Electronisch declareren Petplan verzekeringen in VIVA

Hand-out Petplan verzekering en VIVA voor gebruikers.

Electronisch declareren Petplan verzekeringen in VIVA Inhoud 1 2 3

Inleiding ................................................................................................................................... 1 Samenvatting werkwijze VIVA en Petplan ........................................................................... 2 Vooraf correct instellen. ........................................................................................................ 3 3.1 Cliënt gegevens ..........................................................................................................................................3 3.2 Dieren kenmerken als zijnde verzekerd bij Petplan ...................................................................................3 4 Werkwijze ................................................................................................................................ 4 4.1 Aanmaken factuurregels .............................................................................................................................4 4.2 Andere vormen van afsluiten factuurregels: ...............................................................................................5 4.3 Voorwaarden en volgorde van factureren .................................................................................................6 4.4 Overzicht te declareren facturen ................................................................................................................6 4.5 Declaratie bestand versturen ......................................................................................................................7 5 Boekhouding........................................................................................................................... 8 5.1 Verwerken van de betalingen in de Boekhouding ......................................................................................8 5.2 Bedrag komt binnen op de bank, mutaties invoeren (BB- MI)....................................................................8 6 Controle overzichten .............................................................................................................. 9 6.1 FI Financieel overzicht per client ................................................................................................................9 6.2 FPS Sessies maandfactuur ........................................................................................................................9

1

Inleiding

Door middel van de “Petplan” module in het VIVA kunt u declaraties van verzekerde huisdieren rechtstreeks, electronisch bij Petplan indienen. Het gedeclareerde bedrag wordt volledig aan u uitgekeerd. Voor het nietverzekerde deel en het eigen risico stuurt Petplan (via de factoring maatschappij DFA) de klant rechtstreeks een factuur. Dit heet E-declareren. Alle producten, die op een factuur gezet worden bij een Petplan verzekerd dier, mogen ingediend worden bij de verzekering, dus ook dieetvoeding e.d. U hoeft deze producten dus niet uit te sluiten. Het verdient wel aanbeveling om producten en diensten, waarvan u zeker weet dat deze niet onder de Petplan verzekering vallen, wel direct met de klant af te rekenen.

1


2 Samenvatting werkwijze VIVA en Petplan De meest voorkomende en geadviseerde werkwijze voor het totale proces van het Edeclareren in VIVA is: 1. Zorg dat in de diergegevens het chipnummer is ingevuld en het Petplan polisnummer op de juiste manier. Dieren met een Petplanpolis zijn herkenbaar door de pp- voor de diernaam. 2. Controle of een dier verzekerd is kunt u doen op http://backoffice.petplan.nl/external/secure/petplan/FindInsuranceForm.jsp?. U kunt controleren op postcode-huisnummer en chipnummer. Bij de invoer van de polisgegevens in VIVA kunt u vanuit VIVA direct deze controle uitvoeren. 3. De factuurregels worden opgemaakt via de gebruikelijke manier via de patientenkaart van een dier. Het is hierbij nodig om in de eerste factuurregel in het veld “omschrijving” de reden van het consult in te voeren (dus zonder code en zonder prijs). Bij het verlaten van de factuur / patientenkaart krijgt men de keuze wat men wil doen met deze factuur. 4. Hierbij selecteer je “Afrekenen”. Kies de optie “afrekenen van niet te declareren regels”. Alleen als er factuurregels zijn van andere dieren, die niet verzekerd zijn, kan je deze afrekenen. 5. Indien het een verzekeringsfactuur betreft kan je nu kiezen om een proforma-factuur te printen. De klant kan deze meenemen, zodat deze weet wat er gedeclareerd wordt bij de verzekering. De klant moet deze factuur niet gebruiken om te betalen. 6. Voor de controle kan men rapportage FPVEO bekijken. 7. De declaraties voor Petplan worden automatisch verzameld en kunnen worden doorgestuurd naar DFA via menu FPVED. 8. Als de versturing goed gelukt is kunt u de facturen van deze verzekeringsbatch doorzetten naar de boekhouding met het menu VVE in de boekhouding (BB-VVE). U selecteert de batch en kiest de F3-toets voor doorboeken. 9. Nadat u de betaling(en) van DFA hebt ontvangen kunt u de facturen van de betreffende batch afboeken. U selecteert de batch en kiest F5 om te verwerken. Deze verwerking vindt plaats op de eerder ingestelde kruispost. Voordat u factoring bestanden gaat aanmaken of facturen gaat printen middels de maandfacturatie (voor normale en automatisch te incasseren facturen) dient u te zorgen dat de facturen, die met E-declareren worden geïnd, verstuurd zijn naar de verzekeringsfirma (voor Petplan is dat naar DFA). Dit geldt dus voor alle electronisch declareerbare regels.

