Projektový manažer 250+ „Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
E | Finance a finanční nástroje
E3
Plánování osobních výdajů projektu Anotace tématu: V rámci tématu jsou popsány jednotlivé role v projektovém týmu na příkladu projektu financovaného z OP VK. Odhad časové náročnosti: 2 vyučovací hodiny Klíčová slova: manažersko-administrativní tým, manažer projektu, finanční manažer, administrativní pracovník/asistent manažera, odměňování členů projektového týmu
Autor: Ing. Jiří Krátký
Literatura a odkazy k tématu http://portal.mpsv.cz/sz/stat/vydelky
E3 | Plánování osobních výdajů projektu Plánování osobních výdajů projektů souvisí úzce i s organizačním uspořádáním projektového týmu. Kromě odborných aktivit – práce s cílovou skupinou, je třeba naplánovat i dostatek kapacit pro manažerské a administrativní pozice. Složení projektového týmu musí odpovídat aktivitám realizovaným v rámci projektu. V rámci projektového týmu rozeznáváme dva typy pozic: • odborné pozice, které mohou tvořit odborný tým projektu. • manažerské a administrativní pozice, které mohou tvořit manažerský tým projektu.
Odborný tým Struktura „odborného týmu“ zcela závisí na zaměření projektu a rozsahu aktivit. Manažersko-administrativní tým mívá obdobnou strukturu u většiny projektů, dle složitosti projektu a výše rozpočtu může mít různý rozsah. V příručce pro žadatele OP VK jsou uvedeny příklady pracovní náplně manažerských a administrativních pozic v rámci projektového týmu.
Manažersko-administrativní tým V manažersko-administrativním týmu, jak už název napovídá, jsou důležité dva typy rolí – manažerské a administrativní. I u menších projektů bychom měli mít obsazeny role manažera projektu a administrativního pracovníka, u větších projektů tvoří součást týmu také finanční manažer či ekonom projektu. Manažer projektu Klíčovou rolí v celém projektovém týmu je manažer projektu, někdy bývá označen také jako hlavní manažer projektu. Manažer projektu stojí obvykle na vrcholu organizačního schématu projektu, má hlavní zodpovědnost za realizaci projektu v souladu s podmínkami dotačního programu, za dosažení cíle a dodržení harmonogramu. Manažer projektu musí disponovat manažerskými dovednostmi, musí mít detailní znalosti podmínek dotačního titulu, v případě OP VK zejména Příručky pro žadatele a Příručky pro příjemce. Naopak není vůbec nutnou podmínkou, aby byl manažer projektu odborníkem v oboru, který řeší projekt. I v projektech OP VK ve školství je možné setkat se s externími manažery či manažerkami projektů, mohou to být např. specialisté na řízení projektů financovaných z fondů EU, maminky žáků na rodičovské dovolené, atp. V takovém případě je vhodné mít v projektovém týmu odborného koordinátora, který je hlavním odborným garantem realizace projektu, případně odborné koordinátory či manažery jednotlivých klíčových aktivit (např. koordinátor vzdělávání, koordinátor tvorby metodických materiálů, atp.)
„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
– 19 –
E3 | Plánování osobních výdajů projektu Možný popis pracovní pozice manažera projektu: • • • • • • • • • • • •
je zodpovědný za dosažení cílů projektu a monitorovacích indikátorů, je zodpovědný za řádný chod projektu v souladu s harmonogramem, je zodpovědný za správnost výběrových řízení, je zodpovědný za správnost změn v projektu, rozhoduje o nepodstatných změnách projektu, je zodpovědný za hodnocení průběhu realizace projektu a průběžnou analýzu, je zodpovědný za řízení rizik projektu, je zodpovědný za správnost monitorovacích zpráv, je zodpovědný za realizaci publicity projektu, je zodpovědný za řádné vedení dokumentace projektu, je zodpovědný za nastavení vnitřních pravidel řízení projektu, je hlavní komunikační osobou za projekt pro poskytovatele podpory, vede projektový tým.
