Ekonomika. příspěvkových organizací. Michaela Šrámková Oldřich Pešek

Projekt oblasti podpory OP VK „Další vzdělávání pracovníků kulturních institucí Královéhradeckého kraje“

Ekonomika

příspěvkových organizací Michaela Šrámková Oldřich Pešek

metodika přednášky


1. ÚVOD Cílem workshopu je seznámit účastníky se základními pojmy vztahujícími se k ekonomickému řízení příspěvkových organizací. Zaměření workshopu by mělo na pozadí teoretického poznání směřovat k praktickému osvětlení vzájemných vztahů různých v organizaci se vyskytujících dílčích organizačně řídících procesů s příčinnou vazbou na hospodaření příspěvkové organizace jako celku.

2. CÍLOVÁ SKUPINA Workshop je určen primárně pro zaměstnance příspěvkových organizací na různých stupních řízení, od vrcholového managementu až po základní řídící úroveň.

3. FORMA WOKRSHOPU Vedle základního modelu založeného na formě teoretické přednášky s využitím presentačních nástrojů (*.ppt) bude hlavní důraz kladen na pochopení terminologie ekonomického řízení a dále na pochopení vnitřních řídících procesů směřujících k vnitřní stabilitě organizace jako celku a minimalizaci rizikových faktorů. Základním předpokladem je proto aktivní účast účastníků workshopu, kdy na praktických příkladech bude možné simulovat dopady rozhodnutí managementu, resp. jednotlivých zaměstnanců na organizaci.

4. ZÁKLADNÍ STRUKTURA A) Příspěvková organizace jako ekonomický subjekt Po úvodním vymezení právního rámce pro existenci a fungování příspěvkových organizací bude pozornost zaměřena na definiční vymezení základního spektra ekonomických pojmů, které jsou ve vztahu k ekonomickému řízení příspěvkových organizací podstatné a ovlivňují ekonomické prostředí pro jejich fungování, a to jak z pohledu makroekonomického, tak z pohledu mikroekonomického. V rovině makroekonomické obecně ovlivňuje příspěvkové organizace dynamika změn právního prostředí, ekonomická stabilita (zejm. hospodářský růst, inflace), fiskální i monetární politika státu (rozpočtové škrty, daňová politika). V rovině mikroekonomické dominantní roli hraje výše příspěvku zřizovatele na provoz a schopnost generování vlastních výnosů ve vztahu k nákladům organizace, a to jak fixním, tak variabilním. Ve vztahu k nákladům je pak zcela zásadní, zda a v jakém rozsahu se z pohledu existence organizace jedná o náklady obligatorní, u kterých je schopnost ovlivnění jejich výše na základě rozhodování statutárního zástupce minimální. V této úvodní části bude provedeno rovněž srovnání s jinými organizačními formami ekonomických subjektů, zejm. pak s rozpočtovou organizací, přičemž důraz bude kladen na limity, které v sobě příslušná organizační forma skrývá. Nad rámec toho bude dále rozvíjena otázka stability, resp. nestability příspěvkové organizace, a to jak z hlediska faktorů vnějších, tak faktorů vnitřních. Vnější faktory nestability. Jaké jsou nejčastější příčiny vnější nestability? Velké množství častých legislativních změn případně opatření od zřizovatele, které neumožňují řádně nastavit vnitřní procesy, které by navodily stav opakujících se situací, které zaměstnanec zná.

Ekonomika příspěvkových organizací

3


Nestabilitu vnějšího prostředí lze jen obtížně korigovat, je možné se na ni jen více či méně úspěšně adaptovat, tj. včas reagovat a správně předvídat a vyhodnocovat dopady na organizaci.

Příklady: - Změny v oblasti nemocenského pojištění a vyplácení náhrad v nemoci - Změna zákona o DPH – přenesená daňová povinnost - Časté změny v zákoně o veřejných zakázkách - Růst cenové hladiny – růst cen energií - Změna ekonomického chování spotřebitele - Krácení příspěvku zřizovatele na provoz

