Eisen aan de opdracht 'FMIS', kenmerk

Eisen aan de opdracht 'FMIS', kenmerk 1100027898

Interne Bedrijven Concerninkoop Postadres Postbus 10080, 3505 AB Utrecht Bezoekadres Stadsplateau 1, 3521 AZ Utrecht E-mail: [email protected] Bronversie: Eisen aan de opdracht, 1v2 20141112

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

1.1

Eisen aan de aanbestedingsprocedure

3

1.2

Eisen aan de koppelingen

4

1.3

Eisen aan algemeen

5

1.4

Eisen aan contractbeheer

6

1.5

Eisen aan reserveringen en bezoekers

6

1.6

Eisen aan meldingen

8

1.7

Eisen aan ruimtebeheer en inventaris

1.8

Eisen aan evenementen

10

1.9

9

Eisen aan functioneel beheer

10

1.10 Eisen aan performance dashboard

11

1.11 Eisen aan technische eisen

11

1.12 Eisen aan duurzaamheid

12

1.13 Commerciële eisen

12

1.14 Juridische eisen

14

Concerninkoop Eisen aan de opdracht 'FMIS', kenmerk 1100027898

pagina 2 van 15

1.

Inleiding

In dit document zijn de eisen opgenomen die aan de gevraagde opdracht FMIS worden gesteld. Door het indienen van uw inschrijving voor deze opdracht verklaart u onvoorwaardelijk akkoord te gaan met ALLE eisen aan de opdracht.

Eisen 1.1

Eisen aan de aanbestedingsprocedure

Eis 1

De publicatie met bijbehorende aanbestedingsstukken is geen opdracht en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd.

Eis 2

Aan uw inschrijving zijn voor de gemeente Utrecht geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelingen leiden tot het sluiten van een overeenkomst. In de precontractuele fase draagt u uw eigen kosten. Zolang er geen overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeente Utrecht en is er geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook.

Eis 3

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. U heeft ook in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Ook eventuele schaden zijn voor uw eigen risico.

Eis 4

U gaat ermee akkoord dat de gemeente Utrecht zich het recht voorbehoudt , in het geval u in aanmerking komt voor gunning van de opdracht, na de voorlopige gunning alsnog te verzoeken om officiële bewijsstukken te overleggen. Indien deze bewijsstukken niet overeenkomen met hetgeen in de verklaringen wordt verklaard, dan wordt de onderneming uitgesloten van gunning, zonder recht op vergoeding van welke kosten dan ook.

Eis 5

Uw inschrijving is ingericht volgens de in hoofdstuk 2 van de inschrijvingsleidraad opgenomen instructie.

Eis 6

De gemeente Utrecht gaat ervan uit dat de persoon die uw inschrijving beschikbaar stelt via Tenderned (www.tenderned.nl) bevoegd is om uw onderneming daadwerkelijk te vertegenwoordigen.

Eis 7

De inschrijving en alle verdere communicatie, met inbegrip van de communicatie die gedurende de looptijd van de overeenkomst vereist is, geschiedt in de Nederlandse taal.

Eis 8

Het verantwoordelijke management en de met de uitvoering van de opdracht belaste personeelsleden beheersen de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate voor zover relevant voor de uitvoering van de onderhavige werkzaamheden en de eventuele contractuele verplichtingen.


pagina 3 van 15

Eis 9

U bent bekend en gaat akkoord met de door de gemeente Utrecht gehanteerde beoordelingsmethodiek.

Eis 10

Vanuit uw onderneming zal geen enkele informatie welke in het kader van deze opdracht beschikbaar komt, aan derden ter beschikking worden gesteld, met uitzondering van voor het onderhavige project door zijn onderneming in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen; in een dergelijk geval blijft u verantwoordelijk voor de geheimhouding door die in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen.

Eis 11

Uw inschrijving heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal negentig dagen na de datum waarop de inschrijvingen uiterlijk ingediend dienen te worden. Tijdens deze periode heeft uw inschrijving het karakter van een onherroepelijk aanbod.

Eis 12

U gaat er mee akkoord dat u de gestanddoeningstermijn van uw inschrijving, in het geval een kort geding wordt aangespannen, verlengt tot minimaal twee weken na de datum van de uitspraak in het kort geding.

Eis 13

Alle door uw onderneming overgelegde gegevens zijn naar waarheid ingevuld en kunnen door u gestand worden gedaan. De gemeente Utrecht behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door een inschrijver is aangeboden.

