7989-1/2010. ELŐTERJESZTÉS Kerekegyháza Város Képviselő-testületének 2010. március 31-i rendes ülésére
Tárgy: Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008-2009. évi munkájáról és a Hivatal pályázatokkal kapcsolatos tevékenységéről
Az előterjesztést készítette:
irodavezetők, Vincze Miklós jegyző
Véleményezésre és tárgyalásra megkapta:
A Képviselő-testület bizottságai
Törvényességi véleményezésre megkapta:
Verosztáné Csorba Mónika aljegyző
Törvényességi észrevételem nincs:
Verosztáné Csorba Mónika aljegyző
Döntési javaslat: határozati-javaslat Döntési változatok száma:1 Melléklet: Beszámoló
1
Kerekegyháza Város Jegyzőjétől ELŐTERJESZTÉS Kerekegyháza Városi Önkormányzat Képviselő-testületének 2010. március 31-i rendes ülésére
Tárgy: Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008-2009. évi munkájáról és a Hivatal pályázatokkal kapcsolatos tevékenységéről
Tisztelt Képviselő-testület!
Kerekegyháza Városi Önkormányzat Képviselő-testületének Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 16/1998. (XI. 11.) ÖR sz. rendeletének 61. § (2) bekezdése szerint a jegyző a hivatal munkájáról kétévenként beszámol a Képviselő-testületnek. Beszámolási kötelezettségemnek jelen előterjesztés 1. sz. mellékletében teszek eleget 2008-2009. évekre vonatkozóan. Az Európai Uniós pályázatokról szóló szabályzatunk alapján a Hivatal évente beszámol a pályázattal kapcsolatos tevékenységéről. Ezen beszámolót az előterjesztés 2. sz. melléklete tartalmazza. Kérem a T. Képviselő-testületet, a beszámolókat tárgyalja meg és fogadja el. Kerekegyháza, 2010. március 23. Vincze Miklós jegyző Határozat-javaslat .../2010. (III.31.) sz. Kth: Hivatali és pályázati beszámoló elfogadásáról Határozat 1./ Kerekegyháza Városi Önkormányzat Képviselő-testülete a Polgármesteri Hivatal 2008-2009. évi munkájáról szóló, és a 2009. évi pályázati beszámolót elfogadja. Felelős: Vincze Miklós Határidő: azonnal
2
1. sz. melléklet
Beszámoló a Polgármesteri Hivatal 2008-2009. évi munkájáról A Polgármesteri Hivatal munkájáról szóló beszámolót a Képviselő-testület a 2008. márciusi ülésén tárgyalta legutóbb. Tekintettel arra, hogy a Hivatal feladatellátásához kapcsolódó tájékoztatók alapján rendszeresen kap információt a Tisztelt Képviselő-testület a Polgármesteri Hivatal működésével kapcsolatos fontosabb eseményekről, intézkedésekről, jelen beszámoló a 2008-2009. évi időszakban végzett fontosabb hivatali munkákat és folyamatokat kívánja összefoglalni. A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. tv. (továbbiakban: Ötv.) 38.§-a alapján a képviselő-testület egységes hivatalt hoz létre - polgármesteri hivatal elnevezéssel - az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. A Polgármesteri Hivatal alapvető teendői a következők: 1 Ellátja az önkormányzati testületi szervekhez (képviselő-testület, bizottság) kapcsolódó adminisztrációs feladatokat, az önkormányzati képviselők munkájának segítését, valamint a belső munkaszervezési igazgatási teendőket. 2 Előkészíti és végrehajtja a testületi szervek önkormányzati döntéseit, a polgármester irányítása és a jegyző operatív vezetése mellett. 3 Ellátja a központi állami szervek megbízásából az önkormányzat számára hatáskört megállapító jogszabályok végrehajtásaként az államigazgatási feladatokat, vagyis előkészíti döntésre az államigazgatási ügyeket és gondoskodik e döntések végrehajtásának megszervezéséről (kisvárosként a körzetközponti jegyzői feladatokat: okmányirodai, gyámhivatali, építéshatósági, mikroközpontként a mikroközponti társulási feladatokat) 4 Ezen túl a feladatok ellátása érdekében szervező, koordinációs tevékenységet fejt ki az önkormányzati fenntartású intézmények, a kistérségen belül a mikrotérségi települési önkormányzatok, az érdekképviseleti, civil szervezetek, egyéb önszerveződő közösségek irányába. 5 Mint azt a törvény előírja, a Polgármesteri Hivatal azon túl, hogy államháztartás szempontjából önállóan működő és önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, egységes munkaszervezet. A törvényi szabályozás ezzel azt is biztosítja, hogy egyrészt összehangolt és hatékony munkavégzés jogi feltételei biztosítva legyenek, másrészt lehetővé teszi, hogy a hivatalok belső szervezeti egységekre tagozódjanak. A Képviselő-testület a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti felépítését, létszámát, munkarendjét és ügyfélfogadási rendjét a Szervezeti és Működési Szabályzatában állapította meg.
I. A Hivatal szervezeti felépítése, változások, képzések Kerekegyházi Városi Önkormányzat Képviselő-testülete a 181/2009. (IX. 15.) sz. Kth-val fogadta el a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát, Ügyrendjét. Ennek alapján a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti felépítése az alábbiak szerint alakul: Polgármesteri Hivatal vezetője: a jegyző A jegyző helyettesítését: az aljegyző látja el.
3
A társulásokkal kapcsolatos feladatokat:
1 fő ügyintéző végzi.
Polgármesteri Hivatal irodái: 1. Igazgatási és Ügyviteli Iroda vezetését az irodavezető látja el: létszáma: 12 fő, ebből 11 álláshely betöltve 2. Pénzügyi, Adó és Költségvetési Iroda vezetését az irodavezető látja el: létszáma: 10 fő 3. Műszaki és Városüzemeltetési Iroda vezetését az irodavezető látja el: létszáma: 3 fő 4. Okmányiroda vezetését az irodavezető látja el: létszáma: 5 fő 5. Városi Gyámhivatal vezetését az irodavezető látja el: létszáma: 2 fő A Polgármesteri Hivatalban 2008-2009. évben az alábbi – az előző beszámolóban részben már előre jelzett – változások történtek: - az aljegyző és az igazgatási iroda vezetője – kezdetben – részmunkaidőben dolgozni kezdett; - 6 fő nyugdíjba vonult, az ő feladataiknak az ellátását az alábbiak szerint oldottuk meg: • A pénztárosi feladatokat kezdetben a korábban adóügyi feladatokat végző köztisztviselő látta el, később pedig gyedről visszatérő munkatárs. • Az anyakönyvezést a titkárságon dolgozó anyakönyvvezetői vizsgával rendelkező személy végzi. A titkársági tevékenységek ellátása az igazgatási iroda eddig is alkalmazásban álló köztisztviselője feladata lett. • A titkárságról nyugdíjazott köztisztviselő álláshelye nem lett betöltve. • A szociális igazgatási ügyintéző munkakörét gyesről visszatérő köztisztviselő kapta meg. • Az okmányirodai állományon belül – a T. Képviselő-testület által jóváhagyott létszámkereten belül (5 fő) – a nyugdíjazott kolléga feladatkörének ellátása 1 fő felvételével lett biztosítva. • A pénzügyi ügyintézői feladatokat pedig az addig határozott idejű kinevezéssel rendelkező személy határozatlan idejűvé változtatásával látja el az iroda. Összefoglalva: a munkakörök közötti átcsoportosításnak, valamint hivatalon belüli átszervezésnek köszönhetően 1 fő köztisztviselő munkaköre nem lett betöltve. Az ő feladatkörébe tartozó telefonközpont kezelés, iktatás ellátását nagy mértékben segíti az intelligens telefonközpont beszerzése, bérlése, valamint az, hogy az alszámos iktatási feladatokat 2009. január 1. naptól az ügyintézők maguk végzik.
4
A táblázat a Hivatalban foglalkoztatottak életkor szerinti megoszlását tartalmazza korcsoportos bontásban szervezeti egységenként 2009. december 31. napi állapotnak megfelelően:
Betöltöt Osztály t Létszám Jegyző, Aljegyző 2 Kistérségi 1 ügyintéző
20-30 év
31-40 év
41-50 év
50 év felett
2 1
Igazgatási Iroda
11
1
3
4
3
Pénzügyi Iroda
10
2
3
3
2
Műszaki Iroda Okmányiroda Gyámhivatal Összesen
3 5 2 34
4
1 3 1 13
1 1 9
2 1 8
Megállapítható, hogy a Hivatal munkatársai főleg középkorúak, ami azt jelenti, hogy munkájukra még hosszú távon lehet számítani. Elmondható az is, hogy a személyi változások jellemzően és túlnyomó többségében nyugdíjazás miatt történnek. Továbbképzések, képzettségi változások Az elmúlt két évben az államigazgatási hivatal által szervezett képzések száma jelentősen lecsökkent, egyrészük fizetőssé vált. A folytonos jogszabályváltozások miatt viszont továbbra is feltétlenül szükséges a továbbképzések biztosítása. Költségvetési keretünk szűkössége miatt nagyon meg kell válogatni a továbbképzéseket, de szükséges szinten a kollégák számára elérhetőségüket biztosítjuk. A Ket. 2009. évi átfogó módosítása kapcsán, illetve a belső piaci jogharmonizációból adódó ágazati jogszabály-módosításokkal kapcsolatosan szinte a hivatal minden dolgozója részt vett képzésen. Az ÁROP szervezetfejlesztési pályázat keretében pedig a hivatal által ellátott tevékenységekkel kapcsolatosan kaptak a kollégák átfogó képzést (projektmenedzsment, beruházásmenedzsment, közbeszerzés, kockázatelemzés, költségvetés-tervezés stb.). A hivatal 34 munkatársából 17 fő felsőfokú végzettségű (2 fő szerzett felsőfokú végzettséget az elmúlt két évben), 15 fő középfokú végzettségű, melyből 1 fő tanul jelenleg felsőfokú végzettség megszerzése érdekében. Két fő technikai munkatársunk van. Szabadságolás A Ktv alapján megillető szabadságot a köztisztviselők szabadságütemezés szerint vehetik ki. Az ütemezés során figyelembe vesszük a helyettesítés kérdését, az elmúlt évről áthozott szabadságot március 31-ig ki kell venni.
