Eerste stappen Versie 3.0

Tachograaf Informatie Service

www.vdonl.nl

/dtco

Eerste stappen… Versie 3.0

T I S-Of f i ce Beknopte Handleiding

Startpagina

De informatie in deze documentatie kan zonder aankondiging worden gewijzigd en vormt voor Continental Automotive Trading Nederland BV geen enkele verplichting. De documentatie is gebaseerd op de actuele stand van informatie tijdens de drukvoorbereiding. Wijzigingen van technische details ten opzichte van beschrijvingen, gegevens en afbeeldingen in deze handleiding zijn voorbehouden.

Continental Automotive Trading Nederland BV is niet aansprakelijk voor programmafouten en foutieve informatie in de documentatie en de gevolgen daarvan.

TIS-Office Uitgave 11/2011

Microsoft Internet Explorer® is een product van de Microsoft® Corporation. Windows® is een handelsmerk van de Microsoft® Corporation. Acrobat® Reader is een handelsmerk van Adobe Systems Incorporated. De genoemde handelsmerken worden in de volgende tekst ten dele gebruikt zonder nogmaals specifiek op de eigenaar van het handelsmerk te wijzen.

© by Continental Automotive Trading Nederland BV. Alle rechten voorbehouden. Verantwoordelijk voor de inhoud:

Continental Automotive Trading Nederland BV Het Schakelplein 22 5651 GR Eindhoven Internet: www.vdonl.nl E-mail: [email protected] Support: via leverancier

© Continental Automotive Trading Nederland BV

II


Startpagina

Hoofdstuk / Blz.

Onderwerp / wijziging / bewerking

Compleet nieuwe Nederlandstalige handleiding

TIS-Office versie 3.0


Datum

19.10.2011


III


Startpagina

Inhoudsopgave Vereisten en veiligheid ......................................................................... V Overzicht ............................................................................................... 1 Nieuwe functies t.o.v. eerdere versies dan 3.0 ...................................................1 Overzicht data-verbindingen ..............................................................................2 Module-overzicht ...............................................................................................3

Beknopt overzicht................................................................................. 7 Aanmelden ............................................................................................ 8 Startpagina ............................................................................................ 9 Hulp ..................................................................................................... 10 Afsluiten .............................................................................................. 10


Download ............................................................................................ 11 Download - voorbeeld: Bestuurderskaart ......................................................... 12 Download - voorbeeld: Overdracht Data (Download terminal + Downloadkey) . 13 Import Wizard.................................................................................................. 15 Probleemoplossing - voorbeeld: Bestuurder zonder bestuurderskaart .............. 17 Probleemoplossing - voorbeeld: Conflicten van tachograafgegevens ............... 19

Basisgegevens ................................................................................... 21 Basisgegevens toevoegen - voorbeeld: Bestuurdersgegevens invoeren .......... 22 Bestuurderskaart aan bestuurder toewijzen ..................................................... 24 Basisgegevens bewerken - voorbeeld: Voertuiggegevens wijzigen .................. 26 Basisgegevens verwijderen - voorbeeld: Locatie verwijderen ........................... 28

Archief ................................................................................................. 29 Overzicht - voorbeeld: BK-Archief .................................................................... 29 Ophalen - voorbeeld: BK-Archief ..................................................................... 30

Tachograafgegevens .......................................................................... 31 Rapporten............................................................................................ 33 Aanmaken rapport - voorbeeld: Gebeurtenissen & fouten bestuurder............... 35

Contact TIS - Website ......................................................................... 38 Systeem- / Gebruikersinstellingen .................................................... 39 Planningen .......................................................................................... 40 Bestuurders-Planner ....................................................................................... 40

Index .................................................................................................... 42


IV


Ver ei st en en v eiligheid

V er e i st e n e n v ei l i g he i d

Systeemeisen Er moet aan de volgende eisen worden voldaan om TIS-Office ( Stand-aloneinstallatie) te kunnen gebruiken: Hardware:

● Pentium III 1GHz processor of sneller; ● minimaal 1GB RAM-geheugen; ● minimale capaciteit harde schijf: 500MB.

Besturingssysteem:

● Windows 2003 (gangbaar service-pack-versie) of

® ®

● Windows 2008 (gangbaar service-pack-versie) of ®

● Windows XP (gangbaar service-pack-versie) of ®

● Windows Vista (gangbaar service-pack-versie) of ®

● Windows 7 (gangbaar service-pack-versie).


Installatieprogramma:

®

®

Microsoft Windows

Installer 4.5 of hoger

®

Database:

Microsoft SQL Server 2005/2008 Express (of equivalente software)

Framework:

.NET Framework 3.5 (automatically installed by TISOFFICE installer)

Zoekprogramma:

Microsoft Internet Explorer vanaf versie 6.0 (Service Pack 1); alleen als TIS-Office gegevens "off-line" zal worden gelezen of voor gegevens-uitwisseling met de TISWebsite.

Documentweergave-programma:

Adobe Acrobat Reader X11-140-002-004 (incl. stuurprogramma)

Kaartlezer:

®

®

®

®

Registratieschijven-lezer:

● VDO registratieschijven-analyseapparaat; ● PC met PS/2 verbinding; ● vrije COM-poort (COM:1 of COM:2)

Scanner:

Volg de aanbevelingen van uw dealer

Analyseerbare registratieschijven:

Alle EU-registratieschijven

DTCO-gegevens:

Downloadkey (massageheugen), bestuurderskaart

Een computer biedt maar een begrensd aantal USB-poorten. Als u een muis, toetsenbord, printer, kaartlezer, Downloadkey, scanner en een dongle aan de USB-poorten wilt aansluiten, heeft u nog een zgn. USB-hub nodig. Koop een apparaat met eigen stroomvoorziening om er zeker van te zijn dat prestatieverlies wordt voorkomen. Voor verdere informatie betreffende de installatie van TIS-Office, b.v. in een Client/Server omgeving, raadpleeg dan s.v.p. het "Installatie"-handboek op de producten-CD. Eisen voor gebruik TIS-Office is een modulaire softwaretoepassing. Als u functies nodig heeft, die in deze handleiding staan beschreven, maar die niet ter beschikking staan, neemt u dan s.v.p. contact op met uw leverancier. Deze kan u de gewenste modules toezenden.


V


Ver ei st en en v eiligheid

Beveiliging Aanmelden

De toegangsgegevens, met o.a. gebruikersnaam en wachtwoord, moeten correct worden ingevoerd om TIS-Office te kunnen starten en om uw bedrijfsgegevens (bestuurders, etc.) op te kunnen vragen. Om uw toegangsgegevens te beschermen dient u de volgende beveiligingsmaatregelen te treffen: ●

Wijzig het wachtwoord dat u van uw dealer heeft gekregen. (Vaak wordt hiervoor het wachtwoord "admin123" gebruikt.)

●

Geef uw wachtwoord nooit aan derden. De medewerkers van uw servicepartner of van Siemens VDO Trading BV zullen u nooit naar uw wachtwoord vragen.

● Berg uw persoonlijke toegangsgegevens (gebruikersID en wachtwoord) op een veilige plaats op. ●

Beëindig TIS-Office altijd correct door op klikken.

in het bovenste menu-gedeelte te


TIS-Office beëindigen

Wij raden aan het wachtwoord regelmatig te wijzigen. Hoe u het wachtwoord kunt wijzigen staat op Pagina 38.


VI


Overzicht

O v er z i c h t

Hoofdpunten

Dit boek helpt u om vertrouwd te raken met TIS-Office zodat u meteen kunt beginnen met het archiveren en analyseren van tachograaf-gegevens. Het beschrijft de voornaamste stappen die u in TIS-Office moet uitvoeren om:


● gegevens van de bestuurderskaart en de tachograaf te downloaden (b.v. hoe de Downloadkey te gebruiken); ●

de te downloaden bestanden te controleren (Import Wizard) alvorens deze over te sturen naar uw TIS-Office database en

●

nieuwe bestuurder- en voertuiggegevens te controleren (basisgegevens) en, indien nodig, te wijzigen.

Voor alle verdere stappen om rapporten aan te maken en om b.v. TIS-Office aan te passen aan de eisen van uw bedrijf, raadpleeg dan s.v.p. het "Online Help" hulp-programma (verderop kortweg "Online Help" genoemd) die u kunt vinden door óf op de button te klikken óf op de F1-toets te drukken. De "Online Help" be-schrijft elk programmavenster en dialoogbox in details.

Nieuwe functies t.o.v. eerdere versies dan 3.0 De volgende nieuwe functies zijn toegevoegd aan de huidige versie van TISOffice: ●

64 Bits ondersteuning voor Windows 7, Windows Server 2008.

●

Ondersteuning van Microsoft SQL 2008 / 2008 Express

●

Overtredingen rapportage gelijk aan TIS-Web.