1.2

Eisen aan de koppelingen

Koppeling met MS servicemanager Eis 14

De gemeente heeft tot doel om alle producten voor de eindgebruikers te ontsluiten door middel van een portal. Hiervoor wordt het front-end van MS Service Manager gebruikt. In het document “Integratie FMIS – koppeling servicemanager wordt aanvullende informatie gegeven over de koppeling van het FMIS met MS Servicemanager. Het gaat hier om een oplossing die nog niet operationeel is maar waar het FMIS wel op moet kunnen aansluiten. In uw inschrijving wordt de implementatie van deze oplossing niet opgenomen, maar u dient dit wel te kunnen realiseren.

Eis 15

U bent in staat om de abstract van een nieuwe of gewijzigde aanvraag voor een gebruiker direct door te sturen naar Service manager zodat daar het abstract aangemaakt resp. bijgewerkt kan worden. (F) Dit biedt de aanvrager en de IB service desk de mogelijkheid om in de centrale self service portaal de status van alle verschillende typen aanvragen per gebruiker in te zien.

Eis 16

De applicatie heeft de mogelijkheid om voor iedere aanvraag unieke links aan te maken, waarnaar middels een URL (html5) doorverwezen kan worden vanuit web front end van Service Manager. (F) Dit biedt de mogelijkheid om vanuit kennisartikelen in de centrale self service portaal direct door te verwijzen naar Facilitaire producten en diensten.

Eis 17

De applicatie heeft een unieke ID per serviceaanvraag, waarnaar middels een URL (html5) gericht doorverwezen kan worden vanuit web front end van Service Manager. (F) Dit biedt de mogelijkheid om vanuit de status informatie van een facilitair verzoek in de centrale self service portaal direct door te verwijzen naar detailinformatie van het verzoek in de FMIS portaal.


pagina 4 van 15

Eis 18

U heeft actuele functioneel/technische documentatie betreffende de koppelvlakken.

Eis 19

U heeft een change management proces ingericht waarin de gemeente Utrecht actief geïnformeerd en waar nodig betrokken wordt zodat de ingerichte koppelvlakken operationeel blijven.

Koppeling met bronsysteem voor ophalen persoonsgegevens Eis 20

Het moet mogelijk zijn om persoonsgegevens automatisch te kunnen importeren vanuit het gemeentelijke bronsysteem PIMS. Met behulp van UMRA worden de personeelsgegevens periodiek (eenmaal per dag) geëxporteerd in CSV formaat. Het FMIS dient dit CSV-bestand automatisch te importeren en de persoonsgegevens bij te werken.

Koppeling met Autocad voor inlezen tekeningen Eis 21

Het moet mogelijk zijn om tekeningen op basis van de formaten *.dng of *.dwg in te kunnen lezen in de applicatie. Binnen de gemeente is Micro Station de tool is waarmee wordt getekend. De versie van Micro Station die wordt gebruikt binnen de gemeente is v8i (08.11.09.357). Maar ook versie 7 wordt gebruikt. De standaard output van Micro Station is een dng formaat en kan geconverteerd worden naar dwg formaat.

Koppeling met Cognos via XLS of CSV Eis 22

Het moet mogelijk zijn om alle relevante gegevens/tabellen uit het FMIS automatisch te kunnen exporteren in .xls en .csv formaat.

Koppeling met Bright Sign (narrowcasting) voor reserveringsinformatie op het vergaderplaza Eis 23

Het moet mogelijk zijn om reserveringsgegevens (met minimaal de volgende gegevens; starttijd, eindtijd, melder, onderwerp, gereserveerde ruimte) automatisch vanuit het FMIS in XML formaat te exporteren naar een nader te bepalen bestandslocatie binnen het Utrecht domein.

1.3

Eisen aan algemeen

Eis 24

De applicatie biedt toegang tot het front-office / back-office gedeelte voor 50 verschillende gebruikers.

Eis 25

De applicatie biedt toegang tot het self service gedeelte voor 5.350 verschillende gebruikers.

Eis 26

De applicatie biedt toegang tot het mobiel afhandelen van meldingen voor 10 verschillende gebruikers.

Eis 27

De applicatie biedt toegang tot het afhandelen van meldingen via self service voor 14 verschillende gebruikers.

Eis 28

In de applicatie kan een producten- en dienstencatalogus (PDC) worden opgebouwd.

Eis 29

In de PDC kunnen groeperingen en detailleringen van producten en diensten worden opgebouwd.


pagina 5 van 15

Eis 30

De PDC wordt binnen de self-service omgeving aangeboden.