II. A Hivatal 2008-2009. évi feladatellátása, változások Belső piac és informatikai fejlesztések
5
2008. és 2009. évben az önkormányzati feladatellátást érintő legfontosabb változás a Belső Piaci szolgáltatásokról szóló 2006/123/EK irányelv (Irányelv) és annak magyar jogba történő átültetéséből adódott. Ez egyrészt jelenti az egyablakos ügyintézési modell kialakítását, illetve a biztonságos, mindkét oldalról ellenőrzött, titkosított kulcspárok által azonosított elektronikus dokumentum továbbítás kialakításának rendszerét. Fenti jogszabálynak való megfelelés érdekében jogszabálydömping jelent meg 2009. szeptember-november között, mely a hatósági ügyintézésben okozott fennakadásokat. Egyrészt a késés, másrészt a nem egyértelmű szabályozás miatt. Könnyebbséget jelentett, hogy a körzetközponti jegyzőhöz került néhány feladat: telephelyengedélyezés, zajvédelemmel kapcsolatos hatáskörök. A központi jogszabály módosításokból következően a T. Képviselő-testület napirendjén több alkalommal szerepelt a belső piaci szolgáltatásokból fakadóan a helyi rendeletek felülvizsgálata (pl: temető rendelet; piacrendelet; gyermekvédelem helyi rendszere; stb.) 2009. évtől kialakításra került a Hivatali Kapu rendszere, mellyel a Hivatal csatlakozott a Központi Rendszer által működtetett Kormányzati Portálhoz. Márciustól a termőföld adásvételek a központi rendszeren is közzétételre kerülnek. Ősztől – az új Ket hatálybalépésével – ezen folyamat továbbfejlesztése kezdődött meg, melynek keretében a browseres csatlakozást – a honlapunkról közvetlenül elérhető a központi rendszer – is létrehoztuk. A Hivatali ügyek teljes körű, 3-as szinten történő elektronikus ügyintézésének kialakítása folyamatban van az Ügyfélkapus azonosítóval rendelkező ügyfelek részére (e-ügyirat, ami csak elektronikusan létezik). Ezzel egyidejűleg megújításra került a település honlapja is. A közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló törvénynek megfelelően közzétételre kerültek az önkormányzat és intézményeiről és a polgármesteri hivatal ügyintézéséről, működéséről képet adó közérdekű információk, melyek rendszeresen kiegészítésre, aktualizálásra kerülnek. 2010. január elsejétől az okmányirodai ügyintézésben az egyéni vállalkozói ügyintézés módosítása teljes egészében elektronikus ügyintézésre alakult át. Az iparűzési adóval kapcsolatos ügyintézés egy része átkerült az APEH-hez, melynek kapcsolattartásának szintén fenti elektronikus, illetve a közbeszerzések eljárási szabályainak egy részében is – közösségi rezsim 2010. január 1-től, 2010. július 1-től a nemzeti rezsimben is – kötelezővé váltak/válnak az elektronikus ügyintézést szabályai. Ezen feladatok végrehajtásához a Hivatal vezetőinek és ügyintézőinek csatlakozását kellett végrehajtani a Hivatali Kapuhoz, mely sikeresen megtörtént, az ügyintézésben fennakadást az új rendszer kialakítása nem okozott. A térségi közigazgatási és közszolgáltatási informatikai rendszerek továbbfejlesztése tárgyában a régió önkormányzatai számára lehetőség nyílik az e-közigazgatás kialakítását segítő alkalmazások igénybevételére, anélkül, hogy erre külön infrastruktúra beruházás kellene. Az ügymenetrendszer további fejlesztése érdekében szándéka van a Hivatalnak ASP rendszerhez csatlakozni. Ennek előnye: a szoftvereket nem kell önállóan megvásárolni, ebből adódóan csökkennek a ráfordítások költségei, a jogszabályi biztonsági követelményeknek megfelelnek a szoftverek. A hivatali szoftverek tekintetében – főleg pénzügyi részen – jelentős hiányosságainak vannak, melynek oka a szükséges szoftverek magas költségvonzata. Ezen rendszerhez való csatlakozással a most fennálló hiányosságaink megoldásra kerülnek. A pályázattal kapcsolatosan részletesen tájékoztatni fogjuk a Képviselő-testületet. 2008. és 2009. évben beszerzett informatikai programok: IRMA minősített iratkezelési rendszer SQL: szociális ügykezelő rendszer Kötelezettségvállalás nyilvántartó program Költségvetési szervek A költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló 2008. évi CV. törvény (továbbiakban: státustörvény) több változást hozott a költségvetési szervek jogállásával 6
kapcsolatban, melynek végrehajtása érdekében a T. Képviselő-testület elé is többször előterjesztésre kerültek az intézmények alapító okiratai. Mindezek mellett a szakfeladatrend és az önkormányzati könyvelés átalakításnak való megfelelés okozott 2009-ben és okoz az idei évben is nagy kihívást a pénzügyi irodának. Intézményvezetői pályázatok 2008 és 2009. évben az önkormányzat mind a 4 intézményvezetőinek kinevezése lejárt. 2008. évben az óvodavezetői, iskolaigazgatói pályázatot bonyolítottunk le a jogszabályi előírások szerinti külső szakértők bevonásával, majd a művelődési ház és könyvtár intézményvezetése került meghirdetésre, melyet 4 pályázati eljárás lefolytatásával sikerült lezárni. A Humán Szolgáltató Központ intézményvezetői pályázatát is 2009. évben bonyolítottuk le. Választások, Népszavazások 2008. évben népszavazás, 2009. évben EU parlamenti választást bonyolított le a hivatal. A helyi választási iroda zökkenőmentesen bonyolította le feladatait, melyben segítésünkre volt a rendőrség, a polgárőrség és a szavazatszámláló bizottságok tagjai is. Közfoglalkoztatási Terv készítés 2009. A hatályos előírásoknak megfelelően 2009. évben első alkalommal kellett közfoglalkoztatási tervet készítenie az önkormányzatnak, melyet a Hivatal határidőre, megfelelő adattartalommal és egyeztetéssel elkészített és a képviselő-testület a megyében a legelsők között elfogadott. A Tervben 54 fő foglalkoztatása szerepelt. Ténylegesen azonban 41 munkakörben 49 fő foglalkoztatás valósult meg, úgy hogy 70 főnek ajánlottunk föl megfelelő munkalehetőséget. Közülük 11 fő a munkaköri orvosi alkalmassági vélemény szerint nem volt alkalmas munkavégzésre, további 10 fő pedig nem fogadta el a fölajánlott megfelelő munkalehetőséget. Az ő esetükben az ellátást megszüntettük. Megállapítható, hogy a tervezetthez képest (54 fő) 70 főnek ajánlottunk föl munkalehetőséget, ami 29,6 %-os növekedést – jelentős többlet adminisztrációt, feladatellátást – jelentett úgy, hogy az ügyintézést 2009. év végétől helyettesítéssel, az eredeti munkakör ellátása mellett tudtuk megoldani. Szervezetfejlesztés 2008. évi képviselő-testületi döntés alapján pályázat került beadásra a Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztésére. A pályázat sikeres volt, a szervezetfejlesztési projekt 2009. novemberében elkezdődött és 2010. áprilisában végződik, melyről részletes beszámoló került a Képviselő-testület elé. Kapcsolattartás A Hivatal irodavezetői hetente megbeszélésen egyeztetik az aktuális teendőket. Az irodavezetők feladata az ügyintézőknek továbbítani az őket érintő feladatokat. Az intézményvezetőkkel havi egyeztető megbeszélés került kialakításra, ahol az intézmények közötti feladatok is megbeszélhetők. Az értekezletekről emlékeztetők készülnek, határidős bejegyzésekkel. Egyéb szervezetekkel a kapcsolattartás eseti jellegű, de feladataik megoldása érdekében segítséget nyújt a Hivatal a hozzánk forduló civil szervezetek, egyesületek, alapítványok részére is. A költségtakarékosság jegyében a kapcsolattartás leggyakoribb formája önkormányzaton belül a zárt hívócsoporton belüli telefonos (Vodafone), illetve az e-mailes kapcsolattartás. Rendezvényszervezés A rendezvénytervben jóváhagyott és elfogadott rendezvényeink nagy részét 2008-2009 években is a Katona József Művelődési Házzal közösen szerveztük, illetve az ő közreműködésükkel bonyolítottuk le. Megemlékeztünk minden nemzeti ünnepről, évfordulóról (március 15.-e; október 06.-a; október 23.-a, november 01.-e). 7
Hagyományosan a városi rendezvények közül a legnagyobb a „Szüreti felvonulás” volt amit a 2009. évben a legemlékezetesebb és legszínesebb rendezvényként sikerült megvalósítani. Ezen a hétvégén rendeztük meg a mulatság keretei között a „Kunok találkozóját”, a „Kerekegyházáról elszármazottak” találkozóját, valamint ez alkalommal fogadtuk Gútor testvér településünk küldöttségét. Itt szeretném megemlíteni, hogy Gútor településsél immár 15 éves baráti kapcsolatot ápolunk, melyet a minden évben megrendezésre kerülő találkozók alkalmával erősítünk meg. Így 2008. májusában mi fogadtuk a gútori „Öregfiúk” focicsapatát, 2009. májusában Kerekegyháza „Öregfiúk” csapata utazott ki a barátságos mérkőzésre. Jelentős esemény volt a települések küldöttségének fogadása ill. kiutazása. A fogadások alkalmával a Hivatal dolgozóinak nagy része aktívan kivette részét a feladatok ellátásában és nagy segítséget nyújtottak abban, hogy vendégeink számára emlékezetesek maradjanak az együtt töltött napok. Egyéb rendezvények, amelyek a 2008-2009. években sikeresen megrendeztünk: - Újévi koncert a helyi művészek részvételével - Majális - Gyereknap - a 2008. évben az iskola ünnepélyes átadásával egybekötött esemény volt - Hírös Hét fesztivál - Arató felvonulás, Kerekegyházi díjak átadása - Idősek karácsonya
Okmányirodában történt változások Személyi változások: Az okmányirodában, 2008 első felében jelentős személyi változások történtek. A 2008 évet 4 fővel kezdtük. A népesség-nyilvántartással is foglalkozó ügyintéző nyugdíjba vonulása miatt, februárban új köztisztviselő kezdte meg a munkát. Az átmeneti időszak természetesen megnövelte az iroda többi dolgozójának feladatát, de a munkakör átadása szinte zökkenőmentesen zajlott, ami nagyrészt annak volt köszönhető, hogy az új kolléganő június elejére elvégezte az okmányirodai ügyintézői OKJ-s tanfolyamot. A másik jelentős változás, hogy a 2004 óta GYES-es lévő kolléganőnk június végén munkába állt és ezzel - Kerekegyházi Önkormányzat 15/2007 (V. 31.) számú SZMSZ-t módosító rendeletének megfelelően – az iroda létszáma 5 fő-re nőtt. A létszámnövekedésnek köszönhetően 2009-ben kb. 20%-kal nőtt az okmányiroda ügyszáma. Jogszabályi változásokat követően az egyes ügyintézések során történt lényeges változások : 2008.01.01-én léptek hatályba az új egyéni vállalkozói szakmakódok. Ezzel kapcsolatban minden vállalkozói igazolványt ki kellett volna cserélni, ami meg is kezdődött, de újabb jogszabály változtatással (amikor már az igazolványok kb. felét lecseréltük) visszavonták ezt a kötelezettséget. 2008 január végén indult az új szolgáltatás az ügyfélkapuval rendelkező polgárok részére. A központi rendszeren keresztül, e-mail keretében értesítést küldenek az okmányok lejártakor illetve érvényességi idejének lejárta előtt két alkalommal. 2008.01.20-án lépett hatályba az ittas vezetés szabálysértésének – ügyintézést is érintő – módosítása.
8
A címnyilvántartó rendszer módosulásával (2008.07.31) nagymértékben megnövekedett a helyi átvezetésű események köre. 2009 január 23-ától, a visszterhes vagyonátruházási illeték körében történt lényeges változás. (Vagyoni értékű jog visszterhes szerzése esetén fizetendő illeték) 2009.06.28-tól történt változások: o az elektronikus ujjlenyomatot is tartalmazó útlevél, o 14 éven aluliak személyi igazolvánnyal történő ellátása, o a kiskorú lakcímkártyáján feltüntethető a törvényes képviselő telefonszáma 2009.10.01-től igazgatási szolgáltatási díjak változása Városi Gyámhivatal A Városi Gyámhivatali feladatokat 2 fő látja el, az irodavezető és 1 fő gyámhivatali ügyintéző. Gyámhivatali ügyintéző 2008 nyarán GYES-re ment, helyettesítését egy pályakezdő jogász hölgy határozott időre (az ügyintéző távollétének idejére) köztisztviselői jogviszonyban történő alkalmazásával oldotta meg a hivatal. A feladatátadás sikeresen zajlott. A gyámhivatal illetékességi területe nem változott, továbbra Kerekegyháza, Kunbaracs, Fülöpháza. A gyámhivatal hatáskörébe tartozó feladatokat taxatíve a 331/2006 (XII. 21. ) Korm. rendelet 4§- 12§-ig terjedően tartalmazza. A gyámhivatal hatásköre 2009. október 1. napjával kiegészült a jegyzői gyámhatóságok által hozott eredménytelen védelembe vételek felülvizsgálatával, illetve a távoltartás intézményének bevezetésével, családvédelmi koordinációért felelős szervként tájékoztatja a rendőrséget az eljárásról és a feltárt tényekről A gyámhivatali ügyek főbb csoportjai: gyámság alatt állók gyámjainak felügyelete illetve gyámság alá helyezés , gondnokrendelés illetve a gondnokok felügyelete, kiskorúak vagyoni ügyei, családi jogállással kapcsolatos ügyek, valamint a gyermektartásdíj megelőlegezési ügyek teszik ki. A gyámhivatali döntésekben jelentős szerepe van a mérlegelésnek, az érintettek (szülők, gondnokok, családgondozók) meghallgatásáról részletes jegyzőkönyv felvétele szükséges, ami a gyámhivatal adminisztrációs munkáját nagymértékben növeli. Ehhez jön még a Ket. változásából adódó egyéb tájékoztatási kötelezettség. A megnövekedett papírmunka miatt egyre kevesebb idő jut a helyszíni szemlék, környezettanulmányok, a gondnokoltak és gyámoltak körülményeinek vizsgálatára. A gyámhivatali döntések ellen 2008. évben 1 fellebbezés érkezett, azonban II. fokú hatóságként a DARKH Szociális –és Gyámhivatala a fellebbezést elutasítva helybenhagyta a gyámhivatali döntést. 2009. évben a döntések ellen fellebbezés nem érkezett. A gyámhivatal munkájának számottevő részét alkotja a gyámság alatt álló kiskorúak ügyeinek vitele. A gyámolt kiskorúak száma évről évre növekvő tendenciát mutat, figyelembe véve 2007. évet, amikor a gyámság alatt lévő gyermekek száma 20 fő volt.