2


3

Vooraf correct instellen.

3.1

Cliënt gegevens

Bij de cliënt moeten zowel het adres als de naam (incl. voorletters) juist en volledig ingevoerd zijn. Controleer dit als u een dier aanmeld als zijnde verzekerd. Ook de geboortedatum van de cliënt is verplicht. Gebruik bij de de aanhef (titelatuur) altijd Dhr. of Mevr. Gebruik niet de aanhef “Fam”, daarbij is geen geboortedatum bekend. Men kan een “Fam” zonder geboortedatum niet gebruiken in een incassoprocedure.

3.2

Dieren kenmerken als zijnde verzekerd bij Petplan

U kunt alleen facturen electronisch declareren indien de dieren, die verzekerd zijn, gekenmerkt zijn. Hiervoor zijn bij de diergegevens in VIVA twee velden verplicht. -

Chipnummer bij het dier moet ingevuld zijn. Een dier kan niet verzekerd worden als deze niet gechipt is

------------------------ Diergegevens Naam dier : Galyi Chipnummer Chiplocatie Attentienoot

-

-

: 982009105330666 : :

Meer

Historie ------------------------Gewicht : 15.00 Kg Chipdatum

: 10/10/2010

Het polisnummer moet ingevuld zijn op het tabblad “Meer” van de diergegevens. Alleen als de exacte vorm “Petplan, dan een spatie en het volledige polisnummer” wordt ingevuld (en chipnummer is ingevuld) is het E-declareren bij Petplan mogelijk. De polisnummers van Petplan beginnen met PP, daarna 3 voorloopnullen en 5 volgcijfers.

------------------------ Diergegevens Bijz. kenmerken: Aftekeningen : Polisnummer : Petplan PP00012345 Barcode :

Meer

Historie --------------------------

Indien polisnummer en Petplan en het chipnummer is ingevuld wordt het dier gemarkeerd. De verzekerde dieren krijgen een pp- voor hun naam, pp- staat voor een verzekerd dier met een verzekering bij Petplan. pp-Galyi

(445)

hond

V

Kelpie

Zwart

U kunt het polisnummer van Petplan direct controleren. Als u op het veld gaat staan, waar het polisnummer is ingevuld en u drukt op de F10-toets, wordt verbinding gemaakt met de Petplan website. De juiste dieren cliëntgegevens worden direct meegestuurd en er wordt automatisch een controle uitgevoerd van de gegevens. Deze werking is afhankelijk van diverse instellingen op een lokale PC, de werkplek, in het windows systeem, dus bij bepaalde situaties werkt deze functionaliteit niet. Als de automatische koppeling niet werkt kunt u de URL (http://backoffice.petplan.nl/external/secure/petplan/FindInsuranceForm.jsp?) kopiëren naar de adresbalk van uw browser (maak hier meteen een favoriet van). U kunt van één cliënt zowel dieren bij Petplan als bij een andere verzekering verzekeren. Ook kan er voor sommige andere verzekeringen elektronisch worden gedeclareerd. Let wel: één dier kan slechts verzekerd zijn bij één verzekeraar. 3


4 4.1

Werkwijze Aanmaken factuurregels

Zodra u in VIVA naar een klant gaat, die dieren heeft die verzekerd zijn bij Petplan, krijgt u dat te zien in uw scherm door middel van de pp- voor de naam. ----------------------------- Spreekkamer 27 -----------------------------INS[PUL2] Mevr. C. Pulmans Vaste arts : Pelmolen 20 Laatste persoon : 3994 XZ HOUTEN 030 6347250 Laatste contact : 19/06/2011 ----------------------- @ -----------------------------------------------------[-------------------------- Selecteer een dier -------------------------] |pp-Galyi (445) hond V Kelpie Zwart | | | | | | | [--------------------------------------------------------------------------] ESC Terug F1 Help F3 Toevoegen F5 Instelling F7 Verwijderen F2 Menu F4 Wijzigen F6 Wijzig soort F8 Overleden ook

