SIÓFOK VÁROS POLGÁRMESTERE SIÓFOK, FŐ TÉR 1. Az előterjesztés törvényességi szempontból megfelelő. Siófok, 2013. február 20. Dr. Pavlek Tünde jegyző
ELŐTERJESZTÉS Siófok Város Képviselő-testületének 2013. februári rendes ülésére
Tárgy:
Siófok Város Önkormányzatának Közbeszerzési Szabályzata
Előterjesztő: Dr. Balázs Árpád polgármester Előkészítette: Polgármesteri Kabinet Beruházási és üzemeltetési Osztály Tárgyalja: Tanácsnokok ülése
Tisztelt Képviselő-testület! Siófok Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a 228/2011. (XII.15.) sz. képviselőtestületi határozatával fogadta el a korábbi közbeszerzési szabályzatot a 2012. december 15ei ülésén, mely 2013. január 1. napjától lépett hatályba. A szabályzat az akkori, megváltozott jogszabályi környezet okán került átírásra. A képviselő-testület a 2013. január 24-ei ülésén döntött a Közös Önkormányzati Hivatal létrehozásáról a 3/2013.(I.24.) sz. határozatával, mely 2013. március 1. napjától kezdi meg ilyen formában működését. E döntés értelmében a korábbi közbeszerzési szabályzat is áttekintésre, aktualizálásra került. A beterjesztett szabályzatban lényegi, tartalmi változások – mivel a közbeszerzéssel kapcsolatos jogszabályok nem változtak – nincsenek, csak a KÖH kapcsán történt szervezeti változások szerint történt meg a szükséges átvezetések elvégzése. Kérem a T. Képviselő-testületet, hogy a beterjesztett, aktualizált szabályzatot fogadja el. Határozati javaslat: Siófok Város Képviselő-testülete megtárgyalta „Siófok Város Önkormányzata Közbeszerzési Szabályzata” c. előterjesztést. A képviselő-testület a korábbi szabályzatot jóváhagyó 228/2011. (XII.15.) sz. határozatát hatályon kívül helyezi, és jóváhagyja az előterjesztéshez csatolt tartalommal az új, Siófok Város Önkormányzata Közbeszerzési Szabályzatát 2013. március 1. napján történő hatálybalépéssel. Felelős: Dr. Balázs Árpád polgármester Határidő: értelem szerint Siófok, 2013. február 20.
Dr. Balázs Árpád polgármester
2
SIÓFOK VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA
Jóváhagyta Siófok Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a …………. számú határozatával
3
Hatályos: 2013. március 1. napjától
4
5
PREAMBULUM Siófok Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) kiadásai átláthatóságának és széleskörű nyilvános ellenőrizhetőségének további javítása, illetőleg a verseny tisztaságának biztosítása érdekében a közbeszerzésekről szóló törvényben (továbbiakban: Kbt.) foglaltak alapján, annak alapelveivel összhangban az alábbi szabályzatot adja ki. Az Önkormányzat egyes közbeszerzéseivel kapcsolatban jelen szabályzattól eltérő, de a Kbt-be és egyéb jogszabályokba, továbbá szabályzataiba nem ütközően, jelen szabályzattól eltérő szabályzatot, felelősségi rendet is alkothat. A Szabályzatban és a közbeszerzési eljárásokban alkalmazott valamennyi fogalmat a Kbt előírásai, definíciói szerint kell alkalmazni. Rendkívüli esetben, ha a Kbt a közbeszerzési eljárásban alkalmazott fogalmakról nem tartalmaz definíciót, úgy az eljárást megindító hirdetményben, vagy a dokumentációban kell gondoskodni a fogalmak pontos, egyértelmű meghatározásáról. Főszabály szerint jelen szabályzat rendelkezéseit megfelelően kell alkalmazni azon esetekben, amikor más ajánlatkérő meghatalmazza Siófok Város Önkormányzatát azzal, hogy a javára ajánlatkérőként közbeszerzési eljárást folytasson le. Szintén jelen szabályzat alkalmazandó, ha több ajánlatkérő közösen valósít meg egy közbeszerzést olyan módon, hogy maguk közül Siófok Város Önkormányzatát hatalmazzák meg a közbeszerzési eljárás lefolytatásával. Több ajánlattevő közös beszerzése esetén – jelen szabályzattal eltérően - egyedi megállapodásukban is rögzíthetik az együttműködésük formáját és a közbeszerzési eljárás lefolytatásának rendjét. I. A szabályzat célja, hatálya és alkalmazási köre 1. A Szabályzat célja, hogy meghatározza az Önkormányzat közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. Ennek körében az Önkormányzatnak különösen meg kell határoznia az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, vagy testületeket. 2. A Szabályzat hatálya kiterjed minden olyan – a közbeszerzés tárgyát képező – árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, valamint szolgáltatás és szolgáltatási koncesszió megrendelésére, (továbbiakban: közbeszerzés) amelyek vonatkozásában a Kbt. közbeszerzést ír elő, továbbá ha a közbeszerzési értékhatárok kötelezik az Önkormányzatot, mint Ajánlatkérőt, a közbeszerzés lebonyolítására. Jelen Szabályzat nem alkalmazandó tervpályázati eljárások lefolytatása esetén, mivel ekkor speciális szabályok alkalmazandóak.