Eis 31

Binnen de PDC kunnen foto's worden opgenomen per product/dienst.

Eis 32

Vanuit de PDC kunnen er links worden opgenomen die direct verwijzen naar een melding/aanvraag/reservering van een product/dienst.

Eis 33

De PDC kan worden aangeboden als ingang voor de self-service site.

Eis 34

Een zoekmogelijkheid is aanwezig waarmee de PDC kan worden doorzocht op onderwerp, tags, en inhoudelijke tekst.

Eis 35

De applicatie kan de processen zoals beschreven in het document Processen FMIS. ondersteunen.

Eis 36

De applicatie is beschikbaar via mobiele devices (app/website) en biedt de mogelijkheid om reserveringen aan te maken, meldingen aan te maken en meldingen/werkorders te bekijken en af te handelen.

1.4

Eisen aan contractbeheer

Eis 37

Een contract dient te kunnen worden gekoppeld aan meerdere gebouwen.

Eis 38

Een contract dient te kunnen worden gekoppeld aan meerdere elementen.

Eis 39

Een contract dient te kunnen worden gekoppeld aan meerdere elementen EN 15221 onderdelen of PDC onderdelen.

Eis 40

Een contract dient te kunnen worden gekoppeld aan een verantwoordelijke persoon of afdeling.

Eis 41

Bij een contract dienen minimaal de volgende velden beschikbaar te zijn: start-, einddata, verlengingstermijnen, signaleringstermijnen en escalatietermijnen.

Eis 42

Er kunnen digitale documenten (Office / PDF / Digitale tekeningen) aan een contract worden gekoppeld.

Eis 43

Per contract kunnen minimaal de volgende gegevens worden vastgelegd: contractwaarde, NAW gegevens leverancier, contactpersoon, aantallen, tarieven.

Eis 44

Signaleringen op termijnen moeten automatisch naar betrokken personen worden gezet via mail.

Eis 45

Vanuit contracten kunnen (preventieve) werkzaamheden vooruit worden gepland.

1.5

Eisen aan reserveringen en bezoekers

Eis 46

Aanvragen (reserveringen van zalen, AV-middelen, zaalopstelling e.d.) kunnen als werkorders/taken toegevoegd aan de takenlijst van de uitvoerende partijen.


pagina 6 van 15

Eis 47

Er kunnen herhalende reserveringen worden aangemaakt (per maand, per week, per dag).

Eis 48

Er kunnen reserveringen gedaan worden voor deelbare zalen. Hierbij mag het niet meer mogelijk zijn om een reservering te maken voor de totale zaal indien een deel van deze zaal al gereserveerd is en andersom.

Eis 49

De eindgebruiker moet de mogelijkheid hebben om reserveringen/bezoekers aan te maken, te wijzigen, te annuleren en aangemaakte reserveringen in te zien.

Eis 50

Voor de reserveerbare zalen kunnen regels worden opgegeven op het gebied van: openingstijden, aanbod catering, wie mag de ruimte boeken.

Eis 51

De applicatie (self-service en front-office/back-office) dient een grafisch planbord te hebben dat weergeeft welke ruimtes bezet/beschikbaar zijn op een bepaalde dag en week.

Eis 52

Mogelijkheid om via het grafisch planbord zalen te reserveren, reserveringen te wijzigen en/of te annuleren.

Eis 53

Bij het aanmaken van een reservering beschikbare zalen kunnen filteren op aantal personen, locatie, aanwezige AV-middelen.

Eis 54

Reserveringen dienen niet overlappend te kunnen worden aangemaakt.

Eis 55

Bezoekers moeten zowel gekoppeld aan een reservering als losstaand kunnen worden aangemaakt.

Eis 56

Kosten reservering (en eventuele cateringkosten) zijn zichtbaar bij het reserveren.

Eis 57

Per zaal kunnen vaststellen welke regels er gelden voor de zaal (welke catering, welke av, welke tijden, min en max personen, welke personen mogen boeken, soorten opstellingen en tarieven).

Eis 58

De mails die via het FMIS worden verstuurd moeten qua lay-out en weergegeven velden aanpasbaar zijn voor de functioneel beheerder.

Eis 59

Wanneer bezoekers voor het college komen kan dit worden aangegeven in het FMIS.

Eis 60

Per gebruikersgroep moeten er verschillende tarieven en cateringassortimenten zijn op te nemen.

Eis 61

Per zaal moet het mogelijk zijn om afwijkende opbouw/afbouw tijden aan te geven (tijd tussen twee vergaderingen, om zalen op te ruimen en/of klaar te zetten).

