EasyTrans Software. Handleiding voor beheerdersaccount. Zet uw planning op de rit. Adres: EasyTrans software Aagtekerkesingel AL Arnhem

EasyTrans Software Zet uw planning op de rit

Handleiding voor beheerdersaccount

Adres: EasyTrans software Aagtekerkesingel 38 6845 AL Arnhem Contact informatie Internet: www.easytrans.nl E-mail: [email protected] Telefoon: 026 - 702 43 91 Fax: 084 - 836 68 37

EasyTrans Software Zet uw planning op de rit Handleiding voor het beheerders account

EasyTrans software biedt betaalbare en gebruiksvriendelijke planningsoftware voor koeriersdiensten en transportbedrijven. De planningsoftware van EasyTrans is geschikt voor uiteenlopende vervoersbedrijven, van kleine koeriersbedrijven en charters tot grote transport- en postorderbedrijven met meerdere vestigingen. Met EasyTrans software heeft u in één oogopslag een overzicht van alle orders, klanten en koeriers. Dit stelt de planner in staat om snel en efficient te plannen en ook bij drukte het overzicht te bewaren. Daarnaast is EasyTrans software prettig in gebruik en biedt het diverse functionaliteiten in één pakket tegen één prijs.

© 2010 EasyTrans Software Al l e rechten voorbehouden. Ea s yTra ns Softwa re ka n ni et vera ntwoordel i jk worden gehouden voor fouten, onvol l edi ge i nforma ti e of s cha de a l s gevol g va n het gebrui k va n di t document.

Inhoudsopgave

3

Inhoudsopgave 0

Hoofdstuk I Inleiding

6

Hoofdstuk II Starten met EasyTrans

8

1 Browser instellen

................................................................................................................................... 8

2 In- en uitloggen

................................................................................................................................... 9

3 Startpagina

................................................................................................................................... 10

4 Hoofdmenu

................................................................................................................................... 11

Hoofdstuk III Planning

13

1 Orderoverzicht en bewerken ................................................................................................................................... 13 2 Orders invoeren

................................................................................................................................... 15

Stap 1 - "Order ......................................................................................................................................................... details" 17 Stap 2 - "Bestemmingen" ......................................................................................................................................................... 17 Stap 3 - "Prijsberekening" ......................................................................................................................................................... 19

3 Route weergeven

................................................................................................................................... 20

4 Pakbon maken

................................................................................................................................... 21

5 Orders afmelden

................................................................................................................................... 22

Hoofdstuk IV Klanten

26

1 Klantenoverzicht en bewerken ................................................................................................................................... 26 2 Klanten invoeren

................................................................................................................................... 27

Gebruikers ......................................................................................................................................................... 29 Webordering ......................................................................................................................................................... 30

Hoofdstuk V Uw vestigingen en gebruikers

33

Hoofdstuk VI Vervoerders - n.v.t. voor Small pakket

35

1 Vervoerdersoverzicht

................................................................................................................................... 35

2 Vervoerders invoeren en bewerken ................................................................................................................................... 36

Hoofdstuk VII Factureren

39

1 Factuuroverzicht en bewerken ................................................................................................................................... 39 2 Nieuwe facturatie uitvoeren ................................................................................................................................... 40 3 Facturen crediteren

................................................................................................................................... 41

4 Facturen verwijderen

................................................................................................................................... 42

Hoofdstuk VIII Repeterende orders

© 2010 EasyTrans Software

45

4

EasyTrans Software - Admin Handleiding 1 Repeterende orders invoeren ................................................................................................................................... 45 2 Repeterende orderoverzicht ................................................................................................................................... en bewerken 46

Hoofdstuk IX Adresboek

48

1 Adresboek overzicht

................................................................................................................................... 48

2 Adressen invoeren en bewerken ................................................................................................................................... 49

Hoofdstuk X Tarieven beheer

51

1 Starten met tariefbeheer ................................................................................................................................... 51 Stap 1 - Producten ......................................................................................................................................................... invoeren/bewerken 53 Stap 2 - Voertuigen ......................................................................................................................................................... invoeren/bewerken 53 Stap 3 - Tarieven ......................................................................................................................................................... invoeren/bewerken 54

2 Producten overzicht

................................................................................................................................... 55

3 Voertuigen overzicht

................................................................................................................................... 56

4 Tarieven overzicht

................................................................................................................................... 56

Hoofdstuk XI Algemeen

58

1 Statistieken

................................................................................................................................... 58

2 Exporteren

................................................................................................................................... 58

3 Login historie

................................................................................................................................... 59

4 Verander wachtwoord

................................................................................................................................... 59

Hoofdstuk XII Instellingen

61

1 Algemene instellingen

................................................................................................................................... 61

2 Opmaak instellingen

................................................................................................................................... 62

3 Landen instellingen

................................................................................................................................... 63

Hoofdstuk XIII Veelgestelde vragen

66

1 Hoe maak ik een weborder................................................................................................................................... account voor klanten aan? 66 2 Hoe maak ik extra beheerders................................................................................................................................... en planning accounts aan? 67 3 Ik heb een foutieve factuur................................................................................................................................... aangemaakt, hoe los ik dit op? 68 4 Ik heb een prijsafspraak met ................................................................................................................................... bepaalde klanten, hoe voer ik dit in? 70

Hoofdstuk XIV Contact

72

Index

0


Hoofdstuk Inleiding


I

6

1

EasyTrans Software - Admin Handleiding

Inleiding In deze handleiding vindt u een heldere uitleg over het planpakket van EasyTrans Software. Deze handleiding is gericht op het beheerdersaccount en bevat alle informatie over de werking van het systeem met uitzondering van weborderen. Nieuwe gebruikers kunnen deze handleiding gebruiken om bekend te raken met alle functies en mogelijkheden, bestaande gebruikers kunnen deze handleiding als naslagwerk gebruiken. Opbouw handleiding Deze handleiding is opgebouwd uit hoofdstukken met subonderwerpen. De indeling van deze handleiding is gebaseerd op het hoofdmenu dat u aan de linkerzijde van het planpakket ziet staan. De handleiding leidt u door middel van een stappenplan door het programma. Wanneer u meer wilt weten over een onderwerp dan klikt u in de inhoudsopgave op het betreffende onderwerp en krijgt u meer informatie. U kunt de volgende symbolen tegenkomen: Tip Let op Achterin deze handleiding komt u een hoofdstuk met veelgestelde vragen tegen. Staat uw vraag er niet tussen? Neem dan contact op via de e-mail [email protected] of telefonisch 026702 43 91. Persoonlijke uitleg Heeft u behoefte aan persoonlijke uitleg? In overleg is dit mogelijk. Per uur uitleg betaalt u €38,- Tijdens de persoonlijke uitleg heeft u gelegenheid om vragen te stellen en kunnen wij u beknopt het systeem laten zien. Hierbij kunnen ook uw planners aanwezig zijn. Handleiding up to date Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Heeft er in het systeem een update plaats gevonden? Dan vindt u deze verandering terug in de handleiding. Daarom is het belangrijk dat u de meest recente handleiding als naslagwerk gebruikt. De meest recente versie van de handleiding vindt u op onze website www.easytrans.nl


Hoofdstuk Starten met EasyTrans


II

8

2


Starten met EasyTrans Starten met EasyTrans Software is zeer eenvoudig. Het enige dat u nodig heeft is een betrouwbare internetverbinding en een moderne webbrowser zoals; Microsoft Internet Explorer 8, Mozilla Firefox 3.5, of Google Chrome. Meer informatie over het instellen van de juiste browser leest u bij Browser instellen. Voor optimale veiligheid is het belangrijk dat uw besturingssysteem en browser van de laatste updates voorzien zijn.