●

Nieuwe overzichten / rapporten o.a.; • Patronaal Attest • Inzet bestuurder per Voertuig

●

Ondersteuning van de Turkse en Russische taal.

•

Installatie verbeteringen.


1


Overzicht

Overzicht data-verbindingen

Onderstaand overzicht geeft weer hoe de gegevens naar TIS-Office worden overgedragen:

Gebruik in het veld

Kantoor

Gebruiksterrein bestuurder

1

1

of 2 BK

of 2 BK

1

kaart analyseerapparaat

2 BK

en verbinding TIS-Office Uitgave 11/2011

kabel Outdoor

Kaartlezer USB verbinding

TIS-Office modules - Basis - Bedrijf - Bestuurder - Scanner - Archivering - Voertuig - Overtredingen

2

BK:

Bestuurderskaart

1

DLK:

Handmatige invoer

DownLoadKey; onderstaande gegevens kunnen in de Downloadkey worden opgeslagen: - gegevens massa-geheugen - Siemens VDO specifieke gegevens (worden niet opgeslagen) - gegevens bestuurderskaart

Voor verdere informatie betreffende opslag-apparatuur zoals de Downloadterminal of Outdoor Terminal, raadpleeg s.v.p. de samenvatting van de "Online Help" óf kijk op www.vdonl.nl . Neem s.v.p. contact op met uw dealer als u in deze apparaten bent geinteresseerd.


2


Overzicht

M o du l e - o ver z i c ht De omvang van de functies van uw TIS-Office is afhankelijk van de modules, die u heeft vrijgeschakeld en gelicenseerd. U kunt de licentie bij uw leverancier verkrijgen. Een demo-licentie vindt u op de CD_ROM waar ook alle andere TIS-Office software op voorkomt. Deze bladzijden geven een overzicht van de verscheidene modules en hun functies.


Module Basis

Functie Startpagina

Gebruiker (overzicht rechten en taalversie)

Basisgegevens

Stamgegevens invoeren, wijzigen en verwijderen van: ● Bestuurders; ● Voertuigen; ● Locaties (beperkt tot 1 locatie in de Basismodule).

Download

Gegevens tachograaf van bestuurderskaart of Downloadkey downloaden en overdragen.

Tachograafoverzichten

● Overzichten aanmaken en bekijken (digitale en analoge tachografen) van: - wagenparken; - bestuurders; - schijfdetails. ● Tachograafschijven handmatig of met het VDO Registratieschijven-analysetoestel registreren.

Rapporten

● Rapporten bestuurder: - Activiteiten bestuurder per dag (chronologische lijst van de activiteiten van een bestuurder); - Gedetailleerd snelheidsrapport (overzicht over de gereden snelheden per dag en bestuurder, die door de tachograaf zijn geregistreerd); - Bestuurderslijst (complete lijst van bestuurders van de geselecteerde locatie of de geselecteerde bestuurders-groep)

● Rapporten voertuig: - Dag-activiteiten voertuig (chronologische lijst van de activiteiten van een voertuig) - Lijst uitrusting (overzicht over de extra uitrusting van de voertuigen van de geselecteerde locatie of de geselecteerde voertuiggroep) - Lijst voertuigen (complete lijst van voertuigen van de geselecteerde locatie of de geselecteerde voertuiggroep) Contact met TIS-Web

● Overdragen basisgegevens naar en binnenhalen basisgegevens van TIS-Web; ● Overdragen gegevens tachograaf naar TIS-Web. (Hiervoor is een licensie 'TIS_Web' vereist.)


3



Module Basis (vervolg)

Archivering

Functie Systeeminstellingen

Overzicht

● Algemeen (valuta, maateenheden, verbruik en wachtwoord); ● Systeeminformatie (programma, regionale instellingen en systeem); ● Import Wizard (opties voor bestuurderskaarten, voertuigunits en SV specifieke bestanden); ● Downloaden (opties voor het downloaden van bestanden van bestuurderskaarten en de Downloadkey); ● Set-up bestuurders-activiteiten-overzicht (instellingen planning bestuurders).

Gebruikersinstellingen

● Set-up (weergave-opties, invoer-/uitvoermap van bestanden, type overdracht); ● Tachograafdata (weergave-opties voor wagenpark en bestuurders-overzichten en t.b.v. registreren van schijfgegevens); ● Rapporten (opties b.v. opmaak datum, snelheidsrapport en downloadherinnering); ● Contact TIS-Web (opties voor contact met TIS-Web, b.v. URL, gebruiker, wachtwoord, XML-directory).

Hulpprogramma's

● Bedrijf (algemene bedrijfsgegevens, bewaartijd IFSmap-bestand, details contacten); ● Comprimeren van DB (DataBase compressieinstellingen); ● Taalbestanden (talen toevoegen); ● Software-key (modules activeren / deactiveren).

Planningen

Bestuurdersplanning (kalender die de werkdagen van een bestuurder laat zien, vakanties en de dagen dat hij ziek thuis was)

Download

Import Wizard ● Activeren / deactiveren automatisch verwerken van nieuwe bestuurderskaart-bestanden; ● Activeren / deactiveren automatisch bewerken van nieuwe massageheugen-bestanden; ● Bestandsblokken specificeren die beschikbaar moeten zijn t.b.v. massageheugen-archivering.

Rapporten

Archiefrapporten voor voertuigen en bestuurders: ● Archief-overzicht bestuurder; ● Downloadherinnering bestuurder; ● Hiaatoverzicht kaarten; ● Overzicht ophalen bestuurderskaart; ● Archiefoverzicht tachograaf; ● Downloadherinnering tachograaf; ● Hiaatoverzicht tachograaf; ● Rapport Ophalen Tachogegevens.

Archief bestuurderskaart

● Samenvatting (bestuurders voor wie bestanden werden gearchiveerd gedurende de evaluatieperiode); ● Overzicht (bestanden die werden gearchiveerd voor een bestuurder gedurende de evaluatieperiode); ● Ophalen (herstellen gearchiveerde bestanden, d.w.z. origineel bestuurderskaart-bestand).


4


Module Archivering (vervolg)

● Samenvatting (voertuigen waarvoor bestanden werden gearchiveerd gedurende de evaluatieperiode); ● Overzicht (bestanden die voor een voertuig werden gearchiveerd gedurende de evaluatieperiode); ● Ophalen (herstellen gearchiveerde bestanden, d.w.z. origineel voertuigbestand).


● Archief bestuurderskaarten - Bestuurderskaartenarchief weergave-opties; - Bestanden herstel-opties; - Activeren / deactiveren 'wis bestanden'-indicatie. ● Archief tachograaf - Weergave-opties archief tachograaf; - Bestanden herstel-opties; - Activeren / deactiveren 'wis bestanden'-indicatie.

Basisgegevens

Stamgegevens invoeren, wijzigen en verwijderen van: ● Locaties; ● Bestuurdersgroepen; ● Voertuiggroepen.

Rapporten

● Beveiligingsrapporten (lijsten): - Lijst van rollen met bevoegdheden; - Gebruikerslijst. ● Rapporten bestuurder: - Lijst van bestuurdersgroepen; - Gebeurtenissen-rapport van activiteit bestuurder (nadat de database is gecomprimeerd). ● Rapporten voertuig: - Lijst van voertuiggroepen; - Gebeurtenissen-rapport van activiteit voertuig (nadat de database is gecomprimeerd).

Hulpprogramma's

● Gegevens uitvoer / invoer wagenpark; ● Aanmaken, wijzigen en verwijderen van bedrijven.


Bedrijf

Functie Tachograafarchief

Overzicht

Per bedrijfsmodule kunt u één extra database aanmaken en vijf nieuwe locaties toevoegen. Voor gelijktijdig gebruik van de database door meerdere gebruikers dient u een equivalent aantal bedrijfsmodules te gebruiken. Rechten

● Aanmaken, wijzigen en verwijderen van gebruikers; ● Aanmaken, wijzigen en verwijderen van rollen.

Er kunnen alleen gebruikers worden aangemaakt als de module Bedrijf is vrijgeschakeld of gelicenseerd. Voor elke aangemelde gebruiker in een client-/ server-omgeving heeft u een licentie nodig voor de module Bedrijf; d.w.z. dat u 3 licenties moet kopen, als er in een client/server-omgeving 3 gebruikers tegelijk met TIS-Office moeten kunnen werken.


