eduroam Visitor Access

eduroam Visitor Access handleiding Tijdelijke eduroam-accounts aanmaken in 5 stappen

versie 1.0, maart 2015

Met deze handleiding kunnen gastheren en vrouwen van de organisatie bezoekersaccounts aanmaken voor het vertrouwde eduroam-netwerk. Zo bieden zij bezoekers tijdelijke toegang tot eduroam. Deze handleiding richt zich op normaal gebruik van eduroam Visitor Access en is niet bestemd voor bezoekers van de organisatie.

eduroam Visitor Access - handleiding Tijdelijke eduroam-accounts aanmaken in 5 stappen

Inhoudsopgave Inleiding ...................................................................................................................................................3 Over eduroam Visitor Access ............................................................................................................3 Wie kunnen gebruikmaken van eduroam Visitor Access?.................................................................3 Wat vindt u in deze handleiding? .......................................................................................................3 Vragen ................................................................................................................................................3 3 belangrijke uitgangspunten ...............................................................................................................4 Stap 1 – Inloggen ....................................................................................................................................5 Stap 2 – Overzichtspagina bekijken .....................................................................................................7 Blokken met informatie over accounts ...............................................................................................7 Hoofdmenu met taken ........................................................................................................................8 Taalkeuze ...........................................................................................................................................8 Help en uitloggen ...............................................................................................................................8 Stap 3 – Tijdelijk eduroam-account aanmaken ...................................................................................9 Stap 4 – Meerdere bezoekersaccounts tegelijk aanmaken ..............................................................12 Stap 5 – Accounts wijzigen of verwijderen ........................................................................................15 Account wijzigen of verwijderen .......................................................................................................15 Batch-upload wijzigen of verwijderen...............................................................................................15

Afbeelding voorpagina: Waag Society [CC BY-NC-SA 2.0, via Flickr]

2/15


Inleiding O ver edur oam Vi si t or Acce ss Met eduroam Visitor Access kunt u als gastheer of gastvrouw tijdelijke eduroam-accounts aanmaken voor bezoekers van uw onderwijs- of onderzoeksinstelling. Met zo’n account krijgt de bezoeker tijdelijk toegang tot het eduroam wifi-netwerk van de organisatie. U maakt accounts aan via het online gebruikersportal van eduroam Visitor Access. U hebt daarvoor alleen een internetbrowser nodig; er hoeft verder niets geïnstalleerd te worden. eduroam Visitor Access wordt aangeboden door SURFnet.

Wi e kunnen gebr ui km aken va n edur oa m Vi si t or Acces s? De onderwijs- of onderzoeksinstelling bepaalt wie de gastheren en gastvrouwen zijn en aan welke voorwaarden zij zijn gebonden bij het aanmaken van tijdelijke eduroam-accounts op het wifi-netwerk. Als gebruiker kunt u pas gebruikmaken van eduroam Visitor Access als u door de eduroam Visitor Access-beheerder van de eigen organisatie bent opgegeven als gebruiker.

Wat vi ndt u i n deze handl ei di ng? Deze handleiding geeft in 5 stappen aan hoe u een tijdelijk eduroam-account aanmaakt voor bezoekers. U vindt er handvaten en richtlijnen om eduroam Visitor Access op een juiste en veilige manier te gebruiken.

Vr agen Hebt u na het lezen van de handleiding nog vragen over het gebruik van eduroam Visitor Access? Neem contact op met de helpdesk of servicedesk van uw organisatie.