2.1

Browser instellen De webapplicatie van EasyTrans Software werkt probleemloos in iedere moderne internet browser. Voor de beste prestaties en gebruiksgemak raden wij u echter aan om gebruik te maken van Microsoft Internet Explorer of Mozilla Firefox. Zorg ervoor dat u altijd de meest recente versie gebruikt, dit zorgt voor een zo veilig mogelijke omgeving. Maakt u gebruik van een beveiligde verbinding (https) dan raden wij u aan gebruik te maken van Mozilla Firefox. Dit voorkomt een terugkerende melding dat een deel van de website over een niet beveiligde verbinding wordt verstuurd. Optimale instellingen Om optimaal gebruik te maken van uw planpakket dient u de onderstaande instellingen aan te passen in uw browser. Dit zorgt ervoor dat pop-up vensters in een nieuw tabblad worden geopend: Microsoft Internet Explorer 8 of hoger Deze browser wordt standaard geleverd bij Windows. De laatste versie is gratis te downloaden op de website: http://www.microsoft.com/netherlands/windows/internetexplorer Klik rechts bovenin het scherm op Extra -> Internetopties Klik op de knop “Instellingen” onder het kopje “Tabbladen” Zet een vinkje bij “Altijd naar nieuwe tabbladen gaan als deze worden gemaakt” Onder het kopje “Het volgende doen als er een pop-up wordt gevonden” selecteert u “Popups altijd in een nieuw tabblad openen” Vervolgens klikt u op “OK” en nogmaals “OK” Klik rechts bovenin het scherm op Extra Pop-upblokkering -> Instellingen voor Popupblokkering In het veld “Adres van website waarvan pop-ups worden toegestaan” typt u www. easytrans.nl en klik op toevoegen Tot slot klikt u op “Sluiten” Mozilla Firefox 3.5 of hoger De Mozilla Firefox browser is gratis te downloaden op de website: http://www.mozilla.com Klik in de menubalk op Extra -> Opties Onder de kop “Tabbladen” zet u een vinkje bij “Als ik een koppeling open in een nieuw tabblad, er meteen naartoe gaan”


Starten met EasyTrans

9

Onder de kop ”Inhoud” klikt u naast de tekst “Pop-upvensters blokkeren” op de knop “Uitzonderingen”In het veld “Adres van website” typt u www.easytrans.nl en klik op “Toestaan” Tot slot klikt u op “Sluiten” en “OK”

2.2

In- en uitloggen Inloggen Surf naar uw EasyTrans pakket, bijvoorbeeld www.easytrans.nl/abckoerier Het onderstaande inlogvenster verschijnt:

Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op de knop "Aanmelden" U komt nu op de startpagina van uw planpakket Uw gebruikersnaam en wachtwoord ontvangt u per e-mail nadat uw (proef)abonnement gereed is Wachtwoord vergeten? Ben u uw wachtwoord vergeten? Klik dan op Wachtwoord vergeten? Het onderstaande venster verschijnt:

Vul het e-mailadres in en klik op de knop “Verzenden” U ontvangt nu een e-mailbericht met uw inloggevens Uitloggen


10


Klik in het hoofdmenu aan de linkerzijde op “Afmelden”. U bent nu uitgelogd en wordt doorgestuurd naar uw eigen website.

2.3

Startpagina Nadat u ingelogd bent komt u op de startpagina. Hier vindt u een overzicht van: Openstaande facturen Nieuws Eventuele notities die uzelf of uw collega's hebben achtergelaten Daarnaast vindt u aan de linkerzijde het hoofdmenu.


Starten met EasyTrans

2.4

11

Hoofdmenu Nadat u ingelogd bent, komt u op de startpagina van uw planpakket. Aan de linkerkant vindt u het hoofdmenu. Via het hoofdmenu kunt u snel bij alle onderwerpen komen. Het hoofdmenu bevindt zich altijd aan de linkerkant.


Hoofdstuk Planning

III


Planning

3

13

Planning Onder planning kunt u: Nieuwe orders invoeren Orders bewerken Orders afmelden Het orderoverzicht bekijken Pakbonnen aanmaken Etiketten met verzendlabels printen Route weergeven Prijzen berekenen

3.1

Orderoverzicht en bewerken Klik in het hoofdmenu op “Order overzicht”. U krijgt nu een overzicht van alle orders te zien. De kleur van de order geeft de status aan (zie afbeelding). Voor iedere order wordt een aparte regel aangemaakt. Status van de order Openstaand, nog niet toegewezen aan een vervoerder. Vette tekst = “weborder” Toegewezen aan een vervoerder


14


Uitgevoerd en afgemeld. Order moet nog gefactureerd worden. Gesloten, order is reeds gefactureerd

U kunt de kleuren in het orderoverzicht aanpassen via "Instellingen - Opmaak" Dikgedrukte tekst geeft aan dat de order via een weborder (dus door de klant) geplaatst is.

Orders inzien/wijzigen U kunt de ordergegevens wijzigen of inzien door op de knop achter de betreffende order te klikken. Het order detailscherm verschijnt nadat u op deze knop klikt. Om terug te keren naar het orderoverzicht klikt u op de knop "Opslaan en sluiten". Verwijderen kan door op de knop te klikken. Wanneer u de order verwijderd verschijnt een veiligheidsvenster waarin wordt gevraagd of u de order inderdaad wilt verwijderen. Klik op “OK” om de order te verwijderen. Wilt u de order toch niet verwijderen? Klik dan op “Annuleren”. Sorteren/Filters U kunt het orderoverzicht op diverse manieren sorteren of filteren om relevante informatie weer te geven: Sorteren op kolomhoofd Filteren op status Filteren op datum Filteren door te zoeken Het aantal regels per pagina instellen Sorteren op kolomhoofd U kunt de kolomhoofden aflopend of oplopend sorteren (u bepaalt dit door voor oplopend op het linkerpijltje te klikken en voor aflopend op het rechterpijltje). Aan het rood gekleurde pijltje kunt u zien op welke kolom gesorteerd wordt. U kunt bijvoorbeeld sorteren op ordernummer, datum/tijd, klant, of vervoerder. Een gesorteerd kolomhoofd ziet er als volgt uit:

Filteren op status


Planning

15

In het statusveld kunt u selecteren op welke status u wilt filteren. Alle orders met de geselecteerde status worden vervolgens getoond. Filteren op datum Het orderoverzicht kan ook op datum geselecteerd worden. U kunt kiezen om alle orders van “Vandaag” of “Morgen” te tonen of alle orders van een andere datum. Deze datum kunt u selecteren in de datumvelden. Filteren door te zoeken Het is ook mogelijk om in het orderoverzicht te zoeken. Dit kunt u doen door in het zoekveld, rechtsbovenin het orderoverzicht een zoekterm in te typen. Klik vervolgens op de knop Zoeken" of druk op “Enter”. U kunt zoeken op ordernummer, klant of koerier. In de onderstaande schermafbeelding is het zoekvenster oranje omkaderd.

Het aantal regels per pagina instellen Met het veld "orders per pagina" (linkboven) kunt u het aantal orders per pagina instellen.

3.2

Orders invoeren Het aanmaken van een nieuwe order kan in drie stappen gesplitst worden: 1. “Order Details” invullen 2. “Bestemmingen” invullen 3. “Prijsberekening” toepassen en eventueel aanpassen In de onderstaande schermafbeelding zijn de bovengenoemde drie stappen met oranje omkadering weergegeven.


16


Orders bewerken en verwijderen Nadat u een order ingevoerd heeft, verschijnt deze in het orderoverzicht. U kunt de order daarna nog aanpassen en inzien door op de knop achter de betreffende order te klikken. U kunt ook met de linkermuisknop op de betreffende order regel klikken. U moet deze functie bijvoorbeeld gebruiken wanneer u een order eerder ingevoerd heeft, maar deze nog niet aan een vervoerder heeft toegewezen. U kunt de order dan op een later tijdstip aan een vervoerder toewijzen. Orders met de status “gefactureerd” (wit), kunt u niet meer aanpassen. Deze orders kunt u alleen inzien via de knop U kunt een order verwijderen door achter de betreffende order op te klikken. Nadat u op deze knop heeft geklikt verschijnt de volgende melding:

Klik op “OK” om de order daadwerkelijk te verwijderen. Klik op “Annuleren” om de order niet te verwijderen.


Planning

3.2.1

17

Stap 1 - "Order details" Klik in het hoofdmenu op “Nieuwe order” Het “Nieuwe order invoeren” scherm verschijnt. U vult vervolgens de gegevens bij “Order Details” in (zie omkadering in onderstaande afbeelding). Vervolgens klikt u op de knop "Opslaan" Hierna verschijnen ook de deelvensters “Bestemmingen” en “Prijsberekening”.

