ELŐTERJESZTÉS Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének 2008. április 30-i ülésére
Tárgy: Összefoglaló ellenőrzési jelentés a 2007. évi belső ellenőrzésekről
Előterjesztő:
Az előterjesztést készítette:
Véleményezésre és tárgyalásra megkapta:
Törvényességi véleményezésre megkapta:
Verosztáné Csorba Mónika aljegyző
Verosztáné Csorba Mónika aljegyző
A Képviselő-testület bizottságai
Vincze Miklós jegyző
Vincze Miklós jegyző
Kerekegyháza Város Aljegyzőjétől
Előterjesztés Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének 2008. április 30-án tartandó ülésére Tárgy: Összefoglaló ellenőrzési jelentés a 2007. évi belső ellenőrzésekről
Tisztelt Képviselő-testület!
Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. Törvénynek valamint a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26. ) Kormány rendeletnek megfelelően a közpénzek felhasználásában résztvevő költségvetési szervek kötelesek belső ellenőrzési rendszert működtetni abból a célból, hogy a szervezet számára bizonyosságot nyújtsanak az általa kiépített és működtetett pénzügyi irányítási és kontroll rendszerek megfelelőségét illetően. Önkormányzatunk 2007. évben is külsős belső ellenőr megbízásával látta el a feladatot, kistérségi társulási formában. Az éves összefoglaló ellenőrzési jelentés a belső ellenőrzés adott évi tevékenységének bemutatását, az elért célok és az éves teljesítmény összegzését, illetve az ellenőrzések által tett megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatait tartalmazza. A 193/2003. (XI. 27.) Kormányrendelet 31. § (3) bekezdése értelmében az alábbiak szerint tájékoztatom T. Képviselő-testületet a 2007. évi belső ellenőrzések eredményéről: A Képviselő-testület 2006. november 9-i ülésén tárgyalta a 2007. évi belső ellenőrzési tervet, melyet a 187/2006. (XI. 9.) sz. Kt. határozatával jóváhagyott. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatokat a belső ellenőr maradéktalanul végrehajtotta, a tervtől nem tért el, terven felüli ellenőrzéseket nem végzett. A vizsgált intézmények vezetői biztosították a vizsgálat lefolytatásához szükséges helyiségbe való szabad bejutást, a vizsgálathoz szükséges dokumentumokat az ellenőr kérésére rendelkezésre bocsátották és lehetővé tették számára az illetékes munkatársakkal való konzultációt. Megállapítható, hogy az érintett intézmények az ellenőrzések során a személyi és tárgyi feltételeket maximálisan biztosították, elősegítve ezzel a belső ellenőr zökkenőmentes ellenőri tevékenységét. Az ellenőrzés megállapításait az intézmények elfogadták, a hiányosságokat igyekeztek megszüntetni, a tanácsadást a munkájuk során hasznosították.
2007. év belső ellenőrzési terve: 1. Móra Ferenc Általános Iskola, a Napközi Otthonos Óvoda és a Humán Szolgáltató Központ : Létszámgazdálkodás hatékonysága a 2006. évi feladatellátás alapján 2. Tanyagondnoki szolgálat: Feladatellátás célszerűségének és szabályszerűségének vizsgálata 2006. évre vonatkozóan 3. Az önkormányzat társulati részvételének vizsgálata: a társulási feladatok ellátásának hatékonysága és célszerűsége 4. A Művelődési Ház működés hatékonyságának ellenőrzése 2006. év 5. A Polgármesteri Hivatal létszámgazdálkodásának hatékonysága, a munkakőri leírások szerinti átfedések feltárása 2007. év a vizsgálat időpontjáig 6. A Tűzoltó Egyesület részére adott önkormányzati támogatások felhasználásának szabályszerűsége 2006. évben
A 2007. évi belső ellenőrzés megállapításai:
1. a) Móra Ferenc Általános Iskola Létszámgazdálkodás hatékonysága, állami normatíva és költségek viszonya a 2006. évi feladatellátás alapján Az ellenőrzés időtartama: 14 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: Az intézmény gazdálkodását alapvetően a fenntartó által elkészített szabályzatok szabályozzák. A bevételek és kiadások vonatkozásában egyes szakfeladatok között jelentős mértékű teljesítési eltérések keletkeztek, de összességében kiegyenlítették egymást. Engedélyezett létszám a vizsgálat időpontban 72 fő. Emellett részmunkaidős és külsős óraadókat is foglalkoztat az intézmény. Az alapilletmények a jogszabályi előírásoknak megfelelően vannak kiszámolva. A fenntartó által elfogadott pedagógiai programtól eltérően heti 52 többletórát