5



Overzicht

Module Rapporten Bestuurder

Functie Rapporten

Rapporten Voertuig

Rapporten

Verdere rapporten voertuig: ● Gedetailleerd toerental voertuig; ● Gedetailleerd snelheidsprofiel voertuig; ● Gedetailleerd snelheidsprotocol voertuig; ● Activiteiten-protocol voertuig; ● Activiteiten-overzicht voertuig; ● Protocol gebeurtenissen en fouten voertuig. ● Voertuig inzet per bestuurder.

Scanner

Gegevens tachograaf

Tachograafschijven scannen (van analoge tachografen)

Systeeminstellingen

● Scannerinstellingen bewerken; ● Beheren tachograaf-typen en grenswaarden bepalen voor de registratie van schijfgegevens.

Verdere rapporten bestuurder: ● Rapporten bestuurder; ● Activiteiten bestuurder specifieke tijd; ● Overzicht activiteiten bestuurder; ● Gebeurtenissen en fouten bestuurder; ● Rapport ontbrekende schijf (schijven); ● Overzicht schijven bestuurder; ● Lineair activiteiten-protocol. ● Patronaal Attest.

De module "Scanner" biedt in de demomodus maar beperkte functionaliteit: de scanprocedure kan worden gesimuleerd met tachograafschijven in het programma.

Overtreding

Rapporten

● Overtredingsrapporten bestuurder (fout bestuurder en diagram van overtreding, rapport overtreding bestuurder, rapportbrief bestuurder, snelheidsoverschrijdingsrapport bestuurder); ● Overtredingsrapporten m.b.t. voertuig (snelheidsoverschrijdingsrapport).

Systeeminstellingen

● Opties rapporten overtredingen; ● Briefteksten bestuurder.


Rapporten (taal-opties rapportbrief bestuurder)


6


Beknopt overzicht

B e k no p t o v er z i c h t

Met TIS-Office kunt u: ●

Gegevens van DTCO

gegevens analyseren en archiveren, die met de digitale tachograaf (DTCO) zijn geregistreerd en met de Downloadkey of bestuurderskaart zijn overgedragen naar uw computer: -

sluit de Downloadkey aan uw pc aan of steek de bestuurderskaart in de kaartlezer en download de gegevens; zie Pagina 12 en Pagina 13;

-

open de import wizard om de importstatus van de evaluatie en/of archivering te controleren; zie Pagina 15;

-

indien nodig worden er ontbrekende bestuurders of voertuigen aan de basisgegevens toegevoegd terwijl de gegevens worden geïmporteerd;

-

maak rapporten aan van bestuurders of voertuigen; zie Pagina 33.

n


Om TIS-Office voor meer dan één locatie te kunnen gebruiken en zelfs vóór het invoeren van basis- of tachograaf-gegevens, kunt u de bestuurders of voertuigen toewijzen of wijzigen. U kunt ook deze locaties later alsnog toevoegen, afhankelijk van het aantal bedrijfsmodules. Gegevens op de tachograafschijf

●

gegevens van de tachograafschijven (TCO) in voeren en analyseren: -

voer basisgegevens in van uw locaties, bestuurders en voertuigen; zie Pagina 21;

− verzamel gegevens van tachograafschijven via een aangesloten VDO registratieschijven-analysetoestel of scanner of voer gegevens handmatig in; zie Pagina 31; ●

maak rapporten aan van bestuurders of voertuigen; zie Pagina 33.

basisgegevens van TIS-Web downloaden en ingevoerde tachograafgegevens aan TIS-Web overdragen.


7


Aanmelden

A a nm el d e n Om TIS-Office te kunnen gebruiken, moet u het programmeren starten en u met uw persoonlijke toegangsgegevens aanmelden.

Voorwaarde

Alvorens u met TIS-Office kunt werken, moet tenminste de softwarekey van de demomodus van de module Basis worden ingevoerd. Het programma is dan 30 dagen actief. De installatie-instructies bevatten een uitvoerige omschrijving van de stappen, die na de installatie moeten worden uitgevoerd alvorens u het programma voor het eerst opstart. Start TIS-Office, b.v. met een dubbele klik op het pictogram van TIS-Office op het bureaublad. Het aanmeldingsvenster verschijnt:


Zo start u TIS-Office

Gegevens invoeren

Voer uw bedrijfsnr., uw gebruikersID en uw wachtwoord in.

Het bedrijfsnr. en de gebruikersID worden door het programma vooringesteld. U kunt deze gegevens onder Hulpprogr. > Bedrijf aanpassen. Bij de eerste keer dat u het programma start, voert u het wachtwoord admin123 in. Gegevens bevestigen

Klik op [OK] om de ingevoerde gegevens te bevestigen. Wanneer de ingevoerde gegevens juist zijn, wordt de TIS-Office startpagina weergegeven.


8


Startpagina


S t ar t p a gi n a

Bovenste Menubalk

Zo ziet de startpagina van TIS-Office eruit. In het bovenste gedeelte van een TIS-Office-pagina vindt u informatie over de actuele gebruikersgegevens (bedrijf en gebruiker). Deze menubalk, die altijd zichtbaar blijft, bevat bovendien: ●

een link naar uw persoonlijke instellingen (hier ADMIN),

●

het symbool voor deze startpagina zodat u hiernaar van elke andere pagina in TIS-Office kunt terugkeren,

●

het

●

het symbool om TIS-Office te beëindigen voor als u klaar bent met de dagelijkse werkzaamheden.

symbool naar het opgeslagen 'Help' programma en

Filtervak

Een dubbele klik met de muis voldoet, om naar de gewenste locatie of de gewenste evaluatieperiode te gaan. Afhankelijk van de gekozen pagina van TIS-Office, zijn de opties Evaluatiemaand, Bestuurder en Locatie beschikbaar.

Werkbalk

Hier vindt u de buttons voor de verschillende functies die in de weergave- en bewerkingsvensters ter beschikking staan en waarmee u b.v. de geregistreerde gegevens kunt opslaan of een bepaald venster of een dialoog kunt openen.

Linker menubalk

Al naar gelang de geactiveerde TIS-Office-modules en de bevoegdheden van de aangemelde gebruiker, staan er in de linker menubalk van TIS-Office verschillende functies ter beschikking.


9


Weergave- en bewerkings venster

Hulp

Dit gedeelte van de TIS-Office-pagina's is gereserveerd voor de weergave en bewerking van gegevens; op de startpagina wordt altijd de actuele informatie over de door u beheerde ● basisgegevens en ● tachograafschijven weergegeven.

Statusmeldingen

Als er bestanden met conflicten in de 'Import Wizard' zijn óf gegevens voor bestuurders of voertuigen gedownload moeten worden verschijnt er een kader met statusmeldingen, hier op de startpagina. Wanneer u de corresponderende verwijzing aanklikt, komt u meteen in het relevante 'Import Wizard' óf de 'Download' herinneringsmelding.


Hulp

Met een klik op in de bovenste menubalk van de TIS-Office-pagina's óf door de F1 toets in te drukken wordt het 'Online Hulp'-menu geopend dat gedetailleerde informatie betreffende de functies van het geselecteerde menu bevat, waar u op dat moment bent. U kunt voor- en achterwaarts door dit menu gaan door de overeenkomstige toetsen te gebruiken. In dit hulpmenu heeft u ook de mogelijkheid om gespecificeerd naar bepaalde menu's of trefwoorden te zoeken, of herhaaldelijk benodigde hulpfuncties afzonderlijk te groeperen ('Favorieten') en de inhoud af te drukken.

A f sl u i t e n Als alle werkzaamheden met TIS-Office van de huidige dag zijn uitgevoerd, dan dient u het programma af te sluiten. Klik in de bovenste menubalk op .. Als u vergeten bent, ingevoerde of gewijzigde gegevens op te slaan, vraagt TIS-Office of u deze gegevens wilt opslaan of niet.


10


Download

D o w nl o a d

De TIS-Office standaardinstellingen zijn zodanig geselecteerd dat u direct kunt beginnen met het downloaden van tachograafgegevens. Uiteraard kunt u deze instellingen op ieder moment veranderen maar alvorens dit te doen is het aan te bevelen, de gedetailleerde beschrijving in het 'Online'-hulpmenu even te bekijken. Als u gegevens van bestuurderskaarten of tachografen wilt evalueren of archiveren, kunt u: ● gegevens van bestuurderskaarten m.b.v. een kaartlezer in TIS-Office downloaden of + Rechten + Planning

● gegevens van een Downloadkey of een ander geheugen overdragen en ● de gedownloade of overgedragen gegevens in TIS-Office importeren. Selecteer Download in de linker menubalk en daarna de gewenste link. De betreffende pagina van TIS-Office verschijnt.