Átmeneti neveltek száma Tartós neveltek száma 3. személy gyámnál levők száma Összesen:
2008. dec. 31-én 21 3 4 28
2009. dec. 31-én 26 3 5 34
9
A családjukból kiemelt gyermekek mindegyike nevelőszülői családba került, és a testvérek minden esetben együttesen kerültek elhelyezésre. A gyámhivatal ellenőrzi, figyelemmel kíséri a gyámok működését, akik félévente írásban kötelesek tájékoztatást nyújtani a gyámságuk alatt álló gyermekek helyzetéről, illetve minden évben számadást kell benyújtaniuk a gyámoltak előző évi vagyonkezelésére vonatkozóan, csatolva a gyámolt vagy a gondnokolt személyes ügyeire (oktatására, nevelésére, tartására, egészségi állapotára) vonatkozó jelentését is. Ezenkívül a gyám (a gondnok) – függetlenül számadási kötelezettségétől – köteles a gyámhivatal felhívására a gyermek (a gondnokolt) helyzetéről soron kívül felvilágosítást adni. Az átmeneti- és tartós nevelt gyermekekkel kapcsolatos ügyeket a gyámhivatal nagykorúvá válásukig intézi, és gyakran azon túl is amennyiben egy fiatal felnőtt utógondozói ellátást esetleg otthonteremtési támogatást vesz igénybe. Rendszeresen rést vesznek a gyámhivatal ügyintézői az átmeneti nevelésben lévő, ill. abba kerülő gyermekek elhelyezését tárgyaló ún. elhelyezési értekezleten a BKMÖ Gyermekvédelmi Központjában. Jelentős azon külső megkeresések száma, amelyek bíróságtól, társhatóságoktól, APEH-től, rendőrségtől érkeznek, környezettanulmány készítésére, ügyfelek nyilatkoztatásáratájékoztatására, eseti-és ügygondnok rendelésre. A gyámhivatal folyamatos kapcsolatot tart a Gyermekjóléti Szolgálattal, a rendszeresen megtartott esetmegbeszélő értekezletek kapcsán megbeszélésre kerülnek a fokozottabb figyelmet igénylő családok, így a gyámhivatal már egy esetleges ideiglenes hatályú elhelyezés előtt ismerettel bír a család helyzetéről, a kiemelés okairól. 2008. dec. 31-én
2009. dec. 31-én
Gondnokság alatt állók száma
37 fő
33 fő
Vagyonos kiskorúak száma
72 kiskorú
74 kiskorú
A gondnokoltak számának változása részint az elhalálozásból, részint pedig a gondnokolt bentlakásos intézménybe történő elhelyezéséből adódik. (illetékességváltozás). Évente 5-6 alkalommal indít keresetet a gyámhivatal a Kecskeméti Városi Bíróságon gondnokság alá helyezés, a gondnokság felülvizsgálata, vagy gyermekelhelyezés megváltoztatása miatt, ahol a gyámhivatalt a hivatalvezető képviseli. 2008. évben a gyámhivatal 1 feljelentést tett gondnokolt sérelmére elkövetett bűncselekmény megalapozott gyanúja miatt. A vádemelést követően a büntetőper jelenleg is még tart. Műszaki- és Városüzemeltetési Iroda Az építésügyi és az építésfelügyeleti hatóságok kijelöléséről és működési feltételeiről szóló 343/2006. (XII.23.) Kormányrendelet 1/A. mellékletében foglaltak alapján elsőfokú építésügyi hatósági hatáskört gyakorol - mint építésügyi körzetközponti település - Kerekegyháza jegyzője, illetékességi területe Kerekegyháza Város és Kunbaracs Község. A műszaki iroda dolgozói közül 2008-2009 évben két fő személye és köztisztviselői státusza nem változott. 2009. évben az irodához került egy fő informatikus végzettségű dolgozó közcélú foglalkoztatottként, aki az irodán kívül a hivatalnál felmerülő informatikai és egyéb más jellegű kisegítő tevékenységekben vesz részt. Az Iroda feladat- és hatáskörét általánosan az épített környezet alakításáról és védelméről szóló 1997. évi LXXXVIII. tv. (Étv.), az országos településrendezési és építési
10
követelményekről szóló 253/1997. (XII.20.) Kormányrendelet, illetve Kerekegyháza településrendezési terve és helyi építési szabályzata (Hész) határozza meg. Az építéshatóság főbb feladatai: - építési engedélyezési eljárások (építési-, használatbavételi,- fennmaradási,- bontási,stb. engedélyek, kötelezések) lefolytatása - szakhatósági közreműködés más hatósági eljárásokban - adatszolgáltatás más hatóságok felé - házszámrendezés - hatáskörébe tartozó esetekben panaszbejelentések kivizsgálása KSH felé rendszeres havi, eseti és éves statisztikai adatszolgáltatás. Kerekegyháza építéshatósága kijelölés alapján eljáró hatóság a szomszédos települések építési beruházásai esetén alkalmanként. A műszaki iroda építésügyi hatósági feladatainak ellátását szabályozó új jogszabály az építésügyi hatósági eljárásokról, valamint a telekalakítási és az építészeti-műszaki dokumentációk tartalmáról szóló 37/2007. (XII.13.) ÖTM rendelet 2008. év január 1-én hatályba lépett. A korábbi rendelethez képest egyik legfontosabb változás az, hogy külön választotta az építésügyi hatósági engedélyhez és a bejelentéshez kötött építési tevékenységeket. Ezt a rendeletet 2008. év közepén már módosították, majd a 2009. október elsejei új jogszabályok bevezetésével az építésügyre vonatkozó részét hatályon kívül helyezték és csak a rendelet telekalakítási része, illetve 1. és 5. számú melléklete maradt hatályban, ami meghatározza, hogy mikor nem kell, vagy csak bejelentési kötelezettség van az építési tevékenységgel kapcsolatban, ill. mikor engedélyköteles tevékenység. Az új, 2009. október 1-i hatállyal bevezetett, az építésügyi hatósági eljárásokról és az építésügyi hatósági ellenőrzésekről szóló 193/2009. (IX.15.) Kormány rendelet külön választotta az építési-, az egyszerűsített építési engedélyezési és az építési bejelentési eljárást továbbá bevezette az összevont építésügyi hatósági eljárást. Ezt a rendeletet 2009. decemberében csekély mértékben már módosították. Fentieken túlmenően az építésügyet érintő számos új jogszabály (pl. építőipari kivitelezési tevékenységről szóló, az egyes építésügyi szakmagyakorlási tevékenység szabályairól szóló rendelet) került bevezetésre. A több száz oldalt kitevő új szabályok, valamint a hatályos jogszabályok gyakori módosításának megismerése, elsajátítása, illetve alkalmazása, az iroda dolgozóit napi munkájuk végzése mellett jelentős mértékben leterhelik. Az elmúlt két évben felmerült építéshatósági ügyek egy részének – a pályázatok támogatásával megvalósuló építési beruházások - belső munkaigénye a jogszabályi kötelezettségből adódóan bevonandó szakhatósági eljárások miatt növekedett, ennek következtében az ügyintézés ideje is alkalmanként jelentősen hosszabbodott. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény 2009. október 1-i módosítását követően a törvény szigorította, illetve némely esetben rövidítette az ügyintézések során betartandó határidőket. Amennyiben az elsőfokú eljárás szakhatósági közreműködést igényel, úgy az eljárás díját, illetve annak megfizetésének igazolását szintén az iroda dolgozói végzik. Az EU-hoz való csatlakozásunk során elavulttá vált zaj- és rezgésvédelmi szabályok helyett 2008. január 1. napján hatályba lépett a környezeti zaj és rezgés elleni védelem egyes szabályairól szóló 284/2007. (X.29.) Kormányrendelet. A rendelet kétfelé osztotta az első fokú hatósági jogkört a környezetvédelmi, természetvédelmi és vízügyi felügyelőség és a jegyző között. Fontos változás, hogy továbbiakban a zaj- és rezgésvédelmi ügyekben a hatósági jogkört nem a település jegyzője, hanem a kistérség székhelye szerinti települési önkormányzat jegyzője (Kecskemét) látja el.
11
Az építéshatósági feladatokon túlmenően a műszaki iroda látja el az alábbi feladatokat: A telepengedélyezési eljárást új kormányrendelettel szabályozták, ennek megfelelően 2009. április 1-i hatállyal a Kistérségi Jegyző hatáskörébe került az eljárások lefolytatása. Ezzel kapcsolatos eljárásokban a továbbiakban csak szakhatóságként működik közre az építéshatóság. A magánszemélyek közműfejlesztési támogatásáról szóló 262/2004. (IX.23.) Kormány rendelet alapján az iroda végzi a közműfejlesztési hozzájárulások támogatási igényeinek gyűjtését, majd az arra jogosultak részére a negyedévenkénti visszaigénylést a Magyar Államkincstártól. A polgári védelemről szóló 1996. évi XXXVII. törvény alapján 2009. júniusától a települési polgári védelmi parancsnokság polgári védelmi szervezetében a parancsnoki törzs tagjaként vesz részt a feladatok ellátásában az iroda vezetője. Adó- és értékbizonyítványok kiállítása. Statisztikai jelentéseket kell évente küldenünk a hatósági statisztikán kívül a köztisztaságról, az utakról és az ingatlanvagyonról is A műszaki Iroda feladatai közé tartozik a Rendezési Tervvel kapcsolatos szerteágazó főépítészi feladatkör, a kérelmek előterjesztése, a szerződések ügyintézése, a hatástanulmányok készíttetése, kapcsolattartás a jogszabályban előírt hivatalokkal és a településtervező építész céggel. A meglévő Rendezési Terv adattartalmáról gyakran kell hatósági bizonyítványt kiállítani és évente jelentést kell róla küldeni a VÁTI-nak Az ingatlanvagyon kataszter karbantartása előterjesztése szintén a Műszaki iroda feladata.