Jak plyne z popisu pracovní pozice, časově nejnáročnějším obdobím pro manažera projektu je zahájení realizace, kdy musí sestavit projektový tým, nastavit všechna komunikační pravidla, připravit vzory dokumentů, atp. Manažer projektu bývá přímo podřízen řediteli školy. Rozsah úvazku projektového manažera nelze stanovit paušálně, obvykle se pohybuje od 0,25 u jednodušších projektů (do 3 klíčových aktivit, s rozpočtem do 2 mil. Kč a 10 osobami v projektovém týmu) až do úvazku 1,0 u složitějších projektů zahrnujících více partnerských organizací a desítky osob v projektovém týmu. Hrubá měsíční mzda projektového manažera přepočtená na úvazek 1,0 by se měla dle metodického dopisu OP VK č. 4.2 pohybovat v rozmezí od 29.000 do 48.000 Kč. Finanční manažer, ekonom projektu Role finančního manažera (nebo také ekonoma projektu) může u menších projektů splývat s pozicí projektového manažera. Finanční manažer bývá zodpovědný za čerpání rozpočtu projektu v souladu s plánem a podmínkami dotačního programu. Finanční manažer zpracovává podrobný plán čerpání rozpočtu a průběžně jej v realizační fázi projektu aktualizuje, zpracovává finanční části monitorovacích zpráv, může být zodpovědný také za zajištění předfinancování projektu. Finanční manažer bývá nadřízeným účetnímu projektu. Účetnictví projektu je hrazeno z nepřímých výdajů. Finanční manažer projektů v rámci OP VK by měl mít znalosti z oblasti ekonomiky organizace a projektových financí, alespoň v rozsahu kurzu, který právě studujete. Časová náročnost role finančního manažera je přímo úměrná počtu položek v rozpočtu projektu, na rozdíl od projektového manažera je časová náročnost téměř konstantní v průběhu realizace, neboť finanční manažer aktualizuje rozpočet projektu průběžně, stejně tak schvaluje výdaje, atp. Hrubá měsíční mzda finančního manažera přepočtená na úvazek 1,0 by se měla dle metodického dopisu OP VK č. 4.2 pohybovat v rozmezí od 28.000 do 39.000 Kč.
„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
– 20 –
E3 | Plánování osobních výdajů projektu Administrativní pracovník/asistent manažera Role administrativního pracovníka nebo také asistenta manažera bývá v projektech OP VK často podceněna. S realizací projektů financovaných ze strukturálních fondů je spojeno velké množství administrativní práce. Administrativní pracovník zajišťuje vedení složky projektu, která obsahuje veškerou dokumentaci prokazující realizaci projektu a čerpání výdajů. Složka projektu dle Příručky pro příjemce OP VK, str. 137, která musí být archivována do roku 2025, má následující minimální obsah: • • • • • • • • •
• • • • •
•
projektová žádost, včetně příloh, potvrzení o podání žádosti, vyrozumění o jejím schválení; smlouvu o realizaci grantového projektu, její změny a doplnění; smlouvy s partnery (pokud byly uzavírány), jejich změny a dodatky; čestná prohlášení vztahující se k poskytnuté veřejné podpoře nebo podpoře de minimis; plnou korespondenci s poskytovatelem podpory; originály zápisů z provedených kontrol; dokumentace související se zadáváním zakázek: doklady o externích výdajích (faktury a doklady o platbách či úhradách faktur); doklady o interních výdajích: výkaz výdajů za místní pracovníky a experty na základě pracovních smluv s uvedením podrobností o vyplacených odměnách, cestovní doklady, - knihy jízd s vyznačením jízdy v rámci projektu a kopie technického průkazu; pracovní výkazy pracovníků zapojených do projektu, - prvotní doklady provozních výdajů účtovaných v rámci projektu; rozvrhy vzdělávacích kurzů a programů, vč. prezenčních listin; přehledy poskytnutého poradenství; kopie monitorovacích zpráv a včetně žádostí o platbu; materiální výstupy projektu: tisky (např. publikace, tiskové zprávy, letáky, manuály, atd.), audionahrávky, videonahrávky (vč. filmů), vše v 1 vyhotovení, jiné typy hmotných výstupů (není-li z povahy věci vhodné archivovat samotný předmět, je možno založit k archivaci fotodokumentaci); veškerá další dokumentace týkající se projektu, např. smlouva s auditorem, auditní zpráva apod.