teljesítettek a pedagógusok, melyre túlóradíjat számoltak el. Többletfeladat ellátása utáni illetménykiegészítésekről külön megállapodások hiányosak. A kötelezettségvállalások, azok előkészítése Polgármesteri Hivatal felé előírások szerint továbbítva vannak. Étkezési nyersanyagok beszerzése, a díjak befizetése megfelelően történik. Az ellenőrzést követő intézkedések: A többletórák és túlóradíjak felülvizsgálatra kerültek, közel 30% megtakarítást érve el ezzel a túlóra-kifizetések tekintetében. A többletfeladatok ellátását dokumentálták. A költségvetési fegyelem erősítése érdekében minden intézménnyel megújításra került az önkormányzat és intézmények gazdálkodását, egymás közti viszonyát szabályozó megállapodás. 1b) Napközi Otthonos Óvoda Létszámgazdálkodás hatékonysága, állami normatíva és költségek viszonya a 2006. évi feladatellátás alapján Az ellenőrzés időtartama: 3 nap
Az ellenőrzés tapasztalatai: Az intézmény 29 fővel látja el a feladatát. Az alkalmazottak a jogszabályi előírásoknak megfelelően kapják illetményüket, munkarendjük az előírásoknak megfelelő. Az óvodai létszám az ellátandó feladatok mennyisége és színvonalának megtartása, továbbá a központi és tagóvodák területi elkülönülése miatt minimum szinten van. Az önkormányzat az állami normatívát más bevételeiből jelentős összeggel támogatja az óvodai nevelést. A bér és járulékköltségek állami hozzájárulását (45 %) az önkormányzatnak 55 %-kal kell kiegészítenie. Az ellenőrzést követő intézkedések: Az ellenőrzési jelentés intézkedést nem igényelt. 1c) Humán Szolgáltató Központ Létszámgazdálkodás hatékonysága, állami normatíva és költségek viszonya a 2006. évi feladatellátás alapján Az ellenőrzés időtartama: 4 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A 10 szakfeladatot ellátó HSZK létszáma 17 fő, megbízásos jogviszonnyal további 11 fő van foglalkoztatva ( 1 jogi, 1 pszichológiai munkatárs és 10 fő a jelzőrendszeres segítségnyújtáshoz). Az intézményvezető szülési szabadsága miatt a helyettes vezeti az intézményt, akinek helyettesítési helyzete az ellenőrzés idején még nem volt rendezve. Az intézmény dolgozói feladataikat munkanaplóban rögzítik. Bérek finanszírozása szempontjából megállapítható, hogy a leigényelt állami támogatás éves szinten 15.083 e ft-tal haladta meg a szakfeladatok bér és járulék kifizetéseinek összegét, vagyis fedezte a dologi kiadások egy részét is. Egyes feladatokon jogszabályi előírásokhoz képest létszámelmaradás van, ezt az intézmény belső munkaszervezéssel próbálja megoldani. A belső ellenőr javasolta, hogy a város szociális feladat ellátásának sokszínűsége, jelenlegi tagolt intézményrendszere indokolttá teszi, hogy a város vezetése áttekintse és a szükséges változtatásokat, döntéseket meghozva korszerűsítse a rendszert ( tanyagondnoki rendszer beintegrálása). Az ellenőrzést követő intézkedések: Az intézményvezető helyettes jogi helyzete rendezésre került, időközben a szakvizsgát is megszerezte. A helyettesítésből adódó többletmunkáért pénzbeli ellenszolgáltatást is kap. A testület áprilisban már tárgyalta az intézmény átszervezését. Intézményvezető helyettes kérte, hogy az átszervezés lehetőség szerint 2009-re valósuljon meg, mert előreláthatólag akkor már visszatér az intézményvezető és a feladatellátás gördülékenyebb lesz. 2. Tanyagondnoki szolgálat: Feladatellátás célszerűségének szabályszerűségének vizsgálata 2006. évre vonatkozóan
és
Az ellenőrzés időtartalma: 6 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A belső ellenőrzés hiányosságokat tapasztalt a dokumentáció vezetésében és összhangjában. Az alapfeladatokon kívül ellátott feladatokra javasolja térítési díj megállapítását. A feladatellátás irányítása a
