Seruni FTI UNSA 2012 Volume 1
ISSN: 2302-1136 (Print) - 2088-0154 (Online)
EFISIENSI PENGGUNAAN ALAT TULIS KANTOR TERUTAMA KERTAS DAN TONER DALAM RANGKA EFISIENSI BIAYA PERUSAHAAN PT. BUANA FINANCE Tbk. JAKARTA PARJIYONO PT. BUANA FINANCE Tbk. JAKARTA
[email protected] Abstrak Teknologi Informasi merupakan salah satu teknologi yang berkembang sangat pesat pada saat ini. Perkembangan teknologi yang disertai dengan perkembangan ilmu pengetahuan di segala bidang mendorong hampir semua instansi kedalam teknologi yang berbasis komputer. Perkembangan teknologi disertai perkembangan ilmu pengetahuan menuntut segala hal dilakukan secara cepat dan akurat. Begitu pula dengan perkembangan mesin photocopy yang sangat pesat sehingga mesin photocopy sudah multi fungsi. Tak ketinggalan pula PT. Buana Finance Tbk. Yang bergerak di bidang pembiayaan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja perusahaan terutama pada bagian credit administrasi yang menangani langsung proses pembiayaan. Hasil yang diperoleh dari penelitian kerja praktek ini adalah pemghematan penggunaan kertas dan toner pada PT. Buana Finance Tbk, karena kedua komponen ini inilah yang memakan biaya terbesar dalam proses pembiayaan. Kata kunci : Photocopy, Efektif dan Efisien 1. Latar Belakang Teknologi informasi merupakan salah satu yang berkembang pesat pada saat ini, hal tersebut sangat membantu perusahaan dalam segala hal yang berkaitan efisisensi perusahaan. Dalam hal ini PT. Buana Finance Tbk. Jakarta berusaha memanfaatkan kemajuan teknologi tersebut terutama dalam hal kemajuan teknologi di bidang photo copy. Photo copy merupakan component penting dalam dunia bisnis terutama sebagai alat pengganda dokumen mesin photo copy bisa di fungsikan sebagai printer. Dengan dukungan kecanggihan alat tersebut diharapkan karyawan lebih bisa bekerja secara efektif dan efisien. Dengan melihat keterangan maka wajar jika PT. Buana Finance Tbk. Memanfaatkan akan kemutakhiran alat tersebut dalam rangka untuk melakukan efisiensi perusahaan. 2. Rumusan masalah a. Apakah dengan system dan cara kerja yang ada sekarang sudah dapat menekan pengeluaran biaya? b. Bagaimana cara mengatasi problem saat ini untuk melakukan penekanan biaya, agar penggunaan toner dan kertas dapat efektif dan efisien sehingga penggunaan kertas dan toner tidak disalahgunakan oleh karywan yang tidak bertanggung jawab.
3. Batasan masalah a. Sentralisasasi pengeprint-an dari mesin printer ke mesin photocopy. b. Pembuatan password log in untuk masing masing karyawan pada mesin photocopy. 4. Pengertian Efektif dan efesien Efektif adalah pencapaian hasil yang sesuai dengan tujuan seperti yang telah ditetapkan. Sondang P. Siagian (2001 : 24), memberikan definisi sebagai berikut : Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkansejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya. Efektivitas menunjukankeberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasilkegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektivitasnya. Abdurahmat (2003:92) Efektivitas adalah pemanpaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkansejumlah pekerjaan tepat pada waktunya. Hidayat (1986), yang menjelaskan bahwa : Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target(kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar
Seruni FTI UNSA 2012 Volume 1
presentasetarget yang dicapai, makin tinggi efektifitasnya. Schemerhon John R. Jr. (1986:35), adalah sebagai berikut : Efektifitas adalah pencapaian target output yang diukur dengan caramembandingkan output anggaran atau seharusnya (OA) dengan outputrealisasi atau sesungguhnya (OS), jika (OA) > (OS) disebut efektif. Efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan. Pengertian efisiensi menurut Mulyamah (1987:3), yaitu : “Efisiensi merupakan suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau perkataan lain penggunaan yang sebenarnya.” Sedangkan pengertian efisiensi menurut SP. Hasibuan (1984:233-4) yang mengutip pernyataan H. Emerson adalah : “Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumbersumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan.” Dan menurut Soekartawi (1989:29), mengemukakan bahwa efisiensi pemasaran akan terjadi jika : 1. Biaya pemasaran bisa ditekan sehingga ada keuntungan. 2. Pemasaran dapat lebih tinggi. 3. Prosentase pembedaan harga yang dibayarkan konsumen dan produsen tidak terlalu tinggi. 4. Tersedianya fasilitas fisik pemasaran. Adapun untuk mencari tingkat efisiensi dapat digunakan rumus sebagai berikut : Efisiensi = Input Target/Input Aktual >=1 Ø Jika input yang ditargetkan berbanding input aktual lebih besar atau sama dengan 1 (satu), maka akan terjadi efisiensi. Ø Jika input yang ditargetkan berbanding input aktual kurang daripada 1 (satu), maka efisiensi tidak tercapai.