Vnitřní faktory nestability. Jaké jsou nejčastější příčiny vnitřní nestability? Nejistota zaměstnanců ve smyslu budoucího vývoje organizace. Často vede k pasivnímu očekávání, co zase přijde bez aktivního hledání řešení ve snaze se úspěšně adaptovat na dynamicky se měnící prostředí. Pasivní odmítání hledání řešení je klíčovým momentem při vzniku neefektivit. Nestabilita vnitřního prostředí je ve velké míře vyvolaná chybami v řídící činnosti na různých stupních řízení v organizaci, ale rovněž pasivním přístupem ze strany jednotlivých zaměstnanců. Příklady: - Změny v oblasti personální (organizační změny) - Nenastavení standardizovaných vnitřních postupů (slabá adaptabilita na vnější vlivy) - Časté využívání výjimek ze standardizovaných postupů - Nerovný přístup k zaměstnancům (přímý i nepřímý) - Aplikace úsporných opatření - Zavádění „novot“ – nové přístupy vyžadující adaptabilitu zaměstnanců

Nástroje řešení nestability (vnější, vnitřní): Systém aktualizovaných vnitřních předpisů (preference čistopisu) - Snaha o malé množství vnitřních předpisů s jednoznačně definovanými procesy, kompetencemi a odpovědnostmi. Vnitřní předpis jako pomůcka při řešení nastalé situace, nikoli jako informační smetiště. - Odpovědnost x kompetence Otevřený přístup řízení – dostupnost informací v rámci organizace - Když zaměstnanci nemají přístup k informacím, začnou si je sami vytvářet, zpravidla s chybnou interpretací. Dostupnost informací předpokládá jejich veřejné zpřístupnění, jednoznačnost (ve smyslu výkladu), strukturovanost, a včasnost jejich zveřejnění. Spoluúčast na řízení organizace - Zainteresovanost zaměstnanců na existenci organizace. Spoluúčast na řízení neznamená zasahování do rozhodování managementu, ale součinnost na hledání správných řešení, které budou minimalizovat rizika pro organizaci jako celek. (Zde někdy nepochopení například ze strany odborových organizací v otázce definování rolí při řízení organizace.)

B) Rozpočtování příspěvkových organizací Příspěvková organizace hospodařící se svým rozpočtem zpravidla krátkodobě s cílem dosažení alespoň vyrovnaného výsledku hospodaření, z hlediska dlouhodobého by cílem příspěvkové organizace mělo být dosažení kladného hospodářského výsledku. Pro pochopení ekonomiky příspěvkových organizací je proto nutné definovat pojem rozpočet, a dále se zaměřit na jeho tvorbu, vnitřní strukturu, a možnosti jeho úpravy v průběhu roku. V rámci této části bude hlavní důraz kladen i na možnosti různých


4


přístupů k sestavování rozpočtu příspěvkové organizace v závislosti na složitosti její vnitřní struktury a rozdělení povinností a odpovědnosti za hospodaření organizace nebo její dílčí části (rozpočet, dílčí rozpočet). Výhody a nevýhody jednotlivých přístupů budou presentovány na příkladech. Samostatným tématem bude pak vnitřní struktura jednotlivých kapitol a podkapitol a jejich vzájemná souvztažnost, možnosti přesunů mezi kapitolami a podkapitolami a dále práce s fondy při sestavování rozpočtu, jejich využívání a strategie rozhodování o jejich použití. V rámci tohoto bloku bude rovněž poukázáno na možnosti a potřebu oddělování účelových finančních prostředků (čerpání EU fondů apod.) např. formou „zakázek“, či rozpočtového odlišování hlavní a jiné (ostatní, vedlejší) činnosti příspěvkové organizace v závislosti na zřizovací listině a jejím statutu. Na závěr ve vztahu k rozpočtu bude řešena problematika optimalizace výsledku hospodaření, vytváření rezerv prostřednictvím fondů (rezervní, odměn, reprodukce majetku, FKSP), a strategické rozhodování pro využívání investičních prostředků s cílem optimalizovat strukturu nákladů organizace v dalších letech.

AKTUÁLNÍ JEV – ekonomizace činností přísp. organizací Stále větší tlak zpravidla zřizovatele na ekonomickou soběstačnost příspěvkové organizace – de facto popírání základního principu příspěvkové organizace hospodařící s příspěvkem od zřizovatele doplněným o určité vlastní výnosy vyplývající z její činnosti. V mnoha ohledech stávající trend směřuje k priorizaci vlastních výnosů doplněných o příspěvek zřizovatele – tj. opačná kauzalita. Problém: organizace má méně peněz na výdaje než by chtěla mít / by potřebovala Řešení: hledání úspor (odstraňování vnitřních neefektivit, strategie plánování výdajů), hledání příležitostí navýšení vlastních výnosů