5
6
A Szabályzat személyi hatálya kiterjed: - valamennyi, az Önkormányzat közbeszerzéseit előkészítő és lebonyolító, a közbeszerzési eljárásokba bevont személyre, - az Önkormányzat által megbízott szakértőre – a szakértő megbízásának tartalma szerint, - a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testületre, - a Közbeszerzési Döntéshozó Testületre. Az Önkormányzat közbeszerzési tárgyú eljárásait és döntéseit az Önkormányzat Siófoki Közös Önkormányzati Hivatala (továbbiakban: Hivatal) – igény szerint külső szakértő bevonásával – részéről eljáró beszerzésre jogosult osztály vagy szervezet (továbbiakban: Beszerző) készíti elő és hajtja végre. A Szabályzat az Önkormányzatra, valamint a Hivatalra vonatkozó helyi szabályokat tartalmazza, ezért a Szabályzatot és a Kbt-t, illetve annak végrehajtási rendeleteit együtt kell használni és alkalmazni. A Szabályzat és a Kbt. alkalmazása során figyelembe kell venni a Közbeszerzési Hatóság ajánlásait és a Hatóság elnökének tájékoztatóit is. Ezen szabályzat szabályait nem kell alkalmazni akkor, ha a becsült érték meghatározása ill. az egybeszámítási szabályok alkalmazásával megállapítható, hogy jogszerűen nem szükséges a Kbt. szerinti közbeszerzési eljárás lefolytatása, illetve a beszerzés a Kbt-ben meghatározott kivételi körbe tartozik. II. A közbeszerzési eljárásban résztvevő személyek és szervek 1.
A közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok ellátására – állandó jelleggel működő – külön önálló szervezeti egység nem kerül kialakításra. A Közbeszerzési Döntéshozó Testület tagjai rögzítettek, míg a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület nem állandó tagjait az eljárás megindítása előtt a Jegyző jelöli ki. A Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület tagjainak megfelelő – a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi – szakértelemmel kell rendelkezniük. A Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület állandó tagjai: - Beruházási és Üzemeltetési Osztály vezetője - Közgazdasági Osztály vezetője - Beruházási és Üzemeltetési Osztály közbeszerzési feladatokkal megbízott ügyintézője - Közbeszerzési Szakértő, amennyiben az eljárás lefolytatásába bevonásra került A Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület nem állandó tagjai: - jogi szakértelemmel rendelkező személy vagy szervezet, - közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező személy vagy szervezet, amennyiben a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület állandó tagjai között nem biztosított a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelem. Ha a közbeszerzés tárgya, sajátossága, nagyságrendje, bonyolultsága különleges szakértelmet igényel (különösen szakmai ajánlat értékelése esetén), vagy fokozott felelősséggel jár, a Jegyző a szakértelemnek megfelelő szakértőt vagy szakértő zsűrit 6
7
kérhet fel vagy ideiglenes szervezetet hozhat létre. A külső szakértő vagy szakértő zsűri ilyen esetben tagja a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testületnek. Közbeszerzési Döntéshozó Testület tagjai: - Alpolgármester (aki tagja a képviselőtestületnek), - Pénzügyi és Tulajdonosi Bizottság elnöke, - Siófok Város Önkormányzatának képviselőtestülete által kijelölt 3 képviselő. Az Önkormányzat nevében az eljárást lezáró döntést meghozó Közbeszerzési Döntéshozó Testület tagja nem lehet a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület tagja. A Közbeszerzési Döntéshozó Testület kizárólag tanácskozási joggal rendelkező személyt delegálhat a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testületbe. 2. A közbeszerzési eljárást lezáró döntés (eljárás eredménye és nyertese, illetve második helyezettje) meghozatalára a Közbeszerzési Döntéshozó Testület jogosult a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület javaslata alapján. A Közbeszerzési Döntéshozó Testület főbb feladatai az eljárás során a következők: A Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület döntés-előkészítő anyagai (különösen, de nem kizárólagosan: írásbeli szakvélemény, döntési javaslat és tagok indokolással ellátott bírálati lapjai) alapján döntések meghozatala: o Ajánlattevő(k) alkalmasságáról. o Ajánlattevő(k) kizárásáról. o Ajánlat(ok) érvényességéről. o Az eljárás eredményéről. o Az összegezés módosításáról. Nyertes Ajánlattevő, illetve második legjobb Ajánlattevő személyének megállapítása; Döntés az eljárás lezárásáról. 3. Költségvetési fedezet hiányában a Közbeszerzési Döntéshozó Testület a költségvetési előirányzat módosításáról szóló képviselőtestületi döntést követően jogosult az eljárás eredményéről dönteni. 4. A közbeszerzési eljárás előkészítését, a felhívás, a dokumentáció elkészítését és az eljáráshoz kapcsolódó más feladatokat, eljárási cselekményeket, értékeléseket, írásbeli szakvélemény és döntési javaslatok készítését a közbeszerzési eljárást lezáró döntést hozó részére a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület végzi. 5. A Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület munkájáról jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. A Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület eseti létszámáról, nem állandó tagjairól a Jegyző a Belső Felelősségi Rendben dönt, amennyiben nem állandó tag kijelölése indokolt. A Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület főbb feladatai a következők: - igény esetén közbeszerzési eljárás előkészítése körébe tartozó, az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet- és piacfelmérés; - a közbeszerzés becsült értékének felmérése; - eljárási rezsim és típus kiválasztása, mely során figyelembe kell venni, hogy a legnagyobb versenyt biztosító eljárási forma kerüljön kiválasztásra, kivéve ha objektív okok miatt a Kbt. által biztosított körben más eljárási forma az indokolt; (2) 7
8
-
-
-