De gedownloade gegevens worden opgeslagen in de map „C:\Program Files\Siemens\TIS-Office\IFS“. Deze map wordt door de dienst van TIS-Office Service regelmatig gecontroleerd, namelijk: ● als u TIS-Office start en ● iedere 30 seconden als het programma loopt. U kunt instellen hoe lang de gedownloade bestanden dienen te worden bewaard. Aan het eind van de opslagtermijn worden de bestanden automatisch uit de map IFS verwijderd, of de gedownloade bestanden nu succesvol in het archief of de evaluatie zijn opgenomen of niet. Om gegevens te downloaden kunt u in Systeeminstellingen > Download bepalen welke bestandsformaten dienen te worden ingelezen.

Afhankelijk van de TIS-Office standaardinstellingen wordt alle bestuurder- en voertuiginformatie die in de gedownloade gegevens staat automatisch aan de opgeslagen hoofdgegevens toegevoegd. Deze informatie wordt toegewezen aan de hoofdlocatie. U kunt deze standaardinstellingen wijzigen door Systeeminstellingen > Import Wizard te selecteren alvorens te beginnen met het invoeren van de gegevens teneinde voor iedere bestuurder of voertuig erop te worden geattendeerd of u de gegevens aan de hoofdgegevens wilt toevoegen. Voor verdere informatie zie s.v.p. het 'Online'-hulpmenu.


11


Download

Download - voorbeeld: Kaartlezer en Bestuurderskaart

Voorwaarde

Om gegevens van de bestuurderskaart te downloaden moeten de kaartlezer en de overeenkomstige driver worden geïnstalleerd. Alleen drivers vanaf versie 4.3.0 herkennen en lezen alle Europese bestuurderskaarten. Aan bestuurderskaart-gegevens wordt alleen een digitale handtekening toegewezen indien de gegevens zijn gedownload met inachtneming van opslagvoorschriften (Overeenkomstig opslagvoorschriften). Echter, deze optie wordt standaard geselecteerd in: Systeeminstellingen > Download > Tabblad: Bestuurderskaart. Volgens de wettelijke verplichting kunnen gegevens zonder een digitale handtekening alleen worden ingevoerd voor evaluatie en kunnen ze NIET worden opgeslagen! U wil de eerste bestuurdersgegevens van een bestuurderskaart downloaden. Dit verloopt in twee stappen: ● gegevens van de bestuurderskaart downloaden.


● controle van de importeerstatus in de Import Wizard.

U hebt de bestuurderskaart in de kaartlezer gestopt en wilt de gegevens controleren alvorens u ze downloadt: Overzicht weergeven

Klik op deze button om het overzicht van de bestuurderskaartgegevens te openen. Als er geen kaartlezer zichtbaar is, controleer dan of de USB-aansluiting met de computer is verbonden en of het stuurprogramma van de kaartlezer is geïnstalleerd. Deze vindt u op de meegeleverde CD.


12



Bestuurderskaartgegevens downloaden

Download

Klik op deze button om met het downloaden van bestuurderskaart-gegevens te beginnen. Dit kan even duren, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens. Als alle gegevens zijn gedownload, wordt u gevraagd de bestuurderskaart uit de kaartlezer te verwijderen. U dient nu via de Import Wizard de gegevens te verwerken.

Download - voorbeeld: Overdracht Data (Download Terminal + Downloadkey)

+ Rechten + Planning

U heeft een Downloadkey aan uw computer aangesloten en wilt nu gegevens downloaden om ze te importeren. Als u onder Systeeminstellingen > Download een map heeft gekozen, worden hier automatisch de bestanden getoond, die u in deze map heeft opgeslagen.


13


Download

Naar Downloadkey Sluit de Downloadkey aan uw computer aan en klik op [Downloadkey]. zoeken De gevonden bestanden voor download worden in een lijst weergegeven en de button [Zoeken] verandert in [Overdragen]. Naar Downloadbestanden zoeken

Als de downloadbestanden op de harde schijf of op een ander station zijn opgeslagen, klikt u op de zoek-button , kiest het station en ga in de boom-structuur naar rechts tot de juiste map wordt weergegeven, b.v. „C:/Downloads TIS/download_data“. Klik op [OK] en daarna op [Zoeken] op de TIS-Officepagina.


De gevonden bestanden voor download worden in een lijst weergegeven en de button [Zoeken] verandert in [Overdracht].

Overzicht weergeven

Klik op deze button (monitor) om het overzicht van de gegevens te openen; zie ook Pagina 12.

Informatie toevoegen

Om informatie toe te voegen, klikt u in de kolom Opmerking op Toevoegen en voert uw informatie in, b.v. de vakantie van uw bestuurder.

Selectie van bestanden

Selecteer de bestanden, die u wilt importeren of archiveren, door de betreffende selectievakjes aan te klikken of door de vakjes te deactiveren van de bestanden die u niet wilt downloaden. Vooral bij langere lijsten zijn de opties Alle of Geen bijzonder nuttig. Als u bijvoorbeeld Alle activeert, worden alle selectievakjes aangevinkt. Nu kunt u Individueel activeren en de selectie van enkele vakjes opheffen.

Overdragen en bevestigen

Klik op [Overdracht] en bevestig de melding over de succesvolle gegevensoverdracht. De status van de geselecteerde bestanden verandert in Overgedragen.


14


Download

Import Wizard Afhankelijk van de standaardinstellingen worden de gegevens automatisch geïmporteerd. Onbekende bestuurders en voertuigen worden daarbij zelfstandig aangemaakt en aan een locatie toegewezen, die u onder Hulpprogr. > Bedrijf kunt bepalen. Bij het importeren van gedownloade bestanden wordt meteen ook de downloaddatum geïmporteerd. De downloaddatum is niet altijd gelijk aan de datum van de laatste activiteit. Onder Hulpprogr. > Bedrijf kunt u instellen of datum en tijd van de opgeslagen bestanden automatisch naar de juiste tijdzone en/of naar zomertijd / wintertijd dienen te worden omgerekend. Bij het archiveren worden de gegevens altijd opgeslagen met de tijd uit de tachograaf. U kunt in de werkbalk zien of TIS-Office actief (groen) of inactief (rood) is. Als u op de computer administratorrechten hebt, kunt u de dienst via de taakbalk stoppen en starten.


In Systeeminstellingen > Import Wizard kunt u kiezen hoe er met gegevens van onbekende bestuurders of voertuigen dient te worden omgegaan.


U heeft bestanden van een Downloadkey gedownload en wilt de bestanden nu evalueren en archiveren. Keuze van de locatie

Kies de locatie die aan het voertuig is toegewezen.

Selectie van bestandtype

Kies het bestandtype met een klik op de betreffende button, b.v. [Details VU] (voertuigunit), om de status van de voertuigen te controleren. Gegevens die zijn gekenmerkt met Conflict kunnen niet worden ingevoerd.


15


Download

Beschikbare gegevens, b.v. voor Blok Snelheid, zijn gekenmerkt met een J (Ja). Als er gegevensblokken ontbreken die in Systeeminstellingen > Import Wizard > Tabblad: Tachograaf zijn geselecteerd, is dit met een N (Nee) gekenmerkt. Deze bestanden kunnen niet worden gearchiveerd. Voor verdere informatie zie s.v.p. het 'Online'-hulpmenu. Gegevens handmatig importeren

Bij handmatige import a.u.b. de datagegevens kiezen, die u wilt importeren, door op het betreffende vakje te selecteren.

Importeren en bevestigen

Bij handmatige import op [Importeer] klikken, de statusmelding met [OK] bevestigen en op [Vernieuw] klikken om de actuele bestandstatus weer te geven.

Status

U kunt datagegevens met de status Nieuw, Gereed voor Evaluatie of Verholpen importeren. Status Conflict


In Bewerking Nieuw

Verholpen Succes Duplicaat

Omschrijving Dit geeft aan dat het systeem de gegevens niet aan een bestuurder of voertuig kan toewijzen. Zie voor probleemoplossingen Pagina 17 en Pagina 19. Deze status wordt ook getoond als de gegevens ongeldig zijn, b.v. bij beschadigde bestanden. Dit bestand wordt actueel op het systeem overgedragen. Bestanden met deze status zijn nieuw en kunnen worden geïmporteerd. Deze status wordt alleen weergegeven als het automatisch importeren is gedeactiveerd. Als er een ontbrekende bestuurder of een ontbrekend voertuig aan de basisgegevens is toegevoegd, krijgt het betreffende bestand deze status. Het kan nu worden geïmporteerd om te worden geëvalueerd of gearchiveerd. Bestanden met deze status zijn succesvol geïmporteerd of gearchiveerd. Bestanden met deze status zijn meervoudig gearchiveerd.