polgármesternél van a tanyagondnoki szolgálatról szóló helyi rendeletünk alapján, szakmai irányítást az igazgatási irodavezetőnél. A feladatellátás szakmailag a Humán Szolgáltató Központhoz kapcsolódik, a feladatellátás során együtt is működnek. Az ellenőrzést követő intézkedések: Helyi rendelet felülvizsgálata szükséges, a szolgálat működtetésének beintegrálása a Humán Szolgáltató Központba. Térítési díjak megállapítását nem javasoljuk, tekintettel a Tanyagondnokok Országos Szövetségének illetékes vezetőjével történt konzultációra. Ahol a tanyagondnoki szolgáltatásokra (alapfeladaton kívüli, de a feladat ellátásához tartozó) térítési díjat állapítottak meg, ott ellenőrzések után normatíva visszafizetésre kötelezték az önkormányzatokat. 3. Az önkormányzat társulati részvételének vizsgálata: a társulási feladatok ellátásának hatékonysága és célszerűsége. A vizsgált társulások: Gyermekjóléti és Szociális Feladatellátó Társulás Összevont Háziorvosi Ügyeleti Társulás Belső Ellenőrzési Társulás Az ellenőrzés időtartalma: 6 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A társulásokban a gesztor szerepet Kerekegyháza önkormányzata látja el. A Gyermekjóléti és Szociális Feladatellátó Társulás személyi és tárgyi feltételei elsősorban a gesztor önkormányzatnál vannak biztosítva, egyes ellátandó feladatokhoz szükséges személyi feltételek a társult önkormányzatok által biztosítottak. Összevont Háziorvosi Ügyeleti Társulás: a társult két önkormányzat próbálta biztosítani a személyi feltételeket, amelyek azonban nem elégségek. A vizsgálat időpontjában már folyamatban volt a háziorvosi ügyeleti szolgáltatás átszervezése, mely a jogszabályi előírások miatt halaszthatatlan. Belső Ellenőrzési Társulás: A 2006 és 2007. évben a 6 településsel működő társulás 1 fő főfoglalkozású, 2 fő megbízásos, vállalkozó személlyel látták el a feladatot. A társulások a jogszabályi előírások szerint működnek, összhangban a kistérségi feladatellátó társulással. A társulások éves működtetéséhez szükséges források és kiadások alakulása: 2006
Jelzőrendszeres HSNy Családsegítés Gyermekjóléti Sz. Támogató Sz. Belső Ell. Háziorvosi ÜSz. Társulások Ügyvit. Fel. Társulási F. összesen:
Kiadás
Bevétel
Önkormányzati Tám.
10119 9081 12298 10144 2638 11303 2500 58083
9259 12913 4527 12636 2638 5031 2500 49504
860 -3832 7771 -2492 0 6272 0 8579
2007.(ellenőrzésikori terv)
Jelzőrendszeres HSNy Családsegítés Gyermekjóléti Sz. Támogató Sz. Belső Ell. Háziorvosi ÜSz. Társulások Fel.összesen:
Kiadás
Bevétel
Önkormányzati Tám.
9576 8130 11198 9977 2589 0 41470
11270 8015 7044 11415 2545 0 40289
1694 -115 -4154 1438 -44 0 -1181
A társulások 2007. évi tényleges működési költségeit a mai testületi ülésen tárgyalandó Zárszámadási napirend tartalmazza. Összességében megállapítható, hogy a társulási megállapodások a jogszabályi előírásoknak megfelelően elkészültek, azokat az érintett testületek jóváhagyták. A társulási ülések megtartásra kerültek, melyekről jegyzőkönyvek készültek. A gesztor Kerekegyháza önkormányzata a bevételeket és a kiadásokat folyamatosan kezeli, pontosan nyilvántartja. Az év végi pénzügyi elszámolások elkészültek. Az ellenőrzést követő intézkedések: Egy, 2006. évből eredő függő elszámolást 2007. évben rendezett Fülöpháza és Kerekegyháza. 4. A Katona József Művelődési Ház és Könyvtár működése hatékonyságának ellenőrzése 2006. év Az ellenőrzés időtartalma:4 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A Katona József Művelődési Ház és Könyvtár – mint részben önálló intézmény – elsősorban csak szakmai irányítást, szervezést és munkát végez az alapító okiratban foglaltaknak megfelelően. Létszáma az ellátott feladatokkal arányos. Gazdálkodási tevékenysége minimális, a szerény összegű működési bevételeiket rendszeresen befizetik az önkormányzat részére. Kiadásaikat az önkormányzat bonyolítja. A működés pénzügyi hatékonyságának javulását (bevételek növelése, önkormányzati támogatás csökkenése) valószínűleg a termek felszabadulása után lehet elérni. ( Az ellenőrzés időpontjában az általános iskola felújítása miatt a művelődési ház termei szinte egész évben le voltak foglalva. Ez nagymértékben hátráltatta a rendezvényszervezést, bérleti díjas hasznosítást.) Az iskolai használat megszüntét követően a terembérleti díjak aktualizálása is szükséges, hiszen 2004. évben kiszámított bérleti díjakat alkalmaz a ház. Bérleti díjat a településen non-profit jelleggel működő, a művelődési ház termeit igénybevevő szervezeteknek nem számláznak le. Vállalkozási jellegű rendezvényeket szervezők felé érvényesítik a terembérleti díjat. Az ellenőrzést követő intézkedések: Az iskolafelújítás elkészültével felül kell vizsgálni a művelődési ház terembérleti díjait.
