Easylon Loon & Salaris Administratie (ELSA) en de Werk Kosten Regeling (WKR)
1. Inleiding De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en is vanaf 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever. De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Bij de werkkostenregeling gaat het om loon. Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon hoort. In het kort: loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Het kan gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Het maakt niet uit of de werknemer voor het loon heeft gewerkt. Binnen de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de vrije ruimte ) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen dan wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon. Vergoedingen en verstrekkingen die u niet wilt aanwijzen als eindheffingsloon, merkt u aan als loon van de werknemer en belast u normaal. U hoeft niet meer te toetsen of uw werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt; wel moeten vergoedingen en verstrekkingen, die u aanwijst als eindheffingsloon, voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Hou in de gaten of u de vrije ruimte overschrijdt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U kunt de eindheffing eens per jaar aangeven en betalen. Dat doet u uiterlijk in uw aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar. U mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak. Bron: de belastingdienst N.a.v. dit artikel is door werkgevers aan Easylon Loon & Salaris de volgende vraag gesteld: “Als ik genoeg vrije ruimte over heb, mag ik dan b.v. een bonus onbelast i.p.v. belast uitkeren?” Anders gezegd: “Mag ik een bonus onderbrengen onder de vrije ruimte?” Het antwoord op de vraag is: “Ja en nee, want er zijn voorwaarden gesteld door de belastingdienst. U mag een bonus voor maximaal 2400,00 euro onder de vrije ruimte brengen, als u in het verleden (voor 1 januari 2015) voor de bonus de eindheffing toepaste. De praktijk leert dat bonussen (bijna) nooit als eindheffingsloon belast werden, het werd immers alleen maar duurder voor de werkgever. De verwachting is dat veel jurisprudentie zal ontstaan over het onderbrengen van kosten onder de vrije ruimte en wij raden u daarom aan de berichtgeving over dit onderwerp nauwlettend te volgen. Wij adviseren u alleen de huidige onbelaste vergoedingen en verstrekkingen te toetsen. En deze dan wel of niet bij de vrije ruimte onder te brengen.
Easylon Loon & Salaris B.V.®
Pagina 1 van 7
2. Gerichte vrijstellingen Binnen de werkkostenregeling bestaan voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen 'gerichte vrijstellingen'. Deze vrijstellingen bestaan al onder de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen. Voor deze gerichte vrijstellingen gelden grotendeels dezelfde voorwaarden als binnen de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen. U mag voor gerichte vrijstellingen ook nog steeds een vaste vergoeding geven. Maar dan moet u wel altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten. Deze voorwaarde geldt alleen bij nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat u de werkkostenregeling ging toepassen, hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop u de vergoeding hebt gebaseerd, gelijk zijn gebleven. Om een gerichte vrijstelling te gebruiken moet u de vergoeding of verstrekking aanwijzen als eindheffingsloon. Binnen bepaalde normen is de vergoeding of verstrekking dan onbelast. Hierdoor gaan gerichte vrijstellingen niet ten koste van uw vrije ruimte. Vergoedt of verstrekt u meer dan de normen, dan is er sprake van een bovenmatig deel van gerichte vrijstellingen. Voor dit bovenmatige deel mag u kiezen: aanwijzen als eindheffingsloon of als loon van de werknemer belasten, of een combinatie van beide. U geeft dan dus eigenlijk 2 vergoedingen: •
een onbelaste vergoeding tot het normbedrag van de gerichte vrijstelling
•
een vergoeding die u tot het loon van de werknemer rekent of aanwijst als eindheffingsloon al dan niet binnen uw vrije ruimte
Als u niets tot het loon van de werknemer rekent, gaat de belastingdienst ervan uit dat er sprake is van eindheffingsloon. De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen: 2.1 Vervoer en reiskosten, waaronder voor woon-werkverkeer: Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer Kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer Losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer 2.2 Kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden 2.3 Cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk 2.4 Studie- en opleidingskosten 2.5 Maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke
Easylon Loon & Salaris B.V.®
Pagina 2 van 7
2.6 Verhuiskosten, als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking 2.7 Zakelijke reizen met de fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke: maximaal € 0,19 per kilometer 2.8 Extraterritoriale kosten (30%-regeling) 2.9 Vanaf 1 januari 2015: gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan € 500 per werknemer per kalenderjaar.