Op dezelfde manier kunt u gegevens importeren, die u van de bestuurderskaart gedownload hebt. Om het overzicht niet te verliezen, kunt u bestanden met de status Succes m.b.v. [Verwijderen] uit de bestandslijst verwijderen.


16


Download


Probleemoplossing - voorbeeld: Bestuurder zonder bestuurderskaart


U heeft bestanden van de Downloadkey gedownload, maar de gegevens kunnen niet worden geïmporteerd, b.v. omdat er ritten zonder bestuurderskaart zijn geregistreerd. Deze kunnen in TIS-Office niet automatisch worden toegewezen: Keuze van de locatie

Kies de locatie waar het voertuig bij hoort en open met een klik op [Details VU] de VU-lijst.

Probleem oplossing

Klik twee keer op de status Conflict. Het dialoogvenster Conflictlijst wordt weergegeven:

Gegevens toewijzen

Markeer een of meer datagegevens en klik op Verhelpen om de dialoog Bestuurder toewijzen te openen.


17


Download

Om de tachograafgegevens in de dialoog Bestuurder toewijzen : ●

aan een nieuwe bestuurder toe te wijzen, klik op [Nieuwe bestuurder]. De dialoog Nieuwe bestuurder verschijnt, waarin u de betreffende gegevens kunt invoeren en opslaan. Completeer deze gegevens m.b.v. Basisgegevens > bestuurders, als de gegevensimport met succes is voltooid.

●

aan een bestaande bestuurder toe te wijzen, kiest u een bestuurder uit de lijst en klikt u op [Opslaan].

Sluit de dialoog Conflictlijst als u alle conflicten heeft bewerkt. De opgeslagen gegevens zullen nu in de "Import Wizard" worden weergegeven met de Succes status.


Bestanden waarin conflicten zijn voorgekomen worden ook opgeslagen voor die periode die u heeft gespecificeerd voor het buffergeheugen (IFS map), b.v. 30 dagen. Na deze periode worden de betreffende bestanden verwijderd.


18


Download

Probleemoplossing - voorbeeld: Conflicten van tachograafgegevens



U heeft bestanden van de Downloadkey gedownload, maar de gegevens kunnen niet worden geïmporteerd, b.v. omdat er conflicten in de tachograafgegevens zijn: Keuze van de locatie

Kies de locatie waar het voertuig bij hoort en open met een klik op [Details VU] de VU-lijst.

Probleemoplossing

Klik twee keer op de status Conflict. Het dialoogvenster Conflictlijst wordt weergegeven (zie figuur op volgende bladzijde): Klik in de dialoog Conflictlijst op Verhelpen om het dialoogvenster Schijfconflict verhelpen te openen en de details in te stellen.


19



Tachograafschijfoverlapping

Download

Om een overlappingsconflict te verhelpen, kiest u de optie: ●

Negeren nieuwe schijf en sluit het dialoogvenster met [OK].

●

Verplaats schijf met en selecteer daarna de opties van die gegevens die de overlapping hebben veroorzaakt. Stel de tijd en de richting (vroeger of later) in. Klik op [OK].

Sluit de dialoog Conflictlijst als u alle conflicten heeft bewerkt. De opgeslagen gegevens zullen nu in de "Import Wizard" worden weergegeven met de Succes status.

Tachograafschijf-overlappingen kunnen voorkomen wanneer u van een bestuurder een vakantiedag verkeerd hebt ingevoerd in de Bestuurdersplanner en pas nu de bestuurderskaart invoert.


20


Ba si sgege ven s

B a si s ge g e ve n s

In dit menu kunt u de basisgegevens van de bestuurders en voertuigen die aangemaakt zijn gedurende het downloaden, controleren en verbeteren. Selecteer Basisgegevens in de linker menubalk en vervolgens het gewenste submenu, om bestuurders, voertuigen en locaties aan te maken of te bewerken. De betreffende pagina van TIS-Office verschijnt daarna, b.v. Bestuurders.


Rechten

Keuze van de locatie

Kies de gewenste locatie. De lijst van reeds toegewezen bestuurders, resp. voertuigen wordt weergegeven.

Om TIS-Office voor meer dan één locatie te kunnen gebruiken en zelfs vóór het invoeren van basis- of tachograaf-gegevens, kunt u de bestuurders of voertuigen toewijzen of wijzigen die u vervolgens toevoegt aan hun respectievelijke locatie. U kunt ook deze locaties later alsnog toevoegen. Keuze van de functie

Selecteer nu wat u wilt doen: ●

Klik op [Toevoegen] om een nieuwe gegevens-opslag toe te voegen.

●

Selecteer een regel in de lijst en klik op [Wijzigen] om een al bewaarde opslag te veranderen.

●

Selecteer een regel in de lijst en klik op [Verwijder] om een gegevens-opslag te verwijderen.

●

Klik op [Wissen] om het beeld in het bewerkingsvenster te vernieuwen.

Open een bestaande gegevens-opslag met een dubbele klik in het overzicht om deze gegevens-opslag te bewerken.


21


Ba si sgege ven s

Basisgegevens toevoegen - voorbeeld: Bestuurdersgegevens invoeren


Rechten

Andere tabbladen

Meer over het tabblad Bestuurderkaart vindt u in Hoofdstuk „Bestuurderskaart aan bestuurder toewijzen” op Pagina 24. Als u een bestuurder m.b.v. het toetsenbord wilt aanmaken: Tabblad: Algemeen

Selecteer Basisgegevens > Bestuurders en klik op [Toevoegen]. Voer de benodigde gegevens in de invoeren lijstvelden in. Op het eerste tabblad zijn de velden voor Achternaam, Voornaam en Toegewezen locatie verplichte velden. Alle verplichte velden hebben een sterretje (*). Tachograafgegevens van een bestuurder kunnen alleen worden opgeslagen tussen begin- (In dienst d.d.) en einddatum (Uit dienst d.d.). Voer daarom hier de begindatum van het dienstverband van de bestuurder in, in plaats van de huidige datum (vooringesteld). De datum uitdiensttreding wordt automatisch ingevuld na het opslaan en moet, indien nodig, worden aangepast. Op het moment dat u een nieuwe bestuurderskaart inleest, wordt de voor de datum van indiensstreding de eerste datum aangehouden. U kunt geen datum indiensttreding invullen die in de toekomst ligt.


22


Ba si sgege ven s

Download massa geheugen toegestaan geeft aan of de bestuurder toegang heeft tot de Outdoor Terminal om de Downloadkey te verkrijgen. Daarmee kan hij op locatie ook de gegevens van het massageheugen downloaden. Deze autorisatie wordt overgebracht naar de Outdoor Terminal. Tabblad: Personeelsdata

Kies het tabblad Personeelsdata: De gegevens op dit tabblad zijn optioneel.

Tabblad: Rijbewijs

Kies het tabblad Rijbewijs: De velden voor Licentietype en Nummer zijn verplichte velden. Licentietype is het soort (categorie) rijbewijs wat de bestuurder bezit.


U kunt ingevoerde rijbewijsgegevens niet wijzigen. Als u rijbewijsgegevens moet wijzigen, moet u eerst het oude rijbewijs verwijderen en daarna de nieuwe gegevens invoeren. Opslaan en bevestigen

Bevestig de ingevoerde gegevens met [Opslaan] en de melding over de registratie van de gegevens in de TIS-Office database met [OK].

Op dezelfde wijze voegt u de passende vermeldingen over uw voertuigen en locaties toe via de linker menubalk. Nieuwe bestuurders en voertuigen worden bij het importeren van DTCOgegevens automatisch aangemaakt. Bovendien kunt u basisgegevens uit TIS-Web importeren: selecteer hiervoor Contact TIS-Web; zie blz. 37.

De kentekens van de voertuigen met DTCO moeten precies zo worden getypt als ze in de DTCO zijn opgeslagen, opdat TIS-Office de ingelezen gegevens aan het voertuig kan toewijzen.


23


Ba si sgege ven s

Bestuurderskaart aan bestuurder toewijzen

Voorwaarde

Een kaartlezer moet aan uw computer zijn aangesloten en de passende drivers moeten zijn geïnstalleerd.


De bestuurdergegevens moeten worden opgeslagen in de database zodat hem een bestuurderskaart kan worden toegewezen.

Rechten

Details bestuurderskaarten

Als u op een bestuurderskaart in de lijst dubbelklikt, worden de kaartdetails aan de onderste rand van het weergave- en bewerkingsvenster weergegeven. Om een bestuurderskaart toe te wijzen, selecteert u de bijbehorende bestuurder via Basisgegevens > Bestuurders:

Tabblad: bestuurderskaart

Kies het tabblad Bestuurderkaart, klik op [Kaart toevoegen] en steek de bestuurderskaart in de kaartlezer.


