Efficiënt Communiceren als Rotary Club
Tessenderlo 25 april 2014
Inleidend “Het imago van de Rotary verbeteren en het publiek sensibiliseren…… is één van de drie prioriteiten die Rotary zich stelt op het internationale vlak.” Uittreksel uit de laatste maandbrief van de Gouverneur.
Inleidend
“Ik stel voor om binnen elke club een verantwoordelijke aan te duiden die de externe communicatie verzorgt”
Inleidend Rotary International geeft het voorbeeld: • Een nieuwe interna6onale site die er mag zijn! • Een vernieuwde sec6e “my account” • Veel aandacht aan ondersteuning naar de lokale clubs op vlak van PR • Een downloadsite specifiek voor branding: Vijf goede redenen om deze site te gebruiken
Inleidend Nu is het aan de Districten en de Clubs • De Gouverneurs en de Club voorziMers hebben de lead in PR en communica6e! • Jullie zijn eindverantwoordelijk voor interne en externe communica6e • Jullie beslissen of en hoe dwingend er geïnvesteerd wordt in PR en externe communica6e
Inleidend Om een lang verhaal kort te maken stel ik voor onze huidige DG Norbert Friob te volgen: “Duid binnen elke club een verantwoordelijke aan die de externe communicatie verzorgt!”
Inleidend • Maak gebruik van de bestaande tools binnen R.I. • De “PR CommiMee manual” is ook voor mij het uitgangspunt van deze sessie.
Drie thema’s van vanavond: 1. Belang van een PR commissie. Het belang erkennen van een goed func6onerende PR commissie binnen de Rotary clubs “The role of the club public rela1ons commi5ee is to develop and execute a plan to tell the public about Rotary and promote the club’s service projects and ac1vi1es.”
Drie thema’s van vanavond: 2. Posi6onering Rotary. De noodzaak ons beter te posi6oneren en te profileren als service club en dit op basis van wat we als Rotary club realiseren “Having strong public rela1ons ensures that communi1es around the world know that Rotary is a credible organiza1on that meets real needs.”
Drie thema’s van vanavond: 3. Imago building. Werken aan een posi6ef imago van Rotary. Doelstelling:
Meer mo6va6e onder de leden, dus meer inzet! Zich als Rotarian profileren en “outen”, pin! Last but not least: instroom van nieuwe gemo6veerde leden! “When a Rotary club has a posi1ve public image current members are mo1vated to be ac1ve and prospec1ve members are eager to join.”
De PR commissie De belangrijkste verantwoordelijkheid van de club PR is: “Create awareness in your community of your club’s ac1vi1es and service projects” • Bekendheid genereren als lokale Rotary club • Binnen de lokale gemeenschap communiceren • Externe club ac6viteiten aankondigen in de media • Sociale projecten communiceren
De PR commissie De door Rotary clubs te hanteren PR-‐strategie: 1. Bepaal in func6e van de specifieke doelstellingen van de club de doelgroepen waarmee jullie willen communiceren. Bvb: Jongeren, overheden, bedrijfsleiders, sociale organisa6es, de media, de burger, ……. 2. Geef er prioriteiten aan en indien mogelijk (liefst), zet ze in een goed gestructureerde database.