Intermediaire kosten Als geen sprake is van loon, zijn de regels van de werkkostenregeling niet van toepassing. Dat is bijvoorbeeld het geval bij intermediaire kosten. De werknemer verricht een betaling voor zijn werkgever en krijgt het voorgeschoten bedrag terug. Die terugbetaling is geen loon.
De bron van lid 1 en 2 is de belastingdienst. Easylon stelt dan ook uitdrukkelijk, dat aan deze uitleg geen rechten ontleend kunnen worden. Bij twijfel dient u zich te richten tot de belastingdienst. Tel: 0800-0543
Easylon Loon & Salaris B.V.®
Pagina 3 van 7
3. De vrije ruimte Vanaf 2015 is er nog maar één methode om de vrije ruimte te bepalen. De vrije ruimte bedraagt 1,2 % over het fiscale loon van dat jaar.
ELSA bepaalt voor u de vrije ruimte voor het nieuwe boekjaar als u de werkgever(s) overneemt in dat boekjaar. Dit zal plaatsvinden bij de installatie van de eerste versie van het loonprogramma 2015. Als u een nieuwe werkgever aanmaakt, moet u het fiscale jaarloon inschatten en zelf ingeven. Blijkt het loon voor de berekening van de vrije ruimte in de loop van het boekjaar te hoog of te laag, pas dan dit jaarloon aan. In theorie heeft u de mogelijkheid om in het nieuwe boekjaar de werkkosten van het oude boekjaar te corrigeren. U kunt dan een correctie op de werkkosten van het vorige jaar ingeven. Ons advies is het fiscale loon in het boekjaar enkele malen (bijvoorbeeld éénmaal per kwartaal) te toetsen en aan te passen, omdat hoe groter het bedrag van de correctie in het eerste loontijdvak van het volgende boekjaar, des te groter de kans is dat u 8o procent eindheffing moet betalen.
Easylon Loon & Salaris B.V.®
Pagina 4 van 7
4. Kostenvergoedingen geboekt in de financiële administratie
In de financiële administratie moet u de kostenvergoedingen en verstrekkingen gaan onderscheiden in twee of drie categorieën. Twee als u de gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten op een en hetzelfde grootboeknummer boekt. Drie als u deze kosten apart boekt. In ieder geval moet u weten welke kosten onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen, omdat deze kosten moeten worden meegenomen in de loonheffingen aangifte. De kosten, die ondergebracht moeten worden onder de vrije ruimte, geeft u op bij de tab: Werkgever/Wijzigen werkgever/Diversen/Extra bedrag Werkkosten. De opgave van de kosten mag u éénmaal per jaar doen, maar het is beter dit meerdere malen per jaar te doen.
Easylon Loon & Salaris B.V.®
Pagina 5 van 7
5. Kostenvergoedingen geboekt in de salarisadministratie
In de salarisadministratie moet u de kostenvergoedingen en verstrekkingen gaan onderscheiden in twee of drie categorieën. Twee als u de gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten op een en hetzelfde grootboeknummer boekt. Drie als u deze kosten apart boekt. In ieder geval moet u weten welke kosten onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen, omdat deze kosten moeten worden meegenomen in de loonheffingen aangifte. De kosten, die ondergebracht moeten worden onder de vrije ruimte, kunt u in ELSA benoemen door het veld “Onderdeel van Werkkostenregeling” bij de tab Werkgever/Wijzigen werkgever/Onbelaste Vergoedingen aan te vinken. De op dit component geboekte kosten zullen dan meegenomen worden in de vrije ruimte.
In theorie heel makkelijk, maar in de praktijk ligt dat even anders. Denkt u maar eens aan declaraties van werknemers waarin zowel gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten als kosten vallende onder de werkkostenregeling, opgenomen zijn. Het wordt dan lastig de kosten, die onder dezelfde kostennaam gedeclareerd zijn, juist te beoordelen.
Easylon Loon & Salaris B.V.®
Pagina 6 van 7
6. Overzicht Werkkosten Bij overschrijding van de vrije ruimte zal in de aangifte loonheffingen onder het kopje Eindheffingen bij Overschrijding Werkkosten een bedrag opgenomen worden. Dit bedrag is 80 procent van de overschrijding. Het bedrag van de overschrijding kan beoordeeld en afgedrukt worden bij de tab Overzichten/Overzicht Werkkosten.
Easylon Loon & Salaris B.V.®
Pagina 7 van 7
