EINDRAPPORTAGE BOEKENONDERZOEK ALS VERVOLG OP QUICK SCAN PROJECTEN DORDTSELAAN

EINDRAPPORTAGE BOEKENONDERZOEK ALS VERVOLG OP QUICK SCAN PROJECTEN DORDTSELAAN

EINDRAPPORTAGE

BOEKENONDERZOEK PROJECTEN DORDTSELAAN

DISTRIBUTIELIJST EINDRAPPORTAGE BOEKENONDERZOEK DORDTSELAAN

AAN:

THE FIRM B.V. DE HEER T. QUADT

DIRECTEUR BUREAU VEILIG , BESTUURSDIENST

DE HEER DRS. C. L. BERG

DIRECTIE MIDDELEN EN CONTROL

VERSIE 5.2

PAGINA 1

EINDRAPPORTAGE


INHOUDSOPGAVE 1.

INLEIDING ........................................................................................................................ 3

2.

AANLEIDING ..................................................................................................................... 4

3.

WERKWIJZE ...................................................................................................................... 6

4.

GECONSTATEERDE FEITEN EN CONCLUSIES ............................................................................ 7

VERSIE 5.2

PAGINA 2

EINDRAPPORTAGE


1.

INLEIDING In opdracht van de stadsmarinier van Charlois, is naar aanleiding van de bevindingen van de Quick Scan door THE FIRM B.V. een boekenonderzoek uitgevoerd met betrekking tot diverse projecten. Deze projecten hangen samen met de revitalisering en sociaal economische activering van de Dordtselaan. Ten behoeve van het boekenonderzoek zijn de administraties van respectievelijk Stichting de Vrije Parel, Magrande en Deelgemeente Feijenoord doorgelicht, in het bijzonder ten aanzien van de subsidiestromen. In nauw overleg met de stadsmarinier van Charlois is het rapport met de Directie Middelen en Control en de Directeur Bureau Veilig van de Bestuursdienst van de Gemeente Rotterdam besproken en zijn de functionarissen die in dit rapport worden genoemd uitgenodigd voor hooren wederhoor sessies. Dit rapport beschrijft achtereenvolgens de aanleiding tot het boekenonderzoek, de gehanteerde werkwijze, de vastgestelde feiten en conclusies, en tot slot de aanbevelingen en een voorgesteld plan van aanpak. Het doel van het boekenonderzoek bij Stichting de Vrije Parel, Magrande en Deelgemeente Feijenoord is enerzijds om op grond van de Quick Scan en de daarin aangegeven bevindingen, deze bevindingen nader te onderzoeken. Anderzijds heeft het boekenonderzoek tot doel herstelmaatregelen voor te stellen welke moeten leiden tot een juiste en verantwoorde financiële afwikkeling van de subsidies voor de projecten op de Dordtselaan en de gevolgen van gesignaleerde risico’s zoveel mogelijk te beperken. Bij de gevolgde werkwijze tijdens het onderzoek en bij het opstellen van de rapportage is de vereiste zorgvuldigheid, integriteit, objectiviteit, geheimhouding en professioneel gedrag in acht genomen. Er is geen accountantscontrole toegepast.

VERSIE 5.2

PAGINA 3

EINDRAPPORTAGE


2.

AANLEIDING Op de Dordtselaan loopt een elftal projecten waarvan het merendeel in 2006 qua uitvoering afgerond hadden moeten zijn. De tijdsplanning van deze projecten valt af te leiden uit de financiële begroting bij de subsidieaanvraag. D2 biedt de mogelijkheid om de uitvoering van een gedeelte van de projecten tot midden 2007 door te laten lopen waarna de financiële afrekening gemaakt kan worden, zodat na afloop van 2007 de verschillende toetsingen kunnen plaatsvinden. Deze projecten vallen onder de verantwoordelijkheid van Deelgemeente Feijenoord en worden deels gefinancierd met Europese D2-subsidies. Met betrekking tot deze projecten heeft THE FIRM eind 2006 een Quick Scan uitgevoerd naar het opdrachtgeverschap en de financiële status van de projecten. De Quick Scan heeft in beperkte mate inzicht gegeven in de rechtmatigheid van de aangegane verplichtingen en betalingen in het kader van de Dordtselaan projecten. In het bestuurlijk overleg van Deelgemeente Feijenoord en Deelgemeente Charlois is derhalve besloten een nader boekenonderzoek in te stellen bij de Stichting de Vrije Parel, bij Magrande en bij Deelgemeente Feijenoord betreffende de subsidiestromen D2. Ten behoeve van het boekenonderzoek hebben wij getracht antwoorden en verklaringen te vinden voor onder andere de volgende vragen: 1. INKOOP- EN AANBESTEDINGSPROCEDURES Zijn de opdrachten verleend volgens de vigerende Europese en gemeentelijke aanbestedingsregels en subsidierichtlijnen zoals deze gelden voor dit soort projecten en zoals deze zijn gedefinieerd in de EFRO projectrichtlijnen en Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente aangaande te leveren goederen en/of diensten? 2. RECHTMATIGHEID AANGEGANE VERPLICHTINGEN EN OVEREENKOMSTEN Is er sprake van mogelijk verwijtbaar gedrag bij de aan het boekenonderzoek onderworpen opdrachtgevers, opdrachtnemers en natuurlijke personen t.a.v. hun handelingsbevoegdheid? 3. ADMINISTRATIE , VERANTWOORDING, RECHTMATIGHEID BETALINGEN Is er voldaan aan de contractuele richtlijnen voor het voeren van de administratie of bij een eventueel gebrek daaraan aan zakelijk minimaal te stellen eisen van administratieve organisatie en verantwoording. Is er sprake geweest van onrechtmatig gedane betalingen? 4.

VERSIE 5.2

RAPPORTAGEVERPLICHTINGEN Is er voldaan aan de verplichtingen met betrekking tot rapportage zoals gesteld door de EFRO? In welke mate zijn deze verplichtingen overgenomen in alle daarmee samenhangende opdrachten welke aan partijen van ons onderzoek zijn verleend? Zijn deze verplichtingen dienovereenkomstig door de partijen van ons onderzoek nagekomen? Zijn de resultaten getoetst en tijdig gerapporteerd zodat er bij geconstateerde afwijkingen

PAGINA 4

EINDRAPPORTAGE


en/of onregelmatigheden in de projecten bijgestuurd is of ingegrepen had kunnen worden? 5.

INTEGRITEIT Hebben de aan ons onderzoek onderworpen partijen niet-integer gedrag vertoond? Ten behoeve van een toetsingskader in deze, hebben wij een compacte formulering voor het begrip integriteit gehanteerd uit onderstaande definitie, één en ander zoals vermeld in het Handboek Integriteitonderzoek, welke door het Ministerie van Binnenlandse Zaken hiertoe is opgesteld. “Integriteit is een kwaliteitskenmerk dat als maatstaf wordt gebruikt voor het beoordelen van het functioneren van personen en organisaties. Het geeft niet alleen de mate van ongeschondenheid en onkreukbaarheid aan, maar is ook een maatstaf of iemand zich in zijn handelen laat leiden door de waarden en normen kenmerkend voor goed ambtenaarschap.”

Aan de hand van de geïnventariseerde gegevens is bepaald wat de stand van zaken is ten aanzien van de uitgaven op de projecten en welke risicofactoren er voor de opdrachtgever aanwezig zijn. In concreto gaat het hier om een beoordeling van de verantwoording van de bestede subsidiegelden (rechtmatige besteding van gelden) en de gevolgen hiervan voor de toekomstige eindafrekening in het kader van de EFRO-gelden en de daarbij overeengekomen afspraken met de contractbeheerder namens het EFRO.

VERSIE 5.2

PAGINA 5

EINDRAPPORTAGE


3.

WERKWIJZE Het boekenonderzoek is uitgevoerd door het afnemen van interviews, tijdens het in ontvangst nemen van de betreffende financiële stukken, met de heer J. Maas, werkzaam bij Stichting de Vrije Parel, en met de “alleen bevoegd” directeur van Magrande (sinds 29-11-2006 een Besloten Vennootschap), welke door Stichting de Vrije Parel is ingehuurd ten behoeve van communicatie en later door Deelgemeente Feijenoord ten behoeve van een aantal activiteiten met betrekking tot de projecten op de Dordtselaan, en tot slot met de programma manager hotspots van de Deelgemeente Feijenoord en coördinator voor de D2-projecten Dordtselaan. Tevens heeft er een telefonisch gesprek plaatsgevonden met de penningmeester van Stichting de Vrije Parel. . Op basis van de informatie, verkregen uit de gesprekken en de diverse documenten - voornamelijk betaallijsten, facturen, offertes, aanwezige opdrachtbevestigingen en giroafschriften, registraties bij de Kamer van Koophandel en het gesprek met een bestuurslid van Stichting de Vrije Parel hebben wij een analyse uitgevoerd, waarbij getracht is per (deel)project en in de onderlinge relaties tussen (deel)projecten een antwoord te vinden op de eerder gestelde vragen in samenhang met het daarbij aangegeven normenkader. Er heeft hoor en wederhoor plaatsgevonden en naar aanleiding van deze gesprekken en opmerkingen zijn relevante passages aangepast.