ISSN: 2302-1136 (Print) - 2088-0154 (Online)
5. Tujuan a. Membuat system untuk mengatasi permasalahan tersebut. b. Sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan untuk mencapai target efisiensi biaya. c.
Sebagai masukan bagi perusahaan untuk melakukan efisiensi biaya.
d. Sebagai landasan untuk melakukan efisisiensi perusahaan. 6. Manfaat Mengoptimalkan perangkat yang ada guna meningkatkan kinerja karyawan secara efektif dan efisien serta sebagai landasan bagi perusahaan untuk melakukan efisiensi biaya perusahaan. 7. Analisa masalah Sebelum tahun 2012 disetiap kantor cabang PT. Buana Finance Tbk. menggunakan format printer dan photocopy sebagai media kerja untuk menyelesaikan pekerjaan yang berkaitan dengan administrasi kredit. Namun pemanfaatan alat tersebut belum maksimal terutama untuk memanfaatkan fitur fitur yang terdapat pada mesin photocopy. Untuk print out menggunakan printer sedangkan mesin photocopy hanya sebagai alat pengganda dokumen, begitu pula untuk fasiltas faxcimile yang terdapat pada mesin photocopy belum dimanfaatkan. Padahal fasilitas yang terdapat pada mesin photocopy dapat digunakan untuk print out,photocopy,faxsimile,scan dll. Walaupun tidak semua pekerjaan print out bisa dilakukan pada mesin photocopy, namun dengan memaksimalkan fasilitas yang ada pada mesin fotocopy dapat menghemat biaya print out. Berdasarkan perhitungan yang kami lakukan untuk biaya mesin photocopy harganya kisaran Rp 90,- sampai dengan Rp 125,- dan dengan print out di mesin printer yang dipakai adalah sekitar Rp260,- dengan asumsi perhitungan satu Toner mesin Printer harganya Rp 650.000,- mampu mencetak sekitar 2.500 lembar. 8. Implementasi masalah Dengan adanya system saat ini penekanan biaya sudah berjalan secara efektif dan efisien dengan penerapan fungsi print, scan dan fax yang terdapat pada fasilitas mesin photo copy. Konsep paper-less sudah dilakukan dalam hal ini guna penekanan biaya se efektif mungkin. Dengan penerapan username dan
Seruni FTI UNSA 2012 Volume 1
ISSN: 2302-1136 (Print) - 2088-0154 (Online)
password login user, sehingga user bisa dikenakan quota atau apapun (bisa di customized). Karena mesin photocopy sekarang sudah canggih dan bisa digunakan secara multi fungsi antara lain untuk fungsi printer, copy, facsimile. Untuk fungsi copy seluruh karyawan/user dibuatkan PIN untuk Log in pada mesin photocopy, untuk fungsi printer setiap karyawan dibuatkan akses ke mesin photocopy dimana setiap user dibuatkan password untuk melakukan proses pengambilan hasil print out pada mesin photocopy sehingga tidak tertukar dengan hasil print out orang lain, sedangkan untuk fungsi facsimile incoming mesin photocopy disesuaikan IP addresnya dengan computer yang di kelola oleh resepsionis, sedangkan untuk outgoing lansung memakai mesin tersebut, data faksimile yang dikirim dari mesin photocopy ke computer sudah berbentuk email sehingga resepsionis tinggal mengirim ke user apakah isi facsimile itu perlu atau tidak yang melakukan print out adalah user. Untuk pembuatan ID log in di mesin photocopy