De PR commissie 3. Na het oplijsten van de doelgroepen koppelen we er de communica6etools aan die nodig zijn om ze te bereiken Voor de hand liggende tools zijn: • Offline Media: Lokale TV, Kranten en magazines, Radio, affichage, …. • Online media: Internet, Social Media, newsleMers; • In house tools: Brochures, affiches, folders, vlaggen … • Eigen publica6es
De PR commissie 4. Spread the news! -‐ Communica6e Plan en Ad hoc -‐ Plan data, de tools/kanalen, kosten en wie de Voorbeeld Plan verantwoordelijken zijn!! -‐ En dan komt het belangrijkste maar ook het moeilijkste en het meest 6jdrovende onderdeel: Zorgen voor goede en constante content aanvoer! Professioneel zowel qua inhoud als qua beelden. Doe dit proac6ef in func6e van de planning
Externe communicatie tools Opdeling externe communica6e tools: De klassieke opdeling: Offline versus Online tools Offline: Print -‐TV – Radio – Affichage – beurzen -‐ events … Online: de website -‐ newsleMers – bannering – Social Media – App’s – blogs, … Nieuwste trend in communica6e is het zoeken naar integra6e van offline en online tools
Externe communicatie tools Trends in communica6e: integra6e Off-‐ en Online Conversa,on Management Hoe converseren mensen online over uw organisa6e? Hoe s6muleert u dat er over u gesproken wordt? Uiteindelijk gaat Social Media zorgen voor een communica6eversnelling en versterken het beeld van uw organisa6e. Conversion Genera,on Uiteindelijk is conversie, zowel online als offline – het doel van uw communica6e! Bron: Claerhout Communica6ons
Community Building In plaats van alleen maar boodschappen de wereld in te sturen, brengen we mensen bij elkaar in communi6es. We bevorderen de interac6e op basis van gemeenschappelijke interesses. Content Management Het wordt alsmaar moeilijker om inhoud voor mul6channel toepassingen te beheren, te structureren en up-‐to-‐date te houden. Een strategisch contentplan in combina6e met de juiste tools bieden daarop een antwoord.
Externe communicatie tools Trends in communica6e: Stock & Flow content Content Management is één van de boMle necks voor Rotary clubs! Stock en Flow kan orde en soelaas brengen. Stock content is duurzame content, zowel on-‐ als offline Conversion Genera,on Uiteindelijk is conversie, zowel online als offline – het doel van uw communica6e!
Flow content is vluch6g en oppervlakkig
Externe communicatie tools We gaan vanavond dieper in op 2 externe communica6e tools: Een offline tool: het klassieke perscommuniqué Een online tool: Social Media
Externe communicatie tools Het klassieke perscommuniqué Pers is op dit ogenblik een zeer moeilijk verhaal! Er zijn de interne regels, het wantrouwen en de aversie, de banale ar6kels, de posi6es, …… Hoe counteren we dit: -‐ Nodig ze selec6ef (1 à 2 man) uit op een clubvergadering, een ac6viteit, liefst zonder verplich6ngen -‐ Bouw nadien een band op tussen PR en Pers zodat er een directe communica6e kan ontstaan via mail, GSM…
Externe communicatie tools Vervolg: Het klassieke perscommuniqué -‐ Persberichten versturen via mail werkt niet! -‐ Geef de persbrokken hapklaar! Tekst volledig uitschrijven, gebruiksklaar. -‐ Bezorg de foto’s in juiste resolu6e en biedt downloads aan via cloudservices. Bvb Dropbox -‐ Crea6ef omgaan met de pers is de boodschap. -‐ Trigger de pers, dit is krach6ger en zal hen in de toekomst beter bereikbaar maken! Hoe doen we dit? Combineer pers met SSM!!
Externe communicatie tools SSM: Smart Social Media! • Gebruik Social Media intelligent en crea,ef • Gebruik Social Media proac,ef • Wijs ieder clublid op zijn/haar verantwoordelijkheden als aanbrenger • Social Media moet je constant én regelma,g voederen • Pas als je posts on-‐ en offline gedeeld worden spreken we van succes!!
Externe communicatie tools SSM: Smart Social Media! Enkele prak6sche aandachtspunten • Vooreerst: claim je eigen kanalen. Je clubpagina op FB. Vb: www.facebook.com/rotaryhasselt Doe dit ook voor TwiMer, Youtube, …. • Post links op je eigen website naar Facebook, …. • Link je posts aan diverse Social Media site • Gebruik Social Media Management tools als www.hootsuite.com Er bestaan meerdere tools!