Gedetailleerde informatie 1. Selecteer de datum waarop u wilt dat de vervoerder bij de eerste bestemming is. Automatisch wordt de datum van vandaag ingevuld. 2. U kunt ook de kalender gebruiken om de datum te selecteren: klik hiervoor op 3. Typ bij tijd de tijd waarop de vervoerder bij de eerste bestemming moet zijn 4. Selecteer de klant. Klanten kunt u toevoegen via "nieuwe klant" 5. Selecteer het product. Wanneer slechts één product is ingevoerd, is dit veld niet zichtbaar. 6. Klik op de knop "Opslaan" Hierna worden de velden "Vervoerder", "Voertuig" en het invoerdeel veel " Prijsberekening" en "Bestemmingen" zichtbaar. 7. Selecteer de vervoerder die de rit uitvoert 8. Selecteer het voertuigtype van de vervoerder De combinatie van producten voertuigtype is bepalend voor de prijsberekening 9. Klik op “Annuleren” om de order te annuleren, de ingevoerde gegevens worden niet opgeslagen

3.2.2

Stap 2 - "Bestemmingen" Nadat u de stappen bij “Order Details” uitgevoerd heeft en op de knop "Opslaan" heeft geklikt verschijnt het volledige scherm. Het deel “Bestemmingen” en het deel “Prijsberekening” zijn nu ook zichtbaar. Zie onderstaande schermafbeelding.


18


In de lichtblauwe bovenbalk wordt “Order bewerken” weergegeven en er is automatisch een ordernummer toegekend. In het bovenstaande voorbeeld is dit ordernummer 33. Het ordernummer ziet u terug in het orderoverzicht. U kunt vervolgens de bestemming(en) van de rit gaan invoeren. Gedetailleerde informatie 1. Bij bestemmingen vult u de ophaal- en afleveradressen in. U kunt selecteren of het betreffende adres een ophaal- of afleveradres is EasyTrans maakt gebruik van adresherkenning. Wanneer u de postcode en het huisnummer invult verschijnt automatisch het adres. Vul het adres zo volledig mogelijk in. Wanneer u alleen de plaats invult, wordt voor de kilometerberekening het centrum van deze plaats als bestemming gebruikt en niet een specifiek adres. 2. Bij het "Adresboek" vindt u adressen die reeds door u opgeslagen zijn. Met het selectiepijltje kunt u de adressen selecteren De adressen die u bij het adresboek vindt zijn klantspecifiek (per klant voegt u adressen toe) 3. Door het vinkje onder het adresboek aan te zetten kunt u een nieuw adres aan het adresboek toevoegen 4. Met deze knop verwijderd u de bestemming 5. Klik op de knop wanneer u het adres van de klant wilt gebruiken 6. Met de knoppen kunt u de volgorde van de bestemmingen wisselen 7. Vul de bestemming(en) van de order in. Klik op de knop "Nieuwe bestemming" wanneer u een extra bestemming wilt toevoegen 8. Met de knop “Opslaan & sluiten” wordt uw order opgeslagen en komt u in het scherm “Order overzicht” terecht. De zojuist ingevoerde order is aan het overzicht toegevoegd


Planning

19

Het pakbonnummer wordt automatisch ingevuld zodra u de elektronische pakbon/etiket aanmaakt via de knop “Pakbon/etiket maken”. Het pakbonnummer kunt u dan niet meer zelf bewerken.

3.2.3

Stap 3 - "Prijsberekening" Kilometers en stops berekenen Nadat u de bestemmingen ingevuld heeft, klikt u op de knop "Bereken kilometers". Automatisch worden nu het aantal kilometers en het aantal stops, bij meer dan twee adressen, berekend. Wanneer het programma de kilometers niet automatisch kan berekenen, verschijnt de melding "De kilometers kunnen niet worden berekend. Controleer de adressen of vul de afstand handmatig in." In dat geval dient u het aantal kilometers handmatig in te vullen en op de knop "Opslaan" te klikken. U kunt op de knop "Route weergeven" klikken om te bekijken waarom de kilometers niet automatisch berekend kunnen worden. Daarnaast kunt u het aantal kilometers handmatig aanpassen (stel dat uit de automatische kilometer berekening 100 kilometer komt, dan kunt u hier handmatig bijvoorbeeld 110 kilometer van maken). Klik na handmatige aanpassing van de kilometers niet meer op de knop "Kilometers berekenen" (anders wordt het aantal kilometers overschreven met de automatische berekening). Wanneer u op de knop "Opslaan" of op "Enter" drukt wordt automatisch de prijs op basis van de ingevoerde gegevens berekend. Daarnaast kunt u een aantal velden handmatig invullen en koppelen aan tarieven bijvoorbeeld het aantal colli, het volume, het gewicht en eventuele wachttijd. De tarieven die bij de prijsberekening verschijnen zijn afhankelijk van het gekozen product en het voertuig. Tarieven stelt u in bij tariefbeheer.


20


Actief/inactief U kunt door middel van "aanvinken" bepalen welke tarieven actief zijn. Op de factuur worden alleen actieve tarieven getoond (bedrag van meer dan €0,-). Onderaan vindt u het totale orderbedrag inclusief en exclusief BTW. De tarieven die u ziet staan onder de knop "Bereken kilometers" kunnen door u zelf ingesteld worden en zijn afhankelijk van het gekozen product en voertuig. U kunt tarieven instellen door in het hoofdmenu naar "Tarieven beheer" te gaan. Overige kosten In het veld overige kosten kunt u bijvoorbeeld klantspecifieke prijsafspraken m.b.t. tol invullen. Zichtbaar op de factuur Op de factuur worden alleen actieve tarieven getoond (bedrag van meer dan €0,-).

3.3

Route weergeven Wanneer u op de knop "Route weergeven" in het orderscherm klikt verschijnt automatisch Google Maps en worden de ingevoerde bestemmingen op de kaart weergegeven. Google Maps wordt in een nieuw tabblad geopend. Nadat u de route bekeken heeft, kunt


Planning

21

u het tabblad sluiten waarna u terugkeert naar het orderscherm.

3.4

Pakbon maken Klik in het “orderscherm” op de knop "Pakbon/etiket maken" om de elektronische pakbon of etiket aan te maken. Het volgende venster verschijnt:

U kunt hier selecteren of u etiketten (A6 formaat met barcode) of pakbonnen (A4 formaat) wilt aanmaken Wilt u toch geen pakbon/etiket maken? Klik dan op de knop "Terug naar de order" Klik op de knop “Uitvoeren” om de pakbon/etiket automatisch te genereren. Pakbon Onderstaande PDF document verschijnt bij de optie "Pakbon" (u moet Acrobat Reader op uw computer geïnstalleerd hebben):

Er wordt automatisch een pakbon voor de vervoerder, de klant en de ontvanger


22


aangemaakt. Vanuit Acrobat Reader kunt u de pakbonnen printen, op slaan, of versturen. Daarnaast wordt per bestemming een automatisch pakbonnummer toegekend, in dit voorbeeld is dit nummer 14. Dit nummer vindt u na het aanmaken van de pakbon terug in de order. Om terug te keren naar het orderscherm klikt u op het kruisje rechts bovenin Acrobat Reader Klik vervolgens op de knop "Terug naar de order" Etiketten Onderstaande PDF document verschijnt bij de optie "Etiketten" (u moet Acrobat Reader op uw computer geïnstalleerd hebben): Per colli wordt één etiket aangemaakt

Daarnaast wordt per order automatisch een pakbonnummer toegekend Om terug te keren naar het orderscherm klikt u op het kruisje rechts bovenin Acrobat Reader Klik vervolgens op de knop "Terug naar de order"

3.5

Orders afmelden Wanneer een order afgemeld is krijgt deze een groene kleur in het “Order overzicht”. Dit houdt in dat de betreffende order reeds uitgevoerd is. U kunt een order als volgt afmelden: Ga naar het “Order overzicht”


Planning

23

Klik met de linkermuisknop op de order die u af wilt melden Het orderscherm wordt geopend U kunt een order pas afmelden wanneer de order aan een koerier is toegewezen (logisch, want de order moet uitgevoerd zijn voordat u de order afmeld) en de prijs moet berekend zijn) Klik op de knop "Afmelden" Het onderstaande venster verschijnt:

Klikt u op “Annuleren”? Dan ontvangt de klant geen afmeld e-mail. Wanneer u op “OK” klikt ontvangt de klant de volgende e-mail:

Bovenstaande afbeelding is een voorbeeld. Uw eigen klantgegevens staan standaard onder deze e-mail.


