyan tudunk csatolni? 1stBP megoldással egyszerűen. Hol tároljuk az e-számlát? 1stBP szolgáltatás része. Hány %-ot tudok átállítani? Kb. 50% az első évben ügyfél példány – 100% saját példány
Informatikai/Pénzügyi kérdések
First Businesspost előnyök
Elektronikus számlafogadás Elektronikus jóváhagyási folyamatok kialakítása Független 1stBP e-számla fogadástól. Ellenőrzött, biztonságos és egységes számlafogadási csatorna kéne - vs. Mindenki küldi ahogy tudja. 1stBP egységes csatornát biztosít Egységes formátumú e-számlát szeretnénk vs. Szállítók mindenféle fajta formájú e-számlát küldenek 1stBP egységes formátumot biztosít (kezeli a különböző formátumú szállítói e-számlákat) E-számla formátumának felépítése? Ki ért hozzá? – 1stBP Tesztelés/bekötés/szállítóaktiválást ki fogja csinálni? – 1stBP Support/monitorozás – ki fogja csinálni? – 1stBP
Hány %-át tudom átállítani a szááítóimnak? – min. 50% az első évben
Jogi kérdések
First Businesspost előnyök
Világos és egyértelmű a jelenlegi szabályozás? Igen. 2010/45/EU irányelv - A számláknak a tényleges termékértékesítéseket, illetve szolgáltatásnyújtásokat kell tükrözniük, ezért biztosítani kell a számlák hitelességét, olvashatóságát és tartalmuk sértetlenségét.
Ki fogja biztosítani, hogy a küldött/fogadott, belföldi/külföldi e-számla mindíg megfelel a jogszabályoknak? 1stBP Ki fogja követni a jogszabályokat? 1stBP Ki fogja előállítani a NAV ellenőrzési formátumot? 1stBP
Szállítók/Vevők
First Businesspost előnyök
Vevők 1stBP biztosítja a formalevelet és az esetleges vevői kérdéseket megválaszolja
Szállítók SZÁLLÍTÓAKTIVÁLÁS ! – fontosságát alábecsülik Az egyik legfontosabb terület a projekt sikerességében. Hogy veszem rá a szállítómat, hogy elektronikusan küldjön számlát? Szállítómtól ezt nem várhatom el – dehogynem! Hogy monitorozom/kezelem a bekötéseket. Óriási erőforrás igény! Folyamatos tájékoztatás szükségessége. 1stBP szállítóaktiváló csapata több ezer szállítót kötött be e-számla küldésbe/fogadásba.
Megtérülés
First Businesspost előnyök
E-számla küldése és fogadása kb. 10%-a papír alapú számlaküldésnek és fogadásnak Alacsony beruházási költség a fogadói oldalon Alacsony vagy nincs beruházási költség a küldői oldalon
MEGOLDÁS
First Businesspost előnyök
E-SZÁMLA SZOLGÁLTATÓ ! MEGOLDJA AZ ÖSSZES FORMÁTUMKÜLÖNBSÉGET EGYSÉGES KOMMUNIKÁCIÓS CSATORNÁT BIZTOSÍT KÜLDŐ/FOGADÓ OLDALON NEM KELL FEJLESZTENI ÁTVÁLLALJA A JOGSZABÁLYKÖVETÉST ELLENŐRZI A SZÁMLAADATOKAT 1 SZÁLLÍTÓ 30 PERC ALATT E-SZÁMLA KÉPES TELJES SZÁLLÍTÓAKTIVÁLÁST VÉGIGVISZI
ELEKTRONIKUS SZÁMLAKÜLDÉS
Számlaküldés egyszerűen EDI és PKI számlaküldés egyformán egyszerű
Elektronikus számlaküldés
First Businesspost előnyök
1. Nincs fejlesztési igény Nem kell változtatnia a jelenlegi számlakészítési folyamatain (ugyanazt a számlázó szoftvert/rendszert használja) Ha nincs számlázó szoftver akkor WEBInvoice 2. Egyszerűen továbbítja az adatokat (nyomtató vagy strukturált adat) Nem kell foglalkoznia a vevői igényekkel Nem kell foglalkoznia az archiválással 3. A First Businesspost rendszere felismeri a vevőt és előállítja a vevő által igényelt formátumot (PDF + feldolgozható struktúra) Ha a vevőnek nincs igényelt formátuma, vagy egyéni vásárlója van úgy standard (PDF) számla van továbbítva