Externe communicatie tools SSM: Smart Social Media gebruiken • Facebook is er vooral voor “Vrienden” en personen die aan je club gelinkt zijn. Post “feestjes en beestjes” op een privé club account. • Reserveer openbare posts voor onze erns6ge Rotary ac6viteiten en sociale realisa6es. • Combineer de diverse Social Media • Doe dit consequent!
Positioneren “Strengthen Rotary’s image by delivering a clear and compelling message that conveys what we do and how people can engage with us.” Communica1e werkt pas als de boodschap consistent en eenduidig wordt gecommuniceerd
2. Positioneren
Positioneren • Het Rotary imago is de verantwoordelijkheid van iedere individuele Rotariër! • Elke communica6e heet impact: posi6ef neutraal, nega6ef. ‘ Think before you Act’ • Bereid iedere externe communica6e goed voor. ‘There is no way back’. • Wees voorbereid op crisissen in en rond je club! Reageer nooit impulsief in crisissitua6es. Overleg en duid één beslagen contactpersoon aan.
Positioneren Communiceer wie Rotary is, waar we voor staan, wat onze missie is. Communiceer steeds goed doordacht, consistent en binnen de guidelines van Rotary. Zie Rotary.org Percep6e van Rotary als organisa6e Enkel als we ons goed posi6oneren en juist profileren kunnen we een foute percep6e bijsturen • De gemeenschap kent Rotary niet echt goed. Men is niet vertrouwd met onze doelstellingen.
Positioneren • Men kent onze realisa6es te weinig, soms is dit bewust en blijven we liever “low profile”. • We komen niet tegemoet aan de “echte noden” • We zijn een exclusief clubje, met strenge intrede eisen enz. • Elitair; enkel voor bedrijfsleiders, hogere func6es • Oubollig, geen jongeren in die clubs • Duur • ……
Positioneren
Thema 3: Image Building
Imago building Communica6e is vandaag een zeer snel evoluerend verhaal. De balans tussen offline en online media is erns6g gewijzigd tov van een aantal jaren geleden. Vele Rotary clubs hebben zich daar nog niet aan aangepast. Vooral de Social Media wordt s6efmoederlijk behandeld en daar zouden we meer op moeten inzeMen om onze communica6e doelstellingen te verwezenlijken!
Imago building Waarom het niet al6jd lukt? • Gebrek aan kennis van de media, vooral de nieuwe online media tools zorgen hier voor problemen • Onvoldoende proac6ef bezig met het speuren naar interessante content • Gebrek aan 6jd en middelen € • Desinteresse: men ziet er de meerwaarde niet van in
Imago building Dat het wel kan • Zien we in Nl.: www.rotary.nl • Zien we in bepaalde clubs waar men erg goed bezig is op vlak van externe communica6e • Zien we ook wat mindere toestanden. Belux De bedoeling van een avond als vandaag is ons te mo6veren om beter te doen op basis van inzichten. De enquête, die jullie zeer plichtsbewust invulden, kan ons daar bij helpen!
Enquête: Social Media Methodologie: • De enquête werd verstuurd naar alle Nederlandstalige clubs uit het D1630 • Er zijn 73 correct ingevulde enquêtes binnen gekomen. • Ze zijn volledig anoniem afgenomen, we beschikken enkel over enkele persoonsgegevens
Enquête: Social Media Respondenten: • 40 % van de respondenten was > 60 jaar 33 % tussen 50 en60 jaar 28 % jonger dan 50 • 24 % van de respondenten gebruikt een tablet • De Smartphone is al erg goed ingeburgerd
Enquête: Social Media Gebruik van Social Media: • 71 % van de respondenten is ac6ef op Social Media. • Zij die er niet aanwezig zijn, zijn ook niet van plan dit te doen. • Facebook soort het sterkst (43%) maar vooral LinkedIn en ook wel Youtube volgen op de hielen • Andere Social Media is verwaarloosbaar
Enquête: Social Media Eigen gebruik van Social Media: • De gebruikers zijn vrij ac6ef: 53 % doet meer dan passief meekijken!! • De respondenten twijfelen er aan of de meerderheid van de clubleden facebook gaan gebruiken. Het nega6eve percen6el is groter
Enquête: Social Media Verwacht gebruik van Social Media: • Er is meer vertrouwen in het gebruik van Social Media als we over de verschillende clubs info zouden delen. 55% staat daar posi6ef tegenover. • 60 % van de respondenten zegt dat hun club op Facebook aanwezig is. • Een kwart zegt dan hun club er niet aan begint.