VERSIE 5.2

PAGINA 6

EINDRAPPORTAGE


4.

GECONSTATEERDE FEITEN EN CONCLUSIES Op basis van ons onderzoek hebben we onderstaande feiten vastgesteld die in volgorde van de in de aanleiding gestelde vragen op een logische wijze gerangschikt zijn. Tevens hebben wij, daar waar wij dat zinvol en verantwoord hebben geacht, conclusies toegevoegd.

4.1 INKOOP- EN AANBESTEDINGSPROCEDURES 4.1.1 VIGERENDE EUROPESE AANBESTEDINGSREGELS EN – RICHTLIJNEN Zijn de opdrachten verleend volgens de vigerende Europese aanbestedingsregels en – richtlijnen zoals deze gelden voor dit soort projecten? In eerste instantie zou de “private organisatie” Stichting de Vrije Parel de subsidieaanvraag voor D2.1 en D2.2 bij de EFRO indienen. Aangezien het Dagelijks Bestuur van Deelgemeente Feijenoord het niet juist achtte een zo grote publieke verantwoordelijkheid bij één private partij neer te leggen, heeft Deelgemeente Feijenoord via het OBR als overheidsinstelling de definitieve aanvraag bij het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) ingediend De relatie tussen Deelgemeente Feijenoord en Stichting de Vrije Parel moet gezien worden als een opdrachtgever / opdrachtnemer relatie en niet als een zogenaamde subsidierelatie. Stichting de Vrije Parel heeft voor de door haar direct te verlenen diensten uiteindelijk in totaal een bedrag groot 295.000,= ( 216.000 en 79.000) van het totaal aan subsidiebedragen voor D2.1 en D2.2 van 2.070.000,= aanbesteed gekregen. Het gaat hierbij om twee verschillende projecten die vallen onder twee verschillende prioriteiten binnen het Doelstelling 2 programma. Het betreft prioriteit 1.2 (verbeteren duurzame economische kwaliteit en bereikbaarheid) en Prioriteit 3.2 (sociaal economische activering). Conform de vigerende Europese regelgeving is er sprake van twee verschillende projecten ( 216.000 en 79.000) en derhalve van twee separate aanbestedingstrajecten . Het oorspronkelijke bedrag van 278.000 was inclusief 62.000,= ( 30.000,= voor administratieve ondersteuning en voor huisvesting 32.000,= ). Bij de definitieve aanvraag zijn deze twee projecten door Deelgemeente Feijenoord in eigen beheer genomen. Daarnaast heeft Stichting de Vrije Parel een bedrag groot 586.000,= in beheer gekregen voor uitbesteding aan andere organisaties, waaronder Magrande ( 90.000,=). Aangezien er geen sprake is van een subsidierelatie hadden de D2.1 en D2.2 projecten conform de vigerende Europese aanbestedingsregels openbaar aanbesteed moeten worden. Immers, het bedrag van de aan Stichting de Vrije Parel verstrekte opdracht,van 278.000,= (bestaande uit 216.000,= + 62.000,=) overschrijdt het drempelbedrag voor aanbesteding van 200.000,= / 237.000,= met 78.000,=/ 41.000,=. De literatuur over de hoogte van het drempelbedrag van voor aanbesteding 200.000,= dan wel 237.000,= is niet eenduidig. Een openbare aanbesteding voor deze opdracht heeft niet plaatsgevonden.

VERSIE 5.2

PAGINA 7

EINDRAPPORTAGE


4.1.2 VIGERENDE GEMEENTELIJKE AANBESTEDINGSREGELS EN – RICHTLIJNEN Zijn de opdrachten verleend volgens de vigerende gemeentelijke aanbestedingsregels en -richtlijnen zoals deze gelden voor dit soort projecten? De gemeentelijke aanbestedingsregels zijn conform de Europese aanbestedingsregels opgesteld. De opdracht aan Stichting de Vrije Parel is niet conform deze regels verleend . Immers, de opdracht aan Stichting de Vrije Parel bedraagt uiteindelijk 278.000,=, ( in eerste instantie 357.000,= ( 216.000,= + 79.000 + 62.000,=)), hetgeen het drempelbedrag voor aanbesteding van 200.000,= / 237.000,= overstijgt met 78.000,=/ 41.000,=. Aangezien er in strijd met de EFRO richtlijnen en subsidievoorwaarden geen openbare aanbesteding heeft plaatsgevonden, bestaat het risico dat de EFRO het totale subsidiebedrag kan terugvorderen. 4.1.3 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN GEMEENTE ROTTERDAM Zijn de opdrachten verleend volgens de vigerende Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente aangaande te leveren goederen en/of diensten? Stichting de Vrije Parel aan heeft Magrande een tweetal opdrachten voor diensten op het gebied van communicatie en ondersteunende diensten verleend. Magrande was - ten tijde van de opdrachtverlening althans - een eenmanszaak van de echtgenote van de heer A. Koster. Laatstgenoemde heeft samen met de heer J. Maas namens Stichting de Vrije Parel opdrachten verleend aan Magrande. De opdrachten zijn verstrekt op basis van elk slechts één offerte die qua specificatie niet voldoen aan de eisen te stellen aan een offerte. Conform ARTIKEL 7 ALGEMENE VERPLICHTINGEN OPDRACHTNEMER, geldt dat bij overschrijding van de in de overeenkomst overeengekomen bedragen de opdrachtnemer verplicht is zijn opdracht zonder berekening van extra kosten en/of uren te vervullen. Wij hebben vastgesteld dat er tot op dit moment van overschrijdingen sprake is geweest bij het communicatieproject. De aan Magrande verleende opdracht inzake communicatie bedroeg 90.000,=. Daarnaast is er voor een bedrag van ongeveer 30.000,= aan andere kosten (zoals cartridges, papier ten behoeve van het maken van krantjes, het drukken van krantjes bij derden en het maken van een website) gemaakt bij Stichting de Vrije Parel ten laste van voor diverse communicatie doeleinden en op de betaallijsten opgevoerd op andere projectposten. Er is dus sprake van een overschrijding groot 30.000,=. Dit kan aanleiding zijn voor de Gemeente Rotterdam en/of Deelgemeente Feijenoord om nader te overwegen of tot terugvordering zal worden overgegaan. Uitgaande van de betaallijsten is er voor Stichting de Vrije Parel zèlf thans nog geen sprake van overschrijdingen. Echter hierbij zij opgemerkt dat er sprake is van latente verplichtingen ten aanzien van Magrande en van de nodige verschuivingen in budgetten en het resterende budget zal niet toereikend blijken te zijn. Immers, Stichting de Vrije Parel is contractueel verplicht de in het kader van de fysieke projecten nog noodzakelijke begeleidingsactiviteiten te verrichten binnen het budget van de verleende opdracht .