24


Order heropenen Wanneer de afgemelde order nog niet gefactureerd is kan de order heropend worden. U kunt dan bijvoorbeeld de prijsberekening nog aanpassen. Zodra de order gefactureerd is kan deze niet meer heropend worden. Als u de order moet wijzigen maak dan bij voorkeur een creditfactuur. Wilt u toch deze order aanpassen? Dan dient de eerst verwijderd te worden. Lees hier meer over bij factuur verwijderen.


Hoofdstuk Klanten


IV

26

4


Klanten Nieuwe klanten toevoegen Klantenoverzicht bekijken Klantgegevens bewerken Gebruikers en wachtwoorden aanpassen Webordering voor klanten instellen

4.1

Klantenoverzicht en bewerken Status In het klantenoverzicht krijgt u een overzicht van alle klanten en hun gegevens. De klanten kunnen verschillende statussen hebben; dit wordt weergegeven middels de kleur (zie onderstaande afbeelding). Status van de klantgegevens Klantgegevens incompleet Klantgegevens compleet Klantgegevens compleet en toegang tot webordering Klantgegevens inzien/wijzigen U kunt de klantgegevens wijzigen of inzien door op de knop achter de betreffende klant te klikken. Het klantenscherm verschijnt nadat u op deze knop klikt. Om terug te keren naar het klantenoverzicht klikt u op de knop "Opslaan en sluiten". Verwijderen kan door op de knop te klikken. Wanneer u de klant verwijderd verschijnt een veiligheidsvenster waarin wordt gevraagd of u de klant inderdaad wilt verwijderen. Klik op “OK” om de klant te verwijderen. Wilt u de klant toch niet verwijderen? Klik dan op “Annuleren”. Weergave U kunt de weergave van het klantoverzicht wijzigen door bij “Weergave” één van de opties te selecteren. Standaard worden alle klanten weergegeven. Daarnaast kunt u ervoor kiezen om klanten die niet BTW-plichtig zijn weer te geven. Ook is het mogelijk om in het klantoverzicht


Klanten

27

te zoeken en de kolomhoofden te sorteren (bijvoorbeeld rangschikking op Bedrijfsnaam). Heeft u een abonnement voor meerdere vestigingen afgesloten? Lees hier meer over bij Weergave - vestigingen. Weergave - vestigingen Wanneer u de vestigingen (waarvoor u een abonnement heeft afgesloten) wilt bekijken moet u de weergave instellen op "Vestigingen". Let op: U kunt zelf géén vestigingen toevoegen. Indien u een vestiging wilt laten toevoegen dient u contact met ons op te nemen.

4.2

Klanten invoeren Klik in het hoofdmenu op “Nieuwe klant” Het “Nieuwe klant” scherm verschijnt Vul de gegevens in, zodra u de verplichte velden heeft ingevuld en op de knop "Opslaan" klikt, verschijnt het deelvenster “Gebruikers” Wanneer u alle gegevens invult en klikt op de knop “Opslaan en Sluiten” verschijnt de nieuwe klant in het “Klantenoverzicht”


28


Gedetailleerde informatie "Klant invoeren" 1. Vul de bedrijfsnaam van de klant in. 2. Vul het vestigingsadres van de klant in. 3. Typ bij “factuuradres” het factuuradres van de klant. Indien het vestigingadres hetzelfde als het factuuradres is klik dan op de knop "Vestigingsadres overnemen". 4. Typ bij “betalingskenmerk op de factuur” het eventuele betalingskenmerk voor de klant. 5. Vul bij “website” het adres van de eventuele website van de klant. 6. De betalingstermijn staat standaard op 14 dagen. U kunt dit voor de betreffende klant aanpassen via "Instellingen algemeen". 7. Standaard staat het vinkje voor “BTW plichtig” aan. U kunt dit indien nodig uitzetten. 8. Bij “Opmerkingen” kunt u klantspecifieke notities invullen. 9. Klik op de knop “Opslaan” om de ingevoerde gegevens op te slaan


Klanten

29

10.Klik op de knop “Annuleren” om de gegevens niet op te slaan en terug te keren naar het “Klantenoverzicht” Zodra u het factuuradres invoert en op de knop "Opslaan" klikt verschijnt het deelvenster “Gebruikers”

4.2.1

Gebruikers Door gebruikers aan een klant toe te voegen kunt u: Contactinformatie van meerdere medewerkers bij de klant verzamelen Inlogaccounts voor web-ordering aanmaken (alleen mogelijk met het Premiumpakket), zie webordering Inlogaccounts voor uw eigen bedrijf aanmaken. Lees hier meer over bij "uw vestigingen en gebruikers" De 1e gebruiker die u toevoegt ontvangt een afmeldbevestiging per e-mail wanneer de order afgemeld is. Na het invoeren van een gebruiker verschijnt een nieuwe (lege) invoer voor nog een gebruiker. Wanneer u geen gebruikers meer toe te voegen heeft kunt u deze velden leeg laten.


30


Gedetailleerde informatie "gebruikers" (rechterdeel van het scherm) 1. Vul de persoonlijke gegevens van de gebruiker (contactpersoon) in. 2. U kunt aangeven of de betreffende gebruiker toegang tot web-ordering (alleen bij Premiumpakket mogelijk) moet hebben of dat u de gebruikersgegevens alleen gebruikt als contactgegevens (in dat geval selecteert u bij rechten “Geen toegang”). Lees meer over weborderen bij "Webordering".

4.2.2

Webordering Om webordering voor klanten aan te kunnen maken is het Premiumabonnement vereist. Klik in het hoofdmenu op “Nieuwe klant” Het “Nieuwe klant” scherm verschijnt Vul de gegevens in, zodra u het “factuuradres” in heeft gevoerd verschijnt het deelvenster “Gebruikers” 1. Vermeld de gebruikersnaam: Met de gebruikersnaam kan de gebruiker inloggen bij het eventuele web-orderen. 2. Vermeld het bijbehorende wachtwoord: Het wachtwoord heeft de gebruiker nodig bij het inloggen. In het onderstaande voorbeeld logt de gebruiker bij het web-orderen in als: Gebruikersnaam: rijnstate Wachtwoord: rijnstate456 3. Selecteer bij rechten "web-ordering" 4. Klik op de knop "Opslaan en sluiten" 5. De klant heeft nu toegang tot webordering.


Klanten

Informatie voor de klant Belangrijke informatie voor de klant: Website voor het weborderen Gebruikersnaam Wachtwoord


31

Hoofdstuk Uw vestigingen en gebruikers

V


Uw vestigingen en gebruikers

5

33

Uw vestigingen en gebruikers Hoofdvestigingen en vestigingen Zet bij het "Klantoverzicht" de weergave op "Vestigingen". Bij klantnummer 0 staat uw hoofdvestiging. Bij de eventuele "negatieve klantnummers (bijvoorbeeld -2)" staan uw vestigingen. U kunt zelf geen vestigingen toevoegen, hiervoor dient u contact met ons op te nemen. U vindt bij de klantgegevens van klant 0 en en eventuele vestigingen uw eigen bedrijfsgegevens en medewerkers die toegang tot het planpakket hebben. Deze gegevens moeten er in staan, om deze reden kunt u klant 0 en vestigingen niet verwijderen. Aan de gebruikers die u invoert (uw medewerkers dus), kunt u verschillende rechten toekennen. Afhankelijk van de rechten hebben de medewerkers tot bepaalde zaken toegang. Zie voor een schermafbeelding het hoofdstuk “gebruikers - klanten”. Admin (alle rechten) Gebruiker met volledige rechten en toegang. Planning (beperkte rechten) Ziet geen gebruikersnamen en wachtwoorden bij het bekijken van de klantgegevens Kan geen nieuwe koeriers aanmaken Kan geen nieuwe facturatie aanmaken Kan niet bij de tariefinstellingen Kan niet bij statistieken Kan niet bij de opmaak instellingen Kan niet bij de login historie Bij het toevoegen van een gebruiker kunt u een inlogaccount aanmaken door een gebruikersnaam, wachtwoord en rechten te selecteren. De aangemaakte gebruikersnaam en wachtwoord heeft de betreffende gebruiker nodig om in te loggen. Voor meerdere vestigingen is het Premiumpakket vereist. Geef uw boekhouder een planning account zodat deze uw facturatie kan bekijken en gegevens kan exporteren.