Enquête: Social Media Algemenere vragen: • Er is heel weinig vertrouwen in het opvolgen en onder-‐ houden van SM • 90% van de respondenten zegt dat hun club een site heet, ze zijn er ook redelijk tevreden over.. • Meer dan 60 % bezoekt regelma6g de D1630 site, de tevredenheid is gemiddeld posi6ef.
Enquête: Social Media • LinkedIn en Facebook zijn beiden erg goed gebruikte Social Media sites. • FB wordt wel regel-‐ ma6ger bezocht.
Adviezen Op basis van deze beperkte bevraging schuif ik volgende adviezen naar voor de clubs: • Breng in eerste instan6e uw bestaande externe communica6e in overeenstemming met de Rotary brand guidelines • Zorg dat de bestaande communica6e tools up to date zijn qua content: de stock dus! • Een voorbeeld uit het Antwerpse (zie vlgde slide) kunnen we wel smaken, maar durf ook eens in eigen boezem te kijken
Wat moeten we ermee?
Adviezen • Start pas op met Social Media als uw stock content OK is. • Social Media vraagt veel meer energie dan een goed verzorgde website, zie enquête! • Heet een club wel voldoende content om een FB pagina te voeden? • Denk goed na over de doelstellingen van je club als je instapt in Social Media! • Koppel links!! Bvb. van je Facebook naar de clubwebsite en vice versa.
Adviezen • Maak een onderscheid tussen “feestjes/beestjes” communica6e en inhoudelijke items Case ‘One’ • Zet de “feestjes en beestjes” in een privézone en gebruik de openbare zone enkel voor ac6es, sociale realisa6es en dergelijke: IMAGO! • Koppel berichten aan MEER netwerken. Zet iets op je eigen FB maar ook op die van het district (?), de Zone (?), …… • Join LinkedIn groepen. Join deze van Rotary Int. • Maak een LinkeIn groep van je club, district!
Adviezen En last but not least: • Wacht niet op Godot. • Neem het ini6a6ef zelf in handen! • Begin met een externe PR verantwoordelijke aan te stellen. • Stuur hem/haar naar de “Workshops Externe Commissie” die we met de zone 1630 op KT inrichten. Meer nieuws hierover volgt.
Dank voor je aandacht Nu de vragen die je nog niet gesteld hebt! Mijn verontschuldiging niet de powerpoint template van Rotary gebruikt te hebben
Guy Storms Digital Marketeer
Appendix: Com. Plan DATUM
KANAAL
DOELGROEP
DOELSTELLING(EN)
NODIGE ASSETS
VERANTW. CONTENT
27/03/13
• Facebook • Belux Site • Social Media • Rotary contact
Interne com.
Informeren over activiteit : “Efficiënt Communiceren; hoe pakken we het aan”
• Tekst en Foto’s op de site, in Rotary Contact, … - Link op Twitter plaatsen - Posten op Facebook en Linkedin en koppelen aan de Belux site - Powerpoint Presentatie achter pasword beschikbaar maken
Emma schrijft de Content XXX zet het online Foto’s Jacques
17/04/13
Idem voor de Franstaligen
XXXX schrijft de content YYYY zet het online Foto’s JV
terug
Appendix: Com. Plan Uitbreidingen en aanpassingen zijn uiteraard mogelijk. Een omschrijving, zeker als het over een evenement gaat, de kosten en het resultaat. DATUM
EVENEMENT
KANAAL
DOEL GROEP
DOELSTELLING
ASSETS
VERANTW. CONTENT
KOST
RESULTAAT
terug