uniós értékhatárokat el nem érő értékű árubeszerzésre és szolgáltatás megrendelésre irányuló közbeszerzés megvalósításakor – ilyen irányú döntés esetén – kialakítja az önálló eljárási szabályokat; eljárást megindító hirdetmény elkészítése, kizáró okok és alkalmassági feltételek meghatározása; bírálati részszempontok és módszer meghatározása (kiosztható ponttartománnyal együtt); releváns határidők, határnapok megjelölése (ide értve az egyes hatáskörök gyakorlóira vonatkozó határnapot és határidőt is); dokumentáció elkészítése különös tekintettel a közbeszerzési műszaki leírásra és a szerződéstervezetre (szerződési feltételekre). A szerződéstervezet (szerződési feltételek) elkészítésébe a Jegyző vagy Aljegyző bevonása kötelező. Törekedni kell, hogy az eljárásokban teljes szerződéstervezet kerüljön a dokumentációban megadásra; kiegészítő tájékoztatás megadásának koordinálása; részvétel a konzultáción, helyszín bejáráson, jegyzőkönyv felvétele és megküldése az eljárásban érintett szervezeteknek; részvételi jelentkezések, ajánlatok felbontása, jegyzőkönyv felvétele és megküldése az eljárásban érintett szervezeteknek; szakmai állásfoglalás az ajánlat tartalmának megfelelőségéről, hiánypótlás, indokolás és felvilágosítás kérésre vonatkozó felhívások összeállítása; tárgyalásokon való részvétel, Ajánlatkérő képviselete; az érvényes ajánlatok kiértékelése és pontozása (alkalmasság, érvényesség, illetve a részszempontok alapján); a Közbeszerzési Döntéshozó Testületnek előterjesztés, döntési javaslat készítése a következő témákban: o ajánlattevő(k) alkalmassága, alkalmatlansága, o ajánlattevő(k) kizárása, o ajánlat(ok) érvényessége, érvénytelensége, o az eljárás eredményessége, eredménytelensége, o eljárás nyertese, második helyezettje. a Közbeszerzési Döntéshozó Testületnek írásbeli szakvélemény és döntési javaslat készítése a javasolt beszerzésről és nyertes Ajánlattevő személyéről (döntés-előkészítő anyag összeállítása); Jegyző szakmai támogatása jogorvoslati eljárás esetén (a Testület mandátumának megszűnése után is).
6. Az Önkormányzat közbeszerzési tevékenységének irányításért a Jegyző felelős. Feladata különösen: felügyeli a közbeszerzések teljes folyamatát, rendszeresen ellenőrzi a közbeszerzési eljárásba bevont dolgozók és egyéb személyek tevékenységét, azonnal köteles kivizsgálni minden közbeszerzést zavaró körülményt és minden olyan esetet, amely annak eredményét befolyásolhatja, jogkörében minden olyan intézkedést köteles megtenni, amely a közbeszerzések lefolytatásának jogszerűségét és erkölcsi tisztaságát biztosítja, a közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok dolgozók közötti megosztásáról rendelkezik, a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület nem állandó tagjainak kijelölése.
8
9
7. Az Önkormányzat a közbeszerzési eljárások lebonyolításával külső hivatalos közbeszerzési tanácsadó szervezetet (továbbiakban: Közbeszerzési Szakértő) is megbízhat. A Közbeszerzési Szakértő jelen szabályzatban meghatározottak szerint köteles a közbeszerzési eljárások lefolytatására. A Közbeszerzési Szakértő részére adandó megbízás keretében kell biztosítani a Kbt. által előírt azon szakember(eke)t, mely(ek) a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület munkavállalói, állandó tagjai között nincs(enek). 8. Az adott közbeszerzési eljárás előkészítését megelőzően a Közbeszerzési Döntéshozó Testület tagjai és a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület tagjai, illetve az eljárásba bevont egyéb személyek írásban kötelesek nyilatkozni arról, hogy velük szemben nem állnak fenn a Kbt. szerinti összeférhetetlenségi körülmények (a Szabályzat 2. sz. melléklete szerinti minta szerint). Akinek személyére nézve az összeférhetetlenségi ok fennáll, vagy az eljárás során keletkezett, az köteles az eljárásban való részvételét azonnal megszüntetni, és a Jegyzőt erről haladéktalanul értesíteni. 9. Az Önkormányzat a Közbeszerzési Szakértővel kötendő polgári jogi szerződésekben e szabályzattól eltérően határozhatja meg a Beszerző, Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület és a Közbeszerzési Szakértő feladatait és kötelezettségeit tartalmazó rendelkezéseket. Ez esetben az adott közbeszerzési eljárás előkészítését megelőzően a Kbt.ben foglaltaknak – az eltérésnek megfelelően – esetileg kell eleget tenni, melyet az adott eljárásra vonatkozó Belső Felelősségi Rendben kell rögzíteni. III. A közbeszerzés tervezésének és összegzésének rendje 1. Az elfogadott költségvetési rendelet alapján minden költségvetési év elején, lehetőleg az első közbeszerzési eljárást megelőzően, de legkésőbb március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet kell készíteni az adott évre tervezett közbeszerzésekről. A közbeszerzési tervet a Beruházási és Üzemeltetési Osztály a Jegyzővel és igény szerint külső szakértő bevonásával együttműködve készíti el, és Siófok Város Önkormányzatának Képviselőtestülete hagyja jóvá. A közbeszerzési terv közérdekből nyilvános adatnak minősül, annak nyilvánosságra hozatala üzleti titokra hivatkozással nem tagadható meg. A Beruházási és Üzemeltetési Osztálynak a közbeszerzési tervet legalább öt évig meg kell őriznie. 2. A közbeszerzési terv (valamint annak módosításai) önkormányzati honlapon (www.siofok.hu) való közzétételéért a Beruházási és Üzemeltetési Osztály vezetője felelős. A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie. 3. A közbeszerzési terv elkészítése előtt lefolytatott közbeszerzési eljárásokat a közbeszerzési tervben szerepeltetni kell. 4. A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre, vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás akkor folytatható le, ha előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény, vagy egyéb változás merült fel. Ilyen esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell és abban a módosítást és annak indokát is át kell vezetni.
