Procedures afdeling Registratie Voor vragen en kunt u direct contact opnemen met de afdeling registratie van SZV. U kunt hen bereiken onder nummer tel: 5466782, ext. 6721, 6725, 4803 of 4808. Uiteraard kunt u uw vragen ook stellen per email:
[email protected]. U krijgt dan zo spoedig mogelijk antwoord van een van onze medewerkers. De afdeling registratie werkt op afspraak (behalve voor senior citizens). Voor het maken van uw afspraak kunt u contact opnemen met de afdeling Customer Care. Tel: 466782 of ga naar www.uszv.org/contact. De werkgeversbalie kent (naast het werken op afspraak) ook een inloopspreekuur. Dit inloopspreekuur is dagelijks van 13.30 tot 15.30 en op vrijdag tot 15.00 uur.
Werkgevers Bedrijfsregistratie: U wilt u aanmelden als nieuwe werkgever voor ZV/OV verzekering (NV/Stichting/Eenmanszaak)? Indien er sprake is van een nieuwe rechtspersoon, dient u als werkgever, of gemachtigde, de volgende bescheiden mee te nemen naar de afdeling registratie. •
Een bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel;
•
Een cribnummer verkregen van Inspectie;
•
Indien er sprake is van een N.V. of een rechtspersoonlijkheid bezittende organisatie/werkgever de statuten;
•
De lijst met de vertegenwoordiger(s), en/of de contactperso(o)n(en);
•
De eerste werknemers van het bedrijf (middels een mutatieformulier).
Als u alle bovenstaande documenten heeft overlegd, ontvangt u van SZV een bewijs van inschrijving (confirmatierapport). De medewerker van SZV kwiteert de kopie van het aanmeldingsformulier/mutatieformulier met een speciale afdelingsstempel. Klik hier voor een overzicht ‘verplichte documenten bedrijfsregistratie’ voor ZV/OV verzekering (NV/Stichting/Eenmanszaak). U moet een afspraak maken om u aan te melden voor ZV/OV Verzekering. Om u beter van dienst te kunnen zijn, is het noodzakelijk dat u alle bescheiden meeneemt naar de afspraak.
Indien een accountants kantoor of iemand anders dan de eigenaar/directeur de entiteit wil registreren bij SZV, dan dient men een brief te overleggen van de eigenaar of directeur, waarin men wordt gemachtigd de entiteit te registreren.
U wilt ‘de rechtspersoon’ wijzigen van uw onderneming? Bij wijziging van de rechtspersoon neemt de werkgever of de gemachtigde het volgende mee: •
Een bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel;
•
Een cribnummer verkregen van Inspectie;
•
Indien een N.V. of een rechtspersoonlijkheid bezittende organisatie/werkgever de nieuwe statuten;
•
De lijst met de nieuwe vertegenwoordiger(s), en/of de contactperso(o)n(en);
•
De eerste werknemers van het bedrijf (middels een mutatieformulier).
Als u alle bovenstaande documenten heeft overlegd, ontvangt u van SZV een bewijs van dat u uw rechtspersoon gewijzigd heeft (confirmatierapport). De medewerker van SZV kwiteert de (door SZV gemaakte) kopie van het mutatieformulier met een speciale afdelingsstempel.
U wilt zich uitschrijven als werkgever? Indien u zich uit wilt schrijven, dan neemt u als werkgever (of als gemachtigde) het volgende mee (of stuurt dit op): •
Een bewijs van uitschrijving (staking of inactief gemaakte) uit het register van de Kamer van Koophandel;
•
Eventuele mutaties met betrekking tot de werknemers in dienst van de opgeheven (gestaakt of inactief gemaakte) organisatie;
•
Overige informatie ter juiste afhandeling van het verzoek.
SZV zal controleren of de verstrekte informatie volledig en juist is en zal verifiëren of er sprake is van mogelijke loonderving na de datum van uitschrijving. Indien er gegevens ontbreken, of de situatie dit rechtvaardigt, verzoekt de medewerk(st)er van SZV de afdeling ‘Controle Dienst
Verlening’ om nader onderzoek; Als blijkt dat de verstrekte informatie (eventueel na nader onderzoek) correct is dan zal de organisatie op inactief worden gezet. Vervolgens wordt de bevoegde afdeling en u als werkgever ingelicht over de uitschrijving.
Wat is een aanmeldingsformulier en wie dient het aanmeldingsformulier in te vullen? Het aanmeldingsformulier is een registratieformulier voor de werknemer of gewezen werknemer om zich bij de SZV aan te melden. Het aanmeldingsformulier moet worden ingevuld (naar waarheid, stellig en zonder voorbehoud) door of namens de hoofdverzekerde (werknemer of de gewezen werknemer). De werkgever vult de aanmelding niet in. De werknemer is verplicht de aanmelding zelf te ondertekenen.
Wat is een mutatieformulier en wie dient het mutatieformulier in te vullen? Mutatieformulier is een registratieformulier voor de werkgever om het dienstverband van de werknemer(s) aan te melden, af te melden of gegevens met betrekking tot het dienstverband van de werknemer bij de SZV te wijzigen. Het mutatieformulier moet worden ingevuld (naar waarheid, stellig en zonder voorbehoud) door of namens de werkgever. De werknemer vult de mutatie niet in. De werkgever is verplicht om de mutatie zelf te ondertekenen. De medewerker mag dit niet invullen.