dilakukan oleh divisi IT sekaligus sebagai administratornya. Untuk memperjelas bagaimana proses biaya pemakaian mesin photocopy kita melakukan kontrak servis dengan vendor yang mana biaya yang dikeluarkan sesuai meteran yang tercantum dalam mesin photocopy tersebut. Begitu pula denagn kesusakan dan penggantian sprepart mesin menjadi tanggung jawab vendor. Untuk biaya mesin phocopy Rp 125,-perlembar pemakaian dibawah 2000 lembar dalam satu bulan selebihnya dikenakan biaya Rp 90,- perlembarnya. Terlampir data penggunaan mesin photo copy, printer, dankertas sebelum dah sesudah menggunakan system. Data penggunaan mesin photocopy, printer, dan kertas : Biaya Penggunaan Toner Printer No
Branch
2011 (sebelum system)
2012 (sesudah system)
10
Bekasi
4,200,000.00
1,260,000.00
11
Semarang
3,195,000.00
1,405,000.00
12
Surabaya
7,348,000.00
10,921,000.00
13
Denpasar
8,235,000.00
4,531,000.00
14
Pontianak
16,935,000.00
6,690,000.00
15
Samarinda
3,740,000.00
3,560,000.00
16
Balikpapan
5,466,000.00
2,630,000.00
17
Banjarmasin
5,941,250.00
3,118,000.00
18
Makasar
8,780,000.00
5,465,000.00
19
Manado
7,435,000.00
6,570,000.00
20
Palangkaraya
2,500,000.00
1,200,000.00
21
Serpong
5,567,500.00
1,280,000.00
22
Kantor Pusat
67,442,000.00
28,589,999.00
Grand Total
223,721,208.00
122,943,268.00
Biaya Penggunaan Mesin Photocopy No
Branch KCU
1
2011 (sebelum system) 7,476,468.90 2,026,008.00
2012 (sesudah system) 2,271,492.00
2
Kemayoran
1,494,306.00
3
Fatmawati
2,080,485.00
1,075,041.00
4
Kedoya
2,304,225.00
1,773,961.00
5
Medan
12,051,935.00
8,561,399.00
6
Pekanbaru
10,694,320.00
5,756,961.00
7
Jambi
10,715,289.00
5,132,697.00
8
Palembang
10,355,148.00
4,296,810.00
9
Lampung
9,890,200.00
2,556,500.00
10
Bekasi
2,299,000.00
1,672,000.00
11
Semarang
4,658,726.00
3,346,386.00
12
Surabaya
5,765,052.00
5,073,651.00
13
Denpasar
2,596,898.00
2,229,667.00
14
Pontianak
4,097,425.00
3,093,049.00
15
Samarinda
4,163,839.00
1,512,607.00
16
Balikpapan
5,521,787.00
3,559,953.00
Banjarmasin
4,657,923.00
2,830,590.00
1
KCU
7,680,000.00
4,070,000.00
17
2
Kemayoran
2,170,000.00
1,700,000.00
18
Makasar
4,511,889.00
4,658,655.00
3
Fatmawati
3,260,000.00
1,410,000.00
19
Manado
4,530,258.00
3,039,708.00
4
Kedoya
7,410,000.00
5,040,000.00
20
Palangkaraya
20,115,843.00
3,594,778.00
5
Medan
22,255,000.00
16,278,500.00
21
Serpong
2,553,039.00
1,254,000.00
6
Pekanbaru
14,310,000.00
6,045,000.00
22
Kantor Pusat
94,455,888.10
16,544,565.00
7
Jambi
1,197,000.00
646,000.00
Grand total
227,521,646.00
86,306,576.00
8
Palembang
4,276,000.00
1,204,000.00
9
Lampung
14,378,458.00
3,329,769.00
Seruni FTI UNSA 2012 Volume 1
ISSN: 2302-1136 (Print) - 2088-0154 (Online)
Biaya Pemakaian Kertas No
Branch
2011 (sebelum system)
2012 (sesudah system)
21
Serpong
2,108,750.00
1,589,000.00
22
Kantor Pusat
16,930,000.00
9,608,000.00
Grand total
93,407,750.00
57,230,150.05
1
KCU
2,552,000.00
1,080,000.00
2
Kemayoran
1,750,000.00
1,250,000.00
3
Fatmawati
2,683,000.00
1,606,000.00
2011
2012
Jumlah Penjualan (Rp) 2011
Jumlah Penjualan (Rp) 2012
Hasil Penjualan PT. Buana Finance Tbk.