9
10
5. A közbeszerzési terv határidőre való elkészítésével kapcsolatban valamennyi feladat ellátásáért a Beruházási és Üzemeltetési Osztály vezetője felelős. Az elfogadott közbeszerzési tervet az év során a Beruházási és Üzemeltetési Osztály folyamatosan karbantartja a tervezett és nem tervezett év közbeni változásokkal, azzal, hogy minden módosítást a Képviselőtestülettel jóvá kell hagyatni, megadva a módosítás indokát is. 6. A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. 7. A tárgyévben lefolytatott közbeszerzési eljárásokról éves statisztikai összegzést kell készíteni, melyet a külön jogszabályokban meghatározott módon kell megküldeni, illetve közzétenni. A statisztikai összegzést a Beruházási és Üzemeltetési Osztály igény szerint külső szakértő bevonásával együttműködve készíti el és elvégzi az ezzel kapcsolatos valamennyi feladatot. A Beruházási és Üzemeltetési Osztály feladata és felelőssége az éves statisztikai összegzés honlapon való közzététele és az előírt határidőig történő elérhetőségének biztosítása. IV. A közbeszerzési érték és az értékhatárok meghatározására vonatkozó szabályok 1. A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért vagy kínált – általános forgalmi adó nélkül számított – legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni (továbbiakban becsült érték). A teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni az opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetén az opcionális rész értékét. A közbeszerzés megkezdésén a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladásának időpontját, a közvetlen részvételi felhívás megküldésének időpontját, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetében pedig az ajánlattételi felhívás megküldésének, ennek hiányában a tárgyalás megkezdésének időpontját kell érteni. A közbeszerzés becsült értékét a Beszerző állapítja meg az alábbiak szerint: - saját költségvetési forrásból megvalósuló beszerzés esetén az Önkormányzat költségvetésében megállapított összeg figyelembevételével; - hazai vagy Európai Uniós társfinanszírozással megvalósuló beszerzés esetén az Önkormányzat költségvetésben, valamint a pályázatban a támogatással növelt összesített beszerzési érték figyelembevételével; - egyéb beszerzés esetén piackutatást követően. 2. A közbeszerzési értékhatárok: a) az Európai Unió joga által meghatározott közbeszerzési értékhatárok (a továbbiakban: uniós értékhatárok); b) a költségvetési törvényben nemzeti értékhatárokként meghatározott közbeszerzési értékhatárok (a továbbiakban: nemzeti értékhatárok). Az egyes beszerzési tárgyakra vonatkozó uniós értékhatárokat, valamint a nemzeti értékhatárokat a Közbeszerzési Hatóság a Közbeszerzési Értesítőben minden év elején közzéteszi. Ennek során az uniós értékhatárok forintban meghatározott összegét az Európai Bizottságnak az uniós értékhatárok nemzeti valutákban meghatározott összegére vonatkozó, az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzétett közleményének megfelelően kell feltüntetni.