Eis 62

Er kunnen verschillende tarieven en cateringassortimenten worden vastgesteld per zaal.

Eis 63

Na registratie van bezoekers moet er een bevestiging worden verstuurd naar de aanvrager.

Eis 64

Per soort reserveringseenheid (zalen, auto's, parkeerplaats) moet er aan te geven zijn of deze als herhalende reservering mogen worden aangemaakt.

Eis 65

Toevoegen van cateringaanvragen en/of av-middelen aan andere ruimtes (kantoorruimtes Ed.) is mogelijk.


pagina 7 van 15

1.6

Eisen aan meldingen

Eis 66

De gebouwen binnen de scope worden door twee verschillende afdelingen geserviced, met andere meldingsonderwerpen, standaardmeldingen, workflows, uitvoerenden, SLA's, contracten etc.. Deze twee administraties dienen in gescheiden administraties te worden aangeboden

Eis 67

De gebruiker moet via de Producten en Diensten Catalogus rechtstreeks een melding kunnen aanmaken op het onderwerp dat hij/zij op dat moment heeft geopend.

Eis 68

Het FMIS moet de self service gebruiker de mogelijkheid bieden om meldingen aan te kunnen maken, de status te kunnen volgen en inzicht hebben in meldingen uit het verleden.

Eis 69

Mogelijkheid om (inventaris)elementen te koppelen in een melding.

Eis 70

De melder ziet in terugkoppeling de geplande oplostijden.

Eis 71

Mogelijkheid om bij de selectie van het ruimtenummer te kunnen zoeken naar het ruimtenummer op basis van code en/of omschrijving.

Eis 72

Bij het aanmaken van een melding kan zichtbaar worden gemaakt of er al een melding op het desbetreffende onderdeel open staat. Dit moet per onderwerp/element kunnen worden ingesteld.

Eis 73

Eventuele kosten moeten zichtbaar worden gemaakt bij meldingen en bevestigingen.

Eis 74

Aan standaardmeldingen (onderwerp, soort melding, soort klacht) kan een gedefinieerde workflow worden gekoppeld. Het gaat hierbij om verschillende activiteiten (gelijktijdig of opeenvolgend), soorten notificatie (mail, print, binnen FMIS etc.), juiste oplosgroepen, accorderingsstappen, offerte-stappen, start en stoptijden en doorlooptijden etc. Deze indeling moet door de applicatiebeheerder aan te passen zijn.

Eis 75

Opvragen / uitdraaien van dag- of weeklijsten voor interne uitvoerders en externe bedrijven moet mogelijk zijn.

Eis 76

Inzicht in openstaande meldingen op het geselecteerde onderwerp, element, standaard melding moet mogelijk zijn.

Eis 77

Een Facility Desk-medewerker kan een melding voor een ander invoeren, die dan in de ‘mijn’ omgeving van de ander zichtbaar wordt.

Eis 78

Er kunnen meerdere werkorders aan 1 melding worden gekoppeld.

Eis 79

Mogelijkheid taken te koppelen aan verschillende contracten, met afwijkende oplostermijnen, kosten, etc. Afhankelijk van de locatie, melder, afdeling wordt bepaald welke regels gelden. Het gaat hierbij om enerzijds afspraken met de interne/externe pandgebruikers (gemeente Utrecht en onderhuurders) welke afwijkende SLA's kunnen hebben met Facilitair en Huisvesting. Anderzijds gaat het om de contracten die Facilitair en Huisvesting heeft afgesloten met leveranciers of interne uitvoerenden voor het uitvoeren van activiteiten.

Eis 80

Per meldingsonderwerp kunnen er verschillende velden worden getoond.


pagina 8 van 15

Eis 81

De historie van een melding (welke activiteiten, welke uitvoerders, doorlooptijden, kosten en opmerkingen) moet inzichtelijk zijn.

Eis 82

Via een signaalfunctie wordt automatisch een waarschuwing gegeven aan degene die de order op zijn of haar naam heeft staan, wanneer er nieuwe meldingen zijn of reactietijden dreigen te verstrijken.

Eis 83

Gebruikers kunnen per activiteit de werkelijk bestede tijd registreren.

Eis 84

Kunnen kiezen uit verschillende contactpersonen per uitvoerder voor het versturen van de opdrachten.

Eis 85

Mogelijkheid om melding in de toekomst te plannen, waarbij de geplande datum de startdatum is.

