Monitoraat op maat – Academisch Nederlands
1
EEN E‐MAIL STUREN NAAR EEN DOCENT De communicatie tussen een student en een docent verloopt vaak per e‐mail. Een groot voordeel van het medium is namelijk de snelheid waarmee je kunt communiceren. Toch ligt daar net de grootste valkuil: door de snelheid van het medium verloopt communicatie per e‐mail niet altijd efficiënt en correct. Hier volgen een paar aandachtspunten. Zorg er in de eerste plaats voor dat de informatie in je mail duidelijk en volledig is. Je docent moet meteen zien wat de precieze bedoeling is. Denk er bovendien aan dat e‐mail geen vluchtig medium is. De ontvanger kan je mail met veel aandacht lezen. Hij kan je mail bewaren en ook doorsturen. Let er ten slotte op dat de mail verzorgd is. Slordigheden geven een slechte indruk. Type‐ en taalfouten bijvoorbeeld leiden de lezer af van de boodschap. Bovendien gelden er voor formele e‐ mails regels, net als voor brieven. Als je die regels niet volgt, kom je mogelijk onbeleefd over. Om bovenstaande redenen is het belangrijk dat je voor een e‐mail voldoende tijd neemt. Dit is immers nog een groot voordeel van e‐mailen: je hebt de tijd om goed na te denken over wat je zegt en over hoe je het verwoordt.
In dit document krijg je een overzicht van de belangrijkste aandachtspunten bij het schrijven van een efficiënte en correcte e‐mail. Daarnaast krijg je een aantal do’s en don’ts van e‐mailen en tips om ergernis bij de lezer te vermijden. Ten slotte vind je ook een checklist die je kunt gebruiken als je een e‐mail opstelt.
© Universiteit Antwerpen – LINGUAPOLIS
Monitoraat op maat – Academisch Nederlands
2
Aandachtspunten bij het schrijven van een email
© Universiteit Antwerpen – LINGUAPOLIS
Monitoraat op maat – Academisch Nederlands
3
1. Gebruik in correspondentie met docenten altijd je mailadres van de Universiteit Antwerpen
[email protected]
[email protected]
2. Noteer altijd een duidelijk en concreet onderwerp Vraag over het examen statistiek 1 1B CW
Vraagje
3. Vergeet niet je eventuele bijlage toe te voegen •
Geef je bijlage een duidelijke titel, eventueel met datum en met je naam erin.
2010‐02‐27 l.devolder ‐ bachelorproef marketing.docx
Tekst.docx
•
Vermeld in de tekst dat je een bijlage toevoegt. De correcte formule is: als bijlage of in de bijlage. ‐ Mijn voorstel voor de bachelorproef heb ik als bijlage toegevoegd. ‐ In de bijlage vindt u mijn voorstel voor de bachelorproef.
4. Gebruik altijd een aanspreking •
Kies voor een formele aanspreking, ook als je docent je bij je voornaam noemt. Een formele aanspreking begint met Geachte, gevolgd door de titel en de familienaam. Bijvoorbeeld: Geachte professor Van den Bossche. Controleer de spelling van de naam. Een spelfout in een naam maakt een slechte indruk. Als je een docent al een tijdje kent, mag je ook de aanspreking Beste professor + familienaam gebruiken. Als je de titel van de geadresseerde niet weet, schrijf je Geachte heer / mevrouw + familienaam. Bijvoorbeeld: Geachte mevrouw Verbiest. © Universiteit Antwerpen – LINGUAPOLIS
Monitoraat op maat – Academisch Nederlands
•
4
Volgens de BIN‐normen 1 schrijf je geen komma na de aanspreking. Als je het wel doet, wees dan consequent en schrijf ook na de slotgroet een komma.
• • • • • • • • •
•
Geachte, Geachte heer professor Beste heer Van den Bossche Beste, Beste prof Beste Wim Dag Betty Hallo! Hoi!
• •
Geachte professor Van den Bossche Geachte mevrouw Verbiest Geachte heer Van den Bossche
5. Formuleer je boodschap precies en volledig Stel jezelf voor als het nodig is. Noem de datum en het uur als het mogelijk is. Benoem het vak of het examen waarover je een vraag hebt, en omschrijf precies om welke opdracht het gaat.