10
11
V. A közbeszerzési eljárás szabályai, folyamata 1. A közbeszerzési eljárás megkezdésének feltétele a fedezet rendelkezésre állása, illetve arra vonatkozó garancia, hogy a teljesítéskor rendelkezésre fog állni. Az eljárást megindító hirdetmény – a szerződés megkötéséhez szükséges engedélyek megléte esetén – akkor tehető közzé, ha az Önkormányzat rendelkezik a szerződés teljesítését biztosító anyagi fedezettel, vagy az arra vonatkozó biztosítékkal, hogy a teljesítés időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre áll. Ezt a közbeszerzési eljárás megkezdésekor a Jegyző, illetve a Közgazdasági Osztály vezetője köteles ellenőrizni, és a kötelezettségvállalás szabályait megfelelően alkalmazni. 2. A közbeszerzési eljárás során – az egyes eljárási cselekmények, az értékelés során hozott döntések és a szerződések megkötése tekintetében – biztosítani kell a verseny tisztaságát, átláthatóságát és nyilvánosságát, továbbá az ajánlattevők esélyegyenlőségét és az egyenlő bánásmódot. Az Önkormányzat a közbeszerzési eljárásban a jóhiszeműség és tisztesség, valamint a rendeltetésszerű joggyakorlás követelményeinek megfelelően köteles eljárni. 3. A közbeszerzési eljárás során az eljárás valamennyi résztvevője, illetve az eljárásba bevont személy vagy szervezet köteles betartani a Kbt. előírt szabályait, attól csak az esetben és annyiban térhet el, amennyiben azt a jogszabály és azzal összhangban meghozott egyéb szabályok megengedik, és köteles betartani a jelen Szabályzatban előírtakat. Ha rendelet vagy utasítás olyan szabályokat tartalmaz szerződéskötés folyamatára, előzményeire, feltételeire, szerződés kötelező tartalmi elemeire vagy szerződés teljesítésére vonatkozóan, melyek nem egyeztethetők össze a Kbt.-vel, akkor a Kbt. hatálya alá tartozó ügyekben kizárólag a Kbt.-t kell alkalmazni. 4. A közbeszerzési eljárás uniós eljárásrendben nyílt, meghívásos, tárgyalásos vagy versenypárbeszéd lehet. Tárgyalásos eljárásra csak az esetben kerülhet sor, ha azt a Kbt. kifejezetten megengedi és azt megalapozó valamennyi körülmény fennáll, kivéve nemzeti eljárásrendben, amikor a tárgyalásos eljárás szabadon választható. Az uniós értékhatárokat el nem érő értékű árubeszerzésre és szolgáltatás megrendelésre irányuló közbeszerzése megvalósításakor – az Önkormányzat választása szerint – a Kbt. Második Részében foglalt szabályok által nem kötött, önálló eljárási szabályokat alakíthat ki. Az önálló eljárási szabályok kialakításáért a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület felelős. Ha az Önkormányzat az általa a közbeszerzés során alkalmazandó eljárás szabályait önállóan alakítja ki, köteles ezeket a szabályokat megjeleníteni az eljárást megindító felhívásban. Az eljárást megindító felhívásnak minden esetben biztosítania kell, hogy annak alapján a gazdasági szereplők egyenlő eséllyel megfelelő ajánlatot tehessenek, illetve részvételi jelentkezést nyújthassanak be. 5. Az eljárást megindító felhívást a Kbt.-ben meghatározott tartalommal kell közzétenni. Az felhívást a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület hagyja jóvá. A közzététel, illetve a megküldés a Közbeszerzési Szakértő feladata, azzal, hogy a Közbeszerzési Szakértő akadályoztatása esetén a Beruházási és Üzemeltetési Osztály feladata.
11
12
A műszaki specifikációt (közbeszerzési műszaki leírást) a Beszerző, vagy az általa megbízott szakértő állítja össze, melynek tartalmáért ezen személyek felelősek. A közbeszerzési műszaki leírás megléte nélkül eljárást megindító hirdetmény nem tehető közzé, illetve ajánlati felhívás nem küldhető meg ajánlattevők részére. 6. A közbeszerzésekkel kapcsolatos hirdetményeket az uniós értékhatárokat elérő közbeszerzésekre vonatkozóan az Európai Unió Hivatalos Lapjában és a hirdetmények elektronikus napilapjában, míg nemzeti eljárásrendben a Közbeszerzési Értesítőben, illetőleg elektronikus változatban kell megjelentetni. A szerkesztési, ill. ellenőrzési díjak megfizetéséről – amennyiben Beszerző igényli a hirdetmény ellenőrzését a Közbeszerzési Hatóság részéről – a Beszerző gondoskodik. 7. A Beszerző, illetve a Közbeszerzési Szakértő felelős azért, hogy az ajánlattevők a dokumentációt (annak minden mellékletével együtt) az eljárást megindító hirdetmény megjelenésének/ajánlati felhívás megküldésének napján és azt követően az eljárást megindító hirdetményben/ajánlati felhívásban megadott időpontig át tudják venni. Amennyiben szükséges, a Beszerző vezetőjének, illetve a Közbeszerzési Szakértőnek a feladata a dokumentációk, mellékletek másolása illetve másoltatása. 8. A dokumentációt a Beszerzőnél, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértőnél lehet átvenni, az átutalás tényét igazoló banki igazolás bemutatása után, amennyiben az Önkormányzat az dokumentációért pénzbeli ellenértéket határoz meg. Az átvételről minden esetben írásos átvételi elismervényt kell kiállítani, illetve a befizetési bizonylatról másolatot készíteni, mely dokumentumokat meg kell őrizni. 9. Amennyiben az eljárást megindító hirdetményben szerepelt, az ajánlattevők részére az Önkormányzatnak helyszíni bejárást vagy konzultációt kell szerveznie. A helyszíni bejáráson a Beszerző vezetője vagy az általa kijelölt személy jelenléte szükséges. A konzultáción részt kell vennie a Beszerző vezetőjének vagy az általa kijelölt személynek, továbbá a Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő képviselőjének, akinek feladata a kérdések megválaszolásában való közreműködés, illetve a jegyzőkönyv felvétele. Az elkészült jegyzőkönyv a dokumentáció részét képezi. 