VERSIE 5.2

PAGINA 8

EINDRAPPORTAGE


Er ligt momenteel een voorstel om vanuit een agendapost van Deelgemeente Feijenoord om 24.000,= te verschuiven van etalageprojecten naar communicatie. Dan is er nog steeds sprake van een overschrijding van 6.000,=. Overeenkomstig ARTIKEL 10.3 SAMENWERKING , RAPPORTAGE ACCEPTATIE EN CONTROLE is de Gemeente Rotterdam gerechtigd om de geleverde prestaties te toetsen. Indien blijkt dat de prestaties niet voldoen aan de in de overeenkomst gestelde criteria en het in de overeenkomst daaromtrent gestelde, zijn de kosten van de toetsing voor rekening van de opdrachtnemer. Zoals u kunt lezen onder 4.4.1. Voortgangsrapportage, 4.4.2 De subsidievoorwaarden en in 4.5 urenregistratie, onterecht gedeclareerde boetes, onterechte bevoorschotting, onnodige bestellingen en onnodig betaalde BTW en onnodig ten laste van de subsidies gebrachte BTW, kan vastgesteld worden dat de geleverde prestaties van Stichting de Vrije Parel niet voldoen aan de in de opdracht daaraan gestelde eisen. Dit kan aanleiding zijn voor de Gemeente Rotterdam en/of Deelgemeente Feijenoord om nader te onderzoeken of op grond van de geldende subsidievoorwaarden en de inkoopvoorwaarden een deel van de kosten van dit boekenonderzoek, dat wil zeggen in zoverre het Stichting de Vrije Parel betreft, op laatstgenoemde teruggevorderd kunnen worden. ARTIKEL 36 SLOTBEPALING 1 Opdrachten tot levering van goederen en/of diensten worden uitsluitend schriftelijk verstrekt. De schriftelijke bevestiging van de opdrachten is in vele gevallen (te) laat maar uiteindelijk wel schriftelijk geschied door Deelgemeente Feijenoord. Stichting de Vrije Parel heeft in veel gevallen geen schriftelijke bevestiging aan de opdrachtnemers gestuurd. 4.2 RECHTMATIGHEID VAN AANGEGANE VERPLICHTINGEN EN OVEREENKOMSTEN 4.2.1 Is er sprake van mogelijk verwijtbaar gedrag bij de aan het boekenonderzoek onderworpen opdrachtgevers, t.a.v. hun handelingsbevoegdheid? Bij Deelgemeente Feijenoord is ons niets gebleken van verwijtbaar gedrag t.a.v. hun handelingsbevoegdheid. 4.2.2 Is er sprake van mogelijk verwijtbaar gedrag bij de aan het boekenonderzoek onderworpen, opdrachtnemers t.a.v. hun handelingsbevoegdheid. STICHTING DE VRIJE PAREL Uit het boekenonderzoek is gebleken dat er in januari 2006, naast de verstrekte communicatieopdracht door Deelgemeente Feijenoord aan Magrande, ook nog een onderhandse opdracht door Stichting de Vrije Parel aan Magrande is verleend door middel van een voor akkoord voor opdracht ondertekende offerte ten behoeve van administratieve ondersteuning. Deze offerte is gedateerd 12 januari 2006, terwijl de getekende offerte is gedateerd 10 januari 2006. Het betreft hier een opdracht groot 20.000,= excl. BTW ( 23.800,= incl. BTW). Hiervan is inmiddels 15.000,= (excl. BTW) gefactureerd.

VERSIE 5.2

PAGINA 9

EINDRAPPORTAGE


de Deelgemeente Feijenoord heeft een administrateur aangesteld om de financiële huishouding te voeren. Wij hebben geen stukken aangetroffen waaruit blijkt dat Stichting de Vrije Parel opdracht heeft gekregen van Deelgemeente Feijenoord om een gedeelte van de project gerelateerde financieel administratieve taken uit te voeren. Een direct gevolg hiervan is dat de verantwoordelijkheden en resultaatverplichtingen met betrekking tot het bovenstaande contract en de in dit kader gemaakte kosten niet duidelijk zijn. Het spreekt voor zich dat nader juridisch onderzoek door de Gemeente/Deelgemeente Feijenoord noodzakelijk is om, op grond van bovenstaande, de rechtmatigheid van de betalingen door Stichting de Vrije Parel aan Magrande te onderzoeken. Gelet op de strijdigheid van bovengenoemde (uitgevoerde) activiteiten met de subsidievoorwaarden, bestaat het risico dat de EFRO het geheel of gedeeltes van de verleende subsidiebedragen kan terugvorderen. Is er sprake van mogelijk verwijtbaar gedrag bij de aan het boekenonderzoek onderworpen natuurlijke personen t.a.v. hun handelingsbevoegdheid? De heer J. Maas is volgens het uittreksel van de Kamer van Koophandel geen lid meer van het bestuur van Stichting de Vrije Parel - hij is per 26 februari 2004 als zodanig uitgeschreven - en hij staat ook niet als directeur van deze stichting ingeschreven, ergo hij heeft ook nooit als zodanig ingeschreven gestaan bij de Kamer van Koophandel. Ook hebben wij niet kunnen vaststellen dat de heer J. Maas ooit officieel, schriftelijk, via een volmacht, door het bestuur van Stichting de Vrije Parel gemachtigd is om als directeur namens de stichting op te treden en hij was en is dus ook niet gerechtigd om namens de stichting verplichtingen aan te gaan. Volgens de penningmeester van de stichting, in zijn bestuurlijke collegialiteit sprekend namens het gehele bestuur van de stichting, geldt datzelfde overigens ook voor de heer A. Koster. Ook de heer Koster had als directeur van Stichting de Vrije Parel ingeschreven moeten worden bij de Kamer van Koophandel vanwege zijn activiteiten die hij voor en namens de stichting heeft uitgevoerd en uitvoert,, hetgeen in ons gesprek met de penningmeester van Stichting de Vrije Parel door hem werd beaamd. Tijdens ons telefonisch onderhoud van december 2006 wist de penningmeester van Stichting de Vrije Parel ons te vertellen dat hij dit alsnog zou doen. Echter tot op de dag van vandaag, 10 april 2007, is dat niet gebeurd. Als en indien beide heren als directeur van Stichting de Vrije Parel ingeschreven hadden gestaan, zouden ze niet vanuit hun respectievelijke eenmanszaak en BV hebben kunnen opereren en facturen hebben kunnen sturen. Ze hadden dan op de loonlijst van Stichting de Vrije Parel moeten staan hetgeen onverenigbaar is met het uitvoeren van de opdrachten voor deze stichting vanuit hun respectievelijke eenmanszaak en BV. Dit is tijdens hooren wederhoor ook door de penningmeester van Stichting de Vrije Parel beaamd. Nu hebben beide heren vanuit hun respectievelijke eenmanszaak en BV door middel van urendeclaraties facturen gestuurd aan Stichting de Vrije Parel.. Teneinde achteraf de rechtsgeldigheid van de met Stichting de Vrije Parel afgesloten overeenkomsten vast te stellen, dient er nader juridisch onderzoek plaats te vinden. Voor de goede orde stellen wij vast dat Deelgemeente Feijenoord heeft verzuimd in haar plicht het uittreksel van Stichting de Vrije Parel bij de Kamer van Koophandel te verifiëren.

VERSIE 5.2

PAGINA 10

EINDRAPPORTAGE


4.3 ADMINISTRATIE, VERANTWOORDING, RECHTMATIGHEID BETALINGEN 4.3.1 Is er voldaan aan de eisen conform de contractuele richtlijnen voor het voeren van de administratie of bij gebrek daaraan aan zakelijk minimale eisen van administratieve organisatie en verantwoording? Met het aanvaarden van de opdracht, waarin de belangrijke voorwaarden van de EFRO, met name deugdelijke en betrouwbare projectadministratie, urenverantwoording en facturering dóórgezet zijn door Deelgemeente Feijenoord, heeft Stichting de Vrije Parel zich geconformeerd aan de richtlijn voor de opzet van een EFRO projectadministratie. Deze richtlijn is integraal “dóórgezet” aan Stichting de Vrije Parel. In haar opdrachtverstrekking aan Magrande door Stichting de Vrije Parel, had laatstgenoemde deze richtlijn ook aan Magrande moeten “doorzetten”, om aldus zelf te kunnen voldoen aan de aan haar door Deelgemeente Feijenoord gestelde eisen. Dit laatste heeft Stichting de Vrije Parel echter verzuimd. Dit kan aanleiding zijn voor de Gemeente Rotterdam en/of Deelgemeente Feijenoord om nader te onderzoeken of op grond van de in de opdrachten geformuleerde vereisten ten aanzien van de project/urenadministratie, tot terugvordering bij Stichting de Vrije Parel zal worden overgegaan. 4.3.2 CONTRACTUELE ADMINISTRATIEVE VERPLICHTINGEN ZOALS OPGENOMEN IN AFGESLOTEN OVEREENKOMSTEN VAN, MET EN NAMENS DEELGEMEENTE FEIJENOORD a. b. c. d.

e.

f.