4
Kedoya
2,153,000.00
1,080,000.00
No
5
Medan
9,547,500.00
5,590,000.00
1
Balikpapan
167,376,254,824.08
144,868,043,334.85
2
Banjarmasin
144,274,335,316.00
124,064,920,128.00
3
Bekasi
14,842,869,520.00
8,483,963,500.00
Pekanbaru 6
6,640,000.00
4,017,500.00
5,546,100.00
2,165,500.00
Jambi 7 Paalembang 8
4,716,750.00
2,300,000.00
3,627,000.00
1,345,800.00
Lampung 9 Bekasi 10
1,804,500.00
505,000.00
3,161,350.00
1,925,000.00
Semarang 11 Surabaya 5,410,000.00
12
3,324,600.00
Denpasar 13
2,222,500.00
4,540,500.00
3,840,000.00
1,664,000.00
Pontianak 14 Samarinda 1,810,750.00
15
2,061,500.00
Balikpapan 3,520,500.00
16
1,532,500.00
Banjarmasin 17
3,228,500.00
1,782,500.00
4,841,300.00
2,230,000.05
Branch
4
Chace/ KCU
327,860,947,584.00
292,683,921,542.00
5
Denpasar
28,920,096,424.00
27,599,371,775.00
6
Fatmawati
43,799,587,175.00
31,790,472,000.00
7
Jambi
159,258,678,079.00
105,658,773,125.30
8
Kedoya
45,613,459,326.00
21,017,699,400.00
9
Kemayoran
43,437,333,505.00
21,137,568,100.00
Lampung
82,609,314,087.00
53,702,659,123.00
11
Makasar
241,368,263,984.00
147,394,869,053.00
12
Manado
186,591,761,691.18
162,934,975,927.23
13
Medan
196,960,397,062.00
128,792,036,859.00
14
Palangkaraya
15
10
44,179,485,290.00
18,143,294,200.00
Palembang
182,465,455,810.00
62,897,036,699.00
16
Pekanbaru
183,326,375,850.02
142,127,999,871.00
17
Pontianak
154,748,963,421.00
93,513,687,430.00
18
Samarinda
16,298,663,050.00
2,269,840,925.00
19
Semarang
139,676,973,544.00
116,300,103,680.00
20
Serpong
28,476,573,602.00
12,597,089,705.00
21
Surabaya
210,897,318,707.00
209,276,916,042.00
22
Solo 2,642,983,107,851.28
1,929,200,216,919.38
1,944,974,500.00
Grand total
Makasar 18 19
Manado
3,118,250.00
3,384,250.00
20
Palangkaraya
2,196,000.00
2,648,500.00
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Printer Name Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A
Service Type File Transfer File Transfer
Contoh Tampilan Laporan Mesin Photocopy
Print Status
IP Address
Log Time
FAX RECEIVE
Completed
10.10.1.115
FAX RECEIVE
Completed
User Name
Pswrd
Print Date
Total
6:42:17
7/3/2012
1126
10.10.1.115
6:42:17
7/3/2012
1126
Copy
Elia Komalasari
1480
Completed
10.10.1.115
7:53:55
7/3/2012
1143
Copy
Elia Komalasari
1480
Completed
10.10.1.115
7:53:55
7/3/2012
1143
Copy
Parjiyono Adi Pramana Sakti Adi Pramana Sakti Dhoni Oktafiansyah Dhoni Oktafiansyah
1141
Completed
10.10.1.115
8:39:18
7/3/2012
1150
1720
Completed
10.10.1.115
8:48:33
7/3/2012
1161
1720
Completed
10.10.1.115
8:48:33
7/3/2012
1161
9259
Completed
10.10.1.57
9:10:30
7/3/2012
1167
9259
Completed
10.10.1.57
9:10:30
7/3/2012
1167
Copy Copy Print Print
Seruni FTI UNSA 2012 Volume 1