F9 Verhuis dier F10 Gewicht

Op de patiëntenkaart wordt in de statusbalk een Petplan verzekerd dier getoond met V-pp. [PUL2] Mevr. C. Pulmans Galyi (445) H V Pelmolen 20 Zwart Kelpie 3994 XZ HOUTEN 030 6347250 2 jr 19/06/2009 ----------------------- @ C V-pp -------------------------------------8/857.2519/06/2011 Opgenomen in dit bestand cyr 1 consult spoed 2 50.00 cyr

Zodra u op de patiëntenkaart naar F8 “Factuur” gaat, kunt u op de bekende manier de factuurregels invoeren. Ook kunt u uiteraard direct medicijnen en behandelingen met code invoeren op de patientenkaart (F2, MB-code). Bij afsluiten is de meest logische keuze om te kiezen voor afrekenen. Zorg dat in de eerste factuurregel de reden voor het consult / behandeling staat. Kiest u voor nu voor “Afrekenen” dan geeft VIVA (indien van toepassing) de volgende melding: 1 of meer factuurregels kunt u E-declareren. Keuze:

Niet verzekerde items afrekenen

Stoppen

Alles afrekenen

Kiest u voor “Niet verzekerde items afrekenen” dan kunt u factuurregels, die niet naar Petplan dienen te gaan, eerst afrekenen met de cliënt. Dit kan bijvoorbeeld als naast de factuurregels voor het verzekerde dier ook nog voor andere dieren factuurregels zijn ingevoerd. Indien er geen andere factuurregels zijn dan de factuurregels die met E-declareren worden voldaan, krijgt u de melding “Er zijn GEEN regels buiten de verzekering om af te rekenen <enter>”. Nadat u enter geeft krijgt u de mogelijkheid om de regels, die met E-declareren worden verstuurd, uit te printen op een proforma-factuur. Deze specificatie kan de klant meenemen. 4


4.2

Andere vormen van afsluiten factuurregels:

Nadat de factuurregels zijn ingevoerd kiest u ESC. Dan zijn er verdere mogelijkheden: - Openstaand. Alle factuurregels worden opgeslagen en kunnen op een later moment worden verwerkt. Dit is de meest eenvoudige wijze, ook voor E-declarabele factuurregels. Bij deze optie kunt u geen proformafactuur printen om aan de cliënt mee te geven. - Afrekenen. Zie ook hierboven voor de standaardwerkwijze. U kunt bij afrekenen ook kiezen om alle ingevoerde factururegels direct met de klant af te rekenen. Er zullen dan geen factuurregels worden verstuurd naar Petplan. De optie “Stoppen” maakt dat u terug gaat naar het eindscherm van de facturatie en u kunt opnieuw een keuze maken. - Bij de optie “Factuur” kan een factuur worden geprint en worden meegegeven met de cliënt voor latere betaling. Indien er te declareren factuurregels zijn wordt u de keuze gegeven om deze regels uit te zonderen van de te printen factuur of om alle factuurregels op één factuur te verzamelen. Kiest u voor “Factuur” dan geeft VIVA de melding: 1 of meer factuurregels kunt u E-declareren. Keuze:

Niet verzekerde items factureren

-

-

Stoppen

Alles Factureren

Niet verzekerde items factureren; u krijgt alleen de factuurregel(s) die niet mee mag/mogen naar de verzekeringsmaatschappij op een factuur geprint. De overige factuurregels blijven open staan en kunt u terug vinden in het overzicht (FPVPO en/of FPVEO) “Overzicht te declareren facturen”. Bij stoppen komt u weer in het factuur afsluit overzicht. Alles factureren; dan wordt er een gewone factuur geprint van alle openstaande regels.

Werkt uw praktijk met de balie functie, dan kunt u de optie “naar balie” normaal blijven gebruiken. Ook in het afrekenscherm van de balie kunnen de keuzes voor openstaand, afrekenen en dergelijke gemaakt worden. En daar zijn dezelfde opties als hierboven genoemd. Indien een cliënt meerdere dieren heeft, die verzekerd zijn, dan wordt er per verzekerd dier een factuur aangemaakt die electronisch kan worden gedeclareerd. Ook indien het meerdere verzekeringsfirma’s betreft. Heeft de cliënt tevens onverzekerde dieren, dan worden voor die dieren alle “rest-factuurregels” op een factuur verzameld om op de normale wijze verder te verwerken.