C) Hospodaření příspěvkových organizací – základní pojmy Majetek – jeho formy (majetek ve vlastnictví zřizovatele, k němuž příspěvkové organizaci vzniká právo hospodaření x vlastní majetek), způsob nabývání či omezení s nakládání se svěřeným majetkem. Význam rozlišování hmotného a nehmotného majetku, problematika investičního majetku, způsob jeho pořízení a jeho vazba na odpisy, resp. jejich promítání do účetních nákladů, včetně jeho inventarizace (význam, způsob provedení). Zásoby – tvorba zásob, jejich vztah k vykazovaným nákladům organizace, optimalizace velikosti zásob. Finanční prostředky – stav běžného účtu, pokladna, cashflow (peněžní příjmy a peněžní výdaje organizace). Účetní výkazy – druhy účetních výkazů a jejich význam pro sledování hospodaření organizace. Jaké informace lze z jednotlivých druhů účetních výkazů vyčíst (o majetku, finanční situaci, závazcích, pohledávkách, výsledku hospodaření aj.). V rámci tohoto bloku se předpokládá seznámení posluchačů zejména s Rozvahou, Výkazem zisku a ztrát, Knihou analytické evidence. Současně však bude předmětem diskuse i otázka možných zkreslení vypovídací schopnosti účetních výkazů, např. ve vztahu k úplnosti v účetnictví zanesených údajů k danému datu, či ve vztahu k časovému rozlišení nákladů k určitému účetnímu období. Důraz bude kladen zejména na sledování a optimalizaci hospodářského výsledku v závěru účetního období a na možná rizika plynoucí z nepřesného obrazu o hospodaření organizace. Účetní doklady – náležitosti účetního dokladu, povinné údaje.


5


D) Základní procesy v příspěvkové organizaci s dopadem na ekonomiku 1. Závazky - Výdaje - Náklady Proces od úvahy o vzniku závazku do faktické realizace výdaje následně promítnutého do nákladů organizace. V rámci tohoto procesu bude předmětem diskuse problematika finanční kontroly, a to nejen z hlediska naplnění jejího zákonného rámce, ale i z hlediska vnitřní logiky a významu finanční kontroly směrem dovnitř organizace s cílem nastavit správný proces vnitřní kontroly nad jednotlivými výdaji s cílem zamezit, či minimalizovat neefektivní výdaje, popř. až finanční úniky a škody. Vysvětleny budou základní pojmy jako např. příkazce finanční operace, správce rozpočtu, oběh účetních dokladů. Ve vztahu ke vzniku závazku (výdaje) bude současně diskutován proces vynaložení finančních prostředků z pohledu zákona o veřejných zakázkách. Podobně jako u problematiky finanční kontroly bude důraz kladen primárně na vnitřní logiku a rostoucí potřebu aplikace výběru nejvhodnější nabídky ve vztahu ke snižování ekonomických neefektivit. Oblast veřejných zakázek se bohužel dostala do stádia pasivního přijímání zákonné úpravy v jejích neustálých obměnách bez hledání samotného významu pro efektivní nakládání s prostředky organizace. V obou uvedených procesech ve vztahu k předpokládanému výdaji je v současné době zpravidla problém nejednoznačných postupů, případně pak důraz na jejich důsledné uplatňování, zvláště pak ve vztahu k veřejným zakázkám realizovaným mimo režim zákona. 2. Pohledávky – Příjmy - Výnosy V rovině příjmové strany rozpočtu je třeba rozlišovat mezi příjmy plánovanými a příjmy neplánovanými, resp. nahodilými. V okruhu plánovaných příjmů bude hlavní pozornost věnována vlastním výnosům, tj. hlavní ekonomické činnosti příspěvkové organizace, a to zvláště z pohledu hledání optima pro dosažení maximálním výnosů ve vztahu k celospolečenské poptávce. Předmětem diskuse

bude cenová politika organizace, resp. problematika citlivosti poptávky na ceně, otázka hledání přidané hodnoty poskytovaných služeb a jejich promítnutí do cen apod. Součástí tohoto tématu bude rovněž i srovnání hlavní a jiné (vedlejší) činnosti a jejich aplikování v příspěvkové organizaci, výhody a nevýhody jiné činnosti ve vztahu k činnosti hlavní. Zvláštní pozornost bude věnována problematice účelových dotací jako zdroje příjmu příspěvkové organizace a možná úskalí při jejich získávání a čerpání. Ať v rovině příjmové či výdajové je hlavním předpokladem kontrola dodržování stanovených postupů. Jakýkoli odklon vede dříve či později k chybám a neefektivitě ekonomického systému.