Hoofdstuk Vervoerders - n.v.t. voor Small pakket

VI


Vervoerders - n.v.t. voor Small pakket

6

35

Vervoerders - n.v.t. voor Small pakket Nieuwe vervoerders toevoegen Vervoerderoverzicht bekijken Gegevens van vervoerders bewerken

6.1

Vervoerdersoverzicht In het vervoerderoverzicht krijgt u een overzicht van alle vervoerders en hun gegevens. De vervoerders die in het overzicht staan ziet u o.a. terug bij het invoeren van een order. Bij het Small pakket is vervoerdersinformatie niet beschikbaar. Vervoerders inzien/wijzigen U kunt de gegevens wijzigen of inzien door op de knop achter de betreffende vervoerder te klikken. Het vervoerderscherm verschijnt nadat u op deze knop klikt. Om terug te keren naar het vervoerderoverzicht klikt u op de knop "Opslaan en sluiten". Verwijderen kan door op de knop te klikken. Wanneer u de vervoerder verwijderd verschijnt een veiligheidsvenster waarin wordt gevraagd of u de vervoerder inderdaad wilt verwijderen. Klik op “OK” om de vervoerder te verwijderen. Wilt u de vervoerder niet verwijderen? Klik dan op “Annuleren”. Vervoerders deactiveren Wanneer een vervoerder enige tijd afwezig is, kan het handig zijn om de vervoerder te deactiveren. Dit doet u door achter de betreffende vervoerder op te klikken. De vervoerder is nu niet meer zichtbaar in bij het invoeren van een order. Het veld met het vervoerdernummer kleurt rood. Vervoerders activeren Wilt u de vervoerder weer kunnen selecteren bij het invoeren van een order? Klik op de


36


knop Het veld met het vervoerdernummer kleurt groen. U kunt de betreffende vervoerder selecteren bij het invoeren van een order. Weergave U kunt de weergave van het vervoerderoverzicht wijzigen door op de kolomhoofden (bijv. “Voornaam”) te klikken. Daarnaast kunt u het aantal vervoerders, dat per pagina wordt weergegeven, instellen. Ook is het mogelijk om in het vervoerderoverzicht te zoeken. Vul de zoekterm in en klik op de knop "Zoeken".

6.2

Vervoerders invoeren en bewerken Klik in het hoofdmenu op “Nieuwe vervoerder” Het “Nieuwe vervoerder” scherm verschijnt Vul de gegevens in en klik op de knop “Opslaan” De toegevoegde vervoerder verschijnt na het opslaan in het “Vervoerderoverzicht” . Ook kunt u de vervoerder in het vervolg selecteren bij een orders.


Vervoerders - n.v.t. voor Small pakket

Gedetailleerde informatie "Nieuwe vervoerder" 1. Voer de persoonlijke gegevens van de vervoerder in 2. Selecteer het voertuigtype waarvan de vervoerder in het bezit is 3. Vul eventuele bijzonderheden in 4. Klik op de knop “Opslaan” om de nieuwe vervoerder gegevens op te slaan 5. Klik op de knop “Annuleren” om de ingevoerde gegevens niet op te slaan 6. U kunt de vervoerder in het vervolg selecteren bij een nieuwe order


37

Hoofdstuk Factureren

VII


Factureren

7

39

Factureren Het factuuroverzicht bekijken De betalingstermijn van facturen controleren Facturen als voldaan markeren Facturen openen als PDF Facturen e-mailen vanuit PDF Nieuwe facturatie aanmaken Facturen verwijderen Facturen als voldaan markeren Betalingsherinneringen versturen

7.1

Factuuroverzicht en bewerken In het factuuroverzicht krijgt u een overzicht van aangemaakte facturen. De orders behorend bij deze facturen hebben in het orderoverzicht de status “gefactureerd”. Facturen inzien U kunt een factuur inzien door achter de betreffende factuur op te klikken. De factuur wordt geopend in de PDF lezer. Vanuit de PDF lezer kunt u de factuur afdrukken en bijvoorbeeld e-mailen. Facturen verwijderen Daarnaast kunt u de factuur verwijderen door op te klikken. Let op: Het verwijderen van facturen heeft niet de voorkeur, de nummering is dan niet meer doorlopend. Voor wijzigingen in het bedrag van de factuur kunt u deze beter crediteren met een volgende factuur. Op die manier voorkomt u ook dat uw klant dubbel betaald. Betalingstermijn U kunt per klant een betalingstermijn instellen. Standaard staat de betalingstermijn op 14 dagen. De betalingstermijn komt terug bij het factuuroverzicht; hier vindt u de kolom “Verloopdatum”. Hierin staat de datum waarvoor de factuur voldaan moet worden. Wordt deze datum overschreden? Dan wordt de betreffende factuur rood. Facturen als voldaan markeren U kunt facturen als voldaan registreren door achter de betreffende factuur op

te klikken.

Geef uw boekhouder toegang zodat deze betaalde facturen als voldaan kan markeren.


40


Weergave U kunt de weergave van het factuuroverzicht wijzigen door op de kolomhoofden (bijv. “Verloopdatum”) te klikken. Daarnaast kunt u het aantal facturen, dat per pagina wordt weergegeven, instellen. Ook is het mogelijk om in het factuuroverzicht te zoeken. Vul de zoekterm in en klik op de knop "Zoeken".

7.2

Nieuwe facturatie uitvoeren Klik in het hoofdmenu op “Nieuwe facturatie” Het “Nieuwe facturatie” scherm verschijnt Vul de gegevens in en klik op de knop “Uitvoeren” De facturatie voor de betreffende klant(en) wordt in de PDF lezer getoond. U kunt de facturatie printen en eventueel e-mailen. De proeffactuur kunt u zo vaak als u wilt aanmaken. De factuur kunt u echter maar één keer aanmaken. U kunt de facturen wel los openen door deze aan te klikken in het factuuroverzicht. Nadat u de factuur heeft aangemaakt kunt u de facturatie niet nogmaals uitvoeren. De bijbehorende orders krijgen namelijk de status “gefactureerd”. Hierdoor kan de facturatie niet nogmaals uitgevoerd worden.

Gedetailleerde informatie "Nieuwe facturatie" 1. Selecteer de datum “tot wanneer” u de facturatie wilt inzien. Automatisch wordt de datum


Factureren

41

van vandaag ingevuld. U kunt ook de kalender gebruiken om de datum te selecteren: klik hiervoor op 2. Pas eventueel de factuurdatum aan 3. Selecteer het type factuur De proeffactuur kunt u zo vaak uitvoeren als u wilt. Wanneer u echter “factuur” selecteert dan kunt u deze maar één keer uitvoeren. Na het sluiten van het bestand krijgen de bijbehorende orders de status “gefactureerd” en kan de facturatie niet nogmaals uitgevoerd worden. Sluit de factuur daarom pas als u er klaar mee bent of sla de PDF op. Wilt u de “facturatie” meerdere keren printen, dan kunt u dit vanuit Adobe Reader doen (aangeven bij het afdrukken). 4. Selecteer de klant waarvoor u de facturatie wilt uitvoeren. U kunt ervoor kiezen om voor “Alle klanten” de facturatie uit te voeren. U krijgt dan één overzicht (verzamel PDF) van alle facturen voor alle klanten. 5. Selecteer voor de proeffactuur of u “voorbedrukt papier” of “blanco papier” wilt gebruiken. 6. Selecteer voor de factuur of u “voorbedrukt papier” of “blanco papier” wilt gebruiken. 7. U kunt de voetnoot – die op de factuur zichtbaar is – aanpassen. 8. Klik op de knop “Uitvoeren” om de facturatie aan te maken. 9. Klik op de knop “Terug” om naar het hoofdmenu terug te keren zonder een facturatie uit te voeren.