5


4.3

Voorwaarden en volgorde van factureren

Het is van belang indien u gaat werken met electronisch declareren bij Petplan dat u een aantal regels in acht houdt; 



Voordat u de “normale” maandfacturen print moet u altijd eerst het bestand aanmaken voor Petplan en eventuele andere verzekeringsmaatschappijen waar u electronisch declareert. Als u deze bestanden niet als eerste aanmaakt, dan zal VIVA ook de facturen printen van de verzekerde dieren en kunt u niet meer E-declareren. Zodra u de proforma of de “normale“ maandfacturen gaat printen geeft VIVA een waarschuwing: Ter info: U verstuurt electronische declaraties aan Proteq en Petplan. Vergeet NIET dit te doen voordat u de maandfacturen gaat printen Enter

  

4.4

Facturen welke geparkeerd staan worden niet meegenomen. Indien een factuur open staat op een scherm op het moment dat een bestand wordt aangemaakt gaat deze niet mee, de factuur is dan gelocked. Deze factuur wordt in het volgende bestand meegenomen. Creditfacturen moet u handmatig verrekenen, creditregels kunt u wel opnemen in een factuur indien het totaal bedrag excl. BTW > € 0.00

Overzicht te declareren facturen

Via het menu (FPVEO) Overzicht te declareren facturen kunt u een overzicht maken van de facturen die gedeclareerd gaan worden bij Petplan. FPVEO Overzicht te declareren facturen ------------INSOverzicht t/m : 19/06/2011 Detail overzicht J/N : Ja

Geef een datum in tot en met u een overzicht wilt krijgen en of u dit wel of niet in detail wilt. FPVPO Overzicht te declareren facturen ------------INSOverzicht te declareren bij Petplan t/m 19/06/2011 |Code |Achternaam |Dier |Omschrijving |PUL2 |Pulmans |Galyi |1 consult |PUL2 |Pulmans |Galyi |1 inj. baytril 1ml |PUL2 |Pulmans |Galyi |Te declareren (Galyi) |PUL2 |Pulmans |Quinlan |1 consult spoed |PUL2 |Pulmans |Quinlan |Te declareren (Quinlan) | | | |Totaal te declareren

| | | | | | |

>< Bedrag| 20,00| 25,00| 45,00| 50,00| 50,00| 95,00|

Als het totaal factuurbedrag niet > is dan € 0.00, dan wordt dit vermeld. Dit wordt uiteraard niet gedeclareerd.

6


4.5

Declaratie bestand versturen

Met behulp van dit programma, (FPVED) Declaratie bestand versturen, worden de factuurregels geselecteerd en verzonden, die in aanmerking komen voor E-declaratie bij Petplan. FPVED Declaratie bestand versturen --------------INSDeclareren t/m

: 19/06/2011

U moet een datum ingeven, “declareren t/m”. Alle openstaande regels tot en met die datum worden verzameld voor het electronisch declareren. Met F8 geeft u akkoord. Vervolgens krijgt u het volgende scherm: -

Selecteren Petplan declaraties testen verbinding met S-ftp server van DFA --> Ok Aanmaken facturen --> Ok Bestand is aangemaakt.) bestanden Aanmaken Cessie bestand. Cessie bestand aangemaakt. Versturen bestanden naar DFA

Petplan bestanden verstuurd naar DFA ESC Terug F1 Help F8 Akkoord

Enter F9 Snelmenu F10 Hoofdmenu

Eenmaal gestart kunt u dit programma NIET meer onderbreken. Daarnaast kunnen eenmaal gedeclareerde facturen niet meer aangepast en/of teruggezet worden. Het versturen van een bestand kunt u volgens afspraak met DFA 1 x per 14 dagen (bij uitzondering maximaal 1 x per week) doen. Let op dat, voordat u aan de normale facturatie gaat beginnen, alle nog niet verstuurde facturen voor Petplan zijn verzonden. De klant dient de eventuele factuur aan DFA te voldoen. Mocht u toch ten onrechte een betaling van de klant ontvangen (omdat deze de proforma aanziet voor een echte factuur, bijvoorbeeld), dan moet u dat bedrag terug storten aan de klant met vermelding dat ze aan DFA moeten betalen. Neem contact op met DFA voor de te volgen procedure.