VERSIE 5.2

De jaarlijkse afrekening, zoals vermeld in de voorwaarden van EFRO, dient middels een “slotfactuur” aan Deelgemeente Feijenoord te worden voorgelegd. Aan het einde van het project dient de finale “slotfactuur” ingediend te worden. Jaarlijkse slotfacturen van Stichting de Vrije Parel hebben wij bij het boekenonderzoek niet aangetroffen. De scope van de verleende opdrachten in zowel offertes als opdrachtbevestigingen is in vrijwel alle gevallen niet aanwezig, zowel in kwantitatief (wel vanuit Deelgemeente Feijenoord naar Stichting de Vrije Parel) als in kwalitatief opzicht. Nadat Deelgemeente Feijenoord de opdracht voor het “opdrachtgeverschap” van Stichting de Vrije Parel “teruggehaald” had, hebben wij voor het vervolg van de communicatieopdracht aan Magrande een zeer globale aanvullende offerte aangetroffen, die echter niet voor akkoord ondertekend is. Tevens hebben wij verder geen enkele officiële opdrachtverstrekking van of namens Deelgemeente Feijenoord aan Magrande aangetroffen. De rol van Stichting de Vrije Parel bij de portiekafsluitingen is niet opgenomen in de opdrachtverstrekking, evenmin als in de opdrachtverstrekking aan Stichting de Vrije Parel van 26 oktober 2005. Uit de interviews wordt echter duidelijk dat Stichting de Vrije Parel verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de toestemming van de eigenaren en bewoners voor het plaatsen van de portiekafsluitingen. Deze opdracht is door de toenmalige stadsmarinier van Charlois verstrekt zoals ons uit een interview met de manager hotspots van de deelgemeente Feijenoord en ook met de voormalige stadsmarinier van Charlois is gebleken. Een schriftelijke overeenkomst met betrekking tot deze opdracht is door ons niet aangetroffen. Uit de opdrachtverstrekking van 18 januari 2006 blijkt verder dat de tot dan toe gemaakte kosten van het architectenbureau en de opdrachtnemer van de portiekafsluitingen, gedeclareerd zullen worden via Stichting de Vrije Parel. In de

PAGINA 11

EINDRAPPORTAGE


g.

h.

opdrachtverstrekking van 18 januari 2006 aan de aannemer van de portiekafsluitingen, staat vermeld dat deze haar facturen te naam moet stellen op Deelgemeente Feijenoord, echter deze ter goedkeuring moet indienen bij het architectenbureau, welke deze na goedkeuring voor uitbetaling aan Deelgemeente Feijenoord zal doorsturen. In de eerder genoemde opdrachtverstrekking aan deze aannemer is hierover niets opgenomen. De aanneemsom voor het architectenbureau is geaccepteerd door Deelgemeente Feijenoord met haar brief van 18 januari 2006, kenmerk 2006-3763 portiekafsluitingen (Dordtselaan 55 en Putselaan 7). In deze brief wordt melding gemaakt van het feit dat het eerste deel van het honorarium van het architectenbureau, zijnde 23.082,= en 1.360,85 aan verschotten, reeds is gedeclareerd bij Stichting de Vrije Parel, en wel bij de heer J. Maas. Tijdens het boekenonderzoek hebben wij hierop geen aansluiting kunnen vinden met de declaraties van Stichting de Vrije Parel. Bij de bestudering van de uitdraai van de betaallijst tot 31 augustus 2006, blijken de kosten slechts geboekt te zijn tot 1 augustus 2006. De betaallijst geeft alleen de betaalde kosten tot en met eind juli 2006 weer. Bij een financiële-, projectenadministratie en rapportage, die over een trimester gaat missen wij qua betalingen een volledige kalendermaand. Tevens is er in de voortgangsrapportage ook geen register van verplichtingen aangetroffen. Dit is niet noodzakelijk voor de EFRO, maar wel zinvol om het nog te besteden en beschikbare budget te kunnen bepalen. Met de huidige wijze van administreren is de suggestie bij Deelgemeente Feijenoord gewekt dat het nog te besteden budget groter is dan het in werkelijkheid het geval was.

4.3.3 IS ER SPRAKE GEWEEST VAN ONRECHTMATIG GEDANE BETALINGEN? De jaarrekening van Stichting de Vrije Parel over het jaar 2005 heeft nog geen definitieve status. De hiertoe benodigde controlewerkzaamheden zijn wel reeds door Accountantskantoor Van den Akker uitgevoerd. Volgens de penningmeester van Stichting de Vrije Parel gaat de jaarrekening, evenals dat in de voorgaande boekjaren het geval was, vergezeld van een “non opinio” verklaring. Tijdens het telefonische interview in december 2006 sprak hij nog de verwachting uit dat de jaarrekening inclusief de “non-opinio” verklaring in 2006 afgerond zou worden. Tijdens hooren wederhoor stelde de penningmeester van Stichting de Vrije Parel dat hij de desbetreffende definitieve versie van de jaarrekening 2005 nog niet had ontvangen. De onderliggende administraties voldoen niet aan de daaraan door de wet, de EFRO subsidieverlener, het OBR en de door Deelgemeente gestelde eisen. Er bestaat geen enkele vorm van functiescheiding binnen Stichting de Vrije Parel (opdrachtverstrekking, de uitvoering, controle op de uitgevoerde activiteiten, de registratie van de daarbij behorende uren, het opstellen van, het factureren van en het boeken van de facturen, de controle van de facturen voor betaling met de onderliggende stukken (uren en geleverde diensten), het uitvoeren van betalingen en de boekingen liggen in één hand). Conform de vigerende gedrags- en beroepsregels van de accountant zal een accountant bij toepassing van de accountantscontrole niet tot een goedkeurende verklaring (met beperkingen) kunnen komen dan wel een oordeel onthouding verklaring mogen afgeven. Controle op onrechtmatigheid heeft niet plaats kunnen vinden.

VERSIE 5.2

PAGINA 12

EINDRAPPORTAGE


Dit kan aanleiding zijn voor de Gemeente Rotterdam en/of Deelgemeente Feijenoord om op grond van de geformuleerde vereisten ten aanzien van de project/urenadministratie en de financiële administratie, nader te onderzoeken of tot terugvordering bij Stichting de Vrije Parel zal worden overgegaan. De aanschaf van een computer ( 3.200,=) en een kleurenprinter ( 2.026,11) zijn door Stichting de Vrije Parel ten onrechte onder het budget van DLF Huisvesting en Organisatie gedeclareerd. Deze kosten hadden, conform de subsidievoorwaarden, als overhead in het tarief voor de projectleiding moeten zitten en hadden dus niet apart gedeclareerd mogen worden. Volgens Deelgemeente Feijenoord en Stichting de Vrije parel is het `gebruikelijk ` dat dergelijke kosten aan een project worden toegerekend . De computer en printer dienen na opheffing van het projectbureau, aan het eind van het project, ingeleverd te worden bij Deelgemeente Feijenoord, eind juni 2007 . 4.4 RAPPORTAGEVERPLICHTINGEN 4.4.1 Is aan de eisen met betrekking tot rapportage voldaan ten opzichte van de EFRO, alsmede aan de daaruit voortvloeiende afspraken en overeenkomsten met betrekking tot de opdrachtverlening? SUBSIDIEVOORWAARDEN Na een analyse van de subsidieaanvraag met de daarbij behorende stukken kunnen we concluderen dat de subsidievoorwaarden, waaronder prestatie-indicatoren, in kwantitatieve zin zijn doorvertaald naar de opdrachtnemers. Wij hebben deze prestatie-indicatoren in kwantitatieve zin in de betreffende rapportages van Deelgemeente Feijenoord aangetroffen. De daartoe benodigde basisstukken van de desbetreffende opdrachtnemers ontbreken. Inzake het project `verbetering en verkoop bedrijfsruimtes` bleek tijdens ons onderzoek dat vier van de beoogde vijftien panden gereed te zijn. Deze informatie is afkomstig van de directeur van Stichting WOM. In de laatste rapportage van 15 januari 2007 staat vermeld dat er, omgerekend van de vierkante metercalculatie, acht gereed hadden moeten zijn. BETAALLIJST Bij de voortgangsrapportage dient een volledige, waarheidsgetrouwe en controleerbare betaallijst opgenomen te worden. Op deze lijst moeten alle uitgaven en inkomsten, welke voorkomen op de voortgangsrapportageformulieren, worden verantwoord, waarbij per betalings- en/of ontvangstdatum het bedrag, naam begunstigde / betalende partij, omschrijving van de aard van de betaling / ontvangst vastgelegd zijn. De posten die op deze lijst voorkomen dienen gegroepeerd te zijn naar het begrotingsonderdeel van de subsidieaanvraag. Hieraan kunnen tevens voorschotverzoeken worden toegevoegd. Tijdens ons boekenonderzoek hebben wij dergelijke lijsten aangetroffen in de voortgangsrapportage van Deelgemeente Feijenoord. De daaraan ten grondslag liggende lijsten van de opdrachtnemers zijn niet aangetroffen. VOORTGANGSRAPPORTAGE In principe is Deelgemeente Feijenoord verplicht drie keer per jaar een voortgangsrapportage in te dienen bij de subsidieverstrekker. Deze voortgangsrapportage moet voldoen aan duidelijke eisen,