24


Bestuurderskaart lezen

Ba si sgege ven s

Klik op deze button om met het downloaden van gegevens te beginnen. Neem de bestuurderskaart uit de kaartlezer, als u ernaar wordt gevraagd. Het leesvenster wordt gesloten en de bestuurderskaart verschijnt in de lijst op het tabblad Bestuurderkaart.


De gegevens van de bestuurderskaart worden automatisch in de basisgegevens opgeslagen.


25


Ba si sgege ven s

Basisgegevens bewerken - voorbeeld: Voertuiggegevens wijzigen Bestuurders Voertuigen


Rechten

Om gegevens van een voertuig te wijzigen, kies het betreffende voertuig via Basisgegevens > Voertuigen, klik op [Wijzigen] en breng de veranderingen aan: Tabblad: Algemeen

Wijzig gegevens over het voertuig, b.v. de laatste kilometerstand of de datum wanneer de laatste kilometerstand is opgenomen.

Tabblad: Uitrusting

Wijzig, indien gewenst, ook andere voertuiggegevens, b.v. de extra informatie die dient te worden verzameld, of voeg een nieuw type uitvoering toe.


26


Ba si sgege ven s

Om een nieuwe DTCO toe te voegen moet u de gegevens van het betreffende voertuig downloaden; zie Hoofdstuk „Download” vanaf Pagina 11.

Als u op een DTCO in de lijst dubbelklikt, worden de details ervan aan de onderste rand van het weergave- en bewerkingsvenster weergegeven. U kunt hier zien welk type gegevens wordt geïmporteerd. Selecteer [Wijzigen] om een einddatum voor de DTCO in te voeren. Dit is nodig wanneer b.v. u informatie over een nieuw voertuig aan moet maken met de identieke DTCO in de basis-opslaggegevens omdat het kentekennummer is gewijzigd. Voor verdere informatie s.v.p. de "Online Help" raadplegen. Opslaan en bevestigen

Bevestig de wijzigingen met [Opslaan] en de melding over de registratie van de gegevens in de TIS-Office database met [OK].


Op dezelfde manier kunt u natuurlijk ook de basisgegevens van uw bestuurders en/of locaties bewerken.


27


Ba si sgege ven s

Basisgegevens verwijderen - voorbeeld: Locatie verwijderen Bestuurders Locaties


Rechten

Stel, u heeft een locatie gesloten en wilt deze nu uit TIS-Office verwijderen. Ook dat kunt u met deze toepassing snel regelen.

Voorwaarde

Alle bestuurders en voertuigen moeten voor het verwijderen van een locatie aan een andere locatie zijn toegewezen of eveneens worden verwijderd.

Markeren van een rij

Klik op de eerste rij van een locatie, die u wilt verwijderen.

Verwijderen en bevestigen

Klik op [Verwijder] en bevestig de volgende waarschuwing met [Ja].

U kunt bestuurders of voertuigen waarvan gegevens zijn gearchiveerd niet verwijderen. U dient dan de betreffende gegevens eerst te op te halen, alvorens u ze kunt verwijderen. Daarna kunt u de gegevens van de bestuurder (inclusief toegewezen verplaatsingsgegevens) of van het voertuig verwijderen, zoals hierboven beschreven. Voor verdere informatie betreffende herstellen en verwijderen van gearchiveerde gegevens s.v.p. het hoofdstuk "Bestuurders Archief > Ophalen Data voorbeeld: Bestuurders Archief" raadplegen.


28


Archief

A r c hi e f

Gegevens die zijn gedownload van een DTCO wordt bewaard in het Bestuurders Archief en in het Tachograaf Archief. U kunt een overzicht of een individueel overzicht van deze gegevens laten weergeven en deze eventueel ook herstellen. In Gebruikersinstellingen > Bestuurders Archief en Gebruikersinstellingen > Tachograaf Archief kunt u kiezen welke kolommen in het overzicht dienen te worden weergegeven.


Overzicht - voorbeeld: Bestuurders Archief

Rechten

U wilt een overzicht verkrijgen over de gearchiveerde gegevens van uw bestuurders. Ga naar het betreffende menu: Keuze van de evaluatiemaand

Kies de evaluatiemaand voor een archiefoverzicht van de bestuurders.


Kies de locatie die aan de bestuurders is toegewezen. De gearchiveerde gegevens verschijnen in het weergavevenster.

Op dezelfde manier kunt u een samenvatting van de gearchiveerde voertuiggegevens aanmaken én een overzicht van de gegevens die voor individuele bestuurders of individuele voertuigen zijn gearchiveerd. Voor verdere informatie s.v.p. de "Online Help" raadplegen.


29


Archief

Ophalen - voorbeeld: Bestuurders Archief


Rechten

Stel, u moet bij een bedrijfscontrole gearchiveerde gegevens aan een instantie overdragen of u moet de gegevens ter beschikking stellen om te worden geanalyseerd. Als u de standaardmap wilt wijzigen, kunt u voor de opgehaalde bestanden op uw harde schijf een map aanmaken, b.v. „C:\Program Files\Opgehaalde Bestanden“, waarin u zulke bestanden altijd opslaat. In Gebruikersinstellingen > Bestuurders Archief: tabblad Ophalen Data kunt u de standaard-map wijzigen (doel directory). Keuze van de evaluatiemaand

Kies de evaluatiemaand waarvan u de bestanden wilt ophalen.


Kies de gewenste locatie. Er verschijnt nu een lijst met bestuurders met de datum van de laatste downloads.

Evaluatieperiode aanpassen

Kies Ander als u de evaluatieperiode wilt wijzigen en voer de begin- en einddatum in de lijstvelden in.

Keuze van de bestuurder

Kies de bestuurder waarvan u de gegevens wilt ophalen. Vooral bij langere lijsten zijn de opties Alle of Geen bijzonder nuttig. Als u bijvoorbeeld Alle activeert, worden alle selectievakjes aangevinkt. Nu kunt u Individueel activeren en de selectie van enkele vakjes opheffen.


30


Selectie van de doelmap

Tachograafgegevens

Als u de gegevens niet in de standaardmap wilt opslaan, kunt u een andere map voor de opgehaalde bestanden selecteren. Kies de optie Voor evaluatie als u de gegevens alleen wilt evalueren. De opgehaalde gegevens worden dan in de Import Wizard geladen en geïmporteerd. Op deze manier kunt u na het importeren gegevens nog evalueren, die in de database al zijn gecomprimeerd.

Gegevens ophalen Klik op [Ophalen]. De gegevens worden met hun (oorspronkelijke) downloaddatum opgeslagen en er wordt een ophaalbericht getoond. Verdere informatie over rapporten vindt u vanaf Pagina 33. Opgehaalde gegevens worden niet automatisch verwijderd uit het archief. Alleen als u in Gebruikersinstellingen > Bestuurders Archief / Tachograaf Archief: tabblad Ophalen Data het betreffende selectievakje heeft geactiveerd, kunt u de gegevens verwijderen.


Op dezelfde manier kunt u gegevens uit het Tachograaf Archief ophalen.

Tachograafgegevens

TIS-Office is vooral bedoeld om DTCO tachograaf-gegevens van een bestuurderskaart of Downloadkey te downloaden en te importeren. Deze bestanden kunt u daarna visualiseren (evalueren) en archiveren. Verdere informatie over download en import vindt u vanaf Pagina 11. Binnen TIS-Office worden de tachograafgegevens als een kaart weergegeven. Als u nog analoge tachografen in uw voertuigen gebruikt, kunt u de tachograafschijven in TIS-Office opnemen, per locatie een overzicht over de actuele stand van reeds toegewezen schijven verkrijgen en de resultaten controleren. Selecteer Tachograafdata in de linker menubalk en daarna de gewenste link. De betreffende pagina van TIS-Office verschijnt. Hulpprogramma's Rechten Planning

U kunt beslissen hoe nieuwe tachograafschijfgegevens moeten worden ingevoerd: ● handmatig invoeren van de gedigitaliseerde en handgeschreven vermeldingen; ● tijden van activiteiten invoeren m.b.v. het VDO tachograafschijf-analyseapparaat en handgeschreven vermeldingen handmatig invoeren; ● tachograafschijven scannen.


31


Tachograafgegevens

Om tachograafschijven te scannen, moet aan de volgende eisen worden voldaan: ●

de dongle (kopieerbeveiliging) moet zijn opgenomen in het systeem en de module "Scanner" moet m.b.v. de betreffende softwarekey zijn gelicenseerd door de bijbehorende software key in het apparaat te steken;

● in Systeeminstellingen > Scannerinstellingen moet de optie Bitmap zijn gedeactiveerd (instelling voor demomodus). Verdere informatie

Zie verdere informatie over het invoeren van schijfgegevens het "Online"-hulpprogramma van TIS-Office.