10. A közbeszerzési eljárás teljes folyamata során az Ajánlattevőkkel csak írásban (elektronikusan e-mailen, faxon vagy levélben) lehet kommunikálni – a konzultációt leszámítva – az esélyegyenlőség és egyenlő bánásmód biztosításával. 11. Indokolt esetben az Önkormányzat a már megjelent/megküldött hirdetményt módosíthatja vagy visszavonhatja. Annak eldöntésére, hogy az eredeti hirdetményt módosítani vagy visszavonni kell-e, a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület jogosult. 12. Az ajánlatokat és részvételi jelentkezéseket (továbbiakban: ajánlat) minden esetben a Beszerző, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő irodájába kell eljuttatni, legkésőbb az ajánlattételi határidőig. Az átvett Ajánlatokról átvételi elismervényt kell kiállítani. Más szervezeti egység nem vehet át ajánlatot az 12
13
ajánlattevőktől. Amennyiben mégis rossz címre vagy szobába érkezne az ajánlattevő, át kell irányítani őt a megfelelő helyszínre. Az átvett ajánlatokat és az átvételi elismervényeket a Beszerzőnek, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértőnek kell – mások által nem hozzáférhető módon – őriznie egészen a bontás időpontjáig. 13. Az eljárást megindító hirdetményben meghatározott határidő lejártával egy időben kerül sor az ajánlatok nyilvános bontására, ami a Beszerző, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő feladata, azzal, hogy a bontáson legalább két személynek jelen kell lennie az Önkormányzat nevében eljárva. A nyilvános bontáson a Kbt.-ben meghatározott személyek és szervezetek vehetnek részt. A bontás levezetése a Beszerző, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő feladata. A bontáson jelenléti ívet kell készíteni, illetve a bontásról a Beszerzőnek, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértőnek jegyzőkönyvet kell készítenie. A Beszerzőnek, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértőnek a felelőssége a bontási jegyzőkönyvek öt napon belüli kiküldése. 14. A bontást követő időszakban kerül sor az ajánlatok vizsgálatára, melynek során a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület megállapítja és döntési javaslatot tesz, hogy véleménye szerint mely ajánlatok érvénytelenek, mely ajánlattevőket kell kizárni az eljárásból, illetve mely ajánlattevők alkalmatlanok (a Kbt. alapján az eljárást megindító hirdetményben előírt szempontoknak való megfelelés). Az ajánlatok bontását követően ezen értékelési szakaszban kerülhet sor a hiánypótlásra, az ajánlatokkal kapcsolatos nem egyértelmű kijelentések tisztázására, a kirívóan alacsony ellenszolgáltatást, illetve kirívóan aránytalannak értékelt kötelezettségvállalást megjelölő ajánlattevő felszólítására írásos indoklás benyújtására. Ezen felhívások összeállításáért a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület felelős. 15. Az ajánlatok közbeszerzési műszaki leírásnak való megfelelésének vizsgálata a Beszerző, vagy amennyiben a közbeszerzés tárgya, sajátossága, nagyságrendje, bonyolultsága különleges szakértelmet igényel, vagy fokozott felelősséggel jár, a Jegyző által a szakértelemnek megfelelően felkért tanácsadó feladata és felelőssége. 16. Amennyiben valamely ajánlat érvénytelen, vagy az eljárásból kizárandó vagy az ajánlattevő alkalmatlan, a Közbeszerzési Döntéshozó Testület kompetenciája a közbenső eljárási döntés meghozatala, amelyről az érintett Ajánlattevőt lehetőleg azonnal (de legkésőbb a döntést követő 3 munkanapon belül) kell értesíteni. Az Ajánlattevő részére az értesítés kiküldése a Beszerző, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő felelőssége. 17. Az érvényes ajánlatokat a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület az előre meghatározott elbírálási szempont, illetve részszempontok alapján kiértékeli. A nyertes, illetve érvényes ajánlattevő kiválasztására vonatkozó döntést a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület döntési javaslata alapján Közbeszerzési Döntéshozó Testület hozza meg. 18. Az eljárás eredményének kihirdetése (írásbeli összegezés megküldése) a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület felelőssége, azzal, hogy a Beszerző, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő hirdeti ki az eljárás eredményét, illetve küldi meg az összegezést az ajánlattevők számára.
13
14
19. Az eredményhirdetés után, a jogszabályban meghatározott módon, a Beszerző, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő elkészíti a tájékoztató hirdetményt, s a Beszerző, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő megküldi a hirdetményt megjelentetésre. A szerkesztési, ill. ellenőrzési díjak megfizetéséről – amennyiben Beszerző igényli a hirdetmény ellenőrzését a Közbeszerzési Hatóság részéről – a Beszerző gondoskodik. 20. Előzetes vitarendezési kérelem beérkezése esetén a kérelemre adandó válasz tervezetét a Beszerző, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő készíti el az előzetes vitarendezési kérelem beérkezését követő 1 munkanapon belül, azonban azt a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület tagjainak, valamint a Jegyzőnek legalább elektronikus úton 2 munkanapon belül jóvá kell hagyniuk. 