3/15


3 belangrijke uitgangspunten Het eduroam-netwerk wordt gebruikt door studenten en medewerkers van uw organisatie. Via hun organisatieaccount krijgen zij toegang tot dit veilige en betrouwbare netwerk. Om het netwerk veilig en betrouwbaar te houden, is het belangrijk dat er geen buitenstaanders toegang krijgen die daar geen recht op hebben. U speelt daarin een belangrijke rol. U geeft immers bezoekers toegang tot eduroam via een tijdelijk account. Houd daarom bij het aanmaken van accounts rekening met de volgende uitgangspunten. Zo houden we eduroam samen veilig en betrouwbaar. 1. Een bezoeker moet iemand zijn met een relatie tot het onderwijs of onderzoek van uw organisatie. 2. Een eduroam Visitor Access-account mag alleen voor de duur van het bezoek worden aangemaakt. 3. eduroam Visitor Access is een dienst waarmee u gasten toegang geeft tot eduroam. Uw eigen organisatie is echter verantwoordelijk voor het gastheerschap, ondersteuning, begeleiding van de bezoeker en een goede werking van het netwerk.

4/15


Stap 1 – Inloggen Ga in uw internetbrowser naar https://eva.eduroam.nl en klik op Inloggen.

Selecteer de organisatie waarvoor u werkt. Staat uw organisatie hier niet bij, neem dan contact op met de helpdesk of servicedesk van uw organisatie.

5/15


Log in met uw instellingsaccount.



Let op Logt u voor het eerst in op eduroam Visitor Access, dan ziet u eenmalig dit scherm:

Door op “Yes, share this data” te klikken, stemt u ermee in dat enkele persoonlijke gegevens via SURFconext worden overgedragen aan eduroam Visitor Access. eduroam Visitor Access heeft deze gegevens nodig om u bij naam aan te kunnen spreken, om een uniek account te kunnen creëren dat gekoppeld is aan uw identiteit, om uw rol binnen de organisatie te controleren en om aan uw emailadres notificaties te kunnen versturen binnen de dienst. Zonder deze toestemming kunt u geen gebruik maken van eduroam Visitor Access.

6/15


Stap 2 – Overzichtspagina bekijken U bent nu op het dashboard, een overzichtspagina met enkele zeer belangrijke gegevens die voor u gelden binnen eduroam Visitor Access.



Let op Als uw organisatie uw account nog niet geschikt gemaakt heeft voor eduroam Visitor Access, dan kunt u nog niet actief gebruik maken van eduroam Visitor Access. Neem contact op met uw helpdesk of servicedesk.

Bl okken m et i nf or mat i e over account s In het blok Mijn bezoekers vindt u informatie over de accounts die u hebt aangemaakt en die u kunt aanmaken:  



Het maximaal aantal bezoekers voor wie u een account kunt aanmaken. Het huidige aantal accounts dat u hebt aangemaakt. Elk account dat u aanmaakt wordt meegeteld, ook als de startdatum van het account in de toekomst ligt. Een account wordt niet meer meegeteld zodra het is verlopen (de einddatum is verstreken) of als u het eerder beëindigt of verwijdert. De maximale periode (aantal dagen) die u kunt toewijzen aan een tijdelijk account.



Let op De waarden op uw scherm kunnen afwijken van bovenstaande afbeelding; de waarden worden door uw eigen organisatie ingesteld.

Het blok Aantal aangemaakte accounts laat zien hoeveel tijdelijke eduroam-accounts er binnen uw organisatie zijn aangemaakt. Dit wordt getoond voor de huidige en de vorige maand.

7/15


Hoof dm enu m et t aken Via het (altijd zichtbare) menu bovenin kunt u op verschillende manieren tijdelijke eduroam-accounts aanmaken:    

Mijn bezoekers: een losse bezoekersaccount aanmaken (zie pagina 9). Laat tevens zien welke actieve accounts er zijn. Mijn batch uploads: een aantal bezoekersaccounts tegelijk aanmaken via een CSV-bestand (zie pagina 12). Mijn groepen: een goep met onbekende bezoekers aanmaken Mijn SMS events: eduroam op events ter beschikking stellen aan bezoekers



Let op De opties Mijn groepen en Mijn SMS events worden slechts aan enkele gebruikers binnen uw organisatie toegewezen. Hebt u deze opties niet, dan ziet u ze ook niet in het menu. Deze opties worden beschreven in de handleiding “eduroam Visitor Access – Groeps- en smsfuncties”.

