Elektronický dokument jak s ním budeme pracovat RNDr. Vladimír Střálka Adobe Systems
ISSS2008 20´ Copyright 2007 Adobe Systems Incorporated.
1
Doba pro elektronické dokumenty přichází
Elektronické dokumenty jsou již dávno používány
Komerční sektor – prospekty, produktové informace, el. faktury, objednávky, a další
Veřejný sektor – tam, kde nebyla vyžadována právní validita
Zákon o elektronických úkonech, osobních číslech a autorizované konverzi dokumentů
Umožní používání elektronických dokumentů ve většině úkonů tam, kde dosud byla nutnost používat dokumety papírové
Co umožní elektronický dokument
V úřadech
Zrychlení procesů v úřadech – manipulace s elektronickým médiem je podstatně rychlejší než s papírem
Možnost lépe řídit a kontrolovat procesy s dokumenty
Pro občany a podniky
Efektivnější a rychlejší komunikaci úřadu s občany a podniky
Copyright 2007 Adobe Systems Incorporated.
2
Co je elektronický dokument
Potřebujeme vůbec něco, jak je elektronický dokument a jak by měl vypadat?
Máme databáze a v nich všechny potřebné informace
Můžeme systémy propojit
Můžeme dát občanům a úředníkům do systémů autorizované přístupy
Když to všechno dokážeme, proč máme dnes papírové dokumenty?
Dokumenty korespodnují se zaběhnutou legislativou a zákony
Dokumenty existují nezávisle na tom, jakým způsobem obsah v nich vzniknul – obrovská různorodost prostředků, ve kterých elektronický obsah vzniká
Dokumenty jsou schopny zaznamenat určitý stav věcí v daném čase spolu s odpovědností konkrétních osob a subjektů za obsah
Elektronický dokument musí mít stejnou úlohu
Samotná data v systémech a aplikace nejsou schopny plnit tuto úlohu
Copyright 2007 Adobe Systems Incorporated.
Kritéria pro elektronický dokument (písemnost)
Technologická nezávislost - nezávislý na aplikaci
Jasná, na technických prostředcích nezávislá interpretovatelnost obsahu
Schopnost vyhovět legislativně
Není možné ohýbat právo dle potřeb technologií, technologie musí umět vyhovět právu
Důvěrnost
Oprávnění
Zodpovědnost
Integrita
Pravost
Nezpochybnitelnost
Copyright 2007 Adobe Systems Incorporated.
PDF – elektronický dokumentový standard
PDF – dnes jedinný, světově uznávaný standard splňující požadovaná kritéria
Nezávislý na zdroji a způsobu vytvoření – technologická nezávislost
Otevřený a zveřejněný formát, ISO standardy – interpretovatelnost nezávislá na výrobci
Podporuje legislativní požadavky – elektronický podpism časové razítko, nezpochybnitelnost,.... viz slide „Kritéria... „
Světově rozšířený
Referencovatelný z různých států
Přímo určený standard el.doc. - Min. fin., Min. Sprav. – Itálie, Min. Obrany, Min. zahr. – Francie, Min. vnitra, Policie, Min. Zemědělství – Německo, Standard el. doc. Gov. – UK, dále US
Doporučovaný a akceptovaný – Norsko, EU Commite, Švédsko, Dánsko,..
Další země – Hong Kong, Austrálie, Japonsko
Copyright 2007 Adobe Systems Incorporated.
Konverze dokumentů
Proč se hovoří o konverzi
ROVNOPRÁVNOST PAPÍROVÉHO a ELEKTRONICKÉHO DOKUMENTU
K jednomu úkonu je mnohdy potřeba více typů dokumentů, které však v dnešní době nejsme schopni získat v jednotné formě
Příklad – Žádost o finanční příspěvěk
Samotná žádost
- Elektronický formulář
Přílohy
- papírová forma
Možnosti podání: 1.
Poslat formulář elektronicky a dodat přílohy na papíře
2.
Vyplnit formulář, vytisknout a podat vše na papíře
3.
Vyplnit formulář, konvertovat přílohy do elektronické formy, zkompletovat spis podání a provézt podání elektronicky
Všechny formy musí být rovnoprávné (resp. 2-3)
Copyright 2007 Adobe Systems Incorporated.
Co to je elektronická konverze dokumentů?
Transformace jedné formy do jiné, návrh zákona to definuje následujícím způsobem a)
úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky
b)
úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky
Subjekt provádějící konverzi musí:
Umět ověřit elektronický certifikát a časové razítko
Bezodkladně po konverzi a kontrole shody obsahu vstupu a výstupu musí umět připojit ověřovací doložku
Při konverzi do elektronické podoby musí umět vložit elektronický certifikát ověřovatele a časové razítko
Copyright 2007 Adobe Systems Incorporated.
Adobe Acrobat Standard – nástroj pro elektronickou konverzi
Adobe programový balík dovolující s dokumentem pracovat tak, jak vyžaduje zákon
Konverze dokumentu do elektronické podoby
Naskenování dokumentu do PDF
Kontrola výstupu
Vypsání ověřovací doložky
Opatření dokumentu časovým razítkem
Opatření certifikátem ověřovatele včetně vložení jejho grafické značky
Konverze výstupů aplikací úřadu do elektronického dokumentu
Většina prostředků třetích stran se zaměřuje na pouhou tvorbu PDF, ne na práci s PDF v jednotlivých fázích celého procesu.
Copyright 2007 Adobe Systems Incorporated.
Příklad konverze v Acrobat Standard
V Adobe Acrobat Standard jsme schopni vykonávat veškeré úkony
Ověřovací doložka
Ukázka konverze dokumentu
Ovládání scanneru
Kontrola dokumetu
Vyplnění doložky
Časové razítko a certifikace
Výlet do budoucna
Elektronická písemnost (spis)
Obsahuje více ověřených dokumentů
Příklad elektronické písemnosti obsahující kopie více dokumentů
Příklad písemnosti obsahující libovolné datové zprávy – zvuk, video
Copyright 2007 Adobe Systems Incorporated.
Revolutionizing how the world engages with ideas and information