Protože v projektech financovaných z dotací platí, že „není důležité, co bylo realizováno, ale co bylo zdokumentováno“, je třeba věnovat administrativě dostatečnou pozornost. Administrativní pracovník by měl být především pečlivý. Ze zkušeností můžeme doporučit, aby každý doklad, který zařazuje do složky, uložil také do elektronické formy (naskenoval). Kromě vedení složky projektu může mít na starosti také komunikaci s cílovou skupinou, sběr a vyhodnocení dotazníků spokojenosti (např. u vzdělávacích akcí), pořizování zápisů z jednání projektového týmu, zajištění fotodokumentace projektu, atp. Rozsah úvazku administrativního pracovníka je opět přímo úměrný počtu dokladů, které zpracovává, tedy rozsahu cílové skupiny. Hrubá měsíční mzda administrativního pracovníka přepočtená na úvazek 1,0 by se měla dle metodického dopisu OP VK č. 4.2 pohybovat v rozmezí od 19.000 do 25.000 Kč.
„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
– 21 –
E3 | Plánování osobních výdajů projektu Organizační struktura projektového týmu Organizační struktura projektového týmu má obvykle 3 úrovně, jak je patrno z Obrázku 1 Obrázek 1 Organizační uspořádání projektového týmu – 3 úrovně
U projektů, které jako projektový manažer neřídí statutární zástupce organizace (ředitel školy), mohou být na vrcholu projektového týmu 2 pozice, a to ředitel projektu a koordinátor projektu. Ředitel projektu bývá zároveň ředitel organizace, který je celkově zodpovědný za chod organizace a v projektu má roli zejména dohledu a kontroly nad realizací projektu. Koordinátor projektu je pak výkonným manažerem, zajišťujícím samotnou realizaci. Organizační diagram projektového týmu s ředitelem projektu je uveden na obrázku 2. Obrázek 2 Organizační uspořádání projektového týmu – 4 úrovně
„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
– 22 –
E3 | Plánování osobních výdajů projektu
Odměňování členů projektového týmu Jak bylo uvedeno výše, vydalo MŠMT metodický dopis č. 4, ve kterém jsou stanoveny doporučené dolní a horní hranice mezd a platů v rámci projektů OP VK, a to po jednotlivých krajích. Údaje uvedené v tabulkách vycházejí ze statistik průměrných výdělků za předchozí rok, které vede Ministerstvo práce a sociálních věcí. Uvedené tabulky slouží jako podklad pro hodnocení také hodnotitelům projektu, kteří posuzují, zda nejsou výdaje projektu nadhodnoceny. V případě, že se při tvorbě rozpočtu přikloníte k horní hranici doporučených mezd, případně budete požadovat vyšší sazbu, je třeba takové rozhodnutí velmi dobře v žádosti zdůvodnit. (viz. samostatná příloha PDF dokument Metodický dopis OP VK 4.2) U pozic, které nejsou uvedeny v metodickém dopisu, je doporučeno zjistit obvyklou mzdu na portále MPSV: http://portal.mpsv.cz/sz/stat/vydelky Měsíční či hodinové sazby hrubých mezd je třeba volit tak, aby jejich výše byla motivační pro členy projektového týmu po celou dobu realizace projektu, což platí zejména u projektů realizovaných dva roky či déle. Při stanovení výše jednotkové měsíční či hodinové mzdy je možné počítat i s využíváním motivačních prvků v odměňování zaměstnanců. V průběhu realizace projektu lze čerpat mzdové výdaje nerovnoměrně.
„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“
– 23 –