Eis 86

Meldingen dienen vanuit alle aangeboden user-interfaces (applicatie, website, app) kunnen worden aangemaakt, bekeken en worden afgemeld.

1.7

Eisen aan ruimtebeheer en inventaris

Eis 87

Lagen in kunnen lezen conform het bestek (per laag aan- en uit kunnen zetten).

Eis 88

Een gebouw is onder te verdelen in secties en/of etages die weer onder te verdelen zijn in ruimtes of vlakken.

Eis 89

Voor de elementen/inventaris kan er per soort een aparte administratie bij worden gehouden, dus andere velden bij bijvoorbeeld meubilair dan bij sleutels.

Eis 90

De applicatie bevat de mogelijkheid om gestructureerd inventariselementen in groepen of subgroepen (lees typen, zoals laptops, telefoons, computers, kantoormachines, kantoormeubilair, etc.) vast te leggen.

Eis 91

Mogelijkheid om inventaris elementen te koppelen aan locaties.

Eis 92

Mogelijkheid om inventaris elementen te koppelen aan personen.

Eis 93

Mogelijkheid meldingen en werkorders op een element/inventaris te raadplegen.

Eis 94

Het kunnen Inlezen van m2 gegevens, ruimtenummer, ruimtenaam.

Eis 95

Registratie basisinformatie panden zoals adres / kadastraal / oppervlakte.

Eis 96

Registratie basisinformatie ruimtes zoals ruimtenummer / soort / oppervlakte / aantal werkplekken.

Eis 97

Mogelijkheid om verschillende ruimtesoorten (BVO, VVO, etc.) op basis van de NEN2580 te tonen op de tekening.


pagina 9 van 15

1.8

Eisen aan evenementen

Eis 98

Er moet een keuze kunnen worden gemaakt tussen de verschillende soorten evenementen (zie document Processen FMIS) op basis waarvan de juiste workflow wordt gestart.

Eis 99

Per workflow zijn er aparte formulieren met verschillende invulvelden en keuzes.

Eis 100

De getoonde vergaderruimtes zijn afhankelijk van het soort evenement, tijdstip en het aantal personen

Eis 101

Het getoonde cateringaanbod is afhankelijk van soort evenement en locatie

Eis 102

Aangemaakte meldingen/werkorders worden op de datum van het evenement geplaatst en relevante gegevens wijzigen bij wijzigingen in het evenement.

1.9

Eisen aan functioneel beheer

Eis 103

Het systeem moet een flexibele help-functionaliteit hebben, welke door de gemeente is aan te passen.

Eis 104

Bij het maken van rapporten moet het systeem rekening houden met de bedrijfskalender (niet werkdagen en openingsuren).

Eis 105

Het moet mogelijk zijn om gegevens te importeren in het FMIS op basis van Excel.

Eis 106

Het systeem moet in Nederlands en Engels beschikbaar zijn en de gebruiker moet zelf kunnen kiezen welke taal hij/zij wil gebruiken.

Eis 107

Er moet een rapportgenerator beschikbaar zijn waarmee over alle tabellen relaties kunnen worden gemaakt en rapporten kunnen worden gegenereerd.

Eis 108

Functioneel Beheerder moet in keuzelijst items aan kunnen passen.

Eis 109

Instellen van verplichte velden dient mogelijk te zijn.

Eis 110

Het moet voor de Functioneel Beheerder mogelijk zijn om gedurende werktijd aanpassingen te doen op de database.

Eis 111

Het moet mogelijk zijn voor de functioneel beheerders om workflows te maken, te wijzigingen, te plannen en uit te voeren.

Eis 112

Velden kunnen toevoegen van verschillende formats (code, tekst, datum, boolean).

Eis 113

Autorisaties moeten gedefinieerd kunnen worden op basis van rollen, functies, groepen.

Eis 114

Historische informatie moet in het systeem beschikbaar zijn voor bijvoorbeeld rapportages.

Eis 115

Het moet mogelijk zijn om standaard rapporten in te plannen. Dagrapport, Weekrapport, Maand rapport, Kwartaal rapport Jaar rapport. Tevens moet het mogelijk zijn om direct een rapport te draaien.


pagina 10 van 15

Eis 116

Het moet mogelijk zijn om vanuit de tool mails te versturen (handmatig en automatisch) en voor het versturen aan te passen dan wel gebruik te maken van een template/sjabloon.

Eis 117

Er moet een helpfunctie zijn voor Functioneel Beheerders.