7.3

Facturen crediteren Natuurlijk kan het voorkomen dat er een fout is gemaakt bij het invoeren van orders en dat deze vervolgens op de factuur terecht komen. U kunt de factuur dan verwijderen, en opnieuw aanmaken, maar het is beter om de factuur te crediteren. Dit pakt u als volgt aan: Maak een nieuwe order waarin u op exact dezelfde wijze de foutieve bestemmingen invoert. Klik vervolgens op de knop “Kilometers berekenen” Vervolgens plaatst u bij prijsberekening voor de kilometers, eventuele stops en andere tarieven een minteken (-). Druk op Enter. De factuur komt nu op hetzelfde bedrag uit, maar dan negatief.waardoor de foutieve factuur is gecorrigeerd. Eventueel vermeld u bij de opmerkingen op de factuur dat het om een creditfactuur gaat Meld de order af via de knop “Afmelden” De corrigerende order wordt nu meegenomen bij de eerstvolgende facturatie Voorbeeld U heeft met de klant afgesproken dat de rit van Appingedam naar Hulst 700 bedraagt. Bij het invoeren van de order vergeet u de gemaakte afspraak en klikt op automatische prijsberekening. De order komt nu uit op 751 kilometers. Vervolgens factureert u de betreffende order en krijgt een telefoontje van de klant dat de factuur niet klopt.


42


Corrigeren U gaat vervolgens exact dezelfde order opnieuw invoeren, maar plaatst dan een minteken (-) bij de prijsberekening voor 51 kilometer (751km – 700km = 51km). De corrigerende order wordt nu meegenomen bij de eerstvolgende facturatie.

7.4

Facturen verwijderen Het heeft de voorkeur om foutieve facturen te crediteren. Mocht u toch de factuur willen verwijderen dan is de procedure als volgt: Wanneer u de order verwijdert krijgen alle orders op die factuur opnieuw de status


Factureren

43

“afgemeld”. De orders staan dan opnieuw klaar voor facturatie. U kunt aan uw klant doorgeven dat de factuur met het verwijderde factuurnummer verscheurd kan worden U kunt nu de order(s) die gewijzigd moeten worden heropenen en corrigeren Na de correctie meldt u de aangepaste order(s) opnieuw af Vervolgens voert u een nieuwe facturatie uit Wanneer u alleen de orders van de oude factuur op de nieuwe factuur wilt hebben dan kiest u bij de “factureren t/m datum” de datum van de oude factuur. Als u dit niet doet, komen de oude en nieuwe orders samen op één factuur U heeft nu een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer. Het oude factuurnummer kan niet opnieuw gebruikt worden omdat dit inconsequenties oplevert en niet is toegestaan door de belastingdienst


Hoofdstuk Repeterende orders

VIII


Repeterende orders

8

45

Repeterende orders Nieuwe repeterende orders invoeren Repeterende orders bewerken Repeterende orders afmelden Het repeterende orderoverzicht bekijken Pakbonnen aanmaken Route weergeven Prijzen berekenen

8.1

Repeterende orders invoeren Repeterende orders zijn orders die wekelijks terugkomen. U kunt deze orders invoeren als repeterende orders zodat deze automatisch iedere week in uw orderoverzicht verschijnen. U kunt een repeterende order als volgt aanmaken: Klik in het hoofdmenu op “Nieuwe repeterende order” Het “Nieuwe repeterende order” scherm verschijnt Vul bij "Tijd" het tijdstip waarop de vervoerder bij de 1e bestemming moet zijn Vul de gegevens in en klik op de knop “Opslaan” De toegevoegde order verschijnt iedere keer automatisch - 1 week voor de uitvoerdatum in het “Orderoverzicht” Het repeterende orderscherm werkt hetzelfde als het invoerscherm voor "gewone" orders. Voor meer informatie kunt u kijken bij "Orders invoeren"


46

8.2


Repeterende orderoverzicht en bewerken In het repeterende orderoverzicht krijgt u een overzicht van alle repeterende orders. Deze repeterende orders komen iedere keer – één week voor de uitvoerdatum - automatisch in het orderoverzicht terecht. Status De repeterende order kan de status “Actief” of “Niet actief” hebben. Actief houdt in dat de order automatisch in het orderoverzicht verschijnt. Is de order “Niet actief”? In dat geval komt de order niet in het orderoverzicht. U kunt de status van de repeterende order wijzigen door op de order te klikken. De orders in het repeterende orderoverzicht zijn niet gekleurd. Repeterende orders inzien/wijzigen U kunt de repeterende orders wijzigen of inzien door op de knop achter de betreffende order te klikken. Het repeterende orderdetailscherm verschijnt nadat u op deze knop klikt. Om terug te keren naar het orderoverzicht klikt u op de knop "Opslaan en sluiten". Verwijderen kan door op de knop te klikken. Wanneer u de repeterende order verwijderd verschijnt een veiligheidsvenster waarin wordt gevraagd of u de repeterende order inderdaad wilt verwijderen. Klik op “OK” om de order te verwijderen. Wilt u de order toch niet verwijderen? Klik dan op “Annuleren”. Weergave U kunt de weergave van het repeterende orderoverzicht wijzigen door op de kolomhoofden (bijv. “Klant”) te klikken. Daarnaast kunt u het aantal orders, dat per pagina wordt weergegeven, instellen. Ook is het mogelijk om in het repeterende orderoverzicht te zoeken. Vul de zoekterm in en klik op de knop "Zoeken"


Hoofdstuk Adresboek


IX

48

9


Adresboek In het adresboek kunt u: Adressen eenvoudig toevoegen aan het adresboek Adressen bewerken Het adresboekoverzicht bekijken

9.1

Adresboek overzicht In het adresboek overzicht krijgt u een overzicht van alle klanten en reeds ingevoerde adressen. Deze adressen kunt u selecteren wanneer u een nieuwe order voor de desbetreffende klant invoert. Met het adresboek heeft u snel toegang tot uw veelgebruikte bestemmingen wat tijd en fouten bespaard. Bij het Premium abonnement heeft iedere klant toegang tot zijn eigen adresboek. Zo kan uw klant zelf zijn bestemmingen beheren. Adresgegevens inzien/wijzigen U kunt de adresgegevens wijzigen of inzien door op de knop achter het betreffende adres te klikken. Het adresscherm verschijnt nadat u op deze knop klikt. Om terug te keren naar het adresoverzicht klikt u op de knop "Opslaan en sluiten". Verwijderen kan door op de knop te klikken. Wanneer u een adres verwijderd verschijnt een veiligheidsvenster waarin wordt gevraagd of u het adres inderdaad wilt verwijderen. Klik op “OK” om het adres te verwijderen. Wilt u het adres toch niet verwijderen? Klik dan op “Annuleren”. Weergave


Adresboek

49

U kunt de weergave van het adresoverzicht wijzigen door op de kolomhoofden (bijv. “Klant”) te klikken. Daarnaast kunt u het aantal adressen, dat per pagina wordt weergegeven, instellen. Standaard staat deze op 50. Ook is het mogelijk om in het adresboek overzicht te zoeken. Vul de zoekterm in en klik op de knop "Zoeken"

9.2

Adressen invoeren en bewerken Klik in het hoofdmenu op “Nieuw adres” Het “Nieuw adres invoeren” scherm verschijnt Vul de gegevens in en klik op de knop “Opslaan” Het adres is nu toegevoegd aan het adresboek. U kunt het adres in het vervolg selecteren bij nieuwe orders voor de desbetreffende klant.