21. Az ajánlatkérő az ajánlatok elbírálásáról készített írásbeli összegezést az ajánlattevők részére történő megküldésétől számított huszadik napig egy alkalommal jogosult módosítani, szükség esetén az érvénytelenségről szóló tájékoztatást visszavonni, továbbá a már megkötött szerződéstől elállni, illetve amennyiben a teljesítés megkezdése miatt az eredeti állapot nem állítható helyre, a szerződést azonnali hatállyal felmondani, ha az eredmény megküldését követően észleli, hogy az eredmény (eredménytelenség) törvénysértő volt és a módosítás a törvénysértést orvosolja. Az ajánlatkérő a módosított írásbeli összegezést köteles faxon vagy elektronikus úton haladéktalanul, egyidejűleg az összes ajánlattevőnek megküldeni. Az összegezés módosítását kezdeményezheti a Közbeszerzési Szakértő, a Beszerző, a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület tagja, vagy a Közbeszerzési Döntéshozó Testület tagja, azzal, hogy a döntés meghozatalára a Közbeszerzési Döntéshozó Testület jogosult. 22. A nyertes ajánlattevővel az Önkormányzat szerződést köt, a Kbt. által meghatározott moratórium letelte után (a szerződéskötés tervezett időpontját az Ajánlati Felhívásban rögzíteni kell). Támogatásból megvalósuló beruházás esetén a támogatási szerződés a Kbt.ben meghatározott szerződéskötési moratóriumnál hosszabb időt is előírhat, ez esetben a támogatási szerződést is figyelembe kell venni. A Beszerző feladata és felelőssége a szerződés honlapon való közzététele és az előírt határidőig történő elérhetőségének biztosítása. 23. Az Önkormányzat minden egyes közbeszerzési eljárását - annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően - írásban, vagy az eljárási cselekmények elektronikus gyakorlása esetén külön jogszabály szerint elektronikusan köteles dokumentálni A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak - bírósági felülvizsgálat esetén a felülvizsgálat - jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. 24. Jogorvoslati eljárás megindítása esetén a kérelemre adandó válasz és minden további beadvány tervezetét a Beszerző, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő a Jegyzővel együttműködve készíti el. A jogorvoslati eljárásban 14
15
való képviseletre ügyvéd is bevonható, melynek megbízásáért a Jegyző felelős. A közbeszerzési iratanyag eljuttatása az illetékes szervek számára (Közbeszerzési Döntőbizottság, Közbeszerzési Hatóság, Európai Bizottság, Fővárosi vagy Megyei Bíróság) a Beszerző, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő feladata. A közbeszerzési eljárás iratainak lehetőség szerint a másolatát kell az illetékes szervek rendelkezésére bocsátani. VI. Tárgyalásos eljárás során alkalmazandó szabályok 1. A tárgyalásos eljárás uniós eljárásrendben hirdetmény közzétételével vagy a nélkül indulhat. Hirdetmény közzétételével induló tárgyalás alkalmazásának feltételeit a Kbt. megfelelően rögzíti. A hirdetmény közzététele nélkül induló (hirdetmény nélküli) tárgyalásos eljárás alkalmazásának feltételeit a Kbt. taxatíve határozza meg. Nemzeti eljárásrendben tárgyalásos eljárás szabadon alkalmazható. 2. A hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás olyan, két szakaszból álló közbeszerzési eljárás, amelynek első, részvételi szakaszában az Önkormányzat a részvételre jelentkezőnek a szerződés teljesítésére való alkalmasságáról vagy alkalmatlanságáról dönt, míg az eljárás második, ajánlattételi szakaszában az alkalmasnak minősített és ajánlattételre felhívott részvételre jelentkezőkkel tárgyal a szerződés feltételeiről. 3. A hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás megkezdése napján – telefaxon vagy elektronikus úton, vagy közvetlenül – be kell nyújtani a Közbeszerzési Döntőbizottsághoz az ajánlattételi felhívást, továbbá az ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplők nevéről, címéről (székhelyéről, lakóhelyéről), a beszerzés becsült értékéről, valamint a tárgyalásos eljárás alkalmazását megalapozó körülményekről szóló tájékoztatást. A tájékoztatás összeállítása a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület feladata, míg a dokumentumok megküldését a Beszerző, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő végzi. 4. Amennyiben a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület tárgyalásos eljárás megindítása mellett döntött - eltérő döntés hiányában -, a tárgyalások lefolytatására a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület tagjai jogosultak, azzal, hogy a tárgyalásokon legalább a Beszerző vezetőjének vagy az általa delegált személynek (közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező személy, szakértő), illetve a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testületben közbeszerzési szakértelemmel rendelkező személynek (Közbeszerzési Szakértőnek) kötelező részt vennie. VII. Keretmegállapodásos eljárás során alkalmazandó szabályok 1. A keretmegállapodásos eljárás első szakaszának lefolytatására jelen szabályzat, illetve a Kbt. szabályai szerint kerül sor. 2. A keretmegállapodás megkötésére és módosítására jelen szabályzat, illetve a Kbt. szabályai megfelelően alkalmazandóak. A keretmegállapodás alapján kötendő szerződés(ek) időtartama, valamint a beszerzett mennyiség nem haladhatja meg a keretmegállapodás időtartamát, illetve a keret megállapodásban előirányzott teljes mennyiséget.