VERSIE 5.2

PAGINA 13

EINDRAPPORTAGE


welke door de subsidieverstrekker zijn vastgesteld. Enkel en alleen de voortgangsrapportage voldoet echter niet om een duidelijk inzicht te verkrijgen in de daadwerkelijke gang van zaken bij de diverse projecten. Wij hebben in het dossier van Deelgemeente Feijenoord geen enkele voortgangsrapportage van Stichting de Vrije Parel, noch van dS+V noch van de Stichting WOM aangetroffen. Conform de afgesloten overeenkomsten zijn de diverse partijen verplicht Deelgemeente Feijenoord periodiek voortgangsrapportages te verstrekken. Deelgemeente Feijenoord heeft er bij de diverse partijen niet op aangedrongen alsnog hun voortgangsrapportages in te dienen. Als projectleider van een groot aantal projecten in deze heeft Stichting de Vrije Parel de voortgangsrapportage van de fysieke projecten verzorgd. De daarvoor benodigde onderliggende rapportages hebben we niet aangetroffen en bij de verschillende opdrachtnemers is geen check op de door Stichting de Vrije Parel gebruikte informatie gepleegd, noch is deze informatie door hen zelf aangeleverd. 4.4.2 Zijn de resultaten getoetst en tijdig gerapporteerd zodat er bij geconstateerde afwijkingen en/of onregelmatigheden in de projecten bijgestuurd of ingegrepen had kunnen worden? Beheersdocumenten en –structuren met betrekking tot de projecten, zoals een planning van de portiekafsluitingen, hebben wij tijdens ons onderzoek niet aangetroffen. Naar aanleiding van de Quick Scan heeft Deelgemeente Feijenoord in overleg met het architectenbureau en de aannemer een planning opgesteld. Wel hebben wij verslagen aangetroffen van het zogenaamde “Coördinatieoverleg Dordtselaan”. Stichting de Vrije Parel heeft de opdracht gekregen de subsidievoorwaarden op te stellen voor “verbetering van de bedrijfsruimtes”, “vestigingsstimulering voor ondernemers” en “ingebruikname van lege bedrijfsruimtes”. De contractueel verplichte subsidievoorwaarden zijn ook tijdens het boekenonderzoek door ons niet aangetroffen in het dossier noch in de voortgangsrapportages. Tijdens de hooren wederhoor gesprekken is gebleken dat deze ook niet opgesteld zijn. Door het ontbreken van subsidievoorwaarden zijn er geen omissies naar voren gekomen en is de beoordeling of de subsidies voor de projecten “verbetering van de bedrijfsruimtes”, “vestigingsstimulering voor ondernemers” en “ingebruikname van lege bedrijfsruimtes”, voor wat betreft betalingen rechtmatig zijn geweest, niet te toetsen. Uit onderzoek is gebleken dat, mede door het ontbreken van de subsidievoorwaarden, er een discussie is ontstaan tussen eigenaar van Restaurant La Cazuela en Deelgemeente Feijenoord ten aanzien van een door Deelgemeente Feijenoord uitgekeerd bedrag van 6.000,=, betaald door Stichting de Vrije Parel. Hiervan beweert de eigenaar stellig dat het hier een voorschot betreft voor activiteiten in het kader van de Dordtselaan Sociëteit. Echter Deelgemeente Feijenoord stelt dat het hier een éénmalige subsidie huurgewenning betreft. Op de beschikking aan La Cazuela staat overigens duidelijk vermeld dat het hier inderdaad een éénmalige huurgewennings-subsidie betreft. Volgens de overeenkomst gaat het hier om een bedrag van 6.000,= per ondernemer). De betaling aan La Cazuela heeft dus conform de overeenkomst plaats gevonden. Verrekeningen van het door de eigenaar van La Cazuele gesuggereerde voorschot ten behoeve van de Dordtselaan Sociëteit, hebben wij niet aangetroffen. De kwestie van het ontbreken van subsidievoorwaarden voor de stimuleringsregeling vestiging ondernemers - hoeveel subsidie kunnen ondernemers krijgen en waarvoor en onder wat voor condities etc. - wreekt zich verder als de eigenaar van La Cazuela in oktober 2006 de noodklok

VERSIE 5.2

PAGINA 14

EINDRAPPORTAGE


luidt over het klimaat op de Dordtselaan en de problemen die hij met zijn restaurant hiervan ondervindt. Stichting de Vrije Parel heeft vervolgens iedere (verdere) steun aan La Cazuela geweigerd en de Stichting WOM heeft de heer A. Koster verzocht, in het kader van zijn activiteiten voor Stichting WOM, stappen te ondernemen om de huurovereenkomst met La Cazuela te beëindigen vanwege een achterstallige huurschuld. Dit gaf de Gemeenteraad destijds aanleiding tot het stellen van vragen aan het College, waarbij de Gemeente vooralsnog niets van een voortijdig vertrek van “dit baken van de positieve ontwikkeling op de Dordtselaan” wilde weten. De Stadsmarinier heeft besloten om de eigenaar nogmaals een huursubsidie toe te kennen van 600,00 per maand. De heer Koster ontvangt voor bovenstaande activiteiten van Stichting WOM maandelijks 2.150. ONBALANS TUSSEN FYSIEKE PROJECTVOORTGANG EN FINANCIËLE PROJECTVOORTGANG Ook na het boekenonderzoek hebben wij door het ontbreken van duidelijke voortgangsrapportages niet kunnen beoordelen of er volgens de plannen wordt gewerkt of gewerkt is. Er valt slechts te constateren dat het merendeel van de beschikbare financiële middelen voor projectondersteuning verbruikt is, en dat circa tweederde van het fysieke resultaat op de projecten bereikt is. Bij de grote projecten is er maximaal de helft van het resultaat bereikt. De directeur van Stichting WOM deelde ons mee dat er vier ( 45/47, La Cazuela en Aqua Rozen ) van de vijftien beoogde winkelpanden gerenoveerd zijn en dat er ten aanzien van de overdracht van de overige panden van WOM Tarwewijk BV naar WOM Vastgoed BV in verband met de splitsingsproblematiek nog geen overeenstemming bereikt is. Hierdoor loopt de planning van de verbouwing van deze panden, inclusief verhuur, voor eind 2007 in onze ogen gevaar. GEEN BIJSTURING Wij hebben met ons onderzoek geen berichten van wijzigingen aangetroffen betreffende de planning, bereikte resultaten of afwijkingen van eerder gemaakte afspraken. In de voortgangsrapportage van Deelgemeente Feijenoord zelf, wordt echter wèl aangegeven dat er bij het project “Herinrichting Plein Metro-station Maashaven” en bij het project “Gevelrenovatie Blok 5” vertragingen zijn opgetreden. Desondanks is aangegeven dat de inhoudelijke en financiële doelstellingen alsnog gerealiseerd zouden kunnen worden. Dit is overigens destijds ook opgemerkt door de programmasecretaris D2 Feijenoord in zijn commentaar van 3 oktober 2006. NOODZAAK TOT BIJSTURING PROJECT PORTIEKAFSLUITINGEN De stand van zaken ten aanzien van de eerste 12 portiekafsluitingen, inclusief bouwbegeleiding, ziet er nu als volgt uit. Ten laste van D2.1 zijn er 40 portiekafsluitingen ingepland. De in het schema aangegeven extra bedragen, welke beschikbaar zijn gesteld door de beide Stadsmariniers Charlois / Feijenoord en Deelgemeente Feijenoord, zouden het mogelijk moeten maken om de in totaal oorspronkelijke geplande 62 portieken af te kunnen sluiten. Tijdens ons onderzoek is duidelijk geworden dat er na de eerste 12 portieken een deficit is ontstaan. Uit onderstaand overzicht blijkt dat er een totaal deficit van ten minste 123.000,= ontstaat als de oorspronkelijke plannen uitgevoerd zouden worden. Bijsturing is door middel van agendapost 07.3170 van Deelgemeente Feijenoord gerealiseerd, met een vermindering van 18 portieken.