és
a
vagyonrendelet
módosításainak
Az Önkormányzatnak a Temető működésével és bővítésével kapcsolatban felmerült ügyeit az Iroda menedzseli. A köztisztasággal, a konténerek állapotával kapcsolatos és hasonló ügyekben a Saubermacher céggel az Iroda tartja a kapcsolatot, lebonyolítja a közhírré tételt a limlom, a kerti hulladék, a veszélyes hulladékok, a hasznosítható hulladékok megfelelő elhelyezése érdekében és eljár az illegális szeméttelepek felszámolásával kapcsolatban is (mint pl. tavaly a német szemét ) A házszámrendezés a benyújtott igényeknek megfelelően nagy számban történt meg az elmúlt években, de még mindig vannak hibás házszámok a városban. Sajnos 2010. január 1. után csak az ingatlan bejegyzésért a Földhivatalnak járó 6600,- Ft igazgatási szolgáltatási díj lerovása után lehet ezeket javítani. A mérésügy, a Bányakapitányság, az Állategészségügy, a telepengedélyező hatóság, a Földhivatal, az iparkamara és egyéb hatóságok engedélyezési ügyeiben az illetékes minisztérium szabályozása szerint szakhatóság az építésügyi hatóság vagy éppen a helyi jegyző. Ezeket a megkereséseket is megválaszoljuk. Az ilyen ügyek száma a jogszabályok változásai szerint csökkenő tendenciát mutat. A működő üzleteket és egyéb szolgáltatókat a működés bejelentése után ellenőriznünk kell, hogy az adott ingatlan területi besorolása, a parkolók száma megfelel-e a szolgáltatás vagy üzlet előírásainak. Ez a feladat egyre nagyobb volumenű lesz – az új szabályozás szerint éves ellenőrzési tervet kell készítenie az építésügyi hatóságnak, melyben a bejelentéssel 12
vagy bejelentés és engedély nélkül építhető építményeken túl a szolgáltatók és üzletek ellenőrzése is szerepel. A nyomvonalas és távközlési létesítmények építése és karbantartása sokszor az útjaink területén zajlik. A közútkezelői nyilatkozatokat a beruházási osztállyal egyeztetve időnként az Iroda adja ki. Az Önkormányzat beruházásainál (pl. orvosi rendelő, óvoda) közreműködünk a hatósági ügyintézésben ( eljáró hatóság kijelölése, hiánypótlás megküldése, önkormányzati ingatlanok tulajdoni lapjának beszerzése, térképek beszerzése pl. úttervezéshez és egyéb beruházásokhoz) Az önkormányzat játszótereit az előírások szerint időnként minőség tanúsító céggel kell ellenőriztetni, ez is lezajlott az elmúlt évben, az intézkedési terv szerinti kisebb-nagyobb javításokat a VG Kft és az óvodavezető által felkért fajáték gyártó közreműködésével a javítások nagy része el is készült Kistérségi ügyintéző A kistérségi ügyintéző feladata a Kerekegyháza Város Önkormányzat gesztorságával működő mikrotársulások (Belső Ellenőrzési Társulás, Kerekegyháza és Térsége Gyermekjóléti és Szociális Feladatellátó Társulás) teljes körű ügyvitele, a Társulási Tanács ülésekre meghívó és előterjesztések elkészítése, kiküldése, a mikrotársulások költségvetéstervezetének elkészítése a pénzügyi iroda munkatársainak segítségével, a Társulási Tanács üléseken jegyzőkönyvvezetés, az elkészült jegyzőkönyv küldése a társult települések részére, valamint az Államigazgatási Hivatalnak, társulási megállapodások módosításának elkészítése, megküldése aláírásra. Évente több alkalommal összegyűjtötte a mutatószám felméréshez szükséges adatokat az intézményektől, a normatíva megállapodásokat a kapcsolódó mellékletekkel megküldte a Kistérségi Iroda részére. A települési ellenőrzési tervek figyelembevételével összeállította a társulás éves belső ellenőrzési tervét. Elkészítette a féléves és éves társulási beszámolókat, és a pénzügyi iroda által elkészített pénzügyi beszámolóval együtt megküldte a Kistérségi Iroda részére. Közreműködött a szociális étkeztetés, gyógytestnevelés, pályaválasztási tanácsadás új társulási feladatként való felvételében, az iskolapszichológusi feladat települési megszervezésében. A Hírös Hét Térségi Kertészeti és Élelmiszeripari Kiállításon megszervezésében, lebonyolításában való közreműködés. A Kistérségi Iroda részére településbemutatást, települési programajánlót, települési rendezvénytervet küldött. Közreműködött a Kistérségi Cselekvési Terv felülvizsgálatában, a kistérségi sportstratégia összeállításában, felülvizsgálta a Kistérségi Iroda SZMSZ-ét. Részt vett a kistérségi sportpályázatokban, összeállította az ehhez kapcsolódó beszámolót. A RÉV Szenvedélybeteg Segítő Szolgálattal folyamatos kapcsolatot tartott. Részt vett a Kistérségi Turisztikai Klub ülésén, a Kistérségi Hírlevélbe esetenként cikkeket írt. A Településünk Fejlődéséért Alapítvány részére szerződéseket készített, a kuratóriumi üléseken jegyzőkönyvet vezetett, elkészítette az önkormányzati támogatás elszámolását, az alapítvány pályázati kiírását, kapcsolatot tartott hivatalos szervekkel (pl. APEH, bíróság). Jegyzői működési engedélyezés és hatósági ellenőrzés keretében éves ellenőrzési tervet állított össze, lefolytatta Fülöpháza (tanyagondnoki szolgáltatás, étkeztetés), Kunbaracs (tanyagondnoki szolgáltatás) és Lajosmizse (szociális intézmény) működési engedélyezési eljárását, részt vett azok és a lajosmizsei családi napközik hatósági ellenőrzésében. A központi regiszter nyilvántartásban rögzítette a működési engedélyezéshez kapcsolódó adatokat. Lebonyolította a parlagfű-mentesítési programot, megszervezte a parlagfű gyűjtési akciót. A mentesített területekről az Államigazgatási Hivatalnak kéthetente jelentést küldött.
13
A LEADER programmal kapcsolatban adatot szolgáltatott, részt vett megbeszéléseken és a Homokhátság Fejlődéséért Nonprofit Kft. megalakításában. Adatot szolgáltatott a nevelési-oktatási intézményekről, az önkormányzat francia partnerkapcsolatairól és nemzetközi együttműködésiről az Államigazgatási Hivatal részére, a Mercedes beruházáshoz kapcsolódóan, a gyermekjóléti szolgálatról és a védőnői hálózatról az OBH részére, a megyei ifjúsági adatbázis frissítéséhez és rögzítette a tanyagondnoki szolgálat jelentéseit a központi regiszterben. Turisztika: A Bács-Kiskun Megyei Közgyűlés Hivatala részére megküldte a 2008. évi turisztikai eseménynaptárt, a Homokhátsági Falusi Turizmus Információs Portál részére a település nevezetességeit, rendezvényeit, a megyei rendezvénynaptárba a települési rendezvényeket, különböző kiadványokba település bemutatkozó anyagot, az UTAZÁS 2008, 2009 kiállításokra települési prospektusokat. A Kunok Világtalálkozójához kapcsolódóan megszervezte és lebonyolította a kiskunfélegyházi kiállításon a kerekegyházi standon való megjelenést. Elkészítette a közoktatási esélyegyenlőségi programot, és kitöltötte a Megyei Közoktatás Fejlesztési Tervhez kapcsolódó kérdőívet. Egyéb feladatok: Részt vett a „Lépj egyet előre” program és a Neighbours’ Day szervezésében. Közreműködött fizetési meghagyásos eljárás megindításában, a megyei sportrendezvény pályázatok benyújtásában, az ehhez kapcsolódó elszámolás elkészítésében. Megszervezte a kerekegyházi gyermekek részvételét az Országos Vers-és Prózamondó Gálán, több kerekegyházi művész megjelenését egy képzőművészeti kiállításon. Közreműködött a Búzavirág Környezetvédelmi Egyesülettel kapcsolatos esetenkénti feladatok elvégzésében. A helyközi menetrend módosításokkal kapcsolatban kapcsolatot tart a Kunság Volánnal. Beruházási és közbeszerzési referens A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény - a 2008-2009. években – 10 alkalommal lett módosítva. A legfőbb módosítás; hogy megszűnt, mint eljárásfajta a nemzeti értékhatár alatti közbeszerzési eljárás, az úgymond legalább 3 ajánlattevőnek megküldött ajánlattételi felhívással induló közbeszerzési eljárás. Most már – a kivételek közé tartozó hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárásokon kívül pl: ingatlan tulajdonjogának, használatának megszerzésére irányuló eljárás; az előzőleg lefolytatott eredménytelenül zárult eljárás követően új eljárás minden érintett ajánlattevő bevonásával – minden eljárás hirdetmény közzétételével indul. Még nagyobb teret kapott a nyilvánosság az ajánlatkérő honlapján is meg kell jelentetni a hirdetményt. A verseny tisztaságának biztosítása érdekében ajánlatkérő köteles tájékoztatni az ajánlattevői szabálytalanságról a Gazdasági Versenyhivatalt, ill. az EU Bizottságot. Új elemként jelentkezik továbbá az eljárást megindító hirdetmény jogszerűségét igazoló ellenjegyzési kötelezettség is. A hivatkozott módosítások átvezetésre kerültek mind az Önkormányzat közbeszerzési szabályzatában, mind a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzésekről szóló szabályzatban is. 2008.év közbeszerzések •
Humán Szolgáltató Központ „Őszi Rózsa” Idősek Klubja Nappali Ellátást Nyújtó Intézményének komplex akadálymentesítése; a közbeszerzésekről szóló 2003.évi CXXIX.tv. /továbbiakban: Kbt./ 299.§.(1) b) szerinti egyszerű közbeszerzési eljárás,
14
•
Kerekegyházi egészségház komplex akadálymentesítése; a : Kbt.299.§.(1) b) szerinti egyszerű közbeszerzési eljárás.
•
Kerekegyházi egészségház fűtéskorszerűsítése; a : Kbt.299.§.(1) b) szerinti egyszerű közbeszerzési eljárást a közbeszerzésekről szóló 2003.évi CXXIX.tv 299.§.(1) b) szerinti egyszerű közbeszerzési eljárás.
•
Kerekegyháza Kun utca felújítása a Wesselényi és Tavasz utca között, a : Kbt. 299.§. (1) b) szerinti egyszerű közbeszerzési eljárás.
•
Kerekegyháza, Nyár utca és Árokszállási utca I.ütem útépítése; a : Kbt. 299.§.(1) b) szerinti egyszerű közbeszerzési eljárás .
•
8+1 személyes, „B” kategóriás, kistérségi közlekedés szolgáltatás fejlesztéséhez gépjármű beszerzés; : Kbt. 299.§.(1) b) szerinti egyszerű közbeszerzési eljárás.
2008.évi közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések •
Kerekegyháza Rákóczi utcai óvoda födém-, és fedélszék szerkezeteinek megerősítése
•
Móra Ferenc Általános Iskola sportcsarnok födémszerkezetének csapadékvíz elleni szigetelése és a felülvilágítók cseréje.
2009. év közbeszerzések •
Beruházási hitel folyósítása” a Kbt. II. rész, IV. fejezet, 4. cím szerinti, hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos, közösségi értékhatárt elérő közbeszerzési eljárás.
•
Kerekegyháza Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése; a Kbt.III. rész, VI. fejezet, 21-22. címek szerinti egyszerű nemzeti eljárási rend szerinti tárgyalásos közbeszerzési eljárás.
•
Kerekegyháza belterületen, Bem utca, Árokszállási utca, Nyár utca és Kodály Z. utca által határolt területen, a Kerekegyháza település rendezési terve szerint Lf-1 – falusias lakóterület övezeti besorolása ingatlan megvásárlása; a Kbt. VI. fejezete, 252.§.(1) f) pont alapján a Kbt.252.§.(2) c) pontja szerint hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás.
•
Bajcsy Zs.u. felújítása TEUT 2009. pályázat a Kbt. III. rész, VI. fejezet, 21-22. címek, nemzeti értékhatárokat elérő, általános egyszerű közbeszerzési eljárási rend szerinti nyílt közbeszerzési eljárás.
15
•
Kölcsey és Dózsa György utca részleges felújítása a DAOP-3.1.1/B-08-2008-0020 projekt keretében a Kbt. III. rész, VI. fejezet, 21-22. címek, nemzeti értékhatárokat elérő, általános egyszerű közbeszerzési eljárási rend szerinti nyílt közbeszerzési eljárás.
•
Kerekegyháza, Városi örökség park és közterületek felújítása; a Kbt. 299.§.(1) bekezdésének b) pontja szerinti egyszerű közbeszerzési eljárás
2009.évi közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések •
Kerekegyerdő Bölcsőde – Új Bölcsőde építése a kerekegyházi Erdő utcában elnevezésű pályázat Részletes Megvalósíthatósági Tanulmánya.
•
Bölcsőde – Új Bölcsőde építése a kerekegyházi Erdő utcában elnevezésű pályázat építési engedélyezési és kiviteli terveinek elkészítése.
•
TÁMOP 3.1.4./08/02 „Kompetencia alapú oktatás, egyenlő hozzáférés - Innovatív intézményekben” c. pályázat keretében akkreditált pedagógus továbbképzések tartása és szaktanácsadói feladatok ellátásának beszerzése.
2008-2009.években a közbeszerzési eljárások eredményesen zárultak, jogorvoslati eljárás nem volt. Kerekegyházi Városgazdasági Kft. A településüzemeltetési feladatokat szerződés szerint az önkormányzat 100 % - os tulajdonában lévő Kerekegyházi Városgazdasági Kft. látja el: intézményi épületek, berendezések rendszeres karbantartása, bel- és külterületi utak javítása, kátyúzása, táblák pótlása, padka rendezése, hó eltakarítás, jégmentesítés, közterület karbantartása, kaszálása az útszélek, árkok 1 m sáv határig, szemétszállítással kapcsolatos ügyintézés: kukák biztosítása a lakosság felé. Kukák illetve szemetes zsákok értékesítése. Vállalkozási szerződésen felüli, megbízási szerződések alapján, elvégzett felújítási munkák: •
Óvoda épületek külső nyílászáróinak teljes cseréje;
•
Andrássy u. óvoda zsibongójának felújítása;
•
Általános Iskola udvari kerítésének átépítése;
•
Sportpálya, Kölcsey u. felöli szakaszának felújítása;
•
Fő u.óvoda elötti parkoló kialakítása.