15
16
3. A keretmegállapodásos eljárás második szakaszát (közvetlen megrendelés vagy verseny újranyitása) a Beszerző végzi, melyhez Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő segítséget nyújt. 4. A beszerzési igények összesítését a Beszerző végzi, aki gondoskodik a negyedévenkénti tájékoztató hirdetmény szakmai tartalmának összeállításáról, azzal, hogy a jogszabályban meghatározott módon, a Beszerző, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő elkészíti a tájékoztató hirdetményt, s a Beszerző, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő megküldi a hirdetményt megjelentetésre. VIII. Közbeszerzési eljárás alapján kötött szerződés módosításának szabályai 1. A felek nem módosíthatják a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződésnek a felhívás, a dokumentáció feltételei, illetve az ajánlat tartalma alapján meghatározott részét, ha a) a módosítás olyan feltételeket határoz meg, amelyek ha szerepeltek volna a szerződéskötést megelőző közbeszerzési eljárásban, az eredetileg részt vett ajánlattevőkön (részvételre jelentkezőkön) kívül más ajánlattevők (részvételre jelentkezők) részvételét, vagy a nyertes ajánlat helyett másik ajánlat nyertességét lehetővé tették volna; vagy b) a módosítás a szerződés gazdasági egyensúlyát a nyertes ajánlattevő javára változtatja meg; vagy c) a módosítás a szerződés tárgyát az eredeti szerződésben foglalt ajánlattevői kötelezettséghez képest új elemre terjeszti ki. Az a) pontban foglalt feltétel fennállását nem kell vizsgálni, ha a szerződés módosítása olyan körülmény miatt vált szükségessé, amely a szerződéskötést követően - a szerződéskötéskor előre nem látható okból merült fel és a szerződés valamelyik fél lényeges jogos érdekét sérti. Ha a szerződés olyan eleme változik a módosítás eredményeként, amely a közbeszerzési eljárásban az ajánlatok értékelésének alapjául szolgált, az Önkormányzat köteles az eljárásban részt vett minden ajánlattevőt a módosításról és annak részletes indokairól értesíteni. 2. Annak megítélése, hogy a szerződés módosítása megtörténhet-e, illetve a szerződés módosítása új közbeszerzési eljárás lefolytatása nélkül megtörténhet-e, a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület feladata. A módosítás elbírálásakor a Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testületnek figyelembe kell vennie a Beszerző igényeit és indokait, pl. a határidőkre, illetve a lényeges piaci körülményekre vonatkozóan. 3. A Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testület felelőssége a közbeszerzési szerződések módosításáról szóló tájékoztató elkészítése, a hirdetmény megjelentetéséről való gondoskodás, azzal, hogy a hirdetmények megküldését a Beszerző, vagy Közbeszerzési Szakértő bevonása esetén a Közbeszerzési Szakértő végzi. 4. Ha a változtatási igények alapján közbeszerzési eljárás lefolytatására van szükség, akkor jelen szabályzat szerint kell megfelelően eljárni.
16
17
IX. A közbeszerzések lebonyolításának ellenőrzése 1. A közbeszerzési eljárások ellenőrzése a Képviselő-testület és a belső ellenőr hatáskörébe tartozik. Az ellenőrzés során különös gondot kell fordítani a szabályszerűségre, az elbírálás szempontjainak előkészítésére, az alkalmasság meghatározására és az elbírálás folyamatára. Az ellenőrzés kiterjed az eljárások szabályszerűségére, az elbírálás szempontjainak kiválasztására, és azok érvényesítésére, valamint a szerződések megkötésére, módosítására és teljesítésére. 2. Amennyiben a közbeszerzési eljárással kapcsolatban jogorvoslati eljárás indul arról a polgármester köteles a Képviselő-testületet tájékoztatni. X. Záró rendelkezések 1. A közbeszerzést végző személyek és szervezetek kötelesek a vonatkozó jogszabályok és a jelen szabályzat előírásait áttanulmányozni, értelmezni és az azokban foglaltak szerint a tőlük elvárható szakmai és egyéb gondossággal eljárni. 2. Az 1. pontban megjelöltek – amennyiben megítélésük szerint szükségessé válik a jelen szabályzat kiegészítése, vagy módosítása – indokolt észrevételeikkel, illetve konkrét javaslataikkal kötelesek azt kezdeményezni. A szabályzat kiegészítése, módosítása, a mindig hatályos Kbt-nek való aktualizálása a Képviselő- testület jóváhagyásával történik. 3. Jelen szabályzat 2012. január 1.-én lép hatályba, hatálybalépésével egyidejűleg Siófok Város Önkormányzat Képviselő-testülete 123/2004. (IX. 29.) számú határozatával elfogadott Közbeszerzési Szabályzata hatályát veszti. Rendelkezéseit csak a hatálybalépést követően felmerült, megkezdett közbeszerzések esetében értelemszerűen kell alkalmazni. Jelen közbeszerzési szabályzatot Siófok Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a 228/2011. (XII. 15.) számú határozatával hagyta jóvá. Siófok, 2013.március 1.
Dr. Balázs Árpád polgármester
Dr. Pavlek Tünde jegyző
17
18
1. sz. melléklet
ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI ÉS TITOKTARTÁSI NYILATKOZAT (közbeszerzési eljárásban) Alulírott ...........................................................,(név) .............................................................(an.) .......................................................(lakcím) Siófok Város Önkormányzata, mint Ajánlatkérő által „..........................................................” tárgyú közbeszerzési eljárás előkészítésére és lefolytatására létrehozott Közbeszerzési Előkészítő és Értékelő Testületben / Közbeszerzési Döntéshozó Testületben részt vevő személy / eljárásba bevont egyéb személy vagy szervezet nyilatkozom, és az eljárás előkészítésével és lefolytatásával kapcsolatban kijelentem, hogy velem szemben nem állnak fenn a Kbt.-ben meghatározott összeférhetetlenségi okok vagy összeférhetetlenségi gyanú. Kijelentem továbbá, hogy a közbeszerzési eljárás során tudomásomra jutott minden olyan üzleti titkot, közbeszerzési eljárás során tett ajánlattal (részvételi jelentkezéssel) összefüggő gazdasági tevékenységhez kapcsolódó minden olyan tényt, megoldást, vagy adatot, amelynek titokban maradásához akár az ajánlatkérő, akár valamely ajánlattevőnek, illetve gazdasági szereplőnek méltányolható érdeke fűződik, megőrizni tartozom.
Siófok, 201______________________
.................................................. aláírás
18