VERSIE 5.2

PAGINA 15

EINDRAPPORTAGE


Budget voor 62 portiekafsluitingen Subsidie D2.1 Stadsmarinier Feijenoord Stadsmarinier Charlois Deelgemeente Feijenoord

412.000 71.000 40.000 31.000 554.000

Proefafsluitingen 12 portieken Het architectenbureau Aannemer Overige kosten Leges

53.981 88.500 40.719 4.000 187.200

Resteert voor overige (62 -/- 12) 50 portieken Budget portiekafsluitingen 554.000 Verbruikt voor eerste 12 portieken 187.200 366.800 Per portiek blijft er over 50 portieken 366.800 Volgens agendapost 07.3170 DgF 216.625 vr 25 portieken Per portiekafsluiting Per portiek Tekort voor 50 portiekafsluitingen 50 tekort per portiek BTW

7.336

8.665 -1.329

1.329 19% Totaal

Overige kosten 50 stelpost tegels extra Leges meerkosten Architectenbureau BTW

500

19%

Tekort voor 50 portiekafsluitingen Overige kosten Totaal tekort voor 50 portiekafsluitingen

66.450 12.626 79.076

25.000 4.500 7.500 37.000 7.030 44.030 79.076 44.030 123.106

Totaal zijn er dan 50 + 12 = 62 portieken afgesloten

VERSIE 5.2

PAGINA 16

EINDRAPPORTAGE


Agendapost 07.3170 Deelgemeente Feijenoord Dekking totaal 554.000 12 portieken (proef project) 142.481 BTW 19% 12 portieken 27.071 25 portieken nieuw 246.585 BTW 19% 25 portieken 46.091 Overschot 91.771 7 extra portieken Putselaan

73.570

Overschot

18.201

Volgens Agendapost 07.3170 Overschot D2 Dordtselaan Tekort Putselaan Overschot

29.771 11.570 18.201

Totaal zijn er dan 12 + 25 + 7 = 44 portieken afgesloten

4.5 INTEGRITEIT Met integriteit - of integer handelen - wordt volgens het Ministerie van Binnenlandse Zaken bedoeld: “dat je je functie adequaat en zorgvuldig uitoefent, met inachtneming van je verantwoordelijkheden en de geldende regels. Als regels ontbreken of onhelder zijn, dan oordeel je en handel je op moreel verantwoorde wijze, op basis van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen. Je bent verantwoordelijk voor je eigen handelen en je bent aanspreekbaar op je gedrag, en je spreekt anderen zonodig hierop aan. Integriteit wordt soms beperkt uitgelegd als de afwezigheid van fraude en corruptie. Soms wordt integriteit evenwel erg breed uitgelegd en vallen er ook waarden onder als collegialiteit, betrouwbaarheid, klantgerichtheid, objectiviteit, fatsoenlijkheid, effectiviteit en efficiëntie. Wat betekent integriteit in de praktijk? "Goede mensen hebben geen wetten nodig om verantwoordelijk te handelen, terwijl slechte mensen de wetten weten te omzeilen." Als je een fout gemaakt heb dan meldt je dit en neem je op eigen initiatief actie om de schade te beperken. Je bent loyaal aan de organisatie waarvoor je werkt en je dient de belangen van je functie. Je blijft integer handelen, ook wanneer dit voor jou bepaalde nadelen, spanningen of conflicten met zich meebrengt.” INTEGRITEIT – BELANGENVERSTRENGELING VAN DE HEREN MAAS EN KOSTER De constatering dat de heren Koster en Maas vanuit Stichting de Vrije Parel één op één opdrachten aan zichzelf hebben verleend zonder schriftelijke opdrachtbevestiging en offertes daarvan, staat op

VERSIE 5.2

PAGINA 17

EINDRAPPORTAGE


gespannen voet met de bovengenoemde integriteitrichtlijnen. De facturen vanuit hun eigen bedrijven geven tevens aan dat beide heren feitelijke werkzaamheden uitgevoerd hebben voor Stichting de Vrije Parel. De constatering dat de heren Koster en Maas vanuit Stichting de Vrije Parel eveneens één op één opdrachten hebben verleend aan de éénmanszaak Magrande, op basis van één summiere offerte voor `communicatie` in 2005 en in 2006 voor “secretariële ondersteuning”, staat op gespannen voet met de bovengenoemde integriteitrichtlijnen.

INTEGRITEIT – AANBESTEDING VAN DE DEELGEMEENTE FEIJENOORD Ten aanzien van het niet juist toepassen van de aanbestedingsregels betreft het een juridische beoordeling. De constatering dat Deelgemeente Feijenoord één offerte heeft ontvangen van Magrande ten behoeve van communicatie in 2006 staat echter ook op gespannen voet met de bovengenoemde integriteitrichtlijnen, omdat de ambtenaar bij de Deelgemeente Fijenoord slechts één offerte heeft aangevraagd. NTEGRITEIT – ONGEFUNDEERDE RAPPORTAGE DEELGEMEENTE FEIJENOORD

Het feit dat de verplichte periodieke voortgangsrapportage door Deelgemeente Feijenoord aan de EFRO is gedaan zonder dat daaraan onderliggende rapportages van o.a. Stichting de Vrije Parel ten grondslag liggen, staat op gespannen voet met bovengenoemde richtlijnen voor integriteit. De toegezegde onderliggende rapportages van Stichting de Vrije Parel hebben wij tot op heden (10 april 2007) niet ontvangen.

INTEGRITEIT – GEBREK AAN FUNCTIESCHEIDING STICHTING DE VRIJE PAREL, MAAS EN KOSTER De constatering dat de heer Maas binnen Stichting de Vrije Parel gelijktijdig optrad als opdrachtgever namens Stichting de Vrije Parel, als opdrachtnemer namens zijn eigen bedrijf (Maas Sociaal Investeren), als uitvoerder vanuit zijn eigen bedrijf, vanuit het eigen bedrijf de declaratie opstelt en deze vervolgens indient bij Stichting de Vrije Parel en deze namens Stichting de Vrije Parel goedkeurt en betaalt, verdraagt zich niet met het beginsel van functiescheiding. Het hooren wederhoor heeft geen nieuwe feiten opgeleverd en heeft daardoor niet tot een andere conclusie geleid. INTEGRITEIT – ROL BESTUUR STICHTING DE VRIJE PAREL In het telefonisch onderhoud dat wij hadden met de penningmeester van Stichting de Vrije Parel, erkende deze in december 2006 dat de handelingsbevoegdheid van de heren Maas en Koster namens laatstgenoemde stichting niet goed geregeld is en dat hij daarvan op de hoogte was. Zijn stelling name tijdens hooren wederhoor als zouden beide heren “mondeling” gemachtigd zijn, is in het kader van de handelingsbevoegdheid niet relevant; dit mag weliswaar op enig moment, maar dient dan wel kort nadien schriftelijk te worden geformaliseerd. Op grond hiervan zijn wij van mening dat de penningmeester van Stichting de Vrije Parel zich niet adequaat van zijn taak heeft gekweten, aangezien de heren Maas en Koster met zijn medeweten namens de stichting onbevoegd hebben kunnen handelen. Tot op de dag van vandaag(23 april 2007) zijn beide heren