16
A Városgazdasági Kft. az önkormányzattal kötött szerződések alapján további feladatokat is ellát: •
Bérlakás üzemeltetés,
•
Piac üzemeltetés,
•
Farkas erdő kezelése,
•
telek kialakítás.
A rendszeres, működtetésből adódó, feladatokon felül elvégzett munkák: •
Bérlakás: járdaépítés, faültetés, locsolórendszer kialakítása, homokozó építése;
•
Piac: épület előtti tér rendezése;
•
Farkas erdő: 3,1 ha—on fakitermelés és erdőfelújítás, kerítés építés;
•
telek kialakítás: 42 db építési telek kialakítása és értékesítése.
Igazgatási és Ügyviteli Iroda Általánosságban elmondható, hogy a személyi változások mellett jelentős mértékben megnehezítette a pontos, határidőre történő munkavégzést az alkalmazandó jogszabályok esetenként teljes mértékű átírása. Az anyakönyvi igazgatási feladatok ellátása során a hatósági statisztikában nem jelentkező ügyek adatai – a hatályos jogszabályi rendelkezések, szabályzat szerint az anyakönyvi alapiratok iktatása külön történik: Ügyfajta Születési akvi. alapbejegyzés Házassági akvi. alapbejegyzés Halotti akvi. alapbejegyzés Születésre vonatkozó utólagos bejegyz. Házassági utólagos bejegyzés Halotti utólagos bejegyzés Anyakönyvi kivonat forgalom Állampolgársági, honosítási ügyek
2008. 20 22 103 30 79 6
2009. 1 26 21 100 51 96 5
Apai elismerő nyilatkozat Egyéb akvi. ügyek Mindösszesen:
21 28 303
14 34 348
17
Megállapítható, hogy az összes ügyek számát tekintve 15 %-os mértékben növekedett az elvégzendő feladatok száma. Ami örvendetes, hogy a csökkenést mutató országos statisztikákhoz képest településünkön 30 %-kal emelkedett a házasságkötések száma. A jegyzői gyámhatósági ügyek intézéséről jól mutatja az alábbi tábla az esetek, a veszélyeztetett családok, gyermekek növekvő számát. Védelembe vétel Rendszeres gyermekvédelmi kedv. Halmozottan hátrányos helyzet igazolás Rendkívüli gyermekvéd. támogatás Óvodáztatási támogatás
7/16 327 68 78/169 -
9/19 család/gyermek 411 gyermek 99 90/190 kérelem/gyermek 4
A szabálysértési ügyintézési adatok szintén nem jelennek meg a hatósági statisztikában. Erre a területre is jellemző az esetek számának növekedése, különös tekintettel a közoktatási szabálysértésekre, ahol szintén gyermekek veszélyeztetettségéről van szó. A kirívóan súlyos ügyekben, minden esetben jelzéssel élünk a Humán Szolgáltató Központ felé, illetve közösen eljárva igyekszünk elérni, hogy a tanuló iskolába járjon, a szülő kötelezettségének eleget tegyen. Sajnos munkánk igen kevés eredménnyel jár.
Szabálysértés: 2008. év
2009. év
Feljelentések száma: Feljelentett személyek száma: Megszüntetés: Figyelmeztetés: Pénzbírság: Áttétel más szervhez:
28 30 6 19 3 0
46 38 6 25 2 5
Tulajdon elleni szabálysértés: Csendháborítás: Köztisztasági szabálysértés: Árdrágítás: Fogyasztóvédelmi szabálysértés: Tankötelezettség elmulasztása: Veszélyeztetés kutyával: Tűzvédelmi szabálysértés Ebtartási rendelet megsértése Közlekedési szabálysértés
9 3 3 2 8 2 1 0 0 0
14 0 4 0 1 23 1 1 1 1
A szabálysértési ügyeket intéző munkatárs osztott munkakörben látja el a személyzeti feladatokat az Általános Iskola kivételével valamennyi önkormányzati intézménynél foglalkoztatott közalkalmazott, köztisztviselő, munkavállaló tekintetében. Jelentős többlet munkát – mintegy 30 %-kal több irat elkészítését – jelentette 2009. év során a közmunka keretében foglalkoztatottak személyi anyagának kezelése. A személyzeti munka ellátását tovább nehezítette az IMI program működésének szinte folyamatos zavara – esetenként napokig se lehetett dolgozni benne –, illetve a Kincstári ügyintézési hely Kecskemétről Békéscsabára költöztetése. Képviselő-testületi adminisztrációs feladatok ellátása
18
Megnevezés
Testületi ülések száma
2008
2009
26
27
10
10
•
Rendes
•
Rendkívüli
8
11
•
Zárt
8
6
1
1
Várospolitikai fórum Bizottsági ülések •
Ügyrendi
17
11
•
Pénzügyi
13
10
•
Egészségügyi, Szociális
14/291
18/406
•
Városfejlesztési
16
18
Napirendek (előterjesztések) Új rendelet alkotás Rendelet módosítás Határozatok Testületi jegyzőkönyvek
248 5 26 268 26
265 5 27 273 27
Jól látható az Egészségügyi, Szociális Bizottság által hozott határozatok számából is, hogy jelentős mértékben érezhető a gazdasági válság hatása, a családok, egyének szociális rászorultságának növekedése, ami csak a tapasztalataink szerint tovább romlik. A legnagyobb mértékű változás a kereskedelmi igazgatási ügyintézés során történt 2009. évben. A legfontosabb változásokat az jelentette, hogy 2009. október 1. naptól – a korábbi eljárással szemben – nagyon kevés kivételtől eltekintve nincs szükség működési engedélyezési eljárás lefolytatására. A kereskedelmi tevékenységet folytatóknak bejelentési kötelezettsége van csak. Fontos változás, hogy a bejelentés köteles és működési engedélyes üzletek nyilvántartását a honlapon közzé kell tenni. Az 1997 óta papír alapon vezetett nyilvántartás elektronikus formába történő fölvitele jelenleg is folyamatban van. Ugyanez a helyzet jellemzi a szálláshely-szolgáltatási tevékenység folytatására vonatkozó ügyintézést is. A munka szakszerű elvégzését komoly mértékben megnehezítette, hogy a jogszabályok a hatályba lépésüket követően álltak csak a rendelkezésünkre. Az ügyintéző feladatának ellátását tovább nehezítette, hogy az ő feladata a krízishelyzetbe került személyek támogatásával kapcsolatos ügyintézés is a fentieken és a hagyatéki ügyek intézésén túl. Az új támogatási forma igen nagymértékű ügyfélforgalmat generált a tavalyi évben. A szociális igazgatási feladatok ellátását különösen megnehezítette a mindkét évben történő személyi változás mellett az, hogy a 2008. évihez képest (1639 db) mintegy 40 %-al megnőtt 2009. évben (2286 db) a hozott határozatok száma. Ennek ellenére a munka minőségének ellátását jól jellemzi, hogy a lefolytatott ellenőrzések és fellebbezések során mindössze 3 esetben kellett a döntésünket visszavonni, vagy megváltoztatni.
19
Összességében elmondható, hogy a gazdasági válság miatt megnövekedett ügyfélforgalom, az iktatott, elintézett ügyek száma, a személyi változások, a többlet feladatok ellátása miatt az ügyintézők jelentős mértékben leterheltek. Nagyon érződik az, hogy az osztott munkakörben ellátott feladatok, az egy személy által ellátott munkakörök miatt hiányzik a megfelelő helyettesítés. Megoldás lehetne egy olyan megfelelő végzettséggel – esetleg gyakorlattal – rendelkező személy alkalmazása, aki az iroda által ellátott valamennyi feladat – főleg jegyzői gyámhatósági, személyzeti ügyintézési, szabálysértési, egyéb szociális ellátási feladatok – tekintetében szükség szerint helyt tudna állni. Pénzügyi, Adó- és Költségvetési Iroda 2008-2009 évi munkájáról beszámoló 2008-2009 évben mind az adó, mind a pénzügy területén személyi változások történtek, 2 fő nyugdíjba vonult – új munkatársat nem vettünk alkalmazásba – munkájukat gyesről visszajött kollegák látják el. A munkakörök átcsoportosításra kerültek, több munkatársnak más munkafolyamatot kellett ellátni, de sikeresen megoldották a feladatot. Gondot jelentett, hogy 2009-ben közel öt hónapon keresztül szabadságát és felmentését töltötte volt kollegánk, a napi munka, és a féléves beszámoló elkészítése mellett az ÁSZ ellenőrzésre is készülnünk kellett. A munkatársak így nem igazán tudtak szabadságra menni, a feladatokat folyamatos túlmunkával sikerült elvégezni. Az adóügyi ügyintézők (2 fő helyett 1,75 fő munkatárs) elvégezték az önkormányzat hatáskörébe tartozó központi és helyi adók kivetését, könyvelését, adóbeszedési munkálatokat. A 2008. évben is jelentős volt, de 2009. évben duplázódtak a méltányossági kérelmek és a részletfizetési kérelmek mind a lakosság, mind a vállalkozók részéről. Többszörösére nőtt a végrehajtási ügyek száma, a közigazgatási és szabálysértési bírság kapcsán a behajtási kérelmek száma. A takarékosság jegyében ezen feladatokat 2010. január 1-től 1,5 fő látja el. Reményeink szerint második félévben az iparűzési adó állami adóhatóság hatáskörébe történő áthelyezése révén jelentősen csökken a munkatársak adókivetési feladata, így a végrehajtási eljárások kezdeményezésére, letiltások eszközlésére, adók módjára történő behajtásra még több idő fordítható. A pénzügyi iroda folyamatosan ellátta mid a hivatal, mind az önállóan működő intézmények tekintetében a gazdasági események rögzítését, nyilvántartások vezetését, bérkönyvelést, pénzügyi elszámolások vezetését, intézményi működési és vagyongazdálkodási feladatokat, közreműködött a pályázatok előkészítésében, azok sikeressége esetén bonyolítási, elszámolási, beszámolási folyamatokban. A pénztári forgalmat igyekeztünk minimálisra csökkenteni, a számlákat, segélyeket banki átutalással teljesíteni. Az elmúlt két évben jelentős volt a vodafone mobilszolgáltató zártcsoport tagjai részére továbbszámlázott tételek nagysága, a befizetők 99 % pénztári befizetéssel rendezte számláját. 2009. szeptemberétől módosítottuk a mobilszolgáltatóval kötött szerződésünket, így a flotta tagok a vodafone által saját címükre kapják a számlát, és csekken rendezik azt. A továbbszámlázás, beszedés, pénzforgalom könyvelés, és a tartozás-figyelés sok munkaidő ráfordítást jelentett, de egyben milliós nagyságrendű megtakarítást is azzal, hogy a telefonszolgáltatás így olcsóbb, mint vezetékes hálózaton keresztül. A pénztári kifizetések másik jelentős tétele a segélyek kifizetése, ami hónapról hónapra több száz kifizetést jelentett. Köszönhetően a szociális ügyintézők közreműködésének – igyekeznek az ügyfelet az átutalási megbízás igénybevételére rávezetni – így havonta már csak 200-250 db segélyt rendezünk a pénztáron keresztül. A pályázatok kezelése jelentős többlet feladatot eredményez, azok benyújtásától az elszámolásig. A beadáshoz adatok gyűjtése, elkülönített bankszámla nyitása, igazolások kérése szükséges. A TÁMOP pályázatok működési jellegű kiadások finanszírozását jelenti túlnyomó részben, ezeket elkülönítetten kell könyvelni, és a költségeket felosztani. A
20
kifizetési kérelmekhez, elszámolásokhoz a számlák gyűjtése, ellenőrzése és fénymásolása nagyon sok időráfordítást igényelt. A jelenleg használt integrált pénzügyi-számviteli programot 2004. évben kezdtük használni, ami a korábbi DOKK alkalmazáshoz viszonyítva korszerűbb volt, de mostanra elavult a rendszer. A szolgáltató biztosítja a jogszabálykövetést bizonyos szinten a szerződésben vállaltak szerint, de rengeteg problémánk volt az elmúlt évben, és jelenleg is a rendszer működésével. Az egyre növekvő információ szolgáltatási kötelezettségeinknek külön kimutatások készítésével tudtunk eleget tenni, a kötelezettségvállalást is külön program segítségével kezdtük könyvelni 2009. évben. A szolgáltató is bevállalja, hogy a jelenlegi program verzió elavult, javasolja másik vásárlását, ami jelentős kiadással járna. 2008-2009 évben jelentős jogszabályváltozások voltak, csak a legfontosabbak – 2008. évi CV. tv. (Státusztörvény), Államháztartási tv., Államháztartás működési rendjéről szóló rendelet, ez utóbbi 2010-től teljesen új – amik megnehezítették munkánkat a napi feladatellátás mellett. 2008. évtől a Magyar Államkincstár minden évben köteles helyszínen ellenőrizni önkormányzatunknál a normatívák igénybevételének, elszámolásának jogosságát, mivel a 400 millió forintot meghaladja az állami támogatások összege. Megítélésem szerint a Kincstár által fellelt kisebb hiányosságok ellenére mind az intézmények, mind az iroda munkatársai megfelelően látták el a normatíva igényléshez, és elszámoláshoz kapcsolódó feladatokat, mivel a kapott támogatási összeghez viszonyítva elenyésző visszafizetési kötelezettségünk keletkezett, 2009. évben már csak 227.000 Ft volt. 2009. évben az Állami Számvevőszék ellenőrzése szintén jelentős többlet feladatot keletkeztetett, az ellenőrzési programhoz a kért anyagok előkészítése, azok utólagos ellenőrzése, a Számvevőszék által kért kimutatások összeállítása több hetes plusz munkát eredményezett irodánknak. Az elmúlt két évben az iroda minden munkatársa igyekezett feladatait a munkaköri leírásban foglaltak szerint ellátni, a rábízott többlet feladatokat maximálisan elvégezni, aminek a technikai akadályon kívül a rendelkezésre álló munkaidő szabott korlátokat. A Státusztörvény, az új szakfeladat rend elvárásainak megfelelő könyvvezetést, valamint az egyéb jogszabályi előírásoknak való megfelelést hosszútávon jelenlegi létszámmal irodánk nem fogja tudni ellátni, elkerülhetetlen lesz a létszámbővítés, valamint egy új integrált pénzügyi és számviteli modul beszerzés.