Geachte professor Verbiest In de les Statistiek 1 van maandag 20 februari verwees u naar extra oefeningen op Blackboard. Ik kan de extra oefeningen echter niet vinden. Ook de andere studenten uit mijn groep hebben ze niet gevonden. Kunt u me mailen waar deze oefeningen precies staan? Alvast bedankt.
Geachte professor Verbiest Waar staat de oefening op Blackboard? Met vriendelijke groeten David Janssen 1B CW
Met vriendelijke groeten David Janssen 1B CW 1
De Belgische briefnormen, ook als BIN-norm of BIN-normen bekend, zijn uitgegeven door het Bureau voor Normalisatie (NBN), het vroegere Belgisch Instituut voor Normalisatie. Deze normen zijn van overheidswege niet verplicht, maar veel organisaties gebruiken ze als voorbeeld van goede praktijk.
© Universiteit Antwerpen – LINGUAPOLIS
Monitoraat op maat – Academisch Nederlands
5
+ Zorg voor een duidelijke structuur •
E‐mails worden gelezen op een computerscherm. Dat leest minder gemakkelijk dan op papier. Let er daarom extra op dat je mail een overzichtelijke structuur heeft, ook als het een korte mail is.
•
Gebruik alinea’s. Na de aanspreking, tussen de alinea’s en voor de slotgroet plaats je een witregel.
Geachte professor Verbiest In de les Statistiek 1 van maandag 20 februari verwees u naar extra oefeningen op Blackboard. Ik kan de extra oefeningen echter niet vinden. Ook de andere studenten uit mijn groep hebben ze niet gevonden. Kunt u me mailen waar deze oefeningen precies staan? Alvast bedankt. Met vriendelijke groeten David Janssen 1B CW
Geachte professor Verbiest In de les Statistiek 1 van maandag 20 februari verwees u naar extra oefeningen op Blackboard. Ik kan de extra oefeningen echter niet vinden. Ook de andere studenten uit mijn groep hebben ze niet gevonden.Kunt u me mailen waar deze oefeningen precies staan? Alvast bedankt. Met vriendelijke groeten David Janssen 1B CW
+ Schrijf volledige zinnen en kies voor een zakelijke stijl • •
Hou het kort en bondig, maar schrijf volledige zinnen. Hanteer een zakelijke stijl: - gebruik u en uw (met kleine letter); - gebruik geen dialect; - kort geen woorden af; - schrijf nooit woorden volledig in hoofdletters, vermijd uitroeptekens en emoticons; - gebruik ook geen omslachtige, ouderwetse formuleringen zoals “Hopend op een gunstig antwoord verblijf ik…”
© Universiteit Antwerpen – LINGUAPOLIS
Monitoraat op maat – Academisch Nederlands
• • • • •
6
Als bijlage stuur ik mijn juridische paper.
In bijlage tekst. K heb mn jurid.paper bijgevoegd. Als bijlage kunt ge mijn juridische paper vinden. Als bijlage stuur ik mijn paper ☺ In de bijlage vindt u mijn PAPER!!!
+ Let op spelling en interpunctie • •
Schrijf altijd een hoofdletter aan het begin van een zin. Let op punten en komma’s. Controleer de spelling. Raadpleeg bij twijfel hulpbronnen. De officiële spelling vind je hier: http://woordenlijst.org/. Als je twijfelt aan de spelling van werkwoorden, vraag dan aan iemand raad.
6. Sluit af met een gepaste groet •
•
•
In een zakelijke e‐mail kun je kiezen tussen: Met vriendelijke groeten Met vriendelijke groet Vriendelijke groeten Vriendelijke groet Gebruik geen afkortingen voor deze formules. Hoogachtend wordt zelden gebruikt voor e‐mails. Volgens de BIN‐normen (zie 4. aanspreking) schrijf je geen komma na de slotgroet. Als je het wel doet, wees dan consequent en schrijf ook na de aanspreking een komma. Onderteken je mail met je naam (eerst voornaam, dan familienaam), gevolgd door je studiejaar en opleiding.