Hoofdstuk Tarieven beheer

X


Tarieven beheer

10

51

Tarieven beheer Onder tarieven beheer kunt u: Producten instellen Het productoverzicht bekijken Voertuigen instellen Voertuigoverzicht bekijken Tarieven koppelen aan producten en voertuigen Tariefoverzicht bekijken Aangepaste tarieven per klant invoeren

10.1

Starten met tariefbeheer Tarieven kunt u zelf instellen en bewerken. De tarieven ziet u terug bij de prijsberekening (bij het invoeren van een order) en bij de facturatie. Hieronder ziet u een overzicht van de tariefstructuur. De tariefstructuur start met een product waaraan voertuigen gekoppeld zijn. In het onderstaande voorbeeld is het product "Vandaag bezorgd" waaraan diverse voertuigen gekoppeld kunnen worden. Vervolgens stelt u per voertuig de tarieven in. Daarnaast kunt u gebruik maken van de optie "Alle voertuigen" voor tarieven die op alle voertuigen van toepassing zijn zoals bijvoorbeeld brandstoftoeslag.


52


Producten invoeren Wanneer u voor het eerst tarieven gaat instellen kunt u het beste starten met het invoeren van producten. Voorbeelden van producten zijn: "Spoed" - op basis van kilometers "Vandaag bezorgd" - op basis van gewicht/volume "Morgen bezorgd voor 12.00 uur" - op basis van gewicht/volume "Morgen bezorgd voor 14.00 uur" - op basis van gewicht/volume "Morgen bezorgd voor 17.00 uur" - op basis van gewicht/volume Wanneer u de prijs berekend op basis van tijd vult u dit in als tarief voor laad/los tijd. Dit zijn slechts enkele voorbeelden, de producten die u hanteert zijn natuurlijk afhankelijk van uw bedrijfsvoering. Ga naar producten invoeren en bewerken voor een uitgebreide uitleg. Voertuigen invoeren Vervolgens gaat u voertuigen instellen. Dit doet u omdat de prijs per voertuig kan varieren; zo zal vervoer per bus normaliter duurder zijn dan vervoer per personenauto. Ga naar voertuigen invoeren en bewerken voor een uitgebreide uitleg Tarieven instellen Nadat u de producten en voertuigen ingesteld heeft kunt u beginnen met het instellen van de tarieven. De tarieven stelt u per product én voertuig in. Daarnaast moet u een keuze maken voor de "tariefsoort", bijvoorbeeld percentage, stops (aantal) enz. Ga naar Tarieven invoeren en bewerken voor een uitgebreide uitleg.


Tarieven beheer

10.1.1

53

Stap 1 - Producten invoeren/bewerken Nieuw product invoeren Klik in het hoofdmenu onder "Tarief beheer" op "Product" Het “Productoverzicht" verschijnt Klik op "Nieuw product toevoegen" (zie oranje kader in onderstaande afbeelding)

Het onderstaande scherm verschijnt Vul de Productnaam in (in het onderstaande voorbeeld "Morgen bezorgd voor 12.00 uur) Selecteer het BTW tarief Voor taxidiensten kunt u het lage BTW tarief hanteren. Alle tarieven die onder een product met lage BTW vallen worden met het gekozen BTW percentage doorbelast. Klik op de knop "Opslaan en sluiten" Het product is nu aangemaakt

Producten bewerken en verwijderen Nadat u een product ingevoerd heeft, verschijnt deze in het productoverzicht. Klik in het productoverzicht op om het betreffende product te bewerken. Klik op om het product te verwijderen

10.1.2

Stap 2 - Voertuigen invoeren/bewerken Nieuw product invoeren Klik in het hoofdmenu onder "Tarief beheer" op "Voertuigen" Het “Voertuig overzicht" verschijnt Klik op "Nieuw voertuig toevoegen" (zie oranje kader in onderstaande afbeelding)


54


Het onderstaande scherm verschijnt Vul bij "Voertuignaam" de naam van het voertuig in Klik vervolgens op de knop "Opslaan" Het voertuig is nu toegevoegd aan het "Voertuig overzicht"

Voertuigen bewerken en verwijderen Nadat u een voertuig ingevoerd heeft, verschijnt deze in het "Voertuig overzicht" Klik in het voertuigoverzicht op om het betreffende voertuig te bewerken. Klik op om het voertuig te verwijderen

10.1.3

Stap 3 - Tarieven invoeren/bewerken De tarieven ziet u terug bij de prijsberekening (order invoerscherm) en op de uiteindelijke facturatie. Nieuw tarief invoeren Klik in het hoofdmenu onder "Tarief beheer" op "Tarieven" Het “tarieven overzicht" verschijnt Klik op "Nieuw tarief toevoegen" (zie oranje kader in onderstaande afbeelding)

Het onderstaande scherm verschijnt:


Tarieven beheer

55

Vul de omschrijving van het tarief in. Bijvoorbeeld: Kilometers/Weekendtoeslag/Per kilo Selecteer de tariefsoort bijvoorbeeld kilometers/vast bedrag/percentage. De tariefsoort die u selecteert is uiteraard afhankelijk van de omschrijving van het tarief. Zo is het logisch dat wanneer u kiest voor de omschrijving "Kilo" u de tariefsoort "Gewicht" selecteert. Kijk voor voorbeelden naar de bovenstaande schermprint ("Tarieven overzicht"). Wanneer u de prijs berekend op basis van tijd vult u dit in als tarief voor laad/los tijd. Selecteer het voertuig waaraan u het tarief wilt koppelen. Is het tarief op alle voertuigen van toepassing? Dit is bijvoorbeeld het geval bij brandstoftoeslag, selecteer dan "Alle voertuigen" Vervolgens kunt u aanvinken of u het tarief standaard "actief" wilt. Wanneer u voor "standaard actief" kiest wordt het tarief standaard in de prijsberekening meegenomen. Om dit te verduidelijken een voorbeeld: een kilometertarief zet u standaard op actief, een tarief voor avondtoeslag of weekendtoeslag zet u op non-actief (door het hokje uit te vinken). U kunt dan - wanneer sprake is van avondtoeslag - het tarief avondtoeslag aanvinken, maar dit tarief wordt niet standaard meegenomen in de prijsberekening. Selecteer of het gekozen tarief een percentage of bedrag is. Vul tenslotte de prijs of het percentage in. Klik op de knop "Opslaan" Het tarief is nu toegevoegd aan het tarieven overzicht

10.2

Producten overzicht Klik in het hoofdmenu op “Producten”. U krijgt nu een overzicht van alle producten te zien (zie onderstaande afbeelding). Indien er nog geen producten ingesteld zijn is het overzicht leeg. U kunt het overzicht sorteren, zoeken en producten bewerken/verwijderen en nieuwe producten toevoegen.


56

10.3


Voertuigen overzicht Klik in het hoofdmenu op “Voertuigen”. U krijgt nu een overzicht van alle voertuigen te zien (zie onderstaande afbeelding). Indien er nog geen voertuigen ingesteld zijn is het overzicht leeg. U kunt het overzicht sorteren, zoeken en voertuigen bewerken/verwijderen en nieuwe voertuigen toevoegen.

10.4

Tarieven overzicht Klik in het hoofdmenu op “Tarieven”. U krijgt nu een overzicht van alle tarieven te zien (zie onderstaande afbeelding). Indien er nog geen tarieven ingesteld zijn is het overzicht leeg. U kunt het overzicht sorteren, zoeken en tarieven bewerken/verwijderen en nieuwe tarieven toevoegen.


Hoofdstuk Algemeen


XI

58

11


Algemeen Statistieken bekijken Gegevens vanuit EasyTrans Software exporteren Login historie bekijken Wachtwoord veranderen

11.1

Statistieken Klik in het hoofdmenu op statistieken om - binnen een periode - inzicht te krijgen in: Totaal aantal orders Totale omzet van de orders Totaal aantal klanten Aantal facturen Gemiddelde factuurbedrag De periode kunt u selecteren bij de velden "vanaf datum" en "t/m" datum.

11.2

Exporteren Met de functie exporteren kunt u gegevens vanuit uw planpakket naar bijvoorbeeld een Excel bestand exporteren. Dit biedt tal van mogelijkheden. Het Excel bestand kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor het verzenden van een mailing naar uw klanten. Andere opties: De factuurgegevens importeren in uw boekhoudprogramma Uw klantenbestand exporteren


Algemeen

59

Zoekt u een aangepaste export functie? Neem dan contact op.