1.10

Eisen aan performance dashboard

Eis 118

Het moet mogelijk zijn om verschillende SLA's (kosten, doorlooptijden, KPI's) vast te leggen per leverancier en per klantgroep.

Eis 119

Vastgelegde KPI's moeten worden gelinked met relevante meldingsonderwerpen/reserveringen

Eis 120

Voor het inrichten van de KPI's en dashboard dient er in eerste instantie 80 uur consultancy te worden opgenomen in de inschrijving

1.11

Eisen aan technische eisen

Eis 121

De applicatie dient een inhouse oplossing te zijn, waarbij alle onderdelen binnen het domein van de gemeente Utrecht worden geïnstalleerd.

Eis 122

De leverancier voldoet aan alle gestelde eisen zoals benoemd in het document TEA 3.5

Eis 123

De applicatie moet LDAP integratie ondersteunen.

Eis 124

De eindgebruikers dienen de applicatie te kunnen benaderen via een webpagina.

Eis 125

De webpagina’s moeten schaalbaar zijn voor diverse resoluties en devices (laptop, tablet, smartphones) - responsive webapplicatie

Eis 126

Het FMIS kent een interne rapportgenerator of kan aansluiten op de management rapportage tooling van Utrecht. Utrecht maakt gebruik van Cognos als standaard tool voor management rapportage. Bij gebruikmaking van Cognos levert de leverancier hiervoor toegepast rapportage modellen en autorisatie om betreffende gegevens uit de FMIS applicatie te kunnen halen.

Eis 127

De applicatie maakt gebruik van de Utrechtse Exchange server voor het ophalen en versturen van mail, hierbij wordt gebruik gemaakt van SMTP en IMAP.

Eis 128

Het FMIS voor gebruikers (self service) toegankelijk binnen het intranet van de gemeente (web). Het FMIS moet daarmee onafhankelijk van het type werkplek (PC of tablet) gebruikt kunnen worden, alleen van MS-Office mag verondersteld worden aanwezig te zijn.

Eis 129

Inrichting en maatwerk wordt gedocumenteerd en documentatie wordt digitaal beschikbaar gesteld.

Eis 130

De applicatie dient via single sign on te worden ontsloten richting de gebruikers, op basis van SAML2.0


pagina 11 van 15

Eis 131

De inschrijver voldoet aan de gestelde reactie- en functiehersteltijden zoals hieronder vermeld:

Categorie

Reactietijd

Functiehersteltijd

1

prioriteit I, Blokkerend

Binnen 4 uur na

De herstelwerkzaamheden zullen

Gebrek:

melding door

ononderbroken tijdens normale

De Programmatuur

Opdrachtgever dient

werktijden en zo nodig ook buiten de

functioneert in het geheel

Opdrachtnemer een

normale werktijden worden uitgevoerd

niet, of vertoont ernstig

oplossingsrichting aan

en op de kortst mogelijke termijn

verlies van functionaliteit

te geven.

worden voltooid. Binnen 24 uur na

en/of tijd dan wel

melding wordt een workaround verstrekt

veroorzaakt datacorruptie

of een permanente oplossing geïmplementeerd.

2

prioriteit II, Ernstig Gebrek:

Binnen 8 uur na

Binnen 1 week na melding wordt een

De Programmatuur vertoont

melding dient

workaround verstrekt of een

een of meer hinderlijke

Opdrachtnemer een

permanente oplossing

tekortkomingen, maar kan


geïmplementeerd.

nog zonder groot verlies van

te geven.

functionaliteit en tijd worden gebruikt 3

Prioriteit III, Klein Gebrek:

Binnen 5 Werkdagen

In ieder geval in de volgende Verbeterde

De Programmatuur vertoont

na melding dient

Versie, of als dit eerder is binnen een

tekortkomingen, maar kan

Opdrachtnemer een

half jaar na melding.

normaal en zonder tijdverlies


worden gebruikt.

te geven.

1.12

Eisen aan duurzaamheid

Eis 132

U conformeert zich aan alle verplichtingen die voortvloeien uit het document 'Protocol Social Return'. U zet minimaal 5% van de opdrachtwaarde in als Social return.

1.13

Commerciële eisen

Eis 133

Uw inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde tarieven zijn in euro's, exclusief btw.

Eis 134

De kostenopbouw vindt plaats conform het in document 'Prijsinvulformulier' beschreven schema.

Eis 135

U ben verantwoordelijk voor het implementeren van het FMIS, conform alle eisen in dit document, voor uiterlijk 1 november 2016. Alle kosten komen voor uw rekening en risico.