III. Hivatalt érintő ellenőrzések Állami Számvevőszék vizsgálata 2009. augusztus - október 2009. augusztus-október hónapokban átfogó vizsgálatot végzett a Hivatalnál az Állami Számvevőszék az alábbi fő témakörök köré csoportosítva az ellenőrzést: Költségvetési és pénzügyi egyensúly biztosítása, Uniós források kezelése, szabályozottsága, FEUVE és Belső ellenőrzés rendszerének működése, Közérdekű adatok nyilvánossága. Az ellenőrzési megállapításokról beszámoltunk a Képviselő-testületnek, az észrevételekre Intézkedési Terv készült, melyet az állami számvevőszék elfogadott. Végrehajtása folyamatban van. Magyar Államkincstár vizsgálata 2008. szeptember, 2009. október Mivel Önkormányzatunk normatíva igénylése meghaladja az évi 400 milliós határt, ezért az államkincstár minden évben vizsgálja a normatíva igénylés szabályosságát a hivatal és az intézmények vonatkozásában. 2008. és 2009. évben is megtörténtek ezen vizsgálatok. A 2008. évi vizsgálatok 2 096 680 Ft visszafizetési kötelezettségünk keletkezett, a 2009. évi vizsgálat alapján pedig 227 000 Ft Intézkedési terv és utóellenőrzés alapján kijavításra kerültek a megállapított hiányosságok. A normatívák igénylésének alapfeltétele a pontos és az előírásoknak megfelelő 21
adminisztrációs háttér biztosítása, a jogszabályok által előírt mellékletek maradéktalan becsatolása. Könyvvizsgáló vizsgálata 2008., 2009. Az önkormányzat 2010. december 31-ig terjedő időszakra megbízta a Szalontai Könyvvizsgáló Betéti Társaságot az önkormányzat befektetett eszközeinek, készletállományának, pénzeszközeinek, követeléseinek és kötelezettségeinek, pénzmaradványának és eredményének vizsgálatával. A könyvvizsgáló Kerekegyháza Város Önkormányzatának 2008. évi és 2009. évi költségvetéséről szóló rendeletét és módosításait könyvvizsgálói szakvéleménnyel látta el, továbbá időszakos ellenőrzési segítik a szabályszerű könyvvezetést. Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal ellenőrzése 2008. szeptember Az okmányiroda illetékbeszedését ellenőrizték. Az illetékek beszedése a jogszabályi előírásoknak megfelelő formában történt, felhasználásuk megfelelően dokumentált. Ombudsmani vizsgálat 2009. november Fenntartásunkban működő intézmény eljárásával kapcsolatosan kért vizsgálatot az Ombudsman hivatala 2009-ben. Az eljárást lefolytattuk, válasz egyelőre még nem érkezett. Kecskeméti Városi Ügyészség vizsgálata 2008. október-november A rendszeres szociális segélyek eljárásrendjét vizsgálta az ügyészség. 1 óvással élt, melynek eredményeképpen egy rendszeres szociális segély megszűntetésre került (az ok az volt, hogy az ügyfél rendelkezett hasznosítható vagyontárggyal, melynek megállapított értéke a jogszabályban meghatározott 855 ezer forintnál 45 ezer forinttal több volt). Jelzéssel élt a formanyomtatványok használatával kapcsolatosan, és felszólalással az adattartalom pontosítása érdekében. A köztisztviselői jogviszonyok megszűntetését is vizsgált az ügyészség ezen időszakban. Ezzel kapcsolatosan 1 felszólalással élt, a megszüntető okiratban pontatlanul szereplő jogszabályi megjelölés miatt. Bács-Kiskun Megyei Főügyészség vizsgálata 2009. május Köztartozások behajtását ellenőrizte a főügyészség, 7 felszólalással és 1 jelzéssel élt a vizsgált ügyekkel kapcsolatosan a jövőbeni ügyintézés megfelelősége érdekében. Így különösen: az alsó összeghatárok és az eljárási rend betartása, a végrehajtási határidők pontos tartása, a jogszabályi előírásoknak megfelelő esetben a végrehajtások haladéktalan indítása, a behajtott összegek haladéktalan utalása a behajtást kérőknek, a jelzálog bejegyzések és törlések pontosítása. Jelzéssel élt a szabálysértési hatóságok tájékoztatásával kapcsolatosan: az mind a behajtás sikere, mind sikertelensége esetén történjen meg. Foglalkoztatási és Szociális Hivatal vizsgálata 2008. június Támogató Szolgálat működtetését vizsgálták. Az akadálymentesítéssel, végzettséggel kapcsolatos észrevételek határidőre pótlásra kerültek.
szakmai
Megyei Gyámhivatal által végzett ellenőrzések 2008. november Működési engedélyek kiadásának folyamatát vizsgálta a gyámhivatal 2008. évben. Az vizsgálat észrevételei alapján pontosításra került a hivatal által kiadott működési engedélyek adattartalma és megnevezése. Kecskeméti Városi Ügyészség: Gondnoksági ügyek vizsgálata 2008-tól 2009 júniusig a Városi Gyámhivatalnál
22
Kecskeméti Városi Ügyészség tartott törvényességi felügyeleti vizsgálatot a Városi Gyámhivatalnál 2009. július hónapban. A vizsgálat célja annak megállapítása volt, hogy a gyámhivatal megteszi-e a szükséges intézkedéseket a gondnokoltak vagyonának védelme érdekében, eleget tesz-e a Ptk. 20/A.§-ában meghatározott, a gondnok tevékenységének felügyeletére vonatkozó kötelezettségének. Az ügyészség 2008. január 1-től a vizsgálat időpontjáig terjedően vizsgálta a gondnoksági eljárásokat, az összes gondnoksági irat bekérésével. Az ügyészség 6 felszólalással és 1 jelzéssel élt a vizsgált ügyiratokkal kapcsolatban. A felszólalások a jogorvoslatról való tájékoztatás pontosítására, a határozatban az ügyfél nemének és állampolgárságának feltüntetésére, az azonnali végrehajthatóság indoklásának kiegészítésére, a gondnok tájékoztatásának kiegészítésére vonatkoznak.
Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalának vizsgálata 2008. május Okmányiroda működésének ellenőrzése során felhívták a figyelmünket a szigorú számadásos nyomtatványok esetén a biztonság növelése érdekében az ügyintéző párok kialakítására, egymás ellenőrzése érdekében; az elveszett okmányok pótlása érdekében készített jegyzőkönyvek pontos adattartalmát írták elő, formanyomtatványok bevezetésére tettek javaslatot, melyeket a honlapon rendszeres aktualizálni szükséges; a selejtezési idő betartására hívták fel a figyelmet. Az ügyfelek szenzitív adataival kapcsolatosan tettek javaslatokat, az okmányok kiállításáért befizetett illetékes igazoló feladóvevények érvénytelenítésének pontos menetét írták elő. Dél-alföldi Regionális Államigazgatási Hivatal 2009. november Az okmányiroda közlekedési igazgatási és egyéni vállalkozói igazolvány ügyintézéssel kapcsolatos célvizsgálatot végzett a Hivatal. Megállapította, hogy a köztisztviselő kollégák alapvetően megfelelő munkavégzéssel látják el feladataikat. Javaslattal éltek a fellebbezésekkel kapcsolatos tájékoztatással kapcsolatosan, illetve a határozatok tájékoztató részével kapcsolatosan, valamint a Ket új eljárási határnapjai vonatkozásában. Pályázati ellenőrzések - folyamatos Az Uniós pályázatokat mindig szigorú ellenőrzések kísérik, mely a pályázat elbírálása előtt kezdődik, a pályázati cél realitásának vizsgálatával. A Bács-Kiskun Megyei Földhivatal 2009. november Az ingatlan –nyilvántartásról szóló 1997. évi CXLI. törvény alapján ellenőrzést tartott az ingatlan-nyilvántartási rendszer (TAKARNET) adatkezelésének jogszerűségéről és naplóvezetési kötelezettségének betartásáról. Az ellenőrzés során mindent rendben találtak. Parlagfűmentes Dél-alföldi Régióért Koordinációs Bizottság megyei munkacsoportjának helyszíni ellenőrzése 2009. július A munkacsoport a helyszíni ellenőrzés során megvizsgálta a személyi, tárgyi feltételeket, továbbá külterületi bejárást tartott. Az ellenőrzés semmilyen hiányosságot nem állapított meg. Belső ellenőrzés - folyamatos A képviselő-testület által elfogadott ellenőrzési terv szerint került végrehajtásra, megbízott belső ellenőr által. A tervben meghatározott ellenőrzések lefolytatását követően – amennyiben szükséges - Intézkedési Terv készül, a végrehajtásért felelős személy és határidő megjelölésével. Az intézkedési tervben meghatározott határidők lejártát követően ellenőrzésre kerül a terv végrehajtása. A belső ellenőrzésről szóló részletes beszámolót minden évben a zárszámadással egyidejűleg terjesztjük a testület elé. 23
24
IV.
Ügyiratforgalom, Statisztika
Összes (főszám és alszám) iktatott ügyiratok száma Ágazat Pénzügyek Egészségügyi igazgatás Szociális igazgatás Környezetvédelmi, építésügyi, területfejlesztési és kommunális igazgatás Közlekedés és hírközlési igazgatás Vízügyi igazgatás Önkormányzati és területfejlesztési; igazságügyi és rendészeti igazgatás Lakásügyek Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatás Ipari igazgatás Kereskedelmi igazgatás, idegenforgalom Földművelésügy, állat- és növény-egészségügyi igazgatás Munkaügyi igazgatás, munkavédelem Önkormányzati és általános igazgatási ügyek Közoktatási és művelődésügyi igazgatás Sportügyek Honvédelmi, katasztrófavédelmi igazgatás, fegyveres biztonsági őrség Mindösszesen:
25
2008 4468 320 4351
2009 8441 290 4419
1296 41 42
1053 144 34
3765 92 1256 54 246 35 6 1136 128 0 4
3630 74 1194 15 193 37 4 1833 46 1 7
17240
21415
1 2 Az ügyiratforgalom számát, amely legjobban kifejezi a Hivatalban az ügyintézést, az jellemzi, hogy évről évre nő.