E) Management lidských zdrojů v příspěvkové organizaci Činnost příspěvkové organizace se odvíjí od vykonávané činnosti jejích zaměstnanců, a v tomto smyslu je problematika řízení lidských zdrojů v organizaci jedním z podstatných faktorů pro vnitřní stabilitu organizace. Řízení lidských zdrojů v příspěvkové organizaci má ve srovnání se soukromoprávními subjekty svá omezení, zejména v rozsahu nástrojů stimulace. Příspěvková organizace má zpravidla zřizovatelem stanovený limit finančních prostředků, které může použít na platy svých zaměstnanců, a tento limit je zákonitě nižší, než by vedoucí zaměstnanci chtěli mít k dispozici na stimulování výkonu pracovní činnosti svých zaměstnanců. Tento fakt nutně vyžaduje důkladnou znalost struktury platů, jako základní předpoklad pro hledání optimálního nastavení odměňování v organizaci a případné hledání potenciálně volných prostředků v rámci omezeného balíku peněz. Na principu struktury platu budou modelovány různé situace, se kterými se může manažer v příspěvkové organizaci setkat, včetně možných variant řešení s upozorněním na zákonné limity jejich využití. Ve vztahu k politice odměňování je v návaznosti na výše uvedené důležité


6


zabývat se problematikou vnímání spravedlivosti odměňování jednotlivými zaměstnanci v organizaci, kdy nevyvážený systém odměňování může vést až k demotivaci zaměstnanců. Součástí problematiky platové politiky je dále otázka hospodaření s ostatními osobními náklady v rámci uzavírání dohod konaných mimo pracovní poměr, včetně základních zákonných principů s nimi spojených, a rovněž možná politika tvorby, udržování a použití fondu odměn jako nástroje pro optimalizaci výdajů v oblasti platů zaměstnanců. Vedle finanční stránky řízení lidských zdrojů bude pozornost zaměřena i na další se zaměstnanci přímo souvisejícími výdajovými skupinami. Předně se jedná o oblast cestovních náhrad spojených s vysíláním zaměstnanců na služební cesty. Důraz bude kladen na některá hlavní úskalí a limity ve vztahu k čerpání cestovních náhrad a možnosti hledání úspor. Vedle čistě ekonomického náhledu bude pojednáno rovněž i o bezpečnostních rizicích spojených s vysíláním zaměstnanců na pracovní cesty a možných opatřeních tato rizika snižujících, a to například i ve vztahu k používání dopravních prostředků. Vedle finanční roviny řízení lidských zdrojů je neméně důležitá rovina řídící ve smyslu sledování a vyhodnocování efektivity pracovního výkonu zaměstnanců na pozadí motivačních nástrojů. Na rozdíl od roviny finanční, kde je rozhodování vedoucího zaměstnance do značné míry determinováno omezeným množstvím disponibilních finančních prostředků a dále širokou škálou zákonných limitů, je tato druhá rovina příčinně závislá na řídících předpokladech vedoucího zaměstnance a jeho schopnosti tyto předpoklady rozvíjet učením. V tomto směru je však v mnoha ohledech otázka správného výběru vedoucích zaměstnanců a dalšího manažerského vzdělávání zpravidla podceňována. Formou hry založené na hledání definičního vymezení „dokonalého šéfa“ budou v řízené diskusi analyzovány různé vlastnosti, postoje, postupy, vycházející z osobní zkušenosti účastníků workshopu.

Podobným způsobem budou účastníci workshopu zapojeni do řešení modelových situací vyplývajících z přirozeného konfliktu zájmů jednotlivých zaměstnanců a hledání optimální role vedoucího v podobných situacích. Současně na příkladech budou řešeny i další modelové situace založené na vztahu podřízený – nadřízený s důrazem na předcházení konfliktních situací. Samostatně bude závěrem analyzována role odborů působících v organizaci ve vazbě na ekonomickou stabilitu organizace.


7

Ekonomika příspěvkových organizací metodika přednášky Michaela Šrámková Ing. Oldřich Pešek

Muzeum východních Čech v Hradci Králové Eliščino nábřeží 465, 500 01 Hradec Králové 1 tel.: +420 495 512 391, +420 495 512 392 e-mail: [email protected] www.muzeumhk.cz, www.projekt-opvk.cz

Ekonomika. příspěvkových organizací. Michaela Šrámková Oldřich Pešek

Recommend Documents