Elektronikus számlaküldés
First Businesspost előnyök
A számla percek alatt a vevőnél van, fogadási csatornák – download manager (https), AS2, X400, SAP BC/XI, e-mail, web-es felület Ellenőrizni tudja a számla státuszát 4. Nem tud számszakilag vagy formailag hibás számlát küldeni Megspórolja a papír, nyomtató, posta és a hibás számlákból fakadó költségeket Csak tranzakciós díjat fizet (alacsony árak) Küldött számlamennyiségtől függően megtakarít A rendszer megrendelések és szállítóleveleket is kezel
NAV
ELEKTRONIKUS SZÁMLAFOGADÁS
Számlafogadás egyszerűen
A számlafogadó egységesen egy struktúrában és egy csatornán fogadja számláit
Elektronikus számlafogadás SZÁMLAFOGADÓ SZEMPONTJÁBÓL
First Businesspost előnyök
EGYSÉGES FORMÁTUM - Számlafogadó az általa definiált formátumba/struktúrában kapja a számláit, hogy bármilyen ERP rendszer által feldolgozható legyen SZÁMLAKÉP mindig van ÁRU ÉS KÖLTSÉG számlák egyaránt, MELLÉKLETEK csatolhatók SZÁMLAELLENŐRZÉS (jogi kötelező mezőkön kívül számlafogadó definiálhat más kötelező mezőket pl. megrendelésszám) – hibás számlák aránya -90% WEBSZÁMLA – kevés számlát küldő de nagyszámú kisvállalati szállítóknak TELJES szállítói lefedettséget biztosít GYORS szállítói bekötés (setup és tesztelési idő 2 órától 2 napig) BÁRMILYEN szolgáltatót használhat a szállító nem kell az 1stBP megoldást használnia ÜGYFELEINK között van a beszállítók egy része ALACSONY beruházási költség GYORS bevezetési idő (4-8hét)
Elektronikus számlafogadás SZÁLLÍTÓI SZEMPONTOK
First Businesspost előnyök
Használhatja az 1stBP szolgáltatását de választhat bárkit, Ha 1stBP akkor: - MEGLÉVŐ szállítói folyamatokhoz illeszkedik (Ha van EDI akkor ahhoz is) - NINCS módosítás a rendszerben, nincs beruházási költség, alapesetben VIRTUÁLIS PRINTER - SZÁMLA STÁTUSZÁT nyomon tudja követni - MELLÉKLETEKET egyszerűen tud csatolni - ÖSSZES vevője felé tudja használni - TELJES törvényi megfelelés egész EU területén - Hibás számla nem küldhető A rendszer megrendelések és szállítóleveleket is kezel
NAV
Megtkarítás számítás – elektronikus számlafogadás .
Folyamatos költségek EUR
Megtakarítás Papírszámla feldolgozási költség*
Egyszeri költségek EUR
7.95 15,000
Átlagos bevezetési költség - 1stbp ERP fejlesztési költség E-számla fogadása egységes formátumban, ellenőrzésekkel
0.3
MEGTAKARÍTÁS 30,000 FOGADOTT SZÁMLA ESETÉN / ÉV Feldolgozási költségek az 1stbp rendszer bevezetése előtt Feldolgozási költségek a bevezetés után Az 1stbp e-számla rendszer költsége Éves megtakarítás
238,500 (119,250) (9,000) 110,250
* E-Payables Benchmark 2009, Aberdeen Group tanulmány, 2009 Szeptember (papírszámla feldolgozási költségei – termelő és szolgáltatási szektor átlag)
Referenciák: Autóipar
Telekom
Bankszektor
Kereskedelem
Más