26
V. ÁROP szervezetfejlesztési projekt Államreform Operatív Program (ÁROP-1.A.2/A.-2008-0209) „A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése” tárgyú sikeres pályázatunk legfontosabb feladata, hogy a Hivatal minél jobban megfeleljen napjaink kihívásainak, megteremtsük a szolgáltató típusú Önkormányzatot. Ennek érdekében: • a Polgármesteri Hivatal szervezeti-működési hatékonyságának, eredményességének, átláthatóságának javítása a civil, vállalkozói szféra minél szélesebb körű bevonásával. • A Hivatalon belül, valamint Hivatal és az intézmények között minél jobban érvényesüljön formalizált kapcsolatrendszer, javuljon a koordináció. • Az ügyfelek elégedettségének növelése. A projekt megvalósítása során a nyertes vállalkozó – AAM Zrt. – első lépésként egy Helyzetelemzést készített el az intézményvezetőkkel, az azonosított civil kapcsolatokkal, a Hivatal szakapparátusával, valamint a vezetőkkel folytatott interjúk, műhelymunkák, az ügyfél-elégedettségi felmérés segítségével. Az ügyfél-elégedettségi felmérés alapján a Hivatal ügyfélszolgálati tevékenysége kiemelkedő, eredményes, jó színvonalú. A megkérdezett ügyfelek 100%-a szerint az ügyintézők nyitottak, kedvesek, udvariasak, előzékenyek és abszolút mértékben segítőkészek. 95%-uknak első próbálkozásra sikerült elintéznie azt az ügyét. A megkérdezettek túlnyomó többsége szerint (80%) az ügyfélfogadás színvonalas környezetben igényes technikai körülmények között zajlik. A megkérdezettek 60%-a intézné ügyeit elektronikusan. Annak ellenére, hogy az Ügyfélkapus rendszerrel lehetőség nyílik a 3-as szintű e-ügyintézésre, a végleges, és megnyugtató megoldást az elkövetkező években az ÚMFT DAOP-2009-4.3.2 - A térségi közigazgatási és közszolgáltatási informatikai rendszerek továbbfejlesztése keretében kiépítésre kerülő ASP rendszer biztosít majd. Az interjúk alapján problémaként jelentkezik, hogy nincs egy kialakított porta, vagy központi ügyfél-irányítási, -hívó rendszer. A Hivatal hardver, szoftver infrastruktúrája javításra szorul, mind gépek, mind a perifériák esetében folyamatos újításra, beszerzésre van szükség. A nagyszámú ügyfélforgalommal rendelkező szociális-, és adó ügyeket intéző, és a pénztárt is magába foglaló irodában nem biztosított szeparáltság, a szenzitív adatkezelés. A Gyámhivatal az emeleten található, ahová a feljutás nem akadálymentesített. A szervezeti egységek közötti kapcsolattartás, hivatali koordináció felülvizsgálata során megállapítást nyert, hogy a pályázatok megvalósítása érdekében kialakított másodlagos, nem formalizált projektszervezet - ami a strukturált hivatali szervezet mellett működik -, nem látja el tökéletesen a feladatát. A koordináció, kapcsolattartás, a feladatkiadás, felelős kijelölése, az információ megosztás, ismeretanyag elérhetősége fennakadásokat okoz a zavartalan működésben. Ezen problémák rendezését szolgálhatja a formalizált szervezeti kapcsolat kialakítása, ahol a hivatali út betartása nyomon követhető, ezért kialakításra kerül a Jegyzői Iroda – a jegyző közvetlen irányítása mellett –, amely iroda a referensek /kistérségi, pályázatíró, városüzemeltetési, közbeszerzési, polgármesteri/ munkáját, és a titkársági feladatokat irányítja. Mindez javítja a projektszemléletet. A formalizált tudásmegosztás biztosítása érdekében a hivatali könyvtár-, fájlstruktúra egységesítésére kerül sor. A feladatkiosztás egyértelmű felelős, és határidő meghatározással történik. A projekt keretében beszerzésre került a SAMU-TER2 munkaügyi szoftver, ami lehetővé teszi az egységes elektronikus munkaköri leírások elkészítését, amelyek kinyomtathatóak a rendszerből. A munkaköri leírás az előírt feladatokon túl a munkakör betöltéséhez szükséges kompetenciákat, képzettségi előírásokat is tartalmazza, valamint hathatós segítséget nyújt FEUVE rendszer /folyamatba épített, előzetes, utólagos vezetői ellenőrzés/ működésében ugyanis tartalmazza az ellenőrzési, kapcsolódási pontokat is. Az elektronikus nyilvántartás a feladatellátás során fennálló duplikációk kiszűrését is szolgálja. A szoftver segítséget nyújt 27
továbbá az adott feladat ellátásához szükséges munkaidő ráfordítások kimutatásához, a szervezeti, és egyéni szintű teljesítmény méréséhez is. A belső ellenőrzés, a FEUVE, és a kockázatkezelés egymásra épülő hármas egységének biztosítása érdekében kialakításra kerül a Hivatal és az intézmények új, egységes kockázatkezelési rendszere. Ezen belül a fennálló, ismert kockázatok azonosítására került sor, meghatározásra került az elfogadható kockázati szint mértéke: 1M Ft-ban. A kockázatkezelési szabályzat kijelöli a felelősöket, a telepített hatásköröket, és a kockázatkezelési technikákat is meghatározza, tartalmazza továbbá a szükséges nyilvántartásokat is. A képviselő-testületi munka egyik legfontosabb tevékenysége a helyi rendeletalkotás, mint a nem szabályozott helyi társadalmi viszonyok jogszabályban történő rendezése. A megalkotni kívánt jogszabályból fakadó következményeknek /pénzügyi mutatóknak, adminisztratív terheknek/ az érintettek körének meghatározását segíti elő az előzetes, utólagos hatásvizsgálat. A rendeletalkotási folyamat szabályozottságának megteremtése, a folyamatnak a lakosság részére megismerhetővé tétele, az előzetes, széleskörű társadalmi egyeztetési folyamatok lefolytatása, a kihirdetésnek a honlapon való megjelentése a képviselő-testületi munka társadalmi elfogadottságát szolgálja /SZMSZ módosítás/. A költségvetés készítési folyamatok szabványosítása, a stratégiai tervezés bevezetése szintén része a projektnek. A stratégiai tervezés lényege; a meglévő erőforrások áttekintésével, felosztásával úgy határozza meg a hosszútávú fejlesztési céljait, hogy a célokhoz hozzárendeli a forrásokat, és a megvalósítási időpontokat. A megvalósítási időszak során folyamatosan felülvizsgálja a célokat, és erőforrásokat, és beavatkozik, amennyiben szükséges /monitorozás/. Az államháztartáson belüli folyamatos változások /státustörvény, szakfeladatrend változása, új Ámr./ ezen szemléletmód kialakítását vetítik elő még akkor is, ha jelen költségvetési helyzetben az operatív, napi feladatok megoldása a legfontosabb feladat. Az éves költségvetés elkészítésekor a stratégiai tervezés során meghatározott prioritások figyelembe vételével kell a célokat, feladatokat meghatározni. A stratégiai tervezés kapcsán az Önkormányzat Gazdasági Programja is felülvizsgálatra kerül. A költségvetési tervezéssel kapcsolatban azonosított problémák: az intézményvezetőkkel folytatott egyeztetés során a költségvetési sarokszámok ismeretében a fejlesztési célok újra priorizálása biztosított legyen; a Pénzügyi iroda felsőfokú pénzügyi végzettséggel rendelkező köztisztviselővel történő létszámfejlesztése szükséges a napi operatív feladatok mellett a tervezés hatékony, zavartalan biztosítása érdekében; zavartalan internet kapcsolat biztosítása a HSZK esetében; a könyvelési program cseréje szükséges, egyrészt az adatszolgáltatási táblák kompatibilitás hiánya miatt, másrészt az új szakfeladatrend miatt. A Polgármesteri Hivatal és az intézmények közötti kapcsolattartás, koordináció javítása is része a projektnek. Az intézményesített kapcsolattartás, feladatkiosztás, probléma megbeszélés kialakult formája a havi rendszerességgel megtartott – amely az ÁSZ vizsgálat miatti leterheltség miatt az elmúlt évben néhányszor sajnálatos módon elmaradt – intézményvezetői megbeszélés. A felmerülő problémák jelzése, az adatszolgáltatás formalizált rendszerben történő biztosítása érdekében a kapcsolattartás javítása keretében a költségvetési tervezés, a karbantartási, felújítási igények jelzése, a jogi problémák kezelése, a pályázati információnyújtás is megvalósításra kerül.
28
Kerekegyháza Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti felépítése, a jóváhagyott álláshelyek szerint Polgármester Polgármester (1 (1 fő) fő)
) Jegyző (1 fő)
Alpolgármester (1 fő társ.megb. Aljegyző ( 1 fő)
Kistérségi referens (1 fő) Igazgatási és Ügyviteli Iroda (12 fő)
Okmányiroda (5 fő)
Műszaki és Városüzemeltetési Iroda ( 3 fő) Gyámhivatal (2 fő)
Pénzügyi, Adó és Költségvetési Iroda (10 fő) ellátja az Ámr. 15. §-a szerinti gazdasági szervezet feladatait
29
2. sz. melléklet Tárgy: Pályázati beszámoló 2009. év
A 2009 év Önkormányzatunk szempontjából a pályázatok és projektmenedzsment éve volt. Az előző években már nagy tapasztalatot és rutint szereztünk a pályázatok benyújtása, hiánypótlások és szerződéskötések területeiről, azonban ebben az évben már egy új – és sokkal hangsúlyosabb dologgal is szembesülnünk kellett – ez pedig a pályázatok megvalósítása és elszámolása az uniós követelményeknek megfelelően, azaz a klasszikus projektmenedzsmenti feladatok ellátását is biztosítanunk kellett. 1) Benyújtott pályázatok Önkormányzatunk (és intézményeink) a 2009. évben 16 db pályázatot nyújtott be. A projektek összértéke 630.988.945 Ft továbbá 18.000 Euro (Comenius pályázat iskola), melyből 86. 636.364 Ft önerő, ill. 539.225.150 és 18.000 Euro Ft, - melyből a 2011. évben esedékes utolsó 20%-os összeget 3.600 EUR-t kell majd előfinanszírozni, és záró elszámolás után lehet lehívni - támogatási összeg. A projektek átlagos támogatási intenzitása 80 % feletti, amennyiben az összértékére vetítjük a támogatási intenzitást úgy 85,45 %-os átlagos támogatástartalmat kapunk. Fontosnak tartom megjegyezni, hogy önkormányzatunk a 2009. évben több pályázati kiíráson nem tudott indulni, az előző évi nyertes pályázata miatt. Reményeink szerint 2010es kiírások már nem jelentenek korlátozást. Másrészt az infrastrukturális fejlesztéseket (elsődlegesen az útfelújítást célzó) pályázati kiírások a 2007 – 2008 évi kiírásokhoz képest olyan többlet műszaki specifikációkkal és egyéb megszorításokkal bővültek, amelyek lényegében ellehetetlenítik önkormányzatunk pályázati szándékát. (Klasszikus példa erre az utak B.IV., ill B.V. besorolása, amelyről már több alkalommal beszéltünk üléseinken.) 2009. év során benyújtott pályázatokat összesítve az 1. sz. mellékletben láthatják. 2.) Nyertes pályázatok Az 2009. évben az összesen 209.306.774 Ft támogatást nyertünk, amely az önkormányzat éves költségvetésének 16,01 %-a. (Az éves költségvetésünk 2009-ben 1.302.878.000 Ft volt) A nyertes pályázatok összes bekerülési költsége: 244.400.923 Ft, amelyhez az Önkormányzatnak 35.094.149 Ft önerőt kell hozzárendelnie. A fenti számadatokon kívül még a nyertes pályázatokhoz tartozik az iskola Comenius pályázata, 18.000 Euro, 100 %-os támogatási intenzitással. A nyertes pályázatok összegzését a 2. sz. mellékletben találják. 3.) Elutasított pályázatok 2009. évben 6 db elutasított pályázatunk volt, amelyek össz. bekerülési költsége: 303 042 845 Ft, amelyhez az Önkormányzatnak 39 634 495 Ft önerőt kellett volna hozzárendelnie. Az elutasítások okai; 5 pályázat esetében forráshiány, 1 esetben pedig szakmai indoklás alapján, amelyet 2 esetben megfellebbeztük, ugyanis a kapott pontok erőteljesen vitatható voltak.