Via de Home-knop keert u terug naar deze startpagina.

Taal ke uze Rechtsboven in het scherm kunt u wisselen tussen Engels en Nederlands als schermtaal.

Hel p en ui t l oggen Door op uw naam rechtsboven te klikken, kunt u uitloggen uit eduroam Visitor Access, of een pagina met hulp- en supportinformatie openen.

8/15


Stap 3 – Tijdelijk eduroam-account aanmaken Een tijdelijk eduroam Visitor Access account maakt u snel en eenvoudig aan. Controleer eerst of u:  

nog niet het maximum aantal bezoekers hebt bereikt dat u een account kunt geven (zie pagina 7). alle benodigde gegevens hebt van de bezoeker: naam, telefoonnummer, e-mailadres, begin- en einddatum van het bezoek.



Let op Het is belangrijk om alle gegevens van de bezoeker juist in te vullen, in verband met mogelijk misbruik van het eduroam-netwerk via een tijdelijk eduroam-account. Dit misbruik kan plaatsvinden zonder dat de bezoeker het doorheeft. Het is dan ook in het belang van de bezoeker, u als gastheer of gastvrouw, en de netwerkbeheerders om snel alle benodigde informatie te hebben om het misbruik te kunnen detecteren, analyseren en verhelpen.

Kies in het hoofdmenu voor Bezoeker aanmaken. U komt in dit venster:

9/15


Geef de volgende gegevens op: Bezoeker 1. Voornaam 2. Tussenvoegsels 3. Achternaam 4. E-mailadres

Controleer goed of dit juist gespeld is; de toegangsgegevens worden gemaild naar dit adres.

5. Mobiel nummer

Afhankelijk van uw organisatie is dit optioneel of verplicht. Advies is om het altijd in te vullen. Controleer ook dit nummer goed.

6. Voorkeurstaal

Dit is de taal waarin communicatie met de bezoeker verloopt.

Notificatie bezoeker 7. Notificatie per e-mail

E-mail met inloggegevens. De bezoeker krijgt altijd een notificatie per e-mail. Het is daarom niet mogelijk om deze optie te deselecteren.

8. Notificatie per sms

Sms met inloggegevens. Dit is optioneel en is vooral handig als de bezoeker geen internettoegang heeft om de email te ontvangen. Let erop dat u in dit geval een mobiel nummer opgeeft.

Datum 9. Vanaf

Datum vanaf wanneer het account actief moet zijn. Het ingangstijdstip is altijd 00:00 uur.

10. Tot en met

Datum tot wanneer het account actief moet. Het eindtijdstip is altijd 23:59 uur Let op: uren of minuten zijn niet in te stellen, alleen hele dagen.

11. Commentaar

Ruimte voor notities over het bezoek of de bezoeker, bijvoorbeeld de reden van het bezoek. Deze notitie is alleen voor u zichtbaar, niet voor de bezoeker.

Klik op Verstuur. De volgende notificaties worden automatisch verzonden naar de bezoeker: Wanneer

E-mail

SMS

Info

Account is aangemaakt

Ja

Optioneel

Credentials + looptijd

Account is bewerkt

Ja*

Nee

Nieuwe looptijd

Laatste actieve dag

Ja**

Optioneel**

Herinnering

Account is verlopen

Ja

Optioneel

Wordt verstuurd op 1e

10/15


Wanneer

E-mail

SMS

Info ochtend na verlopen van het account

Account is vroegtijdig

Ja

Optioneel

beëindigd

Wordt verstuurd direct na beëindiging van het account.

* Alleen als de looptijd van het account wordt aangepast. ** Alleen bij een account met de duur van 3 of meer dagen. In de notificaties na het verlopen van het account en bij vroegtijdige beëindiging, krijgt de bezoeker het verzoek om de wifi-gegevens van zijn of haar tijdelijke eduroam-account van het mobiele device te verwijderen. Zo krijgt de bezoeker geen foutmeldingen die verschijnen wanneer het account niet meer geldig is, maar het device nog wel automatisch met eduroam probeert te verbinden.