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A Color 17A
ISSN: 2302-1136 (Print) - 2088-0154 (Online)
Email Transfer Email Transfer
Completed
10.10.1.115
9:15:43
7/3/2012
1170
Completed
10.10.1.115
9:15:43
7/3/2012
1170
Print
Rita Istyawati D
960
Completed
10.10.3.46
10:06:31
7/3/2012
1214
Print
Rita Istyawati D
960
Completed
10.10.3.46
10:06:31
7/3/2012
1214
Copy
Franciscus Pesik
1215
Completed
10.10.1.115
10:10:39
7/3/2012
1220
Copy
Rita Istyawati D Leony Anastasia W Leony Anastasia W
960
Completed
10.10.1.115
10:36:34
7/3/2012
1225
1194
Completed
10.10.1.115
10:37:37
7/3/2012
1226
1194
Completed
10.10.1.115
10:37:37
7/3/2012
1226
Copy Copy File Transfer
878
Completed
10.10.1.52
10:37:37
7/3/2012
1226
Copy
Sudiono Pujo Leony Anastasia W
1194
Completed
10.10.1.115
10:37:37
7/3/2012
1226
Print
Rita Istyawati D
960
Completed
10.10.1.115
10:43:48
7/3/2012
1229
Print
Rita Istyawati D
960
Completed
10.10.1.115
10:55:12
7/3/2012
1234
Print File Transfer File Transfer
Rita Istyawati D
960
Completed
10.10.1.115
11:40:44
7/3/2012
1251
FAX RECEIVE
Completed
10.10.1.115
12:27:13
7/3/2012
1253
FAX RECEIVE
Completed
10.10.1.115
12:27:13
7/3/2012
1253
Print
Mindy Melonia
1243
Completed
10.10.2.15
13:36:01
7/3/2012
1255
Print
Mindy Melonia
1243
Completed
10.10.2.15
13:36:01
7/3/2012
1255
Print
Parjiyono
1141
Completed
10.10.2.3
13:40:09
7/3/2012
1257
Print
Parjiyono
1141
Completed
10.10.2.3
13:40:09
7/3/2012
1257
9. Kesimpulan
Daftar Pustaka
Berdasarkan penelitian diatas maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa dengan pembuatan password log in pada mesin photo copy penggunaan kertas pada karyawan dapat dipantau. Print out menggunakan mesin photo copy biayanya relative lebih murah disbanding dingan mengguanakan mesin printer, setiap ada facsimile masuk tidak perlu menyiapkan kertas karena sudah otomastis terkirim ke resepsionis dalam bentuk email sehingga tinggal diteruskan ke user bersangkutan. Program yang dilakukan sekarang dapat dilanjutkan karena telah terbukti dapat menekan biaya pengeluaran operasional perusahaan. Disamping itu peruahaan lebih mudah mengontrol pengeluaran biaya kertas pada khususnya karena dapat dipantau dari PIN setiap user yang terdapat pada mesin photo copy, sehingga penggunaaan kertas benar benar dapt dipergunakan sesuai kebutuhan perusahaan.
Laporan keuangan PT. Buana Finance Tbk. Laporan pemakaian Alat Tulis Kantor Departemen General Service PT. Buana Finance Tbk. Laporan Hasil Penjualan Divisi Bussines Delopment. Definisi/Pengertian (dansite.wordpres.com). Beberapa pengertaian (www.scribd.com).
efisiensi efektif
Penulis adalah karyawan PT. Buana Finance Tbk. Divisi HRD & GS.