30
A TÁMOP első lépés pályázat keretében az elutasítás oka az volt, hogy a mélyszegénységben élő leghátrányosabb helyzetű embereket mi nem OKJ-s típusú képzésre szántuk, hanem az általános iskolai kulcskompetenciák erősítését céloztuk meg. Nevesített célkitűzés volt a pályázatban a funkcionális analfabétizmus felszámolása, olvasási, szövegértési és matematikai alakkészségek erősítése és felzárkóztatása a munkaerő-piaci integráció és reintegráció segítése céljából. Ezzel szemben elsősorban az OKJ-s szakmákat tartalmazó projektek nyertek támogatást. Ez sajnos az útmutatóban található pontozási szempontrendszerből nem derült ki, csak az utólagosan kikért jegyzőkönyvből. Az elutasított pályázatok összegzését a 3. sz. mellékletben találják. 4.)Elbírálás alatt álló pályázatok Jelenleg 2 db elbírálás alatt álló pályázatunk van. Az EMIR rendszer adatai alapján már mindkét pályázat esetében megtartották a BB ülést, azonban eredményességükről még nem kaptunk tájékoztatást. Az elbírálás alatt állópályázatok összegzését a 4. sz. mellékletben találják.
Összefoglalva: az Önkormányzat pályázatírási, megvalósítási tevékenysége a fentiek alapján egyértelműen sikeresnek értékelhető. Az ÁSZ 2009. évi ellenőrzése során minden részletre kiterjedően vizsgálta ezen tevékenységet. A feladatellátással kapcsolatban a megállapításait az ÁSZ intézkedési tervre vonatkozó 2009. december 16.-i előterjesztés részletesen bemutatta, így azt ismételten nem ismertetem. A 2010. évi költségvetés elfogadásakor a könyvvizsgáló az ÁSZ ellenőrzés során feltárt hiányosságokat átvezetette a rendeleten /analitikus nyilvántartás, szöveges bemutató, éves bontás/. A projektmenedzsment tevékenység ellátása során jelentkezett problémákat a hivatali beszámolóban mutattam be, az azok kiküszöbölésére vonatkozó tervezett intézkedésekkel együtt. A projektmenedzsment tevékenység során a legfontosabb feladat a folyamatosan változó külső tényezőkhöz való alkalmazkodás, flexibilitás. A monitoring tevékenységre először 2010. évben került sor a kisbusz beszerzéssel kapcsolatban /minden rendben volt/, ami nem érinti jelen beszámoló időintervallumát. A közbenső ellenőrzés során a TÁMOP ifiklub esetén felmerült problémák, hiányosságok esetében /nyitva tartás kiterjesztése, Polgármesteri Hivatal Esélyegyenlőségi Programja megküldése, tevékenység leírások kiegészítése, arculati elemek alkalmazása minden dokumentumon/ már megtörténtek az intézkedések, ill. a következő PEJ /Projekt Előrehaladási Jelentés/ benyújtásakor teljesítjük az előírás szerint. A két akadálymentesítési pályázat szakmai, pénzügyi lezárása sikeresen megtörtént. A projektmegvalósítás a legnagyobb a problémát a lehívások határidőben történő végrehajtása okozza. A közreműködő szervezetek, több alkalommal olyan igazolások, nyilatkozatok teljesítését várja el /egyösszegű áras szerződés esetén tételes méret-, mennyiség kimutatás csatolása/, ami a szerződés szerint nem is kellene a teljesítés igazolásához, többszöri hiánypótlások előírása. Az eredeti pénzügyi tervet felülírja a késedelmes támogatásutalás. Mindez az Önkormányzat likviditását veszélyezteti. Az önkormányzat által a 2009. évben beadott, elbírálás alatt lévő, valamint a folyamatban lévő és befejezett pályázatokkal kapcsolatban felmerült kiadások részletesen bemutatásra kerülnek a 2009. évi zárszámadás keretében.
31
1. sz. mellékletet 2009. évben beadott pályázatok Pályázati konstrukció címe
Projekt címe
(Ft)
Igényelt támogatási összeg (Ft)
612 489
428 742
183 747
elszámolt
3 180 000
3 080 000
100 000
elszámolt
19 990 234
9 995 118
9 995 116
benyújtott és nyertes, szerződéskötés folyamatban
215 687 200
21 590 289
194 096 911
2 429 000
0
2 429 000
1 841 000
0
1 841 000
661 000
0
661 000
Státusz
Dél-alföldi Regionális Fejlesztési Tanács által kiírt decentralizált vis maior keret
Tűzoltószertár aljzatának süllyedése vis maior pályázat
elszámolt
BKMÖ: Települési rendezvények támogatása 2009 év.
Kunok I. Világtalálkozója, Szüreti Felvonulás
TEUT 2009
Kerekegyháza Bajcsy-Zs. u. felújítása
DAOP; Szociális alapszolgáltatások és gyermekjóléti Kerekegyerdő bölcsőde – alapellátások komplex, Új bölcsőde építése - valamint bölcsődék Kerekegyházán önálló fejlesztése kétfordulós pályázat Minőségbiztosítás, 17/2009 OKM rendelet mérés, értékelés 7.§. Alapján Minőségbiztosítás, 17/2009 OKM rendelet mérés, értékelés 3.§. Alapján Alapfokú Művészetoktatási Intézmények támogatása
16/2009 OKM rendelet alapján
32
benyújtott és nyertes benyújtott és nyertes benyújtott és nyertes
Projekt összköltsége (Ft)
Önerő
8/2009 ÖM (óvoda és iskola felúj.)
Fő utcai óvoda, és általános iskola sportcsarnok rekonstrukció
nem nyert
30 284 510
6 056 902
24 227 608
CÉDE 2009
köztemető ravatalozó előtti tér kialakítása
nem nyert
8 890 298
3 111 605
5 778 693
TÁMOP; "Első lépés
Hátrányos helyzet társadalmi reintegrációja Kerekegyházán és vonzáskörzetében
nem nyert
40 805 200
0
40 805 200
15/2009 ÖM
Sportpadló kialakítása
nem nyert
9 992 820
0
9 992 820
nem nyert
4 836 000
0
4 836 000
KözOka XXVI. Pályázat (Alapfokú Művészetoktatási intézmények támogatása) DAOP-2009-3.1.2./A
kerékpárforgalmi hálózat fejlesztése Kerekegyházán
nem nyert
208 234 017
30 465 988
172 640 598
DAOP-2009-3.1.1/B
A kerekegyházi Dózsa Gy. Utca részleges felújítása (II. ütem)
elbírálás alatt
71 064 040
10 659 606
60 404 434
DAOP-2009-4.1.3/A
Szociális-és gyermekjóléti alapellátásokhoz való hozzáférés javítása Kerekegyházán
elbírálás alatt
12 481 137
1 248 114
11 233 023
630 988 945
86 636 364
539 225 150
18000 EURO
0
18000 EURO
Összesen (Ft) Egész életen át tartó tanulás program
Comenius iskolai együttműködés
33
benyújtott és nyertes
2. sz. melléklet Nyertes, lehívásra kerülő pályázatok Pályázati konstrukció címe
Projekt címe
Státusz
Projekt összköltsége (Ft)
Önerő
támogatási összeg
Dél-alföldi Regionális Fejlesztési Tanács által kiírt decentralizált vis maior keret
Tűzoltószertár aljzatának süllyedése vis maior pályázat
elszámolt
612 489
428 742
183 747
BKMÖ: Települési rendezvények támogatása 2009 év.
Kunok I. Világtalálkozója, Szüreti Felvonulás
elszámolt
3 180 000
3 080 000
100 000
TEUT 2009
Kerekegyháza Bajcsy-Zs. u. felújítása
elszámolt
19 990 234
9 995 118
9 995 116
FVM 9/2008
Kisbusz beszerzése
elszámolt
8 543 000
0
7 288 900
Államreform Operatív Program „A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése” c. (ÁROP-1.A.2.) kódszámú pályázat
Kerekegyházi Polgármesteri Hivatal szervezet fejlesztése
lehívások folyamatban
20 000 000
1 600 000
18 400 000
Társadalmi Megújulás Operatív Program Gyermekek és fiatalok integrációs programjai (TÁMOP-5.2.5/08/1/B) Ifjúságügyi komponens
"Vészlejárat" Közösségi és Információs pont fejlesztése
lehívások folyamatban
10 629 219
0
10 629 219
TÁMOP; Kompetencia alapú oktatás bevezetése
Kompetencia alapú oktatás bevezetése a kerekegyházi Móra Ferenc Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézményben
lehívások folyamatban
25 000 000
0
25 000 000
34
DAOP; Szociális alapszolgáltatások és gyermekjóléti Kerekegyerdő bölcsőde – Új alapellátások komplex, bölcsőde építése Kerekegyházán valamint bölcsődék önálló fejlesztése kétfordulós pályázat Minőségbiztosítás, 17/2009 OKM rendelet 7.§. Alapján mérés, értékelés Minőségbiztosítás, 17/2009 OKM rendelet 3.§. Alapján mérés, értékelés Alapfokú Művészetoktatási 16/2009 OKM rendelet alapján Intézmények támogatása DAOP- 2008-3.1.1/B Önkormányzati tulajdonú A kerekegyházi Kölcsey és Dózsa belterületi valamint György utca részleges felújítása önkormányzati külterületi közutak fejlesztése Egész életen át tartó Comenius iskolai együttműködések tanulás program
benyújtott és nyertes, szerződéskötés folyamatban
215 687 200
21 590 289
194 096 911
benyújtott és nyertes
2 429 000
0
2 429 000
benyújtott és nyertes
1 841 000
0
1 841 000
benyújtott és nyertes
661 000
0
661 000
lehívások folyamatban
67 767 958
23 718 786
44 049 172
benyújtott és nyertes
18000 EURO
0
18000 EUR
244 400 923 és 18000 EUR
35 094 149
209 306 774 és 18000 Euro
3. sz. melléklet Elutasított pályázatok
35
Pályázati konstrukció címe
Projekt címe
Fő utcai óvoda, és általános 8/2009 ÖM (óvoda és iskola iskola felúj.) sportcsarnok rekonstrukció köztemető CÉDE 2009 ravatalozó előtti tér kialakítása Hátrányos helyzet társadalmi reintegrációja TÁMOP; "Első lépés Kerekegyházán és vonzáskörzetében 15/2009 ÖM
Sportpadló kialakítása
KözOka XXVI. Pályázat (Alapfokú Művészetoktatási intézmények támogatása) DAOP-2009-3.1.2./A
kerékpárforgalmi hálózat fejlesztése Kerekegyházán
Projekt összköltsége (Ft)
Önerő (Ft)
Igényelt támogatási összeg (Ft)
nem nyert
30 284 510
6 056 902
24 227 608
nem nyert
8 890 298
3 111 605
5 778 693
nem nyert
40 805 200
0
40 805 200
nem nyert
9 992 820
0
9 992 820
nem nyert
4 836 000
0
4 836 000
nem nyert
208 234 017
30 465 988
172 640 598
Státusz
303 042 845
4. sz. melléklet Elbírálás alatt álló pályázatok
36
39 634 495
258 280 919
Pályázati konstrukció címe
Projekt címe
Státusz
Projekt összköltsége (Ft)
Önerő
Igényelt támogatási összeg
(Ft)
(Ft)
DAOP-2009-3.1.1/B
A kerekegyházi Dózsa Gy. Utca részleges felújítása (II. ütem)
elbírálás alatt
71 064 040
10 659 606
60 404 434
DAOP-2009-4.1.3/A
Szociális-és gyermekjóléti alapellátásokhoz való hozzáférés javítása Kerekegyházán
elbírálás alatt
12 481 137
1 248 114
11 233 023
11 907 720
71 637 457
83 545 177
37