11/15


Stap 4 – Meerdere bezoekersaccounts tegelijk aanmaken Ziet u Mijn batch uploads in het menu, dan kunt u meerdere gebruikers tegelijk invoeren in eduroam Visitor Access. U uploadt daarvoor een CSV-bestand. Dit is bijvoorbeeld handig bij evenementen waar al een lijst is van bezoekers en hun gegevens.



Let op Hier gelden dezelfde restricties voor het maximaal aantal accounts en de looptijd van accounts als bij het aanmaken van losse bezoekersaccounts. Houd hiermee rekening als u het CSV-bestand maakt.

Voer elke bezoeker in op een aparte regel van het CSV-bestand. Doe dat als volgt, gescheiden met komma’s: voornaam,tussenvoegsels,achternaam,email_bezoeker,mobieltel_bezoeker Hierbij zijn alle velden verplicht behalve tussenvoegsels en mogelijk (afhankelijk van de configuratie van uw organisatie) mobieltel_bezoeker. Voorbeeld: Bastiaan,van de,Kraats,[email protected],0612345678 Telefoonnummers kunnen op twee manieren worden ingevoerd: 0612345678 of +3162345678. Hebt u geen gegevens voor een optioneel veld, laat dit dan leeg maar plaats wel alle komma’s. Voorbeeld: Klaas,,Veenstra,[email protected],

Kies nu in eduroam Visitor Access het de menu-optie Mijn batch uploads. Klik op Batch aanmaken.

12/15


Klik op Bestand kiezen om het CSV-bestand met bezoekersgegevens te uploaden. Voer de volgende gegevens in: Info over de batch 1. Naam

Naam van de batch; ter referentie

2. Commentaar

Notitie, bijvoorbeeld de naam van het event.

Info over de bezoekers 3. Vanaf

Datum vanaf wanneer het account actief moet zijn. Het ingangstijdstip is altijd 00:00 uur.

4. Tot en met

Datum tot wanneer het account actief moet. Het eindtijdstip is altijd 23:59 uur Let op: uren of minuten zijn niet in te stellen, alleen hele dagen.

5. Notificatie per e-mail

E-mail met inloggegevens. De bezoeker krijgt altijd een notificatie per e-mail. Het is daarom niet mogelijk om deze optie te deselecteren.

6. Notificatie per sms

Sms met inloggegevens. Dit is optioneel en is vooral handig als de bezoeker geen internettoegang heeft om de email te ontvangen. Let erop dat u in dit geval een mobiel nummer opgeeft.

Klik op Verstuur.

13/15


De volgende melding verschijnt als de accounts succesvol zijn aangemaakt en de notificaties verstuurd zijn:

14/15


Stap 5 – Accounts wijzigen of verwijderen U kunt accounts of batch-uploads wijzigen of vroegtijdig beëindigen. Beëindigen kan handig zijn als het verblijf van de bezoeker(s) korter duurt dan gepland.



Let op U hoeft niets te doen als een account verloopt na de einddatum van het account. Het zal dan automatisch niet meer bruikbaar zijn.

Ac count w i jzi gen of verw i jder en



Let op Hier staan ook de accounts van batch-uploads bij.

Klik in het hoofdmenu op Mijn bezoekers.



Klik op

om de gegevens van de bezoeker te wijzigen.



klik op

om een account te verwijderen

Bat ch- upl oad w i jzi gen of verw i jder en Klik in het hoofdmenu op Mijn batch uploads.



Klik op

om de gegevens van een batch-upload te wijzigen.



klik op

om een batch-upload, inclusief de daarin aangemaakt accounts, te verwijderen.

15/15

eduroam Visitor Access

Recommend Documents