11.3

Login historie Via de login historie kunt u zien wanneer welke klant heeft ingelogd. Daarnaast kunt u zien wanneer uw planningmedewerkers hebben ingelogd en bekijken of er mislukte inlogpogingen zijn (bij bijvoorbeeld het invullen van een foutief wachtwoord). Door op het IP-adres te klikken kunt u de globale locatie van de gebruiker zien.

11.4

Verander wachtwoord U kunt uw wachtwoord eenvoudig wijzigen door in het hoofdmenu op "Verander wachtwoord' te klikken. Het onderstaande scherm verschijnt. Zodra u uw oude wachtwoord en een nieuw wachtwoord heeft ingevoerd en vervolgens op de knop "Wijzigen" klikt, is uw wachtwoord aangepast.


Hoofdstuk Instellingen

XII


Instellingen

12

61

Instellingen Uw algemene gegevens bekijken Uw algemene gegevens aanpassen Instellingen voor de kilometerberekening bekijken en aanpassen Kleuren instellen Land instellingen bekijken Land instellingen aanpassen

12.1

Algemene instellingen Bij de algemene instellingen vindt u uw bedrijfsgegevens en de betalingsinstellingen. Daarnaast kunt u bij de algemene instellingen een keuze voor de startlocatie maken (uw eigen bedrijf of de klant) voor de kilometerberekening en kunt u aangeven of u een melding bij incomplete klantgegevens wilt of niet. Klik na het aanpassen van gegevens op de knop "Opslaan en sluiten" om de wijzigingen te behouden. Wanneer u uw bedrijfsgegevens aanpast worden deze ook bij uw vestiging aangepast zie "Uw vestingen en gebruikers".


62

12.2


Opmaak instellingen Klik in het hoofdmenu onder Instellingen op "Kleuren" om de kleuren in het orderoverzicht aan te passen. U kunt het aanpassen van kleuren als volgt aanpakken: Kopieer en plak (via bijvoorbeeld Ctrl-c Ctrl-v) de gewenste kleur inclusief het hekje (#) in het veld waarvan u de kleur wilt wijzigen Klik op de knop "Opslaan en sluiten" om de wijzigingen te behouden De kleuren zijn nu aangepast


Instellingen

12.3

63

Landen instellingen Bij de landen instellingen kunt u selecteren welke landen bij het invoeren van adressen/ bestemmingen getoond moeten worden. Daarnaast kunt u een standaard land selecteren. Dit land wordt standaard geselecteerd bij het invoeren van een bestemming. Klik in het hoofdmenu onder Instellingen op "Landen" U krijgt nu het landen overzicht te zien Landen activeren U kunt landen activeren door achter het betreffende land op te klikken Het veld met het landnummer wordt groen en het land kan geselecteerd worden bij het invoeren van een bestemming

Landen deactiveren U kunt landen deactiveren door achter het betreffende land op te klikken Het veld met het landnummer wordt rood Het land kan niet meer geselecteerd worden bij het invoeren van een bestemming Standaardland selecteren Het standaardland wordt automatisch ingevuld bij het invoeren van een bestemming U kunt het standaardland selecteren door achter het betreffende land op te klikken Achter het betreffende land wordt als volgt aangegeven dat het land als standaardland


64


ingesteld staat U kunt maar één land als standaardland instellen


Hoofdstuk Veelgestelde vragen


XIII

66


13

Veelgestelde vragen

13.1

Hoe maak ik een weborder account voor klanten aan? Om webordering voor klanten aan te kunnen maken is het Premiumabonnement vereist. Klik in het hoofdmenu op “Nieuwe klant” Het “Nieuwe klant” scherm verschijnt Vul de gegevens in, zodra u het “factuuradres” in heeft gevoerd verschijnt het deelvenster “Gebruikers” 1. Vermeld de gebruikersnaam: Met de gebruikersnaam kan de gebruiker inloggen bij het eventuele web-orderen. 2. Vermeld het bijbehorende wachtwoord: Het wachtwoord heeft de gebruiker nodig bij het inloggen. In het onderstaande voorbeeld logt de gebruiker bij het web-orderen in als: Gebruikersnaam: rijnstate Wachtwoord: rijnstate456 3. Selecteer bij rechten "web-ordering"


Veelgestelde vragen

13.2

Hoe maak ik extra beheerders- en planning accounts aan? U kunt gebruikers en inlogaccounts als volgt aanmaken: Ga in het hoofdmenu naar "Klant overzicht" Selecteer bij "Weergave" alle vestigingen Selecteer uw bedrijf/vestiging U komt in het onderstaande scherm:


67

68


Voeg de gegevens van de nieuwe gebruiker toe bij "Gebruikers' (zie oranje omkadering) Vermeld de gebruikersnaam: Met de gebruikersnaam kan de gebruiker inloggen Vermeld het bijbehorende wachtwoord: Het wachtwoord heeft de gebruiker nodig bij het inloggen

13.3

Ik heb een foutieve factuur aangemaakt, hoe los ik dit op? Natuurlijk kan het voorkomen dat u een fout maakt bij het invoeren van orders en dat deze vervolgens op de factuur terecht komen. U kunt de factuur verwijderen, maar het is beter om de factuur te crediteren. Dit pakt u als volgt aan: Maak een nieuwe order waarin u op exact dezelfde wijze de foutieve bestemmingen invoert. Klik vervolgens op de knop “Kilometers berekenen” Vervolgens plaatst u bij prijsberekening voor de kilometers, eventuele stops en andere tarieven een minteken (-). Druk op Enter. De factuur komt nu op hetzelfde bedrag uit, maar dan negatief.waardoor de foutieve factuur is gecorrigeerd. Eventueel vermeld u bij de opmerkingen op de factuur dat het om een creditfactuur gaat Meld de order af via de knop “Afmelden” De corrigerende order wordt nu meegenomen bij de eerstvolgende facturatie Voorbeeld U heeft met de klant afgesproken dat de rit van Appingedam naar Hulst 700 bedraagt. Bij het


Veelgestelde vragen

69

invoeren van de order vergeet u de gemaakte afspraak en klikt op automatische prijsberekening. De order komt nu uit op 751 kilometers. Vervolgens factureert u de betreffende order en krijgt een telefoontje van de klant dat de factuur niet klopt.

Corrigeren U gaat vervolgens exact dezelfde order opnieuw invoeren, maar plaatst dan een minteken (-) bij de prijsberekening voor 51 kilometer (751km – 700km = 51km). De gecorrigeerde order wordt nu meegenomen bij de eerstvolgende facturatie.


70

13.4


Ik heb een prijsafspraak met bepaalde klanten, hoe voer ik dit in? Ga in het hoofdmenu naar "Tarieven" Het "Tarieven overzicht" verschijnt Klik op het betreffende tarief waarvan u een aangepaste prijs voor een klant wilt invoeren Het volgende scherm verschijnt:

Selecteer de klant waar de aangepaste prijs voor geldt bij het veld "Klant" Klik op de knop "Opslaan" Vul de aangepaste prijs in, zie onderstaande voorbeeld:

Klik op de knop "Opslaan & Sluiten" De aangepaste prijs voor de betreffende klant is nu doorgevoerd Wilt u voor meerdere klanten een aangepaste prijs invoeren? Klik dan na het invullen van de prijs op de knop "Opslaan". Automatisch verschijnt een leeg invoerveld voor nog een aangepaste prijs (voor een andere klant uiteraard).


Hoofdstuk Contact


XIV

72

14


Contact Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen of opmerkingen dan kunt u contact opnemen met EasyTrans Software. Bij voorkeur verloopt het contact per e-mail.

Contactgegevens Algemene informatie EasyTrans software Aagtekerkesingel 38 6845 AL Arnhem Contact informatie Internet: www.easytrans.nl E-mail: [email protected] Telefoon: Fax:

026 - 702 43 91 084 – 836 68 37

Bankgegevens ING Bank nr: Ten name van: Te:

4511811 EasyTrans Software Arnhem

IBAN-code: BIC-code:

NL63INGB0004511811 INGBNL2A

Overige informatie KvK nr: 30263870 BTW nr: NL.139.43.1056.B.01


EasyTrans Software. Handleiding voor beheerdersaccount. Zet uw planning op de rit. Adres: EasyTrans software Aagtekerkesingel AL Arnhem

Recommend Documents