Eis 136

Deze aanbesteding gaat uit van een fixed-price. De aangeboden prijs, zoals ingevuld in Document prijsinvulformulier, is de totaalprijs waarvoor het project met alle in deze aanbesteding opgenomen activiteiten/functionaliteiten wordt uitgevoerd. Enige uitzondering zijn de werkzaamheden mbt het Management Dashboard. In de aanbieding dient hiervoor 80 uur aan werkzaamheden te worden opgenomen en zal op basis hiervan de scope worden bepaald.


pagina 12 van 15

Eis 137

Het totaalbedrag van uw inschrijving is vast en inclusief alle kosten, zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: uitvoering, nazorg, overhead, reis- en andere kosten.

Eis 138

Bij een vervolgopdracht binnen een jaar na verstrekking van de opdracht gelden de tarieven van de oorspronkelijke opdracht. Voor de periode daarna worden de tarieven gecorrigeerd op basis van een door u aan te geven, door het CBS gepubliceerde index.

Indexering Eis 139

Alle prijzen en tarieven zijn op basis van prijspeil 2016 en zijn in ieder geval vast tot 31 december 2016.

Eis 140

Eenmaal per jaar kunnen de prijzen waarmee u heeft ingeschreven geïndexeerd worden. Voor het eerst kan dit plaatsvinden per 1 januari 2017. Het te hanteren indexeringspercentage, bestaande uit twee decimalen, komt als volgt tot stand: (indexcijfer nieuw – indexcijfer oud) / indexcijfer oud) * 100 Indexcijfer oud: CBS prijzen / Producentenprijzen / Industrie / PPI; naar bedrijfstak, 2010 = 100 / Onderwerpen: Producentenprijsindex (PPI) / Perioden: Jaren per maand 3e kwartaal 2015 / Industriële producten / totaal afzetprijzen. Indexcijfer nieuw: CBS prijzen / Producentenprijzen / Industrie / PPI; naar bedrijfstak, 2010 = 100 / Onderwerpen: Producentenprijsindex (PPI) / Perioden: Jaren per maand 3e kwartaal 2016/ Industriële producten / totaal afzetprijzen. Indien de indexcijfers niet zijn vastgesteld, worden de laatste definitief gepubliceerde cijfers gehanteerd.

Eis 141

Indien in een jaar afgezien is van het herzien van prijzen en tarieven, dan vindt indexering in het daarop volgende jaar slechts plaats over de periode van één jaar. Van indexering over meerdere jaren is derhalve nimmer sprake.

Eis 142

U dient uw voornemen voor prijsverhoging minimaal zes weken voor de ingangsdatum bekend te maken aan de projectleider van de gemeente Utrecht. Gewijzigde prijzen en tarieven gaan pas in na toestemming van de gemeente Utrecht.

facturatie en betaling Eis 143

U mailt uw facturen in PDF naar het algemene factuuradres van de gemeente Utrecht: [email protected] . Indien u hiertoe niet in staat bent dan adresseert u uw facturen aan: Gemeente Utrecht, IBF Interne Bedrijven, Facilitair en Huisvesting Postbus 10080 3505 AB Utrecht

Eis 144

Iedere factuur bevat het verplichtingennummer (10 posities) dat door de gemeente Utrecht bij de opdracht / bestelling is aangegeven.

Eis 145

U stuurt één factuur per verplichtingnummer vanaf één vast emailadres vanuit uw organisatie.

Eis 146

Indien in de opdracht is aangegeven dat de verplichting een verzamelverplichting betreft, dan kunt u voor opdrachten die binnen week zijn verricht/bestellingen die binnen één week zijn uitgeleverd een verzamelfactuur versturen. In dat geval sorteert u de factuurregels op uitleverdatum.


pagina 13 van 15

Eis 147

Eis 148

Op elke factuur vermeldt u: 

Uw factuurnummer;



Het verplichtingennummer van de bestelling verstrekt door de gemeente Utrecht;



Factuurdatum;



Eenduidige omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten;



Afdelingsnaam en naam besteller en/of opdrachtgever;



Het afleveradres (het adres waar de leveringen of diensten hebben plaatsgevonden;



Het Kamer van Koophandelnummer van uw onderneming;



Uw bankrekeningnummer;



Het btw-nummer van uw onderneming;



Indien van toepassing SWIFT/BIC en IBAN-code.

Betaling zal plaatsvinden door gemeente Utrecht binnen dertig (30) dagen nadat de factuur is ontvangen.