• • • •
• • • •
Groetjes Gr MVG mvg
Met vriendelijke groeten Met vriendelijke groet Vriendelijke groeten Vriendelijke groet
© Universiteit Antwerpen – LINGUAPOLIS
Monitoraat op maat – Academisch Nederlands
7
Tips om ergernis bij de lezer te voorkomen Als je niet efficiënt of niet correct communiceert, roept dat ergernis op bij de ontvanger. Hier krijg je een overzicht van vaak voorkomende bronnen van ergernis bij het ontvangen van een e‐mail.
Ergernis bij de lezer
Hoe te voorkomen?
De student vraagt informatie die voor de hand ligt, of die hij gemakkelijk via een andere weg kan vinden.
Stel jezelf de vraag of het echt nodig is om deze mail te versturen.
De student is onduidelijk of onvolledig in zijn vraag.
Herlees je mail vanuit het perspectief van je docent. Hij moet meteen kunnen zien over welk vak, welke taak of welk examen het precies gaat.
In de mail is er sprake van een bijlage, maar er is geen bijlage toegevoegd.
Als je een bijlage wilt toevoegen, doe dat dan voordat je begint te schrijven. Zo ben je zeker dat je de bijlage niet vergeet.
De student gebruikt een familiaire aanspreking (Hoi, Hallo,…) en schrijft een soort chattaal.
Controleer je mail op stijl. Blijf zakelijk en gebruik de standaardtaal. Gebruik geen afkortingen, geen emoticons, geen uitroeptekens.
De mail is warrig geformuleerd. Het lijkt alsof de student de mail in een opwelling heeft geschreven.
Neem je tijd voor een mail. Als je onzeker of geërgerd bent, laat je dat niet blijken. Schrijf nooit impulsief. Als je emotioneel bent, stel je mail dan uit. Of: schrijf een kladversie, die je de volgende dag herleest en herschrijft.
De mail is slordig geformuleerd. Er staan spel‐ of typefouten in.
Check je mail op typefouten. Controleer de spelling. Raadpleeg bij de minste twijfel http://woordenlijst.org/. Als je moeite hebt met de werkwoordsvormen, vraag dan aan iemand raad.
De mail is nog niet af. De student heeft hem per ongeluk verstuurd.
Vul de geadresseerde pas in als je e‐mail klaar is. Zo voorkom je dat je per ongeluk op “verzenden” drukt.
© Universiteit Antwerpen – LINGUAPOLIS
Monitoraat op maat – Academisch Nederlands
8
Checklist Voordat je een mail verstuurt, is het belangrijk dat je hem nog eens naleest voordat je op “verzenden” drukt. Daarvoor kun je deze checklist gebruiken. Algemeen
o o o
Ik heb een goede reden om deze mail te schrijven. Ik verstuur deze e‐mail vanuit mijn adres van de Universiteit Antwerpen. Ik heb de eventuele bijlage toegevoegd.
Inhoud
o o o o
De onderwerpsregel van mijn mail is precies geformuleerd. De boodschap van mijn mail is duidelijk en volledig. Ik verwijs naar de bijlage die ik heb toegevoegd. Mijn mail is overzichtelijk gestructureerd. Ik heb alinea’s gebruikt.
Aanspreking
o o
De aanspreking is correct. De naam van mijn geadresseerde is correct gespeld.
Stijl en spelling
o o o o o o
Ik heb volledige zinnen geschreven. Mijn zinnen zijn niet te lang. Elke zin begint met een hoofdletter en eindigt met een leesteken. Mijn taalgebruik is zakelijk. Ik gebruik “u” en “uw”. Ik heb de spelling gecontroleerd.
Slot
o o o
Mijn slotgroet is correct. Ik heb de mail met mijn volledige naam ondertekend. Onder mijn naam staat mijn opleiding en studiejaar.
© Universiteit Antwerpen – LINGUAPOLIS
Monitoraat op maat – Academisch Nederlands
9
Wil je meer weten? Meer informatie over zakelijke e‐mails vind je op de website van de taaladviesdienst van de Vlaamse overheid, www.taaltelefoon.be . Onder de kop “In duidelijk Nederlands” vind je adviezen voor helder en correct taalgebruik en efficiënte communicatie. Voor persoonlijke taalondersteuning Academisch Nederlands kunnen studenten van de Universiteit Antwerpen het hele academiejaar gratis terecht op het Monitoraat op maat. Meer informatie vind je op www.ua.ac.be/monitoraatopmaat.
© Universiteit Antwerpen – LINGUAPOLIS