VERSIE 5.2

PAGINA 18

EINDRAPPORTAGE


nog niet ingeschreven als directeur van Stichting de Vrije Parel, in tegenstelling tot wat de penningmeester van Stichting de Vrije parel in december 2006 aangaf te gaan regelen. Ook het ontbreken van een goede administratieve organisatie bij Stichting de Vrije Parel classificeren wij als het niet correct uitoefenen van zijn taken als penningmeester. De bestuurlijke bevoegdheden bij Stichting de Vrije Parel zijn niet adequaat geregeld. Dit laatste wordt nog eens versterkt door het feit dat de huidige regiocoördinator Rijnmond bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam, in de periode van 26 februari 2004 tot 25 maart 2005 voorzitter van Stichting de Vrije Parel is geweest. In deze periode zijn de heren Maas en Koster afgetreden als bestuurslid en vanaf dat moment zijn zij beide directeur van Stichting de Vrije Parel geworden. Dit is mede geadviseerd door een adviseur van Stichting de Vrije Parel , die op dat moment tevens werkzaam was bij het OBR. INTEGRITEIT – SCHUIVEN MET BUDGETTEN Het feit dat er met budgetten is geschoven - zie de hieronder vermelde voorbeelden - en binnen de budgetten inhoudelijk op onterechte wijze posten zijn geboekt (facturen voor computer en printer), staat op gespannen voet met de integriteitrichtlijnen Deze constatering wordt versterkt door het feit dat wij, onder de betalingen welke vallen onder het project “verbetering bedrijfsruimten”, een post hebben aangetroffen van een door Stichting de Vrije Parel aan een onderneming betaalde rekening van 5.500,=. Deze post had onder het de budgetpost “Etalageprojecten” moeten worden gedeclareerd, zoals alle overige etalageaanpassingen, die ook allemaal door dezelfde firma zijn uitgevoerd. Daarmee zou het budget voor het etalageproject echter met 5.500,= zijn overschreden. Wij hebben slechts één offerte van deze firma voor uit te voeren activiteiten. Onder de kostenplaats “Projectleiding en Organisatie” vallen ook de bij Stichting de Vrije Parel genoemde kostenplaatsen “secretariaatsmedewerker” en “secretariële ondersteuning”. Tijdens ons boekenonderzoek is echter gebleken dat geen van de gedeclareerde uren is besteed aan de daarvoor in de opdracht aan Stichting de Vrije Parel gegeven taken. Wij hebben vastgesteld dat de gedeclareerde uren besteed zijn aan financieel administratieve werkzaamheden (inclusief kosten van accountantscontrole en kasboekhouding, en zelfs voor periodes voorafgaande aan dit project, INTEGRITEIT – ONZAKELIJKHEID MAGRANDE Bij monde van de directeur van Magrande zullen er thans vanuit Magrande geen facturen meer ingediend worden ten laste van de Dordtselaan projecten. Dit terwijl er, zoals Magrande stelde, echter wel werkzaamheden door Magrande voor verricht zijn, en wel in totaal over een periode van circa drie maanden. Gezien het feit dat het budget reeds verbruikt is, stelde Magrande ervan af te zien deze werkzaamheden alsnog in rekening te brengen. De levering van de diensten heeft plaatsgevonden. De daaruit ontstane verplichting tot betaling van deze diensten blijft latent bestaan. De Gemeente/Deelgemeente Feijenoord zal deze latentie in zijn projecten- en financiële administratie mee moeten nemen. Ook hebben wij vastgesteld dat er reeds gesproken werd over mogelijke `compensatieopdrachten` inzake deze. Deze compensatieopdrachten zijn uitgesteld en in het geval bij Deelgemeente Charlois niet doorgegaan, mede gezien de commotie die is ontstaan als gevolg van publicaties over de Quick Scan in de Volkskrant. INTEGRITEIT – ACHTERAF VERANTWOORDEN VAN GEDECLAREERDE UREN STICHTING DE VRIJE PAREL / MAGRANDE

VERSIE 5.2

PAGINA 19

EINDRAPPORTAGE


Op onze vraag aan de heer Maas om de onderliggende urendeclaraties aan te tonen door middel van een “deugdelijke” urenadministratie dan wel een deugdelijke projectadministratie, werd gereageerd dat deze er niet was en dat deze “wel even achteraf” zou worden gemaakt. De tijdsverantwoordingen van de heren Maas en Koster gedateerd 6 december 2006, getuigen van weinig professionaliteit (een uitdraai van de agenda in Outlook per maand met handgeschreven uren) en voldoen geenszins aan de gestelde eisen zoals geformuleerd in de opdracht. De wijze waarop men heeft getracht de gedeclareerde uren te verantwoorden, alsmede het achteraf produceren van deze urenverantwoordingen, staat op gespannen voet met de integriteit richtlijnen. Het voorstaande geldt overigens onverminderd voor de declaraties van Magrande, hoewel Stichting de Vrije Parel de EFRO- voorwaarden, zoals het in het contract tussen Deelgemeente Feijenoord en Stichting de Vrije Parel staat, niet heeft doorgezet naar Magrande. INTEGRITEIT – RENTEDERVING DOOR ONNODIG LANGE BEVOORSCHOTTING De ruime bevoorschotting - meer dan voor drie maanden benodigde -en onnodig langdurige bevoorschotting van - 1 jaar van Stichting de Vrije Parel, zonder enige voortgangscontrole op de door laatstgenoemde gedane uitgaven, heeft geleid tot rentederving. Wij zijn van mening dat Stichting de Vrije Parel reeds lang vooruit had kunnen vaststellen dat bepaalde bevoorschottingen niet gebruikt zouden gaan worden en daarin “gezien hun projectbeheerstaak“ een waarschuwingsplicht had. Bij een adequate verplichtingenadministratie hadden zij dit kunnen en moeten opmerken. Door het ontbreken daarvan is er sprake van een rentederving voor de Gemeente, welke wij geraamd hebben op een bedrag van 6.000,=. Dit valt eenvoudig te berekenen door gebruik te maken van een internet spaarrekening met een rente van 3% voor de niet uitgegeven bedragen aan “Verbetering bedrijfsruimten”, “Ingebruikname lege bedrijfsruimten” en “Vestigingsstimulering voor ondernemers” van ( 212.000,= minus 39.443,=) te nemen. Datzelfde geldt overigens ook voor de bevoorschotting van ( 140.000,= minus 20.440,= ) ten behoeve van de “Portiekafsluitingen”. SOCIALE CASUS DORDTSELAAN Alhoewel niet direct onderwerp van ons boekenonderzoek, zijn wij bij ons onderzoek gestuit op een in het overzicht van een vorig onderzoek oo de Dordtselaan voorkomend niet-D2- project, t.w. de “Sociale Casus Dordtselaan”. Dit project is, zoals wij hebben vernomen, voortijdig beëindigd, omdat het door de voormalige stadsmarinier verstrekte budget van ruim 60.000 reeds was verbruikt terwijl de project doelstelling nog niet was gerealiseerd en het Bestuurlijk Overleg Dordtselaan vervolgens heeft geweigerd eenzelfde bedrag op tafel te leggen. Als direct gevolg hiervan is een aantal van de cliënten vervolgens uit de constructie gezet op basis waarvan zij waren heraangesloten op de energielevering van Eneco. De voormalige stadsmarinier van Charlois heeft ons het contract dienaangaande met de heren Maas en Koster, getekend door de heer Maas, voor werk te leveren door een bestuurslid van de Stichting Eigen Plek,waarvan de heer Koster ook bestuurslid is, overhandigd. In principe zou het bedrag van 60.000,00 door de huidige stadsmarinier alsnog bij Deelgemeente Feijenoord in rekening kunnen worden gebracht, zoals ook op 18 januari 2006 door de manager hotspots aan de voormalige stadsmarinier is aangeboden. Bij gebrek aan enige financieel-administratieve bescheiden vragen wij ons af hoe dat thans zou kunnen geschieden. De

VERSIE 5.2

PAGINA 20

EINDRAPPORTAGE


onderliggende facturen van de heren Maas en Koster kunnen mogelijk uitsluitsel hierover geven, echter deze hebben wij tot op de dag van vandaag (10 april 2007) niet ontvangen.

INTEGRITEIT – ONDERHANDSE AFSPRAKEN (VOORMALIGE) S TADSMARINIER MET KOSTER EN MAAS Tijdens een interview met de manager hotspots van Deelgemeente Feijenoord is gebleken, dat de voormalige stadsmarinier een onderhandse afspraak heeft gemaakt met de management BV van de heer Koster en de eenmanszaak van de heer Maas inzake te verlenen diensten op het gebied van “laanmanagement”, en daartoe ook een directe betaling heeft laten doen ter grootte van 60.000,= INTEGRITEIT – ONTERECHT GEDECLAREERDE BOETES Stichting de Vrije Parel heeft, ondanks de bevoorschotting in een aantal gevallen verzuimd tijdig aan haar betalingsverplichtingen te voldoen, ten gevolge waarvan zij met name door de Belastingdienst en het UWV boetes opgelegd heeft gekregen, die vervolgens door Stichting de Vrije Parel bij Deelgemeente Feijenoord ten laste van de Dordtselaan projectbudgetten zijn gedeclareerd. Dit staat op gespannen voet met de genoemde richtlijnen en kan aanleiding geven tot het terugvorderen van het betreffende bedrag van circa 2.500,= bij Stichting de Vrije Parel . INTEGRITEIT – ONBALANS DECLARATIES STICHTING DE VRIJE PAREL EN MAGRANDE VS. FYSIEKE REALISATIE Wij hebben geconstateerd dat Stichting de Vrije Parel en Magrande gezamenlijk meer dan 95% van het budget voor begeleiding en projectleiding hebben gedeclareerd. Aan de, voor wat betreft Stichting de Vrije Parel direct daaraan gerelateerde fysieke projecten (verbetering bedrijfsruimtes, vestigingstimulering voor ondernemers, ingebruikname lege bedrijfsruimtes en het etalageproject), is 51,3% van het budget gedeclareerd en door hen uitgegeven, terwijl er qua fysieke voortgang veel minder is gerealiseerd. INTEGRITEIT – ONNODIGE BESTELLINGEN Door Stichting de Vrije Parel zijn forse, althans ten opzichte van soortgelijke projecten, bedragen gedeclareerd t.b.v. kantoorbenodigdheden (totaal circa 13.000,= incl. BTW) welke zijn geboekt onder “Huisvesting en Organisatie” en welke naar tijdens het hoor en wederhoor bleek, ook gebruikt zijn het kader van het communicatieproject, voor het produceren van krantjes. In principe is er sprake van een opdracht op regiebasis tegen een vast uurtarief. Kantoorbenodigdheden zouden alsdan gedekt moeten zijn onder de post “overhead” en daar waar er van dat laatste geen sprake zou zijn, zouden deze kosten onder een separaat budget dienen te vallen. Met name de bestelde hoeveelheden van de bij een firma aangeschafte toner cartridges en papier zijn hoog. Tijdens de gedwongen verhuizing van Projectbureau Dordtselaan zijn volgens de stadsmarinier van Charlois “enorme” fysieke restvoorraden hiervan aangetroffen, welke volgens zijn zeggen onterecht met het projectbureau zijn meeverhuisd. Immers, de kosten hiervan zijn door Stichting de Vrije Parel bij Deelgemeente Feijenoord in rekening gebracht. INTEGRITEIT – ONNODIG BETAALDE BTW