Overzichten

U kunt de volgende overzichten van een evaluatiemaand bekijken: ● fleetoverzicht (stand van de gegevensregistratie per locatie); ● overzicht Bestuurders (stand van de gegevensregistratie bestuurders); ● details schijf (details van ingelezen tachograafschijven).


Schijfdetails kunnen na het opslaan worden gewijzigd om bijv. informatie over het gebruik van veerverbindingen toe te voegen. Verzamelde gegevens van schijven kunnen niet worden gearchiveerd omdat: ● deze in TIS-Office kunnen worden gewijzigd en ● de juistheid van de gegevens op de schijf door archivering van de schijf zelf moet kunnen worden bewezen (archiveringsplicht schijven). Via Gebruikersinstellingen > Tachograafdata kunt u bepalen welke handgeschreven vermeldingen op de schijf moeten worden ingevoerd en welke informatie in de overzichten dient te worden weergegeven.


32


Rapporten

R a p p or t e n

Bestuurder

Rapporten worden altijd om de opgeslagen, lokale tijd aangemaakt; zie voor instellingen Hulpprogr. > Bedrijf. Hierdoor blijven de evaluaties van gegevens uit DTCO- en TCO-tachografen vergelijkbaar. Deze gegevens worden op dezelfde manier weergegeven, namelijk als tachograafschijven. Telkens als de bestuurderskaart wordt ingevoerd, wordt er een schijf aangemaakt. Rapporten kunnen als PDF-, tekst- en/of CSV-bestanden worden opgeslagen, afgedrukt en weergegeven. Selecteer Rapporten in de linker menubalk en daarna de gewenste link. De betreffende pagina in TIS-Office verschijnt, waarin u instellingen m.b.t. rapporten kunt uitvoeren.


Rechten

Creëer regelmatig de rapporten Downloadherinnering Bestuurder of Downloadherinnering Voertuig en geef ze zodanig weer dat de bestuurders eraan worden herinnerd hun bestuurderskaarten en downloadkeys regelmatig uit te lezen. In deze rapporten zijn de data aflopend op urgentie gesorteerd. Als voorbeeld volgt hier in het kort een toelichting op de rapporten: Download Herinnering Bestuurder

Volgende download: Wanneer moet de bestuurderskaart weer worden uitgelezen? Het sterretje * vóór de datum geeft aan dat de datum in het verleden ligt. Naam (van de bestuurder). Code: is de code die u zelf heeft toegevoegd aan de bestuurder. Kaartnummer: is het nummer van de door de IVW toegekende kaart. Laatste Download: is het moment waarop u voor het laatst de bestuurderskaart heeft uitgelezen. Eerste Activiteit / Laatste Activiteit: is de eerste en laatste geregistreerde activiteit in dit laatste bestand.


33


Rapporten

Hiaat Overzicht Bestuurder


Er wordt gekeken wat het aantal ontbrekende dagen zijn in de door u geselecteerde tijdsperiode. In dit geval is 1-1-2006 tot en met 31-1-2006 de juiste tijdsperiode voor deze persoon. De data die hiervoor zijn gearchiveerd loopt tot de download-datum op 20-12006. Dan is er een hiaat vanaf 20-1-2006 tot en met 31-1-2006; zijn de genoemde 11 dagen.

Verdere informatie over de verschillende rapporten vindt u in de "Online Help" van TIS-Office. Daar vindt u gedetailleerde beschrijvingen van alle rapporten. Die kunt u met de toets F1 oproepen.


34


Rapporten

Aanmaken rapport - voorbeeld: Gebeurtenissen & fouten bestuurder

Gebeurtenissen & fouten bestuurder Bestuurder


Rechten

Voorwaarde

De module "Overtreding" moet worden geactiveerd om de "Gebeurtenissen & fouten bestuurder" te kunnen aanmaken. Hier wordt de opgeslagen data vergeleken met de wettelijke voorschriften en eventuele Gebeurtenissen & Fouten weergegeven. Stel, u wilt een samenvatting van gebeurtenissen en fouten van de bestuurders hebben. Met TIS-Office duurt dit slechts enkele minuten om een selectie te maken en een rapport af te drukken. Selecteer Gebruikersinstellingen > Rapporten om de standaard-parameters van de rapporten in te stellen.

Om de "Gebeurtenissen & fouten Bestuurder" aan te maken selecteer Rapporten > Chauffeur: Keuze van de evaluatiemaand

Kies de evaluatiemaand waarvan u de rapporten wilt aanmaken. Deze evaluatiemaand dient ook bij " ' te zijn geselecteerd.


Kies de gewenste locatie. De lijst van bestuurders laat de betreffende ingevoerde gegevens zien.

Keuze van rapporttype

Selecteer onder Keuze rapport : Gebeurtenissen & fouten bestuurder en het datumformaat (hangt af van de instellingen in Gebruikersinstellingen > Rapporten).


35


Tijdsperiode aanpassen

Rapporten

Kies de optie Individueel als u de evaluatieperiode wilt wijzigen en voer daarna de begin- en einddatum in. Het groepveld verschijnt niet als u een lijst, b.v. een bestuurderslijst, heeft geselecteerd. Er kan alleen een rapport van de bestuurder worden aangemaakt als de bestuurder in de gewenste tijdsperiode was toegewezen.

Bestuurders of voertuigen selecteren

Selecteer een bestuurder of voertuig waarvan u een rapport wilt aanmaken.

Vooral bij langere lijsten zijn de opties Alle of Geen bijzonder nuttig. Als u bijvoorbeeld Alle activeert, worden alle selectievakjes aangevinkt. Nu kunt u Individueel activeren en de selectie van enkele vakjes opheffen.

CSV-bestand aanmaken

Klik op [Creëer CSV file] als u dit bestandstype nodig heeft om het in andere toepassingen, b.v. in een programma voor salarisberekening, wilt importeren. Het rapport wordt weggeschreven naar een daartoe aangelegde map.


Het scheidingsteken (separator) voor het CSV-bestand kunt u in Gebruikersinstellingen > Setup: Export/Import instellen.

Rapport aanmaken

Klik op [Voorbeeld] om het rapport te creëren en weer te geven. Als het rapport omvangrijk is, verschijnt er een voortgangsbalk. Wanneer het rapport is aangemaakt wordt het weergegeven. Zie volgende bladzijde.

Voor informatie hoe rapporten af te drukken en door te nemen s.v.p. de "Online Help" raadplegen.


36

Rapporten




37


Contact TIS-Website

C o n ta c t T I S - W e b si t e

Voorwaarde

Om met de internetservice TIS-Web gegevens uit te kunnen wisselen, moet u de desbetreffende toegang aanvragen. Verdere informatie hierover heeft uw servicepartner.

Stel, u gebruikt TIS-Office op verscheidene locaties om offline gegevens te verzamelen en wilt deze gegevens naar TIS-Web overdragen om uw wagenparkbeheer centraal te regelen.


Op de locaties wordt TIS-Web dagelijks voor wagenparkbeheer ingezet, om b.v. de planningen voor de bestuurders. De basisgegevens - b.v. voor het opstellen van rapporten - moeten altijd, zowel in de databases van TIS-Web alsook in die van TIS-Office, actueel zijn.

Rechten

Selecteer Contact TIS-Web in de linker menubalk om basisgegevens en tachograafschijfgegevens over te dragen.

TIS-Web neemt de positie Master in. Als de basisgegevens naar TIS-Web zijn overgedragen, kunnen ze alleen nog maar in TIS-Web worden bewerkt. Dit geldt voor alle locaties. De gegevens kunnen wel zo vaak als gewenst weer worden gedownload. De volgende functies zijn beschikbaar in het Contact TIS-Website menu:

Verdere informatie

●

Haal stamgegevens op van TIS-Website

●

Verzend stamgegevens naar TIS-Website

●

Verzend tachograafgegevens naar TIS-Website

Voor verdere informatie betreffende deze functies s.v.p. de "Online Help" raadplegen.


38


Sy st ee m-/Gebrui ke r sin stellingen

Systeem- / Gebruikersinstellingen

De TIS-Office standaardinstellingen moeten zodanig worden geselecteerd dat de meerderheid van de gebruikers geen veranderingen hoeft aan te brengen. Uiteraard kunt u op elk tijdstip de instellingen wijzigen overeenkomstig uw persoonlijke eisen. Weergave-parameters en programma-instellingen worden ingesteld in de menu's Systeeminstellingen, Gebruikersinstellingen en Hulpprogramma's en hun sub-menu's. Wanneer de TIS-Office "Bedrijfsmodule" is geactiveerd, is het menu Rechten ook beschikbaar. Voor het sub-menu Overtreding moet u de "Overtredingsmodule" hebben geactiveerd. U kunt bijvoorbeeld de volgende instellingen doorvoeren:


Rechten ●

in Hulpprogramma's > Bedrijf kunt u informatie betreffende uw bedrijf ingeven, opslagperiodes en gegevens-backup.