7


5

Boekhouding

In de boekhouding zitten de programma’s om de Petplan facturen/declaraties te verwerken. In menu BB-VVE, (Petplan) in de boekhouding, krijgt u een overzicht van de nog openstaande Petplan sessies. Met F2 krijgt u een rapportage van alle facturen, die in een sessie aanwezig zijn. -------------------------- VVE Petplan/DFA -------------Boekjaar 2011 --INSOverzicht facturen in sessie 0000021 van 19/06/2011, Bedrag 1065.35 >< |Factuurnr. |Cl code |Naam |Woonplaats | Bedrag| |2011060014 |DIJ1 |Dijkstra |SPANBROEK | 28,65| |2011060015 |DIJ1 |Dijkstra |SPANBROEK | 322,00| |2011060016 |PUL1 |Pulmans |NIEUWEGEIN | 276,20| |2011060017 |DUI1 |duin |ZEIST | 438,50| Door middel van F3 kunt u deze facturen doorboeken naar de boekhouding. Vaak zijn facturen al doorgeboekt met de normale maandverwerking, dan zullen ze uiteraard niet dubbel worden doorgeboekt. Om de declaratie/facturen af te boeken (als de betaling binnen komt) moet er eerst doorgeboekt worden.

5.1

Verwerken van de betalingen in de Boekhouding

Na het aanmaken en verzenden van het periodiek bestand zal DFA het volledige bedrag overmaken naar de praktijk. Hieronder volgen de handelingen welke u in de boekhouding moet verrichten.

5.2

Bedrag komt binnen op de bank, mutaties invoeren (BB- MI)

Zodra u het bedrag van DFA ontvangt op uw bankrekening boekt u het bedrag op de bank naar de tussenrekening Petplan met behulp van menu BB-MI (Invoeren mutaties). Tegenrekening : 1100 ABN-AMRO Bank Vorig: -5001.29 Rekeningnummer: 2180 tussenrekening Petplan Nieuw: -6066.64 -------------------------------------------------------------------------------Datum Bknr Reknr Bedrag BTW + bedrag Omschrijving Regels -> 1 19/06/2011 1 2180 0 ------------------------------------------------------------------------------ T 19/06/2011 1 2180 1065.35 0 0.00 batch 0000021 Nadat deze boeking ook verwerkt is (menu BB-VM) staat het bedrag op de tussenrekening Petplan. Vervolgens gaat u via menu BB-VVE de desbetreffende sessie met F5 verwerken (afboeken). De facturen/declaraties worden dan als voldaan gemarkeerd. Het boekstuk nummer is "Bknr" in het bovenstaande plaatje. Vaak wordt hier het dagafschrift-bladnummer hier ingevoerd. Geef enter als een veld is aangepast, anders wordt de nieuwe inhoud niet opgeslagen. Datum bankafschrift en boekstuk nummer zijn handig bij het later terugzoeken van acties in grootboekkaarten en/of verwerkingsverslagen. --------------------------------- VVE Petplan/DFA-------Boekjaar 2011 --INSGB nummer tussenrekening: 2180 tussenrekening Petplan Boekdatum bankafschrift : / / Boekstuk nummer :

8


6 6.1

Controle overzichten FI Financieel overzicht per client

Onder Financieel overzicht per client ( FI) ziet u in een oogopslag of er een factuur naar Petplan (via DFA) is verstuurd. Achter het factuurnummer staat PP als status. Tevens kunt u vanuit dit menu een kopie van de factuur printen en deze evt aan uw klant mee geven. ------------------ FI Financieel overzicht per client --------------INS[PUL2] Mevr. C. Pulmans Pelmolen 20 HOUTEN (030 6347250) [------------------------------------- @ ------------------------------------] |datum factuurtype nummer totaal open | |Totaal 1180.75 262.25 | | | | Huisdierenfactuur Open 11.00 11.00 | | | |19/06/2011 Huisdierenfactuur f2011060041 50.00 PP | |19/06/2011 Huisdierenfactuur f2011060040 545.00 PP |

6.2

FPS Sessies maandfactuur

Middels “Sessies maandfactuur”, menu FPS, is er duidelijk verschil tussen een Proteq, een Petplan of een normale factuursessie. U kunt vanuit de sessie alle facturen nogmaals printen (F8) of de sessie inzien door enter te geven op de betreffende sessie. ----------------------- FPS Sessies maandfactuur -------------------INSSessienr. 2011060007 2011060006 2011060005 2011050007 2011050006

Los Accept Filter N N N N * PETPLAN~0000022~19102010~D:\MSM\DV N N * PROTEQ~0000021~06102010~D:\MSM\DV J N N N * PROTEQ~0000016~17092010~D:\MSM\DV

9

Factuurnummers 2011060040-2011060041 2011060018-2011060033 2011060014-2011060017 2011050011-2011050039 2011050010-2011050010

Electronisch declareren Petplan verzekeringen in VIVA

Recommend Documents