VERSIE 5.2

PAGINA 21

EINDRAPPORTAGE


Wij hebben met ons boekenonderzoek geconstateerd dat door meerdere en telkens dezelfde leveranciers er dan weer wel en dan weer niet met BTW is gefactureerd. Het is onzorgvuldig - één en ander volgens `Rapport onderzoek uitgave bestuur 1986-1999 van de commissie tot onderzoek van de rekening gemeente Rotterdam H3.5 hanteren van begrippen` - dat hierover geen melding is gemaakt aan de desbetreffende leveranciers en dat de betreffende foutieve facturen niet aan de leveranciers zijn geretourneerd en er dus teveel ten laste van de projecten is betaald. INTEGRITEIT – ONNODIG TEN LASTE VAN SUBSIDIES GEBRACHTE BTW Stichting de Vrije Parel is op verschillende wijzen met de verrekening van de BTW omgegaan. Dit wordt duidelijk uit onderstaande voorbeelden. - a.De ondernemer kreeg een factuur van bijvoorbeeld een binnenrolluik. De inkoopfactuur van de leverancier van het binnenrolluik werd door de ondernemer betaald. Vervolgens diende de ondernemer een factuur in bij Stichting de Vrije Parel voor 50% van het oorspronkelijke bedrag zoals dat bij de ondernemer door de leverancier in rekening is gebracht, maar inclusief BTW. Daarmee is de BTW ten laste van het projectbudget gebracht. -

b.De ondernemer ontving een factuur van de leverancier van een binnenrolluik en stuurde vervolgens een kopie van deze factuur samen met het betalingsbewijs naar Stichting De Vrije Parel. Stichting de Vrije Parel stuurde de ondernemer vervolgens een soort beschikking ter grootte van 50% van het bedrag van de kosten van het binnenrolluik exclusief BTW en betaalde deze aan de ondernemer. Deze uitgave kwam ten laste van het betreffende subsidiebudget. De andere 50% is voor rekening van de ondernemer. Gezien de ervaring die Stichting de Vrije Parel heeft met het verwerken van subsidies, mag men veronderstellen dat de Stichting volledig op de hoogte is met de bestaande regelingen / beschikkingen inzake BTW bij door de overheid gesubsidieerde projecten. Stichting de Vrije Parel had derhalve alle gesubsidieerde projecten conform voorbeeld b. af dienen te handelen. Tijdens het hoor en wederhoor liet de heer Maas ons weten dat het hen veel minder werk kostte om zelf de factuur te betalen dan 50% subsidie te geven aan de ondernemer die dan de volgens hen “te dure” rolluiken zelf bestelde. Het feit dat als er een verplichting aan de ondernemer werd opgelegd tot het afnemen van de rolluiken van een door de Stichting de Vrije Parel geselecteerde leverancier, waarmee de BTW wel volledig verrekend kon worden en op grond van een beschikking de subsidie te vergoeden aan de ondernemer, werd `te ingewikkeld` bevonden.

4.6 SLOTCONCLUSIES Zoals wij reeds concludeerden in de rapportage van de Quick Scan, is het risico aanwezig dat door het te laat opleveren van de diverse deelprojecten de subsidiestroom in gevaar kan komen. In zoveel gevallen, zie hiervoor in het boekenonderzoek rapport benoemde voorbeelden, is er sprake van het niet voldoen aan de subsidievoorwaarden, dat er sprake is van een aanzienlijk risico (zie voorbeelden genoemd in 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.2.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.4.1, 4.4.2 ) aangaande de verstrekte subsidiebedragen. De handelswijze van diverse partijen staat op gespannen voet met de

VERSIE 5.2

PAGINA 22

EINDRAPPORTAGE


EFRO voorwaarden en de `doorzetting` van de belangrijkste voorwaarden daarvan in de contracten. Door het volledig ontbreken van door Stichting de Vrije Parel op te stellen subsidievoorwaarden is niet voldaan aan een door de EFRO dwingend gestelde voorwaarde, die ook in hun contract met De Deelgemeente Feijenoord is opgenomen. Daardoor bestaat het risico dat de EFRO het totale bedrag aan subsidies direct terugvorderen. Het spreekt voor zich dat gezien het geconcludeerde, hieruit direct onvoorziene financiële risico’s voor Deelgemeente Feijenoord kunnen volgen, en dit zal kunnen leiden tot het niet toekennen of terugvorderen van subsidies door EFRO. Zoals gesteld is in paragraaf 4.5 (Integriteit - schuiven met budgetten, achteraf verantwoorden van gedeclareerde uren), zijn er ”bewust” foutieve boekingen ter voorkoming van overschrijdingen van projectbudgetten, gedaan ten laste van Europees vastgestelde en toegekende projectbudgetten, die bij nacontrole door EFRO teruggevorderd kunnen worden. Ook zijn zowel de Europese als de gemeentelijk vigerende regels en richtlijnen voor uit- en aanbesteding niet gevolgd. Opdrachten zijn in strijd met de Europese Richtlijn voor overheidsopdrachten (92/50/EEG), opgesplitst in kleinere opdrachten. Alsdan is de richtlijn ontdoken. Deze richtlijn is van toepassing op overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde een bepaald drempelbedrag overschrijdt. De totale opdrachtwaarde 357.000,= is legaal gesplitst in 278.000,= voor D2.1 en 79.000,= voor D2.2, welke beide bedragen voor Stichting de Vrije Parel waren. In een latere fase werd de 278.000,= gesplitst in 216.000,= en 62.000,=. Deelgemeente Feijenoord zou zorg dragen voor de administratieve ondersteuning, budget 30.000,= en voor de huisvesting van het projectbureau, budget 32.000,=. Gelet op de strijdigheid van het voornoemde met de subsidievoorwaarden bestaat het risico dat de EFRO het totale subsidiebedrag kan terugvorderen. Ook constateren wij dat de handelswijze van zowel Deelgemeente Feijenoord als het bestuur van Stichting de Vrije Parel, de heren Maas en Koster, en in mindere mate Magrande, op gespannen voet staat met de integriteittoets. Veel onregelmatigheden hadden voorkomen kunnen worden, indien de facturen bij de factuurlistings zouden zijn gevoegd en een verplichtingenregister was ingevoerd en bijgehouden. Eveneens kan geconstateerd worden dat het plafond van de uitgaven op diverse Dordtselaan projecten meer dan bereikt is en zelfs wordt overschreden, dat wil zeggen: bijna alle benodigde subsidiebedragen voor de ondersteuning van de fysieke projecten zijn inmiddels verbruikt. Het is gezien de (financiële en fysieke) status van de projecten onvermijdelijk dat er extra budget ter beschikking gesteld zal moeten worden om een aantal projecten alsnog te voltooien, dan wel deze door Stichting de Vrije Parel `om niet` uit te laten voeren. Dit kan aanleiding zijn voor de Gemeente Rotterdam en/of Deelgemeente Feijenoord om nader te onderzoeken of op grond van onze constateringen tot terugvordering zal worden overgegaan bij Stichting de Vrije Parel en eventueel bij Magrande. Rotterdam, 24 april 2007

THE FIRM F INANCIAL INTERIM RESOURCE MANAGEMENT B.V.

VERSIE 5.2

PAGINA 23

EINDRAPPORTAGE


…………………………… J. Bonset Drs. W.A.P.J. van Senden-Caderius van Veen RA Drs. C.M. de Wit

VERSIE 5.2

PAGINA 24

EINDRAPPORTAGE BOEKENONDERZOEK ALS VERVOLG OP QUICK SCAN PROJECTEN DORDTSELAAN

Recommend Documents