Eis 149

In geval van een creditfactuur vermeldt u het factuurnummer en het verplichtingennummer van de corresponderende debetfactuur.

Eis 150

De gemeente Utrecht onderzoekt mogelijkheden ter verbetering van het facturatie-, autorisatie- en betalingsproces, waar onder E-facturatie en andere digitale toepassingen. U bent bereid en in staat om hierin (kosteloos) mee te werken.

Eis 151

U stemt in met de navolgende wijze van facturering: -

een bedrag van 100% voor de licenties na ondertekening van de overeenkomst, conform het door u opgegeven bedrag in het document prijsinvulformulier;

-

een bedrag van 30% van de totaalsom van de rollen installatie testomgeving, installatie Productieomgeving, inrichting systeem, conversie bestaande gegevens, interfaces, lay-out schermen, rapportage, opleidingen en KPI Dashboard conform document prijsinvulformulier na acceptatie van de oplevering van de module reserveringen;

-

een bedrag van 30% van de totaalsom van de rollen installatie testomgeving, installatie Productieomgeving, inrichting systeem, conversie bestaande gegevens, interfaces, lay-out schermen, rapportage, opleidingen en KPI Dashboard conform document prijsinvulformulier na acceptatie van de oplevering van de module meldingen;

-

een bedrag van 20% van de totaalsom van de rollen installatie testomgeving, installatie Productieomgeving, inrichting systeem, conversie bestaande gegevens, interfaces, lay-out schermen, rapportage, opleidingen en KPI Dashboard conform document prijsinvulformulier na acceptatie van de oplevering van alle overige modules;

-

een bedrag van 20% van de totaalsom van de rollen installatie testomgeving, installatie Productieomgeving, inrichting systeem, conversie bestaande gegevens, interfaces, lay-out schermen, rapportage, opleidingen en KPI Dashboard conform document prijsinvulformulier na live-gang.

1.14

Juridische eisen

Eis 152

U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde Algemene Voorwaarden. Dit betekent dat uitsluitend de door de gemeente Utrecht gehanteerde voorwaarden van toepassing zijn. In uw inschrijving wordt niet (deels) naar andere juridische voorwaarden


pagina 14 van 15

verwezen, ook niet als deze niet in tegenspraak met de voorwaarden van de gemeente Utrecht zouden zijn. Eis 153

U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde concept(raam)overeenkomst.

Eis 154

U gaat ermee akkoord dat de overeenkomst een looptijd heeft van vier jaar en vermoedelijk ingaat op 1 maart 2016. De overeenkomst kent een verlengingsoptie van twee keer twee jaar.

Eis 155

Indien u zich opwerpt als (hoofd)aannemer en u in uw inschrijving opgave doet van (een) bepaalde onderaannemer(s), bent u bij gunning gebonden aan het daadwerkelijk gebruik maken van genoemde onderaannemer(s) conform het gestelde in de inschrijving. (Hoofd)aannemers staan in voor inschrijvingen van onderaannemers.

Eis 156

Het uitvoeren van werkzaamheden in onderaanneming is alleen toegestaan als de opdrachtgever daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

Eis 157

Als hoofdaannemer draagt u volledige verantwoordelijkheid voor de activiteiten van uw onderaannemers. U verzorgt de communicatie namens en naar de onderaannemer. Facturering van werkzaamheden die in onderaanneming worden uitgevoerd, wordt door de hoofdaannemer verzorgd.

Eis 158

U realiseert zich, dat de gemeente Utrecht ook als overheid optreedt. U aanvaardt deze bijzondere positie van opdrachtgever als overheid. De gemeente Utrecht behoudt bij nakoming van de overeenkomst haar bevoegdheden tot publiekrechtelijke rechtshandelingen.

Eis 159

Opdrachtnemer garandeert dat deze zich gedurende de looptijd van de overeenkomst in zal spannen om schending van de internationale sociale normen te voorkomen. De fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) zijn vastgelegd in de conventies: •

inzake afschaffing van dwangarbeid en slavernij (29, 105);

•

inzake vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep (100, 111);

•

inzake afschaffing van kinderarbeid (138, 182);

•

inzake de vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen (87, 98).

De mensenrechten uit de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens (UVRM) en uitwerkingen daarvan in bindende verdragen (zoals BuPo en Esocul) die arbeids- en bedrijfsrelevant zijn. Er wordt geen verdere toespitsing gemaakt.


pagina 15 van 15

Eisen aan de opdracht 'FMIS', kenmerk

Recommend Documents