●

in Systeeminstellingen > Overtredingen kunt u de instellingen t.b.v. evaluatie van overtredingen opslaan.

●

in Hulpprogramma's > Comprimeren DB kunt u de database comprimeren door de individuele activiteiten te combineren tot totaalwaarden.

●

in Hulpprogramma's > Software key kunt u de key-gegevens invoeren t.b.v. de licensie van verdere modulen.

●

in Rechten > Gebruiker kunt u verdere gebruikersgegevens aanmaken en hun rechten en bevoegdheden inperken door het toekennen van een specifieke rol.

Verdere informatie over de verschillende instellingsopties vindt u in de "Online Help" van TIS-Office. Daar vindt u gedetailleerde beschrijvingen van alle opties.

Wachtwoord

Om uw wachtwoord te veranderen, klik op uw gebruikersnaam in de bovenste menubalk en daarna op [Wachtwoord]. Geef uw huidige - én het nieuwe wachtwoord in. U dient in Systeeminstellingen > Algemeen een geschikte periode in te stellen gedurende waarin het wachtwoord geldig is. Een herinnering zal u informeren 5 dagen voordat u het wachtwoord moet veranderen.


39


Planningen

P l a n ni n g e n

Selecteer Planning > Chauffeur om na te gaan wanneer uw bestuurders welke activiteiten hebben uitgevoerd en om toekomstige gebeurtenissen b.v. vakanties te plannen.

Gegevens van digitale en analoge tachografen die zijn toegewezen aan een bestuurder wordt automatisch gekopieerd naar de Bestuurders-Planner. Wanneer de tachograafgegevens en een door u gespecificeerde planning elkaar overlappen wordt er een melding weergegeven dat diagrammen elkaar overlappen. als er gegevens worden ingevoerd; zie ook het hoofdstuk: "Probleemoplossing voorbeeld: Conflicten van tachograafgegevens".

Bestuurders-Planner


Din

Rechten

Bijvoorbeeld, om na te gaan of een bestuurder alsnog kan worden ingepland voor verdere reizen, selecteer Planning > Chauffeur en open het bestuurdersgerelateerde maandoverzicht: Evaluatiemaand selecteren

Selecteer de evaluatieperiode (-maand) waarvoor u het maandoverzicht wilt aanmaken.

Bestuurder en Selecteer de bestuurder en de locatie. Locatie selecteren


40


Planningen

Het maandoverzicht wordt bijgewerkt. Nu kunt u nagaan of de bestuurder voldoende wekelijkse rusttijden in acht heeft genomen om verdere reizen op zich te (kunnen) nemen. Gebeurtenissen weergeven

Klik op [Gebeurtenissen] om het dialoogvenster met de lijst van planningen (gebeurtenissen) te openen. In dit dialoogvenster kunt u planningen wijzigen of verwijderen óf nieuwe planningen toevoegen. Selecteer Systeeminstellingen > Setup Bestuurder om de afkortingen, gebruikt voor de activiteiten van de bestuurder, te definiëren. U kunt ook de weekdagen die als werkdagen worden beschouwd, definiëren. Selecteer Basisgegevens > Locaties om voor iedere locatie afzonderlijk de nodige instellingen vast te leggen.


Voor verdere informatie betreffende de Bestuurders-Planner s.v.p. de "Online Help" raadplegen.


41


Index

Index

A

D

Aanmaken basisgegevens ............................................ 21 Aanmaken rapporten .................................................... 35 Aanmelden ..................................................................... 8 Archief - ophalen................................................................... 30 - overzicht BK-archief ................................................ 29 Archiveren - import gegevens................................................. 16,31 - import Wizard.......................................................... 15

Downloaden.................................................................. 11 - gegevens van BK .................................................... 12 - gegevens van massa-geheugen .............................. 23 - herinnering bestuurder ............................................ 33

B Basisgegevens ............................................................. 21


-

bestuurders............................................................. 21 bewerken (voorbeeld - voertuig)............................... 26 locaties .............................................................. 21,28 nieuwe gegevens-opslag ......................................... 21

- toevoegen (voorbeeld - bestuurder) ......................... 22 - verwijderen ............................................................. 21 - verwijderen (voorbeeld - locatie) .............................. 28 - voertuigen .......................................................... 23,26 Basisgegevens wijzigen ........................................... 21,26 Beknopt overzicht ........................................................... 7 Bestuurder(s) - archief ...................................................... 28,29,30,31 - beheren .................................................................. 22 - gegevens downloaden........................................ 13,22 - nieuw gegevensrecord toevoegen............................ 22 - personeelsgegevens ............................................... 23 Bestuurderskaart ................................................ 12,24,29 - archiveren ............................................................... 29 - details ..................................................................... 24 - Import Wizard.......................................................... 15 - overzicht weergeven ............................................... 12 - toewijzen................................................................. 24 Bestuurders-Planner ..................................................... 40 Bestuurder zonder bestuurderskaart.............................. 17 Beveiliging.................................................................... VI - aanmelden .............................................................. VI - TIS-Offfice beëindigen ............................................. VI Bewerken basisgegevens ............................................. 26 BK - zie Bestuurderskaart

C Conflict ............................................................... 16,17,19 - invoer gegevens ...................................................... 16 - overlappingen ......................................................... 20 - tachograafschijven .................................................. 20 - verhelpen ................................................................ 19 Contact TIS-Website..................................................... 38

E Eisen voor gebruik ......................................................... V Evaluatie - Import Wizard.......................................................... 16 - invoer gegevens ............................................ 12,35,40

F Filter ............................................................................... 9

G Gebruikersinstellingen ................................................... 39 Gegevens ............................................................. 8,12,16 - invoeren.......................................................... 8,12,16 - ophalen................................................................... 30 - overbrengen naar TIS-Website ........................... 11,38 Gegevens downloaden............................................. 11,16 Gegevens uit het massa-geheugen - downloaden ............................................................ 23 - Import Wizard.......................................................... 15 - opslaan ..................................................................... 2 Gegevens van de BK downloaden ............................ 12,13

H Hiaat overzicht bestuurder ............................................. 34 Hulpprogramma's................................................ 10,15,39

I Import - overzicht van gegevensinvoer ............................. 15,16 - status ................................................................. 15,16 Import Wizard - archivering.............................................................. 15 - conflictoplossing ..................................................... 16 - evaluatie................................................................. 16 - status ..................................................................... 16 Impressum (voorwoord)................................................... II Instellingen .............................................................. 39,41

L Locaties beheren ............................................15,21,28,41


42


Index

M

T

Maandoverzicht ............................................................ 40 Menubalk - bovenste .................................................................. 9 - linker ........................................................................ 9

Tabblad - algemeen - bestuurders................................................. 22,23,24 - voertuigen ............................................................. 26 - personeelsgegevens ............................................... 23 - rijbewijs................................................................... 23

N Nieuw - basisgegevens toevoegen .................................. 21,22 - BK toevoegen ......................................................... 24

- uitrusting ................................................................. 26 Tachograafgegevens..................................................... 31 Tachograaf-overzicht..................................................... 32 Tachograafschijf-Overlapping ........................................ 20 TIS-Office beëindigen.................................................... 10

O


V Ophalen ....................................................................... 30 Overzicht - bestuurderskaart ................................................ 12,13 - tachograaf .............................................................. 32

Voertuig(en) - beheren ................................................................... 26 - uitrusting ................................................................. 26

P

W

Personeelsgegevens .................................................... 23 Planningen ................................................................... 40 Probleemoplossing .................................................. 17,19

R

Wachtwoord.................................................................... 8 - instellen .................................................................. 39 Weergave- en bewerkingsvenster .................................. 10 Werkbalk ........................................................................ 9 Wintertijd ...................................................................... 15

Rapporten .................................................................... 33

Z

Rijbewijs....................................................................... 23 Zomertijd ...................................................................... 15

S Startpagina..................................................................... 9 - bovenste menubalk................................................... 9 - filter(vak) .................................................................. 9 - navigatiebalk ....................................................... 9,10 - weergave- en bewerkingsvenster ............................ 10 - werkbalk ................................................................... 9 Systeeminstellingen ...................................................... 39 Systeemvereisten ........................................................... V


43

Eerste stappen Versie 3.0

Recommend Documents