5. A Polgármesteri Hivatal létszámgazdálkodásának hatékonysága, a munkakőri leírások szerinti átfedések feltárása 2007. év a vizsgálat időpontjáig Az ellenőrzés időtartalma: 9 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A Hivatal az engedélyezett létszámon belül végzi feladatát, a vizsgált időszakban azonban gyes, táppénz miatt igen jelentős volt a helyettesítés. A polgármester és a jegyző az irodavezetőkkel közösen határozzák meg a Hivatal szervezeti felépítését. Összehasonlítva más, hasonló nagyságú települések Polgármesteri Hivatalaival, az látható, hogy a város a közepes értéket éri el az „1 ügyintézőre jutó lakosságszám” vonatkozásában. A területi sajátosságokat (körzetközponti feladatok, kapcsolódó települések, társulási feladatok), a feladatok belső megoszlását, a hivatal és intézményei közötti feladatmegosztást (önálló, részben önálló intézmények) is figyelembe kell venni a pontos elemzéshez. Kerekegyháza Bácsalmás Solt Soltvadkert Szabadszállás
195 163 148 210 236
Az ellenőrzést követő intézkedések: a személyi változásokból adódóan jelentős változások történtek a hivatalban, melyről a március 26-i beszámolóban tájékoztattuk a T. Képviselő-testületet.
6. A Tűzoltó Egyesület részére adott önkormányzati támogatások felhasználásának szabályszerűsége 2006. évben Az ellenőrzés időtartama: 4 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A képviselő-testület 2006. évben 6 millió ft működési és 803 ezer forint felhalmozási célú támogatást hagyott jóvá. A felhalmozási célú előirányzatot egy 2004. évben beadott eszköz és védőfelszerelés beszerzésére beadott pályázat átvállalt önerő biztosítása címén tervezte be az önkormányzat. A 6 millió forint működési támogatással határidőre, a támogatási szerződésben foglaltak szerint tételesen elszámolt a köztestület ( munkabérekre, járulékokra, üzemeltetési költségekre használata fel a támogatást a testület). A felhalmozási célú támogatást felhasználása megtörtént, átutalásra került az ÖTM Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóságának, a tényleges pályázati önrész 765 ezer ft volt. A meghatározott támogatás és a tényleges felhasználás közötti eltérés 37.875 ft. Az ellenőrzést követő intézkedések:
A pályázat önrészeként megjelenő felhalmozási célú támogatás ténylegesen felhasznált és jóváhagyott összege közötti különbséget a Tűzoltó Köztestületnek a 2008. évi felhalmozási célú támogatásánál kompenzáljuk. A Belső Ellenőrzésről összességében megállapítható, hogy az ellenőrzés tárgyi feltételei rendelkezésre álltak a vizsgálathoz. Az ellenőrzéseket segítő egyéb tényezők biztosítottak, az Önkormányzat rendelkezik a Belső Ellenőrzési Kézikönyvvel, az SZMSZ melléklete tartalmazza az Ellenőrzési Szabályzatot. A FEUVE szabályzatot a jegyző elkészítette. Az ellenőrzéseket akadályozó tényező nem volt, az intézmények észrevételt az ellenőrzés módszerével kapcsolatban nem tettek, a vizsgálat megállapítási segítő szándékúak voltak. Jogellenes magatartás miatt észrevételt nem tett senki. Kérem a jelentés megvitatását és annak elfogadását.
Kerekegyháza, 2008. április 15.
Verosztáné Csorba Mónika Belső ellenőrzési vezető Határozat-tervezet …/2008. ( IV. 30.) sz. Kth.: Belső ellenőrzési jelentésről és a kapcsolódó intézkedésekről Határozat 1. Kerekegyháza Város Önkormányzatának képviselő-testülete a 2007. évi belső ellenőrzésről szóló összefoglaló ellenőrzési jelentést az előterjesztés szerinti változatlan tartalommal elfogadja. Felelős: Verosztáné Csorba Mónika belső ellenőrzési vezető Határidő: azonnal 2. Kerekegyháza Város Önkormányzatának Képviselő-testülete felkéri a Jegyzőt, hogy a szociális ellátórendszer felülvizsgálatát végezze el, szükség esetén tegyen javaslatot az intézményrendszer átalakítására a szakmai és gazdasági hatékonyság fokozása, ellenőrizhetőbbé tétele érdekében. Felelős: Vincze Miklós jegyző Határidő: 2008. szeptember 1.
3. Kerekegyháza Város Önkormányzatának Képviselő-testülete felkéri a Jegyzőt, hogy a következő testületi ülésre készüljön előterjesztés a művelődési ház terembérleti díjának felülvizsgálatára. Felelős: Vincze Miklós jegyző Határidő: értelemszerűen .