U wilt een nieuwe werknemer aanmelden voor ‘ZV/OV verzekering’ of u wilt een ‘werknemersmutatie’ doorgeven? Het aanmelden van een nieuwe werknemer geschiedt als volgt: allereerst dient u als werkgever een volledig ingevuld mutatieformulier (of een uitdraai conform het formaat van het mutatieformulier) met alle relevante informatie over de werknemer aan te leveren bij SZV. SZV controleert de informatie en voorziet het mutatieformulier van een “ontvangstdatum” en een stempel van de afdeling met paraaf en wordt de mutatie administratief verwerkt. Als de informatie niet correct is, of als er informatie ontbreekt, dan gebeurt dit niet en wordt het formulier geretourneerd en/of ter correctie aan u als werkgever aangeboden; De werknemer levert vervolgens het (roze of oranje) aanmeldingsformulier in bij de registratiebalie ter afronding van de inschrijving. Nb. Het aanleveren van dit roze of oranje
formulier kan ook tegelijkertijd ingediend worden met het werkgevers mutatieformulier. Daarnaast dient een geldig legitimatiebewijs ( identiteitsbewijs, paspoort of rijbewijs) overlegd te worden. Indien het aanmeldingsformulier juist en volledig is ingevuld, zal de aanvraag administratief worden verwerkt en kan de nieuwe werknemer een afspraak maken om zijn/haar verzekeringskaart op te komen halen. Indien er sprake is van onjuistheden of onvolledigheden bij de aanvraag, dan wordt in overleg met de nieuwe werknemer bepaald hoe en wanneer de ontbrekende/onjuiste gegevens ingediend kunnen worden.
U wilt een werknemer afmelden en de ZV/OV verzekering beëindigen? Het afmelden van een nieuwe werknemer geschiedt als volgt: allereerst dient u als werkgever een volledig ingevulde mutatieformulier (of een uitdraai conform het formaat van het mutatieformulier) met alle relevante informatie over de werknemer aan te leveren bij SZV. SZV controleert de informatie en voorziet het mutatieformulier van een “ontvangstdatum” en een stempel van de afdeling met paraaf en wordt de mutatie administratief verwerkt. Als de informatie niet correct is, of als er informatie ontbreekt, dan gebeurt dit niet en wordt het formulier geretourneerd en/of ter correctie aan u als werkgever aangeboden. SZV controleert of de verzekerde na de mutatie verzekerd blijft. Indien de ingevoerde informatie leidt tot een “niet verzekerde” status, en er een verzekeringskaart bestaat met een geldigheidsdatum na ‘datum einde verzekering’, dan moet de verzekeringskaart geretourneerd worden. Indien de ex-verzekerde zijn verzekeringskaart blijft gebruiken, zal SZV de kosten voor invordering in rekening brengen bij de ex-verzekerde. In gevallen dat de werkgever niet zelf de werknemers uitschrijft of kan uitschrijven kan de werknemer ambtshalve worden uitgeschreven. De informatie komt van een bevoegde afdeling. Als het originele formulier van de werkgever achteraf wordt ontvangen wordt deze samengevoegd met het ambtshalve formulier van uit dienst.
Wanneer is er sprake van ‘dubbele werkgevers’ bij 1 werknemer? Periodiek checkt SZV of er sprake is van ‘verzekerden met dubbele werkgevers’. Als er inderdaad sprake is van 1 werknemer, die bij meerdere werkgevers geregistreerd staat als ‘in dienst’, dan wordt er contact opgenomen met zowel de werkgever(s) als de werknemer zelf. Als de werkgever aangeeft dat de verzekerde werknemer uit dienst is, dan zal de werkgever alsnog een mutatieformulier moeten inzenden. Indien de werkgever, na herhaald verzoek, niet meewerkt (geen respons), dan wordt de werknemer ambtshalve uit dienst gehaald, bij de
meest oude werkgever. Alle werknemers met een inactieve werkgever worden voor die (inactieve) werkgever ambtshalve uit dienst gehaald.
U bent verantwoordelijk voor de salarisadministratie en u wil uw loonsommen bepalen voor de aangifte van de premies ‘ziekte en ongevallenverzekering ZV/OV’? SZV heeft een gebruiksaanwijzing geschreven voor iedereen die zorg draagt voor de salarisadministratie. Deze informatie kan u ondersteunen bij het bepalen van de loonsommen voor de aangifte van de premies van ziekte- en ongevallen verzekering (ZV/OV) door de werkgever.
Deze gebruiksaanwijzing bestaat bestaat uit twee delen. Met behulp van deel 1 kunt u bepalen wie er wordt gedekt door ‘Ziektekostenverzekering’ en wie er wordt gedekt door ‘Ongevallenverzekering’. U zult deel 1, eens per jaar nodig hebben (peildatum). Daarnaast is deel 1 een hulpmiddel bij de voltooiing van de mutatieformulieren t.a.v. het aantal medewerkers (wie) die gedekt worden door de ziektekosten- en ongevallen verzekering. U dient deze mutatieformulieren in te dienen bij SZV, bij aanvang, beëindiging of mutatie van uw werknemersovereenkomsten. U raadpleegt deel 2 bij het indienen van de maandelijkse aangifte. Deel 2 bestaat uit een reeks instructies ten aan zien van de berekening van de loonsommen voor ziekte- en ongevallenverzekering. Klik hier voor het downloaden van de volledige gebruiksaanwijzing; ‘Berekening loonsom, ziekte- en ongevallen verzekering ZV/OV’.
U wilt de loongrenzen weten van ziekte- en ongevallenverzekering AOV van 1995 t/m 2013?
Wilt u inzage in de loongrenzen per jaar, per maand of per dag bij een 5-daagse of 6daagse werkweek van 1995 t/m 2013? Klik hier voor het overzicht ‘loongrens’ ziekte en ongevallenverzekering (1995-2013)
